Jaarverslag 2013
Stichting Beheer en Exploitatie Buurtboerderij Ons Genoegen Bezoekadres: Spaarndammerdijk 319, 1014 AA Amsterdam Postadres: Van Hallstraat 6, 1051 HM Amsterdam
Inhoudsopgave Inhoudsopgave …....................................................................................................................................
2
1. Inleiding ...............................................................................................................................................
3
2. Stichting Beheer en Exploitatie Buurtboerderij Ons Genoegen ..........................................................
4
3. Geschiedenis ......................................................................................................................................
5
4. Samenwerkingsovereenkomst ............................................................................................................
6
Samenwerkingspartners ............................................................................................................
6
Tussentijdse evaluatie ...............................................................................................................
6
5. Exploitatieovereenkomst ....................................................................................................................
8
6. Organisatie .........................................................................................................................................
10
Bestuur ......................................................................................................................................
10
Vrijwilligers ................................................................................................................................
10
Vrijwilligersraad ..........................................................................................................................
11
Betaald beheer ….......................................................................................................................
11
7. Activiteiten ...........................................................................................................................................
12
Bezoekersaantallen ....................................................................................................................
12
Activiteiten en evenementen …...................................................................................................
12
Verhuur …....................................................................................................................................
13
Onderhoud …...............................................................................................................................
13
Mozaïekbank …............................................................................................................................
13
8. Financiën ..............................................................................................................................................
14
Bijlage i. Organogram ...............................................................................................................................
15
Bijlage ii. Financieel jaarverslag ................................................................................................................
16
2
1. Inleiding De Buurtboerderij is een ontmoetingsplek voor buurtbewoners, Amsterdammers uit verder gelegen buurten, dagjesmensen, vrijwilligers en gasten van Time Being. Voor haar voortbestaan is de boerderij afhankelijk van een financieel gezonde exploitatie. De boerderij haalt haar inkomsten uit een horecaonderneming met een mix van commerciële en niet-commerciële activiteiten, grotendeels gerund door vrijwilligers. De Buurtboerderij biedt vrijwilligers een zinvolle dagbesteding en biedt hen de ruimte om hun talenten te ontwikkelen. De Buurtboerderij is eigendom van Stadsdeel West en wordt beheerd door Stichting Beheer en Exploitatie Buurtboerderij Ons Genoegen (SBB). Voor het dagelijks beheer heeft de stichting een exploitatieovereenkomst gesloten met De Regenboog Groep (DRG). Na een uitgebreide evaluatie van de eerste contractperiode (2010-2012) is de overeenkomst met DRG voor een periode van drie jaar verlengd. 2013 was het eerste jaar van de nieuwe contractperiode. Medezeggenschap en inspraak van de vrijwilligers blijft een belangrijk aandachtspunt. Daarom is het van belang om een goed functionerende vrijwilligersraad in stand te houden, die de belangen van alle vrijwilligers behartigt. Nadat in maart 2012 de voltallige vrijwilligersraad was afgetreden, is bij gebrek aan nieuwe kandidaten de raad tijdelijk op non-actief gesteld. In februari 2013 is een nieuwe vrijwilligersraad gekozen. Echter, in de loop van het jaar zijn verschillende raadsleden afgehaakt waardoor het draagvlak van de raad te smal werd. Om de continuïteit te waarborgen is in het laatste kwartaal van 2013 besloten om een extern secretaris aan te trekken die de raadsleden zal ondersteunen bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Verder wordt de raad niet meer gekozen via verkiezingen maar worden raadsleden afgevaardigd namens de verschillende teams. Mede dankzij de mooie zomer was 2013 een goed jaar voor de Buurtboerderij. Veel mensen wisten de boerderij te vinden, om te genieten van rust en groen of om deel te nemen aan de vele activiteiten. Grote publiekstrekkers het afgelopen jaar waren het Zaaifeest en Oogstfeest, met een grote variatie aan artiesten, die het begin en einde van het lente- en zomerseizoen in- en uitluidden. Het bestuur bedankt de beheerders en vrijwilligers voor hun inzet en betrokkenheid bij de Buurtboerderij. Margreet Simons, voorzitter/penningmeester Stichting Beheer en Exploitatie Buurtboerderij Ons Genoegen Amsterdam, maart 2014
3
2. Stichting Beheer en Exploitatie Buurtboerderij Ons Genoegen Stichting Beheer en Exploitatie Buurtboerderij Ons Genoegen (SBB) is een stichting zonder winstoogmerk met als doelstelling ‘het open- en beschikbaar houden van Buurtboerderij Ons Genoegen voor nietcommerciële, laagdrempelige en buurtgerichte activiteiten’. De stichting is opgericht op 14 november 2007, als rechtsopvolger van Vereniging Buurtboerderij Ons Genoegen. SBB treedt op als externe vertegenwoordiger van de Buurtboerderij en is contractpartij in het kader van de samenwerkingsovereenkomst 2010-2015 met Stichting Arkin en Stadsdeel West. Voor het beheer van de Buurtboerderij heeft SBB een exploitatiecontract afgesloten met De Regenboog Groep. Het bestuur ziet toe op naleving van de samenwerkingsovereenkomst en het exploitatiecontract. Zij laat zich in de uitvoering van haar taken adviseren door de vrijwilligersraad, die is samengesteld uit de vrijwilligersgroep die actief is op de Buurtboerderij. In januari 2013 heeft het bestuur bij nader reglement vastgesteld dat bestuursleden worden benoemd voor een periode van drie jaar, waarbij het bestuur een rooster van aftreden opstelt. Aftredende bestuursleden zijn meteen herkiesbaar voor een nieuwe periode van drie jaar. Een tussentijds benoemd bestuurslid neemt op het rooster van aftreden de plaats in van zijn voorganger. Het stichtingsbestuur bestond in 2013 uit de volgende personen: Naam
Functie
Datum van toetreding
Herbenoeming
Aftredend in
Margreet Simons voorzitter en penningmeester
februari 2010
februari 2013
februari 2016
Sam van Daal
belangenbehartiger vrijwilligers
oktober 2012
oktober 2015
Luc Hofmans
secretaris
oktober 2012
oktober 2015
Betty Niesing
belangenbehartiger vrijwilligers a.i. september 2013 december 2013
maart 2014
Sam van Daal was in 2013 genoodzaakt haar bestuurstaken om gezondheidsredenen tijdelijk neer te leggen. Betty Niesing, actief als vrijwilliger op de Buurtboerderij, was bereid om haar te vervangen. Het betrof in eerste instantie een waarneming voor een periode van drie maanden, die in december 2013 nog een keer is verlengd. Inmiddels heeft Sam van Daal haar bestuurswerk weer opgepakt. Het bestuur kan voor juridisch advies een beroep doen op Jozef Rammelt, advocaat te Amsterdam.
4
3. Geschiedenis De Buurtboerderij is een van de laatst overgebleven boerderijen binnen de ring van Amsterdam. Het gebouw dateert uit 1880. Na het overlijden van de laatste bewoonster kwam de boerderij leeg te staan. Om deze unieke locatie voor de buurt te behouden is de boerderij in 2001 gekraakt. Na provisorisch opknapwerk zijn horecavoorzieningen ingericht en is gestart met kleinschalige activiteiten, onder de vlag van Vereniging Buurtboerderij Ons Genoegen. Gaandeweg werd deze situatie door Stadsdeel Westerpark gedoogd en werd in 2005 een overeenkomst gesloten voor het behoud van de Buurtboerderij. Met behulp van een Europese subsidie voor Stedelijke Vernieuwing werd de boerderij volledig gerenoveerd. Op 16 oktober 2008 werd de nieuwe Buurtboerderij officieel geopend. Om het voortbestaan van de Buurtboerderij te kunnen waarborgen en financieel haalbaar te maken is een samenwerkingsovereenkomst gesloten met toen nog Stadsdeel Westerpark (inmiddels West) en Mentrum (onderdeel van Stichting Arkin). Uitgangspunt was een idee van onder meer de Cliëntenraad van Mentrum tot de bouw van een Time Out Hotel naast de Buurtboerderij. De hotelgasten kunnen gebruik maken van de faciliteiten op de Buurtboerderij: drie maal daags een maaltijd nuttigen, deelnemen aan de diverse activiteiten of zelf als vrijwilliger aan de slag gaan. In 2011 dreigde de exploitatie van de Buurtboerderij in de problemen te komen vanwege mogelijke stopzetting van de naastgelegen Time-Outvoorziening. Als gevolg van wijzigingen in het vergoedingenstelsel ziektekosten werd het voor Stichting Arkin moeilijk de kosten voor verzorging en exploitatie rond te krijgen. In goed overleg met de samenwerkingspartners heeft Arkin een doorstart kunnen maken van Time-Out naar Time Being. Het profiel van de doelgroep is veranderd van (ex)psychiatrische patiënten die tijdelijk een rustplek nodig hebben, naar een woonbegeleidingstraject voor cliënten uit de Arkin klinieken Domselaer en Sporenburg. Sinds januari 2010 heeft de stichting de exploitatie en het beheer van de Buurtboerderij uitbesteed aan De Regenboog Groep (DRG), die zich al 35 jaar inzet voor dak- en thuislozen, verslaafden en mensen met psychische problemen. DRG runt samen met vrijwilligers de activiteiten op de Buurtboerderij.
5
4. Samenwerkingsovereenkomst De Buurtboerderij stelt zich ten doel om laagdrempelige, niet-commerciële activiteiten te realiseren voor en door bewoners uit de omliggende buurten en gasten van Time Being. Voor een gezonde exploitatie is in 2010 een samenwerkingsovereenkomst gesloten (2010-2015) tussen Stichting Arkin, Stadsdeel West en Stichting Buurtboerderij Ons Genoegen. De overeenkomst loopt door tot april 2015, met een stilzwijgende verlenging van vijf jaar. De samenwerking is een voortzetting van de eerdere overeenkomst uit 2005. De samenwerkingsovereenkomst geeft invulling aan het gebruik van en de activiteiten op de Buurtboerderij, bevat afspraken over de begeleiding van vrijwilligers, prestatieafspraken over het activiteitenaanbod voor gasten van Time Being en regelt praktische zaken, zoals openingstijden. In de samenwerkingsovereenkomst staan ook procedures ten aanzien van de besteding van subsidiegelden en de randvoorwaarden voor commerciële verhuur. Bij conflicten en meningsverschillen of bij eventuele opzegging van de samenwerkingsovereenkomst door een van de drie partijen wordt een externe adviesraad ingeschakeld om tot een voor alle partijen bevredigende oplossing te komen. De laatste keer dat deze adviesraad is ingeschakeld was in 2011. De raad heeft een bindend advies gegeven over de doorstart van Time-Out naar Time Being.
Samenwerkingspartners • Stadsdeel Westerpark De Buurtboerderij is eigendom van Stadsdeel West en als zodanig is het stadsdeel partij in de samenwerkingsovereenkomst. Ook stelt het stadsdeel subsidie ter beschikking voor openstelling en huisvesting en ziet toe of de besteding plaatsvindt conform de subsidievoorwaarden.
• Stichting Arkin Stichting Arkin is eigenaar van Time Being, gelegen naast de Buurtboerderij. Time Being biedt woonbegeleiding aan cliënten uit de Arkin klinieken Domselaer en Sporenburg. Gasten van Time Being kunnen maaltijden nuttigen en deelnemen aan activiteiten op de Buurtboerderij. Stichting Arkin betaalt de Buurtboerderij een vergoeding voor de dienstverlening aan de gasten van Time Being en levert daarmee een structurele bijdrage aan de exploitatie van de Buurtboerderij.
Tussentijdse evaluatie In juni 2013 vond de jaarlijkse tussentijdse evaluatie plaats van de samenwerkingsovereenkomst. Daarbij waren alle drie geledingen vertegenwoordigd. Afgevaardigd door Mentrum waren clustermanager bedrijfsvoering Rehabilitatieklinieken Jeannette Koning en projectleider/hoofd bedrijfsvoering van Time Being
6
Ronald Cassee. Vanuit het stadsdeel waren aanwezig beleidsadviseurs Zorg en Welzijn Rieneke Ahsmann en Norbert Vermaat. De Buurtboerderij werd vertegenwoordigd door de bestuursleden Margreet Simons en Luc Hofmans, en Brigit Nieuwburg, regiomanager West/Nieuw-West van De Regenboog Groep.
De samenwerkingspartners zijn tevreden over de samenwerking. De gasten van Time Being maken gebruik van de maaltijdvoorziening op de Buurtboerderij en een deel van de gasten neemt deel aan het activiteitenaanbod of werkt als vrijwilliger. Mentrum maakt het voorbehoud dat na afloop van de samenwerkingsovereenkomst (april 2015) nieuwe afwegingen gemaakt kunnen worden wat betreft invulling en voortbestaan van Time Being, als gevolg van noodzakelijke bezuinigingen in de klinische zorg. Op het moment van de tussentijdse evaluatie was nog niet bekend wat de eventuele consequenties zullen zijn van de opheffing van de stadsdelen per april 2014 voor de Buurtboerderij en de samenwerkingsovereenkomst. Daarom zijn de samenwerkingspartners nog een aantal keren bij elkaar geweest om de laatste ontwikkelingen door te spreken, voor het laatst in februari 2014. Intussen is duidelijk dat de wijkgerichte aanpak zoals wordt voorgestaan in de Samenwerkingsovereenkomst, wordt voortgezet in de na de gemeenteraadsverkiezingen van19 maart 2014 te vormen bestuurscommissies.
7
5. Exploitatieovereenkomst Sinds januari 2010 heeft het stichtingsbestuur het beheer en de exploitatie van de Buurtboerderij uitbesteed aan De Regenboog Groep (DRG). DRG biedt laagdrempelige opvang en begeleiding van dak- en thuislozen, drugsverslaafden en mensen met psychiatrische klachten. DRG initieert en begeleidt projecten op het gebied van informele zorg, opvang en maatschappelijke activering. De samenwerking met stichting Buurtboerderij is vastgelegd in een driejarige exploitatieovereenkomst die periodiek wordt geëvalueerd. DRG legt de activiteitenplanning, het vrijwilligersbeleid en het horeca-aanbod vast in jaarplannen. Het bestuur van SBB ziet toe op naleving van de exploitatieovereenkomst aan de hand van kwartaalrapportages die worden aangeleverd door directie en management van DRG. De eerste contractperiode (2010 – 2012) is in 2012 verlengd voor een nieuwe periode van drie jaar (20132015). In 2013 heeft DRG een aantal verbeterpunten opgepakt die naar voren kwamen uit de evaluatie van de eerste contractperiode. Zo is er een muntensysteem ingevoerd voor de maaltijdvergoeding voor vrijwilligers waardoor er beter zicht is op wie in aanmerking komt voor een gratis maaltijd in ruil voor vrijwilligerswerk. Vrijwilligers voeren hun werkzaamheden uit in zelfsturende teams, die worden begeleid door het betaald beheer. Uit de bezoekersenquête in 2012 kwam naar voren dat een meer gevarieerd horeca-aanbod gewenst is. Tegelijkertijd gaven de vrijwilligers aan dat de werkbelasting op drukke dagen te hoog is en bar en keuken het tempo niet kunnen bijbenen. Om de keuken te reorganiseren, het assortiment te verbreden en meer continuïteit te bewerkstelligen, is in 2013 een externe adviseur aangetrokken. Hij heeft meegedraaid met het keukenteam en gesprekken gevoerd met team en teamleider. Op basis hiervan is een nieuwe, afwisselende menukaart ingevoerd, een borrelkaart en smakelijke lunchgerechten die voor de keuken eenvoudig klaar te maken zijn. Er zijn heldere omschrijvingen gemaakt hoe deze artikelen gemaakt en gepresenteerd dienen te worden waardoor de continuïteit en kwaliteit van het assortiment wordt gewaarborgd. Het aanbod wordt voortdurend geëvalueerd en indien nodig bijgesteld. Wanneer artikelen minder goed lopen, komen er nieuwe voor in de plaats. Verder bleek er extra aandacht nodig voor de afstemming tussen de middagploeg en de avondploeg. De begeleiding van de vrijwilligers is verbeterd door het voeren van jaarlijkse evaluatiegesprekken. Ook vinden er exitgesprekken plaats met vertrekkende vrijwilligers. Voor teamleiders en vrijwillige beheerders is een trainingsprogramma vastgelegd dat zal worden uitgevoerd in het eerste kwartaal van 2014. De vrijwilligers van de Buurtboerderij scoren hun tevredenheid met het werk dat zij doen gemiddeld met een 7.5. 57 procent van de vrijwilligers waardeert hun werk met een 8 of hoger. Men geeft aan voldoende tijd te hebben om hun werk uit te oefenen. Ze geven zichzelf als vrijwilliger gemiddeld een 7.2 en streven naar een
8
8.2. Aandachtspunt is de communicatie. Het merendeel benadrukt het belang van meer duidelijke en tijdiger informatievoorziening. Daarnaast is er behoefte aan ondersteuning in de vorm van trainingen. Een speerpunt blijft het borgen van de medezeggenschap van de vrijwilligers. In februari 2013 is na verkiezingen een nieuwe vrijwilligersraad aangetreden maar die is in de loop van het jaar weer uitgedund, wat ten koste ging van het draagvlak en de draagkracht van de vrijwilligersraad. Tijdens het kwartaaloverleg van september 2013, hebben het bestuur van de Buurtboerderij en directie en management van DRG een werkgroep aangesteld met als mandaat oplossingen te zoeken om de continuïteit van de vrijwilligersraad te garanderen. Uitkomst van deze opdracht is het voorstel om een externe secretaris aan te trekken ter ondersteuning van de vrijwilligersraad. Verder wordt de raad voortaan gevormd uit afgevaardigden uit de verschillende teams. De nieuwe aanpak wordt in 2014 geïmplementeerd. In 2013 is de communicatie en PR van de Buurtboerderij aanzienlijk verbeterd. De website wordt goed bijgehouden en geactualiseerd. Met bijna 1000 leden is de Facebook pagina een andere belangrijke communicatie-uiting van de Buurtboerderij. De pagina wordt gebruikt om informatie over (de activiteiten op) de Buurtboerderij uit te wisselen. Tot ergernis van velen werd de pagina in het verleden regelmatig gebruikt om ongenoegen te uiten en personen in diskrediet te brengen, op een wijze die als kwetsend en beledigend werd ervaren. De sfeer op de pagina is inmiddels verbeterd en er vinden geen ongepaste discussies meer plaats. Er is het afgelopen jaar ook aandacht besteed aan verbetering van de interne communicatie en de vergaderstructuur. Verder is er een maandelijkse nieuwsbrief die wordt verstuurd naar alle vrijwilligers. Om de veiligheid te verbeteren en diefstal tegen te gaan is besloten om cameratoezicht in te voeren. De plaatsing van de camera's, bevoegdheden voor het bekijken van de camerabeelden, en procedures en sancties bij overtredingen zijn vastgelegd in een protocol. De camera's zijn eind 2013 geplaatst. Aan het begin van het jaar zijn lockers geplaatst, een al lang gekoesterde wens van de vrijwilligers. In 2013 was het noodzakelijk om in een aantal gevallen het schorsingsbeleid toe te passen voor bezoekers of vrijwilligers. In de loop van het jaar zijn er drie personen geschorst, zijn er twee officiële waarschuwingen gegeven en is er een keer een time-out toegepast. Wat betreft de financiële exploitatie is in 2013, mede dankzij de hoge bezoekersaantallen vanwege het mooie weer, vooruitgang geboekt ten opzichte van voorgaande jaren, waardoor DRG het jaar met positief resultaat kon afsluiten. Het bestuur heeft in 2013 moeten constateren dat de communicatie tussen bestuur en DRG voor verbetering vatbaar is wat betreft de tijdigheid en volledigheid van de te leveren informatie in de vorm van rapportages en plannen. Het bestuur heeft het jaarplan voor 2014 goedgekeurd onder voorbehoud dat DRG uiterlijk 1 mei 2014 een meer uitgebreid strategisch plan uitwerkt voor de resterende contractperiode.
9
6. Organisatie De dagelijkse leiding van de Buurtboerderij is in handen van een team van vier betaalde medewerkers, allen in dienst van DRG. Daarnaast is er een groep van 75 vrijwilligers actief op de Buurtboerderij. Het stichtingsbestuur houdt toezicht op het beheer van de Buurtboerderij en voert overleg met de betrokken partijen. Extern zijn dat de samenwerkingspartners Stadsdeel West en Arkin/Mentrum, intern zijn dat directie en management van DRG en de vrijwilligersraad.
Bestuur Het bestuur bestaat uit drie personen, een voorzitter/penningmeester, een secretaris en een bestuurder met de portefeuille belangenbehartiging vrijwilligers. De boekhouding van de stichting is uitbesteed aan een administratiekantoor. Het bestuur wordt verder ondersteund door een juridisch adviseur, die ook optreedt namens het bestuur bij eventuele geschillenprocedures. Het bestuur vergadert maandelijks en heeft een keer per kwartaal een overleg met directie en management van DRG en de Vrijwilligersraad. Het bestuurslid met de portefeuille belangenbehartiging vrijwilligers bezoekt de maandelijkse vrijwilligersvergadering en houdt contact met de vrijwilligersraad. Een keer per jaar vergadert het bestuur met de samenwerkingspartners, indien noodzakelijk vaker.
Vrijwilligers In 2013 waren er meer dan 100 vrijwilligers actief op de Buurtboerderij, waaronder een vaste kern van ongeveer 20 vrijwilligers die al jaren actief is op de Buurtboerderij. Daarnaast vindt er ook voortdurend instroom plaats van nieuwe vrijwilligers. De instroom (27) was in 2013 vrijwel gelijk aan het aantal vertrokken vrijwilligers (25). Met alle vertrekkende vrijwilligers zijn exitgesprekken gevoerd waardoor DRG meer inzicht heeft in de reden van vertrek. Vrijwilligers vertrekken omdat ze een baan hebben gevonden of een andere tijdsbesteding hebben en in een enkel geval omdat ze het niet meer naar hun zin hebben op de Buurtboerderij. Eind 2013 (stand van zaken 1 november 2013) werkten er 86 vrijwilligers op de Buurtboerderij. De vrijwilligers worden begeleid door middel van trainingen en workshops, Verder worden er jaarlijks evaluatiegesprekken gehouden. Ook worden er met regelmaat speciale activiteiten georganiseerd voor en door de vrijwilligers zoals een tafeltennistoernooi, vrijwilligersuitje (bowlen), een vrijwilligers BBQ en bingoavond.
Teamsamenstelling De vrijwilligers kunnen kiezen uit verschillende soorten werkzaamheden en werken samen in teams. In 2013 is een nieuwe organisatiestructuur doorgevoerd waarbij de teams worden aangestuurd door vrijwillige
10
teamleiders. Eerder werden de teams direct aangestuurd door een van de betaalde beheerders. De vrijwillige teamleiders worden ondersteund door het betaald beheer voor de samenwerking tussen de teams, het oplossen van conflicten en bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Er zijn zes teams: • keuken • bar • flora & fauna • weggeefwinkel • techniek & onderhoud • programmering (evenementen).
De nieuwe organisatiestructuur is nog niet in alle teams doorgevoerd. In 2014 moet nog een teamleider worden gevonden voor het Flora & Fauna. Het evenemententeam blijkt minder goed in de structuur te passen. In 2014 zal per evenement een teamleider worden aangesteld.
Vrijwilligersraad Uit hun midden kiezen de vrijwilligers een vrijwilligersraad, die medezeggenschap heeft over de hoofdlijnen van het beleid op de Buurtboerderij. Daarnaast heeft de vrijwilligersraad beslissingsrecht over de activiteiten die betaald worden vanuit de subsidie van het stadsdeel voor zelforganisaties. De vrijwilligersraad voert wekelijks overleg met de beheerders van DRG. Een keer per maand is er een vergadering voor alle vrijwilligers. Na het aftreden van de voltallige vrijwilligersraad in maart 2012, konden er wegens gebrek aan kandidaten geen nieuwe verkiezingen worden uitgeschreven en werd de raad op non-actief gesteld. Medezeggenschap van vrijwilligers heeft hoge prioriteit bij het bestuur en kwam ook als een van de speerpunten naar voren uit de evaluatie van de eerste contractperiode met DRG. Na herhaalde pogingen is het eind 2012 gelukt om voldoende kandidaten te werven en in februari 2013 verkiezingen uit te schrijven. De nieuw gevormde vrijwilligersraad is intensief begeleid door bestuurslid Sam van Daal en bestuurslid ad interim Betty Niesing. Desondanks is het niet gelukt om de continuïteit van de vrijwilligersraad te waarborgen en werd de raad in de loop van het jaar uitgedund tot een raad van twee personen, onvoldoende om als volwaardige vrijwilligersraad te fungeren. Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid voor de besteding van het subsidiebudget overgenomen, ondersteund door Bart Blaauw, locatiehoofd van de Buurtboerderij. Het bestuur, DRG en de overgebleven leden van de vrijwilligersraad hebben besloten om een extern secretaris aan te trekken die de vrijwilligersraad ondersteunt bij de uitvoering van haar werkzaamheden. De vrijwilligersraad wordt voortaan niet meer gekozen via verkiezingen maar wordt samengesteld uit vertegenwoordigers van de verschillende teams. De vrijwilligers van de Buurtboerderij hebben ingestemd met dit besluit. In februari 2014 is Eric Ooijevaar aangetrokken als secretaris en worden raadsleden geworven binnen de teams.
Betaald beheer De vrijwilligers op de Buurtboerderij worden ondersteund door een team van vier betaalde medewerkers, in dienst van DRG. Het locatiehoofd is verantwoordelijk voor de algehele gang van zaken en de coördinatie van het team. Verder zijn de medewerkers verantwoordelijk voor de programmering, supervisie van keuken en bar, en de werving en begeleiding van de vrijwilligers. Het team wordt bijgestaan door twee onbetaalde beheerders en een beheerder met een 0-uren contract die kan bijspringen in het geval van ziekte of vakantie. Om beheer en vrijwilligersbeleid beter te stroomlijnen is voor de beheerders een handboekje opgesteld waarin protocollen en procedures zijn vastgelegd.
11
7. Activiteiten In 2013 was de Buurtboerderij dagelijks geopend, op zondag t/m woensdag van 10.00 tot 22.00 uur en donderdag, vrijdag en zaterdag van 10.00 tot 23.00 uur. Omdat de Buurtboerderij een seizoensbedrijf is, gelden in de wintermaanden andere openingstijden. Tussen 1 november en 1 april worden als streeftijden 21.00 uur ’s avonds en in het weekend 22.00 uur gehanteerd; als het druk is blijft de boerderij langer open. Feesten en partijen duren tot uiterlijk 01.00 uur.
Bezoekersaantallen De samenstelling en het aantal bezoekers is gevarieerd en stabiel. De leeftijd van de bezoekers is divers. Door de week zijn er dagelijks tussen de 10 en de 70 bezoekers en in het weekend 50 tot 200. De Buurtboerderij is een mooi-weer-locatie. Bij slecht weer zijn de bezoekersaantallen laag, vanaf 10 bezoekers, en de aantallen lopen op zodra de zon doorbreekt. Het mooie zomerseizoen van het afgelopen jaar leidde tot hoge bezoekersaantallen.
Activiteiten en evenementen Het afgelopen jaar zijn er diverse activiteiten georganiseerd door beheerders en vrijwilligers van de Buurtboerderij. Het wekelijkse aanbod bestond uit de volgende activiteiten: • • • • • • • •
Qi Gong (wekelijks, 4 x per maand) Mindfulness (wekelijks, 4x per maand) Intuïtief Schilderen (tweewekelijks, 2x per maand) Open huis/muziekavond (2 avonden in de week, 8x per maand) Schapen hulp (voederen, hok schoonmaken): dagelijks Yoga (2x per week, 8x per maand) 'Vrij uit-muziekavond' (elke vrijdag) Het Open Huis van de Vriendendiensten; maandag, woensdag en vrijdag, rond de 60 klanten per keer.
Naast het wekelijkse aanbod vonden er kleinschalige en grootschalige activiteiten plaats in de vorm van poëzieavonden, een Kikker en Paddenconcert, de Amsterdamse Muziekinstrumentenbeurs, het tweedaagse Kimchi Festival, het tweedaagse singer-songwriter festival, het schaapscheerdersfeest, de terugkerende Monumensendag, de stripbeurs Striptember, een Karaoke feest, een rastafeest en een theatraal kerstdiner. Ook waren er speciale activiteiten voor kinderen: een Kinderknutselclub en een Kindermuziekclub.
12
Grote publiekstrekkers waren het Lentespektakel en Zaaifeest in het voorjaar en het Oogstfeest in het najaar. In de zomer was er een openluchtbioscoop, in samenwerking met Filmhuis Cavia. Tot slot was er een lezingenserie rond Stadslandbouw en workshops in het kader van Eten uit de Natuur, beide activiteiten die goed aansluiten bij het karakter van de Buurtboerderij.
Verhuur De Buurtboerderij haalt haar inkomsten uit een mix van commerciële en niet-commerciële activiteiten. Verhuur van de boerderij is essentieel om de exploitatie rond te krijgen. De Buurtboerderij is populair als trouwlocatie; in 2013 vonden er 20 huwelijksfeesten plaats. Vanwege de nabijgelegen begraafplaats, wordt de Buurtboerderij ook gebruikt voor uitvaartrecepties (zes keer in 2013). Verder wordt de Buurtboerderij verhuurd voor privéfeesten, bedrijfsuitjes en als vergaderruimte. In 2013 is de opbrengst uit verhuur met 53 procent gestegen ten opzichte van 2012.
Onderhoud In 2013 zijn er een aantal bedrijven geweest die hun teambuildingsdag op de boerderij hebben laten plaatsvinden en onderhoudswerkzaamheden hebben verricht. Ook het klussenteam heeft veel werk verzet. Er is een buitenbar gerealiseerd, een opslag voor de afvalcontainers en diverse tuinmeubels.
Mozaïekbank Een bijzondere gebeurtenis het afgelopen jaar was de bouw van een mozaïekbank in de tuin van de Buurtboerderij, ter nagedachtenis aan de in 2011 overleden feministe/UvA docente Vrouwenstudies Saskia Poldervaart, op initiatief van vrienden en nabestaanden. Het is een waar pronkstuk geworden.
13
8. Financiën De financiën van SBB betreffen inkomsten en uitgaven voor bestuurskosten en openstelling en huisvesting. De exploitant DRG is verantwoordelijk voor de algehele exploitatie van de Buurtboerderij, inclusief het opstellen van een jaarrekening voor de horeca-activiteiten. De jaarrekening van de Buurtboerderij beperkt zich tot de verantwoording van bestuurskosten en subsidie-inkomsten. SBB had in 2013 de beschikking over een subsidiebedrag van 13.377 Euro, toegekend door Stadsdeel West voor openstelling en huisvesting. Dit bedrag is besteed aan activiteiten voor vrijwilligers, cliënten Time Being en buurtbewoners. De subsidie is verdeeld onder publieksactiviteiten zoals het Zaai- en Oogfeest, een rastafeest en ter afsluiting van het jaar een theatraal kerstdiner. Ook de lezingenserie over Stadslandbouw kon rekenen op een bijdrage. Verder is uit de subsidie het jaarlijkse vrijwilligersuitje bekostigd en een BBQ voor alle vrijwilligers. Een deel van het bedrag is aangewend voor de instandhouding van het weiland, de aanschaf van tuinmeubilair, een muziekinstallatie en overige inventaris. Tot slot is een bedrag besteed aan trainingsdoeleinden voor de vrijwilligers. Vanaf 2013 komen bestuurskosten voor rekening van de exploitant. Hieruit betaalt de stichting de rekeningen van het administratiekantoor, onkosten en vrijwilligersvergoedingen voor de bestuursleden. Voor het financieel jaarverslag, zie bijlage ii.
14
Bijlage i. Organogram
Arkin
Stadsdeel Commissie van Advies
Cliëntenraad
Samenwerkingsovereenkomst Stadsdeelraad Huurovereenkomst Horecavergunning
SBB
Vrijwilligersraad
Exploitatieovereenkomst Bedrijfsplan
De Regenboog Groep
15
St. Beheer en expl. buurtboerderij Ons genoegen fiscaalnr. 118.186.790.40
BTW-berekening 2013 Omzet jaar 1/ BTW jaar 2 Omzet 21,00%
6.500 19.813
0 4.161
Subtotaal
4.161
Voorbelasting
4.334
te vorderen over 2013
173
Teruggevraagd over 2013 1e 2e 3e 4e
kwartaal kwartaal kwartaal kwartaal
Saldo BTW 2013
0 0 0 173
173 0
St. Beheer en expl. buurtboerderij Ons genoegen fiscaalnr. 118.186.790.40
Balans per 31 december 2013 2013
2012
5.124
7.696
173 6.525
238 0
ING 9026883
29.931
32.469
Totaal activa
41.753
40.402
2.007 24.706
2.007 23.922
0 540 14.500
1.481 1.246 11.509
0
238
41.753
40.402
ACTIVA Vaste activa Inventaris Vlottende activa Nog te ontvangen belastingen Nog te ontvangen bedragen
LIQUIDE MIDDELEN
PASSIVA Kapitaal Egalisatie res. St. Buurtboerderij Vermogen St. Buurtboerderij Vlottende passiva Crediteuren Nog te betalen bestuurskosten Nog te betalen bedragen Nog te betalen belastingen Totaal passiva
St. Beheer en expl. buurtboerderij Ons genoegen fiscaalnr. 118.186.790.40
Exploitatierekening 2013 Inkomsten Huurinkomsten Subsidie Bestuurs kosten vergoeding
19.813 13.402 6.500 39.715
Lasten Inkoop activiteiten Huisvesting overheadkosten Kosten Bestuur administatie + advieskosten diversen
13.500 19.813 124 1.818 1.342 -238 36.359
Blijft
3.356
afschrijvingen
2.572
resultaat Toevoeging Eigen vermogen
784 784 784
Blijft
0
St. Beheer en expl. buurtboerderij Ons genoegen fiscaalnr. 118.186.790.40
Toelichting balans 2013 Nog te ontvangen bedragen M. Simons Bestuurs kosten vergoeding 2013
25 6.500 6.525
Nog te ontvangen belastingen Omzetbelasting 4e kwartaal 2013
173 173
Nog te betalen bestuurskosten Vacatiegelden 2013
540 540
Nog te betalen bedragen
DRG inkoop aktiviteiten 2013 Admin.kantoor VanHallZes 2013
13.500 1.000 14.500
St. Beheer en expl. buurtboerderij Ons genoegen fiscaalnr. 118.186.790.40
Staat van Materiële vaste activa Boekjaar 2013 Aanschaf datum
Omschrijving
Inventaris 15-07-09 Metronix
code
Afschrijvingspercentage
Aanschaf- Boekwaarde waarde 01-01-13
Afschrijving Boekwaarde 2013 31-12-2013
0102
Keuken & Bar 0104 13-08-08 Bierhok+ Bar + Tuin verb 16-08-08 Tapservice Scholten 03-11-08 Hout Gamma via bert 15-12-08 Electric Connected
Optrekken buiten 0103 31-08-09 Buitenterras
Inventaris & inrichting 0107 30-06-10 Sleutelkluis en sloten 31-12-11 Isolatie vloer bovenzaal 31-12-12 Lockerkast S3.9
20,00%
20,00% 20,00% 20,00% 20,00%
20,00%
20,00% 20,00% 20,00%
1170
371
234
137
1170
371
234
137
1163 500 694 722
143 62 116 138
143 62 116 138
0 0 0 0
3079
459
459
0
1122
374
224
150
1122
374
224
150
1569 5000 1707
785 4000 1707
314 1000 341
471 3000 1366
8277
6492
1655
4837
