KATA PENGANTAR. Ir. Fauzi Luthan NIP

KATA PENGANTAR

Setiap instansi pemerintah memiliki tugas pokok, fungsi dan tujuan tertentu. Untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi tercapainya efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan penyelenggaraan pemerintahan negara, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara dan ketaatan terhadap peraturan perundangan maka pemerintah menerbitkan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 pada tanggal 28 Agustus 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). Melalui penerapan SPIP, unit kerja dan satuan kerja diharapkan dapat mengidentifikasi terjadinya deviasi atau penyimpangan atas pelaksanaan kegiatan dibandingkan dengan perencanaan sebagai umpan balik untuk melakukan tindakan koreksi atau perbaikan bagi pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi. Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan sebagai salah satu unit instansi pemerintah telah menerapkan SPI sejak bulan Juni 2009 ditandai dengan dikeluarkannya Surat Keputusan Direktur Jenderal Peternakan Kementerian Pertanian No. 04017/Kpts/OT.160/F/06/2009 tentang Pembentukan Tim Satuan Pelaksana Sistem Pengendalian Intern (SPI) Direktorat Jenderal Peternakan, Kementerian Pertanian sebagaimana diubah dengan Surat Keputusan Direktur Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan Kementerian Pertanian No. 435/Kpts/OT.160/F/04/2011. Tim Satuan Pelaksana (Satlak) PI Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan bertugas memastikan bahwa proses pelaksanaan SPI berjalan dengan baik. Secara lebih rinci fungsi utama Tim Satlak PI antara lain: menilai, menguji, mengevaluasi, mereview, memantau, merekomendasikan, melaporkan dan membina pelaksanaan SPI di lingkup Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan, Kementerian Pertanian. Mengingat cukup banyak dan beragamnya tugas Tim Satlak PI, maka diperlukan suatu petunjuk untuk melaksanakannya. Untuk itu, Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan menyusun Petunjuk Pelaksanaan Penilaian Sistem Pengendalian Intern (SPI). Di dalam Petunjuk Pelaksanaan ini disajikan latar belakang, dasar hukum, tujuan, pengertian, penilaian serta pelaporan hasil penilaian penerapan SPI lingkup Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan. Petunjuk Pelaksanaan ini diharapkan dapat menjadi acuan bagi penilaian penerapan SPI lingkup Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan di Kantor Pusat dan UPT Pusat. Jakarta, 2011 Sekretaris Direktorat Jenderal/ Ketua Tim Satlak PI

Ir. Fauzi Luthan NIP. 19560505.198503.1.011

i

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................................

i

DAFTAR ISI....................................................................................................................

ii

DAFTAR LAMPIRAN......................................................................................................

iii

DAFTAR TABEL.............................................................................................................

iv

DAFTAR GAMBAR.........................................................................................................

v

BAB. I

PENDAHULUAN...........................................................................................

1

A.

Latar Belakang....................................................................................

1

B.

Dasar Pelaksanaan............................................................................

1

C.

Maksud dan Tujuan.............................................................................

3

D.

Waktu Pelaksanaan Penilaian............................................................

3

E.

Pengertian...........................................................................................

3

BAB. II

SOSIALISASI PENILAIAN PENERAPAN SPI.............................................

5

BAB. III

PENILAIAN...................................................................................................

6

A.

Lingkup Penilaian ...............................................................................

6

B.

Pelaksana dan Obyek Penilaian.........................................................

6

C.

Teknis Penilaian.................................................................................

6

1. Lingkungan Pengendalian ...........................................................

7

2. Penilaian Resiko..........................................................................

10

3. Kegiatan Pengendalian................................................................

13

4. Informasi dan Komunikasi...........................................................

14

5. Pemantauan.................................................................................

16

MONITORING DAN EVALUASI...................................................................

18

A.

Lingkup Monev... ...............................................................................

18

B.

Pelaksana dan Obyek Monev.............................................................

18

C.

Teknis Monev......................................................................................

18

BAB. V

PELAPORAN................................................................................................

19

BAB. VI

PENUTUP...................................................................................................

20

BAB. IV

ii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1

Contoh Instrumen Penilaian Lingkungan Pengendalian..........................

21

Lampiran 2

Contoh Instrumen Penilaian Risiko.........................................................

24

Lampiran 3

Contoh Instrumen Kegiatan Pengendalian...............................................

26

Lampiran 4

Contoh Instrumen Penilaian Informasi dan Komunikasi...........................

29

Lampiran 5

Contoh Instrumen Penilaian Pemantauan Pengendalian Intern...............

31

Lampiran 6

Matrik Penilaian SPI.................................................................................

33

Lampiran 7

Outline Laporan Penilaian Penerapan SPI..............................................

34

Lampiran 7

Daftar Uji Penilaian Penerapan SPI........................................................

35

iii

DAFTAR TABEL

Tabel 1

Daftar Risiko..................................................................................................

11

Tabel 2

Daftar Penanganan Risiko............................................................................

12

iv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1

Siklus Penilaian Risiko.............................................................................

v

10

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Setiap Instansi Pemerintah dituntut untuk mampu mengelola keuangan negara yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel. Oleh karena itu, pimpinan Instansi Pemerintah wajib melakukan pengendalian atas penyelenggaraan kegiatan pemerintahan sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). SPIP bertujuan untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, kehandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan sebagai salah satu unit kerja Eselon I Kementerian Pertanian berkomitmen untuk melaksanakan Sistem Pengendalian Intern (SPI). Hal ini diwujudkan dengan pembentukan Tim Satuan Pelaksana (Satlak) PI Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan yang mempunyai tugas membina pelaksanaan SPI di lingkungan Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan, Kementerian Pertanian, melalui sosialisasi, bimbingan, pemantauan, evaluasi, penilaian terhadap pelaksanaan SPI dan melaporkan kepada penanggung jawab SPI yaitu Direktur Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan. Sebagai pedoman untuk melaksanakan tugas, Tim Satlak PI menyusun Petunjuk Pelaksanaan Penilaian Sistem Pengendalian Intern Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan. Penyempurnaan Petunjuk Pelaksanaan ini akan dilakukan secara berkala untuk merespon perkembangan yang terkait dengan prinsipprinsip pengawasan intern.

B. Dasar Pelaksanaan a.

b.

c.

Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041) juncto Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 172, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3892); Undang-undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dan Bebas Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3851); Undang-undang Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 140 Tambahan Lembaran Negara Nomor 387) juncto Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2001(Lembaran Negara Tahun 2001 Nomor 134 Tambahan Lembaran Negara Nomor 4150);

1

d.

Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4286); e. Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4355); f. Undang-undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggungjawab Keuangan Negara (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 66, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4400); g. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4421) h. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (Lembaran Negara Tahun 2008 Nomor 127, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4890); i. Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil; j. Peraturan Presiden Nomor 53 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (Lembaran Negara Tahun 2002 Nomor 73, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4214); k. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; l. Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (Lembaran Negara Tahun 2002 Nomor 73 Tambahan Lembaran Negara Nomor 4212) juncto Keputusan Presiden Nomor 72 Tahun 2004 (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 93 Tambahan Lembaran Negara Nomor 4418); m. Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2007 (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 120 Tambahan Lembaran Negara Nomor 4330); n. Keputusan Presiden Nomor 157/M Tahun 2010 tentang Pengangkatan Pejabat Eselon I di Lingkungan Kementerian Pertanian; o. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara; p. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi; q. Peraturan Menteri Pertanian Nomor 40/Permentan/OT. 140/8/2008 tentang Modul Pakta Integritas Departemen Pertanian; r. Peraturan Menteri Pertanian Nomor 23/Permentan/OT. 140/5/2009 tentang Pedoman Umum Sistem Pengendalian Intern di Lingkungan Departemen Pertanian; s. Peraturan Menteri Pertanian Nomor 61/Permentan/OT.140/ 10/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pertanian; 2

t.

Keputusan Direktur Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan Nomor 435/Kpts/OT.160/F/04/2011 tentang Pembentukan Tim Satuan Pelaksana Sistem Pengendalian Intern (SPI) Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan, Kementerian Pertanian.

C. Maksud danTujuan Memberikan acuan bagi Tim Satlak PI dalam melaksanakan penilaian penerapan SPI di Kantor Pusat, Dinas/Lembaga yang membidangi fungsi peternakan dan kesehatan hewan di Propinsi, dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) lingkup Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan.

D. Waktu Pelaksanaan Penilaian Penilaian terhadap penerapan SPI dilaksanakan setiap semester.

E. Pengertian a. Sistem Pengendalian Intern adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. b. Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, yang selanjutnya disingkat SPIP, adalah Sistem Pengendalian Intern yang diselenggarakan secara menyeluruh di lingkungan pemerintah pusat dan pemerintah daerah. c. Pengawasan Intern adalah seluruh proses kegiatan audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka memberikan keyakinan yang memadai bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien untuk kepentingan pimpinan dalam mewujudkan tata kepemerintahan yang baik. d. Tim Satuan Pelaksana Pengendalian Intern yang selanjutnya disebut Satlak PI adalah tim yang dibentuk oleh Pimpinan Unit Kerja Pusat, Propinsi, kabupaten/Kota dan UPT lingkup Ditjen Peternakan dan kesehatan Hewan. e. Unit Kerja Lingkup Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan meliputi Kantor Pusat dan Unit Pelaksana Teknis (UPT). f.

Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang mempengaruhi efektifitas pengendalian intern.

g. Penilaian risiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran Instansi Pemerintah.

3

h. Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan secara efektif. i.

Informasi adalah data yang telah diolah yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah.

j.

Komunikasi adalah proses penyampaian pesan atau informasi dengan menggunakan simbol atau lambang tertentu baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan umpan balik.

k. Pemantauan pengendalian intern adalah proses penilaian atas mutu kinerja Sistem Pengendalian Intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti. l.

Pembinaan adalah tindakan yang dilakukan oleh atasan langsung terhadap penyelenggaraan program dan kegiatan satuan kerja, dalam bentuk bimbingan, pelatihan, arahan dan supervisi serta pemberian pedoman terhadap seluruh bagian pada satuan kerja secara berkelanjutan.

m. Independen adalah pelaksanaan tugas yang bebas dari pengaruh pihak manapun. n. Evaluasi adalah rangkaian kegiatan membandingkan hasil/prestasi suatu program/kegiatan dengan norma, standar, dan prosedur yang telah ditetapkan dan menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu program/kegiatan dalam mencapai tujuan. o. Penilaian adalah kegiatan menentukan nilai suatu objek, seperti baik-buruk, efektif-tidak efektif, berhasil-tidak berhasil, dan semacamnya sesuai dengan kriteria atau tolak ukur yang telah ditetapkan sebelumnya.

4

BAB II SOSIALISASI PENILAIAN PENERAPAN SPI

Pelaksanaan sosialisasi penilaian penerapan SPI dilakukan dalam rangka penajaman pemahaman Tim Satlak PI tentang tata cara penilaian penerapan SPI yang dilaksanakan secara berjenjang. Sosialisasi di tingkat pusat dilakukan oleh Tim Satlak PI Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan dan di tingkat Propinsi dan UPT dilakukan oleh Tim Satlak PI Dinas Propinsi yang membidangi fungsi pembangunan peternakan dan kesehatan hewan dan UPT Pusat lingkup Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan. Materi yang diberikan dalam sosialisasi merupakan penjabaran atau dapat mengacu pada Buku Petunjuk Pelaksanaan Penilaian Penerapan SPI yang diterbitkan oleh Direktorat Jenderal peternakan dan Kesehatan Hewan serta dapat dimodifikasi sesuai karakteristik unit kerja/satuan kerja dengan tetap mengacu pada Peraturan Pemerintah Nomor 60 tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP).

5

BAB III PENILAIAN

A. Lingkup Penilaian Ruang lingkup penilaian penerapan SPI difokuskan pada Program Swasembada Daging Sapi dan Kerbau 2014. Kegiatan stategis yang dipilih sebagai uji petik SPI adalah : a. Kegiatan Insentif dan Penyelamatan Betina Produktif; b. Optimalisasi Akseptor IB dan INKA; dan c. Pengamanan dan penggunaan aset. Pemilihan ketiga kegiatan ini atas pertimbangan karena dinilai memiliki tingkat resiko yang sangat besar atas keberhasilan program utama Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan dan laporan keuangan menuju Wajar Tanpa Pengecualian (WTP). Kriteria penilaian SPI berdasarkan pada 5 (lima) Unsur SPI yang meliputi (a) Lingkungan Pengendalian dengan bobot 20%; (b) Penilaian Resiko dengan bobot 15%; (c) Kegiatan Pengendalian dengan bobot 40%; (d) Informasi dan Komunikasi dengan bobot 10%; dan (e) Pemantauan dengan bobot 15%.

B. Pelaksana dan Obyek Penilaian Pelaksana penilaian penerapan SPI adalah Tim Satlak PI pada masing-masing unit kerja yang disebut sebagai enumerator sedangkan obyek penilaian adalah penanggungjawab pelaksana program/kegiatan di masing-masing unit kerja yang disebut sebagai responden.

C. Teknis Penilaian Dalam melakukan penilaian 5 (lima) unsur tersebut digunakan instrumen berupa checklist sebagaimana pada Lampiran 1 s.d. Lampiran 5. Daftar uji yang dinilai minimal mencakup komponen sebagaimana diuraikan pada Lampiran 1 s.d. 5. Apabila masih ada cakupan daftar uji yang dipandang signifikan mendukung penerapan SPI dapat ditambahkan pada masing-masing aspek. Pada Lampiran 8 disajikan Contoh Daftar Uji Penilaian Penerapan SPI. Sebagai pengesahan dalam penilaian pada instrumen masing-masing unsur harus ada verifikasi dan pengesahan dari enumerator yang merupakan anggota Tim Satlak PI di masing-masing unit kerja dan responden yang merupakan penanggungjawab pelaksana program/kegiatan di masing-masing unit kerja serta diketahui oleh pimpinan unit kerja. Dalam setiap unsur SPI terdiri dari beberapa sub unsur yang masing-masing diberi bobot dengan nilai tertentu sesuai dengan karakteristik unit kerja. Setiap sub unsur terdiri dari beberapa pertanyaan dengan jawaban “ya atau tidak”. Untuk setiap jawaban “ya” diberi nilai 1 (satu), sedangkan untuk jawaban “tidak” diberi nilai 0 (nol). 6

Selain itu pada setiap jawaban ya harus disertai dengan bukti berupa dokumen pendukungnya. Nilai masing-masing unsur dihitung dari jumlah jawaban “ya” dibandingkan dengan banyaknya pertanyaan dikalikan 100% yang hasilnya dikalikan dengan bobot masingmasing unsur, dengan rumus sebagai berikut: Jumlah jawaban “ya”

X 100% x bobot

Jumlah pertanyaan Total nilai merupakan jumlah nilai dari 5 (lima) unsur SPI seperti dalam matriks pada Lampiran 6.

1.

Lingkungan Pengendalian (bobot 20%) Lingkungan pengendalian adalah kondisi dalam instansi pemerintah yang mempengaruhi efektifitas pengendalian intern, dimana di dalamnya telah terbangun sistem pengendalian intern yang efektif yang melekat sepanjang kegiatan, dipengaruhi oleh sumber daya manusia, serta hanya memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan mutlak. Guna mendukung terbentuknya sistem pengendalian intern pemerintah yang baik, lingkungan pengendalian memerlukan : a.

Organisasi Pengorganisasian mencakup proses pembentukan organisasi yang efektif dan efisien, penyusunan struktur, rincian tanggung jawab, penetapan kompetensi pejabat, dan rentang kendali antara pimpinan/penanggungjawab operasional suatu program/kegiatan. Melalui pengorganisasian, bentuk organisasi pemerintah dapat didesain sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan perkembangan. Kemampuan menyesuaikan diri dan tanggap terhadap adanya suatu perubahan, merupakan salah satu ciri dari good governance. Pengorganisasian yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut : a) Mengacu pada upaya menciptakan organisasi yang efektif dan efisien; b) Struktur organisasi harus mengacu pada visi, misi dan tujuan organisasi; c) Wewenang tanggung jawab untuk masing-masing jabatan harus seimbang dengan tugas dan fungsinya; d) Penetapan pejabat harus sesuai dengan kriteria yang ditetapkan (kompetensi) untuk masing-masing jabatan; e) Pendelegasian wewenang harus diikuti dengan tanggung jawab yang sesuai dengan tugas dan fungsinya. Pembentukan struktur organisasi sekurang-kurangnya dilakukan dengan : a) Menyesuaikan dengan ukuran dan sifat kegiatan unit kerja; b) Memberikan kejelasan wewenang dan tanggung jawab dalam unit kerja; c) Memberikan kejelasan hubungan dan jenjang pelaporan intern dalam unit 7

kerja; d) Melaksanakan evaluasi dan penyesuaian periodik terhadap struktur organisasi sehubungan dengan perubahan lingkungan strategis; dan e) Menetapkan jumlah pegawai yang sesuai, terutama untuk posisi pimpinan. b.

Sumberdaya manusia (personil) Sumberdaya manusia (personil) merupakan subsistem dalam suatu organisasi yang diciptakan sebagai upaya agar para pegawai dapat dimanfaatkan secara efisien dan efektif dalam mencapai tujuan organisasi, termasuk didalamnya usaha untuk meningkatkan kemampuan, semangat dan gairah kerja serta disiplin dalam melaksanakan tugas yang menjadi tanggungjawabnya. Dengan pengelolaan personil secara kontinyu dan konsisten, diharapkan produktivitas pegawai akan meningkat, sehingga tujuan organisasi yang dijabarkan dalam tugas pokok dan fungsi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Untuk dapat menciptakan sistem pembinaan karier pegawai, perlu dirancang pola karier pegawai yang sesuai dengan misi organisasi, budaya organisasi dan kondisi perangkat pendukung sistem kepegawaian yang berlaku, sesuai dengan peraturan perundangan pegawai negeri sipil yang berlaku. Sistem pembinaan karier pegawai diharapkan mampu mengakomodasikan kepentingan organisasi dan individu, yang mencakup aktivitas yang sangat luas. Aktivitas yang perlu diperhatikan sekurang-kurangnya dimulai dari pola rekruitmen, pembinaan, penghargaan dan sanksi, pengembangan kode etik PNS dan pemberhentian pegawai.

c.

Kebijakan Pimpinan unit kerja dalam melaksanakan programnya wajib memiliki kebijakan (ketentuan hukum) yang dapat dijadikan landasan bagi pelaksana dalam penyelenggaraan kegiatan. Dalam penyusunan kebijakan agar memperhatikan prinsip prinsip rasionalitas, prinsip efektifitas, prinsip efisiensi, dan prinsip produktivitas. Kebijakan merupakan salah satu sarana pengendalian Intern Pemerintah untuk memandu pelaksanaan program/kegiatan mengarah pada tujuan yang harus dicapai, dengan menjelaskan secara rinci hal-hal yang dilakukan. Kebijakan merupakan pedoman yang didokumentasikan dan berlaku pada setiap aktivitas yang berhubungan dengan pencapaian tujuan program/kegiatan. Beberapa persyaratan yang harus diperhatikan dalam menyusun kebijakan adalah : a)

Mengacu pada tujuan yang ditetapkan oleh Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan yaitu Renstra Ditjen Peternakan, Kementerian Pertanian;

8

d.

b)

Masing-masing unit kerja lingkup Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan, termasuk Unit Pelaksana Teknis (UPT) dalam menyusun kebijakan mengacu pada program yang ditetapkan;

c)

Mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi terhadap pelaksanaan program/kegiatan;

d)

Dibuat secara tertulis dan jelas pada setiap program/kegiatan;

e)

Dapat secara efektif dikomunikasikan kepada seluruh personil dan Satker Daerah dalam lingkup Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan;

f)

Dapat memberikan motivasi pencapaian tujuan, program atau target;

g)

Ditinjau kembali secara berkala untuk diselaraskan dengan perubahan lingkungan;

h)

Transparan dan dapat menjadi sarana komunikasi timbal balik antara atasan dan bawahan;

i)

Dapat meningkatkan disiplin kerja para pegawai;

j)

Konsisten dengan tujuan organisasi.

Prosedur Prosedur adalah rangkaian (urut-urutan) dari beberapa perintah atau statemen atau aturan yang mewakili aktivitas, yang dilakukan oleh satu atau beberapa orang dengan peralatan dan waktu tertentu untuk mencapai tujuan yang diharapkan sesuai dengan kebijakan pimpinan. Prosedur harus dibuat sederhana dan mengacu pada tugas pokok dan fungsi, ditetapkan secara tertulis, mudah dipahami, dan disosialisasikan kepada pihak yang berkepentingan guna memberikan pelayanan prima kepada pengguna jasa (stakeholders). Pimpinan unit kerja perlu membuat prosedur kerja sebagai sarana pengendalian intern. Penyusunan prosedur dan implementasinya perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut: a) Dapat menguraikan tahapan secara rinci target, waktu dan keluaran (output) yang diharapkan sesuai dengan masing-masing tahapan; b) Prosedur harus memiliki tujuan yang dapat diidentifikasi secara jelas; c) Pengorganisasian prosedur harus dapat menunjang tercapainya tujuan; d) Penyusunan prosedur harus didukung dengan kebijakan yang memadai; e) Peraturan perundang-undangan yang terkait harus dipertimbangkan dalam penyusunan prosedur; f) Penempatan personil dalam pelaksanaan prosedur harus memadai, baik kuantitas maupun kualitasnya; g) Prosedur harus dibuat sederhana, efisien, fleksibel kecuali untuk kegiatan yang bersifat mekanis maupun teknis; h) Kegiatan-kegiatan atau langkah-langkah di dalam prosedur harus 9

terkoordinasi dan terdapat pengecekan internal di dalamnya; i)

Dituangkan secara tertulis dan mudah dimengerti, serta dikomunikasikan kepada semua pihak yang terkait;

j)

Hasil pelaksanaan prosedur harus dibuatkan laporannya dan dilakukan reviu secara berkala.

Penilaian lingkungan pengendalian dilakukan terhadap 4 (empat) sub unsur meliputi organisasi, prosedur, sumberdaya manusia, dan kebijakan. Untuk menilai efektifitas lingkungan pengendalian digunakan instrumen sebagaimana contoh pada Lampiran 1.

2.

Penilaian Risiko (bobot 15%) Penilaian risiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian tujuan dan sasaran Instansi Pemerintah. Manajemen pengelolaan risiko adalah cara bagaimana menangani semua risiko (baik dari dalam maupun luar organisasi) yang ada di dalam instansi pemerintah, tetapi pada semua risiko yang mengancam pencapaian visi, misi, tujuan, dan sasaran instansi pemerintah. Tahapan-tahapan pada proses penilaian risiko terdiri dari identifikasi risiko dan penanganan risiko, sedangkan proses evaluasi merupakan siklus pengelolaan risiko, seperti digambarkan pada gambar 1.

PROSES

SUMBER DATA dan OUTPUT

PENETAPAN TUJUAN PROGRAM DAN KEGIATAN

- RENSTRA - DAFTAR TUJUAN

PENILAIAN RISIKO

- TOR KEGIATAN - DAFTAR RISIKO

EVALUASI PENANGANAN RISIKO

- TOR KEGIATAN - USULAN (PENANGANAN RISIKO)

Gambar 1. Siklus Penilaian Risiko

10

Dalam pelaksanaan penilaian risiko, diperlukan data dan informasi mengenai pelaksanaan :

a. Identifikasi Risiko Identifikasi risiko dilaksanakan di awal (perencanaan), dengan melaksanakan identifikasi tahapan-tahapan kegiatan yang tertuang dalam TOR kegiatan beserta unit kerja pelaksana kegiatan. a) Penetapan Titik Kritis pada Kegiatan Titik kritis diperoleh dari TOR pelaksanaan kegiatan strategis. Penetapan titik kritis berdasarkan tahapan kegiatan yang telah ditetapkan dalam TOR sehingga ketepatan kegiatan atas sasaran program, ketepatan alokasi anggaran dan kebutuhan serta ketepatan penetapan indikator kinerja dapat tergambar dengan jelas. Sehingga perubahan penetapan titik kritis dapat pula digunakan untuk merevisi TOR yang telah ditetapkan sebelumnya. b) Menyusun Daftar Risiko Daftar risiko merupakan rekapitulasi dari seluruh risiko yang mungkin terjadi pada kegiatan yang menjadi tanggung jawab unit kerja. Daftar risiko memuat penyebab dan dampak dari risiko yang telah teridentifikasi. Risiko-risiko yang telah diidentifikasi tersebut, selanjutnya direkapitulasi dalam daftar risiko seperti pada Tabel 1.

Tabel 1. Daftar Risiko DAFTAR RISIKO (NAMA UNIT KERJA) UNIT KERJA NAMA PIMPINAN NIP KEGIATAN TUJUAN AKTIVITAS No. 1 2

: : : : : :

Risiko Kemahalan harga

Penyebab Ketidaktepatan survei harga

Keterangan: Kegiatan diisi dengan titik kritis kegiatan

Disetujui Tanggal : Pimpinan Unit Kerja:

Dampak Kerugian negara

Disusun Tanggal : Penyusun :

Diperiksa Tanggal : Pemeriksa :

11

b. Penanganan Risiko Berdasarkan daftar risiko yang telah ditetapkan, disusun rencana upayaupaya yang akan dilakukan untuk menangani risiko yang telah teridentifikasi. Upaya-upaya tersebut diarahkan untuk mengeliminasi penyebab terjadinya risiko. Daftar penanganan risiko unit kerja tersebut dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya seperti terlihat pada Tabel 2.

Tabel 2. Daftar Penanganan Risiko DAFTAR PENANGANAN RISIKO (NAMA UNIT KERJA) UNIT KERJA NAMA PIMPINAN NIP KEGIATAN TUJUAN AKTIVITAS No. 1

Risiko Kemahalan harga

: : : : : : Penyebab Ketidaktepatan survei harga

Dampak Kerugian negara

Upaya Penanganan Survei harga di beberapa sampel dengan indikator yang lebih spesifik.

2

Keterangan: Kegiatan diisi dengan titik kritis kegiatan

Disusun Tanggal Penyusun

: :

(Nama, NIP dan tanggal) Disetujui Tanggal :

Diperiksa Tanggal

:

Pimpinan Unit Kerja:

Pemeriksa

:

c. Pemantauan dan Evaluasi Terhadap Penanganan Risiko Pemantauan dan evaluasi merupakan proses penelusuran dan evaluasi yang sistematis dari hasil kerja proses penanganan risiko yang telah dilakukan dan digunakan sebagai dasar dalam penyusunan strategi penanganan risiko yang lebih baik di kemudian hari. Kegiatan pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan risiko dilaksanakan pada awal tahun anggaran berjalan oleh setiap unit kerja/satker. Hal ini bertujuan untuk menilai pencapaian target dan realisasi pelaksanaan kegiatan, serta kendala yang terjadi. Hasil pemantauan dan evaluasi penanganan risiko diharapkan menjadi masukan bagi pimpinan unit kerja/satker.

12

d. Mekanisme dan Prosedur Mekanisme dan prosedur dimulai dari penetapan tim penilai risiko, tim penanganan risiko, tim pemantauan dan evaluasi risiko, mekanisme penilaian risiko, mekanisme penanganan risiko, mekanisme pemantauan dan evaluasi risiko, prosedur penilaian dan penyampaian hasil penilaian risiko, prosedur penanganan dan pelaporan hasil penanganan risiko, prosedur pemantauan dan evaluasi penilaian risiko, serta prosedur pelaporan hasil pemantauan dan evaluasi penilaian risiko. Penilaian risiko dilakukan terhadap 3 (tiga) sub unsur meliputi identifikasi, penanganan serta pemantauan dan evaluasi terhadap penanganan resiko. Untuk menilai efektifitas penilaian risiko digunakan instrumen sebagaimana contoh pada Lampiran 2.

3.

Kegiatan Pengendalian (bobot 40%) Kegiatan pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan secara efektif. Pengendalian dilaksanakan untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang ditetapkan telah diikuti dan dipatuhi oleh seluruh personil serta dilaksanakan untuk mengantisipasi terjadinya penyimpangan terhadap potensi penyimpangan atau titik-titik kritis kegiatan hasil analisa risiko. Karakteristik kegiatan pengendalian adalah sebagai berikut : a)

Kegiatan pengendalian instansi/unit kerja/satker;

b)

Kegiatan pengendalian harus dikaitkan dengan proses penilaian risiko;

c)

Kegiatan pengendalian yang dipilih harus disesuaikan dengan sifat khusus instansi/unit kerja/satker;

d)

Kebijakan dan prosedur harus ditetapkan secara tertulis;

e)

Kegiatan pengendalian evaluasi secara teratur untuk memastikan bahwa kegiatan tersebut masih sesuai dan berfungsi seperti yang diharapkan.

Aktifitas pengendalian pengendalian yaitu :

diutamakan

dilaksanakan

pada

melalui

11

kegiatan

aspek

pokok/strategis

kegiatan

utama

a)

Reviu atas kinerja instansi pemerintah/unit kerja/satker yang bersangkutan;

b)

Pembinaan sumberdaya manusia;

c)

Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi;

d)

Pengendalian fisik atas aset;

e)

Pengendalian pada penetapan dan reviu atas indikator dan ukuran kinerja;

f)

Pengendalian atas pemisahan fungsi;

g)

Pengendalian atas otorisasi, transaksi dan kejadian penting; 13

h)

Pengendalian atas pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian;

i)

Pengendalian atas pencatatannya;

j)

Pengendalian atas akuntabilitas sumberdaya dan pencatatannya; dan

k)

Pengendalian atas dokumentasi yang baik terhadap sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting.

pembatasan

akses

terhadap

sumberdaya

dan

Kegiatan pengendalian dilakukan pula oleh atasan langsung dalam bentuk pengendalian atasan langsung. Pengawasan oleh pimpinan atau dikenal dengan pengendalian atasan langsung terhadap penyelenggaraan program dan kegiatan dengan tujuan untuk: a)

Mengetahui perkembangan kemajuan pelaksanaan program dan kegiatan;

b)

Mengetahui sedini mungkin hambatan yang terjadi atau mungkin akan terjadi dalam pelaksanaan program dan kegiatan serta memberikan jalan pemecahannya;

c)

Mencegah atau mengurangi terjadinya penyimpangan-penyimpangan;

d)

Mengevaluasi apakah pencapaian hasil sesuai dengan yang telah ditetapkan;

e)

Memperoleh masukan bagi penyempurnaan program dan kegiatan yang akan datang;

f)

Mengevaluasi tujuan satker yang tercantum dalam DIPA; dan

g)

Penilaian terhadap kegiatan pengendalian dilakukan untuk mengukur tingkat efektifitas dan memberi keyakinan bahwa kegiatan pengendalian oleh instansi pemerintah telah dilakukan secara tepat dan memadai baik terhadap implementasi SPIP, pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, pengamanan aset negara dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Penilaian kegiatan pengendalian dilakukan terhadap 2 (dua) sub unsur meliputi aktivitas pengendalian dan penguatan kegiatan pengendalian. Untuk menilai efektifitas kegiatan pengendalian digunakan instrumen sebagaimana contoh pada Lampiran 3.

4.

Informasi dan Komunikasi (bobot 10%) Informasi adalah data yang telah diolah yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah. Sedangkan komunikasi adalah proses penyampaian pesan atau informasi dengan menggunakan simbol atau lambang tertentu baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan umpan balik. Pimpinan unit kerja/satuan kerja (satker) wajib mengidentifikasi, mencatat dan mengkomunikasikan informasi dalam bentuk dan waktu yang tepat. Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan unit kerja harus 14

menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, mengelola, mengembangkan dan memperbarui sistem informasi secara terusmenerus melalui : a.

Pencatatan dan Pelaporan 1) Pencatatan Pengendalian atas pencatatan akan menjamin keandalan proses pengolahan data menjadi keluaran yang bebas dari kekeliruan dan kesalahan yang fatal/signifikan. Pencatatan yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut: a)

Sistem pencatatan harus dirancang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi organisasi;

b)

Prosedur pencatatan keuangan dan manualnya harus disusun dengan baik dan cermat;

c)

Sistem pencatatan harus didukung kebijakan pimpinan yang jelas dan memadai;

d)

Pencatatan harus menggunakan dokumen sumber, formulir, tabulasi, daftar-daftar statistik dan buku-buku yang dirancang secara memadai;

e)

Pencatatan harus lengkap dan informatif;

f)

Pencatatan harus menaati sistem dan prosedur kerja yang telah ditetapkan;

g)

Pencatatan harus diselenggarakan secara akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian;

h)

Pencatatan harus dilakukan secara sederhana, konsisten, runut, dan terintegrasi;

i)

Dipisahkan dari fungsi penguasaan dan penyimpanan, direview/diricek secara berkala;

j)

Adanya pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya;

k)

Akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya;

l)

Sebagai dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting.

2) Pelaporan Pimpinan unit kerja/satker selaku Kuasa Pengguna Anggaran/Barang berkewajiban menyusun dan menyampaikan laporan kinerja yang merupakan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan dan penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN). Laporan kinerja terdiri dari laporan keuangan dan substansi teknis kegiatan. Laporan keuangan terdiri dari laporan realisasi anggaran, neraca, catatan atas laporan keuangan (CaLK), dan laporan barang milik negara dan Catatan atas Laporan Barang Milik Negara (SIMAK-BMN). Sedangkan Laporan substansi teknis kegiatan terdiri dari perkembangan pencapaian 15

target/realisasi penyerapan dana, pencapaian target fisik, kendala yang dihadapi, pemecahan permasalahan/kendala, saran tindak lanjut secara berkala serta laporan akhir, LAKIP dan laporan lainnya sesuai kebutuhan. Penyusunan laporan tersebut harus mengikuti prinsip-prinsip laporan pada umumnya, yaitu harus disusun secara jujur, obyektif, akurat dan transparan. Sehubungan dengan itu perlu pula diperhatikan beberapa ciri laporan yang baik seperti laporan harus relevan, tepat waktu, dapat dimengerti (jelas dan cermat), dan dapat dipercaya/diandalkan, dalam bentuk yang berdaya banding tinggi (reliable), berdaya uji (verifiable), lengkap, netral, padat dan mengikuti standar laporan yang ditetapkan. Penilaian unsur informasi dan komunikasi dilakukan untuk mengukur tingkat efektifitas pemantauan yang dilakukan dan memberi keyakinan bahwa informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh instansi pemerintah/unit kerja/satker telah dilakukan secara tepat dan memadai baik terhadap implementasi SPIP, pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, pengamanan aset negara dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Penilaian informasi dan komunikasi dilakukan terhadap 3 (tiga) sub unsur meliputi informasi, komunikasi serta bentuk dan sarana komunikasi. Untuk menilai efektifitas informasi dan komunikasi digunakan instrumen sebagaimana contoh pada Lampiran 4.

5.

Pemantauan Pengendalian Intern (bobot 15%) Pemantauan pengendalian intern adalah proses penilaian atas mutu kinerja Sistem Pengendalian Intern dan proses yang memberikan keyakinan bahwa temuan audit dan evaluasi lainnya segera ditindaklanjuti. Kegiatan pemantauan Sistem Pengendalian Intern untuk menilai kualitas kinerja dari waktu ke waktu dan memastikan rekomendasi hasil audit dan review telah ditindaklanjuti. Pimpinan instansi berkewajiban menindaklanjuti sesuai rekomendasi hasil pengawasan dapat berupa tindakan administratif dan penyelesaian kerugian Negara. a.

Tindakan Administratif Tindakan administratif dilakukan sesuai dengan peraturan perundangundangan kepegawaian, termasuk penerapan hukum disiplin pegawai sesuai dengan PP 53 tahun 2010 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil. Rekomendasi yang terkait dengan penerapan hukuman disiplin segera ditindaklanjuti dengan menginstruksikan Tim Etika untuk melakukan pemeriksaan dilengkapi Berita Acara Pemeriksaan.

b.

Penyelesaian Kerugian Negara Tindak lanjut terhadap penyelesaian kerugian negara dilaksanakan melalui penggantian kerugian negara secara damai, tuntutan ganti rugi (TGR) dan 16

tuntutan perdata, tuntutan perbendaharaan, tindakan pengaduan tindak pidana dan tindakan penyempurnaan aparatur pemerintah bidang kelembagaan, kepegawaian, dan ketatalaksanaan. Penilaian pemantauan untuk mengukur efektifitas pemantauan dan memberi keyakinan bahwa pemantauan telah dilaksanakan secara tepat dan memadai terhadap implementasi SPIP, pencapaian tujuan organisasi, keandalan laporan keuangan, pengamanan asset negara dan peraturan perundang-undangan. Penilaian pemantauan pengendalian intern dilakukan terhadap 3 (tiga) sub unsur meliputi pemantauan berkelanjutan, evaluasi terpisah dan tindak lanjut atas rekomendasi hasil audit. Untuk menilai efektifitas pemantauan pengendalian intern digunakan instrumen sebagaimana contoh pada Lampiran 5.

17

BAB III MONITORING DAN EVALUASI

Monitoring dan evaluasi (Monev) hasil penilaian penerapan SPI bertujuan untuk mengetahui kesesuaian/konsistensi capaian penerapan penilaian SPI pada setiap unit kerja baik tingkat Nasional, Propinsi dan UPT lingkup Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan sebagaimana yang dilaporkan dalam bentuk Laporan Perkembangan Penerapan SPI setiap triwulan dan tahunan. Monev hasil penilaian penerapan SPI diharapkan dapat berfungsi sebagai tindakan korektif terhadap penerapan lima unsur SPI sehingga pelaksanaan SPI di lingkup Ditjen peternakan dan Kesehatan Hewan dapat terlaksana sesuai Peraturan Perundangan dan Pedoman yang ada.

A. Lingkup Monev Ruang lingkup monitoring dan evaluasi penilaian penerapan SPI adalah 22 UPT lingkup Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan serta 33 Dinas/kelembagaan yang membidangi fungsi peternakan dan kesehatan hewan di Propinsi seluruh Indonesia.

B. Pelaksana dan Obyek Monev Pelaksana Monev hasil penilaian penerapan SPI adalah Tim Satlak PI Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan sedangkan obyek monev adalah adalah Tim Satlak PI di 22 UPT lingkup Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan serta 33 Dinas/kelembagaan yang membidangi fungsi peternakan dan kesehatan hewan di Propinsi seluruh Indonesia.

C. Teknis Monev Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dilakukan setiap semester dengan metode kunjungan lapang dan wawancara untuk selanjutnya dilakukan analisis dan kajian. Hasil monev disusun dalam bentuk Laporan Hasil Monev Penilaian Penerapan SPI yang dibuat minimal satu tahun sekali.

18

BAB V PELAPORAN

Laporan penilaian penerapan 5 (lima) unsur SPI disusun oleh Tim Satlak PI dan dilaporkan kepada penanggungjawab unit kerja paling lambat pada minggu kedua bulan berikutnya setelah semester berakhir. Laporan berisi penjabaran hasil penilaian disertai rekomendasi penyempurnaan pelaksanaan SPI di unit kerja berkaitan, selanjutnya pimpinan unit kerja menetapkan kebijakan penerapan SPI di unit kerjanya. Outline Laporan Penilaian Penerapan SPI dapat dilihat pada Lampiran 7.

19

BAB VI PENUTUP

Petunjuk Pelaksanaan Penilaian Sistem Pengendalian Intern Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan ini disusun untuk dijadikan sebagai petunjuk bagi Tim Satlak PI untuk melakukan penilaian SPI lingkup Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan, sehingga penilaiannya dapat dilaksanakan dengan efektif, efisien dan akuntabel. Petunjuk Pelaksanaan ini bersifat dinamis untuk mengakomodasikan berbagai hal terkait penilaian sistem pengendalian intern Ditjen Peternakan dan Kesehatan Hewan dalam menyelenggarakan pembangunan peternakan dan kesehatan hewan. Penyusun menyadari bahwa petunjuk pelaksanaan ini masih terdapat beberapa kelemahan, sehingga masukan dari berbagai pihak sangat diharapkan demi penyempurnaannya petunjuk pelaksanaan ini.

20

Lampiran 1. Contoh Instrumen Penilaian Unsur Lingkungan Pengendalian. Sub Unsur Organisasi

Uraian*)

Ya

Tidak

Catatan

1. Pimpinan telah menetapkan organisasi pengelola anggaran di unit kerja yang bersangkutan 2. Pimpinan telah menetapkan organisasi panitia/pejabat pengadaan barang di unit kerja yang bersangkutan 3. Pimpinan telah menetapkan organisasi panitia pemeriksa pengadaan barang di unit kerja yang bersangkutan 4. Organisasi telah dilengkapi dengan bagan dan uraian tugas 5. Struktur organisasi dan uraian tugasnya telah disosialisasikan kepada seluruh pegawai

Kebijakan

6. Pimpinan telah menetapkan kebijakan operasional terhadap 3 (tiga) kegiatan strategis berupa petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis 7. Kebijakan telah disosialisasikan kepada pelaksana kegiatan 8. Kebijakan telah dipergunakan sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan

SDM

9. Pimpinan menegakkan kehadiran jajarannya 10. Apabila

telah kedisiplinan kepada terjadi 21

pelanggaran, pimpinan telah menegakkan sanksi/tindakan korektif kedisiplinan kepada jajarannya 11. Pimpinan menerapkan latar belakang pendidikan SDM sebagai salah satu dasar penetapan pegawai dalam organisasi 12. Pimpinan merancang diklat bagi peningkatan kapabilitas pegawai 13. Pimpinan menciptakan alokasi rumpun jabatan fungsional Prosedur

14. Pejabat struktural (sampai dengan tingkat eselon IV) telah menetapkan SOP secara tertulis 15. SOP perjalanan telah disusun ditetapkan

dinas dan

16. SOP pemanfaatan asset telah disusun dan ditetapkan 17. SOP pengajuan anggaran pengambilan uang muka kerja telah disusun dan ditetapkan 18. SOP tersebut di atas telah dikomunikasikan kepada seluruh karyawan ∑ Total

22

Keterangan : *) Uraian aktifitas organisasi disesuaikan dengan kondisi kegiatan yang dinilai.

Score nilai riil indikator lingkungan pengendalian = Jumlah jawaban ya Jumlah pertanyaan

X 100 X bobot =

......................................... 2011 Enumerator :

Responden :

(Nama, NIP dan Tanda Tangan)


23

Lampiran 2. Contoh Instrumen Penilaian Unsur Penilaian Risiko. Sub Unsur Penilaian Risiko

Uraian

Ya

Tidak

Catatan

1. Ketiga kegiatan strategis yang telah dijalankan telah dibuatkan TOR terlebih dahulu 2. TOR dari 3 (tiga) kegiatan strategis memuat tahapan kegiatan, tujuan, target dan jadwal pelaksanaan 3. Tujuan pada TOR dari 3 (tiga) kegiatan strategis telah selaras dengan kebijakan pada RKT dan Renstra 4. TOR dari 3 (tiga) kegiatan strategis telah mendeskripsikan risiko pada tahapan kegiatan yang dominan (titik kritis)

Penanganan Risiko

5. Pimpinan telah menyusun dan menetapkan kriteria untuk mengantisipasi terjadinya risiko 6. Pimpinan melakukan pertemuan (insidentil/berkala) guna penanganan risiko 7. Pimpinan mendokumentasikan tindak lanjut penanganan risiko secara tertulis 8. Pimpinan siap melaporkan kepada Inspektorat Jenderal bilamana kendala/risiko yang dihadapi, ternyata sulit dikendalikan

Pemantauan & Evaluasi Risiko

9. Pimpinan telah membuat prosedur pemantauan dan evaluasi risiko, didokumentasikan dan 24

telah dilengkapi dengan saran dan rekomendasi 10. Apakah saran/rekomendasi telah ditindaklanjuti antara lain pada Penyusunan TOR kegiatan terbaru, telah mempelajari kelemahan TOR kegiatan tahun sebelumnya ∑ Total



X 100 X bobot =

......................................... 2011 Enumerator :

Responden :



25

Lampiran 3. Contoh Instrumen Penilaian Unsur Kegiatan Pengendalian. Sub Unsur

Uraian

Ya

Kegiatan Pengendalian

1. Pimpinan telah menetapkan visi, misi organisasi secara tertulis di unit kerja

Tidak

Catatan

2. Visi, misi dan tujuan mengacu pada tupoksi dari unit kerja/satker 3. Pengendalian pengelolaan informasi, pembatasan berdasarkan jawab

atas sistem seperti akses tanggung

4. Pimpinan telah melakukan pemisahan tugas sesuai dengan pemisahan fungsi yang ditetapkan 5. Pimpinan telah melakukan pengendalian berupa updating data secara berkala 6. Pimpinan telah melakukan kegiatan review capaian indikator kinerja secara berkala terhadap 3 kegiatan strategis 7. Pimpinan menetapkan personil untuk melakukan pemantauan indikator/ukuran kinerja untuk 3 (tiga) kegiatan strategis 8. Pendokumentasian yang baik atas SPI terhadap transaksi/kejadian penting di unit kerja/satker 9. Pimpinan menetapkan prosedur asset

telah kebijakan & pengamanan

26

10. Pimpinan telah mengamankan uang tunai & surat berharga dalam tempat yang terkunci, dan akses ke asset tersebut dikendalikan secara ketat 11. Penyimpanan uang di brankas tidak melebihi Rp. 10.000.000,00 12. Pimpinan telah melakukan kas opname setiap 3 (tiga) bulan 13. Pimpinan telah melakukan stock opname setiap setahun sekali 14. Instansi telah menyelenggarakan SAI 15. Instansi telah menyelenggarakan penatausahaan barang (SIMAKBMN) 16. Instansi telah membuat kode inventaris barang 17. Instansi telah mengamankan asset dengan alarm & pemadam kebakaran 18. Pimpinan telah menetapkan kebijakan penggunaan asset di luar jam kerja 19. Pimpinan telah menunjuk penanggungjawab pemakai asset ∑ Total

27



X 100 X bobot =

......................................... 2011 Enumerator :

Responden :



28

Lampiran 4. Contoh Instrumen Penilaian Unsur Informasi dan Komunikasi Sub Unsur Informasi

Uraian

Ya

Tidak

Catatan

1. Pimpinan menetapkan mekanisme/prosedur mengenai pencatatan, penyusunan dan penyampaian data/dokumen. 2. Pengelolaan Informasi telah menghasilkan keluaran berupa laporan 3. Laporan hasil kegiatan telah menyajikan kondisi lapangan, kendala dan rekomendasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi pada ketiga kegiatan strategis 4. Laporan tersebut telah disampaikan kepada pimpinan, pemberi tugas dengan tepat waktu

Komunikasi

5. Pimpinan menetapkan mekanisme/prosedur secara tertulis mengenai pelaksanaan komunikasi 6. Kegiatan Informasi/komunikasi telah menghasilkan laporan hasil kegiatan dan menyajikan analisis terhadap 3E + 1T 7. Laporan hasil kegiatan telah berisi penilaian keberhasilan dan kegagalan dalam mencapai tujuan dan sasaran program/kegiatan 8. Materi kendala dan rekomendasi telah dilaporkan dalam laporan tersebut untuk mengatasi 29

permasalahan dihadapi. Bentuk & Sarana Komunikasi

yang

9. Pimpinan telah memiliki prosedur tertulis untuk pengembangan sistem informasi dan komunikasi 10. Pimpinan telah menetapkan tim atau petugas khusus yang memantau dan mengembangan sistem informasi dan komunikasi 11. Pimpinan segera melakukan tindakan korektif bila terjadi kesalahan di bidang informasi dan komunikasi, serta mencegah kesalahan yang berulang. 12. Pimpinan telah memantau tindaklanjut atas rekomendasi tim pengelola sistem informasi/komunikasi

∑ Total



X 100 X bobot =

......................................... 2011 Enumerator :

Responden :


(Nama, NIP dan Tanda Tangan) 30

Lampiran 5. Contoh Instrumen Penilaian Unsur Pemantauan Pengendalian Intern. Sub Unsur

Uraian

Pemantauan Berkelanjutan

1. Pimpinan menetapkan mekanisme/prosedur secara tertulis mengenai pemantauan berkelanjutan

Ya

Tidak

Catatan

2. Mekanisme/prosedur pemantauan berkelanjutan telah digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan pemantauan 3. Pelaksana pemantauan berkelanjutan telah menghasilkan laporan dan minimal menyajikan kondisi lapangan, kendala dan rekomendasi untuk mengatasi masalah yang dihadapi 4. Laporan hasil pemantauan disampaikan tepat waktu dan kelemahan yang ditemukan ditindaklanjuti oleh pimpinan instansi Evaluasi Terpisah

5. Pimpinan menetapkan mekanisme/prosedur secara tertulis mengenai pelaksanaan evaluasi terpisah 6. Keluaran evaluasi berupa laporan yang menyajikan kondisi yang dibandingkan dengan kriteria, kendala dan rekomendasi 7. Waktu penyelesaian evaluasi dan penyampaian laporan dilakukan tepat waktu, serta telah dimanfaatkan oleh pimpinan 8. Pelaporan hasil evaluasi diarsipkan dengan rapi 31

Pemantauan TLHP

9. Pimpinan telah menetapkan pegawai yang bertugas menyelesaikan TLHP 10. Pimpinan telah memiliki mekanisme secara tertulis guna menindaklanjuti temuan/rekomendasi LHP 11. Pimpinan instansi telah memantau tindaklanjut atas temuan hasil audit dan telah mencegah terjadinya temuan yang sama berulang untuk tahun berikutnya 12. Pimpinan secara berkala menyampaikan perkembangan penanganan TLHP kepada instansi induk pusat dan APIP

∑ Total



X 100 X bobot =

......................................... 2011 Enumerator :

Responden :



32

Lampiran 6. Matrik Penilaian SPI No

Unsur

Nilai

1.

Lingkungan Pengendalian

2.

Penilaian Resiko

3.


4.

Infomasi dan Komunikasi

5.

Pemantauan Pengendalian Intern

Keterangan

Total

No

Total Nilai

Peringkat

Klasifikasi

1.

86 – 100

I

Sangat Baik

2.

71 – 85

II

Baik

3.

56 - 70

III

Cukup

4.

<55

IV

Kurang

33

Lampiran 7. Outline Laporan Penilaian Penerapan SPI BAB. I

BAB. II

PENDAHULUAN A.

Latar Belakang

B.

Maksud dan Tujuan

C.

Sasaran

PENILAIAN A.

B

Lingkungan Pengendalian 1.

Organisasi

2.

Kebijakan

3.

SDM

4.

Prosedur

Penilaian Resiko 1.

Penilaian Resiko

2.

Penanganan Resiko

3.

Pemantauan dan Evaluasi Resiko

C


D

Informasi dan Komunikasi

E

1.

Informasi

2.

Komunikasi

3.

Bentuk dan Sarana Komunikasi

Pemantauan 1.


2.

Evaluasi Terpisah

3.

Pemantauan TLHP

BAB. III

KENDALA DAN SOLUSI

BAB. IV

KESIMPULAN DAN SARAN

BAB. V

PENUTUP

34

Lampiran 8. Contoh Daftar Uji Penilaian Penerapan SPI 1. Lingkungan Pengendalian

NO

URAIAN

A

Organisasi

1

Ada/ tidaknya bagan organisasi di Unit Kerja (UK)/Satuan Kerja (Satker) yang bersangkutan

2

3

Kesesuaian organisasi dengan tugas pokok dan fungsi unit kerja/satker Ada/tidaknya mekanisme dan alur pekerjaan serta tanggung jawab

YA

1

1

1

TIDAK

DOKUMEN PENDUKUNG

SK. Mentan/ Gubernur/Bupati tentang organisasi dan Tata Kerja. SK. Ditjen/Kadis/ /Ka.UPT tentang organisasi unit kerja. - SK. Ditjen/Kadis/ /Ka.UPT tentang Penetapan Tim/Penanggung Jawab kegiatan. - SOP kegiatan.

4

5

6

Ada/tidaknya rentang kendali bagi pimpinan dalam organisasi

Ada/tidaknya analisis/seleksi kompetensi personil dalam menduduki jabatan Pimpinan melakukan pemantauan terhadap operasionalisasi organisasi pada unit kerja/satker dalam pelaksanaan kegiatan

1

1

1

Kumpulan peraturan atau kriteria lainnya yang berkaitan dengan organisasi Daftar nominatif pengawai dan daftar urutan kepangkatan. - Lap. hasil evaluasi kepegawaian/ organisasi - Lap. Satlak SPI

7

8

9

Organisasi dilengkapi dengan strukur organisasi dan uraian tugas (Job Discription) Organisasi didukung dan dilengkapi dengan sistem hubungan kerja yang terintegrasi antar bagian secara vertikal maupun horizontal Organisasi dilengkapi dengan definisi wewenang dan pendelegasiannya serta ketepatan pengisian personil dalam organisasi

1

- Dok. Analisa jabatan - Daftar uraian tugas.

1

- Dok. Tata hubungan kerja. - SOP koordinasi.

1

- Lap. evaluasi kinerja. - Sosialisasi SOP kegiatan. - Mekanisme

35

pendelegasian wewenang.

10

Struktur organisasi dan uraian tugasnya disosialisasikan kepada seluruh personil/ karyawan

1

Lap. sosialisasi.

11

Pelaksanaan evaluasi secara berkala terhadap organisasi yang telah ada guna penyempurnaan organisasi

1

- Lap evaluasi organisasi

Rekomendasi hasil evaluasi tersebut digunakan untuk perbaikan

1

Lap tindak lanjut hasil evaluasi

1

- SK Dirjen/Kadis/ Ka. UPT.

12

- Renstra organisasi

Organisasi B

Prosedur

1

Pimpinan menetapkan prosedur tertulis (SOP) di unit kerja/satker

- Daftar SOP. - Daftar Kegiatan. 2

SOP dibuat lengkap seluruh kegiatan sesuai dengan tupoksi/kebutuhan organisasi

1

3

Kesesuaian prosedur dengan kebutuhan organisasi dalam mendukung pelaksanaan kegiatan dan tupoksi unit kerja

1

Lap evaluasi prosedur.

4

Efektifitas prosedur sebagai acuan kerja

1

Lap revisi prosedur.

5

Prosedur telah disusun secara sederhana, tidak bertele-tele, jelas dan fleksibel

1

Saran/masukan dari pelaksana kegiatan.

6

Prosedur telah ditunjang dengan kebijakan secara tertulis

1

Dok. kebijakan

7

Prosedur disosialisasikan/dikomunikasikan kepada seluruh karyawan/pegawai pada unit kerja/satker dan pengguna

1

Dok. Sosialisasi prosedur

8

Prosedur telah memuat pencatatan, pelaporan untuk pelaksanaan kegiatan, pengelolaan keuangan/asset

1

- SOP SABMN.

Prosedur tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP pada unit kerja/ satker telah dibuat

1

9

- Lap evaluasi SOP. - SOP setiap kegiatan

- Lap SABMN. - SOP tindak lanjut LHP APIP. - Lap. Tindak lanjut LHP APIP.

10

Pimpinan melakukan evaluasi secara berkala dan berjenjang terhadap prosedur yang ada

1

Memo/lap. saran dan arahan pimpinan

36

11

12

Ada/tidaknya penyajian kondisi, kendala dan rekomendasi dalam laporan evaluasi prosedur Hasil evaluasi prosedur dituangkan dalam laporan dan digunakan pimpinan unit kerja/satker sebagai bahan penyempurnaan prosedur

C.

Sumberdaya Manusia

1

Ada/tidaknya sarana penegakan integritas/ nilai etika di unit kerja/satker dan seluruh pejabat struktural telah menyampaikan data kekayaan

Lap evaluasi prosedur. 1

1

1

Tindak lanjut lap. Evaluasi prosedur.

- Data laporan kepegawaian. - Lap. LHKPN ke KPK. - Dok. pakta integritas.

2

Pimpinan menerapkan kompetensi SDM dalam organisasi di unit kerja/Satker

1

- Dok. mekanisme penerimaan pegawai. - Dok. penempatan sistem Diklat.

3

Ada/tidaknya penggunaan pertimbangan risiko dalam pengambilan keputusan dalam menerapkan manajemen berbasis kinerja

1

4

Ada/tidaknya penerapan sistem pendelegasian wewenang/tanggung jawab dalam melaksanakan roda organisasi

1

5

Ada/tidaknya uraian tugas kepada masing-masing personil pada unit kerja/satker

6

Ada/tidaknya pembinaan karir/pola karir pegawai pada unit kerja/satker

7

Ada/tidaknya penetapan sistem DIKLAT bagi pegawai guna meningkatkan kemampuan/ profesionalisme

8

Ada/tidaknya penerapan/penetapan rumpun jabatan bagi pegawai

9

Ada/tidaknya penetapkan kompetensi pegawai, mulai dari mekanisme penerimaan PNS sampai dengan pengkajian kinerja pegawai

10

Ada/tidaknya pemantauan/evaluasi terhadap penguasaan/implemetasi uraian tugas (jobs description) masing-masing personil

11

Ada/tidaknya penetapan personil yang mengelola

- Daftar Nominatif pegawai. - Daftar urutan kepangkatan (DUK). Dok alur tugas

Daftar uraian tugas 1 1

Dok pembinaan karier pegawai Dok. Diklat

1 Dok. Rumpun jabatan 1 1

Dok evaluasi kinerja

Dok pemantauan/ 1

evaluasi uraian tugas. Dok. Sertifikasi

37

keuangan/asset Negara berdasarkan kompetensinya D

Kebijakan

1

Pimpinan menetapkan kebijakan tertulis guna mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi pada unit kerja/satker yang bersangkutan

2

Kebijakan telah sesuai dengan tujuan/sasaran yang telah ditetapkan

3

Kebijakan telah disosialisasikan/ dikomunikasikan kepada personil di unit kerja/satker

4

5

6

7

8

Pimpinan telah menetapkan KAK/TOR sebagai acuan dalam penentuan kebijakan Pimpinan telah menyusun dan menetapkan Tim berdasarkan kompetensi untuk melakukan pemantauan penerapan kebijakan Kebijakan disusun secara sederhana / efektif digunakan sebagai acuan pelaksana program/kegiatan Kebijakan telah dapat memberikan motivasi bagi PNS dalam pencapaian tujuan unit kerja/satker

1

keuangan

Dok. Kebijakan 1

pendukung

1

Dok. Renja

Dok. sosialisasi 1 Dok. KAK/TOR 1 SK Tim monev 1 Dok. kebijakan 1 Lap. realisasi kinerja 1

Kebijakan dapat meningkatkan disiplin pegawai

Lap. Disiplin 1

9

10

11

12

13

14

15

Ketepatan penggunaan perangkat kerja pendukung dalam pelaksanaan kebijakan Kebijakan dapat diterima secara rasional di semua lapisan organisasi Kebijakan telah mendiskripsikan tingkat ketepatan/keberhasilan pencapaian sasaran kebijakan Kebijakan telah disahkan sebagai pedoman/ acuan pelaksanaan Program/kegiatan Kebijakan telah digunakan sebagai pedoman/acuan pelaksanaan program kegiatan Pengelolaan sumber kebijakan seperti kepegawaian, pelaksanaan program Kebijakan telah dijabarkan kedalam Juklak/Juknis kegiatan

bendaharawan/

kepegawaian Lap. Pemanfaatan

1

aset Lap. Evaluasi

1

kebijakan Dok. Indikator kinerja

1 Dok Renstra dan KAK 1 Dok.TOR 1

1 1

Dok. Kepegawaian dan program Dok. Juklak

38

2. Penilaian Risiko NO

URAIAN

YA

TIDAK

DOKUMEN PENDUKUNG

A

Penilaian Resiko :

1

Apakah setiap kegiatan telah dibuatkan TOR

1

Dok. TOR

2

Apakah setiap TOR yang dibuat telah memuat tujuan dan kegiatan yang selaras dengan Renstra

1

Dok. TOR Vs

3

Apakah TOR yang dibuat telah menguraikan tahapan kegiatan yang akan dilaksanakan dan dilengkapi dengan Alokasi sumberdaya (SDM, Keuangan dan Fisik)

1

Dok. TOR

4

Apakah TOR yang dibuat telah dilengkapi dengan jadwal pelaksaan masing-masing kegiatan

1

Dok TOR

5

Apakah masing-masing kegiatan telah dilengkapi dengan indikator keberhasilan

1

Dok.Renja dan

Apakah TOR telah menetapkan titik kritis dari tahapan kegiatan yang akan dilaksanakan dan merupakan aktivitas yang paling dominan dalam pencapaian tujuan

1

Apakah telah ditetapkan risiko terhadap titik kritis tahapan kegiatan

1

Apakah dalam penetapan risiko telah memenuhi unsur kejadian kemungkinan dan menimbulkan kerugian

1

Apakah risiko yang ditetapkan telah dilengkapi dengan penyebab terjadinya risiko serta dampak yang akan terjadi

1

Apakah penilaian Risiko telah dituangkan dalam daftar Risiko dan telah disahkan oleh penyusun maupun pemeriksa SPIP

1

6

7

8

9

10

Renstra

indikatornya Dok. Daftar risiko Dok. Daftar risiko Dok. Daftar risiko Dok. Daftar risiko Dok. Daftar risiko

B

Penanganan Risiko

1

Apakah daftar penanganan risiko telah dibuat untuk masing- 1 masing risiko yang telah ditetapkan

Dok. Penanganan risiko

2

Apakah penanganan risiko yang dibuat telah menghilangkan/memperkecil penyebab terjadinya risiko

1


3

Apakah telah dibuat prosedur terhadap penanganan Risiko 1 dari masing - masing titik kritis kegiatan


4

Apakah penanganan risiko telah dituangkan dalam Daftar 1 penanganan risiko dan telah disahkan oleh penyusun kegiatan maupun pemeriksa SPIP


C

Pemantauan dan Evaluasi risiko

1

Apakah mekanisme atau prosedur pemantauan dan

1

Dok.

Penilaian

39

evaluasi risiko telah dibuat

siklus risiko

2

Apakah satker/unit kerja telah membuat rekapitulasi Risiko dan upaya penanganan risiko

1

Dok. Penilaian siklus risiko

3

Apakah satker/unit kerja telah pemantauan dan evaluasi risiko

1


4

Apakah SPIP unit kerja/satker telah melakukan pemantauan evaluasi risiko yang telah dituangkan dalam rekapitulasi risiko dan upaya penanganan

1


5

Apakah Laporan Pemantauan dan Evaluasi Risiko telah 1 dibuat dan dilengkapi dengan saran/ rekomendasi


6

Apakah saran/rekomendasi telah ditindaklanjuti


menetapkan

jadwal

Risiko

1

40

3. Kegiatan Pengendalian NO

URAIAN

YA

TIDAK

DOKUMEN PENDUKUNG

A


1

Pimpinan telah menetapkan visi, misi organisasi secara tertulis di unit kerja kerja /satker yang bersangkutan

1

Renstra organisasi

2

Visi, misi dan tujuan mengacu pada tugas pokok dan fungsi dari unit kerja/satker

1

Renstra organisasi

3

Kegiatan pengendalian dapat digunakan secara efektif sebagai acuan kegiatan di unit kerja/satker

1

Lap. Monev pengendalian

4

Penanggungjawab kegiatan telah menyusun KAK/TOR sebagai acuan dalam masing-masing kegiatan sebagai sarana untuk penilaian risiko

1

KAK dan TOR

5

Pimpinan menetapkan prosedur dan kebijakan pada unit kerja/satker guna mendukung pelaksanaan kegiatan dan tupoksi

1

SOP kegiatan

6

Pelaksanaan pemantauan/evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan pengendalian telah berjalan baik dan efektif

1

Lap. Monev pengendalian

7

Pelaksanaan reviu atas kinerja dan unit kerja / satker secara berkala / berkelanjutan

1

Lap. reviu

8

Pelaksanaan pembinaan sumber daya manusia pada unit kerja 1 / satker

Lap. SDM

9

Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi, seperti pengamanan sistem informasi, pengendalian atas akses dan pengembangan serta perubahan perangkat lunak di unit kerja / satker

1

SOP informasi

10

Pengendalian atas pengelolaan sistem informasi, seperti pembatasan akses berdasarkan tanggung jawab

1

SOP informasi

11

Pimpinan telah melakukan pemisahan tugas sesuai dengan pemisahan fungsi yang ditetapkan.

1

Analisa Jab. Vs Tupoksi

12

Pimpinan telah melakukan pengendalian terhadap kelengkapan pemrosesan data

1

Dok. Data dan Informasi

13

Pimpinan telah melakukan pengendalian terhadap akurasi pemrosesan data.

1

Lap. Monev data

14

Pimpinan telah melakukan pengendalian aplikasi seperti pengendalian otorisasi, pengesahan dokumen sumber, serta pengendalian fisik dan keuangan di unit kerja

1

Lap. Monev aplikasi

15

Pimpinan telah melakukan pengendalian atas indikator dan ukuran kinerja

1

LAKIP

16

Pimpinan menunjuk/menetapkan personil untuk melakukan pemantauan indikator/ukuran kinerja

1

SK Tim LAKIP

41

17

Pimpinan melakukan pemisahan fungsi dari masing-masing bagian/kegiatan

18

Pimpinan menunjuk/menetapkan otorisasi transaksi/kejadian penting pada unit kerja/satker

19

1

atas 1

Struk. Organisasi SK. Ditjen/Kadis /Kepala UPT

Pencatatan yang akurat/tepat atas transaksi/kejadian di unit kerja/satker

1

SOP Arsiparis/

20

Prosedur tetap pembatasan akses atas sumbernya dan pencatatan telah dibuat

1

SOP kegiatan

21

Akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya

1

LAKIP

B

Penguatan Kegiatan Pengendalian

1

Pimpinan menetapkan mekanisme/prosedur penerimaan terhadap APIP dalam melakukan pemeriksaan di instansi yang bersangkutan

1

SOP penerimaan APIP

2

Pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur penyediaan data yang diperlukan oleh APIP dalam melakukan pemeriksaan di instansi yang bersangkutan

1

SOP data dan informasi

3

Pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur konsultasi kepada APIP di unit kerja/satker

1

SOP koordinasi

4

Pimpinan menetapkan mekanisme atau prosedur pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan.

1

SOP Tindak Lanjut

5

Pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan tepat waktu

1

Dok. Inventarisasi tindak lanjut

6

Pimpinan telah menunjuk/menetapkan personil untuk penanganan tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP

1

SK tim tindak lanjut/Satlak SPI

7

Ketetapan penggunaan perangkat kerja pendukung dalam melakukan tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP

1

SK tim tindak lanjut/Satlak SPI

8

Pendokumentasian hasil pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan APIP guna memudahkan pencarian apabila diperlukan

1

Dok. Inventarisasi tindak lanjut

9

Pemanfaatan/tindak lanjut rekomendasi dari hasil pemeriksaan oleh pimpinan guna perbaikan manajemen di unit kerja/satker

1

Inventarisasi tindak lanjut Vs. perencanaan

Dokumentasi

42

4. Informasi dan Komunikasi NO

URAIAN

YA

TIDAK

DOKUMEN PENDUKUNG

A

Informasi :

1

Pimpinan Instansi pemerintah telah memiliki mekanisme /prosedur tertulis mengenai informasi pada unit kerja/ satker yang bersangkutan

1

SOP Informasi/ data base

2

Mekanisme atau prosedur yang dibuat telah cukup operasional sebagai acuan dalam penyampaian informasi lingkup unit kerja/satker, seperti memuat rencana evaluasi berkala, kriteria/persyaratan yang digunakan dalam penyusunan dan penyampaian informasi, metodologi, dan sebagainya

1

Lap. SOP

3

Mekanisme/prosedur telah digunakan dalam penyusunan/penyampaian informasi pada unit kerja/ satker yang bersangkutan

1

SOP kegiatan

4

Penyusunan informasi menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masing-masing pemantauan yang dilakukan

1

KAK/TOR pemantauan

5

Penyampaian informasi menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masing-masing pemantauan yang dilakukan

1

KAK/TOR pemantauan

6

Pengelola informasi dilakukan oleh para personal yang kompeten

1

Dok. Kompetensi personil

7

Pengelola informasi dilaksanakan secara periodik sesuai tahapan kegiatan atau jadwal waktu yang ditetapkan

1

Lap. Informasi berkala

8

Pengelola informasi telah menggunakan kriteria atau persyaratan yang tepat sebagai dasar pelaksanaan pemantauan

1

SOP pemantauan informasi

9

Ruang lingkup/frekuensi informasi telah mencakup pengendalian intern, keuangan, aset Negara, pelaksanaan kegiatan dan pemantauan atas pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan memperhatikan/mempertimbangkan tahap kegiatan yang dipantau

1

Lap. monev

10

Pengeloalaan informasi menggunakan perangkat daftar periksa (check list), daftar kuesioner, atau perangkat lainnya yang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan

1

Dok. Pengelolaan informasi

11

Pengelolaan informasi telah menghasilkan output berupa laporan

1

Lap. Pengelolaan informasi

12

Materi dalam laporan minimal menyajikan kondisi lapangan, kendala dan rekomendasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi

1

Lap. Pengelolaan informasi

13

Pengelolaan informasi dilakukan dengan menganalisa hasil

1

Lap. Pengelolaan

Evaluasi

43

dibandingkan dengan kriteria yang sudah ditetapkan.

informasi

14

Hasil pengelolaan informasi dilaporkan tepat waktu kepada pimpinan Instansi Pemerintah atau pemberi tugas

1

Data pengiriman lap.

15

Hasil pengelolaan informasi didokumentasikan sebagaimana mestinya sehingga dapat dengan mudah didapat ketika diperlukan

1

SOP arsiparis/

16

Kelemahan yang ditemukan selama pengelolaan informasi segera ditindaklanjuti oleh pimpinan Instansi Pemerintah/pihak-pihak terkait lainnya

1

Dok. Tindak lanjut monev informasi

17

Kelemahan yang ditemukan segera dikomunikasikan kepada pihak yang bertanggung jawab atas fungsi tersebut/atasan langsungnya

1

Dok. Tindak lanjut monev informasi

B

Komunikasi

1

Pimpinan Instansi Pemerintah telah memiliki mekanisme atau prosedur tertulis mengenai pelaksanaan komunikasi di lingkup unit kerja/satker yang bersangkutan

1

SOP komunikasi

2

Mekanisme yang dibuat minimal telah memuat tahapan/waktu pelaksanaan, susunan personil pelaksana, metodologi, dan sebagainya

1

SOP komunikasi

3

Mekanisme/prosedur telah digunakan sebagai acuan dalam kegiatan komunikasi lingkup unit kerja/satker tersebut

1

SOP komunikasi

4

Pengelolaan komunikasi telah sesuai SOP untuk masingmasing kegiatan

1

SOP komunikasi Vs SOP kegiatan

5

Informasi/komunikasi telah dilakukan oleh personil yang kompeten, serta dipimpin oleh pejabat yang berwenang/ pengalaman memadai

1

SK dan sertifikasi personil/pejabat

6

Pengelola informasi/komunikasi evaluasi memahami secara memadai mengenai visi, misi, dan tujuan unit kerja/satker serta kegiatannya

1

kompetensi personil/pejabat

7

Pengelola informasi/komunikasi memahami bagaimana pengendalian intern instansi pemerintah seharusnya bekerja/bagaimana implementasinya

1

kompetensi personil/pejabat

8

Evaluasi terhadap informasi dan komunikasi dilaksanakan secara periodik sesuai rencana dan luasnya program/kegiatan yang dilaksanakan

1

Lap evaluasi informasi dan komunikasi

9

Evaluasi terhadap informasi/komunikasi dilakukan pada saat adanya kejadian misalnya perubahan besar dalam rencana atau strategi manajemen, pemekaran atau penciutan Instansi Pemerintah, atau perubahan operasional atau pemrosesan informasi keuangan dan anggaran

1

Dok. Latar belakang evaluasi informasi dan komunikasi

10

Ruang lingkup informasi/komunikasi didasarkan atas hasil penilaian Risiko dan pemantauan berkelanjutan

1

Lap. Informasi dan komunikasi

dokumentasi

44

11

Frekuensi informasi/komunikasi didasarkan atas hasil penilaian risiko dan pemantauan berkelanjutan

1

Lap. Informasi dan komunikasi Vs. Penilaian risiko

12.

Evaluasi informasi/komunikasi menggunakan perangkat daftar (check list), daftar kuesioner, atau perangkat lainnya yang tepat / dapat dipertanggungjawabkan

1


13

Evaluasi informasi/komunikasi telah menggunakan kriteria atau persyaratan yang tepat sebagai dasar penilaian pelaksanaan informasi

1


14

Kegiatan informasi/komunikasi telah menghasilkan output berupa laporan hasil kegiatan

1


15

Evaluasi informasi/komunikasi telah menilai keberhasilan atau kegagalan dalan mencapai tujuan dan sasaran program/kegiatan

1


16

Evaluasi kegiatan informasi/komunikasi telah menyajikan analisa efektif, efisien, ekonomis dan tertib (3E + 1T)

1


17

Dalam laporan evaluasi informasi / komunikasi disajikan kendala dan rekomendasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi

1


18

Hasil evaluasi informasi/komunikasi didokumentasikan dengan baik sehingga dengan mudah didapat ketika diperlukan

1

SOP arsiparis/ dokumentasi

19

Kelemahan yang ditemukan selama evaluasi kegiatan informasi / komunikasi segera diselesaikan oleh pimpinan Instansi Pemerintah dan pihak-pihak terkait lainnya

1

Dok. Tindak lanjut lap. Evaluasi informasi dan komunikasi

20

Kelemahan yang ditemukan segera dikomunikasikan kepada pihak yang bertanggung jawab atas fungsi tersebut dan atasan langsungnya

1


21

Hasil pelaksanaan evaluasi informasi/komunikasi segera dilaporkan kepada pimpinan instansi Pemerintah atau pihakpihak terkait lainnya

1


C

Bentuk dan Sarana Komunikasi

1

Unit kerja/satker telah memiliki mekanisme secara tertulis sebagai prosedur untuk pengembangan sistem informasi dan komunikasi

1

SOP pengembangan sistem informasi dan komunikasi

45

2

Mekanisme atau prosedur tersebut materinya telah cukup operasional untuk pengembangan sistem informasi/komunikasi

1

Lap. Operasional SOP pengembangan sistem informasi dan komunikasi

3

Mekanisme atau prosedur tersebut telah digunakan secara optimal dalam mengembangkan sistem informasi /komunikasi pada unit kerja / satker yang bersangkutan

1

Lap. Operasional SOP pengembangan sistem informasi dan komunikasi

4

Pimpinan unit kerja/satker telah menunjuk Tim atau petugas khusus untuk memantau dan mengembangkan sistem informasi dan komunikasi

1

SK. Dirjen/Kadis/ Kepala UPT

5

Pimpinan unit kerja/satker telah menindaklanjuti rekomendasi hasil Monev yang dilakukan oleh petugas/ pengelola sistem informasi komunikasi guna pengembangannya

1

Dok. lanjut Monev

6

Tindakan korektif di bidang sistem informasi/komunikasi dilaksanakan oleh pimpinan unit kerja/satker dalam jangka waktu yang ditetapkan

1

Rekapitulasi responsivitas tindak lanjut

7

Pimpinan unit kerja/satker telah menggunakan rekomendasi hasil monev sistem informasi/komunikasi atau reviu lainnya untuk memperkuat terciptanya pengendalian intern

1

Rekomendasi monev Vs reviu

8

Pimpinan unit kerja/satker telah mencegah terjadinya kesalahan yang berulang di bidang informasi/ komunikasi

1

Lap. Hasil monev

9

Pimpinan unit kerja/satker telah memantau tindak lanjut atas rekomendasi tim pengelola sistem informasi/ komunikasi

1

Lap. Tindak lanjut hasil monev

10

Pimpinan unit kerja/satker secara berkala melaporkan status pengembangan sistem informasi/komunikasi

1

Dok. Laporan secara berkala

Tindak hasil

46

5. Pemantauan Pengendalian Intern NO

URAIAN

YA

TIDAK

DOKUMEN PENDUKUNG

A


1

Pimpinan telah memiliki mekanisme/prosedur tertulis mengenai pelaksanaan pemantauan berkelanjutan pada instansi pemerintah yang bersangkutan

1

SOP pemantauan

2

Mekanisme atau prosedur yang dibuat telah cukup operasional sebagai acuan dalam pelaksanaan evaluasi lingkup instansi pemerintah tersebut, seperti memuat rencana evaluasi berkala, kriteria/persyaratan yang digunakan dalam pemantauan, metodologi, dan sebagainya

1

Lap. Pelaksanaan pemantauan

3

Mekanisme/Prosedur telah digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan pemantauan lingkup instansi pemerintah yang bersangkutan

1


4

Pemantauan menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masing-masing pemantauan yang dilakukan

1

KAK /TOR Lap. Pelaksanaan pemantauan

5

Pemantauan dilakukan oleh para personil yang kompeten

1

SK.Dirjen/Kadis/ Kepala UPT

6

Pemantauan dilaksanakan secara periodik sesuai tahapan kegiatan atau jadwal waktu yang ditetapkan

1

KAK /TOR Lap. Pelaksanaan pemantauan

7

Pemantauan telah menggunakan kriteria atau persyaratan yang tepat sebagai dasar pelaksanaan pemantauan

1


8

Ruang lingkup dan frekuensi pemantauan telah mencakup pengendalian intern, keuangan,asset Negara, pelaksanaan kegiatan dan pemantauan atas pencapaian tujuan dan sasaran organisasi, dengan memperhatikan/ mempertimbangkan tahap kegiatan yang dipantau

1


9

Pemantauan menggunakan perangkat daftar periksa (check list), daftar kuesioner, atau perangkat lainnya yang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan

1


10

Materi dalam laporan minimal menyajikan kondisi lapangan, kendala dan rekomendasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi

1


11

Pemantauan dilakukan dengan menganalisa hasil pemantauan dibandingkan dengan kriteria yang sudah ditetapkan

1


12

Hasil pelaksanaan pemantauan segera dilaporkan tepat waktu kepada Kepala Balai atau pemberi tugas

1

Dok pelaporan Lap. Pelaksanaan

47

pemantauan 13

Hasil pemantauan didokumentasikan sebagaimana mestinya dan dapat dengan mudah didapat ketika diperlukan

1

SOP arsiparis/Dokum entasi

14

Kelemahan yang ditemukan selama pemantauan segera ditindak lanjuti oleh pimpinan instansi pemerintah dan pihak-pihak terkait lainnya

1


1

Berita acara klarifikasi

15

Kelemahan yang ditemukan segera dikomunikasikan kepada pihak yang bertanggungjawab atas fungsi tersebut dan atasan langsungnya

B

Evaluasi Terpisah

1

Pimpinan Instansi Pemerintah telah memiliki mekanisme atau prosedur tertulis mengenai pelaksanaan evaluasi lingkup intansi pemerintah yang bersangkutan

1

SOP evaluasi

2

Mekanisme yang dibuat minimal telah memuat tahapan dan waktu pelaksanaan evaluasi, susunan personil, metodologi, dan sebagainya

1

SOP evaluasi

3

Mekanisme/Prosedur telah digunakan sebagai acuan dalam kegiatan evaluasi lingkup instansi pemerintah tersebut

1

Lap. Pelaksanaan evaluasi

4

Evaluasi menggunakan KAK/TOR yang dibuat khusus untuk masing-masing kegiatan evaluasi yang dilakukan

1

KAK/TOR evaluasi

5

Tim evaluasi dilakukan oleh personil yang kompeten, serta dipimpin oleh pejabat yang berkewenangan dan pengalaman memadai

1

SK. Tim Monev

6

Tim evaluasi memahami secara memadai mengenai visi, misi, dan tujan instansi pemerintah serta kegiatannya

1

Kompetensi/ sertifikasi tim Monev

7

Tim evaluasi memahami bagaimana pengendalian intern Instansi pemerintah seharusnya bekerja dan bagaimana implementasinya

1

Sertifikasi/piaga m SPI

8

Evaluasi dilaksanakan secara periodik sesuai rencana dan luasnya program/kegiatan yang dilaksanakan

1

Jadwal evalusi/KAK/TO R evaluasi

9

Evaluasi dilakukan pada saat adanya kejadian misalnya perubahan besar dalam rencana atau strategi manajemen, pemekaran atau penciutan Instansi Pemerintah, atau perubahan opersional atau pemrosesan informasi keuangan dan anggaran

1

Dok. Usulan evaluasi

10

Ruang lingkup dan frekuensi evaluasi didasarkan atas hasil penilaian Risiko dan pemantauan berkelanjutan

1

Dok. Usulan evaluasi Vs. penilaian risiko

11

Evaluasi menggunakan perangkat daftar periksa (check list), daftar kuesioner, atau perangkat lainnya yang tepat dan dapat dipertanggungjawabkan

1

Lap. evaluasi

48

12

Evaluasi telah menggunakan kriteria atau persyaratan yang tepat sebagai dasar penilaian pelaksanaan evaluasi

1

Lap. evaluasi

13

Kegiatan evaluasi telah menghasilkan output berupa laporan hasil pemantauan

1

Lap. evaluasi

14

Evaluasi menilai keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai tujuan dan sasaran program/kegiatan

1

Lap. evaluasi

15

Evaluasi menyajikan analisis terhadap efektif, efisien, ekonomis dan tertib (3E + 1T)

1

Lap. evaluasi

16

Dalam laporan evaluasi disajikan kendala dan rekomendasi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi

1

Lap. evaluasi

. 17

Hasil evaluasi didokumentasikan dengan baik sehingga dengan mudah didapat ketika diperlukan

1

SOP arsiparis/dokum entasi

18

Kelemahan yang ditemukan selama evaluasi segera diselesaikan oleh pimpinan instansi Pemerintah dan pihak-pihak terkait lainnya

1


19

Kelemahan yang ditemukan segera dikomunikasikan kepada pihak yang bertanggungjawab atas fungsi tersebut dan atasan langsungnya

1

Berita acara/notulen

20

Hasil pelaksanaan evaluasi segera dilaporkan kepada pimpinan instansi Pemerintah atau pihak-pihak terkait lainnya

1

Dok. pelaporan

C

Penyelesaian Audit

1

Instansi pemerintah telah memiliki mekanisme secara tertulis sebagai prosedur untuk menindaklanjuti temuan hasil audit atau reviu lainnya

1

SOP tindak lanjut LHP

2

Mekanisme atau prosedur tersebut materinya telah cukup operasional untuk menindaklanjuti temuan hasil audit atau reviu lainnya

1

Lap. Tindak lanjut LHP

3

Mekanisme atau prosedur tersebut telah digunakan secara optimal dalam menindaklanjuti temuan hasil audit dan hasil reviu lainnya

1

Lap. Tindak lanjut LHP

4

Pimpinan instansi telah menunjuk Tim atau petugas khusus untuk memantau penyelesaian tindak lanjut hasil audit dan hasil reviu lainnya

1

SK.Dirjen/Kadis/ Kepala UPT

5

Pimpinan instansi pemerintah telah menindaklanjuti seluruh temuan dan rekomendasi hasil audit lainnya

1

Dok. Rekapitulasi tindak lanjut LHP

6

Tindakan korektif dilaksanakan oleh pimpinan Instansi Pemerintah dalam jangka waktu yang ditetapkan

7

Pimpinan Instansi Pemerintah telah menggunakan rekomendasi hasil audit atau reviu lainnya guna memperkuat pengendalian

Lap. Tindak lanjut LHP 1

Pelaksanaan Tindak lanjut

49

intern

LHP

8

Pimpinan Instansi Pemerintah telah mencegah terjadinya temuan yang sama berulang terjadi pada tahun berikutnya

1

Rekapitulasi/ inventarisasi LHP

9

Pimpinan Instansi Pemerintah telah memantau tindak lanjut atas temuan hasil audit dan reviu serta rekomendasinya

1

Lap. Pemutahiran data LHP

10

Pimpinan Instansi Pemerintah secara berkala melaporkan status penyelesaian audit dan reviu kepada pimpinan sehingga dapat meyakinkan kualitas dan ketepatan waktu penyelesaian setiap rekomendasi

1

Dok. Pemutahiran data LHP

50

KATA PENGANTAR. Ir. Fauzi Luthan NIP

Recommend Documents