Jaarverslag De Waerden

Jaarverslag De Waerden 2011 3.1.10

Managementteam Ondernemingsraad Centrale deelraad verwanten Centrale deelraad cliënten Raad van bestuur Raad van toezicht Verantwoordelijk MT-lid Status

: : : : : : : :

03-04-12 23-04-12 10-04-12 26-04-12 08-05-12 26-04-12 manager stafdiensten definitief

1 Uitgangspunten van de verslaggeving Bij De Waerden bieden wij zorgen dienstverlening aan mensen met een (verstandelijke) beperking. Wij doen dit in de provincie Noord-Holland en wel ten noorden van Amsterdam. Honderden medewerkers, vele vrijwilligers, leerlingen en stagiairs zijn betrokken bij de ondersteuning van een kleine 1.000 cliënten. Onze zorgen dienstverlening wordt kleinschalig georganiseerd; dat wil zeggen gedecentraliseerd en gedeconcentreerd. Vanuit vele „uitvalsbases‟ verspreid over de provincie worden cliënten begeleid bij hun deelname aan de samenleving. Zo bieden wij ondersteuning bij (zelfstandig) wonen, werken en dagactiviteiten, onder meer in de omgeving van IJmuiden, Heiloo, Alkmaar, Sint Pancras, Heerhugowaard, Grootebroek, Onderdijk, Schagen, Anna Paulowna en Den Burg (op Texel). Evenals voorgaande jaren legt De Waerden, door middel van dit jaarverslag, verantwoording af aan interne en externe belanghebbenden. Het kalenderjaar 2011 wordt zowel kwalitatief als kwantitatief beschreven. De informatie in de navolgende hoofdstukken heeft in principe betrekking op de gehele organisatie. Daar waar hiervan wordt afgeweken, wordt dit expliciet vermeld. Hierbij spreek ik als voorzitter van de raad van bestuur mijn dank uit aan een ieder die zich in 2011, direct of indirect, heeft ingezet voor De Waerden door de persoonlijke en professionele dienstverlening aan onze cliënten. Tot slot wil ik ook graag van de gelegenheid gebruikmaken om iedereen hartelijk te bedanken voor de goede samenwerking, gedurende de afgelopen negen jaar. Maart 2012, drs. J. (Hans) Koller, raad van bestuur De Waerden

Jaarverslag De Waerden 2011

2

Inhoudsopgave

pag.

1

Uitgangspunten van de verslaglegging

2

2

Profiel van de organisatie

4

2.1

Algemene identificatiegegevens

4

2.2

Structuur van het concern

4

2.3

Kerngegevens

6

2.3.1 Kernactiviteit

6

2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten

7

2.3.3 Werkgebieden

7

Samenwerkingsrelaties

7

2.4

3

Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap

10

3.1

Normen voor goed bestuur

10

3.2

Raad van bestuur

10

3.3

Toezichthouders

11

3.4

Bedrijfsvoering

13

3.5

Deelraden verwanten en cliënten

15

3.5.1

Verwanten

15

3.5.1.a Centrale deelraad verwanten

15

3.5.1.b Lokale deelraden verwanten

16

Cliënten

17

3.5.2.a Centrale deelraad cliënten

17

3.5.2.b Lokale deelraden cliënten

18

3.5.2

3.6 4

19

Ondernemingsraad

Beleid, inspanningen en prestaties

22

4.1

Meerjarenbeleid

22

4.2

Algemeen beleid

22

4.2.1

24

4.3 4.4

4.5

Nieuw beleid

Kwaliteitsbeleid in het algemeen

24

4.3.1

26

BIG-beleid en medische protocollen

Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten

27

4.4.1

Klachten

27

4.4.2

Vertrouwenspersoon cliënten

28

4.4.3

Cliëntveiligheid

28

Kwaliteitsbeleid ten aanzien van medewerkers

29

4.5.1

Personeelsbeleid

29

4.5.2

Kwaliteit van het werk

29

4.5.3

Arbeidsomstandigheden

31

4.6

Maatschappelijk ondernemen

35

4.7

Financieel beleid

36


3

2 Profiel van de organisatie 2.1

Algemene identificatiegegevens

Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummers Nza Kamer van Koophandel inschrijvingsnummer E-mailadres Internetpagina

2.2

Stichting De Waerden G. Rietveldweg 9 1703 DD Heerhugowaard 072 – 576 56 56 600-860 en 600-861 37107589 [email protected] www.dewaerden.nl

Structuur van het concern

De Waerden is een stichting met een raad van bestuur / raad van toezicht - model. De raad van toezicht houdt integraal toezicht op het algemene beleid en het functioneren van de raad van bestuur en staat deze met raad ter zijde. De raad van bestuur bestuurt en vertegenwoordigt de stichting.

Het managementteam van De Waerden bestaat uit de raad van bestuur (voorzitter), de manager primair proces, de manager stafdiensten, het hoofd personeel & organisatie en het hoofd bedrijfsvoering. De mensen zorgvisie van De Waerden geven richting aan de stijl van leidinggeven die De Waerden hanteert. Er wordt gewerkt volgens de principes van integraal management. Teamleiders zijn belast met de uitvoering van (gedelegeerde) taken, die binnen de organisatorische eenheden plaatsvinden. De teamleider is integraal verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen de organisatorische eenheid.


4

Persoonlijk begeleiders zijn verantwoordelijk voor het opstellen, coördineren, uitvoeren en evalueren van de ondersteuningsplannen van de cliënten. Een multidisciplinair team van deskundigen, onder meer bestaande uit artsen, gedragskundigen en therapeuten ondersteunt teamleiders en (persoonlijk) begeleiders. Verschillende facilitaire diensten ondersteunen het primair proces, achter de schermen, op voorwaardenscheppend terrein. De Waerden is door het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) toegelaten voor de uitoefening van de AWBZ-functies verzorging, verpleging, behandeling, begeleiding en verblijf. Medezeggenschap van cliënten De Waerden kent twee niveaus van medezeggenschap van cliënten: I. Individuele medezeggenschap cliënt (in samenspraak met verwanten); II. Collectieve medezeggenschap cliënten en verwanten; Lokale deelraden; Centrale deelraden. I. Individuele medezeggenschap cliënt Op basis van de ondersteuningsvraag van een cliënt wordt het begeleidingsaanbod geformuleerd. Met de cliënt wordt overleg gevoerd om tot een akkoord te komen, wat leidt tot respectievelijk een zorgen dienstverleningsovereenkomst en een begeleidingsplan. Jaarlijks wordt het begeleidingsplan, c.q. de gestelde doelen en werkwijze, geëvalueerd. Naar aanleiding van dit overleg worden duidelijke afspraken gemaakt die officieel schriftelijk worden vastgelegd. Ter ondersteuning wordt de wettelijk vertegenwoordiger of de verwant/contactpersoon bij behandeling van belangrijke onderwerpen betrokken. II. Collectieve medezeggenschap cliënten en verwanten De collectieve medezeggenschapsraden van De Waerden omvatten zowel deelraden voor cliënten als deelraden voor verwanten. Op lokaal niveau kent De Waerden lokale deelraden cliënten en lokale deelraden verwanten. Op centraal niveau is er een centrale deelraad cliënten en een centrale deelraad verwanten. Lokale deelraden Het doel van de lokale deelraden is het behartigen van de gemeenschappelijke belangen binnen een organisatorische eenheid. Binnen de organisatorische eenheid, die wordt aangestuurd door de teamleider, vindt er gemiddeld drie a vier maal per jaar overleg plaats tussen de leidinggevende en de deelraden. De deelraden brengen gevraagd en ongevraagd advies uit aan de teamleider over onderwerpen die betrekking hebben op de betreffende locatie. Leden van de lokale deelraden worden gekozen door de cliënten, respectievelijk de verwanten, van de lokale organisatorische eenheid. De lokale deelraden ontvangen de notulen van de centrale deelraden. Centrale deelraden Het doel van de centrale deelraad cliënten en de centrale deelraad verwanten is het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de cliënten van de gehele organisatie, conform de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen.


5

Beide centrale deelraden overleggen jaarlijks circa viermaal met de raad van bestuur en eenmaal per jaar met de raad van toezicht. De raad van bestuur dient adviesaanvragen in die direct betrekking hebben op de rechten en het welzijn van cliënten. De centrale deelraad cliënten en de centrale deelraad verwanten geven gevraagd en ongevraagd advies over onderwerpen op organisatieniveau. Leden van de centrale deelraad cliënten en de centrale deelraad verwanten worden gekozen door de deelraden op lokaal niveau en hebben zonder last of ruggespraak zitting in de centrale deelraden. Medezeggenschap van medewerkers De medezeggenschap van medewerkers is gewaarborgd door middel van gestructureerd werkoverleg, zoals voorgeschreven in de CAO, en via de ondernemingsraad. De ondernemingsraad (OR) De ondernemingsraad heeft elf zetels. Om te zorgen voor een goede vertegenwoordiging vanuit de gehele organisatie zijn de leden onderverdeeld in de volgende kiesgroepen: Kiesgroep wonen (vier leden); Kiesgroep dagbesteding (drie leden); Kiesgroep ambulante dienstverlening (drie leden); Kiesgroep centraal bureau (één lid). Op de locaties waar geen OR-lid is, heeft de ondernemingsraad OR-contactpersonen. Enerzijds spelen zij belangrijke informatie vanuit de OR door aan de directe collega‟s en anderzijds geven zij belangrijke zaken die spelen op de locatie door aan de OR. De OR heeft de volgende commissies: financiële commissie, achterbancommissie, arbeidstijdencommissie, commissie sociaal beleid en arbocommissie. Namens de OR zitten er leden in de Interne Bezwaren Commissie (IBC), Klachtencommissie, Stuurgroep Competentiegericht Werken en het OndernemingsRadenNetwerk van Carante Groep. Daarnaast presenteert de OR zich ook tijdens de introductiedagen voor nieuwe medewerkers.

2.3

Kerngegevens

2.3.1 Kernactiviteit De kernactiviteit van De Waerden is het bieden van zorgen dienstverlening aan mensen met een handicap.


6

2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Kerngegevens

Aantal / bedrag 2011 2010

Cliënten per einde verslagjaar Aantal intramurale cliënten Aantal cliënten dagbesteding Aantal extramurale cliënten (excl. dagbesteding) Capaciteit per einde verslagjaar Aantal beschikbare plaatsen AWBZ verblijf (incl. gvt) Totale productie in verslagjaar Aantal verpleeg- en gvt-bezettingsdagen Aantal dagdelen dagactiviteiten Aantal uren extramurale productie (excl. dagactiviteiten) Personeel per einde verslagjaar Aantal personeelsleden in loondienst Aantal fte in loondienst (excl. Oproepkrachten) Bedrijfsopbrengsten in verslagjaar Totaal in euro's * Waarvan wettelijk budget aanvaardbare k osten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten

264 304 346

255 318 362

265

247

93.463 98.558 40.881

89.598 97.364 44.971

485 259

468 250

19.488.163 17.832.913 1.655.250

19.054.173 17.135.591 1.918.582

2.3.3 Werkgebieden Het werkgebied van De Waerden bestrijkt de provincie Noord-Holland ten noorden van Amsterdam. In de volgende zorgkantoorregio‟s wordt zorg geboden: Noord-Holland Noord: o Noord-Kennemerland; o Noordkop; o West-Friesland. Kennemerland: o Midden-Kennemerland; o Zuid-Kennemerland.

2.4

Samenwerkingsrelaties

Ketenzorg, als in met anderen samenwerken om zo goed mogelijk een antwoord te vinden op de verscheidenheid aan ondersteuningsvragen, is voor De Waerden vanzelfsprekend. De Waerden heeft daarom samenwerkingsovereenkomsten afgesloten met de volgende partners. Carante Groep De Waerden is al jaren aangesloten bij Carante Groep, een samenwerkingsverband van elf zelfstandig opererende care-organisaties. Deze organisaties, verspreid over het hele land, zijn actief in de zorgen dienstverlening aan mensen met een beperking, de psychiatrie, de jeugdzorg en de ouderenzorg. Autisme In 2009 sloot De Waerden een samenwerkingsovereenkomst af met eenentwintig andere Noord-Hollandse organisaties die betrokken zijn bij de hulpverlening aan mensen met een


7

stoornis in het autistisch spectrum. Het samenwerkingsverband stelt zich ten doel om het dienstverleningsaanbod beter op elkaar af te stemmen en om lacunes en knelpunten op te sporen en op te lossen. Supportopleiding De opzet van de supportopleiding voor persoonlijk begeleiders, die in 2007 werd opgezet door ROC Horizoncollege, ROC Kop van Noord-Holland, Esdégé-Reigersdaal en De Waerden, is in 2009 geëvalueerd en bijgesteld. ROC Kop van Noord-Holland en EsdégéReigersdaal hebben sindsdien de leiding. De Waerden is met ingang van 2010 al niet meer vertegenwoordigd in de stuurgroep, maar blijft desalniettemin nauw betrokken bij deze opleiding. Begeleiders zullen aangemoedigd worden om de supportopleiding te volgen en De Waerden levert regelmatig gastdocenten. Esdégé-Reigersdaal Esdégé-Reigersdaal en De Waerden werken nauw samen in het Centrum Begeleid Werken (CBW). Vanuit dit centrum worden mensen met een arbeidshandicap begeleid in de richting van „echt werk‟. Esdégé-Reigersdaal en De Waerden hebben bovendien afspraken gemaakt over de mogelijkheid tot deelname aan dagactiviteiten door cliënten die bij de andere organisatie verblijven. Ook hierover is regelmatig contact tussen beide organisaties. ‟s Heeren Loo ‟s Heeren Loo en De Waerden exploiteren gezamenlijk een woonlocatie op Texel. De Waerden is eigenaar van het onroerend goed en brengt exploitatiekosten in rekening bij ‟s Heeren Loo. Samenwerking en overleg vindt vooral plaats op operationeel niveau, tussen uitvoerend medewerkers en teamleiders. De organisaties houden elkaar op de hoogte van eventuele nieuwe initiatieven op Texel, zodat afstemming blijft gewaarborgd. Loket Schagen Diverse zorgaanbieders en welzijnsorganisaties in Noord-Holland Noord, waaronder De Waerden, leveren een bijdrage aan het Loket Schagen, een centraal informatiepunt voor wonen, welzijn en zorg. SBO De Zeearend en MLK De Zevensprong De Waerden heeft ook een samenwerkingsovereenkomst met SBO De Zeearend (in Velsen) en met MLK De Zevensprong (in Beverwijk). We huren ruimte in beide scholen voor speltherapie voor kinderen met een verstandelijke beperking uit de regio rondom Velsen en Beverwijk. Woningbouwcorporaties De Waerden werkt samen met vele woningbouwcorporaties, dit ten behoeve van een goede huisvesting van haar cliënten. Woningbouwcorporaties waarmee De Waerden onder meer een samenwerkingsovereenkomst heeft afgesloten zijn Woontij, Eigen Haard, de Woonschakel, het Grootslag en Woningbouwvereniging Anna Paulowna. De Waerden heeft een intentieovereenkomst met Woningstichting Woonwaard NoordKennemerland en de Gemeente Alkmaar, in het kader van het project Wonen, Welzijn & Zorg, in de wijk Overdie. Triversum Triversum, een centrum voor kinderen jeugdpsychiatrie, en De Waerden hebben al enkele jaren een samenwerkingsovereenkomst. Triversum biedt De Waerden zorginhoudelijke ondersteuning in onze locaties in Onderdijk en Grootebroek. De Waerden biedt op deze locaties ondersteuning bij het wonen; het gaat hierbij om ondersteuning


8

aan kinderen die weliswaar zijn uitbehandeld in de kinderpsychiatrie, maar die nog wel chronische zorg nodig hebben. De Bedstee Sinds drie jaar heeft De Waerden een samenwerkingsovereenkomst met VOF De Bedstee, in Zwaagdijk-Oost. Gezamenlijk wordt een zogenaamd gezinshuis geëxploiteerd, waar vijf verblijfscliënten samenwonen met een „gewoon gezin‟. De Omring Voor de woonlocaties op Texel, in Grootebroek en in Onderdijk heeft De Waerden een samenwerkingsovereenkomst met De Omring. De Omring biedt ons zo nodig ambulante nachtzorg. WonenPlus Noord-Holland De Waerden heeft, samen met andere zorginstellingen, een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met WonenPlus Noord-Holland. WonenPlus realiseert praktische dienstverlening aan cliënten, zodat zij langer zelfstandig kunnen blijven wonen. Het gaat om aanvullende (niet-geïndiceerde) dienstverlening. Cliënten van De Waerden worden soms geholpen door WonenPlus, maar zijn soms zelf ook als vrijwilliger actief voor WonenPlus. SIG - organisatie voor ondersteuning van mensen met een beperking Zowel in Carante Groep als operationeel wordt al jaren goed samengewerkt met Carantepartner SIG, actief in Midden- en Zuid Kennemerland. SIG en De Waerden leveren elkaar onder meer vertrouwenspersonen voor cliënten. Integrale Vroeghulp (IVH) In 2011 heeft ons sectoroverschrijdend samenwerkingsverband met Integrale Vroeghulp (IVH) een belangrijke doorstart gemaakt, mede dankzij een krachtenbundeling met het project Vroeg, voortdurend en integraal (VVI). Integrale Vroeghulp wil in een vroegtijdig stadium ontwikkelingsproblemen bij kinderen opsporen door middel van professionele diagnostiek. Dankzij het samenwerkingsverband met IVH kan vervolgens, eveneens in een vroegtijdig stadium, adequate zorg geboden worden. Licht Verstandelijk Beperkt De Waerden participeert al langere tijd in de stuurgroep Licht Verstandelijk Beperkt (LVB) van het regionale expertisecentrum VG/GGZ. In 2011 zijn bovendien verkennende gesprekken gestart voor eventuele samenwerking, specifiek gericht op de doelgroep van licht verstandelijk beperkte cliënten. Daarbij is onderzocht hoe de sectoren en zorgaanbieders elkaar kunnen versterken bij de ondersteuning van mensen met een lichte verstandelijke beperking, met bijkomende problematiek. Wellicht zal dit leiden tot een formele samenwerkingsovereenkomst, in 2012.


9

3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1

Normen voor goed bestuur

De Waerden heeft zich, als lid van de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN), geconformeerd aan de Zorgbrede Governancecode.

3.2

Raad van Bestuur

Samenstelling raad van bestuur Naam Drs. J. Koller

Bestuursfunctie Statutair bestuurder

Nevenfuncties Directeur Koller Vastgoed BV

Het bestuur van de stichting is opgedragen aan één persoon, te weten aan de heer drs. J. Koller. De raad van bestuur vertegenwoordigt de stichting. De eindverantwoordelijkheid berust bij de raad van bestuur, die leiding geeft aan het managementteam. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd in de statuten van de stichting en er is een Reglement raad van bestuur dat is goedgekeurd door de raad van toezicht. Hierin zijn onder andere opgenomen: De rechtspositie en arbeidsvoorwaarden; De taakomschrijving; Verantwoordelijkheden en bevoegdheden; De communicatie met de raad van toezicht; De positie ten aanzien van het managementteam; De waarneming in geval van afwezigheid. Bezoldiging De raad van toezicht stelt, conform de Zorgbrede Governancecode, de bezoldiging van de raad van bestuur vast.


10

3.3

Toezichthouders

Samenstelling raad van toezicht Naam Mr. J. Fokkens, voorzitter Drs. H.M.W. Boom Tot 01.07.2011

Aandachtsgebied Algemene zaken Sociale zaken

Nevenfuncties Lid Raad van Toezicht Carante Groep Directeur Bureau Boom, Coaching & Advies Lid van de Raad van Commissarissen van Vierstroom te Gouda (V&V en Thuiszorg) Consulent bij Van Ede & Partners, Amsterdam

M.F.D. Waling-Huijsen Tot 01.07.2011

Ethische zaken

Lid Raad van Bestuur van Van Ede & Partners, Landelijk Lid Raad van Advies voor levensbeschouwelijke zaken Spaarne Ziekenhuis Voorzitter Commissie Ethiek CNV Publieke Zaak Directeur Bureau Met Waarden Helen, ethiek in de zorg Lid Raad van Toezicht Amstelring/Osiragroep

C. van Geffen

Lid van de Stuurgroep van het sectorfonds FCB WJK Coördinerend Manager Westfriesgasthuis, Hoorn

Zorg

Lid bestuur Stichting Penta, Hoorn (tot 2011) J.F. Gerrits Jans RA

Financiële zaken

Lid Bestuur Tabor College, Hoorn (vanaf 2011) Zelfstandig adviseur internal audit Lid Raad van Toezicht Nederlandse Stichting voor het gehandicapte kind (NSGK) Lid Raad van Toezicht Stichting Welzijn en Cultuur, Alkmaar Penningmeester bestuur van de Stichting Kwaliteitsverbetering Gezondheidszorg Voorzitter van de rekenkamercommissies Heemskerk en Stede Broec Lid rekenkamercommissies Midden-Delfland en Beverwijk

J.A. Oostenbrink

Bouwzaken

L. Sipkes

Personeel

Secretaris en vicevoorzitter bondsbestuur Koninklijke Nederlandse ZwemBond (KNZB) Bedrijfsleider Service & Onderhoud IntermarisHoeksteen Voorzitter Zwemvereniging Atlantis (in liquidatie) Burgemeester Gemeente Koggenland Bestuurslid Veiligheidsregio Noord-Holland Noord Bestuurslid West Fries Archief Lid Raad van Toezicht Stichting Geriant Voorzitter Commissie Bezwaar en Beroep GroenLinks


11

Verslag raad van toezicht De raad van toezicht is in 2011 vier keer in vergadering bijeen geweest. Ook dit jaar is de samenstelling van de raad gewijzigd. Voor zowel mevrouw Boom als voor mevrouw Waling liep de tweede en daarmee laatste termijn ten einde en derhalve waren zij niet herbenoembaar. Een gevoelig verlies, omdat deze twee ervaren bestuurders zich met hart en ziel hebben ingezet voor De Waerden. Daarbij is hun inbreng van enorme waarde geweest, zowel voor De Waerden in het algemeen als voor de raad van toezicht in het bijzonder. Met een passend afscheid, omlijst door een bezoek aan één van onze activiteitencentra, zijn beide bestuurders uitgeluid. Hun plaatsen zijn vervolgens ingenomen door minstens even enthousiaste en deskundige mensen in de persoon van mevrouw Sipkes en mevrouw Van Geffen, die zich met de aandachtsgebieden personeel respectievelijk zorg in de raad van toezicht hebben genesteld. De volgende onderwerpen hebben tijdens onze vergaderingen de revue gepasseerd: Het medewerkerstevredenheidsonderzoek (uitgevoerd eind 2010); Financiën en Jaarverslag 2010; Management letter van PWC; Personele aangelegenheden; Klokkenluidersregeling; Jaarplan 2012; Begroting 2012; Stand van zaken nieuwbouw Schagen; Treasurystatuut; Evaluatie functioneren raad van toezicht. Het Treasurystatuut is door de raad van toezicht zorgvuldig besproken en uiteindelijk vastgesteld. De raad van toezicht heeft in 2011 een korte zelfevaluatie gehouden (in de oude samenstelling) en heeft besloten om begin 2012, onder leiding van een externe deskundige, opnieuw een evaluatiesessie te houden. Deze nieuwe evaluatie zou meer gericht moeten zijn op het toekomstig functioneren in de nieuwe samenstelling. Deze evaluatie heeft inmiddels plaatsgevonden. Naast de reguliere vergaderingen heeft de raad van toezicht ook in 2011 weer een werkbezoek gebracht aan één van de locaties van De Waerden. Daarnaast heeft het jaarlijks overleg plaatsgevonden met de ondernemingsraad, de centrale deelraad cliënten en de centrale deelraad verwanten. Ook was de raad van toezicht aanwezig bij de kerstbijeenkomst, waarbij het managementteam en de vertegenwoordigende raden aanwezig waren. Tijdens deze bijeenkomst hebben wij ons gezamenlijk gebogen over de toekomst van De Waerden. Hierbij dankt de raad van toezicht onze notulist, mevrouw Herderscheê, voor de correcte en stipte verzorging van onze vergaderingen. Verder willen wij bij dezen de heer Koller, bestuurder van De Waerden, expliciet dank zeggen voor de prettige en constructieve samenwerking in de afgelopen jaren. Tot slot mag een woord van welkom niet ontbreken voor onze nieuwe bestuurder, mevrouw Janssen.


12

3.4

Bedrijfsvoering

Conform de vastgestelde planning- & controlcyclus wordt het management van De Waerden maandelijks geïnformeerd over de exploitatiecijfers, ten opzichte van de vastgestelde begroting. Hierbij wordt, in samenwerking met Carante Groep, gebruik gemaakt van een geautomatiseerd managementinformatiesysteem (Business Intelligence). Aan de raad van toezicht, het MT, de OR en de CCR is ieder kwartaal informatie verstrekt met betrekking tot een viertal prestatie-indicatoren, te weten „productie‟, „financiën‟, „ziekteverzuim‟ en „liquiditeitsontwikkeling‟. In 2011 is het liquiditeitsplan regelmatig geactualiseerd. In augustus 2011 is de financieringsovereenkomst met ING verlengd, waarmee voor de financiering van de A. Mauvestraat en de opstart van de projecten Titanialaan en Boerlagehuis in de financieringsbehoefte kan worden voorzien. De planning- en controlcyclus kan als volgt puntsgewijs worden samengevat: Gedurende het eerste kwartaal van het kalenderjaar zijn jaarrekening en kwaliteitsjaarverslag samengesteld. Gedurende het tweede kwartaal zijn de conceptjaarplannen, inclusief conceptbegrotingen van de locaties en regio‟s opgesteld. Tijdens de zomermaanden is het conceptjaarplan, inclusief conceptbegroting voor de hele organisatie samengesteld. In oktober 2011 is het inkooptraject met de zorgkantoren doorlopen. Eind oktober 2011 heeft de interimcontrole plaatsvonden, waarvan verslag is gedaan in de managementletter. In november is het jaarplan voorgelegd aan de centrale cliëntenraad en ondernemingsraad, vastgesteld door de raad van bestuur en goedgekeurd door de raad van toezicht. De vaststelling van de begroting heeft in februari 2012 plaatsgevonden, vanwege de aanvraag, toekenning en verwerking van de zogenoemde extra middelen voor de langdurige zorg in december 2011. De dienst Bedrijfsvoering had in haar jaarplan voor 2011 de volgende doelen gesteld en resultaten behaald: Uitvoeren ICT beleidsnota o Pilot ambulante dienstverlening Op dit terrein zijn alle doelen gerealiseerd. Door omstandigheden is bij de pilot ambulante dienstverlening wel enige vertraging opgetreden. Aanpassen begrotingssystematiek De begrotingssystematiek is aangepast en in het MT van juli 2011 vastgesteld. Optimaliseren administratieve processen De stuurgroep is opgestart, de eerste projecten zijn in voorbereiding en in 2012 zullen de eerste projecten worden uitgevoerd. Verbeteren risicomanagementsystematiek In 2011 zijn het veiligheidsbeleid en de daarbij behorende risicoinventarisatie vastgesteld. Voorwaarden bedrijfsvoering Binnen De Waerden wordt steeds professioneler en planmatiger gewerkt, zowel op zorginhoudelijk gebied als op voorwaardenscheppend terrein.


13

De administratieve organisatie en interne (productie)controle zijn met de geautomatiseerde productieaanlevering („AW319‟), die sinds januari 2011 verplicht is, verder verbeterd. De totale correctie bedraagt € 48.700. Die komt voor € 16.000 voor rekening van niet tijdige of onvolledige (her)indicaties van ambulante cliënten, € 10.000 voor rekening van dagbesteding en voor € 14.000 voor rekening van verblijf. Bij verblijf betreft het overigens slechts één indicatie, waarbij het ondanks grote inspanning van De Waerden niet is gelukt de indicaties te laten aansluiten. De overige € 8.700 hebben betrekking op kleine correcties, met name bij vervoer en kapitaalslastencomponenten. Op het terrein van huisvesting zijn in 2011, voor alle panden die De Waerden in eigendom heeft, de plannen geactualiseerd. Daalmeer (Alkmaar) heeft in 2011 een grote opknapbeurt gehad en er is een groot aantal functionele verbeteringen (waaronder klimaatbeheersing) uitgevoerd. De „vernieuwbouw‟ van Alkerhoef zal niet eerder dan 2015 of 2016 kunnen starten; daarom krijgt ook Alkerhoef een grote opfrisbeurt in 2012. Eind 2011 is de intentieverklaring met Woontij getekend voor de realisatie van de nieuwbouw voor Texelse Reede. De verbouwing van het Boerlagehuis staat nu gepland in de tweede helft van 2013; de voorbereidingen zijn in volle gang. Door het faillissement van de aannemer is de geplande oplevering van de A. Mauvestraat 71a in Schagen (Nieuwbouw Hooge Weid) van medio december 2011 niet gehaald. De verwachting is dat de oplevering in juni 2012 zal zijn. Met betrekking tot De Vijfhoek is eind 2011 besloten tot een verbouwing waarbij aanstaand grootschalig onderhoud is inbegrepen. De locaties Dagcentrum Jan Willem en Centraal Bureau worden betrokken in de plannen voor de nieuwbouw van een multifunctioneel dagcentrum op de Titanialaan. Bovenstaande aanpassingen hebben tot gevolg gehad dat de bestaande onderhoudsvoorziening in de jaarrekening vrijwel geheel is vrijgevallen, maar ook dat het aanstaande onderhoud voor Jan Willem en het CB is gedoteerd. Zoals vorig jaar reeds gemeld is de nieuwbouw van De Frans van de baan en is de schade verhaald op Stichting gereformeerde Bouwcorporatie voor bejaarden (SGBB). Vestia, dat SGBB heeft overgenomen, heeft de wettelijke boete voor het beëindigen van overeenkomst inmiddels voldaan. Er loopt nog een juridische discussie over gevolgschade van het opzeggen van de overeenkomst.


14

3.5

Deelraden verwanten en cliënten

Voor de cliëntenmedezeggenschap bij De Waerden geldt als uitgangspunt dat cliënten zoveel mogelijk zelfstandig en in overleg met de zorginstelling aangeven welke zorg zij nodig hebben en hoe die zorg het beste kan worden ingericht. Alleen voor zover de cliënten niet altijd zelf noch in volle omvang hun belangen kunnen overzien, moet hen ondersteuning worden geboden. Op individueel niveau gebeurt de ondersteuning door de contactpersoon, te weten een verwant of ander vertrouwd persoon, die de cliënt ondersteunt bij de beoordeling van de zorg en de dienstverlening die de cliënt van De Waerden ontvangt. Op locatieniveau is er in elke organisatie-eenheid een lokale deelraad cliënten actief om de directe belangen van de cliënten in een locatie te behartigen, en worden de cliënten hierbij ondersteund door coach cliëntenraden. Op centraal niveau worden de algemene belangen van de cliënten behartigd door de centrale deelraad cliënten, en geeft de coach cliëntenraden hier ondersteuning bij. De splitsing van de cliëntenmedezeggenschap in deelraden cliënten en deelraden verwanten is voortgekomen uit de ervaring dat de medezeggenschapsinbreng van de cliënt beter tot zijn recht komt, indien de cliënt in een eigen deelraad zijn invloed kan uitoefenen. Overleg met het zorgkantoor In augustus 2011 hebben de voorzitters van de centrale deelraad cliënten en de centrale deelraad verwanten - samen met vertegenwoordigers van andere cliëntenraden in Kennemerland en Zaanstreek Waterland – overleg gevoerd met het zorgkantoor. Door het zorgkantoor is aangegeven wat de taken zijn, hoe de zorginkoop plaatsvindt en wat cliënten van het zorgkantoor mogen verwachten. Van de kant van de cliëntenraden is aangegeven wat zij van het zorgkantoor verwachten en is aandacht gevraagd voor enkele zorgpunten (zoals de financiering van de zorg). Door beide partijen (zorgkantoor en cliëntenraden) is de wens uitgesproken om dit overleg in de toekomst jaarlijks te houden. Overleg verwantenraden In april 2011 heeft overleg plaatsgevonden tussen vertegenwoordigers van zowel de centrale deelraad als de lokale deelraden verwanten. In het algemeen bleek de medezeggenschap in de locaties belangrijk verbeterd ten opzichte van de bevindingen in de drie jaar geleden gehouden enquête. Het overleg resulteerde in een aantal aandachtspunten voor het managementteam. Dit waren zowel aandachtspunten op het interne vlak (zoals het ziekteverzuim met hieruit voortvloeiende gevolgen), als ook extern gerichte aandachtspunten (zoals de beïnvloeding van overheden, met name gemeenten).

3.5.1 Centrale deelraden 3.5.1.a Centrale deelraad verwanten De centrale deelraad verwanten, in 2010 uitgebreid met één lid tot in totaal vier leden, moest in september 2011 helaas al weer afscheid nemen van het vierde lid, wegens plaatsing van diens verwant bij een andere zorginstelling. Een oproep aan leden van de lokale deelraden verwanten om de vacante plek in de centrale deelraad op te vullen, heeft tot op heden helaas nog geen nieuw lid opgeleverd.


15

De deelraad heeft in 2011 vier maal met de bestuurder overlegd. Onder andere de volgende zaken zijn aan de orde gekomen: De uitvoering van een cliëntervaringsonderzoek; De vacature voor een lid van de raad van toezicht (met aandachtsgebied zorg); De aanpassing van het beleid beslissingen omtrent het levenseinde; De maatregelen onvrijwillige zorg; De betrokkenheid bij de aanstelling van leidinggevenden, ook indien vacatures intern worden vervuld; De managementinformatie per kwartaal; De beleidsdag van het managementteam ter voorbereiding op het Jaarplan 2012; Het beleid inzake de beëindiging van de zorgen dienstverlening; Het Jaarverslag 2010 inclusief jaarrekening; Het Jaarplan 2012; De verspreiding van nieuw of geëvalueerd beleid naar de lokale deelraden. De voorzitter van de centrale deelraad verwanten heeft in februari 2011 deelgenomen aan een studiemiddag van VraagRaak over ondersteuningsplannen. Zijn conclusie was dat we bij De Waerden met de begeleidingsplannen al heel ver in de goede richting zijn gevorderd. De voorzitter van de centrale deelraad verwanten heeft in mei 2011 zitting gehad in de sollicitatiecommissie voor een lid van de raad van toezicht met het aandachtsgebied zorg. In volle overtuiging is positief geadviseerd over de voorgestelde kandidaat. Er vindt weliswaar geen structureel overleg plaats tussen de centrale deelraad cliënten en de centrale deelraad verwanten, maar het onderlinge contact (tussen de voorzitters) verloopt heel soepel. In september 2011 heeft de centrale deelraad verwanten overlegd met een vertegenwoordiger van de raad van toezicht over met name de samenwerking met de raad van bestuur. Door de deelraad werd daarnaast de zorg uitgesproken over het probleem om de achterban van verwanten bij het wel en wee van (de cliënten van) De Waerden te betrekken. In december 2011 heeft een samenkomst plaatsgevonden met het managementteam, de raad van toezicht, de raad van bestuur, de ondernemingsraad en de centrale deelraad cliënten. Op deze bijeenkomst heeft de centrale deelraad verwanten haar wensen en idealen kenbaar gemaakt, die zij in het nieuwe meerjarenbeleidsplan opgenomen zou willen zien. De centrale deelraad verwanten heeft de presentatie van de deelraad op de website van De Waerden voorbereid. De centrale deelraad verwanten is tevreden over de medezeggenschap op centraal niveau.

3.5.1.b Lokale deelraden verwanten Niet in alle locaties is een (volledige) verwantenraad aanwezig. Mede door samenvoeging van deelraden op meerdere locaties, wordt gepoogd de medezeggenschap toch zo goed mogelijk te organiseren. In de locaties heeft periodiek overleg plaats tussen de afzonderlijke deelraden en de leidinggevende (teamleider) van de lokale organisatie-eenheid. Er wordt naar gestreefd om dit overleg circa vier keer per jaar te laten plaatsvinden. In het overleg zijn onder andere de volgende zaken aan de orde gekomen: Het jaarplan van de organisatie-eenheid; De aanstelling van teamleiders en medewerkers; Huisvesting, verbouwing en verhuizing (zo is bijvoorbeeld gesproken over deelname in bouwcommissies);


16

De inrichting van de woon- en werkplek; Nachtdiensten bij verblijfslocaties; De begeleiding in de weekenden bij verblijfslocaties; Gastvrouwschap bij verblijfslocaties; De vereenzaming van cliënten; De ontspannings- en recreatiemogelijkheden (binnenshuis en buitenshuis), en vrijetijdsbesteding; Het beleid rond maaltijdvoorziening, snoepen en traktaties; Het beleid rond veiligheid, gezondheid en hygiëne. De overleggen verlopen over het algemeen goed en in een goede sfeer; de deelraden hebben gevoel dat zij serieus genomen worden. Er wordt voldoende tijd genomen om met elkaar van gedachten te wisselen en de leidinggevenden laten de inbreng van de deelraden verwanten in de beleidsvoering meewegen. De wensen van de deelraden verwanten kunnen soms niet gehonoreerd worden, doordat het budget niet altijd toereikend is. Incidenteel loopt het lokale overleg niet optimaal; in die gevallen besteedt de manager primair proces hier extra aandacht aan. Op lokaal niveau is er geen structureel overleg tussen de deelraden verwanten en de deelraden cliënten.

3.5.2 Cliënten 3.5.2.a Centrale deelraad cliënten De centrale deelraad cliënten heeft in 2011 vijf keer vergaderd met de raad van bestuur. Daarnaast heeft de raad tien keer een voor- en nabespreking met de coach gehad. De centrale deelraad cliënten bestaat uit zes cliënten van De Waerden. Zij krijgen ondersteuning van de coach cliëntenraden van De Waerden. De leden van de centrale cliëntenraad hebben ook zitting in een lokale deelraad. In 2011 zijn er verkiezingen geweest voor een nieuwe voorzitter. Ook in 2011 stonden weer diverse beleidsstukken op de agenda die ter advisering zijn voorgelegd aan de raad. Het ging hierbij om de volgende onderwerpen: Beslissingen omtrent levenseinde; Beëindiging van de zorgen dienstverlening; Vrijheidsbeperkende maatregelen; Jaarplan 2011; Theoretisch kader; Jaarverslag 2010, inclusief jaarrekening; Cliëntendossier; Bejegening; Corrigerende en preventieve maatregelen; Marktoriëntatie, ontwikkeling zorgaanbod, nieuwe producten; Maatregelen tot onvrijwillige zorg. Overige punten die besproken zijn: Vertrouwenspersoon cliënten (dit onderwerp komt in 2012 terug); Medezeggenschap op de locaties (wordt in 2012 geëvalueerd); Voordracht nieuwe leden raad van toezicht; Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO); Bezuinigingen dagactiviteiten; Wisseling van teamleiders; Cliënttevredenheidsonderzoek; Prepaid pinnen;


17

Ondersteuningsplannen; Klachten over het Centraal AdministratieKantoor (CAK). De centrale deelraad cliënten beschikt over een aantal externe contacten. Ten aanzien van deze contacten valt over 2011 het volgende te melden: Er is éénmaal overleg geweest met een lid van de raad van toezicht. De raad heeft een MeePraatDag georganiseerd, samen met Esdégé-Reigersdaal. Er is een informele bijeenkomst geweest met de raad van bestuur, OR, centrale deelraad verwanten, en de raad van toezicht en het managementteam. De voorzitter van de centrale deelraad cliënten heeft ook dit jaar weer overleg gehad met medewerkers van het zorgkantoor. Dit was op verzoek van het zorgkantoor. Dit overleg zal op beider verzoek voortaan elk jaar plaatsvinden. De voorzitter van onze raad is betrokken geweest bij de sollicitatie rond een nieuw lid voor de raad van toezicht. De voorzitter en de voormalig voorzitter zijn naar een manifestatie over de rechten van mensen met een beperking geweest in Utrecht. De voorzitter is samen met de voorzitter van de centrale deelraad verwanten naar een overleg geweest van een aantal zorgkantoren.

3.5.2.b Lokale deelraden cliënten Binnen de Waerden waren in 2011 vijftien lokale deelraden cliënten actief. Er zijn wel nieuwe locaties bijgekomen ten opzichte van 2010, maar de desbetreffende raden zijn vaak gekoppeld aan al bestaande deelraden. De lokale deelraden cliënten vergaderen drie keer per jaar waarbij de teamleider van de locatie aanwezig is. De coach cliëntenraden is ook bij deze vergaderingen aanwezig. Eén van de raden heeft een vrijwilliger waardoor ze vaker kunnen vergaderen. Twee raden krijgen extra ondersteuning van een vast teamlid. Het verloop binnen de raden is niet zo groot. Er zijn nog een paar open vacatures; regelmatig wordt gevraagd of mensen zitting willen nemen in de raad. In Werkwaerd hebben het afgelopen jaar verkiezingen plaatsgevonden. In 2011 zijn diverse onderwerpen de revue gepasseerd zoals: Vakantie van personeel (vervanging door invalkrachten); Privacy; Veiligheid (themabesprekingen); Het eten (wijziging van leverancier); De bezuinigingen; Eigen bijdrage; Veel wisseling van personeel; Wijzigingen van afspraken rondom aanloopruimte/huiskamer/steunpunt; De jaarplannen (op enkele locaties); De nieuwbouw (op enkele locaties); Sollicitatiegesprekken met teamleiders; Afspraken rond huisdieren; Pauze-invulling; Verplichte snipperdagen. Veelvuldig onderwerp van gesprek in de lokale deelraden cliënten was het gebrek aan informatie naar cliënten. Bovendien beklaagden sommige raden zich erover dat informatie vaak binnenkwam als mededeling. In sommige gevallen werd de raden ook om een advies gevraagd. Veel raden hebben deelgenomen aan een sollicitatiegesprek voor een nieuwe teamleider.


18

3.5

Ondernemingsraad

Overlegmomenten De ondernemingsraad (OR) heeft in 2011 maandelijks overleg gehad over het beleid in het algemeen en over personeelsbelangen in het bijzonder. Daarnaast had de OR vier keer formeel en één keer informeel overleg met de raad van bestuur. De OR heeft tevens overleg gevoerd met de raad van toezicht, de managers primair proces en stafdiensten, de bedrijfsarts, de opleidingsadviseur en de arbo- en reintegratieadviseur. Daarnaast neemt de OR deel aan het jaarlijks terugkerende informele overleg met de raad van toezicht en raad van bestuur, het MT en de deelraden cliënten en verwanten. Communicatie met de achterban De OR-contactpersonen zijn in 2011 drie keer in de OR-vergadering aanwezig geweest. De contactpersonen hebben de volgende onderwerpen besproken met hun achterban: Beleid fysieke belasting; Wervings-, selectie- en aanstellingsbeleid; Interne mobiliteit; Regeling festiviteiten; Gebruik van de portfoliomap; Risico Inventarisatie & Evaluatie 2011 (RI&E); Wat is belangrijk voor het volgende meerjarenbeleidsplan van De Waerden? Daarnaast hebben de OR-contactpersonen een toelichting gekregen van de manager stafdiensten en een teamleider op het invoeringstraject Waardevol Mens 2011-2014. De OR heeft vijf maal de OR-nieuwsbrief oOrzaken gemaild aan alle medewerkers. De OR was ook in 2011 met een informatiestand aanwezig op de werkconferentie De Waerden Draait Door. Klankbordgroepen De OR heeft binnen De Waerden een aantal medewerkers benaderd om deel te nemen aan een klankbordgroep voor de OR. Het gaat om medewerkers uit de functiegroepen: facilitair, vervoer, gastvrouwen/-heren en teamleiders. Open stoel De „open stoel‟ is een nieuw initiatief van de OR waarbij aan medewerkers van De Waerden de mogelijkheid wordt geboden actief deel te nemen aan een OR-vergadering. Dit heeft een tweeledig doel: enerzijds kunnen medewerkers meer inzicht krijgen in de werkzaamheden van de OR, en anderzijds wil de OR een betere aansluiting krijgen op de wensen van de achterban. Instemming In het afgelopen jaar heeft de OR aan de volgende (geëvalueerde en/of aangepaste) beleidsstukken zijn instemming gegeven: Leer- en ontwikkelplan 2011; Nachtaanwezigheiddienst locatie Onderdijk; Beleid Gezond Werken: o Formulering m.b.t. de structurele toetsing aanpassen; o Scholing aan leidinggevenden als aandachtspunt blijven volgen; o Slechts de term „werkvermogen‟ hanteren. Gedragscode De Waerden; Uitvoering Risico Inventarisatie & Evaluatie 2011 (RI&E): o De OR heeft geadviseerd om bij het gesprek door de leidinggevende met de arbo- en re-integratieadviseur over de gang van zaken, ook de betreffende ergocoach en/of bedrijfshulpverlener (BHV-er) te benaderen/bevragen.


19

Regeling Festiviteiten: o Bij een 40-jarig jubileum wordt dezelfde aanvullende tekst (vergezeld van schriftelijke berichtgeving/felicitatie vanuit de raad van bestuur) vermeld als bij een 12½- en 25-jarig jubileum. o Een aanvulling aanbrengen bij het woord OBU, omdat hier alleen medewerkers gebruik van kunnen maken die geboren zijn vóór 1950. Daarnaast de volledige tekst van artikel 4:13 van de CAO Gehandicaptenzorg opnemen in de tekst. Toeslag ambulante begeleiding van LVG-cliënten met een meervoudige problematiek: o Als het cliëntenpercentage toch structureel boven de 40-50% komt, wordt dit aan de raad van bestuur doorgegeven. o Eén keer per jaar wordt gekeken naar het cliëntenbestand. o Het meetinstrument wordt in januari 2013 geëvalueerd. o De toeslag telt ook mee in de pensioenopbouw en vakantietoeslag. Bewaking en toetsing van professioneel handelen: o Doordat risicomanagement steeds belangrijker wordt, is afgesproken dat er vanaf 2012 een verbeterd formulier risicoanalyse bij de nota‟s komt. o De volgorde van de hoofdstukken wordt veranderd in verband met het bevorderen/borgen van kwaliteit en zorg. Klokkenluidersregeling: De definitie van klokkenluider wordt opgenomen in de begripsbepalingen. Advies De OR heeft positief advies uitgebracht over het Jaarverslag 2010 en de bijbehorende jaarrekening. Ongevraagd advies Ten aanzien van de miscommunicatie met betrekking tot de wisseling van teamleiders heeft de OR gemeend ongevraagd advies te moeten uitbrengen. Dit advies hield in dat medewerkers in de toekomst gelijktijdig, eenduidig en zorgvuldig via de gebruikelijke communicatiekanalen geïnformeerd zouden moeten worden. OR-tour 2011 dagbesteding In 2011 heeft de OR de RI&E en Gezond Werken onder de aandacht gebracht bij alle locaties van dagbesteding. Gezond werken is tevens als thema gebruikt omdat - mede door de OR – hierover officieel beleid is gemaakt (zoals weergegeven in de nota Gezond Werken). Aan de hand van vijf stellingen over het thema gezond werken werd een groepsdiscussie uitgelokt tijdens een teamvergadering. Daarna was er voor de medewerkers nog gelegenheid tot het stellen van individuele vragen. De OR kijkt tevreden terug op de tour, waardoor medewerkers nog meer zijn gaan beseffen dat gezond blijven een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid is voor zowel medewerker als werkgever. OR-scholing Naast de scholingsdagen van de afzonderlijke OR-commissies, heeft de voltallige ondernemingsraad in het najaar 2011 een tweedaagse scholing gevolgd in Schagen. De volgende onderwerpen kwamen hierbij aan bod: Toekomst van de OR; ARBO, RI&E, PSA en gezondheidsbeleid; Team en samenwerking. De OR heeft de raad van bestuur uitgenodigd om een onderdeel van de cursus bij te wonen. Als thema van dat onderdeel is gekozen voor de toekomstige ontwikkelingen „om bestaande AWBZ-regelingen over te hevelen naar de WMO van de diverse gemeentes‟. Vragen die hierbij besproken zijn: Wat gaat dit inhouden voor De Waerden?


20

Wat zal dit gaan betekenen voor de medewerkers? Welke rol is hierin weggelegd voor de OR? Introductiebijeenkomsten De OR verzorgt twee maal per jaar een presentatie tijdens de introductiebijeenkomst voor nieuwe medewerkers. Afscheid OR-leden In 2011 heeft de OR afscheid genomen van de ambtelijk secretaris en vier van de elf ORleden uit de kiesgroepen wonen, ambulant en dagbesteding. Besloten is om de taak van ambtelijk secretaris onder te brengen bij het secretariaat van het centraal bureau. Door de ontstane vacatures worden er medio juni 2012 vroegtijdige OR-verkiezingen gehouden.


21

4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1

Meerjarenbeleid

Elk jaar komt het managementteam een dag bijeen om de opzet voor het jaarplan voor het volgende jaar te maken. Zo geschiedde ook afgelopen jaar, en wel voor het jaar 2012. Input voor de dag bestond zowel uit interne als externe ontwikkelingen. Tevens is stilgestaan bij de uitvoering van het Jaarplan 2011. Belangrijke interne ontwikkelingen die zijn opgenomen in het Jaarplan 2012 zijn: Het versterken van het integraal management; Het integreren van functies als praktische thuiszorg en gezinsondersteuning in ambulante teams; Het herstructureren van het aanbod dagbesteding; De inhoudelijke verbetering van de ondersteuning aan cliënten door beleid te formuleren rond: De ouder wordende cliënt; Medezeggenschap; Seksualiteit; Kinderwens en ouderschap. De verdere uitvoering van het eerder genoemde traject Waardevol Mens. Belangrijk onderwerp in 2011 was het cliënttevredenheidsonderzoek. De resultaten hiervan zullen in de loop van 2012 bekend worden waarna deze besproken zullen worden. Resultaten zullen leiden tot verbeteracties. Personeel & Organisatie (P&O) heeft zich voorgenomen om in 2012 beleid te ontwikkelen c.q. verder te ontwikkelen met betrekking tot onder andere gezond werken, blijvende ontwikkeling van medewerkers en strategische personeelsplanning. Op het gebied van huisvesting werd stilgestaan bij de stand van zaken rond het portefeuilleplan. De Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) is een ander onderwerp dat de gemoederen in 2012 flink zal bezighouden. Het kabinet is namelijk voornemens om de functie begeleiding over te hevelen van de AWBZ naar de WMO; dit zal vanaf 2013 gelden voor nieuwe cliënten en vanaf 2014 voor bestaande cliënten. Veel is momenteel nog onduidelijk, maar het managementteam zal de ontwikkelingen uiteraard op de voet volgen en De Waerden op deze verandering voorbereiden. Een zorgvuldige interne communicatie en het aanknopen en verstevigen van onze contacten met de gemeenten in ons werkgebied, zullen hierbij belangrijke aandachtspunten zijn. In 2012 zal het managementteam op tournee gaan door de provincie. Deze werkbezoeken zijn bedoeld om op locatie over de heersende en gewenste organisatiecultuur van gedachten te wisselen en om te vragen naar dromen, wensen en idealen voor de toekomst. Met behulp van deze gesprekken en de indrukken die ter plaatse worden opgedaan, zal een eerste concept worden opgesteld van het volgende meerjarenbeleidsplan. 4.2

Algemeen beleid

Waardevol Mens Met het traject Waardevol Mens wordt het theoretisch kader geïmplementeerd in de gehele organisatie. Pijlers van dit theoretisch kader zijn de Ervaringsordening van Timmers-Huigens en het model Kwaliteit van Bestaan van Schalock en Verdugo


22

(Supportmodel). Het behelst een traject waarmee uiteindelijk alle medewerkers van De Waerden getraind/geschoold worden om die kennis en kunde op te doen, die voor hun functie relevant is. Het traject kan gekenschetst worden als een waterval; kennis en kunde worden vanaf de start van het traject steeds breder binnen de organisatie verspreid. In 2011 zijn het managementteam en een kerngroep van teamleiders en stafmedewerkers geschoold. Van die kerngroep zijn acht mensen verder geschoold tot consulent Ervaringsordening en Support. In 2012 worden de overige teamleiders geschoold waarna zogenaamde ontwikkelteams de scholing/training „op maat‟ gaan uitzetten. Dit zal per team of per dienst plaatsvinden. Het effect van het traject zullen we volgen door middel van een onderzoek. Systematiek begeleidingsplannen De Waerden hecht veel belang aan systematiek in de begeleidingsplannen. Eind 2011 zijn eerste veranderingen doorgevoerd in de opzet van de ondersteuningsplannen. Deze veranderde opzet moest het gemak voor gebruikers vergroten. In 2012 zullen er nog enkele veranderingen doorgevoerd worden; De Waerden participeert in een project op Carante Groep-niveau dat als doel heeft om een Elektronisch Cliënten Dossier te ontwikkelen waarin ondersteuningsplannen (zorglevering) een belangrijke component vormen. De verwachting is dat de wijzigingen die hieruit voortkomen, aansluiten op de gewenste wijzigingen vanuit de eerdere evaluatie. Richtsnoer informatieverstrekking zorgaanbieders Zorgaanbieders hebben een informatieplicht ten opzichte van hun cliënten. De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) heeft deze wettelijke voorschriften uitgelegd in een richtsnoer. Hierin staat de informatie die in ieder geval verstrekt moet worden. De Waerden heeft een en ander vastgelegd in diverse beleidsnota‟s (Productbeschrijving, Intake en Communicatiebeleid). Daarnaast hebben wij het offertetraject beschreven en zijn er afspraken gemaakt ten aanzien van de zogeheten zorgloketfunctie. Wij verwachten dat De Waerden hiermee aan de voorwaarden van de NZa zal kunnen voldoen. Cliënttevredenheid In het kader van het onderzoek naar de cliënttevredenheid heeft De Waerden een contract afgesloten met het gecertificeerde onderzoeksbureau Effectory. De cliënttevredenheid is gemeten conform de landelijk erkende CQ-index. De meting heeft plaatsgevonden in 2011 en zal in 2013 worden herhaald. De resultaten lieten over het algemeen een positief beeld zien. Aangezien het onderzoek eind 2011 afgesloten is, zal in de loop van 2012 worden bekeken welke verbeteringen noodzakelijk dan wel gewenst zijn. Interne audits De Waerden laat regelmatig interne audits uitvoeren. In 2011 zijn twee onderwerpen onderworpen aan een (interne) audit, te weten: medicatiebeleid en agressiebeleid. Alle organisatorische eenheden van De Waerden zijn onderzocht op deze twee onderwerpen. De informatie die dit onderzoek heeft opgeleverd, zal in 2012 gebruikt worden om het beleid waar nodig bij te stellen. Externe audits Eveneens laat De Waerden regelmatig externe audits uitvoeren. Zo heeft de gecertificeerde instelling DEKRA, in het kader van de HKZ-certificering, in 2011 gedurende vijf dagen De Waerden bezocht. In het afgelopen jaar is De Waerden overgegaan van het Gehandicaptenzorg certificatieschema Gehandicaptenzorg 2002 naar het zwaardere certificatieschema 2008.


23

Uit het onderzoek door DEKRA kwam een aantal punten naar voren die verbetering behoefden. In juni 2011 zijn alle correcties binnen het kwaliteitsmanagementsysteem geïmplementeerd en akkoord bevonden door de certificerende instelling. Het resultaat van de externe audit door DEKRA is dat De Waerden sinds juni 2011 het HKZ-certificatieschema Gehandicaptenzorg 2008 heeft verkregen. Organisatie-inzicht De Waerden hecht aan zelfreflectie, onder meer in de vorm van inzicht in de eigen organisatie. Het onderzoek in 2011 dat DEKRA in het kader van de her-certificering heeft gedaan leverde niet alleen verbeterpunten op, maar ook organisatie-inzicht. DEKRA heeft deze inzichten als volgt samengevat (‟n greep uit de informatie): De Waerden onderhoudt goede contacten met het zorgkantoor en de inspectie. De invoering van de ZZP-financiering dwingt tot bezuinigingen, vooral in de dagbesteding. Het is te verwachten dat budgetten ambulante ondersteuning onder druk komen te staan en de verhoogde eigen bijdrage AWBZ een drempel zal zijn. De Waerden heeft gekozen voor het HKZ-schema 2008. Het kiezen voor dit kwaliteitsmanagementsysteem blijft voor bestuur en management een hulpmiddel om scherpte en samenhang te behouden. In het Jaarplan 2011 wordt sterk ingezet op het realiseren van kwaliteitsverbetering. Om bedrijfscultuur en betrokkenheid bij de medewerkers te vergroten worden werkconferenties georganiseerd die positief worden gewaardeerd.

4.2.1 Nieuw beleid Klokkenluidersregeling In de Governancecode – de in de zorgsector geldende gedragscode voor goed bestuur is de verplichting opgenomen een klokkenluidersregeling voor de organisatie vast te stellen. Een reeds bestaande modelregeling is bewerkt tot een regeling die past bij onze organisatie. Treasurystatuut De Waerden In de Governancecode is tevens de verplichting opgenomen een Treasurystatuut voor de organisatie vast te stellen. Dit betreffende statuut is sinds mei 2011 voor De Waerden van kracht.

4.3

Kwaliteitsbeleid in het algemeen

Wijze van evalueren Een belangrijke fase in de PDCA-kwaliteitscyclus van beleid (PDCA staat voor Plan Do Check Act) is de fase van evalueren (Check). De wijze van evalueren binnen De Waerden vindt als volgt plaats: Wanneer beleid wordt vastgesteld, wordt tevens het moment van evalueren bepaald. Voor de evaluatie wordt, waar dit van toepassing is, gebruik gemaakt van informatie die verzameld is in het kader van de kwaliteitscyclus. De beleidsmedewerker maakt voorafgaand aan elk jaar het evaluatieschema voor dat jaar. In het jaarschema staat aangegeven in welke maand de evaluatie start. In de genoemde maand worden gegevens verzameld bij alle medewerkers. Hierna zorgt de beheerder van de beleidsnota voor de verwerking van de bevindingen in een nota voor het MT.


24

Wanneer het MT het beleid heeft besproken en waar nodig bijgesteld, wordt de nota besproken met de ondernemingsraad en/of de centrale cliëntenraad. Hierna wordt het nieuw vastgestelde beleid op het intranet geplaatst. Beslissing omtrent het levenseinde Door cliënten, wettelijk vertegenwoordigers en medewerkers wordt een duidelijk beleidskader gevraagd op het gebied van beslissingen omtrent het levenseinde. Dit beleidskader zou aan de volgende eisen moeten voldoen: Mogelijkheid bieden voor discussie over het onderwerp levenseinde; Mogelijkheid bieden voor het nemen van beslissingen hieromtrent; Duidelijkheid bieden over welke personen verantwoordelijkheid dragen; Duidelijkheid bieden over aard en reikwijdte van deze verantwoordelijkheid. In de conceptbeleidsnota worden de volgende manieren van het beëindigen van het leven beschreven: Euthanasie/hulp bij zelfdoding; Terminale/palliatieve sedatie; Pijn/symptoombestrijding met levensverkorting als mogelijk neveneffect; Staken of niet-instellen van potentieel levensverlengende behandelingen en reanimeren. De Waerden heeft als uitgangspunt dat de behandelend arts van de cliënt in alle gevallen verantwoordelijk is voor het nemen van beslissingen omtrent het beëindigen van het leven van de cliënt. De beleidsnota zal naar verwachting worden vastgesteld in het eerste kwartaal van 2012, in overleg met de centrale cliëntenraad en ondernemingsraad. Lichaamsbeleving, seksualiteit en seksueel grensoverschrijdend gedrag In de bestaande beleidsnota Preventie seksueel misbruik wordt beschreven op welke wijze er preventief wordt gehandeld ten aanzien van seksueel misbruik en op welke wijze wordt omgegaan met signalen van misbruik. Echter, in deze nota kwam de ondersteuning van cliënten op het gebied van lichaamsbeleving en seksualiteit als vanzelfsprekend aspect van hun bestaan, niet aan de orde. In een aanvullende nota is deze specifieke ondersteuning wel beschreven. Deze

nota is in 2011 in het managementteam aan de orde geweest. De nota zal geïntegreerd worden binnen de nota Kinderwens en ouderschap en zal in 2012 wederom in het MT op de agenda komen. Medicatieveiligheid De Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) heeft in september 2010 het rapport Medicatieveiligheid voor kwetsbare groepen in de langdurige zorg en zorg thuis is onvoldoende gepubliceerd. De Waerden heeft dit rapport getoetst aan haar beleid. Dit heeft geresulteerd in een bijstelling van het beleid Medicijnen voorschrijven en distributie. AWBZ-verstrekkingen verblijf zonder behandeling In de brochure van het College voor Zorgverzekeringen is vastgelegd waar iemand recht op heeft in een AWBZ-instelling. In de nota AWBZ-Verstrekking verblijf zonder behandeling staan aanvullende verstrekkingen voor iemand die binnen De Waerden woont. Uit de evaluatie van deze beleidsnota in 2011 zijn geen grote principiële wijzigingen naar voren gekomen. Geëvalueerde beleidsnota‟s zonder bijstelling Onderstaande beleidsnota‟s zijn in 2011 geëvalueerd. Hierbij zijn geen of nauwelijks veranderingen geconstateerd. Het gaat om de volgende nota‟s:


25

Meten, analyseren en verbeteren; Regeling thuiswerken; Vergoeding bedrijfskleding; Regeling mobiele telefonie; Ketenpartners.

4.3.1 BIG-beleid en medische protocollen De BIG-protocollencommissie heeft in 2011 afscheid genomen van één van haar leden en heeft een nieuw lid verwelkomd. Het nieuwe lid is door de voorzitter ingewerkt om de bekwaamheidstoetsingen te kunnen uitvoeren. De commissie is in 2011 vier keer bij elkaar geweest. Evaluatie protocollen In december 2011 hebben alle teamleiders een overzicht gekregen met de te evalueren protocollen in het komende jaar. De evaluatieformulieren zijn naar alle teamleiders en de teamartsen gestuurd. Afhankelijk van het onderwerp is ook de arts van Metaplanning naar zijn mening gevraagd. De volgende protocollen zijn geëvalueerd: Aantrekken van elastische steunkousen; Verzorgen van smetplekken; Mondverzorging; Verzorgen van eenvoudige wondjes; Signaleren van een beginnende decubitus; Spoelworm; Verzorgen van een stoma; Toedienen van inhalatiemedicatie; Toedienen van oogdruppels en oogzalf; Toedienen van neusdruppels of neusspray; Toedienen van oordruppels; Toedienen van voeding via een voedingsstoma (PEG); Medicatie per neus- of maagsonde; Tetanus. Nieuwe protocollen Vanuit één van de locaties kwam de vraag om een protocol te schrijven voor een individuele cliënt met een wespenallergie. In overleg met en na toestemming van de arts van de cliënt is hiervoor een persoonlijk protocol geschreven. Het protocol Vaginale toediening van medicatie is weer actueel, nadat het een paar jaar niet gebruikt is. Het is om die reden ook weer opgenomen in de scholing Medicatiebeheer en toedienen van medicatie. Instructies Op verzoek van de teamleider hebben alle medewerkers van DC Jan Willem de instructie Wat te doen bij een wespensteek gekregen en informatie over het gebruik van de ANApen. Op verzoek van de teamleider hebben alle medewerkers van de locatie Meidoornlaan een instructie Wat is een katheter? gekregen, omdat één van de cliënten een verblijfskatheter heeft. Op verzoek van de teamleider is er een instructie Epilepsie en Toedienen van rivotrildruppels in de wangzak gegeven aan de busbegeleiders van locatie ODC De Vijfhoek.


26

Bekwaamheidstoetsingen In 2011 zijn 275 medewerkers getoetst op hun bekwaamheid met betrekking tot één of meerdere onderwerpen. Dit gebeurde door twee leden van de protocollencommissie. E-learning Leden van de protocollencommissie en twaalf medewerkers hebben meegedaan aan de pilot e-learning Medicatie in de gehandicaptenzorg. Er is overleg geweest met het Horizoncollege over de inhoud van de diverse scholingen.

4.4

Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten

4.4.1 Klachten De Waerden heeft een klachtenregeling en een klachtencommissie conform de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector (WKCZ) ingesteld. Van de klachtenregeling is ter aanvulling ook een cliëntvriendelijke „makkelijk lezen versie‟ gemaakt. In de brochure van De Waerden Wij stellen ons graag aan u voor wordt aandacht besteed aan deze klachtenregeling. Deze brochure is op iedere locatie van De Waerden aanwezig en wordt aan elke nieuwe cliënt meegegeven. Leden, status en zittingsduur In de klachtencommissie hebben vier leden en vier plaatsvervangende leden zitting, te weten: Twee leden aangewezen door de raad van bestuur, waarvan één als lid en één als plaatsvervangend lid optreedt. Twee leden aangewezen door de centrale cliëntenraad, waarvan één als lid en één als plaatsvervangend lid optreedt. Twee leden aangewezen door de ondernemingsraad, waarvan één als lid en één als plaatsvervangend lid optreedt. Twee onafhankelijke voorzitters, waarvan één als plaatsvervangend voorzitter optreedt. De voorzitters hebben geen arbeidsovereenkomst met De Waerden en er is ook geen sprake van een ander belang met De Waerden noch met de centrale deelraad cliënten of ondernemingsraad. Op deze wijze is de onafhankelijkheid van de commissie gewaarborgd. De voorzitter en zijn plaatsvervanger, de leden en de plaatsvervangende leden (met uitzondering van het plaatsvervangende lid) zijn met ingang van 1 april 2009 voor een nieuwe zittingsperiode van vier jaren herbenoemd, dus tot 1 april 2013. De benoeming van het plaatsvervangend lid vond plaats per 11 juni 2009 en zijn eerste periode eindigt dus op 10 juni 2013. Klachtenbehandeling In de verslagperiode 2011 zijn bij de klachtencommissie drie klachten binnengekomen: I. De eerste klacht behelsde die van een cliënte met betrekking tot haar woonsituatie. De klacht is in een hoorzitting van de Klachtencommissie behandeld en werd als niet gegrond beschouwd. II. De tweede klacht behelsde een klacht over een medewerker van De Waerden, die als ZZP-er handelde ten aanzien van een cliënt, die bij nader inzien geen cliënt van De Waerden bleek te zijn. Deze klacht is door de voorzitter van de Klachtencommissie schriftelijk afgedaan als zijnde niet ontvankelijk. Reden hiervoor was dat cliënt geen cliënt van De Waerden was. Het advies van de Klachtencommissie aan de raad van bestuur over hoe in de toekomst om te gaan met dergelijke klachten, is door de raad van bestuur overgenomen.


27

III. De derde klacht behelsde die van een grootouderpaar, waarvan de exschoondochter en haar twee kinderen cliënten van de gezinsondersteuning van De Waerden zijn. Na een uitgebreide hoorzitting, kwam de Klachtencommissie uiteindelijk tot de conclusie dat de klacht niet gegrond was.

4.4.2 Vertrouwenspersoon cliënten Wanneer cliënten een klacht hebben of wanneer zij bijvoorbeeld slachtoffer zijn van ongewenst gedrag, worden zij in de regel opgevangen door hun begeleiders. Begeleiders weten hoe te handelen bij dergelijke kwesties. Wanneer cliënten een klacht hebben en er met medewerkers van De Waerden niet uitkomen, kunnen zij terecht bij de klachtencommissie. Wanneer cliënten hun klacht of ervaring echter niet durven of willen delen met hun begeleider, de teamleider of een andere medewerker, dan kunnen zij terecht bij een vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersonen zijn in dienst van de SIG en zij kunnen door alle cliënten van De Waerden op verschillende manieren worden bereikt. Meldingen In 2011 zijn er twee meldingen afkomstig van cliënten van De Waerden binnengekomen bij de vertrouwenspersonen. Met de ene cliënt heeft een gesprek plaatsgevonden, waarna deze cliënt weer verder kon. De andere cliënt kon worden doorverwezen naar de juiste persoon.

4.4.3 Cliëntveiligheid Wanneer we de cijfers vergelijken met die van vorig jaar zien we een toename van het aantal agressie incidenten. Een aantal incidenten betreft cliënten bij wie er individueel sprake is van een toename van het aantal incidenten. Daarnaast zijn er meer cliënten bij wie agressie ervaren wordt. Overige cijfers zijn in overeenstemming met die van 2010 waarbij opvalt dat het aantal medicatiefouten relatief groot is. Fouten variëren van medicatie vergeten tot medicatie niet innemen door een cliënt. Voor zowel agressie incidenten als incidenten met betrekking tot medicatie geldt dat het beleid geëvalueerd, bijgesteld en aangescherpt is. Aanscherpen betreft niet alleen de afspraken, maar ook het monitoren en toetsen van het nakomen van afspraken. Dit jaar constateren we wederom dat de wijze waarop incidenten verzameld worden zorgt voor onbetrouwbaarheid: categorieën zijn te onduidelijk, definities moeten worden aangescherpt, criteria moeten worden verduidelijkt en de wijze van verwerking moet worden verbeterd (gedigitaliseerd). In 2013 zal dit met de invoering van een digitale verwerking zijn beslag krijgen. Incidenten ten aanzien van cliëntveiligheid Incidenten: Calamiteiten Medicatiefouten Klachten Agressief gedrag Ongevallen Bijna-ongevallen

in 2011 7 118 2 152 39 9

in 2010 9 102 4 105 23 15


28

Vermoeden van seksueel misbruik of mishandeling In 2011 zijn zes meldingen van een vermoeden van seksueel misbruik afgehandeld. In alle gevallen is een interne commissie gevormd die volgens het beleid (het protocol Hoe te handelen bij een vermoeden van seksueel misbruik) de casus besproken en afgehandeld heeft. In één geval is reeds in 2010 melding gedaan bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ). De andere cases gaven geen aanleiding om de Inspectie te informeren. Ten aanzien van een vermoeden van mishandeling is er rond zeven cliënten een commissie ingesteld die de vermoedens heeft onderzocht. Bij twee cliënten bleek het nodig om het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling (AMK) in te schakelen en is uiteindelijk de Raad voor de Kinderbescherming eraan te pas gekomen. De Inspectie voor de Gezondheidszorg is in geen van de gevallen ingeschakeld.

4.5

Kwaliteitsbeleid ten aanzien van medewerkers

4.5.1 Personeelsbeleid Het personeelsbeleid in 2011 was gericht op het continue ontwikkelen van medewerkers en organisatie, en op het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening. De aandacht ging hierbij vooral uit naar het proces van omzetting van kennis in gewenst gedrag en naar het onderkennen en nemen van de eigen verantwoordelijkheid. Daarnaast was er nadrukkelijk aandacht voor het vergroten van de betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie, één van de verbeterpunten die voortkwam uit het medewerkersonderzoek van 2010. De ontwikkelingen op het gebied van ICT en sociale media gaan in een razendsnel tempo en hebben impact op de cliëntbegeleiding. Ons doel was om in 2011 expliciet aandacht te besteden aan het voldoende toerusten van de begeleiders in kennis en kunde op dit vlak voor de ondersteuning aan cliënten. Deels doet de factor tijd hierin haar werk en ontwikkelen medewerkers zich in het algemeen voortdurend op dit terrein. De expliciete vraag of de algemene, natuurlijke kennisontwikkeling voldoende is, of dat er meer nodig is, is niet aan de orde geweest in het verslagjaar en zal doorgeschoven worden naar 2012.

4.5.2 Kwaliteit van het werk Opleiding Er is in 2011 zoals gebruikelijk een opleidingsjaarplan vastgesteld waarin het opleidingsaanbod van het lopende jaar is opgenomen. Tevens is een instrument in gebruik genomen om het rendement van opleiden te vergroten. Dit instrument is een stappenplan dat begint bij het vaststellen van het gewenste effect, het zoeken naar geschikte interventies en het volgen van het ontwikkelproces ook na de inzet van de interventie. Hoewel het instrument enige weerstand heeft opgeroepen en nog niet zo breed als gewenst is ingezet, kan wel reeds worden vastgesteld dat het heeft bijgedragen aan bewustwording ten aanzien van de volgende punten: het belang van de doelformulering; het onderscheiden van verantwoordelijkheden;


29

het bewerkstellingen van een gedragsverandering als ontwikkelproces dat zich vooral in de praktijk afspeelt, en dat ondersteund moet worden. Het instrument zal in 2012 worden vereenvoudigd. Ook zal het instrument in het organisatiebreed uit te rollen ontwikkeltraject Waardevol Mens worden gehanteerd, met daarbij concrete ondersteuning van de adviseur opleiden en ontwikkelen. De verwachting is dat het gebruik van het instrument hierdoor eenvoudiger en vanzelfsprekender zal worden. Loopbaanbegeleiding De Waerden stimuleert het zogenaamde ondernemerschap met betrekking tot de eigen loopbaan. Ook in 2011 is ter ondersteuning hiervan een interne workshop aangeboden aan medewerkers die willen reflecteren op de eigen loopbaan. In deze workshop is aandacht besteed aan de volgende onderwerpen en vragen: Zelfonderzoek Hoe sta je in het werk? Hoe zie je de toekomst? Welke stappen kun je zetten om voldoening in je werk te behouden? Instrumenten als tests, spelvormen en geadviseerde literatuur over dit onderwerp zijn beschikbaar op intranet. Hiermee is de ondersteuningstool toegankelijk zowel voor de deelnemers aan de workshop als voor andere geïnteresseerden. Daarnaast heeft een aantal medewerkers gebruik gemaakt van het aanbod voor een kort loopbaanoriëntatietraject met een externe loopbaanadviseur. In overeenstemming met de planning is er in 2011 een aanbod ontworpen voor een loopbaanontwikkeltraject Van uitvoerder naar teamleider. Beroepspraktijkvorming In het beroepsonderwijs staat de afkorting BOL voor beroepsopleidende leerweg en BBL voor beroepsbegeleidende leerweg. In het verslagjaar 2011 heeft een groot aantal BOL-leerlingen een stageplek gevonden binnen onze organisatie en volgden enkele medewerkers een opleiding middels een BBLtraject. Het betreft vijf medewerkers in de periode tot september, en vier medewerkers vanaf september 2011. Voor het plaatsen van twee externe leerlingen is een apart traject ontwikkeld. Deze leerlingen worden gedurende de opleiding boventallig ingezet bij verschillende doelgroepen en in verschillende ondersteuningsvormen (dagbesteding en wonen). Hierdoor kan brede ervaring worden opgedaan tijdens het leerproces. Ter verhoging van de kwaliteit van begeleiding van stagiairs en leerlingen is aan de praktijkbegeleiders intervisie aangeboden. Persoonlijk ontwikkelplan Al geruime tijd beschikken medewerkers van De Waerden over een functiebeschrijving en een functie-gerelateerd competentieprofiel. Ook worden er gesprekken gevoerd over het persoonlijk ontwikkelplan (POP). In 2011 hebben medewerkers de regie gekregen over hun eigen POP. In het plan kunnen de medewerkers aangeven welke competentie ze willen ontwikkelen en hoe ze dat gaan aanpakken. Ter ondersteuning is een portfoliomap aangeboden en een stappenplan op basis van de PDCA-cyclus. Het POP komt minimaal eenmaal per jaar aan de orde in het functioneringsgesprek. Of deze geïntegreerde aanpak rondom functiebeschrijving, competentieprofiel en ontwikkelplan in de praktijk werkt, zal in 2012 onderzocht worden door middel van een interne audit.


30

Begeleiding gebruik van ICT-hulpmiddelen In 2011 is er geen directe reden geweest om extra ondersteuning voor begeleiders te organiseren met betrekking tot het ICT-hulpmiddelengebruik. Daar waar op kleine schaal cliëntprojecten met ICT-hulpmiddelen zijn gestart, zijn instructies gegeven op de werkplek. De ontwikkelingen op ICT gebied en de toerusting van de medewerkers zullen echter ook in 2012 ook nadrukkelijk als aandachtspunt op de agenda blijven staan. Exitinterviews Het beleid omtrent exitinterviews voorziet erin dat aan alle uitdiensttredende medewerkers een schriftelijk exitinterview wordt toegestuurd. Twee belangrijke doelen hiervan zijn de toetsing van de uitvoering van het beleid en het opsporen van verbeterpunten. Vanwege een lage respons op deze schriftelijke interviews heeft P&O in 2011 de mogelijkheid geboden tot een mondeling exitinterview. Deze mogelijkheid staat open voor alle uitdiensttredende medewerkers met een vaste aanstelling. In 2012 zal kunnen worden vastgesteld of de werkwijze met mondelinge exitinterviews heeft geleid tot een hogere respons en daardoor meer houvast voor het trekken van conclusies. Positie oproepkrachten Een hoog verloopcijfer en onvoldoende deskundigheid van oproepkrachten is binnen De Waerden een punt van zorg. P&O heeft in 2011 gesprekken gevoerd met leidinggevenden om knelpunten op te sporen en om verbeterpunten te benoemen. De uitkomsten van deze gesprekken zijn aangeboden aan de manager primair proces. Tevens is een werkgroep aan de slag gegaan met het onderzoeken van de mogelijkheid voor een regionale flexpool. De uitkomsten hiervan zullen begin 2012 besproken worden. Medewerkersraadpleging In 2010 is een medewerkeronderzoek uitgevoerd door het onderzoeksbureau Effectory. De uitkomsten van het onderzoek zijn in de locaties besproken en eventuele verbeteracties zijn opgenomen in de jaarplannen van de locaties. Een belangrijk organisatie-ontwikkelpunt dat uit het onderzoek naar voren kwam, was het vergroten van de betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie als geheel. Dit heeft geleid tot gesprekken over de volgende onderwerpen: Communicatie tussen lijnmanagers en ondersteunende diensten; Het vergroten van de „bottom-up‟ input; Het bewerkstellingen van een betere aansluiting van het organisatiejaarplan op de locatiejaarplannen. In 2012 zal dit proces worden voortgezet. In 2011 is, net als in 2010, de werkconferentie De Waerden Draait Door georganiseerd voor medewerkers. Het vergroten van betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie was één van de doelstellingen.

4.5.3 Arbeidsomstandigheden Gezond Werken In 2011 is beleid over gezond werken geformuleerd op verzoek van en in overleg met de ondernemingsraad en de bedrijfsarts. De nota Gezond Werken biedt een raamwerk en geeft vooral aan wat bijdraagt aan gezond werken en welk beleid hiervoor al is ontwikkeld. Tevens zijn er bepaalde groepen van medewerkers benoemd naar wie verder onderzoek zal worden gedaan. In 2012 zal dit vervolgonderzoek verder ter hand worden genomen.


31

Beleid Psychosociale analyse (PSA-beleid) Het voornemen om PSA-beleid op te stellen heeft nog niet tot resultaat geleid. Het formuleren van PSA-beleid zal doorgeschoven worden naar de jaarplanning van 2012. Ergocoaches In het verslagjaar 2011 zijn drie bijeenkomsten geweest waarin de ergocoaches ervaringen hebben uitgewisseld. In iedere bijeenkomst werden knelpunten en vragen behandeld die vanuit de locaties en teams naar voren waren gekomen. Daarnaast heeft een introductie plaatsgevonden van wat de praktijkrichtlijnen voor zorgverleners en ondersteunende diensten inhielden en hoe daarmee om te gaan. In het kader van het beperken van werkdruk is door de ergocoaches in kaart gebracht of er hulpmiddelen ontbraken en zo ja, welke en waar. De uitwerking daarvan wordt meegenomen in de Risico-inventarisatie. Door een aantal ergocoaches is een sneltoetskaart ontwikkeld voor de meest gebruikte computerprogramma‟s om het gebruik van de muis en daarmee samenhangende klachten aan de hand te beperken. Deze kaarten zijn inclusief houder aan alle locaties ter beschikking gesteld. Zes nieuwe ergocoaches hebben in 2011 de basisopleiding ergocoach gevolgd, zodat er nu in totaal 22 geschoolde ergocoaches zijn binnen De Waerden. Risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) In de tweede helft van het jaar is gestart met het uitvoeren van de organisatiebrede risico-inventarisatie. Men is gestart met inventariseren bij de ambulante teams, vervolgens op de woonlocaties en afsluitend bij de dagbesteding en ondersteunende diensten. Om de risico‟s in kaart te brengen heeft de arbo- en re-integratieadviseur alle leidinggevenden bevraagd en heeft de veiligheidsmedewerker alle locaties geïnspecteerd. Daarnaast is gebruik gemaakt van de input van ergocoaches en bedrijfshulpverleners voor de risico‟s vanuit de praktijk. Op een tweetal locaties zijn aanvullende groepsinterviews gehouden met teamleden; op één locatie is een onderzoek uitgevoerd door een ergonoom. Ook de voor de RI&E relevante gegevens uit het medewerkersonderzoek zijn meegenomen in de inventarisatie. Met betrekking tot de risico‟s aangaande het beleid en locatieoverstijgende risico‟s is gebruik gemaakt van de input van leden van het managementteam, de risicoinventarisatie van de locaties en teams, alsook van informatie uit het overzicht incidentmeldingen. Alle geïnventariseerde risico‟s zullen begin 2012 door de arbo- en re-integratieadviseur worden verwerkt in een concept „plan van aanpak‟ en voor akkoord worden voorgelegd aan de leidinggevenden. Het concept „plan van aanpak‟ op organisatieniveau zal daarna door de arbo- en reintegratieadviseur ter goedkeuring worden aangeboden aan het managementteam. Alle geaccordeerde plannen zullen vervolgens ter toetsing worden voorgelegd aan de arbodeskundige van Carante Groep. Verhogen arbeidsvermogen Ook in 2011 is het niet gelukt om het verzuimstreefcijfer van 5% te behalen. Het verzuim lag met 6,8% ook boven het landelijk branchegemiddelde. Het grootste gedeelte van het verzuim werd veroorzaakt door langdurig verzuim. De bedrijfsarts en de arbo- en re-integratieadviseur hebben de langdurige verzuimgevallen geanalyseerd en geadviseerd over beïnvloedingsmogelijkheden.


32

In het “beleids”-sociaal medisch team (SMT) is afgesproken dat medewerkers die langer dan drie maanden verzuimen, worden uitgenodigd voor een mini-SMT. In een mini-SMT zijn aanwezig: de medewerker zelf; de bedrijfsarts; de leidinggevende; de arbo- en re-integratieadviseur. Er zijn dit jaar zeven van dergelijke mini-SMT‟s georganiseerd met medewerkers die langer dan drie maanden verzuimd hadden of bij wie het van belang was om vroegtijdig interventies in te zetten dan wel advies in te winnen. Deze manier van overleggen werd overigens als zeer prettig en effectief ervaren. In het najaar zijn de teamleiders via een themabijeenkomst geïnformeerd over de verschillende rollen in het re-integratieproces en de mogelijkheden van gedragsbeïnvloeding. Ook is hen gevraagd naar hun behoeften ten aanzien van ondersteuning. De communicatie over de re-integratie was hierin de rode draad. Er wordt nog onderzocht of het gebruik maken van een eigen verklaring door de medewerker ter voorbereiding op het eerste verzuimgesprek en het opstellen van een plan van aanpak wenselijk en haalbaar is. Jaarlijks worden er verzuimworkshops gehouden in de teams; minimaal twee in het voorjaar en twee in het najaar. De workshops zijn bedoeld om medewerkers te informeren en bewust te maken van hun eigen verantwoordelijkheid bij verzuim en reintegratie. Het streven voor 2012 is om ieder team eenmaal per twee jaar een dergelijke workshop aan te bieden. In 2010 en begin 2011 zijn MT-leden bij frequent verzuim gesprekken aangeschoven. Deze gesprekken worden door teamleiders en hun medewerkers gevoerd. Dit heeft ertoe geleid dat het aantal frequent verzuimers (en dus hun verzuimdagen) flink is gedaald en het frequent verzuim cijfer lager werd (1,2); deze daling is in 2010 ingezet en in 2011 gecontinueerd. In 2012 zijn vier medewerkers uit dienst gegaan vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid. Eenmaal is om die reden een nieuw dienstverband afgesloten. Preventie Fysieke belasting is bij medewerkers met huishoudelijke taken een belangrijk aandachtspunt. Om overbelasting te voorkomen zijn na overleg met de ergocoaches een vijftal kleinschalige bijeenkomsten gehouden. Daarbij zijn medewerkers onder meer gewezen op hun eigen rol en werkwijze. Daarnaast hebben de medewerkers voldoende handvatten gekregen voor gezond werken en eventuele inzet van hulpmiddelen. Naar aanleiding van deze bijeenkomsten is op meerdere locaties overgegaan tot het gebruik van ergonomische materialen en hebben de betreffende medewerkers hierover instructie ontvangen. Ook zijn er diverse concrete afspraken gemaakt met medewerkers om overbelasting te voorkomen. Het effect van deze acties zal volgend jaar worden geëvalueerd met betrokkenen. Vertrouwenspersoon medewerkers In het verslagjaar 2011 zijn geen meldingen binnengekomen bij de vertrouwenspersoon voor medewerkers.


33

Het medewerkeronderzoek van 2010 gaf aan dat nagenoeg alle medewerkers bekend zijn met de vertrouwenspersoon van De Waerden. In 2012 zal het medewerkeronderzoek opnieuw worden uitgevoerd. Wanneer uit dit onderzoek blijkt dat de vertrouwenspersoon onvoldoende bekend is bij medewerkers, zal hieraan opnieuw aandacht worden besteed. Op dit moment gaan we er vanuit dat er in 2011 geen behoefte was bij medewerkers om de vertrouwenspersoon te raadplegen. In 2011 is het volgende beleid geëvalueerd en geactualiseerd: Beleid maatschappelijke stage; Beleid vakantiekrachten; Procedure wijziging diensten van structurele aard.


34

4.6

Maatschappelijk ondernemen

Zowel vanwege onze missie, als vanwege de wijze waarop De Waerden is georganiseerd, maken wij actief werk van maatschappelijk ondernemerschap. De Waerden wil mensen met een beperking ondersteunen bij hun participatie in de samenleving. Er wordt, met andere woorden, gestreefd naar emancipatie van mensen met een beperking; emancipatie betekent enerzijds afnemende afhankelijkheid en anderzijds toenemende zelfstandigheid. De Waerden streeft zo naar een maatschappij die daadwerkelijk „samen-leving‟ inhoudt. In 2009 werd al een eerste impuls gegeven aan werkelijk maatschappelijk verantwoord ondernemen. Er werd een thuiswerkregeling ontwikkeld die zowel werknemers van De Waerden als het milieu ten goede kwam. In 2010 werd bovendien met alle leidinggevenden, in het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen, een overeenkomst afgesloten. De leidinggevenden verklaarden hierin dat zij waar mogelijk, en zonder dat dit ten koste zou gaan van onze dienstverlening, mensvriendelijk, diervriendelijk en milieuvriendelijk gedrag zouden stimuleren. Uit de evaluatie in 2011 is gebleken dat het project Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen succesvol is verlopen. De deelnemers verklaarden bovendien dat zij zich ook ná 2011 wilden blijven inzetten voor het project. Gedurende het hele verslagjaar zijn positieve ervaringen en ideeën op dit terrein uitgewisseld, onder meer via intranet. De Waerden heeft zich de afgelopen jaren met recht ontwikkeld tot een maatschappelijk verantwoorde onderneming.


35

4.7

Financieel beleid

2011 was een jaar zonder grote stelselwijzigingen. Het resultaat bedraagt €425.485 positief, wat € 190.601 hoger is dan begroot. Het resultaat kan worden toegeschreven aan resultaat op kapitaals- en huisvestingslasten (ca € 500.000). Het resultaat op de levering van zorg is licht negatief (-/- € 75.000). In 2011 is het aantal cliënten met 2,2% gedaald. Het aantal verblijfcliënten is weliswaar gestegen, maar bij dagbesteding en vooral bij ambulante begeleiding is een teruggang te constateren. De productie op dagbesteding bleef nog wel in lijn met de begroting, maar bij ambulant zijn de gevolgen van de pakketmaatregel en de eigen bijdrage zichtbaar. Tevens hebben enkele ambulante cliënten met een hoge indicatie de indicatie omgezet naar een verblijfsindicatie. In het onderstaande overzicht zijn de verschillen tussen de begroting van 2011 en de jaarrekening van 2011 te zien: DE WAERDEN 2011 Hfdrubriek 0. Opbrengsten 1. Personeelskosten 2. Personeel niet in loondienst 3. Overige personeelskosten 4. Cliëntgebonden kosten 5. Organisatiekosten 6. Huisvestingskosten 7. Kapitaalslasten Eindtotaal

Begroot Realisatie Verschil -19.044.176 -19.488.163 -443.987 11.852.506 11.883.458 30.952 1.180.504 1.315.571 135.067 487.084 417.108 -69.976 1.631.099 1.723.216 92.116 868.632 1.025.431 156.799 830.650 735.627 -95.023 1.958.818 1.962.267 3.449 -234.884 -425.485 -190.601

Het resultaat is positiever dan begroot. De belangrijkste reden daarvan is de gestegen inkomsten als gevolg van de uitbreiding van de verblijfscapaciteit. Die compenseert ruimschoots de daling van inkomsten en productie bij de ambulante begeleiding. Daarnaast waren de vervoerskosten (rubriek 4) hoger dan begroot en daardoor ook de nacalculeerbare inkomsten. De hogere kosten voor personeel niet in loondienst, worden veroorzaakt door gestegen kosten van schoonmaak door derden en door een iets hoger volume aan uitbestede dagbesteding bij collega-instellingen. De materiële kosten zijn iets hoger dan begroot, vooral door hogere vervoerskosten, kosten in verband met de implementatie van het theoretisch kader (Waardevol Mens) en kosten van automatisering, in verband met de upgrade van licenties, omschakeling naar All-IP, Wifi en de oplevering van nieuwe locaties. Daarnaast zijn de dienstreiskosten voor personeel (ca € 96.000) begroot in rubriek 3 (overige personeelskosten), maar geboekt in rubriek 5 (organisatiekosten) waardoor het beeld enigszins is beïnvloed. Bij de huisvestingskosten vielen kosten voor energie mee, deels door de lagere tarieven en deels door het voordeel van collectieve inkoop. De solvabiliteit (totaal eigen vermogen / balanstotaal) is licht gedaald, als gevolg van de stijging van het balanstotaal die wordt veroorzaakt door de nieuwbouw van de A. Mauvestraat in Schagen. Die was op de balansdatum voor ca. 85% gereed. Voor de toekomst betekent dit resultaat dat De Waerden, met een solvabiliteit (totaal eigen vermogen / totaal opbrengsten) van 21,6%, een solide onderbouwing heeft voor de


36

doelstellingen in het portefeuilleplan, terwijl De Waerden heeft laten zien dat ze in staat is om adequaat te reageren op externe ontwikkelingen. Het eigen vermogen bedraagt eind 2011 € 4.213.922; eind 2010 was dit € 3.788.437. Onderstaand worden respectievelijk de resultaatratio, liquiditeit en solvabiliteit weergegeven. Resultaatratios Totale opbrengsten AWBZ Resultaat boekjaar Resultaatratio AWBZ-gefinancieerde resultaten Totale overige opbrengsten (niet AWBZ, niet Zvw) Resultaat boekjaar Resultaatratio niet AWBZ/Zvw-gefinancieerde resultaten

2011 2010 17.832.913 17.135.591 425.485 672.662 2,4% 3,9% 1.655.250 425.485 25,7%

1.918.582 672.662 35,1%

2011 2.779.932 556.341 2.878.222 96,6%

2010 3.251.785 975.453 2.546.544 127,7%

Liquiditeit Vlottende activa (inclusief liquide middelen) Vlottende activa (exclusief liquide middelen) Totaal kortlopende schulden Liquiditeit

Solvabiliteit Totaal opbrengsten Totaal eigen vermogen Balanstotaal Solvabiliteit (totaal eigen vermogen / balanstotaal) Solvabiliteit (totaal eigen vermogen / totaal opbrengsten)


2011 2010 19.488.163 19.054.173 4.213.922 3.788.437 11.619.761 8.909.483 36,3% 42,5% 21,6% 19,9%

37

Jaarverslag De Waerden

Recommend Documents