3.
Membuat Tabel
Tabel merupakan set data di dalam database dan merupakan objek utama di dalam database. Tabel digunakan untuk menyimpan sebuah data. Setelah sebelumnya membahas bagaimana membuat database, maka pada materi ini akan dibahas bagaimana cara membuat tabel menggunakan Microsoft Access 2007. Tabel terdiri dari beberapa bagian, yaitu : Field(kolom) : tempat data atau informasi dalam kelompok sejenis yang dimasukkan/ diinputkan pada bagian kolom tabel. Record(baris) : kumpulan beberapa field yang saling berhubungan. Satu tabel bisa terdiri dari beberapa record sekaligus. Field
Record
Tahapan membuat tabel menggunakan Microsoft Access 2007 : 1. Pilih menu create >> table
Microsoft Office Access 2007
1
2. Kemudian akan muncul tampilan berikut : Tab
Jendela Datasheet View
3. Klik kanan pada tabel1, sehingga muncul tampilan berikut :
Ganti nama Tabel dengan TMahasiswa dan Klik Ok. Nama tabel otomatis akan berganti nama menjadi TMahasiswa. Dan tampilan akan berubah seperti berikut :
Microsoft Office Access 2007
2
4. Ganti field name dan data type sbb : Field Name
Data Type
Field Size
Keterangan
Nim
Number
Long int
Primary key
Nama
Text
35
-
Jurusan
Text
35
-
Alamat
Text
50
-
No Telp
Text
15
-
Jenis Key : a. Primary key adalah suatu nilai dalam basis data yang digunakan untuk mengidentifikasi suatu baris dalam tabel. Nilai dari primary key besifat unik. b. Foreign key mengidentifikasi satu atau lebih kolom pada satu tabel (tabel referensi) mengarah dari satu atau lebih tabel lainnya (tabel induk).
5. Klik view yang ada di toolbar. Pilih save untuk menyimpan table tersebut.
6. Kemudian isi table tersebut (minimal 5 buah data).
Tahukah kamu bahwa terdapat aturan dalam penamaan field, yaitu : 1. Dalam sebuah table tidak diperkenankan menamai field dengan nama yang sama 2. Panjang nama field maksimal terdiri dari 64 karakter boleh mengandung kombinasi huruf, angka, spasi dan karakter khusus kecuali tanda titik(.), tanda seru (!), tanda kurung siku([])
Microsoft Office Access 2007
3
Do You Know : Type Data In Access 2007
Tipe Data / Data Type Tipe data digunakan untuk menentukan tipe data dari suatu field dalam sebuah table. Ada beberapa tipe data yang dapat dipilih yaitu : Tipe Data Text Memo Number
Date/Time Currency
AutoNumber Yes/No
OLE Object
Hyperlink
Attachment
Lookup Wizard
Keterangan Menerima data teks hingga 255 karakter yang terdiri dari huruf, angka spasi dan tanda baca Menerima data teks hingga 65.535 karakter Tipe data untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk proses perhitungan matematis (misalnya mengurangi, menambahkan, mengkali dan membagi suatu bilangan) Menerima data tanggal dan waktu, serta data tanggal dimulai dari tahun 100 hingga tahun 9999 Data dengan jenis number, hanya saja pada awal angka selalu disertakan symbol currency default sesuai dengan regional setting yang digunakan, misalnya RP. $, dll. Currency dapat menggunakan angka dengan 15 digit dibelakang desimal dan 4 digit sesudah desimal Data yang diisi secara otomatis oleh Access ketika record diisi. Data ini tidak dapat diubah Tipe data dengan 2 pilihan saja yaitu Yes (1 atau True) dan No (0 atau False). dan format yang tersedia adalah Yes/No, True/False, dan On/OFF Data berupa object yang dapat di link-kan atau disisipkan kedalam table seperti file gambar, suara dll. Ukuran maksimum 1GB Data yang berupa sambungan(link) ke objek lain dalam internet. Dengan mengklik objek ini pada table, maka akan tersambung langsung ke link yang dituju kedalam internet Digunakan untuk menyimpan attachment file yang berformat apa saja (bebas, bisa file gambar, file suara, dll) Tipe data ini berguna untuk memudahkan memasukan data kedalam table lain atau daftar yang kita definisikan sendiri
Microsoft Office Access 2007
4
Do You Know : Property Field In Access 2007
Field Property /Properti Field Field Property merupakan bagian yang digunakan untuk mengatur beberapa ketentuan dari suatu field yang aktif dan ketentuan yang ditampilkan disesuaikan dengan tipe data dari field tersebut. Ada beberapa tipe data yang dapat dipilih yaitu : Field Property Field Size
Properties
untuk
Keterangan menentukan jumlah
ukuran
karakter
maksimal suatu field Format
Properties untuk menentukan tampilan data untuk data type jenis Date/Time, Number, Currency dan AutoNumber
Input Mask
Properties
yang
mempermudah
format
field
bersangkutan.
yang
digunakan
untuk
penulisan
saat
Dengan
mengatur cursor
dan
masuk
menggunakan
ke
input
mask, maka lebar dan format masing-masing kata sudah ditentukan sehingga kita tidak dapat menginput data sembarangan Caption
Properties yang digunakan untuk membuat judul kolom saat table dibuka dalam mode datasheet view serta saat pembuatan label otomatis pada suatu field dalam form dan
report.
Contoh,
jika
pada
design
table
kita
menggunakan nama field “Name”, namun pada Caption kita isi “Nama Karyawan”, maka yang akan tampil pada mode datasheet
view
adalah
“Nama
Karyawan”.
Namun
jika
caption ini kita kosongkan, maka yang akan muncul adalah “Name”. Caption tidak ada hubungannya dengan nama field, oleh karena itu walaupun caption dirubahrubah, nama field tetap tidak akan berubah
Microsoft Office Access 2007
5
Default Value
Properties yang digunakan untuk menentukan nilai awal sebelum kita menginput atau merubah nilai pada field yang
bersangkutan.
Contoh,
jika
field
yang
hendak
diisi nilai default value ini mempunyai data type Date/Time, maka kita bisa mengisi default valuenya dengan
fungsi
Date()
sehingga
kita
tidak
perlu
menginput tanggal hari ini ketika menginput data Validation Rule
Properties
yang
digunakan
untuk
memproteksi
nilai
didalam field yang bersangkutan agar hanya dapat diisi dengan
nilai
tertentu
sesuai
yang
kita
inginkan.
Contoh, jika field yang hendak disetting ini mempunyai data type Number, kemudian kita isi default value ini dengan fungsi : Between 1 And 10, maka jika kita input nilai yang lebih kecil dari 1 atau yang lebih besar dari 10, Access akan langsung menampilkan pesan error, dan kita tidak dapat berpindah ke field yang lain sebelum kesalahan ini diperbaiki. Validation Text
Properties
yang
digunakan
untuk
menampilkan
pesan
error buatan sendiri ketika data yang diinput tidak memenuhi
nilai
validasi
yang
telah
disetting
pada
properties Validation Rule Required
Properties yang digunakan untuk menjaga agar field ini selalu terisi (tidak boleh dikosongkan)
Allow Zero Length
Properties
yang
digunakan
untuk
mengijinkan
spasi
kosong pada akhir kata pada kalimat yang terakhir Indexed
Properties yang digunakan untuk membuat index pada field yang bersangkutan. Index ini berfungsi untuk mempercepat akses pencarian data. Index dibagi menjadi 2 macam, yaitu index yang boleh duplikat dan index yang tidak boleh duplikat
Microsoft Office Access 2007
6
Unicode Compression
Properties
yang
digunakan
untuk
memperkecil
ruang
mengganti
system
penyimpanan data seminimal mungkin IME Mode
Properties
yang
digunakan
untuk
keyboard ke model Kanji seperti yang banyak digunakan pada huruf Jepang IME Sentence Mode
Properties yang digunakan untuk mengganti mode IME apakah sebagai mode Normal, Plural, Speaking, dan No Conversion (None). Mode Normal digunakan pada field dengan teks huruf Jepang. Mode Plural digunakan untuk membuat teks seperti nama dan alamat. Mode Speaking digunakan untuk data yang didalamnya terkandung bahasa percakapan
Smart Tags
Properties yang digunakan untuk menambahkan shortcut atau
menu
tertentu
pada
saat
field
ini
dipilih,
seperti membuat schedule meeting, membuka dan membuat calendar, dan hal-hal lainnya yang berhubungan dengan Microsoft Outlook
Latihan - Latihan – Latihan – Latihan – Latihan – Latihan – Latihan - Latihan– Latihan – Latihan – Latihan - Latihan Latihan - Latihan
Buatlah sebuah database dengan terdapat Tabel :TMatakuliah
nama
:
Mahasiswa
Field Name
Data Type
Field Size
Kode MK
Number
10
-
Nama MK
Text
35
-
SKS
Text
4
-
Nama Dosen
Text
35
-
dan
didalamnya
Keterangan
Microsoft Office Access 2007
7
