Jaarlijkse Algemene Vergadering D.B.V. Arriba Woensdag 22 Oktober 2014 – 19:00 uur Locatie: Utwente Campus – Bastille Room 4
Addendum
Jaarverslag Penningmeester Ik begon dit bestuursjaar met het stellen van 3 doelen voor mezelf. De Functie Ten eerste wilde ik eens uit de wereld van psychologie, theorieën en lappen tekst en aan de slag met financiën. Ik wilde leren wat er allemaal bij kijken als penningmeester van een vereniging. Ik had al enige ervaring met balansen en resultatenrekeningen, maar nooit op zo’n grote schaal. Het was een mooie kans om iets nieuws te leren en ervaring op de doen in een ander gebied dan ik gewend ben. Rekeningen betalen en het overzicht bijhouden was één kant van de functie, dan andere kant was moeilijke beslissingen maken. Zoals Redmer ook al noemt in zijn verslag kregen we dit jaar twee D-fouten vlak achter elkaar. Hierdoor moesten wij twee keer administratieve kosten van 135 euro betalen. Aangezien er in de statuten niets over administratieve kosten stond, konden we de kosten niet zomaar verhalen op de bestreffende spelers. Na heel veel discussiëren en overleggen zijn we tot de beslissing gekomen om de kosten op ons te nemen. Deze beslissing kwam nadat we met de betreffende spelers hadden gesproken. Ik besefte toen dat dit onze eerste stap had moeten zijn, praten met de spelers. Communicatie ging een beetje via via en we hadden vanaf het eerste moment duidelijk moeten zijn. Een andere moeilijke beslissing vond ik het beboeten van onze scheidsrechters. Normaal gesproken krijgt een scheidsrechter een boete als hij niet op komt dagen of geen vervanging regelt. Dit jaar hadden we echter erg weinig Fscheidsrechters tot onze beschikking en was het elk weekend goed opletten of er daadwerkelijk scheidsrechters aanwezig waren en we hebben vaak op korte termijn nog moeten rondbellen. Ik vond het moeilijk om ze een boete te geven als ze een keer geen vervaning hadden geregeld, omdat alle scheidsrechters in het algemeen vaak vloten en allemaal wel een keer voor iemand anders hebben ingevallen. Ik heb ze dan ook geen boetes gegeven, achteraf had ik hier strenger in moeten zijn zodat scheidsrechters niet te laks werden in het vinden van vervanging. Gelukkig hebben we dit jaar een succesvolle F-scheidsrechterscursus gehad, waardoor we voor komend jaar weer meer scheidsrechters zullen hebben. De vereniging Ten tweede wilde ik graag iets betekenen voor de vereniging. Mijn eerste jaar bij Arriba was erg goed bevallen en ik wilde graag meer doen. Vergaderen met het bestuur en zaken regelen in belang van de vereniging was erg leerzaam. Ik was bestuursverantwoordelijke van de batacommissie dit jaar. Dit wilde ik zelf ook graag, omdat de batavierenrace echt een geweldig evenement is. We waren in totaal met z’n 4en en de organisatie ging prima. Ik had er alleen niet bij stil gestaan om van te voren een begroting te maken voor dit evenement. Uiteindelijk bleken de gadgets duurder te zijn dan verwacht en lagen de uitgaven aan de batavierenrace dan ook erg hoog. Dit hadden we kunnen voorkomen voor een betere inschatting te maken aan het begin. Damesteam Als laatste, en misschien wel het belangrijkste, wilde ik weer een damesteam opzetten. Het eerste jaar speelde ik geen competitie, omdat ik vaak in het weekend nog naar huis
ging of moest werken.Toch wilde ik het komende jaar wel weer competitie gaan spelen. Helaas waren hier niet genoeg speelsters voor en dat vond ik echt heel jammer. Ik vond het een mooie uitdaging en was erg gemotiveerd toen we ineens met 20 dames waren. Niet iedereen wilde competitie spelen, maar het begin was er! Ik probeerde zoveel mogelijk aanwezig te zijn en dames aan te spreken en te vertellen over Arriba als ze op de trainingen kwamen. Tevens probeerde ik de activiteiten ook zoveel mogelijk te promoten bij de dames, zodat de VB niet alleen vol stond met heren en ze werden betrokken bij de vereniging. Ook heb ik ons damesteam ingeschreven voor een damestoernooi, wat een erg geslaagde dag werd. Helaas was de opkomst na een half jaar een stuk minder, maar nog steeds bleven er genoeg dames over om te trainen. Aan het eind van het seizoen hadden we weinig dames die definitief competitie wilden spelen, waardoor ook wij weer voor een moeilijke keuze stonden. Ik ben heel blij dat we besloten hebben om het damesteam in te schrijven in de competitie aangezien we nu een vol en enthousiast damesteam hebben. Hoewel ik mijn bestuursjaar helaas niet met jullie kan afsluiten omdat ik Zweden zit, wil ik jullie (en mijn bestuursgenoten) bedanken voor een erg leuk en leerzaam jaar! Moniek Scholten Penningmeester D.B.V. Arriba
Balans Vlottende activa Debiteuren Leden Nog te ontvangen bedragen Materialen Subtotaal vlottende activa
Beginbalans per 31-082013
Mutatie
Eindbalans per 31-08-2014
€ 3.085,65 € 0,00
€ 374,68€ 153,21
€ 2.710,97 € 153,21
€ 0,00 € 560,00
€ 0,00 € 0,00
€ 0,00 € 560,00
€ 3.645,65
€ 221,47-
€ 3.424,18
€ 116,88 € 1.650,73
€ 148,65 € 3.665,24
€ 265,53 € 5.315,97
Liquide middelen Kas ING rc ING Toernooi commissie Zakelijke spaarrekening Subtotaal Liquide middelen
€ 2.749,68 € 9.794,34
€ 2.749,68€ 206,71-
€ 0,00 € 9.587,63
€ 14.311,63
€ 857,50
€ 15.169,13
Totaal actief
€ 17.957,28
€ 18.593,31
€ 11.983,56 € 3.000,00 € 500,00 € 1.985,00
€ 500,00 € 0,00 € 1,04-
€ 11.983,56 € 3.500,00 € 500,00 € 1.983,96
€ 17.468,56
€ 498,96
€ 17.967,52
€ 294,68 € 194,04
€ 6,77€ 143,84
€ 287,91 € 337,88
€ 488,72
€ 137,07
€ 625,79
Eigen Vermogen Reserve Algemeen Reserve Kleding Reserve Lustrum Resultaat 2013-2014 Subtotaal Eigen Vermogen Kort Lopende schulden Crediteuren Nog te betalen bedragen Subtotaal kortlopende schulden Totaal passief Controle
€ 17.957,28
€ 18.593,31
€ 0,00
€ 0,00
Toelichting balans Debiteuren Bedragen die mensen/instanties nog verschuldigd zijn aan Arriba, afgezien van de contributies van afgelopen jaar. Een aantal bedragen van vorig boekjaar zijn inmiddels betaald. ING Toernooi commissie de afwezigheid van een breedtetoernooi werd deze rekening nauwelijks gebruikt dit jaar. Door de hoge rekeningkosten is er besloten deze rekening op te heffen. Crediteuren Geld dat de vereniging nog moet overmaken aan personen/instanties. Er moet nog een bedrag van de bond worden ontvangen, dit wordt verekend in een toekomstige factuur. Resultaat We hebben erg veel boetes ontvangen van de NBB en moesten onverwachts uitwijken naar een externe locatie. Daartegenover hebben we veel inkomsten gemaakt van de bardiensten in het sportcentrum dit jaar.
Resultatenrekening BATEN Verenigingscontributie Bonds en Rayon contributies Registratie ISS 1e ronde bardienst uitkering 2e ronde bardienst uitkering Nog te ontvangen omzet Rente Sponsoring Subsidie studenttrainers Ontvangen boetes Verkoop gadgets Werkacties Niet begrote baten vorig boekjaar Vrijvallen kledingreserve Buitengewone baten Baten te verekenen Totaal
LASTEN Reiskosten Vergoeding studenttrainers Vergoeding invallers tafelen Vergoeding barteam Batavieren-race Toernooien GNSK Bonds en Rayonafdrachten Consumpties scheidsrechters IMA Administratie Bestuurskosten Bestuurskleding Caravanstalling Promotie Activiteiten Scheidsrechterscursus Coachcursus Betaalde boetes Oninbare vorderingen
Resultaat 2013-2014 € 1.890,00 € 2.640,00 € 45,00 € 1.289,50 € 1.680,74 € 0,00 € 93,29 € 0,00 € 168,46 € 72,50 € 0,00 € 850,00 € 0,00 € 0,00 € 736,63 € -0,00 € 9.466,12
Resultaat 2013-2014 € 0,00 € 630,00 € 0,00 € 197,20 € 957,39 € 151,60 € 0,00 € 3.531,70 € 33,80 € 277,38 € 324,00 € 179,40 € 139,10 € 0,00 € 275,04 € 531,78 € 208,10 € 0,00 € 714,00 € 218,14
Begroting 2013-1014 € 1.975,00 € 3.015,00 € 45,00 € 1.600,00 € 450,00 € 100,00 € 0,00 € 1.200,00 € 200,00 € 50,00 € 900,00
€ 9.535,00
Begroting 2013-2014 € 50,00 € 1.200,00 € 40,00 € 200,00 € 750,00 € 400,00 € 3.200,00 € 40,00 € 650,00 € 200,00 € 300,00 € 150,00 € 450,00 € 750,00 € 400,00 € 250,00 € 200,00
Kleding reserve Barteamshirts Lustrum reserve Materialen Opknappen caravan Niet begrote lasten vorig boekjaar Buitengewone lasten Lasten te verrekenen Kruispost Totaal lasten
€ 500,00 € 339,05 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 259,48 € 0,00 € 0,00
€ 500,00 € 300,00 € 0,00 € 30,00 € 20,00 € 500,00
€ 9.467,16
€ 10.580,00
€ 1,04-
€ 1.045,00-
€ 9.466,12
€ 9.535,00
Resultaat naar balans Totaal
Toelichting baten Verenigingscontributie De totale bijdrage van alle leden aan de vereniging. Dit jaar is de verenigingscontributie verlaagd met 10 euro voor recreanten en 20 euro voor competitie-spelende leden. Dit door de invoering van de werkactie. Bonds en Rayon contributies De totale bijdrage van alle leden aan de NBB en NBB Rayon oost. Registratie ISS Het inschrijfgeld voor de nieuwe leden die competitie gaan spelen. Rente De rente verkregen met de spaarrekening. Subsidie studenttrainers Dit bedrag is verschil tussen de subisidie die we toegewezen hebben gekregen en de hoeveelheid geld aan instructie van de hoofdtrainer (Bas). We kwamen er pas laat achter dat we dit bedrag moesten aanvragen bij het sportcentrum. Ontvangen boetes Boetes ontvangen van leden. Door het gebrek aan scheidsrechters dit jaar zijn we minder streng opgetreden dan we in het begin van het jaar van plan waren. Verkoop gadgets Er zijn dit jaar geen gadgets verkocht.
Werkactie Wanneer een lid niet actief was binnen de vereniging werd er een bedrag bij de contributie opgeteld. Dit was 20 euro voor recreanten en 40 euro voor competitiespelende leden. Buitengewone baten Dit bedrag bestaat voornamelijk uit teruggevorderde zaalhuur en een bedrag dat nog open stond van vorig boekjaar.
Toelichting lasten Reiskosten Vergoeding voor reiskosten naar bijvoorbeeld vergaderingen. Er zijn dit jaar geen reiskosten gedeclareerd. Vergoeding studenttrainers Studenttrainers krijgen een vergoeding van €7,50 per uur voor de gemaakt trainingsuren. Vergoeding invallers tafelen Bij het niet op komen dagen voor het tafelen moet er iemand onverwacht in komen vallen, hiervoor wordt een vergoeding uitgekeerd. Vergoeding barteam Leden krijgen één consumptie bij elke bardienst die ze draaien. Batavieren-race De kosten gemaakt voor de Batavierenrace. Dit is hoger uitgevallen dan begroot, omdat de gadgets duurder waren dan verwacht. Er was van te voren geen goede begroting gemaakt voor dit evenement. Toernooien Kosten voor het nieuwjaarstoernooi, flaba en het damestoernooi in Amersfoort Bonds en Rayonafdrachten De ledenbijdrages en teambijdrages aan Rayon oost en de NBB. Ook de scheidsrechterskosten vallen onder deze post. Consumpties scheidsrechters E-scheidsrechters ontvangen een consumtiebon om een consumptie te nuttigen in de kantine na het fluiten van een wedstrijd in het sportcentrum.
IMA Verenigingsbijdrage aan instructie, materiaal en accommodatie geleverd door het sportcentrum. Door een onjuiste berekening aan het begin van het jaar komt het resultaat niet overeen met de begroting. Administratie Kosten voor het beheren van de zakelijke rekeningen, boekhoudmateriaal en de hosting van de website. Deze kosten vielen hoger uit door een misverstand over het hosten van de website. Dit is nu opgelost voor de komende jaren, dus dan zal deze post weer lager uitvallen. Bestuurskosten Kosten zoals bedankjes aan leden/trainers, kosten ledenvergdering en rondjes geven door het bestuur. Bestuurskleding Kosten van bestuurskleding. Promotie Promotiekosten voor de vereniging bijvoorbeeld het printen van posters, flyers, stickers of kick-in shirts. Dit is laag uitgevallen omdat er nog heel veel promotiemateriaal over was van voorgaande jaren. Er is nog geen factuur binnengekomen over de huur van het kraampje. Activiteiten Kosten van allerlei activiteiten voor de vereniging. Veel activiteiten zijn door de leden zelf betaald. Scheidsrechterscursus De scheidsrechterscursus viel positief uit omdat er geen extra kosten zijn gemaakt aan zaalhuur. Betaalde boetes Deze post is erg hoog uitgevallen door het tekort aan spelers bij H3. We hebben een aantal wedstrijden moeten afzeggen zowel van H3 als van H4. Ook zijn er veel fouten gemaakt met betrekking op het noteren van spelers en spelersnummers. Oninbare vorderingen Er is een debiteurbedrag van 218,14 afgeschreven van een aantal jaren geleden. Dit bedrag is beschouwd als oninbaar. Kleding reserve Geld dat opzij gezet wordt voor de aankoop van nieuwe wedstrijdkleding.
Barteamshirts Dit jaar zijn er nieuwe barteamshirts aangeschaft een een tas om deze shirts netjes te vervoeren. Materialen Er zijn dit jaar geen nieuwe materialen aangeschaft. Opknappen caravan Er zijn dit jaar geen kosten gemaakt aan het onderhoud van de caravan. Niet begrote lasten vorig boekjaar Er zijn geen onverwachtte lasten van vorig boekjaar omhoog gekomen. Buitengewone lasten Door het missen van een zaal in de winterperiode hebben we gebruik moeten maken van een externe locatie om te trainen.
