Persbericht
Interne communicatie wordt professioneler maar kent nog onaangeboord terrein Brussel, 6 december 2012 - Wie beheert de interne communicatie in een bedrijf? Welke instrumenten worden het meest gebruikt? Welke houding neemt men het beste aan tijdens een herstructurering en wat met de sociale media? Om deze en vele andere vragen te beantwoorden heeft CC Strategies in samenwerking met de beroepsverenigingen voor interne communicatie ABCi en BViC, in de zomer van 2012 een enquête gehouden bij meer dan 200 bedrijven. Uit de enquête blijkt dat de interne communicatie steeds meer tot de bevoegdheden van de communicatieprofessionals dan van Human Resources behoort. Interne communicatie wordt veel gebruikt voor ‘top-down’ communicatie (overdracht van operationele of motiverende boodschappen), maar erg weinig bij personeelsdialoog of bij de opbouw van een vertrouwensrelatie in de hachelijke context van een herstructurering. En ondanks alle aandacht voor sociale media, hebben deze nog lang niet binnen bedrijven ingang gevonden. Belangrijkste conclusies van de enquête: •
Interne communicatie is een materie voor specialisten en hangt steeds minder van Human Resources af.
•
Interne communicatie heeft hoofdzakelijk te maken met top-down communicatie en te weinig bottom-up (luisteren naar behoeften van het personeel).
•
Bedrijven blijven klassieke communicatiemiddelen gebruiken, zoals intranet en vergaderingen, of nog bedrijfskranten en newsletters.
•
In de context van een herstructurering zijn bedrijven bereid om in interne communicatie te investeren, maar de vakbonden blijven meer dan ooit de communicatoren bij uitstek.
•
Voor interne communicatie wordt zeer weinig gebruik gemaakt van de sociale media.
Uit de resultaten van de enquête, die antwoorden van 215 bedrijven bijeenbrengt, kunnen meerdere lessen getrokken worden. Ze schetsen een duidelijke evolutie van de interne communicatie bij bedrijven. We hebben de resultaten vergeleken met een gelijkaardige enquête uit 2007. De resultaten werden gekruist per activiteitensector (publiek/privé/gemengd), de regionale situatie (Brussel hoofdstad, Vlaanderen, Wallonië, heel het land) en het aantal werknemers.
1
Een enquête uitgevoerd in samenwerking met
en
1.
Interne communicatie wordt een zaak van professionals
De interne communicatie binnen een bedrijf wordt beheerd door het departement algemene communicatie (48 % ), of door het departement interne communicatie ( 27 %). Ze wordt bij 14,3 % van de bedrijven door HR gedaan en bij 10,5 % door de algemene directie. Hoe meer medewerkers een bedrijf telt, hoe vaker de interne communicatie wordt toevertrouwd aan een specifiek departement voor interne communicatie (50 % vanaf 10.000 werknemers). In Brussel Hoofdstad vertrouwt men de interne communicatie meer toe aan het departement HR (21,8 %) dan elders. In 2007 stond vooral HR in voor de interne communicatie (32 %), daarna een departement algemene communicatie (31 %), daarna de algemene directie (15 %) en ten slotte een gespecialiseerd departement interne communicatie (9 %). Overigens doet 59 % van de bedrijven geen beroep op externe consultants om hen bij hun opdracht te helpen. Een tegengestelde trend is te vinden bij grote bedrijven en bijna alle bedrijven met meer dan 10.000 werknemers (91,7 %) doen een beroep op externe expertise. Interne communicatie is de dag van vandaag een taak voor specialisten, zowel van het departement algemene als interne communicatie. Het departement Human Resources is minder rechtstreeks betrokken dan vroeger. En men aarzelt minder om een beroep te doen op externe specialisten.
Wie beheert de interne communicatie binnen het bedrijf (in %)?
2
Een enquête uitgevoerd in samenwerking met
en
2.
Waartoe dient interne bedrijfscommunicatie?
Interne communicatie dient vooral voor (meerdere antwoorden waren mogelijk): -
overdracht van operationele informatie ( 94,7%) – vooral in Vlaanderen (97,5 %) en bij middelgrote en grote bedrijven.
-
verspreiding van de bedrijfscultuur (75,9 %) – vooral bij bedrijven in Wallonië (90,9 % tegenover 65,8 % in Vlaanderen) en bij middelgrote en grote bedrijven.
-
overdracht van motiverende informatie (70%)– vooral bij bedrijven met vestigingen in heel het land (82,4 %) en in Wallonië (81,8 %).
-
onderhoud en/of verbetering van het sociaal klimaat (49,4%) – vooral bij bedrijven van het gemengde type (75 %) en KMO’s.
-
ontwikkeling van de teamgeest (47,6%) – vooral in Wallonië (81,8 %) en bij bedrijven met 1.000 tot 5.000 werknemers (63,2 %).
-
oplossen/voorkomen van crisissituaties (herstructurering…) (38,8%) - vooral bij bedrijven met vestigingen in heel het land (61,8 %) en bij grote bedrijven (80 % van de bedrijven met 10 tot 20.000 werknemers).
-
dialoog (luisteren naar en begrijpen van de medewerkers van het bedrijf) (33,5%), vooral in de gemengde sector (41,7 %), in Wallonië (45,5 %) en in bedrijven met 1.000 tot 5.000 werknemers (42,1 %).
Het gaat nog veel om top-down communicatie, vooral van operationele (voornamelijk in Vlaanderen) en culturele aard en om motiveringscommunicatie (voor bedrijven in Wallonië en in heel het land). Probleemoplossing of personeelsdialoog lijken minder vaak voor te komen.
3
Een enquête uitgevoerd in samenwerking met
en
3.
De meest gebruikte communicatiemiddelen bij bedrijven
Bedrijven wenden natuurlijk een mix van instrumenten aan om intern te communiceren: intranet geniet een voorkeur voor dagelijks gebruik, gevolgd door e-mails – voor snelle informatieoverdracht – en face-to-face vergaderingen met de teams of met het management. Deze vergaderingen zijn nog steeds belangrijk en efficiënt, maar vergeleken met de vorige enquête lijkt men ze minder vaak te houden. Het driemaandelijks bedrijfsblad of de newsletters hebben ook nog een mooie toekomst voor zich. Enkele details: 1. Elektronische middelen: -
Intranet: 76,5 % van de bedrijven gebruikt ze dagelijks, 16,6 % wekelijks.
-
E-mails aan het personeel: dagelijks (35,3 % van de bedrijven), wekelijks (27 %) of maandelijks (17,6 %). Zeer weinig bedrijven sturen nooit e-mails (7,6 %).
-
Newsletters: 32,9 % gebruikt ze maandelijks (meer in Vlaanderen) en 20,6 % wekelijks (meer in Wallonië). 28,2 % gebruikt ze nooit.
2. Gedrukte middelen: -
Bedrijfsblad : 32,4 % gebruikt dit driemaandelijks. 35,9 % gebruikt ze nooit (vooral de KMO’s natuurlijk meer ook de grote ondernemingen) en 65,9 % maakt nooit gebruik van een elektronische bedrijfskrant;
-
De klassieke uithangborden en dienstnota’s worden nog steeds wekelijks gebruikt door 25 % van de bedrijven (23,5 % dagelijks en 13 % maandelijks).
-
Interne campagnes (affiches, video’s, …): 23,5 % organiseert er elke maand en 17 % elk kwartaal.
3. Vergaderingen: Face-to-face vergaderingen met medewerkers, met verschillende werkgroepen of met het management zijn nog steeds zeer belangrijk en worden door 55,3 % van de bedrijven als het meest efficiënt gezien. 4. Sociale media: Minder dan 20 % van de bedrijven gebruikt ze voor interne communicatie.
De volgende instrumenten worden als het meest efficiënt beschouwd voor strategische veranderingen: Vergaderingen: face-to-face met de werkgroepen of het management (55,3 %); bedrijfskrant en newsletters (11,8 % ); e-mails (9,4 %); intranet (8,2 %); events, interne campagnes (7,6 %); uithangborden, dienstnota’s, brieven van de directie (4,7 %); sociale media (Facebook, Yammer, …) (1,8 %); platform voor informatiedeling (Wiki) (1,2 %).
4
Een enquête uitgevoerd in samenwerking met
en
Interne communicatie maakt het mogelijk om de organisatie van het bedrijf te verbeteren op de volgende vlakken (meerdere antwoorden mogelijk):
Het personeel beschikt van zijn kant over diverse middelen om zich uit te drukken en informatie ‘hogerop te sturen’:
5
Een enquête uitgevoerd in samenwerking met
en
4.
Herstructurering in zicht? De vakbonden nemen het voortouw.
Een van de belangrijkste resultaten van deze enquête: voor 97,4 % van de bedrijven wordt interne communicatie in het kader van een herstructurering van het bedrijf belangrijker dan externe communicatie. Toch beschouwt 61,4 %, en vooral in de publieke sector, interne communicatie niet als een strategisch instrument bij herstructurering. Wanneer er banen op het spel staan, lijkt de directe relatie tussen het personeel en het management verbroken - of in ieder geval complexer - en zijn de vakbonden meer dan ooit de gesprekspartners bij uitstek. In dat geval vindt 98 % van de bedrijven het moeilijk om de communicatie van de vakbonden te evenaren of te compenseren. 5.
Sociale media: nog geen interne gewoonte
De sociale media hebben nog niet overtuigd. 56 % van de bedrijven zegt ze te gebruiken… Maar feitelijk heeft 31 % het over de Facebookbedrijfspagina (geen tool voor interne maar wel voor externe communicatie). Slechts weinig bedrijven gebruiken een privé sociaal platform, online samenwerkingsplatform, microblog zoals Twitter of interne blog. Wie dat wel doet, hoopt met sociale media een beter team te bouwen, de algemene onderlinge samenwerking te versterken of nog een efficiënte ruimte voor informatie- en ideeënuitwisseling te bieden. Vele bedrijven lijken, wegens gebrek aan overtuiging of competentie, de stap naar deze sociale media niet gezet te hebben. Indien u sociale media gebruikt voor interne communicatie binnen uw bedrijf, welke gebruikt u dan?
6
Een enquête uitgevoerd in samenwerking met
en
6.
Profiel van de respondenten
De enquête over interne bedrijfscommunicatie werd online gehouden tussen juli en september 2012. 215 bedrijven hebben eraan deelgenomen . Nederlandstalige bedrijven via BViC: 149 (69,3 %) Franstalige bedrijven via ABCi: 66 (30,7 %) Globaal hebben de bedrijven het volgende profiel: •
Privésector (53,5 %), publieke sector (40 %), gemengd (6,5 %).
•
Gevestigd in Vlaanderen (44,2 %), Brussel Hoofdstad (26 %) , heel het land (21,9 %) of Wallonië (7,9%)
•
Grootte: - 50 tot 1.000 : 31,1% ; 1.000 tot 10.000 : 52,6 % ; + 10.000 : 16,3 %
Gelieve voor bijkomende informatie over de resultaten en de details van de enquête contact op te nemen met:
CC Strategies Eric Potier Tel.: 02/704.46.90
[email protected] – 0495/53.08.18 CC Strategies is een onafhankelijk Belgisch communicatieadviesbureau dat gespecialiseerd is in corporate public relations, interne communicatie en Public Affairs. www.ccstrategies.be ABCi (Association Belge de la Communication Interne – www.abci.org ) en BViC (Belgische Vereniging voor Interne Communicatie – www.bvb.be ) zijn verenigingen waarbij het merendeel van de actoren inzake interne communicatie in ons land zijn aangesloten.
7
Een enquête uitgevoerd in samenwerking met
en
