Jaarbericht Het Utrechts Archief
2013
Jaarbericht Het Utrechts Archief 2013 inhoud
Inleiding
Collectiebeheer De archieven online
Aanwinsten
Publieksbereik en educatie
E-depot
Van inspectie naar advies
Midden in de samenleving
In 2013 ging Het Utrechts Archief met de nieuwe directeur Chantal Keijsper aan de slag om de twee ambities in de huidige beleidsperiode waar te maken. Het Utrechts Archief wil het gebruik van de collectie bevorderen én de organisatie in gereedheid brengen voor integraal digitaal beheer van de collectie en van toekomstig gevormd digitaal archief. In 2013 kwamen 550.000 archiefbronnen online en vernieuwde Het Utrechts Archief de volledige ICT-infrastructuur. Inmiddels zijn bijna 2,5 miljoen digitale bronnen met gegevens van meer dan 6 miljoen Utrechters uit het verleden online beschikbaar. Het Utrechts Archief speelde een vooraanstaande rol bij de ontwikkeling van het E-depot en breidde de archiefinspectietaak uit. Het bezoek aan de tentoonstellingen in het Publiekscentrum steeg met ruim 15%.
Het Utrechts Archief wordt bestuurd en gefinancierd door de rijksoverheid en de gemeente Utrecht in de gemeenschappelijke regeling. In 2013 sloot Het Utrechts Archief een dienstverleningsovereenkomst met de provincie Utrecht voor het beheren en beschikbaar stellen van de archieven van het provinciaal bestuur. Ook beheerde Het Utrechts Archief in 2013 de archieven van de gemeenten Zeist en Nieuwegein. Het Utrechts Archief hield via dienstverleningsovereenkomsten toezicht op het informatiebeheer in de gemeenten Nieuwegein en de gemeenten die zijn aangesloten bij Archief Eemland. Met RHC Vecht en Venen werd in 2013 eveneens een overeenkomst gesloten voor ondersteuning bij de archiefinspectie.
Als onderdeel van het meerjarenbeleidsplan stelde Het Utrechts Archief in 2013 een nieuwe missie vast: Het Utrechts Archief verwerft en bewaart de bronnen van de Utrechtse geschiedenis, om ze ter beschikking te stellen aan het publiek. We verbinden de inwoners van de stad en regio met elkaar en hun omgeving, door samen het verhaal van de Utrechtse geschiedenis te vertellen. Het Utrechts Archief biedt een aantrekkelijk publieksprogramma en innovatieve digitale dienstverlening, Het is een toonaangevend expertisecentrum op het gebied van informatiebeheer en een deskundig partner voor instellingen en overheden in de regio.
Voor het realiseren van de missie zijn vier kernwaarden leidend voor de interne omgangsvormen en de wijze waarop de organisatie naar buiten treedt: verbindend, duurzaam, toegankelijk en betrouwbaar. De speerpunten van beleid zijn: - - - -
Digitale dienstverlening: toegankelijk voor iedereen en overal Ontwikkeling en implementatie van duurzaam digitaal beheer Het Utrechts Archief: Leren en beleven Toezicht op de digitale overheid: krachten bundelen in de regio
De archieven online In 2013 zette Het Utrechts Archief belangrijke stappen om integraal digitaal beheer van de collectie mogelijk te maken. De meest gevraagde en kwetsbaarste bronnen van Het Utrechts Archief worden in de aankomende jaren met voorrang gedigitaliseerd. In 2013 werden ruim 550.000 scans van archief- en beeldmateriaal gepubliceerd in de Archief- en Beeldbank. In totaal zijn inmiddels bijna 2.5 miljoen scans te vinden op www.hetutrechtsarchief.nl. Het publiek maakt op grote schaal gebruik van de collectie via internet: in 2013 verviervoudigde het gebruik en werden de pagina’s op de website meer dan 17 miljoen keer bekeken. Het beheer van een omvangrijke digitale collectie stelt hoge eisen aan de ICTorganisatie. Ter voorbereiding op integraal digitaal werken is daarom in 2013 een nieuwe ICT-infrastructuur gerealiseerd, waarbij alle hardware en besturingssystemen zijn vervangen.
Afbeelding van het comité Bollebakker, afkomstig uit een particulier archief, die in 2013 gepubliceerd werd in de Beeldbank.
Collectiebeheer Om ervoor te zorgen dat de bronnen in goede conditie en beschikbaar waren voor raadpleging of digitalisering, besteedde Het Utrechts Archief de nodige zorg aan de materiële staat ervan. Charters, tekeningen, foto’s, documenten en ander materiaal werden onder optimale condities bewaard, zo nodig getest op schade en in sommige gevallen gerestaureerd. Om het behoud van de collectie te borgen werd in 2013 een nieuw Collectie Behoudsplan vastgesteld en het Collectiehulpverleningsplan vernieuwd. Ruim 200 meter archief werd opnieuw verpakt om in 2016 aan alle normen van het Deltaplan Archiefbehoud te kunnen voldoen. De specialisten van Het Utrechts Archief conserveerden en restaureerden meer dan 800 aanwinsten, tekeningen en prenten uit de collectie beeldmateriaal. Een belangrijk deel van de collectie bewegend beeld, dat lange tijd was uitgeplaatst bij Beeld & Geluid in Hilversum, verhuisde terug naar de speciaal daarvoor ingerichte depots van Het Utrechts Archief. Ruim 100 meter archief dat onvoldoende ontsloten was, werd toegankelijk gemaakt, zoals de archieven van Huis de Blauwe Kamer bij Rhenen, de Utrechtse Rechtbank van koophandel en het Stedelijk Gymnasium. Meer dan 3000 publicaties en objecten uit de collectie Beeldmateriaal werden geselecteerd en beschreven, zoals de foto’s uit het Utrechts Nieuwsblad en tekeningen uit de Topografische Atlas van het Rijksarchief.
Aanwinsten Het Utrechts Archief verwerft naast overheidsadministratie ook archieven van particulieren en instellingen die belangrijk zijn voor het collectief geheugen van de stad en provincie. Daarnaast heeft Het Utrechts Archief een landelijke bewaarfunctie voor de archieven van kerkgenootschappen, levensbeschouwelijke bewegingen en de Nederlandse Spoorwegen. In de periode 2013-2016 ligt de nadruk op het verwerven van archieven over nieuwkomers in de stad, kastelen en buitenplaatsen en de voorgangers van de Protestantse Kerk Nederland. In 2013 werden onder meer archieven opgenomen van de Humanistische beweging, Nederlandse Zendingsraad, Ooster Stoomtrammaatschappij, Utrechtse Politie Sportclub, kunstenares Dirkje Kuik, studentenvereniging Veritas en bakkerij Lubro.
De bibliotheek en collectie beeldmateriaal van Het Utrechts Archief worden jaarlijks door aankoop en schenking aangevuld met publicaties, periodieken en beeldmateriaal zoals tekeningen, foto’s, affiches en films. In 2013 waren er verschillende bijzondere aanwinsten, zoals een serie scans van foto’s van het comité Bollebakker uit de meidagen van 1940, foto’s van Utrechtse sloppen en stegen in Utrecht en een reeks luchtfoto’s uit 1951. De vriendenstichting schonk een zeldzame tekening van Jan Hendrik Verheijen (1778-1846). Het is een belangrijke aanwinst, omdat er nauwelijks historisch beeldmateriaal van het getekende stadsdeel bestaat. Verheijen tekende het stadsgezicht van de Weerdsingel Westzijde en Bemuurde Weerd Oostzijde rond 1830. In het midden van de zeer gedetailleerde tekening is de Weerdsluis afgebeeld. Er zijn details te zien zoals een kar, stadsbewoners, zakken handelswaar, een openbaar toilet en een werfkelder. Het werk werd na de verwerving tentoongesteld in het Publiekscentrum en wordt in 2014 weer zichtbaar gemaakt in het straatbeeld, precies op de plek waar Verheijen in 1830 stond.
E-depot In 2017 moeten overheden volledig digitaal werken. De rijksoverheid heeft een eenmalige bijdrage ter beschikking gesteld voor het project Digitale Taken Rijksarchieven, waarmee de RHC’s, waaronder Het Utrechts Archief, en het Nationaal Archief een infrastructuur kunnen opzetten om de rijksarchieven duurzaam digitaal te beheren en toegankelijk te maken. Deze voorziening wordt opschaalbaar gemaakt voor de aansluiting van lagere overheden. Het Utrechts Archief speelt een vooraanstaande rol in het landelijke project E-depot. Eind 2013 ging Het Utrechts Archief samen met de gemeente Utrecht van start met een pilot om archieven in het E-depot op te kunnen nemen.
Publieksbereik en educatie Iedereen kan in Het Utrechts Archief terecht om meer te weten te komen over de geschiedenis van de stad en provincie. Bijvoorbeeld door onderzoek te doen in de archieven, een tentoonstelling te bezoeken, of samen met de klas deel te nemen aan het educatieprogramma. In 2013 stond de herdenking van de Vrede van Utrecht (1713) centraal in het Publieksprogramma. Na een verbouwing van enkele maanden, waarbij de omvang van de zaal voor de tijdelijke tentoonstelling fors werd uitgebreid, ging het vernieuwde Publiekscentrum op 15 maart feestelijk open. De tentoonstelling Hoge pruiken, plat vermaak was succesvol en werd door bijna 15.000 volwassenen en kinderen bezocht. Aan de expositie was een uitgebreid activiteitenprogramma gekoppeld, met themaavonden, lezingen en activiteiten voor jong en oud. Speciaal voor de tentoonstelling
werd het boekje Amoureuze en pikante geschiedenis van het congres en de stad Utrecht uit het Frans vertaald en van een inleiding voorzien. In samenwerking met de striptekenaarscollectief De Inktpot, de Stichting Vrede van Utrecht en de gemeente Utrecht werd het stripboek De dans van de gezanten gepubliceerd. De expositie kreeg ruime aandacht op radio en televisie, zowel in landelijke als regionale media. Het publieksprogramma werd zeer goed gewaardeerd door de bezoekers. Het Utrechts Archief kreeg in 2013 dan ook samen met de Domtoren de hoogste bezoekerswaardering van de musea in Utrecht. Het bezoek aan de studiezalen nam licht af, net als in de voorgaande jaren. Deze daling weerspiegelt een landelijke trend. Omdat Het Utrechts Archief digitaal gebruik van archieven en collecties stimuleert, verloopt de dienstverlening in toenemende mate via internet. Het Utrechts Archief maakte in 2013 de keuze zich meer te richten op de eigen exposities in het Publiekscentrum. Het bereik van de externe exposities daalde hierdoor.
Bezoekcijfers Het Utrechts Archief 2013
Van inspectie naar advies Als toezichthouder op het informatiebeheer van de gemeente Utrecht speelt Het Utrechts Archief een belangrijke rol bij de inrichting van de nieuwe digitale werkomgeving bij deze overheid. Waar deze rol vanouds gestalte kreeg door middel van inspecties, richt Het Utrechts Archief zich nu meer op advisering over informatiebeheer. Zo was het archief in 2013 intensief betrokken bij de totstandkoming van het sinds 2010 bij wet verplicht gestelde kwaliteitssysteem en de vernieuwing van de gemeentelijke Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer, met belangrijke nieuwe componenten als het Strategisch Informatieoverleg en het Informatiebeheerplan. Het toezicht op het informatiebeheer in de gemeente Nieuwegein en in de gemeenten die zijn aangesloten bij Archief Eemland vindt plaats op basis van een dienstverleningsovereenkomst (DVO). In 2013 werd ook een overeenkomst gesloten met RHC Vecht en Venen voor ondersteuning bij de archiefinspectie. Om het toezicht op de digitale overheid in de provincie Utrecht te versterken is bundeling van capaciteit en kennis nodig. Het Utrechts Archief zet daarom in op het sluiten van meer DVO’s met archiefdiensten in de provincie.
Midden in de samenleving Het Utrechts Archief verbindt de inwoners van de stad en provincie door gezamenlijk het verhaal van de Utrechtse geschiedenis te vertellen. Bijvoorbeeld samen met de vrijwilligers, die bronnen toegankelijk maakten en bezoekers ontvingen in het Publiekscentrum. Ook bood Het Utrechts Archief werkervarings- en stageplaatsen aan leerlingen van verschillende niveaus. In samenwerking met particulieren en instellingen werd de collectie ook buiten Het Utrechts Archief gepresenteerd aan een breed publiek, van leerlingen in het primair onderwijs tot senioren in verzorgingshuizen. In 2013 werden onder meer de tentoonstellingen ‘Kanaleneiland vastgelegd’ in het Utrechtse stadhuis en ‘Biografie van een plaats’ in hotel Karel V georganiseerd. Bruiklenen uit de collectie droegen bij aan de totstandkoming van verschillende exposities, onder meer in het Centraal Museum en het Geheugenpaleis van het Nationaal Archief in Den Haag.
In mei 2013 bracht minister Jet Bussemaker van OCW een werkbezoek aan Het Utrechts Archief. De minister kreeg onder meer een rondleiding door de expositie en ging in gesprek met medewerkers en bestuursleden. In de expositie maakte ze samen met Burgemeester Wolfsen een virtuele koetsrit door de stad in 1713. "Een prachtige tentoonstelling waar geschiedenis, kunst, identiteit en plezier aan elkaar gekoppeld worden", aldus de minister.
Samenwerking met de Utrechtse musea Het Utrechts Archief werkt via het samenwerkingsverband Stichting Utrechts Museumkwartier (SUM) met de Utrechtse musea aan cultuureducatie en collectieve promotie. Het onderwijsprogramma ‘Museum voor de klas’ liet klassen in Het Utrechts Archief kennismaken met Utrechters uit het verleden. Voor ouderen werd de tentoonstelling ‘Museum voor één dag’ georganiseerd, die op locatie in verzorgingsinstellingen werd aangeboden. Samen met de Utrechtse musea en andere culturele instellingen nam Het Utrechts Archief deel aan collectieve evenementen als de Culturele Zondagen, Maand van de Geschiedenis, Fotoweek, Stadsdag en de viering van Sint Maarten. Vrienden en sponsoren Het grote (digitale) bereik en de hoge bezoekerswaardering van Het Utrechts Archief werd mede mogelijk gemaakt door bijdragen van vrienden, subsidiënten en sponsoren. In 2013 kreeg Het Utrechts Archief bijdragen voor publieksactiviteiten van het VSBfonds, de Stichting Vrede van Utrecht, Rabobank Utrecht en de Van Baaren Stichting. De inventarisatie en digitale ontsluiting van archieven van de Burgerlijke Stand, Anton Geesink en een collectie migrantenarchieven was mede mogelijk door bijdragen van het Prins Bernhard Cultuurfonds, de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht. Het Utrechts Archief is iedereen die heeft bijgedragen aan de ontsluiting en presentatie van de collectie zeer erkentelijk voor deze steun.
Vrijwilligers en studenten Het Utrechts Archief werd in 2013 ondersteund door een grote groep vrijwilligers, die onder meer de belangrijkste genealogische bronnen uit de 17e en 18e eeuw nader toegankelijk maakten en bezoekers ontvingen. Ongeveer 50 vrijwilligers hielden zich bezig met indicering voor het project Notaris en de Doop-, Trouw- en Begraafboeken. Anderen gingen na hun pensioen als vrijwilliger verder, of maakten bezoekers wegwijs in het Publiekscentrum op de Hamburgerstraat. Het Utrechts Archief bood in 2013 werkervarings- en stageplaatsen aan leerlingen uit het (speciaal) voortgezet en hoger onderwijs, zoals de ROC’s, Reinwardt Academie en Universiteit Utrecht.
Kerncijfers 2013
Het Utrechts Archief bestaat uit de afdelingen Inspectie & Collectiebeheer, Publiek & Presentatie en Bedrijfsvoering. Het Managementteam werd in 2013 gevormd door: Mw. Chantal keijsper (directeur); Dhr. Erik Tigelaar (hoofd Publiek & Presentatie, adjunct directeur); Dhr. Kaj van Vliet (hoofd Inspectie & Collectiebeheer, rijks- en gemeentearchivaris); Dhr. Jeroen van Wolferen (hoofd Bedrijfsvoering: financiën, ICT, receptie); Dhr. Fred Dalhuisen (hoofd Bedrijfsvoering: facilitaire zaken, huisvestingsprojecten). Het Algemeen Bestuur van Het Utrechts Archief bestond in 2013 uit: Dhr. Aleid Wolfsen (voorzitter); Dhr. Vincent van der Burg (vicevoorzitter); Dhr. Kasper Driehuijs; Dhr. Frits Lintmeijer; Dhr. Martin Berendse; Mw. Mirjam de Rijk; Mw. Irmgard Broos (adviseur provincie). Het bestuur van de vriendenstichting van Het Utrechts Archief bestond in 2013 uit: Dhr. W.J. van den Akker (voorzitter); Mw. M.T.C. Blom; Dhr. J. Daalhuizen; Mw. A . Haan; Mw. D. Majoor; Dhr. T.E. Pranger.
