Het Gemeentearchief Rotterdam en het Elektronisch Depot. Digitale archieven voor de eeuwigheid? Het jaar 2015. Uw tante is op 99 jarige leeftijd overleden. Dat is jammer. De burgemeester komt niet op haar verjaardag, maar u erft € 10 miljoen en dat verzacht het leed aanzienlijk. Uw neef betwist u de erfenis, maar hij heeft geen been om op te staan. De originele wilsbeschikking in het archief van de betreffende notaris wijst u aan als enige erfgenaam. Met de akte is niet geknoeid. De tekst van de kopie in bezit van tante is dezelfde als die van het origineel. Na het innen van de erfenis laat ook u een testament opmaken. Uw notaris werkt inmiddels volledig digitaal. Hij bewaart de originele akte met zijn en uw elektronische handtekening en die van een paar getuigen op een harde schijf, zeg maar zijn elektronisch ‘archief.’ Dat scheelt een hoop papierwerk en houdt de kosten laag. U krijgt als u het nodig vindt een printje mee voor thuis, maar de notaris kan u de akte ook even mailen, dan kunt u het testament opbergen in uw digitale kluis. In 2055 wordt u verenigd met uw tante en ook uw nabestaanden betwisten elkaar de flink gegroeide erfenis. Het oude papieren en moderne digitale archief van de notaris blijkt ondergebracht bij het Gemeentearchief Rotterdam. Het is nog niet openbaar, maar de nabestaanden krijgen inzage in het originele testament. Nou ja, origineel… wat is er origineel aan een digitaal document? Hoe bewijs je de authenticiteit? Hoe zorg je ervoor dat een digitaal bestand vele jaren later nog in de oorspronkelijke opmaak leesbaar is? Hoe bewaar je digitale bestanden in oorspronkelijke staat voor de eeuwigheid? Als het bestand geconverteerd is, bijvoorbeeld van word perfect naar word, is het dan nog wel origineel? Dit zijn allemaal vragen die duidelijk maken dat het veilig en geordend bewaren en beschikbaar stellen van authentieke digitale bestanden meer omvat dan het beschikbaar stellen van voldoende schijfruimte.
Wat doet het gemeentearchief? Kort gezegd: beheer, behoud en beschikbaarstelling van archieven en verzamelingen van Rotterdam en regio. Overheidsinstellingen zijn wettelijk verplicht om hun archieven ouder dan 20 jaar in te leveren en aan particulieren (personen, families, bedrijven, verenigingen, instellingen) wordt het gevraagd. Het gemeentearchief beschikt over bewaarplaatsen (depots) waarin de papieren archieven en verzamelingen zijn opgeslagen. Naast 17 km’ archief, telt het gemeentearchief 70.000 boektitels, kranten en tijdschriften, meer dan een miljoen afbeeldingen zoals foto’s, tekeningen, affiches en plattegronden, en beheert het gemeentearchief beeld en geluidverzamelingen zoals het complete archief van RTV Rijnmond. Die spullen liggen niet op één grote hoop, maar worden door deskundige medewerkers geordend en beschreven opdat het publiek op de studiezalen of via de website de stukken kan raadplegen, want dat is uiteindelijk het doel. Soms moeten stukken eerst nog worden gerestaureerd. Al die stukken rekenen we tot ons culturele erfgoed.
De komst van steeds meer digitale bestanden bij het Gemeentearchief Rotterdam maakt een Elektronisch Depot noodzakelijk. Omdat een kant-en-klaar product niet voorhanden is, is het gemeentearchief al lerend aan het werk gegaan. Josje Everse en René Spork beschrijven de aanpak van dit project. Het Gemeentearchief Rotterdam (GAR) ontvangt de laatste jaren steeds vaker digitale bestanden, variërend van een harde schijf met foto’s tot en met grote slappe diskettes met digitale bestanden bij een particulier archief. Overheidsinstellingen en bedrijven werken in toenemende mate - en straks wellicht uitsluitend - digitaal en dat betekent dat het GAR archieven van digitale origine gaat beheren. Daarnaast zijn er tal van websites in de lucht waarvan sommigen interessant genoeg zijn om door het gemeentearchief bewaard te worden. Geconfronteerd met deze elektronische werkelijkheid groeide bij het gemeentearchief het besef van de noodzaak van de ontwikkeling van een Elektronisch Depot (Edepot) voor de bewaring van deze grote diversiteit aan bestanden.
Het E-depot zou ook een oplossing kunnen bieden voor het bewaren van reeds gedigitaliseerde archieven en verzamelingen. Denk daarbij vooral aan scans van veel geraadpleegde analoge objecten zoals de huwelijksbijlagen bij de burgerlijke stand. Ook deze gedigitaliseerde bestanden vragen om een goed beheer.
Voor al deze digitale documenten ontwikkelt het Gemeentearchief Rotterdam , inmiddels in samenwerking met het Nationaal Archief en de Archiefschool, een E-depot. Omdat een binnen- of buitenlands kant-en-klaar product niet voorhanden is, zit er niets anders op dan om lerend aan het werk te gaan. Internationale ontwikkelingen in vooral Australië en Canada en bij de Belgische buren (e-David) worden op de voet gevolgd. De gemeente Rotterdam zag en ziet het belang en financiert de ontwikkeling ervan. Volgens planning opent het E-depot voor de duurzame opslag van digitale bestanden in 2008. Uiterlijk in 2010 komen de bestanden via een ‘digtale balie’ beschikbaar voor het publiek. Verschillende formats Aan welke voorwaarden moet een E-depot voldoen om authentieke digitale bestanden veilig en geordend te bewaren en beschikbaar te stellen? Hoe zorg je ervoor dat andere instellingen kunnen profiteren van de ontwikkeling van een E-depot?
Om met dit laatste te beginnen: een belangrijk uitgangspunt van het GAR wat betreft de ontwikkeling van het E-depot is het gebruik van open source software en open standaarden zoals het OAIS-model (Open Archival Information System), zie afbeelding. Binnen het OAIS-model worden procedures uitgewerkt voor opname, beheer, toegankelijk maken, beleid en het beschikbaar stellen. Het E-depot is straks door iedereen te gebruiken. De diensten die er gebruik van willen maken, zullen wel zelf voor implementatie moeten zorgen en voor aansluiting op de in gebruik zijnde systemen. Met de toepassing van het open source programma D-space is het GAR in 2005 gestopt. D-space komt uit de bibliotheekwereld en bleek wat betreft de variatie en gelaagdheid in de metadata niet voor ons doel geschikt.
Elektronische Depots met wetenschappelijke publicaties, zoals die door bibliotheken worden ontwikkeld, bevatten vooral tekstbestanden ( bijvoorbeeld PDF en Word). Bij het Archiefdepot gaat het om een verscheidenheid aan uniek materiaal. Er is maar één origineel van een archiefstuk - je zult het niet in een ander depot aantreffen. De stukken zijn bovendien opgemaakt met behulp van verschillende programma’s in verschillende versies (van concept tot origineel) en in verschillende formats (tekst, databases, spreadsheets, maar ook foto’s, films, 3d modellen van bijvoorbeeld een architectuurbureau, enzovoort). En daar komt nog eens bij dat de Archiefwet aan het duurzaam bewaren van (digitale) archieven strenge eisen stelt ten aanzien van zorgvuldige bewaring en beschikbaarstelling.
Bij conversie van bestanden kunnen bijvoorbeeld formules in Excel hun functie verliezen. Daarom is er bijvoorbeeld door de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief ook onderzoek gedaan naar ‘emulatie’ waarbij naast de bestanden ook de hele omgeving wordt bewaard waarop deze bestanden draaiden. Eisen stellen aan digitale informatieobjecten Hoe regel je het verwerven, beheren, behouden en beschikbaar stellen van digitaal ontstane archieven?
Uiteraard moeten we beginnen bij de ‘leverancier’ van de bestanden. Digitale infiormatieobjecten dienen in hun beginstadium, zowel technisch als wat betreft selectie, al aan een aantal eisen te voldoen. Een digitaal informatieobject is namelijk meer dan bijvoorbeeld dat ene Wordbestand. Het bestaat, naast de inhoud, ook uit gegevens over het bestand, de zogenaamde metadata. Het gaat dan om administratieve of beheersmetadata over het proces (wie heeft het gemaakt en gewijzigd, wat iets zegt over de ‘authenticiteit’) en de technische metadata over het bestand zelf (wat is het formaat). Deze metadata vormen, mét de beschrijvende of contextuele metadata die er later door de beheerder aan toe worden gevoegd, de basis waarmee de bestanden kunnen worden geïdentificeerd.
Ook moeten er van te voren op basis van de inhoud keuzes worden gemaakt welke digitale informatie bewaard blijft en voor hoe lang. Een dergelijke selectie zou ‘ingebakken’ kunnen zitten in een geautomatiseerd post- en registratiesysteem. En als de informatie bewaard blijft, dan is één van de eisen dat bij de aan te leveren digitale documenten die metadata aanwezig zijn, die nodig zijn om het te kunnen aanbieden aan de gebruiker. Hoe pakt hett GAR dit aan? Het deelproject ‘preserveringsbeleid’ voorziet in 2008 het opstellen van de eisen waaraan een SIP moet voldoen per type archief en collectievormer, het opstellen van een procedure voor overbrenging per type archief en collectievormer, het toetsen van de eisen aan de hand van casussen uit gemeentelijk en particulier veld en diverse soorten media (tekst, bewegend beeld, geluid, statisch beeld, websites/ nieuwsbrieven). Hieruit vloeien overdrachtsprotocollen voort en instructies voor gemeentelijke en particuliere archief- en collectievormers. Opname van bestanden in het E-depot
Eind 2008 zal ook de ‘ingestprocedure’ gereed zijn. Deze procedure regelt hoe en in welk formaat de archiefvormers hun bestanden en metadata moeten aanleveren. De bestanden gaan bij binnenkomst eerst in quarantaine,om net als de analoge bestanden ‘ontluisd’ te worden. Bovendien vindt dan controle plaats op de juistheid en de authenticiteit. Vervolgens gaan de bestanden over naar het Edepot om voorzien te worden van beschrijvende metadata. In het E-depot worden bewaard de originele, de duurzame (bijvoorbeeld XML of TIFF) en de geconverteerde bestanden. Het origineel zal nooit worden verwijderd. Voor het publiek kunnen bestanden in een lichter raadpleegformaat beschikbaar worden gesteld, vooralsnog via de webserver.
Voor de beschrijvende of contextuele metadata maken de beherende afdelingen, zoalsarchieven, bibliotheek, beeld- en geluid, gebruik van authority files, ingericht volgens ISAAR, de internationale norm voor archivistische geautoriseerde beschrijvingen van organisaties, personen en families. Op die manier worden relaties gelegd tussen de bestanden in verschillende collecties. Als men zoekt op Van Ravesteyn, dan krijgt men treffers als het archief van ir. S. van Ravesteyn, o.a. architect van diergaarde Blijdorp en het nu bijna afgebroken Centraal Station Rotterdam, alsmede een geluidsregistratie van een interview met deze architect en het door Van Ravesteyn geschreven boek De Sierkunst op Nederlandsche passagiersschepen. Bovendien krijgt men de volledige beschrijving van de persoon Sybold van Ravesteyn.
Omslag in opslag Voor het beheer van de digitale informatieobjecten is uiteraard schijfruimte nodig. Geheugencapaciteit (schijfruimte) is niet het probleem, servers kun je kopen, maar hoe zit het met de deskundigheid die voor het goed geordende beheer nodig is? Het Gemeentearchief Rotterdam heeft ervoor gekozen om
het beheer in eigen hand te houden, net als het beheer van de papieren bestanden. De kennis die over de opname, het beheer en het beschikbaar stellen wordt opgedaan blijft zo in de eigen organisatie. In de tussentijd volgt het GAR met belangstelling de discussie die gevoerd wordt over het uitbesteden van het beheer van digitale bestanden, zoals ook wel gebeurt met papieren archieven.
Kleine gemeenten zonder gemeentearchief kunnen hun archieven onderbrengen bij een buurgemeente die wel over een officiële archiefinstelling beschikt. Zij benoemen de gemeentearchivaris van een nabij gelegen grotere plaats als gemeentearchivaris van hun gemeente. Daarmee plaatsen zij het beheer van hun papieren archieven buiten de gemeente van herkomst, maar wel bij een partner die aan alle wettelijke eisen voldoet conform de termijn die de Archiefwet stelt.. Overheidsarchieven worden na twintig jaar overgebracht naareen archiefinstelling, zijn dan openbaar en vervullen geen rol meer voor de administratie. Deze archieven worden voer voor historici en/of de recht- en bewijszoekende burger die bijv. in een overgebracht bouwtekeningen archief zoekt naar originele details van zijn huis dat hij in oorspronkelijke staat wil brengen. Voor de Archiefwet is er geen verschil tussen papieren en digitale archieven. Dat digitale bestanden pas na twintig jaar zullen worden overgebracht lijkt – gezien de vernieuwing elke drie tot vijf jaar van het automatiseringspark - niet erg waarschijnlijk. Het beheer ondertussen extern onderbrengen bij een commerciële onderneming roept vragen op. Het gaat immers om nog niet openbare bestanden. Om de veilige bewaring van deze bestanden te garanderen zouden ze op een veel kortere termijn moeten worden overgebracht naar bijvoorbeeld het E-depot van de gemeente (dynamisch/ semi-statisch), die de bestanden vervolgens conform de wettelijke termijn overbrengt naar het E-depot van het gemeentearchief (statisch). Er kan ook voor worden gekozen om één E-depot te bouwen voor beide functies, semi-statisch en statisch. Archiefinstellingen krijgen hoe dan ook meer regie over het proces van archiefvorming, van wat nu de DIV-taken zijn. Een goede administratie is noodzakelijk voor een controleerbare en betrouwbare overheid en dient de democratische rechtsorde. Zo wil het GAR de veilige opslag van digitale archieven starten na afhandeling van een dossier en uiteraard is bemoeienis met de Rotterdamse informatiearchitectuur noodzakelijk: er waren in 2003 in Rotterdam 1300 verschillende bedrijfsspecifieke applicaties. Het GAR wil natuurlijk niet in 1300 gevallen pas bij de overdracht met de eigenaardigheden van deze applicaties geconfronteerd worden. Plannen voor 2008 Het E-depot komt in 2008, in samenwerking met het Nationaal Archief, beschikbaar.. De bestanden in het E-depot moeten uniform doorzoekbaar zijn. Dat betekent dat aan alle ontsloten objecten door de beheerder bepaalde metadata moeten worden toegekend. ‘Zoeken’ via de ‘Digitale Balie’ (voorlopige term) op de website levert treffers op uit archieven en verzamelingen, van archiefstuk tot en met tekening, foto, boek etc. Van sommige treffers krijgt men alleen de beschrijving te zien, van anderen ook het beschreven object (bijvoorbeeld een foto of gescand archiefstuk). De treffers kunnen worden geraadpleegd, tenzij de openbaarheid, de materiële staat of de aanwezigheid van een duplicaat dit verhinderen. Voor het raadplegen van analoge bestanden zal verwezen worden naar de studiezaal, een scherm zal verschijnen waarin men stukken kan aanvragen. Voor het raadplegen van direct beschikbare digitale bestanden zal een muisklik voldoende zijn. Uiteraard is het doen van een bestelling mogelijk. De ‘Digitale Balie’ zal in het najaar worden getest, maar is uiterlijk 2010 beschikbaar voor het publiek. Het Gemeentearchief Rotterdam, dat net zijn 150-jarig bestaan achter de rug heeft, zorgt ervoor dat het verleden toekomst krijgt.
Voor actueel nieuws zie: www.gemeentearchief.rotterdam.nl of meldt u aan voor onze digitale nieuwsbrief.
Josje Everse, Projectleider E-depot en René Spork, projectleider Digitale Dienstverlening
