Jaarverslag van de Raad van Commissarissen over 2011

Jaarverslag van de Raad van Commissarissen over 2011 1 Inleiding QuaWonen onderschrijft de per 1 januari 2007 ingevoerde AedesCode en de Governancecode woningcorporaties, die per 1 juli 2011 is vernieuwd. Beide codes zijn niet alleen leidraad voor het functioneren maar vormen ook een goed instrument om het functioneren te toetsen. Daarnaast wordt met dit verslag uitvoering gegeven aan de bepalingen van het Reglement Raad van Commissarissen QuaWonen. QuaWonen heeft de koers ingezet in 2010 met het Ondernemingsplan 2010-2015, tot stand gekomen met een breed samengestelde groep belanghebbenden (richten). In 2011 is de koers vervolgd (inrichten). Uiteraard met een constante blik op het kompas: past de gekozen koers en strategie bij veranderende weten regelgeving, wat betekenen de politieke discussies over het werkveld voor QuaWonen, maar ook de niet goed functionerende woningmarkt en financiële crisis, wat is daarvan het effect? Uitgangspunt en leidend blijft voor QuaWonen de met de belanghebbenden bepaalde lokale opgave. Dit binnen de kaders van een financieel gezonde bedrijfsvoering. De geformuleerde ambities op het maatschappelijk presteren worden daarbij getoetst aan de financiële mogelijkheden. In een dergelijke dynamische omgeving is flexibiliteit van belang: 2011 is dan ook vooral benut om te analyseren welke instrumenten ter beschikking staan en op welke momenten deze eventueel ingezet kunnen worden. Uit die analyse blijkt dat ook QuaWonen er niet aan ontkomt om enerzijds kostenreductie en anderzijds verhogen van inkomsten in beeld te brengen. Eind 2011 is sprake van een solide meerjarenperspectief. De Raad is zich hierbij terdege bewust van de noodzaak van een kritische en deskundige toezichthoudende rol en streeft ernaar effectief bij te dragen aan strategievorming: niet alleen doet QuaWonen de dingen goed maar zeker ook doet QuaWonen de goede dingen met een solide financiële basis.

QuaWonen | Jaarverslag 2011

39

2

De Raad van Commissarissen

2.1 Samenstelling van 1 januari tot 1 juli 2011 Per 1 januari 2011 zijn twee nieuwe leden benoemd, te weten mevrouw drs. L.C.M. Boonekamp en mevrouw drs. M.C. Hylkema. Voor de wijze van werving en de selectieprocedure wordt verwezen naar het jaarverslag 2010. Beide nieuwe leden hebben begin 2011 een introductieprogramma gevolgd: in twee dagdelen zijn zij voorzien van informatie omtrent de organisatie en het beleid van QuaWonen en hebben zij nader kennisgemaakt met de bestuurder, de leden van het managementteam, de controller en de voorzitter van de Ondernemingsraad. Per 1 juli 2011 zijn de heren Elbers en Schrage afgetreden (zie paragraaf 2.3 en 10). De Raad heeft in de periode 1 juli 2011 tot 1 januari 2012 gefunctioneerd met vijf leden, conform artikel 10, lid 2 van de statuten het minimale aantal leden. Volgens het rooster van aftreden zal per 1 juli 2012 de heer Van der Linden aftreden: reden waarom in het najaar 2011 gestart is met de werving van twee nieuwe leden (zie paragraaf 2.3).

Per 1 januari 2011 is de samenstelling van de Raad als volgt: Naam

Functie

Dhr. Mr. J. van der Vlist

Voorzitter

Dhr. J.M.M. Elbers

Vicevoorzitter

Mw. Drs. L.C.M. Boonekamp

Op voordracht huurders Lid

Geboorte Beroep/expertise -datum 28-09- Secretaris-generaal 1952 Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap v/h Ministerie van VROM en Justitie

09-09- Consultant 1948

11-07- Directeur Luce Consult 1955 Docent Erasmus Universiteit

Mw. Drs. M.C. Hylkema

Lid

17-01- Directeur 1961 Bureau Maudy Hylkema Interim manager, consultant, coach

Dhr. C. van der Linden

Lid

01-01- Interim manager / 1944 consultant

Mw. Ir. M.C. de Nijs

Lid Op voordracht huurders

12-04- Senior 1962 stedenbouwkundige

Dhr. Mr. Ing. R.G. Schrage

Lid

Deskundigheid Governance Volkshuisvesting Justitie Rechtspraak Financiën Bedrijfsvoering Coaching Bestuurlijk Strategisch Management Financieel Marketing P&O Zorg Strategisch Marketing Management Wonen, Welzijn & Zorg Kinderopvang Governance Management Bouw Coaching Management ICT Financiën HRM Bouw Zorg Bouwkunde Strategisch Volkshuisvesting

Relevante nevenfuncties Voorzitter RvC Rabobank Lopikerwaard

Benoemd sinds 01-01-2002* Voorzitter Wbv Schoonhoven van 1981-1987

Lid bestuur Rotterdam Media Fonds

18-09-2008

Lid Bestuur Stichting STEM

01-01-2011

Lid Raad van Raadgevers bij adviesbureau

01-01-2011

Ex-bestuurder Zorgcentrum De Breeje Hendrick Ex-lid RvT St. Zorgpartners Midden-Holland

Lid programmaraad Architectuurcentrum Aorta 2003-2009

24-02- Secretaris van het Juridisch Bestuursfuncties diverse 1951 Bedrijfs-takpensioenfonds Bouwkunde maatschappelijke voor de Bouwnijverheid instellingen * De benoemingsdata zijn de data van de oorspronkelijke benoeming bij de rechtsvoorgangers van QuaWonen.


01-07-2006 Bestuurslid Ons Belang v.a. 12-06-2003 tot 01-07-2006 18-09-2008

29-03-1994*

40

2.2 Samenstelling van de Raad per 1 januari 2012 Door het vertrek van de vice-voorzitter, de heer J.M.M. Elbers, kwam deze functie per 1 juli 2011 vacant. Na sondering binnen de Raad, is mevrouw M.C. de Nijs unaniem gekozen tot vice-voorzitter.

Naam

Functie

Dhr. Mr. J. van der Vlist

Voorzitter

Geboorte Beroep/expertise -datum 28-09- Secretaris-generaal 1952 Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap v/h Ministerie van VROM en Justitie

Mw. Ir. M.C. de Nijs

Mw. Drs. L.C.M. Boonekamp

Vicevoorzitter Lid Op voordracht huurders Lid

12-04- Senior 1962 stedenbouwkundige

11-07- Directeur Luce Consult 1955 Docent Erasmus Universiteit

Mw. Drs. M.C. Hylkema

Lid

17-01- Directeur 1961 Bureau Maudy Hylkema Interim manager, consultant, coach

Dhr. C. van der Linden

Lid

01-01- Interim manager / 1944 consultant

Deskundigheid Governance Volkshuisvesting Justitie Rechtspraak Financiën Bedrijfsvoering Coaching Bouwkunde Strategisch Volkshuisvesting

Zorg Strategisch Marketing Management Wonen, Welzijn & Zorg Kinderopvang Governance Management Bouw Coaching Management ICT Financiën HRM Bouw Zorg

Relevante nevenfuncties Vice-voorzitter RvC Rabobank Utrechtse Waarden

Benoemd sinds 01-01-2002* Voorzitter Wbv Schoonhoven van 1981-1987

Lid programmaraad Architectuurcentrum Aorta 2003-2009

18-09-2008

Lid Bestuur Stichting STEM Lid RvC Zorg en Zekerheid

01-01-2011

Lid RvC MEE Plus Groep

01-01-2011

Ex-bestuurder Zorgcentrum De Breeje Hendrick Ex-lid RvT St. Zorgpartners Midden-Holland

01-07-2006 Bestuurslid Ons Belang v.a. 12-06-2003 tot 01-07-2006

* De benoemingsdata zijn de data van de oorspronkelijke benoeming bij de rechtsvoorgangers van QuaWonen.


41

2.3 Rooster van aftreden en werving nieuwe commissarissen In de vernieuwde Governancecode woningcorporaties is de zittingstermijn voor commissarissen bepaald op maximaal tweemaal een periode van vier jaar. Bij het van kracht worden van de actualisering van de Governancecode geldt voor de voorzitter dat hij feitelijk de maximum zittingsduur al heeft overschreden. De Raad is zich hiervan bewust. Gezien het feit dat per 1 juli 2011 al twee leden zijn afgetreden, kiest de Raad ervoor, met het oog op de continuïteit binnen de Raad, de lopende benoemingstermijn te handhaven. De leden van de Raad hebben bij bespreking van de verdere vernieuwing van de Raad in 2010 de voorkeur uitgesproken voor een kleinere Raad, bestaande uit 6 personen. Gezien het vertrek van twee leden in 2011 en het aftreden van de heer Van der Linden, conform het rooster van aftreden per 1 juli 2012, is in het najaar van 2011 de werving gestart voor twee nieuwe leden. Op deze wijze zal de Raad per 1 juli 2012 weer uit de gewenste 6 leden bestaan. De wervings- en selectieprocedure voor twee nieuwe leden is besproken met en vastgesteld door de voltallige Raad. Aangezien de heer Elbers benoemd was op voordracht van de huurdersorganisaties, is in overleg met de voorzitters van de betrokken organisaties een open wervingsprocedure besproken en gestart. Een tweetal selectiecommissies zijn geformeerd, waarin zowel de huurdersorganisaties als de Raad zijn vertegenwoordigd. Het proces wordt professioneel ondersteund door een ter zake kundig extern adviesbureau, Public Spirit. De profielschets voor de werving is geactualiseerd en vastgesteld in de Raad van 24 november 2011. Hierbij is nadrukkelijk gekeken naar de huidige samenstelling van de Raad en de gewenste diversiteit en deskundigheid, mede afgeleid uit de missie van de corporatie en het taakveld waarin zij werkzaam is. Concreet betekent dit dat voor de werving van de commissaris op voordracht van de huurdersorganisaties het accent ligt op aantoonbare affiniteit met huurders en huurdersbelangen en ervaring in de volkshuisvesting met belangrijke thema’s als bouwen en leefbaarheid. Een financiële achtergrond verdient daarbij de voorkeur. Voor het profiel van het andere lid wordt een stevige financiële expertise gevraagd, alsook kennis van risicomanagement en ondernemerschap. Gezien de huidige samenstelling van de Raad en het streven naar diversiteit, gaat voor beide posities de voorkeur uit naar kandidaten die geografisch georiënteerd zijn op het westelijk deel van het werkgebied.

De procedure is erop gericht de twee nieuwe leden eind april 2012 te benoemen. Het rooster van aftreden van de Raad is nu als volgt: Naam

Functie

Dhr. Mr. J. van Voorzitter der Vlist Mw. Ir. M.C. de Vice-voorzitter Nijs Op voordracht huurders Dhr. C. van der Lid Linden Mw. M.C. Lid Hylkema Mw. L.C.M. Boonekamp

Lid

Benoemd sinds 01-01-2002

Treedt af

Herkiesbaar

01-07-2014

Nee

18-09-2008

18-09-2012

01-07-2006

01-07-2012

Ja, voor een periode van 4 jaar Nee

01-01-2011

01-01-2015

01-01-2011

01-01-2015

Ja, voor een periode van 4 jaar Ja, voor een periode van 4 jaar

2.4 Onafhankelijkheid Naar het oordeel van de Raad, zijn de leden onafhankelijk. Een tweetal leden voldoet evenwel mogelijk niet geheel aan de criteria zoals deze zijn aangeduid in de Governancecode. De heer Van der Linden was tot 1 juli 2006, voor een beperkte periode, bestuurder van een rechtsvoorganger van QuaWonen. Bij de totstandkoming van QuaWonen heeft de Raad met de benoeming van de heer Van de Linden bewust gekozen voor representativiteit van de fusiepartners en de bewezen kwaliteiten van de heer Van der Linden. De heer Van der Vlist is vice-voorzitter van de Raad van Commissarissen van de Rabobank Utrechtse Waarden. QuaWonen heeft als huisbankier de Rabobank Bergambacht-Vlist maar dit is een andere, zelfstandige bank die geen relatie kent met de Rabobank Utrechtse Waarden. De heer Van der Vlist is tevens voormalig bestuurder geweest van één van de rechtsvoorgangers van Quawonen (1981-1987). Dit is echter zo lang geleden dat dit buiten de criteria van onafhankelijkheid van de Governancecode valt.


42

2.5 Honorering De honorering van de leden is eind 2010 geëvalueerd, conform de richtlijnen van de Code voor de honorering van commissarissen bij woningcorporaties die per 1 juli van dat jaar in werking is getreden. Daarbij is ook de Sectorbrede beloningscode voor bestuurders van woningcorporaties betrokken om de zwaartecategorie van QuaWonen te kunnen bepalen: criteria omtrent omvang en complexiteit van de organisatie, professionaliteit van de commissarissen en tijdsbelasting en omvang van de Raad, zijn gewogen. Vervolgens is besloten de honorering per 1 januari 2011 vast te stellen op de ondergrens van de beloningscode. Dit betekent voor de voorzitter een vergoeding van € 10.500 en voor de leden van € 7.000 bruto per jaar. Indexering tweejaarlijks conform CAO Woondiensten en op advies van de VTW. De honorering van de leden van de Raad kent geen variabel, resultaatafhankelijk component. Evaluatie van de honorering zal tweejaarlijks plaatsvinden bij de zelfevaluatie van de Raad, eerstvolgend dus eind 2012. QuaWonen kent voor de commissarissen geen vaste onkostenvergoeding. Van de mogelijkheid kosten te declareren is in 2011 geen gebruik gemaakt. De eventuele kilometervergoeding vindt plaats conform de CAO Woondiensten; één lid heeft in 2011 de verreden kilometers gedeclareerd. De kosten voor opleidingen/seminars, bezocht door individuele leden (zie paragraaf 5), zijn door QuaWonen betaald.

2.6 Commissies van de Raad De Raad heeft in 2011 het besluit omtrent het wel of niet instellen van kerncommissies geëvalueerd. De Raad heeft er ook in 2011 voor gekozen geen auditcommissie in te stellen. De Raad onderkent dat met een auditcommissie meer diepgang in financiële materie voor enkele leden van de Raad bereikt zou kunnen worden. Anderzijds is de Raad van mening, en deze mening wordt gedeeld door de accountant, dat het risico bestaat op inefficiënter werken doordat zaken nogmaals besproken worden in een voltallige Raad. Daarnaast kan voorbereidende besluitvorming in een auditcommissie als nadeel hebben dat een diepgaande financiële discussie aan de leden van de Raad, die niet in de auditcommissie zitting hebben, voorbij gaat. De Raad kiest ervoor om gedurende het jaar regelmatig de manager Bedrijfsvoering en de controller in de vergaderingen uit te nodigen en is zelf met een afvaardiging aanwezig bij het pre-audit gesprek met de accountant. De accountant is ook minimaal één keer per jaar aanwezig bij een vergadering van de Raad.

De Raad kiest ervoor om gedurende het jaar regelmatig de manager Bedrijfsvoering en de controller in de vergaderingen uit te nodigen en is zelf met een afvaardiging aanwezig bij het pre-audit gesprek met de accountant.

Op deze wijze is verdieping van financiële materie geborgd. In 2011 heeft één van de leden van de Raad zitting gehad in de wervingen selectiecommissie benoeming accountant (zie paragraaf 8.3). De Raad kent geen remuneratiecommissie maar de voorzitter en vicevoorzitter vervullen wel deze rol. Ook in 2011 hebben zij het jaarlijkse functioneringsgesprek met de bestuurder gevoerd en de variabele beloning vastgesteld. De afspraken worden vastgelegd in een verslag. In combinatie met de gemaakte afspraken in het arbeidscontract, vormt dit eigenlijk het remuneratierapport zoals bedoeld in de Code (II.2). In het najaar van 2011 is een tweetal commissies gevormd voor de werving en selectie van twee nieuwe leden. Eén commissie waarin de vice-voorzitter van de Raad zitting heeft, tezamen met twee leden van de huurdersorganisaties. Zij richten zich op de werving van het lid voor de Raad, te benoemen namens de huurdersorgansiaties. Voor de werving en selectie van het tweede lid, bestaat de commissie uit de voorzitter, de vice-voorzitter en een lid van de Raad. Voor de uitvoering van de taken van de selectiecommissies wordt verwezen naar paragraaf 2.3 van dit jaarverslag. Afgesproken is het besluit instellen commissies jaarlijks te evalueren.

3 Profielschets De Raad bestaat uit 5-7 leden en streeft naar een evenwichtige samenstelling ten aanzien van kennis, ervaring, leeftijd, geslacht en persoonlijkheid. De profielschetsen zijn, in het kader van de werving van twee nieuwe leden in het najaar van 2011 geactualiseerd en opnieuw vastgesteld (zie paragraaf 2.3). Voor de belangrijkste elementen in de huidige profielschetsen van de Raad als geheel, van de afzonderlijke leden alsmede van de voorzitter, wordt verwezen naar de website van QuaWonen.


43

4 Reglement De Raad kent een Reglement Raad van Commissarissen QuaWonen (2009). De belangrijkste zaken die hierin (vaak als aanvulling op de statuten) geregeld zijn betreffen: • Procedure benoeming, herbenoeming en aftreden. • Onverenigbaarheden. • Zelfevaluatie. • Honorering. • Taken voorzitter. • Werkgeverschap. • Vergaderingen en besluitvorming (ondertekening notulen en separate besluitenlijst). Ook zijn de afspraken omtrent de relatie bestuur en Raad van Commissarissen schriftelijk vastgelegd in de notitie Relatie bestuur en Raad van Commissarissen (2009). De belangrijkste onderwerpen waarover afspraken zijn gemaakt, betreffen: overleg, informatieverstrekking, procuratie en beoordeling van het bestuur. Deze afspraken zijn in aanvulling op vigerende weten regelgeving, de statuten en het Reglement Raad van Commissarissen. In alle documenten tezamen is vastgelegd voor welke bestuursbesluiten goedkeuring van onze Raad is vereist, conform hetgeen hierover gesteld is in de Governancecode. Zowel beide reglementen als de statuten zijn in 2011 ongewijzigd gebleven. De statuten en reglementen en alle relevante informatie over de Raad van Commissarissen zijn beschikbaar op de website van QuaWonen en zijn in 2011 daar waar nodig geactualiseerd. Gepubliceerd is o.a.: • De statuten. • Het Reglement Raad van Commissarissen. • Relatie Bestuur en Raad van Commissarissen. • De samenstelling van de Raad en de nevenfuncties. • Profielschets Raad van Commissarissen. • Vergoedingen Raad van Commissarissen. • Rooster van aftreden. • Integriteitscode. • Regeling interne meldprocedure. • Het visitatierapport (2009) “QuaWonen presteert maatschappelijk goed”.

De Raad heeft daarnaast expliciet toegang tot extranet, een alleen voor de leden van de Raad toegankelijk afgeschermd gedeelte op internet, waar voor hen relevante informatie en vergaderstukken ter beschikking staan. Deze wordt het gehele jaar actueel gehouden.

5 Scholing en kennisuitwisseling Alle leden van de Raad ontvangen uitnodigingen voor themabijeenkomsten en cursusinformatie van brancheorganisaties. Tevens worden de leden van de Raad uitgenodigd voor bijeenkomsten met stakeholders (algemeen en/of themagericht en/of gemeentegericht en/of projectgericht). In 2011 is door de voorzitter van de Raad meegewerkt aan de ledenraad pleging van VTW over aanpassing van de Governancecode woningcorporaties. Een tweetal leden van de Raad heeft het congres “Financiële Actualiteiten Woningcorporaties” van het Studiecentrum voor Bedrijf en Overheid bezocht. Daarnaast heeft een van deze twee leden de navolgende bijeenkomsten bijgewoond: • Regionale themabijeenkomst van VTW met als onderwerpen “Toezicht houden op corporaties in (financieel) zwaar weer, hoe doe je dat?” en “Governancecode Woningcorporaties: aanpassingen en algemeen verbindend verklaren”. • Symposium “Toezicht Woningcorporaties” van het Nederlands Vastgoed Instituut. De twee nieuwe leden zijn begin januari bij QuaWonen gestart met een introductieprogramma, georganiseerd door de bestuurder, samen met de managers en de controller (zie paragraaf 2.1).

6 Zelfevaluatie Zoals vorig jaar al besloten heeft de zelfevaluatie van de Raad in 2011 meer aandacht gekregen. Onder begeleiding van een onafhankelijke deskundige, een consultant van Public Spirit, zijn de individuele leden en de bestuurder zowel schriftelijk als mondeling bevraagd op diverse thema’s rond het functioneren van de Raad als geheel, in relatie met de bestuurder, alsook de leden afzonderlijk. De navolgende thema’s zijn daarbij besproken: • De samenstelling van de Raad. • Procedures en proces van besluitvorming. • De kwaliteit van het proces van toezichthouders in communicatie en informatie. • Een beoordeling van het bestuur.


44

• De kerngebieden van toezicht. • De bevindingen van de externe adviseur zijn met de voltallige Raad gedeeld en besproken in een aparte vergadering. • Als algemeen beeld wordt geconstateerd dat op de verschillende onderdelen goed tot zeer goed wordt gescoord. Daar waar de scores lager zijn, zijn deze items besproken. Samengevat zijn de volgende aandachtspunten genoemd: • Samenstelling van de Raad: met de twee vacatures in 2012 zijn vooral financiële expertise en ondernemerschap als profielaccenten opgenomen. Daarmee is voldoende relevante kennis geborgd. • Geconcludeerd is dat het afgelopen jaar veel is geïnvesteerd in de Raad als collectief. Er staat nu een stevig fundament, de Raad heeft elkaar en elkaars individuele kwaliteiten leren kennen. In het kader van permanente educatie is de volgende stap om na te gaan of ieders kwaliteiten genoeg worden gebruikt in de rol als toezichthouder. • De Raad is van mening dat efficiënt en goed wordt gewerkt, vergaderingen zorgvuldig worden voorbereid en goed worden geleid door de voorzitter. Procedures zijn helder en werkbaar en het proces van besluitvorming verloopt zorgvuldig, democratisch en efficiënt. De Raad houdt elkaar en de directeur-bestuurder scherp vanuit een positief kritische en proactieve houding. De communicatie onderling is open en respectvol. Aandachtspunt voor het komende jaar is de beoordeling en ontwikkeling van de topstructuur, met name het 2e management echelon. Dit zal door de bestuurder verder worden uitgewerkt. • Het externe netwerk: vanuit de vraagstelling, is er nog voldoende zicht op wat en wie er in het regionale krachtenveld interessante partijen zijn (zie ook paragraaf 9.1).

7 De toepassing van de Governancecode woningcorporaties door de Raad van Commissarissen De Raad volgt de richtlijnen van de per 1 juli 2011 geactualiseerde Governancecode woningcorporaties. Het uitgangsprincipe van de code blijft “pas toe of leg uit”, het principe dat ook dit jaar weer is gehanteerd bij de verslaglegging. De Raad is zich ervan bewust dat dit principe niet geldt voor de voorschriften met betrekking tot beloning van bestuurders, honorering van commissarissen en de maximale zittingstermijn voor commissarissen. Met betrekking tot dit laatste punt wordt gebruik gemaakt van de overgangsregeling, zoals toegelicht in paragraaf 2.3.

De Raad is van mening dat voldoende aandacht wordt geschonken aan de toepassing van de Code: niet alleen door te voldoen aan de gestelde eisen (het plaatsen van het “vinkje”) maar zeker ook de doorleving van de code in het denken en handelen van alle leden van de Raad.

8 Werkzaamheden In 2011 heeft de Raad in totaal elf maal vergaderd. Bij twee van deze vergaderingen was de directeur-bestuurder niet aanwezig: de vergadering waarin de uitkomsten van de zelfevaluatie op de agenda stond alsmede de vergadering waarin gesproken werd over het functioneren van de bestuurder. In de reguliere vergaderingen wordt altijd ruimte ingepland om dieper op bepaalde thema’s in te gaan. Het betreft hier thema’s die direct voortvloeien uit de toezichthoudende rol van de Raad (zie paragraaf 8.4). In februari 2011 is, mede ter uitgebreidere kennismaking met de twee nieuwe leden, een excursie georganiseerd langs het bezit en diverse nieuwbouw- en herontwikkelingsprojecten van QuaWonen. Op deze wijze kregen zittende en nieuwe leden van de Raad een actueel beeld van het bestaand en toekomstig bezit van de corporatie alsmede van de vastgoedstrategie. In het voorjaar 2011 is een bijeenkomst georganiseerd om met de Raad uitgebreider stil te staan bij de wijk Schoonhoven Noord, een wijk waar QuaWonen voor een forse herstructureringsopgave staat. In het najaar 2011 is een strategiesessie georganiseerd waar alle leden van

In het voorjaar 2011 is een bijeenkomst georganiseerd om met de Raad uitgebreider stil te staan bij de wijk Schoonhoven Noord, een wijk waar QuaWonen voor een forse herstructureringsopgave staat.


45

de Raad alsmede de bestuurder, enkele leden van het Managementteam en de controller aanwezig waren. In een interactieve sessie, onder begeleiding van een drietal externen, is stilgestaan bij de vraag of de strategie van QuaWonen past bij hetgeen zich aftekent in de omgeving van de corporatie: • Toezicht en governance; de heer Van der Moolen van het Centraal Fonds Volkshuisvesting. • Schets van de woningmarkt, knelpunten, trends en oplossingsrichtingen; de heer Meijdam van de VROM-raad. • Inzicht in de financiële positie en toekomst van de corporaties en inzicht in het wijzigende investeringsbeleid; de heer Conijn, buitengewoon hoogleraar woningmarkt aan de Universiteit van Amsterdam. 8.1 Taakopvatting De Raad streeft ernaar met een goed functionerend team toe te zien op het beleid, de volkshuisvestelijke prestaties en de financiële continuïteit van de organisatie. Tevens wil de Raad de bestuurder met advies terzijde staan, sparringpartner zijn, zonder daarbij op de stoel van de bestuurder te gaan zitten. Daarbij kan ook een spiegel worden voorgehouden. Met als uiteindelijk doel het gezamenlijk zo goed mogelijk behartigen van de belangen van de huurders en de stakeholders. Met betrekking tot de relatie met de bestuurder is de Raad van QuaWonen ervan overtuigd dat, naast alle weten regelgeving en uitgangspunten in codes, het met name van belang is evenwicht tussen controle en vertrouwen te vinden. De Raad streeft dan ook naar een open cultuur zowel binnen de Raad als met de bestuurder waar een kwetsbare opstelling mogelijk is en met ruimte om van gedachten te wisselen en te sparren. Daarnaast is de Raad werkgever van de bestuurder (zie paragraaf 8.7). 8.2 Besluitvorming Besluitvorming vond plaats met toepassing van de desbetreffende bepalingen uit statuten en reglement. Dat wil onder andere zeggen: • Besluitvorming op basis van tijdig toegezonden schriftelijke stukken, over het algemeen op initiatief van het bestuur, soms op verzoek van de Raad. • Heldere notulering van besluiten en opname daarvan in een besluitenlijst. • Incidenteel kan bij spoedeisende zaken besluitvorming per e-mail plaatsvinden (welke besluitvorming in de eerstvolgende vergadering formeel wordt bekrachtigd). In 2011 is dit bij één bestuursbesluit voorgekomen: nadat eind 2010 een bestuursbesluit omtrent een vangnetconstructie bij een bepaald project ter toetsing aan de Raad was

voorgelegd, is dit in eerste instantie per e-mail door de Raad goedgekeurd en vervolgens formeel bekrachtigd in de eerste vergadering van de Raad in 2011. 8.3 De toezichtfunctie In het verslagjaar 2011 verrichtte de Raad de volgende statutaire werkzaamheden. Zoals vastgelegd in artikel 9 van de statuten: • Goedkeuring besluiten tot aan- en verkoop van woningen. • Goedkeuring besluit tot aan- en verkoop van bedrijfspanden. • Goedkeuring besluit tot aankoop van grond. • Goedkeuring besluit tot sloop. • Goedkeuring besluit tot vaststelling van het volkshuisvestingsverslag, de jaarrekening en het jaarverslag 2010. • Goedkeuring besluit tot vaststelling van het jaarplan 2012. • Goedkeuring besluit tot het sluiten van een intentieovereenkomst met een stichting teneinde te komen tot fusie. De aan de Raad voorgelegde bestuursbesluiten worden getoetst op argumentatie en zorgvuldigheid. Alle hiervoor genoemde genomen bestuursbesluiten die aan de Raad zijn aangeboden, zijn goedgekeurd. Conform artikel 10 en 11 van de statuten: • Vaststellen geactualiseerde profielschets leden Raad van Commissarissen. • Vaststellen van het aantal leden van de Raad. • Benoeming twee nieuwe leden Raad van Commissarissen. • Benoeming vice-voorzitter. Conform artikel 19 van de statuten: Conform de bepalingen in de Governancecode is de Raad in 2010 gestart met de procedure heroverweging accountant. Bij de beoordeling van de accountant (Deloitte) in dat jaar is geconcludeerd dat de werkzaamheden altijd naar volle tevredenheid van de Raad zijn verricht. Deloitte is dan ook uitgenodigd deel te nemen aan het keuzetraject in 2011. De in de Raad vastgestelde procedure, waarin uitgangspunten en criteria voor benoeming zijn benoemd, is volgens planning verlopen. De selectiecommissie, bestaande uit een lid van de Raad, de manager Bedrijfsvoering en de controller, heeft begin 2011 uit een drietal geselecteerde bureaus (waaronder de toenmalige accountant Deloitte) een keuze gemaakt, op basis van de vastgestelde uitgangspunten en criteria. Uiteindelijk is het


46

bureau BDO Audit & Assurance ter benoeming voorgedragen aan de Raad. In de vergadering van april 2011 is, na bespreking van de bevindingen over het verslagjaar 2010, afscheid genomen van het accountantskantoor Deloitte. In dezelfde vergadering is de nieuwe accountant door de Raad benoemd. Persoonlijke kennismaking met twee partners van BDO en het uitspreken van wederzijdse verwachtingen en invulling van de rolverdeling, heeft plaatsgevonden in de vergadering van juni. De toezichthoudende functie werd voorts o.a. uitgeoefend door: • Beoordeling management- en projectrapportages per kwartaal. • Goedkeuring bestuursbesluiten in het kader van investeringen in vastgoed. • Kennisname van mededelingen van het bestuur. • Kennisname financiële beoordeling Centraal Fonds Volkshuisvesting. • Kennisname van het jaarverslag Regionale Geschillencommissie Krimpenerwaard. • Kennisname van het prestatieoordeel Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. • Kennisname managementletter accountant en daaruit volgende actielijst en opvolging daarvan. • Kennisname van de bevindingen van de controller in het kader van risicomanagement. • Bijwonen vergadering Ondernemingsraad (met 2 leden). Als toetsingskader waren vooral beschikbaar: • Het BBSH. • Het Ondernemingsplan 2010-2015. • Het jaarplan 2011. • Prestatie-indicatoren directie 2011. • Notitie relatie bestuur en Raad van Commissarissen. • Rapportages Centraal Fonds voor Volkshuisvesting. • Rapportages accountant. • De rapportage “QuaWonen presteert maatschappelijk goed” (onderzoeksverantwoording maat-schappelijke visitatie 2009). • Het Energiebeleidsplan. • Het Strategisch Voorraadbeleid. • Toetsingskader investeringen. • Publicaties Vereniging van Toezichthouders Woningcorporaties. • Aedes- en Governancecode.

8.3.1 Toezicht op verbindingen (nevenstructuur) QuaWonen kent vanaf 2004 een nevenstructuur met B.V.’s. Echter, in deze B.V.’s vinden geen vennootschapsbelastingplichtige activiteiten plaats. In het kader van de Tijdelijke regeling daeb heeft QuaWonen ervoor gekozen een administratieve scheiding aan te brengen in daeb en niet-daeb maar zijn er geen activiteiten in de verbindingen ondergebracht. De jaarrekeningen 2010 van deze B.V.’s zijn door de Raad goedgekeurd. Zolang er geen sprake is van activiteiten in deze B.V.’s, zal er geen aparte accountantsverklaring worden opgesteld en volstaat een geconsolideerde opname in de jaarrekening van Quawonen. Om deze reden bestaat er ook nog geen apart toetsingskader verbindingen. De belangen van QuaWonen in diverse Verenigingen van Eigenaren worden integraal verantwoord in de normale bedrijfsvoering en op die wijze is toezicht door de Raad geborgd. 8.3.2 Risico’s en risicobeheersing In 2011 is veel aandacht besteed aan risico’s en risicobeheersing. Zowel integraal als op basis van het uitdiepen van bepaalde onderwerpen en het bespreken van specifieke projecten. Aan de orde zijn gekomen: • Goedkeuring van bestuursbesluiten met betrekking tot vastgoed projecten. In de ontwikkelingsprocedure is een tweetal momenten benoemd waarop goedkeuring van het bestuursbesluit door de Raad is vereist: de definitiefase en de prijs- en contractvorming. Op deze wijze is het toetsmoment voor de Raad structureel geborgd. De fasedocumenten zijn standaard voorzien van een risicoparagraaf zodat risico’s inzichtelijk zijn en gewogen kunnen worden. Toetsing vindt plaats aan de hand van een vastgesteld investeringskader. • Medio 2011 is, los van de fasedocumenten, kritisch gekeken naar de risico’s in de bestaande projectenportefeuille. Daarbij zijn grondposities, de marktfinanciering van niet-Daebactiviteiten en de slecht functionerende koopmarkt, die druk leg op de voortgang van de projecten, onder de loep genomen. • Meer specifiek heeft de Raad bij vastgoed projecten stil gestaan bij de berekening van de grondexploitatie en de kwetsbare positie van aannemers/bouwers in de huidige markt en de mogelijke consequenties daarvan voor QuaWonen. • In bijzijn van de controller is gesproken over de verdere implementatie van het risicomanagement binnen de organisatie. De geactualiseerde externe risicoanalyse en de opzet van de control matrices is met de Raad besproken. Op deze wijze is voor de Raad goed inzichtelijk of


47

en op welke wijze de ambities uit het Ondernemingsplan realiseerbaar zijn en welke risico’s dit met zich meebrengt. Gewerkt wordt nu aan een overall concept van het risicomanagement waar de verschillende risico-instrumenten een plek gaan krijgen. Naar verwachting wordt deze begin 2012 besproken. • Met de themabespreking actuele waarde is inzicht verschaft in de financiële positie van QuaWonen: kasstromen, vermogensontwikkeling en financierbaarheid. • Veranderende weten regelgeving wordt scherp in de gaten gehouden door de bestuurder en geanalyseerd aangeboden aan de Raad. Daarbij worden kansen en risico’s voor de organisatie geschetst en besproken (o.a. de nieuwe Woningwet, het businessmodel van de corporatie). • In een themasessie treasury is met de Raad dieper ingegaan op het treasurybeleid en de resultaten die hiermee worden behaald. De Raad heeft hiermee goed inzicht gekregen in de handelwijze vanuit de kaders van het treasurybeleid waarbij de balans tussen renterisico en kansen op de markt scherp bewaakt wordt. • Het beleid- en begrotingsstatuut 2012, met afwegingskader Daeb en niet-Daeb. • De bespreking van de jaarrekeningen 2011 met en de bevindingen van de accountant. • De bespreking van de kwartaalrapportages. • De verdere ontwikkeling van de Balanced Scorecard. De controller speelt een belangrijke rol in bovenstaande processen en heeft, indien gewenst, een directe lijn met de accountant en de Raad. Voor 2012 is gepland dat de controller met een eigen rapportage de bevindingen over 2011 zal vastleggen. Daarnaast is in de reguliere planning- en beleidscyclus opgenomen dat de risicoanalyse en de te nemen maatregelen met de Raad worden besproken. Gezien het bovenstaande is de Raad van mening dat er in 2011 een grote stap is gezet in het goed in beeld brengen van de risico’s, de maatregelen die ter beheersing worden getroffen en het structureel borgen in de organisatie. Verdere implementatie in 2012 wordt met vertrouwen tegemoet gezien. 8.4 De adviserende functie (het met raad terzijde staan) Ook in 2011 zijn diverse onderwerpen van strategische en beleidsmatige aard voorgelegd aan en besproken met de Raad. Zowel aan de hand van aangeleverde notities als in de vorm van een themabespreking (een vast

onderdeel van de agenda), in de reguliere vergaderingen maar ook in een tweetal aparte bijeenkomsten. Regelmatig in aanwezigheid van managers, medewerkers en/of deskundigen. Naast al elders in het verslag genoemde themaonderwerpen betrof dit: • Beleid met betrekking tot hogere inkomensgroepen. • Methodiek waardeberekeningen. • Uitvoering van de speerpunten van het Ondernemingsplan (o.a. project Excellente Basisdienstverlening). • De nieuwe Woningwet. • Integriteit. • Businessmodel van de corporatie. • Beleidsvoornemens en beleid- en begrotingstatuut 2012. • Meningsvorming omtrent de (financiële) haalbaarheid van een specifiek project. • Personele aangelegenheden. Met het oog op deze adviserende functie, zal één lid van de Raad deelnemen aan een in 2012 te organiseren sessie in het kader van het actualiseren van het ICT-beleid. De Raad is van mening dat zij door tijd te investeren in belangrijke onderwerpen en deze met elkaar uit te diepen, in staat is de klankbordfunctie naar de bestuurder op een goede wijze te vervullen (zie paragraaf 8.1).

De controller speelt een belangrijke rol in bovenstaande processen en heeft, indien gewenst, een directe lijn met de accountant en de Raad.


48

8.5 Overige onderwerpen Voorts nam de Raad besluiten met betrekking tot: • Vaststellen prestatie-indicatoren ten behoeve van de evaluatie en de beoordeling van het functioneren van de bestuurder over 2011. • Benoemen afvaardiging van de Raad ten behoeve van het overleg met de Ondernemingsraad. • Vaststellen vergaderschema 2012. • Inventarisatie en vaststellen van themaonderwerpen voor 2012. • Procedure en externe begeleiding zelfevaluatie Raad. • Procedure en externe begeleiding werving en selectie twee nieuwe leden. 8.6 Overleg met het bestuur Naast de reguliere en extra vergaderingen, onderhoudt de voorzitter van de Raad, conform het reglement, de contacten met de bestuurder. Structureel is er schriftelijk contact, vooral in voorbereiding op een vergadering van de Raad, aanvullend persoonlijk overleg is er op momenten dat daar behoefte aan is. 8.7 De Raad als werkgever De Raad ziet de werkgeversrol als een belangrijk taakonderdeel. Hierbij speelt in 2011 met name de maatschappelijke discussie omtrent de normering van de beloningen van corporatiebestuurders. Bij de aanstelling van de bestuurder in 2010 is de beloning bepaald volgens de richtlijnen van de commissie Izeboud en de Sectorbrede beloningscode voor bestuurders van woningcorporaties. De methodiek voor het vaststellen van de functiezwaarte van de laatstgenoemde code is gevolgd en de bezoldiging is conform de daarbij horende salarisschaal vastgesteld. Aan het begin van het jaar, zo ook in 2011, worden prestatie-indicatoren voor de bestuurder ten behoeve van de beoordeling aan het eind van het jaar, door de Raad vastgesteld. De prestatie-indicatoren 2011 bestonden uit 6 benoemde prestaties, 2 specifiek gericht op persoonlijke ontwikkeling en 4 met een QuaWonenkarakter. Globaal waren de onderwerpen: • Van richten naar inrichten en verrichten in samenwerking met Managementteam. • Human capital op basis van het Ondernemingsplan. • Businessmodel van de corporatie.

• Het project Excellente Basisdienstverlening (speerpunt Ondernemingsplan) uitgerold en geïmplementeerd. • Risicomanagement geïmplementeerd. • Bedrijfsvoering op orde, organisatie in control. De voorzitter en vice-voorzitter hebben het beoordelingsgesprek met de bestuurder gevoerd. Om het functioneren van de bestuurder goed te kunnen beoordelen en een helder beeld van de organisatie te krijgen, heeft een afvaardiging van de Raad aan het eind van het jaar overleg met de Ondernemingsraad en met het Managementteam. Ook heeft een afvaardiging van de Raad jaarlijks overleg met de huurdersorganisaties, waar ruimte is om bevindingen met elkaar te delen. Met de voltallige Raad wordt het functioneren van de bestuurder besproken, mede getoetst aan de hand van de vooraf opgestelde prestatie-indicatoren en de ervaringen in de vergaderingen van de Raad. Alle bovengenoemde gesprekken zijn zonder de aanwezigheid van de bestuurder. De op deze wijze verkregen input wordt door de voorzitter en vice-voorzitter meegenomen in het functioneringsgesprek met de bestuurder. Geconcludeerd is dat het algeheel functioneren van de bestuurder in 2011 goed is (gekoppeld aan een 2% loonsverhoging). De specifieke prestatiebeloning is gekoppeld aan een eenmalige beloning en ook hier geldt dat geconcludeerd is dat de bestuurder goed heeft gepresteerd (volledige prestatiebeloning van 10% van het jaarloon). De uitkomsten van het gesprek zijn schriftelijk vastgelegd. De aandachtspunten die uit het functioneringsgesprek naar voren zijn gekomen, worden meegenomen in de prestatieindicatoren 2012. 8.7.1 Samenstelling bestuur Het bestuur van QuaWonen bestaat in 2011 uit: Naam R.A. van den Broeke

Geboortedatum 17-06-1968

Start huidige functie 01-03-2010

In dienst sinds 01-03-2010

Uit dienst per

Bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst met de heer Van den Broeke in 2010 is met de bepaling in de Sectorbrede beloningscode bestuurders woningcorporaties omtrent de benoemings-periode rekening gehouden: benoeming heeft plaatsgevonden voor een periode van vier jaar.


49

De bestuurder heeft in 2011 de volgende nevenfuncties: • Voorzitter Federatie van woningcorporaties in de Krimpenerwaard. • Per 1 juni 2011 lid van de Raad van Toezicht van Stichting Leefbaar Ondernemend Platteland. • Per 1 juni 2011 lid van de Raad van Advies van Carrière Instituut Schoonhoven. 8.7.2 Beloningssystematiek In de arbeidsovereenkomst met de bestuurder is sprake van een vast salaris en een variabel deel van maximaal 10%. Doorgroei in het vaste salaris is afhankelijk van de wijze waarop de bestuurder zich ontwikkelt in zijn functie en vindt slechts plaats na beoordeling en besluitvorming door de Raad. De variabele beloning is afhankelijk van de mate waarin, door de bestuurder met de Raad afgesproken kwantitatieve en kwalitatieve resultaten, zijn gerealiseerd. De te behalen resultaten worden begin van het jaar beschreven middels prestatie-indicatoren die door de Raad worden vastgesteld. Het wetsvoorstel normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT), waarmee de Tweede Kamer eind 2011 heeft ingestemd, wordt begin 2012 nader geanalyseerd en beoordeeld zal worden of dit consequenties heeft voor de beloningssystematiek bij QuaWonen. 8.7.3 Beloning bestuurder volgens Sectorbrede beloningscode bestuurders woningcorporaties (SBBW) Eind 2011 heeft de beoordeling van het functioneren van de heer Van den Broeke plaatsgevonden, hetgeen is vastgelegd in een gespreksverslag (zie paragraaf 8.8). De beloning in 2011 bestond uit de navolgende componenten: Totaal vast inkomen Variabel inkomen Totaal jaarinkomen conform beloningscode

8.7.4 Beloning volgens de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (Wopt) Sinds 2006 is de Wet Openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens (Wopt) van kracht, deze is ook op woningcorporaties van toepassing. De wet regelt dat inkomens, die dat van een minister overschrijden, moeten worden gepubliceerd. De berekeningsbasis op grond van deze wet is het fiscaal loon. Het bovenstaand brutoloon is vertaald naar de Wopt-systematiek en dat betekent voor de heer Van den Broeke een totaal jaarinkomen van € 147.921. Dit bedrag bestaat uit twee componenten, namelijk het belastbaar loon ad € 115.153 plus het werkgevers- en werknemersgedeelte pensioenpremie ad € 32.768. Dit inkomen is onder de Wopt-meldingsnorm, die voor 2011 is vastgesteld op € 193.000. Ter vergelijking met het jaar 2010: totaal jaarinkomen € 119.297 bestaande uit de componenten belastbaar loon € 92.484 plus werkgevers- en werknemersgedeelte pensioenpremie ad € 26.813 (over een periode van 10 maanden aangezien de heer Van den Broeke per 1 maart 2010 in dienst is getreden). 8.7.5 Pensioenaanspraken en secundaire arbeidsvoorwaarden De heer Van den Broeke neemt deel aan de bij QuaWonen geldende pensioenregeling van de Stichting Pensioenfonds Woningcorporaties (SPW). Van de maandelijkse premie voor deze voorziening houdt QuaWonen een percentage in op het maandloon van de bestuurder dat overeenstemt met het percentage van werknemers op wie de CAO Woondiensten van toepassing is. Er is dus geen sprake van aanvullende pensioenafspraken. De secundaire arbeidsvoorwaarden zijn conform CAO Woondiensten, met daarboven een belastbare onkostenvergoeding van € 150 netto per maand. Deze vergoeding is verwerkt in het belastbaar loon.

€ 103.537,44 - 9.586,80 € 113.124,24


50

9

De Raad en het maatschappelijk draagvlak

9.1 Algemeen De Raad ziet het bestaansrecht van de corporatie onlosmakelijk verbonden met inbedding in de gemeenschap en acht een goede wijze van betrekken van belanghebbenden bij het beleid dan ook van groot belang. Regelmatig wordt hierover gesproken in de vergaderingen. Zo ook in 2011. De Raad heeft zich door de bestuurder laten informeren op welke wijze Quawonen op strategisch en operationeel niveau (met betrekking tot leefbaarheid, een bepaald thema of projectspecifiek) haar belanghouders laat participeren. Op alle niveaus wordt daarbij vinger aan de pols gehouden of de gekozen wijze ook het gewenste resultaat oplevert. Met name op strategisch niveau bestaat de wens een meer structurele vorm te vinden om belanghoudersbetrokkenheid te borgen. Het idee van een Raad van Advies in enigerlei vorm spreekt daarbij aan en begin 2012 zal dit idee verder worden uitgewerkt. In de eerder genoemde strategiebijeenkomst (zie paragraaf 8) is ook gesproken over belanghoudersbetrokkenheid en legitimiteit van de corporatie. Zonder democratisch toezicht op de aanwending van het corporatievermogen is het van wezenlijk belang dat de corporatie herkenbaar en transparant opereert en verantwoording aflegt. 9.2 Overleg met de Ondernemingsraad Eind 2011 zijn de voorzitter en een lid van de Raad aanwezig geweest bij de overlegvergadering met de Ondernemingsraad. In die vergadering is onder andere gesproken over: • De samenstelling van de Ondernemingsraad. • Personele aangelegenheden. • De managementrapportage. • Het project Excellente Basisdienstverlening. • De werving en selectie van twee leden voor de Raad. • Bedrijfscultuur.

De Raad is van mening dat het jaarlijks aansluiten bij de overlegvergadering een goede manier is om voeling te houden met de organisatie en haar medewerkers, van belang ook voor het beoordelen van het functioneren van de bestuurder. De Ondernemingsraad wordt ook betrokken bij de procedure werving en selectie van de twee nieuwe leden voor de Raad, gestart eind 2011. Het functieprofiel is, vóór vaststelling door de Raad, ter beoordeling voorgelegd aan de Ondernemingsraad. 9.3 Overleg met huurdersorganisaties De twee leden van de Raad, benoemd op voordracht van de huurdersorganisaties, spreken jaarlijks met de bestuursleden die deze organisaties vertegenwoordigen. Van dit jaarlijks overleg wordt door de leden teruggekoppeld naar de voltallige Raad. Gesproken is onder andere over: • De functie, rol en gewenste samenstelling van de huurdersorganisaties nu en voor de toekomst. • De financiële positie van QuaWonen. • De relatie met QuaWonen en de bestuurder. 9.4 Overige activiteiten Ook zijn leden van de Raad aanwezig bij externe festiviteiten van de corporatie, bijvoorbeeld oplevermomenten van vastgoedprojecten. Op deze wijze bestaat de gelegenheid om rechtstreeks contact te houden met belanghebbenden van QuaWonen, onder andere gemeenten, zorg- en welzijnsinstellingen en ontwikkelaars.


51

10 Integriteit De Raad heeft de verantwoordelijkheid en voelt dit ook als zijn taak, toe te zien op integer werken. Zowel door de organisatie en de bestuurder maar ook binnen de Raad zelf. De Raad is daarbij van mening dat integer werken niet alleen in regels is vast te leggen en af te dwingen. Naast maatregelen en procedures (integriteitscode/klokkenluidersregeling) kent integriteit namelijk ook een zachte kant: menselijk gedrag (normen en waarden). In 2011 is inbedding in de organisatie opnieuw aan de orde geweest: wat doen we aan bewustwording maar ook voorbeeldgedrag van bestuurder en Raad. Daarbij zijn juist het bespreken van praktijkgevallen en morele dilemma’s nuttig en noodzakelijk alsook het adequaat handelen in die gevallen waar niet integer handelen aan het licht komt. De Raad is in 2011 ook zelf geconfronteerd met een integriteitsdilemma. Een van de leden was ongewild in de publiciteit gekomen omtrent zijn voormalige bezoldiging en bestuurlijk handelen bij een andere organisatie. Er was geen sprake van conflicterend gedrag met regelgeving en het betreffende lid heeft altijd naar volle tevredenheid bij QuaWonen gefunctioneerd. Na ampele overwegingen heeft het lid besloten zijn lidmaatschap per 1 juli te beëindigen. Omdat integriteit een blijvend thema is in de maatschappelijke discussie zal in 2012, bij de actualisatie van de integriteitscode, opnieuw nadrukkelijk bij dit onderwerp worden stilgestaan.

Het begrip integriteit binnen de onderneming Quawonen kent een integriteitscode, waarin is beschreven wat QuaWonen verstaat onder integriteit en waar de grenzen liggen. Gestreefd wordt integer te zijn in de omgang met klanten, leveranciers en relaties, met elkaar en met bedrijfseigendommen. Kernwaarden daarbij zijn klantgerichtheid, eigen verantwoordelijkheid, openheid en respect. In 2011 hebben zich geen zaken voorgedaan die melding aan de Raad nodig maakten. Naast deze regels en richtlijnen in de integriteitscode kent QuaWonen ook een regeling interne meldprocedure (een zogenaamde klokkenluidersregeling). De procedure omschrijft hoe te handelen bij een vermoeden van een misstand en daarbij bestaat een beroepsmogelijkheid bij de voorzitter van de Raad. In 2011 is geen gebruik gemaakt van de regeling. Beide regelingen zijn gepubliceerd op internet.

Kernwaarden van integer gedrag zijn klantgerichtheid, eigen verantwoordelijkheid, openheid en respect.

10.1 Tegenstrijdige belangen en nevenfuncties Het Reglement Raad van Commissarissen regelt, in aanvulling op regelgeving en codes, dat (schijn van) onverenigbaarheid gemeld moet worden bij de voorzitter van de Raad. In 2011 is geen sprake geweest van tegenstrijdige belangen bij het bestuur of leden van de Raad. Nevenfuncties van het bestuur en de leden van de Raad worden structureel gemeld in de vergadering van de Raad en vermeld in het jaarverslag (zie paragraaf 2).


52

Verklaring Raad van Commissarissen

Verklaring van het bestuur

De Raad neemt zijn rol als toezichthouder serieus en vindt het belangrijk om op transparante wijze verantwoording af te leggen over zijn taken, de keuzes die gemaakt zijn en de verschillende belangen die daaraan ten grondslag liggen. Met de vernieuwde samenstelling van de Raad in 2011 en de profielaccenten, gelegd voor de werving van twee nieuwe leden in 2012, heeft de Raad er vertrouwen in goed toegerust te zijn op zijn taak nu en in de toekomst. Daarbij is de Raad trots op de behaalde prestaties van QuaWonen in 2011: we waarderen de inzet van alle medewerkers en de bestuurder en bedanken hen voor hun inzet!

Dit verslag geeft naar mijn mening een getrouw beeld van de activiteiten van QuaWonen in het verslagjaar, van de positie waarin we ons bevinden en van de belangrijkste ontwikkelingen. Naar mijn overtuiging blijkt uit dit jaarverslag en uit deze jaarrekening, dat QuaWonen haar middelen uitsluitend heeft besteed in het belang van de volkshuisvesting. Het jaarverslag 2011 en de jaarrekening, opgesteld conform de hiervoor geldende richtlijnen, zijn vastgesteld door het bestuur d.d. [datum]. Rob van den Broeke directeur-bestuurder

Vastgesteld door de Raad van Commissarissen van QuaWonen Bergambacht, 26 april 2012

Het bestuursbesluit is goedgekeurd door de Raad van Commissarissen op 26 april 2012

Mr. J. van der Vlist Voorzitter


53

Jaarverslag van de Raad van Commissarissen over 2011

Recommend Documents