Jaarplan 2015 – 2016 Rekenkamercommissie Hardenberg
Hardenberg, mei 2015
Inleiding Voor u ligt het jaarplan 2015-2016 van de rekenkamercommissie gemeente Hardenberg. Na de gemeenteraadsverkiezingen van 2014 is in april van dat jaar een nieuwe rekenkamercommissie benoemd. De commissie bestaat uit de raadsleden: -
de heer M. (Martijn) Breukelman de heer B. (Bert) Gelling de heer J. (Jacco) Rodermond de heer S.C. (Sake Christiaan) Stelpstra
In december 2014 heeft de gemeenteraad - op aanbeveling van de commissie en het presidium benoemd als externe voorzitter van de commissie: -
mevrouw O.P. (Aljona) Wertheim-Davygora uit Zwolle.
De commissie wordt ambtelijk ondersteund vanuit de griffie. De griffier is algemeen adviseur van de commissie1. Omdat de commissie deels bestaat uit nieuwe leden, heeft zij, samen met de griffier en de ambtelijk secretaris, in maart 2015 een inspiratiebijeenkomst gehouden, onder leiding van bureau Necker Van Naem. Tijdens deze bijeenkomst heeft de commissie nagedacht over het soort commissie dat zij wil zijn en hoe de leden tegen het commissiewerk aankijken. Daaruit is onder meer naar voren gekomen dat de commissie in ieder geval één groot onderzoek per jaar wil uitvoeren. Daarnaast kunnen nog enkele quickscans of commissiebrieven worden uitgebracht. De onderzoeken zullen met name betrekking hebben op de doelmatigheid (efficiëntie) en doeltreffendheid (effectiviteit) van het gemeentelijk bestuur. Rechtmatigheid kan ook aan de orde komen, maar dit ligt meer op de weg van de accountant die de raad heeft aangesteld. De commissie wil een (meer)jarenplan opstellen, waarbij 2015 een leerjaar moet zijn. Hiermee wil de commissie naar buiten toe transparant zijn over haar doen en laten. Bovendien committeert zo’n plan ons ook. In een brief aan de fracties (eind maart 2015) is de fracties verzocht om met eigen onderwerpen te komen en een ‘shortlist’ van mogelijke onderwerpen die de commissie heeft aangedragen desgewenst te prioriteren. Naar aanleiding van de eigen inzichten en de ontvangen reacties heeft de commissie dit jaarplan opgesteld. De commissie hoopt hiermee transparant te zijn en staat open voor suggesties. Hardenberg Mei 2015
1
Hoewel de griffier geen formele rol heeft in de commissie, heeft de commissie de griffier gevraagd haar - in zijn hoedanigheid als algemeen adviseur van de gemeenteraad en zijn leden - te adviseren. Hij zal zich niet inhoudelijk met het rekenkamercommissiewerk bezighouden. 1
1. Werkwijze commissie In dit hoofdstuk worden de missie en de werkwijze van de commissie beschreven.
1.1 Het doel van de rekenkamercommissie Hardenberg De rekenkamercommissie Hardenberg wil door haar werkzaamheden bijdragen aan de kwaliteit van het lokale bestuur in de gemeente Hardenberg, aan de transparantie van het gemeentelijk handelen en aan het versterken van de publieke verantwoording daarover. Wij achten het van groot belang dat de gemeente Hardenberg op een doeltreffende en doelmatige manier functioneert. Doeltreffend in de zin dat de gewenste beleidsresultaten worden behaald, en doelmatig in de zin dat deze beleidsresultaten tegen zo laag mogelijke kosten worden gerealiseerd. Hierin willen wij de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders ondersteunen. Onder beleidsresultaten verstaan we zowel de gerealiseerde prestaties (producten en diensten) van het beleid, als de gerealiseerde maatschappelijke effecten. In onze onderzoeken zullen we ons vooral concentreren op de doeltreffendheid van het beleid: leiden de gerealiseerde prestaties tot de beoogde maatschappelijke effecten? 2 Daarnaast kunnen we aandacht besteden aan de doelmatigheid van het beleid (kosteneffectiviteit) en aan de doelmatigheid van de bedrijfsvoering (efficiëntie). Dat wil zeggen, worden de prestaties en effecten tegen de laagst mogelijke kosten gerealiseerd? We vestigen de aandacht op het feit dat niet in alle onderzoeken alle hierboven genoemde aspecten aan de orde zullen komen. In de onderzoeksopzet zal daarom altijd concreet worden aangegeven wat onderzocht zal gaan worden. In het onderstaande schema wordt aangegeven hoe deze onderzoeksaanpak zich verhoudt tot het beleidsproces van de gemeente Hardenberg.
2
Wij realiseren ons terdege dat onderzoek naar de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid soms lastig uitvoerbaar is, omdat een directe relatie tussen het ingezette beleid en de maatschappelijke effecten moeilijk aantoonbaar kan zijn. Wellicht zullen we daarom onze verwachtingen wat dat betreft soms bij moeten stellen, en ons beperken tot onderzoek naar de gerealiseerde prestaties, maar de ambitie blijft onderzoek naar het bereiken van de beoogde maatschappelijke effecten. 2
Naast de doelmatigheid en doeltreffendheid kan de commissie ook de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur onderzoeken. De rekenkamercommissie Hardenberg zal rechtmatigheidaspecten in haar onderzoeken betrekken als dat wenselijk is met het oog op een evenwichtige oordeelsvorming. In eerste instantie is hier echter een taak weggelegd voor de door de gemeenteraad aangestelde accountant.
1.2 Hoe wil de commissie dit doel bereiken? De rekenkamercommissie Hardenberg - hierna te noemen: de commissie - wil haar doel bereiken door onafhankelijk onderzoek uit te voeren en adviezen te geven, hierover te rapporteren en te publiceren. Het accent ligt daarbij op het leren en verbeteren. Met haar onderzoeken wil de commissie adviezen en aanbevelingen geven over hoe het beter kan in het lokale bestuur in Hardenberg. De commissie richt zich met haar conclusies en aanbevelingen in de eerste plaats tot de Hardenbergse gemeenteraad. Daarnaast brengt ze de onderzoeksresultaten - via een persbericht en de internetpagina - onder de aandacht van de Hardenbergse bevolking. Zo wil de commissie de controlerende functie van de gemeenteraad versterken en tegelijkertijd voor de bevolking van de gemeente Hardenberg zichtbaar maken hoe publiek geld wordt besteed en wat er terechtkomt van de beleidsvoornemens. Op deze wijze bedient de commissie haar belangrijkste doelgroepen: de gemeenteraad en de Hardenbergse bevolking. Daarnaast kunnen natuurlijk ook het college van burgemeester en wethouders, de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg of andere gemeentelijke organen profiteren van het werk van de commissie; ook deze gremia ontvangen de onderzoeksrapporten. In dit verband wordt opgemerkt dat de gemeenteraad zelf een speler in het veld kan zijn. Immers, de gemeenteraad controleert de gemeentelijke organisatie, het bereiken van de bestuurlijke resultaten en de maatschappelijke effecten die worden beoogd. Het is van belang dat er niet alleen naar de uitvoering wordt gekeken, maar ook naar de rol die de gemeenteraad zelf heeft gespeeld.
1.3 Soorten onderzoek De commissie onderscheidt op hoofdlijnen een tweetal soorten onderzoek: -
grote onderzoeken; quickscans.
Daarnaast zal zij - minimaal eens in de drie jaar - een (zelf)evaluatie / collegiale toetsing uit (laten) voeren; om inzicht te houden op de doorwerking van de onderzoeksresultaten volgt de commissie de voortgang van haar aanbevelingen en de nakoming van wat de gemeenteraad daarover heeft besloten en de effectiviteit van de commissie zelf.
Werkwijze groot onderzoek De commissie heeft zich voorgenomen minimaal eens per kalenderjaar een groot onderzoek uit te voeren. De uitvoering van een groot onderzoek start (en dat geldt overigens ook voor een quickscan) met een aankondiging van het onderzoek bij diegenen die bestuurlijk en ambtelijk verantwoordelijk zijn voor het onderwerp. Idealiter begint het onderzoek met een startbijeenkomst voor de direct-betrokken medewerkers en leidinggevenden van de ambtelijke organisatie.
3
De uitvoering van het onderzoek kan in eigen beheer door de commissie zelf worden uitgevoerd (met name door de voorzitter en de secretaris), maar zal voornamelijk door een extern bureau plaatsvinden3, waarbij de commissie uiteraard de regie heeft en eindverantwoordelijk is. De commissie maakt scherp onderscheid tussen de direct uit feitelijke bevindingen voortvloeiende conclusies en de oordelen en aanbevelingen van de commissie zelf. Daarvoor is het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor4 een belangrijk onderdeel in de totstandkoming van een groot onderzoek. Het stelt de betrokken ambtelijke en bestuurlijke eindverantwoordelijken in de gelegenheid om hun reactie te geven op de uitkomsten van het onderzoek. Feitelijke bevindingen en directe conclusies daaruit worden voorgelegd aan de direct betrokkenen voor een toets op feitelijke onjuistheden (ambtelijk wederhoor). Op basis van de reactie kunnen gebleken feitelijke onjuistheden worden gecorrigeerd. Vervolgens voegt de commissie haar eigen conclusies, oordelen en aanbevelingen toe aan het onderzoeksrapport. Dit rapport wordt daarna voor bestuurlijk hoor en wederhoor aan het college van burgemeester en wethouders voorgelegd voor een reactie (bestuurlijk wederhoor). De reactie van het college wordt integraal opgenomen in het eindrapport, inclusief een nawoord van de commissie op de collegereactie. In beide gevallen (ambtelijk en bestuurlijk wederhoor) bepaalt de commissie de termijn waarbinnen gereageerd moet worden. Deze termijn is in principe - ten minste - twee weken. Ambtelijk wederhoor voorkomt dat er in de gemeenteraad discussie ontstaat over de feiten. De discussie in de gemeenteraad moet immers gaan over de oordelen en de aanbevelingen en niet over de feiten. Bestuurlijk wederhoor is belangrijk omdat het college hiermee voorafgaand aan de gemeenteraadsbehandeling kan aangeven wat hij van plan is te gaan doen met het rapport, in het bijzonder met de conclusies en aanbevelingen. De gemeenteraad kan daar tijdens de discussie over het rapport op reageren. Bij een groot onderzoek bestaat het eindrapport dus uit: -
de onderzoeksrapportage met bevindingen en directe conclusies; de eigen conclusies, oordelen en aanbevelingen van de commissie; de bestuurlijke reactie van het college van burgemeester en wethouders op het rapport; het nawoord van de commissie.
Het eindrapport wordt openbaar gemaakt via aanbieding aan de gemeenteraad, onder gelijktijdig toezending aan het college, de griffie en de directie van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg. Tevens zal de commissie aan de raad aanbieden om het rapport in een oriënterende ronde toe te lichten. De voorzitter van de commissie is de woordvoerder namens de commissie.
3
De commissie beschikt over een uitgebreide lijst van onderzoeksbureaus en hun expertise. Bij elk uit te besteden onderzoek zullen minimaal twee offertes worden gevraagd. Gelet op het beschikbare budget voor onderzoeken (zo’n € 20.000,-) is de commissie niet gehouden aan uitgebreide en openbare inkooptrajecten. 4
Ambtelijk wederhoor: toets onderzoeksrapportage door ambtelijk eindverantwoordelijke op feitelijke onjuistheden. Bestuurlijk wederhoor: reactie college B&W op de conclusies, oordelen en aanbevelingen van de commissie.
4
Daarnaast wordt een en ander beschikbaar gesteld aan de media en de publicatie van het eindrapport op de website. Een en ander kan worden begeleid via een persconferentie inclusief persbericht en interviews in de kranten. Ook hier zal de voorzitter woordvoerder zijn.
Werkwijze quickscans Het gaat hierbij om quickscans, waarin de commissie zich verdiept in de situatie op een beleidsterrein. Naar aanleiding van het resultaat van een kort onderzoek kan de commissie al dan niet besluiten tot verder - groot - onderzoek. Ook kan worden volstaan met een korte weergave van het verkregen inzicht aan gemeenteraad, college en directie van de BOH. De aanleiding voor een quickscan kan divers zijn. Dit type onderzoek kan in het bijzonder inspelen op ontwikkelingen in de loop van het jaar of op signalen vanuit de bestuurlijke of ambtelijke organisatie of op actualiteiten in het algemeen.
1.4 Kwaliteitseisen commissieonderzoek Een commissieonderzoek moet betrouwbaar, degelijk en onpartijdig zijn. Daarom is het van groot belang dat het onderzoek zorgvuldig verloopt. Zorgvuldig wil zeggen dat er prudent wordt omgegaan met de informatie waar de commissie op basis van haar bevoegdheden toegang toe heeft, dat de onderzochte de kans krijgt om te reageren op feiten en conclusies, dat hoor en wederhoor wordt toegepast en dat de resultaten van het onderzoek op een evenwichtige wijze openbaar worden gemaakt. Zorgvuldigheid is een van de kwaliteitseisen voor het werk van de commissie. Andere kwaliteitseisen betreffen: Objectiviteit: het onderzoeksonderwerp wordt zo gekozen dat de selectie van de te onderzoeken en in de rapportage te presenteren feiten zonder vooringenomenheid plaats vindt en evenwichtig is. Feiten worden in rapporten gescheiden van oordelen gepresenteerd. Taalgebruik is niet tendentieus en niet suggestief. Onderbouwing: methoden en technieken van gegevensverzameling voldoen aan de eisen van validiteit en betrouwbaarheid. Het onderzoeksontwerp is zo dat conclusies van het onderzoek logisch voortvloeien uit de bevindingen. Bevindingen zijn zoveel mogelijk gebaseerd op schriftelijke bronnen of andere vastleggingen en liefst op meer dan één bron. Feiten zijn geverifieerd aan de bron. Consistentie: gehanteerde normen, oordelen en aanbevelingen zijn binnen hetzelfde onderzoek in overeenstemming met elkaar. Bruikbaarheid: het onderzoeksrapport geeft toegankelijke, bondige en actuele informatie waarmee college, gemeenteraad en de organisatie iets kunnen doen in termen van het verbeteren van het functioneren. Op de onderzoeksvragen wordt antwoord gegeven. Onafhankelijkheid: de keuze van onderwerpen, aspecten en te hanteren normen vindt plaats in volledige vrijheid en zonder vatbaar te zijn voor welke pressie dan ook. Doelmatigheid: het onderzoek wordt voldoende afgebakend en de aanpak van het onderzoek is doelgericht. Bij de keuze van methoden en technieken wordt een afweging gemaakt van de kosten en baten. De organisatie van het onderzoek voldoet aan de algemene eisen van goed projectmanagement. Controleerbaarheid: het onderzoeksproces wordt zodanig vastgelegd dat reconstructie op een doelmatige wijze kan plaats vinden. Belangrijke beslissingen in het onderzoek en daarbij behorende overwegingen worden schriftelijk vastgelegd en opgeslagen in het archief van de gemeente Hardenberg. Constructief: de commissie wil een bijdrage leveren aan het verbeteren van (de uitvoering van) het gemeentelijk beleid. Zij stelt zich dan ook constructief op, houdt rekening met context en heeft oog voor de haalbaarheid van de aanbevelingen.
5
2. Onderzoeksonderwerpen 2015 - 2016 De commissie bepaalt in beginsel zelf de onderwerpen die zij wil onderzoeken. Daarbij kan iedereen suggesties doen aan de commissie. De commissie zal zelf actief de raadsfracties benaderen om met onderwerpen en eventuele onderzoeksvragen te komen5. Ook via de webpagina / het contactadres van de commissie -
[email protected] - kunnen suggesties worden gedaan. Ook is de commissie voornemens om actief contact te zoeken met de verenigingen van plaatselijk belang en/of de diverse wijkverenigingen. Voor 2015 – 2016 is de volgende groslijst opgesteld: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l.
Bezuinigingen (doelmatigheid en doeltreffendheid) Bestuursdienst (doeltreffendheid) Centrumontwikkelingen Voorzieningenniveau in de kernen MFC’s (beleving, doeltreffend, doelmatig) Parkeren Duurzaamheid (zonne-energie, straatverlichting) ICT Digitale veiligheid Besluitvormingsprocessen bij grote RO-projecten Decentralisaties (na 2015) Effect van gemeentelijke marketingcampagnes
Aan de hand van de selectiecriteria zoals die in de Verordening rekenkamercommissie6 zijn opgenomen scoort de commissie de onderwerpen regelmatig en bepaalt op die wijze haar prioritaire onderzoeksonderwerpen. Voor 2015 / 2016 is hieruit de volgende top 3 naar voren gekomen7: 1. 2. 3.
Centrumontwikkelingen (Hardenberg en Dedemsvaart) Bezuinigingen Effectiviteit gemeentelijke marketingcampagnes
De voorzitter van de commissie bespreekt de keuze van de commissie en de onderzoeksopzet met het presidium8 uit de gemeenteraad. Daaruit kan naar voren komen dat de commissie een ander onderwerp kiest, bijvoorbeeld omdat er zwaarwegende argumenten zijn om een onderzoek uit te stellen, of omdat zeer recentelijk het college of de accountant op hetzelfde terrein een onderzoek is gestart. De commissie heeft besloten om naar het eerste onderwerp een onderzoek te starten. Hieronder volgt een korte toelichting van de onderwerpkeuze. 5
Vier van de acht fracties hebben - op verzoek van de commissie - in april 2015 hun voorkeur aan de commissie kenbaar gemaakt. Daarbij kregen de onderwerpen a, b, c en d de voorkeur. Ook is een onderwerp (l) aan de shortlist toegevoegd. 6
Zie bijlage 1, artikel 6.
7
Zoals elders aangegeven: het betreft een momentopname en een dynamische lijst. Los van de bovenste keuze kan in de loop van 2015/2016 gekozen worden voor andere onderzoeksonderwerpen. 8
Het presidium bestaat uit de voorzitters van elke raadsfractie. De burgemeester en de griffier zijn eveneens aanwezig bij vergaderingen van het presidium. 6
Toelichting waarom deze onderwerpen zijn gekozen 1. Centrumontwikkelingen (Hardenberg en Dedemsvaart) De afgelopen jaren heeft de gemeente veel geïnvesteerd in de stadscentra van Hardenberg en Dedemsvaart. De commissie is benieuwd naar (globaal) de investeringen (tijd, menskracht, geld, beleid) die hierin zijn gestoken en naar de maatschappelijke effecten die dat heeft opgeleverd. Aan de hand van de beide “masterplannen” die de gemeente voor de genoemde centra heeft opgesteld wil de commissie bekijken wat de doelstellingen van het beleid waren, en hoeverre die doelstellingen zijn bereikt. Ook zal de commissie onderzoeken welke ontwikkelingen zich de afgelopen jaren hebben voorgedaan (denk aan de economische crisis) en of, en zo ja op welke wijze, de gemeente heeft ingespeeld op deze ontwikkelen (bijstellen van beleid en/of doelstellingen). De commissie wil daarbij vooral beschrijven, waar mogelijk vergelijken met andere stadscentra en vooruitkijken (zit de gemeente nog op de goede weg en moet het beleid eventueel aangepast)
2. Bezuinigingen De afgelopen jaren is er bij de gemeente - en de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg - flink bezuinigd. In een tweetal rondes (De Toekomst Tegemoet en Tegen de Stroom in) in totaal zo’n 12,7 miljoen euro per 1 januari 2017. Belangrijkste motivatie bij deze bezuinigingsrondes was een financiële. In de financiële stukken wordt dan ook geregeld gerapporteerd over het realiseren van bezuinigingen. De commissie is vooral geïnteresseerd in de maatschappelijke en organisatorische effecten hiervan. Vooralsnog wil de commissie eerst de Eindevaluatie Bestuursdienst Ommen-Hardenberg (in 2015) afwachten, voordat zij mogelijk een eigen onderzoek start. Een belangrijk doel voor de raad van Hardenberg van de bestuursdienst Ommen-Hardenberg was immers een flinke besparing op de kosten (voor Hardenberg: 0,7 miljoen euro structureel).
3. Effectiviteit gemeentelijke communicatie- en marketingcampagnes De gemeente Hardenberg geeft veel geld uit aan diverse communicatietrajecten en marketingcampagnes (wonen, economie, duurzaamheid, stadspromotie, etc.). Aan deze campagnes liggen diverse doelstellingen ten grondslag (naamsbekendheid, werkgelegenheid, meer bezoekers, bewoners en bedrijvigheid). De commissie is nieuwsgierig of de vooraf gestelde doelen worden bereikt en zo ja, of die ook zijn toe te schrijven aan de gevoerde campagnes en/of eventuele andere gevolgen van communicatie en marketing.
7
Jaarplanning Hieronder heeft de commissie in grote lijnen weergegeven welke activiteiten zij in 2015-2016 wil uitvoeren. Voor elk onderzoek wordt een gedetailleerde planning opgesteld. Activiteit
2015 M J
J
A
S
O
N
D
2016 J F
M A
M J
J
A
S
O N
D
Keuze onderwerp Onderzoeksopzet Toelichting in presidium Start onderzoek (raad informeren) Onderzoek Bestuurlijk wederhoor Presentatie onderzoek in o-ronde Ronde langs fracties voor onderwerpen Benaderen PB’s voor onderwerpen Actualiseren (meer)jarenplan Quickscan Jaarverslag
8
3. Middelen De commissie beschikt over een jaarbudget van € 26.000,-. Het budget is bestemd voor het uitvoeren van onderzoeken, training & opleiding commissie, lidmaatschap Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies. Ook de vaste vergoeding en de reiskosten van de voorzitter worden uit dit budget betaald. De leden van de commissie ontvangen - naast hun vaste vergoeding als raadslid - geen extra vergoeding voor hun werkzaamheden als lid van de commissie. Het kan voorkomen dat de commissie voorziet dat er in enig jaar een zeer uitgebreid onderzoek moet plaatsvinden, waarvoor onvoldoende budget beschikbaar is. In dat geval zal de commissie besluiten om in het lopende jaar geen groot onderzoek te doen en de raad te vragen het resterende jaarbudget te mogen doorschuiven naar het volgende jaar, zodat dan voldoende budget beschikbaar is. Bedragen in euro’s
Inkomsten 26.000 Budget gemeente Hardenberg
26.000 Totaal
Uitgaven 2400 Vaste vergoeding voorzitter 400 Pm 600 2000 20.600 26.000
Reiskosten voorzitter Ambtelijke secretaris (kosten griffie) Lidmaatschap NVRR Vorming, training, opleiding Onderzoeken Totaal
Vanuit de griffie is een ambtelijk secretaris beschikbaar voor de commissie. De secretaris draagt zorg voor: -
de procescoördinatie van onderzoeken; de administratieve ondersteuning van de commissie; de organisatie van de vergaderingen in overleg met de voorzitter.
De ambtelijk secretaris legt over zijn werkzaamheden ten behoeve van de commissie rechtstreeks verantwoording af aan de commissie. Er zijn geen afspraken over het aantal uur waarover de commissie over de ambtelijk secretaris kan beschikken. Ook worden er vanuit de griffie geen kosten voor het secretariaat bij de commissie in rekening gebracht. Afhankelijk van de werkzaamheden op de griffie en eventuele knelpunten zal de commissie met de griffier overleggen en eventueel besluiten tijdelijk externe ondersteuning in te huren. De commissie kan verder gebruik maken van de vergaderruimtes en faciliteiten in het gemeentehuis van Hardenberg.
Tot slot Een nieuwe lente en nieuw begin… Na de inspiratiesessie van 23 maart jl. wil de rekenkamercommissie Hardenberg met veel enthousiasme aan de slag met haar werkzaamheden. In dit jaarplan 2015-2016 zijn de ambities voor dit jaar weergegeven. De ambities zijn heel hoog. Wij beschouwen 2015 als een leerjaar. Wij willen graag een goed en relevant onderzoek uitvoeren. Wij zouden de resultaten van dit onderzoek graag ook al in dit jaar aan de gemeenteraad presenteren. Dit is echter misschien te optimistisch. Wij willen namelijk tevens een kwalitatief goed onderzoek uitvoeren en daar is simpelweg genoeg tijd voor nodig.
9
Tijdens de inspiratiesessie hebben wij ook de wens uitgesproken om een eigentijdse commissie te willen zijn, wij willen durven experimenteren met nieuwe manieren van onderzoek en rapportage. Wij willen ook meer betrokkenheid van de raad organiseren. Zo hebben wij voor dit jaarplan input gevraagd om te reageren op de groslijst van de commissie en mogelijke nieuwe onderzoekonderwerpen in te brengen. Daarnaast verwachten wij in de loop van het jaar eventuele vragen van de raad die wij als commissie middels rekenkamerbrieven of quickscans zouden kunnen beantwoorden. Kortom, wij gaan nieuw leven in deze rekenkamercommissie inblazen, met meer durf, meer contact met de raad, hoog kwaliteitsniveau van het onderzoek en de rapportages. Wij hebben er zin in!
Namens de rekenkamercommissie Hardenberg,
O.P. Wertheim-Davygora
10
Bijlage 1 VERORDENING REKENKAMERCOMMISSIE HARDENBERG (laatstelijk gewijzigd 24 juni 2014) Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. commissie: de gemeentelijke rekenkamercommissie; b. doeltreffendheid of effectiviteit: de mate waarin de organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of beoogde maatschappelijke effecten te bereiken; c. doelmatigheid of efficiency: het streven om met een zo gunstig mogelijke inzet van de beschikbare productiemiddelen het gewenst resultaat te bereiken; d. rechtmatigheid: de mate waarin wordt voldaan aan de gemeentelijke begroting en wettelijke regels. Artikel 2 Taak 1. Er is een rekenkamercommissie. 2. De taak van de commissie is het (laten) onderzoeken van de doeltreffendheid, doelmatigheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Artikel 3 Samenstelling en benoeming 1. De commissie bestaat uit één extern lid en ten minste 3 en ten hoogste 5 raadsleden. 2. Benoeming en ontslag van de leden vindt plaats door de raad. 3. Benoeming vindt plaats voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad. 4. Het externe lid is tevens voorzitter. 5. Het externe lid wordt in beginsel voor vier jaar benoemd. 6. Het externe lid kan voor ten hoogste één termijn worden herbenoemd. 7. Het externe lid legt voor ambtsaanvaarding de eed of de verklaring en belofte af als bedoeld in artikel 81g van de Gemeentewet. 8. Een commissielid wordt ontslagen: a. op eigen verzoek; b. bij aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de commissie; c. bij langdurige ziekte of in gebreke blijven; d. indien hij bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zo'n uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft; e. indien hij bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld; f. indien hij naar het oordeel van de raad ernstig nadeel toebrengt aan het in hem gestelde vertrouwen. Artikel 4 Voorzitter en secretaris 1. De voorzitter draagt zorg voor: a. het tot stand komen van de conceptonderzoeksopdracht; b. het tot stand komen van een onderzoeksrapport met conclusies en aanbevelingen; c. het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming binnen de commissie; d. de leiding van de vergaderingen aan de commissie; e. in voorkomende gevallen, optreden namens de commissie. 2. De commissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris. 3. De ambtelijk secretaris wordt in overleg met de commissie en de griffier door het presidium aangewezen. Op verzoek van de voorzitter kunnen ambtenaren van de griffie of uit de ambtelijke organisatie worden aangewezen als ambtelijk secretaris dan wel als - tijdelijke - ondersteuning van de ambtelijk secretaris.
11
De ambtelijk secretaris draagt zorg voor: a. de procescoördinatie van de onderzoeken; b. de administratieve ondersteuning van de commissie; c. de organisatie van de vergaderingen in overleg met de voorzitter. 5. De ambtelijk secretaris legt over zijn werkzaamheden ten behoeve van de commissie rechtstreeks verantwoording af aan de commissie. 4.
Artikel 5 Vergoeding voor werkzaamheden 1. Het externe lid ontvangt een vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie. 2. Ten aanzien van de vergoedingen en de onkostenvergoedingen van het externe lid is artikel 15 Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden van toepassing. Artikel 6 Selectie onderzoeksonderwerp 1. De commissie bepaalt het onderwerp dat zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en de stelt de onderzoeksopzet vast. 2. De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt ter kennisneming aan het presidium gestuurd. 3. Bij de keuze van het onderzoeksonderwerp worden de volgende richtinggevende criteria zo veel mogelijk in acht genomen: a. het onderwerp moet op effectiviteit van beleid en/of efficiency van de uitvoering en/of de rechtmatigheid daarvan kunnen worden getoetst; b. het onderwerp moet bestuurlijk relevant zijn, waarbij het maatschappelijk effect zwaar weegt; c. het gemeentebestuur moet van de uitkomsten kunnen leren; d. de betrokkenheid van het gemeentebestuur bij het onderwerp dient substantieel en aanwijsbaar te zijn; e. het onderwerp dient betrekking te hebben op een (deels) afgerond beleidsterrein, waarbij de relatie met de doelen en gewenste resultaten uit de toekomstvisie en het meerjarenprogramma gelegd kan worden. Artikel 7 Werkwijze en afstemming 1. De commissie is belast met en verantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van het onderzoek. 2. Indien de commissie verzoekt om mondelinge en/of schriftelijke inlichtingen van leden van het college, van raadsleden of medewerkers van de gemeente, zijn deze verplicht daaraan - binnen de eventueel door de commissie gestelde termijn - gehoor te geven. 3. De commissie is bevoegd, indien en voor zover de gemeente uit andere hoofde over deze bevoegdheid beschikt, ten aanzien van de volgende instellingen en over de volgende periode onderzoek te doen instellen bij: a. openbare lichamen en gemeenschappelijke organen ingesteld krachtens de Wet gemeenschappelijke regelingen, waaraan de gemeente deelneemt, over de jaren dat de gemeente deelneemt in de regeling; b. naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid waarvan de gemeente meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houdt, over de jaren dat de gemeente meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houdt; c. andere privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente of een derde voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middelijk een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt ten bedrage van tenminste 50% van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft. De commissie is bevoegd mondeling of schriftelijk informatie in te winnen bij de onder a, b, en c genoemde organisaties. Bij het uitoefenen van haar taak kan de commissie gebruik maken van de resultaten van door anderen verrichte controles, onverminderd haar bevoegdheid tot eigen onderzoek. 12
De commissie past tijdens haar onderzoek onverminderd het principe van hoor en wederhoor toe. De commissie kan voor haar functioneren een reglement van orde vast stellen, dat zij ter kennisneming aan de raad stuurt. 6. De commissie kan de raad tussentijds informeren over de voortgang van het onderzoek. 7. De commissie publiceert over de voorbereiding, uitvoering en rapportering van onderzoeken op de momenten dat zij dat wenselijk acht. 4. 5.
Artikel 8 Vergaderingen en geheimhouding 1. De vergaderingen van de commissie worden in beslotenheid gehouden. 2. De commissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen. 3. De commissie kan geheimhouding opleggen over het in de vergadering behandelde en over de inhoud van stukken die aan de commissie zijn overgelegd. 4. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de commissie haar opheft. Betreft het stukken waarover door andere organen geheimhouding is opgelegd, of het verslag van de behandeling van dergelijke stukken, dan blijft geheimhouding gehandhaafd tot het betreffende orgaan of de raad deze opheft. Artikel 9 Resultaten onderzoek 1. Het onderzoek van de commissie resulteert in een openbaar onderzoeksrapport, waarin bevindingen, conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen. Eventuele minderheidsstandpunten worden weergegeven. 2. Het college van burgemeester en wethouders geeft binnen acht weken na het gereedkomen van het onderzoeksrapport een reactie op de conclusies en aanbevelingen van het onderzoeksrapport. 3. Het onderzoeksrapport wordt samen met de reactie van het college van burgemeester en wethouders aan de raad aangeboden. 4. De raad neemt besluiten naar aanleiding van de conclusies en aanbevelingen van het onderzoeksrapport met inachtneming van de reactie van het college van burgemeester en wethouders. Artikel 10 Budget 1. De commissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen voor de uitvoering van haar taken. 2. Uit het budget worden in ieder geval betaald: a. de vergoeding aan de externe leden; b. de ambtelijk secretaris; c. externe deskundigen die door de commissie worden ingeschakeld; d. overige uitgaven die de commissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak. Artikel 11 Citeertitel en inwerkingtreding Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening rekenkamercommissie Hardenberg en treedt 1 dag na bekendmaking in werking.
13
