Preserveringsbeleid E-depot, Gemeentearchief Rotterdam 2007-2008
Deelproject 8 Preserveringsbeleid
datum 21 november 2007 27 december 2007 13 februari 2008 8 april 2008 16 april 2008 24 april 2008 9 mei 2008 1 juli 2008 29 juli 2008 14 augustus 2008 22 augustus 2008 3 oktober 2008 11 februari 2009
wijziging Kader ter bespreking in deelprojectgroep Grote wijziging nav bespreking in deelprojectgroep Wijziging n.a.v. bespreking in deelprojectgroep Concept voor deelproject Wijzigingen n.a.v. van bespreking concept idem Wijzigingen n.a.v. van bespreking met projectleider Wijzigingen n.a.v. reviews klankbordgroep Wijzigingen n.a.v. bespreking in deelprojectgroep Wijzigingen n.a.v. bespreking in deelprojectgroep Wijzigingen n.a.v. opmerkingen projectleider Wijzigingen n.a.v. reviews klankbordgroep Eindredactie R. Spork
Versie v.1 v.2 v.3 v.3 v.4 v.5 v.6 v.7 v.7A v.8 v.8A V.8B
1
Inhoudsopgave Inhoudsopgave………………………………………………………………………………2 1. Inleiding digitaal preserveringsbeleid…………………………………………………..3 1.1 Relatie met Projectplan......................................................................................4 2. Ons kader: wet- en regelgeving, normen en vakkennis...........................................5 3. Preserveringsbeleid………………………………………………………………………6 3.1 Strategisch ...................................................................................................... 6 3.2 Tactisch........................................................................................................... 7 3.2.1 Het object van preservering ...................................................................... 7 3.2.2 Preservering van het digitaal informatieobject........................................... 9 3.2.3 De formule: het uitkomen bij een methode………………………………….12 3.2.4 De middelen ........................................................................................... 15 3.3 Operationeel.................................................................................................. 16 3.4 Technology Watch (TW) ................................................................................ 18 3.5 Submission Information Package (SIP) ......................................................... 18 4. De weg er naar toe………………………………………………………………………19 5. Bijlage: Technology Watch……………………………………………………………..20
2
1. Inleiding digitaal preserveringsbeleid Het Gemeentearchief Rotterdam (GAR) definieert preservering als volgt: het geheel van activiteiten dat zorgt voor het technische en intellectuele duurzame behoud van digitale informatieobjecten (‘dio’s’). Het gaat hierbij om: - de processen die ervoor zorgen dat de objecten toegankelijk, bruikbaar en begrijpelijk blijven; - de hardware en software die de authenticiteit, integriteit en betrouwbaarheid van ‘dio’s’ moeten verzekeren (zie de architectuur van het project E-depot en het Informatiebeleidsplan); - de strategieën, die voortdurend geactualiseerd moeten worden (zie § 3.2.2); - de benodigde instrumenten, zoals deze toegepast worden in de Technology Watch (zie bijlage). Dit document zet in eerste instantie uitgangspunten en doelen op een rijtje. De weg waarlangs het GAR deze doelen gaat behalen, wordt nader uitgewerkt in hoofdstuk 4. De digitale ambitie van het Gemeentearchief Rotterdam (GAR), voor het komende decennium, is: - het veilig stellen van digitale informatie (wettelijke taak); - het digitaliseren van analoog materiaal (als preserveringsstrategie voor bedreigde dragers en/of ten behoeve van vergroting publieksbereik); - het versterken van de (continuïteit in) dienstverlening; - in staat zijn uit een repertoire aan preserveringsmethoden de meest efficiënte te kiezen. Om deze ambitie waar te maken is het noodzakelijk om een preserveringsbeleid op te stellen. Het preserveringsbeleid bestaat uit een strategisch, tactisch en operationeel niveau: - strategisch niveau, omvat het preserveringsbeleid en het -doel, onafhankelijk van de techniek; - tactisch niveau, omvat de reikwijdte van het beleid (het object van preservering), de methoden en middelen; - operationeel niveau, omvat de concrete activiteiten. Het preserveringsbeleid gaat in dit plan exclusief over de digitale informatieobjecten (zowel born als reborn). Het preserveringsbeleid hangt sterk samen met het Informatiebeleid van het GAR. Relevante documenten zijn: het bedrijfsplan 2007-2010 en het E-depot Projectenplan 2007-2010. Op moment van schrijven is er nog geen business case van een werkend E-depot (inclusief preservering) bij het GAR. Een dergelijke businesscase wordt opgenomen in het Informatiebeleidsplan. Pas dan kunnen de kosten voor preservering in een werkend E-depot worden gekapitaliseerd. Vanaf 2004 is het GAR bezig met het ontwikkelen van een E-depot (definitie1 uit Projectplan DOEN! 2004, versie 1.1) Dit doet het GAR niet in een vacuüm maar juist met oog voor en in relatie tot (inter)nationale ontwikkelingen. De beleidsontwikkeling is gegrondvest op het rapport van de RLG/OCLC “trusted digital repositories”. Op een aantal plaatsen wordt dit aangevuld met ISO-NEN 15489:2001 de norm voor informatie- en archiefbeheer. De principes uit Interpares I “Strategy taskforce report” zijn in het beleid verankerd en dienen als referentiepunt voor de uitwerking van zowel strategisch, tactisch als operationeel beleid. Met name in het operationele beleid wordt het Open Archival Information System (OAIS) referentiemodel gebruikt. Deze documenten liggen ten grondslag aan de E-depotontwikkeling omdat zij zijn samengesteld en beoordeeld door de internationale gemeenschap. 1 het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee het GAR in staat is zijn digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen
3
In hoofdstuk 2 wordt het (wettelijk) kader geschetst waarin het GAR zich beweegt, hoofdstuk 3 zoomt in op het beleid op strategisch, tactisch en operationeel niveau. In hoofdstuk 4 worden de vervolgstappen aangegeven.
1.1 Relatie met Projectplan In dit projectplan staan de volgende producten gedefinieerd: Product 1: Vastgesteld beleidsplan preservering Product 2: Vastgestelde aanpak Technology Watch Product 3: Preserveringsbeleid en Technology watch ingebed in de organisatie Product 4: Vastgestelde standaard overdrachtsprotocol Product 5: Geïnstrueerde en voorgelichte medewerkers met betrekking tot het overdrachtsprotocol Product 6: Voorlichtingsmateriaal maken en aanbieden aan interne en externe klant Met de oplevering van de documenten ‘Preserveringsbeleid’ en 'Technology Watch' zijn de producten 1 en 2, op review en vaststelling na, klaar. Er is een aantal onderdelen op een andere wijze uitgevoerd dan oorspronkelijk gedacht: Onder product 1 viel oorspronkelijk ook nog het initiëren van een landelijke discussie over het technisch en fysiek beheer van archieven. Deze opdracht is niet uitgevoerd in verband met het vertrek van de deelprojectleider en aan de projectleider teruggegeven. Onder product 1 viel ook het “formuleren van een strategie en het kiezen van methoden en instrumenten voor preservering”. Aangezien preserveringsstrategieën afhankelijk zijn van de inhoud/waarde van een object (wat en waarom willen we bewaren?), is dit op beleidsniveau alleen als algemeen proces uitgewerkt en niet per willekeurig archiefbestand. Aan de hand van het experimenteren en leren dat plaats vindt in DP 9 kan een en ander nader uitgewerkt worden (volgens de kwaliteitscirkel plan-do-checkact).
4
2. Ons kader: wet- en regelgeving, normen en vakkennis Dit hoofdstuk toont de drie kaders waarbinnen het preserveringsbeleid zich afspeelt. Deze kaders beïnvloeden het preserveringsbeleid. Het betreft: - wetgeving2 - research & development (vakkennis) - normen.3 Wetgeving
Research & Development
Archiefwet en – besluit 1995 en de bijbehorende ministeriële regelingen
InterPares DIRKS e-David / TNA / NAA
Wet openbaarheid Bestuur,
Uitgangspunten en keuzes E-depot (document 97758)
Wet bescherming persoonsgegevens Planets
E-depot GAR
ISO 15489 en 23081 OAIS en TRAC
NEN 2082:2007
Normen Figuur 1: kaders preserveringsbeleid 2
Archiefwet, http://www.nationaalarchief.nl/archiefbeheer/archiefzorg/archiefwet/wet_en_regelgeving/default.asp, Wet bescherming persoonsgegevens, http://www.cbpweb.nl/indexen/ind_wetten_wbp_wbp.stm, Wet openbaarheid bestuur, http://www.nmaorg.nl/Images/Wet%20openbaarheid%20van%20bestuur_tcm16-74091.pdf 3, Interpares, www.interpares.org, DIRKS, http://www.naa.gov.au/recordsmanagement/publications/DIRKS-manual.aspx, E-David, http://www.expertisecentrumdavid.be/, Planets, http://www.kb.nl/hrd/dd/dd_projecten/projecten_planets.html, ISO 15489, 23081 en 2082 (http://www2.nen.nl/nen/servlet/dispatcher.Dispatcher?id=HOME), OAIS (http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf), TRAC, http://www.crl.edu/content.asp?l1=13&l2=58&l3=162&l4=91
5
3. Preserveringsbeleid 3.1 Strategisch Het doel van het E-depot is om digitale informatieobjecten (dio’s) van het GAR te beheren, behouden en beschikbaar te stellen. Het opstellen van het preserveringsbeleid draagt bij aan de betrouwbaarheid van het GAR. Onze missie is immers: het actief voorzien in de behoefte van burger en bestuur aan betrouwbare historische informatie over de stad en de regio op basis van de archieven en collecties die het beheert. Het preserveringsbeleid van het GAR staat, voor nu en in de toekomst, voor het: - leveren van een hoogwaardig product aan de klant: betrouwbare, toegankelijke, begrijpelijke (leesbare) informatie; - leveren van een betrouwbare digitale dienstverlening (24 uur per dag); - werken binnen de kaders van wet- en regelgeving; - werken aan een competente organisatie. De volgende groepen klanten worden onderscheiden: - Het bestuur en de administratie in Rotterdam en regio Het GAR adviseert de klanten inzake digitalisering en beheert de informatie; - De burger Dit is een zeer gevarieerde gebruikerspopulatie, waarbij de dienstverlening (beschikbaar stellen van informatie) afgestemd moet worden op de behoeften en competenties van de gebruikers. Het hoogwaardige product (digitale of gedigitaliseerde informatie) waarover gesproken wordt, moet voldoen aan: - Authenticiteit Identiteit; kenmerken van de informatie; Integriteit; de informatie is niet ongeautoriseerd te veranderen en veranderingen zijn na te gaan; Digital reborn moet de informatie even betrouwbaar zijn als in de origineel analoge vorm. - Duurzaamheid Het GAR zorgt voor een optimale bewaring, waarbij het onderhoud dat gepleegd moet worden (migratie, emulatie, restauratie) in relatie moet staan tot de kosten; Door samen te werken met andere digitale depots wordt meerwaarde verkregen. - Toegankelijk en begrijpelijk Zowel de objecten als de processen moeten worden voorzien van de noodzakelijke metadata; De bruikbaarheid/het gebruik van het object wordt mede bepaald door de wensen/ eisen van de klant. Het uitgangspunt voor digitale informatie is, dat de archiefvormer/producent een authentiek en betrouwbaar object aanlevert. Vervolgens staat het GAR garant voor de integriteit en bruikbaarheid daarvan. De betrouwbare dienstverlening waarover gesproken wordt, betreft het verzekeren van continuïteit. - Het GAR is een gemeentelijke tak van dienst met een wettelijke taak. - Het voortbestaan van de organisatie en haar systemen is verzekerd. - Er is een gezond financieel en organisatorisch beleid. - Het ICT beleid is gericht op duurzaamheid van systemen en informatie en op beveiliging. Met het realiseren van dit preserveringsbeleid kunnen de digitale ambities van het GAR voor het komende decennium, zoals genoemd in de inleiding, waargemaakt worden.
6
3.2 Tactisch 3.2.1 Het object van preservering Het preserveringsbeleid strekt zich uit over alle informatieobjecten van al onze archiefvormers/leveranciers, binnen en buiten het GAR, die voor een lange termijn moeten worden behouden en beschikbaar gesteld. Deze informatieobjecten zijn zowel digital born als reborn en passen in het acquisitieprofiel en het klantprofiel van het GAR. Voor de selectie van analoog materiaal dat in aanmerking komt voor digitalisering, worden criteria en randvoorwaarden gehanteerd die beschreven zijn in het Informatiebeleidsplan 2008-2012 (§ 7.7). De wijze van digitalisering wordt bepaald aan de hand van een digitaliseringsprojectplan (zie § 7.8). Voor alle objecten moeten duidelijke afspraken gemaakt worden over het te leveren bestandsformaat en de metadata die moeten worden toegevoegd. Het ‘dio’ wordt in het OAIS referentiemodel als een “Information package” weergegeven. Voor een exacte beschrijving en uitleg daarvan wordt verwezen naar het concept overdrachtsprotocol. Het ‘dio’ kan in het licht van preservering bezien worden als bestaande uit drie 4 objectniveaus : het fysieke object, het logisch object en het conceptueel object. (N.B. het GAR gebruikt de termen logisch object en fysiek object ook met betrekking tot metadata. In deze context hebben de termen een andere betekenis!) Fysiek object In de eerste plaats is een ‘dio’ een fysiek object; inscriptie van tekens (bits) op een fysiek medium. Voorbeelden van media zijn optische schijven zoals een cd, dvd of Blu-ray, magnetische dragers zoals een magneetband of harde schijven die werken door middel van magnetische polarisatie. De interface tussen de inscriptie van deze binaire data (nullen en enen) en het fysieke medium wordt gedefinieerd door conventies. Deze conventies verschillen per soort medium: er zijn duidelijk fysieke verschillen tussen het opslaan op magnetische schijven en het opslaan op optische schijven. Op fysiek niveau weet het computersysteem niet wat de bits betekenen. De data heeft geen syntactische of semantische eigenschappen die te maken hebben met het eigenlijke document: een afbeelding, een tekstdocument, etc. Een ‘dio’ als een fysiek object preserveren is dus niet voldoende. Logisch object Een ‘dio’ is een logisch object voor de applicatie software (en eventueel ook voor de mens). De regels/structuur van het logisch object zijn onafhankelijk van hoe de data/bits zijn weggeschreven op een fysiek medium. De regels op logisch niveau bepalen hoe informatie is gecodeerd in bits, hoe deze vertaald worden naar andere formaten of hoe de bitstream wordt getransformeerd naar het geheugen en als output wordt gepresenteerd. Aangenomen wordt dat het object op dit niveau niet authentiek gehouden hoeft te worden, maar wel integer. Uitzonderingen kunnen optreden indien de techniek zelf het onderwerp van preservering is; dan dient het logisch object ook gepreserveerd te worden. Conceptueel object Het ‘dio’ als een conceptueel object is waar we mee werken in de “echte wereld”: een betekenisvolle, samenhangende verzameling informatie, zoals een boek, kaart, foto, etc. De inhoud en structuur van een conceptueel object moeten worden gevangen in het logisch object (of objecten), zodat het gerepresenteerd is in digitale vorm. Dezelfde conceptuele inhoud kan echter worden gerepresenteerd in zeer verschillende digitale coderingen, en de
4 Kenneth Thibodeau, Overview of Technological Approaches to Digital Preservation and Challenges in Coming Years. http://www.clir.org/pubs/reports/pub107/thibodeau.html
7
conceptuele structuur kan significant verschillen van de structuur van het logische object. Er kunnen dus meerdere logische objecten zijn van één conceptueel object, en deze kunnen allemaal juist/origineel/authentiek zijn. Het conceptueel object willen we preserveren, zodat de bedoelde boodschap/betekenis ongewijzigd blijft. Bronbestand Het bronbestand is het exemplaar van het ‘dio’, zoals dat aangeleverd wordt door de archiefvormer. Het GAR kiest er voor om dit bronbestand altijd te bewaren, omdat: - bij een behandeling een nieuwe manifestatie van het ‘dio’ vergeleken kan worden met het bronbestand, ter vaststelling van de integriteit. Hiertoe moet het bronbestand wel interpreteerbaar zijn. - het bewaren van het bronbestand de weg open houdt voor emulatie en reconstructiemethoden. Deze methoden ondersteunen duurzame preservering van het oorspronkelijk ontvangen ‘dio’ tot op heden het best. De keuze om bronbestanden duurzaam te bewaren roept de vraag op wat hét origineel is. Digitale Informatie Objecten zijn er in vele versies. Zo niet conceptueel dan veelal als logisch object. Bij een archiefstuk is een ‘dio’ de neerslag van een werkproces. Is dat werkproces bekend, dan is na te gaan welke neerslag de archiefvormer heeft geproduceerd. Het GAR gaat ervan uit dat het “bronbestand” dat het archief ontvangt van de archiefvormers, hét origineel is.
Omdat het de lezer nu wel zal duizelen het volgende: een brief is een archiefstuk (bijvoorbeeld met pen geschreven op papier of getypt) dat deel uitmaakt van een archief. De ontvanger van de brief heeft het origineel, de afzender bewaart een kopie, doorslag of afschrift. Er is maar één originele brief, maar de brief kent verschillende verschijningsvormen (kopie, doorslag etc.). Het papier waarop de brief met inkt is geschreven of getypt of geprint is het fysieke object. Een digitaal bestand op CD of harde schijf bestaat uit nullen en enen en is pas als brief herkenbaar als het bestand wordt geopend met een programma als ‘word’. Wellicht kan de brief leesbaar worden gemaakt met een ander digitaal programma bijvoorbeeld ‘word perfect.’ Indien opmaak van de brief en de weergave van bepaalde lettertekens nauwelijks veranderen hoeft dat geen probleem te zijn. Het ‘origineel’ is in dit geval de door de archiefvormer opgemaakte brief in ‘word.’ Per mail verzonden exemplaren zijn kopieën.
8
3.2.2 Preservering van het digitaal informatieobject Het GAR heeft het OAIS model gekozen als basis voor het modelleren van haar E-depot. Dit model bestaat uit de onderstaande onderdelen:
Figuur 2: OAIS model
De werkprocessen die daarbij horen zijn: 1. Ontwerp van het systeem 2. Verwerven 3. Opnemen 4. Bewaren 5. Metadata management 6. Preserveren (planning en bewerking) 7. Archiefbeheer 8. Toegankelijk maken Het preserveren is verweven in alle werkprocessen; de preserveringsketting is zo sterk als de zwakste schakel. Binnen elk proces bepaalt het GAR de uitgangspunten voor haar preserveringsbeleid. Elke preserveringshandeling kost geld, dus het GAR zal altijd proberen deze handelingen te minimaliseren. Dit begint al met het propageren van het gebruik van open standaarden bij de archiefvormer. Daarnaast door te kiezen voor goed te onderhouden opslagformaten en methoden die zo veel mogelijk software onafhankelijk zijn.
9
De preserveringsstrategie Om een ‘dio’ te preserveren moeten de relaties tussen de drie objectniveaus van het ‘dio’ bekend of te achterhalen zijn. We preserveren niet alleen het fysieke object, maar vooral het vermogen of de kunde van het interpreteren, presenteren en reproduceren van het object. Om dit doel te bereiken en de boodschap/betekenis ongewijzigd te laten, is preservering van het conceptuele object de belangrijkste taak. Dit zal in veel gevallen vereisen dat het logisch object gewijzigd wordt. De paradox van het veranderen van het ‘dio’ zodat het integer en authentiek blijft, krijgt een extra dimensie doordat preserverende maatregelen drempels kunnen opleggen voor het toekomstig gebruik. Mensen zijn gewend de best beschikbare technologische hulpmiddelen, of in ieder geval technologieën waarvan zij weten hoe ze ermee moeten werken, te gebruiken voor het opsporen, zoeken en vinden, verwerken en bezorgd krijgen van (gepreserveerde) informatie. Het probleem (of de uitdaging) van het digitaal preserveren is niet statisch, maar verandert continu. Het GAR moet oplossingen blijven ontwikkelen en evolueren. Het GAR zal zich steeds moeten aanpassen en proberen de veranderende variabelen, zowel op ICT gebied als wat betreft verwachtingen van gebruikers, bij te benen. Passieve preservering Passieve preservering richt zich op het onveranderd en integer houden (“fixity”) van het fysieke en logische object vanaf binnenkomst bij het GAR in afwachting van, tijdens en na behandeling. Met behulp van ondermeer audittrails wordt geregistreerd welke behandelingen een ‘dio’ heeft ondergaan, door wie, etc. en kan de authenticiteit en integriteit worden beoordeeld. Actieve preservering Doelbewuste verandering van het logisch object om het conceptueel object onveranderd te laten wordt ook wel “actieve preservering” genoemd. Deze behandeling heeft altijd tot doel het ‘dio’ technisch en intellectueel toegankelijk en bruikbaar te houden. Hierbij wordt gekeken naar welke essentiële kenmerken het ‘dio’ heeft, die behouden moeten worden. De preserveringsmethoden worden in § 3.2.3 nader beschreven. Elk ‘dio’ vraagt om een preserveringsstrategie die de kwaliteit van het object het best behoudt, binnen de mogelijkheden van het GAR. De voornaamste vraag die altijd gesteld moet worden, is: wat en waarom moet gepreserveerd worden? Hierbij kunnen diverse eisen een rol spelen. Het uitgangspunt is dat de essentiële kenmerken van het ‘dio’ behouden moeten worden en dat incidentele kenmerken verloren mogen gaan. Bij essentiële kenmerken kan het gaan om: - Inhoud (functie en onderwerp) - Context (verwijzingen, ontstaanscontext waaronder actor, functie en bedrijfsproces, beheerscontext waaronder beheersregime, documentaire context, administratief beheer en technische context) - Structuur (hoofdstukken, paragrafen) - Gedrag (functionaliteit, interactie) - Vorm (lay-out, kleur, formaat) Aan de hand van de essentiële kenmerken worden de eisen aan de authenticiteit en integriteit van het ‘dio’ bepaald. Per ‘dio’ moet een afweging worden gemaakt met betrekking tot de inhoud en de kosten van de preservering, in eerste instantie door de intellectueel beheerder. Daarnaast wordt een advies van de e-conservator gevraagd. De vragen die gesteld moeten worden en die worden uitgewerkt in het opnameproces, zijn:
Past dit informatiebestand in mijn acquisitieprofiel? Wat zijn de essentiële kenmerken van het ‘dio’ en wat is mijn “acceptable loss”? Wat zijn de beheershandelingen (selecteren, vernietigen, bewaren, nader toegankelijk maken) die moeten worden uitgevoerd op dit ‘dio’? Wat zijn de technische gegevens van dit ‘dio’ (formaat, software)?
10
Wat is het advies van de e-conservator? Wanneer en hoe kan het ‘dio’ in het proces van de beheerafdeling worden gebracht?
De uitkomst van die samenspraak geeft de richting voor de keuze van de preserveringsmethode.
11
3.2.3 De formule: het uitkomen bij een methode De aanpak is top-down en bottom-up: de te behouden essentiële kenmerken bepalen de richting voor de te gebruiken preserveringsmethode; de beschikbare tools voor de preserveringsmethoden leggen bottom-up beperkingen op. Top-down: het conceptueel object Zoals al eerder benoemd is het conceptuele object het object waarmee we in de “echte wereld” te maken hebben. Dit object heeft essentiële kenmerken die gepreserveerd moeten worden: inhoud, context, structuur, vorm en/of gedrag. Deze essentiële kenmerken zijn bekend of worden vastgesteld. Bij de keuze van een preserveringsmethode moet gekeken worden of die methode het meest geschikt is om de betreffende essentiële kenmerken te behouden. In dit proces speelt toekomstig gebruik van het object een rol. Daarnaast zit er bij deze overwegingen altijd een niet te onderschatten ethisch aspect. Bottom-up: het logisch object, methoden en tools Dé oplossing of tool bestaat niet: er zullen altijd afwegingen gemaakt moeten worden. Variabelen bij het afwegen zijn de technologie die zich steeds blijft ontwikkelen en het probleem (of de uitdaging) van het digitaal preserveren. Dit probleem is evolutionair en vraagt steeds om nieuwe oplossingen. Daarnaast is het moeilijk verschillende methoden met elkaar te vergelijken en geschikte tools uit te kiezen. Tools zijn nog niet goed getest en/of gedocumenteerd. Het is wachten op tests van derden en/of zelf gaan testen. Het spectrum en de richting Omdat het moeilijk, zoniet onmogelijk is om specifieke methoden te kiezen, bied de top-down aanpak de mogelijkheid om een richting te bepalen met behulp van het spectrum5 (zie figuur 1). Bij deze richting past een aantal methoden volgens het spectrum, er zal (bottom-up) onderzocht moeten worden bij welke methode welke tools op dit moment beschikbaar zijn. Aan de hand van specificaties, documentatie en het uitvoeren van tests wordt bepaald of de gekozen richting de beste oplossing is voor een gegeven preserveringscontext, op een gegeven moment. Het spectrum geeft overzicht en richting, maar de tools en bijbehorende specificaties die ónder de genoemde methoden horen blijven altijd veranderen. De keuzes van het GAR Het moge duidelijk zijn dat er geen standaard antwoord is op de vraag welke strategie het GAR moet volgen. Wel wordt aangegeven welke preserveringsmethoden geschikt worden geacht. Met behulp van de formule kan de richting bepaald worden en de positie op het spectrum kan aangeven welke preserveringsmethoden toepasbaar en toereikend kunnen zijn. Voor elke specifieke preserveringscontext moeten afwegingen gemaakt worden met betrekking tot keuzes over de te behouden essentiële kenmerken, de mate waarin toekomstig gebruik meegenomen wordt en de ethische overwegingen in relatie tot authenticiteit en de gekozen behandeling.
5 Geïnspireerd door: Kenneth Thibodeau, Overview of Technological Approaches to Digital Preservation and
Challenges in Coming Years. http://www.clir.org/pubs/reports/pub107/thibodeau.html
12
Figuur 3: het spectrum van de digitale preserveringsmethoden
De methoden Versiemigratie Migratie is het overzetten van bestanden van de ene hardwareconfiguratie of softwareapplicatie naar de andere. Bij versiemigratie worden bestanden steeds overgezet naar een nieuwer bestandsformaat binnen de zelfde familie van softwaretoepassingen. Bijvoorbeeld een Word 6.0-bestand naar een Microsoft Office Word 2003-bestand. Het is een van de bekendste en meest toegepaste bewaarstrategieën, relatief goedkoop en eenvoudig te doen. Een ander voordeel is dat er veel migratietools op de markt beschikbaar zijn. Het is echter ook de meest bekritiseerde bewaarstrategie. Er zijn drie bezwaren tegen migratie: - De resultaten van het overzetten zijn vaak onvoorspelbaar. Dat komt meestal door een gebrek aan documentatie, of omdat er onvoldoende is getest. Als een nieuwe versie van software op de markt komt, wordt een update uitgevoerd, vaak met verlies van informatie. De nieuwe software kan het bestand niet altijd op dezelfde manier ‘lezen’ als de oorspronkelijke software, met als gevolg dat inhoud, structuur, uiterlijk of gedrag van het digitale object verloren kunnen gaan. - Migratie kan van invloed zijn op de authenticiteit van een document. Ieder document dat wordt bewaard, moet worden bewaard als 'authentiek', omdat de betekenis en de geldigheid anders niet kunnen worden gewaarborgd. Dit heeft zowel juridische als archivistische implicaties. - Migratie moet om de paar jaar herhaald worden.
13
Normalisatie (migreren naar een standaard en/of open bestandsformaat) Indien mogelijk kiest het GAR voor normalisatie. Normalisatie staat voor het migreren naar een standaard en/of open bestandsformaat, zoals PDF, TIFF, ODF, JPEG2000, etc. Door te migreren naar een open standaard zal het aantal migratiestappen beperkter zijn dan bij versie migratie. Ook levert het een beperkter aantal bestandsformaatsoorten op. Door gebruik van open standaarden nemen de kansen om interpreteerbaar te blijven toe. Door het gebruik van, voor mens en machine, logische bestandsformaten bv. gebaseerd op XML, blijft het object in de toekomst makkelijker te interpreteren. Met documentatie en metadata kunnen “interpreteerders” gebouwd worden, zoals viewers. Saving the bits Het GAR bewaart altijd het bronbestand. Indien op een gegeven moment de bestaande methoden niet toereikend zijn kan er voor gekozen worden het object niet te behandelen, en dit uit te stellen. Er moet dan wel voor gezorgd worden dat er voldoende preserveringsmetadata wordt verzameld waarmee het object in de toekomst geïnterpreteerd en/of de originele computeromgeving gereconstrueerd kan worden. Deze vorm van digitale conservering leidt tot interpretatie door een vorm van emulatie of migratie. Deze methode dient ook als schaduwstrategie, een “plan B”. Hierdoor kan altijd teruggegrepen worden naar het bronobject om het opnieuw te interpreteren. Hierbij bepaalt wel de kwaliteit van de metadata de kans op succes. Dit stelt stevige eisen aan de inrichting van een metadatasysteem ten behoeve van preservering. Een richtlijn die gevolgd wordt voor inrichting van zo’n systeem is PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies). Interoperabiliteit en XML XML is geen preserveringsmethode, maar een middel om interoperabel, duurzaam en in de toekomst interpreteerbaar te zijn. Inzake het object van preservering, de (preserverings) metadata of applicaties onderling. XML staat voor Extensible Markup Language en is veelbelovend voor archivering en interoperabiliteit. Het is zowel leesbaar voor mensen als voor machines. Het is een open standaard en niet afhankelijk van een bepaald soort platform. Het programma Testbed Digitale Bewaring heeft onderzocht dat XML de beste methode is om databases, spreadsheets, tekstdocumenten en e-mail voor de lange termijn te bewaren. Emulatie Bij emulatie wordt niet de originele hard- en software bewaard maar wordt het vereiste platform op een toekomstige computerconfiguratie gereconstrueerd zodat de computerbestanden in hun oorspronkelijk formaat raadpleegbaar zijn. Eigenschappen, gegevens en documentatie over de originele hard- en software omgeving moeten bewaard worden in de metadata, als basis voor interpretatie en reconstructie. Emulatie kan op diverse niveaus worden toegepast. Men kan computerhardware, besturingssystemen, specifieke software of een combinatie van dit alles nabootsen. Emulatie is mogelijk op basis van configureerbare chips (emulatie door hardware) of op basis van computerprogramma’s (emulatie door software). Er is geen garantie dat de hele computeromgeving van het bestand opnieuw gecreëerd kan worden, maar het lijkt een goede manier om complexe objecten te bewaren. Virtual machine Een virtual machine maakt het mogelijk om, zonder emulatie software, bepaalde functionaliteiten te bieden die, in principe, geïmplementeerd kunnen worden op een verscheidenheid aan toekomstige besturingssystemen. De Java Virtual Machine is een voorbeeld van een virtual machine die, hoewel niet ontwikkeld met preservering als doel, wel wordt gebruikt om “legacy systems”, databases uit de begin tijd van de informatietechnologie, draaiende te houden op steeds nieuwe hard- en software configuraties. Deze databases bijvoorbeeld van banken zijn dermate oud én essentieel dat een strategie als migratie niet wordt aangedurfd.
14
Universele Virtuele Computer Een benadering, die zich bevindt in het midden van het spectrum, is voorgesteld door Raymond Lorie van IBM. Deze benadering kan gezien worden als het migreren van de technologische omgeving, waarbij een programma wordt geschreven dat de interpretatie van de bestanden uitvoert in de machinetaal van een ‘Universele Virtuele Computer’ (UVC). (zie http://www.kb.nl/hrd/dd/dd_onderzoek/uvc_voor_images-en.html) De aanpak van het GAR (afhankelijk van het object) • • •
Methode A: normalisatie indien mogelijk, dan wel migreren naar open standaarden, dan wel richting XML en interoperabiliteit. Methode B: bij complexe objecten meer richting het preserveren van de technologie, zoals emulatie of virtual machine. Methode C en schaduw strategie: saving the bits. Het bronbestand opslaan met voldoende preserveringsmetadata, om het in een later stadium te interpreteren en technisch leesbaar te maken, dan wel door reconstructie van de technische omgeving, dan wel door migratie. Dit kan ook als primaire strategie gelden indien op het moment dat bestaande methoden niet toereikend zijn. Hierbij bepaalt de kwaliteit van de metadata de kans op succes.
3.2.4 De middelen Het Projectenplan en de deelprojectplannen geven een overzicht van de inzet in mensen en middelen voor het E-depot. In de producten van de deelprojecten staan de (financiële) resultaten daarvan zoals: - de E-depot software - procesbeschrijvingen - architectuur - standaarden - wijze van beschikbaar stellen - etc. Zoals in de inleiding aangegeven is het werkende E-depot niet gekapitaliseerd. Er is nog geen business case van een werkend E-depot bij het GAR. Deze zal wel gemaakt moeten worden en de resultaten daarvan worden opgenomen in het Informatiebeleidsplan van het GAR. Wat kost het beheren van een E-depot, in het algemeen en ook toegespitst naar preserveringsstrategie? De verantwoordelijkheden Het preserveringsbeleid biedt de kaders voor preservering. De eisen waaraan voldaan moet worden, de voorwaarden voor duurzaam beheer. De verantwoordelijkheid voor het beleid ligt bij het MT van het GAR. De uitvoering is in handen van de beherende afdelingen. Gelijk aan de analoge situatie heeft AMB een signalerende functie waar het de duurzame opslag en conservering van dio’s betreft. AMB levert de preserveringsexpertise, adviseert over actieve preservering en kan preserveringsopdrachten afwijzen op grond van de beroepscode. De beherende afdelingen prioriteren bij actieve preservering en beslissen op basis van het advies en eigen kennis over de collecties. De beherende afdelingen, inspectie en relatiebeheer gebruiken het preserveringsbeleid in de praktijk. Zij toetsen bruikbaarheid, efficiëntie en duurzaamheid van het beleid. Een belangrijke factor bij digitale preservering in de praktijk is de Technology Watch. De TW voedt niet alleen het preserveringsbeleid met informatie maar beïnvloedt tevens het beschikbaarstellingsbeleid. Ook de gebruiker van de beschikbaar gestelde informatie past zich aan de voortschrijdende technologie aan.
15
3.3 Operationeel Het GAR heeft het E-depot gemodelleerd op basis van het OAIS model. Binnen elk onderdeel bepaalt het GAR de uitgangspunten voor haar preserveringsbeleid, per proces de concrete activiteiten. Proces OAIS 1. Ontwerp (strategisch)
Onderdeel Systeemontwerp E-depot GAR
Aandacht voor: Model
Records continuüm
(Open) standaards/sources 2. Verwerven (tactisch)
Uitgangspunt GAR Het digitale systeem is in de maak. De digitale duurzaamheid al in een vroeg stadium beïnvloeden.
Ontwerp systemen
Zoveel mogelijk toepassing van (open) standaards/sources. Afspraken met archiefvormers maken (in de vorm van een overdrachtsprotocol). Voldoen aan NEN en ISO normen: NEN 2082 en 23081.
Opslagformaten
De inrichting van systemen al in vroeg stadium beïnvloeden.
Afspraken met archiefvormers en leveranciers (SIP)
De archiefvormer levert het dio zoveel mogelijk in een standaard formaat. Metadata
3. Opnemen
Bestanden
Metadata
Zowel administratieve als technische metadata
De metadataset van het GAR is bepalend.
Waardering en Selectie
Acquisitieprofiel vaststellen.
(Eigendoms) rechten regelen Formaten
Procesbeschrijving actualiseren. Het GAR stelt op dit moment in principe geen beperkingen aan formaten die in het e-depot worden opgenomen
Kwaliteitscontrole (technisch, inhoudelijk)
Kwaliteitscontrole wordt in alle procedures opgenomen. Procesbeschrijving actualiseren. Het GAR gaat uit van een aparte metadata-database (MDDB) en een ‘dio’-opslag. De metadata van zowel analoge als digitale objecten wordt in 1 MDDB opgenomen. Deze bevindt zich buiten de Safety Deposit Box (SDB).
Inkapseling van de metadata bij de objecten of in een afzonderlijk databasemanagementsysteem (PREMIS beveelt beiden aan, maar dit is natuurlijk een duurdere oplossing)
16
4. Bewaren
Originele bestanden
Beveiliging 5 Metadatamanagement
Ontwerp metadatamodel Metadata bestand
Beperkte openbaarheid en integriteit van de dio’s Internationale standaards
Administratieve, beschrijvende, technische en beheersmetadata!
Onderhoud
6. Preserveren
Lange termijn preservering
Preserveringsstrategieën
GAR bewaart het aangeleverde formaat en een duurzaam formaat en werkt met een raadpleegformaat. Procesbeschr. actualiseren. Zie Informatiebeveiligingsplan. Volgens de norm ISO 23081
Implementatie in metadatadatabase (MDDB) Het onderhoud zal via de MDDB en de beheerapplicaties gaan. Procesbeschrijv. actualiseren. Migratie van dio naar duurzaam formaat – eventueel offline. Behoud van het oorspronkelijk geleverde formaat – eventueel offline. Opstellen preserveringsplan en verantwoordelijkheid daarvoor beleggen.
7. Archiefbeheer
Pro-actief – Technology Watch Toegangsrechten (openbaarheid) Planning preservering en toegankelijk maken Planning overbrenging
8. Toegankelijkheid
Digitale balie
(Inter)nationale ontwikkeling van best practices Termijnen van openbaarheidsbeperkingen en handhaving van de WBP
(Wettelijke) overbrengingstermijnen
Alle soorten bestanden Selectie van digitalisering van analoge bestanden Raadpleegformaat
Toegevoegde services (onderzoeksomgeving)
Procesbeschrijv. actualiseren. Zie bijlage Technology Watch. Conform analoge proces.
Afstemmen jaarplannen beheerafdelingen en AMB. Procesbeschrijv. actualiseren. Zie Acquisitieprofiel, Jaarplannen Beheer en E-depot Concern. Procesbeschrijving actualiseren. Vergroten digitale beschikbaarheid. Raadpleegformaat mag van mindere kwaliteit zijn. Hogere kwaliteit op aanvraag. Zie beleidsplan Digitale dienstverlening en deelproject Digitale Balie.
GAR als onderdeel van een groter netwerk Klantonderzoek Beschikbaarheid
Klantprofiel vaststellen. Digitaal 24 uur per dag / 7 dagen per week. Procesbeschrijv. actualiseren.
17
3.4 Technology Watch (TW) Preserveringsbeleid vraagt om een centraal punt dat de technologische ontwikkelingen bij de archiefvormer/leverancier en de rest van de wereld volgt. Dit om te anticiperen op ontwikkelingen waar het E-depot rekening mee moet gaan houden. In de bijlage staat de uitwerking van deze TW.
3.5 Submission Information Package (SIP) Preserveren begint al bij de archiefvormer en wordt voor het GAR concreet zichtbaar bij de opname. Al bij het verwerven moet het ‘dio’ aan een aantal voorwaarden voldoen (qua bestandsformaat, metadata) om op de meest ideale manier in het E-depot te worden opgenomen. Deze voorwaarden worden uitgewerkt in een afzonderlijk overdrachtsprotocol.
18
4. De weg er naar toe Dit beleidsplan is vooral een overzicht van uitgangspunten en doelen. Het hangt samen met het Bedrijfsplan, Informatiebeleidsplan en Plan Digitale dienstverlening en dient middels de lijn te worden vastgesteld. Daarvoor moeten een aantal stappen worden doorlopen: - beoordeling door de projectgroep, klankbordgroep en vaststelling door de stuurgroep - vaststelling in het Managementteam Om het beleid uit te werken zullen de doelen in een tijdslijn moeten worden gezet, samen met de acties, beschikbare mensen en middelen. Actielijn
Start
Resultaat
2009
Samenhang en budget
Archief- en collectiebeherende afdelingen Project E-depot Dp 2 Project E-depot Dp 9
2009
Project E-depot Dp 9
2008
Inzet op duurzaam te bewaren archief en collecties Overzicht van beheerkosten Afstemming plannen beheerafdelingen, econservator en informatiemanagement De beste, meest efficiënte strategie van preservering
AMB en archief- en collectiebeheer afdelingen Project E-depot Dp 1
2008
Digitaal anticiperen op vraag en aanbod
2008
Uniforme handelingen
Archief- en collectiebeherende afdelingen
2008
Archiefvormer - qualitycheck SIP - test overdrachtsprotocol
Project E-depot Dp 8
2008
Uniforme handelingen m.b.t. 1 gegevensverzameling van alle metadata (ook preserveringsmetadata!) Aansluitend digitaal beheer tussen archiefvormer en GAR
Voorlichting geven over resultaten
Project E-depot Dp 8
2008
E-depot opnemen in de jaarplannen en de budgettering en afstemmen met het Informatiebeleidsplan, het Informatiebeveiligingsplan en Digitale dienstverlening Acquisitieprofiel
Business case maken (gevolgen voor mensen en middelen) Preserveringsplanning
Preserveringsstrategieën: - procesbeschrijving maken - testen - evalueren Technology Watch - kenniskring Procesbeschrijvingen: - verwerven - opnemen - bewaren Metadatabeheer
Verantwoordelijk voor uitvoering MT
2009 2008
Delen van kennis en uitgangspunten
19
5. Bijlage: Technology Watch De technology watch is voor het GAR het observeren van de diverse technologische componenten die gebruikt worden in het e-depot, hoe deze zich verhouden tot de voortschrijdende technologische ontwikkelingen en hoe hierop te reageren met een preserveringsstrategie. Het voorspellen (o.a. “trendwatching”) welke componenten op termijn niet meer toegankelijk zijn door veroudering en hierop reageren (bijstellen preserveringsplannen en uitvoeren preserveringsstrategieën en -acties) is de kern van de technology watch. Degenen die zich bezighouden met de technology watch en het digitaal preserveren moeten continue openstaan voor de mogelijkheden die zich voordoen door de zich steeds voortschrijdende technologie. Daarnaast moet binnen de organisatie technologische kennis gedeeld worden, dit kan in de vorm van een Technology Watch Kennisgroep. Reikwijdte: De technology watch gaat uit van het digitaal informatie-object en de daar aan verwante technologische componenten zoals viewers, preserveringstools etc. Hoewel er raakvlakken zijn vallen de technologische componenten van het E-depotsysteem zelf, buiten de technology watch. Dit kan beter worden gezien als “onderhoud” van de systemen (in de systeemarchitectuur) van het e-depot. Dit zal bij P1 “realisatie e-depot” en de afdelingen Informatiemanagement en materieel beheer (AMB) ingevuld moeten worden. Er vallen drie niveaus met subniveaus te onderscheiden bij de technology watch: 1. Technology watch op strategisch niveau; samenwerking (o.a.) 2. Technology watch op tactisch niveau; technologische tijdlijn en levenscycli technologische wereld 3. Technology watch op operationeel niveau; “File-format Preservation action” monitor van de producers en consumers
Technology watch kennisgroep Het doel van de Technology Watch Kennisgroep (TWKG) is drieledig: 1. Delen van kennis over de technologische componenten binnen het producersconsumerstraject (zie 1.2 en afbeelding 1). 2. Delen van kennis over de voortschrijdende technologische ontwikkelingen die betrekking hebben op de (essentiële) technologische componenten die aanwezig zijn binnen het E-depot. 3. Het ondernemen van actie op operationeel, tactisch of strategisch niveau. Een voordeel van de Technology Watch Kennisgroep is dat kennis wordt gedeeld en niet alle kennis zich bevindt bij één persoon of functie. Er moet afdelingoverschrijdend gekeken worden naar de technologische componenten met betrekking tot het digitale informatie object en dit moet met elkaar gedeeld worden om actie te kunnen ondernemen, dan wel advies te geven. Voorstel Technology Watch Kennisgroep (TWKG): De TWKG is een structureel, binnen de organisatie verankerd overleg onder de verantwoordelijkheid van de e-conservator. De TWKG zal bijeen komen met een vaste groep deelnemers en zal een frequentie hebben van in eerste instantie één keer in de drie maanden. Naar gelang er binnen de TWKG meer of minder behoefte is aan kennisdeling of acties op operationeel-, tactisch- of strategisch niveau, kan de frequentie nader aangepast worden.
20
Voorstel vertegenwoordigde afdelingen: • AMB, in ieder geval de e-conservatoren • Informatiemanagement • Beherende afdelingen: Archieven, Atlas, Bibliotheek • Inspectie • Digitale dienstverlening / baliediensten
1. Technology watch op operationeel niveau
Afb. 1: OAIS model, producers-consumerstraject, technologische wereld
De technology watch op operationeel niveau vindt plaats binnen het bekende OAIS-plaatje en bestaat uit twee onderdelen: 1.1 “File-format Preservation action” De “File-format Preservation action” is een cyclisch proces afgebeeld in afbeelding 2, en vindt plaats binnen het OAIS-gebied 1.1 in afbeelding 1. Het cyclisch proces is intern gericht wat preservering betreft: wat hebben we of krijgen we binnen en wat gaan we ermee doen. Er wordt gebruik gemaakt van (extern, wereldwijd?) aanwezige (geregistreerde) gegevens uit de technical registry over bestandsformaten, obsolescence-risks, viewers, vendors etc. Bij de preservation planning wordt ook gegevens meegenomen uit de monitor van de producers en 6 consumers. Bij preservation action worden de benodigde acties ondernomen met de SIP’s 7 (bv. migreren), dan wel de binnen het E-depot aanwezige AIP’s te behoeden voor “obsolescence”8.
6 Submission Information Package (SIP): An Information Package, consisting of the Content Information and the associated Preservation Description Information (PDI), which is preserved within an OAIS. 7 Archival Information Package (AIP): An Information Package that is delivered by the Producer to the OAIS for use in the construction of one or more AIPs. 8 Obsolescence: Het door veroudering (technisch) ontoegankelijk worden van een digitaal informatie-object
21
Afb. 2: Preservation cyclus
Wie: • • •
AMB (e-conservatoren) Informatiemanagement Archieven, Atlas, Bibliotheek (Voor het bepalen van de te behouden essentiële eigenschappen van het digitaal informatie-object en de “acceptable loss”) Kennisdeling via Technology Watch Kennisgroep. 1.2 Monitor van de producers en consumers Het monitoren van de producers en consumers kan gezien worden als een traject, zie afbeelding 1. Een manier kan zijn dat een functionaris van een beherende afdeling “op bezoek” bij een producer tegen technische componenten “aanloopt” (een specifiek bestandsformaat, een document management system etc.), dit registreert, en deelt met de Technology watch kennisgroep. Met input vanuit deze monitor kunnen de (eisen voor/eigenschappen van) SIP’s en DIP’s beïnvloed worden. Ook kan de organisatie beïnvloed worden wat betreft de (technische) eisen en wensen van de consumers en de technologische eigenschappen van het (toekomstige) aanbod van de producers. Wie: • • • •
Monitoren van de producers: Archieven en Inspectie, Atlas, Bibliotheek. Monitoren van de consumers: baliediensten / digitale dienstverlening. E-depot Concern Kennisdeling via Technology Watch Kennisgroep.
2. Technology watch op tactisch niveau Hoe nemen we de technologische toekomst mee in het traject van de producers naar de consumers? Er zijn twee aspecten: 2.1 Technologische tijdlijn en levenscycli Tijd is een belangrijke factor in het “obsolete” raken van het digitale informatie-object. Op operationeel niveau (zie 1.1) worden de bestandsformaten, en hun relatief korte “levenscyclus”, in de gaten gehouden in de “File-format Preservation action”. Maar dit bestrijkt niet het hele technische gebied: daarom dienen op tactisch niveau de langere levenscycli van software en computer/hardware meegenomen te worden, zie afbeelding 3. In afbeelding 3 wordt aangegeven dat op een gegeven moment (“nu”) de technologische tijdlijn en de
22
levenscycli in de gaten gehouden (en geregistreerd) moet worden. Wat betreft het aanbod van retro (digitale informatie-objecten overgeleverd uit het verleden in de vorm van “verouderde techniek”) vanuit de producers: hier zal een kosten – baten overweging gemaakt moeten worden met hierin een prominente rol voor de techniek. Op technisch gebied is de ene actie kostbaarder dan de andere en niet alles is mogelijk. Daarom moeten er eisen gesteld worden vanuit de techniek. Deze kunnen vanuit verschillende optieken gesteld worden: • Tijd, bv. digitale informatieobjecten vanaf 1990, want met ouder materiaal kan niets mee gedaan worden. • Gebruikte techniek, bv. deze bestandsformaten kunnen we goed verwerken, deze minder goed en tegen hogere kosten en bij deze bestandsformaten is verwerken te kostbaar. • Gebruikte drager, bv. geen floppies of zelfs helemaal geen (losse) dragers maar versturen via internet (FTP).
Afb. 3: Technologische tijdlijn en levenscycli
Relateert aan: 1.1 “File-format Preservation action” 1.2 Monitor van de producers en de consumers Wie: • •
AMB (e-conservatoren) Informatiemanagement
2.2 Technologische wereld Een ander aspect is de technologische wereld in de breedste zin van het woord. Dit aspect overstijgt de preservering. Zo kan het bijvoorbeeld het geval zijn dat er een nieuwe viewer is ontwikkeld die gebruiksvriendelijker is. Dit is geen preserveringsvraagstuk, maar moet wel door de organisatie in de gaten gehouden worden om de klant zo goed mogelijk te bedienen. In de monitor nemen we o.a. mee: • Vendors/software(viewers)/hardware (dit zou de technical registry kunnen voeden?) (Wordt het bestandsformaat, de software nog wel ondersteund? Etc.) • open standaarden • tools • (inter)nationale initiatieven (bv. PLANETS) (wat doen anderen?) Relateert aan: 1.1 “File-format Preservation action” 1.2 Monitor van de producers en de consumers 3.1 samenwerking
23
Wie: • • • • •
AMB (e-conservatoren) Informatiemanagement Beherende afdelingen: Archieven, Atlas, Bibliotheek Inspectie Kennisdeling via Technology watch kennisgroep.
3. Technology watch op strategisch niveau Hoe beïnvloeden we de technologische wereld? o.a. door: 3.1 samenwerking In navolging van 2.2 de technologische wereld, worden op strategisch niveau deze vragen gesteld en beantwoord: • Wat kunnen we doen in samenwerking? o de technology watch in samenwerking doen? o Een gezamenlijke technnical registry? (nationaal, internationaal) • Wat kunnen we zelf doen? o Moeten we zelf die tool (laten) bouwen? Een GAR technical registry? (eigen administratie?) 3.1.1 voorstel voor samenwerking • Nationaal (actief, meedoen) o NCDD (Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid) is een platform voor professionals (KB, NA, DANS, etc.) op het gebied van digitale duurzaamheid in de publieke sector in Nederland. De NCDD organiseert in het najaar van 2008 een workshop “Technology Watch - hoe kunnen we hierin samenwerken?” n.a.v. de informatiedag E-depot bij het GAR; o Kennis uitwisselen met ICT- deskundigen die al bezig zijn op het terrein van digitale duurzaamheid, zoals bij diverse universiteiten het geval is. • Internationaal (passief, volgen) o Het Nationaal Archief is betrokken bij diverse internationale preserveringsprojecten in We Preserve (DPE, PLANETS en CASPAR); o Onderzoeken wat er al gedaan is in Digicult: een internationaal onderzoeksprogramma als ‘technology watch’ voor het cultureel en wetenschappelijk erfgoed. Relateert aan: 1.1 “File-format Preservation action” 1.2 monitor van de producers en de consumers 2.1 technologische tijdlijn en levenscycli 2.2 technologische wereld Wie: • MT Advies vanuit de Technology Watch Kennisgroep
Literatuur: Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS), CCSDS 650.0-B-1, BLUE BOOK, January 2002, http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf Overview of Technological Approaches to Digital Preservation and Challenges in Coming Years, Kenneth Thibodeau , 2002, http://www.clir.org/pubs/reports/pub107/thibodeau.html
24
