90
Jaarverslag 2015
Stadgenoot
Stadgenoot
Jaarverslag 2015
91
Verslag van de Raad van Commissarissen De raad van commissarissen (hierna: RvC) is conform de statuten van Stichting Stadgenoot belast met het interne toezicht op het bestuur en op de algemene gang van zaken in de stichting en de met haar verbonden ondernemingen. De RvC staat het bestuur met raad ter zijde.
Samenstelling RvC De samenstelling van de RvC, het rooster van aftreden, de functies en nevenactiviteiten zijn hiernaast weergegeven; deze gegevens zijn eveneens op de website van Stadgenoot gepubliceerd. Per 1 juni 2015 heeft Wim Kuijken zijn functie als voorzitter van de RvC van Stadgenoot neergelegd om zodoende, in het kader van de Wet bestuur en toezicht, zijn benoeming tot voorzitter van de raad van commissarissen van De Nederlandsche Bank mogelijk te maken. Sindsdien bekleedt hij de functie van vicevoorzitter van de RvC van Stadgenoot. Ingrid Hissink is per 1 juni 2015 unaniem door de RvC benoemd tot voorzitter. De RvC heeft in 2015 het aantal leden in de RvC teruggebracht naar zes door twee vertrekkende commissarissen op grond van het rooster van aftreden te laten opvolgen door één commissaris. De Governancecode Woningcorporaties geeft aan dat de RvC in de profielschets vermeldt welke kwantitatieve en kwalitatieve doelstellingen de RvC ten aanzien van diversiteit hanteert. De RvC onderschrijft het belang van diversiteit binnen de RvC, maar verbindt daaraan geen aantallen. In een RvC met zes leden is het niet mogelijk bij een enkele mutatie direct alle relevante aspecten van diversiteit (geslacht, leeftijd, beroepsgroepen, kennis en expertise, culturele achtergrond) in zich te verenigen. In geval van vacatures binnen de RvC gaat bij de invulling daarvan de voorkeur uit naar kandidaten die de diversiteit versterken.
Vacatures in de RvC
Herbenoeming
Kitty Roozemond, die op voordracht van Huurgenoot lid van de RvC was, heeft op 28 maart 2015 na acht jaar op grond van het rooster van aftreden de RvC verlaten. Hein Blocks, de vicevoorzitter van de RvC en lid van de auditcommissie, heeft op 24 mei 2015 na acht jaar op grond van het rooster van aftreden de RvC verlaten. Door het vertrek van deze twee leden van de RvC, gecombineerd met de wens van de RvC om het aantal leden naar zes terug te brengen, is er in 2015 één vacature ontstaan en ingevuld. Na een open sollicitatieprocedure is, op voordracht van Huurgenoot, de heer Gerrit Vreugdenhil benoemd tot commissaris per 1 september 2015 voor een periode van vier jaar. De heer Vreugdenhil is eveneens benoemd tot voorzitter van de auditcommissie. De RvC meent met zijn benoeming een uitstekende invulling te hebben gevonden voor de ontstane vacature.
Per 28 september 2015 is de heer Pieter Tordoir unaniem door de RvC herbenoemd voor een tweede en tevens laatste termijn van vier jaar. Conform het reglement van de RvC heeft de toenmalige voorzitter van de RvC de leden in het voorjaar 2015 over de voorgenomen herbenoeming van Pieter Tordoir geconsulteerd.
De RvC heeft voor de invulling van deze vacature als eerste, in overleg met Huurgenoot, een profielschets opgesteld. Vervolgens is de vacature gepubliceerd in twee landelijke dagbladen en op het internet. Na het opstellen van een long list en vervolgens een short list zijn enkele sollicitanten uitgenodigd voor een gesprek met de selectiecommissie bestaande uit bestuursleden van Huurgenoot en voor een gesprek met leden van de RvC en een bestuurder van Stadgenoot. Na een tweede gespreksronde heeft Huurgenoot, gesteund door de leden van de RvC en het bestuur, unaniem besloten om de heer Gerrit Vreugdenhil voor benoeming in de RvC van Stadgenoot voor te dragen. De RvC heeft vervolgens op 9 juni Gerrit Vreugdenhil benoemd tot commissaris. Een integriteitsonderzoek door een onafhankelijk bureau maakte, zoals gebruikelijk, onderdeel uit van deze sollicitatieprocedure. De uitkomst van dat onderzoek leverde geen belemmering op voor deze benoeming.
Met de inwerkingtreding van de herziene Woningwet per 1 juli 2015 moeten woningcorporaties voorgenomen benoemingen of herbenoemingen van bestuurders en commissarissen voor een zienswijze van de minister voorleggen aan de Autoriteit woningcorporaties. Begin juli is bij de Autoriteit woningcoporaties melding gedaan van de voorgenomen herbenoeming van Pieter Tordoir en is de zogenaamde fit & propertoets opgestart. Op 26 augustus heeft de Autoriteit woningcorporaties de zienswijze van de minister kenbaar gemaakt. Deze leverde geen bezwaar op voor het herbenoemen van de heer Tordoir. De RvC is verheugd dat de heer Tordoir zich bereid heeft gevonden om de herbenoeming te aanvaarden.
Taken en bevoegdheden De taken en bevoegdheden van de RvC zijn opgenomen in de statuten van Stadgenoot en in het reglement van de RvC. Ook deze documenten zijn gepubliceerd op de website van Stadgenoot.
Lidmaatschap VTW De leden van de RvC zijn lid van de Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties (VTW).
Toepassing Governancecode 2015 In april is er een nieuwe Governancecode vastgesteld door de leden van Aedes en de leden van VTW. De vernieuwde Governancecode is ingegaan op 1 mei 2015 en vervangt de code uit 2011 in zijn geheel. De
corporaties hebben tot 1 januari 2016 de tijd gekregen om de wijzigingen in te voeren. De Governancecode verlangt dat in het jaarverslag over boekjaar 2015 wordt aangegeven op welke manier de nieuwe code is ingevoerd. Evenzeer bepaalt de Governancecode dat de Rvc in haar verslag vastlegt welke bepalingen van de Governancecode niet werden toegepast en met welke motivering hiervan is afgeweken. De naleving van de Governancecode is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de RvC en het bestuur. In een gezamenlijke implementatiesessie van bestuur en RvC zijn in september 2015 de principes en bepalingen van de Governancecode doorleefd. Geïnventariseerd is of en op welke wijze aan de bepalingen reeds wordt voldaan. Vastgesteld is dat aan het merendeel van de bepalingen al wordt voldaan. Daar waar nog niet aan een bepaling werd voldaan, is een actie en actiehouder benoemd. Tevens heeft de RvC commissaris Amma Grapperhaus bereid gevonden om als eerste aanspreekpunt te fungeren als het gaat om Governance-aangelegenheden. Vervolgens zijn de acties opgevolgd. Met de publicatie van dit jaarverslag 2015, waarin voorgeschreven verantwoordingsgegevens staan opgenomen, is aan alle bepalingen van de Governancecode voldaan. RvC en bestuur besteden aandacht aan het intern en extern communiceren van de kernwaarden van de Governancecode. Op de website is het onderdeel ‘Governance: bestuur en toezicht’, naar aanleiding van de nieuwe Governancecode, geheel vernieuwd. Intern is via het intranet aandacht besteed aan de nieuwe Governancecode en de betekenis daarvan voor Stadgenoot.
92
Jaarverslag 2015
Stadgenoot
Deskundigheidsbevordering
Onafhankelijkheid commissarissen
De RvC heeft, als onderdeel van de zelfevaluatie, in juni 2015 besloten zich te verplichten tot Permanente Educatie (PE). Daartoe is een PE-systeem geïmplementeerd conform het Reglement Permanente Educatie van Aedes en VTW. De RvC bekrachtigt hiermee het belang van de ontwikkeling van kennis en kunde. Dit betekent dat zij vanaf 1 januari 2015 PE-punten moet halen door geaccrediteerde opleidingen te volgen op terreinen als volkshuisvesting, governance en financiën. In de jaren 2015 en 2016 dienen de commissarissen minimaal tien uren aan PE-activiteiten te besteden.
De onafhankelijkheid en het kritisch vermogen van commissarissen is ieder jaar onderwerp van de zelfevaluatie van de RvC. Conform het bepaalde in de nieuwe Woningwet en in de Governancecode 2015 heeft, tijdens de zelfevaluatie die in juni 2015 is gehouden, de RvC vastgesteld dat zij zodanig is samengesteld dat de commissarissen ten opzichte van elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. De commissarissen hebben geen persoonlijk belang in de toegelaten instelling of de door haar in stand gehouden onderneming. Er is geen arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 610 lid 1 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek tussen de commissarissen en de toegelaten instelling. De leden van de RvC ontvangen geen persoonlijk financiële vergoedingen van Stadgenoot anders dan de vergoeding voor de als lid van de RvC verrichte werkzaamheden. Ook maken de leden geen deel uit van het bestuur van een vennootschap dan wel rechtspersoon waarin een lid van het bestuur van de corporatie lid van de RvC is. Zowel in de statuten als in het reglement van de RvC zijn bepalingen opgenomen over de onafhankelijkheid van de leden van de RvC.
De leden van de RvC woonden in 2015 verschillende bijeenkomsten bij in het kader van deskundigheidsbevordering, waaronder die van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW). De RvC heeft bij de zelfevaluatie geconstateerd dat zij als geheel over de volle breedte kennis neemt van vakliteratuur op terreinen van volkshuisvesting, vastgoed en governance. Conform de Governancecode worden de behaalde PE-punten van de leden van de RvC in het jaarverslag vermeld. Commissaris Ingrid Hissink Wim Kuijken Pieter Tordoir Willem van Leeuwen Amma Grapperhaus Gerrit Vreugdenhil
Behaalde PE-punten in 2015 12 6 24 29 14 3
In 2015 zijn door de leden van de RvC geen meldingen gedaan aan de voorzitter over een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van betekenis is voor de woningcorporatie en/of voor het betreffende lid van de RvC.
Honorering De honorering van de leden van de RvC voldoet aan de WNT2. De honorering is, als onderdeel van dit jaarverslag, opgenomen in de jaarrekening.
Stadgenoot
Jaarverslag 2015
93
In 2015 bestond de RvC uit de volgende personen:
Naam Mevrouw drs. Ingrid Hissink RC Geboortejaar 1967 Functie in RvC Tot 1 juni 2015: lid, voorzitter auditcommissie; vanaf 1 juni: voorzitter, lid auditcommissie, lid remuneratiecommissie Expertise Financiën Benoemd per 20 december 2013 Benoemd tot 20 december 2017 (herbenoembaar) Beroep Directeur Financiën Flevoziekenhuis Nevenfuncties Naam De heer drs. Wim J. Kuijken Geboortejaar 1952 Functie in RvC Tot 1 juni 2015: voorzitter, lid remuneratiecommissie; Vanaf 1 juni 2015: vicevoorzitter, voorzitter remuneratiecommissie Expertise Openbaar bestuur, (Ruimtelijke) economie, water Benoemd per 1 juli 2012 Benoemd tot 1 juli 2016 (herbenoembaar) Beroep Deltacommissaris, Regeringscommissaris voor het Deltaprogramma, Nevenfuncties Voorzitter raad van toezicht Stichting VU-VUmc; lid RvC De Nederlandsche Bank N.V., commissaris van overheidswege; lid raad van advies Stichting Het Nationale Park De Hoge Veluwe; decaan Leernetwerk NSOB; lid Evaluatiecommissie Politiewet; bestuurs lid Stichting Klaartje Dormits - van den Berg Naam Geboortejaar Functie in RvC Expertise Benoemd per Herbenoemd per Benoemd tot Beroep Nevenfuncties
De heer prof. dr. Pieter Tordoir 1958 Lid, lid auditcommissie Economische en sociale ontwikkeling, ruimtelijke ordening en volkshuisvesting 28 september 2011 28 september 2015 28 september 2019 (niet herbenoembaar) Directeur-eigenaar Ruimtelijk Economisch Atelier Tordoir; hoogleraar Geografie en Planologie Universiteit van Amsterdam Docent/onderzoekscoördinator ASRE; geassocieerd lid raad voor de leefomgeving
94
Jaarverslag 2015
Naam Geboortejaar Functie in RvC Expertise Benoemd per Benoemd tot Beroep Nevenfuncties
Stadgenoot
De heer mr. Willem van Leeuwen 1953 Lid (op voordracht van de Maatschappijraad van Stadgenoot) Governance, volkshuisvesting, bestuur 27 november 2012 27 november 2016 (herbenoembaar) Directeur CS&G Consultancy bv Fellow Wetenschappelijk Instituut CDA; voorzitter RvC Woningstichting Vivare; docent Erasmus School of Accounting & Assurance (ESAA); Programma voor Commissarissen en Toezichthouders; voorzitter SWV Rijn & Gelderse Vallei; voorzitter Renumeratie- commissie PO Raad; Associé BMC Advies; lid bestuur Stichting NWR
Naam Mevrouw mr. drs. Amma Maria C.C. Grapperhaus-Vos Geboortejaar 1960 Functie in RvC Lid (op voordracht van huurdersorganisatie Huurgenoot) Expertise Volkshuisvestingsrecht, vastgoedrecht, omgevingsrecht en handhavingsrecht Benoemd per 1 juli 2014 Benoemd tot 1 juli 2018 (herbenoembaar) Beroep Advocaat–Partner NGNB Advocaten Nevenfuncties Lid raad van toezicht Casa Nederland, lid Commissie voor Administratieve Geschillen van de gemeente Gelderland Naam De heer Gerrit Vreugdenhil RA Geboortejaar 1955 Functie in RvC Lid (op voordracht van huurdersorganisatie Huurgenoot), voorzitter auditcommissie Expertise Financiën Benoemd per 1 september 2015 Benoemd tot 1 september 2019 (herbenoembaar) Beroep Lid raad van bestuur ROC van Amsterdam-Flevoland Nevenfuncties Voorzitter raad van toezicht Amaris Zorggroep; lid raad van toezicht Stichting Prisma Almere; voorzitter van de Bedrijfstakgroep Zakelijke Dienstverlening en Veiligheid van de MBO Raad; voorzitter van de Sectorkamer Zakelijke Dienstverlening en Veiligheid van de Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB); lid van de Ledenraad van SURF
Stadgenoot
Jaarverslag 2015
95
Naam Geboortejaar Functie in RvC Expertise Benoemd per Benoemd tot Beroep Nevenfuncties
De heer drs. Hein G.M. Blocks 1945 Tot 24 mei 2015: vicevoorzitter, lid auditcommissie, voorzitter remuneratiecommissie Financiën 1 juli 2008 (daarvoor lid van de RvC van rechtsvoorganger woningbouwvereniging Het Oosten van 24 mei 2007 tot 1 juli 2008) 24 mei 2015 Adviseur, bestuurder Voorzitter Stichting Geschillencommissies Consumentenzaken (SGC) en Geschillen- commissies Beroep en Bedrijf (SGB); voorzitter bestuur Stichting Administratiekantoor KLM (SAK2); penningmeester Prinses Beatrix Spierfonds; lid raad van toezicht Spieren voor Spieren; voorzitter Stichting Vluchtelingenwerk Amstel tot Zaan; lid raad van advies College Bescherming Persoonsgegevens; voorzitter RvC Da Vinci Groep; voor- zitter RvC Nationale Nederlanden Bank; lid Commissie Toegang Notariaat; lid raad van toezicht Elisabeth Otter Knoll Stichting
Naam Geboortejaar Functie in RvC Expertise Benoemd per Afgetreden per Beroep Nevenfuncties
Mevrouw drs. Kitty C.E. Roozemond 1955 Lid (op voordracht van huurdersorganisatie Huurgenoot) Openbaar bestuur, governance, sociale economie 1 juli 2008 (daarvoor lid van de RvC van rechtsvoorganger woningbouwvereniging Het Oosten van 28 maart 2007 tot 1 juli 2008) 28 maart 2015 Toezichthouder en bestuurder Lid Onderzoeksraad Integriteit Overheid; lid raad van toezicht ABP
96
Jaarverslag 2015
Stadgenoot
De RvC doet verslag
De ontmoeting met de ondernemingsraad in april 2015 stond in het teken van wederzijdse kennismaking, aangezien de ondernemingsraad door reguliere verkiezingen grotendeels van samenstelling was gewijzigd.
De werkwijze van de RvC is opgenomen in het reglement van de RvC. Dit reglement staat op de website van Stadgenoot. Het besluitvormingsproces van de RvC is in principe gericht op het bereiken van onderlinge overeenstemming. Dat gebeurt aan de hand van het reglement van de RvC, waarin verder afspraken en regels zijn opgenomen over de samenstelling en onafhankelijkheid van de RvC, de bevoegdheden en werkwijze, alsmede over de verhouding met andere organen en instanties binnen en buiten de stichting. Bij met name besluiten over financiële onderwerpen heeft de RvC zich laten adviseren door de auditcommissie. Bij de beoordeling van de bestuurders heeft de RvC zich laten adviseren door de selectie- en remuneratiecommissie.
De RvC vergadert De RvC van Stadgenoot is in 2015 achtmaal bijeengekomen. Bij zeven bijeenkomsten waren de beide bestuurders aanwezig en bij één vergadering één bestuurder. Afhankelijk van de besproken onderwerpen waren ook directieleden, managers, medewerkers of externen (zoals de accountant) aanwezig. Bij alle vergaderingen van de RvC was de secretaris van de RvC aanwezig. De vergaderingen van de RvC worden voorbereid door de voorzitter van de RvC, de voorzitter van het bestuur en de secretaris van de RvC. Hiervoor hebben zij onderling frequent contact. In een voorzittersoverleg worden tevens al die onderwerpen besproken die op dat moment actueel en relevant zijn voor de corporatie. Het voorzittersoverleg is in 2015 achtmaal gehouden. De RvC-leden Kitty Roozemond, Amma Grapperhaus en Gerrit Vreugdenhil, die in de RvC zijn benoemd op voordracht van huurdersorganisatie Huurgenoot, hebben in 2015 eenmaal, respectievelijk tweemaal en eenmaal het overleg bijgewoond dat de huurdersorganisatie Huurgenoot met het bestuur van Stadgenoot voert als bedoeld in de Wet op het overleg huurders verhuurder. De RvC voert regelmatig overleg met de ondernemingsraad en de directie van Stadgenoot. In 2015 zijn de RvC en de ondernemingsraad in het bijzijn van het bestuur eenmaal bijeengekomen en met de directie, tevens in het bijzijn van het bestuur, tweemaal bijeengekomen.
Commissaris Willem van Leeuwen, die op voordracht van de Maatschappijraad van Stadgenoot benoemd is in de RvC, heeft driemaal een vergadering van de Maatschappijraad bijgewoond.
De RvC besluit De volgende besluiten en goedkeuringen van de RvC zijn na intensieve discussie genomen respectievelijk gegeven aan: • Kaderbesluit Eiland Oostenburg • Reglement auditcommissie • Statutenwijziging • Verkoop Oranjewerf • Pensioenregeling • Honorering raad van commissarissen • Benoeming voorzitter raad van commissarissen • Jaarstukken 2014 • Decharge bestuur • Complexgewijze verkoop • Samenstelling commissies • Benoeming Gerrit Vreugdenhil • Werkplan bestuur 2015/2016 • Samenwerkingsafspraken • Treasury- en beleggingsstatuut 2015 • Investeringsbesluit Holendrecht fase 4 • Herbenoeming Pieter Tordoir • Verkoop ontwikkelrecht Blok 43A IJburg • Renovatie Bart van Hovestraat • Verkoop complex Argentinië • Verkoop complex Derde Oosterparkstraat • Treasury-jaarplan • Investeringsstatuut • Belonings- en beoordelingsbeleid • Ondernemingsplan 2016-2020 • Jaarplan en begroting 2016 • Meerjarenplanning • Hypotheekvestiging op registergoederen Stadgenoot • Hypotheekvestiging op registergoederen Stadsgoed • Reglement RvC
Stadgenoot
Jaarverslag 2015
De RvC bespreekt en wordt geïnformeerd Naast alle bovengenoemde onderwerpen heeft de RvC onder meer de volgende onderwerpen besproken c.q. kennisgenomen van de volgende onderwerpen: • Brasa • Treasury-statuut • Stakeholderconferentie • Oordeelsbrief • Verslagen remuneratiecommissie • Verslagen Maatschappijraad • Verslagen auditcommissie • Maandrapportage december 2014 • Tertaalrapportages • Rendementseisen • Stageverslagen commissarissen • Managementletter en accountantsrapport n.a.v. controle 2014 • Implementatie Woningwet • Reactie ILT op oordeelsbrief 2013 • Definitieve verkoop positie Oranjewerf • Jaarverslag Ombudsman • Huurbeleidsplan • Brief WSW borgbaarheid en borgingsplafond • Cultuurscan • Compliance • Permanente Educatie • Beoordeling bestuur • Maatschappijraad 2.0 en stakeholdermanagement • Financiële sturing • Opzet jaarverslag • Visitatierapport en bestuurlijke reactie
• • • • • • • • • • • •
97
Governancecode 2015 Middenkern GAK-gebouw Assurance-rapporten Evaluatie deelnemingen 2014 Maatschappijraad 2.0 DAEB/Niet-DAEB VvE Beheer Amsterdam Investeringsbesluiten > 3 mio Brief WSW en ILenT 1012Inc Opvang statushouders Deregulering beoordeling arbeidsrelaties en indexering honorarium RvC
De RvC is werkgever De heren Marien de Langen (12 oktober 1955) en Gerard Anderiesen (22 april 1954) vormen gezamenlijk het collegiaal bestuur van Stadgenoot. Marien de Langen bekleedt de positie van voorzitter. Beide bestuurders zijn verantwoording verschuldigd aan de RvC. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het bestuur zijn vastgelegd in het bestuursreglement dat door de RvC is goedgekeurd. Hierin zijn o.a. afspraken vastgelegd omtrent het overleg, financierings- en beleggingsovereenkomsten en (des-)investeringen. Het bestuursreglement is gepubliceerd op de website van Stadgenoot. Binnen het bestuur is, met instemming van de RvC, de volgende portefeuilleverdeling gemaakt:
Marien de Langen
Gerard Anderiesen
Aandachtsveld
Organisatie en landelijk desinvesteren/ Lokaal/stad nieuwe ontwikkellocaties Herstructurering bestaand bezit
Aansturing bedrijfsonderdelen/ afdelingen
Financiën & Bedrijfsvoering Strategie & Portefeuille Vastgoed & Ontwikkeling Klant & Woning Personeelsmanagement & Ontwikkeling Communicatie & Marketing Bestuurssecretariaat
Dochters (aandeelhoudersrol)/ deelnemingen
NV Stadsgoed Amsterdamse Compagnie
VvE Beheer Amsterdam WoningNet
Governance/eerste verantwoordelijkheid
RvC Auditcommissie Ondernemingsraad
Huurgenoot Maatschappijraad
Externe vertegenwoordiging
De Vernieuwde Stad Aedes
Amsterdamse Federatie van Woningcorporaties NVBW
98
Jaarverslag 2015
Beide bestuurders zijn tevens directeur of directievoorzitter of hebben zitting in een RvC van een aantal samenwerkingsverbanden die aan Stadgenoot zijn gelieerd. Marien de Langen bekleedde in 2015 de volgende nevenfuncties: −− lid dagelijks bestuur Forum voor Stedelijke Vernieuwing; −− voorzitter van de Vernieuwde Stad; −− geassocieerd lid van de raad voor de leef omgeving en infrastructuur; −− voorzitter stichting ArchiNed; −− bestuurslid stichting behuizing Anne Frank Stichting. Gerard Anderiesen bekleedde in 2015 de volgende nevenfuncties: −− lid dagelijks bestuur Nederlandse Vereniging van Bestuurders van Woningcorporaties; −− voorzitter van de raad van advies van de Academie van de Bouwkunst; −− lid algemeen bestuur Amsterdamse Federatie van Woningcorporaties; −− lid programmaraad Platform31. Conform de bepalingen van de Governancecode Woningcorporaties 2015 zijn er door Stadgenoot geen persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen aan de bestuurders verstrekt die niet vallen onder het beloningsbeleid. Er zijn door de bestuurders geen tegenstrijdige belangen gemeld aan de voorzitter van de RvC die van betekenis zijn voor de woningcorporatie en/of het betreffende lid van het bestuur. In 2015 is door Marien de Langen één nevenfunctie ter aanvaarding voorgelegd. De bestuurders hebben aan de RvC verklaard dat door de bestuurders geen schenkingen gevraagd of aangenomen zijn dan wel zakelijke kansen van de corporatie benut zijn voor zichzelf of hun gezinsleden. Het besturen van een woningcorporatie in een snel veranderende maatschappij vraagt om actuele kennis en vaardigheden. Corporatiebestuurders zijn vanaf 1 januari 2015 verplicht tot Permanente Educatie (PE) en moeten over een periode van drie kalenderjaren
Stadgenoot
108 PE-punten behalen. In 2015 hebben de beide bestuurders nog geen PE-punten behaald. In 2016 is de voorzitter van het bestuur de heer De Langen begonnen aan een opleidingstraject. Met het volgen daarvan behaalt hij ruim voldoende PE-punten om aan de norm te gaan voldoen. Bestuurder Gerard Anderiesen zal binnen de gestelde periode met pensioen gaan. Begin 2016 heeft Gerard Anderiesen aangekondigd om, na een actieve loopbaan waarvan de afgelopen 14 jaar als bestuurder van Stadgenoot respectievelijk algemeen directeur van rechtsvoorganger de Algemene Woningbouwvereniging met pensioen te gaan per 1 januari 2017. De RvC heeft na een uitvoerige en zorgvuldige procedure het besluit genomen om per 1 januari 2017 binnen de bestaande organisatiestructuur een eenhoofdig bestuursmodel in te stellen, met Marien de Lange als bestuurder.
De RvC houdt toezicht De RvC heeft zich laten informeren door mondelinge en schriftelijke rapportages van de bestuurder(s) en de directie. De RvC heeft toezicht gehouden op het bestuur door de verschillende rapportages die aan de RvC zijn verstrekt (zoals de tertaalrapportages). Tevens is informatie verstrekt over de voortgang van processen. De auditcommissie heeft zich specifiek gericht op de financiële continuïteit van de stichting en de interne risicobeheersing. In de reguliere vergaderingen van de RvC is aandacht besteed aan de dochterondernemingen en de bv’s waarin Stadgenoot participeert. Het toezicht van de RvC op de strategieontwikkeling van Stadgenoot kwam tot stand in nauw en uitvoerig overleg met het bestuur. Datzelfde gold voor het toezicht op de financiële risicobeheersing. De maatschappelijke en volkshuisvestelijke functie van Stadgenoot kreeg speciale aandacht van de RvC aan de hand van rapportages van het bestuur waarin de ontwikkelingen op maatschappelijk, economisch en volkshuisvestelijk terrein expliciet aan bod kwamen. Het belangrijkste instrument vanuit de toezichtrol voor de financiële beheersing (control) is de tertaalrapportage, die eens per vier maanden aan de RvC
Stadgenoot
wordt verstrekt. Deze integrale rapportage omvat sturings- en verantwoordingsinformatie van zowel de volkshuisvestelijke doelstellingen van Stadgenoot als de financiële vertaling ervan. Deze managementrapportage wordt voorzien van een visie van het bestuur en een begeleidend schrijven van de directeur Financiën & Bedrijfsvoering met een nadere toelichting op de belangrijkste aandachtspunten en ontwikkelingen. Naast deze gestructureerde informatievoorziening is er sprake van management by exception. Dat wil zeggen dat bij belangrijke financiële vraagstukken de mening van de RvC vooraf wordt gevraagd c.q. er separate informatievoorziening richting de RvC plaatsvindt. Belangrijk zijn in dit verband omvang, impact, risico en strategie. De financiële continuïteit van Stadgenoot werd vanuit de RvC gemonitord aan de hand van de tertaalrapportage en de ontwikkelingen van de solvabiliteit en de kasstromen. De structurele solvabiliteitsnorm die hiervoor voorlopig is vastgesteld bedraagt 55 procent (EV/TV), met een bandbreedte van min 5 procentpunten (groene zone) en min 10 procentpunten (oranje zone). Eind 2015 is de solvabiliteit 57,5% procent en bevindt zich daarmee in de groene zone. Met betrekking tot de kasstromen vindt sturing onder meer plaats aan de hand van de Exploitatie Rente Verhouding (ERV). Deze ratio geeft de mate waarin de rentelasten worden gedekt door de exploitatie kasstromen aan. Op termijn is de norm voor de ERV gesteld op 130 procent, met een ondergrens van 110 procent. In 2015 bedroeg de ERV 160 procent en bevindt zich daarmee in de groene zone. Naast de sturing op solvabiliteit en kasstromen worden alle investeringsbeslissingen binnen Stadgenoot getoetst op hun rendement. De rendementseis voor investeringen verschilt per project.
Jaarverslag 2015
99
wenden als daartoe aanleiding is. De cultuur binnen Stadgenoot is open en alles kan aan de orde komen.
Vooruitblik toezicht op de financiële positie De komende jaren gaat Stadgenoot verder met het versterken van haar financiële positie. Dit wordt gedaan aan de hand van het financieel beleid, het Ondernemingsplan 2016-2020 en de financiële strategie van de onderneming. De RvC zal in 2016 toezicht houden op de financiële positie van Stadgenoot aan de hand van de tertaalrapportages, waarin de financiële kaders worden gemonitord. Ook bij het opstellen van investeringsplannen, beleidsplannen, een ondernemingsplan en/of andere zaken die van materiële invloed kunnen zijn op de uitkomsten van de verschillende normen zal het financiële beleid als kader worden gehanteerd.
Externe accountant De externe accountant KPMG is per verslagjaar 2014 benoemd voor een periode van vier jaar. Het bestuur en de auditcommissie maken ten minste eenmaal in de vier jaar een grondige beoordeling van het functioneren van de externe accountant in de diverse entiteiten en capaciteiten waarin de externe accountant fungeert. De RvC houdt toezicht op het volgen van de procedures in het kader van het opstellen en de publicatie van het jaarverslag, de jaarrekening en eventuele andere financiële berichten die worden gepubliceerd. Het jaarrekeningproces 2015, bezien vanuit de relatie met de externe accountant, zal worden beoordeeld als de werkzaamheden van de accountant rondom de jaarstukken 2015 zijn afgerond. Deze beoordeling wordt daarna besproken in de RvC.
De RvC heeft commissies Auditcommissie
De RvC zorgt er ook voor dat zelfstandig informatie wordt ingewonnen over de gang van zaken bij Stadgenoot. Zo zijn er gesprekken met de directieleden, de ondernemingsraad, de huurdersorganisatie, de Maatschappijraad, medewerkers en de accountant. Eenieder is daarbij uitgenodigd zich tot de RvC te
De auditcommissie is een vaste commissie van de RvC. Zij ondersteunt en adviseert de RvC bij het uitvoeren van de verantwoordelijkheden op het terrein van toezicht op de interne controle en risicobeheersing, de naleving van richtlijnen en voorschriften van relevante externe toezichthoudende instanties
100
Jaarverslag 2015
en overige stakeholders en relevante gedragscodes, de controle door en de relatie met de externe accountant, de informatieverschaffing ten behoeve van financiële planning, voortgang en verantwoording van resultaten (zowel intern als extern) en andere aspecten binnen de planning en control-cyclus en de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Het thema risicomanagement is in de auditcommissie evenzeer een indringend onderwerp van gesprek. Compliance is een vast onderwerp op de agenda van de auditcommissie. Met de behandeling van compliance worden met name aangelegenheden betreffende voor de corporatie relevante interne en externe wet- en regelgeving besproken. De auditcommissie bestond in 2015 uit Gerrit Vreugdenhil (voorzitter vanaf 1 september), Ingrid Hissink (voorzitter tot 1 september en daarna lid), Pieter Tordoir en Hein Blocks (als lid tot 24 mei 2015 en als onbezoldigd adviseur van 24 mei tot 1 september 2015). Standaard zijn tevens de bestuurders aanwezig, de secretaris van de RvC en de directeur Financiën & Bedrijfsvoering. Afhankelijk van de te behandelen onderwerpen zijn ook één of meerdere financieel specialisten aanwezig, waaronder de externe accountant. De auditcommissie van de RvC is zesmaal bijeen geweest en heeft tweemaal in een besloten deel van de vergadering (zonder bestuur) gesproken met de externe accountant. De auditcommissie heeft de volgende onderwerpen behandeld: • Managementletter KPMG • Initial rapportage KPMG • Accountantsverslag n.a.v. controle 2014 • Jaarplan Audits 2015 • Risk • Financiële sturing • Meerkosten accountantswerkzaamheden • Jaarstukken 2014 • Voortgang forensisch onderzoek • Derivaten • Maandrapportage december 2014 • Tertaalrapportages 2015: 1e en 2e • Tertaalrapportages 2014: 3e • Audit declaraties bestuur en directie
Stadgenoot
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Financiering dochters en deelnemingen Brasa Treasury- en beleggingsstatuut Wijziging concernstructuur en statutenwijzigingen Voortgangsrapportage actiepunten managementletter Maatschappelijk rendement Evaluatie verbindingen Opzet jaarverslag Investeringsbesluit Holendrecht fase 4 Voortgang Risk en Compliance Treasury-jaarplan Uitkomst geschiktheidsonderzoek en PE-jaarplan Overzicht besluiten bestuur Verslagen Treasury-commissie Investeringsstatuut Quick scan risicomanagement Controleplan 2015 KPMG Managementletter 2015 Jaarplan & begroting 2016 MJP Voortgang actiepunten managementletter Hypotheekvestiging op registergoederen Goedkeuring investeringsbesluiten > 3 mio Stand van zaken privacywetgeving en Stadgenoot
Bij de bespreking van de jaarstukken in de auditcommissie is de accountant aanwezig geweest, onder meer ter toelichting van diens rapportages. De RvC heeft een reglement voor de auditcommissie opgesteld waarin de doelstelling, werkwijze en taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd. In dit reglement zijn de verantwoordelijkheden van de auditcommissie richting de externe accountant expliciet opgenomen. Dit reglement is gepubliceerd op de website van Stadgenoot. In het kader van de risicobeheersing is vanuit de RvC de auditcommissie het eerste aanspreekpunt als het gaat om het toezicht. Ook de verantwoordelijkheden van deze commissie ten aanzien van risicobeheersing zijn vervat in het reglement van de auditcommissie.
Stadgenoot
RvC. De vicevoorzitter van de RvC bekleedt de functie van voorzitter in de selectie- en remuneratiecommissie. De taken van de selectie- en remuneratiecommissie staan opgenomen in het reglement dat op de website van de corporatie is gepubliceerd. De selectie- en remuneratiecommissie heeft in 2015 viermaal vergaderd, in aanwezigheid van (een lid van) het bestuur en de secretaris van de RvC. De volgende onderwerpen zijn besproken: • Pensioenregeling bestuur • Honorering RvC • Onkostenvergoeding RvC • Functioneren bestuur 2014/2015 • Werkplan Bestuur 2015/2016 • Diskprofielen/Teamgrid Bestuur en Directie • Bestuursmodel • Concept belonings- en boordelingsbeleid
Beloningsbeleid De RvC stelt, conform de Governancecode, het beloningsbeleid van het bestuur vast conform de vigerende wettelijke kaders. Het beleid is zowel op de website van de woningcorporatie als in dit verslag gepubliceerd. De beloning van het bestuur is opgenomen in de jaarrekening die onderdeel is van dit jaarverslag. Om te kunnen sturen op resultaat en ontwikkeling wordt voor alle echelons (medewerkers, managers en directieleden) de regeling Planning en Beoordeling gehanteerd. Binnen deze regeling vormen de prestaties de basis voor de beoordeling. De beoordeling van het bestuur door de RvC sluit aan op deze methodiek door met een jaarlijks werkplan te werken. In het werkplan zijn de strategische doelstellingen, vanuit de begroting en het ondernemingsplan, vertaald in financiële en niet-financiële doelstellingen voor het gezamenlijke bestuur. Per bestuurder kan ook een discretionair onderdeel worden afgesproken. Het werkplan 2015/2016 van het bestuur is besproken in de remuneratiecommissie in haar vergadering van 22 mei 2015 en is op 9 juni 2015 door de RvC vastgesteld.
Selectie- en remuneratiecommissie De RvC kent een selectie- en remuneratiecommissie die bestaat uit de voorzitter en vicevoorzitter van de
Op 9 juni 2015 heeft de RvC in een besloten vergadering gesproken over de prestaties van het bestuur in
Jaarverslag 2015
101
2014. De conclusies hiervan zijn door de remuneratiecommissie met de bestuurders gezamenlijk én afzonderlijk gedeeld in beoordelings- en evaluatiegesprekken die op 9 juni 2015 hebben plaatsgevonden. De remuneratiecommissie heeft een samenvatting van dit gesprek in een brief aan de bestuurders bevestigd. De vigerende wet- en regelgeving ten aanzien van de bezoldiging van de bestuurders is leidend voor het te voeren bezoldigingsbeleid. Per 1 januari 2014 is conform de WNT, op basis van het aantal eenheden en de omvang van de gemeente, de bezoldigingsklasse ‘I’ van toepassing voor Stadgenoot. In 2015 gold de Wet normering topinkomens 2 (WNT2). De bezoldiging van zowel de bestuursvoorzitter als de bestuurder valt binnen de overgangsmaatregel van de normstelling. De RvC onderscheidt binnen de RvC drie type functies die qua functiezwaarte (verantwoordelijkheid en tijdbelasting) van elkaar verschillen: een lid, een voorzitter van een commissie/vicevoorzitter en de voorzitter van de RvC. In 2015 heeft de RvC besloten om deze verschillen in de hoogte van de honorering tot uitdrukking te brengen. De honorering van alle leden van de RvC voldoet aan de WNT2 en valt binnen de norm van de beroepsregel van de VTW.
De RvC evalueert De RvC houdt jaarlijks gestructureerde en goed voorbereide zelfevaluaties. Het doel is zelfreflectie en elkaar kritisch en constructief aanspreken op het eigen functioneren. De aanpak en de zwaarte van deze zelfevaluaties varieert jaarlijks. In 2015 zijn voorafgaand aan de zelfevaluatie 27 stellingen aan de commissarissen voorgelegd; 22 stellingen werden door de VTW geformuleerd en 5 stellingen naar aanleiding van de zelfevaluatie 2014. Deze stellingen hebben als leidraad gediend voor het gesprek over het functioneren van de RvC in het jaar daaraan voorafgaand. De uitkomsten van deze gesprekken zijn in een voorzittersoverleg gedeeld met de voorzitter van het bestuur. Over het algemeen vinden de commissarissen dat de RvC goed functioneert, zowel in de rol van toezichthouder als in de rol van werkgever. Geconcludeerd is dat alle vorig jaar geformuleerde aandachtspunten
102
Jaarverslag 2015
en acties zijn opgepakt. Er zijn ook enkele nieuwe aandachtspunten besproken en benoemd, waaronder het in positie brengen van de RvC als adviseur bij strategische beleidsvorming daar waar het de maatschappelijke meerwaarde van Stadgenoot betreft. Ten aanzien van de aandachtspunten zijn acties benoemd en afspraken onderling en met het bestuur en de secretaris gemaakt.
De RvC bezoekt en ontvangt Een delegatie van de RvC heeft in het voorjaar 2015 deelgenomen aan de projecten-dag van Stadgenoot die jaarlijks voor de diverse interne raden wordt georganiseerd. Dit jaar stond de projecten-dag in het kader van het afmaken van de herstructurering. De buurten Bosleeuw, Kolenkit, Bakema en Eendrachtspark zijn bezocht. Tijdens de crisis heeft Stadgenoot bestaande plannen moeten heroverwegen: meer faseren en minder ingrijpend, oftewel ‘het nieuwe ontwikkelen’. Daarnaast is Stadgenoot op zoek gegaan naar nieuwe manieren van aanbesteden. Dat heeft erin geresulteerd dat ontwikkelende bouwers nu uitgenodigd worden om met een plan te komen. Op de projecten-dag waren voorbeelden van zowel het oude als het nieuwe ontwikkelen te zien. Op uitnodiging van de RvC is in juni 2015 een externe deskundige met de RvC in gesprek gegaan over legitimiteit en Stadgenoot. Onderwerpen als de bijzondere meervoudige identiteit van de organisatie, verantwoording naar en invloed vanuit belanghouders, de maatschappelijke opdracht en operational excellence zijn daarbij aan de orde geweest. Ook is het stakeholdermanagement en de positie en meerwaarde van de Maatschappijraad besproken. Eens per jaar lopen de leden van de RvC individueel stage bij een bedrijfsonderdeel van de organisatie om zodoende het beeld te versterken van het functioneren van de organisatie in het algemeen en van het werk en de werksituaties in verschillende lagen van de organisatie in het bijzonder. Ook is hierdoor een antenne gecreëerd voor het opvangen van eventuele weak signals. De zichtbaarheid van de RvC in de organisatie wordt door het lopen van stages vergroot. De leden van de RvC koppelen hun stage-bevindingen
Stadgenoot
terug in de vergaderingen van de RvC. De stageverslagen van de commissarissen worden op het intranet van de Stadgenoot gepubliceerd.
De RvC stelt vast Op 21 april 2016 hebben de RvC van Stadgenoot en de bestuurders dit jaarverslag en de bijbehorende jaarrekening besproken in bijzijn van de externe accountant en de directeur Financiën & Bedrijfsvoering. Tevens heeft de RvC met instemming kennis genomen van de over de jaarrekening en het jaarverslag uitgebrachte verklaring van KPMG Accountants. De middelen van Stadgenoot zijn uitsluitend in het belang van de volkshuisvesting besteed. Activiteiten hebben uitsluitend plaatsgevonden ten behoeve van de volkshuisvesting en de leefbaarheid, in overeenstemming met de statuten van de stichting. De woongelegenheden liggen binnen het statutaire werkgebied. Op het gebied van beleggen en verbintenissen zijn geen risicovolle posities ingenomen. Conform artikel 35 lid 1 van de Woningwet stelt het bestuur, met inachtneming van afdelingen 2 tot en met 6, 8, 10, 11, 13 en 16 van titel 9 van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, de jaarrekening op. De raad van commissarissen van Stadgenoot stelt vast dat het bestuur deze verantwoordelijkheid heeft genomen en stelt, conform artikel 35 lid 3 van de Woningwet, de jaarrekening 2015 vast. Amsterdam, april 2016 De RvC van Stadgenoot, Ingrid Hissink, voorzitter Wim Kuijken, vicevoorzitter Pieter Tordoir Willem van Leeuwen Amma Grapperhaus Gerrit Vreugdenhil
Stadgenoot
Jaarverslag 2015
103
