Interne communicatie. Annick Vanhove Memori KH Mechelen. ( of

Interne communicatie Annick Vanhove Memori – KH Mechelen (015 369 301 of [email protected])

Inhoud van de presentatie

• Geen interne communicatie zonder organisatie • Interne communicatie: doelen & functies, informatiesoorten, informatierichtingen,… • Kanalen voor IC de focus • Interne communicatiebeleid • Aandachtspunt: de cruciale rol van het middenmanagement OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

2

Bronnen • Reijnders, E. (2006). Basisboek Interne Communicatie. Assen, Van Gorcum. • Koeleman, H. (1997). Interne communicatie als managementinstrument. Alphen aan den Rijn/Diegem, Kluwer. • Bulting, E. (2000). Interne communicatie. Een handreiking ter verbetering. Houten/Diegem, Bohn Stafleu Van Loghum. • Koeleman, H. (2002). Interne communicatie bij verandering. Van middelen- naar interventiedenken. Alphen aan den Rijn, Kluwer. OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

3

Geen interne communicatie zonder organisatie Doorgrond je bestuur en werk dan de gepaste interne communicatie uit

Een organisatie is een doelrealiserend samenwerkingsverband tussen mensen. - De mensen in het samenwerkingsverband geven in onderlinge interactie vorm aan de organisatie. - Interactie = communicatie - Communiceren = organiseren.

‘Leidse octaëder’ van Van der Vlist 6 variabelen: • Organisatiedoelen • Organisatiestrategie • Organisatiestructuur • Organisatiecultuur • Technologie • Mensen in de organisatie

Bron: Reijnders, p. 15

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

6

Bron: Reijnders, p. 41.

De relatie tussen organisatie en communicatie


7

Kenmerkend voor hedendaagse lokale besturen… de kanteling van de organisatie Van een piramide-organisatie naar een frontlijnorganisatie


Kanteling van een piramide-organisatie naar…


9


… organisatie met een frontlijnperspectief


10

Interne communicatie Doelen & functies Soorten informatie Richting van de informatie

“Interne communicatie is het aanbieden van boodschappen van zenders aan ontvangers die deel uitmaken van dezelfde organisatie, met het oogmerk organisatorische doelen en/of individuele doelen te verwezenlijken. Hierbij kunnen zender en ontvanger van rol wisselen.” (Koeleman, 2002)

Doelen van interne communicatie



13

Functies van interne communicatie • Smeerfunctie: IC zorgt ervoor dat taken efficiënt en doelgericht uitgevoerd worden • Bindfunctie: IC wil medewerkers binden aan de organisatie (trots, wij-gevoel, identiteit) • Interpretatiefunctie: via IC kunnen we betekenissen construeren en delen (begrip leidt tot een gedeeld handelingsperspectief) OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

14

Soorten informatie • Taakinformatie (werkinstructies, procesinformatie, commerciële informatie, beheersinformatie)

• Beleidsinformatie (beleidsdoelen en –strategieën) • Personeels - & Organisatie-informatie (=beheersinformatie) (huishoudelijke zaken, faciliteiten en regelingen, arbeidsvoorwaarden)

• Motiverende informatie (hygiënefactoren, motiverende factoren, metaniveau) OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

15

Richting van de informatie • Verticaal: langs de hiërarchische lijn (top-down en bottom-up)

• Horizontaal:tussen mensen binnen één dienst, tussen diensten of afdelingen • Diagonaal Informeel vs formele communicatie Verbale vs non-verbale communicatie OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

16

Ruis op de communicatie



17

Kanalen voor interne communicatie in de focus (Zie ook overzicht communicatiekanalen)

Persoonlijke communicatie • Werkoverleg • Management by walking around • Tweegesprek • Beoordelings- en functioneringsgesprekken • Personeelsbijeenkomst (toespraken)


• • • • •

Groepsdiscussies Brainstormsessies Interne lezingen Ombudsman/vrouw …

• Wandelgangen • Roddelcircuit

19

Schriftelijke communicatie • Personeelsblad • Mededelingen van het management • Nieuwsbrieven (per dienst / per thema) • Memo & informatienota • Mededelingenbord • Informatie op de loonbrief • Knipselkrant • Instructienota’s OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

• • • • • • •

Ideeënbus Personeelsgids Wie-is-wie-gids Jaarverslag Posters en affiches Interne folders Informatie in externe kanalen (vb. vakbondsinformatie) • … 20

Audiovisuele en digitale communicatie • Interne TV-uitzendingen • Interne radiouitzendingen • Interne infolijn • Mobiele telefoons / SMS


• • • • • • • •

Intranet E-mail E-zine Vodcast / Podcast Weblog / videoblog Bedrijfswiki Internet Elektronisch mededelingenbord 21

Criteria die de keuze voor een kanaal bepalen • • • • • •

Communicatiedoel Bereik (breedte) Diepgang Aanmaaktijd Kosten Vertrouwdheid met het kanaal • Mate van vertrouwelijkheid (privacy) • Gebruikstijd OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

• Herhaling • Gemak van encoderen en decoderen • Aanpasbaarheid • Toegankelijkheid • Overzichtelijkheid • Eenduidigheid • …

22

Kanalen ifv doelen van interne communicatie



23

Maar vooral: goede informatie is … • • • • •

Tijdig verstrekt en ontvangen Inhoudelijk correct Relevant en bruikbaar (zie infobehoeften) Helder en toegankelijk Compleet


24

Verschillen in informatiebehoeften hangen af van • Het onderwerp en de betrokkenheid erbij • De waarden die iemand in zijn werk belangrijk vindt (bron: Reijnders, p. 134) • De hiërarchische positie in de organisatie Inhoud/doelgroepenmatrix opstellen vanuit oogpunt van de ontvanger (zie voorbeeld) OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

25

Medewerkerstypen en hun werkwaarden Type

Belangrijke werkwaarden

Loyalen

Zeker zijn van werk in de toekomst Andere helpen Hard werken

Werkers om te leven Zeker zijn van werk in de toekomst Vast en hoog inkomen Veel vrije tijd

Balanszoekers

Vast inkomen Vaste werktijden Veel vrije tijd

Zelfontplooiers

Zelfontplooiing, succes Wisselende werkzaamheden Hoge verantwoordelijkheid Uitdagend werk

Waardering van collega’s Snel carrière kunnen maken OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007 Hoog salaris

Carrièregerichten

26

De positie in de organisatie bepaalt mee de informatiebehoeften



27

Intern communicatiebeleid

Stappenplan intern communicatiebeleid • SWOT-analyse van de huidige IC: – Sterktes en zwaktes van communicatiekanalen en –momenten – Kansen en bedreigingen voor IC

• • • •

Visie op communicatie (actie/interactie) Strategische doelstellingen voor IC Oplijsten concrete acties Opstellen implementatieplan (timing, budget, verantwoordelijkheid,…)


29


Actie en interactie visie op communicatie

Zie ook tabel: Actie-visie vs interactie-visie op communicatie (Bron: Reijnders, p. 231-235) OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

30

Tools bij het uittekenen van een intern communicatiebeleid • Inhoud/doelgroepen matrix (wie moet welke informatie ontvangen met welke intensiteit?)

• Inhoud/middelen matrix opstellen (welke informatie wordt via welke middelen gegeven?)

• Doelgroepen/middelmatrix opstellen (wie ontvangt welke middelen?) OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

31

Bevraging over IC bij medewerkers • • • • • •

Informatie over eigen werk (taakinfo) Informatie over beleid van de organisatie Informatiebehoefte en informatielacunes Informatie-uitwisseling Tevredenheid over communicatiemedia Kwaliteit van de onderlinge samenwerking en overleg • Communicatiecultuur • … OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

32

Aandachtspunt: de cruciale rol van het middenmanagement

Middenmanagement is draaischijf voor topdown en bottom-up communicatie

Functies van top-down informatie (van management naar medewerkers)

• Het stuurt orders en aanwijzingen langs de hiërarchische lijn • Het geeft medewerkers taakgerelateerde info • Het geeft medewerkers feedback over hun werk • Het ‘indoctrineert’ de medewerkers om de organisatiedoelen te (her)kennen


34

Problemen bij top-down informatie • Teveel informatie (informatie-overload) • (onbedoeld) gefilterde, tegenstrijdige, onduidelijke en vage informatie (leidt tot verwarring, onzekerheid en onrust)

• Informatie is eenzijdig zendergericht (weinig belangstelling en respect voor medewerkers)

• Psychische leiderschapsconflicten (het dilemma van aardig gevonden worden vs de waarheid zeggen) OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

35

Reactie op overload van informatie



36

Communicatie = evenwicht zoeken tussen ‘want tot know’ en ‘need to know’



37

Functies van bottom-up informatie (van medewerkers naar management)

• Het geeft managers feedback over de stand van zaken en de reacties van de klanten • Het geeft managers feedback over de effectiviteit van de informatie die zij medewerkers geven • Het geeft medewerkers de kans hun informatie, zorgen, ideeën en meningen naar boven door te geven • Het verhoogt de betrokkenheid en participatie OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

38

Problemen bij bottom-up informatie • MUM-effect (Minimize unpleasant Messages) • Managers zijn niet ontvankelijk voor open feedback • Managers hebben te weinig tijd om te luisteren naar medewerkers • Filtering van informatie omdat details er niet toe doen op een hoger niveau • Er gebeurt niets met de info die medewerkers doorgeven • Taalproblemen (basis en top spreken andere taal) • Rapporteren aan het hoger niveau kost tijd die niet meer aan het echte werk kan besteed worden OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

39

Middenmanagement = bewaker informatiedoorstroming Op regelmatige basis checken of informatie: 1. ontvangen is 2. gelezen is 3. begrepen is 4. aanvaard is 5. omgezet wordt in handelen … en dit in beide richtingen (T/D en B/U) OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

40

Informatieverlies bij communicatie Bron: Reijnders, p. 174.


41

Interne communicatie. Annick Vanhove Memori KH Mechelen. ( of

Recommend Documents