Jaarverslag 2013 – Gemeentearchief Voorst
Gemeentearchief Voorst Postadres: Postbus 9000, 7390 HA Twello Bezoekadres: H.W. Iordensweg 17, 7391 KA Twello Telefoon: 0571 279258 Fax: 0571 274385 Website: www.voorst.nl E-mail:
[email protected] Bezoektijden studiezaal: maandag van 9.00 –17.00 uur 1
Inleiding: De gemeente Voorst beschikt over een eigen archiefbewaarplaats, die voldoet aan de eisen, die de Archiefwet 1995 stelt. Voor bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden dienen volgens de Archiefwet na twintig jaar te worden overgedragen en zijn dan voor een ieder kosteloos te raadplegen. Hoewel de gemeente Voorst geen archivaris in de zin van de wet heeft benoemd, zijn bij de vakgroep Documentaire Informatieverzorging (DIV), waar de archiefbewaarplaats organisatorisch is ondergebracht, twee personen werkzaam met een diploma archivistiek, Jan de Ruiter en Annemarie Geerts. De functie van de laatstgenoemde wordt 'archivaris' genoemd. Dit verslag gaat over de werkzaamheden en de ontwikkelingen, die in 2013 plaatsvonden en speelden in de archiefbewaarplaats, extern bekend als Gemeentearchief Voorst. Naast de overgedragen archieven en collecties van de gemeente Voorst worden ook archieven en collecties van andere instellingen en organisaties uit de gemeente in Gemeentearchief Voorst beheerd. Het gemeentearchief is gevestigd in het gemeentehuis in Twello en heeft de beschikking over een studiezaal. Studiezaal en inlichtingenfunctie: De studiezaal was 47 maandagen geopend van 9.00 tot 17.00 uur. 85 bezoekers brachten 268 bezoeken. In 2012 waren deze aantallen 78, resp. 266. Ongeveer de helft van de bezoekers was afkomstig uit de gemeente Voorst. Vorig jaar bedroeg dit percentage ca. 35%. Het overgrote deel hiervan woont in Twello. 20% was afkomstig uit de buurgemeenten (Zutphen, Deventer, Apeldoorn, Epe, Brummen), terwijl 30% van elders kwam, incl. het buitenland. Als naar het aantal bezoeken wordt gekeken, liggen deze percentages heel anders. Het percentage bezoeken van inwoners uit de gemeente Voorst lag op 70% van het totaal. Het percentage bezoeken uit de buurgemeenten bedroeg ca. 10% en uit de rest van de wereld ca. 20%. Zoals elk jaar kwamen de meeste bezoekers voor genealogisch onderzoek (ca. 67%). De overige bezoekers waren geïnteresseerd in andere onderwerpen uit de lokale en regionale geschiedenis. De belangstelling ging o.a. uit naar de ontwikkeling van Duistervoorde in de loop der eeuwen, de posterijen in de gemeente Voorst in de 19e eeuw, gevelstenen in de gemeente, de marken, die eeuwenlang functioneerden op het grondgebied van de gemeente. Verschillende bezoekers zijn jarenlang met hun onderzoek bezig en dikwijls resulteert het onderzoek na lange tijd in een publicatie. Bouwhistorisch onderzoek komt eveneens ieder jaar terug. Wat in 2013 opviel was dat het aantal bezoeken van (vrijwillige) medewerkers van de Oudheidkundige Kring Voorst veel hoger lag dan in voorgaande jaren. Acht (vrijwillige) medewerkers van de OKV brachten gezamenlijk 100 bezoeken. Er werden ongeveer 55 verzoeken om inlichtingen ingediend. Het ging hierbij om eenvoudige vragen op historisch gebied, maar ook om meer complexe vragen. Bij uitvoerige (genealogische) vragen is het de regel om de vraagsteller uit te nodigen zelf zijn of haar onderzoek in de studiezaal uit te voeren. Vooral beginnende genealogen kennen deze 2
mogelijkheid dikwijls niet. Soms is men echter niet in de gelegenheid om zelf onderzoek te doen. Beperkt is er dan de mogelijkheid, dat het onderzoek tegen betaling van legeskosten wordt uitgevoerd. Deze mogelijkheid moet gezien worden als een extra service en wordt zeker niet aangemoedigd. De hoge tarieven werken in dezen ook ontmoedigend. In 2013 werden er naast de genealogische verzoeken om inlichtingen o.a. vragen gesteld over het oude station in Voorst, over de huizen Hunderen, Ekeby, Wezeveld, Dernhorst, over de onderwijzer-kunstschilder Van Amstel, over een gezin dat in het begin van de 19e eeuw naar Ned. Indië vertrok, over de burgemeestersfamilie Van der Feltz, over de RK huishoudschool aan de Molenstraat, over epidemieën in de gemeente, over een mogelijke zonnewijzer in Wilp, over vroegere adresseringen, over een verzekeringsagent uit Voorst, die op 15 mei 1940 op een landmijn reed in Bunschoten, over een ouderling in De Vecht, over een onderzoek naar woningtoestanden in de provincie Gelderland, over de verhuizing van Molukse gezinnen van Arnhem naar Teuge, over de gefusilleerde meester Kleiboer, over de herkomst van de naam Rammelwaard, over de situering van Duitse graven op de begraafplaats in Voorst. Met een zeer oude heer werd nog ouderwets gecorrespondeerd. Ook drie andere verzoeken om inlichtingen werden schriftelijk gedaan. Men belde nog veel, maar het overgrote deel van de verzoeken om inlichtingen kwam digitaal binnen. De meeste verzoeken werden gedaan via de footer van de website, maar er werd ook een aanzienlijk aantal vragen gesteld via het algemene e-mailadres van de gemeente. Er werd zeer weinig rechtstreeks naar het emailadres van het gemeentearchief gestuurd. Dat laatste feit roept de vraag op of de potentiële archiefbezoeker of vragensteller de webpagina’s van het gemeentearchief wel bereikt. De desbetreffende pagina’s zitten diep verscholen in de gemeentelijke website en zijn alleen via een zoekmachine gemakkelijk te bereiken. Naast deze externe verzoeken om inlichtingen stelden collega´s van de vakgroepen Cultuurhistorie, Archeologie en monumenten, Groen en infrastructuur, Economie en Grondzaken, Vergunningen en Handhaving, Communicatie en representatie, Ruimtelijke Ontwikkeling en Receptie en Burgerzaken vragen, waarvoor onderzoek moest worden gedaan. Archiefbewaarplaats en apparatuur: Het op een aanvaardbaar niveau houden van de temperatuur en de relatieve luchtvochtigheid in het archiefdepot blijft een moeilijk te beheersen proces. Twee keer per week worden de waarden genoteerd. Als deze gedurende een langere periode te zeer uit de pas lopen, wordt gealarmeerd. Het afgelopen jaar ging het redelijk goed en was alleen in oktober een aanpassing van de apparatuur noodzakelijk. De innovatieve en duurzame led-verlichting in de archiefbewaarplaats voldoet. Het abonnement op DocumentenWacht, de calamiteitenservice in geval van brandschade, waterschade en schimmel, werd gecontinueerd. 3
Zoals in het verslag over 2012 al werd opgemerkt zijn de twee lees- en kopieerapparaten voor microfiches in de studiezaal aan vervanging toe. Bedroegen de kosten voor reparatie in 2012 meer dan € 700, het afgelopen jaar waren deze gestegen tot ruim € 1.100. Het lijkt aanbevelenswaardig om te onderzoeken of digitalisering van (een gedeelte van) de stukken, die nu nog op microfiche in de studiezaal beschikbaar zijn voor onderzoek, tot de financiële mogelijkheden behoort. De stukken, die op microfiche beschikbaar zijn voor gebruik in de studiezaal zijn de akten van de Burgerlijke Stand en het bevolkingsregister. Dit is tevens het meest geraadpleegde materiaal. Met het overgaan van de gemeente Voorst naar het automatiseringssysteem Citrix was een aantal door het gemeentearchief gebruikte programma’s niet meer beschikbaar. Het ging om de databaseprogramma's PerfectView, AskSam en het gratis programma AdLib-lite. Voor AdLib is een oplossing gevonden in de vorm van een nieuwe, betaalde versie. De content van de andere programma’s moet bewaard blijven, maar vooralsnog is niet duidelijk op welke manier. Inspectie: Onderzocht werd hoelang bepaalde bescheiden betreffende de inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie (GBA) bewaard moeten blijven. Dit naar aanleiding van een vraag van de vakgroep Receptie en Burgerzaken. De vernietigingslijst 2013 werd gecontroleerd en na aanpassing voor akkoord getekend. Op 1 januari 2012 werd de Wet Revitalisering Generiek Toezicht van kracht, die ook voor de werking van de Archiefwet consequenties heeft. Het afgelopen jaar werd overlegd hoe we het generieke toezicht met betrekking tot de Archiefwet in de gemeente Voorst gaan uitvoeren. Annemarie Kunst-Jol onderzocht als afstudeeronderzoek de kwaliteit van de informatievoorziening van de gemeente Voorst, gebaseerd op RODIN en de checklist E-discovery readiness. De aanbevelingen in haar adviesrapport zullen de komende tijd de nodige aandacht krijgen. Overigens werd het gemeentearchief niet in het onderzoek betrokken. In april werd deelgenomen aan een workshop 'Gewijzigde archiefwet en –regelgeving 2012', die georganiseerd was door Doxis. Archiefbeheer: De inventarisatie van het gemeentelijke dossierarchief over de jaren 1940-1979 werd voortgezet. Jan de Ruiter voerde deze werkzaamheden uit naast zijn reguliere werk bij de vakgroep DIV. Door herschikking van de taken bij de vakgroep DIV kan hij in 2014 zijn gehele werktijd bij de gemeente Voorst (14,4 uur) besteden aan de bewerking van het dossierarchief. De verwachting is dan ook dat de inventarisatie van het gedeelte 1940-1979 het komende jaar afgerond zal worden. De dossiers zijn intern toegankelijk via het Document Management Systeem Corsa. Er wordt nog onderzocht op welke manier het archief voor het publiek toegankelijk zal worden. Overigens kan men al sinds jaren onderzoek doen in het archiefgedeelte 1940-1979, maar dit gebeurt momenteel door tussenkomst van de medewerkers. Het archiefblok over de periode 1980-1989 zal in 2014 overgedragen worden. 4
De serie bouwvergunningen is uit praktische overwegingen niet overgedragen. Voor de opschorting van de overbrenging is een machtiging van Gedeputeerde Staten aangevraagd en ontvangen. De bouwvergunningen van voor 1980 zijn overigens wel kosteloos te raadplegen in de studiezaal van het gemeentearchief. Registers van de Burgerlijke Stand worden van tijd tot tijd overgebracht naar de archiefbewaarplaats en zijn dan openbaar en beschikbaar voor onderzoek. Er is geen sprake van een formele overdracht. Overgedragen zijn de geboorteregisters t/m 1912, de huwelijksregisters t/m 1935 en de overlijdensregisters t/m 1967. De inventarisatie van het archief van de Nederlands Hervormde Gemeente Voorst is ter hand genomen. Het is een omvangrijk archief en op het eerste gezicht zeer gevarieerd van inhoud: van brieven uit de 17e eeuw tot (vernietigbare) dagafschriften van de giro uit 1970. De 'Lijsten van huizen, bewoners, beroepen en bezittingen' uit 1749, die een paar jaar geleden door de heer B.W. van ’t Erve waren getranscribeerd, werden bewerkt en via de website ter beschikking gesteld. De heer van ’t Erve heeft zijn transcriptiearbeid voortgezet. Hij werkte in 2013 aan de transcriptie van de markeboeken van Appen. Dit werk is afgerond en de resultaten worden bewerkt om beschikbaar te stellen via de website. Het nog niet gedigitaliseerde gedeelte van de analoge filmcollectie werd dit verslagjaar gedigitaliseerd bij het Audiovisueel Archief Gelderland (AVAG). De hele collectie is nu beschreven en gedigitaliseerd. De fysieke films worden, voor zover ze het eigendom zijn van de gemeente, bewaard in het koudedepot van het Gelders Archief in Arnhem. Het gemeentearchief heeft de beschikking over digitale gebruikskopieën. Het archievenoverzicht werd geactualiseerd, de weekkrant Voorster Nieuws geïndexeerd en de inventarisatie van de fotocollectie voortgezet. Voor alle inventariserings-projecten geldt dat de onderhavige stukken na afloop van het project volgens de normen van een goede en geordende staat zijn verpakt. Vier jaargangen van de weekkrant Voorster Nieuws werden ingebonden, evenals twintig jaargangen Kroniek, het kwartaalblad van de Oudheidkundige Kring Voorst. Aanwinsten: Het archief van de Nederlands Hervormde Gemeente Terwolde werd aangevuld met 26 jaargangen van de kerkbode. Mevrouw H.T.M. Siero-Wagenmans schonk een collectie van 25 8-mm films, afkomstig van de familie Siero. Mevrouw A. Ravensberg schonk een collectie foto’s en ander archiefmateriaal, afkomstig van de domineesfamilie Hoog. Via Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek (SAB) in Deventer kwamen foto's, afkomstig uit het familiearchief Van Voorst tot Voorst betreffende de familie Van Hövell tot Westervlier in het bezit van het gemeentearchief. SAB stuurde ook een verzameling briefhoofden van bedrijven en instellingen uit de gemeente Voorst. De gemeente Epe zond een aantal foto’s en ook van collega’s uit de gemeente Voorst werd beeld- en ander materiaal ontvangen. De archiefbibliotheek werd aangevuld met een tiental titels, w.o. een aantal door de desbetreffende auteurs geschonken werken.
5
Website: Op de website van de gemeente Voorst is een groot aantal pagina's gevuld met informatie over en uit het gemeentearchief. De webpagina’s van het gemeentearchief zijn echter niet gemakkelijk te vinden. Dat roept de vraag op of de potentiële archiefbezoeker of vragensteller de webpagina’s van het gemeentearchief wel bereikt.
De desbetreffende pagina’s zitten diep verscholen in de gemeentelijke website en zijn alleen via een zoekmachine vrij gemakkelijk te bereiken. Ter illustratie van de moeilijke vindbaarheid wordt hier de URL van de openingspagina van het gemeentearchief gegeven: http://www.voorst.nl/wonen/kunst-cultuur-en-historie/historie-van-de-gemeentevoorst/gemeentearchief-voorst/ Hoewel er cijfers zijn van het bezoek aan de webpagina’s van het archief kan niet vastgesteld worden of deze niet (veel) hoger liggen, aangezien de gemeentelijke website over een cookie-alert beschikt. Bezoekers kunnen aangeven anoniem over de website te willen surfen. De wel beschikbare gegevens in Google Analytics geven aan dat er totaal in 2013 5.970 paginaweergaves waren, waarvan 3.263 unieke paginaweergaves. De bezoekersregels van het gemeentearchief en de legestabel kunnen op de webpagina’s worden geraadpleegd. Het archievenoverzicht op de website werd geactualiseerd. Alle beschikbare toegangen op archieven en collecties zijn via de webpagina’s van het gemeentearchief toegankelijk voor bezoekers. Nieuw op de website waren de lijsten van huizen, bewoners, beroepen en bezittingen uit 1749. Oudheidkundige Kring Voorst: Met de Oudheidkundige Kring Voorst waren over en weer contacten naar aanleiding van vragen van onderzoekers. De receptie ter ere van de tachtigste verjaardag van erelid J. Lubberts werd bijgewoond. Er was overleg over de nieuwe werkgroep genealogie. De redactie van het kwartaalblad Kroniek zocht naar beeldmateriaal ter illustratie van artikelen in de Kroniek. Er werden updates op dvd ontvangen van de werkgroep graveninventarisaties, evenals drie dvd’s met gedigitaliseerde acten van de burgerlijke stand, afkomstig van de website www.familysearch.com. Een artikel over de naamgeving van de Vermeersweg, dat al in 2012 was geschreven, werd gepubliceerd in het eerste nummer van 2013 van de Kroniek. Overige werkzaamheden: Er was veelvuldig contact met mevrouw Milly Westerhuis-Duvoort over haar boek Zes eeuwen Duistervoorde: Kroniek van een buurtschap. Het boek werd in mei 2013 gepresenteerd op Huis Duistervoorde. Naar aanleiding van vragen van collega’s werden korte artikelen geschreven over de IJsbaanweg en omgeving, de grenzen van Klarenbeek, de Keizershof, de herkomst van de 6
naam Bussloo, de geschiedenis van de ambtsketen van de burgemeester. Daarnaast werd vanaf de lancering van het nieuwe intranet wekelijks een blog geschreven over een onderwerp uit de plaatselijke of regionale geschiedenis. In 2013 werden 36 blogs geplaatst. Het meerjarige onderzoeksproject naar oorlogsslachtoffers werd voortgezet.
AG, 18 februari 2014 7
