JAARVERSLAG PROVINCIALE ARCHIEFINSPECTIE 2008-2009 F.W.J. Scholten, provinciaal archiefinspecteur B.H.M. te Vaarwerk, adjunct-inspecteur
INHOUD Samenvatting
2
Algemene informatie Veranderend toezicht Samenwerking met Overijssel Voorgenomen halvering van de personele formatie
3 3 3 3
Landelijke ontwikkelingen Decentralisatie Regionale Historische Centra Archiefregeling 2009 Nieuwe wetgeving met gevolgen voor het archiefbeheer
4 4 4 5
Ontwikkelingen in Gelderland Gekwalificeerd archiefbeheer Provinciale Beleidsregel Vervanging Archiefbestanden Berheerregelingen Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven 2009 Ontwikkelingen bij Gelderse archiefdiensten
5 5 5 6 7 7
Uitvoering van de inspectie Archiefwetgeving en inspectietaak Opzet van het inspectieprogramma en de verslaglegging Provincie Gelderland Gemeenten Waterschappen Politieregio’s Gemeenschappelijke regelingen
10 10 11 11 12 23 23 24
Bijlage Inspectieschema over de jaren 2005-2011
1
SAMENVATTING Uit de inspectiebevindingen komt duidelijk naar voren dat de digitalisering van het archiefbeheer bij de Gelderse overheden volop in gang is. De mate waarin dit proces is voortgeschreden, loopt zeer uiteen. Sommige, met name kleinere, organisaties staan nog aan het begin en beperken zich tot het scannen van stukken om op deze manier de interne informatievoorziening te vergemakkelijken. In andere gevallen vindt een belangrijk deel van de afhandeling van stukken inmiddels langs elektronische weg plaats. In deze gevallen blijft het analoge archief leidend en worden nog steeds papieren dossiers gevormd, naast de digitale opslag en archivering. In enkele gevallen – de provincie Gelderland en de gemeente Arnhem behoren daartoe – worden de dossiers uitsluitend nog digitaal gevormd. Omdat de desbetreffende systemen nog niet voldoen aan de wettelijke eisen, kan niet worden overgegaan op volledige digitale archivering met gelijktijdige vernietiging van de papieren stukken – een mogelijkheid die de wet biedt. Daarom moeten in deze gevallen de papieren stukken worden bewaard, maar worden zij niet langer in dossier-verband geordend. Zo ontstaat een hybride situatie, die een reëel risico van informatieverlies met zich meebrengt. De overgang naar een volledig digitale archivering zal de komende jaren plaats vinden en zal een grote inzet van de inspectie vragen. De provinciale beleidsregel substitutie, die in 2009 van kracht is geworden, speelt daarin een centrale rol. Voor het overige leveren de inspectiebevindingen een uiteenlopend beeld. Vergeleken met vorige inspectiebezoeken zijn veel verbeteringen bereikt, met name door bouwkundige aanpassingen van archiefruimten en – bewaarplaatsen en het wegwerken van achterstanden in de toegankelijkheid van archieven, vooral van gemeenten die bij herindelingen zijn opgeheven. Toch komen nog steeds gebreken aan archiefruimten aan het licht, die onder meer samenhangen met het feit dat de wettelijke eisen in de loop van de tijd zijn aangescherpt. Min of meer ernstige tekortkomingen, waarbij op korte termijn geen concreet perspectief op verbetering aanwezig is, constateerden wij bij de gemeenten Arnhem (grote achterstanden bij de bewerking van archieven, problematische digitalisering), Druten (gebreken aan archiefruimte en krappe personeelsformatie), politie Gelderland Midden (gebrekkige archiefruimte), Wageningen (afgekeurde archiefbewaarplaats), West Maas en Waal (archiefruimten en archiefbeheer), Doesburg (te krappe formatie), Lingewaard (onderbrenging) en de sociale werkvoorzieningschappen (gebreken op meerdere onderdelen). De aard van de tekortkomingen wordt in het verslag verder gespecificeerd. Voor zover de capaciteit het toelaat, zal de komende tijd aan deze organisaties speciale aandacht moeten worden besteed. Indien nodig zal aan Gedeputeerde Staten worden voorgesteld gebruik te maken van de wettelijke sanctiemogelijkheden. Het gekwalificeerde archiefbeheer in Gelderland kon de afgelopen twee jaren verder worden versterkt. De gemeente Lingewaard nam het principe-besluit om het beheer van de oude archieven bij een regionale archiefdienst onder te brengen. Bij 54 van de 56 Gelderse gemeente worden de oude archieven nu door een gekwalificeerde archivaris beheerd. Het netwerk van archiefdiensten wordt verder versterkt en verbeterd door de bouw van vier nieuwe, regionale archiefbewaarplaatsen. De bouwplannen van het Gelders Archief, het Achterhoeks Archief en het Regionaal Archief Rivierenland bevinden zich in een ver gevorderd stadium. Het nieuwe onderkomen van het streekarchief Hattem, Epe, Heerde te Epe werd in 2009 feestelijk geopend. Door deze projecten komt niet alleen een veilige en verantwoorde bewaring tot stand, maar wordt ook de ontsluiting en toegankelijkheid voor het publiek aanzienlijk verbeterd. Voor de vier bouwprojecten hebben Provinciale Staten in het kader van de verbetering van de culturele infrastructuur een aanzienlijke financiële bijdrage beschikbaar gesteld. Tot slot signaleren wij dat dit verslag zeer waarschijnlijk het laatste is dat op deze manier is verschenen. De voorgenomen bezuiniging van 50% op de formatie van de archiefinspectie zal het onmogelijk maken de inspectietaken naar behoren uit te voeren, laat staan dat er gelegenheid zal zijn voor een verslaglegging als deze. Wij voorzien dat uw college door de bezuiniging de komende jaren niet in staat zal zijn eventuele taakverwaarlozing op het terrein van archiefzorg en archiefbeheer bij lokale overheden tijdig te signaleren en daarop adequaat te reageren. Ook heeft de samenwerking met de archiefinspectie van Overijssel, die na een onderbreking weer ter hand is genomen, alleen zin wanneer de formaties van beide inspecties op een gelijkwaardig niveau blijven.
2
ALGEMENE INFORMATIE Veranderend toezicht Naar aanleiding van het rapport van de commissie Oosting, Van specifiek naar generiek. Doorlichting en beoordeling van interbestuurlijke toezichtarrangementen uit 2007, worden alle vormen van interbestuurlijk toezicht herzien, ook op het terrein van de Archiefwet. In 2010 werd duidelijk dat de specifieke bepalingen ten aanzien van het toezicht van GS op andere overheden per 2012 uit de Archiefwet worden geschrapt. Het archieftoezicht zal vanaf dat moment plaatsvinden op basis van artikel 124 en hoofdstuk XVII van de Gemeentewet, waarin in algemene zin wordt aangegeven dat GS bij het interbestuurlijk toezicht in het geval van taakverwaarlozing gebruik maken van de bevoegdheid tot schorsing, vernietiging en indeplaatstreding. Een en ander betekent dat het specifieke archieftoezicht op korte termijn verandert in generiek, interbestuurlijk toezicht. Het toezicht zal worden uitgevoerd op basis van de ‘Oosting-principes’ sober, efficiënt, transparant en integraal, met respect voor de wederzijdse autonomie en op basis van wederzijds vertrouwen. Hoe het interbestuurlijk toezicht op de archieven precies vorm zal krijgen, was nog niet duidelijk op het moment dat dit verslag werd geschreven. Vast staat dat de huidige wet- en regelgeving voor de archiefzorg en het archiefbeheer van kracht blijft. Op basis daarvan zal ook in de toekomst moeten worden vastgesteld in hoeverre er bij de lokale overheden sprake is van taakverwaarlozing. Waar dit het geval is, zal uw college moeten ingrijpen met gebruikmaking van de bovengenoemde bevoegdheid die berust op de Gemeentewet. In interprovinciaal verband wordt een sectorspecifiek beleidskader uitgewerkt, dat zal dienen als basis voor het interbestuurlijk toezicht, voor zover het archiefzorg en – beheer betreft. Zoals het zich laat aanzien, kan er vooralsnog niet vanuit worden gegaan dat de nieuwe werkwijze voor de provinciale archiefinspecties een vermindering van taken tot gevolg zal hebben. Veeleer zal er sprake zijn van een verschuiving van werkzaamheden. Een belangrijk element binnen het interbestuurlijk toezicht is een goed functionerend horizontaal toezicht vanuit de gemeenteraad op het college van Burgemeester en Wethouders. Geconstateerd moet worden dat dit – voor zover het de archieven betreft - bij veel lokale overheden niet of nauwelijks functioneert. De gemeentearchivarissen zouden hierin met hun interne toezichthoudende taak een belangrijke rol kunnen spelen. In veel gevallen hebben zij daarvoor echter door tijdgebrek onvoldoende gelegenheid. Samenwerking met Overijssel De plannen voor samenwerking tussen de inspecties van Gelderland en Overijssel, waarvan wij in ons vorige verslag al melding maakten, zijn verder uitgewerkt. Het overleg is vooralsnog op ambtelijk niveau gevoerd en richt zich in eerste instantie op twee aspecten: onderlinge bijstand in geval van afwezigheid door vakantie, ziekte e.d. en uitwisseling van specialistische kennis. Dit i.v.m. de kwetsbaarheid door de geringe formatie in beide provincies. Om een en ander praktisch mogelijk te maken zal aan de colleges van GS worden voorgesteld de inspecteurs over en weer in beide provincies te benoemen. Het streven is de samenwerking geleidelijk uit te breiden. Het zal duidelijk zijn dat de samenwerking alleen zinvol is, wanneer er sprake is van een gelijkwaardige omvang van de formaties. Voor de verdere uitbouw is het tevens gewenst dat de inspectiemethoden op elkaar worden afgestemd. Voorgenomen halvering van de personele formatie De afgelopen jaren hebben wij uw college erop gewezen, dat de personele formatie van de archiefinspectie te krap was. Dit gold al op het moment dat de twee formatieplaatsen volledig waren ingevuld, maar kwam des te sterker aan het licht nadat de archiefinspecteur in het kader van seniorenverlof korter ging werken en de feitelijke formatie nog maar 1,6 bedroeg. Ook vergeleken met andere provincies en rekening houdend met het aantal te inspecteren gemeenten e.d., is de formatie zeer krap bemeten. Wij hebben in ons verslag over 2006 en 2007 dan ook aangegeven een aantal taken niet te kunnen uitvoeren. Ook voor de jaren waarover wij nu verslag uitbrengen is dat het geval. Wij hebben kennis genomen van uw voorstel aan Provinciale Staten om op de formatie van de archiefinspectie een bezuiniging van 50% toe te passen. In het statenvoorstel Opvang Rijkskorting is hiervoor als onderbouwing aangegeven: de archiefinspectie kunnen we versoberen door meer samen te werken met Overijssel (bijv. piketdienst); wij zijn hierover met Overijssel in gesprek. Voorts kunnen we straks gaan werken volgens de nieuwe Archiefwet (2012), die uitgaat van selectief toezicht (verticaal en horizontaal) in het kader van het zich ontwikkelende interbestuurlijke toezicht. Zoals hierboven (kopje ‘samenwerking met Overijssel’) is aangegeven, zal de samenwerking tussen de inspecties van Gelderland en Overijssel in de huidige bestuurlijke praktijk echter niet leiden tot
3
efficiencywinst, maar is deze gericht op wederzijdse hulp in geval van calamiteiten. Evenmin is het waarschijnlijk (zie hierboven, kopje ‘veranderend toezicht’) dat het schrappen van het specifieke archieftoezicht uit de Archiefwet, zoals voorzien in 2012, tot een afname van taken zal leiden. Een indicatie van de omvang van het werk geeft de volgende, beknopte vergelijking van beide provincies. In Overijssel is en blijft 1 formatieplaats beschikbaar voor het toezicht op 25 gemeenten, 2 waterschappen, 2 politieregio’s en ca. 30 gemeenschappelijke regelingen; Gelderland heeft nu 2 formatieplaatsen (in de praktijk tijdelijk 1,6) voor 56 gemeenten, 3 waterschappen, 3 politieregio’s en ca. 50 gemeenschappelijke regelingen. De voorgenomen halvering van de formatie zal ingrijpende gevolgen hebben. De nu gebruikelijke inspectiefrequentie van één bezoek per vier jaar, zal moeten worden verlaagd tot één maal per acht jaar. Dit betekent een groot afbreukrisico. Het zal bijvoorbeeld onmogelijk worden grip te houden op de digitaliseringsprocessen bij de overheden. Het kan dan niet uitblijven dat verkeerde keuzes worden gemaakt waardoor niet-duurzame digitale archiefsystemen in gebruik worden genomen, waardoor gegevens verloren gaan of onvindbaar worden zodat de rechtszekerheid voor overheid en burgers in gevaar komt en op de lange termijn historisch erfgoed verloren gaat. LANDELIJKE ONTWIKKELINGEN Decentralisatie Regionale Historische Centra In de provinciehoofdsteden zijn Regionale Historische Centra (RHC’s) gevestigd. Deze zijn ontstaan uit de vroegere rijksarchieven, die samenwerkingsverbanden zijn aangegaan met één of meer gemeenten. In Gelderland is het Gelders Archief een gemeenschappelijke regeling van het voormalige rijksarchief met de gemeenten Arnhem, Rheden, Renkum en Rozendaal. Met de gemeente Overbetuwe is een dienstverleningsovereenkomst gesloten. Als vervolg op het advies van de commissie Lodders over de verdeling van taken tussen provincies en Rijk is in het bestuursakkoord van 4 juni 2008 vastgelegd dat zal worden verkend op welke wijze decentralisatie van de RHC’s mogelijk is, waarbij de bestuurlijke verantwoordelijkheid door het Rijk wordt overgedragen aan de provincies. Achterliggende doelstelling is langs deze weg de aantrekkingskracht voor een breed publiek te vergroten. Het lag in de bedoeling de besprekingen tussen het IPO en het ministerie van OCW in 2009 af te ronden, maar dit is niet gelukt, vooral door onduidelijkheden in het financiële vlak. Weliswaar zou het Rijk het bedrag van 27 miljoen euro, dat op de begroting van OCW voor de RHC’s is uitgetrokken, aan de provincies overdragen, maar tegelijkertijd zouden de provincies uit eigen middelen aan de RHC’s moeten gaan bijdragen voor het beheer van de provinciale archiefbescheiden, dat tot nu toe voor rekening van het Rijk kwam. Er zullen enige business-cases worden uitgewerkt om meer inzicht te krijgen in de ontwikkeling van de kosten op een aantal aspecten. Een en ander zal worden betrokken bij de bezuiniging op het Provinciefonds. Ook over de toekomstige verdeling van de verantwoordelijkheden bestaat nog onduidelijkheid. De minister van OCW zou de bestuurlijke verantwoordelijkheid overdragen, maar blijven zorg dragen voor de archieven van de rijksoverheid. Archiefregeling 2009 Na twee jaar van voorbereiding trad op 1 april 2010 de nieuwe Archiefregeling in werking. De regeling verving de drie bestaande ministeriële regelingen, te weten Duurzaamheid archiefbescheiden (2001), Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (2001) en Bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (2001). Eén van de belangrijkste aanleidingen voor de herziening was de hoge vlucht die de voortgaande digitalisering nog steeds neemt. De regeling is nu beter in staat in te spelen op de snelle veranderingen op het gebied van digitale informatievorming en digitaal archiefbeheer. Eén van de kritiekpunten op de oude regelingen was dat deze te gedetailleerd waren. De nieuwe regeling bevat daarom algemene prestatie-eisen waaraan systemen en/of overheidsorganisaties moeten voldoen. Dat leidde er bijvoorbeeld toe dat geen specifieke bestandformaten meer worden voorgeschreven. Een ander voorbeeld is de bepaling dat de zorgdrager voor het beheer van zijn archiefbescheiden moet beschikken over een toetsbaar kwaliteitssysteem. Enkele andere belangrijke vernieuwingen ten opzichte van de vervangen regelingen zijn: De toepassing van een toetsbaar kwaliteitssysteem voor het beheer van de archieven; Het gebruik van open standaarden, waarbij niet meer exact voorgeschreven wordt welke standaarden gebruikt moeten worden; Het documentair structuurplan is nog slechts één van de mogelijke uitwerkingsvormen van de geldende ordeningsstructuur; Het vastleggen van een metagevensschema ten behoeve van vaststelling van authenticiteit van archiefbescheiden;
4
-
Het gedrag van archiefbescheiden moet vastgesteld kunnen worden. Voor zover gedrag van belang is voor de waarborging van de authenticiteit moeten de functionele eisen van het gedrag van digitale archiefbescheiden worden vastgelegd; De eisen voor relatieve luchtvochtigheid en temperatuur zijn voor archiefbewaarplaatsen en archiefruimten gelijk getrokken; Watermelders moeten worden aangebracht in alle ruimten die zijn voorzien van een sprinklerinstallatie of waarin zich een of meer brandslangen bevinden; Hoewel de regeling de zorgdragers meer mogelijkheden biedt om met gelijkwaardige alternatieven te komen, schuilt in de formulering van prestatie-eisen tegelijkertijd een kwetsbaarheid. Wat is bijvoorbeeld een toetsbaar kwaliteitssysteem? Hoe ziet dat eruit? Aan welke criteria toetst de provinciale archiefinspectie dat systeem? Op dit moment (mei 2010) kan daar nog geen goed en eenduidig antwoord op gegeven worden. Veel details, die voorheen in één van de regelingen stonden, zijn nu terechtgekomen in de toelichting op de nieuwe regeling. Meer dan voorheen zal de Archiefregeling 2009 kunnen leiden tot discussie met de zorgdragers. Verder zal voor een uniforme toepassing meer overleg met de gemeentelijke archiefinspecties nodig zijn. Meer informatie en een FAQ-rubriek zijn te vinden op: http://www.archief.nl/ Nieuwe wetgeving met gevolgen voor het archiefbeheer De Waterwet werd op 22 december 2009 van kracht. Als gevolg daarvan zijn taken overgegaan van Provincie naar de Waterschappen. In overleg tussen provincie en waterschappen, waarbij de provinciale archiefinspectie betrokken was, werd besloten de bijbehorende archievenuitwisseling digitaal te laten verlopen, hetgeen betekende dat de over te dragen dossiers werden gedigitaliseerd en als retroacta in het archief van het voor die taak bevoegd gezag werden opgenomen. Dit betekent dat de papieren originelen in het archief van de overdragende partij worden bewaard. Hierdoor hoefde geen substitutie toegepast te worden. De Wet Algemene Bepalingen Omgevingsvergunning (WABO) treedt naar alle waarschijnlijkheid op 1 juli 2010 in werking. De omgevingsvergunning neemt daarin de plaats in van voorheen afzonderlijk aan te vragen vergunningen. Bovendien is er sprake van ketenarchivering met het Omgevingsloket Online (OLO) als startpunt. Het OLO, dat onderhouden wordt door het Ministerie van VROM, is echter niet ingericht als een duurzame beheeromgeving voor digitale archieven. Elk bevoegd gezag blijft daarom verantwoordelijk voor de in deze faciliteit opgeslagen stukken. Na verlening van de vergunning wordt deze opgeslagen in het archief van het bevoegd gezag. Vanuit de archiefinspectie is vooral gehamerd op het inrichten van een duurzame beheeromgeving voor de uit het Omgevingsloket Online (OLO) te ontvangen vergunningen. In dit kader verscheen in april 2010 de Leidraad Wabo-DIVArchivering, een uitgave van VROM, VNG, IPO en Vereniging Stadswerk Nederland. Het is zeer de vraag of alle Gelderse gemeenten in staat zullen zijn de Wabo-stukken per 1 juli 2010 overeenkomstig wet- en regelgeving te beheren. Het gevaar van hybride archivering met alle risico’s van dien ligt om de hoek. De Wet Ruimtelijke Ordening (WRO) trad op 1 juli 2008 in werking. Maar pas per 1 januari 2010 is de aan de Regeling Standaarden ruimtelijke ordening van kracht geworden. Als gevolg daarvan moeten alle ruimtelijke plannen vanaf die datum in digitale vorm worden voorbereid, vastgesteld, beschikbaar gesteld en raadpleegbaar gemaakt volgens de standaarden van de regeling. ONTWIKKELINGEN IN GELDERLAND Provinciale Beleidsregel Vervanging Archiefbescheiden Op 20 januari 2009 stelde uw college de Beleidsregel vervanging blijvend te bewaren archiefbescheiden vast. Met deze beleidsregel werd een kader geschapen voor aanvragen van Gelderse zorgdragers van machtigingen voor de vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden door digitale bescheiden. Vervanging houdt in dat na verkregen machtiging de originelen moeten worden vernietigd. De beleidsregel richt zich op de procedure rondom de vervanging van analoge originelen door digitale reproducties of reproductie op microfilm. Ten gevolge van het vonnis van het Amsterdamse Gerechtshof in de zogenaamde Broodjeszaak uit 2009 mogen de archiefinspecties ook de beheeromgeving betrekken in de toetsing van de vervangingsaanvraag. In die zaak betwistte het gemeentearchief Amsterdam de bevoegdheid van de provincie Noord-Holland om ook de beheeromgeving in het kader van een substitutieaanvraag van persoonskaarten te toetsen. Het gerechtshof deed een uitspraak ten gunste van de provincie i.c. de provinciale archiefinspectie, waardoor de beheeromgeving van de te vervangen archiefbescheiden wel degelijk aan de toetsing door de provinciale archiefinspectie onderworpen mag worden. Als gevolg hiervan en de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefregeling op 1 april 2010 zal de beleidsregel, na eerst
5
afgestemd te zijn met de beleidsregel die het Nationaal Archief hanteert, gewijzigd worden. Een voorstel daartoe bereikt uw college in de loop van 2010. In de praktijk blijkt de beleidsregel een goed instrument te zijn voor de omgang van de Gelderse zorgdragers met het substitutievraagstuk. Hoewel ons tot heden (mei 2010) nog geen aanvragen tot substitutie van blijvend te bewaren bescheiden hebben bereikt, blijkt de beleidsregel zowel door de gemeentearchivarissen en gemeentelijke inspecteurs, als door de DIV-afdelingen al gebruikt te worden bij de procedure die moet leiden tot substitutie van vernietigbare bescheiden. De belangrijkste reden voor de terughoudendheid is het feit dat vrijwel alle Gelderse overheidsorganen nog niet in staat zijn aan te tonen dat de beheeromgeving van de digitale archieven aan de wettelijke eisen en normen voldoet. De terughoudendheid is in zoverre terecht, dat er op dit moment volop gewerkt wordt aan referentiekaders en toetsingslijsten voor de digitale beheeromgeving in de dynamische fase. Genoemd moeten worden de Leidraad WABO-DIV-archivering, van eind april 2010 en opgesteld door VROM, IPO, VNG en Vereniging Stadswerk en het referentiekader voor de beheeromgeving van digitale archiefbescheiden, dat in samenwerking tussen het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) en het Werkverband van Gemeentelijke Archiefinspecteurs wordt opgesteld. Naar verwachting zal dit medio juni 2010 gereed zijn. Al eerder, in mei 2008, kwamen op initiatief van het LOPAI de Eisen Duurzaam Digitaal Depot (ED3) tot stand, dat een toetsingskader bevat voor de beheeromgeving van blijvend te bewaren informatie. Dit kader is bedoeld voor digitale archiefbestanden die in de archiefbewaarplaats zijn of worden opgenomen. Hiernaast speelt nog dat inmiddels de nieuwe Archiefregeling van kracht geworden is.
Beheerregelingen De belangrijkste regelingen op het terrein van het archiefbeheer zijn de archiefverordening en het daarop gebaseerde besluit informatiebeheer. In de archiefverordening wordt de zorg van het college/dagelijks bestuur/korpsbeheerder voor de archiefbescheiden van de respectievelijke bestuursorganen geregeld. Het besluit informatiebeheer bevat nadere regelgeving voor de archieven die nog door de organisatie zelf gevormd en beheerd worden. In de regel zijn deze bestanden niet ouder dan twintig jaar. Als gevolg van de wet dualisering gemeentebestuur van 2002 werd de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en de benoeming van de archivaris overgeheveld van de Raad naar het college van B en W, c.q. het dagelijks bestuur. Uit bijgevoegd overzicht blijkt dat nog 11 gemeenten hun archiefverordening moeten aanpassen aan het duale bestel. De actualiteit van de beheerregelingen is een steeds terugkerend onderwerp bij de integrale inspectiebezoeken. Voor de hier niet opgenomen gemeenschappelijke regelingen geldt dat wanneer zij zelf geen archiefverordening en besluit informatiebeheer hebben vastgesteld, de beheerregelingen van de gemeente van vestiging van toepassing zijn. Wij streven ernaar dat vooral de grote gemeenschappelijke regelingen, zoals Veiligheidsregio’s, en regionale samenwerkingsverbanden eigen beheerregelingen vaststellen. Beheerregelingen in Gelderland (stand: 31-12-2009) Archiefverordening Besluit informatiebeheer wel geen niet duaal wel geen Provincie 1 1 Gemeenten 56 11 53 3 Waterschappen 3 n.v.t. 3 Politieregio’s 2 1 n.v.t. 2
Gekwalificeerd archiefbeheer Het provinciale beleid om het gekwalificeerd archiefbeheer bij de Gelderse gemeenten en waterschappen te bevorderen, heeft de afgelopen jaren tot goede resultaten geleid. Bij 54 van de 56 Gelderse gemeenten en bij de drie waterschappen is een archivaris in dienst die voldoet aan de wettelijke kwalificaties. Alleen bij de gemeenten Groesbeek en Millingen is dit niet het geval. De oude archieven van de gemeenten Nijkerk en Voorst worden weliswaar door een gekwalificeerde archivaris beheerd, maar deze is niet als archivaris aangesteld, zoals door de Archiefwet is bedoeld. In de twee verslagjaren werd opnieuw vooruitgang geboekt. De gemeente Lingewaal besloot zich voor het beheer van haar oude archieven aan te sluiten bij een bestaande archiefdienst in de regio, waarbij zij een keuze zal maken tussen het Gelders Archief en het Regionaal Archief Nijmegen. De gemeente Millingen had op voorlopige basis de oude archieven in beheer gegeven bij het Regionaal Archief
6
Nijmegen, maar besloot dit in 2009 te beëindigen en de archieven onder te brengen bij de gemeente Groesbeek. In het Rivierengebied trad een verschuiving op door de opheffing van het streekarchivariaat WestBetuwe (gemeenten Geldermalsen, Lingewaal en Neerijnen). Dit gebeurde in samenhang met de plannen van het naburige Regionaal Archief Rivierenland om in Tiel een nieuw archiefgebouw te realiseren. De gemeenten Geldermalsen en Neerijnen besloten zich bij het regionaal archief aan te sluiten, terwijl de gemeente Lingewaal haar archieven bij het Regionaal Archief Gorinchem onderbracht. Behalve in Tiel werden ook plannen ontwikkeld voor nieuwe regionale archiefbewaarplaatsen in Arnhem en Doetinchem. De nieuwe bewaarplaats in Epe werd in 2009 in gebruik genomen. In het kader van de versterking van de culturele infrastructuur zegden Provinciale Staten hiervoor in totaal ruim 2 miljoen euro subsidie toe. Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven 2009 De Werkgroep Kwaliteitszorg van de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN) bracht in december 2009 de kwaliteitsmonitor Archieven 2009 uit. Deze monitor is het resultaat van een onderzoek onder archiefbezoekers. In de provincie Gelderland hebben slechts acht van de 18 Gelderse archiefdiensten daaraan meegedaan, te weten het RA Nijmegen, het Gelders Archief, CODA-Archief, RA Zutphen, GA Ede, GA Wageningen en het RA Rivierenland. Landelijk gezien kwamen de sterke veranderingen in het bezoekgedrag die in voorgaande jaren werd waargenomen als gevolg van de dienstverlening op het internet in 2009 tot stilstand. Het viel op dat het gecombineerde gebruik van website en studiezaal tussen 2005 en 2009 toenam van 41% naar 50%. De gemiddelde bezoekfrequentie van de websites nam ten opzichte van 2008 fors toe ( van 4 naar bijna 5 bezoeken per maand). De bezoekfrequentie aan de studiezalen zelf nam slechts licht af. Hoewel de meeste vraag blijft naar genealogische informatie, lijkt de behoefte aan historische informatie en beeldmateriaal toe te nemen. De waardering van de websites daalde licht (van 7,8 naar 7,6), maar scoort nog steeds ruim voldoende tot goed. In de overall waardering 2009 scoorden CODA Archief (7,4), het Gelders Archief (7,5) en het Regionaal Archief Rivierenland (7,6) onder het gemiddelde rapportcijfer (7,8 – 8,6). Het Regionaal Archief Zutphen (8,2) en het Gemeentearchief Wageningen (8,2) vormden de Gelderse top wat de waardering van bezoekers betreft. Gesignaleerd wordt dat het Gelders Archief ook in vorige metingen al relatief zwak scoorde. Ontwikkelingen bij Gelderse archiefdiensten Gelders Archief Onze contacten met de directie van het Gelders Archief stonden in belangrijke mate in het teken van de nieuwbouwplannen. Aanvankelijk hadden deze betrekking op het voormalige KEMA-terrein, waar in de bestaande gebouwen een nieuwe huisvesting voor de archiefdienst zou worden gerealiseerd. In het kader van de verbetering van de culturele infrastructuur besloten Provinciale Staten in 2008 een subsidie van 1,5 miljoen euro beschikbaar te stellen voor een aantal provinciale voorzieningen binnen het nieuwbouwplan, onder meer in de vorm van een calamiteitendepot. Uiteindelijk strandde het bouwplan door verschil van inzicht met de projectontwikkelaar. De directie startte voortvarend een onderzoek naar andere bouwlocaties. Omdat de huidige bewaarplaats van het Gelders Archief al in 2003 door de archiefinspectie is afgekeurd, waarbij is aangegeven dat de situatie tot uiterlijk 2009 kon worden gedoogd, hebben wij de bewaarplaats opnieuw aan een kritische beoordeling onderworpen. In relatie met de concrete bouwplannen is de gedoogperiode met enkele jaren verlengd. In verband met het nijpende ruimtegebrek in de huidige huisvesting, moesten de oudere provinciale archieven tijdelijk bij het Regionaal Archief Nijmegen worden ondergebracht. Voor de raadpleging zijn goede voorzieningen getroffen. In 2010 werd bekend dat het Gelders Archief een nieuw gebouw zal realiseren op het voormalige Billiton-terrein aan de Westervoortsedijk in Arnhem. Uw college keurde de locatie goed. De toegezegde subsidie blijft vooralsnog ook voor de nieuwe locatie van kracht. Streekarchief Hattem, Epe, Heerde Het nieuwe archiefgebouw, dat grenst aan het gemeentehuis van Epe, werd op 27 februari 2009 feestelijk geopend. Daarmee is een einde gekomen aan de gebrekkige onderbrenging van de archieven in de gemeentehuizen van de drie deelnemende gemeenten. De plannen waren in 2007 door uw college goedgekeurd. In het kader van het RUP 2006 en de verbetering van de culturele
7
infrastructuur in 2008 heeft de provincie Gelderland een financiële bijdrage van in totaal ruim 580.000 euro aan de nieuwbouw geleverd. Startproblemen met de klimaatinstallatie, waardoor in de bewaarplaats gedurende de zomermaanden de luchtvochtigheid tijdelijk iets te hoog was, konden naar tevredenheid worden opgelost. Regionaal Archief Rivierenland Over de plannen voor een nieuw gebouw aan de Teisterbantlaan in Tiel vond regelmatig overleg plaats. Uiteindelijk werden deze in 2009 door uw college goedgekeurd. Eerder al hadden Provinciale Staten in het kader van de verbetering van de culturele infrastructuur een subsidie verleend van 830.000 euro, met name met het oog op het regionale karakter en het sterk verbeterde publieksbereik. In verband met de naderende nieuwbouw vond ook intensief overleg plaats met het bestuur van naburige streekarchivariaat West-Betuwe (gemeenten Geldermalsen, Lingewaal en Neerijnen), waar men kampte met ruimtelijke problemen. Dit resulteerde uiteindelijk in de opheffing van dat archivariaat, waarbij de gemeenten Geldermalsen en Neerijnen toetraden tot het Regionaal Archief Rivierenland en de gemeente Lingewaal haar archieven onderbracht bij het Regionaal Archief Gorinchem. Daarmee is een verantwoorde onderbrenging en openstelling van de archieven voor de hele regio, inclusief het waterschap, voor een lange periode verzekerd. De heer W. Veerman, die 31 jaar streekarchivaris-directeur is geweest, is per 1 augustus 2009 met pensioen gegaan. Hij is opgevolgd door mw. E. Majewska. Het plan voor de nieuwbouw werd in 2010 door uw college goedgekeurd voor wat betreft het bouwkundige deel. Het plan voor de inrichting van de bewaarplaats zal naar verwachting later in 2010 ter goedkeuring worden ingediend. In dat jaar zal waarschijnlijk ook met de bouw kunnen worden begonnen, zodat de nieuwe huisvesting in 2011 kan worden betrokken. De uitvoering heeft enige vertraging opgelopen omdat omwonenden bezwaren maakten tegen de noodzakelijke aanpassing van het bestemmingsplan. Achterhoeks Archief De plannen voor de onderbrenging van het archief in het Brewinc-complex te Doetinchem, samen met het Staring Instituut en de bibliotheek, namen concrete vormen aan. Over het bouwplan voerden wij regelmatig overleg met de directie en de architect. Het plan werd in 2009 door uw college goedgekeurd. Het plan voor de inrichting moet nog ter goedkeuring worden voorgelegd. In het kader van de versterking van de culturele infrastructuur kenden Provinciale Staten in 2008 een subsidie toe van 400.000 euro. Omdat de huidige bewaarplaats aan de Louise de Colignystraat niet aan de wettelijke eisen voldoet, stelden wij eerder het jaar 2009 als uiterste termijn om te komen tot een verantwoorde bewaring. Gezien het zeer concrete karakter van de nieuwbouwplannen kan deze termijn met enkele jaren worden verlengd. De voorbereidingen voor de verhuizing en het betrekken van de nieuwe huisvesting werden bemoeilijkt door problemen in het personele vlak. De streekarchivaris werd op non-actief gesteld; voor de leiding van het archief werd op tijdelijke basis een oplossing gevonden. Het ligt in de bedoeling te zijner tijd een gezamenlijke directeur voor archief en Staring Instituut aan te trekken. In 2010 is met de werkzaamheden aan het Brewinc-complex begonnen. Naar verwachting zal het gebouw in 2011 door de archiefdienst kunnen worden betrokken. Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg Door gemeentelijke herindeling zijn in 2005 de gemeenten Wehl en Didam, beiden deelnemer van het streekarchivariaat, opgeheven. Zij maken nu deel uit van respectievelijk de gemeente Doetinchem en Montferland, die niet aan het streekarchivariaat deelnemen. In 2009 werd dan ook duidelijk dat de desbetreffende archieven te zijner tijd zullen worden overgeplaatst naar de nieuwe bewaarplaats van de Regio Achterhoek in Doetinchem. De heer J. van Petersen nam op 30 oktober 2008 afscheid als streekarchivaris. In zijn plaats werd de heer A. Koster benoemd, die al bij het archivariaat werkzaam was. Streekarchief Bommelerwaard Het streekarchief vierde in 2008 zijn 25-jarig bestaan. Nadat in 2006 een intentieovereenkomst met het Regionaal Archief Rivierenland was gesloten om tot nauwe samenwerking te komen, werden de mogelijkheden om te fuseren verder onderzocht. Uit een onderlinge vergelijking van de twee archiefdiensten kwam naar voren dat het streekarchief sterker is op terreinen die door het bestuur van deze instelling het belangrijkst worden gevonden (met name ontsluiting en overbrenging van overheidsarchieven, digitale dienstverlening), terwijl de sterke punten van het Regionaal Archief liggen op beleidsterreinen waar men zich terughoudend wil opstellen, zoals acquisitie van particuliere
8
archieven en educatie). De conclusie was dat een fusie meer nadelen dan voordelen zou hebben, zodat het bestuur in 2008 besloot hiervan af te zien. Regionaal Archief Zutphen Omdat de archiefbewaarplaats aan de Spiegelstraat zo goed als vol was, heeft de archiefdienst zich beraden op mogelijkheden om de capaciteit uit te breiden. Uiteindelijk werd gekozen voor de plaatsing van verrijdbare stellingen in de huidige depots. De plannen daarvoor werden door uw college goedgekeurd, nadat door een gespecialiseerd bureau onderzoek was gedaan naar de constructieve sterkte van het gebouw en het draagvermogen van de vloeren. Regionaal Archief Nijmegen Na het vertrek van gemeentearchivaris mevrouw C.C. van der Woude in 2008 werd de heer J. Beens tot archivaris benoemd. In de gemeentelijke organisatie is de functie van hoofd Regionaal Archief gecombineerd met de functie van hoofd afdeling Publiekszaken. In feite betekent dit dat de archiefdienst in het kader van de bezuinigingen een formatieplaats heeft moeten inleveren. De bewerking van de archieven van naburige gemeenten, waarover het beheer bij het Regionaal Archief berust, werd vrijwel afgerond. Gemeentearchief Wageningen De plannen voor de bouw van een nieuwe archiefbewaarplaats in het monumentale waaggebouw aan de Niemeijerstraat, die uw college al in 2007 goedkeurde, kwamen nog niet tot uitvoering. Daardoor bleven de oude gemeentelijke archieven ondergebracht in de bewaarplaats van het stadhuis, waarvan wij hebben geconstateerd dat deze niet voldoet aan de wettelijke eisen. Wanneer de bewaring niet op korte termijn verbetert, zal uw college moeten overwegen bestuursdwang toe te passen. Een verzoek om subsidie voor de bouw van de nieuwe bewaarplaats wees uw college af, omdat het archief een beperkte, gemeentelijke functie heeft. Ook in de beroepsprocedure die de gemeente aanspande, werd het subsidieverzoek afgewezen. Gemeentearchief Ede-Barneveld De heer P. van Beek, gemeentearchivaris van Ede, is in 2007 tevens benoemd tot archivaris van Barneveld. Onder zijn leiding is een actieplan opgesteld, zijn de archiefdepots gereorganiseerd en is de gemeentelijke archiefinspectie op poten gezet. Tevens werd gewerkt aan een opzet voor bredere regionale samenwerking. Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe Na het vertrek van streekarchivaris mw. H.P.W.A. van Aalst-Houbraken in 2009 werd de heer H.J. de Roo in haar plaats benoemd. Het archief stelde een plan op voor de realisatie van een digitale studiezaal, waarvoor Provinciale Staten in 2008 in het kader van de versterking van de culturele infrastructuur een subsidie van 100.000 euro beschikbaar stelden. De plannen zijn verder uitgewerkt maar wachten nog op de definitieve realisatie. Streekarchivariaat West-Betuwe Het ruimtegebrek en de kwetsbaarheid door de geringe personele formatie waren voor het bestuur aanleiding in overleg te treden met het naburige Regionaal Archief Rivierenland, dat plannen ontwikkelde voor een nieuw archiefgebouw. Dit resulteerde in de opheffing van het streekarchivariaat West-Betuwe per 1 januari 2009. De gemeenten Geldermalsen en Neerijnen zijn toegetreden tot het regionaal archief, terwijl de gemeente Lingewaal voor het archiefbeheer een dienstverleningsovereenkomst heeft gesloten met het Regionaal Archief Gorinchem. Het personeel van het streekarchivariaat heeft een plaats gekregen bij het regionaal archief. Waterschap Rijn en IJssel Mevrouw H. Marsman-Slot werd in 2008 benoemd tot waterschapsarchivaris. In het nieuwe waterschapshuis, dat in 2009 in gebruik werd genomen, is een archiefbewaarplaats opgenomen, waarvoor de plannen in 2007 door uw college zijn goedgekeurd. Overleg Oost-Gelders archiefdiensten De vier Oost-Gelderse archiefdiensten versterkten hun samenwerking. Behalve regelmatig collegiaal overleg tussen de archivarissen, vond tevens overleg plaats tussen de archiefinspecteurs. Gezamenlijk organiseerden de vier archiefdiensten in 2009 een studiedag voor alle medewerkers documentaire informatievoorziening in de regio. Met ongeveer honderd deelnemers en goede
9
sprekers was de dag een groot succes. Vanaf 2010 zal een gemeenschappelijk informatieblad verschijnen. Een initiatief dat in andere regio’s navolging verdient! Overleg van Gelderse archivarissen en Gelderse archiefinspecteurs Evenals in voorgaande jaren werd, samen met het Gelders Archief, twee maal per jaar een bijeenkomst voor de hoofden van alle Gelderse archiefdiensten georganiseerd. Doel is het bevorderen van onderling contact en het uitwisselen van kennis en ervaring. Aan de orde kwamen de actuele ontwikkelingen binnen het archiefwezen en de volgende specifieke onderwerpen: digitaliseringsprojecten voor de ontsluiting van historische bronnen op internet ontwikkeling van de website ‘mijn Gelderland’ een gezamenlijke benadering van uitgevers met betrekking tot de digitalisering van kranten het jaarverslag van de provinciale archiefinspectie over 2006 en 2007 de ontwikkeling van een e-depot voor de opslag van digitale bestanden. Gelders Inspecteursoverleg Het in 2003 ingestelde overleg tussen de provinciale archiefinspectie en de gemeentelijke archiefinspecteurs heeft in de loop van de jaren een tamelijk wisselvallig verloop gekend. In 2007 en 2008 lag het stil, maar in 2009 is de draad weer opgepakt. Het overleg is in de eerste plaats bedoeld als afstemmingsoverleg tussen de inspectielagen. Afgeproken werd om twee maal per jaar een regulier overleg te houden in aansluiting op het diensthoofdenoverleg. Daarnaast worden er themabijeenkomsten georganiseerd als dat wenselijk wordt geacht. Aan een voornemen om de nieuwe archiefregeling een themabijeenkomst te wijden, kon nog geen uitvoering gegeven worden in verband met de vele onduidelijkheden die deze regeling oproept en die eerst op rijksniveau opgelost moeten worden. In 2009 werden de volgende zaken besproken: websitearchivering, archivering van digitale raadsverslagen, de WABO, schrijfstoffen registers burgerlijke stand in verband met inktvraat in de akten 1980-1995; de provinciale beleidsregel vervanging archiefbescheiden; de archiefregeling 2009; het elektronisch depot (e-depot) voor opslag en duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden. In dat kader heeft de provinciale adjunct-inspecteur van Overijssel in het overleg van 10 maart 2009 uitleg gegeven over de activiteiten van de landelijke werkgroep E-depot van LOPAI en WGA. Digitale archivering vereist dat de inspecteurs vooraan in het proces betrokken worden. Hoewel de besluiten informatiebeheer daarin voorzien, bijv. bij de aanschaf van informatiesystemen of bij een voornemen tot vervanging, is het in Gelderland nog geen gemeengoed dat de gemeentelijke archiefinspecteurs actief in dat proces van archiefvorming betrokken worden. Gelet op de vele ontwikkelingen op het terrein van de digitale archivering en de ontwikkelingen met betrekking tot het archieftoezicht, zal het belang van het zogenaamde horizontale toezicht alleen maar toenemen, terwijl tegelijkertijd het interbestuurlijk toezicht op meer afstand geplaatst wordt. Met het oog daarop verwachten wij dat de inbreng van de gemeentelijke archiefinspecteurs in het Inspecteursoverleg in kwalitatief opzicht zal toenemen. UITVOERING VAN DE INSPECTIE Archiefwetgeving en inspectietaak Bij de uitvoering van de talrijke taken die de overheid heeft, worden archieven gevormd. Hieronder verstaan we alle documenten die bij dat werk worden ontvangen of opgesteld, ongeacht of ze op papier of op een andere drager staan, bijvoorbeeld omdat ze zijn opgemaakt in digitale vorm. Aan de overheidsarchieven zijn verschillende belangen verbonden, die een zorgvuldig beheer noodzakelijk maken: - ze vormen een belangrijk hulpmiddel om de eigen taken betrouwbaar te kunnen uitvoeren; het archief vormt als het ware het geheugen van een organisatie - overheidsorganen moeten verantwoording kunnen afleggen tegenover politiek en samenleving; de mogelijkheid om de overheid te controleren valt of staat bij de kwaliteit van de archieven - openbaarheid is een kostbaar beginsel in het Nederlandse staatsrecht; elke burger heeft recht op actuele informatie van de overheid, voor zover die in documenten is vastgelegd; dit is geregeld in de Wet Openbaarheid van Bestuur - daarnaast mag elke burger kosteloos de oudere, afgesloten overheidsarchieven raadplegen voor historisch onderzoek e.d.; de Archiefwet bepaalt dat overheidsarchieven met dat doel na twintig jaar worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats.
10
Vanwege het grote belang van overheidsarchieven voor de democratische rechtstaat, voorziet de Archiefwet in toezicht op de wijze waarop de overheid haar archieven beheert. Onderscheid wordt gemaakt tussen toezicht op de zorg en toezicht op het beheer. Voor Rijk, provincies en gemeenten zijn afzonderlijke inspecties in het leven geroepen. - De erfgoedinspectie, sector archieven, houdt toezicht op het archiefbeheer van de centrale overheid. - In elke provincie is een provinciaal archiefinspecteur belast met het toezicht op de archiefzorg van gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en de regionale politiekorpsen. De provinciale archiefinspecteur houdt daarnaast toezicht op het beheer van de dynamische en semi-statische archieven bij de provinciale organisatie en bij gemeenten waar geen archivaris is benoemd. - Gemeenten en waterschappen kunnen overgaan tot de aanstelling van een gemeente- of waterschapsarchivaris, die is belast met het beheer van de oude archieven. Deze archivaris of een van zijn medewerkers heeft dan tevens de wettelijke taak van toezicht op het beheer van de moderne archieven die door de desbetreffende gemeente of waterschap worden gevormd. Is in een gemeente of waterschap geen archivaris benoemd, dan neemt de provinciale archiefinspecteur die inspectietaak voor zijn rekening. Opzet van het inspectieprogramma en de verslaglegging In artikel 11 van de provinciale archiefverordening is bepaald dat de provinciale archiefinspecteur eenmaal per jaar aan Gedeputeerde Staten verslag doet betreffende de bij de beheerders en zorgdragers uitgevoerde inspecties. Tevens is bepaald dat Gedeputeerde Staten tenminste eenmaal per jaar aan Provinciale Staten verslag doen omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 27 van de Archiefwet, waarbij zij het zojuist genoemde verslag overleggen. In verband met gebrek aan capaciteit moest, voor het eerst voor de jaren 2006 en 2007, ertoe worden overgegaan het verslag een keer per twee jaar uit te brengen. Bij het uitoefenen van het toezicht op de archiefzorg en het archiefbeheer bij de gemeenten, waterschappen, politieregio’s en gemeenschappelijke regelingen werken wij in principe met een inspectiecyclus van vier jaar. Dit houdt in dat wij alle te inspecteren organen tenminste één maal per vier jaar bezoeken. Een overzicht van de te inspecteren organen en het tijdschema van de inspecties gedurende de afgelopen jaren, treft u aan in de bijlage op blz. XXXX De resultaten van de inspecties en de daarbij geconstateerde tekortkomingen worden schriftelijk aan de desbetreffende besturen voorgelegd met het verzoek binnen een bepaalde termijn te reageren en aan te geven hoe men de noodzakelijke verbeteringen denkt aan te brengen. Indien nodig leidt dit tot voortgezette contacten, totdat het betrokken bestuur met een bevredigende reactie komt. Waar nodig zullen wij binnen de inspectiecyclus van vier jaar na ongeveer twee jaar een korte vervolginspectie uitvoeren om van de gewenste voortgang van verbeteringen op de hoogte te blijven. Bij ernstige tekortkomingen zonder concreet uitzicht op verbetering, bestaat de mogelijkheid dat uw college bestuursdwang toepast. De afgelopen jaren hebben zich verschillende situaties voorgedaan waarin met dit middel moest worden gedreigd. Behalve de integrale inspecties en de daaruit voortvloeiende contacten hebben wij ook contacten van andere aard met de organen die onder het toezicht vallen. Te denken is aan specifieke onderwerpen die naast de inspecties om aandacht vragen. Dit kunnen aangelegenheden zijn die uit de inspectie voortvloeien, zoals specifieke aandachtspunten die om een vervolginspectie vragen. Ook plannen voor nieuwbouw of verbouw van archiefruimten en –bewaarplaatsen vallen hieronder In onze verslaglegging van de inspecties bij gemeenten, waterschappen, politie en gemeenschappelijke regelingen treft u de beknopte verslagen aan van de inspectiebezoeken die in de jaren 2008 en 2009 zijn uitgevoerd en de andere contacten, voor zover van belang. Aan de inspectieverslagen is in cursieve letter toegevoegd welk vervolg de inspectie en de gemaakte aanmerkingen eventueel in 2010 nog hebben gehad. PROVINCIE GELDERLAND Met medewerkers van de archiefbeherende eenheid Documentaire Informatievoorziening (DIV) voerden wij regelmatig overleg over het beheer van de archieven. Tevens voerden wij samen met hen en met vertegenwoordigers van het Gelders Archief overleg over de voortgang van de bewerking en overbrenging van de provinciale archieven en tevens over het beheer van het dynamische en semistatische archief.
11
In ons vorige jaarverslag berichtten wij dat ernaar werd gestreefd dat het digitale archiefsysteem DIS in april 2009 zou voldoen aan de wettelijke eisen. Dit is een noodzakelijke voorwaarde om DIS te laten functioneren als een volwaardig digitaal systeem, waarbij substitutie plaats vindt van papieren documenten door digitale documenten. De genoemde termijn is niet gehaald. Mogelijk zal dit eind 2010 het geval kunnen zijn. Daarmee duurt de situatie voort dat het provinciale archief zich sinds de invoering van het DIS op 1 april 2006 in een hybride situatie bevindt, waarin de opgeslagen informatie deels op papier, deels in digitale vorm wordt beheerd. Wij hebben erop gewezen dat de mogelijke certificering niet geldt voor de voorafgaande periode, te beginnen met de invoering van DIS op 1 april 2006. De achterstand bij het overbrengen van de oude archieven naar het Gelders Archief, werd dank zij een voortvarende aanpak, gestaag ingelopen. Inmiddels is het archief van Provinciale Waterstaat overgedragen; goede vorderingen zijn gemaakt met de inventarisatie van het archief van de Commissaris van de Koningin over de periode 1940-1985 en het archief van Gedeputeerde Staten. Het ligt in de bedoeling de bewerking eind 2010 af te ronden. GEMEENTEN Aalten De archiefbewaarplaatsen van de gemeente Aalten in het gemeentehuis te Aalten en in het voormalige gemeentehuis van Dinxperlo, alsmede de ruimten in het pand aan de Nassaustraat voldoen al jaren niet aan de archiefwettelijke eisen. De gemeente heeft inmiddels besloten de archieven die voor overbrenging in aanmerking komen, te zijner tijd naar de nieuwe archiefbewaarplaats van het Achterhoeks Archief over te brengen. Naar verwachting zal dit medio 2011 het geval zijn. Dit ontslaat de gemeente niet van de plicht om voor de archieven, die nog niet overgebracht hoeven te worden, te beschikken over een archiefruimte die aan de eisen voldoet. De ontwikkelingen hangen samen met plannen tot herhuisvesting van het gemeentelijk apparaat. Medio maart 2010 is er nog geen duidelijkheid over de huisvesting. De bewaring van de archieven in Aalten is, ook na de onderbrenging van het oud-archief in Doetinchem, een punt dat onze blijvende aandacht houdt. In de bewerking van de archieven van met name de gemeente Aalten tot de herindeling hebben wij een flinke achterstand geconstateerd. Op basis daarvan heeft de gemeente een bewerkingsoverzicht met tijdpad gemaakt waarin voorzien werd in voltooiing van de werkzaamheden medio 2009. In maart 2010 bleek dat de bewerking van het bouwvergunningenarchief geheel afgerond was, maar van de andere archieven, waaronder het secretariearchief 1980-2004 en de milieuvergunningen, moet nog een deel bewerkt worden. Daarvoor worden in 2010 externe krachten ingehuurd. Het team DIV/FAC wordt sinds november 2007 gecoördineerd door mevrouw J.M. Disveld. Doordat dit team en het team ICT onderdeel zijn van dezelfde afdeling lijkt er een goede uitgangspositie te zijn voor verdergaande digitalisering. Het papieren archief is in de gemeente Aalten overigens nog leidend. De gemeente onderkende in haar antwoord het belang van scholing voor de DIV-medewerkers. Men meldde ons dat er vanaf september 2008 structureel tijd is ingeruimd voor de ontwikkeling van digitaal informatiebeleid en de kwaliteitsontwikkeling van DIV. In maart 2010 bleek er nog steeds een kwaliteitstekort te bestaan. De bewaarsituatie verbeterde enigszins, doordat de archiefruimten in het pand aan de Nassaustraat niet meer in gebruik zijn. Het wachten is nog steeds op de definitieve onderbrenging in de nieuwe archiefbewaarplaats van het Streekarchivariaat in Doetinchem, waarna aanpassing van de huidige ruimte aan de nieuwe eisen volgt. Arnhem In de verslagjaren hebben de contacten met de gemeente Arnhem in het teken gestaan van overleg over de verbouw van de archiefruimten, de tijdelijke onderbrenging van het tekeningenarchief en het DIGA-project. De verbouwing van de archiefruimten in het stadhuis en in het gemeentekantoor aan de Eusebiusbuitensingel werd in 2008/2009 voltooid. Voor de archiefruimte in het stadhuis verleende uw college ontheffing van de voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten voor wat betreft de opzetvloer van spaanplaat. De bijzonder gebrekkige berging van het tekeningenarchief van de Dienst Stadsbeheer is reden geweest voor tussentijds overleg over tijdelijke bergingsmogelijkheden in afwachting van bewerking, scanning en overbrenging naar de nieuwbouw van het Gelders Archief. Daarnaast werd enkele malen overleg gevoerd over de invoering van een systeem voor digitale archivering, het zogenaamde DIGA-project, mede in verband met het voornemen van de gemeente om over te gaan tot substitutie van archiefbescheiden. Invoering van dit systeem was niet zonder grote risico’s voor toegankelijke en duurzame archieven. Wij hebben onze medewerking aan de
12
vervanging van blijvend te bewaren bescheiden dan ook afhankelijk gesteld van een door de gemeente uit te laten voeren externe audit op het DIGA-project. Dit onderzoek werd in de tweede helft van 2009 uitgevoerd. De uitkomsten zijn ons nog niet toegezonden. Wat betreft de analoge archieven hebben wij in ons vorige verslag al gemeld dat er grote achterstanden in de bewerking zijn ontstaan. De afgelopen twee jaar heeft in het kader van de verhuizing selectie van te vernietigen bestanddelen plaatsgevonden. De achterstanden in vernietiging worden geleidelijk weggewerkt. Van de ca. 15 km te bewerken archief is inmiddels circa 8,5 km te bewaren archief overgebleven. Berkelland Na de gemeentelijke herindeling van 2005 is veel werk is verzet om de archieven van de opgeheven gemeenten, die voor een belangrijk deel niet in de wettelijk vereiste goede, geordende en toegankelijk staat verkeerden, te bewerken. Er rest nog 223 strekkende meter archief dat op bewerking wacht, maar waarvoor binnen de huidige formatie geen capaciteit is. Hiervoor zullen middelen beschikbaar moeten worden gesteld. Wat betreft de onderbrenging van de archieven is in goed onderling overleg een voorlopige oplossing gevonden, in afwachting van de realisatie van nieuwbouw door de gemeente en door het streekarchief Regio Achterhoek. Aan deze voorlopige berging is van onze kant het jaar 2009 als uiterste datum verbonden, maar gezien de voortgang van de nieuwbouwplannen lijkt deze termijn niet haalbaar. Een punt van aandacht vormt het digitale archiefbeheer. Hoewel in de organisatie het analoge, papieren archief leidend is, wordt er veel digitaal gewerkt. Bij een inventarisatie bleek dat er 82 applicaties in gebruik zijn (geweest). Het is dringend noodzakelijk dat er voor dit onderwerp duidelijk beleid komt met een concrete rol voor de archiefbeherende afdeling. De gemeente deelde mee dat de achterstand bij de bewerking van archieven, in overleg met het streekarchivariaat Regio Achterhoek, op afzienbare termijn zal worden weggewerkt. De onderbrenging van de archieven in ruimten die aan de wettelijke eisen voldoen, zal uiterlijk in 2011 een feit zijn. Beuningen In vergelijking met de laatste integrale archiefinspectie uit 2005 was in Beuningen goede vooruitgang geboekt, met uitzondering echter van de onderbrenging van de archieven. Hoewel het aantal formatieplaatsen voor DIV op zich ruim voldoende is, blijkt de gemeente toch kwetsbaar. Daardoor is de ontwikkeling van het documentair structuurplan lange tijd blijven liggen. Voorts stelden wij vast dat DIV vanwege zijn specifieke kennis van wet- en regelgeving nog onvoldoende betrokken wordt op beleidsniveau bij informatiseringsprojecten voor zover die archiefvorming en archiefbeheer betreffen. Bij een medio 2009 gehouden clean deskactie kwamen ca. 8000 niet geregistreerde en centraal gearchiveerde stukken boven tafel. Een groot knelpunt blijft de bewaring van de archieven. De bestaande archiefruimte voldoet niet aan de archiefwettelijke voorschriften. Een in het souterrain gebouwde opslagruimte voor vernietigbare bescheiden voldoet zelfs niet aan minimale normen die voor dit type opslagruimten gelden, temeer omdat niet uitgesloten kon worden dat in deze ruimte ook stukken bewaard worden die voor permanente bewaring in aanmerking komen. Helaas mochten we nog geen antwoord ontvangen, ondanks herhaald aandringen. Bronckhorst Ook in deze gemeente is na de herindeling van 2005 veel werk verzet om de archieven van de opgeheven gemeenten in de wettelijk vereiste staat te brengen. Er rest nog een beperkte hoeveelheid archief die op bewerking wacht. Hiervoor dienen middelen beschikbaar te worden gesteld, zodat de bewuste archieven onmiddellijk na het gereedkomen van de nieuwbouw van het streekarchivariaat kunnen worden overgebracht. Wij waren betrokken bij de plannen voor de archiefruimte in het nieuwe gemeentehuis, dat in 2010 werd geopend. De gemeente stelde tevens middelen beschikbaar voor de bewerking van de bouwvergunningen, teneinde deze aan het streekarchivariaat te kunnen overdragen. Hierover vindt een herbezinning plaats om na te gaan of digitalisering kan worden toegepast. De gemeente deelde mee dat de achterstallige bewerking in overleg met het streekarchief zal worden afgerond. De bouwvergunningen zullen worden gedigitaliseerd, waarna de originele stukken naar het streekarchief zullen worden overgebracht. Doesburg Bij een vervolginspectie in maart 2009 bleek dat het archiefbeheer nauwelijks was verbeterd sedert de inspectie van 2007. Met name op het terrein van de bewaring van de archieven en de vorming en het beheer van digitale archieven (onder andere door het ontbreken van voldoende middelen hiervoor),
13
loopt de gemeente grote risico’s. Bovendien bleek de coördinator DIV op het punt van vertrek te staan, waardoor nog maar één gekwalificeerde medewerker met een tijdelijk contract overbleef. Hierdoor kwam de archiefwettelijke zorgplicht verder onder druk te staan. Op ons aandringen heeft het college een quick-scan laten uitvoeren naar de kwantitatieve en kwalitatieve formatie voor post- en archiefzaken. In het kader van voortgangscontrole hebben wij er in april 2010 op aangedrongen dat de nieuw te benoemen coördinator beschikt over een archivistische achtergrond en de medewerkers archivistisch voldoende bij te scholen. Voorts moet de gemeente voldoende budget beschikbaar stellen voor de digitale archivering. De bevindingen zijn voor ons aanleiding om de gemeente Doesburg met meer dan gemiddelde belangstelling te blijven volgen. Doetinchem Bij eerdere inspectie is geconstateerd dat op een aantal onderdelen niet aan de wettelijke bepalingen wordt voldaan. Veel werk is verzet om tot verbetering te komen; de komende tijd zal eraan worden gewerkt om de desbetreffende onderdelen verder te verbeteren. Bij een intern onderzoek bleek een aantal dossiers zoek te zijn. Geconstateerd moest worden dat er onvoldoende controle was geweest op de uitlening. Inmiddels past de gemeente een rappelleringssysteem toe, dat voldoende mogelijkheden biedt om soortgelijke problemen in de toekomst te voorkomen. Een van de onvindbare dossiers werd uiteindelijk aangetroffen in de kast van een wethouder. Bij de renovatie van het gemeentehuis zal ook de archiefruimte worden aangepakt. Omdat tijdens de bouwwerkzaamheden het desbetreffende deel van het gemeentehuis wordt ontruimd, zal het archief dat daar nu staat tijdelijk elders moeten worden ondergebracht, waarbij de wettelijke eisen een punt van aandacht zijn. Enkele malen werd overleg gevoerd over de mogelijkheden van tijdelijke opslag van de archieven buitenshuis. Zodra het nieuwe onderkomen van het streekarchivariaat klaar is, zullen de archiefbestanden die ouder zijn dan twintig jaar, moeten worden overgebracht. In goed overleg met het streekarchivariaat wordt eraan gewerkt om deze bestanden in de wettelijk vereiste staat te brengen. De bewerking zal voor alle archieven die in aanmerking komen, binnen afzienbare tijd moeten worden afgerond. Een risico van de geleidelijke aanpak van de digitalisering is dat de periode van hybride archivering eveneens langer duurt. Dat vraagt een duidelijke visie en een sterke regie van de archiefbeherende afdeling. In het kader van het in ontwikkeling zijnde documentair structuurplan (DSP) ontbreken nog overzichten van alle digitale en analoge archiefbestanden alsmede de samenhang met de processen waarbinnen die bestanden gevormd en/of ontvangen werden. Over de te verbouwen archiefruimte en de tijdelijke onderbrenging van de archieven bij een commercieel bedrijf vond overleg plaats. Druten Bij de inspectie van de archiefzorg kon gebruik worden gemaakt van het rapport Archiefinspectie Druten 2006, dat door het regionaal Archief Nijmegen (RAN) is uitgebracht over het archiefbeheer. Het op zichzelf positieve oordeel over het beheer konden wij onderschrijven. De aanpassing van de archiefverordening en het besluit informatiebeheer waren in een vergevorderd stadium. De positie van Interne Zaken als centraal organisatieonderdeel dat is belast met het archiefbeheer, is hierin verduidelijkt en versterkt. De formatie van 2 fte voor het archiefbeheer is echter zeer krap, zeker gezien de gevraagde inzet bij de digitalisering. De bouwvergunningen ouder dan twintig jaar, moeten nog in goede, geordende en toegankelijke staat naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht. De archiefruimte vertoont nog dezelfde tekortkomingen als bij het vorige bezoek in 2002, al is de situatie in zoverre verbeterd, dat de oudere archieven nu zijn overgebracht naar Nijmegen. Ook de kluis voor de afdeling Burgerzaken voldoet niet aan de eisen. De gemeente reageerde aanvankelijk ontwijkend op de constateringen. In een vervolggesprek werd afgesproken dat voorstellen tot verbetering zullen worden geformuleerd en aan de raad voorgelegd. Elburg In algemene zin wordt het archiefbeheer goed uitgevoerd. Wel moet op afzienbare termijn ongeveer tweehonderd strekkende meter archief worden bewerkt en opgeschoond. Door digitalisering van de Hinderwetvergunningen konden de originele stukken in de archiefbewaarplaats worden ondergebracht en kon de ongeschikte archiefruimte, waar deze stukken eerst stonden, worden afgestoten. Het voornemen om ook de bouwdossiers op deze manier aan te pakken, ondersteunen wij van harte. De overdracht aan de streekarchivaris moet binnen afzienbare tijd zijn beslag krijgen. In de archiefbewaarplaats is een aantal verrijdbare stellingen geplaatst op een bodem waarin spaanplaat is verwerkt. Dit materiaal is niet emissievrij, de vrijkomende gassen kunnen de archivalia aantasten. De
14
ruimte die door het streekarchivariaat wordt gebruikt als quarantaineruimte, voldoet in meerdere opzichten niet aan de eisen van de ministeriële regeling. Ook de gebruikte inkten en toners voldoen niet. Voor het gemeentehuis is een beveiligingsplan vastgesteld, waarbij geen bijzondere aandacht aan de archieven is geschonken De gemeente heeft een verbeterplan opgesteld om de gesignaleerde tekortkomingen op te lossen. Ermelo Al bij inspecties aan het begin van deze eeuw was gebleken dat de archiefbewaarplaats niet aan de wettelijke eisen voldeed. De gemeente besloot in 2007, in het kader van de verbouwing van het stadhuis, ook over te gaan tot een grondige verbouwing van de archiefbewaarplaats, die in 2009 werd voltooid. Uw college verleende in april 2010 onder voorwaarden een ontheffing voor de bouwkundige constructie van de archiefbewaarplaats. Hierdoor worden de constructieve tekortkomingen zoveel mogelijk opgeheven. Geldermalsen De gemeente Geldermalsen werd in de verslagjaren met enige regelmaat bezocht, waarbij de zorgwekkende bewaring van de analoge archieven en de digitale archivering de meeste aandacht vroegen. Naar het zich laat aanzien zal het eerstgenoemde knelpunt worden opgelost door de realisatie van de nieuwbouw van het Regionaal Archief Rivierenland, waarbij de gemeente Geldermalsen sinds 1 januari 2009 is aangesloten. Pas dan kunnen de volstrekt ongeschikte archiefbewaarplaats en –ruimte in het pand Kuipershof 4 afgestoten worden. De bestaande archiefbewaarplaats in het gemeentehuis moet op meerdere punten aangepast worden om in gebruik te kunnen blijven als archiefruimte. Aan het jarenlange medegebruik van deze ruimte door de plaatselijke Historische Kring is in 2009 op aandringen van de archiefinspectie een einde gemaakt. De ruimtenood leidde ertoe dat medio 2009 de zolderruimte in gebruik werd genomen voor de opslag van te bewaren, deels privacygevoelige archieven. Wij hebben deze situatie als onaanvaardbaar gekarakteriseerd. Medio 2009 bereikten ons verontrustende berichten over het beheer van de dynamische analoge en digitale archieven. In samenwerking met de regionale inspecteur, de heer H. Huitsing, zijn de problemen in kaart gebracht. Al sinds 2004 werden digitale dossiers gevormd en werden de papieren originelen numeriek opgeborgen. Wij hebben de gemeente gewezen op de grote risico’s: hybride archivering, waardoor zowel het digitale archief als het analoge archief niet compleet zijn. De gemeente kon niet aantonen dat het digitale archivering en de beheersomgeving aan de wettelijke voorschriften voldeden. Zolang er geen substitutie is aangevraagd en verleend blijft het papieren archief leidend. Alles bij elkaar genomen hebben wij bij de gemeente aangedrongen op de noodzaak van de vorming van analoge dossiers met terugwerkende kracht tot 2004. Burgemeester en wethouders antwoordden ons, dat de omvang en arbeidsintensiteit van het herstel van het archief uit de periode 2004-2009 zodanig is, dat daarvoor een apart traject nodig is. Er wordt een projectplan gemaakt waarover in het voorjaar van 2010 besloten wordt. De aanpassing van de archiefruimte in Kuipershof 2 is naar verwachting in het tweede kwartaal van 2010 gereed. De gemeente blijft ook in 2010 onder onze aandacht. In dat kader zal een vervolginspectie worden uitgevoerd. Groesbeek De voor het archiefbeheer beschikbare formatie is aan de krappe kant, terwijl de plannen voor toekomstige digitalisering van het archiefbeheer veel extra werk met zich mee zullen brengen. Een ander punt van aandacht is de volledigheid van het archief. Het rappelsysteem dat tot voor enige jaren werd gehanteerd, is losgelaten. De controle over het afdoen van stukken en het overdragen daarvan aan DIV, is bij de chefs van afdelingen gelegd. De intensieve samenwerking met de gemeente Millingen heeft gevolgen voor het archiefbeheer. De archiefbewaarplaats is zo goed als vol. Bovendien is bij een vorige inspectie al opgemerkt dat het klimaat niet aan de wettelijke eisen voldeed omdat de luchtvochtigheid veel te laag was. Verder dient de bewaarplaats een watermelder en een geschikt blusapparaat te worden aangebracht. Groesbeek is een van de twee laatste gemeenten in Gelderland, waar beheer van het oud-archief niet door een gekwalificeerde archivaris wordt uitgevoerd. Een uitvloeisel hiervan is dat een aantal actieve archiefonderzoekers mogen plaats nemen bij de bewaarplaats en zonder toezicht stukken kunnen raadplegen en uit de bewaarplaats halen. Dit kan niet worden geaccepteerd; de ruimte mag niet vrij toegankelijk zijn voor willekeurige medewerkers van de gemeente, laat staan voor buitenstaanders. De gemeente deelde mee dat financiële middelen beschikbaar zijn gesteld om de problematiek rond de archiefbewaarplaats op te lossen. De plannen hiervoor werden opgesteld in goed overleg; een
15
verzoek tot goedkeuring door Gedeputeerde Staten is vooralsnog uitgebleven. Ten aanzien van de formatie zal in 2010 een scan worden uitgevoerd. Harderwijk Al in 2000 hebben wij geconstateerd dat de archiefbewaarplaats en archiefruimte niet aan de archiefwettelijke eisen voldeden. Jarenlang werden er aanpassingsplannen gemaakt, maar tot uitvoering kwam het niet. In 2007 moesten wij Burgemeesters en Wethouders wijzen op de mogelijkheid dat uw college bestuursdwang kan toepassen indien de plannen niet op korte termijn uitgevoerd zouden worden. Omdat de ruimte bouwkundig slechts met zeer grote kosten geschikt gemaakt kan worden als archiefbewaarplaats, hebben burgemeester en wethouders besloten de ruimte geschikt te maken als archiefruimte en tegelijkertijd ontheffing aan te vragen voor het tijdelijk gebruik van de verbouwde archiefruimte voor de permanent te bewaren overgebrachte archiefbescheiden. De ontheffing werd verleend onder de voorwaarde dat de ruimte wordt aangepast aan de eisen die gelden voor een archiefruimte en onder de voorwaarde dat de gemeente Harderwijk medio 2012 beschikt over een archiefbewaarplaats die voldoet aan de eisen. In het vierde kwartaal van 2009 was de verbouwing gereed. De waarnemend streekarchivaris liet in april 2010 weten dat de gemeente bezig was met het opstellen van een plan van aanpak voor de nieuwbouw. Heumen Ten opzichte van de inspectie in 2005 heeft de gemeente op veel terreinen vooruitgang geboekt, hetgeen mede te danken is aan de inmiddels goede samenwerking van het nieuwe management met het Regionaal Archief Nijmegen. Het team documentaire informatievoorziening werd zowel kwalitatief als kwantitatief versterkt, er werd een begin gemaakt met de vorming van 10-jarenblokken, waardoor de regelmatige overbrenging op termijn verbeterd wordt. In 2009 werd de bewerking van de archieven van Heumen uit de periode 1934-1980, inclusief de bouwvergunningen, voltooid. Helaas moesten we in 2009 wel constateren dat de gemeente geen uitvoering had gegeven aan de aanpassing van de centrale archiefruimte en de kluis burgerzaken. Hoewel de gemeente geld beschikbaar had gesteld voor de verbouwing, is geen uitvoering gegeven aan het plan in verband met een verlegging van prioriteiten naar digitale archivering, waardoor men hoopt met een kleinere ruimte te kunnen volstaan. Wij hebben burgemeester en wethouders gemeld deze situatie niet te accepteren en aangegeven dat wij verwachten dat de gemeente uiterlijk in 2012 beschikt voer een archiefruimte die aan de wettelijke eisen voldoet. Deze termijn is gekoppeld aan het uitgangspunt van de gemeente dat men in dat jaar volledig digitaal archiveert. Los daarvan moet op de korte termijn gewerkt worden aan de verbetering van de brandveiligheid en moet de in de ruimte aanwezige klimaatinstallatie aan de buitenzijde worden geplaatst. Binnen de documentaire informatievoorziening waren in 2009 veel ontwikkelingen gaande. Een nota over de DIV-functie was in voorbereiding. Daaraan lagen rapportages van het Regionaal Archief Nijmegen en een extern rapport ten grondslag. Tegelijkertijd speelde een reorganisatie, waardoor DIV versterkt wordt met en informatiefunctie uit het cluster Automatisering. Met het oog op de almaar verder gaande digitale archiefvorming en het beheer van digitale archieven is dat een ontwikkeling die wij van harte ondersteunen. In zijn antwoord stelde het college ons op enkele kleinere onderdelen gerust, maar niet op het punt van de risicovolle aanwezigheid van de klimaatinstallatie in de archiefruimte. Wij zullen daarom in het voorjaar van 2010 een vervolginspectie uitvoeren. Lingewaal In verband met de opheffing van de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat West-Betuwe per 1 januari 2009 werd meermalen overleg gevoerd over de onderbrenging van de historische archieven in Gorinchem en de eveneens per 1 januari 2009 ingaande dienstverleningsovereenkomst met het Regionaal Archief Gorinchem. Hierdoor verbeteren zowel de bewaarsituatie als de dienstverlening aanzienlijk. Voor de gemeentelijke archiefinspectie wordt op jaarbasis 10 uur gerekend, hetgeen aan de lage kant is, gelet op de hybride situatie en de sterke ontwikkeling van het digitaal archiefbeheer in de jaren tot 2015. De gemeente Lingewaal stelde voldoende budget beschikbaar voor de bewerking en materiële verzorging van de naar Gorinchem over te brengen archieven. De archivaris van Gorinchem wordt in zijn hoedanigheid als archivaris van Lingewaal uitgenodigd voor het Gelders Diensthoofdenoverleg en het Gelders Inspecteursoverleg. Lingewaard
16
De gemeente Lingewaard is één van onze twee overgebleven zogenaamde “witte vlekken”. Deze bijzondere positie wreekte zich op een bijzondere wijze. In februari 2009 kwam ons bij toeval ter ore dat de gemeente voornemens was in het kader van de herhuisvesting van het gemeentelijk apparaat in Bemmel, een nieuwe archiefruimte te bouwen voor zowel het semi-statisch als het permanent te bewaren archief. Het snel op gang gebrachte overleg had als uitkomst, dat de gemeente Bemmel een nieuwe archiefruimte zal bouwen die aan de archiefwettelijke eisen voldoet. Vraagtekens blijven bestaan of de ruimte van voldoende grootte is om er alle nog niet over te brengen archiefbescheiden onder te brengen. Tegelijkertijd zorgt de gemeente er voor dat het oud-archief wordt ondergebracht bij en wordt beheerd door een archiefdienst. Wij hebben hieraan de voorwaarde verbonden dat deze oplossing uiterlijk gerealiseerd is op het moment dat de nieuwbouw in gebruik genomen wordt. In juni 2009 werd de gemeente bezocht in het kader van een integrale archiefinspectie. Opnieuw bleek de gemeente voor grote uitdagingen te staan op archiefgebied. Daarvan is de bewerking van de over te brengen omvangrijke archieven er één. Een groot risico vormt de onderbrenging van de met gammastraling behandelde beschimmelde registers van de burgerlijke stand. Deze zijn na de behandeling teruggeplaatst in een kluis, waarvan de klimaatwaarden niet aan de normen voldoen. Daardoor is het gevaar reëel dat de behandelde registers opnieuw besmet worden. Gammastraling kan slechts één keer toegepast worden vanwege het versnelde verouderingsproces dat daardoor ingezet wordt. Een gelukkige bijkomstigheid was dat de registers al eerder gedigitaliseerd waren, zodat de ambtenaar van de burgerlijke stand niet over de originelen in zijn directe nabijheid hoeft te beschikken. In verband hiermee achtten wij het hoogstnoodzakelijk dat de originele registers zo snel mogelijk worden ondergebracht in een archiefbewaarplaats die aan de eisen voldoet. Tegen de achtergrond van de herhuisvestingsplannen en de geconstateerde problemen hebben wij burgemeester en wethouders geadviseerd een onderzoek uit te voeren naar de toekomst van de functie van de documentaire informatievoorziening. De bevindingen waren aanleiding om gedeputeerde Esmeijer op de hoogte te brengen van de ernst van de situatie. Burgemeester en Wethouders berichtten ons dat zij op 14 juli 2009 het besluit genomen hebben om de te bewaren archieven van de voormalige gemeenten Bemmel, Gendt en Huissen onder te brengen bij een regionale archiefdienst. Voor de onderbrenging van de tegen een schimmelinfectie behandelde registers van de burgerlijke stand zou overleg gevoerd worden met het Regionaal Archief Nijmegen. De bijzondere positie van deze gemeente vereist dat wij regelmatig overleg zullen voeren over de voortgang. Indien de ontwikkelingen daartoe aanleiding geven zullen wij uw college tijdig informeren. Lochem Bij het inspectiebezoek kon worden aangesloten op het kort tevoren uitgebrachte Rapport Audit Archief en Informatiebeheer van het Regionaal Archief Zutphen. Voor het beheer van de archieven ouder dan twintig jaar heeft de gemeente een dienstverleningsovereenkomst gesloten met de gemeente Zutphen. De gemeente heeft echter verzuimd de gemeentearchivaris formeel te benoemen tot gemeentearchivaris van Lochem en tevens ontbreekt een besluit waarin de archiefbewaarplaats te Zutphen als bewaarplaats van de gemeente Lochem wordt aangewezen. Bij de overdracht van de archieven ouder dan twintig jaar aan het Regionaal Archief Zutphen zijn de bouwvergunningen tot nu toe buiten beschouwing gebleven, hoewel deze de periode vanaf 1900 beslaan. Het archiefblok 1980-1990 komt op korte termijn voor overbrenging in aanmerking. Wij onderstreepten het belang van de toekomstvisie op het werk van DIV, mede met het oog op de omgang met digitale informatie, waaronder de digitale bestanden die verspreid binnen de organisatie voorkomen en de archivering van de gemeentelijke website en waar mogelijk ook die van de beide opgeheven gemeenten. Burgemeester en Wethouders stelden een lijst van actiepunten vast om de geconstateerde tekortkomingen te verbeteren. Maasdriel In het dynamisch archiefbeheer is vooruitgang geboekt door de aanschaf van een professioneel posten dossierregistratiesysteem dat op termijn uitgebouwd kan worden tot een volwaardig documentmanagementsysteem. De al langer bestaande achterstanden in de bewerking van de archieven van na de herindeling, werden weggewerkt. De regierol van het cluster DIV behoeft versterking. Er zijn nog steeds organisatieonderdelen die buiten het blikveld van DIV vallen. Ten opzichte van de inspectie in 2003 zijn in de archiefruimte enkele aanpassingen doorgevoerd. De belangrijkste daarvan was dat de in de ruimte geplaatste airco-installatie is verwijderd en vervangen
17
door een luchtbehandelingssysteem, waarvan de apparatuur zich buiten de ruimte bevindt. Op de punten van de toegangscontrole en brandveiligheid waren enkele aanpassingen nodig. Het college berichtte ons dat de organisatorische inbedding van DIV aan de orde gesteld zal worden in een lopende organisatiewijziging. Men deelde mee dat de archiefruimte op enkele punten wordt aangepast, waardoor de brandveiligheid verbeterd wordt. Millingen De intensieve samenwerking met de gemeente Groesbeek heeft voor het archiefbeheer ver gaande gevolgen. Het archiefbeheer zal door Groesbeek worden uitgevoerd en de dynamische archieven zullen in het gemeentehuis van Groesbeek worden ondergebracht. De nieuwe organisatie verkeerde op dit punt nog in een overgangsfase. Het oud-archief over de periode tot 1948 is op het Regionaal Archief Nijmegen geïnventariseerd en wordt daar voorlopig beheerd. Het archiefblok over de jaren 1948-2000 berust grotendeels in de niet goedgekeurde archiefruimte te Millingen en wordt door een extern bureau bewerkt. Bij de bewerking wordt door de desbetreffende functionaris telkens een hoeveelheid stukken mee naar huis genomen. Daarmee worden onverantwoorde risico’s gelopen. Beide archiefblokken dienen op korte termijn in een goedgekeurde bewaarplaats te worden ondergebracht. De gemeente heeft besloten het beheer van het oud-archief door het Regionaal Archief Nijmegen te beëindigen en het volledige archief in de bewaarplaats te Groesbeek onder te brengen en daar te laten beheren. Montferland Aan de bewerking van de papieren archieven van de voormalige gemeenten Didam en Bergh wordt gewerkt om ze gereed te maken voor overbrenging. Zorgelijk aan deze situatie is dat er af en toe nog bestanden van de opgeheven gemeenten uit de organisatie te voorschijn komen. Dat geldt ook voor de archivering van de digitale bestanden en de websites van de opgeheven gemeenten. Binnen de nieuwe gemeente is nog geen beleid ontwikkeld voor de archivering van “digital born” archieven, zoals e-mail, website, databases en geografische informatie. De registratie van archivering van bestuursstukken is niet overeenkomstig wet- en regelgeving, waardoor de gemeente ernstige risico’s loopt met betrekking tot de volledigheid en reconstructiemogelijkheid van de archieven, de bedrijfsvoering en het afleggen van publieke verantwoording. De nieuwe gemeente is aangesloten bij twee streekarchivariaten: Doesburg en Liemers voor het deel van de voormalige gemeente Didam, en het Achterhoeks Archief voor de voormalige gemeente Bergh. De nieuwe gemeente Montferland heeft zich aangesloten bij de Regio Achterhoek. Met genoegen namen wij kennis van het raadsbesluit van 6 oktober 2008 om met ingang van 1 januari 2010 uit te treden uit de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Liemers en Doesburg. Hierdoor wordt een al langer bestaand knelpunt, veroorzaakt door tijdelijk verstoorde verhoudingen tussen de archiefdiensten, bevredigend opgelost. In verband met herhuisvestingsplannen van het gemeentelijk apparaat hebben wij aangedrongen op tijdig overleg over de nieuwbouw of verbouw van de archiefruimte. Burgemeester en Wethouders antwoordden ons dat er naar gestreefd wordt de bewerking van de archieven van de opgeheven gemeenten uiterlijk op 1 januari 2010 te voltooien. Voor die tijd worden alle afdelingen systematisch bezocht om de archieven te completeren. De gemeente deelt onze zorg ten aanzien van archivering van e-mail die in de persoonlijke postbussen van de medewerkers terechtkomen en de archivering van de databases, waarvoor archiveringsrichtlijnen worden aangekondigd. Neder-Betuwe De huidige archiefruimte voldoet al jaren niet meer aan de archiefwettelijke eisen. Op het punt van de klimaatbeheersing trad zelfs een verslechtering op. De situatie werd gedoogd omdat de gemeente voor de onderbrenging van de historische archieven afhankelijk was van de realisatie van de nieuwbouw van het Regionaal Archief Rivierenland en voor de adequate onderbrenging van de semistatische en statische archieven van nieuwbouw of verbouwing van het huidige gemeentehuis. In de afgelopen twee jaar is er veel overlegd met de gemeente over de aanpassing van de archiefruimte. Medio 2009 bleek de gemeente om bouwtechnische en financiële redenen niet bereid de ruimte aan te passen. Verder uitstel van een grondige aanpassing van de archiefruimte aan de thans geldende archiefwettelijke eisen achtten dan ook niet langer mogelijk. Wij hebben de gemeente in november 2009 meegedeeld, dat wanneer de aanpassingen aan de wettelijke eisen onverhoopt niet binnen afzienbare tijd uitgevoerd mocht worden wij uw college in overweging moeten geven bestuursdwang toe te passen.
18
Gelukkig werden intussen wel de statische en semi-statische archieven herverdeeld over de beschikbare ruimten, waardoor in ieder geval de voor bewaring in aanmerking komende bescheiden in de archiefruimte werden ondergebracht. Tevens werden wat kleinere aanpassingen doorgevoerd ten aanzien van de inrichting. In het voorjaar van 2010 meldde men ons dat de gemeente in de nieuw te bouwen vleugel aan het gemeentehuis in Opheusden ook een nieuwe archiefruimte opneemt. In combinatie met de concrete plannen voor de nieuwbouw van het Regionaal Archief Rivierenland is het te verwachten dat de bewaring van de archieven van de gemeente Neder-Betuwe binnen enkele jaren aan de voorschriften voldoet. Nunspeet We constateerden dat het archiefbeheer bij de heer Ten Dolle en zijn medewerkers in goede handen is. Het cluster DIV is zich bewust van de gevolgen van digitalisering voor archiefvorming en archiefbeheer. Het is wenselijk dat dit bewustzijn een vertaling krijgt naar het gemeentelijke informatiebeleid. Nunspeet heeft het voornemen geuit om de bouwvergunningen te bewerken en te digitaliseren, waarna de originelen buitenshuis, dat wil zeggen, niet in een archiefbewaarplaats, worden ondergebracht. Wij hebben onze bezwaren tegen dit voornemen kenbaar gemaakt. De archiefbewaarplaats voldoet op enkele onderdelen niet aan de wettelijke eisen. Het betreft het klimaat, waarbij zowel temperatuur als luchtvochtigheid te hoog zijn, en de inrichting, waarbij de afstand van de stellingen tot de wand te gering is en de opzetvloer van spaanplaat. Het college berichtte ons dat de teams DIV en ICT zich gaan bezighouden met het ontwerp van een beheeromgeving voor digitale archiefbescheiden. In het plan van aanpak voor de digitalisering van de bouwvergunningen wordt de visie van de provinciale archiefinspectie meegenomen. De oorzaak van de klimatologische tekortkomingen van de archiefbewaarplaats is gevonden en gedeeltelijk opgelost. Over de inrichting en de opzetvloeren wordt in overleg met de archivaris naar oplossingen gezocht. Oldebroek In algemene zin functioneert het archiefbeheer goed; de afgelopen jaren zijn belangrijke verbeteringen bereikt. Zo is de inventarisatie en verdere bewerking van het archiefblok over de periode 1940-1987 vrijwel gereed gekomen. Aan de bouwvergunningen uit de periode 1950-1999 wordt nog gewerkt, zodat deze t.z.t. als één blok aan de streekarchivaris kunnen worden overgedragen. De archiefbewaarplaats voldoet, na een recente bouwkundige aanpassing, volledig aan de voorschriften van de ministeriële regeling. Onder meer is een nieuwe klimaatbeheersingsinstallatie aangebracht. Onduidelijk was of de kluis van de afdeling Burgerzaken aan de eisen van de genoemde regeling voldoet, met name wat betreft de brandwerendheid. Een ander punt van aandacht vormen de digitaal gevormde archiefbestanden. De gemeente kiest voor een geleidelijke invoering van een centraal digitaal archiefsysteem. De gemeente gaf aan dat de bouwvergunningen zullen worden bewerkt en gedigitaliseerd, waarna het analoge bestand in 2011 zal worden overgedragen aan de archivaris. De kluis van Burgerzaken zal volgens de wettelijke eisen worden aangepast. in samenwerking met de gemeenten Hattem en Heerde zal een DSP worden opgesteld, waarin ook de digitale bestanden worden benoemd. Oost-Gelre Aan de archieven van de gemeenten die bij de herindeling van 2005 zijn opgeheven, is veel werk verzet. De bewerking van de archieven van de voormalige gemeente Groenlo is al geruime tijd geleden afgerond. Het archief van de voormalige gemeente Lichtenvoorde zal volgens de huidige planning in 2010 kunnen worden voltooid, hoewel deze termijn in gevaar kan komen door de krappe formatie voor het archiefbeheer. Hetzelfde geldt voor de bewerking van de bouwvergunningen. De verantwoorde onderbrenging van de archieven is bemoeilijkt door het gebrek aan capaciteit bij het streekarchivariaat in Doetinchem; om die reden bevinden de oudere archieven zich voorlopig nog in het gemeentehuis te Lichtenvoorde. Het klimaat binnen de bewaarplaats bleek niet aan de eisen te voldoen. Tijdens de geplande nieuwbouw van het gemeentehuis zal voor de archieven een tijdelijk onderkomen worden gevonden. Ook deze gemeente heeft gekozen voor een geleidelijke digitalisering van de archiefprocessen met alle nadelen die daaraan zijn verbonden in de vorm van een hybride situatie. De gemeente gaf de verzekering dat de bewerking van de archieven van de opgeheven gemeenten in 2010 zal worden voltooid en dat de overige gesignaleerde punten zullen worden aangepakt. Voor de tijdelijke onderbrenging van archieven zal de kluisruimte van een voormalig bankgebouw worden gebruikt.
19
Oude IJsselstreek Als gevolg van de gemeentelijke herindeling werd de bilocatie Varsseveld verlaten. Vooralsnog blijft de archiefbewaarplaats onder het voormalige gemeentehuis aldaar alleen in gebruik voor de opslag van vernietigbare bescheiden. De bewaring van de archieven in Gendringen laat eveneens te wensen over. Het al jaren bestaande probleem van de aanwezigheid van papiervisjes buiten en in de archiefruimte is nog steeds niet onder de knie, hetgeen strenge procedures vergt rondom de dossiervorming en de opslag van de bescheiden in de archiefruimte. Hieraan zal blijvend veel aandacht geschonken moeten worden, mede in verband met de overdracht, naar verwachting medio 2011, van de bestanden van de opgeheven gemeenten, inclusief bouwvergunningen, aan het Achterhoeks Archief. Bij het inspectiebezoek in 2009 kwam aan het licht dat het duurzame beheer van de digitale archiefbescheiden veel te wensen overliet. Een van de gevolgen daarvan was dat de uitvoering het collegebesluit tot vervanging van vernietigbare archiefbescheiden voorlopig stopgezet moest worden totdat er een beheeromgeving is die aan de archiefwettelijke eisen voldoet. Wij stelden verder vast dat er aan de archivering van de websites van de voormalige gemeenten Wisch en Gendringen niets was gedaan. Deze moeten inmiddels als verloren worden beschouwd. Tenslotte moeten de archiefverordening en besluit informatiebeheer worden aangepast aan de duale verhoudingen. Het gemeentebestuur berichtte ons dat de vervangingsprocedure door een extern bureau wordt herzien waarna in de loop van 2010 een nieuw vervangingsbesluit genomen wordt. De provinciale archiefinspectie blijft in het voorbereidingstraject betrokken. Er komt in 2010 een extern onderzoek naar de beheeromgeving voor de digitale archieven. Verder komt er een formatieonderzoek naar de gewenste kwaliteit van DIV. De beheerregelingen worden herzien zodra de herhuisvesting van het Achterhoeks Archief voltooid is. De problemen in de archiefruimte hoopt men te verhelpen door een goede toegangscontrole en het dicht houden van de deuren. Renkum Hoewel de archiefruimte werd aangepast, voldoet deze nog steeds niet aan de archiefwettelijke eisen. Zo zijn er o.a. watervoerende leidingen boven de stellingen aanwezig en zijn de doorvoeren door de wanden niet voldoende brandwerend afgedicht. Mede in verband met de terugplaatsing in deze ruimte van het tegen schimmel behandelde pandenarchief (bouwvergunningen) moet het klimaat zeer regelmatig gecontroleerd en eventueel bijgestuurd worden. De afdeling DIV is kwetsbaar geworden door de vele ziektegevallen in de afgelopen jaren. DIV heeft de handen vol aan het bijhouden van lopende zaken, waardoor er onvoldoende greep is op de digitale archivering. Mede daardoor is DIV niet in staat informatie- en archiefbeleid te ontwikkelen of daaraan bij te dragen, hetgeen wenselijk is vanwege de specifieke kennis van Archiefwet en regelgeving bij die afdeling. In verband met de veelvuldige raadpleging van het pandenarchief door de eigen organisatie, machtigde uw college Burgemeester en Wethouders in januari 2010 om de overbrengingsverplichting van het pandenarchief op te schorten tot 2013 of uiterlijk tot het moment van ingebruikname van de nieuwe archiefbewaarplaats van het Gelders Archief. Rheden Een actuele, vastgestelde versie van de archiefverordening en het besluit informatiebeheer ontbraken op het moment van inspectie. Wel waren deze stukken gereed voor besluitvorming. Een documentair structuurplan ontbrak eveneens Het opgestelde ordeningsplan kan slechts gedeeltelijk in dit gemis voorzien. Een belangrijke verbetering vormde de onderbrenging van het archiefbeheer van de afdeling Bouwen en Milieu bij DIV. Verwacht mag worden dat daardoor een einde komt aan de eerder geconstateerde tekortkomingen op dit onderdeel. Een punt van aandacht is de beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel om deze extra taak uit te voeren. Om oude achterstanden bij dit onderdeel weg te werken, zal een bewerkingsoperatie moet worden uitgevoerd. De stukken uit de periode vóór 1987 moeten nog aan het Gelders Archief worden overgedragen. Ook voor het secretariearchief uit de periode 1950-1979 geldt dat overdracht aan het Gelders Archief op korte termijn moet plaats vinden. De archiefbewaarplaats vertoont nog steeds een aantal tekortkomingen, ook dient het gebruik van de ruimte strakker te worden geregeld. De veilige bewaring van een aantal decentraal geplaatste hoeveelheden dynamisch archief verdient eveneens bijzondere aandacht. De gemeente stelde in 2010 een nieuwe archiefverordening en besluit informatiebeheer vast. Scherpenzeel
20
De al jaren voortdurende discussie over de gemeentelijke herindeling met Woudenberg en Renswoude dreigde funest te worden voor de gemeentelijke archiefzorg omdat belangrijke beslissingen, met name over de onderbrenging, uitgesteld of niet genomen werden. Regelmatig is met de gemeente overleg gevoerd over de onderbrenging van het dynamisch archief in afwachting van besluitvorming over de herindeling. Bij dat overleg was ook de gemeentearchivaris van Ede betrokken. Er is een compromis gevonden in die zin, dat Scherpenzeel de archiefbescheiden die de gemeente niet meer nodig heeft of die zijn afgesloten, in de archiefbewaarplaats van Ede onderbrengt. Dat betekent dat Scherpenzeel zelf een kleine archiefruimte nodig heeft voor de dynamische archieven. De nieuwe tijdelijke archiefruimte wordt gedoogd tot uiterlijk 1 januari 2014. Ubbergen De goede samenwerking met het Regionaal Archief Nijmegen begint zijn vruchten af te werpen. De resultaten van een integrale archiefinspectie en de uitkomsten van een extern uitbesteed onderzoek naar de DIV-functie leidden tot de opstelling van een actieplan 2009-2012. In 2009 werden nieuwe beheerregelingen vastgesteld. Hoewel er in het kader van de digitale archivering aandacht is voor het opleidingsniveau van de DIV-medewerkers, is er reden tot enige zorg voor de plek van de digitale archivering in het vast te stellen beleidsplan. Het advies van de gemeentelijke archiefinspecteur om de digitale archieven onder het beheer van DIV te brengen is nog niet opgevolgd. In dit kader deed hij ook het voorstel, eveneens ondersteund door de provinciale archiefinspectie, om de i-functie van ICT bij de Afdeling facilitaire zaken onder te brengen. Hoewel de te bewaren overheidsarchieven in het Regionaal Archief Nijmegen bewaard worden, blijken er in de archiefruimte van de gemeente Ubbergen nog archieven van voormalige overheidsonderdelen en particuliere archieven te liggen. De overheidsarchieven, ouder dan 20 jaar, moeten alsnog worden overgebracht. Dat geldt ook voor de particuliere archieven voor zover zij aan de gemeente geschonken zijn. De archiefruimte heeft een ongunstig klimaat, hetgeen overbrenging op de korte termijn noodzakelijk maakt. Ook de kluis van burgerzaken voldoet niet aan de archiefwettelijke eisen. De gemeente berichtte ons een overzicht te zullen maken van de particuliere archieven in de archiefruimte. Nadat uitgezocht is op welke rechtstitel zij in de archiefruimte opgenomen zijn en wat de cultuurhistorische waarde is, zal in samenwerking met het RAN bekeken worden wat de beste vervolgactie is. Met de aanpassing van de kluis Burgerzaken is in 2009 al een begin gemaakt. Westervoort Het analoge archief wordt goed beheerd. Na de inspectie van 2004 zijn enkele tekortkomingen opgeheven, waaronder het gebruik van het juiste zuurvrije papier en de invoering van 10jarenblokken. De bewerking van het archiefblok 1936-1983 is praktisch voltooid. Overbrenging volgt in 2010. De archiefruimte op de tweede verdieping van het gemeentehuis en de kluis van Burgerzaken voldoen niet geheel aan de archiefwettelijke voorschriften. Er zullen enkele aanpassingen moeten plaatsvinden. In verband met de digitalisering van de bouwvergunningen uit de periode 1936-1985 werd een machtiging verleend tot opschorting van de verplichting tot overbrenging van deze bestanden naar de archiefbewaarplaats tot uiterlijk 2015. De afdeling DIV heeft ook in Westervoort geen of onvoldoende greep op de digitale archieven, waaronder de website en de databases. Gelukkig is er wel een goede samenwerking met ICT en bestaat met deze afdeling ook overeenstemming van visie en aanpak. Wij hebben ervoor gepleit de DIV-functie mee te nemen in het beleidsplan en de wijze van uitvoering vast te leggen in het aan te passen besluit informatiebeheer. Tenslotte is de gemeente voornemens de oude archieven, die nu nog in de archiefbewaarplaats van de gemeente Duiven staan, medio april 2010 over te brengen naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchivariaat Liemers en Doesburg in Doesburg. Hierbij worden ook de over te brengen archieven betrokken die nog in de archiefruimte in Westervoort staan. Het college van burgemeester en wethouder antwoordde ons dat het medio maart 2010 een besluit tot aanwijzing van de archiefbewaarplaats zal nemen waarbij de bewaarplaats te Doesburg aangewezen wordt als gemeentelijke archiefbewaarplaats van Westervoort. De gemeente wordt ingepland voor een vervolginspectiebezoek medio 2010. West Maas en Waal Ten opzichte van eerdere inspecties was op sommige onderdelen belangrijke vooruitgang geboekt. Zo zag het ernaar uit dat de bewerking van de archieven tot 1984, die berusten in het Regionaal Archief Nijmegen, in 2009 voltooid zal worden. Een verzoek voor een machtiging tot opschorting van de overbrengingsverplichting van de bouw- en milieuvergunningen 1901-1984 kon niet gehonoreerd
21
worden omdat de archiefruimte nog steeds niet aan de wettelijke eisen voldoet. De dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Nijmegen over het beheer van de overgebrachte archieven, is nog steeds niet ondertekend. Hierdoor kan o.a. het zo noodzakelijke toezicht op het beheer van de niet overgebracht archieven niet uitgevoerd worden. In West Maas en Waal ontbreekt het aan een duidelijke visie op (digitale) archiefvorming en informatiebeheer. Eén van de instrumenten daarvoor, het documentair structuurplan, ontbreekt. De DIV-afdeling is vooral bezig met incidentenbestrijding op het vlak van het papieren archief. Wij hebben de gemeente gevraagd een archief- of informatiebeleidsplan op te stellen, waarbinnen aandacht komt voor het opleidingsniveau van de medewerkers. De beide archiefruimten schieten ernstig tekort, met name op het punt van de klimaatbeheersing. De relatieve luchtvochtigheid was onaanvaardbaar hoog (60-69%). Wij hebben de gemeente opgedragen de klimaatwaarden regelmatig te controleren en de apparatuur bij te stellen. Als hierdoor geen structurele verbetering optreedt, zullen andere maatregelen genomen moeten worden. De gemeente deelde ons op 10 juni 2009 mee dat de dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Nijmegen getekend was. De overeenkomst loopt tot 1 januari 2014. De onderbrenging van de archieven noopt ons tot het uitvoeren van een vervolginspectie in het voorjaar van 2010 Winterswijk Aan de al jaren durende herhuisvestingsperikelen van het gemeentelijke apparaat kwam in 2008 een einde door de ingebruikname van een nieuw gemeentekantoor met een nieuwe archiefruimte aan de Stationsstraat in Winterswijk. Bij een controlebezoek in april 2009 traden enkele gebreken aan het licht. Nadat het gemeentebestuur uitleg verschaft had over de brandwerendheid van wanden, plafonds, deuren en kozijnen bleven er twee gebreken over: de aanwezigheid van een systeemplafond in de archiefruimte en het feit dat kabels en leidingen niet als opbouw zijn uitgevoerd, maar verwerkt in de wanden. Wij hebben de gemeente op deze tekortkomingen en de risico’s ervan gewezen. De gemeenteraad stelde in 2009 een nieuwe archiefverordening vast, het college een nieuw Besluit Informatiebeheer. Zaltbommel Eind 2008 hebben wij een integrale archiefinspectie bij de gemeente uitgevoerd. De afdeling Post- en Archiefzaken (PAZ) voert haar taken ten aanzien van het analoge (papieren) archief goed uit. In verband met een moeilijk in te vullen vacature was er enige achterstand in de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende bescheiden. Zoals wij bij meer overheden hebben waargenomen, is de positie van PAZ ten aanzien van de digitale archiefvorming en het beheer van digitale archieven nog zwak. Ook de risico’s van de huidige hybride archivering moeten beter in beeld gebracht worden. Voorts dient de digitale archivering een eigen plek te krijgen in het aan te vullen informatiebeleid. Het is te betreuren dat het Streekarchivariaat Bommelerwaard, waaraan de gemeente Zalbommel deelneemt, door onvoldoende personeel al heel lang niet in staat is om zijn archiefwettelijke gemeentelijke inspectietaak uit te voeren. Thans beperkt zich deze tot incidentele advisering op (voornamelijk) het analoge terrein. Het afketsen van verdergaande samenwerking met het Regionaal Archief Rivierenland is dan ook een gemiste kans. De gemeente bevestigde onze analyse van de rol van PAZ in het geheel van de digitale archivering. In het informatieplan 2008-2012 zijn het documentair structuurplan en het opzetten van een documentair managementsysteem als deelprojecten opgenomen. Ook kondigde de gemeente een beleidsnotitie aan voor de omgang met hybride archieven. De gemeente onderschreef eveneens dat versterking van de gemeentelijke archiefinspectie dringend nodig is. Zutphen Op het terrein van de analoge archivering is er een flinke vooruitgang geboekt. Zo is de bewerking van de archieven van de voormalige gemeente Warnsveld bijna voltooid. Wij constateerden daarentegen dat de afdeling DIV zijn archiefwettelijke taken op het terrein van de digitale archivering, zoals omschreven in het Besluit Informatiebeheer, nog niet kan waarmaken. Veel vragen in de toegezonden vragenlijst bleven open, ook na een mondelinge toelichting. In de archiefruimte in het souterrain moeten nog kleine aanpassingen plaatsvinden. De opslag in de voorruimte van de in bewerking zijnde bouwvergunningen voldoet in het geheel niet. De gemeentearchivaris heeft haar inspectietaak opgepakt, hetgeen resulteerde in een auditrapport. Burgemeester en Wethouders berichtten ons dat de archiefruimte op de gewenste onderdelen is aangepast, waaronder de plaatsing van klimaatbewakingsapparatuur en het bijhouden van een logboek.
22
De voltooiing van de bewerking van de archieven van de oude gemeenten Zutphen en Warnsveld is voorzien voor 2010. WATERSCHAPPEN Waterschap Rivierenland In het kader van de herhuisvesting in 2007 heeft een grote opruimactie plaatsgevonden onder leiding van de afdeling documentaire informatievoorziening. Hoewel formeel het papier nog leidend is, worden er al jaren digitale bestanden gevormd en beheerd zonder dat de afdeling DIV daar voldoende greep op heeft. Het betreft o.a. de huidige website en die van rechtsvoorgangers. Het feitelijk beheer stemt niet overeen met het Besluit informatiebeheer, waarin DIV is aangewezen als verantwoordelijke beheereenheid. In dit kader hebben wij aandacht gevraagd voor het opleidingsniveau van de DIVmedewerkers. In de nieuwe archiefruimte is het beheer van het klimaat een punt van zorg. Wij troffen veel los kaartmateriaal aan, dat nog bewerkt en materieel verzorgd moet worden. Wij hebben het dagelijks bestuur gevraagd een bewerkingsplan te maken. Het dagelijks bestuur antwoordde ons nog in 2009 het opleidingsniveau te willen verhogen. Verder wordt gewerkt aan een ordeningsplan voor alle analoge en digitale informatiebestanden van de organisatie. Er is een opdracht verstrekt om het klimaat in de archiefruimte te verbeteren. Verder hebben enkele kleinere aanpassingen plaatsgevonden. De bewerking van het kaartmateriaal hoopt men vóór 2011 uitgevoerd te hebben. Voor de materiële verzorging van het over te brengen archief is overleg gevoerd met de inspecteur van het Regionaal Archief Rivierenland en zijn middelen opgenomen op de begroting voor 2009 en 2010. Waterschap Veluwe Sinds de voorlaatste inspectie, in 2004, heeft het Waterschap Veluwe enkele belangrijke verbeteringen doorgevoerd, waaronder de onderbrenging en de toegankelijkheid van het oud-archief bij CODA-Archief in Apeldoorn. Ook de in de bewaarplaats van Voorst aanwezige archieven van rechtsvoorgangers zijn na behandeling tegen een schimmelinfectie overgebracht naar CODA. De in 2004 geconstateerde tekortkomingen van de archiefruimte waren in 2009 nog steeds niet opgelost. De archiefruimte schiet tekort op de punten van de brandveiligheid, klimaatbeheersing en inrichting. Bij het inspectiebezoek bleek een deel van de archiefruimte als dumpplaats te dienen voor “overtollige” archieven uit de kantoorruimten. Dit deel bood een chaotische indruk. Wij hebben het Waterschap gevraagd een plan van aanpak, inclusief tijdpad, te maken voor de bewerking en overbrenging dan wel vernietiging van de bestanden in deze ruimte. In het door het Waterschapsbestuur vastgesteld “Masterplan Digitalisering” is onvoldoende rekening gehouden met de vertaling van de archiefwettelijke aspecten. Deze omissie klemde des te meer omdat het waterschap op 1 januari 2009 is overgegaan op digitale informatievoorziening. Ten aanzien van de formatie voor documentaire informatievoorziening stelden wij vast dat deze kwetsbaar is door het recente verloop en de kwalificatie van de medewerkers. Mede hierdoor is het wegwerken van achterstanden in het gedrang gekomen. Het Waterschapsbestuur zegde toe in 2009 een plan van aanpak te zullen maken voor de bewerking van de bestanden in het niet onder toezicht van DIV staande deel van de archiefruimte, waarna naar middelen wordt gezocht voor de uitvoering. Voor uitbreiding van de formatie voor DIV waren geen mogelijkheden. Het bestuur stelde voor het “Masterplan Digitalisering” aan te vullen met een document dat ingaat op de archiefwettelijke aspecten. Ten aanzien van de archiefruimte bestreed het waterschap enkele conclusies. In verband met het borgen van de kwaliteit van de archiefzorg zullen wij in het voorjaar van 2010 een vervolginspectie uitvoeren.
POLITIEREGIO’S Politie Gelderland Midden. Een actuele archiefverordening en besluit informatiebeheer ontbraken op het moment van inspectie, maar waren gereed voor besluitvorming. Voor de opstelling van een documentair structuurplan zal gebruik worden gemaakt van het model dat landelijk voor de politie wordt ontwikkeld. Nadat dit proces door gebrek aan middelen enige tijd heeft stil gelegen, is inmiddels de draad weer opgepakt. Door een strikte scheiding van te bewaren en te vernietigen bescheiden, is een oplossing gevonden voor de problemen rond de onderbrenging van de archieven. De ruimte in het districtskantoor te Ede, waar alle te bewaren stukken worden geplaatst, voldoet echter niet aan de wettelijke eisen.
23
Politie Gelderland-Zuid In 2006 constateerden wij dat de bewaring van de archieven veel te wensen overliet. De archiefruimte in de parkeerkelder was voor dat doel volstrekt ongeschikt. Spoedig daarna heeft het korps plannen ontwikkeld voor de bouw van een nieuwe archiefruimte in het hoofdkantoor. Bij de planontwikkeling waren wij nauw betrokken. De ruimte werd in het voorjaar van 2009 in gebruik genomen. De oude ruimte blijft in gebruik voor de vernietigbare bestanden. Voor deze ruimte blijven aanpassingen nodig, zodat hij voldoet aan minimale eisen. Deze liggen met name op het vlak van brandveiligheid. In 2006 was ons al gebleken dat mogelijk delen van het digitaal archief van de Politieregio GelderlandZuid worden beheerd door de Voorziening tot Samenwerking van de Politie Oost-Nederland (VTSPON) te Zwolle. Dit is het samenwerkingsorgaan van de politieregio’s in Noord en Oost-Nederland. Op initiatief van de gemeentelijke archiefinspecteur van Nijmegen zijn voorbereidingen getroffen voor een integrale inspectie bij dit orgaan medio 2010, waaraan meegewerkt wordt door de provinciale archiefinspecties van Overijssel en Gelderland. In dat kader wordt ook overleg gevoerd met de Erfgoedinspectie van het Ministerie van OCW als toezichthouder op de VTS-PN en de KLPD. Politie Noord en Oost-Gelderland In enkele jaren tijd is de vorming en het beheer van de analoge archieven sterk verbeterd. Gelet op de grote achterstanden die er voorheen waren is er een knappe prestatie geleverd. Aan de versterking van DIV binnen de organisatie werd voortdurend gewerkt. Op het punt van de digitalisering moet DIV versterkt worden, zowel kwalitatief als kwantitatief. In dit kader hebben wij onze zorg uitgesproken over de rol van de VTSPON te Zwolle in het geheel van het digitale archiefbeheer bij de Politie Noord en Oost-Gelderland. Het samenwerkingsverband DIV Noord-Oost-Nederland (DIV-NON) maakt een beschrijving van de DIV-processen die dient als basis voor het op te stellen documentair structuurplan (DSP). De nieuwe archiefruimte voor het dynamisch archief voldoet niet aan de wettelijke eisen. De nieuwe archiefruimte voor de semi-statische archieven wordt goed beheerd, maar moet op enkele onderdelen nog wel worden aangepast. Hoewel aangegeven werd dat in de archiefruimten van de districtskantoren uitsluitend vernietigbare bescheiden zijn opgeslagen, bleek bij de bezoeken het tegendeel het geval te zijn op de locaties Harderwijk (archiefbescheiden van de Rijkspolitie Putten) en Zutphen. Deze ruimten en die van het districtskantoor in Doetinchem voldoen geen van alle aan de voorschriften. De divisiechef bedrijfsvoering berichtte ons dat DIV-NON het visiedocument op digitale archivering inmiddels heeft ontwikkeld. Daar is ook gesproken over de opleidingsbehoefte van de medewerkers. Men wil de opleidingen landelijk organiseren. De voor bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden in de archiefruimte voor het dynamisch archief worden versneld overgebracht naar de ruimte voor het semi-statisch archief, waardoor een kostbare aanpassing van de eerstgenoemde ruimte niet nodig is. De archiefruimte voor het semi-statisch archief is op enkele onderdelen aangepast en zijn er flankerende maatregelen genomen die de geconstateerde tekortkomingen zoveel mogelijk opheffen. Het in Harderwijk aangetroffen archief van de Rijkspolitie Putten is overgedragen aan de centrale sectie DIV. GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN Rekenkamer Oost-Nederland In 2006 werd door de provincies Gelderland en Overijssel de gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Oost-Nederland opgericht. Toen is verzuimd om in de gemeenschappelijke regeling een archiefbepaling op te nemen. De Rekenkamer werd gevestigd in Deventer, hetgeen als consequentie had dat de archiefinspectie van Overijssel het toezicht uitoefent. Maar voor de rechtspositie van het personeel en de financiële administratie is de Rekenkamer bij Gelderland aangesloten. In lijn daarmee werd voor het archiefbeheer overlegd gepleegd met de afdeling documentaire informatievoorziening van de provincie Gelderland. Behalve beantwoording van praktische vragen wilde men ook advies over de archiefzorg. Tegen die achtergrond werden vervolgens de Provinciale Archiefinspecties van Overijssel en Gelderland uitgenodigd voor overleg. Dit leidde ertoe dat uw College medio 2009 op voorstel van Gedeputeerde Staten van Overijssel het archiefwettelijk toezicht op de Rekenkamer Oost-Nederland op zich nam en de provinciale archiefinspecteur met de uitvoering belastte. Uw college zegde toe een voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling voor te bereiden met het doel alsnog een zogenaamde archiefbepaling op te nemen. Naar aanleiding van inspecties bij rekenkamers in andere provincies is er discussie ontstaan over de vraag wie zorgdrager is van de Rekenkamerarchieven: het dagelijks bestuur of het college van
24
Gedeputeerde Staten? De vraag is door de samenwerkende provinciale archiefinspecties voor advies neergelegd bij prof. Dr. F.C.J. Ketelaar. Naar verwachting brengt hij medio juli 2010 advies uit. Regio De Vallei De regio werkt op facilitair gebied nauw samen met de gemeente Ede. De archiefregelingen van de gemeente zijn van toepassing verklaard op de regio. Dit is een goede basis voor een verantwoord archiefbeheer. Een voorbeeld hiervan is de bijna afgeronde bewerking van het oudste tienjarenblok van het archief over de periode 1986-1995. Ten aanzien van de archieven van de voormalige regioonderdelen GGD en Brandweer, die in 2002 zijn opgegaan in Hulpverlening Gelderland-Midden, dient nog een formele regeling te worden getroffen. De uitvoeringsdossiers en personeelsdossiers, die formeel als afgesloten onderdelen tot het archief van de regio De Vallei behoren, zijn uit praktische overwegingen in beheer gegeven aan Hulpverlening Gelderland-Midden. De verantwoordelijkheden over deze bestanden moeten nog formeel worden vastgelegd. Regio Rivierenland In de gemeenschappelijke regeling is het Regionaal Archief Rivierenland weliswaar aangewezen als de plaats waarheen de te bewaren archieven t.z.t. zullen worden overgebracht, maar het toezicht door de archivaris is niet geregeld. In de praktijk is de inspecteur wel betrokken bij selectie en vernietiging, de opstelling van het handboek documenten- en archiefbeheer, toepassing van duurzame materialen en dergelijke. Sinds de laatste inspectie in 2005 is veel werk verzet. Er is een plan van aanpak gemaakt, dat grotendeels is uitgevoerd; een aantal medewerkers heeft de SOD-opleiding gevolgd; achterstanden zijn weggewerkt, de dossierinventaris is afgerond, selectie is uitgevoerd en begonnen is met vernietiging. Ook is de archiefruimte aangepast. De overgang op een nieuw postregistratiesysteem houdt het risico in zich voor het verlies van informatie die zich in het af te sluiten systeem bevindt Het dagelijks bestuur deelde mee de archiefverordening op korte termijn te zullen aanpassen en de rol van het regionaal archief als toezichthouder te formaliseren. Bij de afsluiting van het postregistratiesysteem zal de nodige zorgvuldigheid worden betracht. Hulpverlening Gelderland Midden Als gevolg van een onjuiste bepaling in de gemeenschappelijke regeling ontbreekt een archiefverordening. Van onze kant is aangegeven dat de regeling op dit punt moet worden aangepast en dat gekozen kan worden tussen het opstellen van een eigen verordening, dan wel het volgen van de verordening van centrumgemeente Arnhem. Een ander belangrijk gemis betreft het documentair structuurplan. De formatie is kwetsbaar door de geringe omvang. Het is de vraag of DIV de specifieke kennis in huis heeft om de noodzakelijke sleutelrol te kunnen vervullen in het digitaliseringsproces. Bij de naderende vervanging van het postregsitratiesysteem zal moeten worden gewaakt voor verlies van informatie. Veel waardering hebben wij voor de concrete afspraken die met de gemeenten Arnhem en Ede zijn gemaakt over het beheer van de archieven van vóór 2002. Ook de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende stukken wordt nu op een verantwoorde wijze afgewerkt. Voor de onderbrenging van de archieven is een aanzienlijke verbetering bereikt door de bewaring te concentreren in het hulpdepot te Schaarsbergen. Sociale werkvoorzieningschappen In 2006 zijn wij begonnen met de uitvoering van integrale archiefinspecties bij acht Gelderse werkvoorzieningschappen. In 2008 en 2009 zijn enkele vervolginspecties uitgevoerd. Tegelijkertijd hebben wij geconstateerd dat de gemeenschappelijke regelingen ook nadrukkelijker in het vizier van de gemeentelijke archiefinspecties zijn gekomen. Daar is alle reden toe, want deze organisaties zijn relatief jong (jaren zeventig van de vorige eeuw), beschikken dus vooral over dynamisch en semistatisch archief dat nog niet overgebracht hoeft te worden. Het voor permanente bewaring in aanmerking komende bestanddeel is relatief beperkt. In het algemeen is en blijft de bewaarsituatie zorgelijk, hetgeen in enkele gevallen ook samenhangt met de onmogelijkheid van de archiefdienst om bestanden in (voortijdige) bewaring te nemen. De digitale archiefvorming en het beheer van digitale archieven is eveneens een probleem van aanhoudende zorg. Vaak is er geen deskundig en goed opgeleid archiefpersoneel en ontbreken archiefbeheerregelingen. Het personeel heeft daardoor vaak onvoldoende aansluiting bij de denkwereld van de gemeentelijke DIV-afdelingen. In het algemeen is de wil duidelijk aanwezig om het archiefbeheer te verbeteren, maar de vaak zorgelijke financiële situatie van deze schappen is een grote hindernis. Hierdoor is bijvoorbeeld het werkvoorzieningsschap Hameland (Groenlo) op de korte termijn niet in staat de noodzakelijke verbeteringen in het
25
archiefbeheer door te voeren. Wel werd een archiefbepaling in de gemeenschappelijke regeling opgenomen en werd in overleg met het Achterhoeks Archief een begin gemaakt met de materiële verzorging van de te zijner tijd over te brengen archieven. Ook Presikhaaf (Arnhem) is bezig met de aanpassing van de gemeenschappelijke regeling, waarin voorzien wordt in de opname van een archiefbepaling. Verder werkte de organisatie aan eigen regels voor het beheer van de archieven en werden de contacten met het Gelders Archief geïntensiveerd. De vervolginspectie bij Wedeo in Doetinchem leverde een soortgelijk beeld op: de bepaling over het archief in de gemeenschappelijke regeling wordt aangepast. Wedeo volgt echter de beheerregelingen van de gemeente Doetinchem. De contacten met het Achterhoeks Archief zijn geïntensiveerd, met o.m. als resultaat dat de vernietigingslijst met ingang van 2009 aan de streekarchviaris wordt voorgelegd. De bewerking en de materiële verzorging van de over te brengen archieven gebeurt eveneens in goed overleg met de inspecteur van het Achterhoeks Archief. De bewaarsituatie is in zoverre verbeterd dat de voor permanente bewaring in aanmerking komende archieven in voldoende brandwerende kasten zijn geplaatst. Overbrenging volgt na voltooiing van de nieuwbouw van het Achterhoeks Archief. De vernietigbare bescheiden zijn buitenshuis geplaatst in een ruimte die daarvoor geschikt is. Al in 2006 hebben wij erop gewezen dat de archiefruimte van het werkvoorzieningschap Breed te Nijmegen niet voldoet aan de wettelijke eisen. Bij het zoeken naar een oplossing is ervan uitgegaan dat de organisatie binnen vijf jaar beschikt over een ruimte die aan alle eisen voldoet, waarschijnlijk in een nieuw te betrekken huisvesting. Om die periode te overbruggen wordt ervoor gezorgd dat de archieven binnen één jaar worden bewerkt en vervolgens worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief Nijmegen (RAN). Omdat Breed ook archieven van andere overheden bewerkt – vaak afkomstig van buiten de provincie Gelderland - hebben wij erop gewezen dat de organisatie een grote verantwoordelijkheid heeft voor een onderbrenging volgens de wettelijke normen. Het dagelijks bestuur zegde toe een plan van aanpak op te stellen. Samenwerkingsverbanden Sociale Diensten Regionale Sociale Dienst Westervoort, Duiven, Zevenaar en Rijnwaarden Eind 2009 waren de vier gemeenten bezig deze sociale dienst vorm te geven. In het gesprek met de gemeenten Westervoort en Zevenaar is gewezen op het feit dat in de Regeling of organisatievorm bepalingen over de archiefzorg en het archiefbeheer opgenomen moeten worden.
26
