INTERNATIONALE SAMENWERKING AANVRAAGFORMULIER –projecten buiten de grenzen van Europa
__________________________________________________________________________
Stad Aalst wil een bijdrage leveren aan de realisatie van de principes van de Verenigde Naties (tot 2015 ‘Millenniumdoelstellingen’ genaamd) en het bevorderen van het respect voor de mensenrechten en het gezondheidsbeleid in de wereld. Daartoe kunnen via dit subsidiereglement projecten ingediend door organisaties die lid zijn van de RIS, ondersteund worden. Procedure: zie subsidiereglement Internationale Samenwerking, hoofdstuk II, afdeling 1 Uiterste indiendatum: voor 15 april, in één schriftelijke of één elektronische versie (bijlagen en bewijzen kunnen enkel schriftelijk worden ingediend) Stad Aalst Team Strategische Planning & EISW Zwarte Zustersstraat 15 9300 Aalst 053 72 36 43
[email protected]
1
AANVRAAGFORMULIER Projecten buiten de grenzen van Europa DEEL 1 – vóór 15 april de aanvraag Wie kan een aanvraag indienen?
Leden van de Raad voor Internationale Samenwerking met een project in een land dat op de ODA-lijst staat vermeld
Uiterste indiendatum Controle van de aanvraag
14 april (elektronisch of per post) Ten laatste op 5 mei informeert het Team Strategische Planning & EISW de aanvrager over de volledigheid van de subsidieaanvraag.
Vervolledigen van de aanvraag
Indien de aanvraag onvolledig blijkt, heeft de indiener nog tot 15 mei de tijd om de gevraagde gegevens aan te vullen.
Verplichte bijlagen
Indien een erkende ngo: het erkenningsbewijs (Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking) Indien géén erkende ngo: geldende statuten en statutenwijzigingen met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch staatsblad akten betreffende de benoeming of ambtsbeëindiging van de bestuurders laatst goedgekeurde jaarrekening en balans (*) indien er sinds de vorige aanvraag geen wijzigingen zijn opgetreden, moet deze procedure na een eerste indiening niet worden herhaald. Indien een feitelijke vereniging die voor het eerst subsidies aanvraagt voor ‘projecten buiten de grenzen van Europa’: een uitgebreid werkingsverslag en jaarrekeningen die aantonen dat deze feitelijke vereniging al 5 jaar een actieve werking heeft.
Let wel: de aanvraag kan slechts ontvankelijk worden verklaard wanneer ook delen 2 en 3 van de aanvraag tijdig werden ingediend.
2
1. Algemene gegevens van de aanvrager 1 a. De aanvragende organisatie
DE ORGANISATIE Naam organisatie Datum van oprichting Is jullie organisatie een…
- erkende NGO - VZW met zetel in België - Aalsterse feitelijke vereniging aangesloten bij een koepelorganisatie. Zo ja, welke?................................ – Aalsterse feitelijke vereniging
vink aan Missie van jullie organisatie (wat is het doel, de bestaansreden van de organisatie? Waar staan jullie voor?) maximum 10 lijnen Visie van de organisatie (wat willen jullie bereiken met de organisatie en hoe gaan jullie dit doen? maximum 10 lijnen
DE CONTACTGEGEVENS Contactgegevens organisatie
Adres: Tel.: e-mail: website:
3
Contactpersoon in Aalst
Naam:
Deze persoon dient een vertegenwoordiger te zijn van het project binnen de Raad voor Internationale Samenwerking.
Adres: Tel.: e-mail: functie binnen de organisatie:
4
NOORDWERKING Welke educatieve of sensibiliserende acties en fondsenwervende acties organiseerde jullie organisatie in de periode 1 december vorig jaar tot 15 april van dit jaar? (persmomenten, vormingen, schoolwerking, infoavonden,deelname aan markten,……)
maximum 10 lijnen Heeft jullie organisatie samenwerkingsverbanden met andere organisaties in het kader van het project waar subsidies voor worden aangevraagd? (scholen, bedrijven, overheden,…) maximum 5 lijnen Hoeveel medewerkers/vrijwilligers telt jullie organisatie? aantal medewerkers van de lokale afdeling Aalst en hoeveel medewerkers in totaal? Reikt jullie organisatie fiscale attesten uit voor giften?
Medewerkers: personen die het grootste deel van het jaar actief zijn in de organisatie: Vrijwilligers: personen die occasioneel mee werken (bijv. enkel tijdens een actie):
- Ja, we hebben hiervoor zelf een erkenning - Ja, via een andere organisatie, namelijk……………………. - Nee
vink aan Op welke manier zal er worden gecommuniceerd over de steun van de stad Aalst aan het project? maximum 3 lijnen 1 b. de partnerorganisatie
Werkt jullie organisatie in het
DE CONTACTGEGEVENS… - Een lokale partnerorganisatie
5
projectland met…
- Een contactpersoon (of meerdere contactpersonen) - De organisatie heeft geen contacten ter plaatse
vink aan
DE LOKALE PARTNERORGANSIATIE Enkel invullen indien jullie organisatie met een lokale partnerorganisatie werkt (indien jullie organisatie niet met een lokale partnerorganisatie werkt, ga je meteen naar het onderdeel ‘CONTACTPERSOON TER PLAATSE’). Naam van de lokale partnerorganisatie Adres: Contactgegevens organisatie Tel.: e-mail: website: Contactpersoon binnen de lokale partnerorganisatie
Naam : Adres: Tel.: e-mail: functie binnen de organisatie:
Missie van de lokale partnerorganisatie (wat is het doel, de bestaansreden van deze organisatie? Waar staat de partnerorganisatie voor?) maximum 10 lijnen Hoofdactiviteit van de lokale partnerorganisatie (wat wil de partnerorganisatie bereiken en hoe gaan zij dat doen? maximum 10 lijnen Wat is de doelgroep van deze organisatie? Hoeveel mensen bereikt deze lokale
6
partnerorganisatie? maximum 10 lijnen Op welke manier rapporteert de lokale partnerorganisatie aan jullie? (wijze, frequentie,…) maximum 5 lijnen DE LOKALE CONTACTPERSOON Enkel invullen indien jullie organisatie niet met een lokale partnerorganisatie werkt, maar wel met 1 contactpersoon ter plaatse Naam: Contactpersoon Adres: Tel.: e-mail: Wat is de relatie tussen jullie organisatie en de contactpersoon? (familiebanden, vriendschapsbanden, in loondienst van jullie organisatie, expert…) maximum 3 lijnen Op welke manier rapporteert de lokale contactpersoon aan jullie organisatie? (wijze, frequentie,…) maximum 5 lijnen Op welke manier wordt de objectiviteit van de rapportering gegarandeerd? maximum 5 lijnen
7
2. Gegevens over het project waarvoor subsidies worden aangevraagd Naam van het project Werkingsgebied (land, regio, stad)
Start- en (vermoedelijke) einddatum van het project
Land: Regio, stad: Start: Einde:
Projectomschrijving (wat zal er gebeuren met de gevraagde toelage?) maximum 15 lijnen Realisaties (Wat heeft het project al bereikt? Welke stappen zijn al ondernomen de voorbije jaren?) maximum 15 lijnen Wat zijn de doelstellingen van het project? (wat wil het project bereiken? Wanneer is het project voor jullie geslaagd?) maximum 10 lijnen Hoe zullen jullie bepalen of de doelstellingen zijn behaald? (Wat zijn de indicatoren? Hoe gaan jullie na of deze doelstelling is behaald?) maximum 5 lijnen Wat zal er gebeuren nadat deze doelstellingen zijn bereikt? Is er een plan voor overname door de lokale bevolking? (financiering, ondersteuning, begeleiding, dagelijkse werking,…) maximum 5 lijnen Welke doelgroep willen jullie bereiken met het project? (leeftijdsgroepen,
8
bevolkingsgroepen, mannen, vrouwen, vluchtelingen,….?) maximum 3 lijnen Geef aan in welke mate aandacht wordt besteed aan volgende thema’s binnen het project. Leg tevens uit op welke manier dit gebeurt.
o
Aandacht voor gendergevoeligheid, manvrouwverhoudingen, emancipatie, namelijk:……………………..
o
Aandacht voor minderheidsgroepen of kwetsbare groepen als weeskinderen, namelijk:………………….
o
Aandacht voor het verbeteren van de gezondheid van de betrokkenen, namelijk:……………………
o
Aandacht voor milieu, namelijk………………….
o
Aandacht voor het verlenen van inspraak naar de doelgroep toe (op vlak van uitvoering, planning, beheer,…)
o
Aandacht voor empowerment en zelfredzaamheid van de doelgroep, namelijk………………………
o
Aandacht voor het inzetten van lokale mensen, middelen en knowhow, en aandacht voor de lokale economie namelijk………………
3. Financiële gegevens Wat is het globale budget van het project waarvoor de aanvraag wordt ingediend?
…………………… EUR
Geef heel kort de begroting van het project weer. (hoeveel voorziene uitgaven? Hoeveel voorziene inkomsten?) Hoe groot is de eigen bijdrage aan het project, naast de verwachte subsidie van de stad Aalst? (hoe wordt dit geld verzameld? Zijn er andere subsidiekanalen?) Heeft het project ter plaatse ook eigen inkomstenbronnen? (subsidies van de overheid ter plaatse, verkoop van producten, inschrijvingsgelden,…)
9
Toelage gevraagd aan de stad Aalst (dit mag hoogstens 60% van de werkelijke kost van het project bedragen) Rekeningnummer waarop het subsidiebedrag kan worden gestort
……………………………… EUR
………………………………………………….. Op naam van …………………………………
10
4. Verplichte bijlagen Voeg hier de verplichte bijlagen in: (zie subsidiereglement Internationale Samenwerking, hoofdstuk II, afdeling I, Artikel 11.2.) Voor NGO’s erkend door de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking:
-
erkenningsbewijs van de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking
Voor vzw’s die geen door de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking erkende NGO zijn:
-
de geldende statuten en statutenwijzigingen (met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch Staatsblad). Voor de documenten waarvoor geen wijzigingen opgetreden zijn, moet deze procedure na een eerste indiening niet herhaald worden
de akten betreffende de benoeming of de ambtsbeëindiging van de bestuurders en in voorkomend geval van de personen aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen, van de personen gemachtigd om de vereniging te vertegenwoordigen. Voor de documenten waarvoor geen wijzigingen opgetreden zijn, moet deze procedure na een eerste indiening niet herhaald worden de laatst goedgekeurde jaarrekening + de balans
-
Voor feitelijke verenigingen die voor het eerst subsidies aanvragen voor ‘projecten buiten de grenzen van Europa’: een uitgebreid werkingsverslag en jaarrekeningen die aantonen dat deze feitelijke vereniging al 5 jaar een actieve werking heeft. een uitgebreid werkingsverslag over de werking van de organisatie de voorbije 5 jaar de jaarrekeningen van de voorbije 5 jaar
Datum aanvraag: ……………………………………………………………… Heb kennis genomen van het subsidiereglement, voor akkoord. Naam en handtekening aanvrager: …………………………………………………………………………………….
Dit aanvraagformulier uiterlijk voor 15 april indienen bij het team Strategische Planning en EISW de, Zwarte Zustersstraat 15, 9300 Aalst Voor bijkomende inlichtingen, tel 053 72 36 43 of
[email protected]
11
AANVRAAGFORMULIER Projecten buiten de grenzen van Europa DEEL 2 – vóór 15 oktober het voortgangsrapport Wie kan een voortgangsrapport indienen?
Leden van de Raad voor Internationale Samenwerking met een ontwikkelingsproject die voor 15 april een subsidieaanvraag hebben ingediend voor projecten buiten de grenzen van Europa, zijn verplicht een voortgangrapport in te dienen voor 15 oktober.
Uiterste indiendatum Controle van het voortgangsrapport
15 oktober (elektronisch of per post) Er wordt géén feedback gegeven vanuit de sectie Internationale Samenwerking over het ingediende voortgangsrapport.
Inhoudelijke beoordeling
Voor 30 november zal een externe jury de subsidieaanvraag en het voortgangrapport inhoudelijk beoordelen.
Let wel: de aanvraag kan slechts ontvankelijk worden verklaard wanneer ook delen 1 en 3 van de aanvraag tijdig werden ingediend.
12
1. Algemene gegevens van de aanvrager DE ORGANISATIE Naam organisatie
NOORDWERKING Welke educatieve of sensibiliserende acties en fondsenwervende acties organiseerde jullie organisatie in de periode 15 april tot 15 oktober van dit jaar? (persmomenten, vormingen, schoolwerking, infoavonden,deelname aan markten,……) maximum 5 lijnen Zijn er bijsturingen in de planning van de Noordwerking van jullie organisatie nodig geweest? Zoja, welke en waarom? maximum 5 lijnen
13
2. Gegevens over het project Naam van het project Geef een stand van zaken over het bereiken van de concrete doelstellingen op korte termijn. Welke stappen zijn concreet genomen sinds de indiening van de aanvraag? Vermeld hier ook of er bijsturingen in deze planning nodig is gebleken. maximum 25 lijnen Hoe verloopt het contact tussen jullie organisatie en de lokale partner of de lokale contactpersoon? frequentie en kwaliteit van rapportering? maximum 5 lijnen
3. Financiële gegevens Zijn er wijzigingen in het globale budget of de begroting van het project geweest sinds de indiening van de aanvraag? Zoja, welke en waarom? maximum 5 lijnen
14
AANVRAAGFORMULIER Projecten buiten de grenzen van Europa DEEL 3 – vóór 1 december werkingsverslag en financiële bewijsstukken Wie kan een werkingsverslag indienen?
Leden van de Raad voor Internationale Samenwerking met een project buiten de grenzen van Europa die voor 15 april een subsidieaanvraag hebben ingediend voor projecten buiten de grenzen van Europa, zijn verplicht een werkingsverslag en de financiële bewijsstukken in te dienen voor 15 oktober.
Uiterste indiendatum
30 november (het werkingsverslag, elektronisch of per post, de financiële stukken enkel per post)
Controle van het werkingsverslag en de financiële stukken
Het Team Strategische Planning & EISW controleert het werkingsverslag en de financiële stukken. Op basis van de bewijsstukken en de inhoudelijke beoordeling van de externe jury wordt het uit te keren subsidiebedrag berekend. - Let wel: niet alle bewijsstukken worden aanvaard: enkel bewijsstukken in het Nederlands, Frans, Engels, Duits of Spaans worden aanvaard - telecommunicatiekosten worden niet aanvaard, tenzij voor het ontwerpen of hosten van een website - kosten voor dranken en maaltijden worden niet aanvaard, tenzij vervat in het totaalpakket. Dranken en maaltijden mogen maximum 1/3 van het aangevraagde bedrag uitmaken. Receptie- en representatiekosten gemaakt buiten het land waar het project zich bevindt, komen niet in aanmerking voor subsidiëring. - Een bewijs van doorstorting naar de lokale partner dient te worden aangevuld met bewijsstukken die de eigenlijke uitgave ter plaatse bewijzen. Een bewijs van doorstorting is onvoldoende als bewijs. - Schenkingen in contant geld worden niet aanvaard als uitgave in het kader van het project.
Feedback
Elke organisatie die een aanvraag heeft ingediend, krijgt een persoonlijke brief met aanbevelingen en tips toegestuurd. Daarin staat ook het subsidiebedrag vermeld waar de organisatie recht op heeft. Dit wordt meegedeeld tijdens de RIS-vergadering van december. Na de toelichting op de RIS-vergadering beslist het cbs over de werkelijke uitbetaling.
Let wel: de aanvraag kan slechts ontvankelijk worden verklaard wanneer ook deel 1 en 2 van de aanvraag tijdig werden ingediend.
15
1. Algemene gegevens van de aanvrager
DE ORGANISATIE Naam organisatie
NOORDWERKING geef een overzicht van de educatieve of sensibiliserende acties en fondsenwervende acties organiseerde die de organisatie gedurende het hele jaar organiseerde. Geef waar mogelijk ook het aantal aanwezigen mee. Heeft jullie organisatie dit jaar samenwerkingsverbanden met andere organisaties opgestart in het kader van het project waar subsidies voor worden aangevraagd? (scholen, bedrijven, overheden,…) maximum 5 lijnen Geef een overzicht van de vormingen die dit jaar werden gevolgd door leden van de organisatie in Aalst.
Geef een overzicht van de communicatiekanalen die de organisatie gebruikt om te informeren over het project. (nieuwsbrieven, brochures, website, sociale media,…) Geef ook het aantal geadresseerden op.
16
2. Gegevens over het project Naam van het project In hoeverre werden de concrete doelstellingen, vooropgesteld in het aanvraagformulier, verwezenlijkt? Welke stappen hebben jullie dit jaar ondernomen om deze doelstellingen te bekomen? Welke concrete acties zijn er ondernomen?
Bewijs aan de hand van de indicatoren, zoals vooropgesteld in het aanvraagformulier, of deze doelstellingen zijn behaald.
Hoeveel leden van de doelgroep, zoals vooropgesteld in het aanvraagformulier, werden dit jaar bereikt met het project? (leeftijdsgroepen, bevolkingsgroepen, mannen, vrouwen, vluchtelingen,….?)
3. Financiële gegevens Wat was het globale budget van het project waarvoor de aanvraag wordt ingediend?
…………………… EUR
Hoeveel van dat budget werd dit jaar uitgegeven? Bleef de begroting, zoals vooropgesteld in het aanvraagformulier, in grote lijnen hetzelfde? maximum 5 lijnen.
17
Hoe groot was de eigen bijdrage aan het project, naast de verwachte subsidie van de stad Aalst? (hoe wordt dit geld verzameld? Zijn er andere subsidiekanalen?) Had het project ter plaatse dit jaar ook eigen inkomstenbronnen? (subsidies van de overheid ter plaatse, verkoop van producten, inschrijvingsgelden,…) De wisselkoers (indien financiële bewijsstukken worden ingediend in een munteenheid anders dan in EUR)
Maak in deze tabel een overzicht van alle financiële bewijsstukken die als bijlage worden gevoegd. Voeg, naargelang het aantal bewijsstukken, rijen toe. Nummer van het bewijsstuk
Datum vermeld op het bewijsstuk
Omschrijving van de verkregen goederen of diensten
Bedrag in lokale munteenheid
Bedrag in EUR
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
4. Verplichte bijlagen Voeg hier de verplichte en informatieve bijlagen in: (zie subsidiereglement Internationale Samenwerking, hoofdstuk II, afdeling I.) -
verplicht: alle financiële bewijsstukken zoals beschreven in bovenstaande tabel, ter staving van de subsidie van de stad Aalst
-
ter informatie kunnen ook foto’s, getuigenissen, flyers, nieuwsbrieven, verslagen,…. worden toegevoegd.
18
