Intervisie Reflectiegroep Europa Werking Europese projecten
19/08/2014
Projectflow
Van projectidee tot afsluiting project • (under construction: flow in visio wordt toegevoegd)
Registratie
Huidige tools
Nood
• Ideeënmatrix (voorbeeld) in beheer SA (subsidieadviseur) • Ingediende projectaanvragen: lijst in beheer SA • Goedgekeurde projecten: lijst in beheer SA • Goedgekeurde projecten: Samenvatting in algemene Projectmanagementtool stad (voorbeeld)
• Helikopterzicht over work in progress, aanvragen en projecten van stad én OCMW
Projectbeheer
Huidig
• Financieel: Excelbladen op maat van elk project afzonderlijk in beheer SA • Inhoudelijk: beheer projecteigenaar (andere dienst), te raadplegen via de formele rapportage.
Nood • Duidelijke rolbepaling en taakverdeling tussen SA (subsidie-adviseur), diensten, dienst financiën • Tool voor samenwerking tussen SA, projecteigenaar, dienst financiën, personeelsdienst (cfr. tool Gent?) • Uniforme registratiemethodiek voor opvolging ontvangen subsidies (ism dienst financiën)
Europees budget en BBC
Huidig
Nood/Moeilijkheden
• Per project nieuwe actie en nieuwe ramingen (vroeger projectcode, nu niet meer mogelijk)
• Timing afhankelijk van budgetwijziging • Geen overdrachten mogelijk (bufferbudget cfr. Gent: vraag hoe werkt dit precies?) • Cofinanciering uit de reguliere budgetten moet onder nieuwe actie worden geplaatst.
Incentives voor diensten
Huidig
Mogelijkheden (ter illustratie, in Mechelen nog niet van toepassing)
• Algemeen cofinancieringsbudget van 600.000 euro voor duurzaamheidsprojecten (6 jaar) • Aandacht voor innovatie initiatieven in interne (en externe) communicatie.
• Garantie dat met de subsidies bijkomend personeel wordt aangeworven • Systematische aandacht in interne (en externe) communicatie voor projecten • Projecttool voor Europese projecten • (Sectorale) algemene cofinancierings - budgetten
Europese subsidiewerving en projectbeheer Stad Antwerpen – Eurodesk 29 augustus 2014
Reflectiegroep Europa KCVS
Proces subsidiewerving Overzicht EU-subsidiekanalen • Eurodesk (overzicht en dispatch) • ‘Europa-overleg’ (EU-contactpersonen binnen groep stad) Indiening projectvoorstellen • Eurodesk begeleidt ‘op maat’ (administratief-technisch-financieel vs. inhoudelijk) en zorgt voor indiening (cf. LEAR) • Collegiale goedkeuring (of bekrachtiging) bij indiening en bij contractonderhandeling (voorleggen aan gemeenteraad) – Agendering via Eurodesk (cf. adviesfunctie) Opvolging projecten • Decentraal (Eurodesk opereert als ‘helpdesk’) • Begeleiding eerstelijnscontrole • Geen aparte rapportering naar college • Financiële dienst (boekhouding/subsidies) volgt invorderingen op
Incentives subsidiewerving Uitgangs- en aandachtspunten • Subsidies ter uitvoering van MJP • ‘Geld heeft geen kleur’ • Stedelijke versus autonome entiteiten • Project/investeringssubsidies versus werkingssubsidies • Aanwerving projectmedewerkers: tijdelijk? personeelsoptimalisatie? • Afweging baten (inhoudelijk/financieel/netwerk/…) en kosten (administratieve lasten) Slechts beperkte ervaring met incentives • Mogelijkheid tot aanwerving personeel (indien personeelskosten gedekt worden door subsidie) • Indien uitgaven toch niet werden voorzien: verhoging van middelen op doelstelling
Instrumenten projectbeheer Overzicht projecten (Eurodesk) • Subsidietabel (excel): kanaal, oproep, partnerschap, looptijd, subsidiebedrag, … • Onderverdeling: denkspoor - in voorbereiding - lopend - afgerond - afgevoerd Kwartaalrapportering (Eurodesk) • Aantal ingediende subsidiedossiers • Aantal goedgekeurde subsidiedossiers • Bedrag aan toegekende subsidies • Managementsamenvatting (inhoudelijke toelichting) Inhoudelijk en financieel projectbeheer • Decentraal: projectleiders en financiële verantwoordelijken • Eurodesk als ‘helpdesk’: o.a. contractuele en budgettaire aanpassingen, contacten met subsidieverstrekkende overheden en/of programmasecretariaten
Financieel-budgettair Inschrijven in budget (decentraal) • Opmaak subsidiefiche (na verkrijgen van ‘vaste belofte’) • Nieuwe ontvangsten en uitgaven: bij budgetopmaak en/of -wijziging • Reeds begrote middelen koppelen aan subsidiefiche: ‘interne kredietaanpassing’ Boekhouding (decentraal) • Codering via subsidiefiche: SUB versus SUB_NR Overdrachten (decentraal) • Projectbudget over meerdere jaren inschrijven (looptijd project), en indien nodig saldo overzetten (‘opvissen’) bij budgetwijziging
Opmerking: financieel-budgettaire opvolging gebeurt wel centraal voor ‘fondsen’ (gewaarborgde middelen)
Intervisie reflectiegroep Europa – werking EU projecten 29/08/14
Registratie
Huidig: -Ideeënmatrix in beheer EC -Projectopmaak in beheer EC / start via projectfiche (knowhow via stadsdienst) -Partner search door EC mbv netwerk stadsdienst -Goedgekeurde projecten in beheer EC met nauwe samenwerking stadsdienst (inhoudelijke knowhow) -Rapportage door EC aan het College
Nood: -Projectmanagement tool voor goedgekeurde projecten (centralisatie inhoud, partners, logo’s, budget, stand van zaken, …) -Tool die algemeen helikopterbeeld geeft van het project/stand van zaken
Projectbeheer
Huidig: -Financieel: excel – overzicht aangevraagd budget per kostenpost – stand van zaken per rapportage – door EC ism stadsdienst -Facturen worden door EC opgevraagd aan stadsdienst voor te rapporteren periode – betalingsbewijzen worden door EC aan de Financiële dienst gevraagd
-Betaalbewijzen worden door EC opgevraagd aan FA / idem voor personeelskost -Inhoudelijk: informatie wordt aangeleverd door stadsdiensten en gebundeld door EC -In de toekomst: EC onderdeel van strategische cel
Nood: -Opvolgingstool voor de (te) ontvangen subsidies + directe koppeling naar FA -Gestructureerdere samenwerking + samenwerkingstool tussen FA + personeelsdienst + EC + stadsdienst
Europees budget en BBC
Huidig: -Projectkosten worden binnen de stadsdienst voorzien op acties en ramingen -Ontvangsten worden voorzien door EC op actie -Wordt pas voorzien bij officiële projectgoedkeuring -Bij wijziging projectbudget wordt via BW budget gewijzigd Nood: -Deelrapportagecode/aparte actie -“Met 1 druk op de knop” alle kosten verzamelen per rapportage (en bijhorende stavingsdocumenten) -Sjabloon voor opmaak projectbudget – vertaling naar stadsbudget – linken aan MJP/BBC
Incentives voor de diensten
Huidig: -1 op 1 contact tussen EC en diensthoofd/projectverantwoordelijke -Stimulans dat dankzij Europese subsidies projecten “grootser” en innovatiever uitgevoerd kunnen worden -Netwerking en kennisuitwisseling wordt (niet door allen) als een zeer belangrijke meerwaarde aanzien
Nood: -Geen garantie op bijkomend personeel ondanks stijgende werkdruk -Projecttool voor Europese projecten -Cofinancieringsbudgetten -Onvoldoende communicatie (intern als extern) over gerealiseerde EU projecten en de resultaten
Intervisie Reflectiegroep Europa
Thijs Rommens Stad Leuven
Mechelen 29 augustus 2014
Werking • Geen specifieke aanpak Europese projecten
• Reactieve aanpak, geen beleidskeuze • Gebruik bestaande tools & methodes • Afhankelijk van diensthoofden/college
Project • Voorstel deelname project via partners vb: provincie, KUL, Boerenbond,… • Informeel aftoetsen betrokken diensten • Opvolging: - inhoudelijk: dienst -financieel: financiën • Ambitie: EU/subsidiewerking opzetten verhogen coherentie & strategische visie
Interstedelijke Reflectiegroep Europa WERKING EUROPESE PROJECTEN STAD OOSTENDE
Algemeen: Projectproces •Strategische coördinatie heeft totaaloverzicht van alle projecten en projectplannen binnen de stad
•Dynamische overzichtstabel (in xls) met projecten die in aanmerking komen voor EU- of andere subsidiëring en indien mogelijk wordt match aangeduid •Interessante calls worden vanuit StraCo verspreid naar de diensten (bron: Vleva, Eurocities, netwerken, enz) •Concrete uitwerking project voorlopig (?) nog niet gestandaardiseerd: sommige volledig door dienst zelf, andere in nauwe samenwerking met StraCo •Toekomst: 1 subsidiecoördinator per beleidsdomein die actief zoekt naar subsidieopportuniteiten – inhoudelijke expertise en input bij dienst •Opmerking: Subsidies slechts 1 van de vele taken van StraCo…
Algemeen: tools en incentives •Aantal Europese projecten voorlopig nog zeer beheersbaar •Geen specifieke projectmanagementtools. Standaardgebruik office, misschien in toekomst samenwerkingsplatform via Sharepoint. •Geen gestandaardiseerde methodiek: elke dienst heeft vaak zijn eigen succesvolle methodiek, los van EU-projecten •Per project werkgroep met duidelijke taakverdeling en afspraken •Incentives: weinig personeel en middelen om nieuwe projecten te realiseren vaak voldoende als motivatie. Dankzij EU-middelen kan bijkomend personeel worden aangeworven en zijn er extra middelen beschikbaar
Financieel •Financiële expertise EU-projecten gebundeld bij budgetambtenaar. (+ backup in opleiding) •Budget indien mogelijk ingeschreven bij opmaak budget, indien nog te veel onduidelijkheid via budgetwijziging. •Nodige budget wordt opgenomen in gewone budgetvoorstel van de dienst (sjabloon xls met opgave uitgaven/ontvangsten/toelichting) •Bij voorkeur wordt aparte actie aangemaakt specifiek voor dit project. Personeelskosten voorlopig centraal maar in toekomst uitzondering voor volledig gesubsidieerd personeel. •Cofinanciering/overhead wordt extracomptabel bijgehouden. •Te onderzoeken of een kostenplaats in de toekomst een oplossing biedt om extracomptabele opvolging te minimaliseren •Wijzigingen project: nog onduidelijkheden wegens BBC
Projectmanagementtools EU-werking Cel Stedelijk Beleid Vlaamse Gemeenschapscommissie
Datum
p. 24
Projectflow Projectvoorbereiding en –opmaak: •VGC-dienst/externe organisatie legt projectidee voor aan de cel Stedelijk Beleid. •Cel Stedelijk Beleid biedt info over meest relevante subsidieprogramma’s (tijdens individueel gesprek, infosessies). •VGC-dienst/externe organisatie werkt een projectvoorstel uit (binnen het meest geschikte subsidieprogramma) •VGC-dienst/externe organisatie vraagt feedback aan cel SB. Titel van presentatie
Datum
p. 25
Projectflow • De cel SB leest het projectvoorstel i.f.v. EU-criteria en geeft feedback. • VGC-dienst/externe organisatie verwerkt de feedback.
• VGC-dienst/externe organisatie dient het projectvoorstel in bij de bevoegde Europese/nationale instantie. > Indien de VGC zelf een project indient: > Het bevoegde kabinet wordt geïnformeerd van zodra een concreet projectvoorstel op tafel ligt. > Afhankelijk van de deadline voor projectindiening wordt het projectvoorstel vóór de indieningsdatum op het VGC-College gebracht ter goedkeuring. Titel van presentatie
Datum
p. 26
Projectflow > In geval van een krappe deadline wordt het project ingediend onder voorbehoud van goedkeuring door het eerstvolgende VGC-College.
• VGC-dienst/externe organisatie bezorgt de cel SB een kopie van het ingediende projectvoorstel. • De cel SB registreert en inventariseert het ingediende projectvoorstel.
Titel van presentatie
Datum
p. 27
Projectflow Projectuitwerking en –opvolging: •In geval van goedkeuring project: •VGC-dienst/externe organisatie staat in voor de inhoudelijke en financiële uitwerking en opvolging van het project.
Titel van presentatie
Datum
p. 28
Registratie Huidige tools
Nood
•Lijst ingediende projectaanvragen •Lijst goedgekeurde projecten
Titel van presentatie
Datum
p. 29
Projectbeheer Huidig
Nood
•Beheer door projecteigenaar (VGCdienst/externe organisatie).
•Ervaring in (ondersteuning bij) Europese projectindiening
Titel van presentatie
Datum
p. 30
Europees budget en BBC Huidig
Nood/moeilijkh.
NVT
NVT
Titel van presentatie
Datum
p. 31
Incentives voor diensten Huidig
Mogelijkheden
•Bijkomende middelen voor (nwe) NL initiatieven, projecten en infrastructuren.
•Intensifiëring communicatie over projectmogelijkheden/ calls.
•Mogelijkheid cofinanciering door VGC.
Titel van presentatie
Datum
p. 32
