TAMPILAN AWAL Microsoft
Access
merupakan
salah
satu
dari
beberapa
software
pengolahan/pemenyimpanan data. Microsoft access merupakan alikasi yang terdapat dalam paket Microsoft Office. Software ini bias digabungkan dengan beberapa aplikasi lain, misalnya Visual Basic, MySQL, PHP dan lain sebagainya. A. Memulai Microsoft Access
Start Program Microsoft Office Microsoft Access 2003
Tampilan setelah dijalankan Microsoft Access Selanjutnya pilih “Create New File” atau pilih menu “File New”, kemudian akan muncul task pane pada bagian kanan layar Microsoft Access.
Pilih “Blank database..”, karena kita ingin membuat database baru.
Tentukan letak penyimpanan database yang akan kita buat. Tidak ada kententuan mengenai lokasi penyimpanan database yang akan kita buat. Untuk memudahkan, buatlah nama database sesuai dengan database yang akan kita bangun/buat.
B. TABLE Table yang akan ita buat merupakan hasil dari pemetaan ER (Entity Relationshhip) yang sudah kita buat sebelumnya.
1. Klik menu “Tables” pada sisi bagian kiri. 2. Pilih “Create table in Design View” 3. Buat table sebagai berikut : i. Table mahasiswa Field Name nim (primary key) nama ttl alamat
Data Type Text Text Text Text
Field Size 15 50 50 100
Data Type Text Text Text Text
Field Size 15 50 50 50
ii. Table Buku Field Name kode (primary key) judul pengarang penerbit
iii. Table Peminjaman (Hasil relasi antara table buku dan mahasiswa) Field Name nim (primary key) kode tglpinjam tglkembali lamapinjam denda
Data Type Text Text Date/time Date/time Text Text
Field Size 15 50
50 50
4. Beri tanda pada field yang merupakan “primary key”
5. Kemudian simpan
, buat nama table.
C. FORM
1. Klik menu “Forms” pada sisi bagian kiri. 2. Pilih “Create Form by Using Wizard” (Untuk memudahkan pengerjaan awal) 3. Pilih Table yang akan dibuat form-nya.
4. Pindahkan semua field table kebagian sisi kanan “>>”
5. Tentukan layout form yang akan digunakan,
6. Tentukan style dari form yang akan digunakan,
7. Tentukan nama form yang telah dibuat, klik “Finish”
8. Tampilan setelah pembuatan Form, berdasarkan ketentuan yang kita pilih sebelumnya.
Dengan cara yang sama pada pembuatan “form buku”, buat juga “form mahasiswa”. D. QUERY Sebelum pembuatan query, buatlah sebanyak-banyak pertanyaan yang akan timbul jika aplikasi ini dijalankan, misalnya, berapa lama sewa, berapa dendanya, mencari buku berdasarkan judul, mencari mahasiswa berdasarkan NIM dan lain sebagainya.
1. Klik menu “Queries” pada sisi bagian kiri. 2. Pilih “Create query by Design View” 3. Klik “Add” untuk menambahkan Table untuk pembuatan query.
4. Setelah penambahan table pada area Query,
5. Tambahkan pada baris query kolom dan row sebagai berikut :
Catatan untuk kolom/baris : a. lamapinjam
: IIf([tglkembali]<=[tglpinjam];0;([tglkembali]-[tglpinjam]))
b. denda
: IIf([lamapinjam]>3;[lamapinjam]*10;"Tidak ada denda")
6. Simpan query tersebut dengan nama “pinjambuku”. 7. Buat form untuk pinjam. (dengan cara yang sama seperti pembuatan form sebelumnya), tetapi pada bagian pilih “Table/Query”,pilih “Query: pinjambuku”.
E. LEBIH LANJUT DENGAN FORM Penambahan tombol/button pada form, dapat dilakukan, seperti penambahan button “Tambah(add)”, “Hapus(delete)”, “Cari (Find)” atau lain sebagainya. 1. Klik kanan pada form yang akan kita edit, pilih “Design View”
2. Geser sedikit pada bagian bawah”Form Footer”, sehingga ada ruang untuk menambahkan Tombol/button.
3. Pilih icon “Command Button” Pada toolbar “ Toolbox design view Form”, buat “button” pada bagian yang diinginkan, selanjutnya pilih fungsi “button” jika dijalankan.
4. Klik “next”, pilih tampilan “button”, “gambar/picture” atau “text/tulisan”
5. Klik “next” untuk melanjuti dan Finish untuk mengakhir pembuatan “button”.
6. Dengan cara yang sama, buat tombol “hapus”, “cari “, “keluar”
7. Setelah penambahan beberapa “button”
8. Tambahkan “button” yang sama pada form “buku” dan “mahasiswa”.
F. LEBIH LANJUT DENGAN QUERY Berdasarkan informasi yang kita kumpulkan, kita dapat membuat beberapa query. Query pencarian buku berdasarkan judul. 1. Add/tambah table seperti pembuatan query pada tahap awal
2. Pada row/baris criteria, kolom judul, isikan “[Masukkan Judul Buku]”, kemudian simpan query tersebut dengan nama “Query-buku”.
3. Jika ingin melakukan pencarian buku berdasarkan “kode buku”, pada bagian row/baris criteria kolom kode, isikan “[Masukkan Kode Buku]”, kemudian simpan query tersebut dengan nama “buku-report”.
4. Query ini akan digunakan dalam pembuatan report.
G. REPORT Merupakan fasilitas yang digunakan untk membuat laporan terhadapa data-data yang terdapat dalam database kita. Report yang dibuat, bias berdasarkan data tertentu atau untuk semua data.
1. Klik menu “Report” pada sisi bagian kiri. 2. Pilih “Create report by Using Wizard” 3. Pilih “table/query” yang ingin dibuat report-nya.
4. Pindahkan ke sisi kanan kolom “>>”.
5. Pembuatan “grouping” untuk report, pilih jika ada, dan abaikan jika ingin normal tampilan
6. Pengurutan data bisa disesuaikan dengan memilih criteria yang ada
7. Pemilihan layout dari report yang akan dihasilkan serta pemilihan posisi kertas yang akan digunakan. Pemilihan ini bias disesuaikan dengan data yang ada.
8. Style yang digunakan disesuaikan dengan kebutuhan.
9. Simpanlah report yang dibuat berdasarkan nama table, dan klik “finish”
10. Report yang telah selesai dibuat, bisa dirancang ulang atau melakukan perubahan/penambahan sesuai dengan kebutuhan, seperti penambahan kop surat dan lain sebagainya. Gunakan “Report Toolbox”.
11. Report dapat dibuat berdasarkan data/criteria tertentu, tetapi sebelumnya harus sudah membuat query yang sesuai, sehingga memudahkan dalam pembuatan report.
12. Setelah dijalankan, sebelum report di cetak/preview, isikan “kode buku” yang akan dicetak.
13. Dengan cara yang sama, dapat dibuat report sesuai dengan query-query yang kita inginkan, untuk table mahasiswa, peminjam dan beberapa table-query lainnya.
H. MENU
1. Tool Database Utilities Switchboard Manager
2. Konfirmasi bahwasanya belum ada switchboard yang dibuat, klik “Yes” untuk pembuatannya,
3. Klik edit untuk pembuatan switchboard.
4. Klik “New” untuk pembuatan tombol pada switchboard.
5. Isikan text yang muncul pada tombol dan pilih “form/report/aplikasi” yang muncul jika tombol tersebut di klik.
Dengan cara yang sama, buat penambahan item/tombol untuk “mahasiswa”, “peminjaman”, “Laporan” dan “keluar”.
6. Setelah selesai, form switchboard dapat dijalankan untuk menguji hasil pembuatan. 7. Jika aplikasi telah selesai di kerjakan, maka kita dapat membuat “startup” aplikasi, sehingga ketika aplikasi dijalankan, akan secara langsung menjalankan form “switchboard”. ( Tool Startup )
