Jaarverslag RIBW Groep Overijssel

Jaarverslag 2013

RIBW Groep Overijssel

april 2014

Inhoudsopgave UITGANGSPUNTEN VAN DE VERSLAGGEVING

4

2

PROFIEL VAN DE ORGANISATIE

5

2.1

ALGEMENE IDENTIFICATIEGEGEVENS

5

2.2

STRUCTUUR

5

2.3

WERKGEBIED

8

2.4

MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN

9

2.5

KERNACTIVITEITEN

2.5.1

Publieke activiteiten

2.6

KERNGEGEVENS

13

3

GOVERNANCE

14

3.1

BESTURINGSFILOSOFIE

14

3.2

RAAD VAN BESTUUR

15

3.3

RAAD VAN TOEZICHT

17

3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4

Jaaroverzicht Werkwijze Honorering Samenstelling Raad van Toezicht

17 18 19 19

3.4

BEDRIJFSVOERING

3.4.1 3.4.2

Planning- en controlcyclus Risicobeheer

3.5

CLIËNTENRAAD

3.5.1

JAAROVERZICHT

3.5.2

Adviezenoverzicht CCR

3.6

ONDERNEMINGSRAAD

3.6.1 3.6.2

Adviesaanvragen Initiatieven

Jaarverslag RIBW Groep Overijssel 2013

11 11

21 21 21

22 Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

27 27 27

pagina 2 van 55

3.6.3

BaM

4

BELEID, INSPANNINGEN EN PRESTATIES

30

4.1

MEERJARENBELEID

30

4.2

RESULTATEN 2013

32

4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5

Resultaten voor de cliënten Resultaten voor de medewerkers Resultaten voor de inhoud Resultaten voor het netwerk Resultaten voor de organisatie

4.3

KWALITEIT EN VEILIGHEID

4.3.1

Algemeen kwaliteitsbeleid

4.4

KWALITEITSBELEID TEN AANZIEN VAN CLIËNTEN

4.4.1 4.4.2

Kwaliteit van zorg Klachten

38 39

4.5

VEILIGHEID

40

4.5.1 4.5.2 4.5.3

Cliëntveiligheid Veiligheid binnen de organisatie Medewerkersveiligheid

4.6

KWALITEIT TEN AANZIEN VAN MEDEWERKERS

4.6.1 4.6.2

Personeelsbeleid Kwaliteit van het werk

43 44

4.7

SAMENLEVING

47

4.7.1

Wijkgericht werken

4.8

BELANGHEBBENDEN

4.8.1 4.8.2 4.8.3 4.8.4

Overijssel Gebied Noord West Overijssel Gebied Midden Overijssel Gebied Oost Overijssel

49 49 51 51

4.9

FINANCIEEL BELEID

54


28

32 33 34 35 36

37 37

38

40 41 41

43

47

49

pagina 3 van 55

Uitgangspunten van de verslaggeving Dit jaarverslag heeft betrekking op de periode 1 januari 2013 tot en met 31 december 2013. U leest hierin de resultaten van dit jaar. 2013 vormt het eerste uitvoeringsjaar van het nieuwe beleidsplan 2012-2015 en daarmee startte ook de realisatie van de veranderingen. De decentralisatie van de AWBZ-begeleiding naar de gemeenten en de gevolgen daarvan voor onze organisatie stonden centraal. In 2013 werd ook duidelijk dat de Beschermd Wonen functie bij de gemeenten wordt ondergebracht.


pagina 4 van 55

2

Profiel van de organisatie

2.1

Algemene identificatiegegevens

Naam verslagleggende rechtspersoon: Adres: Postcode: Plaats: Telefoonnummer: Nummer Kamer van Koophandel: E-mailadres: Internetpagina:

2.2

RIBW Groep Overijssel Dokter Klinkertweg 2 8025 BS Zwolle 038 455 65 80 08182193 [email protected] www.ribwgroepoverijssel.nl

Structuur

De twee werkmaatschappijen, RIBW IJssel Vecht en RIBW Twente, zijn per 1 januari 2013 opgeheven en opgegaan in RIBW Groep Overijssel. De organisatie is als volgt opgebouwd:


pagina 5 van 55

De Raad van Bestuur geeft meer richtinggevend leiding, mede door sterk feeling te houden met de organisatie en met het omgevingsveld. Formeel is de Raad van Bestuur in een directe lijn verbonden met de wijkteams en maakt met hen ook resultaatsafspraken. Om de wijkteams te coachen en te ondersteunen zijn er teamadviseurs geïntroduceerd, om de scope van de Raad van Bestuur niet te breed te maken. Door de introductie van relatiemanagers wordt een deel van de werkbelasting met betrekking tot relatiebeheer bij de Raad van Bestuur opgevangen. Relatiebeheer is een hulpmiddel om de doelstellingen van de organisatie te realiseren. In 2013 startte de zelforganisatie. Teams zijn zelf verantwoordelijk voor de te behalen resultaten. Teamadviseurs ondersteunen en coachen hen hierin. Ze worden gefaciliteerd door de servicegerichte, ondersteunende diensten. De hiërarchische structuur is hiermee komen te vervallen. De besluitvorming binnen de organisatie vindt plaats op teamniveau, want elk team is een besluitvormend orgaan op dat niveau. Op organisatieniveau is de Raad van Bestuur het besluitvormend orgaan. Uiteraard toetst de Raad van Toezicht de besluiten op dat niveau en conform de Governancecode. De Raad van Bestuur laat zich leiden door het Strategisch Beleidsplan. Dit Strategisch Beleidsplan vertaalt de Raad van Bestuur in een jaarlijkse kaderbrief. Hierin staan zaken op RIBW-Groep Overijssel niveau, die voor dat jaar uitgangspunt zijn. 2.2.1 Ondersteunende diensten In het concept van zelforganiserende teams vervullen de ondersteunende diensten een belangrijke functie vanuit hun faciliterende rol. Binnen RIBW Groep Overijssel zijn er de volgende ondersteunende diensten: Dienst HRM, Dienst Informatievoorziening en Facilitaire aangelegenheden en Dienst Ontwikkeling. Deze diensten faciliteren het primaire proces, waarbij het primair proces leidend is. De ondersteunende diensten ontwikkelen een concept van klantgerichte dienstverlening, waarbij de vraag van de klant (dus de teams binnen de organisatie) het uitgangspunt is. De medewerkers binnen deze diensten zijn ook ‘zelf organiserend’. Elke dienst (samenstelling van meerdere activiteiten/afdelingen) is intern servicegericht en heeft een servicemanager die zelf een deel van de taken binnen de dienst op zich neemt (als persoonsgebonden activiteit). De servicemanager is ook teamadviseur binnen (een deel van) de dienst. Onderling maken ondersteunende diensten waar nodig koppelingen. Om te voorkomen dat teams in het primaire proces te veel aanspreekpunten op centraal niveau krijgen. De structuur van de diensten en taakgebieden is als volgt: Dienst HRM (personeelsaangelegenheden en organisatieontwikkeling) - Personeelsadministratie (waaronder personeelsfunctionarissen) - Opleidingen en stages - Salarisadministratie - Arbobeleid gezondheid en welzijn - Organisatieontwikkeling (inrichting organisatiestructuur).De taak van organisatieontwikkeling ligt bij de servicemanager HRM, die tevens teamadviseur is van deze dienst. Dienst Informatievoorziening en Facilitaire zaken (I en F) - Informatie & Automatisering ICT. inclusief applicatiebeheer, data warehouse, helpen Servicedesk) - Cliëntservicebureau (Frontoffice) en cliëntenadministratie (Backoffice) - Huisvesting: huisvestingszaken (waaronder Arbo met betrekking tot veiligheid), centrale receptie, inkoop materiële middelen - Contractenbeheer (waaronder beheer verzekeringen)


pagina 6 van 55

De taak van Informatievoorziening (ICT-beleid en informatiebeleid) ligt bij de servicemanager I en F, die tevens teamadviseur is voor een deel van de dienst. Dienst Ontwikkeling (Innovatie, Marketing, Kwaliteitszorg en Communicatie) - Innovaties - Marketing, ondersteuning van relatiebeheer - Kwaliteitszorg:  methodiekontwikkeling waaronder ‘herstel’ (inclusief methodiekondersteuning)  zorgarrangementen  zorg gerelateerde weten regelgeving  kwaliteitssysteem -incidentenmelding en klachten complimentafhandeling  Uitvoering communicatie en PR-beleid - Voorlichting cliënten De taak van innovatie en marketing ligt bij servicemanager Ontwikkeling, die tevens teamadviseur is van de dienst. De uitvoering van de communicatie en het PR-beleid valt rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur. Overige diensten en taken (rechtstreeks gekoppeld aan Raad van Bestuur): - Bestuurssecretariaat - Business control, waaronder zorgverkoop, aanbesteding, subsidies, financiële zaken (ook afsluiten van daaraan gelieerde contracten) - Ondersteuner(s) Centrale Cliënten Raad - Cliëntvertrouwenspersoon - Klachtencommissie Voor RIBW Groep Overijssel is medezeggenschap, voor zowel medewerkers als cliënten, op alle niveaus in de organisatie belangrijk. De formele medezeggenschap voldoet aan de geldende weten regelgeving: de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen en de Wet op de Ondernemingsraad.


pagina 7 van 55

2.3 Werkgebied We hebben de provincie ingedeeld in drie deelwerkgebieden:  Zuidoost Overijssel: Borne, Dinkelland, Enschede, Haaksbergen, Hengelo, Hof van Twente, Losser en Oldenzaal. 

Noordwest Overijssel: Dalfsen, Kampen, Staphorst, Steenwijkerland, Zwartewaterland en Zwolle. Binnen dit gebied neemt De Herberg een nog nader te bepalen positie in.



Midden Overijssel: Almelo, Deventer, Hardenberg, Hellendoorn, Olst-Wijhe, Ommen, Raalte, Rijssen-Holten, Tubbergen, Twenterand en Wierden.


pagina 8 van 55

2.4 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Dit is het eerste jaar dat we in ons jaardocument stilstaan bij de wijze waarop wij als RIBW Groep Overijssel invulling geven aan onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Daarbij gaat het niet alleen over duurzaamheid (planet). Maar ook over people en profit. In dit hoofdstuk geven wij op hoofdlijnen weer wat onze inspanningen in 2013 op dit terrein zijn geweest. Planet In dit kader hebben realiseerden wij en zetten wij in 2013 de volgende zaken in gang:  We deden een energiebesparingsproject, waarbij wij cliënten ondersteunden in het zuinig omgaan met energie. Hierbij sneed het mes aan twee kanten. Aan de ene kant een feitelijke besparing op energie en aan de andere kant het kostenbewust maken van onze cliënten. Dit laatste is niet altijd vanzelfsprekend, maar wel heel belangrijk. Veel van onze cliënten komen rond van een minimuminkomen;  We besloten om bij nieuwe aanschaffingen voor het eigen wagenpark uit te gaan van auto’s die een A-label hebben. Eén auto (25%) heeft dit label. Profit RIBW Groep Overijssel is als zorgaanbieder een stichting en heeft geen winstoogmerk. Banken zien zorginstellingen steeds meer als ‘gewoon bedrijf’ die een gezonde financiële positie moeten hebben. Dit laatste wordt steeds belangrijker, omdat de reguliere bedrijfsrisico’s als gevolg van overheidsbeleid fors toenemen. RIBW Groep Overijssel heeft gelukkig een gezonde financiële balans. Toen in 2013 duidelijk werd dat zorgkantoren de overproductie niet meer vergoeden, kozen wij ervoor één jaar uit te trekken voor de afbouw. Op deze wijze is er voor de cliënten en ketenpartners sprake van een ‘zachte landing’. Naar verwachting kost deze keuze ruim €2,3 miljoen. Nu blijkt dat de keuze in de afgelopen jaren om de reserves daartoe te benutten een goede is geweest. Maatschappelijk geld wordt zo goed benut. People Als zorgaanbieder werken wij met mensen en voor mensen. Het is logisch dat onze focus hierop is gericht, in het kader van onze kerntaak maar ook in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen. In 2013 resulteerde dit in de volgende zaken:  Het leer/werkrestaurant Vidiveni Het is belangrijk dat cliënten zich kunnen ontwikkelen. Leren en werken is daarbij een belangrijke drager. In 2013 openden wij in Zwolle een restaurant. Samen met het Deltion College geven wij cliënten hier de gelegenheid het praktijkgedeelte van hun horecaopleiding te doen. Deze activiteit is niet alleen succesvol vanwege het aantal deelnemers, maar ook vanwege de kostendekkende exploitatie. Vidiveni kreeg daarnaast een vermelding in de Lekker een top-500 notering, als het geen leer-/werkbedrijf was;  Een nieuw werkconcept ‘Van wijk naar werken’ De afgelopen jaren zette RIBW Groep Overijssel fors in op diverse werkprojecten. Daarbij zochten wij de samenwerking met andere zorgaanbieders en de sociale werkvoorziening. In 2013 investeerden wij in het ontwikkelen van het bijbehorende beleidsmatige concept: ‘van wijk naar werken’. In dit concept verbinden wij het herstel van onze cliënt met de mogelijkheid door te stromen naar werk gerelateerde activiteiten en betaald werk. Daarbij bestaat er in onze optiek een relatie tussen de WMO en de nieuwe participatiewet, waar gemeenten verantwoordelijk voor zijn;  Een nieuwe vorm van medezeggenschap op lokaal niveau: Partnerberaden. Werken met zelforganiserende teams, die zelf verantwoordelijk zijn voor de begeleiding van cliënten, vraagt om een andere wijze van medezeggenschap op lokaal niveau. Daarom kozen wij ervoor te werken met Partnerberaden. Cliënten vormen op lokaal niveau de


pagina 9 van 55







Partnerberaden. Zij voeren lokaal overleg met de teams, over alle zaken die relevant zijn. Een belangrijk uitgangspunt hierbij is co-creatie. RIBW Groep Overijssel ondersteunt deze ontwikkeling door het tijdelijk aanstellen van coaches. Samen met cliënten geven zij handen en voeten aan deze Partnerberaden; Inzet ervaringsdeskundigheid Binnen de GGZ werken veel aanbieders met ervaringsdeskundigen. Dit zijn (ex)cliënten die vanuit hun eigen ervaring een wezenlijke bijdrage bieden aan het herstel van cliënten. RIBW Groep Overijssel heeft een team Friendly Visiting, dat bestaat uit ervaringsdeskundigen. Zij richten met name op cliënten die op de wachtlijst staan. Het doel hiervan is om cliënten direct ondersteuning te bieden. Het effect ervan is dat een groot deel van de cliënten vervolgens minder begeleiding heeft. Daarnaast hebben wij ervaringsdeskundigen werken bij het team Herstel, het uitzendbureau voor cliënten KIK en als coach voor de partnerberaden. In totaal werkten er in 2013 12 ervaringsdeskundigen (6,4 fte) bij ons. In 2013 bereiden wij, samen met cliënten en de Ondernemingsraad, een nieuw beleid voor op het gebied van de inzet van ervaringsdeskundigheid. Dit beleid stelden wij begin 2014 vast; Werken met vrijwilligers Wij werken veel met vrijwilligers. In 2013 waren er bijna 100 vrijwilligers actief. Met de overgang naar de WMO verwachten wij dat dit aantal de komende jaren toeneemt; Lof der oppervlakkigheid In 2013 legde Femmianne Bredewold (Christelijke Hogeschool Zwolle) de laatste hand aan haar proefschrift. Haar proefschrift ging in op wat de samenleving mag verwachten van het begrip wederkerigheid in de wijk, in relatie tot mensen met een beperking. Samen met FRION (een instelling voor verstandelijk gehandicapten) maakte RIBW Groep dit promotieonderzoek mede mogelijk. Uit het promotieonderzoek komt een aantal belangrijke constateringen naar voren. Vooral mensen die in hun eigen omgeving mensen met een beperking kennen en mensen die in de zorg werken, geven invulling aan het begrip wederkerigheid. Daarbij gaat het om vormen van wederkerigheid als een praatje op straat, een kopje koffie en af en toe het doen van een klusje. Wederkerigheid houdt op wanneer het om zorg gaat. Samen met FRION zal RIBW in 2014 de mogelijkheden onderzoeken om vervolgonderzoek te laten uitvoeren.

Gelet op alle huidige ontwikkelingen en de impact hiervan op de organisatie zullen we het maatschappelijk verantwoord ondernemen eerst vanaf 2016 verder ontwikkelen. Daartoe zullen we niet alleen aangeven wat we in dit kader hebben gedaan, maar hier ook beleid op formuleren.


pagina 10 van 55

2.5

Kernactiviteiten

De kernactiviteiten komen tot uitdrukking in de missie van RIBW Groep Overijssel: RIBW groep Overijssel is een innoverende netwerkorganisatie die, in het gebied Oost Nederland, mensen met psychiatrische en/of psychosociale problemen methodisch en deskundig ondersteunt in hun dagelijks leven opdat zij daaraan zoveel mogelijk zelf vorm kunnen geven. Hierbij gaan wij steeds uit van de wens en de mogelijkheden van de cliënt en bieden wij de ondersteuning daar waar de cliënt woont, werkt, leert en recreëert. RIBW Groep Overijssel biedt begeleiding aan mensen met een psychiatrische en/of psychosociale kwetsbaarheid. Omdat het merendeel van de mensen ook behandeling ontvangt en om de ketenzorg te optimaliseren werkt RIBW Groep Overijssel intensief samen met de GGZ-behandelinstellingen Dimence en Mediant. 2.5.1

Publieke activiteiten

Voortvloeiend uit de missie voert RIBW Groep Overijssel de volgende kerntaken uit:  Beschermd Wonen (BW) In Almelo, Dalfsen, Deventer, Enschede, Glanerbrug, Haaksbergen, Hardenberg, Hellendoorn, Hengelo, Kampen, Losser, Nijverdal,, Ommen, Oldenzaal, Raalte , Steenwijk, Twenterand, Zwolle  Ambulante Woonbegeleiding (AWB) In alle gemeenten van de provincie Overijssel  Overbruggingshuis In Haaksbergen en Zwolle  Werken & leren, welzijn In de hele provincie RIBW Groep Overijssel biedt begeleiding op het gebied van wonen, werken en welzijn aan mensen met een GGZ beperking. Daarbij kan onder andere gedacht worden aan: Ziektebeelden:  Jong volwassenen met psychiatrische problematiek  Volwassenen en jongeren met een stoornis in het autismespectrum  Mensen met verslavingsproblematiek  Mensen met de ziektebeelden Korsakov, Borderline, Schizofrenie, depressies, persoonlijkheidsstoornissen, hechtingsproblematiek, ADHD  Mensen met een dubbel diagnose (bijvoorbeeld verslaving i.c.m. psychiatrische problematiek) Ook ondersteunen wij Justitiële cliënten en ouders met een psychische beperking. Voorziening:  Maatschappelijke opvang de Herberg is een dak- en thuislozenopvang in Zwolle .Voor de dagelijkse gang van zaken in De Herberg heeft stichting de Herberg een samenwerkingsovereenkomst met RIBW Groep Overijssel gesloten voor begeleiding en zorg.


pagina 11 van 55

In 2013 voerde RIBW Groep Overijssel geen private activiteiten uit. Wel exploiteerde de RIBW Groep Overijssel het restaurant Vidiveni in Zwolle. Dit is een leer-/werkbedrijf waarin cliënten vanuit het Deltioncollege een horecaopleiding volgen en zich zo kunnen voorbereiden op het werken in de reguliere maatschappij.


pagina 12 van 55

2.6

Kerngegevens

Kerngegevens Aantal/bedrag Cliënten Aantal cliënten in begeleiding op 31 december 2013 Beschermd wonen 751* Ambulant 1407* Capaciteit Aantal beschikbare bedden op 31 december 2013 759 Personeel aantal medewerkers en fte is inclusief leerlingen, Raad van Bestuur en oproepkrachten (exclusief Raad van Toezicht, externe medewerkers, vrijwilligers en stagiairs) Aantal personeelsleden in loondienst op 31 december 2013 995 Aantal FTE personeelsleden in loondienst op 31 december 2013 681,5 Productie Verzorgingsdagen beschermd wonen 2013 ZZP 1 t/m 6 283.662 Kind en jeugd 6.899 VPT 1 t/m 6 2.466 Aantal ambulante uren in 2013 82.949 Aantal uren dagactiviteiten in 2013 152.776 Opbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten in 2013 €54.634.193 Wettelijk budget aanvaardbare kosten €51.193.766 Niet gebudgetteerde zorgprestaties €2.041.143 Overige bedrijfsopbrengsten (inclusief subsidies) €1.399.284 * alleen AWBZ/PGB cliënten


pagina 13 van 55

3

Governance

3.1

Besturingsfilosofie

In 2013 voerde RIBW Groep Overijssel het organisatieconcept van zelforganisatie en wijkgericht in. Dit had gevolgen: voor de wijze waarop de organisatie omgaat met het zicht hebben en houden op kwaliteit van begeleiding en de kosten hiervan. Om het sturen op kwaliteit en kosten te borgen, voerde RIBW Groep Overijssel een dashboard en een financiële maandrapportage op teamniveau in. Het blijkt dat teams hier steeds meer en beter gebruik van maken. Voor hun dagelijkse praktijk, maar ook in het kader van verantwoording. Ook na de invoering van zelforganisatie constateren wij dat de organisatie in control is door gebruik te maken van adequate tools, waar medewerkers ook graag mee werken. De organisatie staat er financieel gezien gezond voor. De eerste reacties van cliënten en medewerkers over de zelforganisatie en het wijkgericht werken zijn positief. Dit blijkt onder andere uit het onderzoek naar de medewerkers-tevredenheid (najaar 2013). Niet alleen blijft de algemene tevredenheid nagenoeg op hetzelfde peil, de betrokkenen bevlogenheid bij de organisatie en het werk nam toe. Dit zal zich de komende jaren uitbetalen in een betere begeleiding en een hogere cliënt- en medewerkerstevredenheid. Een andere belangrijke constatering is dat de missie, visie en kernwaarden van de organisatie niet alleen breed bekend zijn, maar ook daadwerkelijk in de praktijk vorm krijgen. Binnen RIBW Groep Overijssel hanteren wij de Zorgbrede Governancecode. De Raad van Toezicht werkt met drie subcommissies: de Remuneratie- en Auditcommissie en de Commissie Kwaliteit en Veiligheid.


pagina 14 van 55

3.2

Raad van Bestuur

Het jaar 2013 stond in het teken van de invoering van het concept van zelforganisatie en wijkgericht werken. De twee managementlagen die nog bestonden tussen de Raad van Bestuur en de teams zijn geschrapt. Voor de relaties met de buitenwereld kunnen teams een beroep doen op relatiemanagers. De teams worden in- en voor hun ontwikkeling naar zelforganisatie en wijkgericht werken gecoacht door teamadviseurs. In 2013 beschikten iedere drie tot vier teams over een teamadviseur en iedere ± 20 teams over een relatiemanager. Om goed contact te houden met de teams hield de Raad van Bestuur ieder kwartaal, vaak ook in aanwezigheid van de controller, ‘kwartaalgesprekken’. Hierin spraken zij over de tussentijdse resultaten, de ontwikkelingen, de moeilijkheden en de ontwikkelingen in de overgang van RIBWfinanciering van zorgkantoren naar gemeenten. Daarnaast zorgde de Raad van Bestuur voor korte lijnen met de teams. Zij beantwoorden mails vaak binnen 24 uur en teams kunnen rechtstreeks bellen met de Raad van Bestuur. Zowel teams als Raad van Bestuur ervaren dit als erg prettig en nuttig. De ontwikkeling naar zelforganisatie en wijkgericht werken was een terugkerend thema op de agenda’s van de Raad van Toezicht, de Ondernemingsraad en de Centrale Cliëntenraad. Met de invoering van het nieuwe organisatieconcept wordt ook gekeken naar de wijze waarop de medezeggenschap lokaal vorm krijgt. Onderwerpen worden daar besproken, waar medewerkers en cliënten invloed hebben. Op teamniveau dus. Deze nieuwe vorm van medezeggenschap ontwikkelt zich tijdens de periode van het Strategisch Beleid verder. De Raad van Bestuur informeert de Raad van Toezicht periodiek over interne en externe ontwikkelingen en besprak thema’s zoals organisatieontwikkeling en risicobeheer. In 2013 werd duidelijk dat het kabinet ervoor koos de hele financiering, dus ook de financiering van het Beschermd Wonen, onder te brengen in de WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning). Hierdoor kregen de gesprekken met samenwerkingsrelaties op lokaal niveau – gestart in 2012 – een andere dimensie. Want samenwerking met collega’s is noodzakelijk om de cliënten goed te begeleiden. Gelukkig dragen anderen deze gedachte ook. In 2013 muteerde de Raad van Bestuur. De heer Bart Verpalen nam na ruim 25 jaar in maart 2013 afscheid. Per 1 juli 2013 volgde de heer Aart van Walstijn hem op.

Naam E. Gritter

Bestuursfunctie Voorzitter Raad van Bestuur

B. Verpalen

Lid Raad van Bestuur (t/m 28/2/2013)


Nevenfuncties  Bestuurslid RIBW Alliantie (onbezoldigd)  Voorzitter WSW-adviesraad (onbezoldigd)  Lid dagelijks bestuur van Platform Wonen, Zorg en Welzijn te Zwolle (onbezoldigd)  Voorzitter Cinementaal (onbezoldigd)  Bestuurslid Werkgeversvereniging (onbezoldigd)  Lid RIBW Alliantie (onbezoldigd)  Lid Adviesraad Saxion Hogeschool (onbezoldigd)

M/V M

M

pagina 15 van 55

A. van Walstijn

Lid Raad van Bestuur (per 1/7/2013)

  



Lid Raad van Commissarissen Antonius Zorggroep (bezoldigd) Bestuurslid St. Joseffonds (q.q.) Lid Raad van Toezicht en voorzitter auditcommissie de Noorderbrug (bezoldigd) Lid Raad van Advies TIASNimbas voor de opleiding MPM en MME (onbezoldigd)

M

Tabel: samenstelling Raad van Bestuur


pagina 16 van 55

3.3

Raad van Toezicht

3.3.1

Jaaroverzicht

In 2013 veranderde er veel. Voor cliënten op de eerste plaats. Zij werden geconfronteerd met veranderende wetgeving, die vooral na 2014 diep ingrijpt op hun leven. Vooruitlopend daarop maakten veel cliënten plannen zich daarop voor te bereiden. Maar ook voor de medewerkers. Zij kregen in de zelforganiserende teams direct te maken met die veranderde wetgeving, de gevolgen die dat voor hun cliënten heeft en hoe zij daar als team op in moeten spelen. Voor een Raad van Toezicht is het niet altijd eenvoudig om in die hectische omgeving op het goede moment op de juiste onderwerpen in te spelen. Mede daarom ging de Raad van Toezicht niet alleen reactief op de door de Raad van Bestuur voorgestelde agendaonderwerpen in, maar bepaalden ze ook hun eigen agenda. In 2013 besteedde de Raad van Toezicht veel tijd aan het werven en selecteren van een nieuw lid voor de Raad van Bestuur en een nieuwe voorzitter voor de Raad van Toezicht (per 1-114). In 2013 lukte het om hiervoor goede kandidaten te benoemen. De Raad van Toezicht heeft het hele jaar gefunctioneerd met vier leden en met een waarnemend voorzitter. In het eerste jaar van de juridisch gefuseerde organisatie keurden we voor het laatst twee afzonderlijke jaarrekeningen goed voor RIBW Twente en RIBW IJssel Vecht. Voortaan is er één jaarrekening voor RIBW Groep Overijssel. De overhead is altijd een punt van aandacht voor de Raad van Toezicht. Door de verplatting van de organisatie in 2013 is dit terug te zien in de percentuele verhouding van de overhead op het totaal budget: van 17% in 2012 naar 16% in 2013. De Raad van Toezicht vindt dat de Raad van Bestuur prima functioneerde in de periode dat de vacature voor lid van Raad van Bestuur open stond. Het jaarplan is goed uitgevoerd en de Raad van Bestuur stuurde adequaat bij, bij dreigende financiële tegenvallers. Soms ging dat gepaard met het niet verlengen van arbeidscontracten en andere personele keuzes. Dit had ook gevolgen voor cliënten, die hierdoor soms andere begeleiders kregen. De Raad van Toezicht werkt met drie commissies:  Auditcommissie. De auditcommissie voerde gesprekken met de Raad van Bestuur en de accountant. De Auditcommissie is vier keer samen gekomen. De hoofdonderwerpenwaren: jaarstukken, halfjaarcijfers, managementletter en begroting. Andere thema’s waren vastgoed, risicomanagement en het anticiperen op toekomstige ontwikkelingen.  De Remuneratiecommissie. Jaarlijks hoort deze commissie een beoordelingsgesprek met de leden van de Raad van Bestuur te voeren. Dit gesprek vond echter begin 2014 plaats, in verband met de benoeming van het nieuwe lid van de Raad van Bestuur.  De Commissie Kwaliteit en Veiligheid sprak in 2013 over een op te stellen integraal en toetsbaar plan voor het borgen van de kwaliteit en veiligheid van de organisatie. Dit werkt de Commissie verder uit in 2014, volgens afspraak met de Raad van Bestuur. Het aspect veiligheid valt onder deze Commissie na afspraken met de Raad van Toezicht. De Commissie Kwaliteit en Veiligheid kwam in 2013 eenmaal bijeen. Deze frequentie gaat de komende jaren omhoog. Daarnaast sprak de Commissie met de Centrale Cliëntenraad. De Commissie Kwaliteit en Veiligheid stond tijdens het jaarlijks overleg met de Cliëntenraad onder andere stil bij de hierboven genoemde ontwikkelingen: de zelforganisatie van teams, de personeelstop, de ambulantisering van de zorg en de gevolgen voor cliënten en een goede woonplek voor cliënten


pagina 17 van 55



Overleg met cliëntenraad en ondernemingsraad De voltallige Raad van Toezicht heeft meegedaan aan het eerste deel van het Strategisch Beraad, waaraan ook de cliëntenraad en ondernemingsraad meededen. Dit traject moet in 2014 leiden tot een integrale en gedragen visie op de toekomst.

Daarnaast begonnen in 2013 de Partnerberaden, waarin cliënten en teams samen overleggen over relevante onderwerpen. Deze vorm van medezeggenschap sluit beter aan bij de zelforganiserende teams, omdat de teams directe feedback krijgen van cliënten. Verder kwamen de samenwerkingsverbanden op gemeentelijk niveau aan de orde. 3.3.2

Werkwijze

De leden van de Raad van Toezicht legden in 2013 geen werkbezoeken af, maar deden wel mee aan de eerste fase van het Strategisch Beraad. In een aparte bijeenkomst stond de Raad van Toezicht stil bij het thema netwerken en spraken zij over de ketenpartners van RIBW Groep Overijssel. De Raad van Toezicht had vier reguliere vergaderingen in 2013. In deze vergaderingen besprak de Raad, naast de uitgebreide informatie vanuit de Raad van Bestuur over het functioneren van de organisatie, over de onderwerpen:  Werving van een nieuw lid Raad van Bestuur  Werving van een nieuwe voorzitter van de Raad van Toezicht  De juridische fusie  Huisvesting  Risicomanagement in het kader van wijziging financiering AWBZ/WMO;  Brandveiligheid  Kwaliteit  Treasury  Jaarrekening 2012 en jaardocument 2012  Accountantsverslag 2012  Kaderbrief 2014  Jaarplan 2014 en begroting 2014  Managementletter 2013 Op 13 maart 2013 besprak de Raad van Toezicht zijn eigen functioneren. Vooraf gaf de voorzitter van de Raad van Bestuur aan dat de Raad van Toezicht in zijn ogen goed functioneert. Hij herkent dat de Raad van Toezicht betere markeermomenten kan aanbrengen (zie hieronder). Daarnaast stonden ze stil bij de procedure rond werving en selectie van het nieuwe lid voor de Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht voerde vanaf het begin graag een eigen agenda en reageerde niet alleen op de voorgestelde onderwerpen van de Raad van Bestuur. In de Auditcommissie verloopt het overleg soms op het scherpst van de snede, maar altijd gericht op het resultaat. De Commissie Kwaliteit en Veiligheid is nog in ontwikkeling en wil naar rapportages waarin risico’s herkenbaar worden gemonitord, die ook in de Raad van Toezicht vergaderingen aan de orde komen. De Raad van Toezicht wil nadrukkelijker toezien op stakeholdermanagement en maatschappelijke verantwoording. De Raad van Toezicht werkt vanuit de wens bij te dragen aan maatschappelijk nut. In de huidige tijd waar deze voorzieningen onder druk staan, is het belangrijk op te komen voor cliënten, voor een betere samenleving en meer rechtvaardigheid. Bijzondere aandacht schonken ze in de evaluatie aan het feit dat één van de leden van de Raad een kind in begeleiding heeft bij RIBW Groep Overijssel en dat daarover geen belangenverstrengeling ontstaat. De afspraken werken goed. De beoordeling van de Raad van Bestuur is net over de jaarwisseling 2014 gepland.


pagina 18 van 55

3.3.3

Honorering

 Raad van Toezicht De Raad van Toezicht baseerde de eigen bezoldiging op de NVTZ-regeling. De Raad schaalde zichzelf een trede lager in dan mogelijk is, op grond van de NVTZ-regeling. Het vacatiegeld in 2013 bedroeg voor de waarnemend voorzitter €7.800.Voor de overige leden €6.000. De bezoldiging is gebaseerd op de uitgangspunten van de NVTZ-regeling.  Raad van Bestuur Bij de vaststelling van de beloning van de Raad van Bestuur paste de Raad van Toezicht de functie zwaartesystematiek van de beloningscode (BBZ) toe. De in de beloningscode (BBZ) gepresenteerde definities en de daarbij gepresenteerde referentiescores voor de verschillende sectoren in de zorg, vormden het uitgangspunt voor de score. De totaalscore zette de Raad van Toezicht af, conform de beloningscode (BBZ), tegen de omvang van de omzet van RIBW Groep Overijssel. Op dezelfde wijze is de beloning voor het nieuwe lid van de Raad van Bestuur vastgesteld. 3.3.4

Samenstelling Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht bestaat uit. Naam B.J.M. Jansen

Bestuursfunctie Vicevoorzitter

J.K. Hoepel

Lid

R. Witting

Lid

A.G. van Kalsbeek

Lid


Hoofd- en nevenfuncties Hoofdfunctie: Raadsgriffier bij de gemeente Voorst. Nevenfuncties via Agnes en Partners BV: - lid Raad van Toezicht Markenheem zorggroep Doetinchem (bezoldigd) - lid van het bestuur van de Stichting Nijmeegs Universitair Fonds (onbezoldigd) - lid Raad van Commissarissen van Vivare, woningbouwcorporatie te Arnhem (bezoldigd) Hoofdfunctie: managing partner Adviesgroep Zorg bij Twynstra Gudde adviseurs en managers te Amersfoort. Nevenfuncties: - lid Raad van Toezicht Zorggroep Charim te Veenendaal (bezoldigd) Hoofdfunctie: zelfstandig adviseur. Nevenfuncties: - lid Raad van Commissarissen van Area NV, Emmen (bezoldigd) - lid Raad van Toezicht van de Onderwijs Groep Amersfoort (bezoldigd) - lid van de Commissie van Toezicht op de politiecellen Twente/Gelderland-Midden/Gelderland NO, te Apeldoorn (vacatiegeld) - Voorzitter Raat van Toezicht Stichting Bruggerbosch, te Enschede (bezoldigd) - voorzitter bestuur Fuldauerstichting te Hengelo (bezoldigd) Hoofdfunctie: directeur Reinaerde te Utrecht tot 1 september 2013 (bezoldigd) Directeur Noorderbreedte BV te Leeuwarden per 1

M/V V

M

M

V

pagina 19 van 55

september 2013. Noorderbreedte BV maakt onderdeel uit van Zorgpartners Friesland (bezoldigd) Nevenfuncties: - lid Adviescommissie Jeugd van de VGN tot 1 september 2013 (onbezoldigd)


pagina 20 van 55

3.4

Bedrijfsvoering

3.4.1

Planning- en controlcyclus

RIBW Groep Overijssel maakt bij de beheersing van de bedrijfsprocessen gebruik van de planning- en controlcyclus. Jaarlijks stelt de Raad van Bestuur, in de maand augustus, de kaderbrief op waarop de teams hun jaarplannen baseren. De begrotingsbesprekingen gaan in op het te voeren beleid en de speerpunten voor het komende jaar waarna de begroting wordt opgesteld. Het meerjarenbeleidsplan richt zich op de grote lijnen en geeft het bestuurlijk kader aan voor de organisatie als geheel. Binnen dit kader stelden vervolgens de werkorganisaties, de resultaatsverantwoordelijke eenheden en de vestigingen hun eigen jaarplannen op. 3.4.2

Risicobeheer

In de Governance Code en de Regeling Administratieve Organisatie en Interne Controle zijn richtlijnen opgenomen. Deze zijn erop gericht risico’s te verminderen en de transparantie te vergroten door de interne controle binnen organisaties te versterken. Binnen RIBW Groep Overijssel is ook in 2013 ruime aandacht gegeven aan risicobeheer waarbij de volgende thema’s centraal stonden: - kwaliteit en kwantiteit van de zorg; - klantgerichte overhead; - huisvesting en vastgoed; - scenario planner (gericht op risicobeheer); - wijziging financiering (van AWBZ naar WMO).


pagina 21 van 55

3.5

Cliëntenraad

3.5.1

Jaaroverzicht

Het jaar 2013 kenmerkte zich door de herinrichting van de medezeggenschap. Aanleiding daarvoor is de herinrichting van de RIBW-organisatie en het voorsorteren voor 2015, wanneer de begeleiding voor GGZ-cliënten via de WMO in gemeenten loopt. In januari 2013 zijn drie Cliëntenraden samengesteld voor de gebieden Noordwest, Midden en Zuidoost Overijssel. Eerder waren er zes Cliëntenraden in zes regio’s. In ieder gebied is aandacht gegeven aan de organisatie Partnerberaden op het lokale niveau. De medezeggenschap van cliënten gaat op die manier over naar één Centrale Cliëntenraad (CCR) en lokale belangenbehartiging in de Partnerberaden. Hiermee sluit de medezeggenschap van RIBW Groep Overijssel aan bij het wijkgerichte werken (met andere partners) en de participatie van cliënten in de samenleving. Activiteiten Centrale Cliëntenraad  Als eerste van alle teams namen de leden van de Centrale Cliëntenraad deel aan de workshop van Athena in Deventer rond het delen van de kernwaarden van RIBW Groep Overijssel.  Er werken negen mensen over drie gebieden, waarvan er zes ervaringsdeskundige coaches. Zij gaven de Partnerberaden op lokaal niveau (dorp, buurt, wijk, stad) vorm. De coaches werken met z’n drieën in een gebied, waarbij één van de coaches de begeleiding van de Cliëntenraad waarneemt. De coaches van de Partnerberaden hebben ieder ongeveer vier á vijf Partnerberaden onder hun hoede.  De coaches van de cliëntenraden ontwikkelden in samenwerking met een cliënt de cursus ‘Partnerschap in Medezeggenschap’. Duo’s van coaches en cliënten gaven deze cursus op twaalf locaties. Dit krijgt een vervolg in 2014.  In november formuleerden de gezamenlijke Cliëntenraden randvoorwaarden om de taakvolwassenheid van een Partnerberaad te meten. Hieruit kwam een checklist voort. Het invullen daarvan geeft een beeld waar extra inzet nog nodig is en waar de coaches hun inzet kunnen afbouwen. In december maakte de Centrale Cliëntenraad een begin met het beoordelen van taakvolwassenheid van de Partnerberaden.  In 2014 verminderen namelijk het aantal Partnerberaadscoaches voor geheel Overijssel. In Noordwest en Midden Overijssel waren de Partnerberaden al bekend, maar met name in Zuidoost Overijssel (waar de Partnerberaden niet of weinig bekend zijn) leverede de Cliëntenraad een grotere inspanning. Twee coaches organiseerden acht nieuwe Partnerberaden. Ook in de andere gebieden zijn nieuwe partnerberaden opgericht of is hard gewerkt om de zelfstandigheid van de raden te vergroten. In april 2013 kreeg de Centrale Cliëntenraad een nieuwe samenstelling: van zes cliënten met zes schaduwleden, naar negen vaste vertegenwoordigers (uit de drie gebieden). Ook zijn er vervangers nodig in verband met ziekte. Hier werkt de Centrale Cliëntenraad verder aan in 2014. De voorzitter van de Centrale Cliëntenraad was Rutger Scholte ter Horst. Samen met Ragonda Kaizer (secretaris) en Ellen Rotteveel (penningmeester) vormden zij het dagelijks bestuur van de Centrale Cliëntenraad tot september 2013. Tot het einde van het jaar nam Rutger Scholte ter Horst het voorzitterschap van de Centrale Cliëntenraad waar. Het dagelijks bestuur kwam in 2013 twaalf keer bij elkaar om te vergaderen. Tijdens een feestelijke bijeenkomst in september 2013 nam het voltallige dagelijks bestuur afscheid. Er waren veel samenwerkingspartners aanwezig. Het penningmeesterschap is op dat moment overgedragen aan Peter Weening en het secretariaat aan Gerda Brantenaar. Het nieuwe dagelijks bestuur kwam in november 2013 voor het eerst samen, waarbij Rutger de nieuwe voorzitter - Evert Veldhuis inwerkte.


pagina 22 van 55

De Centrale Cliëntenraad kwam in 2013 28 keer bijeen. Er vonden negen reguliere vergaderingen plaats en negen overlegvergaderingen met de Raad van Bestuur. Eén lid van de Raad van Bestuur was hierbij altijd aanwezig; één enkele keer waren beide leden aanwezig. Bij verschillende bijeenkomsten sloten verschillende (beleids-)medewerkers van RIBW Groep Overijssel. Zo konden de personen uit de organisatie, verantwoordelijk voor een onderwerp, toelichting geven en vragen beantwoorden. Zo is gesproken met verantwoordelijk medewerkers voor de cliëntadministratie, het Elektronisch Cliëntdossier, relatiemanagement, huisvesting, kwaliteit, ontwikkeling & innovatie, uitzendbureau Opstart en cursusbureau KIK en de projectleiding van het project ‘Zelfstandigheid voorop’. Cliënten konden hun signalen over de begeleiding delen, zodat RIBW Groep Overijssel daarop kon anticiperen. Ook is de vergadering bezocht door externe contacten zoals Liesbeth Honig van het Landelijk Overleg Cliëntenraden (LOC), Lite Linssen projectleider ambulantisering Dimence/RIBW, projectleider Gerard Kemna van het project ‘Energiek meedoen naar vermogen’ van Dimence/RIBW in Deventer. De CCR deelde zo kennis, kreeg informatie en uitleg, gaf een ‘kijkje in de keuken’, en deelde standpunten. Alle Cliëntenraden kwamen in 2013 twaalf keer samen. Binnen iedere raad is een dagelijks bestuur dat vergaderingen voorbereidt en de agenda opstelt. Iedere raad bestaat uit gemiddeld negen personen. De cliëntenraad Noordwest organiseerde voor de Partnerberaden en de aandachtsfunctionarissen uit de teams bijeenkomsten ‘Onderweg naar Zelfstandigheid (o.n.Z)’. De onderwerpen ‘druk op cliëntenbegeleiding’ en ‘herschikking van personeel’ kwamen ter sprake in de gebiedsoverleggen, waarbij een afvaardiging van de Cliëntenraad aansloot. In de gebiedsoverleggen zijn teams en teamcoördinatoren vertegenwoordigd. Van iedere Cliëntenraad is een deelverslag beschikbaar. In de loop van 2013 werd een begin gemaakt om de Cliëntenraden om te bouwen tot ‘Overlegtafels van Partnerberaden’, omdat er een verschuiving komt van medezeggenschap naar Partnerberaadsniveau. De Overlegtafel blijft de verbinding tussen de Centrale Cliëntenraad en de Partnerberaden. Van iedere Cliëntenraad is een deelverslag beschikbaar. Adviezen In totaal gaf de raad elf ongevraagde adviezen en vijftien gevraagde adviezen (verwoord in een brief). In de overlegvergaderingen met de Raad van Bestuur zijn daarnaast ruim veertig verschillende onderwerpen de revue gepasseerd die de CCR heeft geagendeerd. Met de Dienst Ontwikkeling formuleerde de Centrale Cliëntenraad een vijftal onderwerpen als verbetervoorstellen naar aanleiding van het Kwaliteitsonderzoek onder cliënten, de zogenaamde CQ-index (Consumer Quality Index). Cliëntenraadsleden waren bij acht decentrale CQ-bijeenkomsten aanwezig op lokaal- of wijkniveau. Ook hier zijn verbetervoorstellen gedaan. Gedurende het jaar is gewerkt aan verschillende onderwerpen, waarbij apart aandacht was voor brandveiligheidstrainingen, cliëntenrechten, de informatiemap voor cliënten en kwaliteit huisvesting. Dit krijgt een vervolg in 2014. Inzet cliënten en personeel Vanuit de Cliëntenraden zijn ruim 35 cliënten betrokken bij de medezeggenschap. Dit vroeg een grote inzet van de Cliëntenraadsleden. In de Partnerberaden zijn ongeveer 240 cliënten actief. Zes ervaringsdeskundige coaches voor de Partnerberaden (3,33 fte vanaf april), drie coaches (1,33 fte) voor de Cliëntenraden en één voor de Centrale Cliëntenraad (0,33 fte) en twee secretarieel/administratief medewerkers (0.89 fte) ondersteunen hen. Budget Er zijn drie separate begrotingen:  De organisatie stelde een budget in 2013 van €97.000 vast. Dit was voor de medezeggenschap in het algemeen en de Centrale Cliëntenraad in het bijzonder. In deze begroting zaten ook


pagina 23 van 55

personele kosten (exclusief loonkosten), zoals autokosten van de coaches, gebruik van ICT door de cliëntenraden etc.  De Cliëntenraden maakten drie begrotingen van gemiddeld €9.000. Deze begroting was voor het cliëntenraadswerk. De controller accordeerde de bedragen. Het hele budget is niet gebruikt.  De Partnerberaden beheren hun eigen financiën (gemiddeld €2500) uit de begroting van de wijkteams. Aan de penningmeester van de Centrale Cliëntenraad is in april 2013 voor de boekhouding van 2012 decharge verleend door de controller van RIBW Groep Overijssel. Kascommissies controleerden de separate boekhoudingen van de drie Cliëntenraden. In 2013 zocht de Centrale Cliëntenraad naar een goed vergoedingensysteem voor deelnemers aan de medezeggenschap, omdat het huidige vergoedingensysteem niet voldoet. In 2014 rond de raad dit proces af. Berichtgeving en Communicatie De CCR had het voornemen om in 2013 een cliëntenportaal tot stand te brengen. Dit is niet gebeurd, omdat er afstemming met andere communicatiekanalen van RIBW Groep Overijssel nodig was. Het voornemen om samen te werken aan een nieuwe website voor alle doelgroepen, een medewerkersportaal en een cliëntenportaal ondersteunt de CCR. De website van de Cliëntenraden is niet vernieuwd. De algemene informatie over de medezeggenschap kreeg een plek op de website van RIBW Groep Overijssel. De Cliëntenraden kregen signalen van cliënten dat er geen actuele informatie voor hen beschikbaar is en we concludeerden dat er geen goed communicatiemiddel bestaat met een v oor cliënten. Daarom publiceerde de CCR vaker op het medewerkersportaal en gebruikten ze Yammer (het interne publiciteitskanaal). Dit kanaal gaan we ontwikkelen. Cliënt&Nieuws is het cliëntenblad van de Cliëntenraden. Cliënten maken het blad: van het interviewen, verzamelen van berichten tot redigeren, ontwerpen en verspreiden. In 2013 verscheen het blad vier keer, in een oplage van 2500 exemplaren. Niet alleen cliënten ontvingen het blad, ook begeleiders kregen dit jaar ook voor het eerst een exemplaar. Vergaderingen met de Raad van Bestuur Maandelijks ontmoet de Centrale Cliëntenraad een lid van de Raad van Bestuur. Bart Verpalen nam die taak waar tot en met januari 2013. In diezelfde maand nam hij afscheid van de CCR. Vertegenwoordigers van de CCR waren bij zijn afscheid in Enschede tijdens een symposium aanwezig. Egbert Gritter nam de taak daarna waar tot de komst van Aart van Walstijn, het nieuwe lid van de Raad van Bestuur. Beiden bezochten de CCR-vergadering in juli in verband met de overdracht. Fusiefeest cliënten In april vierden cliënten het fusiefeest in Lemelerveld. De CCR leverde een belangrijk aandeel in de organisatie van het programma. Alles stond in het teken van Holland: de hapjes, de activiteiten zoals een karaoke en de artiesten. Als afsluiter trad rapper Ali B op. Er waren ruim 550 cliënten aanwezig. Ook presenteerde de CCR de nieuwe raad. De CCR was daarnaast vertegenwoordigd op het medewerkersfeest in het kader van de fusie in Go Planet in Enschede. Externe bezoeken De CCR bezocht veel externe bijeenkomsten: onder andere ‘Anti-stigma en werk’ in de Week van de Psychiatrie in Zwolle, voorlichtingsbijeenkomsten van het GGZ-Beraad bij de Vriendendiensten in Deventer en ProJuventus in Wezep, Eigen kracht & Religie, verschillende congressen zoals het Rehabilitatie congres in Utrecht en ‘ Medezeggenschap en Jeugd’ in Amersfoort, Inkoopvoorwaarden van Menzis, Cliëntenradenbijeenkomst van Alice Makkinga. Ook woonde de CCR debatten bij in


pagina 24 van 55

bijvoorbeeld het Ketencafé in Zwolle, de Inclusiedag op het Provinciehuis in Zwolle, WMObijeenkomsten in Almelo, Hengelo, Enschede en Zwolle, De RIBW Alliantiedag in Den Bosch. De CCR initieerde samen met de Cliëntenraden voorlichtingsbijeenkomsten onder de noemer ‘Wij doen mee!’ met college van B&W, politieke partijen en ambtenaren rond de WMO in Olst/Wijhe, Raalte, Zwolle(-zuid), Ommen etc. om met cliënten te praten en niet over hen. Hierin is ook de samenwerking gezocht met netwerkpartners op lokaal niveau. Niet alleen leden van de CCR sloten aan bij vergaderingen, ook externen waren welkom. De CCR was aanwezig bij de bijeenkomsten van het Programma ‘Aandacht voor Iedereen’ in IJssel-Vecht/Twente van Zorgbelang Overijssel en GGZ-Beraad Overijssel. Hier wisselden GGZ-cliënten in WMO-raden en WMO-clusters informatie uit over de veranderingen rondom de WMO. Stage VWS Een beleidsambtenaar van het Ministerie van VWS liep in het najaar een week stage bij de Cliëntenraad Noordwest in samenwerking met de CCR. Ambulantisering was onder andere een thema. Leden van de raad Noordwest en van de CCR bezochten in het najaar het Ministerie van VWS, om daar over deze thematiek door te spreken met beleidsambtenaren. Het cijfermateriaal werd door de persoonlijke verhalen van de cliëntenraadsleden over hun eigen situatie op het gebied van wonen, werk en welzijn sprekend. In het bijzonder sprak de impact op het financiële huishouden van de cliënt tot de verbeelding als hij/zij ambulant gaat wonen. Ook deelde de raad zorgen rond overschatting van cliënten en de vermeende hulp van hun netwerk of mantelzorg in het dagelijks functioneren. Privacy en WMO is ook een thema dat aandacht verdient. Naast deze stage was de vaste Tweede Kamercommissie VWS ook aanwezig bij RIBW Groep Overijssel. De CCR nam aan de bijeenkomst deel en twee cliënten vertelden over hun herstelverhaal. Automatisering De CCR gebruikt sinds april 2013 iPads en alle Cliëntenraden werken met hun eigen account en mailbox. Alle Cliëntenraadsleden hebben zo toegang tot het medewerkersportaal van RIBW Groep Overijssel. Vertegenwoordiging en werkgroepen Twee leden (en vanaf het najaar van 2013 drie leden) van de Centrale Cliëntenraad zijn de vaste vertegenwoordiger in het Strategisch Beraad van RIBW Groep Overijssel. Dat geldt ook voor de gebiedsoverleggen en de wijkoverleggen, hoewel hier deelname hiervan facultatief is. De informele bijeenkomsten zoals de Sandwichbijeenkomsten bezoeken cliënten uit de raden naar behoefte. In werkgroepen zijn cliënten op allerlei wijzen betrokken, zoals in de stuur- en klankbordgroep rond ‘Zelfstandigheid voorop’. Ook sprak de Centrale Cliëntenraad twee keer met de Commissie Kwaliteit en Veiligheid van de Raad van Toezicht en was de CCR aanwezig bij de selectiegesprekken van de kandidaten voor de vacature van voorzitter van de Raad van Toezicht en Raad van Bestuur. Andere (werk-)groepen waar cliënten vertegenwoordigd zijn: Kwaliteitsonderzoek onder cliënten CQindex, Cliënt&Nieuws – digitaal en in geschreven versie, Huisvesting, Cliënten bezoeken cliënten, Partnerberaadsprijs, Herstel, Protocollen, Cinementaal. Cliëntenraadsleden werkten in 2013 hard en de inspanning en inbreng is groot. Ze denken en werken bij allerlei ontwikkelingen mee en adviseren proactief. Cliëntenraadsleden hebben een goede relatie met de organisatie.


pagina 25 van 55

Training Twee leden van de CCR namen - net als in 2012 - deel aan de zogenoemde K3-training (Kennis, Kracht en Kwaliteit) van Alice Makkinga. Tijdens een driedaagse maken die cliënten een grote persoonlijke ontwikkelen door, die bijdraagt aan de medezeggenschap en hun eigen herstel. Co-creatie Een opvallende ontwikkeling van Cliëntenraden in 2013 is het verder uitbouwen van het begrip ‘Partnerschap’. De vertegenwoordiging van de Cliëntenraden zit in veel werkgroepen van de organisatie. Op allerlei plekken in de organisatie en in alle lagen. De bevoegdheid bestaat om te adviseren, maar tegenwoordig verschuift dit steeds vaker naar co-creatie. Het blijft niet alleen bij formele adviezen, maar er ontstaat meer overleg met elkaar: vanaf het eerste moment tot het laatste moment zijn cliënten betrokken. Deze samenwerking vindt plaats in ruim twintig werkgroepen op strategisch en tactisch niveau. Vanuit de Partnerberaden nemen ook cliënten op operationeel niveau deel.

Leden Centrale Cliëntenraad

Naam Woonplaats Rutger Scholte ter Horst Zwolle Ellen Rotteveel Ommen Ragonda Kaizer Almelo Herman Wienk Hengelo Udo Kollges Hengelo Diny Vloedgraven Raalte Nelly Besseling Hengelo Peter Weening Hardenberg Dennis Zanoni Almelo Jacqueline Kalsbeek Zwolle Gerda Brantenaar Nieuw Leusen Evert Veldhuis Zwolle Erwin Nijland Rijssen Tabel: samenstelling Cliëntenraad

M/V M V V M M V V M M V V M M

Functie/ In functie tot Voorzitter tot eind 2013 Penningmeester tm sept. 2013 Secretaris tm sept. 2013 Algemeen lid t/m nov. 2013 Algemeen lid Algemeen lid Algemeen lid Penningmeester vanaf sept. 2013 Algemeen lid Algemeen lid Secretaris vanaf sept. 2013 Algemeen lid Algemeen lid

Net als in 2012 was een lid van de Centrale Cliëntenraad genomineerd voor de Roos van Elizabeth (Deventer). Dit jaar was het Rutger Scholte ter Horst.


pagina 26 van 55

3.6

Ondernemingsraad

3.6.1 Adviesaanvragen De Ondernemingsraad (OR) bracht in 2013 advies uit over: - Toetreding samenwerking coöperatieve vereniging PPT Jeugd. Deze vereniging heeft als doel om tegen de achtergrond van de transitie van de jeugdzorg naar de gemeenten, goede zorg voor de jeugd te realiseren. - Advies profielschets en deelname aan de sollicitatiecommissie voorzitter Raad van Toezicht, - Advies profielschets e en deelname aan de sollicitatiecommissie lid Raad van Bestuur, - Roosterbeleid en roostermethodiek. De Ondernemingsraad bracht eind 2013 ongevraagd advies uit over de tempoversnelling naar zelforganisatie. Daarbij vroeg de Ondernemingsraad meer aandacht voor ondersteuning van de teams. De Ondernemingsraad kreeg geen gelegenheid om advies uit te brengen over een voornemen tot een regeling met betrekking tot het beëindigen van het Eigen risicodragerschap voor de Wet Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (zoals bedoeld in artikel 25, lid 1 sub m WOR). De Raad van Bestuur erkende dat hierbij niet de juiste route is gevolgd. Om zwaarwegende redenen nam de Raad van Bestuur het besluit toch en informeerde de Ondernemingsraad hierover op 18 december. Per 1 januari 2014 valt RIBW Groep Overijssel weer onder de publieke verzekering van het UWV. Instemmingsaanvragen De Ondernemingsraad verleende in 2013 instemming aan: - Opleidingsbeleid: Mede in het kader van de volledige fusie van RIBW IJssel-Vecht en RIBW Twente tot RIBW Groep Overijssel is er één opleidingsbeleid ontwikkeld. Aansluitend bij het principe van een lerende organisatie. Hierbij staan de ontwikkeling van het individu, het team en de organisatie centraal. - Procuratieregeling: In verband met een gewijzigde organisatiestructuur naar zelforganisatie was een nieuwe procuratieregeling noodzakelijk. - Verzuimprotocol: Op basis van dit beleid kunnen wijkteams zelf verantwoordelijkheid nemen voor de uitvoering van het verzuimbeleid. - Beleid Werving en selectie: Deze notitie beschrijft de visie op werving en selectie binnen zelforganiserende teams. De instemmingsaanvraag ‘Continu verbeteren’ (over het beleid rond jaargesprekken) heeft tot doel het voeren van jaargesprekken in de teams neer te leggen. Dit sluit aan bij de ontwikkeling naar zelforganisatie binnen RIBW Groep Overijssel. Begin 2014 heeft de Raad van Bestuur besloten deze aanvraag aan te houden. De reden hiervoor is dat er van de medewerkers in de wijkteams al veel wordt gevraagd op het gebied van zelforganisatie en de transitie naar de WMO. 3.6.2 Initiatieven RIBW Groep Overijssel nam in de zomer van 2013 het besluit om de overproductie versneld af te bouwen. In voorgaande jaren was het beleid: ‘zorg bieden die gevraagd werd’, ook als dit meer was dan de zorgkantoren toewezen. In juli 2013 bleek dat de overproductie bij de nacalculatie niet langer vergoed werd. Bij het afbouwen van deze overproductie kwamen er projectteams. Om de afbouw van de formatie in goede banen te leiden. De Ondernemingsraad vroeg de Raad van Bestuur om dit proces te toetsen op de signalen die de Ondernemingsraad van de achterban kreeg. Veel van deze signalen hadden betrekking op de communicatie tussen de teams in de wijk en projectteams. Zij hadden de taak om de voorstellen voor afbouw van de formatie te beoordelen. De communicatie met de projectteams verbeterde hierdoor aanzienlijk.


pagina 27 van 55

De Ondernemingsraad constateerde, op basis van signalen vanuit de achterban, dat de vergoeding voor slaapdiensten en de regeling voor verschoven diensten niet conform de CAO werd toegepast. Hierop anticipeerde door de Raad van Bestuur goed. Het beleid wijkt nu in gunstige zin af van de CAO. De Ondernemingsraad ontving vanuit de achterban bezorgde reacties over de verklaring die medewerkers gevraagd werd te ondertekenen na het volgen van de training ‘Zelfstandigheid voorop’. ‘Zeg je volmondig ‘ja’ op waar de organisatie naar toe wil?’. Deze vraag konden medewerkers beantwoorden met ‘ja’, ‘nee’ of met ‘weet ik niet’. Medewerkers vreesden negatieve gevolgen voor hun loopbaan als deze verklaring niet volledig werd geaccepteerde en ondertekend. Na overleg met de Raad van Bestuur bleek deze vrees ongegrond. De Raad van Bestuur gaf aan dat het belangrijk is om de koers van de organisatie te onderschrijven. Het doel was om de medewerker te prikkelen en eigen verantwoordelijkheid te laten nemen. Dit benadrukten zij in een brief naar de medewerkers. De Ondernemingsraad is van mening dat de communicatie hierover beter vooraf plaats had kunnen vinden. . De Ondernemingsraad stimuleerde het beschikbaar stellen van de functie van Vakbondsconsulent. Sinds juli 2013 heeft RIBW Groep Overijssel een Vakbondsconsulent. Contactpersonenoverleg De Ondernemingsraad hield in 2013 voor medewerkers viermaal een contactpersonenoverleg in Zwolle en Hengelo. Hoofdthema’s hierbij waren ‘de weg naar zelforganisatie’ en de ‘afbouw van formatie als gevolg van de instroomstop’. Overlegvergaderingen De Ondernemingsraad voerde zeven keer overleg met de Raad van Bestuur. De Ondernemingsraad is daarbij door de Raad van Bestuur regelmatig en adequaat geïnformeerd over belangrijke ontwikkelingen rond de instroomstop, de ontwikkelingen rond informatisering en de factoren die een rol spelen bij de ambulantisering en de WMO. De Ondernemingsraad vroeg de Raad van Bestuur om alert te zijn op het tijdig indienen van adviesen instemmingaanvragen. De Ondernemingsraad signaleerde dat er regelmatig geluiden waren binnen de organisatie dat de Ondernemingsraad vertragend werkt op de besluitvorming. De Ondernemingsraad vindt deze kritiek niet terecht. De Ondernemingsraad deelde haar zorgt rondom deze beeldvorming, bij zowel bij de Raad van Bestuur als bij de achterban. De Ondernemingsraad gaf en vroeg hierbij uitleg. De Ondernemingsraad nam zich voor om hierop alert op te blijven en waar nodig te reageren. De Ondernemingsraad voerde in 2013 eenmaal een regulier overleg met de Raad van Toezicht. Een belangrijk agendapunt hierbij was natuurlijk de overgang naar zelforganisatie en de voorbereiding op de WMO. 3.6.3 BaM BaM staat voor ‘Bouwen aan Medezeggenschap’, waarin geëxperimenteerd wordt met een nieuwe vorm van medezeggenschap. Het doel van deze methode is de medezeggenschap lager in de organisatie te plaatsen, aansluitend bij de ontwikkeling naar zelforganisatie. In 2011 kwam hiervoor een stuurgroep met vier leden van de Ondernemingsraad, een lid van de Raad van Bestuur, de HRmanager en een teamcoördinator. In 2013 startten drie pilots, waarbij medewerkers in werkgroepen vroegtijdig bij beleidsvorming werden betrokken: - Nieuw beleid met betrekking tot werving en selectie - Keuze van een Arbodienst voor de uitvoering van de wettelijk verplichte Risico Inventarisatie en Evaluatie - Opstellen van een rolprofiel van de medewerker van de toekomst, passend binnen het concept van zelforganisatie, wijkgericht werken en WMO.


pagina 28 van 55

De pilot werving en selectie werd afgerond. De Ondernemingsraad stelde vast dat het proces niet goed verliep. Daarom is het eindresultaat van de werkgroep inhoudelijk door de Ondernemingsraad behandeld. De andere twee pilots waren eind 2013 nog niet afgerond. Eind 2013 is in overleg met de Raad van Bestuur besloten om gelijktijdig twee nieuwe pilots te starten. Hierbij werd als voorwaarde is gesteld dat het proces van beide pilots goed moet verlopen om BaM als experiment voort te kunnen zetten. Dit is nodig om het vertrouwen in het experiment te herstellen. Cursus De Ondernemingsraad ging in 2013 eenmaal gezamenlijk naar een cursus. Onderdeel hiervan was een overleg met de Raad van Bestuur. Deze cursus stond vooral in het teken van BaM, waarbij de Ondernemingsraad in overleg met de Raad van Bestuur afspraken maakte gemaakt over het verdere verloop van dit experiment. Samenstelling In 2013 waren er geen wijzigingen in de personele samenstelling van de Ondernemingsraad. Naam B. Saad J. Schouwstra M. Abbink-Analbers M. Beuzel

Functie Voorzitter Vicevoorzitter Lid Lid

Team Team Kampen binnenstad Team Roelenweg Zwolle Wijkcoaches Enschede Team Almelo Zuid West Wierden

M/V M V V V

R. Blei B. Brouwer S. Heide J. Lefferts M. Meijer P. Scholten E. Westerhoff F. Schuttenbelt

Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid Ambtelijk secretaris

Team Kampen binnenstad Team Werkelaar Curieweg Zwolle Team Schelfhorst, Almelo Team Steenwijk ambulant Maatschappelijke Opvang Herberg Zwolle Team Glanerbrug Team Overbruggingshuis Haaksbergen Centraal Bureau Dr. Klinkertweg 2, Zwolle

M M V V M M M M


pagina 29 van 55

4

Beleid, inspanningen en prestaties

4.1

Meerjarenbeleid

RIBW Groep Overijssel opereert middenin de samenleving en positioneert zich als innoverende netwerkorganisatie. We zijn vooral actief in de lokale en regionale keten van de geestelijke gezondheidzorg (GGZ), maatschappelijke opvang, verslavingszorg en het WMO-domein. RIBW Groep Overijssel ondersteunt mensen met psychiatrische en/of psychosociale problemen op methodisch en deskundig wijze in hun dagelijks leven opdat zij als gelijkwaardig mens zo zelfstandig mogelijk in de samenleving kunnen participeren en het eigen leven vorm kunnen geven. Dat doen wij door te kiezen voor een wijkgerichte benadering waarbij een maximale aansluiting en verbinding wordt gezocht tussen individuen, groepen en organisaties. Hierbij gaan wij steeds uit van de wens en de mogelijkheden van de cliënt en bieden wij de ondersteuning daar waar de cliënt woont, werkt, leert en recreëert. Naastbetrokkenen zijn een bron van ondersteuning in het ondersteuningsproces. De samenwerking tussen cliënt-naastbetrokkene-medewerker, bepaalt de kwaliteit van zorg en dus de kwaliteit van leven. De visie op zelfstandigheid van de cliënt beperkt zich niet uitsluitend tot de zorg en ondersteuning die we bieden; het vertaalt zich ook in de visie op de inrichting en in de werkwijze van de organisatie. Ook de medewerker werkt zo zelfstandig mogelijk, waarbij er erkenning is voor en gebruik gemaakt wordt van de kennis, deskundigheid en verantwoordelijkheid van de individuele medewerker. In het Strategisch Beleidsplan ‘Zelfstandigheid voorop’ 2012-2015 worden de volgende ambities genoemd: Resultaten voor de cliënten In 2015 willen we bereikt hebben dat de cliënt:  tevreden is over zijn mate van zelfstandigheid  participeert naar vermogen in de samenleving  zich thuis voelt in zijn woonomgeving en voldoende privacy heeft  deskundige en methodische ondersteuning en begeleiding krijgt  verbetering van regie op zijn eigen leven ervaart  voldoende inspraak en medezeggenschap heeft met betrekking tot het beleid van RIBW Groep Overijssel Resultaten voor de inhoud In 2015 hebben we bereikt dat:  de kwaliteit van de zorg positief wordt beoordeeld door cliënten, naastbetrokkenen en financiers. Met minimaal een rapportcijfer 8  70% van de zorg die door ons wordt geboden wetenschappelijk of met systematische praktijkevaluatie is onderbouwd  herstelgerichte zorg, integraal (wonen, werken, welzijn) en wijkgericht werken de kern van ons ondersteuningsaanbod vormen  we substantiële innovaties in het aanbod hebben gerealiseerd en aantoonbaar innovatiekracht hebben  alle huisvesting voor Beschermd Wonen voldoet aan het programma van eisen


pagina 30 van 55

Resultaten voor de medewerkers In 2015 hebben we bereikt dat de medewerker:  zelforganiserend werkt, binnen een zelforganiserend team  voldoende regelruimte in zijn werk ervaart en daardoor werk en privé goed kan combineren  meer flexibel inzetbaar is  een gezonde werkdruk ervaart en in hoge mate tevreden is over de advisering en coaching die hij krijgt  zijn professie goed kan uitoefenen en zijn deskundigheid kan ontwikkelen  (als zorgprofessional) adequaat ondersteund wordt door stafdiensten en middelen  voldoende inspraak en medezeggenschap heeft met betrekking tot het beleid van RIBW Groep Overijssel  zich voldoende gewaardeerd vindt voor de inzet Resultaten voor het netwerk In 2015 hebben we bereikt dat:  RIBW Groep Overijssel bekend staat als een innovatieve, betrouwbare en deskundige samenwerkingspartner  we in ons werkgebied een stevige positie hebben in zowel de wijken en buurten, als in de gemeentes en in de provincie en in de lokale samenwerkingsverbanden  we met relevante partners verkoopcombinaties hebben ontwikkeld  financiers van zorg graag zorg bij ons inkopen, vanwege de hoge kwaliteit van ons aanbod Resultaten voor de organisatie In 2015 hebben we bereikt dat:  we een gezonde, financiële positie hebben  risico’s inzichtelijk en in control zijn, zowel op het gebied van personeel, als financieel beheer en huisvesting  een kleine maar effectieve en efficiënte overhead hebben, waarvan de servicegerichtheid hoog gewaardeerd wordt  we in staat zijn om duurzame en kwalitatief-hoogwaardige producten en diensten aan te bieden  coachend leiderschap en zelforganisatie zijn gaan floreren  de slagkracht is verhoogd  we in staat zijn om voldoende en goede medewerkers te boeien en te binden aan RIBW Groep Overijssel en we een aantrekkelijke werkgever zijn. Ook voor mensen met cliëntervaring c.q. ervaringsdeskundigheid


pagina 31 van 55

4.2

Resultaten 2013

Het jaarplan 2013 is gebaseerd op het Strategisch Beleidsplan RIBW Groep Overijssel 2012-2015. In dit hoofdstuk volgen de onderdelen van het meerjarenbeleid die in 2013 aan de orde kwamen. Per item wordt de stand van zaken van eind 31 december 2013 weergegeven. Vanaf 2013 is volop gekoerst op de invulling van het nieuwe Strategisch Beleidsplan. Zowel op de zelfstandigheid van de cliënt, de medewerker als het team. Daarnaast vinden we het als RIBW Groep Overijssel belangrijk om zelfstandig te blijven, gelet op het specifieke product dat we bieden: begeleiding bij wonen, werken en welzijn van mensen met een GGZ-beperking. Daarbij realiseren we ons dat dit alleen op een optimale manier kan door samen te werken in de keten. Het uitgangspunt is hierbij dat wij ons primair richten op de inhoud en de kwaliteit ervan. 4.2.1 Resultaten voor de cliënten Brede participatie en betrokkenheid cliënten Inherent aan invoering van zelforganisatie en het beleidsmotto ‘ Zelfstandigheid voorop’ , hoort participatie en betrokkenheid van medewerkers en cliënten als ‘leidmotief’. De Centrale Cliëntenraad (CCR) was in 2013 bezig met de herinrichting van medezeggenschap. In de nieuwe organisatiestructuur willen wij optimale betrokkenheid en participatie bereiken en daarbij is een heldere en open communicatie noodzakelijk. Evaluatie De CCR is positief over de nieuw ontwikkelingen. De extra inzet die wij doen richting Partnerberaden (overleg op wijkniveau tussen teams en cliënten) betekent dat de medezeggenschap op lokaal niveau goed van de grond begint te komen. Er zijn ondersteuners met ervaringsdeskundigheid aangesteld. Jaarlijks toetsen wij de resultaten en beoordelen of verlenging noodzakelijk is. In 2014 willen we dat het partnerberaad overal in Overijssel naar tevredenheid van cliënten en teams functioneert. In de meeste gevallen is, bij de vorming van nieuwe teams, de medewerker-cliënt relatie gecontinueerd. Dat is niet in alle gevallen gelukt, maar vanuit de CCR komt het signaal dat dit in het algemeen geruisloos is verlopen. Wijkgericht en methodisch werken In 2013 is er door de zelforganiserende teams in het hele werkgebied wijkgericht en methodisch gewerkt. Vanaf 2013 heeft RIBW Groep Overijssel zich, nog meer dan voorheen, sterk gefocust op de wijken, buurten en dorpen in Overijssel. Juist met het oog op de forse veranderingen van het zorgstelsel (in brede zin) in Nederland. Het betekent vooral veel inzet op brede samenwerking met organisaties en instellingen in de wijk, waar elk team actief is. Maar ook het gezamenlijk opereren in wijken met en voor de burgers. Samen voorzieningen (bijvoorbeeld een dagbestedingscentrum, wijkcentrum, kantoren) delen hoort daar ook bij. Om op die manier efficiënter te werken. Iedereen moet duidelijk zijn geworden dat methodisch werken erg belangrijk is. Niet alleen om het gewenste resultaat in de begeleiding naar de cliënt te boeken, maar ook om extern verantwoording af te leggen. Dit zal de komende jaren niet meer vrijblijvend zijn. Methodisch werken is een must. Daarmee bedoelen we: werken volgens een duidelijk plan met een ‘ PDCA cirkel’ (plan-do-check-act), waaraan een heldere ‘ kop en staart’ zit. En er objectieve toetsing plaatsvindt met betrekking tot de resultaten van de begeleiding.


pagina 32 van 55

Evaluatie In de gesprekken met de teams komt het thema methodisch werken stelselmatig aan de orde. Op het dashboard is steeds meer zichtbaar dat het team, en alle zaken die daar verband mee houden, op orde heeft. Met de overgang van de gehele RIBW-functie naar het WMO-domein is een pas op de plaats gemaakt met de keus voor de methodiek. De methodiek zal immers ook ‘WMO-proof’ moeten zijn. De focus is daarmee op dit moment verlegd naar het methodisch werken aan duurzame door- en uitstroom. Samenwerking krijgt op wijkniveau volop aandacht, tussen teams onderling maar ook met externen. Bij dat laatste verdient de afstemming tussen team en relatiemanager structurele aandacht. Dit is eind 2013 goed door de relatiemanagers opgepakt. Het is duidelijk dat de meeste teams inmiddels wijkgericht werken en duurzame samenwerkingsrelaties aangingen. Voor wat betreft de dagen arbeidsmatige activiteiten moet er in 2014 nog een slag worden gemaakt. 4.2.2 Resultaten voor de medewerkers Realiseren en uitvoeren van verandering Alle betrokkenen zullen in de organisatie zelf actief moeten zijn in het vormgeven en uitvoeren van zelforganisatie. Natuurlijk moeten de medewerkers hierin gefaciliteerd worden. Ook de ondersteunende diensten zullen nog meer servicegericht naar het primair proces opereren. In 2012 bereidden ze zich hierop al voor. Evaluatie De organisatieontwikkeling verloopt naar tevredenheid. Het is fijn te merken dat dat door iedereen wordt gedeeld en ervaren. Voor alle medewerkers was er een trainingsprogramma. Eind 2013 heften wij de projectstructuur op en deze integreerden we in de staande organisatie. Alle teams gingen aan de slag met de implementatie. Dat slokte de nodig aandacht op. Maar bracht ook aan het licht dat de keuze voor deze platte structuur vooral stimulerend werkt. Op sommige plekken kwam naar voren dat het team niet goed functioneert. Onder andere door sterke afhankelijkheid van de teamcoördinator (in het verleden), samenwerkingsproblemen of het ontbreken van individuele kwaliteit. Binnen een aantal ondersteunende diensten duurde het een aantal maanden, voordat de teams de goede draad te pakken hadden. Hier hadden de teams in het primaire proces ook last van. De teamadviseurs vonden hun weg. Voor zowel teams als teamadviseur was dit soms een zoekproces: om elkaars rol helder te krijgen en om die optimaal te benutten. In de tweede helft van het jaar evalueerden we het functioneren van de teamadviseurs. Dit deden we in een open gesprek tussen het team, de teamadviseur en de Raad van Bestuur. Door de positieve ontwikkelingen is het aantal teamadviseurs teruggebracht naar één teamadviseur per vijf à zes teams (dit was per drie à vier teams). De dashboards zijn uitgerold en vervullen een positieve functie. De uitkomsten worden zeer serieus genomen. Het dashboard is leidend bij de gesprekken tussen Raad van Bestuur, control en de teams. Op basis van een evaluatie pasten we het dashboard aan voor 2014. De interne communicatie blijft een belangrijk aandachtspunt. De communicatie naar de teams en de medewerkers breidden we uit. Maar we staan ook regelmatig stil bij de plicht informatie te halen en tijdig met de Raad van Bestuur te communiceren. In 2013 startten we met de nieuwsbrief van de Raad van Bestuur en het snel en constructief reageren op vragen en opmerkingen van teams. . Ook zetten we meer social media in. Dit wordt positief gewaardeerd. In 2014 willen we de interne communicatie verder verbeteren door een nieuw webportaal te ontwikkelen, waarin we informatie gemakkelijker en uitnodigender presenteren. Ook moet het meer tweerichtingsverkeer en het gebruik van social media


pagina 33 van 55

ondersteunen. Het medewerkersportal is steeds meer een middel geworden om informatie te delen. Daarnaast is Yammer in gebruik genomen. We merken dat de participatiegraad ervan heel erg hoog is. Met de Ondernemingsraadstonden we stil bij het tempo naar zelforganisatie. Daarbij kozen we in goed onderling overleg ervoor nog niet alle taken op teamniveau te beleggen, maar vooral de teamadviseur te benutten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het voeren van de jaar- en verzuimgesprekken. Met de OR spraken we af om het project Bouwen Aan Medezeggenschap (BaM) een jaar te verlengen. Het vroegtijdig laten participeren van medewerkers bij de ontwikkeling van beleid (waardoor de rol van de OR anders en mogelijk op een wat abstracter niveau komt), is op dit moment nog een brug te ver. Daarbij merken wij op dat de OR hierover wel constructief nadenkt.

4.2.3 Resultaten voor de inhoud Heroriëntatie op huisvesting De toekomstige scheiding van huisvesting en zorg en verschuiving van ZZP’s naar de WMO noodzaakt om enerzijds optimale aansluiting van het huisvestingaanbod op wisselende zorgbehoefte te houden maar ook om uitbreiding van overdrachtsmogelijkheden van huur door RIBW Groep Overijssel naar huur door de cliënt. Overleg en beleidsvorming op dit dossier met gemeenten en met woningcorporaties heeft in 2013 nog niet geleid tot concrete oplossingen, waarmee bereikt wordt dat cliënten kwalitatief goed en betaalbaar gehuisvest blijven. Evaluatie We besteedden in 2013 veel tijd aan het inzichtelijk maken en houden van ons huisvestingsbestand. We hebben alles in beeld qua woonvormen, dagbesteding en kantoren. Door de overproductie in het Beschermd Wonen, die niet vergoed is, stelden we een voorlopige instroomstop in. We stuurden op uitstroom en doorstroom. Leegkomende huisvesting is overgedragen aan cliënten die zelfstandig zijn gaan wonen. Belangrijk aandachtspunt voor RIBW Groep Overijssel was of er wel of geen langjarige huurovereenkomsten voor nieuwe huisvesting moesten worden aangaan. Het probleem daarbij is dat woningcorporaties hierin weinig willen ondernemen en ontwikkelaars geen ontsnappingsclausules (huur over doen aan cliënten) in de overeenkomst willen opnemen. De vernieuwing en het realiseren van zoveel mogelijk geschikte huisvesting voor onze cliënten stokt daardoor. In 2013 werd 60% van onze huisvesting geschikt. Eind 2014 moet dat 80% zijn. Of we kunnen toegroeien naar 100% geschikte huisvesting kunnen we nu nog niet zeggen. Daarvoor spelen te veel verschillende onzekere factoren. De situatie verschilt van gemeente tot gemeente. Naast het vervangen van bestaande huisvesting is er in 2013 één nieuwbouwtraject in Enschede afgerond voor 23 plaatsen. Daarnaast startten wij in 2013 samen met FRION en de woningcorporaties een traject om te kijken hoe we samen met de gemeente de grootste knelpunten rondom huisvesting kunnen oplossen. Het rapport dat hierover is opgesteld is door alle belanghebbenden enthousiast ontvangen. Ook in Twente kwam het initiatief om een dergelijk rapport op te stellen. In 2013 voerden we diverse gesprekken over huisvestingsprojecten die we in 2014 willen realiseren. Ondernemerschap en innoverend vermogen versterken Ook in 2013 is volop aandacht geschonken aan het verhogen van het innoverend en ondernemend vermogen van de organisatie. De invoering van zelforganiserende teams is daarin al een belangrijk middel gebleken. We merken dat teams op die manier kan directer en sneller anticiperen en reageren op nieuwe kansen en nieuwe vragen die zich in wijken en op kleine schaal voordoen. In 2013 ontwikkelden wij een visie op werk gerelateerde activiteiten. Deze dragen bij aan herstel en slaan de brug tussen de WMO en nieuwe participatiewet. Op deze wijze komt er in het belang van de cliënt een nieuw continuüm tot stand.


pagina 34 van 55

In 2013 startten we met een nieuw strategietraject, op basis waarvan we ons huidige productportfolio ‘WMO-proof’ kunnen maken. Voor de zomer van 2014 moet dit zijn afgerond. Daarbij zetten we in op vernieuwing en verbetering van ambulante zorgconcepten, waardoor er enerzijds geanticipeerd wordt op overheidsbeleid richting WMO en scheiding huisvesting en zorg, anderzijds de noodzaak om méér cliënten te kunnen helpen met hetzelfde (of minder) budget. Bovendien moeten we op basis van objectieve toetsing en onderzoek (evidence-based) aantonen en verantwoorden wat de toegevoegde, maatschappelijke waarde is van onze kern ‘producten’. Evaluatie We maakten businesscases voor de werkstations in Deventer (samen met Dimence) en Zwolle (samen met WEZO en Frion), waarin ook een strategie richting bedrijfsleven is stond. Dit concept bespraken wij in heel Overijssel met samenwerkingspartners. Er blijkt duidelijk belangstelling voor. In 2014 zal blijken of deze belangstelling ook tot nieuwe resultaten en/of initiatieven zal leiden. Vanuit RIBW Groep Overijssel is in Almelo het initiatief genomen om samen met collega-aanbieders een zogenaamde stadswerkplaats te ontwikkelen. De gemeente verwelkomde het initiatief hartelijk en het moet in 2014 vorm en inhoud krijgen. Daarnaast is voor het werkstation De Hees de samenwerking uitgebreid. Met de LG-sector en wordt de verbinding gezocht met het bedrijfsleven. Onduidelijk is nog hoe de gemeente dit initiatief ziet. Binnen de organisatie werd duidelijk om het productportfolio anders in te richten. En na te denken over de wijze waarop wij ons maatschappelijk rendement kunnen aantonen. Iedereen in onze organisatie ziet hiervan het belang in. Begeleiding door RIBW Groep Overijssel is daarmee op voorhand minder vrijblijvend geworden. In 2013 bespraken wij de noodzaak een nieuw productportfolio; de noodzaak en de aanpak ervan. Maar we keken ook naar een toekomstbestendig profiel van de medewerker. Een aantal bestuurlijke werkgroepen kregen hierna de opdracht begin 2014 een eerste beeld te schetsen. 4.2.4 Resultaten voor het netwerk Relatiebeheer De afgelopen jaren investeerden we veel in het opzetten en onderhouden van relaties met onze omgeving. Vooral de relaties met de gemeentes in ons werkgebied kregen hierin prioriteit. En met succes. Gelet op de doorgaande beweging rond de kanteling van de AWBZ blijven deze relaties, maar ook natuurlijk die met andere partijen in zorg, welzijn, werk en huisvestingskringen, van toenemend belang. Op het lokale/wijkniveau hebben de zelforganiserende wijkteams hierin natuurlijk een sleutelrol; daarnaast zijn de relatiemanagers belast met het onderhouden en versterken van het relatienetwerk op deelgebiedsniveau en vervult de Raad van Bestuur deze rollen op strategisch niveau. RIBW Groep Overijssel is een duidelijke netwerkorganisatie. Het relatiebeheer kreeg in 2013 nog niet die inhoud die het zou kunnen en moeten hebben. De belangrijkste redenen hiervoor waren tijdgebrek en onbekendheid met relatiebeheer anno 2013. In 2013 zetten we een aantal activiteiten in gang, die moeten leiden tot een integrale inbedding van relatiebeheer in onze organisatie. Inzake de voortgang valt over 2013 weinig op te merken. Gelet op alle ontwikkelingen kozen wij ervoor om de relatiemanagers extern ondersteunen en de capaciteit tijdelijk wat uit te breiden met adjunct-relatiemanagers.


pagina 35 van 55

4.2.5 Resultaten voor de organisatie Hoogwaardige service aan - en ondersteuning van het primaire proces en verlaging bureaucratie en overhead De administratieve belasting van de zorgprofessionals willen wij terugbrengen om de zorgprofessional meer met zijn/haar werk bezig te laten zijn, waardoor de zorgkwaliteit verder verbetert. Onder andere moet de ICT-ondersteuning hierin faciliteren. Ook de andere ondersteunende diensten moeten meer dan voorheen servicegericht werken, ten behoeve van het primaire proces. Hierbij is innovatie van diensten ook aan de orde is (slimmer en goedkoper werken).

Evaluatie De eerder ingezette lijn van verlaging van overhead is in 2013 voortgezet waarbij wij nu op een overheadpercentage zitten van17% (op 31 december 2013). De ontwikkeling van hoogwaardige service kostte meer tijd dan voorzien, met name binnen de dienst Informatievoorziening en Facilitaire zaken. Dit kwam enerzijds door dat teams in het primaire proces het begrip zelforganisatie vertaalden naar: ‘wij vragen en u hebt maar te leveren’, ‘zo niet dan doen we het zelf wel’. Er moest veel tijd gestoken worden in communicatie daarover, omdat dit niet was te voorzien. Dit vertraagde de ontwikkeling binnen sommige ondersteunende teams, zowel inhoudelijk als qua ontwikkeling naar zelforganisatie. Op sommige plekken werd duidelijk dat niet iedereen kon meekomen: kwalitatief gezien en qua aandeel in het zelforganiserend zijn. Eind 2013 constateren we dat hier toch een enorme slag gemaakt is. De ondersteunende teams stelden in 2013 gezamenlijk een Frontoffice op, om direct en adequaat vragen vanuit de teams te beantwoorden; Door de externe ontwikkelingen (de gehele zorg is in beweging) en de betekenis hiervan voor de interne organisatie besloten wij in 2013 om de communicatiefunctie tijdelijk extern in te kopen. Zo krijgen wij voor hetzelfde geld meer communicatie-deskundigheid en –mogelijkheden tot onze beschikking. Financiële resultaten en risicobeheer Hiervoor verwijzen wij naar de jaarrekening en de toelichting erop. Verzuim Het ziekteverzuim steeg in 2013 naar 6,41%. Dit is voor de Raad van Bestuur een onacceptabel niveau. Er is een aantal aanwijsbare redenen voor de ongewenste stijging. Toch stellen wij ons als doel dat het ziekteverzuim halverwege 2014 teruggebracht moet zijn naar 5%. Hiervoor stelden HRM en onze nieuwe bedrijfsarts een actieprogramma op. De kern van het plan is dat er actief op teamniveau invulling wordt gegeven aan ons ziekteverzuimbeleid, waarbij niet de ziekte maar de gevolgen van het verzuim centraal staan en de wijze waarop we daarmee kunnen omgaan. Hierbij krijgen de teams ondersteuning van de teamadviseurs en de HRM-adviseurs. Hiermee ondervangen we de belangrijkste reden waardoor het ziekteverzuim is gestegen: namelijk de rolonduidelijkheid die ontstond. Wie vanuit de zelforganisatie is verantwoordelijk voor de aanpak van het ziekteverzuim? Na intensief overleg met de Ondernemingsraad kwam er duidelijkheid, zodat er een vruchtbare bodem ligt voor de ombuiging van dit ziekteverzuim.


pagina 36 van 55

4.3

Kwaliteit en veiligheid

4.3.1 Algemeen kwaliteitsbeleid Bij RIBW Groep Overijssel is er een geïntegreerd kwaliteitsbeleid: de kaders en uitgangspunten van het kwaliteitsbeleid liggen centraal vast en zijn geïntegreerd in de totale bedrijfsvoering. Het kwaliteitsmanagementsysteem is een essentieel bedrijfsmiddel voor RIBW Groep Overijssel: welke resultaten streven we na en wat is de toegevoegde waarde voor cliënten, partners en financiers? Hoe zetten we medewerkers en middelen zo optimaal mogelijk in om de resultaten te behalen? Op deze wijze geeft het kwaliteitsmanagementsysteem richting aan het bereiken van strategie en doelstellingen. Het kwaliteitsmanagement is een manier van denken en handelen, die integraal onderdeel is van de reguliere bedrijfsvoering en manier van werken binnen RIBW Groep Overijssel. De basis van het systeem, de zogenaamde PDCA-cirkel, functioneert in alle lagen van de organisatie. Dit is een proces dat voortdurend benadrukt wordt en in bestaande processen is ingebouwd. Het werken met zelforganiserende wijkteams vanaf januari 2013, heeft ook gevolgen voor het kwaliteitsmanagementsysteem. De grote mate van zelfstandigheid, de daarbij behorende verantwoordelijkheden en het leggen van de nadruk op de eigen professionaliteit van de medewerkers vraagt om een kwaliteitssysteem dat hierbij aansluit. Panels van medewerkers en cliënten dachten na over welke processen en documenten nu gewenst/vereist zijn om goede zorg te bieden. Tijdens deze sessies namen we de kernwaarden als uitgangspunt. Het resultaat is dat de processen met 22% verminderden en documenten met 46%. De overgebleven processen en documenten bieden medewerkers een helder kader, maar laten ook ruimte voor de professionaliteit en creativiteit van teams. RIBW Groep Overijssel is HKZ gecertificeerd voor de GGZ en voor de maatschappelijke opvang. Jaarlijks vinden interne audits plaats. In 2013 startte RIBW Groep Overijssel met het waarderend auditen. De nadruk wordt hierbij gelegd op wat er goed loopt, waarom dat goed loopt en hoe dat geborgd is. Deze vorm van auditen past goed bij zelforganisatie. Het inspireert medewerkers en vergroot het kwaliteitsbewustzijn.


pagina 37 van 55

4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten 4.4.1

Kwaliteit van zorg

Het bieden van vertrouwen en noodzakelijke bescherming aan cliënten is vanzelfsprekend binnen RIBW Groep Overijssel. In onze werkwijze staat niet centraal of mensen met een beperking met ondersteuning in staat zijn in de samenleving te wonen, maar wel hoe we dat samen mogelijk maken. En welke bruggen we moeten bouwen om dat te laten slagen. We scheppen veel ruimte en middelen voor innovatie. Juist om op het gebied van cliëntenzorg voortdurend te vernieuwen en te innoveren. Cliëntervaringsonderzoek In 2013 is het tweejaarlijkse cliëntervaringsonderzoek (CQ Index) uitgevoerd. In overleg met de Cliëntenraad kozen we voor een steekproef in acht wijken, zodat cliënten en medewerkers zich herkennen in de uitkomsten. De cliëntenpopulatie verdeelden we in twee groepen, namelijk BW (Beschermd Wonen) en BZW (Beschermd Zelfstandig Wonen). Resultaten Groep Respons Rapportcijfer Positief Verbeterbaar

BW 37% (2011: 37%) 7.2 (2011 7.6) Informed consent Bejegening Keuzemogelijkheden Informatie over rechten

BZW 28% (2011:36%) 7.9 (2011: 7.9) Informed consent Bejegening Informatievoorziening Ervaren functioneren

De Raad van Bestuur en de Cliëntenraad stelden een plan van aanpak op om punten te borgen en/of te verbeteren. Daarnaast organiseerden we op wijkniveau, in samenspraak met de Partnerberaden en de cliëntondersteuners. Hier organiseerden we bijeenkomsten waar we resultaten van die wijk presenteerden aan cliënten en teams uit die wijk. Vanuit de discussie werden hier verbeterpunten opgesteld. Versterken zelfregie van de cliënt RIBW Groep Overijsel hanteert het ‘Herstelprincipe’ als leidraad. Het vinden en vergroten van de eigen kracht. Iedereen heeft ervaringen, wensen en talenten. En iedereen heeft de mogelijkheid om in het dagelijks leven keuzes te maken. RIBW Groep Overijssel ondersteunt cliënten in het eigen herstelproces en zo nodig ook de omgeving van de cliënt, zoals familie en naastbetrokkenen. In 2013 hebben we een aantal activiteiten uitgevoerd die hieraan een bijdrage hebben geleverd. Zo zijn in 2011 twee teams en twee ervaringsdeskundigen geschoold in de IMR methodiek (Illness Management Recovery) bij Saxion Hogeschool. IMR is een herstelgerichte, evidence based methodiek. Deze methodiek leert cliënten, die al langer kampen met psychiatrische problemen, om persoonlijke strategieën te ontwikkelen waarmee zij psychiatrische klachten kunnen beheersen en hun dagelijks leven kunnen oppakken. In 2012 werkten de teams en cliënten met deze methodiek. In 2012/2013 heeft Saxion het effect van de IMR gemeten. Het IMR programma laat positieve resultaten zien bij cliënten en hulpverleners. Cliënten waren beter in staat hun ziekte te managen en rapporteerden aan persoonlijk herstel te werken en meer hoop te hebben. Op de vragenlijst kwaliteit van leven (MANSA) was ook een lichte stijging waar te nemen. Deze was niet significant, waarschijnijk omdat het langer kan duren voor resultaten van persoonlijk herstel ook effecten laten zien op de kwaliteit van leven. De IMR is inmiddels opgenomen in het cursusaanbod van cursusbureau KiK. Herstelgroepen zijn verder uitgebreid; van twee naar drie groepen.


pagina 38 van 55

In april 2012 startte RIBW Groep Overijssel een project met de naam Friendly Visiting. De begeleiders Friendly Visiting zijn ervaringsdeskundige begeleiders. Ervaringsdeskundigen worden opgeleid om cliënten te bezoeken die op een wachtlijst staan voor Beschermd Wonen. Vanuit hun eigen ervaringen weten ze wat de essentiële zorgbehoeften zijn en hoe ze de cliënten het beste benaderen. Deze ervaringen vullen zij aan met een opleiding als hulpverlener. In 2013 startten de Friendly Visitors met het bieden van overbruggingszorg. Zo overbruggen zij de wachtperiode voor cliënten en krijgen cliënten bovendien meer inzicht in hun eigen situatie en hulpvraag. In aantal gevallen kan het zijn dat een Beschermd Wonen vorm niet de oplossing is. Maar dat bijvoorbeeld ambulante begeleiding in de eigen woonsituatie voldoende ondersteuning biedt. Om te meten in hoeverre de teams herstelondersteunend werken startten we in 2012 met het uitzetten van de ROPI (Recovery Oriented Practices Index) in de teams in het primair proces. De auditoren maken een verslag en bespreken deze met een afvaardiging van cliënten en medewerkers. Op basis van de uitkomsten stellen cliënten en medewerkers verbetermaatregelen op. 4.4.2

Klachten

Procedure Als cliënten zorg krijgen van RIBW Groep Overijssel, krijgen ze de klachtenprocedure overhandigd. Als cliënten een klacht hebben, bespreken deze eerst met hun begeleider. Samen proberen ze de klacht naar tevredenheid op te lossen. In plaats van naar de begeleider te stappen kan de cliënt ook contact zoeken met de teamadviseur of de cliëntvertrouwenspersoon. S0md vindt de cliënt dat de gesprekken met de begeleider, de teamadviseur of met de cliëntvertrouwenspersoon bevredigend zijn, of de cliënt wil deze gesprekken niet voeren. Dan kan de cliënt overwegen een klacht in te dienen bij de onafhankelijke klachtencommissie. Als een cliënt niet in staat zelf een klacht in te dienen dan kan iemand dat namens de cliënt doen. Bijvoorbeeld een naastbetrokkene of de cliëntvertrouwenspersoon. De klachtencommissie heeft haar werkwijze in een reglement vastgelegd. Aantal en inhoud De klachtencommissie van de RIBW Groep Overijssel heeft in 2013 geen officiële klachten ontvangen. Wel kwamen er 25 klachten binnen bij het team of bij de ambtelijk secretaris van de klachtencommissie. Hiervan werden 21 klachten ingediend door een cliënt en vier klachten door ouders van cliënten. Het merendeel van de klachten, namelijk acht (ingediend door cliënten) ging over bejegening door begeleiders en over de woonplek/leefsituatie (twee). Overige klachten hadden onder meer betrekking op het sluiten van BW plekken, de wens van een vrouwelijke cliëntvertrouwenspersoon en het beëindigen van de begeleiding. De klachten van ouders gingen over de manier van informeren of het uitblijven daarvan, onvrede over de geboden zorg, het niet nakomen van gedane toezeggingen en het te lang duren voordat er daadwerkelijk begeleiding was. Alle klachten zijn naar tevredenheid afgehandeld, na overleg met de teams. In een enkel geval vond een gesprek met de Raad van Bestuur plaats.


pagina 39 van 55

4.5 Veiligheid Veiligheid is een onderwerp wat voortdurend aandacht behoeft. Het minimaliseren van risico’s voor cliënten en medewerkers zijn belangrijke doelstellingen voor RIBW Groep Overijssel. Maar ook voor de Inspectie van Volksgezondheid en de arbeidsinspectie. Wij ontwikkelden veel beleidsstukken en protocollen die betrekking hebben op medewerkers- en cliëntveiligheid. Maar er is nog onvoldoende samenhang. In 2014 zal dit prioriteit hebben. Een aantal indicatoren met betrekking tot. veiligheid zijn bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg aangeleverd.

4.5.1 Cliëntveiligheid Incidenten In 2013 zijn er 756 incidenten gemeld. Een forse toename ten opzichte van 2012. Toen ontvingen we 629 meldingen Hieronder geven we het aantal meldingen per rubriek weer, met een toelichting op het aantal en de soort meldingen. Soort incident Medicatie, oorzaak medewerker medicatie, oorzaak bij cliënt grensoverschrijdend gedrag en agressie seksuele intimidatie/-misbruik somatische incidenten (tentamen)suïcide wijken omgeving cliëntgegevens communicatie biologische agentia overig

Aantal meldingen 2013 156

Aantal meldingen 2012 129

133 315

89 284

11 19 27 (1 suïcide) 7 2 11 0 75

9 5 29 (4 suïcide) 3 2 6 72

De stijging wordt deels veroorzaakt door een flink aantal meldingen van een klein aantal cliënten. Zo ontvingen we van vijf cliënten meer dan tien meldingen per cliënt (totaal 82 meldingen) en van negen cliënten vijf of meer meldingen (totaal 47 meldingen). Het aantal ‘medicatie-incidenten(oorzaak cliënt)’ steeg sterk; van 89 in 2012 naar 133 meldingen in 2013. Ook hier is sprake van meerdere incidenten van een paar cliënten. Met deze cliënten is, in samenspraak met de behandelaar, afgesproken dat de medicatie in beheer is bij de begeleiding. Zij zijn zelf verantwoordelijk zijn voor het halen. De cliënt weigert vervolgens de medicatie of komt het niet halen. In de categorie ‘medicatie-incidenten, oorzaak medewerker’ is in ruim 35% van de incidenten sprake van een fout in de verstrekking van medicatie. Meestal vergeten medewerkers (een deel van) de medicatie te verstrekken. We constateren in 2013 een forse toename van het aantal incidenten, waarbij middelengebruik een rol speelde; van 50 meldingen in 2012 naar 106 meldingen in 2013. We zien een lichte toename van het aantal ‘grensoverschrijdend gedrag-/agressie-incidenten’. Hierbij valt op dat in ruim de helft van deze incidenten sprake is van verbale agressie.


pagina 40 van 55

We hebben geen verklaring voor de toename van het aantal meldingen. Niet vanuit een verandering van de cliëntenpopulatie, maar ook niet vanuit een grotere meldingenbereidheid of de invoering van zelforganisatie. Dit is een belangrijk verbeterpunt voor ons in 2014. Het kunnen verklaren van een dergelijke toename betekent immers dat het formuleren en toepassen van verbetermaatregelen gemakkelijker is. Naast de analyse en verbetermaatregelen in de teams, troffen we in 2013 wel voorbereidingen om het aantal medicatiemeldingen te laten dalen. RIBW Groep Overijssel is lid van GGZ Ecademy. De GGZ Ecademy is een initiatief van en voor GGZ instellingen, die samen kwalitatief goede, actuele en betaalbare e-learning ontwikkelen voor zorgprofessionals. Met alle lidinstellingen werd een E-learning module ontwikkeld ‘Omgaan met geneesmiddelen’. Deze implementeren we in 2014. Het bestaande medicatieprotocol is geactualiseerd op basis van het kaderdocument medicatie-beleid van RIBW Alliantie. In 2014 zal RIBW Groep Overijssel de nadruk leggen op analyse van agressie- en medicatie-incidenten. Naast het analyseren van incidenten besteden we ook aandacht aan overige aspecten die betrekking hebben op cliëntveiligheid, onder meer brandveiligheid en voedselveiligheid. 4.5.2 Veiligheid binnen de organisatie Veiligheid is een breed begrip: alle afdelingen en teams hebben te maken met veiligheid en geven hier binnen gestelde kaders invulling aan. Teams in het primaire proces zijn zelf verantwoordelijk voor de veiligheid op locatie. De ondersteunende diensten faciliteren de teams daar waar ze dit vragen of wenselijk is door de ondersteunende dienst of Raad van Bestuur. Brandveiligheid  Teams zijn zelf primair verantwoordelijk voor de brandveiligheid op locatie. Ze moeten brandveilig werken op locatie en doen jaarlijks een ontruimingsoefening. Blusmiddelen voor het doven van een beginnende brand zijn voldoende aanwezig. Deze worden periodiek gekeurd in opdracht van de Facilitaire zaken. Wij hebben de wettelijke verplichting om een brandmeld- en noodverlichtingsinstallatie aan te leggen en rookmelders te installeren. Het bouwbesluit en de woningwet bepalen hierbij de kaders. We laten ze periodiek keuren. Panden waarbij (nood)uitgangen niet direct zichtbaar zijn, zijn voorzien van ontruimingsplattegronden. Bij het inrichten van woningen maken we gebruik van zoveel mogelijk zelfdovende materialen, om te voorkomen dat een eventuele beginnende brand zich snel kan uitbreiden. Teams in het primair proces hebben als taak brandonveilige situaties te signaleren en deze weg te nemen. Ook staat bij gesprekken met cliënten het thema brandveiligheid op de agenda. Legionellabeheer Op locaties waar volgens het drinkwaterbesluit legionellapreventie plaats moet vinden, beheren we actief. Dat wil zeggen: periodiek meten we de temperatuur van het water, de tappunten spoelen we minimaal wekelijks door en halfjaarlijks controleren we watermonsters op de aanwezigheid van legionella. Op locaties is een actueel legionella risico-inventarisatie en beheersplan aanwezig. 4.5.3 Medewerkersveiligheid ARBO-activiteiten Het onderwerp veiligheid is in 2013 besproken en uitkomst is dat een externe partij gevraagd wordt een veiligheidsscan uit te voeren. Hierbij praten we over veiligheid in de volle breedte; zowel medewerkers als cliënt veiligheid en het beperken van risico’s. Dit wordt in 2014 verder geconcretiseerd.


pagina 41 van 55

Gezondheid en veiligheid waren in 2013 belangrijke thema’s. In 2011 brachten we het beleid over de opvang van medewerkers na traumatische gebeurtenissen op één lijn. Hierbij gaat het bijvoorbeeld over een agressie incident. Ook zijn er in 2012 nieuwe leden geworven en getraind, zodat het COT (Collegiaal Opvang Team) op volle sterkte kwam In 2013 optimaliseerden we de dienstverlening van het COT verder. Het COT team bood in 2013 in 23 trajecten ondersteuning. Dit is als zeer waardevol ervaren door de collega’s. In elke regio organiseerden we in 2013 tweemaal een BHV-bijeenkomst. Hieraan namen een BHVvertegenwoordiging van alle teams deel met de preventiewerker en HRM deel. In dit overleg werd de stand van zaken besproken in de teams met betrekking tot ontruiming, het bijstellen van ontruimingsplannen, de veiligheid in het algemeen en de knelpunten op die gebieden. De werkgroep Arbeidsomstandigheden Veiligheid kwam vier keer bij elkaar. In de bijeenkomsten werd onder andere aandacht gegeven aan de verandering van de positie en rol van de BHV-er in de zelforganiserende teams. Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) De projectgroep Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) vroeg aan een drietal partijen offerte uit te brengen voor de RI&E. In 2014 besluiten we welke partij in 2014 de RI&E zal uitvoeren. Informatieveiligheid RIBW Groep Overijssel heeft de infrastructuur (zowel hardware als software) uitbesteedt aan een externe partner, Applicationnet/KPN. Met deze partner sloten we een contract af waarin we afspraken dat RIBW Groep Overijssel door het product “Werkplek Online”, voldoet aan alle hiervoor geldende beveiligingscriteria. “Werkplek Online” is ISO 27001, ISO 22301 en NEN 7510 gecertificeerd. Met de leverancier is tevens een Service Level Agreement afgesloten. De Cliëntenraad gaf haar goedkeuring voor een vernieuwde versie van de autorisatiematrix in het ECD. Veranderingen voerden we door in het privacyreglement.


pagina 42 van 55

4.6 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers 4.6.1

Personeelsbeleid

HRM-beleid De medewerker, RIBW professional, is de kritische succesfactor om organisatiedoelen te behalen. Vanuit herstel, eigen regie en door middel van onder andere wijkgericht werken ondersteunt de professional de cliënt om weer in zijn/haar kracht te komen en zoveel mogelijk te participeren in de maatschappij. Vanuit deze visie pakten we in 2012 nieuwe thema’s op die in 2013 een vervolg kregen; roostermethodiek met daarin de cliënt centraal, flexibele personeelsplanning en de uitrol van zelforganisatie, waren dit jaar speerpunt. Ontwikkeling In 2012 werkten we zelforganisatie en ontwikkelend leiderschap nader uit en dit kreeg in 2013 een vervolg. De verantwoordelijkheden liggen zo laag mogelijk in de organisatie, in de zelforganisatie teams. In 2012 volgenden de teamadviseurs een training ter voorbereiding op hun rol als teamadviseur in 2013. In 2013 volgenden alle medewerkers de training ‘Zelfstandigheid voorop’. De servicedienst HRM heeft haar dienstverlening vraaggericht ingericht in plaats van aanbodgericht. Optimale service naar de teams is hierbij uitgangspunt. De vraag van de cliënt is bepalend voor onze dienstverlening. Dit vraagt om een roostermethodiek die dit ondersteunt. In 2013 startten wij met de verdere uitrol van de roostermethodiek, ondersteund door het roostersoftwaresysteem Aysist. Dit krijgt in 2014 een vervolg Servicegerichtheid HRM door middel van het lean maken van processen De service van de dienst HRM is volledig herzien. Alle processen en beleidstukken zijn of verwijderd of herschreven, passend bij de nieuwe organisatie. De beleidstukken die volgens de WOR instemmingof adviesplichtig zijn, legden we in 2013 voor aan de Ondernemingsraad. Om de zelfredzaamheid van de medewerker te vergroten keken we kritisch naar de optimalisatie van de HRautomatiseringsprocessen. Naast de implementatie van het nieuwe roostersysteem Aysist schaften we in 2013 een nieuw LMS (Learning Management Systeem) aan en maakten we een start met de implementatie. De uitrol van dit systeem vindt in 2014 plaats, inclusief de inzet van e-learning modules. Verdere automatisering van het wervings- en selectieproces verkenden we samen met Zorgselect. Hierin zetten we de eerste stappen en deze worden gecontinueerd in 2014. Instroom Werving en selectie: De Rode draad bij werving & selectie is dat medewerkers binnen RIBW Groep Overijssel zich kunnen ontwikkelen en kunnen doorstromen. Medewerkers die hun ambities kenbaar maken, hebben voorrang op de interne vacatures. Medewerkers kunnen hun ambitie kenbaar maken via een ambitieformulier en komen op de ambitielijst. In 2013 vond er een aanpassing plaats van het nieuwe beleid naar zelforganisatie en dit is goedgekeurd door de Ondernemingsraad. In 2013 zetten wij 108 vacatures uit, waarvan 39% is vervuld via herplaatsings- of ambitiekandidaten. De overige 69% vulden we in via externe werving. In de eerste plaats gebruikten we bij externe werving het wervingskanaal ZorgSelect, daarnaast incidenteel een huis-aan -huisblad of regionaal dagblad of social media. Cliënten maken deel uit van de selectiecommissie in het primair proces. Voor cliënten organiseerden we een training ‘selectiegesprekken voeren’. Bij voorkeur zijn alleen getrainde cliënten bij de selectie van nieuwe medewerkers betrokken. Daarnaast organiseerde RIBW Groep Overijssel een soortgelijke training ook diverse malen voor medewerkers.


pagina 43 van 55

Verloop In 2013 steeg het aantal medewerkers1 van 894 (peildatum 01-01-2013) naar 936 (peildatum 31-122013). Een toename van ruim van 4,7%. In 2013 kwamen 147 medewerkers in dienst en 102 medewerkers verlieten RIBW Groep Overijssel. Het verlooppercentage over 2013 komt hiermee op 11,1% (ter vergelijking: het verlooppercentage over 2012 was 12,5% voor beide werkmaatschappijen). Het landelijke verloopcijfer ligt rond 14 %, maar is afhankelijk van regio en branche. Tabel verloop personeel RIBW Groep Overijssel Verloop personeel 2013

Aantal personeelsleden

Aantal fte

Instroom personeel in loondienst (totaal in verslagjaar)*

147

97,3

Waarvan personeel met cliëntgebonden functies

118

76,1

Uitstroom personeel in loondienst (totaal) in verslagjaar*

102

71

Waarvan personeel met cliëntgebonden functies

80

56

4.6.2

Kwaliteit van het werk

Medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO) In 2013 werd in het kader van de nieuwe organisatie, de vragenlijst MTO geëvalueerd. Een werkgroep heeft zich hierover gebogen met als resultaat een vragenlijst die past bij zelforganisatie die in het najaar van 2013 is uitgezet. De medewerkers gaven het cijfer 7,3 op het punt tevredenheid. De score voor bevlogenheid en betrokkenheid is 47,5 %, een stijging van 17,1% ten opzichte van 2011. De verbeterpunten communicatie, zelforganisatie en klantgerichtheid staan op de agenda voor 2014. Deze thema’s zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Medewerkers geven aan dat de klantgerichtheid in het geding kan komen. Door extra werkzaamheden en verantwoordelijkheden voor teams, die door de zelforganisatie ontstaan. De teams moeten hierin hun weg nog vinden. Ter ondersteuning in dit proces vragen ze om duidelijke kaders en coaching/advisering van de teamadviseur. Dit proces vraagt om een goede en eenduidige communicatie. Opleidingen Het aanbod De ambities van RIBW Groep Overijssel verwoord in het Strategisch beleidsplan ‘Zelfstandigheid voorop’ vormen de basis voor het opleidingsaanbod die deze ambitie ondersteunt. Daarnaast biedt de organisatie trainingen aan die in het kader van de wet verplicht zijn voor de medewerkers. De teams en de medewerkers worden aangemoedigd te leren en zich te ontwikkelen. Ieder team is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het team en kan hierbij gebruik maken van het instrument ‘de teambarometer’. De teambarometer geeft aan in welke fase van ontwikkeling een team zich bevindt. Dit is aanleiding om met elkaar in gesprek te gaan over de verbeterpunten om vervolgens met elkaar een teamontwikkelplan op te stellen. Iedere medewerker binnen het team stelt zelf een individueel ontwikkelplan op. Het individuele ontwikkelplan is gerelateerd aan het 1

Aantal medewerkers is hier: inclusief leerlingen en raad van bestuur, maar exclusief oproepkrachten, vrijwilligers, vakantiekrachten, raad van toezicht, externe medewerkers en stagiairs.


pagina 44 van 55

teamontwikkelplan en de team- en organisatiedoelstellingen. Onderdeel van het ontwikkelplan kan het volgen van een opleiding/training zijn (voor het gehele team of voor een individueel teamlid). Team- en individuele trainingen Het teamontwikkelplan en het individuele ontwikkelplan vormen de basis voor een opleiding/trainingswens. Is dit een opleiding die RIBW Groep Overijssel aanbiedt dan kan het team of de individuele medewerker uit het team zich aanmelden voor de door de ServiceDienst HRM aangeboden trainingen/opleidingen. Is het een opleiding/trainingswens op maat dan stemt het team de teamwensen vanuit het teamontwikkelplan af met de personeelsadviseur van zijn/haar gebied. Het team HRM biedt op basis van de teamwensen, in nauwe samenwerking met het team, een passend trainingsvoorstel aan. De teamwensen vanuit het teamontwikkelplan kunnen bestaan uit opleidingen voor het gehele team of voor één of meerdere aandachtsfunctionarissen vanuit het team. Leerlingen- en stagebeleid De inhoud van de functie van praktijkopleiders richt zich meer op de begeleiding van de teams (en werkbegeleiders) met leerlingen en stagiaires waardoor teams zelf beter in staat zijn een adequate begeleiding te bieden aan leerlingen en stagiaires. Door vrijgekomen ‘Agema-gelden’ zijn in 2012 19 leerlingen op BBL3-niveau aangenomen en in een samenwerkingsverband met het Deltion College als in-company-klas gestart in het schooljaar 2012/2013. Afronding van de opleiding van deze groep verwachten we in juli 2014. Op 31 december 2013 waren er in totaal 32 leerlingen in dienst en 31 stagiaires werkzaam (van niveau 2 t/m 5). Arbeidsomstandigheden Arbodienst De Arbodienst Mensely levert vanaf 2013 op detacheringsbasis een Arboarts die spreekuur houdt op de twee Centrale Bureaus en waarvoor de dienst HRM de planning verzorgt. Andere arbodiensten zoals psychologische hulp, arbeidskundigen etc., worden zelfstandig ingekocht bij diverse andere leveranciers op basis van goede ervaringen opgedaan in het verleden. Met Mensely is een contract voor een jaar afgesloten en eind 2013 geëvalueerd. Dit resulteerde in een vervolg van de overeenkomst voor nog een jaar. Ziekteverzuimaanpak Het cijfer van RIBW Groep Overijssel voor 2013 is 6,41 %. Het gemiddelde verzuimpercentage is te hoog vergeleken met de ambitie van 5 % die vooraf was gesteld. De ambitie is in lijn met het verzuimpercentage in de GGZ in Oost-Nederland (van 5,19%) en het landelijk verzuimpercentage van 4,89%. Een belangrijke reden voor de toename van het verzuim ligt in de invoering van zelforganisatie. Daarbij spelen de volgende factoren een rol:  Door het werken in kleinere teams is sneller duidelijk of een teamlid op een acceptabel niveau functioneert of niet.  Het bespreekbaar maken van ziekteverzuim in kleinere en zelforganiserende teams is in het eerste jaar van zelforganisatie een stap te ver gebleken. Hierdoor is er zeker in de eerste helft van 2013 minder aandacht geschonken aan ziekteverzuim dan nodig was. Medio 2013 zijn een aantal acties geformuleerd om het hoge verzuim terug te dringen. Deze acties zijn:  Visie op verzuim opnieuw onder de aandacht brengen  Rolduidelijkheid vergroten: de teamadviseur en team zijn probleemeigenaar van het verzuim. De teamadviseur is verantwoordelijk voor het verzuimproces. De rol van de personeelsadviseur is die van procesbegeleider.  Verzuim bespreekbaar maken.


pagina 45 van 55

 Er wordt een beroep gedaan op de verantwoordelijkheid van de verzuimende medewerker door openheid te geven over zijn verzuim in relatie tot het werk bespreekbaar te maken in het team.  Door middel van casuïstiekbespreking wordt de teamadviseur/team meer probleemeigenaar van het verzuim.  Verzuim is onderdeel van de teamagenda, cijfers zijn terug te vinden op het dashboard wat basis is voor het gesprek rondom het thema verzuim.  Inzicht in de kosten van verzuim leidt tot bewustwording van de gevolgen van verzuim.  Een hoge arbeidswaardering zal een lager verzuim betekenen. Dit betekent dat een preventieve aanpak van verzuim al begint bij de instroom van nieuwe medewerkers. Kwalitatief goed personeel selecteren is bij de werving- en selectierondes altijd uitgangspunt. Tabel Ziekteverzuim Ziekteverzuim personeel excl. zwangerschapsverlof in percentages (1e twee ziektejaren): Percentage Verzuim totaal personeel in loondienst RIBW Groep Overijssel

6,41

Verzuim personeel met cliëntgebonden functies in loondienst RIBW 6,43 Groep Overijssel De meldingsfrequentie in de periode januari t/m december is 1,26. De gemiddelde verzuimduur is 17,2 dagen. Ter vergelijking: in 2013 was binnen de gehele GGZ-sector het gemiddelde verzuimpercentage 4,89 %. De meldingsfrequentie was 1,27 en de gemiddelde duur 16,8 dagen. Qua frequentie en gemiddelde duur komen de cijfers nagenoeg overeen. Algemene trend is dat we ten opzichte van het jaar daarvoor iets langer ziek zijn. Verloop verzuimpercentage 2011 t/m 2013 Groep Jaar

Meldingsfrequentie Verzuimduur

2011

4,6 %

1,19

17 dagen

2012

5,3 %

1,24

16,1 dagen

2013

6,41 %

1,26

17,2 dagen


pagina 46 van 55

4.7 Samenleving 4.7.1 Wijkgericht werken In het kader van herstel en maatschappelijke participatie werkt RIBW Groep Overijssel in alle gebieden met het concept ‘wijkgericht werken’. Het uitgangspunt is dat iedereen kan participeren in de samenleving en de eigen wijk en dat alle burgers naar vermogen gebruik kunnen maken van alledaagse voorzieningen op het gebied van wonen, werken en welzijn. Dat gaat niet vanzelf. Doordat de professionele organisaties de handen ineen slaan en elkaar versterken kan er veel meer worden bereikt. De samenwerking tussen cliënten, medewerkers, partners in de wijk, andere maatschappelijke instanties en gemeentelijke organisaties is de kracht van het wijkgericht werken. In alle gemeenten worden gesprekken gevoerd met gemeenten en partners om mogelijkheden tot samenwerking te verkennen. Juist in het kader van de ontwikkelingen rond de WMO willen we nadrukkelijk een samenhangend aanbod met onze samenwerkingsrelaties creëren waarmee we met de gemeentes in ons werkgebied optimaal invulling kunnen geven aan de doelstellingen van de WMO. Met het wijkgericht werken wordt de vertaalslag gemaakt naar de WMO. RIBW Groep Overijssel ziet de overheveling naar de WMO als een logisch gevolg op de huidige werkwijze van wijkgericht werken waar al veelvuldig wordt samengewerkt met ketenpartners in alle gemeenten. Daarnaast is het (terug)geven van de eigen regie aan de burger ook al een belangrijk uitgangspunt in de herstelondersteunende begeleiding. Het dienstenpakket van RIBW Groep Overijssel sluit goed aan bij gemeentelijke visie en doelen. We onderschrijven de doelstellingen van de WMO om mensen te betrekken bij de samenleving en om het meedoen voor iedereen mogelijk te maken. Hierdoor wordt de zelfredzaamheid van mensen gestimuleerd en hebben professionals de rol van ondersteuner van mensen die het zelf (nog) niet aankunnen. Dankzij jarenlange ervaringen weten medewerkers van RIBW Groep Overijssel dat juist kleine, dagelijkse dingen enorm kunnen bijdragen aan het herstel van cliënten. Denk aan een boodschap doen, een blokje om of samen iets ondernemen. Contacten en ontmoetingen met andere mensen liggen aan de basis van dit dagelijks leven. Daarom staan relaties centraal in het project wijkgericht werken: cliënten helpen om de contacten met hun buren, bekenden, vrienden en familie (weer) op te bouwen. Maar ook door een brug te slaan tussen hen en andere organisaties in de buurt of wijk. Concrete voorbeelden van herstelgerichte activiteiten zijn:  Wonen en werken Elk buurt- of wijkcentrum staat op een centrale plek in het dorp of de stad en heeft een aantal basisfuncties. In een aantal wijken organiseren we met en voor buurtbewoners zogenaamde eetcafés of inloopmiddagen.  Onderwijs en scholing Het is voor iedereen in onze samenleving belangrijk goed onderwijs te volgen. Het hebben van een psychiatrische aandoening kan het succesvol afronden van een opleiding echter moeilijk maken en waardoor talenten en toekomstmogelijkheden verloren gaan. RIBW Groep Overijssel wil cliënten kansen en ontwikkelingsmogelijkheden bieden en daarbij een win-win situatie creëren voor alle betrokkenen. Zo heeft zij samen met Saxion Hogeschool, Dimence, Mediant en Tactus de LEON ontwikkeld, een leergang ervaringsdeskundigheid. Het interne cursusbureau KiK biedt herstelondersteunende opleidingen, cursussen en workshops aan. Door en voor cliënten.  Werkprojecten Mensen die werkervaring op willen doen of niet aan de slag kunnen bij een regulier bedrijf, kunnen werken in één van de arbeids- en dagbestedingsprojecten. De projecten zijn vaak een


pagina 47 van 55

samenwerking tussen verschillende instanties in de regio, zoals het bedrijfsleven, sociale werkvoorzieningen en onderwijsinstellingen.


pagina 48 van 55

4.8 Belanghebbenden 4.8.1 Overijssel 

 

LEON (Leergang Ervaringsdeskundigheid Oost Nederland) Uit de samenwerking tussen RIBW Groep Overijssel, Mediant, Dimence en Tactus is de Leergang Ervaringsdeskundigheid Oost Nederland (LEON) voortgekomen. De leergang leidt sinds september 2012 ervaringsdeskundigen op, de kern van de opleiding is leren om ervaringskennis op professionele wijze in te zetten. RIAN (Regionaal Intersectoraal Autisme Netwerk) Netwerk van organisaties die samenwerken om een sluitende zorgketen voor mensen met autisme en hun naasten te realiseren. LLPG (Laagfrequente Langdurige Psychiatrische Gezinsbegeleiding) Samenwerking tussen Dimence en Mediant. De gezinshulpverlener LLPG richt zich op multi probleemgezinnen en gezinnen met ernstige opvoedingsproblematiek.

4.8.2 Gebied Noord West Overijssel Regionaal  Centrale toegang/team Via Onder bemoeizorg wordt verstaan: het bieden van zorg aan mensen die zich in een psychosociaal, dan wel psychiatrisch zorgwekkende situatie bevinden, maar geen uitgesproken zorgvraag hebben of zich zorg mijdend opstellen. Mensen om wie anderen zich zorgen maken en die om de een of andere reden niet (meer) in beeld zijn bij voorliggende instellingen vormen de doelgroep van het team. Partners: gemeente, GGD, Traverse, Frion, Tactus  Pilot Psychiatrie en Support In de pilot Psychiatrie en Support hebben we gezorgd voor een doorlopende lijn in de behandeling en begeleiding van cliënten. Concreet betekent dit dat behandel- en begeleidingsplannen op elkaar zijn afgestemd en besproken met de cliënt. Op deze wijze wordt het herstel c.q. de ontwikkeling van de cliënt bevorderd. In 2013 is een succesvolle pilot uitgevoerd op basis waarvan wij besloten hebben de pilot uit te breiden. Partner: Dimence Zwolle  Zwols Zorgconsortium Met Frion, Driezorg, IJsselheem, Zonnehuisgroep biedt RIBW Groep Overijssel hulp in de huishouding in de gemeente Zwolle. Het Zwols Zorg Consortium levert de hulp vanuit de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en daarnaast ook private hulp.  De Bres De Bres is een inloophuis waar laagdrempelige gastvrijheid wordt geboden aan een brede doelgroep. De Bres draagt bij aan het versterken van het informele netwerk, door ontmoeting en contacten tussen bezoekers onderling aan te moedigen. RIBW Groep Overijssel werkt hierin samen met Stichting de Bres.  Housing First Mensen die dakloos zijn geworden niet eerst onderbrengen in de maatschappelijke opvang, maar meteen in zelfstandige woonruimte. Dat is de gedachte achter ‘Housing First’ (huisvesting eerst). Diverse zorginstellingen (Limor, Frion, Dimence, Tactus, Leger des Heils, en anderen) in Zwolle bekijken of het mogelijk is zo’n project in de stad te beginnen. Het initiatief komt van de instellingen RIBW IJssel-Vecht, LIMOR en stichting de Herberg.


pagina 49 van 55







Gebruikelijk is dat mensen met (psychiatrische) problemen die dakloos raken eerst in een gemeenschappelijke opvang terecht komen, en van daaruit in aanmerking komen voor bijvoorbeeld begeleid wonen. Housing First, overgewaaid uit Amerika, werkt precies andersom: de dakloze krijgt meteen zelfstandige woonruimte, op drie voorwaarden: hij of zij moet begeleiding accepteren, geen overlast veroorzaken en de huur moet betaald worden. Werkelaar De Werkelaar is een uniek project op het gebied van arbeid en dagbesteding. Binnen de Werkelaar wordt samengewerkt door Frion, RIBW Groep Overijssel, Wezo en de scholen voor praktijkonderwijs en voortgezet speciaal onderwijs. Bovenstaande organisaties ontwikkelen, ieder vanuit een eigen invalshoek, activiteiten voor mensen die extra begeleiding nodig hebben op het gebied van arbeid. Scheiden wonen en zorg RIBW Groep Overijssel werkt samen met Delta Wonen, Frion, Mee, gemeenten, woningbouwverenigingen en VVT-organisaties om op basis van een marktanalyse vernieuwde betaalbare product-markt-combinaties te ontwerpen. Daarbij sluiten we aan op de ontwikkelingen van de sociale wijkteams die nu ontwikkeld worden in Zwolle. Herberg De Herberg is een opvanghuis voor dak- en thuislozen en een sociaal pension. Voor de dagelijkse gang van zaken heeft de stichting een samenwerkingsovereenkomst met RIBW Groep Overijssel gesloten voor begeleiding en zorg. Samenwerkingspartners zijn de woningcorporaties, gemeente Zwolle,Limor, Frion, Dimence, Tactus, Leger des Heils en anderen.

Steenwijk  Pilot Begeleiding, maar dan anders De pilot ‘Begeleiding, maar dan anders...’ zorgt voor een concrete kanteling in de manier van werken van de betrokken zorgprofessionals. Deze kanteling is bij menig uitvoerend professional al ingezet en wordt in en door de pilot doorgezet en versterkt; bovendien zorgt de pilot voor gerichte, efficiënte samenwerking en een betere uitwisseling/gebruik maken van elkaars krachten. Partners: Gemeente, Mee, Oude en nieuwe Land, Frion  Arbeid en activering (dagbesteding) Met de Noord/Westgroep, MEE en Frion worden plannen ontwikkeld om te komen tot één integraal aanbod van dagactiviteiten binnen gemeente Steenwijkerland Kampen  Kamper Kracht Met de gemeente Kampen en vele andere partijen wordt van de toekomstige vormgeving van het sociaal domein ontwikkeld  Inloop- en ontmoetingscentrum RIBW Groep Overijssel en Philadelphia willen vanuit een netwerkmodel komen tot een zorgketen voor burgers met een VG of GGZ indicatie, die vanaf 2015 vanuit de AWBZ naar de WMO worden overgeheveld. Dalfsen  Arbeid en activering Met Philadelphia, Frion, Gemeente, WeZo plannen ontwikkelen om te komen tot één integraal aanbod van dagactiviteiten binnen gemeente Dalfsen.  Beeldschermzorg Met diverse partijen komen tot een duurzame implementatie van de technische mogelijkheden en toewerken naar een duidelijke winst voor de doelgroepen en achterliggende organisaties.


pagina 50 van 55



Noaberhuus ‘Wie zijn wij?’ De organisatie van het wijksteunpunt in Dalfsen bestaat uit medewerkers van diverse organisaties. Gemeente Dalfsen, RIBW Groep Overijssel, Woonstichting Vechthorst, Philadelphia Zorg, Zorgcentrum Rosengaerde en Landstede Welzijn, hopen met het wijksteunpunt een samenzijn te organiseren waar het sociale aspect van groot belang is. Doel is om mensen te activeren en te motiveren. De organisatie bestaat uit een aantal vrijwilligers.

4.8.3 Gebied Midden Overijssel Raalte  Arbeidstraining Werkstation de Hees Raalte: Carmel College, Zonnehof en RIBW Groep Overijssel werken samen. Werkstation De Hees is een arbeidstrainingscentrum waar jongeren van het praktijkonderwijs en het voortgezet speciaal onderwijs, die als laaggeschoolde arbeidskracht aan het werk willen, branchegerichte cursussen volgen. Daarnaast biedt De Hees beschutte werkplekken en dagbesteding aan voor cliënten van Dimence, Interakt Contour (NAH) en de Parabool. Er is een overeenkomst met het Carmel College en de Zonnehof. Deventer  Leer- en werkstation Werkstation de Bergweide: leer-werkstation voor cliënten van Dimence en RIBW Groep Overijssel waar ook stageplaatsen voor leerlingen van de Ambelt zijn. Er is een overeenkomst.  Plan Energiek Samenwerking tussen Dimence en RIBW Groep Overijssel om te zorgen voor (on)betaald werk voor de cliënten. Projectleider gestart in september 2013. Almelo  Stadswerkplaats In voorbereiding: samenwerking in de wijk tussen Aveleijn, Scoop Welzijn, React, Humanitas OD, Interakt Contour, Dimence, Soweco, Twentse Zorgcentra en RIBW Groep Overijssel. Hardenberg  Scheiden wonen en zorg Pilot Scheiden van Wonen en Zorg met Beter Wonen Vechtdal in Hardenberg over Marsch Kruserbrink. Er is een overeenkomst.  Project “Together” Hardenberg Een consumer-run project waarbij (ex)cliënten van de Stuw, Limor en RIBW Groep Overijssel werkzaamheden verrichten bij o.a. kinderboerderijen (nieuw 2013).  Noodopvang.  In samenwerking met de gemeente Hardenberg, Beter wonen Vechtdal (initiatiefnemers en betalers) en politie, De Kern maatschappelijk werk, De Stuw, Dimence, GGD (team VIA) zijn er twee plaatsen noodopvang gerealiseerd voor inwoners van de gemeente Hardenberg die met onmiddellijke ingang niet meer kunnen wonen op hun huidige adres. Er is een overeenkomst.

4.8.4 Gebied Oost Overijssel Regionaal  Behandeling


pagina 51 van 55



  



  

Met Mediant wordt samengewerkt op het gebied van ondersteuning en behandeling van GGZ cliënten (inclusief jongeren). Ook met Mediant willen we een pilot gaan uitvoeren analoog aan de pilot Psychiatrie en Support in Noordwest-Overijssel. Huurovereenkomsten Woningcorporaties Domijn (Enschede), en Welbions (Hengelo): huurovereenkomsten en overeenkomst over toeleiding woningen van RIBW Groep Overijssel en de uitstroom van cliënten. Woningcorporaties WBO (Oldenzaal) De Woonplaats (Enschede): Overleg en huurovereenkomsten voor woningen die RIBW Groep Overijssel huurt voor cliënten. (z)Onderdak Netwerk van centrumgemeenten Twente, MO partijen en afvaardiging WoOn om de opvang van moeilijk plaatsbare cliënten te monitoren en vervolgens oplossingen te realiseren. PPT Jeugd (Preventie Partners Twente) Samenwerking van jeugdaanbieders in Twente om krachten te bundelen in de transitie jeugd. Er is een overeenkomst. Goed Geschakeld Twente JusTact, De Tender en RIBW Groep Overijssel werken samen in een keten om de mensen met justitie, psychiatrische en verslavingsachtergrond weer plek in de samenleving te geven en de behandeling en ondersteuning vanuit verschillende partijen goed op elkaar af te stemmen. Er is een overeenkomst. Jeugd Met Jarabee zijn er afspraken gemaakt rondom detachering van een gedragsdeskundige voor het aanbod Jong Volwassenen en Jonge ouder en kind, huur pand voor beschermd wonen (Lipperkerstraat) en financiering kindplekken (tussenpersoon voor BJZ). Dit is vastgelegd in een overeenkomst. Ondersteuning cliënten dubbel diagnose (DD) Samenwerking met Tactus voor verbeteren ondersteuning van BW cliënten met een dubbele diagnose. Er is een overeenkomst. Bestuurlijk samenwerkingsverband InteraktContour, Aveleijn, RIBW Groep Overijssel en De Twentse Zorgcentra: werken aan een bestuurlijk samenwerkingsverband en uitvoering die ‘ WMO proof’ is. Er is een overeenkomst Hulp aan Huis RIBW Groep Overijssel is een onderdeel van de koepel Hulp aan Huis: een netwerk voor ambulante gezinsbegeleiding.

Enschede  Pilot WMO RIBW Groep Overijssel participeert met vijf wijkcoaches in de wijkteams in Enschede: een aanbod voor Multi Probleemgezinnen en voorbereiding op de transities 2015. Er is een overeenkomst. In Enschede participeren meerdere medewerkers in de doorontwikkeling van wijkteams naar sociale wijkteams.  CIMOT (Centrale Intake Maatschappelijke Opvang Twente) Op 1 oktober 2008 ging de CIMOT van start. Gemeenten van herkomst worden standaard benaderd als één van hun inwoners een beroep doet op een plaats in een tijdelijke opvanginstelling. RIBW Groep Overijssel heeft vier door de gemeente gesubsidieerde plaatsen voor opvang van deze groep. Er is een overeenkomst.  Ouderen Samen met Livio en Mediant: mogelijkheden van wonen onderzoeken voor cliënten met somatische en psychiatrische problematiek in verzorgingshuizen. Er is een overeenkomst.  Niet planbare zorg Met Livio zijn afspraken gemaakt over inkoop van niet planbare zorg aan cliënten op gebied van verpleging en zwaardere lichamelijke verzorging. Er is een overeenkomst.  Forensische psychiatrie Inkoop van twee plaatsen in het tussenfasehuis bij de Tender, om de overstap van TBS naar zelfstandig wonen voor te bereiden.  AKA opleiding (Arbeidsmarkt Gekwalificeerd Assistant)


pagina 52 van 55



ROC en Mediant hebben afspraken over de invulling van de AKA opleiding om cliënten de mogelijkheid van opleiding basisvaardigheden werk aan te bieden, inclusief een werkervaringsplaats. Presentus Samen met Sur Plus zijn er dagbesteding- en arbeidsmatige dagbestedingsmogelijkheden voor mensen met Autisme Spectrum Stoornis (ASS) in het werken met computers ontwikkeld. Er is een overeenkomst.

Hengelo  Psychiatrische meerzorg In verzorgingshuizen wordt door ambulante begeleiders van RIBW Groep Overijssel zogenaamde psychiatrische meerzorg geleverd in samenwerking met Carint en Mediant Er is een overeenkomst.  MEEDOEN Met Humantias Onderdak, Mediant en Tactus is er een inloop en dagbesteding voor mensen met GGZ en MO achtergrond opgezet. Er wordt ook gewerkt aan verdiepingsslag die WMO proof is. Er is een overeenkomst. Oldenzaal  Inhuur slaapdienst Inhuur van slaapdienst bij de stichting Zorgfederatie voor de BW locatie Faustlaan. Er is een overeenkomst.  Alliantie Onder Dak In een alliantie met Tactus en Humanitas krijgt dit vorm in de inloop en dagactiviteitencentrum de Steenpoort. Er is een overeenkomst.  De Werkwijzer Er zijn beginnende afspraken over een samenwerking met de Steenpoort partijen. Tevens zijn er individuele cliëntovereenkomsten voor de inkoop van dagbesteding. Losser  Ontwikkeling wijkteam Dit wijkteam is samengesteld uit begeleiders InteraktContour, Aveleijn en RIBW Groep Overijssel, om de individuele begeleiding efficiënter met elkaar aan te bieden. Kleine samenwerkingen Meerdere overeenkomsten met dagbestedingspartijen voor de inkoop dagbesteding voor intramurale RIBW cliënten: zorgboerderijen met name


pagina 53 van 55

4.9

Financieel beleid

Het financiële beleid van RIBW Groep Overijssel richt zich op een jaarlijkse sluitende exploitatie en een gezond balans- en vermogensbeheer. Doelstelling was om het jaar 2013 af te sluiten met een resultaat van € 135.000 positief. Het uiteindelijke resultaat komt uit op negatief €1.757.000. Dit resultaat is grotendeels toe te schrijven aan de extra geleverde productie van 2,2 miljoen. In 2013 is de omzet gestegen met 5,7% ten opzichte van 2012, hierdoor kwam de totale omzet in 2013 uit op 54,6 miljoen. Het exploitatieresultaat van 2013 is gedaald met €2.576.000. Deels wordt dit veroorzaakt door de uitbreiding 2012/2013 van de personele formatie (ca. 100 fte), die nodig was om de extra productie te realiseren die eind 2011 is gerealiseerd. Ook is er een uitbreiding van de erkenning geweest met tien plaatsen in de regio Deventer. Het resultaat is aan de algemene reserve toegevoegd. De solvabiliteit ratio daalde naar 35%. Risico’s De komende jaren zullen grotendeels in het teken staan van de veranderende vorm van financiering van de zorg binnen Nederland. Met name de overheveling van de AWBZ financiering naar de WMO brengt veel onzekerheden met zich mee. Deze wijziging gaat gepaard met een behoorlijke budgettaire korting. Met andere woorden: we zullen meer cliënten moeten begeleiden voor minder geld. De ambulante begeleiding van de cliënten zal met ingang van 2015 overgaan naar de gemeenten, waar bij het recht op begeleiding gewijzigd gaat worden onder de WMO naar een voorziening. De financiële- en personele consequenties zijn nu nog niet goed in te schatten. De afgelopen jaren is sterk ingezet om meer flexibiliteit in de personele formatie te realiseren (25-40%). Dit zal bijdragen om deze wijziging voldoende op te vangen op dit vlak. De financiering van de beschermde woonplekken (BW) zal, ook de komende jaren sterk wijzigen. Het afbouwen van de indicaties cab ZZP 1 en 2 (met ingang van 2013), maar ook de plannen voor ZZP3 laten in dat opzicht een sterke wijziging zien. Dit zal de komende jaren zijn weerslag krijgen in het woningaanbod binnen RIBW Groep Overijssel. De afgelopen jaren is hier grotendeels op geanticipeerd door de vaste huurtermijnen te ver korten of een clausule op te nemen waarbij het contract kan worden herzien bij wijziging van de financiering (scheiden wonen/zorg). Door de sterke financiële positie van RIBW Groep Overijssel zijn de financiële voorwaarden gecreëerd om de toekomst met veel uitdagingen met vertrouwen tegemoet te zien.

Baten Lasten Bedrijfsresultaat Resultaat voor afschrijving rente Afschrijving Rente (opbrengst)

2013 (bedragen x 1000) 54.634 56.668 -2034 -732 1025 277

Onderstaande ratio’s geven inzicht in de financiële resultaten en balansinformatie. Resultaatratio 2013 Resultaatratio: AWBZ-gefinancierde resultaten 3% Liquiditeit Liquiditeitratio


2013 0,28

pagina 54 van 55

Solvabiliteit Solvabiliteit (totaal eigen vermogen/balanstotaal) Solvabiliteit (eigen vermogen/totaal opbrengsten)


2013 64% 35%

pagina 55 van 55

Jaarverslag RIBW Groep Overijssel

Recommend Documents