JAARVERSLAG
2014 van
de “STICHTING BOOMKWEKERIJMUSEUM” gevestigd te Boskoop, gemeente Alphen aan den Rijn.
Inhoudsopgave Inleiding
p. 2
Algemeen
p. 3
Activiteiten Museale Team en Werkgroepen
p. 5
Activiteiten Team Onderhoud Gebouwen en Verbouwingen
p. 8
Activiteiten PR/Marketing Team
p. 9
Activiteiten Team Museale Boomkwekerij
p. 10
Activiteiten Team Bedrijfsvoering
p. 10
Externe betrekkingen
p. 12
Vrijwilligersbeleid
p. 14
Bestuur en organisatie
p. 15
Jaarverslag 2014
Boomkwekerijmuseum
Inleiding
*In
2014 werd nadrukkelijk en op verschillende manieren stilgestaan bij het veertigjarig
jubileum van de Stichting Boomkwekerijmuseum. De historie gaat verder terug want al in de jaren twintig van de vorige eeuw was in Boskoop en in de daarmee verbonden sierteeltregio het besef ontstaan voorzichtig te zijn met het weggooien van voorwerpen en documenten betreffende de boomkwekerij. Zo werd de grondslag gelegd voor een collectie. Exposities vonden in de jaren dertig, veertig en vijftig regelmatig plaats. De gemeente Boskoop ondersteunde deze initiatieven en dat droeg eraan bij dat in januari 1974 de oprichting van de Stichting Boomkwekerijmuseum ( hierna te noemen: ‘Museum’) plaatsvond. De ontwikkelingen gingen verder en in februari 2004 verkreeg ons Museum van het Nederlandse Museumregister de officiële registratie. * Niet alleen het verzamelen, opbouwen en tonen van collecties – de z.g. Collectiewaarde – is binnen ons Museum van belang, in der loop der tijd is ook de erkende museale Verbindende Waarde een grote rol gaan spelen: een museum raakt het sociaal beleid van de overheid; het vrijwilligersbeleid en de sociale cohesie spelen een grote rol. De diverse aspecten van de Verbindende Waarde dragen bij aan de door ons Museum uit te dragen sociale interactie zowel tussen onze ruim 70 vrijwilligers onderling als tussen onze vrijwilligers en de bezoekers. Getracht wordt daar zoveel mogelijk aandacht aan te blijven geven. * In aansluiting op het vorenstaande zij vermeld dat dit jubileumjaar 2014 begon met een feestelijke bijeenkomst van onze vrijwilligers op 8 januari 2014. Aan de net aangetreden waarnemend burgemeester Tjerk Bruinsma werd de eerste Jubileumpostzegel van ons Museum uitgereikt. De burgemeester spelde onze vrijwilliger Gerrit Bos een Koninklijke onderscheiding op! *In dit Jaarverslag over 2014 zullen op de gebruikelijke wijze (als in vorige jaren) concrete feiten en gegevens vermeld worden met betrekking tot de gang van zaken in ons Museum, de activiteiten van de Teams, de onderhouden externe betrekkingen en het vrijwilligersbeleid gedurende het jaar 2014.
In de vergadering van 12 mei 2015 heeft het Algemeen Bestuur (AB) dit Jaarverslag vastgesteld.
2
Jaarverslag 2014
Boomkwekerijmuseum
Algemeen.
*Het aantal bezoekers aan ons Museum bleef in 2014 bijna 10% beneden de doelstelling van 5.000 en daarmee werd de groeitrend van 2012 en 2103 afgebroken. In totaal werden in het verslagjaar 4600 bezoekers ontvangen. Het lagere aantal bezoekers in 2014 is conform de landelijke cijfers: de grote musea trokken (veel) meer bezoekers, de kleinere musea minder. De neerwaartse trend was volgens de VVV-Boskoop ook waarneembaar bij het (lagere) aantal toeristen dat in 2014 Boskoop bezocht. Een analyse van onze bezoekersaantallen in 2014 geeft aan dat de teruggang alle categorieën betrof. In het verslagjaar gebruikten 945 op een totaal van 2250 individuele bezoekers de Museumkaart.
*De Jaarrekening 2013 (bestaande uit een Balans en uit een Staat van Baten en Lasten) is voorgelegd aan de externe accountant. Door het AB is kennisgenomen van de Beoordelingsverklaring d.d. 5 augustus 2014 van de accountant alsook van diens Verslag (de zg. Managementletter), daterend van 14 augustus 2014 ( bevattende de belangrijkste bevindingen nav de beoordeling 2013, een terugblik op de bevindingen over 2012 en een beoordeling van de begroting 2014). Met inachtneming hiervan heeft in de AB vergadering van 16 september 2014 de definitieve vaststelling plaatsgevonden en is decharge aan de penningmeester verleend. *Het concept van de Jaarrekening 2014 is door de penningmeester opgemaakt en tezamen met de toelichting in de AB vergadering van 12 mei 2015 door het bestuur besproken. Thans ligt dit ter beoordeling voor bij de externe accountant. Uit de rapportage van de penningmeester blijkt dat de baten in 2014 lager waren dan in 2013. De lasten over 2014 – zowel de algemene als de museale - waren weliswaar ook lager dan in 2013 maar het saldo van baten en lasten blijft beneden dat van 2013. *Voor het in stand houden van ons Museum is de inzet van de grote groep vrijwilligers cruciaal. Bezoekers aan ons Museum, de Sponsor en ook de Vrienden van ons Museum zorgen voor een financieel evenwicht. Ook draagt hieraan bij de mogelijkheid voor groepen om een bezoek aan het Museum te combineren met een ontvangst of presentatie in het fraaie en centraal gelegen Ontvangstpaviljoen met buitenterras, van waaruit zicht bestaat op de Museumkwekerij- en tuin.
3
Jaarverslag 2014
Boomkwekerijmuseum
*In 2014 werd ter verhoging van de efficiency en van de aantrekkelijkheid van ons Museum voor bezoekers het volgende gerealiseerd: 1. Het bestraten van de voetpaden in de museumkwekerijen. 2. De aanschaf van een (kinder)rolstoel, mede mogelijk gemaakt door een donatie van de Fledderus Makaay Stichting. 3. De aanschaf van 3 beamers en scherm ten behoeve van het houden van presentaties in het ontvangst paviljoen. *In de voorgaande jaarverslagen is veel aandacht besteed aan het proces van de zelfanalyse (aan de hand van 12 thema’s ) ten behoeve van de registratie. Ook in 2014 vond die zelfanalyse plaats; daarop werd van het Museumregister commentaar ontvangen bij mail van 30 juli 2014. Inmiddels heeft het Museumregister middels een brief op 23-12-2014 bekend gemaakt dat zelfanalyse aan de hand van de museumnorm blijft bestaan, maar dat dit niet meer gebruikt zal worden voor de beoordeling van de museumregistratie en meer zal dienen als instrument voor interne toetsing en kwaliteitsverbetering. *In samenhang hiermee kan vermeld worden dat in het verslagjaar een eerste stap is gezet voor een nieuw Beleidsplan 2016-2020. Dit zal gebeuren in meerdere stappen; - Allereerst wordt het bestaande Beleidsplan 2010-2015 geëvalueerd; dat is medio 2014 per onderdeel in de acht werkgroepen in gang gezet en inmiddels vrijwel afgerond en op papier gezet. -Vervolgens worden de opmerkingen verzameld en vertaald naar voorstellen voor het nieuwe Beleidsplan. -Vanaf de zomer 2015 zullen dezelfde werkgroepen (op basis van de evaluaties én op basis van de voorstellen) formuleren wat in het Nieuwe Beleidsplan zou moeten worden opgenomen. Verwacht wordt dat op deze wijze eind 2015/begin 2016 zal leiden tot een breed gedragen nieuw Beleidsplan 2016-2020.
4
Jaarverslag 2014
Boomkwekerijmuseum
DE ACTIVITEITEN VAN DE TEAMS De meeste vrijwilligers met vaste taken in het Museum verrichten hun activiteiten binnen het verband van een Team, waarover een der bestuursleden de leiding heeft. Hieronder volgt een overzicht van de werkzaamheden die de Teams dit jaar hebben uitgevoerd. Het Museale Team Het Museale Team ontbeerde in 2014 nog steeds een voorzitter. De taak werd ook in het verslagjaar waargenomen door mw. Sjaan Sanders. Met het oog op de coördinatie van dit grote – uit vijf Werkgroepen bestaande – Team bestaat een Kernteam; daarin worden periodiek de stand van zaken en de ontwikkelingen van alle Werkgroepen besproken. 1. Werkgroep: Collectievorming
Bij acceptatie van nieuwe objecten wordt door deze werkgroep volgens vaste richtlijnen gewerkt. Vaak gaat het om een enkel stuk, soms ook wordt het museum verrast met een grote collectie. In 2014 werden diverse documenten, kasboeken, bedrijfsadministratie, correspondentie, catalogi, foto’s, etc. verworven. Als gebruikelijk vond tijdens het Museumweekeinde op 5 en 6 april 2014 een ‘Innamedag’ plaats, waarop objecten, documenten, etc. aangeboden konden worden. Er was een constante stroom van bezoekers, die een grote diversiteit aan schenkingen meebrachten, zoals kwekerscatalogi, gereedschappen, koopboekjes, documenten en objecten voor de boomkwekerswoning. Ook voor de Historische Vereniging Boskoop leverde de innamedag het nodige op. Buiten de verwerving van objecten is de innamedag belangrijk voor contacten tussen het Boomkwekerijmuseum en geïnteresseerden; de meeste bezoekers bleven lang praten met de aanwezige vrijwilligers én bezochten de tentoonstellingen. Voort werd het museum verblijd met een enkel aanvullend object voor de Boomkwekerswoning. Deze is in feite geheel ingericht, maar het museum blijft streven naar een zo verantwoord mogelijke inrichting van de kwekerswoning en accepteert daarom ieder object dat hieraan een bijdrage levert met genoegen. Wanneer een aangeboden object beter in tijd en milieu past dan een reeds aanwezig object, wordt dit laatste graag vervangen. Het project om via ADLIB te zorgen voor een meer verantwoorde digitale opslag is in 2014 nog steeds niet afgerond.
5
Jaarverslag 2014
Boomkwekerijmuseum
2. Werkgroep: Conserveren Deze Werkgroep is ook in 2014 iedere maandagmorgen bijeengekomen om nieuwe aanwinsten schoon te maken en te registreren. Maar niet alleen de aanwinsten ook de bestaande collectie wordt door deze groep bijgehouden. 3. Werkgroep: Registratie en archivering In het verslagjaar is gewerkt aan een verdere archivering van objecten, documenten, foto’s en boeken, als aanloop tot uiteindelijke registratie. Met de werkgroep Archief- en Collectievorming van de HVB wordt samengewerkt. De omvangrijke documentencollectie van het Boomkwekerijmuseum is grotendeels geordend. Veel documenten zijn zuurvrij verpakt en hebben een voorlopige standplaats gevonden. In het verslagjaar is een begin gemaakt met de registratie van documenten en definitieve plaatsing daarvan. Dit is een belangrijke stap, die uiteindelijk tot ontsluiting moet leiden. Een en ander verloopt dus in stadia, waarbij het belangrijkste doel is: het bereikbaar houden van de collectie tijdens deze werkzaamheden, die meerdere jaren vergen. Grote vooruitgang werd geboekt met de registratie van de collectie boeken van het museum. Deze is vrijwel voltooid. Door de samenwerking met de werkgroep Archief- en Collectievorming van de HVB kon voortvarend gewerkt worden aan de ordening en archivering van - reeds gedigitaliseerde foto’s. De in het museum aanwezige objecten zijn grotendeels geregistreerd – de vrucht van vele jaren werk. Nieuw verworven objecten worden zo mogelijk onmiddellijk, na conservering, geregistreerd.
4. Werkgroep: Tentoonstelling De Werkgroep Tentoonstelling is onderverdeeld in twee groepen om de taken te verdelen. Er is een Kerngroep Vaste Collectie en een Kerngroep Wisseltentoonstelling gevormd. Indien nodig wordt bij het realiseren van een wisseltentoonstelling medewerking gevraagd van personen met kennis van zaken. 4.1 De ‘Kerngroep Vaste Collectie’ is belast met zorg voor de vaste collectie (de Permanente expositie) van het Museum. De Permanent Expositie is in 2014 uitgebreid met een buitenpresentatie over het bouwen van de schouw, het interne transportmiddel van de Boskoopse boomkweker tot de zeventiger jaren.
6
Jaarverslag 2014
Boomkwekerijmuseum
Werd in 2013 nog besloten om in de Permanente Expositie alleen de grote wand aan te passen, voortschrijdend inzicht leverde op dat daarmee de eenheid van de expositie te zeer verloren zou gaan. Volgens het schema van Werkwijze Tentoonstellingsontwikkeling zijn na formulering van onze doelstellingen de thema’s bepaald en is een begin gemaakt met het inventariseren van de daarbij behorende objecten. Er is gekozen om in een kleine groep te werken die uiteraard regelmatig rapporteert aan het Museale Kernteam. 4.2 De ‘Kerngroep Wisseltentoonstellingen’ heeft in het verslagjaar voor vier nieuwe wisseltentoonstellingen zorg gedragen. Allereerst werd op 16 januari 2014 een gezamenlijke jubileumtentoonstelling met de plaatselijke afdeling van Groei & Bloei geopend waarvan de Boskoopse afdeling 140 jaar bestond en het Boomkwekerijmuseum 40 jaar. Een tentoonstelling waar beider geschiedenis aan bod kwam, dit gecombineerd met winterbloeiende planten. Vervolgens vond op 27 februari 2014 de opening plaats van de HVB tentoonstelling ‘ De Paktijd zoals het vroeger was’. Deze tentoonstelling van foto’s en voorwerpen gaf een beeld van een pakloods en van het verpakken en verzenden van boomkwekerijproducten in de periode van 1920-1960. Op 13 juni 2014 vond de opening plaats van een vervolg jubileumtentoonstelling ter gelegenheid van veertig jaar Boomkwekerijmuseum.
In de expositieruimte werd de museumgeschiedenis thematisch belicht, daarnaast was er aandacht voor objecten die de afgelopen innamedagen binnengekomen waren. Ook was er een opstelling van diverse gereedschappen die Boskoopse kwekers zelf gemaakt hadden om makkelijker en efficiënter te kunnen werken. In de buitenvakken waren honderd planten te bewonderen die de afgelopen veertig jaar bekroond waren door de keuringscommissie van de Koninklijke Vereniging voor Boskoopse Culturen. Tenslotte werd op 6 november 2014 de expositie ‘Buitengewoon’ geopend. Deze tentoonstelling was ingericht door Anita Gaasbeek van Galerie ‘De Hollandsche Maagd’ uit Gouda. Er was zeer gevarieerd werk van een tiental kunstenaars te bewonderen. 5. Werkgroep Rondleiding en Educatie 5.1 Rondleiding In februari zijn er vier nieuwe rondleiders bijgekomen. Tijdens de jaarlijkse bijeenkomst in maart hebben zij kennisgemaakt met de andere rondleiders en werd de groep op de hoogte 7
Jaarverslag 2014
Boomkwekerijmuseum
gebracht van de aanpassingen in de Permanente Expositie en van de nieuwe aankleding van de ‘bewoners’ van het Speelhuis in de museumkwekerij. Verder heeft de werkgroep contact gehad met het Erfgoedhuis Zuid-Holland over de mogelijkheid van het volgen van een cursus door onze rondleiders. 5.2 Educatie Naar aanleiding van de gemeentelijke fusie in 2014 heeft de werkgroep Educatie een aantal Erfgoedspoorscholen in Alphen aan den Rijn en Rijnwoude benaderd met de vraag of zij geïnteresseerd waren in het Erfgoedspoorprogramma van Boskoop ‘Bomen over bomen’. Helaas bleek dat nog niet het geval. In juni 2014 heeft de werkgroep gesproken met de educatie/regiocoördinator NME ( Natuur en Milieu Educatie ) met als resultaat dat het Boomkwekerijmuseum op hun excursielijst voor 2015 werd geplaatst .Naar aanleiding daarvan hebben zich zeven scholen aangemeld voor een bezoek aan het Boomkwekerijmuseum. In het kader van het Erfgoedspoorprogramma voor Boskoop ‘ Bomen over bomen ‘ bezochten wel vier basisscholen het Boomkwekerijmuseum. 6. Werkgroep: Onderzoek Het binnen een museum noodzakelijke onderzoek rust op twee pijlers. Actueel onderzoek vindt steeds plaats ten behoeve van een wisseltentoonstelling: literatuurstudie wordt gedaan; gesprekken met deskundigen vinden plaats. Daarnaast vindt structureel onderzoek plaats door de zogeheten ‘Interviewgroep’, een uit zeven personen bestaande werkgroep van de HVB en ons Museum. De Interviewgroep houdt zich bezig met het registreren van de mondelinge geschiedenis van Boskoop. Zij doet dit door met name oudere Boskopers te vragen naar hun herinneringen over vroeger, over wat hen bewoog, over wat zij hebben gedaan en wat zij hebben meegemaakt. De interviews worden op band opgenomen en later digitaal opgeslagen. Regelmatig wordt een interview bewerkt tot een publicatie in het HVB-tijdschrift ‘Paktijd’. Het Team Onderhoud Gebouwen en Verbouwingen Al het onderhoud van de gebouwen, alsmede de technische voorzieningen in en aan de gebouwen, behoort tot het terrein van dit team. Op basis van het Inspectierapport 2012 van de Monumentenwacht is een renovatieplan opgesteld voor de Boomkwekerswoning. Dit beslaat voornamelijk de volgende onderdelen: groot onderhoud aan de oost- en noordgevel herstel van de houten begane grond vloer herstel van het dakpannen dak het plaatsen van voorzetwanden het afwerken van de voorzetwanden het uitvoeren van de benodigde behangen schilderwerken 8
Jaarverslag 2014
Boomkwekerijmuseum
Hiervan is in 2014 het groot onderhoud aan de oost- en noordgevel uitgevoerd. Wat in de komende jaren kan worden uitgevoerd zal mede afhankelijk zijn van het beschikbaar krijgen van financiële middelen. Het Toos Loomanfonds heeft € 15.000.—toegezegd zodat er zeker een groot gedeelte van de plannen kan worden uitgevoerd. In 2014 zijn de volgende projecten gerealiseerd.
modernisering van de telefonie en ICT systemen afsluiting van het Museumterrein van de openbare weg verharden voetpaden rondom de museumgebouwen en in de museum tuin t.b.v. de ondersteuning van tentoonstellingen, presentaties, lezingen etc. zijn en tweetal beamers met schermen aangebracht
Het Team P.R./Marketing In het verslagjaar trokken wij minder bezoekers (zie pagina 3) en bleven wij achter bij de prognose, zowel in groepsverband als individueel bezoek. Veel aandacht is uitgegaan naar ondersteuning van het team wisseltentoonstellingen, zowel ideevorming, maken van teksten, contacten met toeleveranciers van drukwerk en expositiemateriaal. Het beoordelen van aanbiedingen voor advertenties, het maken van teksten voor advertenties, publicaties, persberichten is een activiteit die met hoge frequentie het gehele jaar doorgaan. Dit geldt ook voor interviews die regelmatig afgenomen worden. Veel uitwerking, ondersteuning en organisatie is uitgegaan naar meedoen aan braderieën, uitmarkten, open tuindagen en bus-idee dag. Naast drie nieuwsbrieven zijn vele flyers, toegangsbewijzen en vriendenpassen gemaakt en uitgegeven. Het Elma boekje is in het najaar van 2014 wederom in een oplage van 5000 stuks gedrukt. Dit informatieboekje wordt samen met flyermateriaal aan bezoekers meegegeven. Voor de zomerjubileumtentoonstelling is ‘De bouw van een schouw’ onder het afdak van de loods gerealiseerd. Hiervoor werd de audiotour aangepast en een videopresentatie gemaakt die met koptelefoons kan worden afgeluisterd. Ook de getoonde beplanting in de tuinvakken die bestemd zijn voor wisseltentoonstelling materiaal werd in de audiotour opgenomen. De vernieuwde website is volgens planning gerealiseerd en wordt sindsdien actueel gehouden. Een Facebookpagina waarop actueel nieuws wordt geplaatst, wordt regelmatig door ‘likers’ bezocht. De ‘plant van de week’ als onderdeel van de jubileumtentoonstelling werd iedere week op Facebook gepubliceerd.
9
Jaarverslag 2014
Boomkwekerijmuseum
De artikelen in de winkel zijn geactualiseerd. Artikelen op consignatiebasis die nauwelijks aftrek vonden zijn geretourneerd naar de makers. Een succesvolle start is gemaakt met de verkoop van tweede handsboeken afkomstig van Gé Vaartjes. PR participeert in het kernteam Permanente Expositie waarin ideeën worden uitgewerkt om de permanente expositie een meer eigentijdse vorm te geven met meer ruimte voor 3Dachtige ‘groene’ displays. Ook aan andere boomkwekerij gebieden elders in Nederland zal aandacht worden besteed. Het Team Inrichting en onderhoud Museale Boomkwekerij Ook in 2014 hebben de vrijwilligers van de ‘Tuinploeg’ weer gezorgd voor een zo goed mogelijk beeld van een kwekerij rond 1900. Nieuwe gewassen zijn aangeplant, volwassen planten gerooid en zoveel mogelijk verkocht. Alles werd op tijd gesnoeid, aangebonden en vrij gehouden van onkruid. Er werd wederom een kleine hoeveelheid door stek vermeerderd onder dubbel glas in de vermeerderingsbak. Er is een begin gemaakt met het verwijderen van de oudere vruchtbomen teneinde deze te vervangen door jongere planten. Een gedeelte van de kwekerij is ingericht geweest om planten te tonen die in de afgelopen 40 jaar zijn gekeurd door de Koninklijke Vereniging voor Boskoopse Culturen (KVBC) en daarvoor een goede onderscheiding hebben ontvangen, dit i.v.m. de grote Jubileumtentoonstelling. In het voorjaar zijn door een bedrijf alle paden bestraat en voorzien van klinkers. De uitgegraven grond is gebruikt om de percelen op te hogen. De kwekerij is nu ook geschikt gemaakt voor het bezoeken voor rolstoelgebruikers. De schoeiing aan de oostkant is vervangen en geeft de kwekerij meer stabiliteit en beschermt het land meer tegen indringers van buiten. Het Team Bedrijfsvoering Onder dit Team vallen zowel de vrijwilligers van de balie als van het ontvangstpaviljoen ( met koffiecorner). Ook de gedetacheerde medewerker van Promen valt onder deze groep. De dagelijkse gang van zaken wordt geregeld door een Kernteam. Dit Balie-Kernteam zorgt voor de planning van de baliebezetting, zowel de reguliere als van die in geval van bijeenkomsten van groepen bezoekers in het ontvangstpaviljoen. Ook wordt zorg gedragen voor de registratie van de bezoekersaantallen en voor de indeling van de rondleiders. Het Kernteam houdt voorts de voorraden bij en zorgt voor tijdig onderhoud van apparatuur. Ook heeft het de zorg voor het museumwinkeltje. Bestellingen gebeuren in nauw overleg met de Teamleider. De gedetacheerde medewerker zorgt voor de reguliere schoonmaak. Dit wordt bij afwezigheid geregeld door het Kernteam.
10
Jaarverslag 2014
Boomkwekerijmuseum
Het Kernteam bestelt op basis van de verwachtingen van bezoeken het benodigde. De teamleider regelt de avondactiviteiten in het ontvangstpaviljoen. Tijdens een halfjaarlijkse lunchbijeenkomst van het Dagelijks Bestuur (DB) met de balie- en ondersteunende medewerkers(sters), wordt informatie uitgewisseld. Daarnaast worden laatstgenoemden ook middels een interne periodiek, Baliegewijs, regelmatig op de hoogte gehouden. Het verscheen in het verslagjaar negen keer. Nu de AED en BHV cursussen verplicht zijn heeft in 2014 een aantal vrijwilligers de AEDcursus gevolgd en een aantal baliemedewerkers de BHV cursus met goed gevolg afgelegd. Het groepsbezoek laat in 2014 een flinke daling zien wat geresulteerd heeft in sterke daling van de opbrengst van de koffiecorner. We hopen dat de geplande activiteiten in 2015 zullen leiden tot een herstel van deze opbrengst.
11
Jaarverslag 2014
Boomkwekerijmuseum
Externe betrekkingen Ofschoon deze benaming een veel ruimere kring suggereert, gaat het in dit jaarverslag over de contacten die het bestuur van ons Museum heeft en onderhoudt met instellingen en met (semi-)overheden binnen het Groene Hart in het algemeen en de gemeente Alphen aan den Rijn in het bijzonder. Historische Vereniging Boskoop (HVB) *Met de HVB bestaat al sedert geruime tijd een nauwe relatie. Na de aankoop van het pand Reijerskoop nr. 52 door het Museum werd ingaand 1 maart 2001 de bovenverdieping daarvan ( en het medegebruik van de entree) verhuurd aan de HVB. Dit huurcontract is voor onbepaalde tijd aangegaan. Voorts werd door de HVB aan het Museum een renteloze lening van 20.000 euro verstrekt voor onbepaalde tijd in verband met de bouw van het ontvangstpaviljoen. *De goede contacten met de HVB zijn in het jaar 2014 onveranderd gebleven. Zoals gebruikelijk vond tweemaal een vergadering van beide besturen plaats, waarbij de vaste onderdelen van de samenwerking werden besproken: archivering en opslag van gegevens en daarmee samenhangende IT, de Onderzoeks- (Interview-)groep, de presentatie van de HVB in het Museum (zie hiervoor), de HVB wisseltentoonstellingen en de externe opslagruimten. *Op 27 februari 2014 werd de HVB-expositie “De Paktijd zoals het vroeger was”geopend. Gemeente Alphen aan den Rijn * Begin 2001 is door de toenmalige gemeente Boskoop in verband met de aankoop door het Museum van het pand Reijerskoop nr.52 aan het Museum een renteloze lening verstrekt van 45.378,02 euro ( NLG 100.000). Conform de daarbij gemaakte afspraken is in 2011 een aanvang gemaakt met de aflossing, in twintig jaarlijkse termijnen. Ook in 2014 vond betaling van een termijn plaats. *Het totale complex van ons Museum bevindt zich deels op eigen terrein ( nr. 52 plus het Ontvangstpaviljoen), deels op terrein en in opstallen, eigendom van de gemeente. De bedrijfsvoering van het museum vindt plaats in pand nr. 52; de collectie- en tentoonstellingsruimten alsmede het ontvangstpaviljoen bevinden zich in de aan elkaar gekoppelde panden nrs. 52-54, het Museumcomplex/gebouw. Ten aanzien van het pand nr. 54 bestaat sedert 1979 met de gemeente een Gebruiksovereenkomst, op basis waarvan het normale (kleine/zg. dagelijkse) onderhoud voor rekening van ons Museum komt. In de praktijk wordt zoveel mogelijk al het onderhoud (groot en klein) door ons Museum uitgevoerd. Naast de panden 52-54 worden ook het aan de Gemeente in eigendom toebehorend terrein (gelegen ten noorden en ten oosten van ons Museumcomplex) de historische 12
Jaarverslag 2014
Boomkwekerijmuseum
museumkwekerij en -tuin alsook de voormalige Boomkwekerswoning (met het oorspronkelijke huisnummer 56) en de daarbij behorende historische opstallen aan bezoekers getoond. Het Museum onderhoudt deze gemeentelijke Boomkwekerswoning en historische opstallen zo goed mogelijk omdat de opvatting bestaat dat het om een waardevol object gaat, bezien vanuit museaal standpunt: een cultureel erfgoed wat behouden zou moeten blijven en getoond moet (kunnen) worden. *Ook na de gemeentelijke fusie, ingegaan op 1 januari 2014, is de band met de gemeente goed gebleven. De waarnemend burgemeester Tjerk Bruinsma nam 8 januari tijdens een bijzondere jubileumbijeenkomst van onze vrijwilligers in het museum de jubileumpostzegel in ontvangst; op 7 februari werden leden van de nieuwe gemeenteraad ontvangen in het Museum; wethouder Kees van Velzen opende op 6 november de wisseltentoonstelling ‘Buitengewoon’. *Zoals in eerdere jaarverslagen aangegeven heeft een driepartijen overleg in 2010 tussen Promen, de gemeente Boskoop en ons Museum ertoe geleid dat weer een (WSW-) detacheringplaats in het Museum is gerealiseerd. Dit betekent dat vanaf 2011 een algemeen medewerker gedurende de hele week, ook buiten de openingsuren voor het publiek, werkzaamheden verricht. Met Promen vindt periodiek overleg plaats over de gang van zaken terwijl op 11 maart 2013 ook met de Gemeente overleg is gepleegd. De ‘Detacheringovereenkomst’ en de ‘Contractvergoeding-kosten Overeenkomst’ destijds door het Museum met Promen en de gemeente Boskoop gesloten, zijn ook na 01-01-2014 ongewijzigd voortgezet. Niettemin moet rekening gehouden worden met een nadere discussie daarover. De Gemeente heeft bij brief van 27 november 2014 de Contractvergoeding –kosten Overeenkomst met ingang van 01-01-2016 opgezegd (zoals bij alle gesubsidieerde instellingen en organisaties gebeurde) om ruimte te scheppen voor een nieuwe aanpak (‘Uitvoeringsplan Herinrichting Sociale Domein’). Door het Museum is daarop gereageerd bij brief van 17 december 2014, niet alleen inhoudelijk, om de aan de detacheringplaats verbonden kosten vergoed te blijven krijgen, maar ook in juridische zin gelet op de contractuele voorwaarden voor een opzegging. Toeristische organisaties en evenementen binnen het Groene Hart * Op 11 maart 2014 werd deelgenomen aan de speciale sponsor/relatiebijeenkomst van het Gilde Toeristisch Informatie Punt van Alpen aan den Rijn ( Het Brugwachtertje) *Met de VVV-Boskoop vonden in dit verslagjaar geen bijzondere contacten anders dan de gebruikelijke werkcontacten. *In het kader van de samenwerking tussen deze VVV en haar Stichting Rondvaarten en Promotie Boskoop (SRPB) enerzijds en ons Museum anderzijds vond op 28 april een
13
Jaarverslag 2014
Boomkwekerijmuseum
succesvolle gemeenschappelijke middagbijeenkomst van een aantal vrijwilligers plaats (inclusief een rondvaart) In de samenwerking is wel een voor ons Museum onverwachte wijziging gekomen in de samenwerking in die zin dat de drie belangrijkste rondvaartboten niet meer bij het Museum liggen maar naar een dichtbij de SRPB gelegen beveiligde afmeerplaats zijn gebracht. Afgesproken is dat dit geen wijziging brengt in de sedert 2009 geldende afspraken over op/afstap. *Maestro festival op 3 mei 2014. Op 3 juni stond het Museum in de publiciteit doordat de voorzitter – aangeduid als de directeur van het Boomkwekerijmuseum – deelnam aan het eerste Maestro festival op het Rijnplein te Alphen aan den Rijn. *Braderie Boskoop en Cultuurmarkt Alphen Zowel op de Braderie te Boskoop als de Cultuurmarkt te Alphen aan den Rijn (september 2014) was het Museum present, waarbij ook nieuwe vrienden werden geworven. *Deelgenomen werd aan de zeer druk bezochte conferentie op 13 november in het Fort Wierickerschans met als thema ‘De gastvrijheideconomie van het Groene Hart’. Museale wereld Met de Nederlandse Museumvereniging en met het Museum Register Nederland waren er ook in dit verslagjaar de nodige schriftelijke contacten. Deelgenomen werd op 24 november 2014 aan de Najaarsvergadering te Utrecht ( ‘De Musea laten het zien’). Behalve met het Nationaal Onderwijsmuseum te Dordrecht en het Archeologisch museum/Archeon te Alphen aan den Rijn heeft in het verslagjaar geen contact met Andere musea plaatsgevonden.
Vrijwilligersbeleid Per eind 2014 zijn er 72 vrijwilligers werkzaam. Sommige vrijwilligers leveren op meerdere onderdelen in meerdere teams hun bijdrage. De vrijwilligers zijn werkzaam als baliemedewerker, rondleider, tuinploegmedewerker, museale medewerker, administratiefen financieel medewerker, onderhoud en PR/marketing. Gecontinueerd is de detachering van een medewerker van Promen in ons Museum; alleen al door zijn dagelijkse aanwezigheid is dat een factor van betekenis geworden. In 2011 is besloten om het algemene vrijwilligersbeleid onder te brengen bij de secretaris van het bestuur (inventarisatie van wensen en mogelijkheden; individuele afstemming; vacatures). Dat beleid is ook in 2014 uitgevoerd.
14
Jaarverslag 2014
Boomkwekerijmuseum
Binnen ons Museum is blijven gelden dat we met ieders bijdrage aan het welslagen van ons Museum gelukkig zijn en dat we proberen dit in goede banen te blijven leiden. Belangrijk is daarbij dat iedereen het naar zijn zin heeft. Getracht wordt dat mede te bereiken door regelmatige bijeenkomsten van de diverse (werk)groepen en teams, waarin de meeste vrijwilligers zijn ondergebracht. Niet alleen voor de onderlinge communicatie is dit van belang, het draagt ook bij aan het plezier om als vrijwilliger een steentje bij te dragen en daarmee aan de eerder genoemde Verbindende Waarde van ons Museum. In dat beleid past ook het aan alle vrijwilligers toezenden de Nieuwsbrieven ( in dit jubileumjaar in januari, april en september); Daarnaast worden zij per mail regelmatig op de hoogte gehouden van bijzonder gebeurtenissen. En ten slotte worden alle vrijwilligers uitgenodigd en daarmee betrokken bij bijzondere of feestelijke gebeurtenissen zoals de aan Gerrit Bos uitgereikte onderscheiding ( 8 januari 2014) en de altijd geanimeerde openingen van onze wisseltentoonstellingen op: 16 januari, 27 februari, 13 juni en 6 november. Zoals ieder jaar werd ook nu ( op 24 oktober) de Jaarlijkse Vrijwilligersavond gehouden waarvoor niet alleen alle vrijwilligers maar ook hun partners worden uitgenodigd. Op die avond is nog weer eens benadrukt hoe belangrijk het is dat iedere vrijwilliger het plezierig moet blijven vinden om haar/zijn handen voor ons Museum uit de mouwen te steken. Per 1 januari 2015 staan de volgende vacatures open: * Gastheer/Gastvrouw * Medewerker educatie * Schilder
Bestuur en organisatie De samenstelling is per 1 januari 2014 als volgt (waarbij het jaar van periodiek aftreden volgens het rooster is vermeld). 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Voorzitter: A.J.M. Slot (2016); Secretaris: Mw. W.H. Oudijk-Duits (2019); Penningmeester: M.G.J. Hooftman (2017); Bestuurslid Museale Team: In 2014 werd deze vacante bestuursplaats waargenomen door Mw. S. Sanders; Bestuurslid Bedrijfsvoering: G. de Ruiter (2016); Bestuurslid PR/Marketing: H.J. Straver( 2015); Bestuurslid Team Onderhoud Gebouwen en Verbouwingen: T. Oppelaar (2016) en Bestuurslid Team Inrichting en onderhoud Museale Boomkwekerij: A.C. Nederhof (2016). 15
Jaarverslag 2014
Boomkwekerijmuseum
*Ons Museum is een relatief kleine organisatie. Het kent het in de ‘Governance Code Cultuur’ van oktober 2013 (GGC) aangeduide ‘Bestuur Model’, waarbij het gehele bestuurlijke proces in handen is van het bestuur (Principes 1, 2, 3, 8 en 9); ook de bestuursleden vervullen hun taken onbezoldigd en zij voeren deze zelf uit. (Vgl. www.governancecodecultuur.nl) Zoals in het vorige jaarverslag en ook hiervoor in dit jaarverslag is vermeld staan de uit de vrijwilligers bestaande Teams onder leiding van een bestuurslid. Verreweg de meeste activiteiten geschieden door de Teams; de bestuursleden-Teamleiders zorgen ervoor dat het Team zo optimaal mogelijk zijn bijdrage levert aan de organisatie als geheel. Zij leggen de voornemens en plannen van hun Team voor aan het bestuur, voorzien van deelbegrotingen. Na verkregen goedkeuring wordt door het Team tot uitvoering overgegaan. Uitgangspunt is dat wat binnen een Team besloten kan worden daar ook wordt besloten en uitgevoerd, met dien verstande dat de Teamleider ( zo nodig vooraf) zorgt voor afstemming met andere Teamleiders bij overlappende activiteiten ( waaromtrent uiteindelijk in het bestuur besloten wordt). In deze organisatiestructuur vormt het bestuurslid-Teamleider het communicatieknooppunt. Daarnaast is de collegialiteit en mensgerichtheid binnen het Team een belangrijk aspect van het werk. Getracht wordt daar zoveel mogelijk aandacht aan te geven. Het bestuur blijft verantwoordelijk; er is geen extern toezicht orgaan. De toezichthoudende functie krijgt vooral gestalte in de werkwijze van en binnen de Teams in combinatie met de onderlinge afstemming tussen de bestuursleden, onder meer in de periodieke vergaderingen van het AB. *Het Dagelijks Bestuur (DB) bestaat krachtens de statuten uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. DB vergaderingen kunnen ook door andere bestuursleden worden bijgewoond. Veelal zijn de bestuursleden Bedrijfsvoering en PR/Marketing aanwezig. *Het AB heeft het afgelopen jaar 6 maal vergaderd; het DB heeft 12 maal vergaderd. In de AB vergadering van 11 november 2014 is de begroting voor 2015 vastgesteld. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
16
