Jaarverslag GMR AVES 2011-2012 Inleiding Voor u ligt het jaarverslag van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR) van de stichting Aves. Dit jaarverslag beslaat schooljaar 2011/2012. Het bevat informatie die binnen de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad besproken en behandeld is. Graag informeren wij u op deze manier over onze werkzaamheden binnen de Stichting Aves. Doel van de GMR van Aves “Het op een positief kritische manier beoordelen van het beleid en waar nodig geacht het adviseren van het College van Bestuur inzake het te volgen beleid”. Samenstelling GMR De GMR bestaat uit acht leden. Vier leden van katholiek/oecumenische identiteit en vier leden met openbare identiteit. Vier leden zijn afgevaardigd vanuit het personeel en vier leden zijn vertegenwoordigd door ouders/verzorgers. Leden van de GMR hoeven geen lid te zijn van een Medezeggenschapsraad (MR). Wel dienen zij als ouder/verzorger of als personeelslid aan een van de scholen die zij vertegenwoordigen verbonden te zijn. Als GMR vertegenwoordigen we 27 scholen binnen onze stichting Aves inzake beleidszaken die een meerderheid van de scholen betreffen.
Naam
Functie
Geleding
Aandachtsgebieden
Annemieke v. d. Niet Dick Bakker
voorzitter vicevoorzitter
ouder personeelslid
communicatie financiën, personeel
Wendy Roowaan
vicevoorzitter
personeelslid
personeel, onderwijs
personeelslid ouder personeelslid ouder ouder personeelslid personeelslid
personeel, identiteit financiën onderwijs, identiteit personeel, materieel identiteit, communicatie
(sept./okt. 2011) (vanaf nov. 2011)
Annigje Molog Willy Feikens Marion Merks Sigrid Bosman Anita Haverkamp Afien Wijnands* Jurrien Meyer**
personeel, identiteit (financiën, materieel, vanaf 2012)
*lid vanaf april in de plaats van Dick Bakker, die eerder in het schooljaar aftrad ** tijdelijke vervanging voor A. Molog
1
Dick Bakker heeft de eerste 2 maanden van het schooljaar het voorzitterschap vervuld. Voor Dick hebben we in April 2012 vervanging gevonden, aangezien Dick Bakker een functie als directeur binnen de stichting ging vervullen. Personeelsleden zijn zeer moeilijk te vinden voor deelname binnen een GMR is, de ervaring. Zo ook bij ons. We zijn heel blij dat de GMR in april weer voltallig werd. Annigje Molog viel halverwege het schooljaar uit door ziekte en Jurrien Meyer wilde haar plaats zo lang innemen als vervanger. Wel hoorden we door het jaar heen via mailcontact haar bijdrage aan de beleidszaken die in vergaderingen aan de orde kwamen. Secretariële ondersteuning GMR Mevrouw Ardie van Keulen ondersteunt de GMR op secretarieel gebied (verslaglegging, informatieaanvragen, e.d.). Vergaderen De GMR is in het afgelopen jaar tien keer bij elkaar gekomen. Voorafgaand aan de vergaderingen worden thuis alle beleidsstukken, notulen, agenda en verdere informatie doorgenomen, zodat we de vergaderingen voorbereid en constructief kunnen voortzetten. Naast deze tien vergaderingen hebben wij dit jaar ook een avondcursus gehad op 21 mei 2012. Het thema dat we deze avond behandeld hebben is “Passend Onderwijs”. Structuur GMR Huishoudelijk reglement De GMR stelt zelf het huishoudelijk reglement op, eventueel aan de hand van een voorbeeld. We hebben onze eerste vergadering kritisch gekeken naar de inhoud van het reglement, zodat we volledig kunnen voldoen aan onze doelstelling: “Het op een positief kritische manier beoordelen van het beleid en waar nodig geacht het adviseren van het College van Bestuur inzake het te volgen beleid”. Acht maart 2010 is het huishoudelijk reglement vastgesteld door de GMR. Verdeling aandachtsgebieden Omdat we als kleine groep 27 scholen binnen de stichting vertegenwoordigen, hebben we besloten aandachtsgebieden toe te passen. Zo heeft elk lid binnen de GMR een aandachtsgebied waar hij/zij ook wat meer kennis van heeft in de dagelijkse praktijk en zich daar meer op toelegt. De verschillende aandachtsgebieden zijn: personeelsbeleid, financiën, materiële zaken, identiteit, onderwijs en communicatie. Hoewel de aandachtsgebieden zijn verdeeld, zijn de verantwoordelijkheden niet verdeeld. Besluiten worden door de gehele GMR genomen. Scholing GMR Om als GMR op de hoogte te zijn van de meest recente ontwikkelingen is scholing van belang. Ook dit jaar hebben we een cursus gehad en behandelde het thema Passend Onderwijs. Een interessant thema waarin veel te doen is op dit moment en in de toekomst. Omdat het kabinet gevallen was en er geen veranderingen betreft financiën op onderwijsgebied doorgevoerd werden op dat
moment, spraken we vooral over mogelijke situaties die zich in de toekomst kunnen gaan voordoen.
Communicatie Nieuwsbrief GMR Inmiddels zijn wij allemaal bekend met de nieuwsbrief Vleugels. Een informatieve en leuke informatieverstrekker, die de lezer betrekt bij het reilen en zeilen van alle ontwikkelingen en bezigheden binnen de stichting van de 27 scholen binnen Aves. Ook de GMR heeft altijd een stukje ter beschikking om verslag te doen van wat er plaats heeft gevonden in de afgelopen vergaderingen. Deze mogelijkheid pakken we natuurlijk graag aan om u van de laatste ontwikkelingen op de hoogte te blijven houden. De GMR als aanspreekpunt Wij worden regelmatig telefonisch of per mail benaderd door MR’en en individuele personen voor vragen over uiteenlopende zaken. Al deze vragen zijn besproken binnen de vergaderingen en beantwoord. Dit jaar is het een stuk rustiger gebleven dan voorgaand anderhalf jaar wat betreft reacties van MR’en. U kunt uw vragen/opmerkingen en reacties altijd naar ons toe sturen via ons mailadres:
[email protected]. Website GMR Wij hebben een structuur uitgewerkt voor de communicatie vanuit de GMR via de website van de Stichting. Hier worden naast de agenda voor de komende vergadering, de goedgekeurde notulen van de afgelopen drie jaar opgeslagen, Ook het GMR statuut het huishoudelijk reglement en de GMR leden voorgesteld met foto en portefeuille zijn op de website terug te vinden. Daarnaast plaatsen we maandelijks een berichtje op de pagina “actueel”. Hiermee willen we de belangstellenden op de hoogte houden van de meest actueel besproken punten binnen de GMR. Jaarverslag Dit is ons derde jaarverslag sinds de oprichting van de huidige GMR onder stichting Aves. Wij sturen dit jaarverslag aan alle MR’en die onder de stichting Aves vallen. Wij sturen het verslag ook aan alle directeuren van de betreffende scholen; een exemplaar aan het College van Bestuur en alle leden van de Raad van Toezicht. Als laatste geven we een inkijkexemplaar aan alle scholen, zodat alle medewerkers van de scholen van Aves de informatie kunnen doornemen. Jaarvergadering 21 november 2011 hebben wij de tweede GMR jaarvergadering gehouden. Naast het bespreken van het GMR-jaarverslag en de communicatie hadden wij een thema gekoppeld aan deze avond, namelijk de begroting. Het lezen van een begroting is toch voor veel MR’en een lastig punt. Lang niet iedereen is vertrouwd met de begrippen en getallen, waardoor een waardevol oordeel over de financiën van een school moeilijk te onderschrijven is. Marieke ten Hove van het Onderwijsbureau Meppel heeft deze avond geprobeerd meer duidelijkheid te geven over dit onderwerp. Tevens heeft Willy Feikens van de GMR een
3
kort verslag gemaakt als extra hulp en naslagwerk, dat zeer bruikbaar is om ten allen tijde te raadplegen, wanneer de begroting zich weer aankondigt. Deze avond werden er ook vragen gesteld door MR-leden over allerlei zaken. Het is voor beide partijen prettig om zo opmerkzaam te worden gemaakt betreffende allerhande zaken die spelen bij de verschillende scholen. Wel bleven de vragen vooral georiënteerd op het gebied van de begroting en waren er daarnaast minder vragen dan het voorgaande jaar op de jaarvergadering. Behandelde onderwerpen Het afgelopen schooljaar zijn de volgende onderwerpen aan de orde gekomen.
Personeel
Mobiliteitsbeleid We hebben een overzicht gekregen dat een duidelijk beeld geeft m.b.t. mobiliteit. Mobiliteit van het personeel heeft ook te maken met maatwerk en omvang van de betrekking. Alle nieuwe medewerkers die gestart zijn per 01-08-2011 hebben allemaal een assessment afgelegd. Notitie inzake Vervangingspool Leerkrachten kunnen als pooler ingezet worden. Ze kunnen dit zelf aangeven, wanneer ze hier belangstelling voor hebben. Ze staan dan op langdurige vervanging. Dit scheelt veel geld in personele kosten. Ook kunnen ze tijdens deze tijdelijke vervanging zich volledig richten op het onderwijs zonder deel te nemen aan nevenactiviteiten buiten lestijd om die een regulier personeelslid wel onderneemt. Als GMR hebben we aangegeven dat de kwaliteit van de pooler bewaakt moet worden. Deze notitie is goedgekeurd door de personeelsgeleding van de GMR. Reiskostenregeling Dit stuk is een aanvulling op de Cao om duidelijk te maken wat binnen het taakbeleid is vastgelegd qua woon-werkverkeer. Als de reis niet onder taakbeleid valt zijn het dienstreizen. De belasting accepteert woon-werkverkeervergoeding maar 1x per dag, dus indien iemand ‘s avonds weer op school moet komen, is er een maaltijdvergoeding in plaats van een extra dienstreisvergoeding. De GMR vond een kleine toevoeging noodzakelijk die duidelijk maakt dat dit beleidsstuk een aanvulling is op de al bestaande vastgelegde stukken van de Cao omtrent reiskosten. De Personeelsgeleding van GMR stemde daarna in met de reiskostenregeling. Notitie Taskforce Meer Mans Het aantal mannen bij Aves ligt onder het landelijk gemiddelde. Het doel van deze notitie is om meer mannen te krijgen in de scholen. Doelstelling is om te streven naar een percentage van 20% mannen binnen het personeel. Taakbeleid Een bekend stuk dat in een nieuwe lay-out is gegoten. Na een paar kleine aanpassingen stemmen de personeelsleden die deel uit maken van de GMR in met de notitie Taakbeleid.
Functiemix Er wordt doorgeborduurd op het besluit van vorig jaar. Leerkrachten kunnen solliciteren op de LB-functie. Aves zet nu 16% van de 19% in. Het is moeilijk om mensen te motiveren voor LB functies. De huidige ronde functiemix was nog niet afgerond en het ministerie startte de volgende ronde al. Personeelsmap Er is gestart met een personeelsmap voor elke medewerker in vaste dienst. In deze map kunnen alle zaken die betrekking hebben op het werken bij Aves worden opgeborgen. O.a. aktes, persoonlijk ontwikkelingsplan (pop), functioneringsgesprekken en salarisstroken enz.. Daarnaast heeft de directeur een dossier over elke leerkracht. Dit dossier gaat met de leerkracht mee indien hij/zij naar een andere school gaat. Met de directeuren is afgesproken welke zaken zeker in het dossier moeten zitten. Tevens is er een personeelsdossier met de relevante documenten van een medewerker te vinden in het bestuurskantoor.
Onderwijs Vakantierooster 2012-2013 We hebben uit de drie vakantierooster-voorstellen gekozen voor de optie dat er 2 weken meivakantie zal zijn. Dit was ook de voorkeur van de directie. De leden van de GMR stemmen in met het vakantierooster 2012-2013. Meerjarenzorgplan 2011-2015, versie 2011-2012 Het meerjarenzorgplan is een uitgebreid plan, dat beschrijft hoe er in het onderwijs wordt omgegaan met de verschillende leerlingen binnen de verschillende scholen. Dit is de uitwerking van het 4-jarige zorgplan. De getallen en cijfers zijn aangepast. Dit is het laatste beleidsstuk van dit samenwerkingsverband. Binnenkort gaat de overheid een nieuwe verdeling maken van de verschillende samenwerkingsverbanden. Aves wil proberen om de scholen van Vollenhove en Kampen die aangesloten zijn bij de stichting bij het samenwerkingsverband te houden/krijgen. De leden van de GMR stemmen in met het Meerjarenzorgplan 2011-2015, versie 2012-2012. Tussen Schoolse Opvang (TSO) De subsidie voor scholing overblijfkrachten is komen te vervallen. De verplichting tot scholing blijft. De daaruit voortkomende scholingskosten zijn voor rekening van de ouders die gebruik maken van de overblijfregeling. De kosten voor het organiseren en coördineren van de overblijfscholing neemt het bestuur voor haar rekening. De scholing is eenmalig en de helft van de overblijfkrachten moet geschoold zijn.
5
Identiteit Identiteitsteksten Ter informatie kregen we identiteitsteksten. Een identiteitstekst voor openbaar onderwijs, een voor katholiek onderwijs, een voor katholieke/oecumenisch onderwijs en een voor de samenwerkende school. Deze zijn in een klein comité verder besproken. De teksten zijn zo begrijpelijk gemaakt, zodat het duidelijkheid biedt voor de mensen die binnen stichting Aves werken. De tekst voor het katholieke onderwijs gaat ook naar de parochie en het bisdom. Identiteitsdiploma’s Het Diploma Openbaar Onderwijs moet binnen 2 jaar nadat je in dienst bent gekomen behaald zijn. Maar er wordt wel rekening gehouden met een eventuele te volgen gymopleiding bij in diensttreding. De leden van de GMR hebben ingestemd met bovenstaande notitie.
Financiën
Bestuursbegroting 2012 Er zijn investeringen gedaan op ICT gebied, technisch onderhoud en vervanging van methodes. 2012 zal een pittig jaar worden. Er zijn diverse zaken in gang gezet, om alles in goede banen te leiden. Aan de directeuren is gevraagd het aantal computers te inventariseren nu het leerlingaantal terugloopt, zodat de licentiekosten van computers omlaag kunnen. De leden van de (P)GMR stemmen in met de formatie-inzet van de Begroting 2012, op basis van artikel 12, 1e lid onder b. Bestuursjaarplan Het CvB geeft aan dat dit een uitwerking is van het Bestuursplan. Alles wat groen is ingekleurd is inmiddels afgewerkt. Het CvB heeft contact gemaakt met de NHL (afdeling communicatie). Enkele studenten wilden graag een opdracht uitvoeren voor Aves. Een onderzoek over de naamsbekendheid en naar Social Media. Na de uitkomsten te hebben bekeken kan Aves tevreden zijn over het onderdeel naamsbekendheid. Vanaf 2014 wil Aves starten met het item, hoe om te gaan met social media binnen de scholen. Financieel a. Handboek en b. Afspraken De bestuursrapportage wordt twee maal per jaar gemaakt. Deze komt eerst aan de orde bij de Raad van Toezicht, daarna bij de GMR. Nadat er wat aanpassingen gedaan werden om het stuk makkelijker leesbaar te maken en wat onduidelijkheden eruit gehaald te hebben, stemmen de leden van de GMR in. Bestuursjaarverslag en jaarrekening 2011 In de laatste vergadering van de Raad van Toezicht is de accountant aanwezig geweest om samen met de leden van de RvT de jaarrekening 2011 te bespreken en toe te lichten. De accountant geeft ook adviezen. De betaling van salaris van een van de directieleden was eenmalig hoger in verband met uitbetaling van opgespaarde Bapo. De kostenpost water en energie zijn niet
zijn gestegen omdat het aantal leerlingen is afgenomen en er dus afsluitingen zijn van lokalen, dus minder verbruik. Twee personen van de Besturenraad (koepelorganisatie van christelijke scholen) en twee leden van de RvT hebben samen met dhr. Timmermans de jaarrekening 2011 besproken. Zij waren positief over de jaarrekening.
Overig Raad van Toezicht Het afgelopen jaar is de GMR samengekomen met de Raad van Toezicht. Dit vond plaats in december. Dit moment hebben we gebruikt om met elkaar te praten over de gang van zaken binnen onze eigen geledingen en daarbij binnen de stichting Aves. We hebben gepraat over de toekomstvisie voor de komende 5 jaar en verbeterpunten voor Aves en de GMR. Deze bijeenkomst wordt jaarlijks herhaald. Klachtenregeling Er waren twee aparte klachtenregelingen. (een van Christophorus en een van openbaar basisonderwijs) Beide regelingen leken veel op elkaar. Er komt nu één document. We bespreken deze regeling en kijken vooral naar de rol en noodzaak van mediator. Er moet een juridisch zorgvuldige procedure zijn. Twee leden van de GMR nemen het document inhoudelijk en tekstueel door en na een gesprek met directie is de klachtenregeling aangepast. De leden van de GMR geven aan in te stemmen met bovenstaande aangepaste notitie. Rapporten NHL De GMR heeft 3 rapporten ter informatie ontvangen. Er wordt gekeken welke aanbevelingen uit de rapporten gehaald kunnen worden. De ICT’er gaat langs alle scholen om de teams te bevragen. Het CvB wil een goede oriëntatie op ICT gebied. Het CvB wil komend schooljaar inventariseren op het gebied van social media en dan beleid afspreken. Het CvB heeft de naam Aves overal op internet laten vastleggen. Aves heeft 2 jaar campagne gevoerd om de naamsbekendheid van Aves onder ouders en leerkrachten te vergroten. Deze campagne heeft veel geld gekost, maar heeft volgens het onderzoek resultaten opgeleverd. De studenten van de NHL hebben een presentatie gegeven over het onderzoek dat zij gehouden hebben over het gebruik van Social Media binnen Aves. Het CvB geeft aan dat zij hiermee binnenkort gaan starten en de uitslagen gaan vermelden in het nieuwe bestuursplan 2014-2018. Samenwerking SCPO en Aves Vlak voor de de zomervakantie 2012 zijn wij als GMR-leden vroegtijdig door de CvB geinformeerd over eventuele samenwerking met de SCPO (stichting christelijk primair onderwijs) in de toekomst. In het nieuwe schooljaar vindt voortgang plaats door middel van gesprekken, gezamenlijke avonden en informatieverstrekking.
7
Vergaderdata 2012-2013 De GMR komt in dit schooljaar achtmaal bij elkaar. De actuele vergaderdata zijn te vinden op www.aves.nl. Financiële verantwoording De reguliere kosten die de GMR maakt door het jaar heen betreffen een vergoeding die volgens gemeentelijke uitgangspunten zijn vastgesteld. Tevens wordt vergoeding gegeven voor gemaakte reiskosten. Actiepunten 2012-2013 Een jaarlijks terugkerende jaarvergadering, waarbij alle MR’en vallende onder de stichting Aves, uitgenodigd worden. Tijdens deze avond stelt de GMR zich weer even kort voor, wordt het jaarverslag doorgenomen en komt er een spreker, die een thema behandelt. Dit jaar zal het CvB meer vertellen over ontwikkelingen die plaatsvonden binnen Aves, zodat de MR’en weer wat dichter bij de kern komen in een gesprek met het CvB. Wij zullen het komend jaar intensief betrokken zijn bij de gesprekken die samenwerking betreffen tussen SCPO en Aves. Samen met de Raad van Toezicht zal een avond in december afgesproken worden, om bij elkaar te zijn en met elkaar van gedachten te wisselen. Voor actuele informatie over het reilen en zeilen binnen de GMR van Aves verwijzen wij u door naar de site van Aves; www.aves.nl, alwaar u onder het kopje Organisatie alle informatie kunt vinden van de GMR. Onze hartelijke dank voor uw belangstelling en vertrouwen tot nu toe in de GMR. Wij vertrouwen erop dat dit jaarverslag meer inzicht zal geven in de werkzaamheden van de GMR. Met vriendelijke groet namens de GMR, Anita Haverkamp Annemieke van der Niet
voor contact met de GMR:
[email protected]
