Jaarverslag Toon Hermans Huis Maastricht 2013
1
Het Toon Hermans Huis Maastricht (THHM) is een positief inloophuis voor iedereen die te maken heeft met kanker. Wij bieden een thuis in hartje Maastricht, waar mensen elkaar kunnen ontmoeten, met elkaar kunnen praten en naar elkaar kunnen luisteren. Een plek waar lief en leed met elkaar gedeeld wordt, waar mensen een kop soep komen eten of actief deelnemen aan de vele ontspannende en creatieve activiteiten die dagelijks op het programma staan. THHM geeft aandacht aan de psychosociale kant van de ziekte, die volgens menig onderzoek minstens zo belangrijk is als de medische kant. Ook wij horen thuis in de zorgketen. In de zomer van 2013 ben ik als directeur bij het THHM begonnen en inmiddels heb ik mijn hart verloren aan deze prachtige organisatie. De warme sfeer die het huis uitademt, de betrokken vrijwilligers die er dag in dag uit voor zorgen dat mensen zich thuis en op hun gemak voelen bij ons. Even weg van alle drukte en stress, even ontspannen, even kletsen en alleen datgene doen wat goed voelt. Ons huis vervult een niet meer weg te denken rol voor onze gasten. Dat moet ook zo blijven, maar dat gaat niet vanzelf. THHM is een stichting die afhankelijk is van subsidies en donaties, in verschillende vormen. Het blijft een uitdaging om, ondanks teruggedraaide overheidssubsidies, onze missie waar te maken en kansen te vinden die onze toekomst veilig kan stellen. Wij acteren in een onrustige markt. Daarom zijn wij constant op zoek naar nieuwe mogelijkheden om ons netwerk verder uit te breiden. Dit doen wij onder andere door grote instanties zoals de zorgverzekeraars, het KWF en het MUMC bij onze werkzaamheden te betrekken. De rust en warmte in huis vormen vaak een groot contrast met de harde buitenwereld. Zowel op menselijk als op zakelijk vlak. Om meer balans te krijgen in onze geldstromen, hebben wij het afgelopen jaar een aantal kostenposten gereduceerd, zoals communicatie, huisvesting en ICT. In 2014 gaan wij hiermee verder. Hiertegenover staat dat het voor 2014 een ambitie is om ook weer nieuwe inkomsten te gaan genereren . Trots ben ik op onze vrijwilligers die dagelijks vol energie klaar staan, met ideeën komen en voor onze gasten zorgen. Trots ben ik op onze gasten, groot en klein, die over onze lage, maar voor sommigen onder hen hoge, drempel stappen. Trots ben ik ook op onze geïntensiveerde contacten met ambassadeurs, samenwerkende partners, collega huizen en brancheorganisaties. Hierin blijven wij investeren om de toekomst van het huis zeker te stellen. Het gevoel van saamhorigheid is enorm en dat zorgt iedere dag weer voor een brede glimlach op mijn gezicht.
Melanie Frederiks, Directeur Toon Hermans Huis Maastricht
2
Inhoudsopgave 2. Organisatie ............................................................................................................................. 4 3. Samenwerkingspartners......................................................................................................... 6 4. Aanbod ................................................................................................................................... 6 5. Registratie............................................................................................................................... 8 6. Communicatie ........................................................................................................................ 9 7. Ambassadeurs ........................................................................................................................ 9 8. Financien .............................................................................................................................. 10 9. Staat van baten en lasten over 2013 .................................................................................... 11 10. Samenwerkingspartners, bijlage a ..................................................................................... 12 11. Relaties tussen het THHM en andere partijen, bijlage b …………………………………13
3
2. Organisatie 2.1 Vrijwilligers De vrijwilligers vormen het draagvlak van ons huis. Zonder onze vrijwilligers is er geen THHM. In 2013 bestond ons team uit de volgende samenstelling van vrijwilligers:
Basisteam Team
Totaal 2013 Toonkamer, IC en project 36 Incidentele, eenmalige 76 vrijwilliger
nieuw 2 8
gestopt 2 22
andere taak 4
De toenemende dynamiek van de activiteiten in huis zorgt er ook voor dat de vraag naar specifieke deskundigheid/interesses van vrijwilligers verandert. We vragen niet alleen vrijwilligers die goede communicatieve vaardigheden hebben maar ook vrijwilligers die over organisatietalent en/of administratieve- of creatieve talenten beschikken. Basisteamleden zijn minimaal één dagdeel per week aanwezig en zijn betrokken bij gastenzaken. Een deel van de basisteamleden is naast zijn of haar vaste dagdeel ook verantwoordelijk voor het coördineren van een project. Incidentele vrijwilligers werken minder dan één dagdeel per week voor het THHM en zijn vaak niet rechtstreeks betrokken bij communicatie met gasten. Onder de incidentele vrijwilligers vallen ook vrijwilligers die eenmalig iets voor ons huis hebben betekend. Vrijwilliger zijn is niet vrijblijvend. Vrijwilliger zijn is niet alleen vrijblijvend. We moeten erop kunnen rekenen dat gemaakte afspraken nagekomen worden, dat we er samen de schouders onder zetten en dat we de positieve sfeer in huis proberen te bewaren. Bovendien verwachten we deelname aan studiedagen, trainingen, open dagen, intervisies en lezingen. Onze vrijwilligers zijn immers ook onze ambassadeurs.
2.2 Aanbieders Het THHM kent in 2013 16 aanbieders (docenten) waarvan 12 vast en 4 incidenteel. o Paul Brand (Yellow Kinderclub) o Petra Jonker (Yellow Kinderclub) o Marina Jonker (Yellow Kinderclub) o Harry Peijs (yoga en meditatie) o Els Derks (wandelen) o Marijke van Meel (schilderen en tekenen) o Franscz Witte (schilderen en tekenen) o Tonny van der Beesen (meezing koor) o Josien vd Burcht (holistic pulsing) o Conny Fooij (gezichtsbehandeling) o Barbara Schenk (tai chi) o Mary Loeff (leesclub) o Franca Warmerhoven (Mindfulness) o Robert Laenen (vervanging Tonny vd Beesen) o Eveline Houtakkers (vervanging Yellow kinderclub) o Anneke de Groot (zingeving) o Diverse professionals tbv lezingen, presentaties, workshops en themamiddagen
4
Net als de vrijwilligers zijn onze professionele aanbieders een belangrijke spil in onze organisatie. Gasten en aanbieders raken vertrouwd met elkaar. Dit werkt door in de aanpak en begeleiding tijdens de workshops. Ondanks het streven naar laagdrempeligheid blijkt voor veel kankerpatiënten en hun naasten de psychologische stap om toe te geven dat ze tot de groep van patiënten en naasten behoren nog steeds groot. Door het deelnemen aan ‘ongedwongen’ (sportieve en creatieve) activiteiten wordt deze stap gemakkelijker gemaakt. De georganiseerde activiteiten brengen veel ‘leven’ in het Toon Hermans Huis Maastricht. De activiteiten geven ontspanning en leiden tot verbinding; tussen de gast en zijn ziekte, tussen de gasten onderling maar ook tussen gasten, vrijwilligers en aanbieders. Er zijn veel vast terugkerende activiteiten, maar ook diverse incidentele workshops. Ondanks dat de activiteiten niet altijd kostendekkend zijn, is het zeer wenselijk deze toch te organiseren vanwege de grote toegevoegde waarde voor de gasten en hun helingsproces.
2.3 Betaalde medewerkers De formatie bestond dit jaar uit: o Melanie Frederiks, Directeur, 24 uur o Joan Warnier, Vrijwilligerscoördinator, 20 uur Alle betaalde medewerkers zijn buiten hun betaalde uren ook nog minimaal 1 dagdeel per week vrijwilliger.
2.4 Bestuur THHM Het bestuur bestond in 2013 uit: - Paul ’t Lam, voorzitter - Ton Smeets, Penningmeester - Charles Smits - Hans Achten - Emiel van Helsland - Marieke van den Beuken Het bestuur functioneert als een bestuur op afstand en is 6 keer bijeengekomen in 2013
2.5 Stages Onderstaand een overzicht van de verschillende stages in ons huis: o o o o o
Maatschappelijke stage: 5 HBO social work: 1 Dienst verlening: 2 Hogeschool Zuyd : tevredenheidsonderzoek 4 studenten Co-schap oncologie azM: 1
De jonge mensen die de maatschappelijke stage in ons huis hebben gedaan, waren allen positief verrast over de opgewektheid in het THHM. De meesten wisten niet precies wat een inloop huis is, voor wie en wat het inhoudt. Ook het aantal activiteiten en de variatie ervan werden opvallend positief gewaardeerd. De HBO studenten waren vooral geïnteresseerd in de organisatie. Men zag ons huis als een zeer professioneel draaiende organisatie ondanks het feit dat het voornamelijk door vrijwilligers uitgevoerd werd.
5
Ook de co- assistent die een dag mee gedraaid heeft, was enthousiast over het bestaan van zo’n inloop huis waar mensen terecht kunnen voor alle niet medische zaken en waar zoveel tijd en aandacht is voor de psychosociale aspecten van de ziekte en voor de individuele persoon.
3. Samenwerkingspartners Het THHM krijgt steeds meer een functie in de zorgketen. Het THHM heeft dit jaar weer vele contacten opgepakt en geintensiveerd waaronder ook de samenwerking met het MUMC+ (Maastricht Universitair Medisch Centrum). Ieder week helpt een vrijwilliger van het THHM een dagdeel in het ontmoetingscentrum van het MUMC+. Tevens organiseren wij in samenwerking met het MUMX+ diverse projecten waaronder diners voor 2 en verwenmiddagen. Daarnaast participeert het THHM in het netwerk van Stiching ZorgSaam en het Paliiatief Netwerk Maastricht-Heuvelland. In dit laatste netwerk heeft het THHM een goede samenwerking met het Hospice Trajectum. 3 x per jaar organiseert het THHM met het Hospice Het” Samen Verder” Diner voor nabestaanden.
4. Aanbod De activiteiten vinden plaats in het Toon Hermans Huis Maastricht: Sint Servaasklooster 33 Maastricht. Het huis is het hele jaar (behalve op feestdagen) geopend van dinsdag tot en met vrijdag van 9.3017.30 uur. Op donderdagavond is het huis open tot 21.00 uur. Daarnaast kan men binnenlopen op de iedere eerste zondag van de maand van 11.30-15.00 uur.
Informatie (informatiecentrum, bibliotheek) Dankzij sponsoring van Hr. Ms van Amstel (marinefregat Ministerie van Defensie) en firma Diez, is deze ruimte omgetoverd tot “Van Amstel –Diez kamer”. De kamer straalt rust uit en is een plek waar onze gasten rustig een boek kunnen lezen of een kopje koffie kunnen drinken. Het gebruik van het informatiecentrum loopt terug omdat mensen steeds beter geïnformeerd worden door de behandelend arts en verpleging. Ook de komst van het Oncologiecentrum heeft de vraag naar folders doen teruglopen. Bovendien gaan mensen zelf vaak op internet op zoek naar informatie. Daardoor wordt de Diez kamer meer gebruikt voor het ontvangen van groepen zoals patiëntenverenigingen, gasten, ambassadeurs. Men kan overigens wel nog steeds een boek lenen uit de bibliotheek in de Diez kamer.
6
Educatie Lezingenprogramma 2013: o Esther Crombag: “Blind Vertrouwen” o Harm Kuipers en Romy Pansters over “doorzetten/niet opgeven” o Petra van de Wiel-Sieben: “Zelfmanagement” o Carla Bloemen: “weer met jouw voeten op de aarde” o Lezing: Is er plaats voor complementaire therapie bij een kankerbehandeling o Maria Philipens: boekpresentatie “Genoeg Geluk” o Hugo Lemmens: “Aan de slag met Vermoeidheid bij kanker”
Activiteiten gericht op het krijgen van energie en aandacht, goed voor jezelf zorgen, ontmoeten en verwerken: o Toonkamer (4 dagen per week + iedere eerste zondag van de maand) vrije inloop voor een kopje koffie/thee tevens ontmoetingsplek van het huis meestal voorafgaand aan activiteit en op het einde wordt er samen koffie/thee gedronken. o Yogalessen (6 per week) o Mindfulness cursus (2x per jaar) o Schilderlessen (3 per week) o Tai Chi (1x per week) o Inloopavond Prostaatkanker (1 x per maand) o Leesclub, samen plezier beleven met boeken. (2 x per 6 weken) o Inloopavond voor naasten van mensen met kanker (1 per maand) o Wandeling met natuurgids (1 per maand) o Verwenwinkel, massages en schoonheidsbehandelingen (3 dagen per week) o Yellow kinder/jongerenclub (1 per week en 3 dagen zomerkamp) o Bakje Troost, rouw/verliesgespreksgroep (1 keer per maand) o Kookworkshops, accent ligt op gezonde verse voeding, samen koken, eten en tijd voor een gesprek aan de keukentafel (x1 per week) navragen?? o Koor:” zingen voor je leven” (1 per week) i.s.m. Stichting Kanker in Beeld. o “Soep met een verhaal” (1x per week) o Collecte in Maastricht (jaarlijks) o Kerstviering o Buiten schilderdag (1 x per jaar) o Expositie (1 x per jaar) o Bustocht wandelgroep (1 x per jaar) o “Samen verder diner” (4 per jaar) o Verwendag voor vrouwen (4x per jaar) o “mannen onder elkaar” (1x per jaar) o “Diner voor 2” (4x per jaar) o Terugkomdag Herstel en balans met kookworkshop o Wereldkankerdag / Opendag (1x per jaar)
Bijzondere activiteiten die ons veel nieuwe energie brachten! o Wereldkankerdag in februari o Ambassadeurstreffen in september o Amanda Show voor de vrijwilligers in november, waarin de vrijwilligers in het zonnetje werden gezet o Wandeltocht KPE voor het Toon Hermans Huis Maastricht o Rabobank Droomprijs, voor een “make over” van de ruimten van de Yellow Kinderclub o ING Goede Doelenprijs voor de “samen verder diners” o Collecte week in augustus
7
Rondleiding fysiotherapie studenten 2013 Ook in 2013 hebben wij in huis 120 fysiotherapeuten in opleiding mogen ontvangen. Het was ook dit jaar een hele uitdaging om dit allemaal op 1 dag via een roulatieschema te laten slagen. Maar het ging en we waren zeer blij te zien dat deze jonge mensen, samen met ons het verschil willen betekenen voor kankerpatiënten en hun naasten. Geweldig hoe enthousiast de studenten waren Aanbod:
5. Registratie Het gebruik of deelname aan activiteiten wordt geregistreerd (geturfd).Hierdoor ontstaat er inzicht in het aantal keren dat gebruik wordt gemaakt van een activiteit/dienst. Zo komen we tot het cijfer ´dienstafname´. In 2013 hadden we een totaal van 11119 dienstafnames. We streven erna om zoveel mogelijk te kunnen blijven betekenen voor onze gasten.
jaar
totaal
gem. maand
p
dienstafname dienstafname 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
1.700 4.158 7.652 8.966 10.515 12.797 12.142 10.474 8.993 11119
142 347 638 747 876 1.066 1.012 873 749 926
nieuwe gasten
gem. maand nieuwe gasten
491 505 649 533 665 374 514 206
40,9 42,1 54,1 44,4 55,4 31,2 42,8 17,16
totaal
p
Totaal
gem. maand
p
rondleidingen rondleidingen
534 585 972 1.061 698 769 661
44,5 48,8 81 88,4 58,2 64,1 55,08
8
6. Communicatie Het in gesprek blijven met alle stakeholders en betrokkenen is van essentieel belang om elkaar op de hoogte te stellen van alle veranderingen en ontwikkelingen in en rondom het THHM. Daarnaast is het ook belangrijk om continue in de media onder de aandacht te worden gebracht om de naamsbekendheid te vergroten, sponsoren en donateurs aan te trekken en potentiële vrijwilligers te enthousiasmeren. Interne communicatie.
Met alle basisteamvrijwilligers worden op verzoek individuele gesprekken gevoerd. Verbeterpunten die hieruit voortkomen worden meegenomen in de beleidsvoering. De interne nieuwsbrief ( 6x per jaar). Het aantal aanwezigen bij de teamvergaderingen stijgt, dat betekent dat we enthousiaste gemotiveerde vrijwilligers hebben. Intern overleg met afgevaardigde van de vrijwilligers.
Externe communicatie:
Onze tweemaandelijkse activiteiten folder werd een driemaandelijkse folder, die in december ook digitaal via de vernieuwde website te verkrijgen is. We gaan steeds meer gebruik gaan maken van facebook en twitter. Al merken we ook dat vele gasten hier geen gebruik van maken. We zijn wekelijks aanwezig in de agenda berichten van alle regionale week- en dagbladen. Dit dankzij het werk van onze vrijwilligster die hier elke week trouw de berichten invult en nieuws naar de redacties stuurt. Een hele klus, maar wel zo belangrijk, want we kunnen van alles organiseren maar als de gasten ons niet weten te vinden dan doen we dit voor niks. Free publicity: over media aandacht niet te klagen in 2013. Ambassadeurstreffen in september waarbij onze ambassadeurs en sponsoren worden geïnformeerd over de activiteiten van afgelopen jaar en activiteiten die in het voorruitzicht staan. Daarnaast worden de relaties op de hoogte gesteld van de ontwikkelingen binnen het huis.
7. Ambassadeurs In 2013 hebben wij als doel gesteld de relaties met onze ambassadeurs te intensiveren. De eerste aanzet hebben wij gedaan tijdens het ambassadeurstreffen waar Amanda Sauerkraut de ambassadeurs op een unieke wijze welkom heette en het ambassadeursschap voor het THHM onder de aandacht bracht. Tevens heeft zij gepolst bij de ambassadeurs wat zij belangrijk vinden aan hun relatie met ons huis. Naar aanleiding van deze bijeenkomst hebben alle ambassadeurs een overzichtje ontvangen met acties die het THHM in 2013 zou gaan uitvoeren en wat er verbeterd zou worden. Zo hebben wij het ambassadeurspakket onder de loep genoemen en zijn wij tot de conslusie gekomen dat het niet meer reeel is om in deze veranderde tijden ambassadeurs te binden voor een periode van 3 jaar a €1000,- per jaar aan ons huis. Daarnaast zijn er ook bedrijven die ambassadeur willen worden voor een ander bedrag. Wij hebben een nieuw pakket samengesteld waaruit men kan kiezen.
9
De ambassadeurs van het THHM zijn in 2013: AchtenvanGent Notarissen AstraZeneca BV Erik Bessems Makelaardij La Bergère Co/Townhouse hotel Thuis & Partners Advocaten Geonius Groep BV Astellas Pharma BV Rabobank Maastricht e.o. Document House Limburg Rockwool Interchem Stichting Abeltje Daelmans Vastgoed Ramona Batta c.s. Sevagram Medireva
8. Financien Naar aanleiding van de cijfers in 2013 en de veranderde omgeving blijkt het toch noodzakelijk te zijn om de kosten onder de loep te nemen. Het laatste kwartaal zijn we hier uitvoerig mee gestart en hebben we eerste veranderingen doorgevoerd om kostenreductie in communicatiekosten, huisvestingskosten, kantoorkosten en algemene lasten te realiseren. Deze bezuinigingen zijn pas in 2014 terug te zien. Zo hebben wij: -
-
Een eerste opzet gemaakt voor een nieuwe IT-omgeving waarvan migratie in februari 2014 een feit is. Door deze nieuwe IT-omgeving gaan de energiekosten en IT-kosten ook aanzienlijk omlaag. Reductie van huisvestigingskosten, door energiezuiniger te werken en maatregelingen door te voeren. Inkoop van goederen en middelen zijn efficiënter ingericht bij een leverancier waardoor kostenreductie mogelijk is. Communicatiekosten zijn gereduceerd (overstap van kwartaalfolder naar algemene folder, prijsafspraak met nieuwe drukker etc). De folder wordt begin 2014 uitgegeven. Bank en verzekeringsomgeving zijn anders ingericht. De intervisie is anders ingericht. We hebben een zeer goede intervisor gevonden die voor ons in een nieuw jasje de intervisies vrijwillig wil gaan organiseren en begeleiden in 2014. Reductie van teambijeenkomsten, deskundigheidsbevordering, studiedagen etc. Nu hadden wij te veel activiteiten op de agenda staan en het laatste half jaar van 2013 zijn wij begonnen om deze activiteiten efficiënter in te plannen.
10
9. Staat van baten en lasten over 2013 2013 € 133.966 14.195 148.161
2012 € 185.699 21.005 206.704
126.435 7.272 3.623 64.686 20.347 8.188 12.743 243.294 (95.133)
171.550 6.340 4.498 58.821 21.831 9.137 13.637 285.814 (79.110)
Rentebaten en soortgelijke baten Rentelasten en soortgelijke lasten Financiële baten en lasten
11.461 579 10.882
16.653 407 16.246
Exploitatieresultaat
- 84.251
-62.864
Baten Donaties Overige inkomsten Som der baten Lasten Personeelslasten Afschrijvingen materiële vaste activa Communicatiekosten Huurlasten Kantoorkosten Kosten vrijwilligers Algemene lasten Som der lasten
11
10. Samenwerkingspartners
bijlage a
Om de maatschappelijke betrokkenheid verder te ontwikkelen en een goede aanvulling te zijn op de medische zorg én om goed te kunnen informeren over de mogelijkheden in Heuvelland ofwel de 043 regio, werkt het Toon Hermans Huis Maastricht samen met: Samenwerkingspartner Toon Hermans Huizen Nederland azM/ MUMC (samenwerkingsconvenant) Gemeente Maastricht Gemeente Vaals Gemeente Gulpen-Wittem Gemeente Eysden-Margraten Gemeente Meerssen Gemeente Valkenburg IPSO Instelling Psycho sociale Oncologie Hospice Trajectum Huisartsen Apothekers Huis voor de zorg Integraal Kankercentrum Nederland KWF lokaal en landelijk niveau Maestro Basisscholen 043-regio Scholen Voortgezetonderwijs 043 regio ROC Leeuwenborgh opleidingen Hogeschool Zuyd MIK kinderopvang Rode Kruis Steunpunt Mantelzorg Do Some Good Ronald Mc Donaldhuis Maastricht Netwerk palliatieve zorg Herstel en balans Stichting Beyaert Stichting Elisabeth Strouven Traject Zij-actief Ouderenbonden Zorgverleners 1e en 2e lijns Zorgverzekeraars CZ en VGZ Stap voor Stap Time Out Fonds Bedrijfsleven 043 regio Ambassadeurs Stichtingen 043-regio als donateurs Particuliere donateurs 043-regio
informatief X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
verwijzing X X X X X X X X
financieel X X X
X
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
projectmatig X X
X X
X
X
X X X X
X
X X X X X
X X
X X X X X X X X X X
X X X X X X X
X X X X
12
13
