Jaarverslag 2014 Dit jaar is er één gecombineerd stuk waarin wij verslag uitbrengen over het afgelopen jaar. De opbouw is als volgt: exploitatiecijfers 2014 vergeleken met de begroting 2014 en de cijfers over 2013 toelichting op de inkomsten en uitgaven c.q. het gevoerde beleid balans ultimo 2014 vergeleken met balans ultimo 2013 toelichting op de balans het bestuur van Leiden Atletiek 5 april 2015
Jaarverslag 2014 – 5 april 2015 – bestuur Leiden Atletiek
1
Exploitatie
werkelijk
begroting
werkelijk
2013
2014
2014
134.807
141.200
139.260
7.994
11.455
23.658
Baten Contributies Evenementen/wedstrijden Promotie en bijdragen
8.733
5.500
7.880
23.416
24.500
23.868
1.009
700
521
175.959
183.355
197.087
46.878
47.000
45.928
Medische Begeleiding
1.358
1.500
1.336
Verenigingsmanager
Kantine omzet en verhuur Bijzondere opbrengsten (rente) totaal inkomsten Lasten Trainers
18.738
22.000
15.292
Jeugdcommissie
443
6.480
6.089
Communicatie
912
1.000
516
Bestuur/ledenadm.
1.404
2.000
1.351
Organisatiekosten Wedstrijden
4.456
2.400
9.704
-
-
880
21.109
22.100
22.609
JUCO KNAU afdrachten Technische kosten STB-opleidingen
818
1.000
730
3.171
3.250
2.101
540
500
53
2.510
2.250
2.250
Kantine kosten
13.835
10.600
12.354
Energie/huisvestingskost.
24.325 13.700
11.767
700
714
14.000
16.095
20.500
19.781
3.500
4.065
STB-competities/NK/EKs STB-overig Topsport -en Talentenplan
Huisvestingskosten Afvalverwijdering Energiekosten Huur baan/zaal/Duinrell
19.916
huur Leidse Hout huur zalen huur Duinrell Training- en wedstrijdmateriaal
2.608
Project Overige kosten Ov.kstn.Tessa van Schagen Afschrijvingen totaal uitgaven totaal inkomsten minus uitgaven
Jaarverslag 2014 – 5 april 2015 – bestuur Leiden Atletiek
1.267
500
784
1.000
4.108
500
878
2.000
1.058
500
-
1.865
5.398
5.400
4.967
170.183
183.880
187.276
5.776
525-
9.811
2
Toelichting op de Inkomsten en Uitgaven Over 2014 bedraagt het netto resultaat op € 9.811 versus een begroot resultaat van minus € 525. Het resultaat over 2013 was € 5.776. Het bestuur stelt voor het resultaat over het boekjaar 2014 toe te voegen aan de algemene reserve. Ontwikkeling ledenaantal Leiden Atletiek heeft op 1-1-2015 766 leden. Dat zijn er 35 meer dan op 1-1-2014. Onderstaand de ontwikkeling van het aantal leden sinds 1-1-2008. 900 850 800 750 700 650
1-‐1-‐2008 1-‐1-‐2009 1-‐1-‐2010 1-‐1-‐2011 1-‐1-‐2012 1-‐1-‐2013 1-‐1-‐2014 1-‐1-‐2015
De ontwikkeling van het aantal leden gedurende 2014 is opvallend. Tot en met het derde kwartaal is het aantal leden gedaald, tot 719 op 1-1-2014. In het vierde kwartaal is het aantal leden plotseling fors toegenomen. Op 1-1-2015 hebben wij 374 jeugdleden (mini’s, pupillen en junioren). Dit is 49% van het totaal aantal leden. In 2014 hebben zich 168 nieuwe leden gemeld en hebben 133 leden zich afgemeld. Naast de 766 leden is er van 16 personen een aanvraag voor het lidmaatschap ontvangen, maar van deze personen is de machtiging voor automatische incasso nog niet ontvangen. Deze personen kunnen dus nog niet tot de leden worden gerekend per 1-1-2015. In 2014 zijn er gerichte ledenwerfacties geweest. Zo hebben we op de El Cid markt een stand gehad om nieuwe student-leden te werven. Er is ook een speciale training op de maandagavond voor studenten van start gegaan. Contributies € 139.260 (2013 € 134.807) en afdrachten aan de KNAU € 22.609 (2013 € 21.109) Er is actief opgetreden om incasso’s die om welke reden dan ook in eerste instantie niet konden worden geïnd alsnog te incasseren. Desondanks hebben wij in 2014 af moeten boeken als oninbaar € 260. Er staat ultimo 2014 nog open aan debiteuren (lid) € 358. Inbegrepen is in 2014 een bedrag aan clubcontributie wegens Gastlidmaatschap op Maat € 2.054 ontvangen van Loopgroep Oegstgeest, LRRC en Triatlonvereniging De Zijl voor mede gebruik van de atletiekbaan. Jaarverslag 2014 – 5 april 2015 – bestuur Leiden Atletiek
3
In 2014 is er voor het eerst aan nieuwe leden de mogelijkheid geboden om vrijwilligerswerk af te kopen (ontvangen hiervoor € 452). Per saldo hebben wij netto in 2014 € 116.651 aan contributiegelden ontvangen zijnde 98% van hetgeen was begroot. Kantine omzet € 14.531 (2013 € 16.200), verhuur kantine € 9.337 (2013 € 7.414), kosten kantine € 12.354 (2013 €13.835) voorraad op de balans € 423 (2013 € 839) Op verzoek maken wij inzichtelijk welke inkomsten wij hebben door het verhuren van de kantine. De verhuur heeft € 9.337 opgebracht, waarvan € 7.713 afkomstig is van de Buitenschoolse opvang van Smallsteps. De overige € 1.624 is afkomstig van leden en derden. Het blijft echter lastig te bepalen welke kosten daar tegenover staan. Een deel van deze opbrengsten is inclusief verbruikte consumpties/hapjes, vergoeding voor gebruik geluidsinstallatie etc. Je moet echter ook denken aan bijvoorbeeld extra kosten voor schoonmaak. De voorraad is op dezelfde wijze gewaardeerd als in 2013 nl. onaangebroken groothandelsverpakkingen o.b.v. werkelijke inkoopprijs. De vermindering ad € 416 is toegevoegd aan de kantine kosten. In totaal was begroot voor 2014 dat het positieve saldo voor de exploitatie van onze kantine op € 13.900 uit zou komen. In werkelijkheid is dit € 11.514 geworden (83% van de begroting). Promotie en bijdragen € 9.780 (2013: € 8.733) Verkregen bijdragen in 2014: van Top International: een halterstang met gewichten ter waarde van € 1.200. het Ondernemersfonds Leiden heeft namens LA voor de vloer in het krachthonk € 3.166 rechtstreeks aan de leverancier betaald. advies van Nihot Advies B.V. op het gebied van vervangen van de CVinstallaties, energiebesparing en energie meten als tegen prestatie heeft er een banner op de website gestaan en een poster in de kantine gehangen voor de Rijnlandse Skivereniging. Aangezien hiervoor geen euro’s zijn ontvangen op de bankrekening van Leiden Atletiek vind je deze bijdragen niet terug in onze exploitatie. Tessa’s Road to Rio heeft in 2014 aan sponsorinkomsten € 1.865 (= de uitgaven staan geboekt onder Overige kosten Tessa van Schagen). Speciale vermelding verdient het project “Kids tot Run”. Een project onder de bezielende leiding van Noortje van Kempen voor kinderen met autisme in samenwerking met de Leo Kanner school. Hiervoor is een subsidie aangevraagd en ontvangen van € 894 (de uitgaven € 878 zijn verantwoord onder Projectkosten). Er hadden zich 56 leerlingen aangemeld. De school, de leerkrachten, de leerlingen en de ouders waren heel enthousiast over deze speciale trainingen en de afsluitende veldloop. Van ING is een donatie ontvangen van € 1.000. Hiervan zijn clipboards ad € 739 gekocht (uitgaven onder kosten JUCO). Dit jaar zijn de inkomsten en uitgaven voor de Runnersworld Z & Z loop apart verantwoord en vind je onder deze post hiervoor een bedrag van € 504.
Jaarverslag 2014 – 5 april 2015 – bestuur Leiden Atletiek
4
Overige Promotie en Bijdragen in 2014: Reclameborden/banner € 205 jeugdsportsubsidie € 706 subsidie athletic champs € 175 Hollen met Han € 500 ZOS € 200 Ecotaksregeling € 1.749 Deze regeling wordt voor 2016 vervangen door een nieuwe regeling. Vlietloop (huur klok) € 70 Kleine bijdrage van Luxor € 12 De vergoeding voor het gebruik van de kleedkamers door de Gemeente is in 2014 gewijzigd en helaas nog niet ontvangen. Wij verwachten hier echter toch minimaal hetzelfde bedrag voor te ontvangen als vorig jaar zijnde € 1.900 (opgenomen als debiteurenpost in de balans). Groeptotaal evenementen/wedstrijden inkomsten € 22.139 (2013 € 6.197) en kosten WOC/JUCO € 10.146 (2013 € 4.456) Vergelijken met vorig jaar is een tikkeltje ingewikkeld, omdat hier de Paaskamp inkomsten € 5.318 en Summercamp inkomsten € 545 zijn verantwoord, maar de uitgaven staan vermeld bij JECO: Paaskamp € 4.965 en Summercamp € 419. Bovendien is in de begroting alleen het positieve saldo van Runnersworld Z & Z loop opgenomen. Dit jaar zijn de inkomsten en uitgaven voor de Runnersworld Z & Z loop apart verantwoord. In 2014 is in de boekhouding verantwoord een positief resultaat van € 837 (versus begroot € 875). Dit is opgebouwd uit een negatief saldo over 2014 van € 92 en een uitgekeerd positief resultaat (opgebouwd in voorgaande jaren) van € 929. Ook de opbrengt van de Grote Club Actie € 1.519 is begrepen in het groeptotaal Evenementen/wedstrijden. Laten we al deze posten buiten beschouwing dan geeft dat het volgende beeld voor evenementen/wedstrijden & JUCO: Inkomsten € 9.677 + € 739 t.b.v. clipbords = € 10.416 Uitgaven € 3.898 Veel atleten van Leiden Atletiek waren succesvol in 2014, vielen in de prijzen individueel en/of als ploeg en eentje werd er zelfs Sportvrouw van Leiden 2014. Bijdragen Gouden Spike en Vlietloop Er is van de Gouden Spike geen bijdrage ontvangen. De Vlietloop heeft in 2014 alleen betaald voor het lenen van een klok van LA. Trainers € 45.928 (2013: 46.878) De totale uitgaven aan jeugd, baan- en wegtrainers bedragen € 45.928 hetgeen lager is dan begroot. Verenigingsmanager € 15.292 (2013: € 18.738) Financieel gesproken is hier een meevaller te noteren, maar we hebben een aantal maanden geen verenigingsmanager in dienst gehad door een lange onbetaalde vakantie. Er is dus ook minder inhoudelijk profijt in 2014 dan begroot. In 2015 heeft de verenigingsmanager o.a. ledenwerfacties gehouden, met vrijwilligers geflyerd en een nieuwe aanzet gegeven aan het vrijwilligersbeleid. Zij Jaarverslag 2014 – 5 april 2015 – bestuur Leiden Atletiek
5
heeft contacten onderhouden met de gemeente, de naschoolse opvang, het schoonmaakbedrijf en een vrijwilligersavond georganiseerd. Ook heeft zij algemene ondersteuning geleverd aan het bestuur en diverse commissies. Jeugdcommissie Dit jaar zijn als meerdaagse activiteiten georganiseerd: het Paaskamp en het Summercamp. Deze activiteiten worden door de deelnemers zelf bekostigd. Paaskamp inkomsten € 5.318 en Summercamp inkomsten € 545 zijn verantwoord, maar de uitgaven staan vermeld bij JECO: Paaskamp € 4.965 en Summercamp € 419. De kosten voor het deelnemen aan de Taptoe zijn dit jaar helaas wat hoog uitgevallen (€ 563). Dit jaar is voor de tweede keer aan de deelnemers een kleine bijdrage gevraagd voor deelname aan de kerstbrunchrun t.l.v. hun wedstrijdgeldenpotje. Bestuur en ledenadministratie € 1.351 (2013 € 1.404) In 2015 hebben wij zeer succesvol een nieuw systeem van AllUnited in gebruik genomen voor onze ledenadministratie en boekhouding. De kosten hiervoor bedroegen in 2014 € 828. In 2013 hadden we deze kosten uiteraard nog niet desondanks zijn de totale uitgaven voor bestuur en ledenadministratie lager dan in 2013. Technische kosten STB € 2.884 (2013 € 4.528) Het deelnemen aan door anderen georganiseerde wedstrijden kostte dit jaar € 2.101 (2013 € 3.171), opleiding € 730 (2013 € 818). Topsport & Talenplan € 2.250 (2013 € 2.510) De afwikkeling van het plan 2014 moet nog grotendeels worden geëffectueerd. Energie/huisvestingskosten € 28.576 (2013: € 24.325) Er is in 2014 aan energie € 14.745 (versus 2013 € 12.382) uitgegeven en voor het eerst waren de kosten van water inclusief alle heffingen voor onze rekening (€ 1.350). Om de energiekosten omlaag te brengen hebben wij geïnvesteerd in dubbel glas voor de ramen in de kantine. Daarnaast hebben wij ons in 2014 zeer ingespannen om in overleg met het Sportbedrijf tot een voor ons goede energiezuinige vervanging van de CV installatie (investeringskosten t.l.v. Gemeente Leiden) te komen. Wij hebben ook meetapparatuur voor ons elektriciteitsverbruik geïnstalleerd onder het motto ‘meten is weten’ (kosten € 281). Er is ook een energiezuinige vrieskast aangeschaft. Andere grote post betreft de schoonmaakkosten € 8.378 (2013: € 9.234 voor 13 maanden). Van de kosten van afvalverwijdering wordt 50% vergoed. Dit geld is inmiddels in 2015 ontvangen (= € 733). In 2014 is buitenom herstel- en schilderwerk uitgevoerd dankzij de inzet van vrijwilligers voor slechts € 403. Verbouwing krachthonk t.l.v. reservering bestemmingsreserve € 15.864 In 2014 is er hard gewerkt aan de verbouwing van het krachthonk. De kosten zijn ten laste gebracht van de balanspost bestemmingsreserve Donatie. Jaarverslag 2014 – 5 april 2015 – bestuur Leiden Atletiek
6
Huur Baan/Zaal/Duinrell € 24.630 (2013 € 19.916) In 2014 betaalden we voor de Leidse Hout € 19.781. In 2013 werd de baan gerenoveerd en hadden we minder kosten voor de Leidse Hout, maar ook de kosten voor vervangende accommodatie. De kosten van het huren van zalen bedroegen in 2014 € 4.065 versus € 4.430 in 2013 en de huur van Duinrell bedroeg € 784 evenals in 2013. Training- en wedstrijdmateriaal € 4.108 (2013 € 2.608) Aan training- en wedstrijdmateriaal is in 2014 fors meer uitgegeven dan was begroot (411%). Dit was mogelijk door het bestemmen van de opbrengsten van de Grote Club Actie (€ 1.509) voor de aanschaf van pupillen materiaal. Daarnaast is er € 175 subsidie ontvangen van de Atletiekunie i.v.m. de aanschaf van Atletic Champs materialen. Vanwege het bieden van de noodzakelijke trainingsfaciliteiten aan onze succesvolle junioren A/B/senioren zijn 2 polsstokken aangeschaft (kosten € 1.513). Ook zijn spullen aangeschaft om lijnen te kunnen markeren ter waarde van € 438, omdat dit niet langer kan worden geleend. Overige kosten € 1.058 (2013 € 1.267) Hiervan is € 600 voor kosten betalingsverkeer. In 2015 gaan we weer een bankrekening opheffen.
Jaarverslag 2014 – 5 april 2015 – bestuur Leiden Atletiek
7
Balans
Toelichting op de balans Activa Materiele vaste activa € 8.187 (2013 € 9.931) Op het clubhuis wordt nog t/m 2015 afgeschreven. In 2014 is er geïnvesteerd in HR++ glas in de kantine. Investeringskosten € 2.361 hetgeen in 10 jaar wordt afgeschreven. Aan inventaris is in 2014 aangeschaft: prijzenkasten € 180 en energiezuinige vrieskist € 419 worden allen in 5 jaar afgeschreven. Liquide middelen € 68.080 (2013 € 76.668) Aangezien de Vlietloop zich heeft losgemaakt van Leiden Atletiek is het banksaldo in 2014 op € 0 gezet. Jaarverslag 2014 – 5 april 2015 – bestuur Leiden Atletiek
8
Kortlopende vorderingen € 10.221 (2013 € 5.985) De post ‘Debiteuren’ € 3.261 betreft de nog te ontvangen bedragen betrekking hebbend op 2014. De post ‘Vooruitbetaalde kosten’ € 5.541 betreft een factuur voor sportcomplex Leidse Hout voor de periode 2015 € 4.881 en € 660 betreft de aanbetaling voor het kamphuis Paaskamp 2015. Borgsom betreft de postbus. Overige vorderingen betreft de inmiddels in 2015 ontvangen bedragen van € 521 rente over 2014 en veldloop 2014 € 91. Nog te ontvangen de vergoeding voor vuilafvoer ad € 733. Voorraden De voorraad is in kwantiteit verminderd. De voorraad is in 2014 net als in 2013 gewaardeerd tegen de werkelijke inkoopprijs. Passiva Eigen Vermogen Het jaarresultaat is m.i.v. 2013 apart vermeld als ‘resultaat lopend boekjaar’. Reserveringen € 31.147 (2013 € 55.734) Bestemmingsreserve Vlietloop is op € 0 gesteld aangezien de Vlietloop los gemaakt is van Leiden Atletiek Bestemmingsreserve Wedstrijdrekening is gelijk aan de banksaldi van de wedstrijdrekeningen (atleten gelden). Van de reservering Donatie ad € 26.500 welke in 2012 is ontvangen is in 2013 € 5.801 gebruikt en in 2014 € 15.864,16. Het resterende gereserveerde bedrag zal in 2015 worden gebruikt voor o.a. toestellen voor buiten. In 2014 is de Voorziening Tessa’s Road to Rio uitbetaald. Kortlopende schulden Crediteuren betreft alle rekeningen die in 2015 nog moeten worden betaald en betrekking hebben op het boekjaar 2014. O.a. door de trage facturering door de Gemeente Leiden (zaalhuur en afvalverwijdering) is deze post hoger dan in 2013. De ‘vooruit ontvangen bedragen’ betreffen de ontvangen borgsommen voor sleutels € 220 en herstafette shirts € 352 (in 2015 worden deze geleverd en moet de factuur worden betaald).
Jaarverslag 2014 – 5 april 2015 – bestuur Leiden Atletiek
9
