JAARVERSLAG 2006 VAN HET SOCIAAL CENTRUM "DE KIEKMURE" Doelstelling De vereniging De Kiekmure stelt zich ten doel het (doen) oprichten en exploiteren van gebouwen ten behoeve van een verantwoorde ontplooiing van het verenigingsleven in Harderwijk. De vereniging biedt ruimte en faciliteiten aan gebruikersgroepen als verenigingen, stichtingen e.d. voor een breed spectrum van sociaal-culturele activiteiten, vrijetijdsbesteding e.d.. De vereniging ontplooit in principe niet zelf activiteiten.
Bestuurssamenstelling per 31-12-2006. Voorzitter 1e Secretaris 2e Secretaris
: dhr. Arendshorst : dhr. Rutten : dhr. Witkamp
: persoonlijke titel : AFMP : COSBO
1e Penningmeester 2e Penningmeester Lid expl. Comm. Lid expl. Comm. Lid expl. Comm.
: vacant : dhr. Boerman : mv. Falch : mv. Van der Linde : mv. Kuypers
: ANBO : Groei en bloei : persoonlijke titel : NVVH
In het jaar 2006 zijn herkozen: De heren Witkamp en Boerman in de voorjaarsvergadering en mevr. Falch-Jagtenberg en de heer Rutten in de najaarsvergaering. Wij zoeken nog steeds naar een 1e penningmeester. Omdat deze er nog niet is, hebben wij een contract met een administrateur afgesloten. De heer J. Postulart van Dansschool Porceletti heeft zich aangemeld als kandidaat voor een bestuurszetel. Afgesproken is dat hij eerst een paar keer een bestuursvergadering zal bijwonen om van weerszijden te beoordelen of hij een zinvolle bijdrage kan leveren aan het bestuur van de Kiekmure. Als dat het geval is zal hij zich in de voorjaarsvergadering van 2007 kandidaat stellen voor een bestuursfunctie.
Het Personeelsbestand per 31-12-2006. Dhr. Bayens : Beheerder Dhr. Timmer : Assistent-beheerder Mv. Matthijsse: Assistent-beheerder Mv. De Kleer: Assistent-beheerder Het schoonhouden van het gebouw alsmede de inrichting van zalen is uitbesteed aan het Sociaal Werkvoorzieningsschap NW-Veluwe die hiervoor 1 medewerker in het gebouw heeft geplaatst.
Vergaderingen. Gedurende het afgelopen jaar zijn er twee ledenvergadering geweest. Ook nu weer moesten we helaas constateren dat de belangstelling van de leden voor deze vergadering zeer gering is. Het bestuur is in 11 reguliere bestuursvergaderingen bijeen geweest.
Algemeen. Onze vereniging is lid geworden van de Federatie Dorpshuizen. Dat is een overkoepelend orgaan voor wijkcentra en dorpshuizen. Zij kunnen o.a de financiële administratie en loonadministratie verzorgen. Ook kan er desgewenst juridische bijstand worden verleend. Er is een overeenkomst afgesloten met het Administratiekantoor van de Federatie Dorpshuizen dat onze Financiële Administratie per 1 januari 2007 over zal gaan naar dat Administratiekantoor. Per die datum wordt onze overeenkomst met het Accoutantskantoor Fitacc beëindigd. Dat geldt ook voor de door ons ingehuurde administrateur.
Dat scheelt ons enkele duizenden euro‟s per jaar. In dat kader is ook het boekhoudpakket van Exact vervangen door een pakket van Account View. Tevens is er een nieuwe computer aangeschaft, omdat de oude computer aan vervanging toe was. Het is de bedoeling dat we ook op internet gaan met e-mail en een Website. De heer Paul Eleveld is als stagiaire gedurende een periode.van enkelen maanden voor 2 dagen in de week werkzaam geweest in de huishoudelijke dienst Door de gemeente is er een eenmalige extra subsidie verstrekt van € 64.000. Dit als uitvloeisel van het uitgebrachte rapport inzake de exploitatie van De Kiekmure. Wij mogen geen commerciële activiteiten in de Kiekmure organiseren. De zaalhuurtarieven zijn per 1 augustus 2006 verhoogd met 2%. Er is een Risico-inventarisatie uitgevoerd en daarvan is er een rapport uitgebracht. In het rapport staan zaken die in het kader van de Arbowet uitgevoerd moeten worden. Hieraan zal uitvoering worden gegeven. Het gebouw is met ingang van 1 februari 2007 op zondagen verhuurd aan het kerkgenootschap “Het nieuwe Leven”. Zij zorgen zelf voor opening van het gebouw en inrichting van de benodigde zalen. Ook kunnen ze gebruikmaken van de keuken en de koffiezetapparatuur. Deze verhuur kost dan ook geen eigen personeelsuren. Zaal FF zal permanent worden verhuurd als kantoorruimte voor de voorganger. In het zaalhuurreglement is opgenomen dat wij niet aansprakelijk zijn voor bedrijfschade van huurders in geval van bv. brand of calamiteiten. Wij zijn hier niet tegen verzekerd. Als er sprake is van achterstallig onderhoud dan zijn we wel verantwoordelijk.
Het gebouw. In het kader van het onderzoek Exploitatie Kiekmure door het bureau Hospitality Consultants is geconstateerd dat er sprake is van ernstig achterstallig onderhoud. Dit heeft met name betrekking op de kunststof gevelbeplating, de betonnen wanden (betonrot) en de daken. Als gevolg daarvan treedt er regelmatig lekkage op. Om het geheel weer in goede staat te brengen is een bedrag nodig van ca. € 200.000 De noodzakelijke verbouwing van de keuken moet nog steeds door geldgebrek uitgesteld worden. Ook het sanitair is sterk verouderd en zou vervangen moeten worden. Hetzelfde geldt voor de verlichting en de leidingen en radiatoren van de cv. Er moet jaarlijks dan ook een aanzienlijk bedrag aan onderhoud worden uitgegeven.
Bezuinigingsplan. Op basis van het rapport “onderzoek exploitatie De Kiekmure” en in relatie tot eerder vastgestelde bezuinigingsmaatregelen heeft het bestuur een bezuinigingsplan opgesteld. Dit plan geeft weer welke bezuinigingsmaatregelen ons inziens praktisch uitvoerbaar zijn met de daaraan verbonden consequenties en de te behalen bezuiniging. De belangrijkste bezuiniging heeft betrekking op de inzet van het personeel. In eerder genoemd rapport wordt geconstateerd dat er gedurende een groot aantal uren per dag sprake is van een dubbele personeelsbezetting. Als een belangrijk deel van de koffievoorziening, met name overdag, met een goede koffieautomaat wordt verzorgd, kan de bemensing van het buffet worden verminderd. Het aanwezige personeel kan dan worden ingezet voor zaal inrichten, opruimen en schoonmaken. In samenhang met een latere opening van het gebouw zou hiermee 20 uur per week bezuinigd kunnen woren. In het kader van dit bezuinigingsplan is een koffieautomaat geïnstalleerd om de beoogde bezuiniging op de personeelslasten te realiseren.
Er is een proef gedaan, waarbij er „s-morgens 1 personeelslid aanwezig was. De bedoeling hiervan was ervaring op te doen met het nieuwe systeem, waarbij de gebruikers zelf koffie kunnen tappen uit de koffieautomaat. Alhoewel niet alle gebruikers enthousiast waren, heeft deze proef aangetoond dat dit systeem uitvoerbaar is. Aangezien er regelmatig gevraagd wordt om geld te wisselen, zal worden bezien of er een geldwisselautomaat geplaatst kan worden. In het verlengde hiervan is tevens besloten geen oproepkrachten meer in te schakelen. Het bestuur was voornemens de te bezuinigen uren te korten op de aanstelling van de 2 part-time medewerksters en heeft hiervoor een ontslag vergunning aangevraagd bij het CWI. Het CWI heeft echter geweigerd een ontslagvergunning af te geven voor de twee part-time medewerksters. De beoogde urenvermindering mag niet over 2 medewerksters verdeeld worden, maar moet op 1 medewerkster worden geconcentreerd. Als we de urenvermindering willen realiseren zullen we naar de kantonrechter moeten. Dat gaat hoogst waarschijnlijk veel geld kosten. Voor de te nemen stappen zullen we ons laten adviseren door een advocatenkantoor, die we via de Federatie Dorpshuizen kunnen inschakelen. De beoogde bezuiniging zal voorshands niet kunnen worden gerealiseerd. Wel is in overleg met de Gresbo de inzet van de ingehuurde medewerker voor de huishoudelijke dienst teruggebracht tot maximaal 1320 uur per jaar. Dit levert een besparing op van ca. € 6.000 per jaar. Omdat gebleken is dat verhuur op Zaterdagen niet altijd rendabel is, is besloten om de Kiekmure om de week op de Zaterdag te sluiten tenzij er voldoende zaalbezetting is. Om de personeelslasten te bekostigen moet er per Zaterdag minimaal € 400,00 worden omgezet.
Welzijnsaccommodatieplan Stadsdennen De gemeente wil een Welzijnsaccommodatieplan voor de wijk Stadsdennen opstellen. Hiertoe is het bureau Hospitality Consultants ingeschakeld. Er is een klankbord groep samengesteld uit vertegenwoordigers van welzijnsinstellingen en scholen in de wijk. Er zijn 2 vergaderingen geweest, waarin het concept rapport is besproken. De conclusie is dat er over de hele wijk genomen teveel ruimte is voor welzijnsactiviteiten. Er is dan ook gezocht naar mogelijkheden tot clustering van activiteiten in de wijk, waardoor gemeenschappelijk gebruik van ruimte mogelijk wordt. In het rapport worden 5 scenario‟s genoemd, waarvan er 2 betrekking hebben op een samengaan van de Kiekmure met de 2 basisscholen in de wijk op het terrein van deze scholen. De Kiekmure moet daarbij 400 m2 ruimte inleveren, omdat de activiteiten in de Kiekmure hoofdzakelijk afgestemd moeten worden op de wijk Stadsdennen. We hebben echter een bovenwijkse functie en het merendeel van onze gebruikers komt van buiten de wijk Stadsdennen. Ook voor de commercieel getinte activiteiten is er geen plaats meer in de nieuwe Kiekmure. De voorkeur van het bestuur gaat dan ook uit naar het zelfstandig blijven van de Kiekmure, bij voorkeur op een nieuwe locatie op het voorterrein van het winkelcentrum. Het betreffende rapport gaat nu naar de gemeente en zal begin 2007 in procedure worden gebracht. Het is de vraag hoe de politiek hierover denkt.
Gebruik en bezetting. Openstelling Het gebouw is op 6 van de 7 dagen in de week opengesteld, gedurende alle weken van het jaar met uitzondering van de vakanties (zomer 6 weken en kerst/oud en nieuw 2 weken). Openingstijden Dag Maandag t/m vrijdag Zaterdag Zondag
van 07.30 uur 07.00 uur gesloten
tot 00.00 uur 17.00 uur
Gebruik Er is sprake van enkele vaste huurders, die één of meer ruimten uitsluitend zelf gebruiken, periodieke huurders die regelmatig (1 maal per week of per 2 weken, of vaker) ruimten gebruiken en incidentele gebruikers (enkele malen per jaar). Vaste gebruikers zijn: Vaste gebruikers Organisatie Centraal Bureau Rijvaardigheden (CBR) Stichting Jazz & Soul
functie instructie en examenruimte (G en F) jazzballet, div. bewegingsvormen
gebruik dagelijks overdag dagelijks overdag en „s-avonds
In het verleden zijn er meer vaste gebruikers geweest zoals de Streekschool voor beroepsbegeleidend onderwijs. De twee vaste gebruikers passen in feite niet helemaal in de doelstelling van De Kiekmure. Dat geldt ook voor andere instellingen zoals de Bloedbank en de logopedie. Deze situatie is al sinds geruime tijd zo. Dit gebruik is nodig om tot een verantwoorde exploitatie te komen. De Vereniging heeft geen winstoogmerk. Dat geldt ook voor deze gebruikers. Geen winstoogmerk kan dan ook als belangrijk criterium worden gezien. Periodiek gebruik Opvallend groot is het regelmatige terugkerende gebruik van de ledenverenigingen die 10, 20 en een groot deel meer dan 30 keer per jaar ruimten gebruiken. Deze organisaties kenmerken de accommodatie. Daarbij gaat het om veelal vrij traditionele activiteiten als: (ouderen)soos, schaken, Fryse Krite, Ned. Vereniging van Huisvrouwen, huurdersverenigingen, volksdansen, tekenen en schilderen, muziekschool, kaarten, tuinclub, bingo, toneel, sjoelen, bloemschikken, ouderengym, logopedie, biljart, dansen, kerk, bloedafname e.d.. Ook meer moderne activiteiten zijn vertegenwoordigd als computerclub, jazzballet, verdedigingssport, countrylinedancing, fysiotherapie, taallessen en cursus schoonheidsspecialist. De accommodatie heeft gezien de organisaties die uit Harderwijk komen, duidelijk een functie die de wijk overstijgt. Voorbeelden van periodieke gebruikers Organisatie functie Wijkvereniging diverse vormen van Stadsdennen vrijetijdsbesteding bingo, toneel, tekenen, kunst, bloemschikken Anbo soos/activiteiten Combinatie Muziekschool Logopediste Koloriet Porceletti Strijkorkest Dolfins
schaken lessen logopediepraktijk schilderen dansen, dansles repetitie countryline-dancing
gebruik 10-44x per jaar per activiteit
dagelijks overdag en „s-avonds 44x per jaar 40x3 dagen per jaar 45x3 dagen per jaar 30 avonden per jaar 32 dagen per jaar 24 ochtenden per jaar 32 avonden per jaar
Incidenteel gebruik Er is daarnaast veel incidentele verhuur (1- 7 x per jaar, op verschillende dagen en/of dagdelen) aan diverse groepen, voornamelijk vanuit geheel Harderwijk. Het betreft met name verenigingen als bewonersverenigingen, verenigingen van eigenaren, winkeliers, hobby- en sportverenigingen en cursussen.
Bezetting In bezettingsoverzichten (zie bijlage) is het gebruik in beeld gebracht en systematisch verwerkt. Uitgangspunt voor de berekeningen vormen de openingsdagen, -uren en weken. Het aantal openingsdagen bedraagt 44 weken x 6 dagen = 264 dagen. De openingstijd per dag is relatief groot, namelijk 16,5 uur voor doordeweekse dagen en 10 uur op zaterdagen. Gedurende deze tijden is er beherend personeel aanwezig! In onderstaande tabel is de bezetting per zaal en per tijdseenheid samengevat.
Ruimte
Opp
Zaal A
182
Zaal B
73
Zaal C
98
Zaal D
85
Zaal F
34
Zaal G
61
Zaal H
72
Zaal J
49
Zaal K
49
Zaal L
37
Zaal M
147
Foto-film
32
Bestuur
24
Kl.Bestuur
7
Totalen
950
Aantal Dagen Dd p/jr Bezetting Oordeel Ocht Mid Avo Totaal 382 264 23% 46% 77% 49% 365 17% 33% 56% 35% goed 264 19% 49% 67% 45% 357 365 14% 36% 48% 33% goed 545 264 54% 78% 75% 69% 365 39% 56% 54% 50% zeer goed 247 264 22% `36% 36% 31% 365 16% 26% 26% 23% voldoende 322 264 61% 61% 0% 41% 365 44% 44% 0% 29% voldoende/goed 490 264 93% 93% 0% 62% 365 67% 67% 0% 45% zeer goed 154 264 14% 16% 28% 19% 365 10% 12% 20% 14% matig 63 264 0% 0% 24% 8% 365 0% 0% 17% 6% slecht 139 264 6% 2% 44% 18% 365 4% 2% 32% 13% matig 136 264 15% 12% 25% 17% 365 11% 8% 18% 12% matig 600 264 76% 76% 76% 76% 365 55% 55% 55% 55% zeer goed 135 264 4% 4% 43% 17% 365 3% 3% 31% 12% matig 281 264 45% 45% 16%% 35% 365 33% 33% 11% 26% voldoende 44 264 0% 0% 17% 6% 365 0% 0% 12% 4% slecht 3895
Het bureau Hospitality Consultants hanteert voor de beoordeling van zaalbezetting de navolgende maatstaven, gerekend naar een theoretische openingsduur van 365 dagen per jaar. Deze maatstaven zijn bepaald op basis van ervaring met diverse sociaal-culturele centra. Zeer goed Goed Voldoende Matig Slecht
44,2% 33,2% 22,1% 11,1% 5,5%
Conclusies bezetting De meeste ruimten worden goed tot zelfs zeer goed gebruikt (bezet), enkele minder courante ruimten, zoals H, J, K, L en Foto-film hebben een gemiddeld matige bezetting. Op de avonden is in deze ruimten wel een goede bezetting. Opvallend ten opzichte van andere vergelijkbare accommodaties is dat het overdag gebruik, zelfs de ochtenden, aanzienlijk is. Het vaste gebruik van de ruimten G (CBR), en M (Jazz & Soul) draagt daar zeker in bij. Het ochtend en middaggebruik wordt ook positief beïnvloed door het vrij intensieve zaterdaggebruik. Ook dat wijkt positief af van veel andere accommodaties. Het gebruik van de Grote Zaal is zeer aanzienlijk, m.n. op de avonden (56%). het gebruik betreft vooral bijeenkomsten van grotere groepen met een recreatieve, culturele of educatieve doelstelling, waaronder ook vergaderingen. Er zijn weinig podiumvoorstellingen en toneel- en muziekuitvoeringen. De zaal nodigt daar blijkbaar niet toe uit en er zijn hiervoor specifieke accommodaties in Harderwijk
Kengetallen Kiekmure In aansluitingop het rapport “Onderzoek exploitatie Kiekmure” van het bureau Hospitality Consultants (HC) zijn de daarin opgenomen kengetallen aangevuld met de resultaten over de jaren 2005 en 2006. Tevens zijn nog andere kengetallen toegevoegd. Als referentiekader zijn de gegevens van andere vergelijkbare accommodaties uit de data base van HC over het jaar 2004, waar mogelijk, opgenomen. Het resultaat is weergegeven in onderstaande tabel. Algemene gegevens: Bruto vloeroppervlak: Netto vloeroppervlak: Aantal openingsdagen: 44 weken x 6 dgn = Aantal openingsuren: 264 x 16 = Aantal bruto personeelsuren: 2x38+32+21= 129 uur/week= 52 x 129 = Aantal inwoners verzorgingsgebied: Kengetallen Aantal bezoekers/jaar Baten Omzet zaalhuur/ netto m² Baromzet/netto m² Baromzet/aantal bezoekers Baromzet/bedrijfsuur Inslagpercentage Totale omzet/netto m² Totale omzet/bedrijfsuur Totale omzet/personeelsuur Lasten Totale lasten/netto m² (excl. Afschrijvingen) Totale lasten/bedrijfsuur Personeelskosten/netto m² Personeelskosten/bedrijfsuur Personeelskosten/ bruto personeelsuur Aandeel personeelskosten van totale kosten
2006
2005
1640 m² 950 m² 264 dagen 4224 uur 6708 uur/jaar 12.500 2004
80.000
70.000 € 119,21 € 93,18 € 1,24 € 20,48 20% € 215,82 € 48,54 € 30,56
€ € € €
€ € €
118,08 89,89 1,06 20,21 22% 209,84 47,19 29,72
€ € €
121,52 91,80 1,28 20,64 22% 217,51 48,92 30,80
€
258,83
€ 259,33
€
257,00
€ € € €
58,21 181,40 40,80 25,69 70%
€ 58,32 € 176,03 € 39,59 € 24,92 68%
€ € € €
57,80 175,36 39,43 24,83 68%
€ € € €
Data base HC 2004
68.000 € €
43,52 159,21
€
42% 188,52
€
96,76
54%
Kengetallen Aandeel personeelskosten t.o.v. baten Onderhoudskosten/netto m² Onderhoudskosten/bruto m² Energiekosten/netto m² Energiekosten/bruto m² Admin. en beheerskosten/netto m² Aandeel admin. en beheerskosten in totale kosten Overige directe kosten/netto m² Aandeel overige directe kosten in totale kosten Exploitatie resultaat Exploitatie resultaat/netto m² (excl. Afschrijvingen) Exploitatie resultaat/inwoners verzorgingsgebied Subsidie Gemeentelijke subsidie/ bezoeker Gemeentelijke subsidie/netto m² Gemeentelijke subsidie/ bedrijfsuur
2006 € € € € € €
86% 14,15 8,19 23,74 13,75 15,22 6% 21,51 8%
2005 € € € € € €
82% 20,90 12,10 23,36 13,53 16,62 6% 17,85 7%
2004 € € € € € €
80% 15,02 8,70 25,41 14,72 15,02 6%
Data base HC 2004 66% € 22,19 € 14,25 € 20,17 € 12,19
21,39 8%
- € 68,82
- € 61,92
- € 55,60
-€
5,23
-€
4,70
-€
4,22
€ € €
0,78 65,74 14,78
€ € €
0,91 67,00 15,08
€ € €
0,92 66,77 14,79
Conclusies kengetallen: Uit de resultaten kunnen de volgende conclusies worden getrokken: De omzet aan zaalhuur is in vergelijking met andere accommodaties bijzonder hoog; De omzet horeca is gemiddeld van omvang; het inslagpercentage (kosten inkoop ten opzichte van omzet) is zeer gunstig; De baromzet vertoont een dalende tendens, evenals de bestedingen per bezoeker; De totale omzet ligt op een hoog niveau; De personele kosten zijn veel hoger dan gebruikelijk; De energielasten zijn fors; De onderhoudskosten zijn gemiddeld; De totale lasten zijn nagenoeg stabiel; Het negatieve exploitatie resultaat neemt langzaam toe. Het Bestuur van de vereniging “Sociaal Centrum De Kiekmure”.
