Jaarverslag
2010
Gemeentearchief Rotterdam
Wettelijke taak De taak van het Gemeentearchief Rotterdam is om archieven van de gemeentelijke overheid in goede en toegankelijke staat te (laten) beheren. Dit is vastgelegd in de Archiefwet (1995). De overheid moet zich immers kunnen verantwoorden. Het archief beheert ook een uitgebreide collectie beeldmateriaal en audiovisueel materiaal. Het stelt deze historische bronnen beschikbaar en stimuleert het gebruik ervan. Het Gemeentearchief Rotterdam is tevens het Gemeentearchief van Albrandswaard, Barendrecht, Lansingerland, Ridderkerk, Capelle aan den IJssel en Waterschap Hollandse Delta.
Inspectie De inspectie houdt toezicht op het informatie- en archiefbeheer van de gemeentelijke diensten en bedrijven. In 2010 zijn veertien organisaties geïnspecteerd. Daarnaast is de inspectie gestart met de uitvoering van een thema-inspectie bij alle diensten en deelgemeenten in Rotterdam, met als onderwerp de zelfevaluatie van de baseline informatiehuishouding. De inspectie verstuurde vier nieuwsbrieven en organiseerde twee voorlichtingsbijeenkomsten.
Archieven Bestuursdienst Sinds september 2007 loopt het project Rotterdamse Archief Selectie (RAS) om ruim 3,5 kilometer archieven van de Bestuursdienst te bewerken. Inmiddels is 2,75 kilometer gedaan. De archieven beslaan grotendeels de periode 1970-2006.
in 2010 zijn veertien organisaties
geïnspecteerd
2
Van fysiek naar digitaal Het aantal digitale bezoekers is in 2010 opnieuw gegroeid: trok www.gemeentearchief.rotterdam.nl in 2009 nog 421.507 bezoekers, in 2010 was dat aantal opgelopen tot 451.000. Toch was de groei minder dan gehoopt. Dit kwam vooral doordat de nieuwe website met de ‘digitale balie’ nog niet kon worden gelanceerd. De brandgrenswebsite trok in mei 7.319 unieke bezoekers, het hoogst aantal sinds de lancering in 2008. Ook de oorlogsfoto’s op Flickr trokken de aandacht. Die kregen in één weekend 271.960 views nadat het AD Rotterdams Dagblad er een artikel aan wijdde. Het aantal fysieke gebruikers van het Gemeentearchief nam in 2010 af met ruim 720 tot 11.405. Daarvan hebben 7.866 bezoekers de studiezalen bezocht, 2.517 mensen namen deel aan een rondleiding door het Gemeentearchief en 1.022 mensen bezochten de filmvoorstellingen in LantarenVenster.
Social media Het Gemeentearchief is behalve op de eigen site steeds meer actief op andere platforms. Zo participeert het archief in de ontwikkeling van de landelijke website voor stamboomonderzoek ‘WieWasWie’ en draagt het bij aan ‘WatWasWaar’, het landelijk platform voor locatiegebonden informatie. Het Gemeentearchief leverde ook 1.000 foto’s voor UAR, de Urban Augmented Reality-app van het NAi. Daarnaast is het Gemeentearchief actief op de fotosite Flickr en met bewegend beeld op YouTube. Via Flickr verwierf het archief meer dan 500 foto’s van de start van de Tour de France in Rotterdam. Op YouTube staan sinds de zomer zes filmpjes die zijn gemaakt samen met theatergezelschap Bonheur op basis van waargebeurde zeventiende-eeuwse verhalen uit het notarieel archief. In voorbereiding op de E-dienstverlening volgden de medewerkers de cursus ’23 archiefdingen’, over het gebruik van web 2.0-toepassingen.
451.000
digitale
bezoekers
3
Uitgelicht Op het gebied van educatie is het archief gaan samenwerken met diverse instellingen in de stad. Met het Gilde zijn afspraken gemaakt over een brandgrenswandeling en een herdenkingswandeling en met de Erasmus Universiteit is een workshop rond egodocumenten op poten gezet. Het Gemeentearchief participeert in de erfgoedworkshop Mijn ID van de SKVR en Hogeschool InHolland heeft toegezegd dat de historiemeter structureel in het curriculum van de Pabo over omgevingsonderwijs wordt opgenomen . Samenwerking op het gebied van bewegend beeld was er met onder andere het IFFR, Stichting Mondelinge Geschiedenisprojecten, Gergiev Festival en Stichting Stadsmuziek.
Dag van de Rotterdamse Geschiedenis Op 20 oktober 2010 had voor het eerst de Dag van de Rotterdamse Geschiedenis plaats. Dit was een initiatief van het Gemeentearchief Rotterdam en Rotterdam Festivals. Met deze dag willen de deelnemende organisaties de belangstelling voor de Rotterdamse geschiedenis bevorderen. In totaal organiseerden zestien erfgoedinstellingen diverse activiteiten. Het Gemeentearchief nam de volgende activiteiten voor zijn rekening: de speurtocht ‘Vluchtroute New York’ en de presentatie ‘Graven in HAL-archieven’.
‘Ambtenarenboekje’ In 2010 verscheen het boekje Van Rotta naar Manhatten aan de Maas. Acht eeuwen in een notendop dat speciaal werd geschreven voor ambtenaren van de gemeente Rotterdam. Het gidst in korte hoofdstukjes langs een aantal belangrijke locaties, gebeurtenissen en personen uit de historie van Rotterdam. Met de koppeling aan actuele beleidsterreinen laat het archief zien hoe de geschiedenis de stad heeft gemaakt tot wat zij nu is.
Verborgen verleden Het Gemeentearchief was twee maal te zien in het programma Verborgen verleden van de NTR waarin bekende Nederlanders op zoek gaan naar hun familiegeschiedenis. Deze keer waren dat Hugo Borst en Liesbeth List.
Dag van de Rotterdamse eerste
Geschiedenis
4
Bruiklenen Ieder jaar levert het Gemeentearchief beeld en informatie voor tentoonstellingen, boeken en documentaires. Op deze manier bereikt het archief indirect veel mensen. In 2010 zijn er in totaal 11 aanvragen geweest. Hoogtepunten waren de tentoonstelling ‘Van Stad tot Puin 1930-2010’ in Historisch Museum Rotterdam van 14 mei tot en met 26 september 2010 en de tentoonstelling ‘Te waar om mooi te zijn. Kritisch realisme van Dix & Co.’ in Museum voor Moderne Kunst Arnhem van 17 oktober 2010 tot 9 januari 2011.
11 aanvragen bruikleen
5
Digitale informatie duurzaam bewaren Het Gemeentearchief Rotterdam begon in 2004 als een van de eerste archieven in Nederland met de inrichting van een E-depot, samen met de toenmalige Archiefschool. De uitdaging is om de groeiende berg digitale informatie vakkundig te bewaren, beschikbaar en vindbaar te houden. Digitale dragers zijn kwetsbaar, softwaresystemen veranderen, net als bestandsformaten. Om digitale informatie van de gemeente Rotterdam duurzaam toegankelijk te houden, ontwikkelt het Gemeentearchief in opdracht van B&W een E-depot voor de gemeente.
E-depot Gemeentearchief Rotterdam In 2010 verleende de provinciale archiefinspectie goedkeuring aan de door Informatiediensten Rotterdam ingerichte serverruimte in het Gemeentearchief. Daarmee beschikt Rotterdam als de eerste in Nederland over een gecertificeerde digitale archiefbewaarplaats. Een andere belangrijke voorwaarde voor het E-depot is één beherend systeem voor alle archieven en collecties in het Gemeentearchief Rotterdam. In 2010 is de ontwikkeling daarvan gedeeltelijk afgerond. De afdelingen Atlas en Bibliotheek namen het geïntegreerde collectiebeheerssysteem EBS in gebruik, de implementatie bij de afdeling Archieven is in volle gang. Een eerste versie van de digitale balie werd eind 2010 in test opgeleverd. De opgedane ervaring is verwerkt in het Archiefschoolschrift ‘Het E-depot als avontuur’, dat in december werd gepresenteerd op een DEN-congres in de Doelen.
E-depot Concern (gemeente Rotterdam) Het project E-depot Concern is in 2008 van start gegaan en heeft een doorlooptijd van vier jaar. Doel is de digitale informatie van de gemeente toegankelijk te maken en te houden. In 2010 is de software in de productieomgeving opgeleverd en werd de pilot WABO (Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht) met succes afgerond. Er werd een extractietool voor metadata voor de DIV/DIM medewerkers ontwikkeld en een Businesscase voor het E-depot opgesteld, samen met bureau Betere Processen Rotterdam.
Concern Records Management In 2009 is het Programma Concern Records Management (CRM) gestart met als doel de digitale informatiehuishouding van de hele gemeente te stroomlijnen, zodat informatie vakkundig wordt bewaard en duurzaam toegankelijk blijft. In 2010 is een programmateam in het leven geroepen dat aan de slag ging met het neerzetten van een visie op CRM. Verder is er een start gemaakt met de opzet van het Handboek Records Management.
de
eerste
gecertificeerde
digitale archief-
bewaarplaats
6
Digitalisering collectie Digitalisering van de collectie biedt archieven grote voordelen. Bronnen die via de website worden aangeboden hebben een veel groter bereik. Ook voor kwetsbare objecten die vaak worden geraadpleegd, is digitaliseren een uitkomst. In 2010 werden de Rotterdamse foto’s van de cameraman en fotograaf Andor von Barsy en de Van Nelle-reclamecollectie gedigitaliseerd, evenals een deel van de films van cineast Jan Schaper. De digitalisering van de bijna 33.000 bouwtekeningen is voortgezet. De bestanden komen beschikbaar op Mijnadres. org, de digitale toegang tot bouwdossiers van Nederland en Vlaanderen, die dit jaar werd gelanceerd. Er is een begin gemaakt met het digitaliseren van de gezinskaarten uit het Bevolkingsregister 1880 – 1939, het kaartboek van het Heilige Geest-Huis, en - in het kader van het project ‘Erfgoed van de Oorlog’ - het directiearchief van de Holland-Amerika Lijn 1940-1945, oorlogsdagboeken, oorlogsaffiches en -films. De digitalisering van de geluidscollectie is in 2010 afgerond. Digitale kopieën zijn nu beschikbaar voor het publiek.
Digitale stamboom In de druk bezochte Digitale Stamboom staan persoonsgegevens die openbaar zijn. Ingevoerd worden uittreksels van akten uit de Burgerlijke Stand of gegevens uit de oudere doop-, trouw- en begraafboeken. In 2009 werd de twee miljoenste akte opgenomen. In 2010 zijn er 178.000 aktes aan toegevoegd, terwijl er 155.000 gepland waren. Bij de overlijdensakten is de invoer gevorderd tot 1933 en bij de geboorteakten tot de jaren 1903-1905.
Regio Het invoeren van de overlijdensakten Albrandswaard en Ridderkerk in de Digitale Stamboom werd afgerond. Berkel en Rodenrijs, Bergschenhoek en Bleiswijk startten met de beeldbank. In Bergschenhoek en in Berkel en Rodenrijs werd een Historisch Informatie Punt (HIP) geopend. Het Gemeentearchief verzorgde een lezing in Albrandswaard en in Lansingerland.
Rotterdam in 3-D Het Gemeentearchief Rotterdam werkt met Gemeentewerken aan de realisatie van 3D kaarten van het brandgrensgebied in de jaren 1934, 1943 en 1954. In 2010 voltooiden stagiaires van het Grafisch Lyceum de 3D kaart van 1954. De kaarten bieden bezoekers een virtuele wandeling door een gebied dat door het bombardement en de wederopbouw ingrijpend is veranderd.
178.000 aktes
toegevoegd
7
Zichtbaar in de stad Ook in 2010 kreeg het Gemeentearchief veel aandacht met uiteenlopende activiteiten over de geschiedenis van Rotterdam. In kranten, tijdschriften, op internet en op de lokale zender TV Rijnmond wordt daar melding van gemaakt. Er waren 350 mediamomenten.
Rotterdam classics Sinds enkele jaren is er een samenwerkingsverband met LantarenVenster. In 2010 werden er 15 voorstellingen georganiseerd van totaal 46 films.
27 januari t/m 7 februari Internationaal Filmfestival Rotterdam (IFFR). Het filmprogramma Rotterdam Classics vertoonde tijdens het IFFR een bijzondere voorstelling met vijf films over de verwoesting en de herleving van de stad in de jaren veertig en vijftig. Deze films waren het werk van een groep cineasten die later de ‘Hollandse Documentaire School’ is gaan heten. Na het IFFR organiseerde het Gemeentearchief nog voorstellingen in theater LantarenVenster. In totaal bezochten 1.022 bezoekers de voorstellingen.
6 maart otterdamse Museumnacht. Thema: XS/XL. Het Gemeentearchief bood een R succesvolle introductie op de vraag ‘waar komt mijn naam vandaan?’ Tevens kon het ‘museumnachthuwelijk’ worden gesloten.
14 mei erdenking bombardement van 14 mei 1940. Samen met het Algemeen Dagblad H lanceerde het Gemeentearchief Rotterdam met veel succes de game ‘Het Geheim van Rotterdam’. Deze zogenaamde ‘hidden object’ game gaat over het bombardement en werd in anderhalve maand gespeeld door bijna 16.000 bezoekers.
26 augustus Escape to New York. Tijdens een lunch op de Ms Westerdam ontvangt loco-burgemeester Dominic Schrijer het eerste exemplaar van Escape to New York. De oorspronkelijke versie van deze historische jeugdroman van Martine Letterie verscheen in 2007 ter gelegenheid van het 150-jarig bestaan van het archief. De Engelse vertaling is tot stand gekomen in samenwerking met Cruise Port Rotterdam.
16 t/m 24 oktober eek van de geschiedenis. Het Gemeentearchief haakte in op het landelijke thema ‘Land W en Water’ met een programma rond scheepvaartarchieven, vooral die van de HollandAmerika Lijn. Het Gemeentearchief gaf de ‘Krant van Gisteren’ uit met als thema ‘de haven’ en verzorgde een drukbezochte rondleiding door de depots. Op 20 oktober was de Dag van de Rotterdamse Geschiedenis. Het Schouwburgplein was ingericht als Tijdplein, waaraan het Gemeentearchief op verschillende manieren heeft bijgedragen.
26 november resentatie van het Rotterdams Jaarboekje 2010. Een opmerkelijk artikel in het P jaarboekje gaat over burgemeester Müller en zijn rechterhand Jaap Dijkhuis die volgens auteur Tessel Pollmann tijdens de Tweede Wereldoorlog een ware terreur uitoefenden op het stadhuis.
16.000 bezoekers
‘Het
speelden
Geheim van Rotterdam’ 8
Jaarcijfers Bezoekers studiezaal, rondleidingen, filmvoorstellingen e.d.
11.405 451.000
Bezoekers website Geraadpleegde stukken uit archieven en collecties
19.145 641
Bestellingen studiezaal Toegankelijkheid archief
ca. 15 km
Archiveren websites Invoeren records notariële akten Invoeren records Digitale Stamboom Digitaliseren van geluidsbanden Digitaliseren glasnegatieven
512 8.500 180.000 582 2.520
Omvang archief (per 31/12)
19,2 km¹
Exploitatie (x EURO 1000,-) Baten Lasten Saldo
2.181 10.450 8.269
Aantal medewerkers in dienst (per 31/12) Aantal fte (per 31/12) Aantal vrijwilligers (per 31/12)
113 96,2 47
Colofon september 2012 Beeldmateriaal: collectie Stadsarchief Rotterdam Ontwerp: Robedrijf diensten 9
