Jaarverslag
Vrijwilligers Adviesraad ( VA) 2013
Inleiding
De Vrijwilligers Adviesraad ( VA) is een onafhankelijk en zelfstandig orgaan dat de inzet van vrijwilligers verankert en stem geeft binnen de organisatie. In de Vrijwilligers Adviesraad hebben zitting 3 onafhankelijke leden uit maatschappelijke groeperingen/instanties/organen, die worden geworven door/namens de Raad van Bestuur en minimaal 5 en maximaal 8 vrijwilligers uit de organisatie, die rechtstreeks benoemd worden uit de benoembare vrijwilligers binnen Opella. Hierbij is er sprake van vier groepen: Ede, Bennekom (groep I) - Veenendaal, Ederveen, Lunteren en Harskamp (groep II) - Wageningen en Renkum (groep III) en vrijwilligers die ondersteuning bieden vanuit de Bezoek- en Oppasservice of Vrijwillige Palliatieve Zorg (groep IV). Gestreefd wordt naar een evenredige vertegenwoordiging uit alle groepen. De Vrijwilligers Adviesraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van vrijwilligers. Zij geeft gevraagd en ongevraagd advies, daar waar het vrijwilligerswerk binnen de organisatie betreft. Het reglement van de Vrijwilligers Adviesraad ( VA) is in 2013 definitief vastgesteld en kan eventueel opgevraagd worden bij het secretariaat van de VA . Er is een rooster van aftreden opgesteld. Leden
De Vrijwilligers Adviesraad ( VA) heeft de volgende leden. • • • • • • • •
Joop Lobstein, voorzitter, Hetty Sluijters, waarnemend voorzitter Jeltje Zeelenberg, secretaris Sara Geffroy Bram ten Ham Jeanette Oostendorp Annelies van Raaij Ellen Scholten
Vergaderingen
In 2013 werd vier maal vergaderd. Bovendien was er in april een extra vergadering met de Raad van Bestuur over het plan zomer 2013-2014 en in september over de Notitie Vrijwilligersbeleid. Aanvankelijk bood Marjanne Lafère secretariële ondersteuning vanuit Opella, vanaf mei werd dit overgenomen door Gré Goedegebuure. In de vergaderingen werden de volgende onderwerpen besproken
Plan zomer 2013-2014. Dit was een informeel gesprek met Kars Hazelaar, voorzitter Raad van Bestuur, Peter Bosselaar, directeur regio Noord, Eric Boerstoel, directeur Financiën & Control en Marga Teunissen, directeur Vastgoed & Services. Vrijwilligers Tevredenheidsonderzoek/ Medewerker tevredenheidsonderzoek (MTO). Welke vragen moeten er worden gesteld?
Hoe werven we nieuwe leden voor de Raad, met name uit Wageningen, Lunteren en Harskamp? Adviesaanvraag Notitie Verklaring omtrent Gedrag. De raad is van mening dat het een duidelijk stuk is waarin de processtappen goed en helder zijn verwoord en brengt, na een enkele opmerking, positief advies uit. Notitie Vrijwilligersbeleid 2013-2014. De volgende opmerkingen zijn hierover aan de Raad van Bestuur gemaakt: •
•
• • • • • •
Zorg er in de uitwerking van het vrijwilligersbeleid voor dat er volstrekte duidelijkheid wordt gegeven over wat vrijwilligers wel/niet mogen doen, m.n. in de zorg. Het moet niet afhangen van individuele mensen maar er moet beleid op zijn. Hoe kijkt Opella aan tegen toekomstige ontwikkelingen. Tendens is meer vrijwilligers en minder professionals. Hoe ga je dat ontwikkelen. Genoemde percentages (fte’s) lijken niet helemaal te kloppen. In de notitie wordt gesproken over mantelzorgers, cliënten en vrijwilligers. Hoe ga je dat verbinden. Hoe belangrijk zijn, economisch gezien, vrijwilligers voor Opella. Aandacht voor communicatie !! Opella <-> Professional <-> vrijwilliger. Knelpunten worden geconstateerd, maar hoe wordt daar tegen aan gekeken. Wie is verantwoordelijk voor? Registratiesysteem vrijwilligers voldoet niet. Het is noodzakelijk een goed, inzichtelijk, systeem op te zetten. Positie van de vrijwilligersadviseur (te weinig uren) Tussen wat op papier staat en uitvoering wringt het. Vrijwilliger wordt weinig genoemd (bijvoorbeeld tijdens mei-conferentie).
Notitie Veiligheidsmanagement. De volgende opmerkingen zijn hierover aan de Raad van Bestuur gemaakt: •
• • • • •
Het zijn wel hele verschillende onderwerpen en ze vereisen inhoudelijk een heel verschillende aanpak v.w.b. risicoanalyse en risicobeheersing. Men kan zich nauwelijks voorstellen dat je iemand kunt benoemen als coördinator die dit allemaal kan vormgeven en beheerst. Een enorme uitdaging! Is er geleerd van en gekeken naar andere organisaties die dit soort processen al doorlopen hebben en waar dit al is ingevoerd? Regelarm en kwaliteit; hoe verhouden die twee zich met elkaar, kijkend naar de controle en het toezicht? Basaal veiligheidssysteem wordt ingericht. Hoe ziet dat eruit? VA heeft vragen bij “minder werkdruk”, ook weer gerelateerd aan controle en toezicht. Hoe zijn de veiligheidsrondgangen momenteel geborgd. Risico’s zijn in dit stuk nog onvoldoende onderbouwd. We missen dat genoemd wordt dat het best ingewikkeld is en risico’s zijn misschien zelfs conflicterend (bijv. risico’s voor ouderen die dementeren mbt niet weg kunnen lopen en ontruiming/vluchtwegen bij brandrisico’s) . We verwachten dat dit in een plan van aanpak benoemd zal worden (wat weegt het zwaarst/is het grootste risico).
Plan zomer 2014 – 2015, waarover de volgende ideeën door de Vrijwilligers Adviesraad werden geopperd: 1. Houd 1 x per jaar een goed georganiseerde avond voor medewerkers en vrijwilligers van bepaalde afdelingen (max. 50 personen per keer). Een lezing op hun vakgebied van max. 1 uur en aansluitend half uurtje vragen en uurtje onderlinge gezelligheid. Begeleiding door de zorgondernemer. Luister goed en haak positief in; het haalt veel kou uit de lucht. 2. Houd functioneringsgesprekken goed bij; maak een samenvatting; maak aanbevelingen hierbij; geef al gemaakte positieve veranderingen door. 3.
Let goed op opleidingsniveau.
4.
Wees niet bang om kosten te maken: ze gaan vaak voor de baat uit.
5. Maak gebruik van gratis PR: stuur zoveel mogelijk in naar kranten/krantjes; nodig ze een keer uit: verwen ze en trek ze naar je kant. 6.
Loop als staflid eens een dag mee op een afdeling: geef oren en ogen de kost.
7. En over besparen kan niets meer gezegd worden; we worden bijna stuk bezuinigd en juist dàt is verkeerd. 8. Stel nieuwe leidinggevenden altijd (kort) voor aan de relevante personen; persoonlijk of per brief/mail. Het is hoogst ongemakkelijk de “baas” van de afdeling niet te kennen. Activiteiten
Bezoeken locaties. Op 24 april werd door Jeanette Oostendorp en Jeltje Zeelenberg een bezoek aan “de Nudehof” in Wageningen gebracht, waar ze spraken met Marianne Evers, sinds een jaar coach in "de Nudehof". Het vrijwilligerswerk in "de Nudehof " bestaat uit koffie/thee schenken ('s morgens en 's avonds), bibliotheek, aanwezigheid bij ontspanningsmiddagen en de weeksluiting. Ze hebben geprobeerd duidelijk te maken wat de VA inhoudt en waar wij ons zoal mee bezig houden. Marianne gaat dit terugkoppelen naar de vrijwilligers. Op 25 juni werd door Hetty Sluijters, Jeanette Oostendorp en Jeltje Zeelenberg een bezoek aan “de Stolpe” in Harskamp gebracht. Ter gelegenheid van de "Maand van de (vrijwillige)medewerker" was er een maaltijd georganiseerd, met daarna een informatief gedeelte, waarin "BHV" centraal stond. Er waren ca. 25 mensen aanwezig. Ze hebben alleen deel genomen aan de maaltijd , alle drie aan verschillende tafels , om zoveel mogelijk contact te kunnen leggen met de vrijwilligers. Tijdens de maaltijd heeft Hetty een praatje gehouden over de VA. Een duidelijk en bondig informatief verhaal,
waarin ook een oproep is gedaan aan de aanwezigen, om bij interesse zich te melden, om zitting te nemen in de VA. Onze bevindingen: • • •
"De Stolpe" is een klein verzorgingstehuis (42 bewoners). Er zijn korte lijnen naar zowel de zorgondernemer, als de coach, die regelmatig aanwezig zijn in het huis. Voor zover wij het hebben kunnen bekijken en beluisteren is het allemaal goed geregeld en zijn er (op dit moment) geen knelpunten en bij navraag worden knelpunten snel opgelost. Wel is het zo, dat er nieuwbouw komt, hetgeen aldaar ook het e.e.a. "op z'n kop zal zetten".
Interview Twee studenten van de Hogeschool Nijmegen hebben een interview gehouden over de plaats van de vrijwilligers binnen Opella, waarbij aanwezig waren Ellen Scholten, Jeanette Oostendorp en Sara Geffroy. De resultaten volgen in 2014.
Jeltje Zeelenberg, secretaris
