Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013
Jaarplan 2014 Datum
1 november 2013
Onderwerp
Jaarplan op hoofdlijnen & Begroting 2014 met toelichting
Inleiding Voorliggend het jaarplan 2014 van de PCOB. Binnen de vereniging PCOB zijn de volgende kernactiviteiten te onderscheiden: • Inhoud • Vereniging • Leden • Beheer & Administratie De genoemde kernactiviteiten zijn te herleiden tot het strategisch plan 2012-2016, dat in de av van mei 2012 met een aantal wijzigingen als Basisnotitie is goedgekeurd. Op basis daarvan is ook dit jaarplan 2014 ingedeeld.
pagina 1 van 19
Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013 OPKOMEN VOOR DE BELANGEN VAN OUDEREN Opkomen voor de (algemene) belangen van ouderen doet de PCOB voor een belangrijk deel in het samenwerkingsverband van CSO. De financiering van de CSO, de koepel van ouderenorganisaties, komt in 2014 in zijn geheel te vervallen. De vier aangesloten ouderenorganisaties, de PCOB, de Unie KBO, de NVOG en het NOOM, willen hun samenwerking voortzetten. Het belangrijkste en meest genoemde argument hiervoor is de kracht van de gezamenlijke collectieve belangenbehartiging. Het wegvallen van de subsidie is mede aanleiding geweest om op zoek te gaan naar nieuwe en bij deze tijd passende vormen van samenwerking waarbij getracht is de eerder gesignaleerde knelpunten zoals (te) traag, bureaucratisch en daarmee niet slagvaardig optreden, weg te nemen. Dat betekent onder andere dat aan de slag moet worden gegaan met andere werk- en samenwerkingsvormen, daarbij gezamenlijk investeren en gebruik makend van elkaar expertise, zonder dubbelingen. De samenwerking zal zich in het bijzonder richten op het gebied van landelijke lobby en collectieve belangenbehartiging. De CSO wil met haar activiteiten de kwaliteit van het bestaan van mensen in de derde en vierde levensfase te verbeteren, opdat zij zinvol en waardig kunnen leven. De CSO draagt uit dat zij streeft naar een samenleving waar generaties solidair zijn met elkaar; ouderen met jongeren en de derde generatie met de vierde generatie. CSO heeft de wens belangenbehartiging meer proactief aan te pakken en zich niet alleen als vragende partij te presenteren maar door de inzet van haar uitgebreide lokale en regionale netwerk bijdragen te leveren aan het creëren van draagvlak door maatwerk, voorlichting en het uitvoeren van projecten. Daarom vraagt zo’n opstelling om visie, moed en leiderschap bij de verenigingen van de CSO. Daarnaast is van belang om samen op te trekken om zoveel mogelijk gebruik te kunnen maken van de binnen de lidorganisaties beschikbare kennis en de macht van het getal. De CSO komt op voor de belangen van ouderen en doet dat op nationaal en Europees niveau. De CSO richt zich primair op het nationale niveau. De CSO-de activiteiten zullen de komende jaren zich richten op de volgende aandachtsgebieden:
1. Inkomen en koopkracht 2. Pensioen 3. Zorg, welzijn en wonen
Trekker Unie KBO NVOG PCOB
Binnen het aandachtsgebied van Zorg, Welzijn & Wonen, waarvan de PCOB de trekker en initiatiefnemer is, wordt op de onderdelen Preventie en Curatieve Zorg input en expertise geleverd vanuit de Unie KBO. De PCOB neemt met name de Langdurige zorg en de Wmo voor haar rekening. Andere onderwerpen die voorbij komen, brengt de coördinator van de CSO in bij het directieoverleg, waar het door een lidorganisatie als project, met start- en einddatum en eventueel begroting moet worden ingevuld en uitgevoerd. Dit volgens de afspraken die daarover gemaakt worden in de uitvoering. Zo komen de voorstellen vanuit het directieoverleg ook in het bestuur van de CSO. Bovendien blijft het mogelijk om flexibel in te spelen op actuele situaties. De CSO werkt op basis van de huidige statuten en geeft zo invulling aan de structuur. De voorzitter CSO is het boegbeeld van de samenwerking van de ouderenorganisaties en
pagina 2 van 19
Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013 fungeert als verbindende factor. De overige leden van het bestuur geven mede gezicht aan de samenwerking en in voorkomende gevallen spelen zij extern een actieve rol. Een driejarig beleidsplan (koers) en daarop geënte jaarplannen (concrete doelen) zijn nodig om verantwoord de uitwerking daarvan te delegeren aan de coördinator en de directeuren. Beleidsplannen en jaarlijkse werkplannen worden vastgesteld door het CSO-bestuur nadat deze ook in de eigen besturen van de aangesloten lidorganisaties zijn besproken. Per aandachtsgebied wordt een commissie samengesteld, waarvan het profiel in oktober 2013 is vastgesteld door het CSO bestuur, waarin maximaal twee leden vanuit iedere lidorganisaties kunnen participeren. Het CSO bestuur benoemt de voorzitter en leden van de commissies. De beleidsplannen zijn nu bijna afgerond, waarna de werkplannen van de drie aandachtsgebieden door het CSO bestuur kunnen worden goedgekeurd. We hopen u nog voor de PCOB Ledenraad vergadering hierover te kunnen informeren, via de mededelingen vanuit het landelijk bestuur. Zorg, Welzijn en Wonen (trekker PCOB) Het doel dat deze commissie wil bereiken, is dat de belangen van ouderen op dit beleidsveld zijn behartigd bij het ministerie VWS, Kamerleden, Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en andere spelers in het veld, zodanig dat ouderen toegang hebben tot een kwalitatief goede en betaalbare zorg en ondersteuning, waarbij zij zelf in staat zijn de regie en verantwoordelijkheid te nemen en te houden. INHOUD (kernprogramma’s PCOB) Naast werkzaamheden vanuit de commissie Zorg, Welzijn en Wonen maakt de PCOB een vertaalslag naar lokale afdelingen, vanuit de kanteling van de Wmo die door de landelijke politiek wordt beoogd, waarbij steeds meer zaken overgaan naar de burgerlijke gemeente. Daarmee wordt belangenbehartiging op lokaal niveau steeds belangrijker en daarmee ook de samenwerking tussen PCOB-afdelingen onderling die soms samen onder 1 gemeente vallen. Daartoe heeft de PCOB in 2013 de netwerkgroep zorg & welzijn in het leven geroepen. In 2014 worden de leden van de netwerkgroep geïnformeerd via nieuwsbrieven en toegerust om zelf ook voorlichting te geven over de veranderingen in de zorg. De netwerkgroep is middel om de belangenbehartiging zowel lokaal als landelijk mede vorm te geven. Ook vrijwillige ouderenadviseurs (VOA’s) zullen hierbij worden betrokken. Gemeenteraadverkiezingen Op 19 maar 2014 worden gemeenteraadsverkiezingen gehouden. In 2013 is een speerpuntenkaart ontwikkeld met een aantal ‘persona’s’, die tot in 2014 gebruikt worden om belangenbehartiging van ouderen op lokaal niveau gezicht te geven. In het maartnummer van Perspectief (dat eind februari verschijnt) zal er een themanummer aan deze thematiek worden gewijd. Programma Waardig Ouder Worden Het programma Waardig Ouder Worden van de PCOB is gericht op het zijn van de mens en de individuele keuzes die hij maakt bij het ouder worden, vooral met oog voor de regie over het eigen leven en het bespreekbaar van gevoelige onderwerpen, zoals tijdig spreken over het levenseinde en oudermishandeling. Hier komt het onderscheidend vermogen van de PCOB het meest tot uiting, waarom de PCOB juist op deze onderwerpen agendasettend wil zijn door met de netwerkgroep spraakmakend bezig te zijn in de lobby en de publiciteit. Er
pagina 3 van 19
Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013 is veel vraag naar deskundige inbreng op dit gebied vanuit zowel het beroepsonderwijs als wetenschappelijke opleidingen, door ouderen die hier vanuit hun eigen ervaring over kunnen vertellen aan de (a.s.) beroepsgroep. In 2014 zullen we onderzoeken hoe we hieraan vorm kunnen geven. In 2014 zal de PCOB waar mogelijk in samenwerking met de coalitiepartners Van Betekenis en met de in 2013 verbrede netwerkgroep ‘Tijdig spreken…’ fors inzetten op het (door)ontwikkelen van verschillende methodieken om het gesprek binnen en buiten de afdeling te faciliteren. Vanuit de netwerkgroep worden voorlichters geworven, getraind en toegerust met materialen om met deze methodieken te werken. Programma Menselijke Maat Een belangrijk project onder de vlag menselijke maat is het Keurmerk Seniorvriendelijk Ziekenhuis. Het keurmerk is ontwikkeld volgens een internationaal erkende methodiek, bestaande uit twee onderdelen. Vanuit PCOB-leden zijn seniorscouts opgeleid die Nederlandse ziekenhuizen hebben bezocht als ‘mistery guest’. Het tweede onderdeel betrof een vragenlijst als zelfdiagnose-instrument, die aan alle ziekenhuizen is verzonden. Op basis daarvan hebben alle ziekenhuizen op 1 oktober 2013 wel of niet een keurmerk ontvangen. In 2014 zullen (de resultaten van) het keurmerk een plek krijgen in de voorlichting aan leden en vrijwillige ouderenadviseurs. In 2014 zal binnen de PCOB meer samenhang en verbinding met andere projecten worden gelegd op het gebied van zorg & welzijn. Ook wordt gekeken hoe de PCOB zorgverzekeraars kan betrekken bij het Keurmerk Seniorvriendelijk Ziekenhuis. Voorbereidingen worden getroffen om over twee jaar opnieuw de keurmerkcriteria te laten toetsen door opgeleide seniorscouts. Programma Arbeidsparticipatie. De derde kamer wordt gevuld met twee projecten gericht op arbeidsparticipatie van 50plussers, te weten ‘Maak werk van uzelf’ en ‘50+Werkt’, die de PCOB uitvoert sinds 2011. Doel van deze projecten is beeldvorming van ‘oudere’ werknemers bij werkgevers te beïnvloeden en om samen met 50-plussers als ambassadeurs een aantal methodieken te ontwikkelen die er toe moeten leiden dat 50-plussers werk vinden en aan het werk blijven. Gedurende de looptijd van het project zijn langer doorwerken, de toenemende werkloosheid onder 55-plus, de toenemende arbeidsparticipatie van 65-plus, de aandacht voor jeugdwerkloosheid extra redenen geworden om de aandacht voor onze doelgroep te intensiveren. Beide projecten worden in 2014 afgerond: ‘50+ Werkt’ in het voorjaar en ‘Maak werk van uzelf’ loopt door tot december 2014. In 2014 wordt gestreefd de synergie van beide projecten zoveel mogelijk te benutten en ook PCOB-leden hierover te informeren. In 2014 wordt duidelijk wat de meerwaarde van ontwikkelde methodieken en de pool van ambassadeurs is voor de PCOB als vereniging, hoe zij de PCOB aantrekkelijk kunnen maken voor jongere senioren en hoe de PCOB een netwerk kan opbouwen met andere organisaties die zich bezighouden met arbeid van 50+ers. Actieve vrijwilligers (circa vijftien ambassadeurs van 50+ werkt, eind 2013) vormen daarmee een nieuwe netwerkgroep, die door het landelijk bureau wordt ondersteund. In 2014 moet door de PCOB ook worden bepaald of en hoe de projecten bijdragen aan een door ontwikkeling van PCOB Nieuwe Stijl en/of CSO.
pagina 4 van 19
Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013 VERENIGING De implementatiefase van PCOB Nieuwe Stijl zoals beschreven in de Basisnotitie krijgt in 2014 verder vorm. Het implementatietraject zal verder worden uitgerold door naast de vaststelling van de Statuten en Huishoudelijk Reglement nu ook de onderliggende reglementen zoals het Model Afdelingsreglement aan te passen in de eerste helft van 2014. In 2013 zijn de bestuurlijke taken van de gewesten vervallen en in 2014 zal ook een einde komen aan de demissionaire status van de gewestbesturen. De transitie om de uitvoerende werkzaamheden van het gewest over te hevelen naar het landelijk bureau in collegiale samenwerking met de vrijwillige regiocoördinatoren Nieuwe Stijl zal daarmee in 2014 in zijn geheel worden afgerond. Ledenraad In 2013 heeft de nadruk gelegen op de totstandkoming van de PCOB Ledenraad. In 2014 zal deze nieuwe manier van werken verder gestalte moeten krijgen door met elkaar te leren werken als Ledenraad. Daartoe is in 2014 voorzien in een tweetal informatiebijeenkomsten voor ledenraadsleden waar in samenspraak met het landelijk bestuur wensen en verwachtingen nader op elkaar zullen worden afgestemd. Verder zullen er in 2014 twee Ledenraadsvergaderingen worden gehouden. De bijeenkomsten van de Ledenraad zullen ook worden benut om samen met leden en bestuur na te denken over actuele thema’s of over toekomstig beleid voor de PCOB. Landelijk bestuur Het landelijk bestuur zal zich in 2014 beraden hoe zij de informatie naar de Ledenraad kan stroomlijnen en nader vorm kan geven. Tevens zal begin 2014 duidelijk moeten worden hoe het bestuur het contact met leden en afdelingen proactief vorm kan en wil geven. Plaatselijke PCOB-afdelingen Met ingang van 2014 worden PCOB-afdelingen opnieuw gevraagd een aantal zaken aan te leveren die ook verzameld moeten worden voor hun eigen verantwoording naar leden, zoals beschreven in het huidig model afdelingsreglement. De komende maanden wil het landelijk bureau afdelingen een handreiking bieden om deze informatiebehoefte handig in te vullen. Vorig jaar is gestart met het opvragen van informatie aan penningmeesters van afdelingen en in 2014 wordt dit uitgebreid met een handreiking voor secretarissen. Ook de lokale programmering zal hierin worden opgenomen, evenals de inhoud en frequentie van de afdelingsperiodieken. Deze zaken zijn van grote invloed op het plaatselijke imago van de POCB en daarmee van belang als het gaat om het vinden en binden van (bestuurs)leden in de doelgroep ‘jonge oudere’/nieuwe vrijwilliger. Eind 2014 zijn 50% van de afdelingen in kaart gebracht en kunnen afdelingsbesturen van elkaar leren door het delen van ‘goede voorbeelden’. Het landelijk bureau te Zwolle zal ook in 2014 zijn deuren openstellen voor PCOB-afdelingen die een (werk)bezoek willen brengen. Netwerkgroepen Naast PCOB-afdelingen die zijn ingedeeld op postcodes, is het mogelijk dat leden zich inschrijven voor een netwerkgroep rondom een bepaald thema of interessegebied. Hiertoe wordt in 2014 een middel geïntroduceerd waardoor PCOB-leden binnen digitale netwerken (zogeheten communities) van gedachten kunnen wisselen en hun stem kunnen laten horen rond thema’s waarop de PCOB belangen behartigt. Daarnaast zal in 2014 gestart worden met een panel waarvoor leden worden opgeroepen deel te nemen, zodat
pagina 5 van 19
Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013 het mogelijk wordt in een kort tijdsbestek gericht vragen te stellen aan een representatieve vertegenwoordiging van leden over verschillende (actuele) onderwerpen. Zo kan de PCOB de mening van zijn eigen achterban sneller in kaart brengen en daarmee ook sneller naar buiten treden. Zo geeft de PCOB steeds meer gestalte aan het laten horen van een eigen geluid. Vrijwilligersbeleid In 2014 wordt het bestaande vrijwilligersbeleid en alle bijbehorende processen, procedures en overeenkomsten onder de loep genomen en geactualiseerd volgens PCOB Nieuwe Stijl. Daarbij wordt ook duidelijk rekening gehouden met de nieuwe/andere wensen van de ‘nieuwe vrijwilliger.’ Verder wordt voortgeborduurd op bestaande afspraken die gemaakt zijn op gewestelijk niveau inzake onkostenvergoedingen en andere afspraken met groepen vrijwilligers en afdelingen. Vanuit de inventarisatie van de gewesten wordt toegewerkt naar een eenduidig beleid, teneinde helderheid te geven aan vrijwilligers. Nieuwe vrijwilligers worden geworven op basis van profielen en met een projectmatige inzet, met andere woorden met een duidelijke opdracht met begin- en einddatum. Regiocoördinatoren De regiocoördinatoren Nieuwe Stijl (RC’s) zoals die in 2013 zijn ingezet, worden in 2014 verder uitgebouwd en waar nodig versterkt. In samenspraak met lokale afdelingsbesturen zal de doelstelling zijn om met ingang van het nieuwe verenigingsseizoen 2014 het aantal regiocoördinatoren op sterkte te hebben en zo mogelijk ook nog een aantal extra te kunnen inzetten in gebieden waar afdelingen omvallen. De regiocoördinatoren zullen in collegiaal overleg met het landelijk bureau de signalen uit het land verzamelen en aanleveren ten behoeve van de belangenbehartiging op nationaal niveau, maar ook steeds meer op regionaal niveau.
pagina 6 van 19
Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013 LEDEN Pers & publicaties Het laten horen van een eigen geluid krijgt ook vorm in het uitdragen van standpunten in de media. Om in 2014 een effectieve persstrategie te voeren, wordt gewerkt met een jaarkalender waarmee de ‘planbare’ actualiteit vanuit projecten en de samenleving wordt gemonitord. Daarnaast wil de PCOB slagkracht hebben om in te spelen op de ‘niet-planbare’ actualiteit - het nieuws van de dag. Doelstelling is om in 2014 ten minste tien keer in een landelijk medium aan bod te komen, waarvan 50% gericht op de PCOB-achterban. Daarnaast wil de PCOB in 2014 inzet plegen om ook meer in andere periodieken en publicaties aan bod te komen, met (achtergrond)artikelen over de programma’s en projecten van de PCOB of werkzaamheden in CSO-verband. Doelstelling is om ten minste tien keer een publicatie te hebben in een ander medium dan landelijke dagbladen. Ledenvoordelen Als het gaat om het vinden en binden van (nieuwe) leden, is het van belang voortdurend de materiële en immateriële ledenvoorden van het PCOB-lidmaatschap te realiseren en voor het voetlicht te brengen. Dit krijgt in 2014 als volgt vorm: • Ledenvoordelen worden in communicatie-uitingen geclusterd en waar mogelijk steeds in verband gebracht met de belangenbehartigende werkzaamheden van de PCOB. • Het huidige portfolio wordt in 2014 onder de loep genomen en geëvalueerd en de mogelijkheden worden bekeken om dit met een externe partner verder vorm te geven. • PR en promotie van de vereniging PCOB en haar producten en diensten krijgt vorm vanuit een jaarkalender, die waar mogelijk aansluit bij publicitaire mijlpalen. Zo draagt ook het evenementen- en advertentiebeleid bij aan de hoofddoelstelling PCOB. • Met een aantrekkelijke portfolio (commerciële) ledenvoordelen en doelgericht promotiebeleid wordt in 2014 een nieuwe impuls gegeven aan de ledenwerving, met een eigentijdse multimediale campagne, die actief bij PCOB-afdelingen wordt aangejaagd en op onderdelen door 50% van de PCOB-afdelingen wordt gebruikt. • Streefcijfers met betrekking tot ledenbehoud en ledenwerving zijn gebaseerd op het realistisch scenario uit de Basisnotitie, te weten 97.000 leden in 2014. Ledenservice In 2013 is een nieuw ledenregistratiesysteem (CRM) geïmplementeerd. Naast het vastleggen van de gebruikelijke ledengegevens biedt dit systeem meerdere mogelijkheden, waaronder het monitoren van ledenwensen en volgen van vraag- en klachtbehandeling. Dit alles wordt in 2014 nader uitgewerkt en doorgevoerd in de interne werkprocessen. Vraagbaakfunctie Om de ledenservice verder vorm te geven, wordt ook de vraagbaak-functie van het landelijk bureau in 2014 doorontwikkeld zodat vragen eerder en beter afgehandeld worden. Ledenpas met voordeel Medio 2015 is de ledenpas aan vervanging toe, vanwege de dan verstreken geldigheidstermijn. In 2014 wordt een plan ontwikkeld met een kosten-/batenanalyse incl. fondsenwervende aspecten om de vervanging van deze pas te financieren. Hierbij worden wensen en mogelijkheden van het verkrijgen van (landelijke / lokale) kortingen voor PCOBleden met de pas nader onderzocht. Hierbij worden verschillende types afdelingen gevraagd pagina 7 van 19
Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013 te participeren. Communicatiemiddelen In 2013 is een begin gemaakt met het aanbrengen van meer samenhang in de mix van communicatiemiddelen van de PCOB, te weten Perspectief, digitale nieuwsbrieven en social media. Dit wordt in 2014 als volgt uitgewerkt: Perspectief In 2013 is een aangescherpte bladformule ontwikkeld die vanaf januari wordt uitgerold. Dat maakt het mogelijk om in 2014 specifiek toegesneden kopij te maken over collectieve belangenbehartiging, het verengingsleven en het (materiële en immateriële) ledenvoordeel van de PCOB , waarmee Perspectief niet alleen bijdraagt aan ledenbehoud, maar ook aan ledenwerving. Om van Perspectief meer een verenigingsmagazine te maken, wordt een lezerspanel van leden opgezet, dat actief bij de inhoud van het blad wordt betrokken. Website en social media Vanuit de aangescherpte bladformule krijgen ook de andere communicatiemiddelen een aangescherpte inhoud, zoals de website en social media. Hiermee worden nieuwe doelgroepen bereikt. In 2014 stijgt het websitebezoek met 25% en verdubbeld het aantal volgers op Twitter en Facebook voor de PCOB. Nieuwsbrieven De vrijwilligersnieuwsbrief wordt in 2014 doorontwikkeld en afgestemd op de wensen van de lezer zoals uitgevraagd in het lezersonderzoek 2013. Hierin krijgt communicatie van de Ledenraad een plaats en wordt interactie met leden verder uitgebouwd. In 2014 wordt onderzocht of en in hoeverre het mogelijk is afdelingsperiodieken ook in de aanscherping PCOB Nieuwe Stijl mee te nemen.
pagina 8 van 19
Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013 BEHEER & ADMINISTRATIE Hieronder vallen onder andere Algemene Zaken, zoals directie, planning & control, ICT. Directie In 2013 is een begin gemaakt met de aanpassing van de organisatie en de werkmethodiek aan de wensen en eisen van PCOB Nieuwe Stijl. Dit komt in 2014 tot een afronding. Dan is in kaart gebracht voor welke werkzaamheden personeel in vaste dienst wordt ingezet (met bijbehorende competenties) of waarvoor (tijdelijk) extern expertise voor wordt ingehuurd. Planning & Control De volgende zaken worden bij dit onderdeel uitgevoerd: • Procesverbeteringen doorvoeren in de rapportage- en budgetteringscylus: o o o • • • •
Tijdige en volledige trimesterrapportages (op organisatie- en projectniveau) Jaarrekening van de vereniging PCOB: meer cijfers rechtstreeks door afdelingen via systeem verwerken Begroting 2015 (begroting op verenigingsniveau en werkplannen op projectniveau)
Verbeteren afspraken met (Rabo)banken ten behoeve van landelijke organisatie en afdelingen Gebruik transactiemodule penningmeesters vergroten: uitrol trainingen/helpdesk Afdelingen ondersteunen bij inning contributie: automatische incasso/acceptgiro Risicomanagement uitrollen binnen organisatie: in 2013 is een traject opgestart om risico’s in kaart te brengen en te beheersen. Dit wordt in 2014 structureel ingebed in de organisatie.
ICT In 2013 is het nieuwe CRM pakket (STB) geïmplementeerd. Dit pakket biedt uitgebreide mogelijkheden om gegevens van leden op een adequate manier te administreren. Verder is in 2013 aan afdelingen de mogelijkheid geboden om gebruik te maken van zowel een ledenadministratiepakket als een boekhoudpakket. In 2014 zal dit verder doorontwikkeld worden. Dit krijgt vorm door: • Twee keer per jaar een nieuwe release van het CRM; • Afronding van de inrichting van het webportaal voor leden (‘Mijn gegevens’); • Efficiënte inrichting van documentbeheer binnen het landelijk bureau, mede ten behoeve van de Vraagbaak.
pagina 9 van 19
Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013 TOELICHTING BEGROTING 2014 Zoals aangegeven in de vastgestelde Basisnotitie PCOB Nieuwe Stijl (av mei 2012) staan de leden centraal, ook bij de financiële lange termijn strategie van de PCOB. Zij vormen met hun lidmaatschap de basis van de PCOB vereniging. De contributieafdracht die zij betalen (via de afdeling) is het structurele fundament van de PCOB. Bovendien hebben de leden als mede-eigenaar recht op een transparant financieel systeem waaruit zij kunnen afleiden wat de resultaten zijn. Realistisch scenario In de algemene vergadering van mei 2012 is, op voorstel van het landelijk bestuur, gekozen voor het realistische scenario. Daarbij zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: a. De jaarlijkse exploitatie is budgetneutraal: inkomsten en uitgaven zijn in balans; b.
Er is uitgegaan van een teruggang in aantal leden in 2013 met 4.000 en daarna met 2.000 per jaar tot en met 2016 en daarna consolidatie;
c.
De jaarlijkse contributieafdracht wordt in 2012 verlaagd naar € 22,- (individueel) en € 37,- (leefverband) en blijft op dit niveau tot en met 2013. In 2014 verhoging met € 1,00 per lid. In 2015 geen verhoging. In 2016 verhoging met € 1,00 per lid; De verhouding tussen ledeninkomsten en inkomsten van derden moet in 2016 53-47 % zijn;
d. e.
Het budget voor programma’s en daaraan gekoppelde inzet van mensen en kwaliteiten wordt minimaal voor 50% gefinancierd vanuit externe inkomstenbronnen; f. Ook in 2013 zullen noodzakelijke voorinvesteringen gedaan moeten worden om dergelijke inkomstenbronnen binnen te halen voor de organisatie. g. De inkomsten en uitgaven van de afdelingen en de gewesten zijn hier buiten beschouwing gelaten. Met het vaststellen van dit strategisch document voor de jaren 2012 – 2015 heeft de algemene vergadering van de PCOB ingestemd met de lange termijn benadering, zoals verwoord in de Basisnotitie. Financiering van de vereniging Intussen blijkt dat de financiering onder het strategisch plan vanaf 2014 geen stand houdt. De oorspronkelijke meerjarenraming uit de Basisnotitie zal om die reden bijgesteld moeten worden. De volgende factoren liggen daar aan ten grondslag: •
Inkomsten vanuit het bedrijfsleven bestaan uit advertenties van het ledenblad Perspectief en een bijdrage van (zorg)verzekeraars. Vanaf 2006/2007 biedt PCOB haar leden via collectieve contracten met zorgverzekeraars mogelijkheden voor voordeel inclusief een kwalitatief goede zorgverzekering, passend bij de doelgroep ouderen. Enerzijds betreft dit de inhoudelijke voorwaarden van zorgverzekeringen en anderzijds financiële voordelen. Voor wat betreft de financiële bijdrage vanuit de zorgverzekeraars aan de organisatie PCOB is in de eerste jaren sprake geweest van een financiële bijdrage in marketingactiviteiten. Vanaf het jaar 2012 is dit uitgebouwd naar een substantiële jaarlijkse bijdrage, mede gebaseerd op het aantal polissen. In 2012 kwam deze bijdrage uit op ca. € 300.000,- en in 2013 op ca. € 250.000,-. Bij het opstellen van de meerjarenraming (realistisch scenario) in het voorjaar van 2012 pagina 10 van 19
Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013 gaven de inzichten van dat moment de verwachting dat de inkomsten vanuit de zorgverzekeringen structureel zou kunnen bijdragen aan de financiering van de organisatie. In de meerjarenraming is, gezien de risico’s, ingezet op het minimum bedrag. Op basis van gesprekken en onderzoek bij gelijksoortige organisaties is voor de jaren na 2013 rekening gehouden met een verhoging van deze bijdrage. Uiteraard schuilt hier altijd een risico in, aangezien partijen hun beleid kunnen wijzigen. Het is dan zaak om, in geval van calamiteiten, terug te kunnen vallen op een ‘risicofonds’ (in het geval van PCOB de reserve Verenigingsprogramma’s) of tijdig in te kunnen grijpen in de kosten. Uit gesprekken met verzekeraars in september 2013 is gebleken dat zij, in verband met de economische situatie en crisis, de tering naar de nering moeten zetten en hun beleid wijzigen door bijvoorbeeld verliesgevende contracten af te stoten. Daarnaast willen zij alle organisaties met collectieve contracten op een gelijke manier behandelen. Dit betekent concreet voor PCOB dat de bijdrage per polis vervalt vanaf 2014. Dit heeft een forse impact op ons financieringsmodel. •
Financiering vanuit Fondsen/subsidies loopt terug: o De instellingssubsidie verdwijnt in 2014 volledig. o Daarnaast lopen projectsubsidies via het ministerie van VWS (PGO) de komende jaren af. In de financiering van het strategisch plan is voorzien dat bij andere fondsen substantiële financiering zou worden gevonden voor onze programma’s en projecten (innovatie). Geconstateerd is dat de resultaten achterblijven bij de doelstellingen c.q. aannames in het realistisch scenario. Verder kan worden vastgesteld dat er nagenoeg geen extra financiering is geworven voor projecten.
Slagkracht van het landelijk bureau Naast de financiële noodzaak tot bijstelling van de Basisnotitie is er nog een lijn vanuit de Basisnotitie die moet leiden tot een kwaliteitsslag binnen de organisatie. Op pagina 23 van de Basisnotitie is onder paragraaf 5.3.1. het onderdeel Herinrichting landelijk bureau beschreven: Om deze functies aan de voorkant van de organisatie werkelijkheid te laten worden, betekent het aanpassing van de organisatie en de werkinhoud van het landelijk bureau. In 2011 is hiermee gestart en dit zal in 2012 en 2013 verder worden uitgewerkt. Dit houdt onder meer in: - investeren in zelfbeoordeling en versterking van huidige- en gewenste kwaliteiten; - (ver)nieuwde functieprofielen met andere competenties zoals resultaatgerichtheid, innovatie en proactiviteit; - de inzet van een grotere groep flexibele en hoogwaardige professionals. De nieuwe locatie voor het kantoor heeft de mogelijkheid gegeven om Het Nieuwe Werken te introduceren bij PCOB en er wordt nu gewerkt in projectteams. Door Het Nieuwe Werken en het projectmatig werken wordt zichtbaar dat de kwaliteit/kwantiteit van de output achterblijft bij de gewenste doelstellingen vanuit de Basisnotitie PCOB Nieuwe Stijl. Competenties als resultaatgerichtheid, innovatie en proactiviteit zullen goed ontwikkeld moeten zijn. Wil de PCOB een daadkrachtige organisatie zijn met een efficiënt draaiend kantoorapparaat, dan zal op korte termijn een verbeterslag noodzakelijk zijn.
pagina 11 van 19
Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013 Begroting 2014 Bovenstaande twee lijnen (financiering en slagkracht) komen bij elkaar bij de totstandkoming van de begroting 2014 en de meerjarenraming voor de jaren 2015 en 2016. Enerzijds geeft de huidige financiële situatie de noodzaak tot bijstelling van de begroting naar een realistisch en toekomstbestendig niveau (kosten en opbrengsten). Anderzijds moet een kwaliteitsslag gemaakt worden. Dit laatste krijgt vorm door de vaste formatie te baseren op een functieplaatsenplan dat vanuit het strategisch plan aangeeft welke functies (fte’s) minimaal noodzakelijk zijn om hier uitvoering aan te geven aan en de continuïteit en kwaliteit te waarborgen. Directie en landelijk bestuur hebben verschillende mogelijkheden onderzocht en besproken. Het landelijk bestuur legt onderstaande begroting aan u voor ter besluitvorming. In onderstaand overzicht treft u de begroting 2014 aan (met een raming voor de jaren 2015 en 2016): • De Basisnotitie (vastgesteld mei 2012) geldt als uitgangspunt voor de begroting 2014; • Bovenstaande tegenvallers worden volgens afspraak niet doorberekend via de contributieafdracht aan afdelingen. Het voorgenomen besluit (vanuit de Basisnotitie) tot verhoging van de afdracht met € 1,- per lid blijft gehandhaafd. Zo houden afdelingen de zekerheid omtrent de genoemde bedragen uit de Basisnotitie. Tegenvallers moeten worden gecompenseerd vanuit kostenbesparingen of vanuit nieuwe financieringsvormen; • De bijdrage van de afdelingen aan de gewesten vervalt in verband met opheffing van de gewestelijke bestuurslaag. Dit voordeel valt toe aan de afdelingen in het betreffende gewest/provincie. Indien afdelingen in gezamenlijkheid besluiten dat een Provinciaal Overleg bepaalde projectactiviteiten uitvoert t.b.v. de afdelingen en dat hier kosten voor gemaakt worden die de afdelingen samen opbrengen, dan is dat aan de afdelingen zelf om te besluiten; • Ledenaantal: 97.000 leden (conform realistisch scenario uit de Basisnotitie); • Contributieafdracht: € 23 en € 39 (€ 1 per lid verhoging); • De kwanticering van de kamers uit het strategisch plan vormt de basis voor het functieplaatsenplan. Kosten Om de implementatie van PCOB Nieuwe Stijl op een goede wijze vorm te geven en om uitvoering te geven aan de voorgenomen activiteiten/projecten in het jaarplan 2014, rekening houdend met de financiële mogelijkheden, zijn de volgende keuzes gemaakt aan de kostenkant: • Personeelskosten op basis van het functieplaatsenplan (daling ten opzichte van het realistisch scenario uit de Basisnotitie); • Activiteitenkosten: daling ten opzichte van het realistisch scenario uit de Basisnotitie. Deze kosten sluiten hiermee aan bij de kwantificering van de kamers en het functieplaatsenplan; • Overige kosten zijn gebaseerd op de kosten t/m september 2013 geëxtrapoleerd naar 31 december 2013.
pagina 12 van 19
Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013 Opbrengsten • Contributieafdracht is op basis van het realistische scenario uit de Basisnotitie. Ledenaantal: 97.000 leden en € 1,- verhoging per lid; • Bedrijfsleven: Afbouw van de huidige bijdrage; • Subsidies/fondsen: Afbouw van subsidies vanuit het ministerie van VWS ( fonds Patiënten, Gehandicapten & Ouderen = PGO); • Vanaf 2015 weer een stijging van de inkomsten uit het bedrijfsleven en van fondsen. Dit is mogelijk door het aantrekken van kwalitatief goed opgeleide en ervaren adviseurs, die een substantieel deel van hun werkzaamheden bezig zijn met het ontwikkeling van programma’s/projecten en de daarbij horende financieringsbronnen. • Kosten die moeten worden gemaakt om te komen tot het functieplaatsenplan zullen worden gefinancierd vanuit de daartoe bestemde reserves.
TOELICHTING op de BEGROTING Onderstaand een toelichting op de afzonderlijke begrotingsposten. KOSTEN Personeel PCOB volgt de CAO Welzijn & Maatschappelijke dienstverlening. De personeelskosten in de begroting 2014 zijn gebaseerd op het functieplaatsenplan. Dit betekent dat de hoogte van de personeelskosten is gemaximeerd op € 1.350.000,-. Dit bedrag komt overeen met de inzet van 16 Fte en een flexibele schil. Ter vergelijking qua kosten: De personeelskosten in de begroting 2013 bedroegen € 1.774.000,- en in de meerjarenraming kwam dit bedrag uit op € 1.815.000,-. Huisvesting Dit betreft de kosten van: huur pand, verzekeringen/belastingen, schoonmaak, lease kopieermachine/printer. Ten opzichte van 2013 en de meerjarenraming uit de Basisnotitie is hier een besparing gerealiseerd. Kantoorkosten Dit betreft de kosten van drukwerk, kantoorartikelen, onderhoud hardware/software, porto, telefoon, bankkosten, lidmaatschappen/abonnementen, salarisadministratie en onvoorzien. Ten opzichte van 2013 en de meerjarenraming uit de Basisnotitie is hier een besparing gerealiseerd. Afschrijving & Rente Dit betreft de kosten van afschrijving op inventaris en automatisering. Daarnaast wordt eventueel betaalde rente hieronder verantwoord. Nu het landelijk bureau ruim een jaar op de nieuwe locatie zit, is deze post realistischer in te schatten. Om die reden is deze post lager vastgesteld ten opzichte van 2013 en de meerjarenraming uit de Basisnotitie.
pagina 13 van 19
Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013 Bestuur & Toezicht Dit betreft de kosten van de ledenraad, bestuur, audit commissie, jaarverslag, accountant. De nieuwe organisatiestructuur heeft vorm gekregen in 2013. Verder wordt overgestapt naar een nieuwe accountant (zie separaat voorstel). De kosten zijn dan nu ook beter in te schatten. Om die reden is deze post op een hoger, realistischer niveau gezet. Inhuur extern Dit betreft de kosten van inhuur van expertise op projecten van buiten de PCOBorganisatie. De financiering hiervan komt uit opbrengsten van fondsen. Activiteitenkosten Dit zijn de activiteitenkosten van de projecten uit het werkplan 2014. Het werkplan is een afgeleide en verdere detaillering van het jaarplan 2014 (zie boven). Te denken valt aan activiteiten met betrekking tot: • Belangenbehartiging (CSO): Zorg, Welzijn & Wonen; Inkomen & Koopkracht; Pensioenen; • Kernprogramma’s Waardig Ouder Worden, Menselijke Maat en Arbeidsparticipatie; • Vereniging: Afdelingen, regiocoördinatoren, vrijwilligersbeleid, netwerkgroepen; • Aandeel actie vrijwillige bijdrage afdelingen; • Ledenblad Perspectief, website, nieuwsbrieven; • Ledenvoordelen; • Ledenwerving; • Pers & Publicaties; • ICT.
FINANCIERING De inkomsten van de PCOB zijn voor wat betreft het structurele deel afkomstig van de leden (contributie – contributieafdracht). Daarom is ledenbehoud en ledenwerving van cruciaal belang. De inkomsten van de vereniging PCOB kunnen over de afgelopen jaren grofweg worden ingedeeld naar 25% overheidssubsidie en 75% contributieafdracht. De afgelopen jaren zijn de eerste stappen gezet om de inkomstenbronnen van de PCOB te verbreden. Subsidies van overheidswege (zowel instelling- als projectsubsidies) vallen weg. Overheidssubsidies blijven wel bestaan (lokaal, provincie, landelijk, Europees), maar dit zijn altijd projectsubsidies . Leden worden kritischer en willen terecht weten welke resultaten worden beoogd . De vereniging is met circa 97.000 leden een interessante partij voor het bedrijfsleven om commerciële activiteiten te ontplooien. Verdere inkomsten zijn te realiseren door provisie op contracten en door sponsoring en subsidies. Daarnaast kunnen nieuwe spelers (bedrijfsleven, onderzoeksinstellingen) strategische partners van de PCOB zijn. Onderstaand een specificatie van de financiering voor 2014: Contributieafdracht: De begroting is op basis van 97.000 leden, conform uitgangspunten in de Basisnotitie. Daarnaast is de afdracht aangepast naar € 23,- (individueel lid) en € 39,- (leefverband).
pagina 14 van 19
Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013 Bedrijfsleven: Deze post valt uit te splitsen in de volgende onderdelen: Advertenties: Dit betreft met name de advertenties in het ledenblad. Deze advertenties worden geworven door het door PCOB ingeschakelde advertentie-acquisitiebureau PSH. Daarnaast heeft PCOB rechtstreeks afspraken met enkele commerciële samenwerkingsrelaties inzake advertenties in Perspectief. Richting de toekomst zullen andere vormen worden uitgewerkt. Vormen die ook passen bij een krimpende markt van advertenties in gedrukte media. Inkomsten uit bedrijfsleven (incl. ledenvoordelen): In de afgelopen jaren zijn er afspraken/contacten met de volgende bedrijven/organisaties gemaakt: Zorg- en schadeverzekeringen (verzekeraars) / webshop PCOB. Enerzijds verschaft het bedrijfsleven inkomsten aan onze organisatie en anderzijds kan een extra service/kwaliteit en/of korting worden gegeven aan de leden. Wat betreft verzekeraars heeft het ook inhoudelijke meerwaarde omdat juist niet alleen de korting van belang is, maar vooral de kwaliteit die geleverd wordt in uitbreiding van de voorwaarden en dekking en het voorkomen van discriminatie van senioren. Het leveren van die kwaliteit aan de leden kan soms ten koste gaan van de door de leden te betalen prijs of premie. Beide aspecten, kwaliteit en prijsvoordeel voor leden, worden betrokken in de onderhandelingen. In de maanden juli tot september 2013 is gebleken dat zorgverzekeraars hun beleid t.a.v. een financiële bijdrage aan partners (waaronder PCOB) rigoureus wijzigen. In verband met (ook voor hen) de economische crisis en verliesgevende contracten worden de voorwaarden in contracten met partners aangepast en gelijk getrokken. Het beleid van onze grootste partner VGZ is erop gericht dat voor alle klanten hetzelfde gaat gelden. Dat betekent dat er voor de collectieve contracten afspraken worden gemaakt qua inhoud en korting. Daarnaast worden afspraken gemaakt over gezamenlijke marketingactiviteiten. Van een financiële bijdrage aan de organisatie PCOB is geen sprake meer. De consequentie hiervan is verwerkt in de begroting 2014 en de meerjarenraming. Specificatie begroting 2014 Advertenties Bijdrage zorg- en schadeverzekeringen in marketingactiviteiten Totaal
€ 380.000,€ 40.000,€ 420.000,-
pagina 15 van 19
Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013 Fondsen/subsidies/overig: Deze post valt uit te splitsen in de volgende onderdelen:
Interne fondsenwerving Hier valt de jaarlijkse actie vrijwillige bijdrage onder. Jaarlijks worden leden gevraagd om een extra bijdrage voor bepaalde activiteiten. Een deel daarvan gaat naar de afdelingen. In het overzicht is de bruto opbrengst meegenomen. Het deel voor de afdelingen staat onder kosten bij Activiteitenkosten. Daarnaast kan gedacht worden aan de intensivering op het gebied van legaten en erfstellingen. Fondsen/Instellingen Dit betreft financiering vanuit fondsen/instellingen, anders dan de overheid. Inmiddels heeft de PCOB contacten met een aantal fondsen en dit kan worden uitgebreid, mits we in staat zijn inhoudelijk goede programma’s en projecten te schrijven. In 2013 is gebleken dat dit nog onvoldoende ontwikkeld is en dat in het kader daarvan (net als bij de inkomsten uit het bedrijfsleven), de verwachte financiering (zoals in de Basisnotitie staat vermeld) naar beneden moeten worden bijgesteld naar een realistisch niveau. Subsidies overheden De afgelopen jaren is gebleken dat de overheid fors heeft gekort op instelling- en projectsubsidies. Ook de PCOB heeft daar de consequenties van ondervonden. De komende jaren laat deze post dan ook een flinke daling zien. Toch blijven mogelijkheden zich voordoen op lokaal, provinciaal, landelijk als Europees niveau. Kwaliteit is de toetssteen, en we blijven mogelijkheden zien om hier financiering op binnen te halen. Ook hier geldt dat in 2013 is gebleken dat dit nog onvoldoende ontwikkeld is en dat in het kader daarvan (net als bij de inkomsten uit het bedrijfsleven), de verwachte financiering (zoals in de Basisnotitie staat vermeld) naar beneden moeten worden bijgesteld naar een realistisch niveau. Overig Hieronder vallen de renteopbrengsten, verkoop artikelen en overige baten. Specificatie begroting 2014: Projectsubsidies(Min. VWS/PGO) Instellingssubsidie Actie vrijwillige bijdrage Overig (rente, verkoop, etc.)
€ 328.000,€ 0,€ 235.000,€ 51.000,-
Totaal
€ 614.000,-
In 2014 wordt voor een bedrag van € 63.000,- een beroep gedaan op de reserve PCOB Nieuwe Stijl. Voor de jaren 2015 en 2016 wordt er in de meerjarenraming van uitgegaan dat er mogelijk een beroep moet worden gedaan op de reserve Verenigingsprogramma’s.
pagina 16 van 19
Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013 Toelichting aanwending reserve Verenigingsprogramma’s “PCOB streeft ernaar om budgetneutraal te werken, waarbij inkomsten en bestedingen tijdens een boekjaar in evenwicht zijn. Indien er overschotten of tekorten worden gerealiseerd over een boekjaar, dan kunnen deze toegevoegd c.q. onttrokken worden aan deze reserve. In de toekomstvisie van de PCOB worden de activiteiten ingedeeld in drie onderdelen, t.w. Inhoud, Vereniging en Leden. Het beleid van de PCOB is erop gericht dat activiteiten t.b.v. leden voor het grootste gedeelte worden gefinancierd vanuit de contributie. Daarnaast zal een kleiner deel van de activiteiten, vallend onder de onderdelen Inhoud en Vereniging, ook uit de contributie worden gefinancierd. De overige activiteiten zullen gefinancierd worden uit andere inkomstenbronnen dan de contributie. Te denken valt aan subsidies, sponsoring, commerciële activiteiten, fondswerving, etc. Daarnaast is een bron van financiering, het geld dat in een bepaald jaar extra is verkregen en niet voor dat boekjaar benodigd is voor financiering van activiteiten in dat jaar. Dit geld kan toegevoegd worden aan deze bestemmingsreserve en gebruikt worden ter (gedeeltelijke) financiering van activiteiten, die onder deze sub-gebieden vallen. Op deze manier wordt een buffer gecreëerd om de continuïteit van de activiteiten te waarborgen.” Besluitvorming Ledenraad: Het landelijk bestuur stelt aan de Ledenraad voor om goed te keuren: 1. Het jaarplan 2014; 2. De begroting 2014; 3. De verhoging van de contributieafdracht met € 1,- per lid (Afdracht voor een individueel lid komt daarmee op € 23,- en voor een leefverband op € 39,-); 4. De verhoging van de adviescontributie met € 1,- per lid die daarmee komt op € 36,50 voor een individueel lid en € 58,50 voor een leefverband.
pagina 17 van 19
Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013 BEGROTING 2014 EN MEERJARENRAMING PCOB * € 1000
Jaar 2013 Begroting Prognose
2014 Begroting
2015 Raming
2016 Raming
KOSTEN Personeel Huisvesting Kantoorkosten Afschrijving & rente Bestuur & Toezicht Inhuur extern Activiteitenkosten CSO
1.774 136 200 57 68 309 1.376 0
1.749 110 175 32 80 274 1.350 0
1.350 120 190 35 100 150 1.200 0
1.384 123 195 36 102 154 1.230 PM
1.418 126 200 37 104 158 1.261 PM
TOTAAL KOSTEN
3.920
3.770
3.145
3.224
3.304
FINANCIERING Contributieafdracht Bedrijfsleven Fondsen/Subsidies/Overig PCOB Nieuwe Stijl (bestemmingsreserve) (*) Verenigingsprogramma's (bestemmingsreserve) (**) TOTAAL FINANCIERING
1.989 749 893 191 0 3.822
1.965 630 950 127 0 3.672
2.048 420 614 63 0 3.145
2.003 500 500 1 220 3.224
2.056 600 550 0 98 3.304
-98
-98
0
0
0
RESULTAAT
pagina 18 van 19
Bijlage 4 Jaarplan & Begroting bij Ledenraad 28 nov 2013
(*) Bestemmingsreserve PCOB Nieuwe Stijl Stand 1/1 Mutatie Stand 31/12
(**) Bestemmingsreserve Verenigingsprogramma's Stand 1/1 Mutatie Stand 31/12
Jaar 2013 Begroting Prognose
2014 Begroting
2015 Raming
2016 Raming
191 -127 64
64 -63 1
1 -1 0
0 0 0
590 -98 492
492 0 492
492 -220 272
272 -98 174
pagina 19 van 19
