Je tijd optimaal benutten

zzp servicedesk

Je tijd optimaal benutten Zzp’ers hebben het niet alleen druk met opdrachten. Ook vraagt administratie, acquisitie en netwerken een hoop tijd. Tel daar de mailtjes en telefoontjes tussendoor bij op en je komt uren tekort. Als je hoofd soms (of regelmatig) vol zit met allerlei dingen die je nog moet doen, is het handig om je tijd beter in te delen. Dit whitepaper biedt oplossingen om georganiseerd door het leven te gaan.

In dit whitepaper Wat is timemanagement? De basisingrediënten Luisteren naar je bioritme

Wat is timemanagement? Vraag een ondernemer hoe het gaat en je krijgt vast als antwoord: druk. Want er is altijd werk te doen. Heb jij ook het gevoel dat er te weinig uren in een dag zitten? Dan is het wellicht tijd om je planning onder de loep te nemen: timemanagement.

Privé en zaken in balans Handige tools

Sebastiaan de Jong Business Director (GM) Cloud Solutions bij Exact “Probeer zo gestructureerd mogelijk te werken. Plan afspraken direct in, berg documenten meteen op. Als je georganiseerd werkt scheelt dat enorm veel tijd.”

Efficiënt werken Timemanagement draait om het optimaal en efficiënt benutten van je tijd. Het is een combinatie van verschillende vaardigheden en instrumenten die je inzet om je taken en doelen te bereiken. Om je tijd effectief in te kunnen zetten, moet je eerst weten hoeveel uur je in welk project en welke taak steekt. Daarna kijk je hoe je die zaken beter kan aanpakken, zodat je tijd bespaart. Plannen Volgens Bas van Baal van Super Line-Up is plannen de basis van timemanagement. “Schrijf op wat je wilt bereiken. Ik maak per jaar doelstellingen. Daar werk ik dan keihard voor en het is ieder jaar gelukt.” Volgens de producent, die onlangs de productie deed voor een housefestival waar bijna 30.000 mensen op afkwamen, staat of valt alles met een goede planning. “Als je geen goede planning hebt, gaat het mis. Overzicht houden is het belangrijkste wat er is.” Timemanagementexpert Marleen Kwast van trainingsinstituut meereffect beaamt dat overzicht en inzicht in je tijdsbesteding helpen je tijd goed in te delen. Bij meereffect gaan ze uit van Getting Things Done (GTD), een methode van de Amerikaanse consultant en auteur David Allen.

www.zzpservicedesk.nl/timemanagement

1

zzp servicedesk

Bas van Baal Super Line-up “Om je doel te bereiken moet je keihard werken. Geen dingen uitstellen, maar gewoon doen.”

Ook Odette Jansen, net gestart met haar bedrijf Odette Organiseert, zit in de organisatiebranche. Dat wil niet zeggen dat ze alles voor zichzelf op orde heeft. “Ik vind timemanagement wel een uitdaging. De planning voor mijn congressen heeft prioriteit en dat gaat soms ten koste van de werkzaamheden voor mijn eigen bedrijf”, aldus de conference & event coördinator. “Ik stel dingen uit, omdat ik met lopende zaken bezig ben.” Uitstellen is juist niet de bedoeling zegt Helma Lensen-Aertssen van GoAcid. Ze ondersteunt (startende) zzp’ers en mkb’ers. “Stel niet uit wat je nu kunt doen. Heb je even tijd, doe het dan. Schrijf je werkzaamheden op en geef ze prioriteit.” Daarnaast hamert ze op ritme. “Plan bijvoorbeeld vaste werkzaamheden op vaste tijden. Iedereen heeft terugkomende taken zoals de administratie en e-mail. Reserveer daar iedere dag tijd voor. Dan blijf je geordend.” En ‘nee’ leren zeggen kan zeker geen kwaad. “Natuurlijk ben je in het begin bang dat een klant niet terugkomt.”


2

zzp servicedesk

De basisingrediënten

Belonen Plan iedere dag een vervelend klusje en beloon jezelf daarna. Vervolgens doe je de rest van je werk.

Realistisch

Maak een reële planning die is afgestemd op je werkzaamheden. Als je te veel dingen in een dag propt, haal je het waarschijnlijk niet. Dat levert een schuldgevoel op. Een realistische dagindeling zorgt er juist voor dat je gemotiveerd blijft.

Marleen Kwast Timemanagementexpert Meereffect “Als je wilt plannen is het belangrijk om flexibel te blijven.”

Sebastiaan de Jong Business Director (GM) Cloud Solutions bij Exact “Als je tijd tekort komt, neem dan even afstand van je werk. Dat klinkt misschien gek, maar als je even een rondje loopt en ondertussen een to-do list maakt, ben je daarna een stuk productiever.”

Stapelen de mails in je inbox zich op? Raak je het overzicht kwijt en denk je ‘s avonds vaak aan alle klusjes die je nog moet doen? Dan is het tijd je dag beter in te delen. Een aantal zaken is van belang om verstandig om te gaan met je kostbare uren. Lijsten maken Als ondernemer komt er veel informatie op je af. Je ontkomt dan ook niet aan de to-do list. De kunst is juist om de lijstjes te ordenen. Marleen adviseert alles wat in je hoofd opkomt te verzamelen in verschillende lijsten. “Het idee achter GTD is dat je brein slecht is in onthouden wat je wilt en nog moet doen. Schrijf alles op zodat je niets vergeet. Als je niet meer aan allerlei dingen hoeft te denken, creëer je ruimte om over je werk na te denken en kun je je richten op je creativiteit.” Gaby Maier maakt voor haar webwinkel Kidzkadooz handgemaakte producten. Ze kan niet zonder een to-do list. “Aan het begin van de week stel ik deadlines op aan de hand van mijn bestellingen en dan is het een kwestie van wegstrepen. Zo krijg ik meer overzicht en rust.” Overzicht houden Als je je krabbels verspreidt over post-its, je agenda en kladblokken raak je het overzicht kwijt en is het moeilijk prioriteiten te stellen. Marleen raadt aan wekelijks lijsten te maken. “Maak bijvoorbeeld een lijst met zaken waarvoor gelijk actie nodig is. Op een ‘wachten op lijst’ hou je bij wat je hebt uitstaan, zoals e-mails met een vraag.” Ook maak je een lijst met dingen die je later kan doen. “Zelfs al doe je het niet nu, dan is het in ieder geval uit je hoofd en kan je bezig zijn met je werk en je creativiteit.” Agenda bijhouden Hou je werkzaamheden bij in een agenda, op papier of digitaal. Dat zorgt voor overzicht. In een Office-programma zoals Outlook of online in Google Apps kan je bovendien herinneringen instellen. “In je agenda houd je alles bij dat gebonden is aan een datum. Een belafspraak schrijf ik daar op, maar taken die nog gedaan moeten worden zet ik in een lijst,”tipt Marleen. Discipline opbrengen Als zzp’er moet je gedisciplineerd zijn. Je werkt voornamelijk alleen en kan zelf bepalen wanneer je iets doet. Tussendoor nog even iets op internet bestellen of bellen met wat vrienden is erg verleidelijk. Ook stel je vervelende klussen gemakkelijk uit als er niemand meekijkt.


3

zzp servicedesk

Neem pauzes Werk in een drukke periode niet uren achter elkaar door. Een paar keer per dag een pauze zorgt ervoor dat je uiteindelijk meer werk verricht.

Flexibel Reserveer ook tijd voor onverwachte klussen tussendoor. “Plan flexibel. Je weet nooit wat er gaat gebeuren. Dan heb je ineens een opdracht, dan weer een telefoontje”, aldus Marleen. “Je moet wel kunnen inspelen op wat er gebeurt.”

Juist deze taken moet je gelijk oppakken. Hoe meer je uitstelt, hoe meer je er tegenop ziet. Je bent bovendien langer bezig met orde op zaken stellen. “Vergelijk het met het huis opruimen. Dat vind ik niet leuk om te doen, maar het resultaat is een opgeruimd huis. Dat is wél fijn,”legt Marleen uit. “Kijk dus naar wat je hebt als het af is. Dat stimuleert om vervelende dingen niet uit te stellen.” Focus Concentreer je op één ding en laat je niet afleiden. Als je achter de computer zit, check je bijvoorbeeld niet je persoonlijke Facebookaccount. Voor je het weet ben je weer een paar minuten kwijt aan een filmpje. Sluit je mailbox en kijk er op bepaalde tijdstippen naar. Als de inbox altijd openstaat, word je afgeleid door de inkomende post. Tijdens het autorijden nog even dat ene telefoontje plegen, lijkt misschien efficiënt maar het zorgt vooral voor een opgejaagd gevoel.

Perfectionistisch Als je perfectionistisch bent ingesteld, leg je de lat hoog en werk je door totdat jij (voor even) tevreden bent. Het kan namelijk altijd beter. Maar moet het altijd perfect? Je bent een professional in jouw vakgebied. Je doet je werk al goed als je de wensen van de opdrachtgever vervult of deze net iets overtreft


4

zzp servicedesk

Productief

Bewaar routineklussen, zoals e-mails beantwoorden, voor de tijdstippen waarop je het minst productief bent. Moeilijke taken doe je op momenten dat je veel energie hebt.

Werktijden Heb je de mogelijkheid om zelf je werktijden te bepalen? Maak daar gebruik van. Werken op de uren waarop jij het meest helder en productief bent, kan veel tijdwinst opleveren.

Blokje om Aan het begin van de middag is een blokje om het beste remedie tegen vermoeidheid.

Marleen Kwast Timemanagementexpert Meereffect “Maak een analyse van de momenten waarop je werkt. Wanneer was je geconcentreerd aan de slag? Als je dat weet, kan je daar op inspelen.”

Luisteren naar je bioritme Heb je een productieve dag in het vooruitzicht gesteld, maar blijk je uiteindelijk niet vooruit te branden? Dat heeft wellicht te maken met je bioritme. Dat is een natuurlijk ritme van de biologische cycli van een mens. Als je weet wanneer je het productiefst bent, kan dat veel tijd opleveren. Biologische klok Je innerlijke klok heeft invloed op je lichamelijke, emotionele en intellectuele conditie. Ben je een ochtendmens, dan kom je makkelijk uit bed en ga je vol enthousiasme aan de slag. Avondmensen draaien zich liever nog even om, omdat ze de avond ervoor tot in de late (of vroege) uurtjes hebben gewerkt. Van de Nederlanders is 10 tot 15 procent een uitgesproken ochtend- of avondmens. Duf Je biologische ritme is heel persoonlijk. Toch voelt iedereen zich op bepaalde momenten wel duf, zoals na de lunch. De tweede energiegolf komt aan het einde van de middag. Dan ben je weer alert en kan je je dus goed concentreren. Dat komt door bepaalde hormonen. Bioritme bepalen Luister naar je innerlijke klok om het meeste uit je dag te halen. Als je moe bent, kost alles extra tijd. Om erachter te komen wat jouw ideale ritme is, zijn er op internet diverse sites te vinden waar je dit kan testen. Of je maakt zelf een analyse van je productiviteit. “Hou een paar weken bij waar, wanneer en hoe je hebt gewerkt. Was dat thuis of op een flexwerkplek? Wanneer was je het productiefst?”, zegt Marleen. Je innerlijke klok helpen Goed zorgen voor je lichaam en geest helpt om het beste uit jezelf te halen. Juist als zzp’er is het belangrijk om genoeg te slapen, gezond te eten en regelmatig te bewegen. Jij bent immers de enige die al het werk kan doen. Neem voldoende rust zodat je de volgende dag vol energie aan de slag gaat. Je kan ook rekening houden met wat je eet. De stoffen in zoete dingen en koffie geven je een tijdelijke energieboost, maar verstoren wel je bioritme. Een zware lunch vol koolhydraten laat je energielevel dalen, omdat het verteren veel moeite kost. Als je te weinig eet, gaat je bloedsuikerspiegel omlaag en word je futloos. Sporten levert niet alleen meer energie op, maar ook een leeg hoofd.


5

zzp servicedesk

Gaby Maier Kidzkadooz

Privé en zaken in balans “Het is eigenlijk heel simpel. Je moet het gewoon doen. Al lopen de zaken nu zo goed, dat ik op het punt ben gekomen dat ik het anders moet aanpakken.”

De ene zzp’er heeft er geen moeite mee 24/7 te werken, terwijl de ander zijn privétijd goed in de gaten houdt. Ga voor jezelf na hoeveel uur per week je wilt besteden aan je bedrijf. Ben je in het weekend ook bereikbaar of laat je de mailbox met rust? Doorwerken Gaby combineert haar werk vanuit huis met drie kinderen. Zodra ze tijd heeft, gaat ze aan de slag. “Als de kinderen weg zijn, begint mijn werkdag. Ik probeer zoveel mogelijk te doen voordat ze thuiskomen.” Haar man heeft ook een eigen bedrijf en dat ziet Gaby zeker als een voordeel. ‘s Avonds werken vindt ze geen probleem. “Ik vind het niet erg om op de bank voor de televisie wat voorbereidingen te treffen. Dan heb ik de bestellingen de dag erna sneller klaar.” Ook Bas heeft geen moeite met lange dagen. “Mijn werk is mijn hobby. Je moet alles aanpakken en niet mopperen om je dromen te kunnen bereiken”. Marleen legt uit dat zzp’ers vaak het gevoel hebben dat het werk niet af is. “Je kan altijd nog wel even door. Iedereen vindt daar zelf een weg in. Maar als je het idee hebt dat er iets goed mis is met je balans, dan zou je tijdblokken kunnen instellen. Blok je werktijden, geef jezelf een kader waarin je kiest voor je werkplek.” Thuiswerken Thuiswerken kan voor afleiding zorgen. “Natuurlijk weet je dat je nog een was kan draaien, maar als je op kantoor werkt, kan je dat ook niet overdag doen”, redeneert Helma. Ze past haar werkzaamheden aan op haar kind. “Als mijn zoontje slaapt, doe ik dingen waarbij ik contact heb met mensen, het ‘belgedeelte’. Als hij rustig speelt, bereid ik een training voor.” Thuiswerken met kinderen is juist fijn, vindt Gaby. “Elk moment dat ik tijd heb, ga ik aan het werk. En het scheelt reistijd.” Ook Harry Manni, eigenaar van marktonderzoeksbureau Mananarap, vindt het makkelijk dat hij alles door elkaar kan doen. “Maar ik ben net begonnen en heb het nog niet zo druk. Ik kan me voorstellen dat het anders is als je heel hard moet werken.” Flexwerkplek Als je thuis werkt en merkt dat je het vervelend vindt dat je je laat afleiden door een volle wasmand of een lonkende vaat, dan is het wellicht een idee om eens buiten de deur te werken. Op diverse plekken van Nederland zijn flexwerkplekken te vinden. Daar kom je om te werken én je ontmoet nieuwe mensen. “Maar die kunnen natuurlijk wel voor afleiding zorgen”, waarschuwt Marleen.


6

zzp servicedesk

Werken in ‘de cloud’ De cloud is een ‘informatiewolk’ waarin allerlei diensten via internet worden aangeboden. Je werkt niet alleen snel, maar ook efficiënt. Bovendien kun je altijd en overal bij je bestanden, die automatisch worden opgeslagen. Je kan verschillende programma’s uit de cloud halen om zo je eigen online kantoor samen te stellen. Je hebt alleen internet en een device nodig.

Handige tools Je kan met pen en papier in de weer om lijsten te maken en de agenda bij te houden, maar in de cloud zijn ook apps te vinden die helpen meer te doen in minder tijd. Zo kan je de administratie efficiënter aanpakken, je takenlijsten ordenen op één plek of je bestanden overal gemakkelijk delen. Online boekhouding Kom je iedere keer als je de omzetbelasting moet indienen in tijdnood? Dan is een online boekhoudprogramma het proberen waard. Het is een snelle manier om zaken op orde te krijgen en te houden. Online boekhouding gaat sneller omdat je in één systeem werkt en niet meer met losse bestanden in verschillende programma’s. Het papierwerk wordt automatisch op orde gehouden, want facturen en bonnen opbergen in mappen is niet meer nodig. Je werkt vanzelf overzichtelijk en geordend en dat levert meer uren op voor acquisitie en het maken van declarabele uren. Er zijn diverse online boekhoudprogramma’s. De een is uitgebreider dan de ander. Zo kan je binnen enkele klikken een factuur maken met gratis apps. Betaalde online boekhoudprogramma’s bieden je nog meer mogelijkheden zoals relatiebeheer. Bij sommige online boekhoudpakketten zit een financieel adviseur inbegrepen die op afstand je administratie kan bekijken. Je krijgt dus zelf inzicht in je financiën, maar kan ook rekenen op de kennis van je adviseur. Hij herinnert je bovendien aan je fiscale plichten. Daar hoef je dus niet meer aan te denken.

Bas van Baal Super Line-up “Met Wunderlist op mijn telefoon en computer kan ik taken invoeren, met mensen samenwerken en dingen wegstrepen. Het zorgt voor overzicht.”

Notities Heb je op verschillende plekken lijstjes gemaakt met alles wat je moet doen? Bundel al je notities in het notitieblok op je smartphone, tablet of device. Of maak gebruik van een app als Evernote. In dit ‘digitale notitieboek’ verzamel je al je gedachten, foto’s en aantekeningen op één plek. Maak een checklist, gesproken bericht of scan een visitekaartje in. Andere apps: Wunderlist en Google Keep. Bestanden Wil je bestanden opslaan en makkelijk kunnen delen, maak dan gebruik van Dropbox, Google Docs, SugarSync of OneDrive. Als je een device van Apple hebt, is iCloud een optie. Dit soort apps synchroniseren automatisch je bestanden dus je bent op al je devices up-to-date.


7

zzp servicedesk

Time management Kom je er met al deze tips niet uit? Schakel dan een professional in. In heel het land zijn cursussen timemanagement te vinden. Het is een investering, maar wel één die jou rust en tijd oplevert.

Tijdklok Je kan een eierwekker als stopwatch gebruiken, maar een app biedt meer mogelijkheden. Toggl houdt je tijd bij, en wel op zo’n manier dat jij aan het eind van de dag precies ziet hoeveel uur je aan een bepaalde taak hebt besteed en of het om betaalde of onbetaalde uren ging. Andere apps: ATracker en My Minutes. Aandacht Zit je tussen het werken door nog vaak even op internet te surfen, installeer dan een app als FocusWriter. Die zorgt ervoor dat je alleen het scherm te zien krijgt waarin je werkt. Werk je juist voortdurend door en vergeet je pauze te nemen? Gebruik dan een app die je aanspoort tot een break zodat je daarna weer fris aan de slag kan. Focusbooster is een app die ervan uitgaat dat je na iedere 25 minuten werk een pauze neemt van 5 minuten. Andere apps: Focus@Will en Time Out.

Snel aan de slag n Bedenk wat je wilt doen n Schrijf je doelen op n Maak een week en/of dagindeling n Zorg voor een ritme n Neem een proefabonnement op n een app die werk uit handen neemt n Probeer eens een flexwerkplek uit n Wees gedisciplineerd n Blijf gemotiveerd n Zorg goed voor je lichaam en geest

Social media Wil je je social media-gebruik een boost geven, maar er wel minder tijd aan kwijt zijn? Met bijvoorbeeld Hootsuite beheer je meerdere sociale netwerken, plan je tweets en berichten en krijg je inzicht in jouw mediaverkeer. Je bespaart dus niet alleen tijd, maar ziet ook of jouw aanpak succes heeft. Andere apps: Everypost en SocialOomph. Wachtwoordmanager Een andere manier om ruimte in je hoofd te creëren en tijd te besparen is al je wachtwoorden op internet centraliseren. Met een wachtwoordmanager maak je sterke wachtwoorden die de app overzichtelijk voor je opslaat. Je hoeft dan alleen nog het ‘meesterwachtwoord’ te onthouden. Voorbeelden: LastPass en Dashlane.

Over ZZP Servicedesk. Powered by

zzp servicedesk


ZZP Servicedesk helpt zelfstandige ondernemers alles uit hun bedrijf te halen. Op www.zzpservicedesk.nl vind je betrouwbare, concrete informatie en inspirerende verhalen van collega-zzp’ers. Het is niet toegestaan beeldmateriaal en informatie afkomstig uit dit document zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ZZP Servicedesk te kopiëren in welke vorm dan ook. Copyright: ZZP Servicedesk

8

Je tijd optimaal benutten

Recommend Documents