****************************************************************************************************************
JAARVERSLAG VAN HET BESTUUR 2012-2013
Mixed HockeyClub de Warande
****************************************************************************************************************
Inhoudsopgave jaarverslag 2012-2013
1.
VERSLAG VOORZITTER.
1.1 1.2
Bestuur Jaarverslag
2.
VERSLAG SECRETARIS
2.1 2.2 2.3 2.4
Ledenbestand. Bestuur Contributie Diversen
3.
VERSLAG PENNINGMEESTER.
4.
VERSLAG BESTUURSLID TECHNISCHE ZAKEN
5.
VERSLAG BESTUURSLID ARBITRAGE, MATERIALEN EN ZAALHOCKEY
5.1 5.2 5.3 5.4
Arbitrage Keepersmaterialen Overigen materialen Zaalhockey
6.
VERSLAG BESTUURSLID SPONSORING & HUISVESTING
6.1 6.2
Sponsoring Huisvesting
7.
VERSLAG BESTUURSLID PR & COMMUNICATIE en ACTIVITEITEN
7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8
Website App Narrowcasting FaceBook Waranders Jeugdbestuur Activiteiten langs de lijn Overige activiteiten
1.
VERSLAG VOORZITTER door Cees van den Nieuwenhuijzen
1.1 Bestuur Gedurende het verenigingsjaar 2012-2013 (juli – juni) bestond het Bestuur uit de volgende personen: Voorzitter: Cees van den Nieuwenhuijzen Penningmeester: Bas van Leijsen Secretaris: Susan Bruil Technische Zaken: Frank Boers PR & Com, Activiteite en vice voorz.: Richard van Dijck Zaal, Arbitrage en Materiaal: Marco Joosen (vanaf 1 januari) Sponsoring en Huisvesting: Martin Brokx Het bestuur werd ondersteun door de verenigingsmanager, Jacqueline van den Dungen.
1.2 Jaarverslag van de voorzitter van MHC de Warande Na de kleine bezetting van het vorige bestuursjaar hebben we dit jaar met een bezetting van zeven Bestursleden gedraaid. Hierdoor zijn we in staat geweest om meer activiteiten op te pakken en ten uitvoer te brengen. Het afgelopen jaar heeft het bestuur acht maal vergaderd. Tijdens die vergaderingen heeft het bestuur naast de gebruikelijke zaken ook de voorzitters van de verschillende commissies in haar vergadering op bezoek gehad. Op de wijze hebben wij ons laten informeren en discussie gevoerd over zaken die bij de diverse commissies speelden. Wij hebben weer veel kampioensteams in zowel de zaal als op het veld gehuldigd. Een aantal jeugdteams is er afgelopen jaar in geslaagd zich in het tophockey klasse te handhaven. De Jongens B1 hebben de Super klasse bereikt. Na twee jaar bouwen is dames 1 geslaagd in haar missie om te promoveren naar de eerste klasse. Dit heeft extra glans gekregen door het behalen van het kampioenschap in de poule. Heren 1 was vorig seizoen nog ontsnapt aan degradatie. Dit jaar hebben ze op een haar naar de promotie naar de eerste klasse gemist. Met de vesterkingen die er dit jaar bij komen en de verdere groei van het team wordt een serieuze gooi gedaan naar het kampioenschap. Dit verenigingsjaar werd de nieuwjaarsreceptie uitgebreid met een drieluik van oud oud Heren 1, oud Heren 1 en Heren 1. Het bestuur was blij met de grote opkomst van de leden en oud-leden, wat zeer in de smaak viel en zonder twijfel aantrekkingkracht heeft uitgeoefend op ouders van leden en leden met kinderen. Wij gaan dit de komende jaren dan ook continueren. De nieuwjaarsreceptie was ook de aftrap voor het hernieuwen van ons beleidsplan. Aanwezigen hebben op flip over vellen hun toekomst beelden geschreven. Om de hernieuwing verder inhoud te geven zijn er avonden georganiseerd met het senioren convent, CV, commissies, leden en ouders van jeugdleden. In de ALV van 7 november 2012 werden de hoofdlijnen van het beleid gepresenteerd en door de vergadering vastgesteld. Er is een Jeugdbestuur aangesteld die met veel enthousiasme activiteiten voor onze jeugd organiseert. Dankzij de organisatie door een aantal heren en dames teams is het op zondagmiddag regelmatig erg gezellig geweest op de hockeyclub. De bijeenkomsten van de Businessclub langs de lijn
zorgden voor een leuke ambiance. Ook de kerstbomen actie was weer een daverend succes. Zeker door de aanwezigheid van Dames 1 en Heren 1 is het een gezellige avond geweest. Bijzondere evenementen in het afgelopen jaar blijven het Minikamp in de meivakantie en het veteranen toernooi voor de start van het lente seizoen.
2.
VERSLAG SECRETARIS door Susan Bruil
2.1 Ledenbestand De ledenadministratie wordt nu uitgevoerd door Philip Stubenrouch. Na een goede overdracht van Astrid van Hagen (die nog steeds als vraagbaak fungeert) loopt het goed. Een taak die veel tijd in beslag neemt, maar met veel enthousiasme en secuurheid wordt gedaan. De samenwerking tussen de ledenadministratie, secretaris en contributie innners verloopt prima. De ontwikkeling van het ledenbestand van het verenigingsjaar 2012-2013 staat in de onderstaande tabel. Er staan momenteel 12 aanmeldingen op de wachtlijst. Overzicht ledenbestand
Bron: LISA
2.2. Bestuur Het bestuur vergaderde gedurende het seizoen 2012-2013 om de zes weken, die allemaal in verslagen zijn vastgelegd. De sfeer onderling is goed. Er is veel werk verzet door iedereen. Structuur is aangebracht en rollen zijn goed verdeeld. Tijdens de vergaderingen zijn diversen commissies op bezoek geweest om met enthousiasme verslag te doen van hun werkzaamheden en het bestuur te adviseren over verbeteringen. Het gaat goed, maar op een aantal plekken binnen de organisatie is ruimte voor verbetering.
2.3 Contributie Afgelopen seizoen is de contributie-inning gedaan door Jean Paul Verhulst en Frank Niessen, in samenwerking met de penningmeester, ledenadministratie en de secretaris. De invoering van de automatische incasso is de inning werkt goed. Er is een oproep uitgegaan voor leden om facturen om te zetten in automatische incasso, hetgeen een hoop werk scheelt voor onze vrijwilligers. Afgelopen seizoen is, op één lid na (die nu een speelverbod heeft), alle contributie hebben geind.
2.4 Diversen De ouders die de infotafel bemannen, zijn onmisbaar en hebben veel werk verricht om alles op zaterdag goed te laten verlopen (vooral het geregel rond de scheidsrechters). Door een andere aanpak van het toewijzen van scheidsrechters en betere opkomst van de scheidsrechters zijn de werkzaamheden voor de Infotafel verbeterd. Riet Oomen heeft zich wederom gedurende het hele seizoen er voor gezorgd dat de infotafel goed georganiseerd was. De coördinatie van en communicatie met vrijwilligers is verbeterd dit jaar. Maar het moet nog in betere banen worden geleid door middel van een coördinator Vrijwilligers. Op die manier worden meer enthousiastelingen van de vereniging bereikt en kan het werk meer verdeeld worden. Vanuit de KNHB worden er richtlijnen en materiaal aangeleverd voor alle verenigingen om Sportiviteit & Respect te integreren in het beleid van de club. Daar hebben we tijdens het seizoen 2012-2013 nog niet genoeg aandacht aan kunnen besteden. We zijn bezig om een commissie voor S&R op te zetten, zodat we het komend seizoen hier meer vorm aan kunnen geven. We hebben inmiddels een vrijwilliger gevonden vanuit de Arbitrage Commissie, maar we zoeken nog een trekker en meer vrijwilligers om het goed van de grond te krijgen. Met de Grote ClubActie 2012 hebben we bijna 5.200 Euro met behulp van veel E/D spelers binnen gehaald. Een enorm goed resultaat! 8 teams scoorden zodanig goed, dat zij als team een leuk teamuitje mochten organiseren. De enthousiaste commissie bestaande uit Isolde Aerts, Jacinta Snoeren en Carolien Vasen bedanken wij hiervoor.
3.
VERSLAG PENNINGMEESTER door Bas Leijsen
Per 1 oktober 2012 heb ik het Penningmeesterschap van MHC De Warande op mij genomen, inmiddels al weer een jaar geleden. Wat mij intussen duidelijk geworden is dat veel zaken voor het nieuwe seizoen (en boekjaar) al ruim voor aanvang voor het opvolgende seizoen vastgelegd worden. Met de start in oktober waren de meeste zaken al vastgelegd. De eerste verandering die ik heb doorgevoerd is het feit dat geen enkele factuur meer betaald wordt zonder voorafgaande goedkeuring van verantwoordelijk bestuurslid. Dit heeft ertoe geleid dat we de uitgaven beter onder controle hebben gekregen.
Het hierna gepresenteerde overzicht moeten we voor het boekjaar 2012-2013 een verlies presenteren van EUR 42.960,-. Een enorm verlies, waar echter een drietal belangrijke kanttekeningen gemaakt dienen te worden: 1. Een behoorlijk aantal verplichtingen waren niet opgenomen in de zogenaamde overlopende posten. Kort gezegd: ruim EUR 16.000,- aan kosten horen niet thuis in dit seizoen maar in vorig seizoen. Dus eigenlijk was verlies vorig jaar EUR 33.000,- en dit jaar EUR 27.000 ! Ik zal dit in de ledenvergadering nader toelichten. 2. Het grootste deel van het echte operationele verlies van EUR 27.000,- is toe te schrijven aan budgetoverschrijding bij personeelskosten. Met name het niet budgetteren van BTW en sociale lasten over bepaalde verplichtingen hebben geleid tot deze overschrijding. Dit is voor komend seizoen veel strakker geregeld, zoals u ziet in de begroting die ook is bijgevoegd. 3. En last but not least: helaas hebben ook een aantal sponsoren het contract opgezegd, heeft de gemeente de subsidiekraan verder dichtgedraaid en loopt verhuur velden ook terug. Gelukkig is er ook goed nieuws: de baromzet is verhoogd en (belangrijker nog) de dekking is ook verbeterd. Dank aan Jacqueline met haar team om de gestegen omzet ook zo netjes vast te leggen. Dank ook aan Jean-Paul, Frank en Edwin die ook pas afgelopen seizoen gestart zijn maar inmiddels prima werk leveren met het factureren en binnenhalen van de diverse bijdragen van leden en sponsoren. Inmiddels is het nieuwe seizoen al weer volop in gang. Wij verwachten dat de baromzet komend seizoen verder doorstijgt. Samen met de extra inspanningen van de sponsorcommissie om meer support te krijgen voor onze mooie vereniging zie ik lopend seizoen met vertrouwen tegemoet.
4.
VERSLAG BESTUURSLID TECHNISCHE ZAKEN door Frank Broers
Warande moest weer op de hockeykaart komen te staan. Dat was een van de speerpunten van afgelopen seizoen. Na een succesvol verlopen seizoen kunnen we zeggen dat de vereniging weer e vol in beweging is. Dames 1 is glansrijk kampioen geworden in de 2 klasse en onze Heren 1 is het net niet gelukt om te promoveren naar de 1e klasse. Ook onze jeugdteams hebben het afgelopen seizoen uitstekend gepresteerd. We hebben vele teams mogen huldigen met het behaalde kampioenschap. Het feit dat ook nog eens diverse teams mee gaan doen voor de play-offs voor de landelijke competities wil zeggen dat het niveau bij de Warande goed is. De wisselwerking tussen senioren teams en de jeugd heeft het afgelopen seizoen veel positiviteit opgeleverd. Deze lijn gaan we doorzetten en om dit te bereiken zijn er veel spelers/speelsters uit onze senioren teams ook ingezet als trainer /coach in de jeugdafdeling. Het continueren van het breedte beleid zal komend jaar nog zichtbaarder worden. Breedte hockey en prestatiehockey zal zich komend jaar verder door ontwikkelen met diverse kwaliteitsinjecties. Spelplezier in teams is en blijft enorm belangrijk. Hockeyvereniging De Warande heeft de Prestatie Hockey Commissie (PHC) in het leven geroepen om de kwaliteit voor de prestatieteams te verbeteren met behoud van de goed functionerende Warandeverenigingsstructuur. De PHC conformeert zich dan ook aan de inhoud en codes van de tot op heden geschreven en geaccordeerde beleidsdocumenten van het bestuur. Vanaf seizoen 2013 - 2014 valt de organisatie van de volgende selecties onder de PHC: alle eerste en tweede teams van de jongens en meisjes D tot en met A en heren 1 en 2 en dames 1 en 2. Om een goed functionerende verenigingsstructuur te behouden is goede communicatie met niet alleen de trainers en coaches van genoemde teams, maar ook met de andere commissies binnen de Warande nodig. Hier gaan we de komende periode veel aandacht aan geven. We praten met elkaar en niet over elkaar. Ook het succes van G-hockey is niet zonder publiciteit gebleven. De sportstimuleringsprijs door de gemeente Oosterhout is afgelopen jaar toegekend aan het G hockeyteam van de Warande waarvoor hulde.
5.
VERSLAG ARBITRAGE, MATERIALEN EN ZAALHOCKEY door Marco Joosen
5.1
Arbitrage
Uitbreiding arbitrage commissie Door uitbreiding van de commissie naar totaal 7 personen, hopen we meer problemen op te lossen en meer scheidsrechters te krijgen, die daarnaast ook beter van kwaliteit zijn. Op alle vlakken (jongste jeugd, junioren, senioren en ouders) moeten er zaken beter aangepakt worden.. Op de Jongste Jeugdavond is er uitleg gegeven, omdat er veel meer ouders geworven moeten worden voor de begeleiding van hun kinderen. Op die manier zullen deze ouders het leuk gaan vinden om door te stromen naar de 11-tallen om daar te fluiten. Er is ook gestart met begeleiding van nieuwe scheidsrechters. De commissie bestaat nu uit Robert Wilting, Rob Patijn, Bart Stegwee, Philip Stubenrouch, Han van de Sande en Edwin van Langh (als klankbord).
Opleidingen In het seizoen 2012-2013 hebben Jan-Hein van den Bergh en Bart Stegwee een aantal cursussen nieuwe stijl gegeven. De cursusavonden behoren namelijk (bijna) tot het verleden. De KNHB heeft besloten de cursussen via het internet aan te bieden. Het examen wordt wel als vanouds afgenomen in het clubhuis. Hierbij zal een KNHB-examinator aanwezig zijn. Bart Stegwee en JanHein van de Bergh blijven als docent bij de opleiding betrokken. De eerste online cursus is inmiddels geweest. Het examen is op 23 oktober 2012 afgenomen en heeft ons doen besluiten om toch meer cursusavonden op de club te geven gecombineerd met elearningmodules. Cursisten starten namelijk veel te laat met leren, omdat ze nu zelf verantwoordelijk zijn. Momenteel worden als onderdeel van de opleiding soms de cursisten langs de lijn geplaatst bij wedstrijden met bondsscheidsrechters. Door het kijken naar deze scheidsrechters leren de cursisten hoe het in werkelijkheid gaat. Van begeleiding jongste jeugd naar scheidsrechter Om extra scheidsrechters te krijgen vanaf de D-jeugd is besloten om ook meer aandacht te besteden aan de Jongste Jeugd-ouders die hun kinderen begeleiden. Het verzoek is om hierin vaker (liefst per wedstrijd) te rouleren, zodat er meer ouders deze eenvoudige startregels leren kennen. Vaak zien we dezelfde ouders begeleiden. Doordat nu meer ouders de regels kennen bij de Jongste Jeugd zullen er meer scheidsrechters mee stromen naar de D jeugd. Scheidsrechtersbegeleiding (nieuw) Spelers die voor de eerste keer moeten fluiten willen we een betere ondersteuning gaan geven door het inzetten van scheidsrechterbegeleiders. Deze begeleiders leggen vooraf aan de wedstrijd door middel van enkele tips uit hoe deze nieuwe scheidsrechters sterker kunnen fluiten. Vaak weten ze de regels al wel, omdat ze zelf spelen. Maar zijn ze vaak angstig voor de reacties vanaf de zijlijn. Daarnaast kunnen ze in de rust vragen stellen en zullen extra tips gegeven worden. Na de wedstrijd volgt dan de evaluatie. Met enkele testzaterdagen is erbij ons een goed gevoel gekregen in dit begeleiders concept. Naar aanleiding van een mail naar bewust uitgekozen personen zijn er enkele positieve reacties gekomen. Helaas nog te weinig om een echte poule op te zetten, zoals gebeurd met bijvoorbeeld de wedstrijdtafel. We blijven hieraan werken en gaan op sommige zaterdagen de begeleiding toepassen. Scheidsrechters tenue Om duidelijk aan te geven wie de scheidsrechters zijn bij thuiswedstrijden is gekozen om een 40tal opvallende jassen bedrukt met 'scheids' op de rugzijde te bestellen. Een sponsor heeft zich aangemeld voor het leveren van deze scheidsrechters tenues, zelfs zonder sponsornaam opdruk. Het toewijzen van de scheidsrechters aan de wedstrijden Deze taak is lange tijd uitgevoerd door het wedstrijdsecretariaat (Jacqueline van den Dungen) omdat vervanging van Bas van Bekhoven langer op zich liet wachten. Inmiddels is deze taak over genomen door Inger van der Sande. De aanpak waarin teams aan het begin van het seizoen wordt gevraagd om een indeling in te leveren wie wanneer beschikbaar moet zijn om te fluiten heeft ook dit jaar goed uitgepakt en wordt uiteraard voortgezet. Omdat ook de D-teams twee scheidsrechters moeten hebben, wordt er een zwaarder beroep gedaan op B-junioren. Het aantal spelers in deze groep dat beschikt over een scheidsrechterskaart is nog relatief laag. Hiervoor zullen spoedig extra examen mogelijkheden worden voorgelegd. De scheidsrechtersindeler/ster kan alleen verantwoordelijk gesteld worden voor het toewijzen van scheidsrechters van de reguliere competitiewedstrijden (D-jeugd en ouder). Voor wedstrijden die verplaatst worden naar trainingsavonden is het team zelf verantwoordelijk voor de arbitrage. Er kan
wel geholpen worden bij het zoeken naar geschikte scheidsrechters. Bij toernooien, drieluikjes, oefenwedstrijden zal ook voor het fluiten ook een beroep gedaan worden op het bezoekende team. Zowel de coaches als de aanvoerders hebben een rol om ervoor te zorgen dat geplande scheidsrechters ook daadwerkelijk verschijnen. Hiervoor kan mogelijk de teampagina gebruikt gaan worden, de optie “Scheidsrechter” onder menuoptie Taken moet dan wel worden toegevoegd. Door het aanwijzen van scheidsrechters door het team vergelijkbaar met “rijden” weet een speler lang van te voren op welke dag er gefloten moet worden. Clubscheidsrechter+ De KNHB is gestart met een opleiding voor scheidsrechter+. De bedoeling is om meer scheidrechters te krijgen die vaker willen fluiten en ook een hoger niveau goed aankunnen. De opleidingen vinden plaats onder begeleiding van leercoaches. Binnen MHC de Warande hebben zich vijf personen aangemeld om als leercoach op te treden. Samenwerking met andere clubs wordt door de KNHB gestimuleerd, met name als het gaat over het afnemen van de examens. Hiervoor heeft zich inmiddels ook een club gemeld, die gebruik willen maken van onze leercoaches. Ruben Joosen geslaagde CS+ scheidsrechter van MHC de warande. Daarom zullen er meer personen zich moeten gaan aanmelden en er zal meer geworven gaan worden. Ook ouders met kaart worden uitgenodigd deze leuke opleiding te gaan volgen. Langs de lijn Niet onbelangrijk voor het hockey waren zeker ook de gebeurtenissen welke de laatste tijd steeds meer in het nieuws waren bij het voetbal en de ongeregeldheden daarbij. Het is de taak van iedereen die bij de hockeysport betrokken is hiervoor te waken. Scheidsrechters dienen duidelijk te fluiten en te straffen, zodat voor iedereen de regels duidelijk zijn. Ook de bond heeft de regels strenger gemaakt voor spelers, teams en begeleiding. Kaarten en de bijbehorende boetes zullen zeker verhaald worden op de spelers en betrokken teams, zoals ook in ons huishoudelijk reglement is geschreven. Hierbij een oproep aan alle coaches. Ook de (beginnend) scheidsrechters mogen fouten maken. Coaches wordt gevraagd hier begripvol mee om te gaan, net als met de fouten van de eigen teamspelers. Ouders die vervelende opmerkingen maken kunnen daar door de coach op aangesproken worden.
5.2. Keepersmaterialen De materialencommissie voor de keeperspullen bestaat uit Hans Baijens en Quintijn Meeussen. Rob Bergevoet heeft dit jaar de commissie verlaten. Uitbreiding met één extra lid is gedurende de drukke periode van inname en uitgifte wenselijk. Na coderen, registreren en koppelen, is het tijd voor up-daten van de keepermaterialen. Niet alleen de prestatieteams, maar ook de breedte teams en (jongste) jeugd moeten goed beschermd en representatief te voorschijn kunnen komen. De materialen die op voorraad zijn liggen overzichtelijk gerangschikt. De registratie is nu gekoppeld aan een bruikleenovereenkomst om te waarborgen dat er zorgvuldig met de spullen omgegaan wordt. Leden, die materialen in bruikleen hebben, kunnen dat onder MATS via Mijn Warande volgen. Gedurende het seizoen 2012-2013 is de investering afgeremd in nieuwe keepermaterialen en zeer bewust gekeken naar manieren van inkopen en (her)gebruik om zo te besparen. Uiteraard mag dit niet ten kosten gaan van de veiligheid van de keepers en/of spelers.
Ook komend seizoen hopen we de keepers goed van dienst te kunnen blijven. Bij problemen kan met Hans Baijens contact opgenomen worden om op dinsdagavond een afspraak te maken, tel. 06-54680801 (na 17:00 uur).
5.3 Overige materialen Walter Korte verzorgd de materialen buiten de keepersspullen en grotere materialen (bv. goals). Hij verzorgd dat iedere trainer/coach voldoende materialen (ballen, pylonen, hesjes, etc.) en een kluisje ter beschikking heeft. De hockeyballen zijn wederom de grootste uitgave post. Per seizoen verdwijnen tussen en 1000 en 1500 ballen. Voor dit seizoen staan helaas nog enkele materialen op het verlanglijstje te wachten. Aparte vermelding behoeft het moeizaam terugkrijgen van de kluissleuteltjes. Misschien is hier een extra prikkel in de vorm van een borg gewenst. Voor de aanschaf van de grotere materialen gaan we eerst op zoek naar sponsoren, voordat er aanschaf plaats vindt.
5.4. Zaalhockey Nadat Wim van Hagen deze commissie geleidelijk heeft overgedragen aan de nieuwe commissie vorig jaar bestaande uit Marco Joosen, Anet van Riet en Rick Heerdink is het over het algemeen een zeer geslaagd indoorseizoen geworden. Er werd al snel gekozen om het concept uit te breiden naar de mogelijkheid om alle teams (43!) die graag indoor wilde spelen te laten zaal hockeyen. Hierdoor moest uiteraard meer zaalcapaciteit worden gezocht voor de competitie en uiteraard ook naar trainingscapaciteiten. Voor de competitie konden we gelukkig de gemeente zover krijgen dat we gebruik konden gaan maken van een tweede zaal (Oosterheidehal) met houten vloer en mooie tribunes. Samen met de normale locatie Arkendonk voldoende ruimte voor de competitie. Voor trainingsruimte moesten we echter veel puzzelen en wederom buiten Oosterhout zoeken omdat de gemeente voorrang geeft aan verenigingen die het hele jaar huren. Hierdoor waren we aangewezen op Raamsdonksveer (Parkzicht), Wagenberg (Driedorp) en Dongen (De Salamander). Derhalve is gekozen om alleen de prestatieteams wekelijks te laten trainen; de overige teams hebben om de week getraind. De organisatie in de zaalhockey competitie zelf kende verschillende aspecten: We hebben de teams gevraagd om scheidsrechters te regelen en ook de zaalwacht. Ondanks dat dit soms wennen was, is dat toch redelijk gelukt. Veel teams is het ook gelukt om met eigen trainer en coach het zaalhockey seizoen te doen. Ondanks dat, zijn merendeel van de wedstrijden goed en probleemloos verlopen. Ondanks de koude is het allemaal goed verlopen. De commissie zelf heeft ervoor gezorgd dat er altijd iemand opstartte en afsloot; dit is prima verlopen. Er zijn eigenlijk geen noemenswaardige problemen geweest, op 1 keer, na, waarbij de wedstrijd langer duurde, dan de geplande zaalhuur toereikend was. Door overleg met de gemeente en beheerders zal dit probleem volgende keer niet meer mogelijk zijn. Aan het einde is de balans opgemaakt middels een evaluatie: Financieel zijn uitgaven en kosten redelijk in balans gebleven. De betrokken partijen zijn allen grotendeels tevreden over het verloop van het seizoen. Kortom, een geslaagd jaar, met mooie momenten. En natuurlijk mogen we trots zijn op de teams die zich hebben geprofileerd op de zaalvelden.
6.
VERSLAG BESTUURSLID SPONSORING en HUISVESTING door Martin Brokx
6.1 Sponsoring Een terugblik op het eerste halfjaar als bestuurslid sponsoring met een geheel frisse en nieuwe commissieleden. De commissie heeft eerst geprobeerd inzicht en overzicht te verkrijgen in de afspraken die er reeds waren. Dit was een flinke klus, daar er al enige tijd weinig aandacht aan was geschonken. Wat heeft u kunnen merken van onze sponsoractiviteiten: we hebben compleet nieuwe sponsor contractformats laten maken door Floris Wubbema van Rijppaert & Peeters advocaten. We hebben een keuze gemaakt voor een nieuwe leverancier voor ons tenue, zijnde Sport2000. De afspraak met Sport2000 is ook dat van iedere besteding in de winkel, de club er ook financieel beter van wordt. De kledinglijn is vernieuwd in de vorm van het merk Reece, tevens voor iedereen een meer gunstige prijs voor de totale kledinglijn. Brokx en ESJ zijn de nieuwe kledingsponsoren in de B-C-D prestatielijn voor de komende 3 jaar, middels shirts en trainingspakken. Een aantal nieuwe sponsoren zijn gevonden als kledingsponsor, breedteteams en bordsponsors. De duidelijkheid over afspraken, wat er wel en wat er niet kan zijn aangescherpt, zodat we hier helder in zijn in communicatie. Een aantal leuke events met de businessclub (mosselavond, kerstboomavond, spreekster Maartje Paumen). De Rabobank is behouden als hoofdsponsor voor de komende jaren. Ook de club van 100 is weer actief geworden, we hebben inmiddels een kleine 50 leden , een bord is gemaakt waar de namen op staan en er is een prachtige bank gemaakt door Mooi Bouw , dit was de bestemming voor een gedeelte van de opbrengst van de club van 100 Wat kunt u verwachten het komende jaar: We zullen proberen meer sponsoren binnen te halen voor onze club. We zullen proberen nog beter te communiceren over mogelijke vormen van sponsoring. Meer teams in uniforme kleding. Meer borden langs de velden. Een dynamische businessclub. Kortom we zijn op de goede weg.
6.2 Huisvesting Het bestuur heeft mij gevraagd ook toe te treden als bestuurslid huisvesting. Wat hebben we afgelopen jaar gedaan: Er is een schetsontwerp gemaakt voor een renovatie en uitbreiding van het clubhuis, dit is gedaan door architect Pascal Grosfeld. We zijn nog bezig dit verder te onderzoeken, wat de verschillende consequenties zijn voor de club en uiteraard of het financieel haalbaar is. Het komende jaar zullen we hier verder mee doorgaan en als alles duidelijk is zullen we dit verder met de leden communiceren.
7.
VERSLAG BESTUURSLID PR & COMM en Activiteiten door Richard van Dijck
7.1 Website We hebben dit jaar hard gewerkt aan een nieuwe, meer toegankelijkere, website voor onze vereniging. Deze is ontwikkeld en zal binnenkort geïntroduceerd worden. Een aantal leden van de commissie heeft hier echt heel veel energie in gestopt. Maar ik denk dat we straks erg trots kunnen zijn op het resultaat.
7.2 APP Ook zijn we er in geslaagd om onze eigen “Warande app” te maken. Deze app geeft ons diversen voordelen: - Instellen van je eigen team pagina, - Berichten pushen per team (afgelastingen, uitslagen etc) - Standen - Bierpot functie - Club nieuws - En nog veel meer De app is te downloaden in de app store en ook voor android. 7.3 Narrowcasting We hebben ook de beschikking over nieuwe schermen in het clubhuis waarop we diversen zaken met onze leden kunnen communiceren. Hierdoor hebben we de mogelijkheid gekregen om op een veel actievere manier de Warande onder de aandacht te brengen. 7.4 Facebook Naast de diverse eigen teampagina’s die er al waren heeft de Warande nu ook haar eigen FBpagina. Hiermee willen we graag stimuleren, dat onze leden met elkaar gaan communiceren en leuke zaken met elkaar gaan delen. We hebben op dit moment al vele volgers en hierop vinden we regelmatig leuke berichten en fotoreportages terug. 7.5 De Waranders Dit jaar is er ook weer een mooie editie van ons clubblad verschenen. De commissie die dit altijd weer met veel enthousiasme maakt heeft besloten dat het blad toch weer een re-styling nodig heeft. We gaan proberen om in 2014 met een compleet nieuwe editie te komen. De verwachting is dat deze nog meer aan zal sluiten bij de verwachting van de lezers. 7.6 Jeugdbestuur Sinds dit jaar is er weer een jeugdbestuur actief bij de Warande. We zijn erg blij dat we een aantal zeer enthousiaste jeugdleden hebben gevonden om deze taak te gaan invullen. Zij hebben met veel succes een C/D feest georganiseerd afgelopen seizoen. Daarnaast hebben ze geassisteerd bij verschillende activiteiten op de vereniging. Zij hebben al weer veelbelovende plannen voor het komende seizoen. 7.7 Activiteiten langs de lijn We hebben dit seizoen, meer nog dan andere jaren, geprobeerd om meer mensen op de club te mogen ontvangen. Hiervoor zijn diversen “borrels langs de lijn” georganiseerd. Ook hebben we het seizoen erg feestelijk kunnen afsluiten. De combinatie van de vrijwilligersdag met de BBQ van onze Businessclub en huldiging van onze teams zorgde voor een hele leuke afsluiting van vorig seizoen. Ook hebben we het seizoen “officieel “ geopend met het voorstellen van onze eerste teams aan het publiek. We zien dat de opkomst langs de lijn op de zondagen nog steeds groeit. Warande Leeft!! 7.8 Overige activiteiten Gelukkig hebben we ook onze “succesvolle” activiteiten gewoon kunnen voortzetten. Enkele andere activiteiten die we dit jaar georganiseerd hebben zijn: Sinterklaasfeest voor de jongste jeugd Jongste Jeugd dag Mini van de Week Mini hockey kamp
Clinic voor de jeugd door D1 en H1 Diverse teams die iets leuks hebben georganiseerd, Dames Vet A met hun spelmiddag voor de jeugd, Heren Vet A met hun bierfeest, Heren 3 met de blaaskappel bij de afsluiting. Etc etc. Familie toernooi Trimhockey toernooi in oktober Veteranen toernooi, helaas niet doorgegaan vanwege de vorst Ongetwijfeld vergeten we nog zaken. Concluderend denk ik, dat we weer mogen terugkijken op een geslaagd seizoen. Waarin we wederom hebben aangetoond dat we met veel enthousiaste leden en vrijwilligers in staat zijn om van de Warande een nog leukere en gezelligere club te maken dan dat hij al is. Wij zijn er ons van bewust, dat een goede communicatie van essentieel belang is, zeker ook bij een mooie en grote vereniging als de onze. Dat dit nog niet altijd helemaal naar een ieders tevredenheid gaat is ons bekend. Hieraan zullen we dan ook komend jaar heel hart blijven werken.
******************************************************************************************************
Notulen van de vorige Algemene Ledenvergadering Gehouden op 7 november 2012
******************************************************************************************************
M.H.C. DE WARANDE Oosterhout
Algemene ledenvergadering M.H.C. De Warande gehouden op 7 november 2012 om 20.00 u. in het Clubhuis Aanwezig zijn ca. 30 leden. 1.
OPENING / MEDEDELINGEN VOORZITTER
De voorzitter, de heer C. van den Nieuwenhuijzen, opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom.
2.
VASTSTELLING AGENDA
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3.
INGEKOMEN STUKKEN
Er zijn 2 ingekomen stukken die beide aan de orde zullen komen bij de rondvraag. 4.
VASTSTELLING VERSLAG ALV 13 OKTOBER 2011
De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.
5.
JAARVERSLAG VAN HET BESTUUR 2011-2012
Aan de hand van een aantal sheets neemt de voorzitter het afgelopen jaar in vogelvlucht door. De start was moeizaam en hectisch vanwege het feit dat het bestuur maar uit 3 leden bestond. Gelukkig is er in de loop van het jaar sprake van positieve ontwikkelingen zodat er in de loop van deze avond een aantal nieuwe bestuursleden voorgesteld worden. Naast positieve ontwikkelingen binnen het bestuur is er ook sprake van toename van het aantal vrijwilligers. De Nieuwjaarsborrel was niet alleen de start van een nieuw kalenderjaar, maar ook van een “nieuwe start” binnen de vereniging. Er zijn weer nieuwe (oude) activiteiten georganiseerd zoals de A/B- en C/D-feesten. Ook heeft de Grote Clubactie weer een mooi bedrag opgeleverd van ca. € 5.000,=.
Het probleem met de glibberige velden vanwege de algengroei heeft vorig jaar de kop op gestoken. Ondanks alle inzet zijn deze problemen nog niet voorbij. Ook dit jaar worden de nodige inspanningen verricht om het probleem te tackelen. In het afgelopen jaar is Funkey Hockey opgestart. Dit is succesvol verlopen. Ook in het huidige seizoen loopt dit goed. Gelukkig worden hierdoor ook weer meer 4 en 5 jarige jongens lid. Mede dankzij de inspanningen van de HOT’s gaat alles goed met de teams. Anet van Riet en Chris Bossers voor de breedtehockey en Dick Oomen, Sjoerd van den Boezem en Oskar Zwart voor de prestatieteams. D1 en H1 hebben zich in het afgelopen jaar goed gehandhaafd in de 2de klasse. Bij het zaalhockey is goed gepresteerd. Helaas zijn er te weinig zalen in Oosterhout om alle teams te laten spelen in de zaal. Vragen: D. van de Schoof: speciale vermelding voor de B-junioren. Antwoord: D. Oomen: alle teams spelen op een goed niveau. 6.
VERSLAG VAN DE KASCOMMISSIE 2011-2012
Het verslag van de kascommissie, bestaande uit de heren H.P. van Eck en R. Kuiper wordt voorgelezen door de heer Van Eck. Na kennisneming van de bevindingen van de kascommissie wordt door de vergadering decharge verleend aan de Penningmeester en het Bestuur.
7.
VASTSTELLING JAARREKENING 2011-2012
De penningmeester geeft een toelichting op de jaarcijfers. Er zijn geen bijzonderheden te melden. Na de toelichting van de penningmeester en het verslag van de kascontrolecommissie wordt de jaarrekening vastgesteld.
8.
BENOEMING KASCOMMISSIE VOOR HET BOEKJAAR 2011-2012
De heer Van Eck is bereid opnieuw plaats te nemen in de kascommissie. Als 2de lid meldt de heer R. Beukers zich aan. 9.
BESTUURSFUNCTIES
Op 1 oktober 2012 is Peter Willemen teruggetreden als penningmeester. Hij is opgevolgd door Bas van Leijsen. Aftredend als secretaris is Wim van Hagen; hij heeft zich niet herkiesbaar gesteld. In zijn plaats is toegetreden Susan Bruil-Koertshuis als secretaris. Op 8 oktober 2012 zijn tot het bestuur toegetreden: De heren Richard van Dijck en Martin Brokx.
Met voor ieder een passend woord, een cadeaubon en een boeket neemt de voorzitter afscheid van Peter Willemen, Wim van Hagen en Miek Storm van Leeuwen-van Wuijckhuijse (neemt afscheid als notuliste). Tevens wordt Astrid van Hagen bedankt voor al haar inzet voor de ledenadministratie. Ook zij ontvangt een boeket en cadeaubon. Het nieuwe bestuur is als volgt samengesteld: – Voorzitter Nieuwenhuijzen – Penningmeester – Secretaris – Hockey technische zaken – Activiteiten, PR&COM, jeugdbestuur, plv voorzitter – Sponsorcommissie, BC en huisvesting 10.
Cees van den Bas van Leijsen Susan Bruil-Koertshuis Frank Broers Richard van Dijck Martin Brokx
NIEUW BELEIDSPLAN
Aan de hand van sheets geeft de voorzitter een toelichting op de toekomstvisie 201022016. Met name zaken als – Respect – Sportiviteit – Discipline – Betrokkenheid – Clubgevoel worden de nieuwe speerpunten in het beleid. Gestreefd wordt, voor zowel D1 als H1, naar een stabiele plaats in de 1ste klasse. Op dit moment zijn we op de goede weg. Ook de prestatieteams van de jeugdlijn bereiken goede resultaten. Dit wekt hoop en verwachting voor de toekomst. Frank Broers geeft aan de hand van sheets een toelichting op de hockeytechnische zaken. Aan de problematiek inzake de beschikbare faciliteiten bij de jonge senioren wordt gewerkt. Wel is gebleken dat de motivatie (training) bij deze groep vaak te wensen over laat. De resultaten van de prestatieteams zijn goed, evenals de vooruitzichten. De groep trimhockeyers is groeiend en vraagt aandacht. Er worden gesprekken gevoerd om de zaken beter in balans te brengen. De zaalhockey is geen doel op zich, maar ondersteunend aan het veldhockey. Helaas is er binnen Oosterhout een gebrek aan zaalcapaciteit. Naast de nodige inspanningen (Oosterheidehal “komt eraan”) moet helaas ook gehoopt worden op betere tijden om alles een plaats te kunnen geven. De arbitrage vraagt de nodige aandacht. Naast het stimuleren van de jeugd om hun kaart te halen, vraagt het gedrag van spelers en toeschouwers om de nodige aandacht. Geef de scheidrechters het respect wat ze verdienen en gedraag je normaal als je naar een wedstrijd staat te kijken. “Wat gij niet wilt dat u geschiedt, doe dat ook aan een ander niet!” Hoe wil je nu dat de jeugd gemotiveerd blijft om te fluiten, als ze regelmatig “voor rotte vis” worden uitgemaakt. Spreek elkaar aan op het gedrag.
Er wordt momenteel gewerkt aan het aanstellen van ambassadeurs binnen de vereniging die fungeren als aanspreekpunt bij situaties van disrespect en het niet nemen van verantwoordelijkheid. Marco Joossen vraagt of het niet mogelijk is om jonge scheidsrechters het eerste jaar te begeleiden. Riet Oomen vraagt of het geen optie is om de ouders van de C- en D-jeugd aan te moedigen om hun kaart te halen. Chris Bossers geeft de suggestie om de jongere jeugd ook al te laten fluiten bij de benjamins. Martijn ten Hakke vraagt of het mogelijk is om bij de aanwijzing van de scheidsrechters al rekening te houden met mogelijke “risico’s”. Op het gebied van communicatie is het van belang dat er niet alleen gebruik wordt gemaakt van de mail; maar dat we elkaar ook kennen van gezicht. Er wordt naar gestreefd om elke maandagavond aanwezig te zijn in het clubhuis zodat er face to face overlegd en gesproken kan worden over zaken die op dat moment van belang zijn. Riet Oomen vraagt of het niet te voorkomen is dat D1 en H1 altijd gelijktijdig uit/thuis spelen. Bij om en om spelen zou er wekelijks een trekker zijn op zondag wat ook het clubgevoel ten goede zal komen. Dit zal overlegd moeten worden met de Bond. Een belangrijk punt voor de toekomst is het “oppimpen” van het clubhuis. Daar wordt aan gewerkt, maar is sterk afhankelijk van financiën en vrijwilligers. Wat financiën betreft: er wordt naar gestreefd om de contributie alleen te verhogen met de jaarlijkse indexatie. Ook zal de toeslag voor prestatiehockey worden heroverwogen, maar dat kan alleen maar als het budgetneutraal aangepast kan worden. Bas van den Dungen vraagt of het niet mogelijk is om de A-jeugd op zondag te laten spelen. Deze suggestie wordt mede ingegeven door het feit dat deze categorie spelers gedurende het seizoen vaak open dagen van vervolgopleidingen moet bezoeken die altijd op zaterdag vallen. Dit is echter een zaak van de Bond. Aankaarten en meedenken is altijd mogelijk. Vanuit de zaal komt ook de opmerking dat er senioren zijn die liever op vrijdagavond dan op zondag spelen. Is dat mogelijk? Ook hier geldt: dat is een zaak van de Bond.
11.
BEGROTING 2012-2013
De nieuwe penningmeester, Bas van Leijsen, geeft aan de hand van de sheets een toelichting op de begroting voor het komende seizoen. Aandachtspunt voor het komende seizoen: verhogen van de inkomsten. Dit zal dan met name moeten komen uit een verhoging van de baromzet door meer activiteiten. Ook wordt gewerkt aan een grotere sponsoring via de BC. Daarnaast blijft de contributie natuurlijk de grootste bron van inkomen. Door een strengere controle op de uitgaven zal getracht worden deze kant van de begroting in de hand te houden. Een van de consequenties zal zijn dat er geen enkele factuur wordt uitbetaald als de paraaf van de verantwoordelijke en de penningmeester ontbreekt.
Op dit moment wordt de gehele administratie nog verwerkt door ESJ Accountants en Belastingadviseurs. Op korte termijn zal overgegaan worden naar Exact Online; hierdoor zal de administratie meer in eigen beheer gedaan kunnen worden. INTERMEZZO Bas van Bekhoven is gearriveerd. Ook van hem wordt afscheid genomen. De voorzitter bedankt hem voor al zijn inzet om ervoor te zorgen dat er voor elke te spelen wedstrijd scheidsrechters aanwezig zijn. Als bij aanvang van een wedstrijd een scheids ontbrak vulde Bas zelf, indien mogelijk, de opengevallen plek in. Hulde en dank daarvoor! Ook hij ontvangt een boeket en cadeaubon.
12.
VOORSTEL CONTRIBUTIEAANPASSING
Er wordt voorgesteld de contributie te verhogen conform de voorgestelde indexering van de KNHB. Er zijn geen bezwaren.
13.
JUBILARISSEN
Dit jaar zijn er “slechts” 2 jubilarissen; maar dan wel 2 met een respectabel verleden. John Oomen en Hans Janssen zijn beiden 60 jaar lid van de vereniging en hebben samen 68 jaar bestuurservaring! Wim van Hagen heeft voor beiden een passende toespraak, een onderscheiding en een boeket bloemen. 14.
RONDVRAAG
George Martens: is het mogelijk om voor vaste scheidsrechters kleding aan te schaffen? Als de vereniging voor een kleine vaste groep scheidsrechters kleding, voorzien van een sponsornaam, zou kunnen verstrekken heeft dat een mooie uitstraling naar buiten. Is het niet mogelijk dit op naam te verstrekken? Ieder is dan verantwoordelijk voor zijn eigen kleding. Voor de zaterdag is het nog niet mogelijk. Er is dan teveel nodig, en dat is niet te realiseren. Voor de zaterdag zou gedacht kunnen worden aan hesjes met een sponsornaam. De onderscheidende kleding geeft in ieder geval duidelijk aan wie de “baas is in het veld”. Via de mail is er van Pim Nuijten de suggestie binnengekomen om een database van de bestaande contracten aan te leggen. Deze kunnen dan ook tijdig juridisch gescreend worden. Astrid van Hagen vraagt of “heroverwegen” (van de prestatiehockeytoeslag) ook betekent dat deze toeslag wordt afgeschaft. Daar is op dit moment nog niets over te zeggen. De toekomst zal het uitwijzen. 15.
SLUITING
Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering en nodigt iedereen uit voor een drankje.
Oosterhout, 11 november 2012 Miek Storm van Leeuwen-van Wuijckhuijse
