Interview met Van Roey Automation nv
Jonas Adriaensen Bram Claeys Niels Loomans Olivier Nuyts Riet Sas
Handelswetenschappen en Bedrijfskunde Departement
Bachelor
Toegepaste Informatica
2de jaar Academiejaar 2010-2011 2010
1
Voorwoord Voor het vak Businessprocessen met SAP kregen we de opdracht om op interview te gaan met een bedrijf dat een bepaald ERP-pakket heeft geïmplementeerd. We hebben daarvoor samen gekozen voor het bedrijf Van Roey Automation nv omdat dit bedrijf onlangs een implementatie heeft gedaan met het ERP-pakket Dynamics NAV. Omdat Patrick Van Roey, General Manager van Van Roey Automation, ons hierbij wilde helpen willen hem bedanken voor de vlotte medewerking. Zonder hem was het ons niet gelukt deze opdracht uit te werken. Ook willen we onze docent Ellen Torfs bedanken om ons zo goed te begeleiden tijdens de lessen Businessprocessen met SAP. Zij heeft ons veel bijgeleerd over de verschillende ERP-pakketten, de implementatie ervan en welke de voordelen en de nadelen ervan kunnen zijn.
2
Inhoudstafel Voorwoord ........................................................................................................................................... 2 Inleiding................................................................................................................................................ 4 Interview .............................................................................................................................................. 5 1. Over Van Roey.......................................................................................................................... 5 1.1 Algemeen ............................................................................................................................. 5 1.2 Bedrijfsvisie ......................................................................................................................... 5 EEN STRATEGISCH INSTRUMENT..................................................................................................... 5 EEN GEPASTE ICT-INFRASTRUCTUUR .............................................................................................. 6 DE JUISTE SPECIALISTEN .................................................................................................................. 6 1.3 Strategie ............................................................................................................................... 6 1.4 Oplossingen ......................................................................................................................... 8 1.5 Onderscheidingen ............................................................................................................. 8 2. Planning van de implementatie ......................................................................................... 8 2.1 Microsoft Dynamics NAV (nummering moet aangepast worden) ................. 9 3. Voorbereiding van de implementatie............................................................................. 11 4. Implementatie zelf ................................................................................................................ 13 5. Opvolging en nasleep .......................................................................................................... 14 Bijlage ................................................................................................................................................. 15 Bijlage 1: E-mail contact met Van Roey Automation ................................................... 15 Bijlage 2: Antwoord op contactmail .................................................................................... 16 Bijlage 3: Van Roey Automation ........................................................................................... 16 Bijlage 4: Presentatie voor klanten ..................................................................................... 17 Bijlage 5 : Optimalisatieplan .................................................................................................. 18 Bijlage 6 : Omzet 2004-2008 ................................................................................................ 18 Persoonlijke mening ...................................................................................................................... 19 Riet Sas .......................................................................................................................................... 19 Jonas Adriaensen ........................................................................................................................ 19 Olivier Nuyts ................................................................................................................................. 19 Bram Claeys .................................................................................................................................. 20 Niels Loomans .............................................................................................................................. 20 Besluit ................................................................................................................................................. 21 3
Inleiding Voor de opdracht zijn we op zoek gegaan naar een bedrijf die in het verleden een ERP-pakket heeft geïmplementeerd. Om het interview wat meer aan onze studierichting te laten aansluiten, hadden we graag gehad dat deze actief was in de IT-sector. We hebben vervolgens een selectie gemaakt van enkele bedrijven, gebaseerd op volgende argumenten: • • • •
afstand, sector, reputatie, gebruik ERP-software.
Het eerste bedrijf dat we gecontacteerd hebben was GET N.V., gelegen in Oostmalle. Het houdt zich bezig met beveiliging en software/systemen voor tijdsen urenregistratie. Na enkele dagen zonder reactie hebben we besloten om MadeServices te contacteren. Dit jong bedrijf is gevestigd in Hasselt en actief in Mail en Debt services. Helaas moesten we vaststellen dat ook deze berichten niet werden beantwoord. Op dat moment kwamen we terecht bij Van Roey Automation (zie bijlage 1,2). Uit het verleden wisten we dat dit bedrijf meestal wel openstond voor studenten en daarom hebben we deze bij een derde poging gecontacteerd (zie bijlage 1). Uiteindelijk kregen we nog op tijd de toestemming om een interview af te leggen met de General Manager, Patrick Van Roey. We waren zeer tevreden met deze afspraak. Van Roey Automation is tenslotte een sterk groeiend bedrijf in de IT-wereld. Zij gebruiken zelf de laatste versie van Microsoft Dynamics NAV en integreren dit ook bij klanten. Daarom leek het voor ons interessant om eens te informeren hoe dat tot nu toe was verlopen en waarom ze juist gekozen hebben voor Microsoft Dynamics in plaats van SAP. In dit verslag zal wat informatie gegeven worden over het bedrijf zelf en zullen de verschillende fasen van een implementatie, zoals deze wordt gedaan bij Van Roey, aan bod komen. Tenslotte zetten we onze persoonlijke ervaringen even op een rijtje en formuleren we een besluit over het hele totaalbeeld.
4
Interview 1. Over Van Roey 1.1 Algemeen Van Roey Automation NV is opgericht in 1993 en heeft ondertussen bijna 100 jonge werknemers. Het is een naamloze vennootschap en is gespecialiseerd in het bieden van ICT-oplossingen voor professionele organisaties. Ook verkopen zij computertoebehoren. Zij willen ervoor zorgen dat ICT voor hun klanten geen kost is, maar een strategisch hulpmiddel om hun doelstellingen te bereiken. Ze focussen zich vooral op de Microsoft oplossingen, zoals Microsoft Dynamics NAV en Microsoft Sharepoint. Een belangrijk bijdrage tot het succes van de organisatie is de respectvolle omgang die ze hebben met hun omgeving. Dit geldt vooral voor hun leveranciers, klanten, medewerkers en het milieu. Ze zijn ondertussen al gegroeid tot een hoogstaand bedrijf door de ervaring die ze hebben opgedaan met de verschillende implementaties. (zie bijlage 3)
1.2 Bedrijfsvisie
ICT is geen kost maar een strategisch hulpmiddel voor de realisatie van uw doelstellingen. De beschikbaarheid van een gepaste ICT-infrastructuur en mogelijkheid te steunen op de juiste specialisten vormen hierbij de enige randvoorwaarden.
EEN STRATEGISCH INSTRUMENT Als ondernemingen informatica aanzien als een kost maken ze een grote vergissing die de mogelijkheid om drastisch te besparen in de weg staat. ICT is immers een volwaardig strategisch instrument dat helpt bedrijfsdoelstellingen te realiseren. In 2012 zal ICT, volgens consultancybureau Gartner, één van de drie belangrijkste succesfactoren vormen voor meer dan de helft van alle topbedrijven. Vandaag de dag al kan een informaticaprobleem of een ontoereikende infrastructuur bedrijven op slag lam leggen. ICT-moeilijkheden kunnen er immers voor zorgen dat het niet meer mogelijk is om goederen te produceren, diensten te verlenen, klanten te contacteren en dergelijke meer. Ondernemingen mogen dus niet nalaten om hun ICT-mogelijkheden te optimaliseren.
5
EEN GEPASTE ICT-INFRASTRUCTUUR Om de volle kracht van ICT te benutten dient een stabiele infrastructuur aanwezig te zijn aangevuld met oplossingen die zorgen voor een duidelijke communicatie, een betrouwbare beveiliging van gegevens en de beschikbaarheid van informatie.
DE JUISTE SPECIALISTEN Vanwege het grote aanbod en de vaak complexe oplossingen valt het voor ondernemers niet altijd mee om de juiste investeringen te kiezen en zo ICT aan te wenden als een strategisch hulpmiddel in de concurrentiestrijd. Hiervoor zijn specialisten nodig, ervaren mensen vertrouwd met het begeleiden van bedrijven in het opzetten van een ICT-infrastructuur die bijdraagt tot de realisatie van strategische doelen. In volgende promovideo komt u meer te weten over de visie van het bedrijf: http://www.youtube.com/watch?v=i78ngEEoIi8
1.3 Strategie Van Roey Automation tracht haar missie te bereiken door • • • •
een klantgericht beleid na te streven met focus op duurzaamheid, kwaliteit, snelheid en eenvoud gepaste professionele oplossingen te bieden aan de hand van het ICTOptimalisatieplan een waardevolle omgeving te creëren waarin medewerkers zich optimaal kunnen ontplooien een gezond financieel beleid in ere te houden met focus op MVO (duurzaam ondernemen) en rentabiliteit
•
KLANTGERICHT De missie van VRA omschrijft de ambitie om bedrijven te ondersteunen bij het behalen van hun doelstellingen. VRA voert op regelmatige basis tevredenheidonderzoeken uit en tracht hieruit te leren. Daarnaast respecteren ze een uitgebreide klachtenbehandelingsprodedure. Samenwerken is volgens Van Roey de beste manier om een op maat gemaakte en betaalbare oplossing uit te werken. Bereikbaarheid, teamwork en het nakomen van afspraken vormen de basis voor een aangename klantenrelatie.
6
ICT-OPTIMALISATIEPLAN Vanwege het grote aanbod aan ICT , en de vaak complexe oplossingen, valt het voor ondernemers niet altijd mee om de juiste investeringen te doen en zo hun infrastructuur aan te wenden als een strategisch hulpmiddel in de concurrentiestrijd. Hierin kan VRA hen begeleiden gebruik makend van een innovatief optimalisatiemodel. Het uitwerken van een optimale ICT-infrastructuur gebeurt in drie stappen waarin een antwoord geformuleerd wordt op de volgende vragen: 1. Waar staan we vandaag? 2. Waar willen we naartoe? 3. Hoe geraken we daar? Voor het beantwoorden van de eerste twee vragen voert VRA een uitgebreide audit uit in het bedrijf. Vervolgens stellen ze een concreet en duidelijk ICTgroeiplan op om de derde vraag, “Hoe geraken we daar”, te beantwoorden. Dit gebeurt aan de hand van het optimalisatiemodel. (Zie bijlage 5)
WAARDEVOLLE OMGEVING Van Roey Automation tracht een waardevolle omgeving te creëren voor werknemers. Enkel zo kunnen zij zich steeds verder blijven specialiseren en blijven ze gemotiveerd om mee te werken aan onze gezamenlijke missie. Om deze sfeer te onderbouwen maken ze gebruik van het VRA-waardenwiel, een belangrijk hulpmiddel zowel voor evaluatiegesprekken als voor de dagelijkse werking van het bedrijf.
GEZOND FINANCIEEL BELEID Reeds verschillende jaren zet Van Roey Automation steeds weer een fikse omzetgroei neer. Deze groei valt niet enkel te danken aan een gezond financieel beleid maar ook aan de duurzame, enthousiaste en respectvolle mentaliteit van de mensen binnen de firma. (Zie bijlage 6)
7
1.4 Oplossingen
BEDRIJVEN Van Roey Automation kan bedrijven helpen door ICT-oplossingen te optimaliseren. Of het nu om de aankoop van één zakelijke pc of de installatie van een nieuw serverpark gaat; Een eenvoudige Microsoft Office installatie of een implementatie van een nieuwe ERP-omgeving voor het ganse bedrijf; VRA gaat elke uitdaging te baas!
THUISGEBRUIKERS Ook voor thuisgebruikers biedt Van Roey diensten aan. In het hoofdkantoor te Turnhout staat een team van specialisten klaar, zowel om een perfecte service te bieden als om een uitgebreid woordje uitleg te voorzien. Voor thuisgebruikers is VRA voornamelijk actief in: •
• • •
Verkoop van computers, randapparatuur, communicatieapparatuur; o Ook via een online webstore. Herstellingen van computers, randapparatuur, ... ; Telenet Center; Advies.
elektronica
en
1.5 Onderscheidingen
Sinds de oprichting in 1993 heeft Van Roey een grote groei gekend. Dit is gepaard gegaan met onderscheidingen op verscheidene gebieden.
2. Planning van de implementatie Van Roey had voordien vele klassieke problemen met oude Software business aps. Het was een eigen geschreven applicatie dat end of life was. Er waren vele verschillende programma’s mee verbonden zodat men gegevens dubbel moest ingeven. Data was inconsistent. Ook waren geen groeimogelijkheden met dit project, er werden geen updates meer voorzien. Men kon niet aan multitasking doen omdat gebruikers geblokkeerd werden door andere gebruikers/schermen. Dit project had een slechte stabiliteit en bood geen exportmogelijkheden. Nog 8
een nadeel was dat er geen elektronische formulieren aan te pas kwamen, dus alles moest afgedrukt worden en dat zorgde voor veel onoverzichtelijk papierwerk. Daardoor gingen geschreven teksten vaak verloren. Een ERP-pakket (Enterprise Resource Planning) biedt ondersteuning aan alle processen binnen het systeem. Dit pakket wordt opgesplitst in verschillende modules met een specifieke taak. Alle gegevens worden op 1 plaats bewaard. Het is ook een heel efficiënte manier van werken. Daarnaast is er betere communicatie en met dit systeem kunnen kosten onderdrukt worden. Van Roey Automation heeft gekozen voor Microsoft Dynamics NAV als ERPpakket.
Van Roey Automation is een KMObedrijf, en heeft allerlei KMOklanten. Daarom heeft het bedrijf gekozen voor Microsoft Dynamics NAV omdat dit het beste aansluit op hun doelgroep. De gebruikers zijn reeds vertrouwd met de interface van Dynamics. SAP daarentegen is meer bedoeld voor grotere organisaties. Dit pakket is ook drie keer zo duur. Van Roey heeft vooral Microsoft klanten dus Microsoft Dynamics NAV past beter bij hun huidige systeem en hun klanten omdat de gebruikers er veel sneller mee weg zullen zijn dan met SAP. Microsoft Dynamics is 4 keer sneller geïmplementeerd dan SAP, dit zorgt ervoor dat dit hele proces minder complex is. Het enige minpunt is dat Van Roey Automation het soms lastig had om bepaalde klanten te overtuigen om over te schakelen op het nieuwe systeem. Daarvoor boden zij een presentatie aan zodat de klanten een idee kregen waarvoor de implementatie nodig was en welke voordelen er uit kunnen gehaald worden (zie bijlage 4). De gebruikersinterface van NAV leunt zeer sterk aan met alle andere programma’s van Microsoft. Hierdoor is de implementatie en ook de opleiding vlot verlopen. Gebruikers zijn heel snel vertrokken met dit programma en dit is een groot voordeel en heeft mee beslist om hiervoor te kiezen. NAV staat voor Navision: • NAV = navigeren • Vision = zien
2.1 Microsoft Dynamics NAV (nummering moet aangepast worden)
"Navision was op zich een uitstekende en veelbelovende beheertool voor bedrijven en een uitstekende ERP-speler op de markt. Daarnaast is Microsoft veruit de meest overtuigende en betrouwbare speler op de markt. Toen Microsoft Navision overnam waren we bij Van Roey Automation meteen overtuigd en hebben we het ook binnen ons bedrijf geïmplementeerd" Pat Van Roey 9
Navision was een ERP- en boekhoudpakket dat werd ontwikkeld in Vedbæk, Denemarken en in 2002 door Microsoft werd overgenomen. Navision werd toegevoegd aan Microsoft Business Solutions, zoals de ERP divisie van Microsoft destijds genoemd werd. De Nederlandse importeur was vroeger gevestigd in Barneveld, de Belgische was gevestigd in Mechelen.
Het product had een gunstige concurrentiepositie in de markt als gevolg van: • • •
een lage prijs voor het basispakket (ten opzichte van toenmalige concurrenten als SAP), de modulaire opbouw en de gemakkelijke manier om de functionaliteit uit te breiden of aan te passen (ten opzicht van toenmalige concurrenten als Exact).
In de beginjaren was Concorde van Damgaard een concurrent op dezelfde markt, een eveneens Deens product dat werd ontwikkeld door voormalige medewerkers van Navision in Denemarken. Het Concorde product van Damgaard werd in 1998 opgevolgd door Axapta. Later gingen Navision en Damgaard samen, tot het in 2002 door Microsoft werd overgenomen en als Microsoft Business Solutions verder ging. Microsoft had in 2001 in de Verenigde Staten Great Plains overgenomen, een vergelijkbaar bedrijf en ERP product, min of meer de Amerikaanse tegenhanger van het Europese Navision. Hierdoor verkreeg Microsoft in 2 jaar tijd een behoorlijke wereldwijde positie in de ERP markt. Tegenwoordig heet de Microsofts ERP-divisie Microsoft Dynamics, en zijn de productlijnen Axapta, Navision en Great Plains hernoemd in respectievelijk AX, NAV en GP.
2.1.1 Geschiedenis
Navision is in 1983 te Vedbæk Denemarken opgericht door Jesper Balser, Peter Bang en Torben Wind. Vedbæk is een klein plaatsje niet ver van Kopenhagen in Denemarken. In 1984 werd hun eerste software product in Denemarken en Noorwegen uitgebracht onder de naam PCPlus. Dit was een character based MS DOS PC applicatie gericht op het midden en kleinbedrijf. De eerste reclame slogan was vroeger: "Beauty of Simplicity". In 1987 veranderde de naam van het bedrijf in Navision en werd er een nieuwe applicatie uitgebracht onder de naam Navigator. Dit programma was een character based client/server-versie op MS DOS en het OS/2-platform. Ook was 10
er een versie die op het RS/6000 platform van IBM draaide. Hoewel de server op het ene platform kon draaien, konden de clients op een ander platform draaien. Hiermee was het mogelijk om de server met RS/6000 op te zetten, en de clients lokaal onder DOS en later in een DOS-shell in Windows te draaien. Remote clients konden dan met een terminal een sessie op de UNIX server starten. In 1997 kwam er een Windows versie uit onder de naam Navision Financials. De database van de character-based-versie werd door Navision zelf ontworpen. De Windowsversie had een eigen databaseformaat genaamd C/SIDE (Client/Server Integrated Development Environment), maar kan later ook draaien op een SQL-database.
3. Voorbereiding van de implementatie Om je voldoende voor te bereiden, is het aan te raden om eerst eens af te vragen of het bedrijf wel het juiste ERP pakket heeft gekozen.
Bij een klein bedrijf is het niet altijd geschikt om een ERP pakket als SAP/Dynamics te gebruiken. Een gouden regel is als het aantal gebruikers tussen de 5 en de 400 is dan kies je voor Microsoft Dynamics NAV en daarboven kies je voor SAP.
Je kan je niet echt onderscheiden met een zelfgemaakt pakket, SAP/NAV zijn al veel groter en het zou 20 jaar duren voordat ze ook zo groot worden. Het is hoogstwaarschijnlijk geen goed idee om zelf een ERP pakket te schrijven. Dit is omdat je zich niet kan onderscheiden van de andere bestaande pakketten. Het zou ook veel te lang duren voor even groot of groter te worden als de reeds bestaande pakketten. Omdat Van Roey ook ERP pakketten installeert bij andere organisaties is het belangrijk om een bestaand pakket te kiezen. Daarom heeft Van Roey gekozen om Microsoft Dynamics NAV te implementeren.
Er zijn natuurlijk ook andere ERP pakketten dan Microsoft Dynamics NAV maar een paar factoren die het meest doorwogen waren: •
De leercurve van de gebruikers: de interface van Microsoft Dynamics NAV lijkt heel sterk op de applicaties die bij Van Roey dagelijks gebruikt worden. 11
Bijvoorbeeld: de startpagina van Microsoft Dynamics NAV is hetzelfde als die van Outlook. De gebruikers zijn dus heel snel vertrokken met het nieuwe pakket. •
De prijzenverhouding van de verscheidene pakketten is een argument, Microsoft Dynamics NAV is betaalbaar tegenover SAP dat een factor 2 à 3 hoger ligt.
•
De evolutie van het pakket, omdat Microsoft Dynamics NAV één van de meest verkochte pakketten is, wordt er continue aan gewerkt.
•
Het is een pakket waarin een CRM systeem zit op basis van services, omdat Van Roey Automation service-gericht is, was dit een zeer belangrijke factor.
•
Het is modulair , er zitten heel veel blokken in die je al dan niet kan inschakelen… Maar je kan het ook laten groeien door het bedrijf heen. Bijvoorbeeld: als je een bepaalde blok extra nodig hebt, dan kan je die activeren.
Na de keuze van het ERP pakket volgt de voorbereiding van de implementatie. Allereerst werd er een functionele analyse gemaakt.
Dit houdt in dat ze gezocht hebben naar de mogelijkheden van het pakket in zijn standaarduitvoering. Er werd gekeken in het pakket wat ze direct konden gebruiken en wat er nog niet inzat dat ze wel nodig hadden.
Van Roey heeft dus gekeken naar hun organisatie wat ze konden aanpassen zodat ze met de standaardcomponenten van het ERP pakket konden werken. Dikwijls waren dat verbeteringen in de werking van het bedrijf. Van Roey heeft in bepaalde processen een unieke werking. Dit zit niet standaard in het ERP-pakket, dus dat moesten ze zelf bouwen.
Nadat ze de functionele analyse hadden gemaakt, konden ze aan de extra blokken beginnen bouwen en konden ze de gebruikers beginnen opleiden. De gebruikers zijn opgeleid door de mensen van de afdeling ERP. Hierbij heeft Van Roey Automation voordeel dat ze een eigen afdeling hadden om mensen op te leiden. Normaal gezien worden de gebruikers opgeleid door de key-users van het bedrijf. Dit zijn werknemers die heel snel leren en heel dynamisch zijn. Zij krijgen dan een cursus van de ERP-implementators en geven dan deze informatie verder door aan hun collega’s.
12
Voor de implementatie moet men ook nadenken over de problemen die ze hebben gehad met hun vorig ERP-pakket. Voor de implementatie gebruikte Van Roey Automation een ander pakket. Dit noemde Briljant, dit is onlangs nog overgenomen door de Kluwen groep.
Hier hadden ze 2 grote problemen mee: 1. Het probleem met Briljant was “locking”. Als men externe gebruikers in een record zet, kan niemand anders nog aan de record aan. 2. Een ander probleem is het exporteren van data en het uitwisselen van gegevens met andere applicaties.
Met het nieuwe pakket worden deze problemen verholpen. Van Roey Automation weet dat men pas problemen krijgt na de implementatie. Je gaat moeten werken op een nieuwe manier, zoals het pakket voorschrijft. De andere manier ging misschien vlotter, maar nu heeft de organisatie wel meer structuur.
Het is heel belangrijk dat men een goede voorbereiding maakt, als men een goede voorbereiding heeft, is de beginfase van de implementatie veel minder erg.
4. Implementatie zelf Bij Van Roey heeft het proces van de implementatie 9 maanden geduurd. Eerst zijn er 6 maanden nodig om een grondige analyses uit te voeren voor de echte implementatie kan plaatsvinden. In de laatste 3 maanden wordt de implementatie zelf uitgevoerd en getest op fouten. Dit is ook een zeer belangrijke stap bij de implementatie omdat het bedrijf er zeker van moet zijn dat er niks fout loopt. In de eerste 6 maanden na de implementatie is het zeer belangrijk om een evenwichtige samenwerking te hebben, omdat de implementatie van een ERPpakket een crisisperiode is. In deze periode is het voor de werknemers extra moeilijk om gemotiveerd te blijven en het is emotioneel heel zwaar. Er zijn vaak organisatorische problemen waar het bedrijf op kan stoten. Deze komen boven tijdens het implementeren. Ook kan het zeer nadelig zijn voor de klanten. We kunnen in cijfers omschrijven hoe de gebruikers een implementatie opnemen. 20% van de klanten past zich zeer goed aan. 60% zal met enige twijfel zich ook nog aanpassen aan het nieuwe systeem. De overige 20% is zeer moeilijk te overtuigen omdat ze enkel nadelen zien met het nieuwe ERP-pakket. Hiervoor duiden ze tijdens de implementatie key-users aan. Dit zijn flexibele en enthousiaste mensen in het bedrijf die helemaal achter de keuze van het ERP13
pakket staan. Zij moeten er voor zorgen dat alle mensen gemotiveerd blijven en dat de niet-overtuigde mensen (de 20%) van gedacht veranderen en laten inzien dat dit de goede keuze is. Bij de implementatie van Microsoft Dynamics NAV bij Van Roey was de grootste uitdaging om te durven werken op een andere manier. Het is zeer moeilijk om vooraf te weten of de implementatie al dan niet succesvol zal zijn. Als een bedrijf zo vertrouwd is met zijn omgeving is het zeer moeilijk om in te schatten hoe het bedrijf zal reageren als het plots een grote verandering meemaakt. Maar spijt van de keuze voor een ERP-pakket was er nooit, gewoon omdat er geen weg terug is.
5. Opvolging en nasleep Voor Van Roey was het belangrijk om ervaring op te doen uit de implementatie zodat ze dit met verloop van tijd nog kunnen verbeteren. Ook was het van belang om gegevens op een eenvoudige en efficiënte manier op te slaan. Dankzij de implementatie van het nieuwe systeem is het gemakkelijker om detailinformatie te bekijken dan voordien. Het viel heel sterk op dat er bij Van Roey Automation grote schommelingen waren in verband met winstmarges binnen het bedrijf. De peilingen tonen aan dat er tijdens de eerste 3 maanden na de implementatie verlies werd gemaakt. Dat kan normaal zijn omdat een implementatie zeer duur is om uit te voeren. 6 maanden na de implementatie werd er een verschil opgemerkt waarbij er reeds 1/5 van de normale winst terug was gewonnen. Van Roey Automation boekte dus op korte tijd een zeer grote vooruitgang. Ongeveer een jaar na de implementatie zaten ze ongeveer op 200% winst. Zo’n groot effect van het project hadden ze nooit verwacht. Dus alle kosten die ze hebben gemaakt voor de succesvolle implementatie zijn meteen terug verdiend.
14
Bijlage Bijlage 1: E-mail contact met Van Roey Automation
15
Bijlage 2:: Antwoord op contactmail
Bijlage 3: Van Roey Automation
16
Bijlage 4: Presentatie voor klanten
17
Bijlage 5 : Optimalisatieplan
Bijlage 6 : Omzet 2004-2008 2004
18
Persoonlijke mening Riet Sas Het is mij opgevallen dat een implementatie van een bepaald ERP-pakket zeker en vast geen evidentie is. Er gaat een zeer grondige analyse en planning vooraf die even belangrijk is als de implementatie zelf. Dit hebben we natuurlijk in de lessen Businessprocessen met SAP al besproken. Het interview met Patrick Van Roey, de general manager van Van Roey Automation, verliep in het begin wat moeizaam, maar na een tijdje ging het zeer vlot en werden al onze vragen heel duidelijk beantwoord. We hebben veel en nuttige informatie uit het gesprek bij elkaar kunnen sprokkelen om er een uitgebreid verslag van te kunnen maken.
Jonas Adriaensen Tijdens het interview heb ik het implementeren van een ERP-packet langs een andere kant kunnen zien. Bij onze lessen zien we wel de voor- en nadelen maar die zijn standaard genomen van bedrijven. Nu konden we de echte feiten zien van een bedrijf en dat vond ik interessant. Ik heb geleerd dat door zo’n implementatie het mogelijk is dat je bedrijf failliet gaat. Het is een grote investering en is niet zonder risico's. Voor Van Roey Automation is alles goed afgelopen, maar dit had anders kunnen uitdraaien. We hadden het een beetje moeilijk om een bedrijf te vinden dat bereid was om een interview af te leggen. Maar ik ben zeer blij dat Van Roey Automation het wou doen en niet een noodoplossing hebben moeten gebruiken. Het was zeer interessant en leerzaam.
Olivier Nuyts Ik vond dit een zeer leerrijke ervaring. Ik heb niet alleen meer bijgeleerd over het bedrijfsleven maar ook in verband met de keuze van mijn studierichting. We kregen de kans om met de general manager van Van Roey Automation te praten, dus hebben we hier dan ook nuttig gebruik van gemaakt. Het laatste kwartier vroeg Patrick of we al een keuzerichting hadden gekozen. Bij deze 19
hebben we dan ook vragen gesteld in verband met keuzerichting, stage doen in het buitenland, toekomst van IT,… Door dit interview ben ik overtuigd om stage te gaan doen in China en heb ik geleerd dat analyseren heel belangrijk is bij het implementeren van een ERP pakket.
Bram Claeys Ik vond het heel interessant om een interview af te nemen. Het was heel leerrijk omdat ik nog niets van ERP-pakketten af wist. Doordit interview weet ik hoe het in de realiteit aan toe gaat en dat dit zeker niet simpel is. Als je flexibel en enhoustiast ben is dat een groot plus punt voor een bedrijf omdat je dan als keyuser kan worden gekozen.
Niels Loomans Na het gesprek met Van Roey Automation heb ik enorm veel bijgeleerd over implementaties van ERP-pakketten. Het is altijd leuk om te weten hoe bedrijven dit in de praktijk toepassen en welke ervaringen zij daarbij ondervinden. Achteraf bekeken was het zeer interessant om de General Manager van een toch wel hoogstaand ICT-bedrijf te mogen interviewen. Hij heeft mij tevens doen nadenken over de keuze van een afstudeerrichting en het eventueel behalen van een Master. De mening van iemand die de dingen waar wij dagelijks over leren toepast, is tenslotte niet niets!
20
Besluit In het begin hadden we enkele problemen met het vinden van een gepast bedrijf dat ons iets zou willen vertellen over de implementatie van hun ERP-systeem. ERP Maar na enkele pogingen om contact te leggen, is het ons toch gelukt om een afspraak te maken met Van Roey Automation, dat gevestigd is in Turnhout. We waren allen meteen zeer enthousiast dat dit bedrijf ons wilde verder helpen. General Manager, Patrick Van Roey, vertelde ons met plezier hoe de implementatie van Microsoft Dynamics NAV was verlopen. De informatie informatie die we kregen was voor onze opleiding zeer interessant. We hebben er uit geleerd dat er toch een zekere kennis aan verbonden moet zijn op vlak van plannen, analyseren en programmeren. De werknemers krijgen voor of tijdens de periode van de implementatie implementatie een opleiding van ERP-specialisten ERP binnen hun eigen bedrijf. Dit is noodzakelijk om dergelijke implementatie succesvol te kunnen uitvoeren. voeren. De informatie die we tijdens het interview kregen is voor ons zeer zinvol geweest, omdat we zo een idee krijgen krijgen wat de keuzerichting Business Information Management inhoudt. Zo konden we een beeld scheppen over onze toekomst in deze branche. De foto hieronder is gemaakt door Bram Claeys. Ieder groepslid was aanwezig op het interview.
21
