Kadernota en ontwerp meerjarenbegroting BghU 2016 - 2019
Belastingsamenwerking gemeenten en Hoogheemraadschap Utrecht
Inhoudsopgave 1
Inleiding en voorwoord ................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
2
Kaderstelling ...................................................................................................... 5
3
Begroting in één oogopslag .............................................................................. 9
4
Programma ....................................................................................................... 10 Wat willen we bereiken? ................................................................................................... 10 Wat gaan we daarvoor doen? ......................................................................................... 10 Wat mag het kosten? ........................................................................................................ 11
5
Paragrafen ………………………………………………………………… .............. 12 5.1 Lokale heffingen ...................................................................................................... 12 5.2 Weerstandsvermogen ............................................................................................ 12 5.3 Onderhoud kapitaalgoederen ............................................................................... 12 5.4 Financiering ............................................................................................................. 13 5.5 Risicobeheer ............................................................................................................ 13 5.6 Reserves en voorzieningen ................................................................................... 16 5.7 Bedrijfsvoering ......................................................................................................... 16 5.8 Paragraaf Verbonden partijen ............................................................................... 17 5.9 Bijdrageverordening …………………………………………… .......................... 17
6 Vaststellingsbesluit ........................................................................................... 19
2
1
Inleiding en voorwoord
Inleiding Voor u ligt de ontwerpbegroting 2016 en meerjarenbegroting 2016 – 2019 van de Gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht 2015 (GR BghU). Deze ontwerpbegroting geeft inzicht in de baten en lasten van de BghU voor de jaren 2016 tot en met 2019. Met de toetreding van de gemeenten Bunnik, Houten, Lopik, Nieuwegein en Zeist per 1 januari 2015 aan de GR BghU is deze gemeenschappelijke regeling ook aangepast. Daarbij is er gekozen voor een regeling gestoeld op een beleidsarme uitvoeringsorganisatie, te weten een bedrijfsvoeringsorganisatie. Nieuw element bij een bedrijfsvoeringsorganisatie is de introductie van een kadernota. Dit om de deelnemers in een eerder stadium kennis te geven van en invloed te kunnen uitoefenen op de uitvoeringsorganisatie. Conform de afgesproken planning en control-cyclus 2015 BghU is er voor gekozen om de kaderstelling te integreren in de voorliggende ontwerpbegroting. De BghU is in 2014 gestart met drie deelnemers de gemeenten de Bilt, Utrecht en het hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. Het eerste jaar heeft de nodige inzichten gegeven in de uit te voeren processen en de daarmee daadwerkelijk gemoeide kosten en opbrengsten. Op basis van deze informatie aangevuld met een inschatting van de consequenties van de uitbreiding met de vijf eerder genoemde gemeenten per 2015 is deze begroting 2016 e.v. opgesteld. De komende jaren staan in het teken van het steeds verder integreren en optimaliseren van de bedrijfsvoeringsprocessen, met als doel de kwaliteit van dienstverlening aan de belastingplichtigen en de samenwerkende deelnemers verder te verbeteren, alsook om een optimale belastingopbrengst te realiseren tegen zo laag mogelijke kosten. Een uitdagend perspectief waar bestuur, management en medewerkers zich graag voor inzetten. Waar staat de BghU voor? Missie De BghU is een belastingsamenwerking tussen de gemeenten Bunnik, De Bilt, Houten, Lopik, Nieuwegein, Utrecht en Zeist en het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden. Zij verzorgt de uitvoering van de wet Waardering Onroerende Zaken en heft en int belastingen, heffingen en leges namens haar deelnemers. De BghU is een publieke, uitvoerende en dienstverlenende organisatie die op basis van maatschappelijk algemeen aanvaarde bedrijfseconomische principes wordt geleid. Visie De BghU borgt de continuïteit van haar taakuitvoering en streeft een continue verbetering van de kwaliteit en klantgerichtheid van het waarderings- en belastingproces na op basis van de leanmanagementfilosofie. Zij heeft oog voor het belang van burgers, instellingen, bedrijven en haar deelnemers en probeert hen zoveel mogelijk te faciliteren. Een belangrijk aspect daarbij is de vergaande stroomlijning en digitalisering van het belastingproces. De BghU staat borg voor een adequate uitvoering en het ophalen van de juiste belastingopbrengst. De BghU streeft daarbij naar verlaging van de maatschappelijke kosten onder meer door samen te werken (zowel horizontaal met meerdere gemeenten als verticaal met waterschappen). De BghU is een moderne werkgever met oog en aandacht voor haar medewerkers. De BghU heeft de ambitie om op middellange termijn gezien te worden als toonaangevend samenwerkingsverband op het gebied van basisregistraties en belastingen, waarbij er een goede verhouding is tussen de kwaliteit en de prijs van de dienstverlening. Activiteiten Uitgangspunt is dat de BghU alle haar opgedragen taken zelfstandig en voor gemene rekening uitvoert. De samenwerking heeft geen gevolgen voor de beleidsvrijheid van de deelnemers voor wat betreft de te heffen belastingsoorten, noch voor het vaststellen van de verordeningen, tarieven en kwijtscheldingsnormen. Op deze onderdelen zijn en blijven zij zelfstandig beslissingsbevoegd. Door de BghU worden vrijwel alle belastingtaken van de deelnemers uitgevoerd. Het betreft voor het hoogheemraadschap de uitvoering van de zuiveringsheffing, de verontreinigingsheffing en de watersysteemheffing en voor gemeenten met name de onroerende zaakbelasting (OZB), de rioolheffing en afvalstoffenheffing. Daarnaast voert de BghU ook andere belastingtaken uit zoals bijvoorbeeld hondenbelasting, toeristenbelasting, leges, precariobelasting, marktgelden, parkeerbelasting en de Bedrijveninvesteringszone (BIZ).
3
Verder verzorgt de BghU voor alle gemeentelijke deelnemers de uitvoering van de basisregistratie Waardebepaling Onroerende Zaken (Wet WOZ) en voor de gemeente Lopik de basisadministratie adressen en gebouwen (BAG). Werkwijze, organisatie De werkwijze en inrichting van de BghU laat zich als volgt typeren: prioriteit voor Kwaliteit van dienstverlening, Efficiëntie, Resultaatgerichtheid en Samenwerking in de keten; vragen minimaal in circa 80% van de gevallen in één keer goed afhandelen; geïntegreerde aanslagoplegging om belastingplichtigen te ontlasten en de kosten van bedrijfsvoering te beperken; één organisatie, “dedicated” ingericht voor de uitvoering van haar taken, met een geïntegreerde procesgang en eenheid van leiding; op het taakveld en het stelsel van basisregistraties toegesneden procesontwerpen en programmatuur, waaronder begrepen een vernieuwend (digitaal) klantconcept; ruim baan voor de ontwikkeling van kennis, betrokkenheid en inzetbaarheid van medewerkers; opvang van piekdrukte met behulp van een flex-pool bestaande uit generalisten; samenwerking met de focus op het maatschappelijk belang, betrouwbaarheid en transparantie; resultaatafspraken en voortgangsrapportages ter ondersteuning van de samenwerkingsrelatie.
Toekomstperspectief Naar de toekomst toe zien wij een tweetal ontwikkelingen, een groei van het aantal deelnemers en een uitbreiding van taken op het gebied van basisregistraties. Om het maximaal mogelijke maatschappelijke rendement te realiseren blijft de BghU streven naar aansluiting van alle inliggende gemeenten in het beheergebied van het Hoogheemraadschap. Andere daar buiten liggende gemeenten en waterschappen of samenwerking met andere samenwerkingsverbanden sluiten we echter op voorhand niet uit. De uitbreiding van op taken het gebied van basisadministraties, denk aan de BAG, GEO-informatie ed, laten we organisch groeien. Tot slot Er is management en medewerkers veel aangelegen om de belastingsamenwerking tot een succes te maken. Wij hebben er alle vertrouwen in.
Namens de organisatie,
de directeur,
Arnold Geytenbeek
4
2
Kaderstelling
2.1 Algemeen Binnen de P&C-cyclus onderscheidt de BghU de (meerjaren)begroting, de jaarrekening, bestuursrapportages en kwartaalrapportages per deelnemer. Onderdeel van de (meerjaren)begroting vormt de kaderstelling. Deze kaderstelling bevat de uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de voorliggende (meerjaren)begroting. Afzonderlijk zal in dit hoofdstuk stilgestaan worden bij inhoudelijke en financiële ontwikkelingen in meerjarenperspectief
2.2 Inhoudelijke ontwikkelingen 2.2a De omgeving In Nederland zien wij een toenemende vorm van samenwerking op het gebied van uitvoeringenstaken. Belastingen is daar een voorbeeld van. Ondertussen heeft meer dan 50% van alle gemeenten en waterschappen haar belastingtaken ondergebracht in een samenwerkingsverband en naar verwachting zal dit percentage komende jaren alleen maar stijgen. Ondertussen zijn er op dit gebied ook al meer dan 20 samenwerkingsverbanden ontstaan. Deze variëren in grote tussen een samenwerking tussen 2 gemeenten tot enkele grotere samenwerkingsverbanden met meer dan 300.000 WOZ objecten. De BghU heeft zich de afgelopen tijd ontwikkelt tot een van de grotere samenwerkingsverbanden. De BghU streeft ernaar om de maatschappelijke kosten voor haar deelnemers en van haar uitvoeringsorganisatie zo laag mogelijk te houden met behoud van kwaliteit. Dit doen wij enerzijds door de werkprocessen efficiënter in te richten. Anderzijds, door te bezien op welke wijze de BghU uitgebreid kan worden met de toetreding van nieuwe deelnemers en/of haar taken te verbreden. Uitbreiding met deelnemers is erop gericht om langdurige synergievoordelen te behalen. Daarbij streven wij na het: Minimaliseren van de uitvoeringskosten Optimaliseren van de belastingopbrengsten Optimaliseren van de kwaliteit van de dienstverlening en klantgerichtheid Continueren van de uitvoering. Zoals geschetst zijn meerdere samenwerkingsverbanden actief op het gebied van belastingen en is er een vorm van concurrentiestrijd ontstaan. Concurrentie is op zich gezond en leidt tot scherpere bedrijfsvoering. Aan de andere kant mag dit niet doorslaan in oneigenlijke kostenverdeling/toerekening en een keuze die enkel ingegeven is door de prijs. In de voorliggende meerjarenbegroting is nog niet expliciet rekening gehouden met het toetreden van gemeenten in de gemeenschappelijke regeling per 1 januari 2016. Er zijn daartoe wel gesprekken gaande met één gemeente. Voor de middellange termijn blijven wij onderzoeken om het aantal deelnemers uit te breiden en/of samen te gaan werken met andere belastingorganisaties. Indien e.e.a. concreter wordt, zullen wij dit uiteraard voorleggen aan uw Bestuur. 2.2b Taakverbreding De afgelopen jaren heeft de overheid een stelsel van basisregistraties opgezet. Naast het verbeteren van de kwaliteit en de samenhang van gegevens is het verplicht gebruik van de in de basisregistraties opgenomen gegevens een belangrijk kenmerk. Eenmalige vastlegging, meervoudig gebruik levert efficiencywinst op. In 2015 is de BghU gestart met het uitvoeren van de administratieve werkzaamheden rond de basisadministratie adressen en gebouwen (BAG) van de gemeente Lopik. De uitvoering van de BAG en de WOZ laat zien dat er veel overlap zit in werkzaamheden en er efficiencyvoordelen te behalen zijn door deze taken te bundelen. Dit geldt overigens voor meer geografische informatie waar op meerdere plekken gebruik van wordt gemaakt. Aandachtspunt daarbij is wel dat dit een goede afstemming vergt tussen beide organisaties als het gaat om tijdig aanleveren van gegevens. Met enkele deelnemers vinden gesprekken plaats om te bezien of onderbrengen van deze taken bij de BghU meerwaarde heeft.
5
2.2c Taxeren en waarderen De ontwikkelingen bij het taxeren en waarderen van objecten zijn sterk gericht op het bevorderen van de transparantie van en communicatie over de WOZ-waarden. Dit ten einde de acceptatie hiervan bij de burgers te vergroten. Openbaarheid WOZ-waarde De WOZ-waarde van woningen wordt naar verwachting eind 2015 openbaar. Het wachten is nog op het Koninklijk Besluit waarbij de invoeringsdatum wordt bepaald. Deze openbaarmaking zal de transparantie bij de waardering vergroten doordat de burger beter en eenvoudiger dan nu de waardeverhoudingen tussen de eigen woning en die van anderen kan controleren. In 2014 heeft de BghU een pilot uitgevoerd voor de gemeente Utrecht waarbij de woningeigenaren in een tweetal wijken van Utrecht de mogelijkheid heeft gekregen om zijn WOZ waarde te beoordelen. Weliswaar moet de eindevaluatie nog plaatsvinden, maar gelet op de positieve reacties van de burgers is de verwachting dat deze pilot in 2015 breder wordt opgezet. Voor 2016 streeft de BghU ernaar om deze mogelijkheid aan te bieden aan de woningeigenaren van alle deelnemende gemeenten. Overigens zal dit dan niet kunnen in de vorm zoals bij de pilot waarbij de burgers einde jaar kon reageren op de voorlopige WOZ-waarde, maar zal het als een permanent proces worden ingericht. Dit betekent dat de burger het gehele jaar door kennis kan nemen van en kan reageren op de actuele gegevens die ten grondslag liggen aan de waardebepaling. De verwachting is dat deze openbaarheid zal bijdragen aan een verdergaande acceptatie van de WOZwaarde bij de burger. Dit zou op termijn ertoe kunnen leiden dat er minder bezwaarschriften worden ingediend. De verwachting is echter dat de eerste jaren die vergrote openheid zal leiden tot een toename van het aantal contacten voor aanvullende informatie aan de BghU en van het aantal bezwaar- en beroepschriften. Dit laatste mede gestimuleerd door de “no cure-no pay-bureaus”. WOZ-waarde mede als basis voor huurprijsberekening Vanwege de objectiviteit en betrouwbaarheid van de WOZ-waarde wordt deze waarde steeds breder gebruikt. Zo is in het kader van het landelijk woonakkoord besloten deze waarde vanaf medio 2015 ook te gebruiken voor de maximale huurprijs vaststelling. Op dit moment wordt nog landelijk onderzocht op welke wijze dit zo efficiënt mogelijk kan worden uitgevoerd. Toezicht Waarderingskamer De Waarderingskamer houdt toezicht op de wijze waarop gemeenten hun taak met betrekking tot de wet WOZ uitvoeren. Daarbij geeft de Waarderingskamer jaarlijks een oordeel af of de gemeenten mogen beschikken of niet. Afgelopen jaren heeft de Waarderingskamer bij sommige individuele gemeenten kanttekeningen geplaatst voordat zij toetraden tot de BghU. De BghU streeft ernaar dat zij voor al haar gemeentelijke deelnemers het minimale oordeel van Voldoende behaalt van de Waarderingskamer.
2.2d Heffen en gegevensbeheer Op dit moment is er landelijk een werkgroep Financiën actief onder leiding van Rinnooy Kan die o.a. de mogelijkheden onderzoekt van uitbreiding van het lokale belastingengebied. De BghU volgt deze ontwikkelingen, maar verwacht op korte termijn geen grote veranderingen als het gaat om de belastingsoorten die worden geheven en geïnd. Voor de volledigheid, de BghU gaat hier niet zelf over. Het is aan de deelnemers om deze afweging te maken, de BghU voert slechts uit. MijnOverheid De BghU is in 2015 aangesloten op MijnOverheid. MijnOverheid is bedoeld als persoonlijke website voor iedere burger voor overheidszaken. Bij MijnOverheid kan de burger zien welke gegevens bekend zijn over hem, zijn persoonlijke situatie, werk, uitkeringen, belastingzaken etc. MijnOverheid werkt met een persoonlijke berichtenbox. Hiermee kunnen de aangesloten organisaties, waaronder dus de BghU, digitaal, via een beveiligde verbinding met de burger communiceren. Voor de burger en de BghU heeft de berichtenbox een aantal voordelen ten opzichte van post en e-mail. Men heeft meer overzicht en zekerheid en daarnaast bespaart het substantieel op drukwerk- en portokosten. Daarnaast is het milieu hierbij gebaat. Landelijke voorzieningen De BghU zal komende periode in toenemende mate aangesloten zijn/worden op de landelijke voorzieningen. De BghU is reeds aangesloten op de voorzieningen van het kadaster, het GBA en de KvK. Daarnaast lopen er landelijk trajecten voor wat betreft digitale koppelingen en het aansluiten op de LV BAG, LV WOZ, GBKN ed. Wil de BghU haar dienstverlening optimaal in blijven zetten dan zal de BghU deze
6
ontwikkelingen actief moeten blijven volgen. In de (meerjaren)begroting is rekening gehouden met dergelijke innovatieve ontwikkelingen en wij spelen hier ook op in door bijv. te participeren in een projectgroep SlimHeffen van verschillende belastingsamenwerkingsverbanden. 2.2e Innen Overheidsvordering Een overheidsvordering is een automatische incasso van de Nederlandse overheid. Daarbij mag de overheid zonder toestemming achterstallige schulden van de bankrekening van de debiteur afschrijven. De overheidsvordering geldt voor schulden tot 1.000 euro. De overheid mag gedurende drie maanden twee keer per maand maximaal 500 euro afschrijven. Daarbij mag de overheid ook de kredietruimte van een bankrekening aanspreken. De overheid mag pas afschrijven als de betalingstermijn van een eerder uitgegeven dwangbevel verlopen is. Afgelopen jaren heeft de BghU nog geen gebruik gemaakt van deze mogelijkheid omdat administratief nog te vaak zaken niet goed zaten en de impact op de belastingplichtige groot is. Vanaf medio 2015 zullen wij, wanneer de administratieve zekerheid aanwezig is, mondjesmaat wel gebruik gaan maken van deze mogelijkheid. Kwijtschelding De BghU maakt zoveel als mogelijk gebruik van het landelijke Inlichtingenbureau. Daarnaast wordt bekeken of we ook andere geautomatiseerde toetsen kunnen uitvoeren waardoor nieuwe verzoeken efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Dit levert lagere administratieve lasten op en geeft de burger sneller inzicht in waar hij aan toe is. Belangrijk bij dit proces is dat er een verdergaande harmonisatie plaatsvindt van het kwijtscheldingsbeleid. Bij de toetreding van de vijf gemeenten in 2015 is het uitvoeringsbeleid zoveel als mogelijk al geharmoniseerd. Om op het punt van het kwijtscheldingen een verdergaande geautomatiseerde toets te kunnen doorvoeren is een beperkte aanpassing van het beleid bij de gemeenten Bunnik, Nieuwegein en Zeist nodig. Hiertoe wordt een voorstel gedaan richting de afzonderlijke raden bij de vaststelling van de belastingverordeningen 2016. 2.3 Financiële kaderstelling In de (meerjaren)begroting van de BghU worden de volgende uitgangspunten gehanteerd. a.
De deelnemersbijdragen moeten in beginsel bij gelijkblijvende taken een constante of dalende lijn laten zien. Uitzondering hierop vormt de doorbelasting van loon- en prijsontwikkelingen. Hierbij wordt zoveel als mogelijk aangesloten bij de systematiek van de deelnemers.
b.
In deze meerjarenbegroting is rekening gehouden met een indexering voor lonen 2015 en 2016, ad respectievelijk 1,5% en 1%, en een indexering prijzen 2015 en 2016 ad respectievelijk 0% en 1% (e.e.a. conform de eerdere besluitvorming rond de eerste begrotingswijziging 2015)
c.
Voor 2017 e.v jaren worden de ramingen constant gehouden voor wat betreft loon en prijsstijgingen
d.
In 2014 is besloten om de BghU een extra efficiencytaakstelling op te leggen van 5% oplopend naar 15% structureel vanaf 2016. In de begroting 2015 was deze taakstelling verwerkt als een stelpost. Deze besparing is in de voorliggende begroting verwerkt door vermindering van de formatie ivm efficiencymaatregelen, besparen op drukwerk en portokosten en het verder doorvoeren van procesverbeteringen.
e.
De BghU is gestart met een toegestane formatie in 2014 met 123,5 fte. De vijf toetredende gemeenten brachten een formatie in van 30 fte. Echter gelet op de efficiencytaakstelling is deze formatie terug gebracht tot 139 fte. Dit is mogelijk door diverse vacatures niet in te vullen en te schrappen en meer te sturen op productie.
f.
De begroting is gebaseerd op de kosten inclusief onverrekenbare BTW. De BTW die het Hoogheemraadschap als eindgebruiker over haar deelnemersbijdrage moet voldoen, is aangemerkt als een kostenpost. Op grond van afspraken met de fiscus kan de BghU met in achtneming van de onverrekenbare BTW over haar inkopen - waaronder begrepen de BTW over haar huisvestingskosten doorschuiven aan de deelnemende gemeenten. De BghU is geen BTW verschuldigd over haar eigen toegevoegde waarde aan deelnemers.
g.
Er wordt vanuit gegaan dat de BghU geen Vennootschapsbelasting verschuldigd is.
h.
Voor wat betreft de raming van de lasten is uitgegaan van meerjarenovereenkomsten met toeleveranciers en op grond van de volumes die de deelnemers in het kader van het toetredingsrapport hebben gerapporteerd. Daarbij moet worden aangetekend dat hun registraties van met name
7
klantcontacten en bezwaren niet altijd even betrouwbaar is geweest. In de risicoparagraaf en de bijdrageverordening is beschreven hoe de BghU hiermee omgaat. i.
Structurele loonkosten i.v.m. het sociaal statuut worden gecompenseerd door de betrokken deelnemer.
j.
Bunnik, Houten, Lopik, Nieuwegein en Zeist worden gecompenseerd voor frictiekosten ter grootte van een forfaitair bedrag van € 17.243,- per fte. Dit bedrag werd in drie jaren als volgt afgebouwd:
Zeist Houten Nieuwegein Bunnik Lopik
k.
2016 € 148.175 68.282 76.904 27.461 20.462 341.284
2017 € 74.087 34.141 38.452 13.731 10.231 170.642
De compensatie van de frictiekosten wordt bekostigd ten laste van de schaalvoordelen van Utrecht en De Bilt in de jaren 2015 t/m 2017. Ieder naar rato van de onderlinge verhouding tussen hun deelnemersbijdrage 2015 conform het basispakket, te weten Utrecht 89,42% en De Bilt 10,58%.
Utrecht De Bilt
l.
fte 12,89 5,94 6,69 2,39 1,78
2015 € 222.262 102.423 115.356 41.192 30.693 511.925
2015 2016 2017 % € € € 89,42% € 457.763 € 305.176 € 152.588 54.162 € 36.108 € 18.054 10,58% € 100,00% € 511.925 € 341.283 € 170.642
Indien in de jaren 2015 – 2017 voordelen ontstaan ten gevolge van efficiencyvoordelen, bijvoorbeeld in verband met toename van het aantal deelnemers, worden deze voordelen eerst in mindering gebracht op de tegemoetkoming in de frictiekosten voor Bunnik, Houten, Lopik, Nieuwegein en Zeist.
m. Voor onvoorzien staat een bedrag van € 176.000,= structureel geraamd. n.
In het kader van de uitbreiding van de BghU zijn in 2015 aanvullende investeringen nodig ter grootte van afgerond € 343.000,= t.b.v. de aanschaf van licenties. Vanaf 2016 worden geen aanvullende investeringen nodig geacht.
o.
Met ingang van 2018 is taakstellend rekening gehouden met een structureel voordeel van € 155.000,= i.v.m. de toetreding van nieuwe deelnemers.
2.4 Kostenverdeelsleutel Het uitgangspunt voor de verdeling van de kosten is de werklast per deelnemer met in achtneming van de afspraak tussen de oprichters van de BghU dat bij uitbreiding van de BghU hun bijdrage in ieder geval niet zal toenemen. De taken binnen het basispakket worden uitgevoerd voor gemene rekening. Op basis van een verdeelsleutel worden de kosten in rekening gebracht bij de deelnemers. De taken van het pluspakket worden op basis van integrale kostprijs aan de betreffende deelnemer doorbelast. Voorliggende meerjarenbegroting steunt op een productbegroting, onderliggende projectbegrotingen en meerjarige overeenkomsten met toeleveranciers.
8
3
Begroting in één oogopslag
Exploitatie
Rekening 2014
Lasten 1. Rente en afschrijvingen 2. Personele lasten 3. Materiele lasten 4. Onvoorzien Totaal lasten
2015
Begroting 2017
2016
2018
2019
966 6.975 5.304 -
1.191 8.604 5.282 173
1.110 8.567 5.319 176
1.089 8.567 5.420 176
1.073 8.567 4.929 176
1.057 8.567 4.929 176
13.245
15.250
15.172
15.252
14.745
14.729
8 1.275 47 -
8 1.275 47 -
8 1.275 47 -
8 1.275 47 -
Baten 1. Financiële baten 2. Personele baten 3. Compensatie lasten sociaal statuut 4. Goederen en diensten aan derden 5. Opbrengsten dwangbevelen 6. Overige baten 7. Compensatie overige werkzaamheden
1.171 132 406
8 1.176 37 -
Totaal baten
1.717
1.221
1.330
1.330
1.330
1.330
Te dekken uit bijdragen deelnemers of reserves
11.528
14.029
13.842
13.922
13.415
13.399
Deelnemersbijdragen
12.248
14.029
13.842
13.922
13.415
13.399
Totaal voor bestemming
720
-
-
-
-
-
Mutaties reserves Stortingen Onttrekkingen
720
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
8
Totaal na bestemming (bedra gen va na f begrotings ja a r 2016 pri js pei l 2016 x € 1.000)
9
4
Programma
Uitvoering Wet WOZ / heffing en inning van belastingen, heffingen en leges Wat willen we bereiken? Steeds meer waterschappen en gemeenten werken samen op het gebied van de uitvoering van de WOZ alsmede de heffing en inning van belastingen, heffingen en leges. Dit om zowel de kwaliteit van dienstverlening als die van de bedrijfsvoering te kunnen verbeteren, en daarnaast besparingen op maatschappelijke kosten te kunnen realiseren in de orde van 30% en meer. V.w.b. kwaliteit van de bedrijfsvoering gaat het met name om de mogelijkheid te blijven voldoen aan de steeds hogere eisen die worden gesteld aan de competenties van medewerkers, de inrichting van de bedrijfsprocessen en de functionaliteiten van de informatiesystemen, teneinde uitvoering te kunnen geven aan de wettelijke eisen in verband met de ontwikkeling van het stelsel van basisvoorzieningen. De totale lasten van het programma “Uitvoering Wet WOZ / heffing en inning van belastingen, heffingen en leges” bedragen € 15,2 mln. in 2016 aflopend naar € 14,7 mln. in 2019. € 1,3 mln. wordt gedekt uit baten van de bedrijfsvoering. De overige kosten worden gedekt uit bijdragen van de deelnemers, te weten € 13,9 mln. in 2016 aflopend naar 13,4 mln. in 2018.
Wat gaan we daarvoor doen? Het programma kent op hoofdlijnen de volgende activiteiten, waarbij de activiteiten ten aanzien van het afhandelen van klantcontact en het behandelen van bezwaren en beroepen zijn inbegrepen: Waarderen Heffing, inclusief het gegevensbeheer basisadministraties Inning
Waarderen Deze activiteit heeft betrekking op het uitvoeren van de Wet waardering onroerende zaken (WOZ) ten behoeve van deelnemende gemeenten en, indirect, het Hoogheemraadschap. Hiertoe behoren de volgende werkzaamheden: verzamelen, registreren, bewerken en optimaliseren van basisgegevens ten behoeve van de uitvoering van de wet Waardering Onroerende Zaken, waaronder begrepen het uitvoeren van oppervlaktemetingen bepalen van de WOZ-waarden
Heffing, inclusief het gegevensbeheer Deze activiteit heeft betrekking op het verzamelen, registreren, bewerken en optimaliseren van basisgegevens ten behoeve van de belastingheffing en inning voor alle deelnemers in de BghU. De volgende werkzaamheden worden daarvoor uitgevoerd: verwerken van gegevens uit de administratie van het Kadaster verwerken van gegevens uit de Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR), voorheen bekend als het GBA verwerken van mutatieleveringen uit andere bronnen, waaronder de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), het Omgevingsloket Online, de gemeentelijke vergunningenadministraties en het Nieuw Handelsregister (NHR), voorheen bekend als de KvK leveren van gegevens en informatie aan derden zoals deelnemers, toezichthouders en CBS
10
Inning Deze activiteit heeft betrekking op alle werkzaamheden in het kader van de inning en de (dwang)invordering van belastinggelden. Tot dit procesonderdeel behoort de incasso, het voeren van een volledige en accurate administratie en het uitvoeren van dwanginvorderingswerkzaamheden. De volgende werkzaamheden vallen hieronder: bewaken van de debiteurenadministratie behandeling van verzoeken om kwijtschelding van belastingen verzenden van aanmaningen en dwangbevelen indien aanslagen onbetaald blijven het treffen van andere invorderingsmaatregelen het beoordelen van oninbaarheid van aanslagen het beheren van de afdrachten aan de deelnemers Voor taken die in het kader van het basispakket zijn afgesproken, zijn de prestatie afspraken vastgelegd in het standaarduitvoeringsprotocol. Voor de taken in het zogenaamde pluspakket zijn c.q. worden per deelnemer maatwerkafspraken gemaakt.
Wat mag het kosten? Exploitatie
Rekening 2014
Begrotingsjaar 2016 Totaal Basis Plus
2015
2017
2018
2019
Lasten 1. Structureel 2. Incidenteel
13.072 173
15.077 173
14.996 176
14.195 165
801 11
15.076 176
14.569 176
14.553 176
Totaal lasten
13.245
15.250
15.172
14.360
812
15.252
14.745
14.729
Baten 1. Structureel 2. Incidenteel
1.218 499
1.221
1.330 -
1.330 -
-
1.330 -
1.330 -
1.330 -
Totaal baten
1.717
1.221
1.330
1.330
0
1.330
1.330
1.330
Te dekken uit bijdragen deelnemers of reserves
11.528
14.029
13.842
13.030
812
13.922
13.415
13.399
Deelnemersbijdragen
12.248
14.029
13.842
13.030
812
13.922
13.415
13.399
Totaal voor bestemming
720
-
-
-
-
-
-
-
Mutaties reserves Stortingen Onttrekkingen
720
-
-
-
-
-
-
-
0
-
-
-
-
-
-
-
Totaal na bestemming (bedra gen va na f begrotings ja a r 2016 pri js pei l 2016 x € 1.000)
11
5
Paragrafen
5.1
Lokale heffingen
Inleiding Uitgangspunt is dat de BghU alle opgedragen belastingtaken zelfstandig uitvoert. De samenwerking heeft geen gevolgen voor de beleidsvrijheid van de deelnemers voor wat betreft de te heffen belastingsoorten, noch voor het vaststellen van de verordeningen, tarieven en kwijtscheldingsnormen. Op deze onderdelen zijn en blijven zij zelfstandig beslissingsbevoegd. De beschrijving van de belastingen, heffingen en leges, evenals de beschrijving van het kwijtscheldingsbeleid, vindt plaats in de begrotingen van de deelnemers. In diezelfde begrotingen wordt ingegaan op de kostendekkendheid, het kwijtscheldingsbeleid en de te hanteren tarieven voor de belastingen, heffingen en leges. Beleid De paragraaf Lokale heffingen betreft voor het BghU alleen de geraamde opbrengst aan invorderkosten van circa € 1,2 mln. Deze opbrengst ontstaat doordat aan belastingschuldigen wettelijke kosten in rekening worden gebracht voor het verzenden van onder meer aanmaningen en dwangbevelen wanneer aanslagen niet, of niet tijdig worden voldaan.
5.2
Weerstandsvermogen
Inleiding Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het BghU beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. de conform de risicoparagraaf geïdentificeerde risico's die van materiële betekenis zijn in relatie tot de financiële positie. Beleid Om de financiële gevolgen van de bedrijfsvoeringsrisico’s op te kunnen vangen is het van belang dat de deelnemers van de BghU een weerstandsvermogen aanhouden dat overeenkomt met de benodigde weerstandscapaciteit in relatie tot de BghU. Op basis van een risicoanalyse is het benodigde weerstandsvermogen bepaald op € 600.000,-. De BghU beschikt sinds de vaststelling van de jaarrekening 2014 over eigen vermogen. Conform de nota reserves en voorzieningen is er eigen vermogen opgebouwd ter grootte van 2,5% van het begrotingstotaal. Aldus is er per 31 december 2014 een algemene reserve gevormd ad € 342.100,- . Daarnaast is er structureel in de begroting een post van € 176.000 opgenomen om onvoorziene kosten te dekken. Het aanwezige weerstandsvermogen is daarmee in totaal: € 518.000,-
5.3
Onderhoud kapitaalgoederen
De kapitaalgoederen van BghU bestaan behoudens een achttal dienstauto’s uit de investeringen in de ICT. Deze activa worden in 5 jaar afgeschreven. Naast de rente- en afschrijvingslasten zijn in de exploitatie de onderhoudskosten voorzien.
12
5.4
Financiering
Beleid De BghU mag alleen gelden aantrekken voor haar uitvoeringstaak. Dit betekent dat alleen geld wordt aangetrokken voor activiteiten die door het bestuur zijn goedgekeurd. Er vindt geen uitzetting van gelden plaats en er wordt ook geen gebruik gemaakt van financiële instrumenten (derivaten, opties en dergelijke). De BghU conformeert zich aan het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. De BghU is bij het aantrekken van vreemd (kort en lang) vermogen gehouden aan de financieringsvoorschriften zoals die zijn vastgesteld in de ”Wet Financiering decentrale overheden” (Wet Fido). De BghU dient te voldoen aan de wettelijke kasgeldlimiet en renterisiconorm. Bij wet van 11 december 2013 tot wijziging van de Wet financiering decentrale overheden zijn decentrale overheden verplicht hun overtollige liquide middelen aan te houden in 's Rijks schatkist (verplicht schatkistbankieren). Schatkistbankieren houdt in dat decentrale overheden al hun overtollige middelen aanhouden in de schatkist bij het ministerie van Financiën. Dit houdt in dat geld en vermogen niet langer bij bijvoorbeeld banken buiten de schatkist mogen worden aangehouden. Schatkistbankieren Afgezien van de mogelijkheid om aan elkaar leningen te verstrekken, zijn decentrale overheden verplicht alle middelen die ze niet direct nodig hebben voor hun publieke taak in de schatkist aan te houden. Wel is sprake van een bepaalde drempel. De hoogte van de drempel is afhankelijk van de financiële omvang van een decentrale overheid. De drempel is vastgesteld op 0,75% van het jaarlijkse begrotingstotaal, met een minimum van € 250.000,-. Dit betekent voor de BghU dat € 250.000,- buiten de schatkist mag worden gehouden. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft de grens aan tot welk bedrag lagere overheden hun activiteiten met kort geld mogen financieren. Voor gemeenschappelijke regelingen is de limiet bepaald op 8,2% van het begrotingstotaal. Voor de BghU betekent dit dat in 2016 de kasgeldlimiet € 1.244.000,- (8,2% van € 15.172.000,-) bedraagt. De BghU heeft juridisch de mogelijkheid dit bedrag te lenen in een zogenaamde “kortgeld constructie”. Renterisiconorm De renterisiconorm heeft tot doel de renterisico’s te beperken door middel van spreiding van de looptijden van langlopende leningen. Het bedrag aan aflossingen en het leningbedrag dat in aanmerking komt voor renteherziening mag in het betreffende jaar de renterisiconorm niet overschrijden. Voor gemeenschappelijke regelingen is de renterisiconorm bepaald op 20% van het begrotingstotaal per 1 januari van enig jaar met een minimum van € 2.500.000. De BghU lost haar leningen zonder renteherziening binnen 5 jaar af. De BghU voldoet derhalve aan de renterisiconorm. Liquiditeitspositie Met de deelnemende partijen is op ambtelijk niveau overeengekomen dat de BghU op grond van haar liquiditeitsbegroting wordt bevoorschot.
5.5
Risicobeheer
Het beleid met betrekking tot het risicobeheer is vastgelegd in de nota “Risicomanagement en weerstandsvermogen BghU 2014”. De risico’s en beheersmaatregelen zijn opgesplitst in twee categorieën: a. bedrijfsvoeringsrisico’s en b. risico’s m.b.t. de belastingopbrengsten. De BghU is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de risicoanalyses m.b.t. de bedrijfsvoeringsrisico’s en de risico’s m.b.t. de belastingopbrengsten (voor zover afhankelijk van de bedrijfsvoering), én het nemen van de benodigde beheersmaatregelen in dit verband. De deelnemers zijn ieder voor zich verantwoordelijk voor het risicobeheer voor zover deze niet met de bedrijfsvoering samenhangen. Bijvoorbeeld als het gaat om het maatschappelijk draagvlak voor een belastingsoort of -grondslag, dan wel de uitvoerbaarheid van het belastingbeleid. Verder staan de deelnemers
13
krachtens de Gemeenschappelijke Regeling garant voor de BghU en zijn in dat perspectief verantwoordelijk voor het aanhouden van voldoende weerstandsvermogen ten behoeve van de BghU. Risico’s en beheersmaatregelen De bedrijfsvoeringrisico’s voor BghU, oplopend qua impact (kans x gevolg), zijn: 1.
Uitbesteding van niet-kernactiviteiten Niet-kernactiviteiten zijn waar mogelijk uitbesteed. Het risico is dat afspraken niet, of niet tijdig worden nagekomen, of dat het de kwaliteit van dienstverlening onvoldoende is. Door middel van haar algemene leveringsvoorwaarden, contracten, dienstverleningovereenkomsten, stuurinformatie en controlemaatregelen houdt de BghU optimaal grip op de dienstverlening die is uitbesteed.
2.
Vervuiling van en/of incomplete gegevensbestanden Correctiewerkzaamheden als gevolg van foutieve aanslagen hebben extra kosten tot gevolg. De BghU voert daarom voorafgaand aan de toetreding van een nieuwe deelnemer een O-meting uit om eventuele onvolkomenheden met betrekking tot de kwaliteit van bestanden en processen tijdig te identificeren en weg te (laten) werken. Verder worden in het kader van het uitvoeringsprotocol goede afspraken met deelnemers gemaakt maken over beheer, verantwoordelijkheid, gebruik en uitwisseling van gegevens. Door middel van een stelsel van periodieke verbandcontroles worden de juistheid en volledigheid van de administraties geborgd. Foutieve en/of onvolledige gegevens van derden worden conform protocol teruggemeld aan de bronhouder van de betreffende basisregistratie.
3.
Personele risico’s BghU stuurt op het optimaliseren van de competenties en betrokkenheid van haar medewerkers om het risico van verspilling en ziekteverzuim tot een minimum te beperken. In het kader van het toetredingsplan van een nieuwe deelnemer worden eventuele risico’s met betrekking tot de instroom van nieuwe medewerkers tijdig onderkend en zoveel mogelijk beperkt.
4.
Overschrijding van de begroting van BghU Het risico op overschrijding van de begroting wordt beperkt door de opzet van de planning en control cyclus, inclusief de zogenaamde zachte en harde “controls”. De BghU werkt op operationeel niveau met een productbegroting en managementrapportages als sturingsinstrument voor de producteigenaren en directie, een heldere toedeling van taken en verantwoordelijkheden, een adequate coaching on the job van producteigenaren en last but not least een sluitende verplichtingenadministratie, waarbij niet alleen de harde, maar ook de “zachte” verplichtingen worden geregistreerd. Niettemin kunnen in verband met exogene ontwikkelingen budgetten worden overschreden of geraamde opbrengsten niet gerealiseerd worden. Met name valt te denken aan: a. Inflatie Hoe het inflatiepercentage zich de komende jaren zal ontwikkelen is - mede gelet op de huidige economische situatie - onzeker. b. Cao In de begroting is gerekend met salarislasten conform de rechtspositieregelingen van de gemeente Utrecht. In het BGO (Bijzonder Georganiseerd Overleg) is overeenstemming bereikt over het toepassen van de ARU. Relevante afwijkingen tussen de werkelijke en de begrote salarisbedragen zijn niet te verwachten. c. Huisvesting De BghU heeft zich per 6 oktober 2014 gevestigd in het nieuwe stadskantoor van de gemeente Utrecht. Er is vooralsnog geen huurcontract getekend. Er wordt op dit moment onderzocht of het kopen van een appartementsrecht in het stadskantoor een passende constructie is voor de huisvesting in het Stadskantoor. d. Kosten van dienstverlening door derden Voor wat betreft de dienstverlening door derden zijn meerjarenafspraken gemaakt. Voor de dienstverlening door Utrecht is in het kader van het Bedrijfsplan BghU 2012 een prijs afgesproken die overeenkomt met de gemiddelde kosten voor facilitaire dienstverlening van Nederlandse gemeenten. Deze prijs is vervolgens vastgelegd in een meerjarige dienstverleningsovereenkomst. e. Afwijkingen in het productievolume Omdat de BghU meerkosten met betrekking tot het basispakket niet op basis van nacalculatie aan de betreffende deelnemer kan doorbelasten, ontstaat er voor de begroting van de BghU een risico als het aantal klantcontacten, bezwaarschriften, aantal aanslagregels, etc. afwijkt van de ramingen. Dit risico is
14
relatief groot, zowel qua kans als qua gevolgen. Enerzijds omdat de deelnemers niet in alle gevallen over een betrouwbare registratie van bijvoorbeeld het aantal klantcontacten of het aantal bezwaren beschikken. Anderzijds omdat wet- en regelgeving met zich mee kan brengen dat het aantal vragen c.q. bezwaren meer dan trendmatig toeneemt. Zo heeft de recente invoering van de huurbelasting duidelijk effect op de ontwikkeling van het aantal in bezwaar zijnde WOZ-objecten. En verder leidt de vigerende proceskostenvergoeding tot een al maar toenemend aantal bezwaren dat door tussenkomst van zogenaamde no cure no pay-bureaus wordt ingediend. Bedoelde risico’s worden beperkt door de bijdrageverordening conform paragraaf 5.9 waarin is bepaald dat de verdeelsleutel in meerjarig perspectief kan worden herijkt, indien en voor zover specifieke volumeontwikkelingen daar aanleiding toegeven. Omdat dergelijke afwijkingen pas achteraf kunnen worden vastgesteld zal er in voorkomend geval sprake zijn van een na-ijl effect met nadelige gevolgen voor het rekeningresultaat van de BghU. Deze consequenties worden opgevangen door de vorming van de algemene reserve als beschreven in paragraaf 5.6. 5.
Extern opgelegde aanpassingen in de basisgegevens Aanpassingen van de basisgegevens als gevolg ruilverkaveling en gemeentelijke herindeling worden gezien het incidentele karakter niet begroot. Dit geldt ook voor wetswijzigingen bijvoorbeeld in het kader van het stelsel van basisregistraties. Specifieke wensen van deelnemers m.b.t. de uitvoering van het basispakket kunnen aanleiding geven tot maatwerkafspraken m.b.t. de bekostiging.
6.
Fraude Fraude staat en valt met de integriteit van medewerkers. Belastingplichtigen moeten kunnen vertrouwen op een integere overheid. De Gedragscode Integriteit Ambtenaren levert een belangrijke bijdrage aan het bevorderen van het integriteitbewustzijn van de BghU-medewerkers. De gedragscodes en gerichte communicatie over fraudebeleid dragen bij aan een integere organisatiecultuur, waardoor fraude ontmoedigd wordt. Naast het streven naar een ingebedde, integere organisatiecultuur zet de BghU een stelsel van interne controlemaatregelen en toetsingsmaatregelen (audits) in om fraude te voorkomen. Aanvullend heeft de BghU een frauderisico-verzekering afgesloten.
De hiervoor genoemde risico’s zijn nader uitgewerkt in een risicoanalyse. Voor elk van de risico’s is het bruto risico geïdentificeerd. Dit is het maximale bedrag dat nodig is indien het risico zich daadwerkelijk voordoet in een situatie waar geen beheersmaatregelen worden genomen. Daarna is voor elk van de risico’s het netto risico gekwantificeerd. Dit zijn de kosten die zich kunnen voordoen indien de geformuleerde beheersmaatregelen effectief zijn uitgevoerd. Vanuit het netto risico is het restrisico berekend. Het restrisico is het netto risicobedrag vermenigvuldigd met de kans die er bestaat dat het geïdentificeerde risico optreedt ná het nemen van de geformuleerde beheersmaatregelen. Hierbij is de maximale kans genomen zoals die in de risico analyse staat aangegeven. Dit leidt tot een conservatief weerstandsvermogen, dat wil zeggen: met het berekende weerstandsvermogen worden de risico’s afgedekt. Invloed en checks & balances door en voor de deelnemers De BghU is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de risicoanalyses m.b.t. de bedrijfsvoeringsrisico’s en het nemen van de benodigde beheersmaatregelen in dit verband. Als deelnemer is er goede invloed uit te oefenen en zijn op verschillende niveaus checks & balances in te bouwen. De mogelijkheden van de deelnemers zijn o.a. de volgende: a. Via de bestuurlijke vertegenwoordiging van het college / dagelijks bestuur van de deelnemers in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling: De deelnemers stellen via hun bestuurlijke vertegenwoordiging in het algemeen bestuur / dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling o.a. de begroting en jaarrekening vast. Onderdeel van de begroting is de paragraaf risicoanalyse, beheersmaatregelen en weerstandsvermogen. b. Via de P&C cyclus: De P&C cyclus van de BghU sluit zo goed mogelijk aan bij die van de deelnemers. In het uitvoeringsprotocol zijn afspraken vastgelegd over tijdige informatievoorziening van de BghU aan de deelnemers. Hierdoor kunnen de deelnemers de financiële gang van zaken bij de BghU goed monitoren en zo nodig (doen) bijsturen. c. Via managementrapportages van de BghU aan de deelnemers: In het uitvoeringsprotocol is vastgelegd wanneer welke managementrapportages (format en inhoud) door de BghU aan de deelnemers worden verstrekt. Dit stelt de deelnemers in staat om de prestaties van de BghU te monitoren. d. In de GR is de auditfunctie geregeld: Dit geeft de deelnemers de mogelijkheid om via een onafhankelijke en objectieve audit onder meer het financiële beleid en -management en risicomanagement te laten toetsen.
15
Control op de BghU als verbonden partij Aan de deelnemers wordt “control op de verbonden partij” BghU geboden door bij de bestuurlijke behandeling van financiële stukken een gemeenschappelijke bijeenkomst te beleggen met de regiefunctionarissen van de deelnemers, voorafgaand aan de vergaderingen van het Algemeen Bestuur.
5.6
Reserves en voorzieningen
Om te waarborgen dat - conform vereiste van de fiscus – met een vaste verdeelsleutel op begrotingsbasis kan worden gewerkt, alsook om te voorkomen dat incidentele afwijkingen van het meerjarenbeeld tot onnodige verrekeningen met deelnemers leiden, is er m.i.v. de jaarrekening 2014 een algemene reserve gecreëerd ter grootte van 2,5% van het begrotingstotaal. Een en ander conform de nota “Reserves en voorzieningen BghU 2014”.
5.7
Bedrijfsvoering
Organisatie inrichting en managementfilosofie BghU is een organisatie die werkt volgens de principes van leanmanagement. Processen worden in het kader van continue verbeteren steeds verder gestroomlijnd met het oog op het leveren van klantwaarde. De hoofdproducten van de BghU (waarderen, gegevensbeheer & heffen, innen en klantcontact) worden vervaardigd in een geïntegreerde procesgang. De organisatie is ingericht op basis van de vier onderscheiden hoofdproducten met een directie en staf voor de sturing en ondersteuning van het primaire proces. De toegestane formatie telt met inbegrip van de flex-pool 139 fte: 1. Modelmatige waardebepaling 33 fte 2. Gegevensbeheer en heffen 20 fte 3. Innen 29 fte 4. Klantcontact 20 fte 5. Directie & Staf (incl. functioneel applicatiebeheer en juridische ondersteuning) 20 fte 6. Flex-pool 17 fte De flex-pool telt vooralsnog 17 fte. De formatie voor de flex-pool is geleverd door de producteigenaren (de hoofden van de betrokken afdelingen). De medewerkers van de flex-pool worden door de directie naar behoefte ingezet in het primaire proces. De ondersteuning op het gebied van HRM, facilitaire zaken, alsook de financiële en personele administratie wordt per 1 januari 2014 op basis van een jaarlijks opzegbare overeenkomst geleverd door Interne Bedrijven van de gemeente Utrecht. De ondersteuning op het gebied van het technisch beheer van de applicaties is voor de duur van de planperiode uitbesteed aan een marktpartij. Huisvesting De BghU maakt sinds 6 oktober 2014 gebruik van de helft van de 15e en de gehele 16e etage in de Zuidtoren van het Stadskantoor gelegen aan het Stadsplateau 1 te Utrecht. Er is vooralsnog geen huurcontract getekend. Er wordt op dit moment onderzocht of het kopen van een appartementsrecht in het stadskantoor een passende constructie is voor de huisvesting in het Stadskantoor. Productiecijfers De hierna weergegeven werklast is gebaseerd op de ervaringscijfers van de afzonderlijke deelnemers, rekening houdend met bekende groeicijfers. Bij het aantal klantcontacten wordt een daling t.o.v. het begrotingsjaar 2015 begroot van 5%.
Werklastbepalende factor
Utrecht
De Bilt
Begrote werklast 2016 HDSR Bunnik Houten
WOZ objecten Aanslagregels Aanslagbiljetten
169.765 461.226 157.110
23.270 nvt 64.283 1.101.096 21.571 382.081
Klantcontact Bezwaar en beroep
101.824 7.387
13.885 1.003
62.154 7.335
16
Lopik
Nieuwegein
7.156 28.930 7.829
21.722 67.775 22.252
6.339 13.375 6.546
30.965 91.794 31.904
2.309 262
6.160 1.144
514 133
8.964 1.202
Zeist
Totaal
30.554 289.771 93.704 1.922.183 35.350 664.643 18.325 1.153
214.134 19.619
Bijdrage per deelnemer De kosten van het basispakket worden op basis van de werklastbepalende factoren omgeslagen over de deelnemers. Voor een beschrijving van de werkwijze wordt verwezen naar de Bijdrageverordening (paragraaf 5.9). E.e.a. leidt tot de volgende deelnemer bijdrage per deelnemer: Benodigde deelnemersbijdragen MJB 2015 - 2018 2016 2017 2018 Basis Plus Frictie Totaal Basis Plus Frictie Totaal Basis Plus Totaal 1. Bunnik € 212 -€ 27 € 185 € 213 -€ 14 € 199 € 202 € 202 2. Houten € 639 -€ 68 € 571 € 644 -€ 34 € 610 € 613 € 613 3. Lopik € 156 -€ 21 € 135 € 157 -€ 10 € 147 € 149 € 149 4. Nieuwegein € 900 -€ 77 € 823 € 907 -€ 39 € 868 € 864 € 864 5. Zeist € 1.242 -€ 148 € 1.094 € 1.250 -€ 74 € 1.176 € 1.192 € 1.192 6. Utrecht € 6.552 € 633 € 305 € 7.490 € 6.610 € 633 € 153 € 7.396 € 6.292 € 633 € 6.925 7. De Bilt € 776 € 36 € 812 € 781 € 18 € 799 € 745 € 745 € 2.451 € 2.451 € 2.451 € 2.451 € 2.451 € 2.451 8. HDSR Totaal MJB 2015 € 13.561 € 13.646 € 13.141 1,5 % Looncompensatie 2015 110 110 110 1,0 % Looncompensatie 2016 74 74 74 1,0 % Prijscompensatie 2016 57 52 50 BAG Lopik 40 40 40 Totaal MJB 2016 € 13.842 € 13.922 € 13.415
1. Bunnik 2. Houten 3. Lopik 4. Nieuwegein 5. Zeist 6. Utrecht 7. De Bilt 8. HDSR Totaal
5.8
Basis € 210 € € 649 € 158 € € 914 € 1.134 € € 6.683 € € 788 € 2.493
Basis
2019 Plus
Totaal
Benodigde deelnemersbijdragen MJB 2016 -2019 2016 2017 2018 2019 Plus Frictie Totaal Basis Plus Frictie Totaal Basis Plus Totaal Basis Plus Totaal 7 -€ 27 € 189 € 211 € 7 -€ 14 € 204 € 201 € 6€ 208 € 201 € 6€ 207 -€ 68 € 581 € 654 -€ 34 € 620 € 623 € 623 € 622 € 622 40 -€ 21 € 177 € 159 € 40 -€ 10 € 189 € 152 € 40 € 192 € 151 € 40 € 191 -€ 77 € 837 € 921 -€ 39 € 882 € 878 € 878 € 876 € 876 127 -€ 148 € 1.112 € 1.142 € 128 -€ 74 € 1.196 € 1.088 € 122 € 1.210 € 1.086 € 122 € 1.208 639 € 305 € 7.627 € 6.734 € 639 € 153 € 7.526 € 6.416 € 639 € 7.055 € 6.406 € 639 € 7.045 € 36 € 824 € 794 € 18 € 812 € 756 € 756 € 755 € 755 € 2.493 € 2.493 € 2.493 € 2.493 € 2.493 € 2.493 € 2.493 € 13.842 € 13.922 € 13.415 € 13.399
Paragraaf Verbonden partijen
Een verbonden partij is een privaat- dan wel publiekrechtelijke organisatie waarin de BghU een bestuurlijk en/of een financieel belang heeft. De BghU heeft deze niet.
5.9
Bijdrageverordening
Inleiding In artikel 48 lid 3 van de Gemeenschappelijke Regeling is bepaald dat het Algemeen Bestuur een bijdrageverordening vaststelt met daarin de methode en richtlijnen voor de kostenverdeelsleutel. In deze paragraaf bij de begroting 2016 vindt de uitwerking plaats. De kostenverdeelsleutel 2016 Uitgangspunten: a.
Uitgangspunt is het gezamenlijk te realiseren maatschappelijk voordeel en de in dat kader benodigde solidariteit.
b.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen een basispakket en een pluspakket.
c.
Het basispakket wordt door alle deelnemers afgenomen, uitgezonderd het onderdeel waardering voor de OZB, dat niet door Hoogheemraadschap wordt afgenomen. Het Hoogheemraadschap deelt via afdrachten aan het ministerie van BZK indirect mee in de kosten voor waarderen.
17
d.
De kosten voor het basispakket worden verdeeld volgens een verdeelsleutel die zowel voldoet aan de voorwaarden voor btw-vrijstelling voor de dienstverlening van de BghU aan haar deelnemers, áls aan de voorwaarden voor het doorschuiven van de inkoop-btw aan gemeenten. Deze laatste voor zover het gaat om diensten die gemeenten afnemen in hun rol als overheid. Een en ander betekent dat de kosten van het basispakket verdeeld worden op basis van een vaste verdeelsleutel en uitdrukkelijk niet op basis van tarieven.
e.
De vaste verdeelsleutel is zowel van toepassing op de bepaling van de deelnemersbijdrage begrotingsbasis als op de verrekening van het rekeningresultaat. Daarbij geldt dat verschillen tussen begroting en rekening in eerste instantie worden verevend met behulp van de algemene reserve. Dit betekent dat een eventueel negatief rekeningresultaat automatisch resulteert in een taakstelling voor de BghU en dat een positief rekeningresultaat de buffer creëert die nodig is om bijvoorbeeld de financiële effecten van afwijkende volumeontwikkelingen te kunnen dempen en/of om de aansluiting van nieuwe toetreders c.q. aanvullende voorzieningen op grond van ontwikkelingen in wet- en regelgeving te kunnen bekostigen.
f.
De kostenverdeelsleutel is gebaseerd op het principe van “de gebruiker betaalt”, met inachtneming van de bestuurlijke afspraken die in het kader van de toetreding gemaakt zijn. Dit betekent dat de omvang van de werklast van de deelnemers uitgangspunt is voor het verdelen van de kosten en dat de kosten van de werklast worden geraamd op bedrijfseconomisch algemeen aanvaarde gronden.
g.
De raming van de werklast, de kosten van de werklast en de daaruit af te leiden kostenverdeelsleutel zullen - met in achtneming van de gemaakte bestuurlijke afspraken - in het perspectief van het principe “de gebruiker betaalt” jaarlijks worden herijkt. Daarbij geldt dat een afwijkend driejaars gemiddelde in de ontwikkeling van de werklast met betrekking tot een of meer deelnemers in volgende begrotingsjaren tot een herijking van de kostenverdeelsleutel leidt.
h.
Binnen het basispakket wordt onderscheid gemaakt naar de volgende werklastbepalende factoren: o het aantal WOZ-objecten voor de verdeling van de kosten van het WOZ–proces; o het aantal aanslagregels voor de verdeling van de kosten van het proces gegevensbeheer en heffen; o het aantal aanslagbiljetten voor de verdeling van de kosten van aanslagregeling; (drukkosten, portokosten etc.) en van het daadwerkelijk innen van de belastingen, waaronder begrepen de handelingskosten m.b.t. kwijtschelding; o het aantal klantcontacten voor de verdeling van de kosten van het klantcontact (afhandelen web-formulieren, e-mails, telefoontjes, brieven, baliebezoeken, etc.); o het aantal bezwaren en beroepen voor de verdeling van de kosten van bezwaar en beroep.
i.
Het pluspakket bestaat vooralsnog uit de onderdelen parkeren, leges en BAG. De kosten die met het pluspakket samenhangen worden direct toegerekend aan de betreffende deelnemer, en vallen buiten de kosten die door middel van de kostenverdeelsleutel aan de deelnemers worden toegerekend.
k.
Omdat de schaalvoordelen nagenoeg geheel gerealiseerd worden bij de werklastfactoren die in de praktijk de gemeentelijke bijdrage bepalen, blijft de deelnemersbijdrage van het Hoogheemraadschap gefixeerd op het niveau van 2014 en alleen geïndexeerd met de loon- en prijscompensatie.
18
6
Vaststellingsbesluit
Het Hoogheemraadschap en de deelnemende gemeenten zijn in de gelegenheid geweest hun zienswijze over de ontwerpbegroting aan het Bestuur van het BghU kenbaar te maken. Het Bestuur van de BghU, gezien de zienswijzen van het Bestuur van het Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden en de gemeenten Utrecht, De Bilt, Bunnik, Houten, Lopik, Nieuwegein en Zeist overwegende dat de kadernota en begroting 2016, na voorafgaande kennisgeving, 14 dagen bij de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling voor een ieder ter inzage heeft gelegen, Voorgesteld besluit: 1. de kadernota en begroting 2016, inclusief meerjarenperspectief 2017 - 2019 vast te stellen; 2. de bijdrageverordening (paragraaf 5.9 in de begroting) vast te stellen;
Utrecht, 25 juni 2015
Het Bestuur van de BghU,
de voorzitter,
de secretaris,
Patrick Poelmann
Arnold Geytenbeek
19
