JAARVERSLAG 2008 VAN HET SOCIAAL CENTRUM "DE KIEKMURE"
Doelstelling De vereniging De Kiekmure stelt zich ten doel het (doen) oprichten en exploiteren van gebouwen ten behoeve van een verantwoorde ontplooiing van het verenigingsleven in Harderwijk. De vereniging biedt ruimte en faciliteiten aan gebruikersgroepen als verenigingen, stichtingen e.d. voor een breed spectrum van sociaal-culturele activiteiten, vrijetijdsbesteding e.d.. De vereniging ontplooit in principe niet zelf activiteiten.
Bestuurssamenstelling per 31-12-2008. Voorzitter 1e Secretaris
: dhr. Arendshorst : dhr. Rutten
: persoonlijke titel : AFMP
1e Penningmeester 2e Penningmeester Lid Lid Lid Lid
: vacant : dhr. Boerman : mv. Falch : mv. Van der Linden : mv. Kuypers : dhr. J. Postulart
: ANBO : Groei en bloei : persoonlijke titel : NVVH : Dansschool Porceletti
Mevr. W.van der Linden was aftredend en is herkozen met 13 stemmen en 1 onthouding. De heer A. Biesheuvel van het kerkgenootschap Nieuw Leven Harderwijk heeft zich aangemeld als potentieel nieuw bestuurslid. Afgesproken is dat hij enkele bestuursvergaderingen zal bijwonen om de sfeer te proeven en te bezien op welke wijze hij een bijdrage kan leveren aan de bestuurstaken. In de ledenvergadering van 2009 zal hij zich dan eventueel kandidaat stellen voor een bestuurszetel. Het bestuurslid de heer Boerman ligt in een verpleeghuis om te revalideren van een been amputatie.
Personeel. Het personeelsbestand per 31-12-2008 is: Dhr. Timmer : 2e Beheerder voor 38 uur per week. Mevr. Matthijsse: Assistent-beheerder voor 21 uur per week. Mevr. I. Nusmeier: administratief medewerkster voor 12 uur per week. Het schoonhouden van het gebouw alsmede de inrichting van zalen is uitbesteed aan het Sociaal Werkvoorzieningschap NW-Veluwe die hiervoor 1 medewerker in het gebouw heeft geplaatst. Onze beheerder, de heer A. Baijens is op 15 juni 2008 plotseling overleden. Daarmee viel een gewaardeerde en ervaren medewerker die ruim 30 jaar de functie van beheerder heeft vervuld plotseling weg. Met vereende krachten zijn we erin geslaagd dit gat op te vullen. De 2e beheerder, de heer H. Timmer, werd in de gelegenheid gesteld de functie van beheerder tijdelijk te vervullen teneinde te kunnen beoordelen of hij geschikt is de heer Baijens als beheerder op te volgen. De proefperiode loopt per 1 maart 2009 af. Teneinde de beheerder te ontlasten van een aantal financieel-administratieve taken is er een administratief medewerkster aangetrokken voor 12 uur per week. Mevr. J. de Kleer heeft na een dienstverband van 22 jaar op 15 september ontslag genomen in verband met het aanvaarden van een andere functie. In de ontstane vacatures is voorzien door het aantrekken van 2 parttime medewerkers/sters via uitzendbureau Intervens.
1
Vergaderingen. Gedurende het afgelopen jaar is er 1 ledenvergadering geweest op 13 oktober 2008. Ook nu weer moesten we helaas constateren dat de belangstelling van de leden voor deze vergadering zeer gering is. Het bestuur heeft voorgesteld om de voorjaarsvergadering eind mei/begin juni te laten plaatsvinden, waarin dan de jaarstukken zoals de jaarrekening, het jaarverslag en de begroting behandeld kunnen worden. Een najaarsvergadering zal alleen worden uitgeschreven als er belangrijke zaken aan de orde zijn. Als er geen najaarsvergadering wordt gehouden zal er een infobulletin naar de leden worden gezonden. Aangezien praktisch alle leden beschikken over een e-mail adres zullen in het vervolg de stukken voor een ledenvergadering per e-mail worden verzonden. De leden gingen akkoord met deze werkwijze. Het bestuur is in 11 reguliere bestuursvergaderingen bijeen geweest.
Algemeen. Grondruil: De aangekondigde grondruil met de gemeente is eind 2008 notarieel afgehandeld. De verworven strook grond langs de Vondellaan mag worden ingericht als parkeerruimte. Hiervoor bestond belangstelling van projectontwikkelaar Lingotto, maar deze zetten geen haast achter de zaak. Beleidsplan 2008-2012: Voor de periode 2008-2012 moet nog een afspraak voor budgetfinanciering met de gemeente worden gemaakt. Hiertoe is er een beleidsplan opgesteld wat bij de gemeente nog in behandeling is. We vertrouwen erop dat de huidige budgetsubsidie gehandhaafd blijft. Website: We hebben een website laten maken, zodat wij ook via internet bereikbaar zijn. Tevens zijn we lid geworden van de VVV en men kan via die site naar ons worden doorgelinkt. Onze domeinnaam is: www.dekiekmure .nl. Ons e-mail adres is: kiekmure@kpn-officedsl. Geluidsinstallatie. Omdat de aanwezige geluidsinstallatie niet meer voldeed, is er een nieuwe installatie aangeschaft met draadloze microfoon. Verduistering zaal A: Omdat zaal A met de aanwezige lamellen niet goed te verduisteren was is besloten de lamellen te vervangen door verduisterings gordijnen. De afkomende lamellen zijn gebruikt voor vervanging van defecte lamellen in zaal B. Toiletten. Omdat de toiletten er niet zo netjes meer uitzagen, zijn deze gedeeltelijk opnieuw betegeld door een vrijwilliger. Schoonmaken: Vanwege werktijdverkorting van de huishoudelijk medewerker van de Gresbo, is het schoonmaakbedrijf van de Gresbo ingehuurd om op maandagmorgen, donderdagmiddag en vrijdag schoonmaak werkzaamheden te verrichten. Parkeerplaats motoren: Op verzoek van het CBR is de ruimte voor zaal D aan de zijde van de Tesselschadelaan gereserveerd voor het stallen van motoren voor rijopleidingen.
2
Het gebouw. Het college van B en W heeft besloten om in aansluiting op het programma Gelders Stedelijk Ontwikkelingsbeleid (GSO 1) Stadsdennen een eenmalige subsidie te verlenen van € 110.000 ten behoeve van de instandhouding van de huidige accommodatie. Een extern bureau heeft in opdracht van de gemeente het gebouw geïnspecteerd, wat heeft geresulteerd in een onderhoudsplan van noodzakelijk uit te voeren werkzaamheden teneinde het gebouw voor tenminste een periode van 5 jaar in stand te houden. De duurzaamheid van de uit te voeren werken behoeft ook niet groter te zijn dan 5 jaar. Onderdeel van dit plan is de in het najaar 2007 opgetreden ernstige lekkage van de koepel boven het trapportaal. In deze koepel zat ook asbest verwerkt, waardoor reparatie cq. vervanging een kostbare aangelegenheid was. Voor de besteding van de extra subsidie is een prestatieovereenkomst opgesteld voor de periode 2008 – 2012. Het taakstellende budget kent de volgende onderverdeling: A. bouwkundige voorzieningen: € 45.000 B. dakonderhoud: € 5.000 C. installatietechnisch: € 15.000 D. reservering: € 45.000 De Kiekmure moet na uitvoering van de werkzaamheden een inhoudelijk en financieel verslag indienen bij de gemeente. In 2008 zijn de volgende werkzaamheden uitgevoerd: * Het vervangen van de asbesthoudende buitenbeplating dakopbouw lichtstraat trappenhuis inclusief verwijdering van de asbesthoudende beplating ten bedrage van in totaal € 11.281,20 incl. BTW. * Het geheel verwijderen en vervangen van de kunststof schroten van de uitbouw ter rechterzijde van de entree alsmede het vervangen van diverse beschadigde kunststof schroten rondom het gebouw ten bedrage van in totaal € 9.537,85 incl. BTW. * Het herstellen van betonrot in de achtergevel ten bedrage van € 910,35 incl. BTW * Het herstellen van voegwerk gevelmetselwerk en opleggingen beton lateien ten bedrage van € 5.212,20 incl. BTW. * Het herstellen van kitwerk tussen metselwerk en gevelelementen ten bedrage van € 1.666,00 incl. BTW. * Het herstellen van kitwerk tussen kunststof gevelelementen ten bedrage van € 5.926,20 incl. BTW. De overige werkzaamheden komen in 2009 aan bod.
Welzijnsaccommodatieplan Stadsdennen De Stichting Welzijn op Maat heeft in samenwerking met de gemeente een bijeenkomst belegd over de begrippen Brede School en Multifunctionele Accommodatie. Die bijeenkomst werd geleid door het bureau Transfergroep Rotterdam. Wij zijn daarbij met 2 bestuursleden aanwezig geweest, maar het heeft niet veel nieuws opgeleverd. Er worden door de gemeente steeds opnieuw bijeenkomsten belegd omtrent de gewenste accommodaties in de wijk Stadsdennen, maar er gebeurt niets concreets. Een van de conclusies was dat de gemeente de regiefunctie m.b.t. de ontwikkelingen in de wijk Stadsdennen niet invult. Voorlopig blijven wij dan ook nog in onzekerheid verkeren.
Gebruik en bezetting. Openstelling Het gebouw is op 6 van de 7 dagen in de week opengesteld, gedurende alle weken van het jaar met uitzondering van de vakanties (zomer 6 weken en kerst/oud en nieuw 2 weken). 3
Openingstijden Dag Maandag t/m vrijdag Zaterdag Zondag
van tot 07.30 uur 00.00 uur 07.00 uur 17.00 uur In gebruik bij een Kerkgenootschap
Gebruik Er is sprake van enkele vaste huurders, die één of meer ruimten uitsluitend zelf gebruiken, periodieke huurders die regelmatig (1 maal per week of per 2 weken, of vaker) ruimten gebruiken en incidentele gebruikers (enkele malen per jaar). Vaste gebruikers Organisatie Centraal Bureau Rijvaardigheden (CBR) Stichting Jazz & Soul
functie instructie en examenruimte (G en F) jazzballet, div. bewegingsvormen
gebruik dagelijks overdag dagelijks overdag en „s-avonds
De twee vaste gebruikers passen in feite niet helemaal in de doelstelling van De Kiekmure. Dat geldt ook voor andere instellingen zoals de Bloedbank en de logopedie. Deze situatie is al sinds geruime tijd zo. Dit gebruik is nodig om tot een verantwoorde exploitatie te komen. De Vereniging heeft geen winstoogmerk. Dat geldt ook voor deze gebruikers. Geen winstoogmerk kan dan ook als belangrijk criterium worden gezien. Periodiek gebruik Opvallend groot is het regelmatige terugkerende gebruik van de ledenverenigingen die 10, 20 en een groot deel meer dan 30 keer per jaar ruimten gebruiken. Deze organisaties kenmerken de accommodatie. Daarbij gaat het om veelal vrij traditionele activiteiten als: (ouderen)soos, schaken, Fryse Krite, Ned. Vereniging van Huisvrouwen, huurdersverenigingen, volksdansen, tekenen en schilderen, muziekschool, kaarten, tuinclub, bingo, toneel, sjoelen, bloemschikken, ouderengym, logopedie, biljart, dansen, kerk, bloedafname e.d.. Ook meer moderne activiteiten zijn vertegenwoordigd als computerclub, jazzballet, verdedigingssport, countrylinedancing, fysiotherapie, taallessen en cursus schoonheidsspecialist. De accommodatie heeft gezien de organisaties die uit Harderwijk komen, duidelijk een functie die de wijk overstijgt. Voorbeelden van periodieke gebruikers Organisatie functie Wijkvereniging diverse vormen van Stadsdennen vrijetijdsbesteding bingo, toneel, tekenen, kunst, bloemschikken ANBO soos/activiteiten Combinatie Muziekschool Logopediste Koloriet Porceletti Strijkorkest Dolfins Nieuw Leven Harderwijk
schaken lessen logopediepraktijk schilderen dansen, dansles repetitie countryline-dancing Kerkgenootschap 4
gebruik 10-44x per jaar per activiteit
dagelijks overdag en „s-avonds 44x per jaar 40x3 dagen per jaar 45x3 dagen per jaar 30 avonden per jaar 32 dagen per jaar 24 ochtenden per jaar 32 avonden per jaar 52 zondagen per jaar
Incidenteel gebruik Er is daarnaast veel incidentele verhuur (1- 7 x per jaar, op verschillende dagen en/of dagdelen) aan diverse groepen, voornamelijk vanuit geheel Harderwijk. Het betreft vooral verenigingen als bewonersverenigingen, verenigingen van eigenaren, winkeliers, hobby- en sportverenigingen en cursussen. Bezetting Uitgangspunt voor de berekening van de bezettingsgraad vormen de openingsdagen per week en het aantal verhuurbare weken. Het aantal openingsdagen bedraagt 44 weken x 6 dagen = 264 dagen. Per dag zijn er 2 tijdseenheden, namelijk van 07.30 – 17.30 uur en „s-avonds van 19.00 – 24.00 uur. Het aantal verhuurbare tijdseenheden is: 264 dageenheden en 264 avondeenheden. In totaal dus 528 tijdseenheden. Hierbij is de verhuur op zondag buiten beschouwing gelaten, aangezien dat niet structureel is. Indien de accommodatie gedurende 365 dagen per jaar verhuurbaar zou zijn, bedraagt het theoretisch aantal verhuurbare tijdseenheden: 365 dageenheden en 365 avondeenheden per jaar, in totaal 730 tijdseenheden. De openingstijd per dag is relatief groot, namelijk 16,5 uur voor doordeweekse dagen en 10 uur op zaterdagen. Gedurende deze tijden is er beherend personeel aanwezig! In navolgende tabel is per zaal weergegeven hoeveel tijdseenheden overdag en in de avond de betreffende zaal verhuurd is geweest. De bijbehorende bezettingsgraad is berekend op basis van de werkelijke openingsduur van het gebouw per jaar van 264 dagen. Teneinde de bezettingsgraad te kunnen vergelijken met een door bureau Hospitality Consultants opgestelde referentie tabel, is ook de theoretische bezettingsgraad berekend bij een openingsduur van 365 dagen per jaar.
Ruimte
Opp
Zaal A 182 365 dg/jr. Zaal B 73 365 dg/jr. Zaal C 98 365 dg/jr. Zaal D 85 365 dg/jr. Zaal F 34 365 dg/jr. Zaal G 61 365 dg/jr. Zaal H 72 365 dg/jr. Zaal J 49 365 dg/jr. Zaal K 49 365 dg/jr. Zaal L 37 365 dg/jr.
Aantal Aantal Dd tijdseenh Dag Avo 198 114 84 158 330
89 169
223
118
106
89
509
264
227
95
117 156 193
21 58 71
Bezetting Oordeel
Dag 43% 31% 69 34% 24% 161 64% 46% 105 45% 32% 17 34% 24% 245 100% 72% 132 36% 26% 96 8% 6% 98 22% 16% 122 27% 19%
Avo 32% 23% 26% 19% 61% 44% 40% 29% 6% 5% 93% 67% 50% 36% 36% 26% 37% 19% 46% 33% 5
Totaal 38% 27% 30% 22% 62% 45% 42% 30% 20% 15% 97% 70% 43% 31% 22% 16% 30% 21% 36% 26%
Voldoende voldoende zeer goed voldoende matig zeer goed voldoende matig voldoende voldoende
Zaal M 147 365 dg/jr. Foto-film 32 365 dg/jr. Bestuur 24 365 dg/jr. Kl.Bestuur 7 365 dg/jr. Totalen 365 dg/jr. 950
510
260 250
528
264 264
219
164
432
216 216
55
98% 71% 100% 92% 62% 45% 82% 59%
95% 68% 100% 94% 21%% 15% 82% 59%
39%
37%
96% 70% 100% 93% 41% 30% 82% 59%
zeer goed zeer goed voldoende zeer goed
1992 1914 3906
38,2% goed
Het bureau Hospitality Consultants hanteert voor de beoordeling van zaalbezetting de navolgende maatstaven, gerekend naar een theoretische openingsduur van 365 dagen per jaar. Deze maatstaven zijn bepaald op basis van ervaring met diverse sociaal-culturele centra. Zeer goed Goed Voldoende Matig Slecht
44,2% 33,2% 22,1% 11,1% 5,5%
Conclusies bezetting De meeste ruimten worden goed tot zelfs zeer goed gebruikt (bezet). Enkele minder courante ruimten, zoals F, J, K en L hebben een gemiddeld matige tot voldoende bezetting. Op de avonden is de bezetting van deze ruimten echter voldoende tot goed. Ten opzichte van 2007 is de gemiddelde bezettingsgraad afgenomen van 42,5% naar 38,2%., maar is nog steeds goed. Er zijn nu 5 zalen die een zeer goede bezetting hebben tegen 7 in 2007. Er zijn 2 zalen met een matige bezetting tegen 3 in 2007. Zalen met een slechte bezetting zijn er niet. De bezettingsgraad van zaal A is in 2008 afgenomen van 45% naar 27%. Deze afname is veroorzaakt doordat in 2007 een aantal gebruikers zaal A toegewezen heeft gekregen, terwijl ze eigenlijk aan een kleinere zaal voldoende hadden. Aangezien die niet beschikbaar was, zijn die gebruikers tijdelijk in zaal A geplaatst. In 2008 is deze situatie minder voorgekomen en zijn de betreffende gebruikers verdeeld over de zalen D, C en H. De bezettingsgraden van die zalen zijn dan ook toegenomen t.o.v. 2007. Opvallend ten opzichte van andere vergelijkbare accommodaties is dat het overdag gebruik aanzienlijk is. Het gebruik overdag is nagenoeg gelijk aan het gebruik in de avonduren. Het vaste gebruik van de ruimten G (CBR), en M (Jazz & Soul) draagt daar zeker in bij. Het ochtend en middaggebruik wordt ook positief beïnvloed door het vrij intensieve zaterdaggebruik. Ook dat wijkt positief af van veel andere accommodaties.
Kengetallen Kiekmure In het jaarverslag 2007 is een overzicht weergegeven van kengetallen mede in relatie tot kengetallen die door het bureau Hospitality Consultants (HC) zijn weergegeven in hun rapport betreffende de exploitatie van De Kiekmure. In dit jaarverslag wordt deze referentie tabel weggelaten en wordt het overzicht van de kengetallen aangevuld met de gegevens over 2008. Het jaar 2004 vervalt dan. Het resultaat is weergegeven in onderstaande tabel. Algemene gegevens: Bruto vloeroppervlak: 1640 m² Netto vloeroppervlak: 950 m² Aantal openingsdagen: 44 weken x 6 dgn = 264 dagen Aantal openingsuren: 264 x 16 = 4224 uur Aantal bruto personeelsuren: 38+21+ 12+ 44= 115 uur/week= 52 x 115 =5980 uur/jaar Aantal inwoners verzorgingsgebied: 12.500 6
Kengetallen Aantal bezoekers/jaar Baten Omzet zaalhuur/ netto m² Baromzet/netto m² Baromzet/aantal bezoekers Baromzet/bedrijfsuur Inslagpercentage Totale omzet/netto m² Totale omzet/bedrijfsuur Totale omzet/personeelsuur Lasten Totale lasten/netto m² (excl. Afschrijvingen) Totale lasten/bedrijfsuur Personeelskosten/netto m² Personeelskosten/bedrijfsuur Personeelskosten/ bruto personeelsuur Aandeel personeelskosten van totale kosten Aandeel personeelskosten t.o.v. baten Onderhoudskosten/netto m² Onderhoudskosten/bruto m² Energiekosten/netto m² Energiekosten/bruto m² Admin. en beheerskosten/netto m² Aandeel admin. en beheerskosten in totale kosten Overige directe kosten/netto m² Aandeel overige directe kosten in totale kosten Exploitatie resultaat Exploitatie resultaat/netto m² (excl. Afschrijvingen) Exploitatie resultaat/inwoners verzorgingsgebied Subsidie Gemeentelijke subsidie/ bezoeker Gemeentelijke subsidie/netto m² Gemeentelijke subsidie/ bedrijfsuur
2008 115.000
2007 102.000
€ 124,84 € 103,55 € 0,85 € 23,29 26% € 228,77 € 51,45 € 36,34
€ € € €
2006 80.000
2005 70.000 € 119,21 € 93,18 € 1,24 € 20,48 20% € 215,82 € 48,54 € 30,56
€ € € €
€ € €
155.61 95,95 0,89 21,58 25% 253,04 56,91 35,84
€ € €
118,08 89,89 1,06 20,21 22% 209,84 47,19 29,72
€ 212,50
€
270,12
€
258,83
€ 259,33
€ 47,80 € 168,26 € 37,84 € 23,83 79%
€ € € €
60,75 191,96 43,17 27,18 71%
€ € € €
58,21 181,40 40,80 25,69 70%
€ 58,32 € 176,03 € 39,59 € 24,92 68%
73% 13,77 7,98 22,32 12,93 14,43 6,8%
€ € € € € €
29,71 14%
€ € € € € €
76% 13,00 7,53 26,00 15,07 14,50 5,4%
€ € € € €
86% 14,15 8,19 23,74 13,75 15,22 6% 21,51 8%
€ € € € € €
82% 20,90 12,10 23,36 13,53 16,62 6%
28,89 10%
€
17,85 7%
- € 68,82
- € 61,92
+€
0,1 - €
28,45
€
0 -€
2,16
-€
5,23
-€
4,70
0,62 66,57 14,97
€ € €
0,78 65,74 14,78
€ € €
0,91 67,00 15,08
€ € €
0,56 68,56 15,42
€ € €
Conclusies kengetallen: Uit de resultaten kunnen de volgende conclusies worden getrokken: In vergelijking met 2007 is de omzet uit zaalhuur behoorlijk afgenomen. Nu was 2007 wat betreft opbrengst uit zaalhuur een topjaar. Uit het bezettingsoverzicht blijkt dat de bezettingsgraad van het gebouw t.o.v. 2007 is afgenomen hetgeen zich uiteraard vertaalt in verlaging van de opbrengt. De opbrengst uit zaalhuur ligt echter nog ruimschoots boven dat van de jaren 2005 en 2006. 7
Ondanks een iets mindere bezetting is de omzet uit horeca licht gestegen. Dit heeft iets te maken met een toename van het aantal bezoekers van De Kiekmure. De baromzet per bezoeker neemt echter verder af; De personele kosten zijn aanzienlijk afgenomen als gevolg van mutaties in het personeelsbestand. Een eerder beoogde bezuiniging op de personeelslasten is nu gerealiseerd. Het aantal personeelsuren is teruggebracht en de salariëring is aangepast aan het voor dergelijke accommodaties gangbare beloningsniveau. De onderhoudskosten stabiliseren zich; De energielasten zijn met ca 14% afgenomen als gevolg van energiebesparende maatregelen. Het exploitatie resultaat is exclusief afschrijvingen neutraal. Dit betekent dat we niet meer interen op ons eigen vermogen.
Het Bestuur van de vereniging “Sociaal Centrum De Kiekmure”.
8
