MICROSOFT ACCESS 2007

[February 2012]

MICROSOFT ACCESS 2007

Modul Praktikum Aplikasi Database (Prepared by : Falahah)

DAFTAR ISI 1

2

3

4

DATABASE DAN TABLE ...............................................................................................................................1 1.1

Database ............................................................................................................................................1

1.2

Table...................................................................................................................................................2

1.3

Latihan 1...........................................................................................................................................13

RELASI ANTAR TABEL ...............................................................................................................................16 2.1

Relationship .....................................................................................................................................16

2.2

Enforce Referential Integrity............................................................................................................18

2.3

Cascade Update dan Cascade Delete...............................................................................................21

2.4

Latihan 2...........................................................................................................................................22

Q U E R Y...................................................................................................................................................24 3.1

Pengertian Query .............................................................................................................................24

3.2

Query Select.....................................................................................................................................24

3.3

Query Make Table............................................................................................................................28

3.4

Query Append..................................................................................................................................31

3.5

Query Update...................................................................................................................................34

3.6

Query Delete....................................................................................................................................36

3.7

Query dengan Parameter.................................................................................................................38

3.8

Query Dengan Ekspresi....................................................................................................................40

3.9

Fungsi IIF ..........................................................................................................................................45

3.10

Latihan 3...........................................................................................................................................46

3.11

Query Multi Table ............................................................................................................................47

3.12

Blocked Content...............................................................................................................................51

3.13

Latihan 4...........................................................................................................................................53

FORM .......................................................................................................................................................57

Modul Praktikum Aplikasi Database

5

4.1

Membuat Form ................................................................................................................................57

4.2

Form dari Query...............................................................................................................................60

4.3

Penggunaan Control pada Form ......................................................................................................61

4.4

Menyisipkan Gambar Pada Form.....................................................................................................62

4.5

Menggunakan Combobox untuk Mencari Data...............................................................................66

4.6

Membuat Form dan SubForm..........................................................................................................70

4.7

Membuat Form Login ......................................................................................................................75

4.8

Membuat Form Utama atau Swicth Board......................................................................................79

4.9

Menggunakan Blank Form ...............................................................................................................83

4.10

Start Up Form...................................................................................................................................87

4.11

Latihan 5...........................................................................................................................................89

R E P O R T ................................................................................................................................................94 5.1

Membuat Report..............................................................................................................................94

5.2

Membuat Report Secara Instant......................................................................................................96

5.3

Menjumlahkan Field-field pada Report ...........................................................................................97

5.4

Membuat Report dengan Report Wizard ........................................................................................97

5.5

Memodifikasi Rancangan Report...................................................................................................101

5.6

Membuat Report dengan Report Designer ...................................................................................103

5.7

Mengakses Report dari Form.........................................................................................................107

5.8

Latihan 6.........................................................................................................................................109

Modul Praktikum Aplikasi Database

Pertemuan

Pembahasan

I

Tabel dan latihan membuat tabel

II

Query dan latihan 3

III

Latihan 4 (query multitable)

IV

Membuat form sederhana

V

Form-subform, start up form, switchboard

VI

Latihan 5 (form)

VII

Membuat report sederhana

VIII

Report multi table, akses report dari form (latihan 6)

IX

Studi Kasus I : Query, form, report sederhana

X

Studi Kasus II : Membuat aplikasi sederhana

1

DATABASE DAN TABLE

Tujuan :  Mengenal Obyek Database pada Microsoft Access  Membuat Database  Membuat Table  Mengatur Property Field pada Tabel

1.1 Database Pada Microsoft Access, database merupakan tempat menyimpan data yang terstruktur dan skematis. Database pada Microsoft Access 2007 diwujudkan secara fisik berupa satu file dengan ekstensi .accdb. Satu database dapat memuat beberapa object seperti pada table berikut. Tabel I. Object-object pada Database Microsoft Access 2007 Nama Object Table Query Form Report Macro Module

Fungsi Digunakan untuk menyimpan data Merupakan fasilitas untuk memilih dan mengubah isi data (modifikasi data). Digunakan untuk antarmuka pengisian data Digunakan untuk mencetak isi data ke piranti keluaran (printer) Digunakan untuk menyimpan sekumpulan instruksi-instruksi yang sering digunakan secara rutin Digunakan untuk menuliskan kode-kode tambahan diluar instruksi rutin, dan dapat digunakan oleh semua form.

Membuat Database Baru Aktifkan Access, pada panel utama, pilih blank database. Di sebelah kanan panel, pada text File Name, tuliskan nama file yang akan menjadi nama database tersebut. Pada Access, nama database biasanya identik dengan nama file, dan pada Access 2007, diberi ekstensi file .accdb.

Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 1

Perhatikan juga lokasi tempat menyimpan file tersebut. Jika tidak ditentukan secara spesifik, biasanya file database otomatis akan disimpan pada folder MyDocuments. Jika ingin mengganti lokasi penyimpanan file, klik icon folder di sebelah kanan text File Name.

Pada tutorial ini, akan dibuat sebuah database dengan nama “Pegawai”. Klik tombol “Create”.

1.2 Table Tabel merupakan tempat fisik untuk menyimpan data. Agar data dapat disimpan dengan baik, maka table harus dibuat dengan format yang sesuai dengan keperluan data tersebut. Satu table akan terdiri dari satu atau beberapa field (ditampilkan sebagai kolom), dan dapat diisi dengan satu atau beberapa data (satu data disebut dengan record, ditampilkan sebagai baris). Setiap field harus diberi nama dan harus didefinisikan tipe data serta ukurannya (panjang field), misalnya berupa angka, huruf, tanggal dan lain-lain. Ukuran ditentukan dari tipenya, misalnya untuk tipe data angka, ukurannya dapat berupa bilangan bulat atau pecahan. Untuk bilangan bulat, misalnya, dapat dibagi-bagi lagi menjadi beberapa jenis tergantung dari berapa banyak nilai yang akan ditampung. Jika ditentukan integer, misalnya, maka nilai yang dapat ditampung maksimum adalah 32000. Jika ingin lebih dari 32000, dapat dipilih tipe data Long Integer. Primary key adalah field-field yang dipilih untuk menjaga keunikan data dalam satu baris/record. Primary key dapat berupa satu field atau gabungan beberapa field (composite key). Satu table biasanya selalu memiliki satu field sebagai primary key. Langkah-langkah membuat table secara umum adalah : 1. Definisikan nama field-field penyusun table (struktur table) 2. Definisikan tipe data dan ukuran setiap field 3. Tentukan Primary Key 4. Lengkapi property setiap field 5. Hubungkan field dengan field dari table lain (jika table-table tersebut saling berhubungan). Membuat Table Database yang baru dibuat belum diisi dengan apapun. Biasanya, Access akan langsung menampilkan menu untuk membuat table. Table dapat dibuat dengan menggunakan dua cara tampilan yaitu Design view dan Datasheet View. Gambar di bawah menunjukkan tampilan Datasheet View. Biasanya Access langsung menganggap kolom pertama pada Datasheet View ini sebagai Primary key, dan diberi judul kolom “ID”. Untuk menambah kolom baru, cukup klik text Add New Field.


Untuk mengubah judul kolom, klik 2x pada judul kolom dan tuliskan nama kolom baru.

Untuk menentukan tipe data setiap kolom / field, gunakan menu Datasheet di bagian atas.

Setelah menuliskan semua kolom, table tersebut dapat disimpan untuk dimodifikasi lebih lanjut. Biasanya, modifikasi table lebih mudah dilakukan menggunakan Design View. Untuk menyimpan table klik tanda close (x) di sebelah kanan atas table, atau klik kanan pada bagian atas table dan pilih menu Save As.


Untuk melihat tampilan pada design view, klik pada nama table, dan klik Design View

Berikut ini tampilan pada Design View

Tipe data dapat diubah melalui pilihan pada kolom sebelah kanan (Data Type) dan ukurannya dapat diubah melalui tab General di bagian bawah tabel.

Beberapa Properties pada Tab General : Field Size Digunakan untuk menentukan ukuran field. Ukuran field akan tergantung pada tipe datanya. Jika field berupa text, maka ukurannya adalah banyaknya karakter pada text tersebut. Sedangkan untuk field bertipe number (angka), maka ukurannya adalah tipe bilangan tersebut apakah bilangan bulat (integer, long integer), atau bilangan real (single,double), dan seterusnya. Format


Digunakan untuk menentukan format tampilan data, biasanya untuk tipe data angka atau tanggal (Date). Bebeapa contoh format misalnya format angka dan tanggal seperti pada gambar berikut :

(a) Format Angka

(b) Format Tanggal Input Mask Digunakan untuk menentukan format masukan data, misalnya untuk kode yang sudah ditentukan format tertentu seperti 3 karakter huruf besar, 2 karakter angka, dan seterusnya. Misalnya untuk pemasukan nomor telpon : (kode area) – (no telpon) : xxx – yyyyyyyy Input Mask dapat diterapkan dengan dua cara yaitu dengan menggunakan contoh yang sudah tersedia, dengan cara menekan tombol di sebelah kanan input mask dan memilih contoh pada kotak dialog seperti gambar berikut, atau dengan mengisikan sendiri format yang diinginkan. Input Mask dapat dibuat sendiri dengan menggunakan format-format karakter seperti pada Table 2. Setiap karakter mewakili format tertentu. Tabel 2 . Karakter pada InputMask Karakter Keterangan 0 Hanya dapat diisi dan harus diisi dengan angka, 0 sampai 9, tidak boleh ada tanda – atau +. 9 Hanya dapat diisi (boleh dikosongkan) dengan angka 0 sampai 9, tidak boleh ada tanda – atau +. # Boleh diisi dengan angka atau dikosongkan. Spasi akan ditampilkan kosong ketika pengisian data, tetapi spasi kosong akan dihilangkan ketika data disimpan. L Harus diisi dengan huruf A hingga Z ? Boleh diisi dengan huruf A hingga Z Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 5

A a & C ., ;-/ > < ! \

Harus diisi dengan angka atau huruf, tidak boleh kosong. Boleh diisi dengan angka atau huruf Harus diisi, isi boleh berupa karakter apa saja atau spasi kosong Boleh diisi atau tidak diisi, isi boleh berupa karakter apa saja Pemisah untuk tanda decimal, ribuan, tanggal dan waktu. Karakter mana yang sebenarnya digunakan bergantung pada regional setting komputer pada control panel. Mengubah semua karakter menjadi huruf kecil Mengubah semua karakter menjadi huruf besar Membuat agar inputmask menampilkan karakter dari kanan ke kiri. Menentukan agar karakter yang diikuti oleh tanda \ ditampilkan sebagai karakter literal, misalnya \A, akan ditampilkan sebagai “A”.

Jika inputmask diisi dengan “Password” maka semua karakter yang diisikan pada text tersebut akan diubah menjadi karakter (*), tetapi disimpan sebagai karakter aslinya. Format pada inputmask hanya berlaku pada pengisian data dan tidak berlaku pada saat import data atau menjalankan query. Jika pendefinisian inputmask dilakukan bersama-sama dengan pendefinisian Format, maka tampilan data akan mengikuti property Format dan inputmask akan diabaikan. Tetapi data tetap akan disimpan seperti pada inputmask, dan format tidak akan mengubah isi data, hanya mengubah tampilan data. Tabel berikut ini menunjukkan beberapa contoh penggunaan format input mask. Tabel 3. Contoh Penggunaan Format pada Input Mask Format (000) 000-0000 (999) 999-9999

Keterangan dan Contoh Isi Data (206) 555-0248 Harus diisi dengan angka 0 sampai 9, tidak boleh dikosongkan. (206) 555-0248 atau ( ) 555-0248


(000) AAA-AAAA #999 >L????L?000L0

>L0L 0L0

00000-9999 >L
SSN 000-00-0000 >LL00000-0000

Boleh dikosongkan, tetapi jika diisi, maka hanya dapat diisi dengan angka (206) 555-TELE Tiga karakter pertama dalam tanda kurung harus diisi dengan angka. Karakter berikutnya boleh diisi dengan karakter apa saja, tetapi tidak boleh dikosongkan –20 atau 2000 Boleh diisi / tidak diisi. Tetapi jika diisi, harus diisi dengan angka. GREENGR339M3 atau MAY R 452B7 > , Semua karakter akan diubah menjadi huruf besar L , Karakter pertama harus berupa huruf ????, empat karakter berikutnya boleh kosong L , karakter ke enam harus diisi huruf ?, karakter ke tujuh bebas 000, karakter ke 8-10 harus diisi dengan angka L , karakter ke 11 harus diisi dengan huruf 0, karakter ke 12 harus diisi dengan angka T2F 8M4 > , Semua karakter akan diubah menjadi huruf besar L0L, karakter pertama dan ketiga harus berupa huruf, karakter kedua harus berupa angka. Diselingi dengan satu spasi kosong 0L0 , karakter ke lima dan ketujuh harus berupa angka. 98115- atau 98115-3007 Hanya lima karakter pertama yang harus diisi dengan angka, karakter berikutnya boleh diisi boleh dikosongkan. Jika diisi, hanya dapat diisi dengan angka. Maria atau Brendan Karakter pertama akan diubah menjadi huruf besar, minimal harus diisi dengan satu karakter, dan karakter berikutnya akan diubah menjadi huruf kecil, Maksimum 15 karakter. SSN 555-55-5555 Karakter pertama dimulai dengan karakter “SSN”, dan diikuti dengan sisa karakter yang harus berupa angka DB51392-0493

Caption Digunakan untuk memberi judul kolom yang berbeda dengan nama field. Judul yang tertulis pada caption akan ditampilkan pada table dan form. MIsalnya ada field dengan nama : kd_brg, dapat diberi caption “Kode Barang” untuk memudahkan user memahami maksud field tersebut. Default Value Digunakan untuk menentukan nilai yang otomatis akan diisikan jika kolom tersebut dikosongkan. Validation Rule dan Validation Text Validation Rule digunakan untuk menentukan aturan atau kondisi yang harus dipenuhi oleh data yang akan diisikan pada kolom tersebut. Misalnya, untuk field stock, maka validation rule nya adalah >=0, artinya tidak boleh mengisikan stok negatif. Validation Text digunakan untuk menentukan pesan yang akan ditayangkan jika terjadi pelanggaran aturan penulisan yang sudah ditetapkan pada Validation Rule. Contoh : Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 7

Ketika table dijalankan, dan dicoba mengiskan nilai negatif pada field stock, database akan menampilkan pesan sebagai berikut :

Validation Rule dapat juga diisi dengan nilai antara, misalnya, umur pegawai antara 18 hingga 65 tahun, maka pada validation rule dapat dituliskan : >=18 AND <= 65 Required dan Allow Zero Length Property Required digunakan untuk menyatakan apakah field tersebut harus diisi melalui proses entri data atau tidak Property Allow Zero Length digunakan untuk menentukan apakah field tersebut boleh dikosongkan (Yes) atau harus ada isinya (No).

Indexed Property Indexed digunakan untuk mempercepat fasilitas pencarian. Jika Index ditetapkan, maka field tersebut akan diurutkan sehingga mempermudah pencarian. Index dapat dipilih Duplicates OK atau No Duplicates. Jika dipilih Duplicates OK, berarti field yang ditentukan sebagai index boleh diisi dengan data yang sama, sedangkan jika dipiilh No Duplicates berarti tidak boleh ada isi data yang sama pada field tersebut.

Text Align Text align digunakan untuk menentukan perataan text, misalnya justified, rata kiri (left) atau rata kanan (right).


Membuat Primary Key Untuk menentukan sebuah field sebagai primary key, dapat dilakukan dengan dua cara yaitu dengan menyorot field yang dipilih dan klik simbol primary key pada bagian menu (gambar kiri) atau klik kanan pada field tersebut dan pilih menu primary key (gambar kanan).

Jika lebih dari satu field yang akan dibuat menjadi primary key, sorotlah field-field tersebut secara bersamaan, klik kanan dan pilih menu primary key.

Tab Lookup Tab lookup digunakan untuk mengatur isi sebuah text yang biasanya berupa pilihan tertentu. Sumber pilihan data dapat berupa nilai yang diisikan sendiri, atau diambil dari table lain. Untuk mengatur lookup, display biasanya dibuah menjadi combo box atau listbox. Berikut ini contoh pengaturan lookup pada field “Status” yang akan diisi dengan 2 pilihan nilai yaitu “S” dan “M”.


1. Klik field status, klik lookup. Ubah property “Display control” menjadi “combo box”

2. Pilih property Row source type menjadi Value list

3. Isi property row source dengan nilai pilihan, masing-masing dipisahkan dengan tanda titik koma (;), Save table.

4. Jika Lookup akan mengacu ke table lain, pilih Row Source Type “Table/Query”, dan pada Row Source, pilih nama tabel yang akan diacu. Biasanya field pada tabel lain yang diacu adalah field Primary Key yang disimpan sebagai field pertama. Misalnya ingin mengacu pada tabel t_pegawai dengan field pertama adalah “NIP”.


Column Count digunakan untuk menentukan berapa banyak kolom dari table yang diacu akan ditampilkan. Jika diisi lebih dari 1, maka combo box akan menampilkan beberapa kolom dari table yang diacu, tetapi hanya satu field yang akan disimpan (bound column = 1). Setelah table disimpan dan dijalankan kembali, maka tampilan kolom NIP akan menjadi seperti gambar berikut.

5. Jika Row Source Type diisi dengan table/Query, tetapi hanya ingin menampilkan nilai tertentu dari table tersebut, maka kita dapat membangun sebuah query (akan dibahas lebih lanjut). Misalnya, hanya ingin menampilkan NIP dari table “t_pegawai”, yang isi field gol = “2” saja. Pada saat mengisi Row source, klik tanda titik tiga (…) di bagian kanan row source hingga terbuka panel query seperti gambar berikut :

Klik Yes, akan ditampilkan panel Query Builder seperti pada gambar berikut. Klik field-field yang akan ditampilkan (NIP dan Nama), klik field Gol (untuk menentukan criteria data), dan pada Criteria isikan ketentuannya yaitu Gol = “2”. Uncheck bagian Show di bawah field Gol untuk mengatur agar isi data field Gol tidak ditampilkan.


Isi criteria data yang ingin ditampilkan

Unchek bagian Show

Setelah selesai, klik kanan pada query builder dan pilih menu Close

Pada kotak dialog berikut, pilih YES

Hasil query tadi, maka row source akan terisi dengan perintah Query seperti pada gambar berikut :

Simpan table dan jalankan seperti biasa. Perhatikan data-data yang ditampilkan pada kolom NIP tersebut. Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 12

1.3 Latihan 1 1. Ubahlah table t_pegawai di atas agar sesuai dengan ketentuan sebagai berikut : Nama field Tipe Data/ukuran Input Mask Caption Indexed Nama field Tipe Data/ukuran Input Mask

NIP (tentukan sebagai Primary Key) Text / 10 karakter 3 huruf pertama berupa huruf besar, dipisahkan dengan tanda -, diikuti dengan angka sebanyak 7 karakter, harus diisi semuanya. NIP Yes, No duplicates

Caption

Nama_peg Text / 20 karakter Semuanya diubah menjadi huruf besar, maksimum 20 karakter Nama Pegawai

Nama field Tipe Data/ukuran Caption Lookup

JK Text / 2 karakter Jenis Kelamin Value List, diisi dengan “LK” dan “PR”

Nama field Tipe Data/ukuran Caption Lookup

Status Text / 1 karakter Status Value List, diisi dengan “S” dan “M”

Nama field Tipe Data/ukuran Input Mask Caption

No_telp Text / 15 karakter Kode area, 3 digit angka, dipisahkan dengan karakter “-“, no.telpon maksimum 8 digit. Nomor Telpon

Nama field Tipe Data/ukuran Format Input Mask Caption

Tgl_lahir Date / Time Medium Date Tanggal, dd-mmm-yy Tanggal Lahir

Nama field Tipe Data/ukuran Default value Validation rule Validation text Input Mask Caption

Jml_anak Number/integer 0 Nilai paling kecil adalah nol Tidak boleh diisi dengan nilai negatif Tanggal, dd-mmm-yy Tanggal Lahir


2. Buatlah 2 table baru yaitu t_gaji dan t_deprt. Untuk membuat table baru, klik tab create dan pilih Table Design

Buatlah table t_gaji dengan struktur sebagai berikut : Nama field Gol Gaji_pokok Tunj_transport Tunj_golongan Tunj_keluarga

Tipe Data Number Number Number Number Number

Ukuran Integer Long Integer Single Single Single

Tentukan agar field Gol menjadi Primary key, dan isikan data-data sebagai berikut

Buatlah table t_dept dengan struktur sebagai berikut : Nama field Dept_id Dept_name Manager

Tipe Data Text Text Text

Ukuran 3 20 20

Tentukan agar field dept_id sebagai primary key, isikan data-data sebagai berikut


Ubah kembali table t_pegawai, tambahkan 2 kolom baru yaitu dept_id dan gol, dengan ketentuan tipe data dan ukuran sama seperti field gol an dept_id pada table t_gaji dan t_dept. Aturlah agar kolom dept_id agar mengacu pada table t_dept, dengan mengubah lookup seperti berikut :

Aturlah agar field “gol” pada table t_pegawai mengacu pada field “gol” dari table t_gaji. Save. Buka kembali table t_pegawai dan isikan dengan beberapa data sesuai dengan keinginan anda.


2

RELASI ANTAR TABEL

Tujuan :  Mengenal konsep relasi antar tabel  Merelasikan tabel pada Microsoft Access

2.1 Relationship Table-table pada sebuah database biasanya saling berelasi. Relasi ini didefinisikan berdasarkan kebutuhan desain table tersebut, dan dibuat untuk mendukung integritas data. Dengan saling berelasi, maka data pada satu table akan langsung berhubungan dengan data dari table lainnya. Relasi juga menjamin agar perubahan data tidak dapat dilakukan secara sembarangan, tetapi berdasarkan ketentuan perancangan database atau sesuai dengan aturan yang sebenarnya di dunia nyata. Agar table-table dapat direlasikan perlu diperhatikan beberapa hal yaitu : 1. Table-table harus dibuat dengan kaidah yang benar, misalnya penentuan tipe data dan penentuan field-field primary key. 2. Table-table yang akan direlasikan, jika sudah diisi dengan data, harus diisi dengan data yang sama untuk setiap field yang berelasi. Misalnya, jika ingin merelasikan field gol pada table t_pegawai dengan t_gaji, maka field gol pada table t_pegawai, harus sama isinya dengan data pada field gol di table t_gaji. Oleh karena itu, sebaiknya table-table direlasikan sebelum diisi dengan data,untuk mencegah data yang diisikan tidak sesuai dengan kaidah relasi. Untuk mendefinisikan Relationsip, klik menu Database tools, pilih Relationship

Pada panel Show Table, klik nama table, dan klik Add. Tambahkan table-table yang akan direlasikan. Setelah semua table ditambahkan, klik Close.


Klik field yang akan direlasikan, misalnya dept_id pada t_dept dengan dept_id pada t_pegawai. Caranya dengan menyorot field dept_id pada salah satu table, tahan tombol mouse dan tarik ke field dept_id pada table lain. Kemudian, pada panel Edit Relationship, klik Enforce referential integrity dan klik OK.

Perhatikan Relationship Type “One To Many” otomatis didefinisikan oleh Microsoft Access, yang menunjukkan bahwa satu record pada table t_dept dapat berelasi dengan banyak record pada table t_pegawai. Relasikan semua field yg saling berhubungan sehingga didapat relasi seperti pada gambar berikut


Setelah selesai, klik close.

Pada kotak dialog menyimpan relasi, klik OK.

2.2 Enforce Referential Integrity Jika table-tabel direlasikan, diharapkan agar tidak terjadi perubahan data sembarangan. MIsalnya, semua data dept_id pada table t_pegawai harus sama dengan dept_id pada table t_dept. Ketentuan ini tidak secara otomatis diterapkan pada table, kecuali jika “enforce referential integrity” diaktifkan, sehingga semua aturan integritas data diterapkan. Perhatikan kasus berikut : Misalkan isi table t_gaji dan t_pegawai masing-masing adalah sebagai berikut :

Kedua table tersebut direlasikan melalui field “gol”. Ubahlah relasi agar Enforce Referential Integrity tidak aktif, caranya dengan membuka panel Database Tools – Relationship, klik garis relasi hingga menebal dan klik kanan, pilih menu Edit Relationship. Hapus checklist pada Enforce Referential Integrity dan klik OK. Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 18

Perhatikan pada diagram relationship, akibat dinonaktifkannya Enforce Referential Integrity, maka simbol “many” pada ujung t_pegawai dihilangkan.

Sekarang coba ubah data golongan pada table t_pegawai secara sembarangan. Perhatikan bahwa perubahan ini ternyata diijinkan oleh database.

Pada gambar di atas, gol 8 dan 6 tidak sesuai dengan isi field gol pada table t_gaji. Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 19

Demikian juga misalnya jika ingin menghapus field gol=2 pada table t_gaji, yang sebenarnya masih diacu di table t_pegawai. Maka database juga akan mengijinkan proses penghapusan ini.

Ubah kembali data agar seperti semula (kembalikan data gol pada table t_pegawai agar sesuai dengan data gol pada table t_gaji. Isikan kembali data gol=1 pada table t_gaji). Tutup semua table dan ubah kembali relationship dengan cara seperti sebelumnya, aktifkan kembali Enforce Referential Integrity. Ulangi proses di atas. Jika kita mengubah isi field gol pada table t_pegawai dengan nilai yang tidak sesuai dengan isi field gol pada table t_gaji, Microsoft Access akan menolak perubahan tersebut.

Jika kita ingin menghapus data pada table t_gaji, yang masih diacu oleh data pada table t_pegawai, Microsoft Access juga akan menolak.


2.3 Cascade Update dan Cascade Delete Pada Enforce Referential Integrity, terdapat dua pilihan yaitu Cascade Update Related fields dan Cascade Deleted Related Fields. Jika dipilih, maka jika satu field pada satu table yang saling berelasi di ubah isi datanya atau dihapus, maka perubahan dan penghapusan ini akan otomatis diberlakukan ke semua table yang saling berhubungan dengan field tersebut. Misalkan opsi Cascade Update dan Cascade Delete diaktifkan pada relationship seperti pada gambar berikut.

Coba anda ubah data pada t_dept, misalnya, mengganti kode departemen ACCOUNTING, dari ACT menjadi ACX. Perhatikan juga bahwa data pada t_pegawai untuk kode ACT akan otomatis berubah menjadi ACX.

Perhatikan misalnya kode HRD dihapus dari table t_dept, maka semua data yang menggunakan kode HRD pada table t_pegawai juga akan otomatis terhapus. Isi table t_pegawai sebelum kode HRD dihapus pada table t_dept

Hapus dept_id= “HRD” dari t_dept


Microsoft Access akan menampilkan pesan bahwa penghapusan tersebut akan berdampak ke table lain yang saling berelasi. Klik “YES”

Isi table t_pegawai setelah kode HRD dihapus dari t_dept, jika t_pegawai langsung dibuka tanpa ditutup terlebih dahulu.

Isi table t_pegawai setelah ditutup dan dibuka kembali. Perhatikan bahwa semua karyawan dengan dept_id = HRD ikut terhapus.

2.4 Latihan 2 Buatlah satu database baru, simpan dengan nama dbhotel. Pada database tersebut buatlah beberapa table yang saling berelasi, dengan struktur sebagai berikut: Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 22

T_kamar Nama field No_kamar (PK) Kd_tipe Status T_tamu Nama field Id_tamu (PK) Nama Alamat No_telpon No_ktp T_menginap Nama field No_trans (PK) Id_tamu Tgl_checkin Tgl_checkout T_pesankamar Nama field No_trans (PK) No_kamar (PK) T_pesanfas Nama field No_trans (PK) Kd_fasilitas Jml

Tipe data Text

Ukuran/format 5

Text

3, gunakan lookup untuk pengisian berupa 3 alternatif nilai yaitu STD, DLX, ESP Integer, gunakan lookup untuk mengisi 0 dan 1. Default nilainya adalah 0 (kamar kosong).

Number

Tipe data Text Text Text Text Text

Ukuran 8 / xxx00000, dengan xxx diisi dengan PRS jika tamu perorangan dan COM jika tamu mewakili perusahaan. 00000 adalah nomor urut, mulai dari 00001 dan seterusnya. 30, huruf besar semua 50 15 20

Tipe data Number

Ukuran Integer

Text Date Date

8/ lookup ke table t_tamu, tampilkan Id_tamu dan nama Short date Short date

Tipe data Number

Ukuran Integer

Text

Lookup ke table t_kamar, cari t_kamar yang statusnya = 0

Tipe data Number

Ukuran Integer

Text Number

5 / diisi dengan 4 macam nilai, TLP, SWM, RES, TXI integer

Relasikan table-table tersebut sesuai dengan kesamaan field yang tersedia.


3

QUERY

Tujuan :  Mengenal fungsi query pada Microsoft Access  Membuat berbagai jenis Query

3.1 Pengertian Query Query adalah fasilitas untuk memilih data, baik untuk ditampilkan atau dimodifikasi. Query sebenarnya dibangun dari perintah bahasa standar yang disebut dengan SQL (Structured Query Language), tetapi di Microsoft Access, dilengkapi dengan fasilitas Query Builder sehingga kita dapat membuat query meskipun tidak memahami bahasa SQL. Meskipun demikian, tetap saja semua perintah query tersebut dapat diterjemahkan menjadi bahasa SQL. Secara garis besar, Access menyediakan berbagai macam query sebagai berikut :

a. Select : query untuk memilih data, baik yang berasal dari satu table atau gabungan dari beberapa table b. Update dan Delete : query untuk mengubah dan menghapus isi data c. Append : query untuk menambah isi data d. Make Tabel : query untuk membuat table baru. e. Crosstab : query untuk membandingkan data dari satu table terhadap table yang lain.

3.2 Query Select Select query digunakan untuk menampilkan data. Sumber data dapat berasal dari satu tabel, beberapa table atau dari query yang lain. Data dapat ditampilkan dengan cara : a. Menampilkan keseluruhan data b. Memilih kolom tertentu c. Memilih baris tertentu d. Memilih baris dan kolom tertentu e. Menggabungkan beberapa tabel / query Data yang akan ditampilkan dapat dipilih dengan kriteria pemilihan tertentu. Kriteria ini dapat dituliskan langsung pada query ataupun diberikan sebagai masukan pada saat query dijalankan. Jika diberikan sebagai masukan pada saat query akan dijalankan, kriteria ini disebut sebagai paramater. Untuk mulai membuat query, klik tab create, pada kelompok query dapat dipilih query design seperti pada gambar berikut. Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 24

Pada panel show table, pilih nama table yang ingin ditampilkan, klik close.

Menampilkan Data dari Satu Tabel Misalnya ingin menampilkan data dari tabel t_dept, lakukan langkah-langkah berikut : Pada panel show table, pilih t_dept, dan clik close. Pada panel query design, klik 2x nama-nama field yang ingin ditampilkan, sehingga field-field tersebut ditempatkan di bagian bawah query design.


Pada bagian bawah, terdapat beberapa property yaitu field, table,sort, show, criteria.  Field : digunakan untuk mendefinisikan nama field yang akan ditampilkan.  Table : sumber field tersebut berasal  Sort : menentukan apakah isi field tersebut akan diurutkan, tersedia dua pilihan yaitu Ascending (diurutkan naik) dan descending. Field primary key biasanya otomatis diurutkan secara Ascending.  Show : jika pada bagian show ditandai checklist, maka field tersebut akan ditampilkan. Jika tidak ditandai checklist berarti isi field tersebut tidak akan ditampilkan, meskipun disertakan dalam query tersebut. Misalnya field tersebut hanya sebagai kriteria pencarian.  Criteria : digunakan untuk menentukan kriteria pemilihan data. Jalankan query dengan menekan icon (!) di kelompok menu di bagian atas.

Untuk melihat perintah SQL dari setiap query yang dibuat, pilih menu VIEW, pilih SQL VIEW

Umumnya, pemilihan data dilakukan dengan menempatkan statemen khusus pada bagian criteria. Statemen ini akan menjadi dasar pemilihan data dan akan ditempatkan sebagai segmen Where Clausa pada statement SQL. Beberapa statemen yang sering digunakan pada criteria misalnya : 1. Menampilkan data dengan nilai tertentu  Jika field bertipe text, nilai dituliskan dalam tanda petik, misalnya nama = “ANI”, maka pada criteria cukup dituliskan : “ANI”.  Jika field bertipe number, nilai dituliskan tanpa tanda petik, misalnya harga = 1000, pada criteria cukup dituliskan : 1000  Jika field bertipe tanggal, nilai dituliskan diapit dengan tanda pagar (#), misalnya tgl_lahir = 1 desember 2008, dapat dituliskan : #01-12-2008#. 2. Menampilkan data dengan rentang nilai tertentu, misalnya lebih besar atau lebih kecil . Kriteria ini dapat diterapkan pada tipe data number dan date Contoh :  harga lebih besar dari 1000, pada criteria cukup dituliskan : >1000  usia kurang dari atau sama dengan 20, pada criteria dituliskan : >= 20  tanggal bayar lebih dari 1 Oktober 2009, pada criteria dituliskan : > #01-10-2009# Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 26

3. Menampilkan data yang berada pada range nilai tertentu, misalnya antara nilai a dan b. Kriteria ini juga hanya dapat diterapkan pada tipe data number dan date. Pemilihan nilai pada rentang dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :  Menggunakan kombinasi simbol lebih besar dan lebih kecil, serta penghubung logika AND, atau OR Contoh :  Menampilkan harga yang lebih besar dari 100 dan kurang dari 200, pada criteria dituliskan : >100 and <200  Menampilkan harga yang kurang dari 100 atau lebih dari 200, pada criteria dituliskan :  <100 OR >200  Menggunakan klausa BETWEEN … AND (hanya untuk nilai antara) Contoh : between 1000 AND 2000, between #20-10-2009# AND #30-10-2009# Berikut ini beberapa contoh pemilihan data : 1. Menampilkan semua baris dari tabel t_dept, tetapi hanya dua kolom yang ditampilkan yaitu dept_id dan dept_name Caranya : ulangi pembuatan query, pilih 2 field saja yaitu dept_id dan dept_name, atau hapus field manager dengan cara menyorot kolom manager dan tekan DEL.

2. Menampilkan semua kolom tabel t_dept, dengan berbagai kriteria : a. Dept_id = “ACT”, isikan “ACT” pada property criteria di bawah field dept_id.


b. Menampilkan data dept_name yang diakhiri dengan karakter “ING”. Isikan criteria = Like “*ING”

Keyword Like digunakan untuk mencari kemiripan pola karakter, karakter * digunakan untuk menggantikan karakter sembarang. Pada contoh di atas, Like “*ING” berarti mencari semua data yang karakter depannya sembarang, tetapi karakter terakhirnya adalah ING. Jika dituliskan Like “ING*”, berarti mencari data yang diawali dengan karakter ING. Jika dituliskan Like “*ING*”, berarti mencari data yang di bagian tengahnya terdapat karakter ING.

3.3 Query Make Table Query ini digunakan untuk membuat table baru dari table yang sudah ada, misalnya dengan mengambil beberapa baris tertentu dari table yang sudah ada dan disalin isinya ke table baru. Misalnya kita ingin membuat salinan table t_dept, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Pilih menu create-query design. Tutup panel Show Table tanpa memilih table apapun. Pada query type klik Make Table dan isikan nama table baru yang akan dibuat, klk OK.


2. Klik kanan di bagian tengah query desing dan piih menu show table. Pada panel show table, klik table t_dept, klik Add dan close.

3. Klik semua kolom yang ingin disalin ke table baru (misalnya ingin menyalin semua kolom). Jika ada kolom tertentu yang ingin disalin, isikan criteria pemilhan datanya pada bagian “criteria” (misalnya yang nama managernya diakhiri dengan huruf “O”, dapat dituliskan pada bagian criteria kolom manager : like “*O”).

4. Simpan dengan nama q_create_table. Perhatikan bahwa pada daftar obyek sudah dapat dilihat obyek q_create_table dengan simbol khusus berbeda dengan query biasa lainnya.

5. Klik 2x untuk menjalankan query, Jika ini merupakan pertama kali kita menjalankan query pada suatu database , biasanya query modifikasi data (create, update, delete, append) tidak dapat Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 29

dijalankan secara otomatis. Pesan ini dapat dilihat di bagian bawah panel Access. Untuk membuka blokir tersebut, klik tombol option di bagian atas.

6. Pada panel berikutnya, klik “enable this content” dan klik OK. 7. Jalankan lagi query q_create_table. Perhatikan bahwa pesan blokir sudah tidak terlihat di bagian bawah panel Microsoft Acces.

8. Klik 2x q_create_table, klik “Yes” pada pesan berikut :


9. Klik “Yes” pada pesan berikut, yang menyatakan bahwa setelah table dibuat, selanjutnya akan disalin data dari table t_dept ke table yang baru dibuat.

Perhatikan bahwa pada bagian obyek sudah terlihat table baru yaitu t_dept_juga. Klik 2x untuk melihat isinya. Perhatikan bahwa isi datanya sama persis dengan isi table t_dept (karena pada query ini tidak ada pemilihan data dengan criteria tertentu dari table t_dept).

3.4 Query Append Query append digunakan untuk menambahkan data dalam jumlah tertentu dari satu table ke table lainnya. Biasanya data yang dipindahkan banyak jumlahnya. Tipe field dan ukuran field pada table sumber harus sama dengan tipe dan ukuran pada table tujuan. Misalnya kita ingin menyalin data dari table t_dept_juga untuk ditambahkan ke table t_dept. Untuk itu, dilakukan langkah-langkah berikut: 1. Ubah isi data table t_dept_juga agar tidak sama dengan isi data table t_dept (karena dept_id tidak boleh ada yang sama).


2. Pilih menu Create – query design. Pada panel show table, klik close tanpa memilih table apapun. 3. Pada query type, pilih Append

4. Isikan nama table tujuan, dalam contoh ini adalah t_dept.

5. Piih table sumber data dengan cara menampilkan table dan memilih table t_dept_juga.

6. Pilih semua kolom (karena kebetulan struktur data dan tipe datanya sama), dengan cara mengklik setiap kolom yang ingin disalin.


7. Simpan dengan nama q_append_table.

8. Jalankan Query, pada kotak pesan berikut, klik Yes untuk menyakan bahwa kita setuju penyalinan data dari t_dept_juga ke t_dept.

Klik yes, tutup query, buka table t_dept, perhatikan isi datanya


3.5 Query Update Query Update digunakan untuk mengubah data dalam jumlah besar. Biasanya data diubah dengan criteria tertentu, misalnya : “naikkan tunjangan keluarga 10% untuk golongan yang lebih besar dari 3”. Langkah-langkah membuat query Update adalah sebagai berikut : 1. Buat query kosong (jangan tambahkan table apapun). Pada query type pilih Update

2. Tambahkan table t_dept

3. Pilih field yang akan diubah, misalnya field “manager”

4. Isikan nilai perubahan pada bagian “Update To”. Pilih field dept_name sebagai criteria perubahan data dan isikan criteria perubahannya yaitu “Like “F*”.


Format query di atas dapat dibaca sebagai satu statemen perubahan data berikut : Ubahlah table t_dept, gantilah isi field “manager” menjadi “ALEX FERGUSON”, untuk semua departemen dengan dept_name diawali dengan huruf F. JIka dilihat dalam bentuk SQL VIEW, maka akan didapat perintah SQL sebagai berikut : UPDATE t_dept SET t_dept.manager = "ALEX FERGUSON" WHERE (((t_dept.Dept_name) Like "F*")); 5. Jalankan query, klik yes pada kotak dialog konfirmasi update data. 6. Simpan query dengan nama q_update

Buka table t_dept, perhatikan isi field “manager”


Perhatikan bahwa data dari table t_dept_juga sudah ditambahkan ke table t_dept.

3.6 Query Delete Query delete, sama seperti query update, digunakan untuk menghapus data, biasanya dalam jumlah besar dan dengan criteria tertentu. Misalnya ingin menghapus data dari table t_dept_juga dengan criteria dept_name yang diakhiri dengan huruf “S” (satu record, yaitu FASILITAS). Berikut ini adalah isi data pada table t_dept_juga sebelum dihapus.

Untuk membuat query delete, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Buat query baru, tambahkan table t_dept_juga, dan klik query type Delete


2. Klik dept_name, pada bagian property isikan nilai seperti pada gambar berikut :

Query diatas dapat dibaca sebagai berikut : Hapus data dari table t_dept_juga, untuk semua baris yang dept_name diakhiri oleh huruf S. 3. Simpan query dengan nama q_delete, jalankan query, pada kotak pesan konfirmasi klik “Yes” untuk menghapus data.

Buka table t_dept_juga, dan perhatikan isi datanya. Ternyata record dengan dept_name = “FASILITAS” sudah terhapus.


3.7 Query dengan Parameter Pada contoh-contoh diatas, nilai untuk memilih data dituliskan langsung pada query. Dalam kebutuhan sehari-hari, kadang-kadang nilai criteria ini ingin ditentukan sendiri oleh yang menjalankan query dan nilainya dapat berubah-ubah setiap saat query dijalankan. Oleh karena itu, nilai criteria ataupun nilai perubahan yang baru tidak dapat diisikan pada query, melainkan diminta sebagai masukan ketika query dijalankan. Query yang memerlukan masukan ketika dijalankan, disebut dengan query dengan parameter. Cara membuat query berparameter sama seperti query biasa, hanya kita perlu mengganti nilai tetap dengan sebuah nama lain untuk menerima masukan, yang lazim disebut dengan parameter atau variable. Misalnya kita memiliki data sebagai berikut pada table t_pegawai

Misalnya, query berikut akan menampilkan semua field dari table t_pegawai, yang memenuhi ketentuan dept_id = “LOG”

Data yang ditampilkan hasil query di atas adalah sebagai berikut


Berikut ini cara mengubah criteria dept_id = “LOG” menjadi sebuah parameter, misalnya dengan nama kode_dept.

Simpan query tersebut dengannama q_parameter1. Jalankan query dan perhatikan bahwa query tersebut akan menampilkan kotak untuk meminta input seperti pada gambar berikut. Jika diisikan nilai tertentu, misalnya “FRO” dan di klik OK, hasilnya dapat dilihat pada gambar di bawahnya.

Query di atas dapat dijalankan berulang-ulang tanpa harus mengubah query, untuk menampilkan data dengan dept_id yang berbeda-beda. Criteria dan parameter dapat dibuat lebih dari satu, seperti pada contoh berikut :

Query di atas dapat dibaca sebagai berikut : Tampilkan data nip, nama , gol dari table t_pegawai dengan criteria gol = no_gol (diberikan sebagai masukan) DAN dept_id = kd_dept (diberikan sebagai masukan). Ketika dijalankan, query tersebut akan meminta dua kali masukan sebagai berikut :


Tampilan datanya adalah sebagai berikut :

Jika dilihat perintah SQL-nya, maka akan dihasilkan struktur SQL sebagai berikut : SELECT t_pegawai.NIP, t_pegawai.Nama, t_pegawai.Gol FROM t_pegawai WHERE (((t_pegawai.Gol)=[no_gol]) AND ((t_pegawai.dept_id)=[kd_dept]));

Pemberian criteria menggunakan parameter juga dapat menggunakan ekspresi operator perbandingan dan logika, seperti >, <, >=, <=, AND, OR, BETWEEN..AND, dan lain-lain. Misalnya, menampilkan data karyawan yang golongannya lebih besar dari golongan tertentu (ditentukan sebagai masukan pada saat query dijalankan).

3.8 Query Dengan Ekspresi Selain untuk memilih data dengan criteria tertentu, query juga dapat digunakan untuk melakukan perhitungan tertentu dengan cara menuliskan rumus perhitungannya dan disimpan pada sebuah kolom baru yang disebut dengan ekspresi. Kolom ini tidak terdapat pada table asli, dan hanya ditampilkan pada saat query dijalankan. Untuk lebih jelasnya, buatlah satu buah table baru dengan struktur sebagai berikut


Catatan : harga bertipe number – Long integer, dan diskon bertipe number – Single. Isilah table diatas dengan data-data sebagai berikut

Buatlah sebuah query baru, tambahkan table t_barang dan pilih semua field. Di kolom terakhir, tuliskan ekspresi dengan nama : harga_baru, diikuti dengan tanda titik dua (:), di sebelah kanan tanda titik dua, klik kanan dan pilih menu “Build”

Menu ini akan mengaktifkan panel expression builder seperti pada gambar berikut. Ekspresi dapat dituliskan langsung tanpa expression builder, tetapi adanya expression builder membantu memudahkan dalam menulis ekspresi, terutama jika kita belum terlalu mahir dengan ekspresi. Misalnya harga baru dirumuskan sebagai kenaikan 10% dari harga lama, maka pada expression builder dapat dituliskan formula seperti pada gambar. Usahakan agar setiap field yang dilibatkan pada formula didapat dengan cara mengklik 2x nama field tersebut (jangan diketik, untuk menghindari salah ketik). Setelah selesai, klik OK.


Perhatikan bahwa ekspresi tersebut sekarang sudah tertulis pada kolom baru.

Jalankan query untuk melihat hasilnya. Perhatikan bahwa query akan menampilkan sebuah “KOLOM” baru yaitu “harga_baru” yang memuat hasil perhitungan query ekspresi sebelumnya.

Simpan query dengan nama q_hitung1 Tambahkan lagi satu ekspresi lain di sebelah harga_baru, yaitu harga akhir, yang dihitung dengan rumus harga_akhir = harga_baru – diskon x harga_baru.


Jalankan lagi query tersebut, simpan kembali setelah selesai.

Query juga dapat mengambil data dari query lain. Misalnya kita ingin mengambil data dari query q_hitung1 sebagai sumber untuk membuat query yang lain. Caranya pada panel show table, klik tab “query” dan pilih nama query yang akan ditampilkan.

Query ekspresi tidak hanya berupa perhitungan, tetapi juga dapat berupa persamaan aggregate yaitu hasil perhitungan atas beberapa data pada satu kolom, misalnya rata-rata nilai pada satu kolom, nilai maksimum, minimum dan sebagainya.


Sebagai contoh, buatlah query baru dengan sumber dari q_hitung1. Tanpa mengklik satu field pun dari q_hitung1, tuliskan ekspresi berikut pada field pertama di query anda. Perhatikan bahwa fungsi Avg sudah disediakan pada bagian Function, pada kolom ketiga. Klik 2x untuk menggunakan fungsi tersebut.

Pindahkan kursor ke tengah-tengah tanda kurung avg(), klik 2x field yang akan dicari rata-ratanya, misalnya field “diskon”, yang berasal dari query q_hitung1.

Tambahkan ekspresi baru lainnya, misalnya rata-rata dari ekspresi harga_baru


Tambahkan dua ekspresi lainnya, masing-masing untuk mencari nilai maksimum dan minimum dari field “harga_akhir” pada q_hitung1.

Simpan query dengan nama q_hitung2, dan jalankan.

Query di atas hanya menghasilkan satu baris data, karena data yang ditampilkan merupakan aggregate atau diperoleh dari perhitungan beberapa data pada field sumber query.

3.9 Fungsi IIF Salah satu format ekspresi yang sering digunakan adalah fungsi IIF. Fungsi IIF digunakan untuk mengolah data dengan kondisi tertentu dan bentuk umum perintahnya adalah :

IIF (ekspresi_uji, true_condition, false_condition). Beberapa contoh penggunaa fungsi IIF, misalnya : Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 45

a. Menghitung tunjangan keluarga, tunjangan diberikan jika status = “M”, jika tidak menikah maka tunjangan keluarga = 0. Tunj_kel : IIF([t_pegawai]![ [status]=”M”, [t_pegawai]! [tnj_kel]* [t_pegawai]! [gaji_pokok], 0) Tunj_kel : field / ekspresi untuk menampung hasil perhitungan tunjangan keluarga [t_pegawai]! [status] : f ield untuk menyimpan data status [t_pegawai]! [tnj_kel] : persentase besarnya tunjangan keluarga [t_pegawai]! [gaji_pokok]: gaji pokok b. Menyatakan kelulusan siswa, jika nilai >= 60 dinyatakan lulus, jika kurang dari 60 dinyatakan tidak lulus Keterangan : IIF([t_mhs]! [nilai]>=60, “LULUS”, “TIDAK LULUS”) c. Menyatakan kondisi berlapis, misalnya pada table t_barang, Jika jenis = “A”  diskon 10%, Jika jenis = “B”  diskon 7.5% Jika jenis = “C”  diskon 5% Jika jenis= ”D”  diskon=2.5% Untuk jenis lainnya tidak diskon. disc: IIf([t_barang]![jenis]="A",0.1,IIf([t_barang]![jenis]="B",0.075,IIf([t_barang]![jenis]="C",0.05, IIf([t_barang]![jenis]="D",0.025,0)))) Hasil eksekusi query :

3.10 Latihan 3 Buatlah table t_nilai dengan struktur sebagai berikut : NIM Nama UTS UAS Tugas1 Tugas2 Tugas3

: text (10), primary key : text (10) : number (single) : number (single) : number (single) : number (single) : number (single)

a. Isilah dengan beberapa baris data terserah selera, usahakan agar data yang diisikan bervariasi nilainya. b. Buatlah query Update, yang akan mengubah semua nilai UTS dinaikkan 5%, jika nilai UTS tersebut dibawah 45. c. Buatlah query ekspresi dengan menambahkan 3 field baru sebagai berikut : 2. Field rata_tugas : diisi dengan rata-rata tugas 1, tugas2 dan tugas3. Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 46

3. Field nilai : diisi dengan hasil perhtiungan 20% rata_tugas + 35% UTS + 55% UAS 4. Filed keterangan : diisi dengan “LULUS” jika nilai >= 60 dan “TIDAK LULUS” jika nilai kurang dari 60 5. Field skor, diisi dengan huruf A,B,C, dan D, dengan batas nilai dapat anda tentukan sendiri. Misalnya A : nilai > 75, B, nilai antara 65-75, dan seterusnya. d. Buatlah query berparameter untuk menampilkan data nim, nama dan nilai yang memiliki rentang nilai antara atas dan bawah (atas dan bawah diberikan sebagai masukan) e. Lengkapi query berparameter di atas, dengan menambahkan parameter satu lagi, yaitu yang memiliki nilai rata_tugas > 75. f. Buatlah query aggregate untuk menghitung berapa banyak mahasiswa yang lulus g. Buatlah query aggregate untuk menghitung berapa rata-rata nilai dan berapa nilai maksimum dan minimum.

3.11 Query Multi Table Seringkali kita perlu memilih dan menampilkan data dari beberapa table sekaligus. Agar dapat digabungkan dengan konsisten, sebaiknya table-table tersebut sudah saling berelasi pada relationship. Pembuatan query multi table sama seperti query pada table tunggal. Semua proses pemilihan dan perubahan data yang dapat dikerjakan pada query table tunggal, dapat juga dilakukan pada query multi table. Jadi pada query multitabel kita dapat melakukan pemilihan data, query append, update dan delete. Perbedaan utama antara query multi table dengan query pada table tunggal terletak pada pemilihan sumber table untuk field-field yang saling berhubungan. Misalnya kita ingin membuat query gabungan antara table t_pegawai dengan t_dept, dengan tujuan menampilkan dept_name pada t_dept. Pada t_pegawai terdapat field dept_id, demikian juga pada t_dept. Tetapi dept_id pada t_dept hanya digunakan sebagai penyambung data (link) untuk mencari dept_name, sehingga query design untuk kasus tersebut seperti pada gambar berikut :

Secara umum, pemilihan sumber field pada query gabungan didasari dari table utama yang akan ditampilkan datanya. Misalnya kita ingin menampilkan data gaji pokok setiap karyawan. Data gaji pokok terdapat di table t_gaji, sedangkan penghubung antara table t_pegawai dan t_gaji adalah field gol. Maka, untuk membangun query yang menampilkan data nip, nama, gol dan gaji pokok, bentuk query design-nya adalah seperti berikut :


Seperti halnya query satu table, query multi table juga dapat dilengkapi dengan criteria tertentu, misalnya : Menampilkan gaji pokok karyawan yang golongan 2 saja, terurut berdasarkan nama.

Menampilkan gaji karyawan yang namanya mengandung karakter “AD”, dan gaji pokoknya lebih besar dari 1,200,000.00


Query multi table juga dapat menggabungkan data yang berasal dari beberapa table sekaligus, disertai dengan ekspresi perhitungan dan kriteria-kriteria lainnya seperti pada contoh berikut. Misalnya kita ingin menghitung gaji yang diterima karyawan, yang didapat dari gaji pokok ditambah dengan berbagai macam tunjangan dan menampilkan semua hasil perhitungan tersebut dalam satu table. Buat query baru, tambahkan 3 tabel yaitu t_dept, t_pegawai dan t_gaji. Klik semua field yang ingin ditampilkan, yang merupakan gabungan dari 3 tabel, sebagai berikut

Untuk menjalankan query, klik tombol RUN, atau tanda seru (!) di bagian atas panel. Save query dengan nama q_gaji dan jalankan kembali

Query yang sudah dijalankan dapat dimodifikasi kembali dengan membuka query dalam bentuk design view sebagai berikut :

Menambahkan beberapa ekspresi : Misalnya kita ingin menghitung beberapa hal sebagai berikut :  Menghitung tunjangan keluarga, dengan ketentuan sebagai berikut : jika belum menikah, tunjangan keluarganya nol. Caranya, pada kolom kosong, tulis nama expresi, misalnya T_kel, klik kanan, pilih BUILD, pada panel Expression Builder, tuliskan persamaan berikut


Usahakan nama field diklik dari yang tersedia di bagian bawah, jangan diketik. Jika terjadi kesalahan formula, expression builder akan menampilkan pesan “expression error:. Klik OK jika sudah selesai, simpan query dan jalankan. 

Menghitung gaji yang diterima: tambahkan satu expresi lagi untuk menghitung gaji yang diterima, dengan cara yang sama seperti expresi di atas

GAJI: [gaji_pokok]+[tunj_transport]*[gaji_pokok]+[tunj_transport]*[gaji_pokok]+[tunj_golongan]*[gaji_p okok]+[t_kel] Simpan query dan jalankan. Jika tampilan angka terlalu banyak, dapat diatur melalui property format sebagai berikut : klik kanan pad field expresi “GAJI” dan pilh menu properties, ubah format menjadi Standard Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 50

3.12 Blocked Content Banyaknya virus dalam bentuk macro menyebabkan Microsoft memasang tingkat security yang tinggi pada aplikasinya, khususnya aplikasi database. Salah satunya dengan cara mencegah semua hal yang mengandung macro untuk dijalankan secara otomatis. Query atau form yang mengandung ekspresi biasanya dianggap memuat macro dan diblok untuk dijalankan, kecuali jika user memang menginginkan. Sebagai tanda bahwa database tersebut mengandung obyek yang dianggap memuat macro, di bagian message bar akan ditampilkan tulisan seperti pada gambar berikut :

Untuk menjalankan macro atau ekspresi yang sudah dibuat, klik Option dan pilih “Enable this content”


Sayangnya, pesan diatas dan pemilihan untuk mengaktifkan content tersebut berulang-ulang terjadi setiap saat kita menjalankan query atau form yang mengandung ekspresi. Untuk mengatur agar database mengijinkan semua macro berjalan sehingga kita tidak dihadapkan dengan pesan “blocked content” setiap saat menjalankan query atau perintah macro lainnya, ubahlah setting security database dengan cara berikut : Klik office button, dan klik “access option”

Pilih menu “Trust Center” dan klik tombol “Trust Center Settings”

Pilih menu Macro Settings dan klik option “enable all macros”, Klik OK hingga kembali ke database.


3.13 Latihan 4 Diberikan kasus sebagai berikut : Di sebuah hotel, terdapat sekitar 40 kamar, setiap kamar dikelompokkan menjadi 4 tipe kamar yaitu standard, deluxe, suite dan super. Masing-masing memiliki harga sewa dan fasilitas yang berbeda. Tamu yang ingin menginap dapat memilih lebih dari satu kamar setiap kali menginap, tetapi akan memiliki satu bukti tagihan. Selain kamar, di hotel juga tersedia berbagai fasilitas seperti restoran, kolam renang, spa, dan laundry. Tamu dapat menggunakan fasilitas tersebut dengan harga dan bukti pembayaran yang terpisah, dan semua bukti tagihan akan dikalkulasi pada saat tamu keluar hotel. Dari kasus diatas, dapat dibuat Entity Relationship Diagram sebagai berikut :

Berdasarkan Entity Relationship Diagram di atas, dapat dibuat definisi table sebagai berikut :


Buatlah Relationship antar table di atas seperti berikut :

Buatlah query sebagai berikut : Menampilkan nama dan alamat tamu yang menginap pada tanggal tertentu.

Menampilkan rincian biaya kamar yang harus dibayar pada satu kali transaksi

Untuk mengisi field “jml_hari:”, tuliskan ekspresi berikut : Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 54

Sebelum mengisikan ekspresi untuk field berikutnya (“total”), simpanlah query di atas dengan nama q_kamar (agar field jml_hari tersimpan sebagai elemen query). Kemudian isikan ekspresi berikut untuk field “total”

Menampilkan total biaya fasilitas yang digunakan oleh satu transaksi. 1. Buat query baru 2. Tambahkan table-tabel berikut : t_fasilitas, m_menginap, dan tamu 3. Pilih field-field dari table tersebut seperti gambar berikut :


Agar dapat menjumlahkan fasilitas yang digunakan untuk satu transaksi, klik simbol pada menu bar di bagian atas. Perhatikan bahwa pada query akan disisipkan satu atribut baru yaitu “Total”. Pada field “harga”, klik kanan atribut “total” dan pilih “Sum”, untuk menjumlahkan kolom harga. Atribut Total “Group By” menyatakan bahwa field “harga” akan dijumlahkan dan dikelompokkan berdasarkan nomor transaksi. Simpan query, jalankan dan perhatikan hasilnya.


4

FORM

Tujuan :  Mengenalkan object form  Menggunakan Form untuk menampilkan dan modifikasi data

4.1 Membuat Form Form adalah obyek pada aplikasi Microsoft Access yang dapat digunakan sebagai antarmuka interaksi pengguna aplikasi dengan data yang disimpan pada database. Dari jenisnya, form dapat dibedakan menjadi Form (biasanya memuat data dari satu database), Split form, multiple items, dan banyak lagi macamnya. Pada tutorial ini hanya akan dibahas beberapa form yang umum digunakan seperti Form, Blank Form atau Form Design dan Form Wizard.

Form biasanya digunakan untuk dua kepentingan utama yaitu : a. Menampilkan data dari sumbernya, berupa table atau query b. Menampilkan antarmuka untuk mengakses form lain (misalnya berupa menu atau tombol). Pada Access 2007, pembuatan form tipe (a) diatas dapat dilakukan dengan cepat, dengan cara mengklik nama table atau query, kemudian klik create-form, maka Form akan otomatis langsung dibuat. Misalnya ingin membuat Form dari table t_pegawai. Klik table t_pegawai, klik Create-Form


Form akan otomatis ditampilkan seperti diatas, simpan form tersebut dengan cara klik kanan pada nama form, pilih save

Cara lain adalah menggunakan form wizard, seperti pada contoh berikut : Klik Create, Klik More Forms, dan pilih Form Wizards

Pada panel berikutnya, pilih sumber form, yang dapat berupa query atau table, atau digabungkan dari dua sumber sekaligus. Pada contoh berikut sumber datanya adalah table “t_barang”. Pindahkan field dari kolom kiri ke kolom kanan menggunakan tombol > atau >> (untuk semua field). Klik Next

Pilih Layout / posisi field-field pada Form, misalnya Columnar, klik next. Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 58

Pilih desain form sesuai keinginan anda, klik next

Tuliskan judul untuk form, klik tombol “finish” jika sudah selesai.

Form akan langsung ditampilkan seperti contoh berikut. Untuk mengubah desain form, klik kanan pada form dan pilih Design View.


Gambar berikut menunjukkan tampilan form pada saat Design View. Kita dapat mengubah-ubah posisi obyek pada form, menambahkan obyek baru misalnya text, label, gambar, atau tombol (button) untuk membuka form lain, atau mengubah text pada form. Untuk mengubah tampilan form, misalnya mengganti judul field, dapat dilakukan dengan mengatur properties setiap obyek, yaitu dengan cara klik kanan pada obyek tersebut dan pilih menu properties. Pada jendela properties, cari property yang diinginkan dan gantilah nilainya sesuai keperluan.

4.2 Form dari Query Query juga bisa dijadikan sumber data form. Caranya sama seperti membuat form dari table, yaitu dengan klik nama query, kemudian klik menu klik create-form.


4.3 Penggunaan Control pada Form Form memiliki banyak variasi pembuatan dan penggunaan, sesuai dengan kebutuhan aplikasi. Selain fieldfield yang sudah dihubungkan langsung dengan field pada table, kita juga dapat menambahkan obyekobyek lain atau disebut dengan control, dengan mengambil control tersebut pada kelompok menu “Control” berikut :

Semua control-control tersebut memiliki beberapa properties yang dapat dimodifikasi nilainya sesuai keinginan. Dalam penggunaannya, control-control tersebut dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu bound control dan unbound control. Bound control adalah control yang terikat langsung dengan field pada table atau query. Control ini dihasilkan secara otomatis jika kita membuat form yang berasal dari table/query. Biasanya tampilannya berupa textbox, kecuali pada saat membuat table, field-field tersebut diset property lookup combobox atau listbox, maka tampilan field tersebut pada form juga otomatis berupa combobox dan listbox. Data-data pada bound control tersambung langsung dengan data pada table/query, sehingga jika data ini diubah pada form, maka otomasi isi data pada table/query juga berubah (kecuali jika diset form bersifat ‘read only’). Unbound control adalah control-control yang ditambahkan sendiri tanpa terkait dengan field-field dari table/query. Pengisian data pada unbound control dapat dilakukan melalui program atau pengaturan property dan perubahan data pada unbound control tidak berpengaruh langsung pada table/query (kecuali diatur melalui program / makro). Beberapa control dan property yang umum digunakan misalnya :


Control

Keterangan Label Property yang sering digunakan adalah : Caption : diisi dengan text yang akan ditampilkan Textbox Property yang sering digunakan adalah: Control source: menentukan sumber data, misalnya berasal dari table atau dari sumber lain. Input Mask : menentukan format masukan, misalnya berupa tanggal, no.telpon atau format tertentu. Default Value : menentukan nilai default jika dikosongkan Locked : mengatur agar data tidak dapat diubah Button Digunakan untuk menjalankan satu perintah tertentu. Button dapat dibuat dengan mengaktifkan ‘wizard’ dan menentukan langkah-langkah yang harus dilakukan jika button tersebut diklik. Combobox dan listbox. Digunakan untuk menampilkan pilihan berupa combobox dan listbox. Property yang sering digunakan adalah: Control source: menentukan sumber data, misalnya berasal dari table atau dari sumber lain. Option Button, Checkbox dan option group Digunakan untuk menampilkan pilihan. Biasanya dikelompokan dalam satu kotak “option group” Image Digunakan untuk menyisipkan gambar pada form

Untuk lebih jelasnya, berikut ini akan diberikan beberapa contoh pembuatan form menggunakan controlcontrol tersebut, baik yang tersambung dengan field pada table/query maupun yang berupa unbound control.

4.4 Menyisipkan Gambar Pada Form Misalkan kita ingin menyimpan gambar pada table dan menampilkannya pada form. Gambar dapat disimpan pada table dengan dua cara yaitu : a. Menyimpan image pada database sebagai sebuah object. b. Menyimpan image sebagai file terpisah di luar database, dan menyimpan alamat file tersebut pada database. Dari dua cara tersebut, cara kedua lebih praktis karena image yang disisipkan sebagai object pada database biasanya akan membuat ukuran database menjadi lebih besar. Untuk mencoba dua cara tersebut, lakukan langkah-langkah berikut : 1. Ubahlah struktur table t_pegawai dengan menambahkan dua field sebagai berikut :


Field foto akan digunakan untuk menyimpan data berupa alamat file, field “foto_juga” akan digunakan untuk menyimpan data foto berupa object, oleh karena itu type datanya diset sebagai “OLE Object”. 2. Siapkan satu folder, isi dengan beberapa file image, sebaiknya dalam bentuk file berukuran kecil (dibawah 100 kb) untuk memudahkan tampilan foto pada form. 3. Isilah table di atas, untuk field foto, isi dengan alamat file foto tersebut, seperti pada contoh berikut :

4. Untuk field “foto_juga”, klik kanan pada kolom tersebut dan pilih menu “Insert Object”

5. Klik opsi “create from file” dan klik tombol “browse” untuk memilih file yang akan disisipkan.

6. Pilih nama file image yang akan disisipkan, dan klik OK. Perhatikan bahwa data disimpan pada table sebagai “package”. Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 63

7. Tambahkan field baru pada form, untuk field “Foto”, akan ditayangkan dalam bentuk gambar yang disimpan pada control “image”. Bukalah form “frmpegawai” dalam keadaan design dan geser batas bawah form (Bar “form footer”) agar cukup tempat untuk menyisipkan kotak image. 8. Klik control “image” dan letakkan di bagian bawah.

9. Klik kanan control “image”, set property “control source” menjadi “foto” (field yang memuat alamat file image yang akan ditampilkan). Untuk mengatur agar gambar yang ditampilkan sesuai dengan kotak yang disediakan, jangan lupa atur property “size mode” menjadi “stretch”. Simpan form dan jalankan kembali untuk melihat hasilnya.


10. Untuk menambahkan field baru lainnya yaitu field “foto” dan “foto_juga”. Klik menu “Add existing Fields” pada kelompok menu “Tools”.

11. Klik pada field yang ingin ditambahkan, letakkan pada form. Pada contoh diatas, akan ditambahkan field “foto” dan “foto_juga”. 12. Simpan form dan jalankan kembali. Perhatikan bahwa tampilan field “foto_juga” adalah berupa kotak dengan icon kecil. Klik icon tersebut dan perhatikan bahwa Microsoft Access akan otomatis membuka program yang dapat digunakan untuk membaca object tersebut. Karena object berupa image, maka Office akan otomatis membuka aplikasi “Microsoft Office Manager” untuk menampilkan isi image.


4.5 Menggunakan Combobox untuk Mencari Data. Misalkan kita ingin membuat form pencarian, yang diisi dengan satu object combo box. Combo Box ini akan diisi dengan data-data tertentu, baik yang dituliskan sendiri atau berasal dari salah satu kolom pada table/query, dan akan digunakan untuk membuka form yang sesuai dengan data pada combo Box tersebut. Pada contoh berikut, misalnya kita ingin membuka Form Pegawai dan menampilkan data dengan nama tertentu, yang dipilih melalui combo box. 1. Tambahkan form baru, dan pilih Blank Form

2. Pada form kosong, tambahkan control combobox dan ikuti langkah-langkah untuk membuat combobox melalui ComboBox Wizard, yaitu : a. Pilih “I want the combo box to look up…” untuk menentukan agar combo box diisi dengan data dari table / query tertentu. b. Pilih nama table / query yang akan digunakan sebagai sumber data, misalnya table t_pegawai


c. Pilih nama field yang akan digunakan sebagai criteria pencarian data, misalnya “Nama”. Pindahkan ke kolom kanan dengan klik tombol >. d. Hilangkan tanda () dari opsi “Hide Key..”, agar primary key pada field tersebut tetap ditampilkan (untuk kasus jika field yang dipilih sebagai criteria pencarian bukan sebagai primary key).

e. Pilih field yang akan digunakan sebagai criteria pencarian, yaitu “Nama”

f.

Tentukan Label untuk combo box, dan klik “finish”

Untuk melihat nama control yang baru saja dibuat, klik kanan pada control Combo Box, pilih menu Properties, dan klik tab “others” untuk melihat nama control. Nama ini perlu diketahui untuk penulisan script program sederhana. Jika kita membuat control combo box berkali-kali, maka access akan memberikan nama secara otomatis pada setiap control yang dibuat. Nama ini harus sesuai dengan nama yang dituliskan pada script program di bagian berikutnya.


3. Tambahkan satu button, dan pada panel “command button wizard” segera klik “Cancel” untuk membatalkan proses tuntunan membuat command button. 4. Klik kanan command button yang baru saja dibuat, pilih menu “Build Event” dan pada panel “choose builder” pilih “Code Builder”, klik OK.

5. Selanjutnya, Access akan membuka jendela penulisan script, yang popular dengan sebutan script VBA (Visual Basic for Application), yaitu dialek pemrograman Visual Basic yang disisipkan di antara aplikasi Office. Tuliskan kode berikut di tengah-tengah blok perintah “Private sub”….. “ End Sub”. Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 68

Perhatikan bahwa “Command2” adalah nama command button yang terdapat pada form di atas. Dan “Combo0” adalah nama combo box yang terdapat pada form.

Field “[Nama]” adalah field yang terdapat pada form yang akan dibuka (dalam kasus ini : frmpegawai, yang berasal dari table t_pegawai). 6. Gantilah tulisan pada command button menjadi “Cari”, dengan cara klik kanan pada command button dan pilih property “Caption” seperti berikut :

7. Simpan form dengan nama misalnya “frmCariPegawai”

8. Jalankan form, klik nama yang ingin dicari, kemudian klik tombol “cari”.


Perhatikan bahwa data yang dicari langsung ditampilkan pada frmpegawai. Perhatikan juga di bagian bawah frmpegawai terdapat status “filtered” yang menyatakan bahwa form hanya menampilkan data yang sesuai criteria saja. Untuk menghapus status ini, klik sekali pada status tersebut sehingga berubah menjadi status “unfiltered”. Perhatikan juga bahwa pada saat form menjadi “unfiltered”, maka semua data dapat ditampilkan kembali.

4.6 Membuat Form dan SubForm Kasus paling menarik pada form adalah membuat form dan sub form. Form dan subform biasanya diperlukan untuk pengisian data pada table yang saling berelasi, dan tampilan berupa header-detail ini sangat memudahkan dalam menampilkan dan mengisikan data. Untuk mencoba membuat form dan subform, buatlah 3 tabel yang saling berelasi sebagai berikut :


1. Mula-mula, buat table t_barang, isi dengan beberapa data, misalnya 5 atau 8 baris. 2. Buatlah table trans1 dan trans2, kemudian atur lookup pada table trans2, supaya field no_trans mengacu pada trans1 dan field kode_barang mengacu pada t_barang. 3. Relasikan table-tabel tersebut seperti pada gambar di atas. 4. Buatlah query untuk menampilkan data harga dan total harga dari table trans2 dan t_barang seperti berikut. Pada bagian akhir, tambahkan field “total”, isi dengan ekspresi : Tot : harga * jml Simpan dengan nama q_trans2.

5. Buatlah form dari trans1, dengan menggunakan form wizard atau cara cepat. Perhatikan bahwa form trans1 sudah otomatis meliputi data dari table trans2. Simpan form ini dan view design.

6. Klik kotak “table.trans2” dan klik del (untuk menghapus bagian sub form tersebut). Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 71

7. Klik query q_trans2, geser dan letakkan di atas form trans1, ikuti langkah-langkah membuat subform melalui “sub form wizard”

Perhatikan bahwa di bagian form sudah dibuatkan sebuah subform yang datanya berasal dari q_trans2. Ukuran subform ini dapat diperbesar dengan cara menggeser batas kanan-bawah sub form. Simpan sub form dengan nama yang diberikan oleh Access.


8. Perbesar area di bawah form-footer di dalam bagian subform q_trans. Tambahkan satu textbox di bagian footer sub form tersebut.

9. Klik kanan textbox tersebut, dan pilih property. Klik tab Data dan pilih button (…) di sebelah kanan atribut control-source. Pada jendela expresi builder isikan ekspresi : =sum([tot]), klik OK.

Perhatikan bahwa pada ekspresi tersebut tertulis di control source, juga pada textbox di dalam footer subform.

10. Gantilah nama textbox tersebut menjadi “total1”, melalui panel properties nya.


11. Ubah atau pastikan property “default view” untuk subform q_trans2 diset menjadi “datasheet”. Caranya, klik kiri atas sub form dan pilih properties, isi Default view dengan “Datasheet”.

12. Tambahkan field baru pada form utama (Form trans1), Klik kanan dan pilih menu ‘properties’.

13. Klik field “total1” dengan cara menelusuri form, trans1, subform dan pada kolom field pilih “total1”. Klik OK.

14. Gantilah Label menjadi “total”, simpan form dan jalankan.


15. Perhatikan bahwa field total di bagian bawah form akan menjumlahkan field “tot” yang berada pada sub form, sesuai dengan nomor transaksi. Jika data pada form utama dipindahkan ke record yang berbeda, maka field “Total” juga harus berubah nilainya.

4.7 Membuat Form Login Form Login biasanya merupakan pelengkap menarik pada aplikasi database sederhana. Pada Microsoft Access, form login dapat dibuat dengan cara membuat satu table dan membuat satu form sebagai antarmuka pada table tersebut. Sebagai contoh, lakukanlah langkah-langkah berikut : 1. Siapkan satu table baru, misalnya dengan nama t_user, terdiri atas dua field yaitu userid dan password. Isilah dengan beberapa baris data, misalnya :

2. Buatlah satu form kosong (dengan memilih menu ‘Create-Blank Form’). Pada form kosong tersebut, sambungkan dengan table t_user, dengan cara mengklik menu properties form dan pilih


3. Pada form kosong tersebut, tambahkan 2 buah textbox, beri nama masing-masing txtuser dan txtpwd. Tambahkan juga 2 command button, beri nama cmdgo dan cmdOut.

4. Letakkan sebuah label, untuk menampilkan jam digital, beri nama sebagai “LabelJam”. 5. Set property “timer” pada form dengan interval 1000 (= 1 detik)

6. Agar form ditampilkan selalu di bagian kanan atas, berukuran kecil dan tanpa icon maximize, minimize dan close, ubahlah beberapa property form sebagai berikut :


7. Geser / ubah batas form agar sesuai dengan ukuran yang diinginkan dan letakkan pada posisi yang diinginkan, misalnya di sisi kanan atas layar. Agar form dapat ditampilkan tepat sesuai ukuran yang diinginkan (tidak memenuhi seluruh halaman layar), ubahlah setting pada Access Option, pada bagian “Current Database”, option : Document Windows Options, pilih “Overlapping Windows”.

Setting ini akan berlaku setelah database ditutup dan dibuka kembali. Pada setting ini, tampilan form, table dan query dapat diatur berupa jendela-jendela yang saling tumpang tindih. Perhatikan tampilan form/table pada masing-masing setting seperti pada gambar berikut : Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 77

Tampilan dengan Window Options : Tabbed Documents Tab

Tampilan dengan Windows Option : Overlapping Windows.

Posisi form dapat digeser-geser

Batas Window Form atau table, dapat diatur saling tumpang tindih

8. Klik kanan cmdGo, dan tuliskan kode berikut : Private Sub cmdgo_Click() Dim pwd_table As String Dim pwd_form As String 'kalo userid dikosongin.. batal deh If IsNull(Me.txtuser) Or Me.txtuser = "" Then MsgBox "userid harus diisi bleh" Me.txtuser.SetFocus Exit Sub End If If IsNull(Me.txtpwd) Or Me.txtpwd = "" Then MsgBox "password harus diisi juga bleh" Me.txtpwd.SetFocus Exit Sub End If pwd_form = Me.txtpwd.Value pwd_table = DLookup("password", "t_user", "userid=" & "'" & Me.txtuser.Value & "'") If pwd_form = pwd_table Then MsgBox "oke bleh" Me!LabelJam.Visible = True Me.txtpwd.Visible = False Me.cmdOut.SetFocus Me.cmdgo.Visible = False DoCmd.OpenForm "Judul" Else MsgBox "ngaco bleh"


cobalogin = cobalogin + 1 MsgBox "percobaan login ke : " & cobalogin If cobalogin = 1 Then 'ganti jadi oranye Me!txtpwd.BackColor = vbYellow End If If cobalogin = 2 Then 'ganti jadi merah bata Me!txtpwd.BackColor = vbRed End If If cobalogin >= 3 Then MsgBox "dah 3x, time out" Quit End End If End If End Sub

Tuliskan kode berikut pada bagian bawah Option Compare Database Option Compare Database Dim cobalogin As Integer

Lengkapi kode berikut pada masing-masing bagian event procedure Form Private Sub Form_Load() cobalogin = 0 Me!LabelJam.Visible = False End Sub Private Sub Form_Timer() Me!LabelJam.Caption = Format(Now, "dddd, mmm d yyyy, hh:mm:ss AMPM") End Sub

Catatan Penting: Untuk semua kode di atas, yang dituliskan hanyalah kode yang terletak di antara blok Private sub … End Sub. Blok Private Sub……End Sub sudah disediakan oleh Access VBA dan jangan diubah-ubah kodenya.

4.8 Membuat Form Utama atau Swicth Board Pada aplikasi umumnya disediakan satu form utama yang memuat tombol atau menu untuk mengakses form yang lain. Pada Access, form utama ini dapat dibuat dengan dua cara yaitu : Dibuat manual dengan cara membuat form kosong kemudian meletakkan beberapa command button untuk mengakses form yang lain. Dibuat dengan menggunakan switchboard, yaitu semacam form yang memang dikhususkan untuk mengakses form lain. Menggunakan Switchboard Manager Sebuah database dapat memiliki beberapa switchboard dan satu switchboard dapat memanggil switchboard lainnya, dan biasanya ditetapkan satu switchboard utama yang ditampilkan pertama kali. Switchboard hanya berisi tombol untuk mengakses form atau switchboard yang lain, atau menjalankan perintah tertentu. Untuk membuat switchboard, lakukan langkah-langkah berikut : Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 79

1. Klik menu Database tools- switchboard manager

2. Jika pada database belum pernah ada switchboard, maka akan ditampilkan pesan berikut, klik “Yes” untuk mulai membuat switchboard.

3. Klik Edit untuk mengubah Switchboard default yang sudah disediakan oleh Access.

4. Isikan nama switchboard. Pada kolom “Item on this switchboard…” klik New untuk menambahkan item-item atau menu yang akan diakses oleh switchboard tersebut. Misalnya, akan dibuat sebuah form switchboard utama, yang didalamnya memuat tombol untuk mengakses beberapa form lain misalnya form pegawai, gaji dan golongan. 5. Pada bagian text, tuliskan text yang akan ditampilkan. Pada bagian command, pilih tindakan yang akan dilakukan jika text diklik, misalnya membuka form. Kemudian pada bagian form (bagian ini ditampilkan karena pada bagian command dipilih “Open form..”), pilih nama form yang ingin ditampilkan.


6. Ulangi proses di atas hingga diperoleh 3 item pada kolom Item seperti pada gambar berikut, masing-masing akan membuka form gaji, golongan dan pegawai.

7. Jika sudah selesai, klik “Close” dan switchboard akan ditampilkan seperti halnya form. Klik switchboard untuk melihat hasilnya dan klik pada tombol-tombol yang sudah dibuat sebelumnya.

8. Tampilan switchboard dapat di-edit seperti halnya pada form, misalnya menambahkan gambar, mengubah font, dan lain-lain. Untuk mengedit Switchboard, klik kanan pada switchboard dan pilih menu Design View. Pada gambar berikut, switchboard sudah mengalami beberapa perubahan yaitu perubahan pada text di bagian Header, penyisipan object image pada header, dan perubahan warna background pada bagian detail dan penambahan 2 textbox pada sisi kiri bagian detail.


Jika dijalankan, switchboard di atas akan menjadi seperti pada gambar berikut :

9. Switchboard dapat ditambahkan dan dipanggil dari switchboard yang lain. Misalnya, pada switchboard di atas akan ditambahkan 2 switchboard lagi. Caranya adalah sebagai berikut : a. Buka switchboard manager, klik tombol “New”, tuliskan nama switchboard baru, misalnya “Menu Barang”. b. Ulangi langkah 4, 5, dan 6, dengan cara menambahkan beberapa menu untuk membuka beberapa form sembarang, misalnya membuat menu untuk mengakses form Data Barang. c. Tambahkan satu switchboard baru dengan cara mengklik “new” pada switchboard manager. Tuliskan item baru sebagai “Aplikasi Tokoku”. d. Tambahkan dua item pada switchboard “Aplikasi Tokoku”. Pada bagian command klik pilihan “go to switchboard”, kemudian isikan switchboard yang akan dipanggil (misalnya switchboard yang sudah dibuat sebelumnya yaitu ‘Menu Utama’). e. Tambahkan lagi satu item menu yaitu “transaksi” dan aturlah agar item ini akan memanggil switchboard yang lain (misalnya switchboard “Menu Barang”).


Close panel edit Switchboard Page hingga kembali ke Switchboard manager. Pilih switchboard yang pertama kali akan ditampilkan dengan cara mengklik tombol “Make Default”. Tutup switchboard manager dan coba jalankan kembali form switchboard yang sudah dibuat.

4.9 Menggunakan Blank Form Form seperti switchboard dapat dibuat sendiri dengan cara membuat form kosong kemudian pada form tersebut diletakan tombol-tombol untuk mengakses form lainnya. Proses pembuatan form ini dapat dilakukan dengan cepat karena setiap kali kita meletakkan tombol maka Access akan mengaktifkan “wizard” yang menuntun langkah-langkah untuk menentukan aksi yang akan dilakukan oleh tombol tersebut. Untuk lebih jelasnya, buatlah form baru dengan cara memilih menu Create-Blank Form


Tutup panel “Field List”, karena kita tidak akan membuat form yang terhubung dengan table manapun.

Klik control “button” dan letakkan pada form. Access akan otomatis mengaktifkan “Wizard”.

Misalkan tombol tersebut digunakan untuk membuka form pegawai, pada kolom “Categories” pilih “Form Operation” dan pada kolom “Action” pilih “Open Form”, kemudian klik Next


Pilih form yang diingkan dan klik “Next”

Klik pilihan “Open the form and show all the records”, kemudian klik Next.

Tuliskan text yang ingin ditampilkan pada command button tersebut, misalnya “Data Pegawai”, klik Next.


Nama control dapat diganti sesuai keinginan (biasanya untuk kemudahan penulisan kode program), atau dibiarkan sesuai dengan nama yang diberikan oleh Access, klik “Finish”.

Pada form kosong akan ditampilkan satu command button bertuliskan “Data Pegawai”. Untuk mengujinya, jalankan form dan klik tombol “Data Pegawai” tersebut.

Command Button “Data Pegawai” yang jika diklik akan memanggil form “frm_pegawai"


Ulangi langkah di atas hingga kita memiliki beberapa command button pada form tersebut, sesuai dengan form yang akan ditampilkan. Form kosong juga dapat disisipi gambar dari file, dengan cara yang sama seperti menyisipkan gambar pada switchboard, yaitu menggunakan elemen “image”. Gambar berikut ini adalah sebuah form kosong yang sudah diisi oleh beberapa command button dan setiap command button akan mengakses form atau report tertentu. Pada form juga disisipkan satu gambar, yang akan digunakan sebagai latar belakang, dengan cara mengisi file gambar pada property Form : Picture

Tampilan akhir form ketika dijalankan.

4.10 Start Up Form Start Up Form adalah form yang pertama kali dijalankan ketika aplikasi / database dibuka. Form ini biasanya berupa form menu utama, baik yang dibuat melalui switchboard manager ataupun dirancang sendiri menggunakan form kosong (blank Form). Penentuan start up form dilakukan dari menu utama Access yaitu Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 87

pada tombol Office, kemudian pilih “Access Option” di bagian bawah panel. Pada panel berikutnya pilih menu “Current Database”, kemudian isilah Option pada panel sebelah kanan.

Beberapa Atribut yang dapat diisi misalnya :  Application Title : Diisi dengan text yang akan ditampilkan pada header database (menggantikan tulisan “ nama database : Microsoft Access 2007”, di bagian atas database setiap kali database dibuka.  Application Icon : jika diisi, dapat menggantikan icon Microsoft Access dengan icon gambar lain, tetapi harus menggunakan file bertipe .ico  Display Form : diisi dengan form yang pertama kali akan ditampilkan ketika database dibuka  Option-option lainnya dapat diatur agar tidak dipilih (dihilangkan tanda check), sehingga ketika database dijalankan, form startup akan ditampilkan, tetapi menu-menu lain seperti untuk membuka dan mengedit table, query, form dan lain-lain ditutup (tidak ditampilkan). Setelah mengatur startup form atau mengubah setting option lainnya, untuk melihat hasilnya, database harus ditutup dahulu kemudian dibuka kembali. Berikut ini bentuk tampilan database dbpegawai yang telah diatur agar menampilkan form login sebagai startup form dan semua menu untuk akses obyek lain pada database sudah dinonaktifkan.


4.11 Latihan 5 Buka kembali database tentang hotel yang sudah dikerjakan pada latihan 4. 1. Tambahkan field “gambar” pada table “tipe_kamar”. Siapkan beberapa gambar tentang kamar hotel, simpan pada folder tertentu, misalnya c:\kamar. Isikan alamat file gambar-gambar tersebut pada table “tipe_kamar” seperti berikut :

2. Buatlah form untuk menampilkan data dari “tipe_kamar” berikut gambar masing-masing kamar tersebut.

3. Lakukan perubahan yang sama pada table fasilitas, dan tampilkan pada form disertai gambarnya seperti contoh berikut :

4. Buatlah Form untuk mengisi data tamu yang berasal dari table “tamu”


5. Buatlah form dari table m_menginap, kemudian pada bagian bawah form, letakkan query q_kamar sebagai subform dari form m_menginap, dengan cara klik q_kamar kemudian drag di bagian bawah form m_menginap. Relasikan datanya agar no_trans pada m_menginap tersambung dengan no_trans pada q_kamar.

Atur property subform agar menampilkan data dalam bentuk “datasheet”

Pada bagian footer subform, sediakan tempat kosong dengan cara menarik batas footer, letakkan satu control “textbox”, dan beri nama sebagai subtotal


Isi property controlsource untuk text diatas melalui ekspresi sebagai berikut :

Simpan form. Letakkan satu textbox lagi pada FORM UTAMA (di bawah subform), beri nama sebagai “totalkamar”

Pada control source, isikan ekspresi berikut :


Simpan form dan coba jalankan form untuk melihat hasilnya.

Tambahkan juga subform pada form Menginap di atas, yang berasal dari table t_fasilitas, letakkan di bagian bawah subform q_kamar. Sisipkan juga field untuk menjumlahkan harga pada subform tersebut dan menampilkan hasilnya pada form utama, sehingga tampilan pada form utama menjadi seperti pada gambar berikut :


Buatlah sebuah form utama atau switchboard, untuk mengakses form-form yang sudah dibuat, yaitu form tipe_kamar, form fasilitas, form tamu dan form menginap. Lengkapi dengan gambar dan judul sehingga dapat digunakan sebagai form utama seperti pada gambar berikut


5

REPORT

Tujuan :  Mengenal fungsi Report pada Microsoft Access  Membuat Report Sederhana  Membuat Report Multitable

5.1 Membuat Report Report adalah fasilitas yang dapat digunakan untuk merancang keluaran program yang siap untuk dicetak / print. Biasanya report digunakan untuk pembuatan laporan atau bukti-bukti tertulis lainnya seperti kuitansi penagihan, slip gaji, dan lain-lain. Secara umum proses pembuatan laporan atau report sama seperti pembuatan form yaitu :  Sumber data dapat berupa table atau query  Dapat dibuat langsung secara instant, dengan cara mengklik sumber data kemudian klik createreport (sama seperti ketika membuat form secara instant)  Dapat dibuat menggunakan report wizard  Dapat dirancang sendiri menggunakan report design atau blank report.  Dapat memuat sub-report Secara umum, report dapat dibagi menjadi 5 area sebagai berikut :  Report Header : Judul utama report, jika report terdiri atas beberapa halaman, maka judul utama ini hanya dicetak satu kali, yaitu pada halaman pertama saja.  Report Footer : penutup report, hanya dicetak sekali, yaitu pada halaman terakhir report  Page Header : Judul yang ditampilkan pada setiap halaman report, biasanya berupa judul kolom atau judul field.  Page Footer : bagian bawah report yang dimunculkan di setiap akhir halaman  Detail : Bagian report yang akan menampilkan data yang berasal dari table/query sebagai sumber data report. Selain field-field yang berasal dari table/query, pada report juga biasanya ditampilkan field-field yang sudah disediakan oleh Access, misalnya halaman dan total halaman, tanggal pencetakan, dan field-field lain yang dapat ditambahkan kemudian.


Report dapat ditampilkan dalam 3 jenis view yaitu design view, layout view dan print preview. Layout view adalah tampilan yang hampir mendekati tampilan sebenarnya ketika report akan dicetak, tetapi tampilan pada layout view memungkinkan kita melakukan modifikasi misalnya mengubah posisi field, mengubah isi text dan lain-lain. Untuk mengatur agar layout view dapat ditampilkan, periksalah setting layout view pada panel Access Option – Current Database seperti pada gambar berikut :

Untuk membuka report dengan layout view, klik kanan report dan pilih menu “Layout View” :


5.2 Membuat Report Secara Instant Sebagai contoh, misalnya kita ingin membuat report dari table barang. Klik table barang, kemudian klik create-report seperti berikut :

Tampilan report dari table barang, dalam keadaan “Print Preview”

Untuk mengubah tampilan menjadi layout view, klik kanan pada report dan pilih menu “Layout View”


5.3 Menjumlahkan Field-field pada Report Report juga dapat dilengkapi dengan text untuk menjumlahkan field-field tertentu secara otomatis. Misalkan kita ingin menjumlahkan field “Harga” pada report di atas, lakukanlah langkah-langkah berikut : 1. Buka report dalam kondisi “layout view” 2. Klik field yang akan dijumlahkan, misalnya field “Harga”. 3. Pada tab format, klik total, dan pilih “SUM”, maka di bagian akhir field harga akan otomatis ditambahkan text baru yang menampilkan total nilai pada field Harga.

5.4 Membuat Report dengan Report Wizard Report juga dapat dibuat menggunakan “Report Wizard”. Penggunaan “Report Wizard” memungkinkan kita melakukan pemilihan field mana yang akan ditampilkan, pengelompokan report berdasarkan field tertentu dan melakukan penjumlahan nilai untuk field-field tertentu. Misalnya kita ingin membuat report “Slip Gaji” yang dibuat dari sumber data berupa query yaitu q_gaji. 1. Klik create, pilih report wizard Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 97

2. Pada panel berikutnya, plih sumber data, yaitu “Query: Q_Gaji”, kemudian pilih nama field yang ingin ditampilkan dengan klik tanda >. Setelah selesai klik “Next”

3. Karena Q_gaji merupakan gabungan dari beberapa table, maka pada panel berikutnya kita diminta menentukan table apa yang akan dijadikan referensi dalam menampilkan data, misalnya kita pilih : by t_pegawai


4. Panel berikutnya digunakan untuk menentukan tampilan report (Layout). Ada beberapa pilihan misalnya columnar (menampilkan setiap field satu per satu ke arah samping, seperti pada form), tabular (menampilkan dalam bentuk table), atau justified (menampilkan field diatur agar dapat memenuhi seluruh report). Pilih Layout : Columnar. Pilih juga orientasi pencetakan, misalnya Portrait

5. Panel berikutnya digunakan untuk memilih “gaya” atau style laporan yang diinginkan. Style meliputi tata warna, pemilihan font, ukuran font dan sebagainya. Style ini sudah tersedia dalam bentuk paket dan kita dapat memilih salah satu style yang diinginkan, klik next.


6. Panel terakhir digunakan untuk menentukan judul report. Tuliskan judul yang diinginkan dan klik Finish.

Setelah selesai, report dapat langsung ditampilkan. Simpan report ini sebelum dimodifikasi lebih lanjut.


5.5 Memodifikasi Rancangan Report Report yang sudah dibuat dapat dimodifikasi rancangannya, sama halnya seperti modifikasi form, yaitu kita dapat mengubah isi text, warna, tampilan, posisi field, menyisipkan gambar dan lain-lain. Untuk mulai memodifikasi report, bukalah report dalam keadaan “Design View” seperti pada gambar berikut :

Ubahlah field-field yang dikehendai, misalnya mengecilkan ukuran tampilan field


Untuk menambahkan field baru, klik menu “Add Existing Fields”, kemudian pada panel “Field List” pilih field yang akan ditampilkan, drag atau seret ke bagian report.


Setelah selesai, simpan kembali report dan lihat hasilnya melalui menu View : Preview

5.6 Membuat Report dengan Report Designer Report dapat dibuat melalui rancangan report kosong, kemudian datanya dapat ditambahkan kemudian. Langkah-langkahnay dimulai dengan memilih menu “Report Design” dan Access akan menampilkan form report kosong seperti gambar berikut :

Untuk menambahkan data pada report kosong tersebut, klik kanan kotak di sebelah kiri atas report, pilih propeties, dan isikan query/table sebagai sumber data report tersebut, misalnya query q_gaji3. Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 103

Tambahkan field-field dari sumber data tersebut dengan cara klik icon “Add Existing Fields”.

Pada panel “Field List”, klik dan drag field-field yang ingin ditampilkan, pindahkan ke report kosong.

Karena pada sumber data yang dipilih (q_gaji3) belum tersedia field yang menjumlahkan elemen gaji, yaitu gaji pokok + tunjangan-tunjangan, maka pada report dapat ditambahkan satu textbox kosong yang akan Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012 104

diisi dengan jumlah field gaji pokok dan tunjangan-tunjangan. Kemudian isilah control source textbox tersebut dengan ekspresi sebagai berikut :

Untuk mengelompokkan tampilan report berdasarkan kriteria tertentu, misalnya berdasarkan field “Departement”, maka dapat ditambahkan band atau bagian baru pada report. Caranya, klik kanan property report dan klik “Sorting and Grouping”. Di bagian bawah report akan ditampilkan panel “group, sort and total”. Klik tombol “Add a group”


Klik field yang akan digunakan sebagai kriteria pengelompokan, misalnya Dept_name

Perhatikan bahwa pada Report akan ditambahkan band/baris baru yaitu “Dept_name Header”, yang menyatakan pengelompokan data report berdasarkan field “Dept_name”.

Tampilan akhir report menjadi seperti pada gambar berikut :

Untuk melihat hasil akhir report, tampilkan report dalam bentuk print preview :


Jika ingin menampilkan satu record untuk setiap halaman, dan setiap record baru akan ditampilkan pada halaman yang berbeda, klik kanan di bagian “detail” report dan pada kotak property Detail, pilih property “Force New Page : After New Session”

Simpan kembali report, tampilkan dalam menu “Print Preview” untuk melihat hasil akhir report.

5.7 Mengakses Report dari Form Biasanya report dapat diakses/ditampilkan dengan cara mengklik tombol dari form tertentu. Untuk mengakses report dari form, prinsipnya sama seperti menambahkan tombol untuk mengakses form lain dari satu form. MIsalnya kita ingin mengakses report di atas melalui form Slip Gaji. 1. Buka form dalam Design view 2. Pilih button , klik, drag ke form 3. Ikut Wizard seperti pada contoh kasus Form


4. Pilih nama report yang akan ditampilkan, dan tentukan text yang akan ditampilkan pada command button.

5. Ikuti langkah-langkah hingga selesai dan klik Finish. 6. Simpan form, tampilkan form, klik tombol print dan report akan ditampilkan


7. Klik tombol print, report akan ditampilkan

Latihan 6

5.8  

Buatlah beberapa report untuk kasus database hotel, terutama report untuk menampilkan berapa biaya yang harus dibayar tamu ketika checkout Tambahkan command button untuk mengakses report tersebut dari form terkait.


MICROSOFT ACCESS 2007

Recommend Documents