Katholieke Hogeschool Kempen Campus Geel
Departement Handelswetenschappen en Bedrijfskunde 3de jaar Marketing
Project Van Roey Automation EDS
Giovanni Colin Kristof Cools Roy Diepvens Tinne Oostvogels Sofie Vandoninck Cescia Vanhout Lise Verachtert 3MK
Academiejaar 2010 - 2011
2
INHOUDSTAFEL INHOUDSTAFEL .................................................................................................. 2 LIJST VAN FIGUREN, TABELLEN EN GRAFIEKEN ................................................. 4 1
ANALYSE FASE ..................................................................................... 5
1.1 1.2 1.3 1.3.1
Inleiding .................................................................................................5 Doel project VRA ......................................................................................5 Interne analyse .......................................................................................6 SWOT analyse Van Roey Automation ..........................................................6
1.3.1.1 1.3.1.2 1.3.1.3 1.3.1.4
Strengths of sterke punten ....................................................................................................6 Weaknesses of zwakke punten...............................................................................................7 Opportunities of kansen ........................................................................................................8 Threats of bedreigingen ........................................................................................................9
1.3.3.1 1.3.3.2 1.3.3.3 1.3.3.4 1.3.3.5 1.3.3.6
Platformen ..........................................................................................................................9 Voordelen elektronische facturatie en UnifiedPost................................................................... 10 Nadelen UnifiedPost ........................................................................................................... 11 Kosten van e-invoicing ....................................................................................................... 11 Wet rond e-invoicing .......................................................................................................... 11 E-invoicing is niet zomaar e-mail ......................................................................................... 12
1.3.4.1 1.3.4.2 1.3.4.3 1.3.4.4
Manieren waarop Microsoft Dynamics NAV u de productiviteit helpt te verhogen ........................ 13 Manieren waarop Microsoft Dynamics NAV u helpt uw concurrentiekracht te versterken .............. 13 Manieren waarop Microsoft Dynamics NAV u helpt in verbinding te blijven ................................ 14 Voorbeelden van het Microsoft Dynamics NAV ....................................................................... 15
1.4.1.1 1.4.1.2
Concurrenten gekoppeld aan ERP ......................................................................................... 17 Concurrent Porthus® ......................................................................................................... 20
1.4.3.1 1.4.3.2 1.4.3.3 1.4.3.4 1.4.3.5 1.4.3.6 1.4.3.7 1.4.3.8 1.4.3.9 1.4.3.10 1.4.3.11 1.4.3.12 1.4.3.13 1.4.3.14 1.4.3.15 1.4.3.16 1.4.3.17 1.4.3.18 1.4.3.19 1.4.3.20 1.4.3.21 1.4.3.22 1.4.3.23 1.4.3.24 1.4.3.25 1.4.3.26
Manier van factureren......................................................................................................... 21 Reden van factureren ......................................................................................................... 21 Voordelen van het huidige systeem ...................................................................................... 22 Nadelen van het huidige systeem ......................................................................................... 22 De kennis van elektronische facturatie .................................................................................. 23 Informatiebronnen ............................................................................................................. 24 Kennis elektronische facturatie ............................................................................................ 24 Interesse in e-invoicing....................................................................................................... 24 Voordelen van e-invoicing ................................................................................................... 25 Welke voordelen ................................................................................................................ 25 Nadelen e-invoicing ............................................................................................................ 26 Welke nadelen ................................................................................................................... 26 Veiligheid .......................................................................................................................... 27 Commentaren over e-invoicing ............................................................................................ 28 Positieve of negatieve commentaar ...................................................................................... 28 Prijs EDS-systeem.............................................................................................................. 29 Microsoft Dynamics NAV ..................................................................................................... 29 Redenen om te starten met elektronische facturatie ............................................................... 29 Aankoop ........................................................................................................................... 29 Tevredenheid systeem ........................................................................................................ 30 Voordelen systeem ............................................................................................................. 30 Nadelen van het systeem .................................................................................................... 31 Veiligheid .......................................................................................................................... 32 Commentaar ..................................................................................................................... 32 Prijs huidige systeem.......................................................................................................... 33 ERP-systeem Microsoft Dynamics NAV .................................................................................. 33
1.4.5.1 1.4.5.2 1.4.5.3 1.4.5.4
Wetgeving......................................................................................................................... 36 Technologie ....................................................................................................................... 36 Economie .......................................................................................................................... 36 Cultuur ............................................................................................................................. 37
1.3.2 1.3.3
1.3.4
1.3.5 1.3.6 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3
1.4.4 1.4.5
EDS........................................................................................................9 E-invoicing ..............................................................................................9
Microsoft NAV ........................................................................................ 12
Isabel 6 ................................................................................................ 16 Geschiedenis elektronische facturatie ....................................................... 16 Externe analyse ..................................................................................... 17 Concurrentieanalyse ............................................................................... 17 Marktanalyse ......................................................................................... 20 Klantenanalyse ...................................................................................... 21
Marktpotentieel ...................................................................................... 34 Omgevingsanalyse ................................................................................. 36
3 1.4.5.5
Ecologisch ......................................................................................................................... 37
2
PLANNINGSFASE ................................................................................ 40
2.1 2.2 2.2.1
Product/markt matrix per P/M combinatie ................................................. 40 Marketingplan........................................................................................ 41 Doel ..................................................................................................... 41
2.2.1.1 2.2.1.2 2.2.1.3
Positionering ..................................................................................................................... 41 Segmentering .................................................................................................................... 42 Targetten .......................................................................................................................... 42
2.2.5.1 2.2.5.2
Folder ............................................................................................................................... 43 Verkoopsproces ................................................................................................................. 43
2.2.7.1 2.2.7.2 2.2.7.3 2.2.7.4 2.2.7.5
Product ............................................................................................................................. 45 Prijs ................................................................................................................................. 46 Promotie ........................................................................................................................... 46 Personeel .......................................................................................................................... 46 Plaats ............................................................................................................................... 47
3
CONCLUSIE ........................................................................................ 55
4
BIJLAGEN ........................................................................................... 56
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
Bijlage: Bijlage: Bijlage: Bijlage: Bijlage: Bijlage:
1.4.6
2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7
2.2.8 2.2.9 2.2.10 2.2.11 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4
Samenvatting SWOT diagram .................................................................. 38
SWOT ................................................................................................... 42 Marketingdoelgroep ................................................................................ 42 Marketingdoelstellingen: ......................................................................... 42 Marketingstrategie: ................................................................................ 43 Budget ................................................................................................. 45 Marketingmix: ....................................................................................... 45
Website ................................................................................................ 47 Nieuwsbrief ........................................................................................... 48 Standaard Mailing .................................................................................. 49 Folder ................................................................................................... 49 Financieel plan....................................................................................... 50 Realistische financieel plan ...................................................................... 50 Pessimistisch financieel plan .................................................................... 52 Optimistisch financieel plan ..................................................................... 53 Conclusie .............................................................................................. 54
vragenlijst ................................................................................. 56 overzicht ondervraagde bedrijven ................................................. 60 Nieuwsbrief ............................................................................... 61 Standaard Mailing ...................................................................... 62 folder ........................................................................................ 63 Offerte folder ............................................................................. 66
4
LIJST VAN FIGUREN, TABELLEN EN GRAFIEKEN Tabel 1: Swot-analyse VRA .................................................................................. 6 Figuur 1: Voorbeeld 1 Microsoft Dynamics NAV ..................................................... 15 Figuur 2: Voorbeeld 2 Microsoft Dynamics NAV ..................................................... 16 Tabel 2: Samenvattende tabel concurrenten ......................................................... 17 Grafiek 1 Hoe gebeurt de facturatie bij jullie? ...................................................... 21 Grafiek 2: Wat zijn de voordelen van uw huidige systeem? .................................... 22 Grafiek 3: Wat zijn de nadelen van uw huidige systeem? ...................................... 23 Grafiek 4: Heeft u ooit gehoord van elektronische facturatie? ................................ 23 Grafiek 5: Bent u geïnteresseert in e-invoicing? ................................................... 24 Grafiek 6: Denkt u dat e-invoicing voordelen heeft? ............................................. 25 Grafiek 7: Denkt u dat e-invoicing nadelen heeft? ................................................ 26 Grafiek 8: Denkt u dat e-invoicing veilig is? ......................................................... 27 Grafiek 9: Hebt u al van andere commentaar gehoord over e-invoicing? ................. 28 Grafiek 10: Was dit positieve of negatieve commentaar? ....................................... 28 Grafiek 11: Werkt u met het ERP-systeem Microsoft Dynamics NAV? ...................... 29 Grafiek 12: Bent u tevreden over dit systeem? .................................................... 30 Grafiek 13: Wat zijn de voordelen van dit systeem volgens u? ............................... 31 Grafiek 14: Wat zijn de nadelen van dit systeem volgens u? .................................. 31 Grafiek 15: Denkt u dat e-invoicing veilig is? ....................................................... 32 Grafiek 16: Hebt u al van anderen commentaar gehoord over e-invoicing? .............. 33 Grafiek 17: Werkt u met het ERP systeem Microsoft Dynamics NAV? ...................... 33 Figuur 3: Link tussen EDS en andere platformen. .................................................. 45
5
1
ANALYSE FASE
1.1
Inleiding
Van Roey Automation is een Kempens bedrijf in Turnhout dat ondertussen al 20 jaar ervaring in de ICT sec tor heeft. Het Van Roey Automation-team telt bijna 100 medewerkers en heeft een gerenommeerde waarde in de sector. Klanten kennen Van Roey Automation als een trouwe partner, ze zijn heel goed in hardware, software, service en samenwerking. In 2007 kaapte VRA de prijs Ondernemen van VOKA® weg, daarnaast sleepte VRA ook nog een nominatie voor Duurzaam Ondernemen van Open Bedrijvendag in de wacht. HP® beloonde VRA ook nog met de titel “preferred partner of the year”. En in 2008 was VRA nog een genomineerde van Unizo‟s KMO-laureaat. Dankzij hun gedrevenheid is VRA ook lid van de Qcom group. Een groep van ICTbedrijven die samenwerken. VRA vertegenwoordigt de provincie Antwerpen. Van Roey Automation heeft partnerships met onder andere Telenet® service center, Microsoft®, HP®, Acer® en Cisco®. Bekende klanten van VRA zijn SBS Belgium, bouwbedrijf Ambaro®, De Warande in Turnhout en Brepols Publishers®. De jaarlijkse omzet van Van Roey Automation schommelt tussen 10 miljoen en 25 miljoen euro. Visie: “ICT is geen kost maar een strategisch hulpmiddel voor de realisatie van uw doelstellingen. De beschikbaarheid van een gepaste ICT-infrastructuur en mogelijkheid te steunen op de juiste specialisten vormen hierbij de enige randvoorwaarden.” Missie: “U ondersteunen bij de realisatie van uw doelstellingen door het opbouwen van een lange termijnrelatie en de levering van Best-In-Class ICT-oplossingen en -diensten.” De strategie van VRA bestaat uit onderstaande punten” Duurzaamheid, kwaliteit, snelheid, eenvoud en dit alles klantgericht. Gepaste professionele oplossingen bieden a.d.h.v. “ICT –optimalisatie plan”. Een gezond financieel beleid met focus op MVO en rendabiliteit. Een waardevolle omgeving creëren waarin medewerkers zich optimaal kunnen ontplooien.”
1.2
Doel project VRA
Onze taak bestaat eruit om een communicatie- en businessplan te maken over EDS. Daarnaast is het voornaamste doel van ons project om EDS meer naamsbekendheid te bezorgen. Heel veel bedrijven/klanten/leveranciers kennen het systeem nog niet en hierin moeten wij verandering brengen. Wij moeten het systeem onder de aandacht brengen zodat meer bedrijven het gaan introduceren in hun bedrijf. Om deze naamsbekendheid te verhogen zullen we een folder, nieuwsbrief en standaardmailing creëren en ook een verkoopsgesprek uitwerken zodat VRA dit kan gebruiken om EDS via direct sales te gaan promoten bij hun prospecten. We maken gebruik van 360° marketingcommunicatie om EDS te promoten. Via deze holistische aanpak zal de kans groter zijn dat we ons doel bereiken.
6
Het is de bedoeling om in onze communicatie naar de bedrijven toe zowel de leken als de IT - specialisten aan te spreken.
1.3
Interne analyse
1.3.1
SWOT analyse Van Roey Automation
Tabel 1: Swot-analyse VRA
Strengths:
Weaknesses:
Service,
Onduidelijke site,
kwaliteit,
duur imago
duurzaam ondernemen
weinig kennis nieuwe software
Opportunities:
Threats:
marktuitbreiding,
kenniskloof,
kostenbesparende en groene oplossingen,
concurrentie,
buitenlandse markten
strijd om talent
1.3.1.1
Strengths of sterke punten
Service Van Roey Automation staat bekend om zijn gerenommeerde waarde en uitstekende reputatie in de sector. Ze leveren een hoogstaande, kwalitatieve en snelle service waardoor ze een grote klantentevredenheid genieten. De talrijke klanten zeggen dan ook dat VRA een trouwe partner is die een sterke service biedt. Door een goede CRM kan VRA zich richten op het opbouwen van lange termijn relaties. Kwaliteit Opdat VRA het aanbieden van de best-in-class ICT-oplossingen kan garanderen, wordt het personeel goed opgeleid en begeleid. Ze hebben nu al bijna 20 jaar ervaring in de IT-sector en beschikken over bijna 100 medewerkers. Ondertussen heeft het bedrijf al een dertigtal certificaten uitgegeven door bedrijven als Microsoft, HP, Cisco, Symantec, enz. Hierdoor is het personeel in staat om zelf herstellingen uit te voeren en optimale garantievoorwaarden bieden. Daarnaast bezitten ze ook over een ISO 9001-2000 certificaat, dit is een geheel van eisen waaraan een bedrijf moet voldoen om “kwaliteitsvol” te zijn. Verder heeft VRA ook enkele awards in de wacht gesleept als “ondernemer van het jaar 2007” van Voka, “Best SMB-Reseller 2009” van Channel Awards en “HP Preferred partner 2008 & 2009”. Als lid van de Qcom Group beschikt VRA over de nodige middelen om zijn medewerkers op te leiden in de meest verscheidene takken van de huidige IThorizon. Met deze groep kan VRA ook gemakkelijk zaken gedaan krijgen van leveranciers realiseren om de klanten kwaliteitsproducten aan te bieden. Van Roey Automation zorgt er ook voor dat kinderziektes geen kans krijgen bij de klanten, door zelf eerst de software toe te passen op Van Roey Automation en eventueel aanpassingen te doen.
7
Duurzaam ondernemen In 2007 werd VRA samen met 8 andere bedrijven genomineerd voor de award “Duurzaam Ondernemen” van Open Bedrijvendag. Het bestuur zet zich in voor de 3 P‟s van het maatschappelijk verantwoord ondernemen (people, planet, profit) en dit vertaalt zich in een duurzaamheidverslaggeving. Dit verslag is buiten de papieren versie ook op de site van Van Roey Automation beschikbaar om deze maatregelen te communiceren naar de doelgroep toe. Het bedrijf is zich bewust van zijn invloed en belang om ook andere bedrijven tot duurzaam ondernemen aan te zetten. Vermits VRA vooral een dienstenbedrijf is, is het belangrijk om een goed personeelsbeleid te voeren. De meeste werknemers zitten heel de dag aan hun bureau en worden vanuit het management gestimuleerd om aan sport te doen en af en toe naar de koelkast te gaan waar gratis fruit ter beschikking van het personeel staat. VRA engageert zich verder ook voor sportieve en andere goede doelen. Een voorbeeld hiervan is: “VRA sport mee voor Mucopatiënten”.Thuiswerken wordt aangemoedigd en een papierloos kantoor wordt nagestreefd door elektronische offertes, orders, facturen,… Een belangrijke bijdrage tot het succes van VRA is de respectvolle omgang van de organisatie met zijn omgeving, dit geldt voor zowel de klanten, de medewerkers, de leveranciers en het milieu. In het kader van zijn MVO1-actie heeft VRA in 2007 volgende activiteiten uitgevoerd onder begeleiding van BECO2: 1) Eco-efficiëntiescan: Deze doorlichting vertelt VRA hoe ze ecologisch beter kunnen presteren. De aanbevelingen uit de scan worden ook verwerkt in het duurzaamheidverslag. 2) GRI3 - inhoudsopgave bepalen: welke GRI-indicatoren zijn relevant voor VRA? Waarover gaat VRA rapporteren? 3) Gegevensverzameling voor de opmaak van het verslag (bijvoorbeeld: omzet, elektriciteitsverbruik, samenstelling personeel,…) 4) Redactie en opmaak van het duurzaamheidverslag. 5) Stakeholdersconsultatie over de eerste versie van het verslag. Wat zijn de bevindingen van onder andere klanten, leveranciers, medewerkers en partners over het verslag? 1.3.1.2
Weaknesses of zwakke punten
Onduidelijke website We vroegen aan enkele gebruikers van de website van VRA hun mening over de site te geven. De meeste mensen geven aan dat de site niet logisch ineen steekt en klantonvriendelijk is. Vanaf de startpagina worden er zoveel klikmogelijkheden gegeven dat de bezoeker niet meer weet waar te klikken. Veel kan opgelost worden door een duidelijke structuur te geven. De missie en visie van een onderneming kunnen bijvoorbeeld bij het beleid onder de strategie worden onderverdeeld. Omgeving en kwaliteit kunnen ook gezien worden als een onderdeel van het beleid.
1
MVO = Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
2
BECO = BECO Groep is een internationaal adviesbureau voor winst in duurzaamheid.
3
GRI-indicatoren: Het Global Reporting Initiative (GRI) is een internationale organisatie die richtlijnen voor duurzaamheidsverslaggeving opstelt
8
Er kan meer succes behaald worden door minder klikmogelijkheden te bieden en de bezoeker te helpen oriënteren. Het is vooral de bedoeling dat de klanten producten kunnen bestellen of de informatie vinden waarnaar ze op zoek zijn. Bezoekers haken vaak af als ze zich niet kunnen oriënteren op een website, veel klikmogelijkheden leiden af. Wanneer de webstore in het Frans, Nederlands en Engels beschikbaar is, zou de uitleg van de producten ook beter in de respectievelijke taal gegeven worden. Duur imago VRA staat niet meteen bekend om hun goedkope prijzen. Dit heeft veel te maken met de extra service die de klanten wordt geboden. Het is dus de klant zijn keuze of hij die extra kost voor de service wil betalen of niet. De initiële kosten voor bedrijven zorgen wel voor een grote return on investment waardoor op korte tijd de kost terugverdiend is. Weinig kennis nieuwe software VRA heeft al bijna 20 jaar ervaring in de IT-sector, maar heeft nog niet veel ervaringen in de nieuwe oplossingen die ze wil aanbieden. De EDS software is nog maar sinds april 2009 beschikbaar bij VRA. Veel marktkennis heeft VRA ondertussen nog niet voor deze nieuwe oplossingen. 1.3.1.3
Opportunities of kansen
Marktuitbreiding door assortimentuitbreiding Doordat VRA meer producten en oplossingen aanbiedt aan zijn klanten, kan een grotere markt bereikt worden. Kostenbesparende en groene oplossingen Uit onderzoek blijkt dat de doelgroep van VRA, namelijk KMO‟s, bereid is meer geld te investeren in software die rechtstreeks invloed heeft op de financiële resultaten. Ook vanuit de overheid wordt er meer aangespoord op het gebruiken van groene oplossingen. Zo hebben ze sinds kort een wet gewijzigd die de elektronische factuur dezelfde status geeft als een papieren factuur, wat de elektronische factuur volledig legaal maakt. Hierdoor verwacht men dat de adoptiegraad van e-invocing (EDS bij Van Roey Automation) de komende jaren exponentieel zal toenemen. Groene oplossingen zijn momenteel hot in de markt. Indien VRA groene oplossingen naar ondernemingen aanbiedt, zal de markt zeker geïnteresseerd zijn. Het label “groen” heeft steeds meer en meer invloed en is populair. Buitenlandse markten Door de globale economie is het vooral voor de IT-sector gemakkelijk om ook buitenlandse markten te betreden. Het is dus goed mogelijk om vanuit België ook de Nederlandse KMO‟s te targetten.
9
1.3.1.4
Threats of bedreigingen
Kenniskloof Er zijn tegenwoordig zoveel soorten producten en diensten dat er nauwelijks nog een overzicht te houden is over wat de mogelijkheden zijn. Veel bedrijven beseffen zelfs niet dat er voor het kleinste probleem al vele oplossingen zijn, de ene al efficiënter dan de andere. Er is dus een grote kenniskloof tussen welke producten en diensten we kennen (what we know) en welke producten en diensten er bestaan (what can be known). Concurrentie (globale economie) Vermits we in een globale economie zitten, is het zeer goed mogelijk dat er meer en meer concurrenten uit het buitenland hun producten en diensten in België komen aanbieden. Strijd om talent Voor elk bedrijf is het een noodzaak om voldoende en goed gekwalificeerde medewerkers te vinden en houden. De strijd om afgestudeerd en studerend toptalent is in alle sectoren voelbaar. In een dienstenbedrijf als VRA waar service en kwaliteit het unique selling point is, is het belangrijk om de juiste mensen aan te trekken en te behouden. 1.3.2
EDS
EDS staat voor electronic document solution. De bedoeling van EDS is dat alle facturering elektronisch gaat gebeuren. Hiervoor is het echter nodig dat er wordt gewerkt met Microsoft Dynamics NAV. Er is geen integratie met een ander systeem zoals Proace mogelijk. EDS is een legaal oplossing voor alle facturen. Er dient echter nog wel gebruik te worden gemaakt van een betaalplatform voor archivering zoals Isabel, Zoomit,… Omdat er moet gekozen worden voor een combinatie met Microsoft Dynamics NAV is het aankopen van EDS een dure investering. Via EDS kan uw klant ook nog steeds kiezen of hij/zij wel elektronisch wil factureren, het platform zorgt ervoor dat de factuur in verscheidene vormen kan worden omgezet zoals E-mail,fax,… 1.3.3
E-invoicing
E-invoicing is de algemene term voor elektronische facturatie. Elektronisch factureren zorgt dat de factuurstroom sneller en efficiënter verloopt. Alles gebeurt ook veilig, omdat er een wetgeving bestaat rond e-invoicing. De voordelen van elektronische facturatie zijn: - tijdsbesparing - kostenbesparing: papier, printen,inkt, enveloppen, postzegels, personeelskost,.. - het heeft dus een positieve invloed op de cashflow - focus op core business 1.3.3.1
Platformen
CertiOne van CertiPost
CertiPost is een beveiligd platform dat gespecialiseerd is in elektronische documentuitwisseling. CertiPost is van de overheid en gaat uitwisseling doen voor bedrijven, overheden en particulieren. Op dit moment maken ongeveer 85 000 bedrijven gebruik van de CertiPost-oplossingen.
10
UnifiedPost
UnifiedPost is ook een beveiligd platform dat gespecialiseerd is in zowel inkomende als uitgaande documentuitwisseling. UnifiedPost biedt oplossingen aan voor elektronische en papieren documentuitwisseling. Op zo een platform kan je als bedrijf zowel je inkomende als uitgaande documenten opvolgen. Dit is uiteraard heel handig voor bedrijven omdat ze zo hun administratieve communicatie kunnen uitbesteden aan externen en bovendien er controle op hebben doordat ze hun documenten kunnen opvolgen. Van Roey Automation werkt samen met UnifiedPost om hun elektronische facturatie te doen. Ze hebben gekozen voor UnifiedPost omdat ten eerste, CertiPost is van de overheid, dit is dus veel moeilijker om mee samen te werken. De overheid heeft meer regels en eisen. Aan deze regels en eisen moet worden voldaan. Zo moet de gebruiker van CertiPost voldoen aan de ISPA-code4. Ten tweede kan UnifiedPost aan verschillende platforms leveren bijvoorbeeld aan Zoomit, CertiPost,... Andere voordelen van elektronische facturatie en UnifiedPost kan je in punt 4.3.1. lezen. 1.3.3.2
4
Voordelen elektronische facturatie en UnifiedPost
Geen arbeidskracht nodig: alles gebeurt automatisch bij elektronische facturatie, er zijn dus geen extra arbeidskrachten nodig, beter zelfs, de personeelskosten dalen voor het bedrijf omdat er geen personeelsleden meer nodig zijn die alle facturen opstellen en doorsturen/ opsturen naar de klanten.
Kost van het papier + postzegel valt weg omdat alles elektronisch gebeurt.
Het is een veiliger systeem dan het gebruik van papier omdat de facturen niet zomaar in iedereen zijn handen kan belanden. Als je met het elektronische facturatie systeem werkt, krijg je elk een log in op het platform waarmee je werkt -> extra veilig doordat niet iedereen de gebruikersnaam en wachtwoord heeft
Met het elektronisch systeem is er sprake van tijdswinst. Je verliest namelijk geen tijd door het personeel dat de facturen in enveloppen moet steken, postzegels erop kleven, naar het postkantoor brengen,…
Uiteraard is het gebruik van elektronische facturatie beter voor het milieu omdat je minder papier gebruikt.
Betere klantendienst: papieren zijn vlugger ter plaatse + kleinere kans op fouten en papieren kunnen niet meer verloren worden gedaan
Het is een wettelijke oplossing
Elektronische facturatie is veel sneller, het is direct verstuurd. Als je de facturen met de post moet versturen, kan je dit wel oplopen tot 3 dagen of meer als er problemen optreden.
De kosten zijn per document en niet per gebruiker.
ISPA = internet service providers association
11
1.3.3.3
Nadelen UnifiedPost
Van Roey Automation is afhankelijk van UnifiedPost. Als er bijgevolg iets fout loopt bij UnifiedPost, Van Roey Automation gaat hier ook door getroffen worden. Gelukkig voor Van Roey Automation zijn er heel weinig tot geen kansen dat er iets fout loopt bij zo een beveiligd platform. Alle documenten zijn op verschillende servers geplaatst, dus als er één server uitvalt, heb je nog voldoende back-ups. 1.3.3.4
Kosten van e-invoicing
Door gebruik te maken van e-invoicing kan een bedrijf sterk besparen. Als men gebruik maakt van het traditioneel systeem met papier kost dit een bedrijf 12,50€ exl. BTW per factuur voor de verzending en behandeling. Het aantal facturen dat een bedrijf verzendt en behandelt verschilt van bedrijf tot bedrijf. Hier kunnen dus geen concrete cijfers op geplakt worden. Bij e-invoicing vallen al deze kosten weg. Natuurlijk vervangt e-invoicing niet de boekhouder. Hij heeft een hele andere taak. De boekhouder doet veel meer dan enkel de facturen in het oog houden. Hij zorgt ervoor dat de jaarrekening klopt, hij stelt de balans op, maar hij geeft ook advies voor leningen en wat er naar de toekomst toe kan gebeuren in het bedrijf zowel op financieel als management vlak. Uiteraard hangt er wel een prijskaartje vast aan de aanschaf van het systeem einvoicing. Voor 18,93 EUR per maand (excl. BTW) kan u uzelf abonneren op Isabel Business Suite 5.0 met de toepassing Isabel e-Invoice. Als men elektronische facturen via het UnifiedPost platform wil versturen, moet men niet investeren in hardware of software. U betaalt slechts een prijs per verzonden factuur (€0.14 per document bij EDS) en een eenmalige implementatiekost van 7 dagen. Om de documenten wettelijk te archiveren vraagt UnifiedPost een prijs per gearchiveerd document. Uw klant moet zelf ook geen investering doen. Hij moet enkel beschikken over een internetverbinding en gebruiker zijn van een toepassing voor internet banking. Het totale kostenplaatje voor EDS bestaat uit: Licentiekost (€ 4000 eenmalig) Algemene opzetkost (eenmalig) Onboarding programma (eenmalig) Platformprijs (jaarlijks) Archivering (per document) Transactiekost (€0.14 per document) 1.3.3.5
Wet rond e-invoicing
De voorwaarden voor elektronisch factureren zijn sterk versoepeld sinds de opname van de Europese richtlijn 2001/115/EC in de Belgische wetgeving op 28 januari 2004. Elektronische facturatie zal nog voor het einde van februari algemeen toegestaan zijn in België en in de Europese Unie, die op 1 mei 2004 uitbreidt met 10 lidstaten. Volgens de gestemde wet luiden de belangrijkste voorwaarden voor elektronische facturatie als volgt:
De klant moet zijn toestemming geven om een factuur elektronisch te ontvangen.
De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid ervan moeten gedurende de volledige bewaringstermijn (10 jaar) worden gewaarborgd.
12
De gegevens die de authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud waarborgen, moeten eveneens bewaard worden.
De facturen moeten opvraagbaar zijn, in leesbaar formaat en binnen redelijke termijnen.
Klasse 3 certificaat: Een certificaat klasse 3 kan aangevraagd worden bij 3 instanties namelijk: CertiPost, Global Sign en Isabel. Het is een digitaal certificaat. Een digitaal certificaat is te vergelijken met een digitale identiteitskaart, waarop een beperkt aantal gegevens voorkomen met betrekking tot de houder van het certificaat (de identiteit van de houder, de publieke sleutel die verbonden is met de houder van het certificaat, de geldigheidsduur van het certificaat, de klasse van het certificaat). Binnen de digitale certificaten worden er verschillende types (niveaus) onderscheiden. Om een BTW5-document te kunnen indienen via Intervat 6 moet u een certificaat klasse 3 bezitten. Dit betekent dat de Certificatie Autoriteit eist dat u zich persoonlijk aanmeldt bij één van haar contactpunten. 1.3.3.6
E-invoicing is niet zomaar e-mail
Veel mensen denken bij de woorden elektronische facturatie meteen aan e-mailing. Dit is echter een verkeerde opvatting. Indien men gewoon gebruik maakt van e-mail voor de facturatie, wordt er niet voldaan aan de verplichte voorwaarden van authenticiteit en integriteit van de facturen. Als we ons EDS-systeem aan de klant gaan voorstellen, gaan we dit zeker en vast vermelden. Men kan best samenwerken met gespecialiseerde mensen als u gebruik wil maken van elektronische facturatie. Zo kunt u er zeker van zijn dat alles gebeurt volgens de wetgeving en dit zowel op technologisch als op juridisch vlak. 1.3.4
Microsoft NAV
Van Roey Automation werkt met Microsoft Dynamics NAV. Microsoft Dynamics NAV is een ERP (enterprise resource planning) software product van Microsoft. Dit ERP software product wordt gebruikt door kleine en middelgrote ondernemingen en heeft als doel al uw financiële, productie-, distributie-, CRM-, en e-commerce gegevens te verbinden. De werknemers van VRA kunnen ook met Microsoft Dynamics NAV werken. Zij krijgen met dit systeem een gebruiksvriendelijk overzicht van hun werk en taken. Voordelen van Microsoft Dynamics NAV zijn:
Goedkoper dan SAP7 Het werkt samen met Microsoft Office als één geheel Gebruiksvriendelijk
5
BTW= belasting toegevoegde waarde
6
Intervat= website om online BTW in te geven.
7
SAP= system application and products, een soort van ERP-pakket
13
1.3.4.1
Manieren waarop Microsoft Dynamics NAV u de productiviteit helpt te verhogen
Uw werknemers toegang geven tot up-to-date informatie
Alle gegevens (financiële, productie, …) van uw bedrijf worden permanent in een beveiligde database gehouden en voortdurend geüpdate zodat uw werknemers over alle informatie beschikken en ook steeds up-to-date zijn. Met Microsoft Dynamics NAV is er sprake van tijdswinst. Er kunnen verschillende werknemers tegelijkertijd informatie raadplegen. Hierdoor moeten ze niet op elkaar wachten als er één persoon gegevens aan het opzoeken is. Al de gegevens kunt u uit Microsoft Dynamics NAV halen en importeren in applicaties (Microsoft Office Excel, Microsoft Office Word,… ) die u kent. Dit uiteraard om het de werknemers zo gemakkelijk mogelijk te maken zodat ze niet met heel ingewikkelde systemen moeten werken.
Een efficiënte werkomgeving creëren en de operationele efficiëntie verhogen
Het handmatig invoeren van gegevens wordt sterk beperkt dankzij de geautomatiseerde processen. Dit levert uiteraard tijdsbesparing op en bovendien worden er minder fouten gemaakt. Microsoft Dynamics NAV helpt u uw productieprocessen te vereenvoudigen.
1.3.4.2
Manieren waarop Microsoft Dynamics NAV u helpt uw concurrentiekracht te versterken
Meer inzicht in zakelijke trends, mogelijkheden en problemen
De gegevensoverzichten in Microsoft Dynamics NAV maken het veel eenvoudiger om verkoop- en winsttrends, voorraadbewegingen, orders en leveringen, marketingcampagnes,… te sorteren, te analyseren,… De toegang die je krijgt tot de up-to-date informatie, bezorgt u de informatie die meer inzicht geeft in uw bedrijf. Hierdoor kunt u zien waar de mogelijkheden en waar de problemen zich bevinden.
Uw bedrijf 24 uur per dag geopend
Via de self-service Web application kunnen klanten, leveranciers en anderen informatie opzoeken, bestellingen plaatsen en de voorraad aanvullen. Als er nieuwe informatie is over de leveringen, worden deze direct geüpdatet. De cijfers en totalen van de inventaris, de te ontvangen en de te betalen rekeningen en facturen worden altijd en direct geüpdatet.
De tevredenheid van klanten verhogen
Microsoft Dynamics NAV zorgt ervoor dat u heel snel de orders van klanten kan verwerken. Daarnaast is het mogelijk om heel snel te reageren op wijzigingen en te reageren op vragen van de klant. Hierdoor kan je een uitstekende service bieden aan uw klanten. Als u anderstalige klanten hebt, is het heel gemakkelijk om over te schakelen naar de klant zijn taal. Hierdoor kunt u de orders, bevestigingen en facturen in de taal die de klant kiest versturen. Uw bedrijf kan de betalingen ontvangen en uitvoeren in de taal van uw keuze.
14
Daarnaast kunnen partners online balansen bekijken in de gewenste valuta en bovendien deze afdrukken in twee valuta naar keuze. U kunt uw klantenrelaties een persoonlijke aanpak bieden door een volledige aankoophistoriek op te stellen. Vanuit de klantenprofielen hebt u direct toegang tot informatie over contracten, waarborgen en services.
1.3.4.3
Manieren waarop Microsoft Dynamics NAV u helpt in verbinding te blijven
Informatie en processen verbinden
Via Microsoft Dynamics NAV kunt u informatie beschikbaar stellen voor externen. Zo kunnen bijvoorbeeld klanten, leveranciers en zakelijke partners toegang krijgen tot informatie die ze nodig zullen hebben om bestellingen te plaatsen of samen te werken in de voorraadketen. Microsoft Dynamics NAV en Microsoft Office werken samen als één geheel. Informatie wordt doorgegeven tussen beide systemen. Via smart tags, kunnen de gebruikers informatie opzoeken vanuit Word, Excel,… dat zich in Microsoft Dynamics NAV bevindt. Je kunt dus applicaties gebruiken die je al kent om informatie op te zoeken. Smart tag = als je bijvoorbeeld in Word een datum wil invoegen, gaat Word vaak al een formaat geven dat gewenst is. als je een e-mail wil versturen bijvoorbeeld naar Kris Van de Velde in Microsoft Outlook maar de naam en gegevens van de persoon bevinden zich in Microsoft Dynamics NAV. Je kunt dan in Outlook bij het vakje aan: bijvoorbeeld Kris typen. Dan gaat er automatisch alle mogelijkheden met de naam kris opkomen waaruit je dan kan kiezen.
Ongeremd samenwerken maar toch de informatie beschermen
U kunt toegang bieden tot informatie over je bedrijf aan handelspartners. Via Microsoft Dynamics NAV kunnen zij gegevens zoeken die ze willen weten. Daarnaast kan VRA ook gevoelige informatie geheim houden door de toegang te beperken. Als bedrijf kan je bepalen welke toegangsrechten interne en externe gebruikers hebben. Als een klant een order heeft geplaatst, kunnen ze via Microsoft Dynamics NAV controleren wat de status van hun order is.
15
1.3.4.4
Voorbeelden van het Microsoft Dynamics NAV
Figuur 1: Voorbeeld 1 van het ERP-pakket Microsoft Dynamics NAV
16
Figuur 2: Voorbeeld 2 van het ERP-pakket Microsoft Dynamics NAV
1.3.5
Isabel 6
Isabel is een gebruiksvriendelijke webtoepassing die uitblinkt in stabiliteit. Isabel is ontstaan door een samenwerking van een aantal Belgische banken die transacties sneller en efficiënter tot stand willen laten komen. Door Isabel kunnen professionele klanten hun betalingen, domicilieringen doen, al hun rekeninginformatie opvragen maar daarnaast ook hun facturen en documenten uitwisselen met andere gebruikers. EDS vormt de link tussen 3 bestaande oplossingen namelijk Microsoft Dynamics NAV, een legaal archiveringsplatform en een betaalplatform zoals Isabel 6. 1.3.6
Geschiedenis elektronische facturatie
1 maart 1994: Eerste project ELISE voor autobedrijf Toen moest men nog bij de fiscus om een toestemming/ uitzondering vragen voor bijvoorbeeld elektronisch facturen te sturen naar Belgacom. +/- 2000
Toen kwam het systeem voor digitale handtekeningen het proces vergemakkelijken, maar moest men nog steeds aan veel criteria voldoen voordat er aan elektronische facturatie kon gedaan worden. Men moest niet meer om toestemming vragen, maar de fiscus moest enkel ingelicht worden.
17
Januari 2010 De procedure is nogmaals vereenvoudigd dit jaar waardoor de elektronische factuur volledig gelijkwaardig gesteld met de papieren versie, waardoor de papieren versie niet meer nodig was.
1.4
Externe analyse
1.4.1
Concurrentieanalyse
1.4.1.1
Concurrenten gekoppeld aan ERP
Tabel 2: samenvattende tabel concurrenten
Concurrent
Ligging
Ervaring
Microsoft Dynamics NAV nodig?
Verspreiding vestigingen in de wereld
Andere diensten/ focus
Nederland
+ 20 jaar
Neen, via SAP en Oracle
UK, Duitsland, Zweden, Noorwegen, Australië, Denemarken, USA
Planning
Willebroek
31 jaar
Ja
Nederland
Financieel
Herentals, Zaventem, Gent
10 jaar
Ja
België
Bouw
Kortrijk
jarenlang
Ja
België
Transport
Lier, Gent
jarenlang
Niet nodig, kan ook met SAP
Nederland, Slowakije
Douane
Basware
Axi Solutions GMI-Group ED.ICTsupport Porthus
SAP
BeLux vestiging in Brussel
+/- 38 jaar
Neen, moet met SAP
USA, Europa, Azië, Afrika
Ondersteuning voor e-business, financiële, logistieke en human resources processen
Aalst
8-tal jaar
Neen, dit gebeurt via eigen CertiOne
Nederland
Retail
Neen
België
Diensten voor lokale besturen en de capaciteit om projecten mee op te zetten
CertiPost
Brussel Adinfo
Logistiek management
6-tal jaar
18
Basware
-
Wereldleider in oplossingen in betalingen voor bedrijven Heeft afdelingen over heel de wereld Nr. 49 in top 100 European Software Companies Meer dan 20 jaar ervaring
-
Hoofdkwartier is in Finland
-
Hun plaats in de Top 100 verhogen Nieuwe markten veroveren, waar zij nog niet gevestigd zijn vb. China
-
Concurrentie
Axi Solutions
-
31 jaar ervaring Bieden hun producten aan over heel de EU Bieden andere aangepaste producten aan per sector (gezondheidszorg, retail,..)
-
Concentreren zich vooral op de Benelux
-
Markten buiten de EU betreden
-
Concurrentie
GMI-group
-
Ervaring in verschillende sectoren en activiteiten (vb. bouw, dienstensector,…) breed assortiment aan producten Gebruiken CertiOne 2006: Gold Certified Partner statuut bij Microsoft Behoort tot Microsoft Presidents Club8 Aanwezig in 53 landen met meer dan 168 kantoren
S:
W: O:
T:
S:
W: O: T:
S:
W: -
Heeft andere naam voor buitenlandse klanten (Partner Power Belgium) kan verwarrend zijn GMI-group is fusie van 3 bedrijven sinds 2005 weinig naambekendheid
O: -
Naambekendheid verhogen
-
Concurrentie
T:
Microsoft Presidents Club: Een erkenning van Microsoft die uitzonderlijke verkoopsprestaties en een hoge klantentevredenheid weerspiegelt, waarbij continue „groei‟ bepalend is voor de kwalificatie. 8
19
ED.ICT support
-
Producten zijn uitermate geschikt voor KMO‟s Men moet enkel betalen voor de oplossing, niet voor de licenties Biedt aangepaste oplossingen aan
-
Biedt 2 oplossingen aan voor 2 specifieke sectoren Transport Manager (transportfirma‟s) Business Manager Pro (bedrijven die projectmatig werken vb. bouwbedrijf)
-
Oplossingen ontwikkelen voor andere soorten bedrijven
-
Concurrentie
SAP
-
Heeft 102 500 gebruikers wereldwijd, actief in verschillende sectoren, 38 jaar ervaring, Wereldwijde verspreiding, sterke site
-
Duur programma
-
Educatie nog uitbreiden zodat er nog meer gebruikers komen
-
Concurrenten vanuit eigen land, SAP zit wereldwijd verspreid, minder “relatie”gevoel
Certipost
-
Noemt zichzelf een echte specialist in elektronische documentuitwisseling, wordt al gebruikt in 85 000 bedrijven en bij 520 000 particulieren, mooie website
-
Werkt niet samen met Microsoft
-
Belangrijkste leverancier in België kan dit uitbouwen naar Europa.
-
Niet regiogebonden, verspreid over heel België
Adinfo:
-
Éen van de marktleiders in ICT in België, werkt vooral naar sociale sector (rusthuizen, OCMW‟s,…) toe en naar overheidsinstellingen zoals gewesten, provincies
-
Relatief nieuwe speler op de markt (bestaat vanaf 2004)
-
Uitbreiden naar meerdere sectoren
-
Heeft de sociale sector wel genoeg geld om te investeren in deze programma‟s
S:
W:
O: T:
S:
W: O: T:
S:
W: O: T:
S:
W: O: T:
20
1.4.1.2
Concurrent Porthus®
Porthus biedt zelf een e-Archiving oplossing aan i.p.v. een extern platform als dat van UnifiedPost dit is omdat ze vroeger al disk space9 aanboden aan hun klanten en nu krijgen de klanten ook een veilige disk space. Elk bedrijf dat elektronisch archiveren aanbied heeft zijn eigen “DNA” van waaruit die oplossing komt. Voor Porthus is dit DNA een totaaloplossing voor logistiek management met EDI. Voor UnifiedPost ligt dit DNA in het aanbieden van printoplossingen en het behandelen van allerlei documenten. Bij CertiPost ligt de basis bij het aanbieden van facturatie mogelijkheden. Zij hebben allemaal een “bak” gekocht waar al de documenten van hun klanten elektronisch gearchiveerd worden. Porthus® heeft volgende USP‟s: 1. Porthus biedt een complete oplossing aan zonder samenwerking met andere bedrijven. Hierin verschillen zij met Van Roey Automation die de e-archiving niet zelf doen. 2. Porthus heeft al veel klanten voor het elektronisch factureren want ze hebben al veel klanten die voor EDI zijn aangesloten op Porthus. Hierdoor is de stap naar elektronisch factureren gemakkelijker gezet. 3. Porthus biedt een Europese oplossing aan, m.a.w. bedrijven die internationale klanten en leveranciers hebben kunnen gemakkelijk onderling elektronische facturen sturen naar elkaar. 4. De kracht van Porthus ligt erin dat ze al jaren ervaring hebben met EDI en daar hun “DNA” in ligt. Ze hebben dus ook voldoende kennis om simpel hierbij elektronische facturatie aan te bieden. De website van Porthus (www.Porthus.be)is over heel de wereld nogal onbekend. De site heeft en rankingnummer op Google van 4 287 162. Van Roey Automation moet ervoor zorgen dat hun website hoger in de ranking komt door het gebruik van betere trefwoorden. Als iemand EDS intypt in Google zou de website van VRA tevoorschijn moeten komen als één van de eerste. In de code van de website meer mogelijke zoektermen toevoegen. Zodat VRA sneller verschijnt bij het zoeken op Google. Mogelijke zoektermen zijn EDS, elektronische oplossingen, ERP, archivering, Microsoft Dynamics NAV… . 1.4.2
Marktanalyse
De doelgroep die VRA wil bereiken zijn KMO‟s in de regio Antwerpen. De bedrijven moeten tussen de 50 en 100 werknemers hebben. Wij hebben een enquête afgenomen bij een 30-tal bedrijven die voldoen aan deze criteria. In bijlage 2 kunt u de lijst van bedrijven vinden die we ondervraagd hebben. De totale marktgrootte van KMO‟s in de regio tussen de 50-100 werknemers is 513 bedrijven.
9
Disk space = soort van archiveringsplatform om bestanden op te slaan
21
1.4.3
Klantenanalyse
1.4.3.1
Manier van factureren
Onderstaande grafiek toont aan welke manier het bedrijf gebruikt om te factureren. Papier blijkt veruit de meest voorkomende methode, 27 bedrijven blijven trouw aan de oudste methode die er bestaat. Daarnaast valt op dat slechts 6 bedrijven werken met elektronische facturatie, 3 bedrijven factureren via e-mail en 1 bedrijf gebruikt de fax. Hieruit kunnen we concluderen dat bedrijven zeer moeilijk van manier veranderen. Grafiek 1: Manier van factureren.
30
27
Aantal bedrijven
25 20 15 10 5
6 3
1
0
0 e-mail
papier
fax
elektronisch
anders
Manier van facturatie
Gegevens niet elektronische facturatie 1.4.3.2
Reden van factureren
Zoals hierboven werd vermeld maken de meeste bedrijven nog steeds gebruik van facturatie via papier en post. De reden hiervoor is dat voor meeste bedrijven dit de eenvoudigste manier is om alles te verwerken, en omdat hun klanten dat ook gewoon zijn. De 6 bedrijven die toch gebruik maken van elektronische facturatie gebruiken dit omdat het financieel aantrekkelijk is op de lange baan en omdat hun klanten er zelf achter gevraagd hadden.
22
1.4.3.3
Voordelen van het huidige systeem
Natuurlijk is het ook belangrijk om te weten waarom er nog geen overstap is gemaakt naar elektronische facturatie. Onderstaande grafiek toont dan ook de voordelen van het huidige systeem. De voornaamste redenen om een systeem te behouden zijn de eenvoudigheid en de flexibiliteit. 10 bedrijven kozen dit als belangrijkste reden. Op gelijke voet komen andere redenen terug zoals de klanten, die enkel met papieren facturatie werken of de vrachtbrieven die moeten worden bijgevoegd. Omdat klantenservice belangrijk is, valt op dat 8 bedrijven hun huidige methode behouden omdat de klanten dit goed vinden. Als laatste is het ook belangrijk dat het systeem kostenbesparend (5 bedrijven) en tijdsbesparend (3 bedrijven) is. Wat opvalt is dat slechts 1 bedrijf begaan is met de ecologie. Grafiek 2: Voordelen van uw huidige systeem
Voordelen van uw huidig systeem tijdsbesparend
3 10
5
kostenbesparend betere klantendienst eenvoudig/ flexibel
1
ecologisch 8 10
anders
Andere voordelen van bedrijven hun huidige systeem zijn dat er een zekere gewoonte gekomen is in het werken met bepaalde systemen. Deze gewoonte zorgt voor een automatisme bij de werknemers waardoor de facturatie vlot verloopt. Andere voordelen zijn dat hun klanten alleen met papier werken en ze hierdoor gemakkelijk kunnen samenwerken. Omdat er met papier gewerkt wordt kunnen ze ook de vrachtbrief meesturen naar de klant. De bedrijven die via e-mail werken vertrouwen er dan weer op dat hun e-mail zal aankomen en vinden deze zekerheid een groot voordeel. 1.4.3.4
Nadelen van het huidige systeem
Sommigen zien ook in dat er ook nadelen verbonden zijn aan de traditionele factureringssystemen. Het meest voorkomende nadeel is dat er veel papierwerk komt kijken bij de traditionele facturering. Maar liefst 12 bedrijven van de 25 gaven dit als belangrijk nadeel. Daarnaast is ook de arbeidsintensiteit bij deze systemen belangrijk volgens 8 respondenten. De traditionele systemen zijn duurder en/of meer tijdsopslorpend volgens respectievelijk 5 en 3 respondenten. Tien bedrijven gaven een ander nadeel aan dan hieronder weergegeven. De meesten gaven hier aan dat ze geen nadelen ondervinden met hun huidige factureringssysteem. De aangehaalde nadelen voor het factureren met papier zijn dat er iets verloren kan gedaan worden met de post en dat je een aantal dagen moet wachten vooraleer de facturen aankomen op hun bestemming. Ook bij het gebruik van e-mail geeft men de onzekerheid van aankomst aan als een nadeel.
23 Grafiek 3: Nadelen van uw huidige systeem
Aantal bedrijven
Nadelen van uw huidig systeem 14 12 10 8 6 4 2 0
12 10 8 5 3 0 duurder tijdsopslorpend arbeidsintensief
ingewikkeld veel papierwerk
anders
Nadelen
Bij facturatie op papier en via post zijn er enkele bedrijven die nog andere dan de gegeven nadelen aanhaalden. Zo kan het zijn dat facturen verloren kunnen gaan bij de post of dat door staking facturen laattijdig aankomen bij de geadresseerden. 1 bedrijf dat gebruik maakt van e-mail voor hun facturatie denkt dat e-mails soms wel eens niet kunnen aankomen of dat door veel spammail de facturen wel eens over het hoofd kunnen worden gezien. 1.4.3.5
De kennis van elektronische facturatie
Maar liefst 19 van de 25 respondenten die nog geen gebruik maken van elektronische facturatie geven aan al wel ervan gehoord te hebben. De overige 7 respondenten hebben er echter nog nooit iets over gehoord. Grafiek 4: Kennis van elektronische facturatie
Kennis van elektronische facturatie 7
ja nee
19
24
1.4.3.6
Informatiebronnen
De meeste bedrijven hebben al over elektronische facturatie gehoord omdat hun leverancier(s) er gebruik van maken. Het is vaak zo dat KMO‟s grotere bedrijven hebben als leverancier en die zullen sneller gebruik maken van deze vorm van facturatie. Andere bronnen zijn promoties. Enkele bedrijven hebben er al informatie over ontvangen in de vorm van advertenties op internet of via de post. Er is 1 bedrijf dat er van gehoord had van een bedrijf dat elektronische facturatie kwam promoten. Dit bedrijf heeft hier niet meer over verteld dus we weten niet exact welk bedrijf elektronische facturatie kwam promoten. Een laatste bron zijn de klanten van de KMO‟s. Het is al enkele keren voorgekomen bij sommige bedrijven dat hun klanten bij hen informatie kwamen vragen over elektronische facturatie waardoor zij zich verplicht voelden om hier research naar te doen. 1.4.3.7
Kennis elektronische facturatie
Als antwoord op deze vraag zeiden veel bedrijven dat het een automatische vorm van factureren was. Het is een systeem dat geen papier nodig heeft voor de facturatie en alles via computer doorstuurt waardoor het eenvoudiger kan zijn. Er zijn ook nog 3 à 4 bedrijven die denken dat elektronische facturatie alleen via mail werken is. We kunnen concluderen dat weinig bedrijven goed op de hoogte zijn van wat elektronische facturatie nu exact inhoudt. Uit 26 bedrijven was er slechts 1 dat wist dat deze systemen vaak via Certipost werken en ook Isabel vermeldden. 1.4.3.8
Interesse in e-invoicing
Heel opmerkelijk is dat 20 van de 25 ondervraagden aangeven niet geïnteresseerd te zijn in e-invoicing. De oorzaken voor dit gebrek aan interesse kan men terugvinden bij de nadelen die zij linken aan e-invoicing dewelke besproken worden in vraag 11. Grafiek 5: Bent u geïnteresseerd in e-invoicing?
Bent u geïnteresseerd in e-invoicing? 5
ja nee
20
25
1.4.3.9
Voordelen van e-invoicing
Ook al zijn er maar 5 respondenten eventueel geïnteresseerd in e-invoicing. Toch geven 14 ondervraagden aan dat zij denken dat er voordelen verbonden zijn aan e-invoicing. Tien van de 25 ondervraagden denkt dat er geen voordelen zijn bij deze nieuwe vorm van factureren. Aangehaalde voordelen zijn: beter voor het milieu (3), kostenbesparend (4), sneller en dus tijdsbesparend (8) en het verkrijgen van een meer overzichtelijke facturatie (1). Grafiek 6: Denkt u dat e-invoicing voordelen heeft?
Denkt u dat e-invoicing voordelen heeft?
10 ja nee
14
1.4.3.10 Welke voordelen De grootste voordelen zijn volgens de bedrijven dat dergelijke systemen veel sneller zijn en er daardoor veel tijd kan bespaard worden. Het tweede grootste voordeel is dat er volgens hen veel kosten kunnen bespaard worden. Naast de kostenbesparingen zien de bedrijven minder papierwerk ook als een belangrijk voordeel en tenslotte was er 1 bedrijf dat er van overtuigd was dat elektronische facturatie minder belastend is voor het milieu en dat dat ook een niet te onderschatten voordeel is.
26
1.4.3.11 Nadelen e-invoicing Elf personen denken dat er geen nadelen zijn verbonden aan elektronisch factureren. Tien respondenten denken hier echter anders over. De besproken nadelen zijn: niet van toepassing voor het uitgevoerde werk (1), gebrek aan visuele controle (1), geen goed overzicht (1), niet alle klanten zijn ervoor te vinden (2) en de mogelijkheid dat het systeem in panne valt (2). Grafiek 7: denkt u dat e-invoicing nadelen heeft?
Denkt u dat e-invoicing nadelen heeft? 10
ja
11
nee
1.4.3.12 Welke nadelen Voor enkele bedrijven zou zo‟n systeem nadelen hebben omdat hun klanten er niet voor open staan. Dat kan slechte gevolgen hebben op de relatie met de klanten. Het is zeer moeilijk om hun klanten vertrouwd te stellen met het gebruik van dergelijke systemen. 1 bedrijf denkt zelfs dat er met het systeem minder overzicht is en minder visuele controle. Ze vertrouwen niet op de correctheid van deze technologie. Dan zijn er 4 à 5 bedrijven die denken dat het grootste nadeel de onzekerheid van het systeem is. Het kan voorvallen dat er een fout of panne in het systeem voorvalt waardoor alles zou stilvallen. Vele klanten veronderstellen dat bovenvernoemde nadelen bestaan voor e-invoicing. Het is belangrijk te achterhalen of deze nadelen ook effectief bestaan voor het betreffende bedrijf of dat het vooroordelen zijn tegenover e-invoicing. We kunnen de onwetendheid van bedrijven wegnemen door hen meer informatie te verschaffen over e-invoicing.
27
1.4.3.13 Veiligheid Op de vraag « Denkt u dat e-invoicing veilig is?” gaven 10 personen een positief antwoord. Meer dan de helft heeft geen idee. Slechts 3 van de 25 respondenten denkt dat het systeem niet veilig is. Mensen die het systeem niet vertrouwen zegt dat er altijd wel risico‟s verbonden zijn aan het werken via computers. Diegenen die het systeem wel vertrouwen geven aan dat ze dit doen omwille van: de beveiliging van het systeem (4), minder kans op fouten via computer (1), het is een wettelijk erkend systeem (1) en men heeft er onderzoek naar gedaan (1). Grafiek 8: denkt u dat e-invoicing veilig is?
Denkt u dat e-invoicing veilig is? 13
14 Aantal bedrijven
12
10
10 8 6 3
4 2 0 ja
nee
geen idee
Mening
De 3 bedrijven die denken dat het EDS-systeem niet veilig is denken dat er altijd wel gevaren zijn als je met een computer werkt. Er kunnen zich altijd fouten voordoen of via het internet kunnen er virussen binnendringen. Er is volgens hen te weinig onderzoek naar gedaan om het voor de volle 100% te kunnen vertrouwen. De bedrijven die dan wel overtuigd zijn van de veiligheid van het EDS-systeem geloven dat door al het onderzoek dat er gedaan is naar het systeem het goed beveiligd moet zijn. Ze denken ook dat er met computers veel minder fouten worden gemaakt en als er zich een fout moest voordoen in het factuur dit sneller met de computer kan worden opgelost.
28
1.4.3.14 Commentaren over e-invoicing Zestien van de 25 ondervraagden heeft nog nooit commentaar gehoord van anderen over een e-invoicing systeem. Negen respondenten hebben al wel ooit commentaar gehoord. Deze commentaar was zowel positief als negatief. Grafiek 9: hebt u al van andere commentaar gehoord over e-invoicing?
Hebt u al van anderen commentaar gehoord over e-invoicing? 9
ja nee
16
1.4.3.15 Positieve of negatieve commentaar Vier personen hebben positieve commentaar gehoord zijnde tijdsbesparend, kostenbesparend, gemakkelijk en betrouwbaar. Één respondent gaf aan negatieve commentaar te hebben gehoord maar kon niet specificeren wat deze commentaar precies was. Grafiek 10: was dit positieve of negatieve commentaar?
Was dit positieve of negatieve commentaar? 1
positief negatief
4
29
1.4.3.16 Prijs EDS-systeem Op deze vraag kon er slechts één bedrijf een antwoord geven. Alle andere bedrijven hadden geen flauw idee van de kostprijs van dergelijk systeem. Er was wel één bedrijf dat er van overtuigd was dat het een grote investering zou zijn. Het enige bedrijf dat toch dacht een idee te hebben van de kostprijs schatte deze tussen de €3000 en €5000. 1.4.3.17 Microsoft Dynamics NAV Vooraleer een bedrijf het EDS-systeem van VRA voor e-invoicing kan installeren moet het beschikken over het ERP-systeem Microsoft Dynamics NAV. Daarom is het belangrijk om te weten hoeveel bedrijven dit pakket al reeds ter beschikking hebben. Slechts één van de 25 ondervraagde bedrijven maakt gebruik van het ERP-systeem Microsoft Dynamics NAV. Hieruit kunnen we dus concluderen dat er nog veel bedrijven zijn die potentiële klanten zijn. Grafiek 11: werkt u met het ERP-systeem Microsoft Dynamics NAV?
Werkt u met het ERP-systeem Microsoft Dynamics Nav ? 1
ja nee
24 Gegevens elektronische facturatie 1.4.3.18 Redenen om te starten met elektronische facturatie De ondervraagde bedrijven die toch met elektronische facturatie werken doen dit op vraag van hun klanten of omdat dit het werk gemakkelijker maakt en minder kosten voort brengt. 1.4.3.19 Aankoop De bedrijven die met elektronische facturatie werken hebben hun systeem gehaald bij de volgende bedrijven:
SAP
Certipost
Adinfo
Archives
30
1.4.3.20 Tevredenheid systeem Bij de vraag of de bedrijven tevreden waren over hun systemen antwoorden ze alle 6 met ja. We kunnen dus concluderen dat de bedrijven die wel met elektronische facturatie werken hier tevreden over zijn. Dit kan dus als argument worden gebruikt bij toekomstige verkoop. De belangrijkste redenen waarom ze tevreden zijn over hun systeem is omdat ze er nog geen enkel probleem mee hebben gehad en dit het werk vergemakkelijkt. Er zijn ook nog geen enkele klachten geweest van hun klanten i.v.m. het gebruik van het systeem. Grafiek 12: bent u tevreden over dit systeem?
Bent u tevreden over dit systeem? 7
6
Aantal bedrijven
6 5 4 3 2 1
0
0 ja
nee Mening
1.4.3.21
Voordelen systeem
De belangrijkste voordelen van elektronische facturatie liggen volgens de ondervraagde bedrijven vooral in de tijdsbesparingen die dergelijke systemen meebrengen. Een andere eigenschap is dat deze systemen zeer eenvoudig zijn en flexibel. Andere kwaliteiten zijn kostenbesparing, een betere klantendienst en milieuvriendelijker. Buiten de gegeven voordelen werden er ook nog andere zaken aangehaald zoals de toepasbaarheid van het systeem op uitzonderingen, het feit dat er geen productiebons moeten worden gemaakt en dat het systeem voor een zeer ruime opslag zorgt.
31 Grafiek 13: wat zijn de voordelen van dit systeem volgens u?
Wat zijn de voordelen van dit systeem volgens u? 6
Aantal bedrijven
5
4
4
3
3
3
2
2
1
1
1
an de rs
ch
be l
ec ol og is
le xi ee nv ou di g/ f
kla nt en di en st
be te re
ko st en be sp ar en d
tijd
sb es pa re nd
0
Voordelen
1.4.3.22
Nadelen van het systeem
Het grootste nadeel van het systeem is volgens 3 bedrijven het prijskaartje. Ze vinden dat dergelijke systemen vrij duur zijn om aan te kopen. Naast de prijs werden er nog andere nadelen meegegeven. 1 bedrijf vond dat wijzigingen die gemaakt moeten worden voor het systeem moeilijkheden kunnen meebrengen. Bij een ander bedrijf blijft het systeem soms vast hangen. Grafiek 14: wat zijn de nadelen van dit systeem volgens u?
Wat zijn de nadelen van dit systeem volgens u?
5 4
4 3
3 2 1
0
0
0
0
Nadelen
an de rs
er we rk ve el pa pi
el d in ge wi kk
f nt en sie ar be id si
tijd
so ps lo rp en d
0 du ur de r
Aantal bedrijven
6
32
1.4.3.23 Veiligheid 5 van de 6 bedrijven die met e-invoicing werken zijn er van overtuigd dat dit een veilig systeem is. Ze denken dat er voldoende research naar is gedaan om het te beveiligen. Er was 1 bedrijf dat toch niet overtuigd was over de veiligheid van het systeem maar ook niet beweerde dat ze het onveilig vonden. Volgens hen is er wel veel research naar gedaan en dat zulke systemen wel worden bijgewerkt. Maar toch geloven ze dat er altijd wel iets kan mis gaan met computerprogramma‟s en dat je het zelf niet in de hand hebt. Grafiek 15: denkt u dat e-invoicing veilig is?
1
Denkt u dat e-invoicing veilig is? ja
0
nee geen idee
5
1.4.3.24 Commentaar De bedrijven die met elektronische facturatie werken hebben nog niet veel commentaar gehoord over het EDS-systeem. Waaruit we kunnen concluderen dat het nog relatief onbekend is. Maar dat is vrij normaal omdat het nog in de kinderschoentjes staat. Er was toch één bedrijf dat al enkele dingen had opgevat over het EDS-systeem. Zij hadden gehoord dat het systeem alle nodige gegevens bevat en dat iedereen er tevreden over was.
33 Grafiek 16: hebt u al van anderen commentaar gehoord over e-invoicing?
Hebt u al van anderen commentaar gehoord over e-invoicing? 1
ja nee
4
1.4.3.25 Prijs huidige systeem Van de 6 gecontacteerde bedrijven die wel met elektronische facturatie werken wisten de contactpersonen niet hoeveel ze aan hun systeem hadden besteed. 1.4.3.26 ERP-systeem Microsoft Dynamics NAV De laatste vraag aan de bedrijven was of ze ook met het ERP systeem Microsoft Dynamics NAV werkten. Maar geen van de 6 bedrijven die met elektronische facturatie werken maakt gebruik van dit systeem. Grafiek 17: werkt u met het ERP systeem Microsoft Dynamics NAV?
Werkt u met het ERP systeem Microsoft Dynamics Nav ? 7 6 Aantal bedrijven
6 5 4 3 2 1 0 0 ja
nee
34
1.4.4
Marktpotentieel
Vermits de doelgroep van Van Roey Automation voornamelijk bestaat uit Antwerpse KMO‟s met tussen de 50 en de 100 werknemers, zoeken we hoe groot deze markt is. Statistieken van de UNIZO10 tonen ons dat in augustus 2009 in de provincie Antwerpen er 513 KMO’s waren met 50 t.e.m. 99 werknemers. Zoals je in de klantenanalyse kan zien is er momenteel nog niet veel interesse om over te schakelen naar elektronische facturatie. 20 van de 25 ondervraagden die nog niet overgeschakeld waren, hadden geen interesse in een overschakeling. De meesten blijven trouw aan de traditionele papieren factuur. We kunnen dus stellen dat er momenteel zeer weinig interesse is voor elektronische facturatie, namelijk 20% van onze doelgroep. Het marktpotentieel voor het EDS systeem bedraagt dus 20% van de 513 bedrijven, dit komt neer op 103 bedrijven. We zouden ons best aan het veiligheidsprincipe houden en een percentage van 65% van dit marktpotentieel nemen. De reële verkoopmogelijkheden zijn zeer beperkt in deze sector en zeker wat betreft KMO‟s. Hoewel de Belgian Task Force11 ijvert voor een definitieve doorbraak van de elektronische facturatie in België, stelt men dat de meeste KMO‟s nog niet klaar zijn voor deze stap. Momenteel is de drempel om over te schakelen nog te groot ondanks de versoepeling begin dit jaar. Daarnaast is het wel goed om aan te nemen dat er nog veel hoop op verkopen is. Er zijn namelijk nog niet zo veel bedrijven die het product hebben aangekocht en de overheid kan een beïnvloedende factor worden in het koopgedrag ten aanzien van elektronische facturatie pakketten. We houden ons voorzichtig marktpotentieel voorlopig dus op 67 bedrijven. Verder houden we er ook rekening mee dat er nog concurrenten op de markt zijn, waarvan de meesten meer ervaring hebben in elektronische facturatie dan VRA. We stellen dat VRA een marktaandeel heeft van 20%. Dit betekent dat er van het voorzichtige marktpotentieel van 67 bedrijven, nog ruim 13 bedrijven overblijven. Met de jaren zal de overschakeling naar elektronische facturatie sneller gaan. Dit geldt ook voor de KMO‟s. Voorlopig groeit het aantal KMO‟s dat elektronische facturen verzend snel, maar het versturen van de facturen gebeurt vooral door de grote bedrijven. Maar meer en meer zullen ook KMO‟s hiervoor toch verplicht worden vanuit de overheid, vanuit hun klanten, vanuit de leveranciers, etc. Het is namelijk al lang geen vraag meer of elektronische facturatie de norm wordt, maar wel wanneer. Het is maar een kwestie van tijd dat de doorbraak zal plaatsvinden. In Nederland verwacht men zelfs dat binnen de 5 jaar de papieren factuur geschiedenis zal zijn. De overheid stimuleert bedrijven meer en meer om over te schakelen en past zelf ook al elektronische facturatie toe. Deze stimulatie gebeurt vooral door middel van versoepelingen in de wetgeving betreffende de elektronische factuur. Deze versoepeling gekoppeld aan het toenemend gebruik van internet, zal de acceptatie en adoptiegraad doen toenemen.
Unizo, Coface EuroDB “Aantal KMO‟s in Vlaanderen, Brussel en Wallonië” http://www.unizo.be/statistieken/ 10
Belgian Task Force e-invocing, “Voor een doorbraak van de elektronische factuur in België”, www.feb.be/index.html?file=4453 11
35
In 2011 verwachten we een invoeringspercentage van 10%. In 2012 wordt er nog eens 25% verwacht. In 2013, 2014 en 2015 is er een verwachting van respectievelijk 30%, 20% en 15%. Vermits we de interesse kunnen stimuleren door goede marketing kunnen we de 513 bedrijven aannemen als prospecten. Rekening houdende met een marktaandeel van 20% zijn de HOT prospecten voor Van Roey Automation 102 kmo‟s. In 2011 verwachten we 10% van deze prospecten (10 bedrijven) als klant te mogen ontvangen voor EDS. Willen we kijken naar de potentiële omzet dan kan u dit vinden in hoofdstuk 2.3 financieel plan.
36
1.4.5
Omgevingsanalyse
1.4.5.1
Wetgeving
Hierdoor zal elektronische facturatie nog voor het einde van februari algemeen toegestaan zijn in België en in de Europese Unie, die op 1 mei 2004 uitbreidt met 10 lidstaten. Volgens de gestemde wet luiden de belangrijkste voorwaarden voor elektronische facturatie als volgt:
De klant moet zijn toestemming geven om een factuur elektronisch te ontvangen
De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid ervan moeten gedurende de volledige bewaringstermijn (10 jaar) worden gewaarborgd
De gegevens die de authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud waarborgen, moeten eveneens bewaard worden
De facturen moeten opvraagbaar zijn, in leesbaar formaat en binnen redelijke termijnen
De overheid zorgt voor ondersteuning van elektronische facturatie. Zo krijgen klanten meer vertrouwen in elektronische facturatie en geloven in de veiligheid van het hele systeem. 1.4.5.2
Tegenwoordig kunnen we ons niet meer inbeelden dat een bedrijf werkt zonder computer. Alles gebeurt meer en meer elektronisch, het is dus een kwestie van jaren tot we allemaal elektronisch factureren. Het zal echter even duren voor het helemaal in kleine ondernemingen is doorgegroeid, maar tot dan kan VRA ervaring opdoen en het product beter uitwerken. Tot nu toe is nog niet alles elektronisch en kan VRA zijn elektronisch facturatie systeem nog niet ten volle aanbieden doordat heel veel bedrijven nog verkiezen te werken met papier of e-mail. Heel veel klanten van Van Roey Automation verkiezen bovendien nog steeds papier boven elektronisch omdat ze hiermee vertrouwd zijn en zich niet weer willen aanpassen aan een volgend systeem. Van Roey Automation werkt met het platform UnifiedPost maar uiteraard zijn er nog een tal van andere platforms zoals CertiPost,… waarmee de leveranciers en klanten mee kunnen samenwerken. Er zijn dus verschillende manieren om aan elektronische facturatie te doen.
1.4.5.3
Technologie
Economie
Momenteel zitten we nog steeds in een economische impasse, bedrijven investeren niet graag. Bedrijven zijn nog niet overtuigd van het investeren in elektronische facturatie, ze denken dat het nog te veel kost en te weinig oplevert. Er wordt momenteel enkel geïnvesteerd in “noodzakelijke“ dingen, elektronische facturatie hoort hier nog niet bij. Stel dat de economie zich herstelt en de bedrijven terug veel winst gaan maken, kan het zijn dat hun mening over EDS verandert. Het is ook zo dat elektronische facturatie enkel iets oplevert voor het bedrijf als je voldoende klanten en leveranciers hebt die meedoen met dit systeem. Als je
37
er niet voldoende hebt, kan het zijn dat de opbrengsten van het systeem niet opwegen tegen de kosten. Je moet dan uiteraard niet aan het elektronisch factureren beginnen. 1.4.5.4
Cultuur
Klanten van KMO‟s krijgen graag nog hun facturen op papier toegestuurd. Ze zijn nog niet vertrouwd met elektronische facturatie. Veel klanten hebben de mening dat elektronisch factureren ingewikkeld is en daarom houden ze het liever bij een simpel papieren factuur. Hun mening hierover moet dus nog veranderd worden. We moeten de klanten overtuigen van de voordelen van het gebruik van elektronisch factureren (sneller, goedkoper,...). De bedrijven kijken naar de wensen van hun klanten en zullen daarom blijven werken met papieren facturatie. 1.4.5.5
Ecologisch
Dankzij elektronisch factureren, gaan er heel veel bomen gered worden omdat er veel minder papier nodig is. Bedrijven moeten dan ook overtuigd worden dat ze zich milieubewuster kunnen gedragen als ze elektronisch gaan factureren. Er wordt namelijk minder papier, minder enveloppen en minder postzegels gebruikt. Dit heeft bovendien als voordeel dat het kostenbesparend is. Van Roey Automation gaat dit voordeel van elektronisch facturen zeker en vast vermelden omdat het toch wel één van de grootste voordelen is van het systeem.
38
1.4.6
Samenvatting SWOT diagram
Sterktes:
Ervaring: VRA heeft een jarenlange ervaring opgebouwd, dit zorgt ervoor dat ze kwaliteit en service leveren. Ecologie neemt een steeds belangrijke plaats in de bedrijven in. Dit betekent dat elektronische facturatie steeds belangrijker wordt. Een bedrijf kan er heel wat papier mee besparen, als ook de CO2-uitstoot verminderen. Grote doelgroep: de Antwerpse markt bestaat uit meer dan 500 KMO‟s die voldoen aan de eisen om een EDS-systeem te installeren. Wetgeving: zorgt ervoor dat het allemaal legaal en veilig gebeurd, de klant moet dus geen bang hebben. Bedrijven zien het systeem als tijdsbesparend.
Zwaktes:
Weinig vraag: de meeste KMO‟s vinden de mening van hun klanten uiterst belangrijk. De meeste klanten vragen nog steeds achter een papieren factuur. Economie: het invoeren van het EDS-systeem vraagt heel wat financiële middelen. De bedrijven investeren deze middelen echter liever in noodzakelijke dingen. Momenteel wordt EDS nog niet als iets noodzakelijk beschouwd. Het gebruik van Microsoft Dynamics NAV is nog niet uitgebreid genoeg. Indien bedrijven met het EDS-systeem willen werken dienen ze eerst nog te investeren in het ERP-systeem Microsoft Dynamics NAV, dit maakt de investering nog groter. Elektronische facturatie is nog niet goed gekend. VRA zal eerst elektronische facturatie bekend moeten maken bij hun doelgroep.
Bedreigingen:
Het gebruik van e-mail: bedrijven beschouwen e-mails ook als elektronische facturatie. Een e-mail versturen is echter gratis en gemakkelijker. Prospects zijn nog altijd overtuigd van de voordelen van papieren facturatie. VRA werkt met UnifiedPost, er zijn nog andere concurrerende platformen zoals CertiPost. Eventuele prospects moeten dan ook willen werken met UnifiedPost. Heel veel klanten zien de toegevoegde waarde van e-invoicing niet in. Het is daarom zeer belangrijk de voordelen duidelijk te communiceren. Uit de enquête blijkt dat het merendeel van de bedrijven factureren via papier prefereert. We moeten de weerstand tegen verandering doorbreken door de bedrijven te laten inzien dat ze beter af zijn met e-invoicing.
Kansen:
Heel wat KMO‟s komen in aanmerking om het systeem te implementeren. Het is echter nog een kwestie van EDS bekend te maken en te promoten. Er zijn amper KMO‟s die werken met het ERP–systeem Microsoft Dynamics NAV, dit wil dus zeggen dat er nog heel veel potentiële klanten zijn voor VRA. De tijdsbesparing en klantvriendelijkheid moeten in de verf worden gezet. De ondervraagden denken dat het EDS–systeem veilig is omdat er veel onderzoek naar gedaan is. Hier ligt dan ook een kans voor VRA om dit voordeel te promoten en prospects te overtuigen dit systeem aan te schaffen.
39
Uit de omgevingsanalyse blijkt dat de overheid elektronische facturatie ondersteunt. Dit zorgt ervoor dat de prospects ook meer vertrouwen in het systeem gaan krijgen. Ze denken het volgende: als het geen goed systeem is zou het niet ondersteund worden door de overheid. VRA kan dit uiteraard mee in zijn promotie opnemen. Als de economische crisis voorbij is, zullen bedrijven ook weer meer willen investeren in minder “noodzakelijke” dingen. VRA moet ervoor zorgen dat ze klaar staan met elektronische facturatie zodat ze hun systeem direct kunnen aanbieden als de crisis voorbij is. We leven nu al in een maatschappij waarin technologie centraal staat. In de toekomst zal dit enkel nog groter en belangrijker worden. Elektronische facturatie zal ook nog populairder worden omdat bedrijven gaan beseffen dat ze wel mee moeten gaan met deze trend.
40
2
PLANNINGSFASE
2.1
Product/markt matrix per P/M combinatie
Producten
Bedrijven
Particulieren
1. Pc‟s + laptops
x
x
2. Accessoires voor laptop en pc‟s
x
x
3. Herstellingen
x
x
4. Computeronderdelen
x
x
5. Home entertainment
x
6. Verbruiksgoederen
x
x
7. Software pakketten
x
x
1. VRA® biedt zowel pc‟s als laptops aan zowel voor particulieren als bedrijven. De computers die te verkrijgen zijn, zijn van het merk Packard Bell®, HP®, Samsung® en Acer®. 2. Hierbij wordt bedoeld dat VRA® ook printers, beeldschermen, computermuizen, faxtoestellen, scanners, camera‟s, kabels, touchpads, copiers en andere accessoires verkoopt. 3. VRA® verzorgt ook de herstellingen van de verkochte apparaten. Dit zorgt voor een optimale service en een hoge kwaliteit. Daarnaast staat VRA® ook gekend voor hun advies en de ervaring. 4. Met onderdelen wordt onder meer het moederbord, harde schijven, CD - drivers, processors, geheugen- en videokaarten bedoeld. 5. Er worden zowel games als game - consoles verkocht bij VRA®. Hiervoor zijn er ook toebehoren zoals een koptelefoon, joystick en steering wheel. Zowel voor PlayStation® als Whii®. Daarnaast zijn er DVD‟s te koop. U kunt er ook DVD - spelers kopen, HIFI - installaties, micro‟s, radiowekkers, koptelefoons, speakers, TV projectoren, autoradio‟s, Home Cinema-installaties, radio‟s, mp3-spelers en natuurlijk kleurentelevisies. Tevens kunt u er GSM‟s en de Apple® iPhone kopen. Ook alle onderdelen hiervan zoals opladers, kabels, … Sommige van deze apparaten zijn ook gericht op de bedrijfswereld. Zo kan een projector ook verkocht worden aan bedrijven. 6. Papier en inkt zijn de voornaamste verbruiksgoederen. Daarnaast zijn er ook batterijen, lege dvd‟s en schoonmaak kits te koop. 7. Software pakketten zijn ondermeer anti-virus programma‟s en route planners voor particulieren. Daarnaast ook netwerkbeheer, operatiesystemen, databases en firewall software voor bedrijven.
41
2.2
Marketingplan
2.2.1
Doel
Het voornaamste doel van ons project is om EDS meer naamsbekendheid te bezorgen door de voordelen ervan te benadrukken. Heel veel bedrijven/klanten/leveranciers kennen het systeem nog niet en hierin moeten wij verandering brengen. Wij moeten het systeem onder de aandacht brengen zodat meer bedrijven het gaan introduceren in hun bedrijf. Daarnaast zijn er ook bedrijven die het product wel kennen, maar het te duur vinden. Deze kunnen wij overtuigen door voldoende nadruk te leggen op de voordelen zoals kosten- tijdbesparing zodat de initiële investering op korte termijn terugverdiend wordt. Om deze naamsbekendheid te verhogen zullen we een folder creëren en ook een verkoopsgesprek uitwerken zodat VRA dit kan gebruiken om EDS te gaan promoten bij hun prospecten. Verder geven we ook advies over hoe VRA hun website en hun ranking op Google kunnen verbeteren. Tenslotte wordt er een nieuwsbrief van VRA ontworpen. Het gebruik van sociale media is meer en meer belangrijk voor een bedrijf. Het aanmaken van een facebookpagina is gratis en het is handig voor klanten. Het vermelden van de openingsuren en nieuwe producten versterkt de publiciteit van het bedrijf. Speciale acties kunnen worden aangekondigd via status-updates. De beste reclame is natuurlijk mond-aan-mond reclame, deze kan worden gestimuleerd via deelname aan netwerken. VRA is al lid van VOKA, deze organiseren elk jaar “onderneming van het jaar”, de aanwezigheid op deze gelegenheid is een mooie kans om nieuwe ondernemers en potentiële klanten te leren kennen. Ook het deelnemen aan beurzen is een bron van informatie. Er wordt kennis over de concurrentie opgedaan, maar er zijn ook potentiële klanten, investeerders en medewerkers te vinden. In Nederland zijn er ook enkele interessante congressen, hier doet VRA weer kennis op, maar het is ook een kans om nieuwe klanten te ontdekken. ITExpo® houdt zich het hele jaar door bezig met het organiseren van beurzen en congressen over de ICT. Enkele andere grote beurzen zijn ondermeer Bouw& ICT in Utrecht (Nederland), Storage Expo (België), Overheid&ICT jaarbeurs in Utrecht (Nederland). Ook in Duitsland, meer bepaald in Hannover is er een interessante beurs genaamd CeBit. Als er nog verder in de wereld wordt gekeken is er ook nog de Cloud Expo in New York (USA). Naast deze beurzen is er ook nog de mogelijkheid om productbekendheid te verkrijgen op de evenementen op Van Roey Automation zelf. De Summertronics en Eventday zijn een ideale gelegenheid om de bestaande klanten en andere geïnteresseerden aan te trekken om over te schakelen naar elektronische facturatie. Ook de VOKA geeft 2 keer per jaar VOKAleden de kans om zichzelf en hun producten voor te stellen. Ieder bedrijf mag op aanvraag dan zijn eigen standje plaatsen. Enkele vakbladen waarin advertenties kunnen worden gepubliceerd zijn Clickx, Netwerk, Windows magazine, Webwereld en Interactive. Hierin kan gekozen worden voor het publiceren van een gewone advertentie, maar er kan ook een publireportage worden toegevoegd. Hier kan het best gekozen worden voor het samen werken met een officiële copywriter. Deze kan een mooie tekst schrijven en zorgen voor foto‟s die de publireportage opwaarderen. 2.2.1.1
Positionering
VRA brengt kwaliteitsvolle producten. Door jarenlange ervaring zijn ze in staat om een optimale service te leveren aan al hun klanten. Met deze twee sterke punten positioneert VRA zich op de ICT-markt als trouwe partner.
42
2.2.1.2
Segmentering
We richten ons op KMO‟s met 50-100 werknemers in de regio Antwerpen. We hebben dus ons segment gekozen op basis van 2 criteria: de grootte van het bedrijf en het geografisch aspect. 2.2.1.3
Targetten
We beginnen met het benaderen van bedrijven in het arrondissement Turnhout. Het is een voordeel als het bedrijf al met Microsoft Dynamics NAV werkt, indien dit niet het geval is dient het bedrijf hier ook op over te schakelen. 2.2.2
SWOT
Zie punt 1.3.1 en punt 1.4.6 2.2.3
2.2.4
Marketingdoelgroep Algemene kenmerken: alle KMO‟s met 50-100 werknemers in de regio Antwerpen Aantal bestaande klanten: VRA heeft tot op heden één klant Aantal potentiële klanten: Er zijn in totaal 513 KMO‟s die voldoen aan onze criteria. Behoeften: KMO‟s dat willen overschakelen naar een factureringssysteem dat klantvriendelijk is, tijds- en kostenbesparend werkt. Marketingdoelstellingen:
Onze marketingdoelstelling moet voldoen aan de SMART-principes:
Specifiek: We willen voornamelijk naamsbekendheid creëren voor EDS bij KMO‟s in de regio Antwerpen. Dit doen we met als doel om op lange termijn klanten te overtuigen EDS aan te schaffen.
Meetbaar: Er werd al een enquête vooraf uitgevoerd. Om de verhoging van de naamsbekendheid na te gaan na het implementeren van het marketingplan, kunnen we ook een enquête achteraf afnemen.
Acceptabel: VRA heeft er alle baat bij om hun naamsbekendheid te verhogen. Heel veel KMO‟s zijn nog niet bereidt om over te schakelen naar het EDSsysteem omdat ze er nog niet klaar voor zijn en nog steeds overtuigd zijn van de voordelen van hun huidig systeem. Investeren in de naamsbekendheid zal leiden tot meer klanten, positieve mond- aan mond reclame en een positief imago.
Realistisch: We mogen niet proberen alle potentiële KMO‟s tegelijk te bereiken. Dit is onrealistisch, vooral omdat het EDS – systeem nog niet zo bekend is. We beginnen eerst met bedrijven uit het arrondissement Turnhout en bouwen zo stilaan op naar een ruimere geografische spreiding.
Tijdsgebonden: we trachten de naamsbekendheid te verhogen gedurende de periode juli 2011 – juli 2012.
43
2.2.5
Marketingstrategie:
2.2.5.1
Folder
De folder (zie bijlage 3.5 ) toont de klanten hoe EDS nu precies werkt aan de hand van een eenvoudig uitgewerkt schema. Daarnaast worden ook alle voordelen van EDS ten opzichte van een traditioneel factureringssysteem opgesomd. Op de achterzijde van de folder staan alle contactgegevens van Van Roey Automation vermeld. De kosten van deze folder zijn afhankelijk van de mogelijkheden die VRA gaat nemen. Aangezien zij zelf de kennis hebben om folders te maken, kunnen ze dit makkelijk zelf doen. Hier wordt dan enkel de kost van het personeelslid (die de folder maakt), de inktkosten en de papierkosten verrekend. Het maken van de folder kan ook worden uitbesteed, hierbij hangt er alles af van het formaat, dikte van het papier en hoeveel maal de folder wordt gevouwen. Natuurlijk hangt ook aan de grote van de bestelling een prijs vast. Hoe meer folders men bestelt, hoe lager de prijs wordt. De meeste prijzen variëren van ongeveer €250 tot €400 voor 1250 stuks. Enkele drukkerijen in de buurt zijn C.t.p BVBA, Drukwerk en reclame Z-service BVBA en Total Copy Service BVBA. Om een realistisch beeld te krijgen van de prijs hebben we een offerte aangevraagd bij Drukkerij Michiels in Booischot. Hier kregen we voor de folder, die in bijlage kan gevonden worden, de volgende prijzen: - 100 exemplaren: €259,00 - 1000 exemplaren: €572,30 Deze prijzen bevatten ook kleurendruk, recto verso en de afwerking (zoals nieten,schoonsnijden en plooien). De offerte kan terug worden gevonden in bijlage 4.6. 2.2.5.2
Verkoopsproces
Aangezien het doel van ons marketingplan het verwerven van naambekendheid voor EDS is, dienen we de potentiële klanten grondig te informeren over het systeem. Tijdens een verkoopsgesprek zullen volgende onderdelen aan bod komen:
1) Entreefase Ik ben …… van de firma Van Roey Automation in Turnhout. VRA is met zijn 20 jaar ervaring in de ICT-sector een vaste waarde geworden en trotste partner van HP®, Cisco® en Acer®. Tijdens dit gesprek zou ik graag ons nieuwste systeem uitleggen namelijk E-invoicing. Maar voor ik u hier meer over vertel zou ik u graag enkele vragen stellen.
2) Behoeftenfase we
willen de behoeften van de klant ontdekken Wat betekende goede service voor u? Krijgt u die ook van uw leveranciers? Wat is het meest tijdsverliezende onderdeel van uw verkoopproces? Over welk budget beschikt u? Welk factureringsysteem gebruikt u nu? Wat vindt u van uw huidig facturatiesysteem? Wat vindt u de nadelen van uw huidige systeem? Met welk ERP-systeem werkt u momenteel? Wat vindt u van dit systeem?
44
Weet u wat e-invoicing precies is? (zo nee uitleggen) Heeft u ooit al nagedacht om over te schakelen op e-invoicing? Zo ja, wat hield u tegen om dit ook effectief te doen? (overgang volgende fase)
3) Demonstratiefase Met behulp van een laptop wordt er een filmpje getoond waarin de werking van het EDS-systeem grafisch wordt voorgesteld. Verder worden er ook sprekers getoond die getuigen over hoe tevreden ze zijn met het systeem. Er zal tenslotte ook een vergelijkende tabel getoond worden waarbij de kosten en tijd worden vergeleken tussen enerzijds klassieke facturatiemethoden en anderzijds elektronische facturatie
4) Argumentatiefase Na de demonstratiefase kunnen klanten een aantal bezwaren hebben. Mogelijk zijn ze nog niet overtuigd van de voordelen van EDS. Het is de taak van de vertegenwoordiger deze bezwaren te weerleggen in de argumentatiefase.
Ik denk dat e-mail even tijdsbesparend is dan uw product. Als u gebruik maakt van e-mail voor uw facturatie moet u steeds alle e-mail opstellen en handmatig doorsturen en opslaan. Met EDS is dit verleden tijd. Alles gebeurd snel en automatisch. Bovendien kan men alle facturen automatisch verwerken in het boekhoudkundig systeem. Dit alles bespaard het personeel heel veel tijd. De factureringstijd kan via EDS wel tot 80 % korter worden dan met uw traditioneel factureringssysteem.
Ik denk dat jouw product veel duurder gaat uitvallen ten opzichte van mijn traditioneel factureringssysteem. Men moet enkel aankoopkosten en abonnementskosten betalen voor ons systeem. Voor slechts 18,93 EUR abonnementskosten per maand kan men al beginnen met elektronisch factureren. Er zijn dus geen kosten meer voor papier, afdrukken, verzending, frankering etc. Als je al deze kosten optelt zul je versteld van hoeveel geld je wel niet uitspaart.
Is het niet veel werk om uw product te installeren? Het duurt slechts 15 dagen om ons EDS-systeem te installeren.
Is uw product niet moeilijk te gebruiken? Het EDS-systeem is heel eenvoudig in gebruik. Het programma wijst zichzelf eigenlijk uit. Mits een kleine introductiecursus voor uw personeel, zullen er zich weinig tot geen problemen voordien. Indien men toch vragen heeft kan men steeds de folder en gebruiksaanwijzing raadplegen of contact opnemen met het ServiCenter van Van Roey Automation.
Ik denk dat mijn oude systeem veiliger is qua privacy van de gegevens. Ik weet niet of er bij EDS een paswoord gebruikt wordt enz?
Ik denk dat we een betere klantendienst kunnen realiseren met ons huidige factureringssysteem. Via elektronische facturatie zal het aantal fouten op de facturen herleid worden tot een minimum. De facturen komen sneller aan op hun bestemming. Bovendien hoeft men zich geen zorgen meer te maken dat de facturen verloren worden gedaan bij de post.
Is het wel legaal om via uw methode te factureren? Elektronisch factureren via ons EDS-systeem voldoet volledig aan de Nationale BTW-voorschriften van de Europese Unie van januari 2004, en is dus volledig legaal. Men moet wel voldoen aan een 4-tal eisen:
45
1. 2.
toestemming van de klant de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid ervan moeten 10 jaar worden gewaarborgd de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid ervan moeten 10 jaar worden bijgehouden De facturen moeten opvraagbaar zijn, in leesbaar formaat en binnen redelijke termijnen
3.
4.
5) Afsluitfase Het verkoopsgesprek wordt afgesloten eventueel met een geslaagde verkoop of nieuwe afspraak. Zou u dan hier willen tekenen? 2.2.6
Budget
Om het budget te bepalen gaat er gewerkt worden via de taakstellende methode. Bij deze methode gaat men uit van het budget nodig om een bepaalde omzet te behalen. Dit is de beste methode omdat het budget nu geen gevolg is van de omzet, maar juist een instrument om de omzet te realiseren. Het budget dient te worden gebaseerd op de doelstelling. 2.2.7
Marketingmix:
2.2.7.1
Product
Het product dat wordt gepromoot is EDS of voluit Electronic Document Solution. Het is een manier van elektronische facturatie. De naam zegt het al; VRA biedt een oplossing aan voor uw elektronische facturatie. VRA werkt hiervoor samen met Unified Post. EDS vormt een link tussen 3 bestaande platformen namelijk: Microsoft Dynamics NAV Een legaal archiveringsplatform Eén of meerdere betaalplatformen: Isabel, Zoomit, ...
Figuur 3: Link tussen EDS en andere platformen.
VRA biedt kwaliteit door jarenlange ervaring op het gebiedt van elektronica. Ook op gebied van service en after-sales-support hebben zij een voorsprong op de concurrent.
46
VRA beschikt over een grote service afdeling genaamd ServiCenter. Dit center is gespecialiseerd in het voorkomen en oplossen van problemen en wordt geleid door service-, system-, en support engineers. VRA mag zelf garantie- en servicewerkzaamheden uitvoeren. Hierdoor wordt de hersteltijd meestal teruggebracht naar 1 dag. In dringende gevallen kan men de herstelperiode zelfs beperken tot 4u. Men kan het ServiCenter contacteren via het telefoonnummer +32 (0)14 470.633 of email:
[email protected]. 2.2.7.2
Prijs
Het totale kostenplaatje voor EDS bestaat uit: Licentiekost (€ 4000 eenmalig) Algemene opzetkost (eenmalig) Onboarding programma (eenmalig) Platformprijs (jaarlijks) Archivering (per document) Transactiekost (€0.14 per document) Jaarlijks: 16 % van licentie Platform Transactie kost De prijs is het grootste hekelpunt voor de potentiële klanten. 2.2.7.3
Promotie
Het e-invoicing programma zal naar de klanten worden gepromoot via een folder, daarnaast is mond- aan- mond reclame natuurlijk ook zeer belangrijk. Er zal voornamelijk aan koude prospectie worden gedaan. VRA dient zelf met vertegenwoordigers richting de bedrijven te stappen. Er is hier namelijk sprake van een onbewuste behoefte. Zeer weinig bedrijven hebben zelf het gevoel dat ze behoefte hebben aan elektronische facturatie. Het is dus belangrijk dat de promotie deze behoefte aanwakkert en dat bedrijven interesse krijgen in het product. Het verkoopsgesprek (zie 2.2.5.2) is de leidraad voor de vertegenwoordigers. Voor veel bedrijven is de hoge kostprijs een grote drempel, er zal dus zeker aandacht moeten gaan naar het feit dat deze investering de moeite waard is. Ook de investering in het Microsoft Dynamics NAV-programma moet als een voordeel voor het bedrijf worden aanschouwd. Er zal ook promotie gemaakt worden voor EDS via vakmagazines zoals „QNews‟ van Van Roey Automation. 2.2.7.4
Personeel
Al het personeel van VRA heeft een opleiding gevolgd over de werking van hun producten en is op de hoogte van de nieuwste innovaties en technieken. Iedereen weet waarover men praat en voert met plezier zijn job uit. Service en klantvriendelijkheid worden hoog in het vaandel gedragen.
47
2.2.7.5
Plaats
VRA is gevestigd op de Steenweg op Antwerpen in Turnhout. De locatie is makkelijk bereikbaar voor zowel vracht- als personenwagens. VRA bevindt zich op de ring in Turnhout dicht bij de autosnelweg E34. Turnhout ligt op slechts 30 minuten van Antwerpen en op 1 uur van Brussel. De distributie van het EDS-systeem gebeurt via het standaard sales traject. Bij bestaande klanten wordt EDS geïnstalleerd als add-on. Mensen die niet vertrouwd zijn met het EDS-systeem kunnen info sessies krijgen over de dienstverlening van VRA. 2.2.8
Website
Zoals al eerder in ons rapport in gebleken, vinden klanten dat de site toch nog verbeterpunten heeft. Men heeft vooral problemen met de structuur van de site. Deze is niet logisch opgebouwd en heeft te veel klikmogelijkheden. Zo zouden de site liever wat simpeler zien. Enkele verbeteringen die we zouden aanbrengen.
Homepage
Als men op de site van VRA komt, zou men direct de keuze moeten kunnen maken van: ik ben particulier of ik ben een bedrijf. Dit is minder verwarrend omdat je dan automatisch op de juiste site komt. Nu zou je eerst naar het tabblaadje oplossingen moeten gaan en dan je keuze maken. Dit is te ver gezocht en zeker niet duidelijk voor de klanten. Op het beginscherm moet er ook een keuze zijn van de taal: Nederlands, Engels en Frans. Op dit moment biedt men enkel de site in het Nederlands aan. Dit is niet zo‟n goed idee omdat België toch tweetalig is en Engels een wereldtaal is en bovendien ook de taal die gebruikt wordt in de computersector. Bijvoorbeeld beginscherm Bedrijven Entreprises Companies
Thuisgebruiker Utilisateur privé Private user
Webstore
Als we dan naar de webstore gaan, merken we op dat je hier wel een taalkeuze kan maken. Dit is dus tegensprekend met de rest van de site. Voor de rest is de online bestelpagina redelijk goed. Het bestelproces van een product gebeurt als volgt: “Indien men een item kiest, moet dit gewoon in het “winkelwagentje” worden geplaatst. Vervolgens kan er worden gekozen om verder te “winkelen” of om af te rekenen. Daarna komt men op de algemene bestelpagina. Deze pagina bevat alle informatie over wat u hebt besteld en persoonlijke informatie van de klant. Die inhoud van de winkelkar kan nog steeds worden gecorrigeerd. Indien de klant iets vergeet in te vullen krijgt hij een foutmelding op zijn scherm. Als men op “bestelling” drukt, is de bestelling geplaatst.” Alles is duidelijk onderverdeeld in categorieën, levertermijn, telefoonnummer enz. zijn duidelijk zichtbaar, prijzen worden goed vermeld,... Als we vanuit onze online bestelpagina naar de startpagina willen gaan, merken we op dat deze knop niet werkt. Dit is uiteraard ook niet goed! We moeten er dus zeker voor zorgen dat alle knoppen op de website werken.
48
Site bedrijven
Hier moeten zeker en vast de getuigenissen komen van tevreden bedrijven die samenwerken met VRA. Dit is uiteraard positieve en gratis reclame voor VRA. Dit geldt ook bij de „klantensite‟, hier moeten ook getuigenissen opkomen van klanten die tevreden zijn over de kwaliteit, service,… van de producten van VRA.
Het zou ook een zeer goed idee zijn om de gegevens van VRA op de beginpagina te zetten van beide websites. Zo kunnen klanten en bedrijven direct deze gegevens vinden als ze eventueel vragen of problemen hebben. Op dit moment moet je achter deze gegevens te hard zoeken op de site van VRA. De gegevens kan men altijd links of rechts in de kant weergeven.
De webstore heeft een ander uiterlijk dan de rest van de site. Het is de bedoeling dat alle onderdelen van de website dezelfde lay-out heeft. Dit is duidelijker en minder verwarrend voor de klanten.
Een website met minder klikopties zou ook al veel beter zijn. Nu heb je te veel onderdelen op de website wat het voor sommige er niet makkelijker op maakt. Zo zou je bijvoorbeeld de missie en visie ook onder strategie kunnen plaatsen en hier geen aparte delen van moeten maken.
Kleur: de blauwe kleur dat VRA heeft gekozen is goed gedaan. Blauw staat namelijk voor eerlijkheid, vertrouwen,… Hiervoor wil VRA ook staan. Maar het bruinige gedeelte mag zeker en vast een andere kleur worden. Dit is geen hedendaagse kleur en zeker geen kleur die opvalt. Het is een saaie kleur.
De site op zich heeft ook enkele vergelijkingen met de site van concurrent Porthus. Porthus werkt ook met blauw en wit en de lay-out komt ook overeen. Porthus heeft wel meer vloeiendere lijnen wat het ook allemaal wat mooier, meer hedendaags maakt.
Om meer inzicht te krijgen in het aantal bezoekers van de website en over welke pagina‟s (niet) bekeken worden op de website, kan VRA beroep doen op een gratis aangeboden dienst van Google namelijk Google Analytics. Aan de hand van deze resultaten kan VRA nog verdere verbeteringen doorvoeren aan hun website. De belangrijkste gegevens die men kan verkrijgen via Google Analytics zijn: Het totaal aantal bezoeken aan de site sinds ze gebruik maken van Google Analytics. Het totaal aantal pagina‟s dat is weergegeven sinds ze gebruik maken van Google Analytics. Het gemiddeld aantal bezoekers dat de website verlaat na 1 pagina.7 De gemiddelde tijd die de bezoeker op de website doorbrengt. 2.2.9
Nieuwsbrief
De nieuwsbrief is een goedkoop en gemakkelijk promotiemiddel voor het EDS-systeem. Belangrijk is dat de opmaak van de brief overeenstemt met de opmaak van de website van Van Roey Automation. Door te werken met een consistente opmaak bespaart het bedrijf tijd, maar het creëert ook herkenning. Met een nieuwsbrief is er grafisch meer mogelijk dan met een gewone e-mail, dit is zeker interessant voor een bedrijf dat net in de IT-sector aanwezig is.
49
Mensen vinden het niet erg om informatie via e-mail te krijgen, zolang het spam-gevoel maar niet boven komt. Een nieuwsbrief mag niet dikwijls worden verstuurd. Belangrijk is dat de nieuwsbrieven gepersonaliseerd worden, dit leidt tot een hogere respons. Voor de lancering van het EDS-systeem kan de nieuwsbrief ook zorgen voor mond-opmond reclame. De bedoeling is dat de nieuwsbrief kort en bondig beschrijft wat EDS voor het bedrijf doet. Voor meer informatie moet er worden verwezen naar de website. Een telefoonnummer vermelden is interessant voor de personen die onmiddellijk geïnteresseerd zijn. Voor de nieuwsbrief zie bijlage 3. 3. 2.2.10
Standaard Mailing
De standaard mailing wordt gebruikt om een e-mail te versturen naar de klanten van VRA. Deze mail bevat alle voordelen van het EDS-systeem. Deze wordt voornamelijk opgesteld om naamsbekendheid te creëren en om klanten te overtuigen om het EDSsysteem aan te schaffen. Net zoals de nieuwsbrief is het gebruik van standaard mailing goedkoop en gemakkelijk. Ook hier moet de mail voldoen aan de huisstijl van VRA. De standaard mailing bevindt zich in bijlage 3.4. 2.2.11
Folder
Het belangrijkste promotiemiddel is onze folder. Er dient rekening te houden met de huisstijl van VRA. De folder kan terug worden gevonden in bijlage 3.5. De folder dient om aandacht en interesse te wekken in EDS. Allereerst wordt er gekozen om het EDS-systeem uit te leggen. Dit doen we omdat uit de klantenanalyse is gebleken dat er nog niet veel kennis is bij de KMO‟s betreffende elektronische facturatie. De folder legt alles uit in gemakkelijke en begrijpelijke taal. Om de lezer te overtuigen worden de voordelen allemaal en uitgebreid uitgelegd. Op de laatste pagina worden natuurlijk de contactgegevens van VRA vermeld.
50
2.3
Financieel plan
Financiën zijn heel belangrijk in de businesswereld. We hebben ervoor gekozen om 3 verschillende plannen te maken: een realistisch, een optimistisch en een pessimistisch plan. Voor elk plan hebben we de bedrijfswinst berekend. Telkens veronderstellen we een inflatie van 2%. Het marktpotentieel (513 bedrijven) is over 5 jaren verspreid. Hier dient rekening te worden gehouden met de licentie, de installatie en de VP(verkoopprijs) per dag. Daarnaast wordt er ook rekening gehouden met de aankoop van de grondstoffen. Hierbij houden we rekening met het feit dat er een vertegenwoordiger wordt ingeschakeld en dat deze een wagen nodig. Ten slotte houden we ook rekening met de installatie die door een programmeur moet gebeuren. 2.3.1
Realistische financieel plan
Marktpotentieel Marktaandeel Verkopen Inflatie
513 20% 103 2%
bedrijven stuks
2011
2012
2013
2014
2015
10%
25%
30%
20%
15%
Aantal verkopen/jaar
10
26
31
21
15
Cum verkopen
10
36
67
87
103
4080
4162
4245
4330
Opbouw
Verkoopprijs
Licentie
19000
4000
Installatie/aanpassing VP/dag
15 dagen 800
816
832
849
866
2011
2012
2013
2014
2015
Om de omzet van een nieuwe activiteit te berekenen moeten we vertrekken van een schatting van het verwachte aantal verkochte eenheden en de gemiddelde prijs per eenheid. Daarnaast houden we ook rekening met de duur van de installatie. Aankopen grondstoffen Licenties
Aankoop
Marge 2011 3360
16% 2012 3427,2
2013 2014 2015 3495,744 3565,6589 3636,9721
51
We moeten geen grondstoffen aankopen enkel een licentie. KM-vergoeding Aantal verplaatsingen 10 Afstand 50 Kost/km 0,4 Elke vertegenwoordiger moet natuurlijk ook een vergoeding krijgen voor de verplaatsing die hij moet maken. Hierbij ook gaan we steeds van schattingen uit.
Uurkost programmeur / dag 800 Voor het ontwerpen van het EDS-systeem moet er beroep gedaan worden op een programmeur, deze dient natuurlijk ook te worden verrekend in de kosten. Financieel plan OMZET Licentie
41040
104652
128094
87104
66635
Dagen programmatie
123120
313956
384282
261312
199904
TOTAAL
164160
418608
512376
348416
266538
Bovenstaande tabel toont aan dat er een omzet van € 164 160 kan worden behaald in 2011. Deze omzet stijgt in 2012 en 2013, maar daarna komt er een terugval. Dit is logisch omdat het aantal verkopen daalt, iedereen die het programma hoeft dit enkel nog te onderhouden.
AANKOPEN GRONDSTOFFEN Licenties TOTAAL
34473,6 87907,68 34473,6 87907,68
107599 107599
73167,32 73167,32
55973 55973
De enige aankoop die we moeten doen is de aankoop van de licentie. Deze aankoop is nodig. VRA heeft het EDS-systeem namelijk niet zelf ontwikkeld. DIENSTEN EN DIVERSE GOEDEREN Folder
572
583
595
607
619
4000
4080
4162
4245
4330
Leasing wagen
400
408
416
424
433
Km-vergoeding
2052
5130
6156
4104
3078
TOTAAL
7024
10201
11329
9380
8460
Beurs
Omdat we te maken hebben met een nieuw product moeten ook de kosten hiervoor geschat worden. Hierbij denken we al aan de leasing van de wagen, maar ook de kilometervergoeding, de beurs en de folder.
52
Personeelskost De personeelskosten kunnen opgedeeld worden in directe en indirecte personeelskosten. Hier werken we met directe variable kosten. De stijging van de loonkost is afhankelijk met de hoeveelheid van de omzet, de inflatie en de anciënniteit. Om de kost te berekenen moet er rekening gehouden worden met de uren dat de vertegenwoordiger moet werken en de eenheidsprijs.
Vertegenwoordiger
16250
16575
16907
17245
17590
Programmeur
30780
31396
32024
32664
33317
TOTAAL
47030
47971
48930
49909
50907
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
75632
272528
344518
215960
151198
Afschrijvingen
Er dienen geen producten te worden afgeschreven. Andere BK Er zijn geen andere bedrijfskosten. BEDRIJFSWINST
Er kan worden geconcludeerd dat de bedrijfswinst daalt met de jaren. Er is een stijging tussen 2012 -2013, maar daarna daalt deze opnieuw. 2.3.2
Pessimistisch financieel plan
Het grote verschil is dat we in dit plan werken met een marktaandeel van slechts 8%.
Marktpotentieel Marktaandeel Verkopen Inflatie
513 8% 41 2%
bedrijven stuks
OMZET Licentie Dagen programmatie TOTAAL
16416 49248 65664
41861 125582 167443
51238 153713 204950
34842 104525 139366
26654 79961 106615
AANKOPEN GRONDSTOFFEN Licenties TOTAAL
13789 13789
35163 35163
43040 43040
29267 29267
22389 22389
572
583
595
607
619
DIENSTEN EN DIVERSE GOEDEREN Folder
53
Beurs Leasing wagen Km-vergoeding TOTAAL
4000 400 821 5793
4080 408 2052 7123
4162 416 2462 7635
4245 424 1642 6918
4330 433 1231 6613
16250 12312 28562
16575 12558 29133
16907 12809 29716
17245 13066 30310
17590 13327 30916
Afschrijvingen
0
0
0
0
0
Andere BK
0
0
0
0
0
17520
96023
124560
72871
46697
PERSONEELSKOST Vertegenwoordiger Programmeur TOTAAL
BEDRIJFSWINST
Ook al wordt er een pessimistische blik geworpen op het financiële plan, VRA blijkt toch winst te maken met het EDS-systeem. Het verschil met het realistische plan is dat er nu slechts een marktaandeel van 8% wordt gebruikt in plaats van 20%. De berekeningen gebeuren ook weer zoals in het realistische plan. Er dient dus wederom rekening gehouden te worden met de diensten en diverse goederen, de licentiekosten, de personeelskosten en de afschrijvingen. 2.3.3
Optimistisch financieel plan
Hier bekijken we onze winst dan weer vanuit een perspectief van 35% marktaandeel.
Marktpotentieel Marktaandeel Verkopen Inflatie
Financieel plan OMZET Licentie Dagen programmatie TOTAAL AANKOPEN GRONDSTOFFEN Licenties TOTAAL DIENSTEN EN DIVERSE GOEDEREN Folder
513 35% 180 2%
bedrijven stuks
71820 215460 287280
183141 549423 732564
224165 672494 896658
152432 457296 609728
116610 349831 466442
60329 60329
153838 153838
188298 188298
128043 128043
97953 97953
572
583
595
607
619
54
Beurs Leasing wagen Km-vergoeding TOTAAL
4000 400 3591 8563
4080 408 8978 14049
4162 416 10773 15946
4245 424 7182 12458
4330 433 5387 10768
Vertegenwoordiger Programmeur TOTAAL
16250 53865 70115
16575 54942 71517
16907 56041 72948
17245 57162 74407
17590 58305 75895
Afschrijvingen
0
0
0
0
0
Andere BK
0
0
0
0
0
BEDRIJFSWINST
148273
493159
619467
394820
281826
PERSONEELSKOST
In dit plan wordt er gebruik gemaakt van een marktaandeel van 35%. Dit levert natuurlijk veel meer winst op dan bij de andere plannen met een lager marktaandeel. 2.3.4
Conclusie
Uit alle financiële plannen blijkt dat we, onder deze condities, enorm veel winst kunnen maken via EDS. Het is echter een dure investering voor KMO‟s. We kunnen zien dat we hebben altijd een winst, zelf met een pessimistisch financieel plan. Er kan dus worden geconcludeerd dat de winst afhankelijk is van het marktaandeel en de licentiekosten. De verkoop daalt doorheen de jaren. Het aantal verkopen daalt ook doorheen de jaren. Dit is te wijten aan het feit dat er één jaar de installatie gebeurt en de volgende jaren enkel een onderhoudskost is.
55
3
CONCLUSIE
Uit de SWOT-analyse blijkt dat VRA een sterke onderneming is, natuurlijk zijn er, zoals bij elke onderneming nog verbeterpunten te vinden. Elk bedrijf heeft te maken met bedreigingen en kansen. VRA bewijst door zijn jarenlange bestaan dat ze voldoende capaciteit en kennis hebben om deze bedreigingen op te vangen. De concurrentie komt voornamelijk van Porthus®. Omdat dit zo een belangrijke concurrent is, hebben wij ook een afspraak bij hun gemaakt. Hierdoor hadden we toch meer informatie dan gewoon van het internet. Van elke concurrent is er een SWOT-analyse gemaakt, hieruit kunnen hun sterke en zwakke punten worden afgeleid. Het is aangeraden dat VRA op deze zwakke punten gaat inspelen, hier kunnen zij voordelen uit halen. Hun kennis in de verf zetten en zo meer marktaandeel te pakken krijgen. EDS kan bij VRA enkel worden gecombineerd met Microsoft Dynamics NAV, daarom hebben we ook een deel van ons werk toegewijd aan dit product. Na een uitgebreide concurrentieanalyse hebben we ons toegespitst op de markt. Allereerst hebben we het marktpotentieel berekend. Dit blijken 19 bedrijven te zijn. We hebben een klantanalyse toegepast. Hiervoor hebben we enquêtes afgenomen bij 30 potentiële klanten. Deze waren allemaal afkomstig van de regio Antwerpen. Deze enquêtes hebben we via excel verwerkt in een datamatrix en hieruit hebben we dan grafieken gemaakt, die terug te vinden zijn in dit werk. Allereerst is gebleken dat EDS nog voor veel bedrijven ongekend is, zoals het spreekwoord zegt, is er dus ook nog geen grote behoefte naar het EDS-systeem. Heel vaak wordt EDS aanzien met gewoon factureren via e-mail. Hier dient VRA toch op in te werken. Het is belangrijk dat het systeem meer naamsbekendheid krijgt en dat er behoefte wordt gecreëerd bij de potentiële klanten. Veiligheid en ecologie zijn in deze tijden belangrijk en zijn volgens ons 2 belangrijke voordelen van het EDS-systeem. Uit de analyse is voor de potentiële klanten veiligheid ook een belangrijk punt. Om de andere voordelen te benadrukken hebben we een folder gecreëerd. Hierin worden alle voordelen duidelijk en eenvoudig uitgelegd voor potentiële klanten. Deze folder dient, net zoals de standaard mailing en de nieuwsbrief, om meer naamsbekendheid te creëren bij de potentiële klanten. Alles is gemaakt in de huisstijl van VRA, zo kunnen deze documenten allemaal direct gebruikt worden. Daarnaast hebben we ook een verkoopgesprek opgesteld waarmee de vertegenwoordigers kunnen werken. Enkele tips voor de website van VRA hebben we ook toegevoegd aan het werk. Er gebeurde ook een analyse van de omgeving, hierin hebben we de belangrijkste beïnvloedende factoren besproken. Deze zijn wetgeving, technologie, ecologie en cultuur. Naast de planningsfase hebben we ons ook bezig gehouden met het financiële aspect van ons product. Hierin hebben we verscheidene opties gemaakt, zoals een realistische, optimistische en pessimistische versie. Daaruit is gebleken dat we altijd winst maken, ondanks een laag marktaandeel. Om ons project duidelijk te maken aan leken, hebben we alle informatica-termen uitgelegd. Ook het EDS-systeem zelf hebben we duidelijk gemaakt.
56
4 BIJLAGEN 4.1
Bijlage: vragenlijst
Vragenlijst Goedemorgen meneer/mevrouw, u spreekt met ……………………….. student aan de Katholieke Hogeschool Kempen in Geel. In functie van één van onze vakken moeten wij een kort onderzoek doen naar factureringssystemen bij KMO‟s. Zouden wij hierover even met de verantwoordelijke van de boekhoudafdeling kunnen spreken a.u.b.? 1. Hoe gebeurt de facturatie bij jullie? E-mail Papier Fax Elektronisch (naar vraag 17) Andere manier ………………………………………………………………………. 2. Waarom bent u met dit soort facturatie begonnen? ……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… 3. Wat zijn de voordelen van uw huidig systeem? Tijdsbesparing Kostenbesparing Betere klantendienst Eenvoudig en flexibel Ecologisch Ander: ……………………………………………………………………………………... 4. Wat zijn de nadelen van uw huidig systeem? Duurder Tijdsopslorpend Arbeidsintensief Ingewikkeld Veel papierwerk Ander:……………………………………………………………………………………… 5. Hebt u ooit gehoord van elektronische facturatie? Ja ( ga naar vraag 6) Nee (ga naar vraag 8) 6. Van waar hebt u al over elektronische facturatie gehoord? ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………
57
7. Wat verstaat u onder elektronische facturatie? ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………… 8. Bent u geïnteresseerd in het EDS – systeem? Ja Nee 9. Denkt u dat het softwarepakket voordelen heeft? (voordelen uitleggen! ) Ja ( ga naar vraag 10) Nee ( ga naar vraag 11) 10.Welke voordelen denkt u? ……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… 11.Denkt u dat het softwarepakket nadelen heeft? Ja ( gaan naar vraag 13) Nee (ga naar vraag 14) 12.Welke nadelen denkt u? ……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… 13.Denkt u dat het EDS – systeem veilig is? Ja Nee Geen idee Waarom wel/niet: ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………. 14. Hebt u al van anderen commentaar gehoord over het EDS – systeem? Ja Positief Negatief Nee Welke? ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………. 15.Hoeveel denkt u dat het EDS – systeem kost? ……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………... Geen idee 16.Werkt u met het ERP – systeem Microsoft Dynamics NAV? Ja
58
Nee 17.Waarom bent u met elektronische facturatie begonnen? ……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… 18.Bij welk bedrijf heeft u dit systeem aangekocht? ………………………………………… 19.Bent u tevreden over dit systeem Ja Waarom?.................................................................................................. ................…………………………………………………………………………………... Nee Waarom?.................................................................................................. ................…………………………………………………………………………………… 20.Wat zijn de voordelen van dit systeem volgens u ? Tijdsbesparing Kostenbesparing Betere klantendienst Eenvoudig en flexibel Ecologisch Ander: ……………………………………………………………………………………... 21.Wat zijn de nadelen van dit systeem volgens u ? Duurder Tijdsopslorpend Arbeidsintensief Ingewikkeld Veel papierwerk Ander:……………………………………………………………………………………… 22.Denkt u dat het EDS – systeem veilig is? Ja Nee Geen idee Waarom wel/niet: ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………. 23. Hebt u al van anderen commentaar gehoord over het EDS – systeem? Ja Positief Negatief Nee
59
Welke? ……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………….
24.Hoeveel heeft u betaald voor het elektronisch factureringssysteem? ……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………... Geen idee 25.Werkt u met het ERP – systeem Microsoft Dynamics NAV? Ja Nee
Gegevens: Mevrouw/Meneer: Bedrijf: Gemeente: Telefoonnummer:
60
4.2
Bijlage: overzicht ondervraagde bedrijven
Naam bedrijf Miko Coeman Packaging NV Spoormans NV
Loomans NV Wilms NV Tormans Scandic Radisson Jet SieCom Werkhuizen MIN Karchercenter Cerclindus Steels NV IOK Mondi Foods De Filharmonie D. Emeyere Willems Cevo Market Gheys Henschel Gavra Frangema Odrada
Sector Koffie en thee
Manier facturatie elektronisch
Schrijnwerkerij Vleeskippenbroeierij
elektronisch elektronisch
Spuitgieten extrusie van kunststoffen Rolluiken en zonwering Ingenieursbureau Hotel Hotel Logistiek Telecommunicatie
Turnhout Waregem Arendonk Lommel
en
Verpakking, labeling, mailing Verkoop machines en onderdelen Verkoop machines en onderdelen Staal, staalproducten Economische expansie Groenten- en fruitindustrie Muzieksector kookmaterialen Staalconstructies Doe-het-zelfzaken Transport Metaalverwerking/metaalbewerking Bouwmaterialen, verkoop Bouwondernemingen Meubelverkoop Tuinbouw, tuinaanleg bloemen en planten
elektronisch elektronisch elektronisch papier e-mail/papier papier e-mail/papier papier fax/papier papier papier papier papier papier papier papier papier papier papier e-mail/papier papier papier
Intratuin Peeters Govers NV Fruit- en groentehandel Galler NV Staal, staalproducten Cheops NV IT
papier
DDH NV Nextel
papier papier
Verpakking en opslag Telecommunicatie
Gemeente
papier papier papier
Meerhout Geel Antwerpen Antwerpen Opglabeek Aartselaar Deurne Kontich Wommelgem Zaventem Geel Rijkevorsel Antwerpen Herentals Balen Westerlo Mol Antwerpen Geel Geel Balen Olen Gierle Antwerpen Edegem Heist op den berg Antwerpen
61
4.3
Bijlage: Nieuwsbrief
Nieuwsbrief Lancering EDS systeem Geachte Klant Van Roey Automation® heeft een nieuw product gelanceerd en is hier zeer trots op. Ons elektronisch facturatie systeem EDS staat volledig op poten. Bent u ook die papierberg beu? Dan is ons EDS systeem de oplossing voor uw probleem! EDS is niet enkel ecologisch, daarnaast is het ook kosten- en tijdsbesparend. Voor deze lancering hebben wij een speciale aanbieding: U krijgt 5% korting op de licentiekost als u nu overschakelt naar elektronisch factureren! Indien u meer informatie over ons EDS - systeem wenst, kan u dit zeker nalezen op onze website: www.vanroey.be. Uiteraard mag u ons ook altijd mailen op
[email protected] of telefonisch contacteren op +32(0)14 470 620.
Met vriendelijke groeten
Marc Van den Broeck Specialist Bedrijfsprocessen
62
4.4
Bijlage: Standaard Mailing
Tijd om in te zoomen op uw facturatie met de duurzame en veilige Electronic Document Solution. Turnhout, --/--/--Geachte heer Geachte mevrouw U wilt natuurlijk uw klanten de beste service kunnen bieden en uw personeel blijven motiveren. In combinatie met de nieuwste trend van duurzaamheid bieden wij u deze ecologische oplossing: elektronisch factureren met Electronic Document Solution. Zowel voor inkomende facturen als voor uitgaande facturen zorgt Van Roey Automation voor het elektroniseren van het proces. Waarom zou u kiezen voor elektronische facturatie? 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Tijdsbesparend: 80% sneller door automatische documentenstroom Kostenbesparend: geen papier en inkt, minder fouten, minder personeel Ecologisch: goed voor het milieu, minder papier en transport Minder arbeidsintensief: automatisch, eenvoudig, flexibel, vele formaten Veiliger: inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord Betere klantendienst: minder fouten, sneller, up to date, overzichtelijk
Dus weg met die papieren en breng EDS in jouw bureau! Wees gerust dat uw administratief personeel deze opwaardering zeker zal waarderen. Twijfel dus niet langer en neem contact met ons op om uw facturatie systeem te verzorgen. Wij wensen u en uw personeel nog een duurzame, veilige en efficiënte toekomst toe. Met vriendelijke groeten … Salesmanager Opgelet! Van Roey Automation is overgeschakeld op digitale facturatie. Wat betekent dit voor u? Ga naar http://www.vanroey.be/geenpapiermeer en draag bij tot een beter milieu!
63
4.5
Bijlage: folder
64
65
66
4.6
Bijlage: Offerte folder
