Jaarverslag 2013 Beleidsvoornemens 2014
Jaarrekening 2013 Statistiek 2002 - 2013
Inhoudsopgave
Hoofdstuk
Bladzijde
1. Jaarverslag 2013
3
2. Beleidsvoornemens 2014
6
3. Ex-change 2002 - 2013
8
4. Jaarrekening 2013
9
5. Samenvatting en advies
11
6. Bestuursbesluit
12
2
Auteur, Henk Haring Amersfoort.
1. Jaarverslag 2013 In totaal gingen er in 2013 38 studenten via Ex-change The profit of learning naar een Afrikaans land voor hun stageopdracht, waarvan 11 in de eerste helft van het jaar en 27 in de 2e helft. Zij werkten samen met 27 lokale studenten/trainees (twinning). De laatste 4 studenten van deze tweede lichting keren begin 2014 naar Nederland terug. Er waren 47 aanmeldingen voor een buitenlandse stage; 9 personen haakten af vanwege gezondheid of anderszins. Stageland : Kenia
Voorjaar Vrouw Man Vanuit HBO
Vanuit MBO
Fontys Hogescholen Hogeschool van Hall Larenstein HAS Den Bosch Hogeschool van Amsterdam
1 10 2 1 1 1
Koning Willem I College
6
vakgebied Marketing Grond weg en waterbouw Watermanagement ICT Marketing Civil engineering Building / Construction Furniture
2 1 1 1 1 3 1 1
Leerjaar 1 x 2e jaar – 1 x 4e jaar 1 x 3e jaar 1 x 4e jaar 1 x 4e jaar 1 x 3e jaar 2 x 3e – 1 x 4e jaar 1 x 3e jaar 1 x 3e jaar
De projecten in het voorjaar waren als volgt: teamcode omschrijving
land
soort project jaar van uitzending
1301
Implementatieplan Green Grams Jilt heeft als afstudeerproject het eerdere marktonderzoek Green Grams afgerond. Verder ontwikkelde hij een implementatieplan voor de introductie van Green Grams bij kleine boeren en coöperaties in het Kitui district.
Kenia HM
2013
1302
Food Security Groups Aart en Peter hebben Food Security Groepen doorgelicht en advies en support gegeven. Zij hielpen deze lokale coöperaties van kleine boeren in Kitui te versterken. Dit project sloot deels aan op de introductie van Green Grams.
Kenia HM
2013
1303
Waterbouw Joey, Bart, Marc en Max bouwden met de lokale bevolking in het droge en arme Kitui district een Sand Storage Dam voor verbetering van de watervoorziening. Max heeft met zijn Keniaanse buddy ook een calculatie en bestek en werkvoorbereiding uitgewerkt voor een te bouwen cursuslokaal voor het Multi Purpose Centre (MPC) South (Informatie en Training Centrum voor arme boerenbevolking in zuiden van Kitui).
Kenia WB
2013
1304
Meubelmaken Jeanne heeft kantoormeubilair ontworpen en geproduceerd voor het open office op het MPC South. Ze verkende ook de lokale markten en producten van de meubel bedrijven in Kitui en de Mulango Youth Polytechnic.
Kenia MM
2013
1305
Impactstudie Sand Storage Dammen Jos (Watermanagement) en Gijs (Milieukunde) deden evaluatie en impact verkenning voor 15 sand storage dammen en voerden de gegevens in een database in. Naast GPS betrof dit bijv. ouderdom, technische staat, hydrologische impact, verbetering voedselproductie, invloed op kwaliteit omgeving (water, bodem, vegetatie e.d.).
Kenia WM
2013
3
1306
Data Warehouse MPC South Sylvester deed voor zijn afstuderen een ICT project voor het MPC South (Informatie en Training Center). Hij ontwikkelde een Data Warehouse met relevante lokale informatie, waarmee SASOL met advies en trainingen effectief kan inspelen op lokale behoeften en mogelijkheden van de arme boeren.
6 21 Fontys Hogescholen Hogeschool van Hall Larenstein HZ University of Applied Science (via H.v.A.) InHolland Haarlem Hogeschool van Amsterdam Hogeschool Rotterdam
1 1 1 1 1 4
Vanuit MBO
Deltion College Helicon Velp Sint Lucas Koning Willem I College
1 1 5 9
Universitair
London Metropolitan University Universiteit Utrecht
1 1
2013
Stagelanden : Kenia (22) Oeganda (5)
Najaar Dames Heren Vanuit HBO
Kenia ICT
vakgebied Marketing Watermanagement Watermanagement Marketing Marketing Marketing Watermanagement Furniture Water management Furniture Building / Construction Civil Engineering Communication water management
1 1 1 1 1 2 2 1 1 5 4 5 1 1
Leerjaar 1 x 3e jaar 1 x 4e jaar 1 x 2e jaar 1 x 4e jaar 1 x 3e jaar 1 x 2e – 1x 3e jr. 1 x 2e – 1x 4e jr. 1 x 4e jaar 1 x 2e jaar 4 x 2e – 1x 4e jr. 4 x 3e jaar 1 x 2e – 4x 3e jr. 1 x 4e jaar 1 x 3e jaar
De projecten in het najaar waren als volgt: teamcode omschrijving 1307
1308
1309
Bouw Trainingslokaal Eerste fase van de bouw van een dubbel trainingslokaal met sanitaire voorziening en voorraadkamer, op het Informatie en Trainingscentrum van SASOL voor (arme) kleine boeren in het Kitui district. Waterbouw Samen met lokale studenten en de bevolking in het Kitui district van Kenia een Sand Storage Dam gebouwd voor de verbetering van de watervoorziening. De dam is gelegen bij het Informatie en Trainingscentrum van SASOL. Business Development for Small Farmers Business Support voor kleine boeren in Kitui district. Dit project sloot aan op de introductie en marketing van Green Grams en vorming van een Coöperatie voor Food Security Groepen
land
soort project jaar van uitzending
Kenia
BK
2013
Kenia
WB
2013
Kenia
HM
2013
1310
Meubelmaken Kantoormeubilair ontworpen en geproduceerd voor Informatie en Training Centrum van SASOL. Ook product en marktonderzoek gedaan in de stad Kitui en gerichte support ontwikkeld en geboden aan lokale meubelbedrijfjes en technische scholen.
Kenia
MM
2013
1311
Business Development for Cooperative Business plannen ontwikkeld voor 10 productiegroepen van kleine boeren, training in groepsdynamiek en conflictoplossing, en bijdragen aan ontwikkeling JEFFACO coöperatie. Het product koffie stond centraal. Dit project vond plaats bij partnerorganisatie JESE in West Oeganda, in de regio Kyenjojo bij Fort Portal.
Oeganda HM
2013
4
1312
Haalbaarheidsonderzoek Handgedreven Waterboor Kenia Deskresearch Nederland, verkenning marktbehoefte in het Kitui district, nagaan specificaties lokale condities (zoals bodemgesteldheid) en van de mogelijkheden voor lokale productie. Ter aanvulling werd een business plan opgesteld voor de introductie van een Handgedreven Water Boormachine in Kitui door SASOL.
WTB
2013
1313
Watermanagement 3R Kenia Onderzoek naar meer mogelijkheden voor opvang regenwater in Kitui district Kenia. 3R staat voor Recharge, Retention en Reuse van regenwater. Dit als aanvulling op bouw van Sand Storage Dammen. Naast deskresearch Nederland werd uitgebreid veldonderzoek gedaan. Paul richtte zich daarbij speciaal op het klimaatvraagstuk.
WM
2013
1314
Watermanagement 3R Oeganda Oeganda WM Studie naar implementatie geïntegreerd Wetland Management Plan in Kwamwenge en Ibanda, West Oeganda, bij partnerorganisatie JESE. Naast deskresearch in Nederland werd veldwerk gedaan bij lokale boeren, gemeenschappen en overheden. Gekeken werd naar de impact op armoede, inkomens en capaciteitsontwikkeling.
2013
Kenia
De 38 Nederlandse studenten hebben samen gewerkt met 27 lokale studenten/trainees in Kenia (24) en Oeganda (3). Dankzij deze (extra) veldwerk ervaring hebben zij ervaring en competenties verkregen, waarmee ze sterker komen te staan op de lokale arbeidsmarkt. Ook de lokale bevolking heeft meer ervaring opgedaan door betrokken te zijn bij veldwerk van Nederlandse en lokale studenten. Naast deze meerwaarde van "Twinning" zijn er concrete resultaten; twee "sand storage dammen" (meer water voor veel mensen), een instructielokaal voor training arme boeren, meubilair voor dit lokaal en bijbehorende kantoor, en praktische onderzoeken/adviezen; meubelmakers, coöperaties en boeren, evaluaties sand storage dammen, haalbaarheid handgedreven water boormachine, ICT. Alle teams hebben aan het einde van hun stageperiode een eindrapport overgelegd aan hun school c.q. Ex-change. Voor geïnteresseerden zijn deze op aanvraag beschikbaar. Ook schreven alle teams veldpost, die door ons werd gepresenteerd op de website www.ex-change.nl ; deze nog steeds beschikbaar. Opvallende uitspraken zijn o.a. “een heel andere wereld”, “alles gaat daar een stuk langzamer”, en “heeft iets toegevoegd aan mijn wereldbeeld”. En af en toe kritiek op Ex-change, SASOL (partnerorganisatie in Kenia) of JESE (partnerorganisatie in Oeganda). Soms is deze kritiek terecht en hebben we daar ook lering uit getrokken, maar soms trekken wij de conclusie, dat studenten wel veel gewend (en wellicht verwend) zijn in onze Westerse samenleving. Over het algemeen mag de conclusie zijn, gevormd uit gesprekken met studenten die al weer enige tijd geleden op stage zijn geweest, dat de ervaring in het Afrikaanse land positief heeft bijgedragen aan hun ontwikkeling. In meerdere gevallen blijkt, dat de student ook daarna nog weer een stage in het buitenland heeft gedaan. Dit alles bevestigt ons als Ex-change dat de specifieke stageformule een grote meerwaarde oplevert, en dat we er goed aan doen om door te gaan met onze ambities, doelstellingen en dit werk.
5
2. Beleidsvoornemens 2014 Vanuit onze 12,5 jarige ervaring trekken wij de conclusie, dat onze begeleiding vanaf werving, selectie, via de werkelijke uitzending en tot en met de afwikkeling arbeidsintensief is. Daardoor zijn we ook zelf debet aan de soms wat gemakkelijke houding van studenten. Zo worden (Een gedeelte van) Veldpost 3 – Team zij vanaf de aanmelding / deelnameverklaring wekelijks geïnMeubelmakers 13.10 formeerd over de stand van zaken van hun voorbereiding voor het vertrek. Het komt echter regelmatig voor dat de Jambo! benodigde informatie pas in de laatste week voor vertrek Hier weer een update uit het bloedhecompleet is, hetgeen veel communicatietijd kost. Als ‘begeleider’ van de Nederlandse studenten in de voorbereidingsfase menen we dat we de verantwoordelijkheid dichter bij de student moeten leggen. Wat die verantwoordelijkheden zijn wordt bij inschrijving gecommuniceerd via de handleiding (per stageland verschillend); regelen van reispapieren, inentingen, achterlaten van gegevens voor thuisblijvers, visa en dergelijke. Ook de huisvesting in het stageland zou de student zelf kunnen regelen ter plaatse in overleg met de partnerorganisatie en zo ook een financiële afweging kunnen maken hoe duur of goedkoop de stageperiode mag zijn. De mogelijkheden daartoe zijn vaak legio. Het blijft de verantwoordelijkheid van Ex-change onze partnerorganisaties vooraf te informeren over “wie er komt”, “wat hij of zij gaat doen” en over vertrek en aankomst op luchthaven(s). Nieuw in 2013 was – althans bij de najaarslichting – dat men zichzelf moet melden bij het ministerie van Buitenlandse Zaken, over duur en plaats van de stageperiode en telefonische bereikbaarheid, dit in relatie tot de taken van ambassades en consulaten bij calamiteiten. Tot dat moment informeerde Ex-change steeds de betreffende ambassade of het consulaat in het land van bestemming. In 2014 zullen we aandacht besteden aan deze andere werkwijze, o.a. door de handleiding algemener te maken, maar met een kernachtige samenvatting van taken in een van de eerste bladzijden daarvan. Voorbeelden: Je paspoort is na terugvlucht nog 6 maanden geldig... Een visum kun je aanvragen bij…. De goedkoopste vluchten vind je op…. Inenting is niet verplicht voor …. Maar wordt dringend aangeraden…. Meldt je verblijf in het buitenland via de website ….
te Kitui. We zijn hier inmiddels al 6 weken aan het drinken, zweten, reizen en leven. Het is hier nog veel warmer geworden en ook veel droger. Onze put is helaas al een paar weken leeg. Dus we moeten steeds op verschillende manieren ons water zien te halen. Wel komt er tegenwoordig best vaak water uit de kraan, vaak niet heel schoon, maar toch alle tonnen vullen en dan kunnen we er weer even tegenaan! Ook hebben we 3 dagen een douche gehad, wat is dat fijn!
We zijn er inmiddels achter gekomen hoe we met de Kenianen om moeten gaan. Gewoon aanpakken! We zijn na 2 weken ‘afwachten’ zelf met een oplossing gekomen. We hebben met de baas van sasol, wie tevens onze supervisor is overlegd dat we graag wat actie wilden en hebben we een hele planning van maar liefst 3 maanden voor gelegd. Onze Keniaanse buddies schrokken er even van, en wisten niet dat het mogelijk was om een planning te maken. Wij hebben ze wat anders laten zien en hebben de afgelopen 4 weken elke dag plaatsjes bezocht en daar de bedrijfjes bezocht voor ons onderzoek. Het was even onze stem laten horen maar we hebben hierdoor ook veel bereikt! We hebben een compleet onderzoek ingeleverd. Het onderzoek wat we gedaan hebben is om de bedrijven te verbeteren en een ander zicht te geven hoe het ook kan. Even in het kort een rijtje over een paar dingen die we ontdekt hebben……………..
Verder zal in toenemende mate gebruik gaan worden gemaakt van de beschikbare automatiseringsmogelijkheden (te denken valt aan het zelf downloaden en aanleveren van formele documenten via de website, maar ook bijvoorbeeld het redigeren en schrijven van de hierboven genoemde veldpost). Op deze wijze ligt de regie van de projecten steeds dichter bij de student, waardoor deze eigen verantwoordelijkheid nog meer dan nu een deel wordt van de stage. Ook het regelen van sponsors voor hun stage (nu al een regel) kan door enthousiast overbrengen van de doelstellingen) in het voordeel van de student werken. Het sponsorbedrag (dat door Ex-change wordt overgemaakt aan de partnerorganisatie) wordt een vast, van tevoren vastgesteld, bedrag. Het meerdere dat zij weten te verkrijgen kunnen zij naar eigen inzicht besteden, ofwel ten gunste van het stageproject, mogelijk aan een daaraan te koppelen rondreis. Dat dit ook in het kostenplaatje van Ex-change een belangrijke rol speelt (en niet in de minste plaats het tijdsbeslag) mag duidelijk zijn. Hiermede wordt tevens ondervangen dat de student inzicht krijgt in de additionele kosten van de stage en wordt voorkomen dat de student – zoals nu soms gebeurt – van mening is dat “Ex-change zo duur is”. Arbeid in het stageland is goedkoper, jawel, maar er wordt veel tijd in ontwikkeling en begeleiding van de stageprojecten gestoken, en een liter diesel voor de projecttransporten kost daar net zoveel als in Nederland en is dus relatief zeer kostbaar! Ingeval van calamiteiten, blijft Ex-change natuurlijk het centrale aanspreekpunt, zowel via e-mail als telefonisch, dit zijn wij verplicht aan verwanten en scholen. Daarnaast dragen stagebegeleiders op de scholen verantwoordelijkheid, zowel voor, tijdens als na afloop van de stages. De combinatie van beleidsvoornemens moet ertoe leiden, dat er absolute duidelijkheid vooraf moet zijn over deelname, projectinhoud, kosten en verantwoordelijkheden, voor zowel de student als ook voor Ex-change en haar buitenlandse partners, de scholen en de verwanten van de studenten.
7
3. Ex-change van 2002 - 2013 Ex-change in de jaren van haar bestaan
Jaar
aantal
2002
4
2003
17
2004
47
2005
67
2006
mbo
hbo
wo
1
1
9
5
3
22
24
1
39
26
2
93
38
50
5
2007
93
50
37
6
2008
42
22
16
4
2009
87
28
50
9
2010
97
42
47
8
2011
42
12
24
6
2012
22
14
7
1
38
22
2013
649
2
300
In de afgelopen 12 jaar heeft Ex-change 649 studenten uitgezonden naar Afrika. Het lagere aantal in 2008 kwam doordat Kenia in dit jaar werd gesloten voor studenten, door een negatief reisadvies van het ministerie van Buitenlandse Zaken. En in 2011 stopte de samenwerking (fusie) met stichting Edukans (na 4,5 jaar) en ging Exchange weer zelfstandig verder. De doorstart laat vanaf 2012 weer een stijgende lijn zien, ondanks de recessie.
14
2
301
48
De aan te passen werkwijze moet er onder andere toe leiden dat via een kleiner tijdsbeslag per student qua begeleiding er ruimte beschikbaar komt om meer studenten een stageplek te kunnen bezorgen in een groter aantal partnerlanden, met als uitgangspunt dat de doelstellingen hetzelfde blijven. De beleidswijzigingen in 2014 zullen er ook op gericht zijn het aantal HBO en WO studenten relatief te laten stijgen.
8
100 90 80 70
wo
60 50
hbo
40
mbo
30 20 10 0 2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
4. Jaarrekening 2013 Financieel jaarverslag 2013 De boekhouding maakt deel uit van de database van MS Access 2007, waarin tevens is opgenomen het studentenbegeleidingssysteem, vanwege de noodzakelijke koppelingen met studentgegevens. De database met de naam “centraldb 1-0” maakt deel uit van het elektronisch archief van Ex-change. In de boekhouding is opgenomen een administratie van rechten en verplichtingen en de waarden van baten en lasten. De database is beveiligd met een wachtwoord en wordt dagelijks op 2 afzonderlijke computers actueel gehouden via een VPN verbinding. Balans
€
Balans Ex-Change per 31 december 2013 Bedrag Passiva 18.794.34 Algemene reserve per 1 januari 2013
€
Aanloopkosten
€
1.425,80
Afschrijving aanloopkosten
€
475,27
Exploitatieresultaat 2012
€
vooruitbetaalde bijdragen door studenten die uitgezonden worden in 2014
€
2.835,00
Crediteuren
€
9.058.83
Batig saldo boekjaar 2013
€
4.747,30
Totaal
€ 21.989,64
Activa ABN-AMRO bank 53.32.46.091
Totaal
1.769,50
€ 21.989,64
bedrag 4.873,24
Toelichting op de balans Banksaldo komt overeen met laatste dagafschrift van de ABN-AMRO bank – Amersfoort. Aanloopkosten hebben betrekking op de in 2013 gedane uitgaven ter zake van aangekocht meubilair, kantoorinrichting en dergelijke. De afschrijving daarop wordt gedaan in 3 jaar. De afschrijving daarop is dit jaar € 475,27. Het exploitatieresultaat over 2012 heeft betrekking op nagekomen betalingen in 2013 in verband met vergoedingen aan studenten, die in 2012 hun stageopdracht hebben gedaan. De stand van de algemene reserve is ontleend aan de eindbalans per 31 december 2012. Na verrekening met het nadelig saldo 2012 (zie hiervoor) en het positieve resultaat van het boekjaar 2013 zal deze op 1 januari 2014 € 7.851,04 bedragen. De vooruitbetaalde bijdragen van studenten hebben betrekking op studenten, die zich al hebben aangemeld voor een stage in 2014 en een deel van de sponsorgelden, c.q. het inschrijfgeld en de kosten van huisvesting hebben voldaan voor 1 januari 2014.
9
De post crediteuren bestaat uit 2 onderdelen, te weten: Nauwkeurige raming wegens nog te betalen afrekening van JESE – Oeganda € 325,00 Nog af te rekenen met 24 studenten wegens hen toekomende onkostenvergoeding € 8.733, 83 Totaal op de balans € 9.058,83 Voor de berekening van het batig saldo over 2013 wordt verwezen naar onderstaande overzichten. Baten en Lasten
Baten Grootboek 81100 81200 81300 89100
Omschrijving
Bedrag € 9.050,00 € 56.233,66 € 7.260,00 € 7.650,00 € 80.193,66
Omschrijving
Bedrag € 6.586,55 € 1.881,96 € 6.769,08 € 48.876,94 € 13.101,33 € 77.215,86
inschrijfgeld studenten sponsorwerving studenten huisvestingbijdrage studenten algemene sponsorbijdragen Totaal
Lasten Grootboek 40000 40900 41000 61000 69800
Organisatiekosten reiskosten binnenland reiskosten buitenland partnerbetaling buitenland toegekende onkostenvergoeding aan studenten Totaal
Recapitulatie € 80.193,66 € 77.215,86 € 2.977,80
Totaal wegens baten Totaal wegens lasten Per saldo batig exploitatiesaldo In de balans is dit opgenomen als exploitatiewinst 2013 Exploitatieverlies over 2012 Per saldo derhalve
€ € €
4.747,30 1.769,50 2.977,80
10
5. Samenvatting en advies Samenvatting van de conclusies Niet gedekte kantoorkosten Saldo op externe kosten / opbrengsten buitenland Sponsorbedragen zonder expliciete bestemming Onkostenvergoedingen vorig jaar Totaal Gesaldeerd voordelig
Nadelig
voordelig
€ 6.187,59 € 3.284,89 € 7.650,00 € 1.769,50 € 7.957,09
€ 10.934,89 € 2.977,80
Bovenstaande jaarrekening is samengesteld op 3 januari 2014 Henk Haring,
Directeur.
Op verzoek van het bestuur van Ex-change The profit of learning heb ik deze jaarrekening onderzocht en vergeleken met hetgeen uit de boekhouding naar voren kwam. Dit leidt er toe dat ik kan verklaren dat zowel de balans als de verlies- en winstrekening in deze jaarrekening een goed en getrouw beeld vertonen. Ik adviseer het bestuur deze jaarrekening conform vast te stellen en daarmede de directeur, de heer Haring, te dechargeren. Met vriendelijke groet,
Jan van Tricht
11
6. Besluit van het bestuur Het bestuur van de Stichting Ex-change the profit of learning heeft in haar bestuursvergadering van 9 januari 2014 besloten de jaarrekening vast te stellen conform het aangeboden ontwerp en daarmede de heer H. Haring te dechargeren. De jaarrekening met toelichting, aanbiedingstekst en dit besluit bestaat uit 12 pagina’s. Het bestuur van de Stichting Ex-change the profit of Learning, Namens deze, Max Mulders
12 Voorzitter.
