JAARWERKPLAN NACHTZORG ESDÉGÉ-REIGERSDAAL 2015-2016 CLUSTERMANAGER NETTY UITTERDIJK
Inhoudsopgave.
Pag. 3 -6
Algemene ontwikkelingen.
Pag. 7
Overzicht Personeelsbeleid.
Pag. 8
Ambulante zorg.
Pag. 9
Overzicht Techniek en Materiaal.
Pag. 10 -11 Uitwerking Techniek en Materiaal
Pag.12
Toekomst.
Budget plus personele begroting APVA 2015
2
ALGEMENE ONTWIKKELINGEN: Het afgelopen jaar is de Nachtzorg in aantal te ondersteunen cliënten in eigen locaties van E.R vrijwel gelijk gebleven Wel is er nog steeds sprake van verandering in zorgvraag. Het aantal cliënten met een andere, intensievere zorgvraag blijft toenemen. De zorgvraag van deze cliënten onderscheidt zich door een zeer onregelmatig karakter. Cliënten kunnen wekenlang bijna geen zorgvraag hebben en op andere tijden een onevenredig groot deel van de beschikbare tijd in beslag nemen. Hierdoor is het bij tijden nodig geweest een extra nachtdienst in te schakelen omdat de zorgvraag met de beschikbare nachtdiensten niet te garanderen was. Deze cliënten hebben veelal geen vaste, in te plannen zorgvraag. De zorgvragen zijn onregelmatig en vragen meer tijdsinvestering in de beantwoording. Vanaf november 2014 werd er op cluster Linger een eigen wakende nachtdienst ingezet. Op die manier hadden cliënten van cluster Linger de mogelijkheid om keuzes te maken omtrent de inzet van medewerkers in de dag uren of de nachtelijke uren. Dat heeft er toe geleid dat m.i.v. 1 mei 2015 de nachtzorg weer overgenomen wordt door de Ambulante nachtdiensten in de Stad van de Zon. Er is een afspraak gemaakt om dit na drie maanden te evalueren. Er is een aanvraag in onderhandeling van cluster Koggenland in Spierdijk om de bereikbaarheidsdienst te zijn voor cliënten van E.R en de Omring die samenwerken in de nachtzorg. Daarnaast is er mogelijk sprake van assistentie op vaste uren. We gaan dit eerst onderzoeken voor de onderhandeling voortgezet wordt.
EXTERN: Het aantal externe cliënten is toegenomen. Er is een overeenkomst gesloten met Viva!-Zorg op de locatie Forum ll in Heerhugowaard. We zijn de verpleegkundige bereikbaarheidsdienst voor de wakende nachtdienst op deze locatie. De onder-aanneming met de Pieter Raat stichting en Nehemia worden gecontinueerd.
De personele begroting van de Nachtzorg laat de laatste jaren een stabiele lijn zien in het aantal fte’s. Het aantal fte’s wordt vastgesteld op 21.6. Op het personele budget is gekozen om een relatief hoog percentage flexibele inzet te zetten. Dit is om de inval bij ziekte o p te kunnen vangen met bekende medewerkers. De reële werkdruk is fluctuerend. Er is een geringe toename van het totaal aantal cliënten. Mede door de onder aannemingsovereenkomsten. De zorgvraag van deze externe cliënten is erg wisselend. Vanuit deze realiteit moeten we ons steeds blijven bezinnen wat mogelijk is en waar we tegen onze grenzen aanlopen.
3
Punt van aandacht is flexibiliteit. Er kan bij de nachtzorg geen personeel aangenomen worden wat op één vlak van zorgverlening kwaliteiten heeft. De zorgvragen zijn zo afwisselend dat gekozen moet worden voor generalisten. Omdat de bezetting per nacht bestaat uit 9 medewerkers zijn alle zorgvragen te beantwoorden. Maar er wordt van de medewerkers wel de nodige flexibiliteit gevraagd. We gaan daarom kiezen voor meer flexibele scholing. Een ander punt van aandacht: wat is er nodig is aan kwaliteiten en hoe de bestaande kwaliteiten zo optimaal mogelijk in te zetten. Het is evident dat iedere medewerker kwaliteiten heeft. Een deel van het team bestaat uit verpleegkundigen. Met andere woorden: de kwaliteiten van deze medewerkers liggen op verpleegkundig gebied. Een ander deel van het team bestaat uit begeleiders. Met andere woorden: de kwaliteiten van deze medewerkers liggen vooral op omgaan met gedragsmoeilijke cliënten. Een deel van het team bestaat uit generalisten. Met andere woorden: deze medewerkers hebben kwaliteiten op zowel verpleegkundig als begeleidend gebied. De laatste tijd is er een toename van zorgvragen van gedragsmoeilijke cliënten die agressie laten zien. Dat heeft zijn invloed op het hele team. Bepaalde zorgvragen worden a.h.w. toegewezen aan bepaalde medewerkers. Er kan een gevoel ontstaan dat de éne medewerker beter zou zijn dan de ander. Er kan een soort rangorde ontstaan binnen een team. Om te voorkomen dat dit gebeurt, zullen er gesprekken zijn met alle medewerkers om hun kwaliteiten te bespreken. Vanuit het profiel dat zo zal ontstaan, kan de scholing specifieker gegeven worden. Werkdruk blijft bestaan op het punt van informatievoorziening en afhandeling. De keus is enkele jaren terug gemaakt om de administratieve taken neer te leggen bij de functie cliëntbegeleiding. Ook het verwerken van de informatie in de uitluisterapparatuur werd bij de cliëntbegeleiding neergelegd. We zijn nu samen tot de conclusie gekomen dat dit niet naar wens werkt. De tijdsdruk die hierdoor op de cliëntbegeleider van de nacht werd gelegd was te hoog. Dit veroorzaakte slordigheden in de invoer. Er is een aanpassing aangevraagd en doorgevoerd zodat ook in de nacht tijdens het uitluisteren veranderingen kunnen worden aangebracht in de ingevoerde gegevens in de uitluisterapparatuur. Deze taak komt nu weer bij het nachthoofd te liggen. Om deze taak echt goed uit te kunnen voeren wordt er voor de nachthoofden op verschillende niveaus training aangevraagd bij de leverende firma. De informatiestromen naar de locaties toe en de verwerking van alle clustergegevens blijven tot de taak van de cliëntbegeleiding behoren. De werkprocessen van de cliëntbegeleiding zijn het afgelopen jaar gestructureerd. Dit werkt nu naar tevredenheid. Alle cliëntbegeleiders hebben de training Cliëntbegeleiders plus gevolgd. De meerwaarde daarvan is duidelijk zichtbaar. Waar nog
4
wel aandacht voor zal moeten zijn is de samenwerking binnen de cliëntbegeleiders. Het ideaal daarin zou zijn dat ongeacht wie de taken doet, de uitkomst gelijk is. We kiezen ervoor om hier nu mee aan de gang te gaan. Tot op heden was de keus om de zorgvragen van cliënten en veranderingen hierin te bespreken in een apart cliëntenoverleg. Vanuit de training cliëntbegeleiders plus kwam naar voren dat dit niet de beste keus is. Het is een extra overleg buiten het reguliere overleg. De respons vanuit de begeleiders was vaak niet groot. Ten eerste was de tijd tussen deze cliëntenoverleggen te lang. Vragen die leefden en ideeën die begeleiders hadden, waren weggezakt tegen de tijd dat er een cliëntenoverleg gepland was. Ten tweede was de extra werktijd iets waar niet iedere medewerker blij mee was. De keus die we nu gemaakt hebben is dat cliënten ieder teamoverleg op de agenda staan en dat vragen zo maandelijks gesteld kunnen worden en afgehandeld. We hebben ontdekt dat het meerwaarde heeft als de medewerkers de locaties die uitgeluisterd worden kunnen visualiseren. Als je geluiden moet interpreteren is het een voordeel als je de geluiden in een ruimte kunt plaatsen. Daarom zijn we begonnen om in groepen van 4 à 5 medewerkers een dag uit te trekken om locaties te bezoeken. We merken dat dit een dubbel voordeel geeft: Wij leren de locaties kennen, z ien waar uitluisterpunten zitten, zien wat de cliënten nog zelf kunnen oplossen (zelfs in hun bed), weten hoe de gangen liggen ten opzichte van de appartementen. Bijkomend voordeel is dat de medewerkers van buitenlocaties onze gezichten zien en ervaren dat we geïnteresseerd zijn en mee willen denken om de zorg zo goed mogelijk vorm te geven. We zijn al voorzichtig begonnen om de trainingen niet teambreed aan te bieden maar naar individuele behoefte. Verpleegkundigen kiezen er niet voor om alle jaren training te krijgen in verpleegkundige handelingen. Veelal is dat een herhaling van zetten die weinig meerwaarde heeft. Medewerkers met een minder sterk verpleegkundige achtergrond hebben hier juist wel baat bij. Het uitgangspunt wat we willen hanteren is dat uit de persoonlijke gesprekken naar voren komt welke training ontwikkeling op gang brengt van de kwaliteiten die er zijn. Daarnaast blijven er basis vaardigheden bestaan die door alle medewerkers voortdurend in de herhaling moeten zoals de BHV, basis verzorgende taken en natuurlijk de brandoefeningen. Wat betreft de brandoefeningen zien we resultaat van het besluit om op locaties die van onze zorg gebruik maken mee te draaien in brand en ontruimingsoefeningen. te gaan.
5
Agressie: Met een medewerker van de Nachtzorg en een medewerker van de Rotonde is een training agressie opgezet. De opzet was om tegemoet te komen aan wat er leeft aan gevoelens in het team op het gebied van agressie. De opzet werd vooraf besproken met de medewerkers die het organiseerden. De avond was georganiseerd voor het hele team in tegenstelling tot andere keren dat het team werd verdeeld in kleinere groepen. In de nabespreking van deze training kwam duidelijk naar voren dat deze training meerwaarde heeft gehad. We gaan ons beraden over de best mogelijke methode om de gevoelens van onveiligheid die de agressie oproept weg te nemen.
6
PERSONEELSBELEID. AANDACHTSPUNT.
Flexibiliteit en stabiliteit. Aandacht voor individuele kwaliteiten.
DOEL.
ACTIES.
Een team wat qua flexibiliteit en stabiliteit de verschillende onderdelen van nachtzorg in al zijn facetten vorm kan geven.
Scholing
Een brede inzetbaarheid van de verscheidene kwaliteiten. Kennis van en mogelijkheid tot inzetten van het geleerde.
Persoonlijke gesprekken met alle medewerkers om in kaart te brengen waar de persoonlijke kwaliteiten liggen. In kleine groepen alle locaties langs om kennis te nemen van wat voor die locatie nodig is. Continuering standaard overlegvormen. Cliëntenoverleg onderdeel maken van het standaard teamoverleg. Taken verdelen onder cliëntbegeleiders om zo optimaal gebruik te maken individuele kwaliteiten. Continuering van coaching door de nachthoofden.
Algemeen noodzakelijke training.(BHV en BMI) Scholing aanbieden en de medewerker zelf laten beslissen wat hij/zij nodig heeft.
7
De Ambulante zorg. De ambulante zorg is verder gestructureerd. Er is een nachthoofd die deze tak van de Nachtzorg als speciaal aandachtsgebied heeft. Daarnaast is er een cliëntbegeleidster aangesteld (ter vervanging van een andere cliëntbegeleidster) die haar sporen al verdiend heeft in de ambulante zorg. Dit werkt heel goed uit. De informatie verwerking en de samenwerking tussen beide takken van de Nachtzorg is merkbaar verbeterd. Vooral merkbaar is het feit dat het hele team nu functioneert als één team. Het hele team is uitwisselbaar (op 2 medewerkers na die expliciet kiezen voor Reigersdaal en daarvoor ook de geëigende kwaliteiten bezitten) en kan zowel op locatie Reigersdaal als in de ambulante zorg worden ingezet. Het teamoverleg wat speciaal werd ingesteld voor de ambulante zorg droeg voorheen ook echt dat karakter. Nu is dat niet meer het geval. De planning is om zodra we een nieuwe locatie gevonden hebben terug te gaan naar twee teamoverleggen. De zorgvragen in de ambulante zorg zijn per locatie heel verschillend. Vooral de locaties met wat oudere cliënten hebben zwaardere zorgvragen in de nacht. We moeten aandacht blijven hebben voor de verdeling van de inzet van medewerkers. Mocht het aantal cliënten van locatie Reigersdaal sterk krimpen (wat wel de verwachting is) dan zal er een verandering zijn van het aantal medewerkers wat per tak van nachtzorg ingezet zal worden. Vervoer binnen de ambulante zorg Tot nu toe maken we gebruik van een auto, een elektrische scooter en een fiets. We hebben op proef een elektrische fiets getest. Dit lijkt een heel goede optie. Waar we nog tegenaan lopen is dat er geen fietsenstalling is waar we de fiets overdag kunnen opladen. We wachten op de bouw van een nieuwe fietsenstalling van cluster Helios waar mogelijk plaats zal zijn. Voor de toekomst overwegen we zeker om helemaal over te gaan op elektrische fietsen. Communicatie in de nacht. In de nacht wordt er op dit moment gebruik gemaakt van twee portofoonsystemen. Dit verloopt niet vlekkeloos. Ik kom er op terug bij Techniek en Materiaal. Het plan voor de toekomst is dat de Ambulante zorg en de Nachtzorg op locatie Reigersdaal samen één groot team zullen worden die werken vanuit één locatie.
TECHNIEK EN MATERIAAL. AANDACHTSPUNT: ZORGSYSTEMEN.
DOEL Professioneel gebruik van de zich steeds ontwikkelende mogelijkheden. Zo veilig mogelijk werken met de nodige kennis van zaken. Geïnformeerd blijven.
AKTIES Beheer database in handen van nachthoofden en clustermanager. Intercollegiaal overleg met andere zorginstellingen. Individuele trainingstrajecten. Bezoek beurzen.(ICT en Zorg)
PORTOFOON.
Heldere communicatie binnen Heerhugowaard
Besluit nemen omtrent aanschaf nieuw systeem i.o.m. FSM.
TOM TOM
Snel nieuwe adressen (extern) bereiken.
Aanschaf Ipad voor gebruik Google maps.
ECD
Gebruik intern E.R
Overleg met de werkgroep i.v.m. terugkerende storingen
DIGITALE RAPPORTAGE
Eenduidige overdracht van alle locaties
Ook woongroepen op locatie R’daal digitaal laten rapporteren.
ZORGSYSTEMEN. De verwachting was dat als we één leverancier zouden hebben dat we dan meldingen op rustige tijden op één scherm zouden kunnen laten binnenkomen. Dit is helaas niet het geval en zal waarschijnlijk ook in de toekomst niet mogelijk zijn. Dit wordt veroorzaakt door de razendsnelle ontwikkelingen in de domotica. Nieuwe versies volgen elkaar steeds sneller op waarin software vernieuwd of aangepast is. Omdat we op verschillende tijdstippen de locaties aansluiten hebben we minimaal twee versies in gebruik. (op dit moment nog drie versies) De verschillende software staat niet toe om alle meldingen op één scherm te tonen. Zoals al eerder beschreven hadden de cliëntbegeleiders de taak om veranderingen in de database door te voeren. Door dit besluit hadden in totaal 11 medewerkers toegang tot de database. Daarnaast was de tijd die de cliëntbegeleider had om voor aanvang van de nacht de veranderingen in te voeren erg beperkt. Zowel het aantal medewerkers wat toegang had en de beperkingen in tijd veroorzaakten slordigheden en soms zelfs fouten. Vandaar dat dit besluit is teruggedraaid. Het is nu mogelijk voor de nachthoofden om de hele nacht nieuwe cliënten, verhuizingen en veranderingen in te voeren. Dit is gerealiseerd door de database in de nacht toegankelijk te maken vanuit het kantoor. De cliëntbegeleiders hebben nu nog wel toegang tot het invoeren van informatie bij cliënten maar verder niet. Een deel van de nachthoofden is nog niet helemaal 100% zeker in het invoeren. Vandaar de keus om voor enkelen eerst de basis weer te trainen en dan vervolgens samen met de meer doorgewinterde collega’s de verdere mogelijkheden te trainen. Dit wordt aangevraagd bij de leverende firma. PORTOFOON. Op dit moment worden nog twee verschillende portofoonsystemen gebruikt voor de communicatie. Én voor de locatie Reigersdaal en de tweede voor contact met de ambulante nachtzorg. Het basis station van locatie Reigersdaal is oud en kan niet goed meer worden onderhouden. Het is al zo oud dat er geen onderdelen meer voor zijn. Er is een offerte aangevraagd om de twee systemen tot één systeem terug te brengen. Zoals te verwachten is dit een enorme investering van meer dan €12.000,- Op de zorg ICT hebben we met Medicom gesproken over de toekomstige mogelijkheden van het zorgsysteem. Daaruit bleek dat het dan mogelijk zal zijn dat alle meldingen naar een Smartphone gestuurd kunnen worden. De meldingen worden eerst getoond op de wijzerplaat van een horloge (zelfs als je bezig bent met een zorgvraag kun je dan zien of je de melding gelijk moet beantwoorden) De medewerker achter het meldingen scherm kan bepalen op welke tijdstippen welke meldingen naar welke Smartphone gestuurd moeten worden. Dat zou betekenen dat iedere nachtdienstmedewerker een Smartphone heeft. Daar zou ook mee gecommuniceerd kunnen worden. De vraag is of een portofoonsysteem dan nog steeds noodzakelijk zal zijn. Er komt overleg met de FSM en de BAM om dit uit te zoeken.
10
TOM TOM. Op beide nachtzorglocaties wordt de Tomtom gebruikt om snel naar externe zorgvragers te gaan zelfs als we het adres niet kennen. Probleem is dat de Tomtom vaak pas heel laat reageert omdat er verbinding gemaakt moet worden met de satelliet en regelmatig een update vraagt. Dit heeft er toe geleid dat we een Ipad hebben aangeschaft omdat er via Google maps goede routes worden gegeven en deze met een 3G abonnement wel meteen contact maakt. Daarnaast is het een voordeel dat er ook ingelogd kan worden op de citrix als dit nodig zou zijn. ECD. We hebben al een aantal versies gehad van het ECD. Er is al een aantal keren overleg geweest over welke mogelijkheden dit ons kan bieden maar ook de nadelen voor ons als Nachtzorg. Omdat we met zo’n groot aantal cliënten te maken hebben is persoonlijk rapporteren niet mogelijk. Voorstel van onze kant is om een overdrachtsprogramma te laten ontwikkelen wat ook als extra functie zou hebben dat eenmaal per week de rapportages doorgezet worden naar het ECD. (Nog in onderhandeling) Het is een voordeel voor de locaties dat ze het NOSP kunnen inzien zodat bekend is wat de afspraken zijn met de Nachtzorg. Dit dan zonder dat er veranderingen in kunnen worden aangebracht wat het gevaar zou opleveren dat er meerdere NOSP’s in omloop zijn en er onduidelijkheid komt over afspraken omtrent medicatie, benadering en zorgvraag. Wordt vervolgd. DIGITAAL RAPPORTEREN. De buitenlocaties maken gebruik van een digitaal overdrachtsprogramma. Dit werkt goed,. Het probleem wat ontstaan is, is dat de eigenaar van het programma het onderhoud niet meer kan/wil doen. Daardoor is er geen onderhoud mogelijk want de broncodes zijn in zijn bezit. Er loopt een voorstel bij automatisering om een digitaal overdrachtsprogramma te laten ontwikkelen bij Isys. Zoals ook hierboven staat beschreven. Het zou een geweldig voordeel zijn als programma’s die we al gebruiken (zoals de nachtrapportage) die hun sporen verdiend hebben met bepaalde onderdelen gekoppeld zouden worden aan overdracht en ECD. Tot die tijd gaan we ook op locatie Reigersdaal over op het digitaal overdragen. De Til is het eerste cluster wat dit nu gebruikt. Het voordeel hiervan is dat er een langzame gewenning zal zijn aan het niet langer mondeling overdragen. Dit zal namelijk voor iedere locatie gaan gelden na de verhuizing. Daarnaast zullen we als Nachtzorg dan kunnen zien of dit voordeel oplevert qua tijd. Vandaaruit kan dan een besluit genomen worden over aanvangstijden als we op een nieuwe locatie zitten.
11
TOEKOMST. Er is een locatie bezocht samen met andere clusters. De verwachting was dat dit pand aan onze wensen tegemoet zou kunnen komen. Na het bezoek bleek dat niet aan de wensen kon voldoen. Ondertussen hebben we een aantal locaties van buitenaf bekeken maar nog niet het pand gevonden waar we een bezoek zouden willen brengen om de mogelijkheden te onderzoeken. Daarnaast is overleg geweest met FSM en catering die wel samen met ons naar een nieuw te huren locatie willen. De Nachtzorg heeft veel samenwerking met de FSM. Het zou zeker meerwaarde hebben als we samen in één pand onderdak zouden vinden. Daarnaast kunnen dan ook bepaalde kosten samen gedragen worden. De FSM heeft (nog) geen haast maar heeft aangegeven dat ze graag betrokken willen blijven bij onze zoektocht. In het jaarwerkplan van 2014-2015 is een soort van schets opgenomen met de eisen die er door ons aan een nieuwe locatie gesteld zouden worden. Dit blijft voorlopig de opzet. De brainstormgroep voor de nieuwe locatie is even op een laag pitje gezet.
12
