Jak snížit výdaje na správu nemovitostí ve státní a veřejné správě

Jak snížit výdaje na správu nemovitostí ve státní a veřejné správě.

Vinohradská 112 130 00 Praha 3 www.ikadata.com

Zajištění správy nemovitostí s důrazem na zvýšení hospodárnosti

Zajištění správy nemovitostí s důrazem na zvýšení hospodárnosti Úvodem Šetrná a hospodárná správa ploch v organizacích státní a veřejné správy není problémem jenom v České republice. Každému pracovnímu místu odpovídají jisté provozní náklady, které jsou závislé na budově, v níž je pracovní místo realizováno, na úrovni a kvalitě služeb, na úrovni pohody vnitřního prostředí, apod., jež jsou tomuto pracovnímu místu poskytovány. Ale závisejí také na portfoliu nemovitostí a struktuře používaných ploch a jejich obsazenosti. Otázky spjaté se stanovením standardů pro konkrétní pracovní pozici, pro kategorii budov, pro region, pomáhají ve stanovení jednotkových indexů (KPI), jejichž pomocí lze budovy, energetické spotřeby, anebo obsazenost ploch srovnat a posoudit (benchmark). Na základě toho lze vybrat ty budovy, které jsou hluboce pod průměrem a buď se jich zbavit, anebo na nich provést takové zásahy, které postavení budovy ve srovnávacím KPI zlepší. Stejně tak je důležité sledovat vývoj (trend) daného KPI v čase. Pro zájemce o hlubší problematiku toho, co jsou KPI a jaké je jejich cílové působení v oblasti Facility managementu, odkazujeme např. na http://www.ikadata.com/clanky/KPI_ve_statni_sprave.pdf V následujících odstavcích se pokusíme shromáždit zahraniční poznatky a iniciativy, které se týkají výše naznačených problémů a které lze poměrně snadno aplikovat i v našich podmínkách.

USA - prezidentovo prohlášení, B. OBAMA: „Vláda po celá desetiletí působí jako největší majitel nemovitostí a spotřebitel energie ve Spojených státech a spravuje více nemovitostí než je nezbytné pro efektivní podporu svých programů a misí“. Dále prezident uvedl: „Dolary daňových poplatníků a energetické zdroje je zbytečné vydávat u těchto nadbytečných aktiv. Kromě toho je mnoho z nemovitostí, které jsou nezbytné pro práci vlády, provozováno málo efektivně. Tím se podílí na plýtvání s finančními prostředky a v konečném důsledku jsou zdrojem nadměrného znečišťování emisemi skleníkovými plyny.“ Výše uvedené řádky jsou překladem nedávného prezidentského prohlášení a stanovilo cíl pro státní organizace, aby zvýšily své úsilí a nedostatečné využívání prostor a eliminovaly tím tak nepotřebné zařízení a řídily využívání potřebných ploch šetrnějším způsobem. Se svými 1,2 milióny domy, je stát (USA) největším vlastníkem/nájemcem majetku. Vláda při nabývání nemovitostí nebrala v úvahu náklady na provoz, správu a údržbu majetku tak, jak to běžné v soukromém sektoru. Máme-li stanovenu strategii směřující k úsporám a efektivitě, pak s pomocí integrovaných řídicích systémů – CAFM či IWMS (Integrated Workplace Management System) lze dosáhnout cílů této strategie výrazně snadněji. Podle nedávného článku v tisku „Federal Times“, stát vlastní více než 20 000 nadbytečných nemovitostí, od kancelářských budov a laboratoří až po datová centra, sklady i přistávací dráhy, které by mohly být prodány a mohly by tak generovat dodatečné příjmy. Kromě toho státní agentury identifikovaly více než 65 000 nemovitostí, které jsou částečně nebo úplně prázdné a do této chvíle nejsou považovány za nadbytečné. Jde o nemovitosti v hodnotě 1,2 miliardy dolarů. Jako příklad jednoho nadbytečného aktiva tento článek cituje značný nárůst nákladů na energetickou spotřebu, provozní náklady a údržbu a správu náročných datových center. Ve srovnání 2

IKA DATA

s přístupem soukromých organizací, kterým se za posledních deset let s pomocí IWMS a dalších technologií podařilo efektivněji využívat plochy, konsolidovat a virtualizovat datová centra a dokonce i používat k těmto účelům plochy a služby profesionálních partnerů poskytujících hosting IT služeb v kolokačních centrech. V roce 2009 prezident Obama vydal nařízení (Executive order 13514), v níž pověřil GSA (Global Services Administration), aby ve spolupráci s ostatními federálními agenturami zpracovala pokyny, která budou sloužit k monitoringu a snižování plynných emisí na federální úrovni. Energetickou spotřebu ve federálních budovách sleduje a navrhuje opatření k jejímu snížení Department of Energy (DOE). Vzhledem k tomu, jaké výsledky v minulosti přinesla snaha o snížení nákladů spojených s nemovitostmi, nová prezidentská směrnice klade důraz na zintenzivnění snah a zefektivnění využívání stávajícího majetku.

Plýtvání až s 50% kancelářských prostor Na základě průmyslových studií mnoha organizací, a to jak ve veřejném tak i soukromém sektoru, bylo zjištěno, že u 50% a více kancelářských prostor dochází k jejich nedostatečnému využívání. A s tím souvisí i dalších 25% stálých finančních aktiv spotřebovávaných na provoz, údržbu, udržování tepelné a světelné pohody, na nábytek a zařízení, atd., které mohou být ročně sníženy použitím IWMS softwaru o 5 – 20% ročně. Funkcemi vhodného softwaru je možné centralizovat veškeré údaje o prostorech, z kterých lze potom jednoduše identifikovat nedostatečně využívané kanceláře, ať už vlastní nebo pronajaté, a sjednocovat je a tím docílit úspornějšího provozu.

SNÍŽENÍ VÝDAJŮ NA SPRÁVU STÁTNÍCH NEMOVITOSTÍ To je důvod, proč vládní agentura sledovala celou řadu daných podnětů: •

Urychlení úsilí identifikovat a eliminovat nepotřebné nemovitosti vlády

•

Podniknutí okamžitých kroků pro efektivnější hospodaření se zbývajícím majetkem, zaměřených na: • • • •

•

Zrychlení procesů pro: • • • • • • • •

•

Využití a obsazenost prostor; Roční provozní náklady na prostory; Energetickou účinnost; Udržitelnost

Identifikaci nadbytečného majetku Likvidaci identifikovaných nadbytečných aktiv Eliminace leasingu (splátek) Příprava a kontrola sjednocování užívání budov Datová centra Kancelářské prostory Sklady Laboratoře

Zvýšení efektivity ve využívání prostor nemovitostí, které používají inovativní přístupy pro: • 3

Správu ploch

IKA DATA

• • •

Alternativní uspořádání pracovišť Práce z domova Snížení zásob prostorů a na pořízení nových prostorů

Miliardy úspor znamenají rychlou návratnost. Existuje již stovky příkladů velkých úspor, které jsou realizovány s COTS (Commercial off the Shelf) CAFM - IWMS (Integrated Workplace Management System). Například nadnárodní společnost, která působí v 50 zemích na pěti kontinentech s portfoliem 7500 budov, dokázala uspořit více než 1 miliardu dolarů za méně než 2 roky používání IWMS. Organizace byla ochotna přijmout změny v podniku, které zahrnovaly sjednocení nemovitostí, zvýšení spolupráce mezi jednotlivými složkami a tím dosažení efektivnějšího využívání prostoru a ohromné úspory v energiích. S uspořenými penězi byla organizace schopna vybudovat nové sídlo, oceněné jako šetrné a přátelské k životnímu prostředí a zvýšila tím svojí produktivitu. Podobně by vláda uspořila miliony v prvním roce, kdy by pomocí IWMS centralizovala prostory a shromáždila by potřebné podklady pro zrušení 50 smluv o pronájmu různých nemovitostí, které představují přibližně 20 600 m2 kancelářských a dalších prostor. Předpokládané úspory by tedy byly přibližně 100 miliónů dolarů, a to za: nájem, energie, využití pracovní doby zaměstnanců a tím by bylo dosaženo významného snížení uhlíkové stopy. Iniciativa DOE SAVE ENERGY NOW si dala za cíl uspořit za 10 let od jejího vyhlášení (2010) 25% energetické spotřeby v oblasti průmyslu. Buildings Energy Data book vydávaná touto vlivnou federální organizací vychází každý rok a je výborným zdrojem dat pro každého, kdo se zajímá o energetické spotřeby a jejich vývoj. Můžeme si jenom povzdechnout, že taková ucelená a přehledně zpracovaná data nejsou dostupná také pro české ani evropské prostředí.

EVROPSKÁ UNIE Třebaže je Evropská unie se svými dvěma parlamenty (v Bruselu a v Štrasburku) a stěhováním mezi nimi exemplárním příkladem toho, jak by šetrné chování dobrého hospodáře vypadat nemělo, můžeme dnes sledovat pozitivní vývoj i v této oblasti. Evropská unie je iniciátorem standardizace v oblasti Facility managementu. Standardy jsou budovány na bázi EN řady 15221, z nichž první dvě 15221-1 a 15221-2 již jsou součástí českého právního řádu. Standardů má být vydáno celkem 7 a jejich hlavním cílem je standardizace v terminologii, FM smlouvách, v měření ploch a v posuzování vzájemných koeficientů tak, aby vzájemné porovnávání úrovně a kvality služeb bylo vytvořené na srovnatelném základě. Postupně budou do našeho standardizačního portfolia začleněny i ostatní normy tak, jak budou vznikat jejich anglické originály. Energetický management by měl mít v roce 2011 také svůj standardizační rámec, a to standard ISO 50001, který již existuje ve svém draftu. V loňském roce byla modernizována Evropskou unií Energy Performance Building Directive (tzv. EPBD II). Tato direktiva bývá nazývána 20-20, neboť požaduje do roku 2020 produkovat 20% energie z obnovitelných zdrojů a o 20% snížit spotřebu energií v budovách. Členským států ukládá vypracování místních legislativních opatření k uskutečnění těchto cílů. Požaduje od r. 2018 budovat všechny nové budovy financované z veřejných zdrojů a od r. 2020 všechny budovy budovat tak, aby měly celkovou energetickou spotřebu blízkou nule. EuroFM (http://www.eurofm.org) je sdružení (network) akademických, neziskových a komerčních organizací. Členové IFMA http://www.ifma.org jsou automaticky členy tohoto sdružení. Tato organizace se snaží získat vliv na půdě Evropského parlamentu s tvrzením, že 5% HDP je tvořeno právě v oblasti Facility managementu. Evropské země mají v rámci svého teritoria vytvořené různé organizace, které z pohledu majetku státu, municipality či regionu stanovují cíle a 4

IKA DATA

mnohdy i vytvářejí standardy a regulatorní rámec v oblasti své působnosti, které by měly směřovat do oblasti hospodárného využívání ploch a správy realitního portfolia. Standardy a normy pro využívání ploch ve státní správě existují pro Německo, Rakousko, Belgii, Francii, Itálii, Španělsko.

Česká republika Ani v ČR není se situací ve využívání disponibilních prostor spokojenost. Již v roce 2007 vládní dislokační komise (VDK) zpracovávala Centrální přehled dislokací všech organizačních jednotek státu a analýzu jejich obsazenosti. Analýza a veškerá hodnocení, závěry či doporučení vycházejí z dat, která předaly Úřadu vlády ČR, resp. Vládní dislokační komisi jednotlivé organizační složky státu a státní organizace v rámci šetření stavu dislokace převážně v druhé polovině roku 2006. Způsob zjišťování dat formou „dotazníku“ poněkud problematizuje věrohodnost a ucelenost zjištěných dat. Přesto tento dokument obsahuje doporučení, která jakoby psal Facility manager, např.: „Iniciovat zpracování jednotné metodiky pro evidenci užívaných administrativních objektů (příp. jejich částí) a její zavedení v celé státní správě“. „Uložit všem ústředním orgánům státní správy provést audity zaměřené na účelnost a efektivnost využívání administrativních objektů ve vlastnictví státu, ke kterým mají příslušnost hospodařit, ale i užitných a kancelářských ploch, které užívají na základě nájemních či jiných smluvních vztahů“. „Zvážit, zda, např. u VDK a RDK, nezřídit expertní komise, které by zhodnotily stav dislokace státní správy v jednotlivých (větších) městech a navrhly další koncepci řešení dislokace státní správy (vč. efektivního využití objektů v majetku státu, investičních či dalších záměrů) a to v dlouhodobé perspektivě“. Dokument dále konstauje, že: „Státní správa to nejsou jen ministerstva, téměř 200 tis. zaměstnanců státní správy je dislokováno v 766 městech České republiky v cca 3.000 objektech. V řadě případů je tato „rozdrobenost“ státní správy nutná (např. Úřady práce, Finanční úřady, služebny Policie ČR).“ A dále diskutuje značnou rozdrobenost a nejednotnost. Konstatuje, že: “…struktura státní správy je značně nestabilní a dochází v ní řadě změn, které se zákonitě promítají i do požadavků na dislokace, vč. požadavků na technické vybavení užívaných objektů (od stavebních úprav, zabezpečení objektů a úprav datových sítí, až po vybavení kanceláří). Realizovat tento téměř neustálý „pohyb“ v objektech, které by nebyly ve vlastnictví státu, by bylo značně komplikované a pravděpodobně i finančně náročnější, než za stávajícího stavu“. Roku svého vzniku je poplatná další část dokumentu, který diskutuje návrh na zřízení Centrální správy. „Právě pro značnou členitost státní správy se jeví problematický i návrh na Centrální správu nemovitostí. Vždyť jen v Praze je dislokováno více jak 50 tis. zaměstnanců státní správy v několika stech objektů. A řada z nich podléhá zvláštnímu režimu, kde již vůbec nepadá do úvahy, aby jejich správu vykonávala soukromá firma. Na jednu stranu je pravda, že řada složek státu je zcela zbytečně dislokovaná v „palácích“ na lukrativních adresách a směna těchto objektů za jiné by byla pro stát výhodná, na druhou stranu je však třeba vzít do úvahy, že řada památkově chráněných objektů byla zachována do dnešních dnů jen proto, že je vlastní stát, který o ně, tu s menší tu s větší intenzitou, pečuje.“

5

IKA DATA

Jako bájný pták Fénix vstává z popela, tak se začíná znovu mluvit o projektu lidově nazvaném „kulový blesk“, o němž se poprvé začalo mluvit za ministrování pana Římana na MPO. Tento projekt se snaží snížit nároky na plochy užívané tímto ministerstvem. Současný ministr průmyslu a obchodu Martin Kocourek plánuje výrazně zmenšit plochu kancelářských a dalších prostor, které ministerstvo a desítka jeho podřízených organizací využívá na několika místech Prahy. Nejznámější je centrála na vltavském nábřeží (zdroj časopis Realit) Jednou z uvažovaných variant je projekt přestěhování několika stovek úředníků ministerstva a jeho podřízených organizací do jedné budovy v Praze, na kterém začal pracovat Kocourkův předchůdce Martin Říman. Celková plocha kanceláří a dalších prostor MPO by se mohla zmenšit o více než polovinu, čímž by stát ušetřil. „MPO má v současné době rozpracovaných více variant optimalizace. Aktuálně se vyhodnocují varianty od možnosti zachování současného stavu až po pořízení centrální budovy, která by sloužila organizacím v resortu MPO. O tom, kterou variantu nakonec ministerstvo vybere, se rozhodne během letošního roku. Sestěhování většiny resortu MPO do jedné budovy je pouze jednou z variant, a to tou nejextenzivnější,“ „Z celkových 53 600 metrů čtverečních je možné ušetřit v závislosti na vybrané variantě až 30 800 metrů čtverečních. Redukce se má týkat hlavně komerčních ploch, skladů a společných prostor. Velikosti samotných kanceláří se dotkne jen minimálně,“(zdroj časopis Realit).

Můžeme tedy konstatovat, že problematika kancelářských prostor je v ČR také vnímána jako aktuální. Minimálně se o její problematice začíná diskutovat s racionálními argumenty. Dnes již existují Centrální správy nemovitostí pro státní úřady. Abychom nechodili daleko, tak např. v Rakousku anebo v Belgii. Zkušenosti s jejich provozem jsou veskrze pozitivní. Základní změnou, která přispívá k větší disponibilitě a flexibilitě je v takových uspořádáních změna jednotky, která se stává předmětem rozhodování. Není jí již budova, nýbrž pracovní místo. Moderní způsoby „instant messagingu“, telekonferencí a videokonferencí, sociální sítě typu facebook či twitter, procesní způsoby řízení, fenomén google, virtualizace a cloud computing, apod. dále problematizují nutnost sdílet pracovní plochu celým týmem, aby se kvalitně a úspěšně plnily pracovní úkoly. V extrémním případě si lze představit sdílení pracovních ploch napříč celou státní správou v daném regionu, lze si představit, že vedle sebe sedí pracovnice policie, pracovního a finančního úřadu. Sice každá chodí na pracovní poradu do jiné zasedačky, každá chodí na oběd v jiné skupině, ale jako dočasné řešení v otevřené kanceláři to lze přijmout. V době, kdy výsledky práce je třeba hodnotit z hlediska kvality a úrovně odevzdávané práce, z hledisek časových a zdrojových charakteristik, nikoliv z pohledu „přítomnosti na pracovišti“, je takové uspořádání docela dobře možné. V případě, kdy se stěhují pracovníci, nikoliv nábytek, kdy přístupová práva jsou určována na virtualizované počítačové síti s virtuálními zdroji a reálnými uživatelskými právy danými identitou uživatele, si lze takové uspořádání dobře představit. Jednou z běžných, každodenních úloh Facility manažera je problematika stěhování. Standardizace nároků na pracovní místa, vyčíslování nákladů, energetických spotřeb na pracovní místo metodou „full-cost“ by se v takovém případě staly základem benchmarkingu a správy ploch. 1.

6

V roce 2011 můžeme konstatovat, že lze snižovat nároky na plochy, třeba některou z kombinací moderních přístupů k práci úředníků. Budovy, v nichž stát vykonává státní správu, pocházejí většinou z první poloviny minulého století. V převážné většině se jedná o budovy impozantní, důkladné, robustní a reprezentativní. Stejně jako se mění život okolo nás, tak se mění i náhledy na realitní majetek a účely kancelářských ploch. Dnes se v evropských kruzích hovoří spíše o přeměně kancelářské práce a změnách v její organizaci tak, aby ji bylo možné vykonávat i s menšími nároky na plochy, např. použitím některé z následujících zásad. Využití otevřených kanceláří, neboť v průměru lze na stejnou plochu otevřených kanceláří umístit více pracovních míst. Tvrdí-li někdo, že pro účely např. státní správy je takový typ IKA DATA

2.

3.

4.

5.

kancelářských ploch nevhodný, musí mít pro své tvrzení věcné argumenty a nedokazovat to pouze úporným tvrzením. Stát jistě potřebuje reprezentativní výjimečné prostory, pro reprezentační účely, avšak zůstává otázkou, zda takové prostory jsou pro běžný výkon a efektivní fungování státní správy nezbytné a vhodné. Teleworkers, jsou pracovníci, kteří pracují z domova nebo odjinud a prostřednictvím VPN připojení a autentizačních tokenů jsou jim zpřístupněny prostředky sítě, aniž by to mělo vliv na zvýšení bezpečnostních rizik. V takovém okamžiku nenárokují žádné potřeby pracovního místa a zanedbatelné množství energie. Velice vhodné je toto uspořádání pro částečné pracovní úvazky, třeba pro matky s dětmi. Sdílená pracovní místa – obchodní zástupci a další pracovníci, kteří často pracují v terénu, mohou svá pracovní místa sdílet prostřednictvím rezervačních nástrojů zvaných hoteling. Snižují tak celkovou potřebnou plochu a používají-li rezervační nástroje, je možné jim taková místa vyhradit buď na centrále organizace anebo v nejblíže dostupném úřadě. Správa portfolia nemovitostí a správa ploch používané s cílem minimalizace plošné potřeby a dosažení takové flexibility, která umožní snadno a s nízkými náklady reagovat na změny potřeb, jinými slovy CAFM SW. Správa ploch takového systému poskytuje množství reportů určených ke vzájemnému porovnávání jejich charakteristik, indexů a jejich trendů. Vhodně navržená skupina indikátorů (jejich skladba překračuje možnosti tohoto článku, ale jejich příklady lze nalézt např. na http://www.nap.edu/catalog/11226.html) Energetický management a hodnocení vlivu na životní prostředí je základem pro shromažďování a analýzy dat spojených s měřením energetické spotřeby v členění pro různé účely v provozu budovy (topení, chlazení, osvětlení, vzduchotechnika, příprava TUV, IT, …). Tato data jsou společně s meteorologickými daty (metodika tzv. degree-day umožňuje normalizaci spotřeb vzhledem k měnícím se vnějším podmínkám) základem pro energetické analýzy a doporučení ke změnám v portfoliu nemovitostí anebo k reparačním akcím.

JAK MŮŽE SOFTWARE POMOCI V DANÉ SITUACI? ARCHIBUS poskytuje robustní řešení pro komplexní řízení nemovitostí, s rozsáhlými možnostmi využití:

Porovnání plánů s nemovitostmi s obchodním plánem organizace Přezkoumáním současných a připravovaných míst lze lépe naplánovat možné pronájmy a příležitosti. Jestli je na čase prostory rozšiřovat, prodat nebo ukončit nájemní smlouvy, je rozhodnutí, k němuž může systém poskytnout důležité informace, jako jsou možná volná pracovní místa s jejich přesnou velikostí, vypočítání nákladů na jednoho uživatele nebo na m2 dle daných standardů. Informace, které jsou všechny sjednoceny v systému, je pak snadné porovnávat dle různých kritérií. Při sjednávaní nájmu nebo kupní ceny je možné využít modul „Správy nemovitostí a nájmů“. • Snižuje rizika pomocí automatické výstrahy o konci pronájmu, pouze tehdy je-li nájem nezaplacen nebo dle smlouvy končí. • Poskytuje podrobné zprávy a statistické výkazy k nemovitostem • Efektivnější sjednávání smluv pomocí historických dat k prostoru, opírající se o náklady na údržbu a správu. • Rychlý přehled volných prostor pro budoucí nájemníky

7

IKA DATA

Přehled o nákladech spojených s nemovitostmi Pokud budou brány v potaz všechny náklady spojené s majetkem je potom možné nové výdaje s ním spojené odůvodnit. Například můžeme předpokládat provozní náklady na vlastní i pronajatou nemovitost, včetně daně z nemovitosti, kterou musí organizace státu odvést. Přeúčtováním je možné účtovat jednotlivým oddělením nebo jiným subjektům tyto náklady v předstihu v průběhu celého roku na základě prostoru, které zaujímá v daném objektu. Systém sám sleduje splatnosti všech plateb podle stanoveného kalendáře a v případě potřeby upozorní osobu odpovědnou za kontrolu těchto plateb. • Předcházení finančním sankcím neustálou kontrolou se stanovenými předpisy a udržování historií záznamů všech požadavků a plateb. • Připravování rozpočtů o budoucích platbách. • Vyhodnocování zisku nemovitostí a celkového finančního portfolia organizace. • Využití evidence a analýzy nemovitostí jako podkladu pro budoucí obchodní rozhodnutí • Veškerá dokumentace související s náklady je rozúčtovávána příslušným oddělením nebo nájemníkům • Nevyřešené požadavky nebo otázky jsou zvýrazněny v obecném přehledu řešení požadavků • Přehled o hospodaření všech nemovitostí jak na regionální tak i na celosvětové úrovni • S modulem „Nábytek a vybavení“ určeným zejména pro správu majetku, je možné mít pod kontrolou veškeré odpisy majetku organizace.

Lepším sladěním strategie pro nemovitosti a obchodní plány je dosaženo efektivnějšího přístupu k prostoru a informacím o nákladech.

Modul ARCHIBUS „Správa nemovitostí a nájmů“ umožňuje nájemcům, pronajímatelům a vlastníkům zaznamenávat informace o správě a pronájmech a jejich následnou analýzu. Oběma stranám dokáže rychle vyhodnotit příležitosti a omezit rizika.

• Urychlení návratnosti investic do nemovitostí, optimalizací využití prostoru. • Zlepšení výkonnosti nemovitostí ve vlastnictví i v nájmu prostřednictvím finančního a provozního benchmarkingu. • Vytváření souhrnných zpráv k odhadu příležitostí a k identifikaci investičních rizik. • Maximalizace nájemního nebo prodejního potenciálu porovnáním tržní hodnoty nemovitosti.

8

IKA DATA

Pro správu všech nemovitostí je možné využívat přehledné tabulky, mapy a grafy. Umožňuje tak maximální využití potenciálu budov sledováním klíčových ukazatelů.

MODUL „SPRÁVA PLOCH“ PEČLIVĚ SLEDUJE JEJICH VYUŽITÍ Navyšování objemu ploch, tak aby vyhovovaly Vašim potřebám, není vždy možné. Ale se sílou a flexibilitou modulu ARCHIBUS „Správa ploch“, můžete zvýšit efektivitu prostoru a vyhodnocovat skutečné náklady spojené s využitím prostoru. Budete také moci lépe reagovat na denní požadavky od manažerů, jak je každý metr čtvereční využit. Tyto informace finanční oddělení zejména využije pro podrobné vyúčtování pro orgány veřejné správy, které vyžadují specifické reporty s cílem poskytovat úhrady. S ARCHIBUS „Správou ploch“ lze uspokojit všechny tyto potřeby a zlepšit plán pro současné i budoucí potřeby prostor v celé organizaci. • Usnadňuje snižování nákladů na obsazenost prostoru. • Spojení architektonických výkresů s daty o vybavení a infrastruktuře zajišťuje vždy přesné informace. • Analyzuje informace o majetku podle oddělení. • Generuje soupis prostorů dle celkové plochy, pokojů, oblastí služeb, svislých prostupů, atd. • Vytváří zkušební rozvržení prostoru pro porovnání efektivnosti různých variant přemístění nebo rozmístění.

9

IKA DATA

Vizualizace, analýza a rozvržení využití prostoru při optimálních nákladech, využití a efektivitě.

Eliminace sporů o přidělený prostor Přesné určení plochy přidělené jednotlivým oddělením. Vytvoření standardů, které určují velikost a druh požadovaného prostoru pro každého zaměstnance nebo oddělení. Přidělení prostoru na základě objektivních metod pomáhá zmírňovat obavy zaměstnanců z přidělených prostor. Vypracování plánů obsazenosti a stejně rychlé vyhledání volných prostor pro nové nájemce. • Stanovení si plánů obsazenosti, průměrné plochy na jednoho zaměstnance a zajištění aktuálních seznamů pracovníků dle umístění a budovy. • Každému zaměstnanci je podle jeho specifických informací přidělen symbol • Sdílení informací o vybavení a infrastruktuře s neuživateli ARCHIBUS ve Vaší organizaci. • Zjištění efektivity ploch založených na průmyslových standardech. • Účtování poplatků za využívání společných prostor oddělením podle ploch, které zabírají.

10

IKA DATA

Splnění požadavků na reporty: zavedení lepší správy ploch Snadný přístup k přesné rozloze/m2 a informacím o využití, reporty znázorňující spotřebované služby a energie, usnadňuje splnit požadavky na reporting. Podrobné rozúčtování všech služeb a jejich adresné přiřazení k činnostem odboru či oddělení poskytuje jedinečný přehled o jeho nákladech. Doplněno dispečinkový systém je předpokladem pro poskytování vyšší kvality služeb a vzájemné porovnávání. Navíc funkce rozúčtování zajišťuje, že každé oddělení je v rámci organizace odpovědné za účelné využití místa a je jeho řádné účtování. • Grafické reporty místností, které se využívají jen částečně nebo dokonce jen sezónně • Zajištění soupisu prostor využívaných odděleními a jejich podrobná analýza

Strategický plán alternativního pracoviště: Práce z domova Úkol snížit legislativní a administrativní náročnost nemovitostí využívaných státní správou, je doprovázen programy alternativních pracovišť. Příkladem budiž práce z domova nebo ze vzdáleného pracoviště, takže zaměstnanci mohou například pracovat na úřadech blíže domovu. Tyto programy pomáhají minimalizovat potřebu kancelářských prostor a zároveň dosáhnout flexibilního pracovního prostoru, spokojenosti zaměstnanců a environmentální udržitelnosti cílů. Nicméně pro úspěšnou práci z domova či na dálku mohou být zapotřebí mimo jiné i tyto aplikace: Správa ploch, Hoteling, Stěhování, Rezervace místností, Telekomunikace a kabelové rozvody a GIS. Tyto aplikace podporují práci na dálku společně s nástroji pro podporu rozhodování ke zvýšení efektivity využívání portfolia nemovitostí. Podporují rozdělování zbývajících prostor pro zaměstnance pracující na plný úvazek na jednom místě, stejně tak i pro mobilní pracovníky a pracovníky pracující z domova, kteří mohou požadovat výkon práce na tzv. sdíleném pracovním místě. Související výhody softwaru pro práci z domova/vzdáleně, jsou uvedeny níže: • Optimalizace využití místa přiřazením času potřebného k využití kanceláře. • Automatizace vyúčtování nákladů v případě užití sdíleného pracoviště. • Identifikace a rezervace prostoru dle flexibilních časových rámců (dny, měsíce nebo roky). • Integrace aktivit stěhování pro efektivní a účinné zvládnutí rychlého růstu zaměstnanců ve společnosti nebo oprávněných nároků na prostor v objektu.

Efektivnější využívání prostor Například aplikace ARCHIBUS „Hoteling“ umožňuje organizacím, které jsou sužovány nedostatkem prostoru, optimalizovat jejich využití, pomocí částečného užívání prostoru pro kancelářské úkoly na částečný úvazek. Tyto úkoly nebo rozvrhy mohou být na základě žádostí a potřeb změněny. • Rezervace místností pro jednotlivé zaměstnanci nebo pro celá oddělení. • Na základě parametrů vyhledání vhodných prostor, které jsou k dispozici pro potřeby zaměstnanců. • Určení, kteří zaměstnanci/oddělení využívají jaké místnosti.

11

IKA DATA

Sledujte časově závislé vlastnictví a poplatky Eliminace nevyužitých rezervovaných míst. Zavedením rozúčtování za rezervování místností se zavede odpovědnost mezi zaměstnanci/odděleními. S aplikací „Hoteling“ mohou být zavedeny poplatky za jen částečné užívání pracovního místa, především u zaměstnanců, kteří nejsou zaměstnáni na plný úvazek. Úkony závislé na času jsou snadno sledovatelné, což umožňuje předvídat budoucí požadavky na prostor a rozpočet. Klíčové funkce umožňují: • Rezervovat prostor po dobu několika dní, měsíců nebo let. • Plán vybavení, jako jsou stoly, židle a informačních technologií pro zaměstnance, kteří budou dočasně pracovat v kancelářských prostorách. • Výpočet přesných poplatků založených na využití prostoru.

Řízení růstu společnosti. Hoteling je efektivní metoda pro plánování lidských zdrojů do dočasného prostoru spolu s vybavením po omezenou dobu (to může odpovídat principu procesního řízení). Zaměstnanci mohou být dočasně umístěni do volných prostor v průběhu rychlého růstu organizace, přeskupování, či slučování, ale také snadno přestěhováni na stálé místo, které je k dispozici. Vybavení může být přesunuto do prostor po určité časové období. To Vám dává flexibilitu při stěhování a přemisťování dle požadavků projektu. Během celého procesu mohou být účetní informace o prostoru uchovávány. • Strategický plán pro budoucí získání nebo prodej ploch. • Jistota, že nábytek, vybavení a zásoby jsou vždy k dispozici během přemisťování • Určení nákladů na pracovní místo dle využití vybavení.

Řešení Energetického managementu a trvale udržitelný rozvoj Aplikace ARCHIBUS „Energy management“ umožňuje porovnávat informace nemovitého majetku jedinečným způsobem. Mapuje aktuální spotřebu energie, navrhuje různá sanační opatření na předvídatelné situace a měří účinnost změn podle objektivních kritérií rok od roku. Státní orgány se potýkají s vysokými náklady za energie a za nová nařízení jako je EO13514 a další právní předpisy (v Evropě je podobným předpisem EBPD II – pozn. překladatele) ARCHIBUS vyvinul řešení, které pracuje s výkyvy počasí a specifickými energetickými audity. Tyto informace jsou potřebné pro odhalení všech nedostatků a chyb v účtech za energie. Analýzami, které řešení umožňuje, můžeme dospět k závěrům, zda dosáhnout snížení nákladů na energie renovacemi, kogenerací nebo pouze dohodami s dodavateli energie. Navíc tato aplikace umožňuje data sledovat na grafických energetických výstupech jednotlivých budov a porovnávat je tak s původním strategickým plánem organizace na spotřebu energie. • Rychle poskytne přesné informace o energetice, které umožní rozhodnutí týkajících se sanačních programů na základě podložených informací. • Objektivně zhodnocuje všechny energetické vstupy a výstupy. • Dává do souvislostí informace o nemovitém majetku, jako jsou prostory a pronájmy, energie, počasí, fakturace a provozní data budov.

12

IKA DATA

Sledování klíčových ukazatelů spotřeby energie vám pomůže dosáhnout měřitelných úspor ve výši od 10 do 20 centů za čtvereční stopu. Návratnost hospodaření s energií Typicky dosáhnou zákazníci měřitelných úspor 3 až 4 Kč za čtvereční metr prostřednictvím kombinace měření, statistikami a vyjednáváním o cenách a cílenými, provozními změnami prováděnými ve vztahu k tarifům energií, vždy dříve než se přistoupí k řízeným nápravným akcími • Měřte skutečné snížení spotřeby • Najděte a snižte chybovost ve fakturaci • Vylaďte svůj plán řízení spotřeby s celkovou obchodní strategií • Předvídejte dopad výkyvů cen energie • Sledujte historické trendy a měřte normalizované snížení spotřeby • Buďte připraveni vyjednat cenové plány • Identifikujte problémové budovy pro nápravná opatření • Vylaďte svůj plán řízení spotřeby energie s celkovým strategickým plánem využití nemovitostí, který podporuje podnikání

Integrace modulu ARCHIBUS „Hospodaření s energií“ s ostatními aplikacemi Data modulu ARCHIBUS „Hospodaření s energií“ a související informace o počasí, mohou být vztaženy k portfoliu/datům k nájmům, plochám, fakturaci a stavebním pracím zcela jedinečným způsobem. Pomocí těchto informací můžete měřit, testovat a snížit celkovou spotřebu energie a nákladů. Údaje a výsledky modulu „Hospodaření s energií“ použijete ihned, bez převodů nebo opětovného zadávání při těchto dalších činnostech správy nemovitostí: • Správa nájmů: Ověřte si, zda neplatíte za energie nebo další náklady spojené s ukončenými nájmy a přidejte všechny poplatky za služby, které jsou spjaty s vypršenými smlouvami a spravujte nájmy a pronájmy efektivně. • Administrace nákladů: Rozšiřte své činnosti směřující ke snížení nákladů na energie a další nákladné komponenty - jako je například nájemné, bezpečnost, úklid a údržba – abyste mohli porovnat náklady a ziskovost jednotlivých nemovitostí.

13

IKA DATA

• Vyúčtování nákladů a fakturace: vyúčtování nákladů na energie na nájemníky a obchodní činnosti s použitím dohod o vyúčtování. • Prognóza portfolia: Použití funkcí předpovídání nákladů abychom mohli plánovat náklady na energii i ostatní náklady do budoucna a rozdělit náklady na obchodní činnosti.

Trvale udržitelný rozvoj Přední světové organizace si uvědomují strategickou hodnotu udržitelnosti životního prostředí a společenskou odpovědnost za zachování zdrojů a snížení produkce odpadů. Aplikace ARCHIBUSu „Trvale udržitelný rozvoj“ (Environmental Sustainability Assessment) poskytuje objektivní metodiku pro vytvoření rovnováhy mezi lidmi, infrastrukturou, zařízením a jejich vlivem na životní prostředí. Pomáhá určit, které prostředky by měly být opraveny, renovovány, nebo nahrazeny z pohledu dosažení ekologické účinnosti nebo podpory dalších plánovaných záměrů. Organizace mohou nyní zavést proaktivní procesy, které jsou jak ekologicky tak ekonomicky obhajitelné.

KPI (klíčové hybatele výkonnosti) a řešení pomocí ovládacích panelů Technologie ovládacích panelů ARCHIBUSu poskytuje významný rozhodovací nástroj, který pomáhá manažerům tím, že graficky zobrazuje plochy, energie, udržitelnost, GIS a další údaje jejich organizace. Například schopnost poskytovat snímky stavu KPI v reálném čase, pomáhá manažerům na první pohled vidět nejdůležitější informace, které potřebují, aby každodenně rozhodovali efektivněji při sledování nejnaléhavějších cílů snižování ploch a nákladů.

14

IKA DATA

Zachycení ukazatelů, které pomáhají manažerům na první pohled vidět nejdůležitější informace, které potřebují k efektivnějšímu rozhodování při snižování nákladů a redukci ploch.

Racionalizace nemovitostí. Snižování nákladů. Mandát k snižování vládních výdajů vyžaduje nové pokrokové technologie a strategie pro snižování provozních nákladů, aniž by byla ohrožena služba veřejnosti. Například nedávná prezidentská výzva ke snížení počtu nevyužitých nebo nepotřebných, vlastních i pronajatých federálních nemovitostí je jednou z nejdůležitějších iniciativ, jejichž realizace může sladit majetkové portfolio a jeho využití s obchodními cíli a stavem rozpočtu, tak, aby lépe sloužil daňovým poplatníkům. Dnešní sofistikovaný software pro správu nemovitosti, infrastruktury a zařízení poskytuje nástroje potřebné pro soustřeďování přesných dat o přidělení ploch, lepší vizualizaci využití prostoru, analýzu struktury spotřeby energie pro kontrolu nákladů, a k mnoha jiným účelům. Takové aplikace umožňují přesně určit, který majetek by měl být konsolidován / uvolněn, stejně tak jako z hlediska efektivních nákladů - řídit nemovitosti, které stojí za zachování, obnovu, a pokud je to nezbytné, za změnu využití. Současně tato větev CAFM software také nabízí prostředky pro automatizaci řízení zbývajících ploch efektivněji. Poměřování provozních a energetických nákladů vzájemně mezi budovami, vzájemně v regionu pro srovnatelné budovy, na základě standardy daných měření, umožňuje identifikovat budovy, aktivity, odbory či oddělení, které dosahují nejhorších výsledků. Stejně tak je možné snižovat potřeby ploch sdílením pracovišť či využíváním práce z domova. Implementace nejlepších řešení z praxe a ekologických iniciativ umožní dramatické snížení energetické náročnosti. Iniciativ, které zvýší spokojenost pracujících a pomohou vládě například v podpoření nejlépe udržitelných postupů jak ve veřejném tak i v soukromém sektoru. Výkonná a správní odvětví vlády mají jasně identifikovat bohaté cílové příležitosti požadováním větší odpovědnosti při nabývání a řízení federálního nemovitého majetku. Vzhledem k možnosti úspor mnoha miliard dolarů získaných snížením množství nevyužitého majetku mohou nyní manažeři vládních nemovitostí a zařízení využít softwarových nástrojů a technik řízení, které dělají dosažení takových naléhavých cílů mnohem jednodušší a s rychlejší návratnosti, než kdy předtím.

15

IKA DATA

O ARCHIBUS, INC ARCHIBUS je jednička mezi globálními poskytovatel řešení řízení nemovitostí, infrastruktury a správy zařízení a služeb, s celkovými ročními výdaji na produkty a služby související s ARCHIBUSem přesahující 1,7 miliardy dolarů (USD). Prostřednictvím efektivní inovace a transformace podniku, uživatelé ARCHIBUSu šetří svým organizacím více než 100 miliard amerických dolarů ročně. S ARCHIBUSem mohou organizace používat jedinečné, komplexní, integrované řešení, aby se mohli dělat informované a strategické rozhodnutí, která optimalizují návratnost investic, snižují náklady životního cyklu, a zvyšují celopodnikovou produktivitu a ziskovost. ARCHIBUS je celosvětový zastánce vytvoření všudypřítomné udržitelnosti životního prostředí. Více než 4.000.000 uživatelů webového i klientského přístupu kolektivně spravuje více než 5.000.000 nemovitostí, s organizacemi hlásícími úspory spojené s nemovitostmi ve 34%. S více než 1.600 obchodními partnery ARCHIBUSu na celém světě je k dispozici místní a regionální podpora ve více než 130 zemích a ve více než dvou tuctech jazyků. Společnost má centrálu v Bostonu, Massachusetts. ARCHIBUS, Inc je průkopníkem počítačového řešení technologií facility managementu a infrastruktury od roku 1982. Pro více informací navštivte www.archibus.com , www.ikadata.com

16

IKA DATA