Je kunt niet meer zonder!!! ICT-behoeften bij organisaties die met vrijwilligers werken

Je kunt niet meer zonder!!! ICT-behoeften bij organisaties die met vrijwilligers werken

Je kunt niet meer zonder!!! ICT-behoeften bij organisaties die met vrijwilligers werken drs. E. Edelmann mevrouw drs. M. Smulders

PON Instituut voor advies, onderzoek en ontwikkeling in Noord-Brabant februari 2004

ISBN: 90-5049-293-2

 Copyright PON, Tilburg, 2004 Het auteursrecht van deze publicatie berust bij het PON. Gehele of gedeeltelijke overname van teksten is toegestaan, mits daarbij de bron wordt vermeld. Vermenigvuldiging en publicatie in een andere vorm dan dit rapport is slechts toegestaan na schriftelijke toestemming van het PON. Deze publicatie is te bestellen bij het PON: Postbus 90123, 5000 LA Tilburg E-mail: [email protected] (013) 535 15 35 onder vermelding van PON-publicatie 04-03

Samenvatting en conclusies Inleiding Voor de provincie Noord-Brabant is het stimuleren van ICT-gebruik in elk beleidsterrein - en dus ook op het terrein van het vrijwilligerswerk - speerpunt van beleid. Via het project @Brabant heeft de provincie Noord-Brabant geld en deskundigheid geïnvesteerd in vele projecten waarbij ook organisaties die met vrijwilligers werken zijn ondersteund op het gebied van ICT. Hoewel deze projecten vaak succesvol zijn verlopen is het nog onduidelijk in hoeverre deze projecten hun uitwerking hebben gehad op het totale vrijwilligerswerk in Noord-Brabant. De provincie Noord-Brabant heeft het PON gevraagd om een inventarisatie te maken van de behoeften aan ICT bij organisaties die met vrijwilligers werken. Daarnaast wil de provincie inzicht verkrijgen in de wijze waarop en de mate waarin ondersteuning op het gebied van ICT bij deze organisaties gewenst is. Complicerende factor hierbij is de grote diversiteit aan vrijwilligersorganisaties, zowel wat betreft de inhoudelijke beleidsterreinen waarop ze zich begeven als ook de manier waarop ze georganiseerd zijn. Om op bovenstaande vragen een antwoord te kunnen geven heeft het PON een kwalitatief en een kwantitatief onderzoek uitgevoerd. De bevindingen in het kwalitatieve onderzoek zijn vertaald naar een vragenlijst voor het kwantitatieve onderzoek. Voor het kwantitatieve onderzoek zijn 1000 organisaties aangeschreven met het verzoek om mee te werken aan dit onderzoek. Hier hebben 250 organisaties gehoor aan gegeven. Huidig ICT-gebruik Over het geheel genomen valt te constateren dat bijna elke organisatie gebruik maakt van ICT (slechts 4% van de organisaties doet helemaal niets met ICT). Met name de administratie wordt bij het merendeel van de organisaties op de computer bijgehouden (slechts 17% doet nog niets aan kantoorautomatisering). De meeste vrijwilligersorganisaties gebruiken een of meerdere automatiseringsprogramma’s voor de administratie. Dit betreft vooral de leden- of vrijwilligersadministratie en het boekhoudprogramma. Bij de helft van de organisaties zijn dit simpele programma’s: een tekstverwerkings- of spreadsheetpakket. Organisaties met betaalde krachten maken vaker gebruik van een geïntegreerd administratief systeem en willen vaker efficiënt werken, waardoor ze eerder geneigd zijn de noodzakelijke software aan te schaffen. Naast de kantoorautomatiseringsprogramma’s gebruiken vrijwilligersorganisaties ook programma’s die hun inhoudelijke werk ondersteunen. Ongeveer een op de tien organisaties gebruikt een dergelijk inhoudelijk programma voor de realisatie van haar doelstelling. Driekwart van de vrijwilligersorganisaties in Brabant heeft toegang tot het internet. Vooral gezelligheids- en sportorganisaties hebben verhoudingsgewijs minder toegang tot het internet.

Circa de helft van de organisaties heeft een eigen website of enkele webpagina’s. Deze organisaties gebruiken hun website vooral om informatie uit te wisselen en dan vooral naar de buiten gericht. De voornaamste functie van de website is de etalagefunctie. Ook vacatures voor vrijwilligers staan op de website. Voor de interne communicatie wordt de website verhoudingsgewijs minder vaak gebruikt. De websites worden nog nauwelijks gebruikt voor interactieve communicatie, zoals het voeren van discussies tussen vrijwilligers onderling en met het bestuur van de organisatie, het communiceren over het inplannen van werkroosters en het peilen van meningen bij vrijwilligers. De communicatie binnen vrijwilligersorganisaties verloopt nog grotendeels op papier en van mond tot mond. Wel is er sprake van een toenemend gebruik van e-mail, met name door bestuursleden van organisaties. Doordat steeds meer mensen toegang tot het internet krijgen is te verwachten dat ook in vrijwilligersorganisaties het e-mailgebruik verder zal stijgen. Opvallend is dat bij organisatie waar het vrijwilligersbestand relatief gering van omvang is (minder dan 10 vrijwilligers), het e-mailgebruik van hun vrijwilligers significant hoger wordt geschat dan bij grote organisaties. Het is aannemelijk dat in organisaties met een beperkt aantal vrijwilligers de banden tussen vrijwilligers onderling en vrijwilligers en hun bestuur veel intensiever en hechter zijn dan in grote organisaties, waardoor men ook beter op de hoogte is wie wel en wie niet gebruik kan maken van e-mail. Dit kan betekenen dat grote organisaties de mogelijkheden die e-mail biedt onvoldoende benutten door een foutieve (te lage) inschatting van het e-mailgebruik door hun vrijwilligers. Behoeften met betrekking tot ICT Voor de kerntaken van de vrijwilligersorganisaties worden relatief nog weinig ICT-programma’s ingezet. Ongeveer 10% van de organisaties beschikt over specifieke inhoudelijke programma’s. En circa 5% weet specifieke inhoudelijke knelpunten te noemen die mogelijk met ICT te verhelpen zijn. Echter, de ontwikkeling van dergelijke software is duur en voor de kleinere organisaties zeker niet te betalen. Toch is er wel degelijk behoefte aan dergelijke programma’s. Op het gebied van kantoorautomatisering geeft men aan dat sommige programma’s verbeterd kunnen worden. Het gaat dan met name om de leden- of vrijwilligersadministratie en het relatiebeheersysteem. De hoeveelheid aan kantoorautomatiseringssystemen en het gebrek aan mogelijkheden deze aan elkaar te koppelen, worden als een belemmering ervaren. Hoewel specifiek op een taak toegesneden programmatuur én programmatuur waarbinnen systemen aan elkaar gekoppeld zijn tot een geïntegreerd systeem, op het oog een hogere status genieten dan simpele programmatuur, hebben simpele programma’s in uitwisselbaarheid een groot voordeel. Een aantal organisaties geeft aan dat hun simpele systeem naar alle tevredenheid werkt. Organisaties die nog niet beschikken over bepaalde soorten kantoorautomatiseringprogramma’s zouden deze wel graag willen hebben. Het gaat dan vooral om een agendaen notulenarchief, een postafhandelings-/archiefprogramma en het relatiebeheersysteem.

Een kwart van alle organisaties die met vrijwilligers werken heeft nog geen website maar zou er wel een willen hebben. Gebrek aan kennis om er een te bouwen of te onderhouden is de belangrijkste belemmering hiervoor. Daarnaast vormt het gebrek aan financiële middelen die voor het bouwen of onderhouden van een website nodig zijn een struikelblok. Gelet op de verschillende kenmerken van organisaties is er weinig verschil te constateren in de wensen op ICT-gebied. Gezelligheids- en sportorganisaties maken minder gebruik van het internet, en hebben minder wensen op dat gebied. In dit onderzoek blijkt uit niets dat leeftijd een belemmerende factor kan zijn. Wellicht komt dit doordat er in Noord-Brabant flink geïnvesteerd is in de deskundigheidsbevordering van senioren op dit gebied. Belangrijke stimulerende factoren voor het ICT-gebruik door vrijwilligers zijn: beschikking over goede hardware en goede infrastructuur, toegang tot kennis en deskundigheid en beschikking over specifieke softwarepakketten. Toegang tot financiële middelen voor ICT-investeringen is ook erg belangrijk. Verschillende organisaties zien ook stimulansen uitgaan van gezamenlijke inkoopfaciliteiten of deskundigheidsbevordering. Aanbevelingen Opmerkelijk is dat, hoewel men op verschillende terreinen financiële knelpunten ervaart, de vrijwilligersorganisaties weinig mogelijkheden zien tot samenwerking. Dit gaat zowel op bij communicatie- of kerntaken als bij de administratieve kanten van het werk. Toch ligt de oplossing voor de geconstateerde problemen in een betere samenwerking tussen organisaties op verschillende niveaus. Door samenwerking is makkelijker aan deskundigheid op het terrein van ICT te komen. Ook kunnen dan makkelijker dure inhoudelijke programma’s ontwikkeld worden. En er zijn kortingen te bedingen als softwarelicenties in grote aantallen kunnen worden aangeschaft. In de toekomst zullen er steeds hogere eisen aan communicatie worden gesteld. Met de toenemende behoefte aan kennis en informatie is het ondenkbaar dat ICT-toepassingen niet verder in het vrijwilligerswerk geïncorporeerd zullen worden. Of men wil of niet, men kan er niet omheen. Net als de telefoon en de auto honderd jaar geleden bij grote groepen mensen weerstanden opriep, maar nu algemeen goed zijn geworden, zo zal ook het gebruik van interactieve websites en netmeetings vanuit verschillende zolderkamers plaats gaan vinden. Ook in het vrijwilligerswerk. Vraag is alleen hoe snel dit gebeurt, hoe gebruiksvriendelijk een en ander gemaakt kan worden, op welke wijze dit gefinancierd kan worden en hoe mensen aan de noodzakelijke kennis en deskundigheid komen. Eerste en meest belangrijke randvoorwaarde is ons inziens de bereidheid om samen te werken, los van de mogelijk inhoudelijke concurrentie die er tussen verschillende organisaties kan zijn. De belangrijkste aanbevelingen zijn dan ook: 1 Vrijwilligersorganisaties dienen sterker te gaan samenwerken dan tot op heden is gebeurd, zowel om deskundigheid en kennis uit te wisselen als om efficiënter met beperkte middelen om te springen.

2 3

4

Vrijwilligerscentrales en vrijwilligerssteunpunten zouden samenwerking op ICT-gebied tussen vrijwilligersorganisaties moeten stimuleren. De provincie Noord-Brabant dient samenwerking tussen organisaties die met vrijwilligers werken te stimuleren. Hierbij kan men denken aan samenwerkingsprojecten waarbinnen samenwerking tussen lokale vrijwilligerscentrales en -steunpunten vorm krijgt, gericht op programmaontwikkeling maar zeker ook deskundigheidsbevordering. De provincie kan dit doen door projecten alleen te subsidiëren als ze in gezamenlijkheid, door meerdere partijen, worden opgezet. Daarnaast zou de provincie een rol kunnen spelen bij het goedkoop beschikbaar stellen van software aan alle Brabantse vrijwilligersorganisaties voor de inrichting van een virtueel kantoor.

Bij alle ontwikkelingen die op ICT-gebied plaatsvinden is het ten slotte voor het vrijwilligerswerk goed om in het achterhoofd te houden dat, hoezeer de moderne informatie en communicatiemogelijkheden door vrijwilligers ook gewaardeerd worden, ze in de ogen van de vrijwilliger nooit de eigen inzet kunnen vervangen. ‘Dat blijft toch mensenwerk.’

Inhoud Samenvatting en conclusies 1 1.1

5

1.2 1.3 1.4

Inleiding Trends en ontwikkelingen ICT Vrijwilligers Informatisering en vrijwilligerswerk Doel- en vraagstelling Werkwijze Opzet rapportage

9 10 10 11 11 12 13 15

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Huidig ICT-gebruik Pc-bezit en internetgebruik Communicatie De website Kantoorautomatisering Inhoudelijke programma’s

16 16 19 21 24 27

3 3.1 3.2 3.3

Knelpunten en behoeften Knelpunten rond ICT ICT-behoeften in vrijwilligersorganisaties Beoordeling ICT-toepassingen in vrijwilligersorganisaties en mogelijkheden tot samenwerking

29 29 34

Conclusies en aanbevelingen Conclusies Aanbevelingen

38 38 41

4 4.1 4.2

36

Bijlage 1:

Verantwoording kwantitatief veldwerk

45

Bijlage 2:

Samenstelling achtergrondvariabelen

48

Bijlage 3:

Vragenlijst Vrijwilligerswerk en ICT/Vrijwilligersstatuut

50

Bijlage 4:

Organisaties die geïnterviewd zijn

55

Bijlage 5:

Checklist interviews

56

Bijlage 6:

Genoemde inhoudelijke programma’s

59

Bijlage 7:

Gewenste programma’s om knelpunten op te lossen

61

Bijlage 8:

Gebruikte literatuur

62

1

Inleiding De provincie Noord-Brabant heeft er de afgelopen jaren naar gestreefd een excellente ICT-provincie te worden, te zijn en te blijven. Hiervoor is het project @Brabant opgezet. Dit project beoogt het bewustzijn over informatie- en communicatietechnologieën (ICT) en de participatie van Brabanders hierin te verhogen. Daarnaast is gewerkt aan het totstandkomen van de elektronische provincie en aan het streven dat ICT een normaal aspect wordt in elk beleidsterrein. Ook op het terrein van het vrijwilligerswerk in Noord-Brabant is het stimu1 leren van ICT-gebruik speerpunt van beleid. Onduidelijk is echter wat de behoeften aan ICT binnen het brede scala aan vrijwilligersorganisaties zijn. Voorts is onbekend of deze organisaties behoefte hebben aan ondersteuning op dit gebied. De provincie heeft de indruk dat hierdoor kansen worden gemist. Vrijwilligerswerk neemt binnen onze samenleving een belangrijke plaats in. Dagelijks zijn vele duizenden vrijwilligers in touw om uitvoering te geven aan een breed scala aan activiteiten binnen diverse maatschappelijke sectoren. We zien vrijwilligers onder andere binnen levensbeschouwing, recreatie, politiek, ideële groepen, maatschappelijke hulpverlening en onderwijs. Verschillende onderzoeken doen uitspraken over het percentage mensen dat vrijwilligerswerk verricht. Wanneer deze naast elkaar worden gezet blijkt dit percentage 2 in de laatste 25 jaar van de vorige eeuw min of meer stabiel te zijn gebleven. Voor de provincie Noord-Brabant blijkt dat twee op de vijf inwoners van 18 3 jaar en ouder actief zijn in het georganiseerde vrijwilligerswerk. In het ‘Jaar van de Vrijwilliger’ (in 2001) kwam echter naar voren dat de trend is dat het 4 aantal vrijwilligers daalt. Vraag is of dit een schommeling in de langetermijntrend is of dat het een structurele daling betreft. Met name als het gaat om een structurele daling is het zaak dat de kwaliteit van het vrijwilligerswerk gewaarborgd blijft. De provincie Noord-Brabant vindt het belangrijk dat dit werk zo goed mogelijk, ook met ICT, ondersteund wordt. ICT wordt hier breed opgevat. Te denken valt aan zowel de hardware als de software die nodig zijn om informatie te verkrijgen of beschikbaar te stellen, bijvoorbeeld penningmeesterpakketten, het internet of ledendatabanken. Ook de technologieën die communicatie kunnen ondersteunen worden zo breed mogelijk opgevat; alles wat de interne en externe communicatie faciliteert zoals maillijsten, chatboxen of interactieve ledenraadplegingen.

1

2

3

4

In de Kadernota Vrijwilligerswerk: Vinden en binden staat het verbeteren van de randvoorwaarden voor vrijwilligerswerk benoemd als doel. Aandacht voor ICTgebruik moet in dit kader gezien worden. Sociaal en cultureel Planbureau, Sociaal en Cultureel Rapport 1998-25 jaar sociale vernieuwing, SCP/Elsevier, Den Haag/Rijswijk 1998. Verheijen, C. en P.van Daal, Sociale participatie in Noord-Brabant, vrijwilligerswerk en informele hulp in perspectief, PON, Tilburg, 1999. Onvoltooide toekomst, Trendrapport vrijwilligerswerk 2002, Utrecht 2002.

PON-rapportage: JE KUNT NIET MEER ZONDER!!!

9

De kennis die nodig is om bijvoorbeeld websites te bouwen of aan te passen, maar ook kennis en scholing omtrent het toepassen van ICT op alle denkbare terreinen, vallen eveneens binnen deze brede opvatting van ICT. Om een beeld te krijgen van de huidige stand van zaken op ICT-gebied en de behoeften voor de toekomst is het PON Instituut voor Advies, Onderzoek en Ontwikkeling in Noord-Brabant, gevraagd een onderzoek te verrichten onder alle vrijwilligersorganisaties in Noord-Brabant. 1.1

Trends en ontwikkelingen ICT De informatietechnologie ontwikkelt zich steeds sneller. Het ene mobieltje is nog niet grootschalig op de markt gebracht of het volgende kan al weer veel meer. Ook pc’s zijn alweer verouderd nog voor je tijd hebt gehad alle nieuwe mogelijkheden die erbij werden meegeleverd te ervaren. Belangrijke trend is dat steeds meer ICT-toepassingen aan elkaar gekoppeld worden. Met de nieuwere gsm’s kun je ook internetten, e-mailen en digitale foto’s maken. In de toekomst zullen steeds meer apparaten in contact kunnen komen met het internet, zoals de televisie. Dit bevordert de laagdrempeligheid van hoogwaardige communicatiemogelijkheden. Het zal het delen van kennis, het verlenen van diensten en het onderhouden van contacten steeds gemakkelijker maken. Een andere ontwikkeling is dat het vermogen van computers en mobiele telefoons steeds groter wordt. De apparaten kunnen steeds ingewikkelder en grotere berekeningen maken. Ze kunnen meer data opslaan en zijn eenvoudiger te bedienen. Dit zorgt voor een gemakkelijkere toegang tot een breed publiek. ICT maakt meer verbindingen tussen mensen mogelijk; er ontstaan steeds meer virtuele netwerken en gemeenschappen. Sommigen spreken van de netwerksamenleving waarin horizontale maatschappelijke verhoudingen belangrijker worden. De ICT-ontwikkelingen sluiten zo aan bij de sociale en 5 culturele emancipatie van groepen in de samenleving. Anderen daarentegen waarschuwen ook voor de gevaren van alle nieuwe technologische ontwikkelingen, zoals het ontstaan van een digitale kloof. Een tweedeling in de samenleving tussen degenen die wel met de nieuwe middelen overweg kunnen en ook toegang hebben tot deze middelen, en degenen die geen toegang hebben en/of onvoldoende mogelijkheden hebben 6 om te profiteren van alle nieuwe technologieën. Daar komt bij dat mensen steeds afhankelijker worden van de moderne technologieën. Velen kunnen niet meer zonder. Is de evolutie de laatste eeuwen in een stroomversnelling geraakt door de sterke ontwikkeling van het menselijk intellect, momenteel gaat de ontwikkeling van artificiële intelligentie sneller dan het menselijk intellect kan bijbenen. Worden we straks slaaf van onze eigen uitvindingen? Alleen de toekomst zal het leren. Feit blijft dat, ondanks alle positieve en negatieve geluiden, de ontwikkelingen niet terug te draaien zijn, nee, zelfs niet te stoppen zijn. 5

6

10

Frissen, P., Een wereld van minderheden: De netwerksamenleving. In: Vrij Nederland nr. 15, 13 april 2002, p. 48-51. Dijk, J.A.G.M. van, De Digitale Kloof wordt dieper; Van ongelijkheid in bezit naar ongelijkheid in vaardigheden, april 2003, SQM en Infodrome. PON-rapportage: JE KUNT NIET MEER ZONDER!!!

Echter, om grip te houden op deze ontwikkelingen is het van groot belang om open te staan voor de veranderingen die zich voltrekken. Vrijwilligers In Nederland zijn in 2001 ruim 225.000 vrijwilligersorganisaties actief. Daarnaast zijn er nog talloze informele groepen actief. In de provincie NoordBrabant gaat het dan om circa 23.000 organisaties die met vrijwilligers 7 werken. Het aantal vrijwilligers loopt de laatste tijd echter terug. Mensen, en dan met name jongeren, hebben steeds minder vrije tijd. Voor het vrijwilligerswerk is dit een aanleiding geweest flink te investeren in modernisering. Dit is voornamelijk gericht op de werving, selectie en behoud van vrijwilligers, het management van vrijwilligersorganisaties en public relations. Het ‘Internationaal Jaar van de Vrijwilligers’ (2001) heeft het vrijwilligerswerk politiek en maatschappelijk steviger op de kaart gezet. Deze aandacht heeft 8 de modernisering van het vrijwilligerswerk een flinke impuls gegeven. Informatisering en vrijwilligerswerk ‘De nieuwe manieren van communiceren, en de effecten op onze manier van samenleven, leggen een claim op de organisatie van vrijwilligerswerk’, zo stelt het trendrapport vrijwilligerswerk 2002. Vanwege de beeldvorming en om de aansluiting met die samenleving te behouden omarmt het vrijwilligerswerk de nieuwe technologie. Zoals in een Rotterdams visiedocument over het vrijwilligerswerk in 2015 ook beschreven staat, stelt men steeds hogere eisen aan het vrijwilligerswerk. ICTmiddelen kunnen een positieve bijdrage leveren aan het verhogen van de kwaliteit van het vrijwilligerswerk. De mensen stellen steeds hogere eisen aan communicatie. Dit betekent dat men sneller goed geïnformeerd wil zijn en ook snel een reactie wil ontvangen. Ook de ontwikkeling naar een toename van het aantal flex-vrijwilligers vereist goede afstemming, communicatie en administratie. ICT wordt meer en meer onmisbaar. Met het verhogen van de kwaliteit van het vrijwilligerswerk lopen de kosten echter ook op, terwijl de meeropbrengst in baten moeilijk meetbaar is. Om de toekomst van het vrijwilligerswerk te waarborgen is het noodzakelijk in ICT te blijven investeren. In de toekomst zullen organisatiestructuren er zelfs door veranderen. Lotgenoten ontmoeten elkaar bijvoorbeeld virtueel. Ook in het vrijwilligerswerk ontstaan nieuwe diensten nu het werk niet meer tijd- en plaatsgebonden hoeft te zijn. ICT maakt vrijwilligerswerk mogelijk voor nieuwe groepen zoals gehandicapten. Ook jongeren, autochtoon en allochtoon, voelen zich meer aangetrokken tot de mogelijkheden van nieuwe technologie. Uit een recent onderzoek onder Brabantse gemeenten blijkt dat zestien gemeenten delen van hun dienstverlening digitaliseren om zo de afstand tot vrijwilligers te verkleinen en 9 eventuele drempels tot vrijwilligerwerk te verlagen. Deze ontwikkeling zet zich alleen door als de gebruikers ook de faciliteiten hebben. De eisen van de jongere generatie zullen op dit gebied groter zijn. Dit betekent dat er geïnvesteerd moet worden in het vrijwilligerswerk. In 7 8

9

Zie bijlage 1. Onvoltooide toekomst, Trendrapport vrijwilligerswerk 2002, Utrecht 2002. Prisma Brabant, De TSV-stand in Noord-Brabant: Onderzoek naar de stand van zaken rond de Tijdelijke Stimuleringsregeling Vrijwilligerswerk bij alle gemeenten in Noord-Brabant, Prisma Brabant, Tilburg, 2003.


11

Noord-Brabant is dit gebeurd via het project @brabant. Er is kennis, geld en training gestopt in projecten die organisaties die met vrijwilligers werken ondersteunen op het gebied van ICT. Onduidelijk is nog in hoeverre de moderniseringstrend in het vrijwilligerswerk in Noord-Brabant voet aan de grond heeft gekregen. En welke randvoorwaarden nog nodig zijn om deze modernisering verder te realiseren. Verder is de vraag wat de rol van de provincie in deze ontwikkelingen kan zijn. 1.2

Doel- en vraagstelling Het doel van het onderzoek is tweeledig. In de eerste plaats dient het een inventarisatie te bieden van de behoeften aan ICT bij vrijwilligersorganisaties. In de tweede plaats dient het inzicht te geven in de wijze waarop en de mate waarin ondersteuning op het gebied van ICT bij vrijwilligersorganisaties in Noord-Brabant gewenst is. Op basis hiervan zijn aanbevelingen geformuleerd. Wellicht kunnen op basis hiervan praktijken in de provinciale ondersteuning worden aangepast. Op dit moment heeft de provincie onvoldoende kennis over en inzicht in de behoeften van vrijwilligersorganisaties op het gebied van ICT. Met name als het gaat om toepassingen van nieuwe technologieën, is onduidelijk wat vrijwilligers zouden willen gebruiken. Daarnaast zijn vrijwilligersorganisaties zeer divers, zowel in de inhoudelijke beleidsterreinen waarop ze zich begeven als in de manier waarop ze georganiseerd zijn. Afhankelijk van het soort organisatie en het soort vrijwilligerswerk kan dit specifieke vragen over het gebruik van ICT-toepassingen met zich meebrengen. Naast de onduidelijkheid over bestaande behoeften bij vrijwilligersorganisaties is er op dit moment ook weinig zicht op in hoeverre deze organisaties al gebruikmaken van bepaalde ICT-toepassingen. De verwachting is dat dit minimaal zal zijn op basis van het IVA-rapport naar behoeften van 10 vrijwilligersorganisaties in Brabant. Uit de initiatieven die al lopen kan lering worden getrokken voor de implementatie van ICT-toepassingen in vrijwilligersorganisaties. Voor een goed begrip van de behoeften van vrijwilligersorganisaties is het ook van belang de context te kennen waarbinnen dergelijke behoeften ontstaan. Welke factoren zijn van invloed op het ontstaan van bepaalde behoeften en welke factoren zorgen ervoor dat gewerkt wordt aan een oplossing voor geconstateerde behoeftenlacunes? Via een kwalitatieve benadering is gekomen tot een uitputtende opsomming van bestaande behoeften, al dan niet gekoppeld aan mogelijk oplossingen via ICT-toepassingen. Om te kunnen bepalen welke behoeften door het merendeel van de vrijwilligersorganisaties worden gevoeld, is kwantificering van het probleem noodzakelijk. Welke (soort) behoeften spelen bij het merendeel van de vrijwilligersorganisaties en verdienen daarom in het zoeken naar oplossingen via ICT hoge prioriteit? En, kan men bij specifieke soorten en vormen vrijwilligersorganisaties makkelijker in bepaalde behoeften voorzien door ICToplossingen toe te passen dan bij andere organisaties? Met andere woorden: in welke mate zijn stimulerende dan wel belemmerende factoren binnen de 10

12

Van den Akker, P. en H. Bussemakers, Vrijwilligerswerk in Noord-Brabant: Wensen en behoeften van partijen die in verschillende maatschappelijke sectoren bij het vrijwilligerswerk betrokken zijn, IVA Tilburg, Tilburg, 2002. PON-rapportage: JE KUNT NIET MEER ZONDER!!!

verschillende vrijwilligersorganisaties aanwezig om bepaalde ICT-toepassingen snel en doeltreffend in de organisatie geïmplementeerd te krijgen? Deze vragen zijn geoperationaliseerd tot kwalitatieve en kwantitatieve onderzoeksvragen. In het kwalitatieve onderzoek staan de volgende vragen centraal: Wat betekent de hedendaagse informatiesamenleving voor het vrijwilligerswerk? Op welke wijze communiceert de organisatie met haar leden (achterban) en met andere organisaties? Welke rol speelt ICT hierbij? Welke knelpunten signaleert men? Waar zoekt men naar oplossingen hiervoor? Welke behoeften op ICT-gebied leven er in de vrijwilligersorganisatie? Welke middelen heeft men hiervoor ter beschikking in de organisatie? 11 Deze vragen zijn verwerkt in een checklist voor de interviews. Voor het kwantitatieve onderzoek zijn de centrale onderzoeksvragen als volgt geformuleerd: Hoe communiceert men momenteel met achterban of leden en andere organisaties? In welke mate gebruiken de Brabantse vrijwilligersorganisaties momenteel bepaalde vormen van ICT al? In welke mate hebben verschillende vrijwilligersorganisaties behoefte aan zaken die mogelijk middels ICT zijn in te vullen? In welke mate ervaart men hierbij specifieke knelpunten? Welke middelen heeft de eigen organisatie ter beschikking om in de geconstateerde behoefte(n) te kunnen voorzien? Zijn er voldoende randvoorwaarden om uitbreiding van het ICT-gebruik te realiseren? In hoeverre zou de provincie hierbij ondersteunend kunnen zijn? Deze vragen zijn verwerkt in een vragenlijst die onder een groot aantal 12 organisaties is verspreid. 1.3

Werkwijze Dit onderzoek onder vrijwilligersorganisaties gaat in op bovengenoemde vragen. De noodzakelijke informatie is zowel langs kwalitatieve als kwantitatieve weg verzameld. De kwalitatieve benadering is noodzakelijk omdat het bij de start van het onderzoek onduidelijk was wat de behoeften van diverse vrijwilligersorganisaties zouden kunnen zijn. Het gaat dan met name om behoeften met betrekking tot het verstrekken en verkrijgen van informatie (van en naar vrijwilligers - intern - en andere vrijwilligersorganisaties - extern -) en gebruikte of te gebruiken communicatiestrategieën. Het kwalitatief onderzoek onder vrijwilligersorganisaties dient een uitputtend beeld op te leveren van bestaande behoeften, de context waarbinnen deze behoeften ontstaan en de mogelijke oplossingen voor gesignaleerde behoefteproblemen door de inzet van ICT. Daarnaast dient het een scherper beeld te geven van de situatie van het vrijwilligerswerk in al zijn verscheidenheid; zowel wat betreft de aard en 11 12

Zie bijlage 5. Zie bijlage 3.


13

omvang van de organisaties als de inhoudelijke variatie aan sectoren zoals sport, cultuur, zorg, welzijn en milieu. Deze organisaties en verenigingen verschillen van aard en omvang. In gesprekken met sleutelfiguren uit verschillende vrijwilligersorganisaties, vrijwilligerscentrales en instellingen is zo diep mogelijk ingegaan op de problematiek. Op basis van de bevindingen in het kwalitatieve onderzoek is de vragenlijst voor het kwantitatieve onderzoek opgesteld. Deze vragenlijst is schriftelijk voorgelegd aan de besturen van 1000 vrijwilligersorganisaties. Deze 1000 organisaties zijn een steekproef uit de adressenbestanden van de steunfuncties die in de provincie Noord-Brabant actief zijn, aangevuld met adressenmateriaal van de Kamer van Koophandel. De schriftelijke vragenlijst is samen met een begeleidende brief aan 1000 vrijwilligersorganisatie gestuurd. In de brief is het doel en het belang van het onderzoek voor de eigen organisatie uitgelegd. De brief en de vragenlijst is geadresseerd aan het bestuur van de organisatie met het verzoek, de enquête in te laten vullen door een persoon met overzicht in de organisatie. De omvang van de schriftelijke vragenlijst bestond uit 4 A4-tjes die een respondent in circa 10 tot 15 minuten kon beantwoorden. Deze beperking van de omvang was mogelijk door in de kwalitatieve voorstudie aan de respondent te vragen welke behoeften die ze signaleren de hoogste prioriteit verdienen. Vanwege het onderwerp van dit onderzoek, toepassingen van nieuwe technologieën binnen het vrijwilligerswerk, is ook de mogelijkheid geboden om de vragenlijst via het internet in te vullen. Uiteindelijk hebben we 250 bruikbare vragenlijsten retour ontvangen, waarvan 93 via het internet (37%). Rekening houdend met het aantal 13 14 vragenlijsten dat als onbestelbaar retour is gekomen is de respons 26%. Van de organisaties die aan dit onderzoek hebben meegewerkt is 67% een organisatie waar alleen vrijwilligers werken. Bij 33% van de organisaties werken zowel betaalde krachten als vrijwilligers. Enerzijds is dat in de context van een professionele organisatie waar vrijwilligers werken op specifieke taken, wat bijvoorbeeld in de zorg en welzijnssector veel voorkomt. Anderzijds zijn er vrijwilligersorganisaties met ondersteuning van een of enkele betaalde krachten. Dit komt vooral voor bij belangenbehartigers. De resterende organisaties werken vooral voor vrijwilligersorganisaties en zijn bijvoorbeeld vrijwilligerscentrales of -steunpunten.

13 14

14

Zie bijlage 1. Zie bijlage 1. Op grond van het onderwerp hadden we een hoger respons verwacht (40%). Echter, voor schriftelijk onderzoek is een respons van 20% tot 25% normaal. Een mogelijke verklaring voor de lagere respons dan verwacht ligt in de beperkte veldwerkperiode van drie weken. In een organisatie circuleert een vragenlijst vaak enige tijd alvorens bij de juiste persoon terecht te komen. PON-rapportage: JE KUNT NIET MEER ZONDER!!!

In bijlage 1 is weergegeven hoe de meewerkende organisaties verdeeld zijn over de sectoren. Duidelijk is dat er een grote diversiteit aan organisaties heeft meegewerkt. Dit geldt ook voor de organisaties waarmee is gesproken in het kader van de kwalitatieve voorstudie. Onder andere is gesproken met een muziekvereniging, dorpsraad, denksportclub, buurtvereniging, mantelzorg, studentensport, maatschappelijke opvang, armoedebestrijding en een 15 lokale radio. De meeste organisaties hebben als hoofddoel het organiseren van activiteiten en gezelligheid. Daarnaast zijn belangenbehartiging en het verstrekken van informatie, advies en scholing belangrijke doelen van de organisaties. De meeste organisaties (ruim 67%) hebben op hun begroting geen budget voor ICT gereserveerd. Toch betekent dit niet dat zij van ICT en de toepassingen ervan verstoken blijven. 1.4

Opzet rapportage Het volgende hoofdstuk geeft de resultaten voor het huidig ICT-gebruik bij vrijwilligersorganisaties in Noord-Brabant. Aan bod komen de verschillende praktijken van de organisaties die met vrijwilligers werken. Hoofdstuk 4 gaat in op de ICT-behoeften van de verschillende organisaties. Hierbij komen ook de knelpunten die men signaleert aan bod. In hoofdstuk 5 geven wij de conclusies en onze aanbevelingen. Door de grote verscheidenheid aan organisaties die met vrijwilligers werken een verscheidenheid die we ook in onze netto steekproef hebben aangetroffen - maken we bij de beschrijvingen in de volgende hoofdstukken gebruik van verschillende kenmerken van organisaties. Deze kenmerken zijn: 1. het al dan niet werken met betaalde krachten; 16 2. het hoofddoel van de organisatie ; 3. de omvang van het vrijwilligerscorps; 17 4. de opbouw van het vrijwilligersbestand naar leeftijd. Alleen als er op een van deze variabelen sprake is van een significante afwijking ten opzichte van de gemiddelde score dan maken we hier melding van.

15 16

17

Zie bijlage 4. In termen van belangenbehartiging, zorg/hulpverlening, organiseren van activiteiten/gezelligheid/sport, informatie/advies/scholing. De exacte uitwerking van deze variabelen die we als achtergrondvariabelen hebben gebruikt, staat weergegeven in bijlage 2.


15

2

Huidig ICT-gebruik In dit hoofdstuk beschrijven we het gebruik van ICT-middelen bij organisaties die met vrijwilligers werken. Wat gebruikt men in de praktijk? Welke doelen dienen deze middelen? Welke functies van ICT-toepassingen worden met name gebruikt? In paragraaf 2.1 gaan we dieper in op het bezit van pc’s en het gebruik van het internet door de vrijwilligersorganisaties. In paragraaf 2.2. beschrijven we hoe ICT momenteel wordt gebruikt bij het communiceren met de leden en achterban van de organisaties. In paragraaf 2.3 tonen we aan op welke wijzen organisaties die met vrijwilligers werken websites gebruiken. Ook het beheer van de websites komt hierin aan bod. In paragraaf 2.4 laten we zien welke administratieve taken met behulp van ICT worden uitgevoerd. In paragraaf 2.5 gaan we beknopt in op inhoudelijke programma’s die worden gebruikt om de taken van de vrijwilligersorganisaties te ondersteunen.

2.1

Pc-bezit en internetgebruik Van de organisaties die meewerken geeft 38% aan dat ze computers in eigendom hebben. Dit betekent dat ruim 60% geen computers bezit. Met name de kleine organisaties hebben vaak geen eigen pc(‘s). Van de organisaties met minder dan tien vrijwilligers heeft 83% geen pc in bezit. Bij grote organisaties (met meer dan 75 vrijwilligers) heeft bijna driekwart (73%) eigen pc’s.

Totaal

Met betaalde krachten

Zonder betaalde krachten

Belangenbehartiging

Zorg, hulpverlening

Activiteiten organiseren gezelligheid, sport

Informatie, advies, scholing

1-9 vrijwilligers18

75 vrijwilligers en meer

Tabel 2.1: Eigen pc-bezit

250

83

167

38

24

141

41

56

26

Ja, in eigendom

38%

71%

22%

40%

71%

29%

49%

18%

73%

Niet in eigendom

62%

29%

78%

60%

29%

71%

51%

82%

27%

N=

Naast de omvang van de organisatie blijkt ook het werken met betaalde krachten een positieve uitwerking te hebben op het pc-bezit. Van de organisaties die betaalde krachten in dienst hebben, beschikt 71% over eigen computers. Vaak zijn betaalde krachten ingehuurd voor het uitvoeren van administratieve taken. In deze gevallen is een pc onontbeerlijk. Bij organisaties met als hoofddoel zorg en hulpverlening is het eigen pc bezit ook aanzienlijk hoger (71%) dan bij vrijwilligersorganisaties die andere doelen 18

16

De kolommen ‘10–24 vrijwilligers’ en ‘25-74 vrijwilligers’ zijn in deze tabel weggelaten omdat er voor deze groep organisaties geen significante afwijkingen ten opzichte van het gemiddelde zijn gevonden. PON-rapportage: JE KUNT NIET MEER ZONDER!!!

nastreven. Bij organisaties die zich bezighouden met het organiseren van activiteiten, gezelligheid en sport is het eigen pc-bezit het laagst (29%). Toch blijken veel vrijwilligers toegang te hebben tot computers. Ruim 60% geeft aan dat meer dan de helft van de vrijwilligers thuis of op het werk een computer heeft. Daarbovenop zegt nog eens ruim 20% dat minder dan de helft van hun vrijwilligers thuis of op het werk toegang hebben tot het internet. Met andere woorden 4 op de 5 organisaties (83%) weet te melden dat een deel van de vrijwilligers die voor hen werkzaam zijn toegang heeft tot het internet. Slechts 9% zegt dat niemand van de vrijwilligers binnen de organisatie toegang heeft tot het internet. En 8% van de organisaties weet niet of hun vrijwilligers thuis of op het werk over een computer beschikken. In de interviews kwam dit laatste regelmatig naar voren. Soms hebben alleen beroepskrachten een computer (eventueel met internetaansluiting), soms zijn er plekken waar vrijwilligers kunnen inloggen. Voor specifieke doelgroepen als allochtonen, ouderen of jongeren zijn soms internetcafés beschikbaar.

Totaal



Belangenbehartiging

Zorg, hulpverlening



1-9 vrijwilligers


Tabel 2.2: Beschikken vrijwilligers thuis of op het werk over een computer?

N=

250

83

167

38

24

141

41

56

26

Ja, minder dan de

22%

25%

20%

24%

42%

20%

17%

16%

35%

61%

44%

70%

63%

17%

66%

66%

75%

27%

Nee

9%

18%

5%

8%

17%

8%

12%

4%

19%

Weet niet

8%

13%

5%

5%

25%

6%

5%

5%

19%

helft heeft een pc Ja, meer dan de helft heeft een pc

Als het gaat om het thuis of op het werk kunnen beschikken over een computer is het opvallend dat met name de organisaties die alleen werken met vrijwilligers (zonder betaalde krachten) significant vaker melden dat meer dan de helft van de vrijwilligers thuis of op het werk kan beschikken over een pc (70%), terwijl de organisaties die werken met betaalde krachten dit significant minder vaak noemen (44%). Zo ook bij de klein vrijwilligersorganisaties met minder dan 10 vrijwilligers, waarvan 75% zegt dat meer dan de helft van hun vrijwilligers thuis of op het werk beschikt over een pc. Bij de grote vrijwilligersorganisaties (met meer dan 75 vrijwilligers) antwoordt slechts 37% dat het merendeel van hun vrijwilligers over internettoegang beschikt. Hoewel niet met kwantitatief materiaal ondersteund, zijn wij geneigd te denken dat de kleine organisaties beter op de hoogte zijn van de activiteiten en mogelijkheden van hun vrijwilligers dan de grote.


17

Bij de kwalitatieve interviews gaven bestuurders van organisaties aan niet goed te weten of en in welke mate het internet gebruikt wordt door hun vrijwilligers, maar tevens bleek bij deze interviews regelmatig, dat in kleinere organisaties de band tussen vrijwilligers onderling hechter is dan bij de grotere organisaties. We concluderen dat naar alle waarschijnlijkheid het werkelijke gebruik van pc’s thuis en op het werk door vrijwilligers die voor grotere organisaties werkzaam zijn hoger is dan we in dit onderzoek hebben aangetroffen. Dat zou ook meer recht doen aan het gegeven dat meer dan 70% van de Nederlanders wel eens op het internet zit. Aan de organisaties die met vrijwilligers werken is gevraagd of zij een aansluiting hebben op het internet en zo ja, wat voor aansluiting dit dan is. In tabel 2.3. staan de resultaten weergegeven met de meest opvallende afwijkingen.

Totaal



Belangenbehartiging

Zorg, hulpverlening



1-9 vrijwilligers


Tabel 2.3: Internetaansluiting van organisaties die met vrijwilligers werken

N=

250

83

167

38

24

141

41

56

26

Breedband (ADSL, Kabel)

23%

43%

12%

32%

38%

14%

37%

18%

58%

Telefoonmodem

18%

28%

13%

29%

29%

12%

24%

13%

15%

Via privé-aansluiting vrijwilligers

36%

21%

45%

32%

13%

43%

32%

39%

15%

Geen internettoegang

23%

8%

30%

8%

21%

31%

7%

30%

12%

Ruim 40% van de organisaties heeft een aansluiting op het internet. Daarnaast heeft nog 36% toegang tot het internet via privé-accounts. Dit betekent dat de organisaties een redelijke toegang tot het internet hebben. Eind 2001 was in heel Nederland 77% van alle bedrijven (profit en non-profit tezamen) aangesloten op het internet en was, gelet op de geuite intenties van bedrijven, de verwachting dat in 2002 dit percentage zou stijgen naar meer 19 dan 85%. In dit opzicht lopen de organisaties die met vrijwilligers werken achter op het bedrijfsleven. Maar rekening houdend met de toegang tot het Internet via privé-accounts is de positie van de organisaties die met vrijwilligers werken helemaal nog niet zo slecht. Toch heeft een klein kwart (23%) van de Brabantse vrijwilligersorganisaties op geen enkele wijze toegang tot het internet. Bij organisaties die werken met alleen vrijwilligers is dit percentage significant hoger (30%). Bij deze organisaties is echter het percentage dat alleen via privé-aansluitingen van vrijwilligers of bestuursleden toegang tot het internet heeft significant hoger (45% tegenover 36% gemiddeld). 19

18

Snelders, H.A.J. en A.M.D Eecen, Nederland gaat digitaal - meting 2, Ministerie van Economische Zaken/NIPO, Den Haag, december 2001. PON-rapportage: JE KUNT NIET MEER ZONDER!!!

Met andere woorden, de organisaties die alleen met vrijwilligers werken zonder betaalde krachten, hebben significant minder vaak zelf een aansluiting op het internet, hetgeen zich vooral uit in het beduidend geringer aantal breedbandaansluitingen (12% tegenover 23% gemiddeld). Organisaties die met betaalde krachten werken hebben significant vaker breedbandinternetaansluitingen (43%). Dit geldt ook voor de grote organisaties met meer dan 75 vrijwilligers (58%). Organisaties die activiteiten organiseren voor gezelligheid en sport hebben bovengemiddeld geen toegang tot het internet (31% tegenover gemiddeld 23%). En hoewel zij als organisaties minder dan gemiddeld toegang hebben tot het internet, hebben ze wel vaker de mogelijkheid om via privé-accounts van vrijwilligers van het internetgebruik te maken (43% tegenover gemiddeld 36%). Voor wat betreft de opbouw van het vrijwilligersbestand van organisaties naar leeftijd vinden we geen significante afwijkingen op het pc-bezit of de toegang tot het internet. 2.2

Communicatie Hoewel lang niet alle vrijwilligers over een computer beschikken, wordt deze steeds meer ingezet voor de communicatie in organisaties. Met name in het contact tussen bestuursleden onderling is de communicatie per e-mail gebruikelijk. In de gesprekken geven de bestuurders aan dat e-mail de mogelijkheid geeft andere bestuursleden snel te informeren. Ook communiceert met andere organisaties per e-mail. In sommige gevallen zoals in milieuvergunningenprocedures, verlaat men zich compleet op e-mailcontact. Dan is vooral de meest actuele informatie vrij acuut van belang. Informatieverstrekking aan eigen vrijwilligers, leden of achterban gebeurt soms per e-mail, maar omdat het e-mailgebruik niet dekkend is, wordt er altijd ook de papieren versie verstuurd. Bij de meeste organisaties gaat de communicatie met achterban of leden gewoon op papier. Het is aannemelijk dat het verschil tussen organisaties op dit gebied erg groot is. Zo blijken bij een museum alle vrijwilligers over e-mail te beschikken en in een zorginstelling nog geen 10%. Men is wel duidelijk van mening dat e-mail geen vervanging mag worden van persoonlijke contacten tussen de vrijwilligers. Opvallend is dat ook beroepskrachten aangeven niet iedere dag hun mail te kunnen bekijken vanwege uithuizigheid of deeltijdwerk. Deze bevindingen uit de kwalitatieve voorstudie zijn aanleiding geweest om in de schriftelijke vragenlijst een vraag op te nemen naar het e-mailgebruik binnen de organisatie. In tabel 2.4 staan de meest opmerkelijke resultaten op deze vraag weergegeven.


19

Belangenbehartiging

Zorg, hulpverlening



1-9 vrijwilligers

10-24 vrijwilligers

25-74 vrijwilligers


E-mailgebruik door en binnen organisaties die met vrijwilligers werken

Totaal

Tabel 2.4:

N=

246

38

22

142

39

57

72

78

25

De organisatie gebruikt e-mail niet

20%

16%

18%

25%

5%

33%

21%

9%

16%

54%

58%

55%

52%

62%

47%

39%

72%

60%

47%

55%

64%

37%

62%

28%

39%

65%

64%

46%

40%

32%

47%

59%

33%

54%

55%

40%

24%

21%

14%

23%

33%

18%

22%

36%

20%

19%

26%

14%

14%

31%

18%

25%

18%

16%

MEN MOCHT MEERDERE ANTWOORDEN GEVEN

of nauwelijks Binnen het bestuur maakt men veel gebruik van e-mail Het bestuur en andere organisaties maken onderling veel gebruik van e-mail Bestuur en vrijwilligers e-mailen elkaar regelmatig Vrijwilligers onderling e-mailen elkaar regelmatig Vrijwilligers e-mailen vaak met derden

1 op de 5 organisaties die met vrijwilligers werken, gebruiken e-mail niet of nauwelijks. De bestuursleden onderling gebruiken e-mail het vaakst (54%). Iets minder dan de helft van vrijwilligersorganisaties gebruikt e-mail (ook) voor contact tussen het bestuur en andere organisaties (47%) en voor contact tussen het bestuur en zijn vrijwilligers (46%). Met name dit laatste is aanzienlijk meer dan we op basis van de interviews tijdens de kwalitatieve voorstudie verwachtten, waar vooral gewag werd gemaakt van e-mail tussen bestuursleden onderling. Bij organisaties met als hoofddoel zorg of hulpverlening is er veel vaker dan gemiddeld e-mailcontact tussen het bestuur en andere organisaties (64%). Organisaties die activiteiten organiseren voor gezelligheid of sport e-mailen significant minder vaak dan gemiddeld (37%). Ook de omvang van een organisatie die met vrijwilligers werkt blijkt van invloed op het e-mailgebruik. Organisaties met minder dan 10 vrijwilligers gebruiken e-mail minder vaak (33% zegt dat ze geen e-mail gebruiken) dan (middel)grote organisaties (9% gebruikt in het geheel geen e-mail). Bij organisaties met 25 tot 74 vrijwilligers wordt e-mail vaker dan gemiddeld gebruikt binnen het bestuur (72%). Opvallend is dat dit e-mailgebruik binnen het bestuur bij organisaties met 10 tot 24 vrijwilligers lager is dan gemiddeld (39%), terwijl het bij de kleine organisaties (met minder dan 10 vrijwilligers) niet significant van het gemiddelde afwijkt (47%). Wel vindt er bij kleine organisaties minder vaak e-mailverkeer plaats tussen het bestuur en andere organisaties (28%) en tussen het bestuur en de vrijwilligers (33%).

20


Bij middelgrote organisaties (25-74 vrijwilligers) is er bovengemiddeld regelmatig e-mailcontact tussen vrijwilligers onderling (36% tegenover gemiddeld 24%). Bij bijna tweederde van de grote organisaties wordt significant meer gebruikgemaakt van e-mail tussen het bestuur en andere organisaties. Opvallend is dat het wel of niet werken met betaalde krachten er bij het emailgebruik in vrijwilligersorganisaties niet toe blijkt te doen. Dit geldt ook voor de leeftijdsopbouw van het vrijwilligerscorps van de organisaties. 2.3

De website Van de organisaties die aan dit onderzoek hebben meegewerkt beschikt 44% over een eigen website. Daarnaast geeft 9% aan te beschikken over een of enkele pagina’s op de website van een andere organisatie. Zo heeft bijvoorbeeld een vrijwilligerscentrale een website ondergebracht bij Civiq (voorheen NOV).

Totaal



Zorg, hulpverlening



1-9 vrijwilligers

10-24 vrijwilligers

25-74 vrijwilligers


Tabel 2.5: Eigen website van organisaties die met vrijwilligers werken

N=

246

83

167

24

142

41

57

73

79

26

Ja, eigen website

44%

55%

38%

38%

44%

59%

25%

40%

54%

58%

Nee, geen eigen website,

9%

10%

8%

12%

8%

9%

14%

7%

6%

15%

48%

35%

54%

50%

48%

32%

61%

53%

39%

27%

maar wel webpagina’s bij grotere organisatie Nee, geen eigen website

Organisaties die werken met betaalde krachten hebben vaker dan gemiddeld een eigen website (55%). Dit geldt ook voor organisaties die als hoofddoel hebben: informatie en advies verstrekken of scholing geven (59%). Kleinere organisaties daarentegen beschikken verhoudingsgewijs weinig over eigen websites (25%). Van de middelgrote en grote organisaties heeft meer dan de helft een eigen website (resp. 54% en 58%). Ook wat betreft het hebben van een eigen website of webpagina’s blijkt er nauwelijks sprake van enig verschil tussen organisaties die relatief veel jongeren en organisaties die relatief veel ouderen als vrijwilliger hebben. Van de organisaties met een eigen website of eigen webpagina(‘s) zegt slechts 3% dat deze website puur en alleen intern is gericht. De meeste organisaties hebben met de website zowel een interne als externe bedoeling; men probeert leden of achterban te bereiken binnen de organisatie en het publiek of de doelgroep daarbuiten. Het merendeel (57%) zegt dat de website zowel gericht is op de eigen organisatie (intern) maar ook bedoeld is om naar buiten te treden (extern). Voor 40% van de organisaties is de website puur bedoeld PON-rapportage: JE KUNT NIET MEER ZONDER!!!

21

om naar buiten te treden. Deze organisaties gebruiken de eigen website dus niet om de eigen vrijwilligers te informeren of interne zaken te regelen.

N=

129

54

75

12

74

28


1-9 vrijwilligers



Zorg, hulpverlening



Totaal

Tabel 2.6: Gerichtheid en functie van eigen website of webpagina’s

21

19

38%

42%

Gerichtheid website Extern gericht

40%

56%

29%

67%

30%

5%

57%

Intern gericht

3%

Zowel ex- als intern gericht

57%

44%

65%

33%

64%

6% 43%

10% 52%

58%

Informatie-uitwisseling

94%

94%

93%

92%

93%

100%

91%

90%

Matchen van vraag en aanbod

9%

13%

5%

42%

3%

11%

32%

9%

11%

8%

17%

11%

4%

21%

7%

6%

8%

10%

4%

5%

21%

15%

9%

20%

19%

18%

14%

11%

Werven van nieuwe vrijwilligers

25%

30%

22%

50%

18%

43%

10%

42%

Anders, namelijk

19%

20%

19%

17%

20%

11%

24%

21%

Functies website

vrijwilligerswerk Discussieplatform voor geïnteresseerde buitenstaanders Discussieplatform voor aangesloten vrijwilligers of achterban Versterken van contacten tussen vrijwilligers onderling

Alle organisaties die werken met betaalde krachten zeggen dat hun website extern gericht is, waarbij 44% zegt dat de website daarnaast ook intern gericht is. Werkt een organisatie alleen met vrijwilligers dan heeft de website vaker een interne gerichtheid (70%) dan gemiddeld (60%). De meerderheid van de organisaties ziet als belangrijkste functie van de website de informatie-uitwisseling. Het gaat dan vooral om het verstrekken van informatie naar buiten toe; de website is een soort etalage waarin de organisatie haar ‘producten’ toont. Ook de eigen vrijwilligers ontvangt deze informatie via de website (57%). Maar de websites worden intern slechts in geringe mate gebruikt voor specifieke interne informatie. Dit valt op te maken uit de geringe mate waarin de websites als discussieplatforms worden gebruikt (7% à 9%) en de beperkte mate waarin de eigen website wordt gebruikt om contacten tussen de vrijwilligers onderling te versterken (15%). Ook in de interviews kwam naar voren dat met de website niet of nauwelijks gebruikt als middel om interactief met de achterban om te gaan. Het gaat dan bijvoorbeeld om het voeren van discussies tussen vrijwilligers onderling of

22


tussen vrijwilligers en het bestuur van de organisatie, het communiceren over het inplannen van werkroosters en het peilen van meningen bij vrijwilligers. Als reden dat interactiviteit weinig wordt toegepast noemt men te weinig technische kennis om de eigen website af te schermen voor specifieke groepen gebruikers of te weinig mogelijkheden om een moderator (= gespreksleider voor on line discussies) in te zetten. Dit laatste kan nodig zijn om ongewenste reacties van de site te weren. Wel kan men meestal contact opnemen met de organisatie via de website. Werving van nieuwe vrijwilligers is dan ook voor een kwart van de organisaties een van de functies van de website. Organisaties met als hoofddoel zorg en hulpverlening gebruiken hun website bovengemiddeld vaak om nieuwe vrijwilligers te werven (50%) en om vraag en aanbod van vrijwilligerswerk te matchen (42%). Bij de interviews in het kader van de kwalitatieve voorstudie is dit ook opgemerkt. Alleen in de zorgsector hoorden we dat ICT-toepassingen werden gebruikt om zorgvragers en (vrijwillige) zorgaanbieders met elkaar te matchen. Echter, met klem werd er hierbij telkens op gewezen dat het om een eerste match ging van mogelijk bij elkaar passende vraag en aanbod. Het daadwerkelijk met elkaar in contact brengen en het totstandbrengen van een goede zorgrelatie blijft te allen tijde mensenwerk en zal nimmer door een computertoepassing kunnen worden uitgevoerd. Ook organisaties met als hoofddoel het verstrekken van informatie en advies of het geven van scholing gebruiken hun website bovengemiddeld vaak voor het werven van nieuwe vrijwilligers (43%). Gelet op de omvang van de organisaties in termen van het aantal vrijwilligers valt op dat het met name de grote organisaties zijn die hun website bovengemiddeld vaak gebruiken voor het werven van nieuwe vrijwilligers (42%) en voor het matchen van vraag en aanbod van vrijwilligerswerk (32%). Ook beschikken deze organisaties relatief vaak over een discussieplatform op de website voor aangesloten vrijwilligers of achterban (21%). Driekwart van de organisaties die een eigen website of webpagina’s hebben, geeft aan geen ondersteuning nodig te hebben bij het beheer van deze website. De organisaties die wel graag meer ondersteuning zouden hebben, willen vooral steun bij het onderhouden van de website (13%), en technische ondersteuning bij software- en HTML-kennis (12%). Met name bij kleine organisaties met minder dan 25 vrijwilligers heeft men beduidend meer behoefte aan technische ondersteuning bij software- en HTML-kennis (19%) dan bij de middelgrote (10%) en grote organisaties (5%). Uit de interviews blijkt dat het beheer van de ICT-infrastructuur vooral door experts wordt gedaan. Deze deskundigen zijn dan formele of informele contacten binnen of buiten de organisatie. Ook websites kunnen niet altijd door mensen van binnen de organisatie bijgehouden worden. Opvallend is dat met name de kleine organisaties met minder dan 10 vrijwilligers verhoudingsgewijs weinig behoefte hebben aan ondersteuning bij het onderhoud aan de website (5% tegen over gemiddeld 13%). Aan redactionele of andere ondersteuning van de website is weinig behoefte. Van de organisaties die geen website hebben heeft 56% daar ook geen behoefte aan. Het betreft met name organisaties met als hoofddoel ‘activi-


23

teiten organiseren, gezelligheid en sport’ (71%). En het zijn met name de kleine organisaties met minder dan 10 vrijwilligers die zeggen dat ze geen behoefte hebben aan een eigen website (77%). Grote organisaties met meer dan 75 vrijwilligers zeggen juist vaker behoefte te hebben aan een eigen website (71% tegenover gemiddeld 44%). De belangrijkste redenen voor organisaties die nog geen website hebben, maar deze eigenlijk wel graag zouden willen hebben zijn: te weinig kennis om website zelf te bouwen (48%) en te weinig kennis om website zelf te onderhouden (41%). Op de derde en vierde plaats komen (pas) geen financiële middelen om website te laten bouwen (37%) en geen financiële middelen om website te laten onderhouden (26%). Voor 15% van de organisaties die nog geen eigen website hebben is het ontbreken van financiële middelen voor hardware het eerste struikelbrok dat overwonnen moet worden om ooit over een eigen website te kunnen beschikken. Voor hen is een website nog een echte ver-van-mijn-bed-show. Het gebrek aan financiële middelen voor ICT is soms het gevolg van een bewuste keuze. Zo gaf een welzijnsorganisatie aan niet te beschikken over middelen voor een website omdat het bestuur er geen prioriteit aan gaf. Nu inmiddels verschillende buurten gedigitaliseerd zijn, krijgt de welzijnsorganisatie voor het eigen werk wel steeds meer behoefte aan een eigen website. Voor komend jaar hoopt men het bestuur ervan te kunnen overtuigen. Waarom willen organisaties die nu nog niet over een eigen website beschikken een eigen website? Waarvoor wil men deze website gebruiken? 92% noemt informatie-uitwisseling extern als reden, 45% informatie-uitwisseling intern en 41% noemt het werven van nieuwe vrijwilligers. Wat dit laatste betreft zijn het dan vooral organisaties met als hoofddoel ‘zorg en hulpverlening’ (71%). Een op de drie organisaties wil de website graag gebruiken om de contacten tussen de vrijwilligers onderling te versterken (33%). 2.4

24

Kantoorautomatisering Administratieve taken worden in de meeste organisaties met behulp van computers verricht. Van de organisaties die aan het onderzoek hebben meegewerkt zegt 17% geen enkele van de genoemde kantoorautomatiseringprogramma’s te gebruiken, 55% gebruikt een tot drie van de genoemde programma’s en 28% gebruikt meer dan drie van de genoemde programma’s. In de kwalitatieve voorstudie merkten we dat de verschillen op dit gebied groot zijn. Sommige organisaties houden alles in Word bij. Andere maken gebruik van specifieke administratieprogramma’s zoals relatiebeheerprogramma’s of projectadministratieprogramma’s. Ook tijdregistratie (per project) gaat in sommige gevallen via een specifiek programma.


De grote variëteit in het gebruik van administratieve programma’s heeft erg veel te maken met de aard van de werkzaamheden van de organisatie. Uit tabel 2.7 valt af te lezen welke programma’s in welke mate al gebruikt worden bij organisaties die met vrijwilligers werken. Het meestgebruikte kantoorautomatiseringprogramma is de leden- of vrijwilligersadministratie. Driekwart van alle organisaties beschikt over een dergelijke administratie. Bij de helft van de organisaties betreft het een simpele administratie (52%). Bij de kwalitatieve voorstudie is gebleken dat het dan ging om een administratie in een tekstverwerkings- of spreadsheetpakket (bijvoorbeeld Word of Excel). Het op een na meestgenoemde programma is het boekhoudprogramma. Bijna tweederde van de organisaties (61%) gebruikt een boekhoudprogramma. Bij de helft van deze gebruikers (32%) is het een simpel programma. Vaak wordt de boekhouding dan in een spreadsheet bijgehouden. Bij organisaties die werken zonder betaalde krachten, dus alleen met vrijwilligers, is het significant vaker een simpel programma (40%). Bij organisaties die werken met betaalde krachten is het significant vaker een speciaal voor dat doel geschreven programma (33%) of een onderdeel van een geïntegreerd systeem (20%). Iets meer dan de helft van de organisaties beschikt over een agendaen notulenarchief (55%). Het overgrote merendeel van deze elektronische archieven is simpel (49%). Uit de interviews bleek dat dergelijke simpele elektronische archieven niet veel meer behelzen dan een gestructureerde directory opbouw van de harde schijf van de pc, waarin agendaen notulenstukken worden bewaard. Opvallend is dat dit elektronische agendaen notulenarchief de enige kantoorautomatisering is waar organisaties die alleen met vrijwilligers werken (dus zonder betaalde krachten) hoger op scoren dan gemiddeld (59%). Voor 57% van deze organisaties zonder betaalde krachten betreft het een simpel elektronisch archief. Ruim een kwart van relatiebeheersysteem. beschikken significant (20%) dan organisaties

de organisaties (28%) beschikt over een elektronisch Organisaties die alleen met vrijwilligers werken, minder vaak over een dergelijk relatiebeheersysteem die wel betaalde krachten in dienst hebben (42%).


25

organisaties

die

met Zonder betaalde krachten

bij


Kantoorautomatiseringprogramma’s vrijwilligers werken

Totaal

Tabel 2.7

225

75

150

Leden- of vrijwilligersadministratie

75%

78%

73%

Simpel

52%

47%

54%

Speciaal voor die taak geschreven programma

14%

14%

14%

Onderdeel van geïntegreerd systeem

9%

17%

5%

Boekhoudprogramma

61%

69%

56%

Simpel

32%

16%

40%


17%

33%

9%


11%

20%

7%

Agenda- en notulenarchief

55%

47%

59%

Simpel

49%

33%

57%


3%

7%

1%


4%

8%

2%

Relatiebeheersysteem

28%

42%

20%

Simpel

17%

20%

16%


5%

9%

2%


6%

13%

2%

Rooster- /planningsprogramma

23%

33%

17%

Simpel

15%

16%

15%


4%

9%

1%


3%

8%

1%

Postafhandelings- /archiefprogramma

17%

24%

13%

Simpel

11%

11%

11%


3%

5%

1%


3%

8%

Voorraadbeheerprogramma

12%

21%

7%

Simpel

6%

11%

4%


4%

5%

3%


2%

5%

1%

Projectregistratieprogramma

10%

21%

4%

Simpel

5%

9%

3%


2%

4%

1%


3%

8%

Tijdregistratieprogramma

10%

25%

2%

Simpel

3%

7%

1%


4%

9%

1%


3%

9%

N= circa

Van de overige vijf genoemde automatiseringsprogramma’s maakt minder dan een kwart van de organisaties gebruik.

26


Organisaties die werken met betaalde krachten scoren op alle kantoorautomatiseringprogramma’s (met uitzondering van het agendaen notulenarchief) hoger dan organisaties die alleen met vrijwilligers werken. Bij vier programma’s scoren ze significant hoger dan gemiddeld, te weten relatiebeheersysteem (42% tegenover gemiddeld 28%), rooster-/planningsprogramma (33% tegenover gemiddeld 23%), projectregistratieprogramma (21% tegenover gemiddeld 9%) en tijdregistratieprogramma (25% tegenover gemiddeld 10%). De opbouw van het vrijwilligersbestand naar leeftijd heeft geen invloed op de wijze waarop de organisatie kantoorautomatisering gebruikt. Wat verder opvalt is dat de kwaliteit van de programmatuur bij organisaties met betaalde krachten beter is dan bij organisaties die geen betaalde krachten in dienst hebben. Dit uit zich niet alleen in een hoger percentage bij ‘speciaal voor die taak geschreven programma’ maar ook door een hoger percentage bij ‘onderdeel van een geïntegreerd systeem’. Dit betekent echter niet dat er op voorhand een oordeel uitgesproken mag worden over de kwaliteit van simpele systemen. Een aantal organisaties blijkt namelijk erg tevreden te zijn met hun simpele systeem. Het grote voordeel van een simpel systeem, bijvoorbeeld in Word of Excel, is dat vrijwilligers het makkelijk op de eigen pc thuis kunnen gebruiken. En dit is voor een groot aantal organisaties die met vrijwilligers werken (zeker als er geen betaalde krachten in dienst zijn) een belangrijk criterium om een bepaald programma wel of niet aan te schaffen. 2.5

Inhoudelijke programma’s Naast het gebruik van ICT voor kantoorbeheer of communicatie zijn er ook inhoudelijke mogelijkheden. Dergelijke inhoudelijke programma’s ondersteunen organisaties direct in hun kerntaak. In het kwalitatief onderzoek zijn enkele programma’s genoemd. Een vaakgenoemd programma om vrijwilligers te matchen is Regiopro. Cypres wordt gebruikt om zorgvragers en zorgaanbieders bij elkaar te brengen. Deze programma’s zijn met name geschikt om een eerste match te maken. Het gehele proces van ‘koppelen’ is niet te automatiseren. Dat is en blijft mensenwerk met de noodzaak om een intermediair te gebruiken die er op toeziet dat mensen voldoende bedenktijd nemen en eventueel ook ‘nee’ durven zeggen. Andere voorbeelden van ICT-toepassingen voor de inhoud van het werk zijn taal en rekenspelletjes in het onderwijs. Ook vrijwilligers maken in speel- en leersituaties in het onderwijs gebruik van deze programma’s. Verder maakt men in de zorg gebruik van zorgprotocollen die automatisch op te roepen zijn. En er zijn programma’s die bijvoorbeeld de specifieke gevolgen van keuzen in de zorg voor individuele cliënten kunnen voorrekenen. Een klachtenregistratiesysteem voor patiënten wordt door patiëntenbelangenbehartigers gebruikt. In de sportwereld is het project ‘meten=weten=doen’ ontwikkeld. Dit managementinformatiesysteem maakt kennisontwikkeling op lokaal niveau mogelijk.


27

Onduidelijk is in welke mate dit soort inhoudelijke programma’s in het vrijwilligerswerk worden gebruikt. In de schriftelijke vragenlijst van het kwantitatieve onderzoek is daarom aan de respondenten gevraagd of hun organisatie dergelijke programma’s die een bijdrage leveren aan de bedrijfsvoering gebruikt. En indien dit het geval is hoe het programma heet en wat het doet. Met name door deze laatste toevoeging is het mogelijk om uit de lijst met gegeven open antwoorden (66) de programma’s die gebruikt worden voor het 20 inhoudelijke werk te destilleren (25). Globaal betekent dit dat circa 10% van de organisaties die met vrijwilligers werken een of ander inhoudelijk programma gebruiken. Bij de interviews is ten aanzien van inhoudelijke programma’s één ding duidelijk geworden en dat is dat de ontwikkeling van dergelijke programma’s voor een enkele organisatie haast niet te betalen is. Daarom zijn ze eigenlijk alleen te ontwikkelen als organisaties bereid zijn om samen te werken.

20

28

Zie bijlage 6. De tekstverwerkings- en spreadsheetprograma’s, boekhoudpakketten, internetbrowsers en website ontwikkel programma’s en dergelijke zijn weggelaten. PON-rapportage: JE KUNT NIET MEER ZONDER!!!

3

Knelpunten en behoeften Om inzicht te verkrijgen in de factoren die belemmerend of stimulerend werken voor het gebruik van ICT binnen een organisatie die met vrijwilligers werkt,hebben we op verschillende manieren getracht zicht te krijgen op de knelpunten die men tegenkomt. In paragraaf 3.1 beschrijven we deze knelpunten en de mate waarin ze voorkomen. Het gaat dan zowel om financiële knelpunten als om knelpunten met betrekking tot deskundigheid op het terrein van ICT. Ook op indirecte wijze hebben we knelpunten opgespoord door te vragen naar de redenen waarom men niet beschikt over een website en door te vragen welke software die men gebruikt toe is aan verbetering. Uit deze genoemde knelpunten spreken vaak al indirect behoeften van de organisaties. In paragraaf 3.2 gaan we dieper in op deze behoeften. Dit gebeurt aan de hand van nog niet gebruikte, maar wel gewenste software voor kantoorautomatisering. In paragraaf 3.3 staan we kort stil bij het oordeel van de organisaties over de programmatuur die men gebruikt en beschrijven we de mogelijkheden tot samenwerking met andere partijen.

3.1

Knelpunten bij ICT Tijdens de kwalitatieve voorstudie is het gebrek aan financiële middelen een van de meestgenoemde knelpunten bij ICT-gebruik in vrijwilligersorganisaties. Enerzijds komt dit omdat er lang niet altijd middelen voor begroot zijn. Uit tabel 3.1 valt af te lezen dat tweederde van de organisaties (68%) geen ICTbudget in haar begroting heeft opgenomen. Bij kleine organisaties is dit significant meer het geval (83%) dan bij grote organisaties (24%).



Belangenbehartiging

Zorg, hulpverlening



1-9 vrijwilligers


Is in de begroting van uw organisatie een specifieke post voor ICTgerelateerde zaken opgenomen?

Totaal

Tabel 3.1:

249

82

167

38

24

142

41

57

25

Ja, er is een ICT-budget

14%

32%

5%

16%

25%

6%

32%

7%

44%

Ja, er is een ICT-budget,

18%

26%

14%

32%

33%

11%

20%

11%

32%

68%

43%

81%

53%

42%

82%

49%

83%

24%

N=

maar niet direct zichtbaar (verscholen binnen grotere kostenpost) Nee, geen ICT-budget

Anderzijds komt dat omdat het gebruik van ICT veel geld kost. Uit de kwalitatieve studie blijkt dat, vooral als men voor licenties en programma’s


29

moet betalen, men niet makkelijk tot vernieuwingen overgaat. Dit geldt met name voor specifieke sectorgebonden programma’s als Kiezen voor Zorg, maar ook voor meer geïntegreerde administratieve programma’s. Ook de updates die door externen geïnstalleerd moeten worden, worden te duur bevonden. De infrastructuur laat bij verschillende organisaties te wensen over. Gebrek aan werkplekken of pc’s waarop een internetaansluiting aanwezig is, zijn voorbeelden hiervan. Ook maken veel vrijwilligers gebruik van privécomputers, met alle beperkingen van dien. De softwarepakketten die vrijwilligers thuis gebruiken, zijn vaak incompatibel met de software van de organisatie, waardoor niet alle programma’s van de organisatie toegankelijk zijn. Sommige organisaties bieden ICT-diensten aan zoals een internetcafé. Maar het ontbreekt hun vaak aan voldoende vrijwilligers die de benodigde deskundigheid hebben. Zij moeten dus nieuwe soorten vrijwilligers werven dan wel deskundigheidsbevordering bieden aan de traditionele vrijwilligers in hun organisatie. Tijdens de kwalitatieve studie bleek dat bij veel kleinere organisaties de knelpunten beginnen met het ontbreken van financiële middelen om hardware aan te schaffen. In paragraaf 2.3 hebben we gezien dat de belangrijkste redenen om geen website te hebben gebrek aan kennis is om een website zelf te bouwen en te onderhouden. Pas op de derde en vierde plaats worden gebrek aan financiële middelen voor bouw en onderhoud genoemd. Met andere woorden: er is bij de organisaties die met vrijwilligers werken weliswaar een gebrek aan financiële middelen, maar daarnaast is er een groter gebrek aan kennis en ervaring met betrekking tot ICT-mogelijkheden (in dit geval het maken van een website). Met meer (gratis of gesubsidieerde) ondersteuning zijn zij graag bereid een groot aantal dingen zelf te doen. Een probleem dat tijdens de kwalitatieve voorstudie vaker wordt gehoord, is dat de verschillende softwareprogramma’s die men gebruikt niet op elkaar aansluiten. Dit pleit voor het aanbieden van meer integrale pakketten. De grote diversiteit aan financiële administratieprogramma’s bemoeilijkt bijvoorbeeld grotere samenwerking op deskundigheidsbevordering voor penningmeesters. De omvang van dit probleem is geïnventariseerd in het kwantitatieve onderzoek. Daar is gevraagd welke programma’s die men gebruikt, toe zijn aan verbetering. In tabel 3.2 staan de resultaten op deze vraag weergegeven. Als het gaat om de gewenste verbeteringen is de percenteerbasis het aantal organisaties dat het programma gebruikte. Dit betekent dat het aantal waarnemingen per rij kan variëren. Daarom staat in de derde kolom geen percentage maar het aantal waarnemingen.

30


Het relatiebeheersysteem, dat een derde van de organisaties gebruikt, is het meest toe aan verbetering. Een klein derde deel van de gebruikers (30%) zegt dat hun relatiebeheersysteem verbeterd zou moeten worden. Hiervan noemt 16% heel expliciet door een professioneler programma, terwijl 4% de verbetering vooral ziet in koppeling met andere programma’s. Eveneens 30% vindt dat het projectregistratieprogramma verbetering behoeft. Maar niemand noemt hierbij door een professioneler programma. Twaalf procent zoekt de verbetering in de werkwijze van de gebruiker, 6% in de koppeling met andere programma’s en eveneens 12% weet niet hoe het programma te verbeteren is.

Gebruik

N=

Verbetering gewenst

Maar weet niet hoe

In werkwijze gebruiker

Door professioneler programma

Door koppeling met andere programmatuur

Tabel 3.2: Gewenste verbeteringen in de kantoorautomatisering


75%

164

27%

3%

6%

12%

6%

Boekhoudprogramma

61%

130

14%

2%

2%

8%

2%


55%

115

13%

2%

4%

5%

2%


28%

56

30%

5%

5%

16%

4%


23%

43

19%

2%

5%

2%

9%


17%

35

29%

6%

14%

9%


12%

24

21%


10%

17

30%


10%

17

15%

12%

13%

8%

12%

6%

15%

Bij 29% van de organisaties is het postafhandelings-/archiefprogramma aan verbetering toe. Hierbij zegt 14% door een professioneler programma en 9% door koppeling met andere programma’s. Bij 27% van de organisaties is men niet tevreden over de leden- of vrijwilligersadministratie. Hierbij pleit 12% voor een professioneler programma terwijl 6% de verbetering vooral ziet in koppeling van deze administratie aan andere programma’s. Een op de vijf organisaties is niet tevreden over het voorraadbeheerprogramma (21%) of het rooster-/planningsprogramma (19%) dat men in gebruik heeft. Eén op de zeven organisaties noemt het tijdregistratieprogramma (15%), boekhoudprogramma (14%) en/of het agendaen notulenarchief (13%) als softwarepakket dat aan verbetering toe is. Naast de vraag welke softwarepakketten die men in gebruik heeft toe zijn aan verbeteringen is ook gevraagd welk van deze programma’s het meest toe is aan verbetering. Dit omdat er in veel gevallen sprake was van meerdere programma’s die verbetering behoeven. Voor de organisaties die maar voor één programma verbetering wenste is dit programma meegenomen in de resultaten.


31

Tabel 3.3 leert ons dat programma’s waarvan gebruikers zeggen dat ze toe zijn aan verbetering niet altijd de programma’s zijn waar de meeste organisaties de hoogste prioriteit aan geven om verbeterd te worden. In de kolom ‘verbetering gewenst’ lezen we het percentage organisaties dat een bepaald programma verbeterd wil zien. Het aantal organisaties dat het programma gebruikt is de basis voor dit percentage. In de laatste kolom is te lezen welke programma’s in de ogen van alle organisaties de hoogste prioriteit verdienen om te verbeteren. Hier wordt met één oogopslag duidelijk dat de organisaties die met vrijwilligers werken het meest geholpen worden met een goede leden- of vrijwilligersadministratie. Meer dan eenderde van alle organisaties (36%) zegt dat deze administratie het meest toe is aan verbetering. Het agendaen notulenarchief en het boekhoudprogramma komen met respectievelijk 14% en 10% op een tweede en derde plaats.

Gebruik

Verbetering gewenst

Meest toe aan verbetering

Tabel 3.3: Welk programma is het meest toe aan verbetering?


75%

27%

36%

Boekhoudprogramma

61%

14%

10%


55%

13%

14%


28%

30%

5%


23%

19%

2%


17%

29%

4%


12%

21%

2%


10%

30%

-


10%

15%

2%

Verbetering zit hem juist in de communicatie tussen programma’s

25%

Verbeteringen aan projectadministratieprogramma’s die 30% van de gebruikers wenst, komen in de kolom met prioritering welk programma als meeste toe is aan verbetering, niet meer voor. Dit geldt ook voor andere programma’s waarvan het aantal gebruikers beperkt is, bijvoorbeeld het relatiebeheersysteem of postafhandelings-/archiefprogramma. De gebruikers vinden wel dat deze programma’s toe zijn aan verbetering, maar door het geringe aantal gebruikers (en de keuze die gebruikers moeten maken tussen de verschillende programma’s) krijgen ze geen prioriteit als het gaat om het aanbrengen van verbeteringen in de programmatuur. Voor een kwart van de gebruikers zit de verbetering hem juist in de koppeling tussen verschillende programma’s. Aan de organisaties die te kennen geven dat bepaalde programmatuur toe is aan verandering, is gevraagd of ze zelf over financiële middelen beschikken om de gewenste veranderingen door te voeren.

32


Ook is gevraagd of ze over deskundigheid beschikken om deze veranderingen te implementeren en te onderhouden. De resultaten op deze twee vragen staan weergegeven in tabel 3.4. Bijna tweederde van de organisaties (63%) geeft aan dat men geen financiële middelen heeft om gewenste veranderingen door te voeren. Een ander knelpunt dat veelvuldig voorkomt is het gebrek aan deskundigheid om vernieuwingen door te voeren. Voor 21% van de organisaties is het probleem dat de deskundigheid hiervoor maar bij één persoon ligt. Dat maakt een organisatie erg afhankelijk en kwetsbaar. Meer dan eenderde van de organisaties (37%) beschikt in het geheel niet over deskundigheid.



Belangenbehartiging

Zorg, hulpverlening



1-9 vrijwilligers


Beschikking over financiële middelen en deskundigheid om verbeteringen door te voeren

Totaal

Tabel 3.4:

N=

177

61

116

30

15

97

32

30

22

Beschikt over financiële middelen

23%

21%

24%

20%

13%

25%

25%

30%

18%

14%

25%

9%

7%

27%

13%

19%

3%

36%

63%

54%

67%

73%

60%

62%

56%

67%

46%

43%

33%

48%

43%

24%

47%

35%

54%

30%

Deskundigheid zit bij 1 persoon

21%

27%

18%

23%

24%

19%

26%

21%

35%

Nee, geen deskundigheid

37%

40%

35%

33%

53%

34%

39%

25%

35%

en kan het geheel zelf financieren Beschikt over financiële middelen maar kan slechts een deel zelf financieren Er zijn geen middelen om de veranderingen door te voeren Deskundigheid bij meerdere mensen in de organisatie

In de vragenlijst is gevraagd of er specifieke knelpunten in het inhoudelijk werk van de organisatie voorkomen die mogelijk met ICT zijn te verbeteren of dat de organisatie nog andere wensen heeft om ICT te gebruiken voor de inhoud van het werk. In bijlage 7 staat de opsomming van programma’s die men graag in de eigen organisatie zou hebben. Ongeveer 10% van de organisaties noemt een knelpunt dat mogelijk met ICT opgelost kan worden. Hierbij gaat het in 4% van de gevallen om knelpunten die met betere (geïntegreerde) administratieprogramma’s opgelost kunnen worden. In circa 5% van de gevallen gaat het om meer specifiek inhoudelijke programma’s voor het verbeteren van de bedrijfsvoering, bijvoorbeeld statistische programma’s of GIS-applicaties.


33

Uit de gesprekken bleek dat in de kleinere kernen vaak geen computerlokalen beschikbaar zijn waardoor deskundigheidsbevordering op dit gebied bemoeilijkt wordt. Een mogelijke oplossing hiervoor zou kunnen zijn dat het vrijwilligerswerk meer samenwerking met scholen zoekt. Daar zijn vaak wel computerruimten beschikbaar voor onderwijsdoeleinden. Tot slot is het knelpunt van de ‘verwachtingen’ genoemd: doordat men per email vragen kan stellen verwachten mensen ook snelle reacties. Dit kan een behoorlijke druk op de organisatie en vooral op de (vrijwillige) medewerkers leggen. Studenten en scholieren benaderen organisaties veel meer voor informatie voor hun studieopdrachten. Dit is voor een deel te wijten aan het uithangbord, de website. 3.2

ICT-behoeften in vrijwilligersorganisaties Bij de interviews tijdens de kwalitatieve voorstudie blijkt dat professionele organisaties die alleen werken met betaalde krachten betere samenwerking en stroomlijning op ICT-gebied wensen. Er bestaan verschillende projectregistratie en -beheerprogramma’s terwijl het niet handig is steeds opnieuw het wiel uit te vinden. Daarnaast streven zij naar het efficiënter bijhouden van mutaties en projectvorderingen. Als het gaat om de wensen ter verbetering van de fysieke infrastructuur vindt men dat daar de organisatie zelf verantwoordelijk voor is en budget voor moet vrijmaken. Ondersteuning op het gebied van beheer en ontwikkeling van websites is wel wenselijk in een groter verband, bijvoorbeeld bij de provincie. Professionele organisaties die behalve met betaalde krachten ook werken met vrijwilligers voor specifieke taken zouden graag de bereikbaarheid van vrijwilligers verhogen door het e-mailgebruik te verhogen. Het verstrekken van eigen e-mailadressen voor vrijwilligers is hiervoor een optie. Als meer vrijwilligers over een e-mailadres beschikken kunnen nieuwsbrieven en dergelijke per e-mail verspreid worden. Ook planningen en het peilen van beschikbaarheid kunnen dan digitaal plaatsvinden. Voor de zorgsector betekent dit dat bijvoorbeeld ieder huis waar zorg wordt verleend (bijvoorbeeld huizen voor begeleid wonen, daklozenopvang, verslavingszorg en dergelijke) aangesloten dient te zijn op het internet zodat vrijwilligers via dit kanaal met de rest van organisatie kunnen communiceren. Er zijn organisaties die graag meer vrijwilligers met ICT-kennis willen hebben. Dit vooral om nieuwe activiteiten als een internetcafé of een virtueel discussieplatform op te zetten en te begeleiden. Verder bestaat er de wens inhoudelijke kennis beter beschikbaar te stellen aan de vrijwilligers, zoals informatie over zorgvisies. Organisaties die hoofdzakelijk werken met vrijwilligers maar wel een of enkele betaalde krachten in dienst hebben voor (administratieve) ondersteuning zouden graag door gezamenlijke inkoopfaciliteiten kosten voor programma’s en licenties verlagen. Zij geven aan een virtueel kantoor erg geschikt te achten voor hun leden of achterban. Zij zouden graag ten behoeve van kennismanagement en -ontwikkeling specifieke programma’s (als Zicht op Zorg) en databanken (BMF) gebruiken. Ook programma’s om plattegronden te bewerken zijn voor zo’n organisatie wenselijk maar onbereikbaar.

34


De echte vrijwilligersorganisaties, die alleen werken met vrijwilligers, zonder betaalde krachten, hebben ook wensen met betrekking tot het gezamenlijke inkopen en beheren van programmatuur en hardware. Zij hebben vaak wensen op het gebied van de infrastructuur (ruimte, pc’s) en deskundigheidsbevordering. Wellicht kan een virtueel kantoor aan deze wensen tegemoetkomen. Echter, men vindt het idee eng en niet wenselijk, dat de data van hun administratie en notulen buiten het kantoor ergens op een centrale server wordt opgeslagen. Zeker als het gaat om clubs die belangen behartigen die niet in lijn zijn met het overheidsbelang of belangen van andere clubs. Als het doel is om vooral interne verbeteringen te bewerkstelligen, moet men als organisatie daar ook zelf de kosten van dragen. Als er door meer samenwerking, bijvoorbeeld op provinciaal niveau, kosten kunnen worden bespaard, dan is dat zeer wenselijk, bijvoorbeeld bij de aanschaf van projectregistratieprogramma’s of relatiebeheerprogramma’s. Ook landelijke koepels kunnen een rol spelen in de verdere ontwikkeling van het ICT-gebruik door vrijwilligers. Bij de vragen over kantoorautomatisering is aan de organisaties die bepaalde programmatuur nog niet gebruiken gevraagd of deze programmatuur wenselijk is voor de organisatie. Op het gebied van kantoorautomatisering laat tabel 3.5 zien welke programmatuur organisaties wel als wenselijk zien, terwijl ze die nu nog niet bezitten. Bij het lezen van deze tabel moet men er rekening mee houden dat de percenteerbasis bestaat uit alle organisaties die de vraag beantwoord hebben. Dit betekent dat een programma dat al door veel organisaties wordt gebruikt automatisch minder kans maakt om hoog te scoren in deze lijst. Dit is de reden dat een leden- of vrijwilligersadministratie en het boekhoudprogramma in onderstaande tabel laag scoren. Echter, in de vorige paragraaf hebben we gezien dat er wel veel behoefte is aan het verbeteren van in ieder geval de eerst genoemde ICT-toepassing.



Belangenbehartiging

Zorg, hulpverlening



1-9 vrijwilligers


Wenselijkheid kantoorautomatiseringsoftware

Totaal

Tabel 3.5:

225

75

150


14%

21%

11%

19%

15%

13%

11%

8%

14%

Postafhandelings-/archiefprogramma

12%

21%

8%

18%

33%

6%

17%

8%

19%


10%

13%

8%

16%

22%

8%

3%

4%

21%

Rooster-/planningsprogramma

9%

13%

7%

17%

26%

4%

9%

4%

20%


9%

20%

4%

13%

15%

9%

3%

19%


8%

13%

5%

13%

21%

3%

15%

19%


8%

17%

3%

16%

30%

2%

12%


7%

10%

5%

8%

14%

4%

8%

5%

12%

Boekhoudprogramma

7%

11%

5%

11%

10%

7%

5%

8%

8%

N= circa


21%

35

Van alle organisaties zegt 14% dat ze (nog) niet beschikken over een agendaen notulenarchief, maar dat ze een dergelijk elektronisch archief wel wenselijk achten, 12% beschikt niet over een postafhandelings-/archiefprogramma, terwijl ze dit wel zouden willen hebben en 10% heeft nog geen relatiebeheersysteem terwijl ze dit wel willen hebben. Van de organisaties wil 9% wel een voorraadbeheerprogramma of een rooster-/plannningsprogramma, maar heeft dat nu nog niet. Een projectregistratieprogramma of een tijdregistratieprogramma ontbeert 8%, terwijl men dit wel wenselijk acht voor de organisatie, en 7% van de organisaties moet het doen zonder leden- of vrijwilligersadministratie of boekhoudprogramma terwijl hier wel behoefte aan is. De behoefte aan deze programma’s is bij organisaties die werken met betaalde krachten in alle gevallen hoger dan bij organisaties die niet met betaalde krachten werken. Verder is de wens naar deze programma’s bij de organisaties met veel vrijwilligers (meer dan 75) sterker aanwezig dan bij organisaties met minder dan 10 vrijwilligers. In paragraaf 2.3 hebben we gezien dat van de organisaties die geen eigen website hebben 56% daar ook geen behoefte aan heeft. Dit betekent dat 44% van de organisaties die nog geen website hebben hier wel behoefte aan heeft. Op de totale steekproef betekent dit dat 13% van alle vrijwilligersorganisaties nog geen website bezit, maar daar wel behoefte aan heeft. Ook met betrekking tot een website zien we dat de behoefte hieraan groter is bij organisaties met betaalde krachten dan bij organisaties zonder betaalde krachten. Hetzelfde geldt voor organisaties met meer dan 75 vrijwilligers in vergelijking met organisaties met minder dan 10 vrijwilligers. 3.3

36

Beoordeling ICT-toepassingen in vrijwilligersorganisaties en mogelijkheden tot samenwerking Aan het eind van de vragenlijst is aan de respondenten gevraagd hoe zij het ICT-gebruik binnen hun organisatie waarderen met betrekking tot verhoging van de kantoorefficiëntie en met betrekking tot het inhoudelijke werk. In beide gevallen waardeert bijna de helft (47%) het ICT-gebruik als goed en slechts 2% als slecht. Geen mening over deze vragen heeft respectievelijk 28 en 30%.


Belangenbehartiging

Zorg, hulpverlening



1-9 vrijwilligers


Geen mogelijkheden om met


N= circa


Mogelijkheden tot samenwerking

Totaal

Tabel 3.6:

217

72

145

36

19

121

37

45

23

70%

56%

77%

50%

42%

82%

62%

71%

48%

10%

14%

8%

8%

16%

8%

14%

9%

13%

19%

29%

15%

31%

26%

12%

29%

16%

30%

14%

24%

9%

14%

37%

9%

16%

7%

30%

8%

14%

6%

14%

11%

5%

14%

4%

4%

andere partijen samen te werken Gezamenlijke inkoopfaciliteiten voor programmatuur, licenties en dergelijke Samenwerking voor deskundigheidsbevordering Samenwerking voor beheer en onderhoud Samenwerking voor iets anders

Aangezien bij de knelpunten vooral het gebrek aan financiële middelen voor ICT-verbeteringen naar voren kwam, is gekeken naar de samenwerkingsmogelijkheden die organisaties op dit gebied zien. Deze vraag is gesteld vanuit het idee dat schaalvergroting wellicht tot kostenreductie kan leiden. Een ruime meerderheid van organisaties ziet geen mogelijkheden tot samenwerking met anderen om de ICT-knelpunten op te lossen. Enkele zien mogelijkheden op het gebied van gezamenlijke inkoop van faciliteiten voor programmatuur zoals licenties. Andere zien die mogelijkheden met name op het gebied van deskundigheidsbevordering. Sommige organisaties zien gezamenlijk beheer en onderhoud als optie.


37

4

Conclusies en aanbevelingen In dit onderzoek hebben we getracht zicht te krijgen op een aantal prangende vragen over de ICT-behoeften bij organisaties die met vrijwilligers werken. In Noord-Brabant gaat het dan om circa 23.000 organisaties. In de eerste paragraaf van dit concluderende hoofdstuk beantwoorden we kort en bondig de in paragraaf 1.2 gestelde vragen. We doen dat op basis van de opgedane inzichten die we in de hoofdstukken 2 en 3 hebben beschreven. In paragraaf 4.2 beschrijven we de concrete aanbevelingen uit dit onderzoek.

4.1

Conclusies Een kritische lezer zal al bij het lezen van het eerste hoofdstuk van dit rapport zich fronsend afvragen hoe het mogelijk is dat in één onderzoek de verschillende soorten organisaties die zich bezighouden met vrijwilligerswerk kunnen worden vergeleken. We kunnen gerust antwoorden dat we geen appels met peren vergelijken. Er zijn weliswaar veel verschillende typen vrijwilligersorganisaties die op evenveel, zo niet meer, verschillende inhoudelijke terreinen actief zijn met evenzoveel varianten van aandachtspunten. Maar dat wil niet zeggen dat we deze organisaties niet op bepaalde specifieke punten met elkaar zouden kunnen of mogen vergelijken. Bijna ieder onderzoek is erop gericht om bepaalde typen onderzoekssubjecten met elkaar te vergelijken om zodoende het onderliggende thema te kunnen analyseren. In dit onderzoek gaat het erom al deze onderscheiden organisaties te vergelijken op kenmerken van ICTgebruik en behoeften aan ICT met de daarbijbehorende ondersteuning. Natuurlijk is het waar dat een sportclub of gezelligheidsvereniging andere behoeften aan het licht zal brengen dan een organisatie die zich inspant voor het behoud van een natuurgebied of het geven van hulp en zorg aan slecht ter been zijnde mensen. Maar dat neemt niet weg dat het wenselijk is te pogen om voor deze verschillende organisaties het huidige ICT-gebruik en de toekomstige ICT-behoeften in kaart te brengen. De rode draad die alle organisaties waar we contact mee hebben gehad verbindt, is dat ze met vrijwilligers werken. De grote diversiteit aan praktijken heeft ons een grote diversiteit aan gegevens over ICT-gebruik en ICT-behoeften gegeven. Vanuit deze diversiteit kunnen we op een hoger aggregatieniveau kijken waar het meest behoefte aan is en welk ICT-gebruik en welke behoeften bijdragen aan het maatschappelijke nut. Zeker voor een onderzoek dat tot doel heeft informatie aan te leveren voor de (verdere) ontwikkeling van provinciaal beleid op het terrein van vrijwilligerswerk en het toegankelijk maken van ICT voor iedereen die maatschappelijk betrokken is. In paragraaf 1.2 zijn de centrale onderzoeksvragen als volgt geformuleerd. 1 Welke (soort) behoeften spelen bij het merendeel van de vrijwilligersorganisaties en verdienen daarom hoge prioriteit in het zoeken naar oplossingen via ICT? 2 Op welke wijze en in welke mate hebben de Brabantse organisaties die met vrijwilligers werken ondersteuning nodig op het gebied van ICT?

38


Dan nu de conclusies: 1

Uit het onderzoek blijkt dat de communicatie binnen vrijwilligersorganisaties nog grotendeels schriftelijk verloopt, naast het directe contact. Toch zien we een toenemend gebruik van e-mail, met name door bestuursleden van organisaties. Maar doordat steeds meer mensen toegang tot het internet hebben is te verwachten dat ook in vrijwilligersorganisaties het e-mailgebruik verder zal stijgen. Verder is op het gebied van communicatie geconstateerd dat meer dan de helft van de organisaties beschikt over een eigen website of webpagina’s. Deze organisaties gebruiken hun website vooral om informatie uit te wisselen. De websites worden nog nauwelijks gebruikt voor interactieve communicatie, zoals on line discussies en on line opiniepeilingen. Van de organisaties zonder website heeft bijna de helft wel behoefte aan een website.

2

Opvallend is dat bij organisatie waar het vrijwilligersbestand relatief gering van omvang is (minder dan 10 vrijwilligers) het e-mailbezit en emailgebruik door hun vrijwilligers significant veel hoger wordt geschat dan bij grote organisaties. Het is plausibel te veronderstellen dat in organisaties met een beperkt aantal vrijwilligers de banden tussen vrijwilligers onderling en vrijwilligers en hun bestuur veel intensiever en hechter zijn dan in grote organisaties. Hierdoor is men in kleinere organisaties beter op de hoogte van elkaars mogelijkheden op het gebied van e-mailen internetgebruik. De inschatting van de organisaties met een beperkt aantal vrijwilligers doet ook meer recht aan de daadwerkelijke penetratie van het internet in particuliere huishoudens, die op dit moment in Nederland circa 70% bedraagt. De mogelijkheden die e-mail voor een grote organisatie zou kunnen bieden worden door de foutieve inschatting van het e-mail gebruik bij hun vrijwilligers onvoldoende benut.

3

Voor de kerntaken van de vrijwilligersorganisaties worden relatief nog weinig ICT-programma’s ingezet. Ongeveer 10% van de organisaties beschikt over meer specifieke inhoudelijke programma’s die ingezet worden voor de realisering van hun doelstelling(en). En circa 5% weet specifieke inhoudelijke knelpunten te noemen die mogelijk met ICT te verhelpen zijn. Echter, de ontwikkeling van dergelijk software is duur en voor de kleinere organisaties zeker niet te betalen. Toch is er wel degelijk behoefte aan dergelijke programma’s.

4

Belangrijke stimulerende factoren voor het ICT-gebruik van vrijwilligers zijn: beschikking over goede hardware en infrastructuur, toegang tot kennis en deskundigheid en beschikking over specifieke softwarepakketten. Toegang tot financiële middelen voor ICT-investeringen is ook erg belangrijk. Verschillende organisaties zien ook stimulansen uitgaan van gezamenlijke inkoopfaciliteiten of deskundigheidsbevordering.

5

Gebrek aan deskundigheid en kennis wordt als belangrijkste belemmering gezien, met name voor het maken en onderhouden van een website. Maar ook het gebrek aan financiële middelen werkt voor organisaties belemmerend voor het bij de tijd brengen of houden van hun ICT-praktijk.


39

In dit onderzoek blijkt uit niets dat leeftijd een belemmerende factor kan zijn. Wellicht komt dit doordat er in Noord-Brabant flink geïnvesteerd is in de deskundigheidsbevordering van senioren op dit gebied. 6

Opmerkelijk is dat, hoewel men op verschillende terreinen financiële knelpunten ervaart, de vrijwilligersorganisaties weinig mogelijkheden tot samenwerking zien. Dit geldt zowel op het gebied van communicatie of kerntaken als op de administratieve kanten van het werk.

7

Met name uit het kwantitatieve onderzoek blijkt dat er weinig verschil te constateren is in de wensen op ICT-gebied tussen de verschillende soorten organisaties. Gezelligheids- en sportorganisaties maken minder gebruik van het internet, en hebben minder wensen op dat gebied. Bij organisaties met als hoofddoel zorg en hulpverlening is relatief vaker een specifiek budget voor ICT. Door dit specifieke budget gebruikt men in deze zorgsector meer verschillende kantoorautomatiseringprogramma’s.

8

Tussen organisaties met of zonder betaalde krachten zijn wel enkele verschillen. Bij de organisaties die met betaalde krachten en vrijwilligers werken is vaker een ICT-budget beschikbaar dan bij de vrijwilligersorganisaties. Zij gebruiken meer kantoorautomatiseringprogramma’s en hebben ook een sterkere behoefte aan dergelijke programma’s dan degenen die deze nog niet bezitten.

9

Over het geheel genomen valt te constateren dat bijna elke organisatie gebruikmaakt van ICT (slechts 4% van de organisaties doet helemaal niets met ICT). Met name de administratie houdt het merendeel van de organisaties op de computer bij (slechts 17% doet nog niets aan kantoorautomatisering). Maar er zijn ook organisaties die niets aan kantoorautomatisering hebben gedaan terwijl ze wel beschikken over een eigen pc of een eigen website hebben.

10 De kwaliteit van de programmatuur bij organisaties die werken met betaalde krachten is over het algemeen beter dan bij organisaties die alleen met vrijwilligers werken. Het lijkt erop dat, als een of meerdere betaalde krachten in de organisatie werken, de noodzaak tot efficiënt werken groter wordt. Dit heeft een positieve uitwerking heeft op de ICTbewustwording van organisaties en resulteert in de aanschaf van goede software. Dit impliceert niet dat deze ICT-bewustwording niet aanwezig zou zijn bij organisaties die niet met betaalde krachten werken. Waarschijnlijk zijn het puur financiële knelpunten die dit verschijnsel verklaren. 11 Over de kwaliteit van de kantoorautomatisering is men zeker nog niet overal tevreden. Bij een aantal programma’s zegt ongeveer eenderde van de ondervraagden nog veel verbeteringsmogelijkheden te zien. Het gaat dan met name om de leden- of vrijwilligersadministratie, het relatiebeheersysteem, het postafhandelings-/archiefprogramma en het projectregistratieprogramma. De hoeveelheid aan kantoorautomatiseringssystemen en het gebrek aan mogelijkheden deze aan elkaar te koppelen worden wel als een belemmering ervaren. Een aantal organisaties geeft aan dat hun simpele systeem naar alle tevredenheid werkt. Doordat het

40


een simpel systeem is, bijvoorbeeld in Word of Excel, kunnen meerdere gebruikers het makkelijke op de eigen privé-computer gebruiken. En dit is voor een groot aantal organisaties die met vrijwilligers werken (zeker als er geen betaalde krachten in dienst zijn) een belangrijk criterium om een bepaald programma wel of niet aan te schaffen. 12 Een aantal organisaties dat nog niet beschikt over bepaalde soorten kantoorautomatiseringprogramma’s zou deze wel graag willen hebben. Het gaat dan vooral om een agendaen notulenarchief, een postafhandelings-/archiefprogramma en het relatiebeheersysteem. 13 Uit het kwalitatieve onderzoek ten slotte blijkt dat, hoezeer de moderne communicatiemogelijkheden door de vrijwilligersorganisaties ook gewaardeerd worden, men de eigen inzet het belangrijkst blijft vinden: ‘Het blijft toch mensenwerk.’ 4.2

Aanbevelingen Mensen zullen in de toekomst steeds hogere eisen gaan stellen aan communicatie. ICT wordt meer en meer onmisbaar. Goede uitwisselingsmogelijkheden van informatie, kennis en meningen zijn hiervoor een voorwaarde. Samenwerking tussen organisaties is hiervoor van belang. Dit geldt zeker voor organisaties die hun bestaan danken bij de gratie van mensen die bereid zijn om zich vrijwillig voor bepaalde zaken in te zetten. Zeker nu er een tendens is dat er steeds meer verschillen ontstaan in organisatorische en inhoudelijke aspecten van het vrijwilligerswerk. Er ontstaat een steeds grotere diversiteit aan organisaties die met vrijwilligers werken. Het is niet zo dat grotere organisaties per definitie een voorsprong krijgen op het gebied van ICT. Integendeel, kleinere organisaties lijken soms wendbaarder te zijn en kunnen hun werk soms in ijltempo moderniseren. Toch is het mogelijk dat er een digitale kloof tussen organisaties ontstaat. Om deze kloof te dichten is het belangrijk dat vrijwilligersorganisaties in sterkere mate dan nu het geval is gaan samenwerken op het gebied van ICT. Zoals uit dit onderzoek blijkt worden de mogelijkheden van websites nog lang niet altijd ten volle benut. Wenselijk zou zijn dat vrijwilligersorganisaties de interactieve mogelijkheden van websites zouden (kunnen) gebruiken voor hun organisatie- en beleidsontwikkeling. Dan hoeven zij niet alleen te investeren in een website maar ze krijgen er ook de recettes van: inzicht in de wensen en behoeften van hun leden of achterban. Vanuit bovenstaande toekomstvisie en algemene aanbeveling komen we tot de volgende aanbevelingen voor de verschillende partijen die betrokken zijn bij het vrijwilligerswerk in de provincie Noord-Brabant. Vrijwilligersorganisaties zelf 1 Organisaties dienen sterker te gaan samenwerken dan tot op heden gebeurd is, zowel om deskundigheid en kennis uit te wisselen als om efficiënter met beperkte middelen (lees: subsidiegelden) om te springen. 2 Het streven naar gezamenlijke inkoop van (licenties voor) programma’s en programma ontwikkeling kan de kosten reduceren. 3 Bij het ontwikkelen van systemen en programma’s verdient het aanbeveling om deze zo simpel mogelijk te houden; knelpunten rond compati-


41

4

biliteit (lees: bruikbaarheid op verschillende pc’s van vrijwilligers) zullen dan minder snel tot problemen leiden. Als organisaties zorgen dat ze actief in relevante netwerken participeren, kunnen ze toegang krijgen tot bijvoorbeeld het bedrijfsleven. Organisaties die dit hebben geven aan dat zij hierdoor meer eigentijdse communicatiemiddelen gebruiken en gestimuleerd worden ook de inhoud van hun werk sterker door ICT-toepassingen te ondersteunen. Tevens kan hierdoor bevorderd worden dat voor bepaalde activiteiten makkelijker sponsoren worden gevonden.

Vrijwilligerscentrales en vrijwilligerssteunpunten 5 Vrijwilligerscentrales en vrijwilligerssteunpunten zouden samenwerking op ICT-gebied tussen vrijwilligersorganisaties moeten stimuleren. 6 Ze zouden een aanbod aan virtuele vrijwilligersondersteuningsprogramma’s moeten ontwikkelen. Virtuele kantoren zouden voor vrijwilligersorganisaties op lokaal niveau eenvoudig te gebruiken moeten zijn, maar de ontwikkeling ervan kan veel efficiënter op provinciaal niveau geschieden. 7 Ze zouden specifieke deskundigheidsbevordering kunnen ontwikkelen gericht op interactieve toepassingen van websites. Hierbij moet worden gedacht aan productverbetering, peiling van of discussie met achterban, beleidsprioritering. 8 Ze zouden zich meer moeten profileren op het geven van ondersteuning bij subsidieaanvragen of sponsorcontracten op ICT. Zij bieden deze ondersteuning in meer of mindere mate maar dit is nauwelijks bekend. 9 Om kosten te reduceren kan de inzet van scholieren (bijvoorbeeld van ROC’s) voor ondersteuning en ontwikkeling, vruchten afwerpen. Structurele contacten met ICT-opleidingen zijn hiertoe wenselijk. Koepelorganisaties: 10 Koepelorganisaties zouden zich minder bezig moeten houden met de kantoorautomatisering van de leden die bij hen zijn aangesloten en zich, veel meer dan nu gebeurt, moeten toeleggen op de ontwikkeling van programmatuur voor de inhoud van het werk. Provincie Noord-Brabant 11 De provincie Noord-Brabant dient samenwerking tussen organisaties die met vrijwilligers werken te stimuleren. Hierbij kan men denken aan samenwerkingsprojecten waarbinnen samenwerking tussen lokale vrijwilligerscentrales en -steunpunten vorm krijgt, gericht op programmaontwikkeling maar zeker ook deskundigheidsbevordering. De provincie kan dit doen door projecten alleen te subsidiëren als ze in gezamenlijkheid, door meerdere partijen, worden opgezet. 12 Daarnaast zou de provincie een rol kunnen spelen bij het goedkoop beschikbaar stellen van software aan alle Brabantse vrijwilligersorganisaties voor de inrichting van een virtueel kantoor. 13 Ook het inrichten van een helpdesk ter ondersteuning van en bevordering van ICT-kennis bij organisaties die met vrijwilligers werken is een taak die door de provincie of een provinciale steunfunctie opgepakt zou moeten worden.

42


Gemeenten 14 Het is wenselijk dat gemeenten in de stimulering en ondersteuning van het vrijwilligerswerk middelen (blijven) reserveren voor investeringen in ICT en dan met name in de infrastructuur en hardware; de modernisering van het lokale vrijwilligerswerk vergt een blijvende aandacht voor ICTinvesteringen.


43

44


Bijlage 1: Verantwoording kwantitatief veldwerk Om een beeld te krijgen van de totale populatie aan vrijwilligersorganisaties hebben we een beroep gedaan op het handelsregister van de Kamers van Koophandel en adressenbestanden van de verschillende steunfunctieinstellingen. Dit heeft geresulteerd in het volgende inzicht in de populatie: Sector

Omschrijving Kamer van koophandel

Aantal in Noord- Gestratificeerd Brabant vlgs KvK bruto sample of steunfuncties

Religie en levensbeschouwing

Levensbeschouwelijke organisaties

452

20

Politieke partijen

Politieke organisaties

300

13

Vakbonden

Werknemersorganisaties

46

2

Media (lokale krantjes, lokale radiozenders) Heemkundige organisaties

Omroeporganisaties, pers- en nieuwsbureaus

178

8

110

5

Carnavalsverenigingen

Carnavalsverenigingen

632

27

Gezelligheidsverenigingen

Overige gezelligheidsverenigingen

712

31

Bibliotheken

Culturele uitleencentra en openbare archieven

199

9

Onderwijsinstellingen

Oudervereniging basisonderwijs en specifieke groepen kinderen Ideële organisaties n.e.g.,belangenvereniging n.e.g., dierenpensions en -asiels Buitensport, binnensport, watersport

385

17

1738

76

5207

226

318

14

261

11

297

13

325

14

4259

185

676

29

Belangenverenigingen Sport Natuur en milieuorganisaties (ook dieren) Ouderenorganisaties

Dierenbeschermingvereniging, milieuverenigingen, kinderboerderijen, school- en kindertuinen Welzijn ouderen, bejaardenverenigingen

Vrouwenorganisaties Allochtonenorganisaties Amateurkunst

Jeugd en jongerenorganisaties

Internaten, herstellingsoorden en asielzoekerscentra Vriendenkringen Kunst en Cultuur, kunstbevordering, beoefening en producenten van podiumkunst, beoefening van scheppende kunst, dansscholen, kunstzinnige vorming van amateurs Jeugdzorg zonder huisvesting

Dorpsraden

129

6

Bewonersorganisaties

Huurdersbelangenverenigingen

544

24

Gemeenschapshuizen

Exploitatie van gemeenschaps-, dorpshuizen, wijkcentra jeugdgebouwen Sociaal-cultureel werk, brede welzijnsinstellingen, hobbyclubs, supportersverenigingen, hengelsport, schutterij, organiseren van recreatieve evenementen Zelfhulpgroepen en onderlinge begeleiding

371

16

2662

116

Culturele en recreatieve organisaties

Patiëntenorganisaties Verpleeghuizen

Thuiszorg Ziekenhuizen en dergelijke

Verpleeghuizen, huizen voor gehandicapten, verzorgingshuizen, dagverblijven voor gehandicapten en voor jeugdzorg Thuiszorg Algemene ziekenhuizen, revalidatie-instellingen met overnachting, categorale ziekenhuizen, instellingen voor geestelijke gezondheidszorg met overnachtingen


77

3

225

10

181

8

41

2

22999

1001

45

Voor de uitvoering van het veldwerk onder organisaties die met vrijwilligers werken is gebruikgemaakt van adressenmateriaal dat is aangeleverd door de verschillende steunfunctie-instellingen die in Noord-Brabant actief zijn. In totaal hebben we van de verschillende steunfunctie instellingen 7708 adressen mogen ontvangen. Na alle bestanden te hebben samengevoegd en ontdubbeld beschikten we over een bestand met 7483 adressen. Voor die terreinen waar steunfunctie-instellingen geen adressenmateriaal konden leveren is gebruikgemaakt van de Kamers van Koophandel. Op deze wijze is na toevoeging van adressen van de Kamers van Koophandel en een tweede ontdubbelingsslag een adressenbestand opgebouwd van 8533 adressen. Hieruit is een steekproef van 1001 organisaties getrokken, gestratificeerd naar sector. Op deze wijze is ervoor gezorgd dat alle sectoren in de goede verhouding in de brutosteekproef zijn vertegenwoordigd. Het veldwerk is uitgevoerd in de periode van 5 november tot en met 1 december 2003. De uitnodigingsbrieven en vragenlijsten zijn verstuurd op maandag 3 november met de 48-uurdienst van TPG Post. Op deze mailing hebben we 44 poststukken als onbestelbaar retour ontvangen. Op 6 november zijn de ontvangers van de nieuwsbrief van de Brabantse Milieufederatie via een e-mail gewezen op de mogelijkheid om de vragenlijst via de website van het PON in te vullen. Woensdag 19 november is aan de mensen die tot dan toe nog niet gereageerd hadden een herinneringsbrief verstuurd. Deze acties hebben geleid tot de volgende respons:

Brutosteekproef Onbestelbaar retour

1000 44

Bruikbare steekproef

956 100%

Niet gerespondeerd

678

Totale respons

289 30 %

waarvan niet bruikbaar

58

(respons vroegtijdig beëindigd) Totale bruikbare respons

231 24 %

waarvan 93 (40%) via het internet

On line respons via button op site

19

(buiten bruto steekproef om) TOTALE RESPONS

250 waarnemingen

26%

Is het mogelijk om uitspraken te doen over DE Brabantse organisaties die werken met vrijwilligers? Het antwoord is ten dele bevestigend. Om algemene uitspraken te kunnen doen over DE Brabantse organisaties die met vrijwilligers werken is het nodig dat gebruik wordt gemaakt van een steekproef die een representatie is van de totale populatie Brabantse organisaties die met vrijwilligers werken. Al in de voorbereidingsfase van het onderzoek hebben we getracht zicht te krijgen op deze populatie maar hebben moeten concluderen dat dit nooit uitputtend zal lukken. Sommige organisaties hebben een formele status en staan ingeschreven bij een Kamer van Koophandel, maar

46


andere werken puur informeel en zijn lastig te traceren. Bovendien is de levensduur van dergelijke organisaties zeer divers. Ze komen en ze gaan. En zelfs gemeentelijke overheden weten jaar op jaar niet precies welke organisaties nog bestaan en welke ter ziele zijn gegaan. In dit onderzoek hebben we getracht een min of meer ‘uitputtend’ bestand van Brabantse organisaties die met vrijwilligers werken samen te stellen, op basis van adressenmateriaal dat de Brabantse steunfuncties aan ons ter beschikking hebben gesteld en dat we aangevuld hebben met adressenmateriaal van de Kamers van Koophandel. En op basis van deze ‘imperfecte’ populatie is een gestratificeerde steekproef getrokken. De uiteindelijke nettorespons van 250 waarnemingen is vergeleken met de gestratificeerde brutosteekproef waarna we hebben geconcludeerd dat de respons weliswaar geen perfecte afspiegeling is van de populatie, maar dat deze wel recht doet aan de diversiteit van alle organisaties die met vrijwilligers werken in de provincie Noord-Brabant en ook recht doet aan de 21 globale verhouding van de onderscheiden sectoren. In onderstaande tabel staat een gecategoriseerde brutoverdeling weergegeven op basis van de eerste tabel uit deze bijlage. Hierbij is iedere organisatie ingedeeld in een van de categorieën. In de kolom ‘Netto, meerdere categorieën mogelijk’ staan de frequenties weergegeven op een vraag uit de vragenlijst waarbij men het eigen werkveld kon aangeven. Hierbij kon men meerdere antwoordcategorieën aankruisen. Vandaar dat deze kolom optelt tot 177,1%. In de laatste kolom zijn de percentages uit de voorlaatste kolom zodanig gecorrigeerd dat het weer een verdeling geeft die optelt tot 100%. Voor alle duidelijkheid, dit is een fictieve verdeling want alles is in gelijke verhoudingen uitgemiddeld. Procentuele verdeling naar sector in bruto en netto steekproef: categorieën in vragenlijst

BRUTO iedere organisatie

NETTO, meerdere

NETTO

behoort tot 1 categorie

categorieën mogelijk

“gecorrigeerd”

zorg

2,4%

7,4%

4,2%

sport

22,6%

21,7%

12,3%

ouderen

1,1%

20,1%

11,3%

vrouwen

1,3%

10,7%

6,1%

jongeren

4,6%

22,1%

12,4%

allochtonen/multicultureel

1,4%

9,0%

5,1%

natuur en milieu

1,4%

12,3%

6,7%

cultuur/heemkunde

9,1%

14,8%

8,4%

recreatie/gezelligheid

32,7%

31,1%

17,6%

levensbeschouwing

2,0%

3,7%

2,2%

overig

23,3%

24,2%

13,7%

100%

177,1%

100%

21

Met een weging had de nettorespons wel in overeenstemming kunnen worden gebracht met de gestratificeerde brutosteekproef (en daarmee de populatie), maar door de onduidelijkheid omtrent de exacte populatie zou dit alleen de schijn van exactheid ophouden. Beter is het om te realiseren dat de steekproef die we voor dit onderzoek hebben gebruikt, een globaal beeld schetst van de Brabantse vrijwilligersorganisaties.


47

Bijlage 2: Samenstelling achtergrondvariabelen Bij de analyses is steeds een uitsplitsing gemaakt naar een aantal kenmerken van organisaties waarvan we vermoeden dat ze ertoe doen als het gaat om het huidige ICT-gebruik en de specifieke behoeften aan ICT die organisaties kunnen hebben. Aan de hand van de eerste vraag uit de vragenlijst is een nieuwe variabele aangemaakt die aangeeft of een organisatie al dan niet met betaalde krachten werkt. Deze variabele is als volgt opgebouwd: 1 organisatie werkt met betaalde krachten

33%

2 organisatie werkt zonder betaalde krachten, alleen met vrijwilligers

67%

Een tweede kenmerk betreft het hoofddoel van de organisatie. Dit doel is direct aan de respondenten gevraagd bij vraag 3. Slechts een beperkt deel van de respondenten heeft deze vraag met een open antwoord beantwoord. Dit open antwoord is naderhand gehercodeerd. Het betrof met name organisaties uit de sportwereld die problemen hadden om deze vraag te beantwoorden; vandaar dat het derde antwoord ‘activiteiten organiseren, gezelligheid’ is uitgebreid met ‘sport’ 1 belangenbehartiging

15%

16%

2 zorg, hulpverlening

10%

10%

3 activiteiten organiseren, gezelligheid, sport

57%

58%

4 verstrekken van informatie en advies, scholing

16%

17%

5 missing/anders, namelijk

2%

Een derde kenmerk dat we bij de analyses in ogenschouw hebben genomen is het aantal vrijwilligers dat bij een organisatie actief is. Aan de hand van de antwoorden op vraag 8 is een vierdeling gemaakt die het volgende beeld laat zien van de nettosteekproef: 1 1 tot en met 9 vrijwilligers

23%

24%

2 10 tot en met 24 vrijwilligers

29%

31%

3 25 tot en met 74 vrijwilligers

32%

34%

4 75 vrijwilligers of meer

10%

11%

5 missing/geen opgave

6%

Tot slot is er nog een variabele aangemaakt die iets zegt over de opbouw van het vrijwilligerscorps van een organisatie naar leeftijd. Met name vanuit het idee dat jongeren meer affiniteit hebben met het internet en ICT-aangelegenheden is het aannemelijk te veronderstellen dat daar het gebruik en de behoeften anders zullen liggen dan bij organisaties waar veel oudere vrijwilligers actief zijn.

48


Op basis van de antwoorden op vraag 9 en vraag 10 uit de vragenlijst is een nieuwe variabele samengesteld die aangeeft of de organisatie relatief veel jonge dan wel relatief veel oude vrijwilligers heeft. Allereerst is het verschil berekend tussen het percentage vrijwilligers dat ouder is dan 50 jaar en het percentage vrijwilligers dat jonger is dan 25 jaar. De zo ontstane nieuwe variabele (die kon lopen van –100 tot +100) is vervolgens gehercodeerd tot een driedeling waaruit valt af te leiden of er relatief veel oudere dan wel jongere vrijwilligers voor de organisatie actief zijn. In SPSS termen: computer versc109=v10-v9. computer versr109=versc109. recode versr109 (-100 thru -20=1) (-19 thru 19=2) (20 thru 100=3). value labels versr109 1 "relatief veel jongeren (<-20)" 2 "jongeren en ouderen evenredig" 3 "relatief veel ouderen (>20)". execute. De variabele die weergeeft hoe het vrijwilligerbestand er naar leeftijdsopbouw uitziet laat het volgende beeld zien: 1 relatief veel jongeren

11%

11%

2 jongeren en ouderen evenredig

24%

25%

3 relatief veel ouderen

62%

64%

4 missing/geen opgave

2%


49

Bijlage 3: Vragenlijst Vrijwilligerswerk en ICT/ Vrijwilligersstatuut

¨ organisatie waar alleen betaalde krachten werken die dienstverlenend werkt voor andere organisaties die met vrijwilligers werken 2 ¨ organisatie die naast betaalde krachten ook werkt met vrijwilligers op specifieke taken 3 ¨ organisatie die werkt met vrijwilligers, maar ter ondersteuning betaalde krachten in dienst heeft 4 ¨ organisatie waarin alleen vrijwilligers werken 5 ¨ organisatie waar alleen betaalde krachten werken en geen verband met vrijwilligerswerk à U HOEFT DE VRAGENLIJST NIET TE RETOURNEREN 1 ¨ zorg 1 ¨ cultuur, heemkunde, cultuurhistorie 1 ¨ sport 1 ¨ allochtonen, multicultureel 1 ¨ ouderen 1 ¨ recreatie / hobby / gezelligheid 1 ¨ vrouwen 1 ¨ levensbeschouwing (religie) 1 ¨ jongeren, jeugd 1 ¨ anders, nl.: 1 ¨ natuur en milieu

1

Welke van de volgende typeringen is op uw organisatie het meest van toepassing?

2

In welke sector(en) is uw organisatie werkzaam?

3

Wat is het hoofddoel van uw organisatie?

1

Is uw organisatie een formeel geregistreerde rechtspersoon?

Het gaat om de organisatie aan wie deze enquête is gestuurd

4

1

¨ ¨ 3 ¨ 4 ¨ 5 ¨ 2

¨ ¨ 3 ¨ 4 ¨

ja, een stichting ja, een vereniging ja, een andere vorm, namelijk nee, geen rechtspersoon

¨ ¨ 3 ¨ 4 ¨

alleen individuen alleen organisaties à GA NAAR VRAAG 7 organisaties en niet-georganiseerde individuen de organisatie heeft geen achterban à GA NAAR VRAAG 8

1 2

5

Bestaat uw achterban uit individuen of uit organisaties?

belangenbehartiging zorg, hulpverlening activiteiten organiseren, gezelligheid verstrekken van informatie en advies, scholing anders, namelijk:

1 2

6

Uit hoeveel individuen bestaat deze achterban?

Individuen

7

Uit hoeveel organisaties bestaat de achterban?

Organisaties

8

Hoeveel vrijwilligers zijn er actief binnen uw organisatie?

vrijwilligers

9

Hoeveel procent van deze vrijwilligers is jonger dan 25 jaar?

ongeveer

procent

10

En hoeveel procent is ouder dan 50 jaar?

ongeveer

procent

50


11

¨ ja, er is een ICT budget ¨ ja, maar ICT budget is niet direct zichtbaar want valt binnen een grotere kostenpost (bv. kantoorkosten) 3 ¨ nee

Is in de begroting van uw organisatie een specifieke post voor ICT gerelateerde zaken (computers, websites, softwareprogramma’s) opgenomen?

1

Beschikt UW ORGANISATIE over eigen computers?

1

13

Beschikken vrijwilligers die voor uw organisatie werken thuis of op hun (betaalde) werk over een computer?

1

14

Beschikt UW organisatie over een aansluiting op het internet? Indien ja, wat voor soort internetverbinding heeft u dan?

1

Hoe wordt binnen uw organisatie email gebruikt? U kunt meer dan 1 antwoord geven

1

Beschikt uw organisatie over een EIGEN website?

1

Is deze website (of webpagina) gericht op de eigen organisatie (intern) of is hij bedoeld om naar buiten te treden?

1

Welk van de volgende functies vervult deze website (webpagina)? U kunt meer dan 1 antwoord geven

1

12

15

16

17

18


2

2

¨ ja, in eigendom ¨ nee, niet in eigendom

¨ ja, maar minder dan de helft van de vrijwilligers heeft een pc thuis of op het werk ter beschikking 2 ¨ ja. meer dan de helft van de vrijwilligers heeft een pc thuis of op het werk ter beschikking 3 ¨ nee 4 ¨ weet niet ¨ ja, breedband internetverbinding (ADSL, Kabel) ¨ ja, internetverbinding via telefoonmodem (inbellen) 3 ¨ nee, maar organisatie kan het internet gebruiken via privéaccounts van vrijwilligers/bestuursleden 4 ¨ nee, geen internettoegang 2

¨ niet of nauwelijks, niet door bestuur en ook niet door vrijwilligers ¨ binnen het bestuur wordt veel gebruik gemaakt van e-mail 1 ¨ tussen het bestuur en andere organisaties wordt veel gebruik gemaakt van e-mail 1 ¨ bestuur en vrijwilligers e-mailen elkaar regelmatig 1 ¨ de vrijwilligers onderling e-mailen elkaar regelmatig 1 ¨ de vrijwilligers e-mailen vaak met derden 1

¨ ja, een eigen website ¨ nee, maar wel 1 of enkele webpagina’s bij een grotere organisatie 3 ¨ nee, geen website of webpagina’s à GA NAAR VRAAG 20 2

¨ bedoeld om naar buiten te treden ¨ intern, op de eigen organisatie gericht 3 ¨ beide, zowel extern als intern gericht 2

¨ ¨ 1 ¨ 1 ¨ 1 ¨ 1 ¨ 1 ¨ 1

informatie-uitwisseling matchen van vraag en aanbod van vrijwilligerswerk discussieplatform voor geïnteresseerde buitenstaanders discussieplatform voor aangesloten vrijwilligers of achterban versterken van contacten tussen vrijwilligers onderling werven van nieuwe vrijwilligers anders, namelijk

51

19

Heeft uw organisatie behoefte aan ondersteuning bij het beheer van uw website? U kunt meer dan 1 antwoord geven

¨ ja, behoefte aan technische ondersteuning met betrekking tot software en HTML kennis 1 ¨ ja, behoefte aan inhoudelijke, redactionele ondersteuning 1 ¨ ja, behoefte aan ondersteuning bij het onderhoud aan de website 1 ¨ ja, behoefte aan andere ondersteuning, namelijk: 1

1

¨ nee, geen behoefte aan ondersteuning

INDIEN VRAAG 19 BEANTWOORD à

GA NAAR VRAAG 23

Zou uw organisatie een website willen hebben?

1

21

Wat is de reden dat uw organisatie nog niet over een website beschikt? U kunt meer dan 1 antwoord geven

1

22

Waarvoor zou u deze website willen gebruiken? U kunt meer dan 1 antwoord geven

1

20

23

2

¨ ja ¨ nee

à GA NAAR VRAAG 23

¨ geen financiële middelen voor hardware, dus het is nog een ver van mijn bed show 1 ¨ geen financiële middelen om website te laten ontwikkelen 1 ¨ geen financiële middelen om website te onderhouden 1 ¨ te weinig kennis om website zelf te bouwen 1 ¨ te weinig kennis om website zelf te onderhouden 1 ¨ anders, namelijk ¨ ¨ 1 ¨ 1 ¨ 1 ¨ 1 ¨ 1 ¨ 1 ¨ 1

informatie-uitwisseling intern informatie-uitwisseling extern matchen van vraag en aanbod van vrijwilligerswerk discussieplatform voor geïnteresseerde buitenstaanders discussieplatform voor aangesloten vrijwilligers of achterban versterken van contacten tussen vrijwilligers onderling werven van nieuwe vrijwilligers anders, namelijk

Dan volgen nu enkele vragen over de kantoorautomatisering. Beschikt uw organisatie over een van de volgende (administratie) programma’s en kunt u hierbij aangeven of dit een simpele administratie is in een tekstverwerker of spreadsheet, of dat dit een speciaal voor dit doel geschreven programma is, of dat de administratie deel uitmaakt van een geïntegreerd systeem waarin meerdere programma’s zijn ondergebracht (bv. een zogenaamd virtueel kantoor).

a. b. c. d. e. f. g. h. i.

leden- of vrijwilligersadministratie (adressenprogramma) relatiebeheersysteem boekhoudprogramma postafhandelings- /archiefprogramma rooster- / planningsprogramma projectregistratieprogramma tijdregistratieprogramma agendaen notulenarchief voorraadbeheerprogramma

52

nee, is ook niet nee, maar ja, wel zinvol voor simpel wenselijk onze

ja, speciaal

ja, onderdeel van

voor die taak

geïntegreerd

geschreven

systeem

organisatie

programma

1

¨

¨ ¨ 1 ¨ 1 ¨ 1 ¨ 1 ¨ 1 ¨ 1 ¨

2

¨

¨ ¨ 2 ¨ 2 ¨ 2 ¨ 2 ¨ 2 ¨ 2 ¨

3

¨

¨ ¨ 3 ¨ 3 ¨ 3 ¨ 3 ¨ 3 ¨ 3 ¨

4

¨

¨ ¨ 4 ¨ 4 ¨ 4 ¨ 4 ¨ 4 ¨ 4 ¨

5

¨ ¨ 5 ¨ 5 ¨ 5 ¨ 5 ¨ 5 ¨ 5 ¨

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5


¨

24

Welke van de softwareprogramma’s die in uw organisatie worden gebruikt zijn in uw ogen toe aan een verbetering? En kunt u daarbij aangeven of het gaat om een verbetering van de wijze waarop mensen er nu mee werken (deskundigheidsbevordering), om een overstap naar beter professioneler programma, of dat het gaat om de bestaande programmatuur te koppelen aan andere programma’s die gebruikt worden. Toe aan verbetering maar

in

door

door koppelingen

weet niet werkwijze professioneler met andere hoe

¨ 1 ¨ 1 ¨ 1 ¨

a. b. c. d.

leden- of vrijwilligersadministratie relatiebeheersysteem boekhoudprogramma postafhandeling- / archiefprogramma e. rooster- / planningsprogramma j. projectregistratieprogramma k. tijdregistratieprogramma l. agendaen notulenarchief f. voorraadbeheerprogramma 25

26

27

1

¨ ¨ 1 ¨ 1 ¨ 1 ¨ 1

Beschikt u over financiële middelen om de eerder genoemde veranderingen door te voeren?

1

Beschikt u over deskundigheid om deze veranderingen te implementeren en te onderhouden?

1

2

¨ 2 ¨ 2 ¨ 2 ¨ 2

¨ ¨ 2 ¨ 2 ¨ 2 ¨

¨ 3 ¨ 3 ¨ 3 ¨ 3

¨ ¨ 3 ¨ 3 ¨ 3 ¨

programmatuur

¨ ¨ 4 ¨ 4 ¨ 4 4

¨ ¨ 4 ¨ 4 ¨ 4 ¨

¨ ¨ 5 ¨ 5 ¨ 5 ¨

2

3

4

5

1

2

3

4

5

leden- of vrijwilligersadministratie relatiebeheersysteem boekhoudprogramma postafhandeling- / archiefprogramma rooster- / planningsprogramma projectregistratieprogramma tijdregistratieprogramma agendaen notulenarchief voorraadbeheerprogramma verbetering zit hem juist in de communicatie tussen de verschillende programma’s

¨ ja, kan het geheel zelf financieren ¨ ja, kan een deel zelf financieren 3 ¨ nee, er zijn geen middelen om deze veranderingen door te voeren 2

¨ ja, bij meerdere mensen in de organisatie ¨ ja, maar deze deskundigheid zit wel bij 1 persoon 3 ¨ nee 2

28

Zijn er nog andere programma’s Naam programma: binnen uw organisatie in gebruik die een bijdrage leveren aan de Wordt gebruikt voor: bedrijfsvoering? Wilt u hiernaast aangeven hoe het programma heet en waarvoor het wordt gebruikt?

29

Zijn er specifieke knelpunten in uw inhoudelijke werk die mogelijk met ICT zijn te verbeteren? Wat voor andere wensen heeft uw organisatie om ICT te gebruiken voor de inhoud van uw werk?


programma

1

¨ ¨ 3 ¨ 4 ¨ 5 ¨ 6 ¨ 7 ¨ 8 ¨ 9 ¨ 10¨

Welke van de zojuist genoemde programma’s die u in uw organisatie gebruikt is het meeste toe aan verbetering?

gebruiker

Behoeft niet verbeterd te worden 5 ¨ 5 ¨ 5 ¨ 5 ¨

53

30

U gebruikt ICT toepassingen binnen uw organisatie in meer of minder mate. Hoe waardeert u dit ICT gebruik met betrekking tot:

w eet niet / goed

a. b.

¨ 1 ¨

verhoging kantoorefficiëntie inhoudelijk werk

1

Ziet u mogelijkheden om met andere partijen samen te werken om de noodzakelijk veranderingen in het gebruik van ICT te bewerkstelligen?

1

32

Tot slot nog enkele andere vragen. Heeft u weleens gehoord van het vrijwilligerstatuut? Indien ja, heeft u dit ook gelezen?

1

Hoe heeft u voor het eerst over dit vrijwilligersstatuut gehoord?

1

34

¨ 2 ¨ 2

¨ 3 ¨ 3

geen mening 4 4

¨ ¨

¨ ja, met name met betrekking tot gezamenlijk inkoop faciliteiten voor programmatuur, licenties e.d. 1 ¨ ja, met name voor deskundigheidsbevordering 1 ¨ ja, met name voor beheer en onderhoud 1 ¨ ja, met name voor 1 ¨ nee

31

33

middelmatig slecht

¨ ja, alleen van gehoord, niet gelezen ¨ ja, en ik heb het ook gelezen 3 ¨ nee, nooit van gehoord à EINDE VRAGENLIJST 2

¨ ¨ 3 ¨ 4 ¨ 5 ¨ 6 ¨ 2

via de website van de provincie Noord-Brabant via de website in het kader van 2001, jaar van de vrijwilliger via de provinciale nieuwsbrief via een nieuwsbrief van de eigen koepel via Prisma via een Brabants regionaal dagblad (Brabant Pers)

Hoe beoordeelt u dit statuut op de volgende aspecten:

goed

middelmatig slecht

weet niet / geen mening

c. d. e. 35

¨ 1 ¨ 1 ¨

inhoud leesbaarheid, begrijpelijk taalgebruik bruikbaarheid

Waar heeft u het vrijwilligerstatuut binnen de organisatie voor gebruikt? U kunt meer dan 1 antwoord geven

¨ ¨ 1 ¨ 1 ¨ 1 ¨ 1 1

1

¨ 2 ¨ 2 ¨ 2

¨ 3 ¨ 3 ¨ 3

¨ ¨ 4 ¨ 4 4

als achtergrondinformatie bij bestuurswerk voor het ontwikkelen van vrijwilligersbeleid voor de introductie van contracten voor de herziening van contracten om discussie met vrijwilligers aan te zwengelen

Dit waren onze vragen. Hartelijk dank voor het invullen. Wij verzoeken u vriendelijk de ingevulde vragenlijst met bijgeleverde antwoordenvelop te retourneren aan PON, Antwoordnummer 400, 5000 WB Tilburg (een postzegel is niet nodig). Bent u geïnteresseerd in de Naam organisatie samenvatting van de resultaten van dit T.a.v. onderzoek vul dan hier naast de Adres gegevens van uw organisatie in. Postcode Woonplaats

54

: : : : :

………………………………………………… ………………………………………………... ………………………………………………… …………….. …………………………………………………


Bijlage 4: Organisaties die geïnterviewd zijn Andreasschool Brabantse Milieufederatie Dongha museum Eindhovense Sportraad GGZ Oost-Brabant regio Uden/Veghel KBO-Brabant KVO Kring Eersel RPCP-Midden Brabant St. Dorpsraad Fijnaart St. Lokale Omroep Gemeente Rucphen St. Vrijwillige Thuiszorg Breda St. Welzijn Vught Turkse jongerenvereniging Diyalog Vrijwilligerscentrale Etten-Leur Vrijwilligerscentrale Helmond Zorg voor Ouderen Maasland


55

Bijlage 5: Checklist interviews Behoefteonderzoek vrijwilligersorganisaties en ICT-gebruik Organisatie gegevens

Naam Soort

Organisatie structuur

- vereniging - stichting - overig, namelijk …………………………... - met professionele werkorganisatie - uitsluitend vrijwilligers - bestuur op afstand - meewerkend bestuur Aantal leden Aantal vrijwilligers

Werkwijze organisatie

- inspraak leden/vrijwilligers - communicatieorganen als . werkoverleg . bestuursvergadering . beleidsoverle . functioneringsgesprek - deskundigheidsbevordering . vaardigheden . kennis - werving en selectie vrijwilligers - PR en voorlichting . nieuwsbrief . folders . jaarverslag . website . lokale media

Gesproken met

Naam Functie(s)

Naam 2 Functie(s)

56


Huidig ICT-gebruik Wordt ICT gebruikt in uw organisatie? Zo nee, waarom niet? Verder naar wensen en behoeften Zo ja: Hoe wordt ICT in uw organisatie gebruikt?

Hoe helpt ICT

Beheer ICT

Knelpunten?


En afzonderlijke leden?

Welke voorzieningen? - internet - intranet - e-mail - discussieforum - discussiegroepen - chatmogelijkheden - adressenbestanden - roosters/planningen - deskundigheidsbevordering - virtueel kantoor - nog andere? Wie gebruikt het? - bestuur - leden - specifieke groepen te weten…. Waarvoor? - interne communicatie - externe communicatie - informatievoorziening - administratie - De doelstellingen van de organisatie te realiseren? - Knelpunten van de organisatie op te lossen Wie? - webmaster(s) - vrijwilligers/professionals - binnen eigen organisatie/externen Wat? - actualiseren - storingen verhelpen - veiligheid bewaken (virusscanners) Welke middelen? - budget - samenwerkingsverband met andere organisaties Hoe vaak? - kennis - vaardigheden - financieel - infrastructuur - specifiek voor vrijwilligersorganisaties

57

Welke apparatuur? Welke softwarepakketten? Beleid komende jaren Wat is het toekomstig beleid op het gebied van ICT? Wensen en behoeften Wat zou nog wenselijk zijn voor de organisatie?

Welke concrete voornemens? Met welk doel? Wie voert deze plannen uit? Financiële ruimte? Welke voorzieningen? - internet - e-mail - discussieforum - discussiegroepen - chatmogelijkheden - adressenbestanden - roosters - deskundigheidsbevordering - nog andere? Wat zou de organisatie daarmee willen/kunnen bereiken op het gebied van: - inspraak leden/vrijwilligers - communicatieorganen als . werkoverleg, . beleidsoverleg, . functioneringsgesprek - deskundigheidsbevordering . vaardigheden . kennis - werving en selectie vrijwilligers - PR en voorlichting . nieuwsbrief . folders . jaarverslag . website . et cetera Wat verwacht men? - ondersteuning - samenwerking - aan verbeteringen ten behoeve van de doelstellingen van de organisatie? - oplossen van knelpunten? Wat kan men zelf aanpakken?

Afsluiting

58

Aanvullende opmerkingen Kwantitatief onderzoek Rapportage


Bijlage 6: Genoemde inhoudelijke programma’s Naam:

Omschrijving:

Rekenmodellen, niet in de handel

Maken van berekeningen van de aard van de milieubelasting van bedrijven, al of niet voldoen aan wettelijke normen, etc

MARS (registratiesysteem tbv ondersteuning mantelzorg)

registratie (cliënt)contacten en produceren van jaarcijfers

Bewerkt Access

Registratie van bidprentjes

Aureate Groupmail

Een mailprogramma waarmee een mailinglist onderhouden kan worden en berichten kunnen worden verstuurd.

Musicator

Repetitie thuis

ZONUREN

declareren AWBZ-zorg

Cursus2000

Alle cursisten gegevens en managementhulpmiddel. Zeer uitgebreid en speciaal geschreven voor volksuniversiteiten.

Esis

Leerlingenadministratie (meer info zie: http://www.rovict.nl)

Toernooiplanner

Om toernooien te organiseren

Terradesk

plaatjes kijken

CRAS (speciaal geschreven programma)

voor bijna alle vrijwilligers

ECOSIJS

Berekenen uitslag wedvluchten duiven

Cliëntregistratie-/Cliëntvolgsysteem

Bijhouden gegevens cliënt in combinatie met acties vrijwilliger/beroepskrachten in kader van maatschappelijke of juridische begeleiding, verantwoording naar subsidiegevers

Cursusplanningsprogramma inclusief boekingspakket verblijf Unikon

Voor het inlezen en uitlezen van tijdsregistratie en identificatie van postduiven ten behoeve van wedstrijden

Afgeleide van Atlantis

fotocollectie ism RHC

Sisis Sunvise

oa Uitlenen

Regiopro

Matching vrijwilligers in kader steunpunt vrijwilligers

SCANZO

Berekenen van uitslagen van Bridge

Clever - vanaf 2004

Complete hulpverleningsproces

Taak & Functiebeheer (NCSU)

Voor het in beeld brengen en beschrijven van diverse vrijwilligersfuncties

FIGAM

Extra boekhoudprogramma gekoppeld aan cursus2000

Cito Leerlingvolgsysteem

Het uitwerken van toetsresultaten van de toetsen van cito lvs.


59

Naam:

Omschrijving: cito lvs.

Rabo telebankieren

spreekt voor zich, voor telebankieren

Urion

Voor het berekenen, samenstellen en uitprinten van wedstrijduitslagen

60


Bijlage 7: Gewenste programma’s om knelpunten op te lossen Inhoudelijke programma’s die de kerntaak ondersteunen: -

Onze vereniging doet veel aan wetenschappelijke tellingen (vogels/reptielen, andere) en het zou mooi zijn deze tellingen in programma's te verwerken die over de jaren heen deze info in kaart kunnen brengen.

-

Toegang tot digitaal kaartmateriaal Beschikbaarheid website. Aanmaken van tekst voor drukkerij. Boekingssysteem voor excursies

-

Statistisch programma voor onderzoeksprojecten Medewerkers en vrijwilligers moeten in toekomst on line en mobiel klantgegevens kunnen inzien en muteren

-

Documentatie vastleggen en beschikbaar maken via het internet Aanwezigheidscontrole i.v.m. toeristenbelasting Cliëntvolgsysteem wordt op dit moment geoptimaliseerd en aangepast.

-

Meer integratie registratieprogramma met derden, bijvoorbeeld. rond trajectbegeleiding nieuwkomers Toegang via het internet tot milieu en ruimtelijke ordening wetgeving en jurisprudentie

-

Software kan altijd worden verbeterd, is wel hoog specialistisch Administratieve programma’s Digitale vormen van planning (ook -procedures)

-

Project/activiteiten registratieprogramma, tijdregistratie programma, koppelen met kostprijsberekening Betere koppeling vrijwilligersadministratie/ledenadministratie/contributieadministratie

-

Boekhoudprogramma; voor inkomsten/uitgaven en begrotingen Vrijwilligers registratiesysteem met roostering van vrijwilligers en vacaturebank Zeer simpel roosterprogramma

-

Het ledenbestand van de secretaris koppelen aan het ledenbestand op het internet Koppeling met gelijksoortige organisatie op het gebied van 1. vacaturebank en 2. docentenpool en 3. vrijwilligerspool. Alles op cursorisch gebied

-

Volledige informatie uitwisseling met bestuur leden en vrijwilligers Het bij elkaar bewaren van alle activiteiten zodat het gemakkelijk terug te vinden is. Infrastructurele wensen -

We zouden graag een intranet en een vpn hebben.en dus ook een centrale server. Instelling moet werken met te snel verouderde apparatuur omdat gemeente geen geld hiervoor beschikbaar heeft

Wensen op het gebied van communicatie -

Opzetten en onderhouden website

PR software Software om ledenblad en mailings te maken Overige wensen Niet iedere medewerker is even enthousiast over e-mail/internet, dit kost tijd en die nemen we ook. Vooral ondersteuning c.q. scholing op de werkplek Urion service en onderhoud worden gestopt. We moeten op zoek naar een alternatief. -

Werving en bemiddeling vrijwilligers --> pilot in stadsdeel in 2004


61

Bijlage 8: Gebruikte literatuur Akker, P. van den, en H. Bussemakers. Vrijwilligerswerk in Noord-Brabant: Wensen en behoeften van partijen die in verschillende maatschappelijke sectoren bij het vrijwilligerswerk betrokken zijn. IVA, Tilburg, 2002 Bekkers, V.J.J.M. en J.S.G Brouwers. De bijdrage van ICT aan een welvarend en duurzaam Brabant: Advies van de begeleidingscommissie van het project @brabant aan het college van GS over de rol van ICT in de samenleving. Provincie Noord-Brabant, ‘s- Hertogenbosch, oktober 2003 Daal, P. van. Met het hart: Vrijwilligerswerk in ’s-Hertogenbosch. PON, Tilburg, 2001 Dijk, J.A.G.M. van. De Digitale Kloof wordt dieper: Van ongelijkheid in bezit naar ongelijkheid in vaardigheden en gebruik van ICT. Den Haag, Amsterdam, april 2003 Edelmann, E. Vrijwillig op het internet; een inventarisatie van websites voor en over vrijwilligers(werk. PON, Tilburg, januari 2002 Frissen, P. Een wereld van minderheden:De netwerksamenleving, In: Vrij Nederland nr. 15, 13 april 2002, p. 48-51 Instituut voor Publiek en Politiek. Vrijwilligerswerk in 2015: Een Rotterdams visiedocument, IPP, Amsterdam, 2000 NOV/SVM. Onvoltooide toekomst: Trendrapport vrijwilligerswerk 2002 Utrecht, 2002 Prisma Brabant. De TSV-stand in Noord-Brabant: Onderzoek naar de stand van zaken rond de tijdelijke Stimuleringsregeling Vrijwilligerswerk bij alle gemeenten in Noord-Brabant. Prisma Brabant, Tilburg, 2003 Snelders, H.A.J. en A.M.D. Eecen. Nederland gaat digitaal - meting 2. Ministerie van Economische Zaken/NIPO, Den Haag, december 2001 Sociaal en cultureel Planbureau. Sociaal en Cultureel Rapport 1998 - 25 jaar sociale vernieuwing. SCP/Elsevier, Den Haag/Rijswijk, 1998 SVM. Het flexpakket: nieuwe opties voor flexibel vrijwilligerswerk. Utrecht, 2001 Verheijen, C. en P. van Daal. Sociale participatie in Noord-Brabant: Vrijwilligerswerk en informele hulp in perspectief. PON, Tilburg, 1999

62


Je kunt niet meer zonder!!! ICT-behoeften bij organisaties die met vrijwilligers werken

Recommend Documents