’Integriteit
is doen wat juist is, ook als niemand kijkt’
’Onze
bedrijfsreputatie is een waardevol bezit’
Inleiding Als landelijke aanbieder van informatie, communicatie en entertainment speelt Ziggo een belangrijke rol in de maatschappij. Een goed voorbeeld geven is daarom een absolute noodzaak om het vertrouwen van o.a. klanten, leveranciers, aandeelhouders en medewerkers te verkrijgen en te behouden. Een professionele en integere werkhouding staan hierin centraal. De manier waarop wij ons presenteren, onze producten aanbieden en met onze klanten omgaan vormen samen het beeld (de bedrijfsreputatie) van Ziggo. Onze bedrijfsreputatie is dus een waardevol bezit dat we nog volop aan het opbouwen zijn. De Ziggo Gedragscode helpt onze reputatie te versterken, maar gaat verder dan dat. De code vertegenwoordigt namelijk de manier waarop wij als onder neming in de samenleving staan. Ziggo verwacht dan ook van alle medewerkers dat zij in lijn met de Gedragscode zullen handelen en deze zullen naleven. De code zal niet voor elke situatie waarmee je kunt worden geconfronteerd een passende oplossing bieden, maar geeft algemene richtlijnen. Gebruik in die gevallen waar de Gedrags code niet in voorziet je eigen gevoel en gezond verstand. De Ziggo Gedragscode beschrijft hoe we ons willen en moeten gedragen. Mocht je vragen hebben over hoe in een bepaalde werksituatie te handelen, raadpleeg dan de Gedragscode. Mochten er toch nog twijfels zijn, vraag dan om advies bij je leidinggevende of kijk op Ziggonet onder ‘organisatie, interne regels’.
Bernard Dijkhuizen CEO Ziggo
Inhoudsopgave
Waarom deze Gedragscode 6 Wie is waarvoor verantwoordelijk?
7
De Gedragscode 8 Klantbelang staat bovenaan
8
Werkomgeving 9 Intimidatie, agressie en geweld Vertrouwelijkheid van bedrijfsinformatie
9 9
Een veilige werkomgeving
10
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
10
Communicatierichtlijnen 10 De relatie met leveranciers/externe partijen
13
Bedrijfsapparatuur en informatie
16
Wet-, regelgeving en interne procedures
16
Melding & informatie 18 Bijlagen bij de Gedragscode 19
Waarom deze Gedragscode Organisaties worden beoordeeld op het gedrag van de mensen die er werken. Daarom is het belangrijk dat het gedrag in lijn is met de verwachtingen van de samenleving en met de kernwaarden van de organisatie. De Gedragscode geeft richtlijnen hoe we met een aantal zaken om moeten gaan. De Gedragscode is een levend document dat zal worden aangepast en/of aangevuld mocht dit nodig zijn; het is daarom belangrijk om regelmatig op Ziggonet te kijken of er updates zijn te vinden op de Gedragscode. Sommige zaken zullen al eens in regels genoemd zijn maar kunnen veranderen. Andere zaken zijn mogelijk nog niet geregeld. Voor alle richtlijnen geldt: gebruik je gezond verstand en handel in de geest van de Gedragscode. Ziggo verwacht van al zijn medewerkers integer gedrag. Werken bij Ziggo betekent dat je de Gedragscode kent en ook naleeft.
6
Wie is waarvoor verantwoordelijk? De verantwoordelijkheden voor de Gedragscode zijn als volgt verdeeld. • Leidinggevenden binnen Ziggo zorgen ervoor dat de Gedragscode bekend is bij alle bestaande en nieuwe medewerkers en geven het goede voorbeeld. • De leden van de Directie en de leidinggevenden zien toe op de toepassing van de Gedragscode. • Als Ziggo medewerker handel je in overeenstemming met de letter en de geest van de Ziggo Gedragscode. • Iedere Ziggo medewerker kan worden aangesproken op de mate waarin zijn of haar eigen gedrag overeenkomt met de Ziggo Gedragscode. • Zie je een overtreding? Meld die dan aan je leidinggevende of de verantwoordelijke Compliance Officer. • Forse overtredingen van de Gedragscode kun je rapporteren volgens de procedure van de Ziggo Klokkenluiderregeling. • Bij een overtreding van de Gedragscode kun je te maken krijgen met disciplinaire maatregelen. Ernstige overtredingen kunnen zelfs leiden tot ontslag. • Als de wet dat voorschrijft, dan zullen overtredingen direct openbaar worden gemaakt.
7
De Gedragscode Klantbelang staat bovenaan Onze klanten hebben vertrouwen in ons gesteld, door te kiezen voor onze diensten op het gebied van televisie, internet, telefonie en mobiele data. Alleen als we het klantbelang altijd als uitgangspunt blijven hanteren voor alles wat we doen, kan Ziggo goed blijven functioneren. Daarom staat het klantbelang voor ons altijd bovenaan. Dat betekent het volgende voor ons gedrag: • Handel onder alle omstandigheden integer. • Het nut en gebruiksgemak van onze producten voor de (beoogde) klanten is altijd het uitgangspunt. Daarom perfectioneren we producten en leggen we duidelijk uit hoe ze werken. • Ziggo respecteert de privacy en vrijheid van meningsuiting van zijn klanten. Klanten vertrouwen veel informatie toe aan Ziggo. Zij rekenen erop dat ze dat met een gerust hart kunnen doen. Zowel bij onze huidige producten als bij de productontwikkeling is het beschermen van de privacy en de vrijheid van meningsuiting cruciaal voor Ziggo. • Ziggo hecht bovendien aan een veilig en rechtmatig internetgebruik. Dat kan soms op gespannen voet staan met de privacybelangen van onze klanten. Neem bij twijfel altijd contact op met de afdeling ‘Abuse’ of Juridische Zaken. • Feedback van klanten is belangrijk voor onze dienstverlening. Als klanten commentaar hebben op onze producten of diensten, neem dit dan serieus en speel het door aan de betreffende afdeling of aan je leidinggevende. Gebruik deze feedback als verbetering van onze producten en processen.
8
Werkomgeving Ziggo staat voor een inspirerende, veilige en prettige werkomgeving. Van elke medewerker wordt verwacht dat hij of zij bijdraagt aan een werkomgeving zonder discriminatie, intimidatie, pesterijen of vooroordelen. Als bedrijf geven wij iedere medewerker gelijke kansen, ongeacht hun afkomst, religie, sekse, leeftijd, land van herkomst, seksuele geaardheid, handicap, et cetera.
Intimidatie, agressie en geweld Ziggo zal (seksuele) intimidatie, agressie of geweld op de werkplek binnen de organisatie niet tolereren en aangifte doen als er sprake blijkt te zijn van een strafbaar feit. Iedere vorm van intimidatie, agressie of geweld kan worden gemeld bij je direct leidinggevende of de Compliance Officer. Alle meldingen zullen snel, correct en zorgvuldig worden behandeld (zie ook de regeling Ongewenste Omgangsvormen).
Vertrouwelijkheid van bedrijfsinformatie In je werkomgeving heb je dag in, dag uit te maken met bedrijfsinformatie. Veel van deze informatie lijkt vaak niet vertrouwelijk. Toch is het goed om er even bij stil te staan en de afweging te maken wat er zou gebeuren als bijvoorbeeld een concurrent of de media over deze informatie zou beschikken. Ziggo verwacht dan ook van alle medewerkers dat zij bedrijfsgevoelige informatie zorgvuldig behandelen. Een paar richtlijnen om hier zorgvuldig mee om te gaan: • Voorzie documenten/e-mail met vertrouwelijke informatie altijd van het label ‘vertrouwelijk’. Behandel deze vervolgens als zodanig. Gooi vertrouwelijke documenten niet weg in de gewone papierbak, maar gebruik hiervoor de papiervernietiger of de gesloten papiercontainer.
9
De Gedragscode
• Praat niet over vertrouwelijke zaken buiten het bedrijf. Voorkom dat door onnadenkendheid of slordigheid vertrouwelijke informatie over Ziggo of haar klanten openbaar wordt. • Scherm vertrouwelijke informatie af voor onbevoegden door o.a. een goed wachtwoord te hanteren en dit wachtwoord geheim te houden. • Laat mobiele apparatuur met vertrouwelijke informatie niet onbeheerd achter in bijvoorbeeld een auto of trein.
Een veilige werkomgeving Ziggo is verplicht om iedere medewerker een veilige werkomgeving te bieden. Veiligheid is met name belangrijk in omstandigheden die speciale veiligheidseisen vragen, bijvoorbeeld als je met stroom werkt. Iedere werkplek heeft zo zijn veiligheidseisen en regels. Deze naleven doe je niet alleen voor je zelf, maar ook voor je collega’s.
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Wat we nu doen is belangrijk voor toekomstige generaties. Dat is de eenvoudige gedachte achter Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Het is ook noodzakelijk om een goede balans te vinden tussen de vele andere belangen waar Ziggo een effect op heeft. Ziggo voelt zich verantwoordelijk voor de effecten van zijn bedrijfsactiviteiten op mens, milieu en bedrijfs voering en maakt daarbij bewuste keuzes om ervoor te zorgen dat deze zo veel mogelijk voldoen aan verwachtingen van de samenleving.
Communicatierichtlijnen Ziggo probeert naar buiten toe zo open en transparant mogelijk te zijn. Eenduidigheid in wat wij naar buiten brengen staat hierbij centraal. Niet iedereen is in een positie om goed te kunnen beoordelen wat je wel en niet kunt vertellen, daarvoor moet er voldoende kennis aanwezig zijn om correct antwoord te kunnen geven. Je moet dan ook weten wat wij als bedrijf
10
eerder over dit onderwerp hebben gezegd. Correct antwoord geven is belangrijk om een goede reputatie te krijgen en te behouden. Voor een heldere en consistente communicatie naar klanten (brieven, e-mail, etc.) zijn diverse regels en hulpmiddelen te vinden (zoals de Kennisbank). Voor de communicatie naar alle andere doelgroepen (medewerkers, aandeelhouders en de pers) kan Corporate Communicatie behulpzaam zijn. Presentaties, congressen en seminars Presenteren op congressen of conferenties is een goede manier om Ziggo als bedrijf te vertegenwoordigen. Tegelijk zijn er ook vaak vertegenwoordigers van de media aanwezig, soms niet altijd als zodanig herkenbaar. Neem dan ook voor deelname altijd contact op met Corporate Communicatie. Contacten met de media Contacten met de media worden uitsluitend onderhouden door Corporate Communicatie, directieleden of speciaal hiervoor getrainde medewerkers. Naast eenduidige communicatie heeft dit ook een juridische achtergrond: wij zijn verplicht om als bedrijf alle stakeholders van Ziggo gelijktijdig van (financiële) informatie te voorzien. Dit heet ‘fair disclosure’.
11
De Gedragscode
Het plaatsen van reacties op nieuwsberichten op internet Het plaatsen van een reactie op een bericht op het internet is externe communicatie. Ook daar willen we eenduidig in zijn. Alleen Corporate Communicatie of het Webcareteam mogen reacties op internetberichten publiceren. Reageren op Social Media websites zoals Twitter of Hyves Bij social media maken we een duidelijk onderscheid tussen je privé mening en het bedrijfsstandpunt. Voor het uitdragen van het bedrijfsstandpunt geven alleen medewerkers van Corporate Communicatie, het Webcareteam of speciaal aangewezen medewerkers een reactie. Om te kunnen reageren moet je immers volledig op de hoogte zijn van de bedrijfsstandpunten, de juiste informatie kennen en bevoegd zijn om namens Ziggo deze standpunten te verkondigen. Voor het plaatsen van je privé mening ben je uiteraard zelf verantwoordelijk, zolang het maar niet om bedrijfsgevoelige of schadelijke informatie gaat, je buiten werktijd publiceert en je geen gebruik maakt van het Ziggo netwerk of zakelijke e-mailadres.
12
De relatie met leveranciers/externe partijen Vermijd belangenverstrengeling of zelfs de schijn van belangenverstrengeling tussen je persoonlijke belang en het belang van Ziggo. Als je twijfelt, stel jezelf de volgende vragen: • Zou deze situatie mij of Ziggo in verlegenheid brengen als het op de voorpagina van een krant zou staan? • Zou ik me onprettig voelen als ik deze situatie zou bespreken met mijn leidinggevende of een Compliance Officer? • Zou ik in deze situatie bevoordeeld kunnen worden ten koste van Ziggo? Als het antwoord op een van deze vragen ‘Ja’ is dan is het waarschijnlijk een situatie die je moet vermijden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld: • Persoonlijke investeringen • Werkzaamheden naast je baan bij Ziggo • Bestuursposities/commissariaten bij andere vennootschappen • Investeringen bij zakelijke (Ziggo) relaties • Accepteren of geven van (relatie) geschenken Denk goed na bij deze situaties en voorkom (de schijn van) belangen verstrengeling. Mocht je in een dergelijke situatie dreigen te komen, bespreek dan de situatie met je leidingevende of met de Compliance Officer voordat je verbintenissen aangaat. Mededingingsrecht, marktmisbruik en misbruik voorwetenschap Alle toepasselijke internationale en nationale (mededingings)wetten moeten worden gerespecteerd door de medewerkers van Ziggo. Het maken van afspraken met concurrenten, misbruik van voorwetenschap, het delen van bedrijfsgevoelige informatie of andere overtredingen van de mededingings wetgeving is verboden en kan grote financiële en publicitaire gevolgen
13
De Gedragscode
hebben voor Ziggo. De Mededingingswet (gebaseerd op Europese regels), omschrijft het als volgt: “Verboden zijn overeenkomsten tussen ondernemingen, besluiten van ondernemersverenigingen en onderling afgestemde feitelijke gedragingen van ondernemingen, die ertoe strekken of ten gevolge hebben dat de mededinging op de Nederlandse markt of een deel daarvan wordt verhinderd, beperkt of vervalst.” Het is dus belangrijk voor Ziggo om de toepasselijke internationale en nationale wetgeving regelgeving te respecteren en na te leven. Voor eventuele vragen kun je contact opnemen met de afdeling Juridische Zaken, de Compliance Officer of je leidinggevende. (Financiële) integriteit Voor elke medewerker van Ziggo is (financiële) integriteit belangrijk. Denk hierbij aan het correct invullen van je declaratie, maar ook het juist invoeren van financiële gegevens. Ook het correct aanbesteden van opdrachten volgens de geldende procedures is voor Ziggo als bedrijf van cruciaal belang. Hiervoor zijn o.a. uitgebreide richtlijnen opgesteld over hoe er moet worden ingekocht. Ook deze richtlijnen kun je vinden op Ziggonet onder organisatie, interne regels. Het accepteren van geschenken Medewerkers van Ziggo mogen geen persoonlijke voordelen van andere bedrijven accepteren als daardoor de schijn kan ontstaan dat de medewerker een voorkeur heeft voor de wederpartij. Denk hierbij aan een geschenk of bijvoorbeeld het aanbod van een leverancier om met de hele familie gezellig op zijn kosten uit eten te gaan.
14
• Giften en uitnodigingen onder € 50 mag je in bepaalde gevallen wel aannemen. Overleg met je leidinggevende of het is toegestaan. • Giften en uitnodigingen voor evenementen die meer waard zijn dan € 50 mag je niet aannemen, tenzij je het gedeelte boven de € 50 zelf uit eigen middelen aanvult en dit vooraf met je leidinggevende afstemt. • Giften en uitnodigingen voor evenementen van partijen waarmee wij in onderhandeling zijn, mag je nooit aannemen, ook niet als de waarde van de gift of uitnodiging lager is dan € 50. • Ziggo is niet aansprakelijk voor mogelijke belastingheffing na het aannemen van een gift of deelname aan een evenement. Dit is de verantwoordelijkheid van de medewerker.
15
De Gedragscode
Bedrijfsapparatuur en informatie De bedrijfsapparatuur die Ziggo verstrekt, zoals computers, mobiele telefoons en andere apparatuur, zijn bedoeld om je taken zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren. Iedere medewerker van Ziggo is zelf verantwoordelijk voor een juist gebruik van de apparatuur. Dat betekent ook dat je misbruik of verlies voorkomt. Onzorgvuldig of illegaal gebruik van deze apparatuur schaadt de organisatie als geheel. Een paar voorbeelden: • Download op je werkcomputer geen bestanden van internet die je niet voor je werk nodig hebt. • Let op dat je geen USB-stick of notebook met bedrijfsgevoelige informatie in een trein of op een andere locatie laat liggen. • Ga voorzichtig om met de apparatuur.
Wet-, regelgeving en interne procedures Op de internet-, televisie- en telefoondiensten die Ziggo levert is wet- en regelgeving van toepassing. Medewerkers moeten deze wet- en regelgeving kennen als deze betrekking heeft op hun werkzaamheden. Ook moeten medewerkers interne procedures kennen en naleven. Raadpleeg bij twijfel je leidinggevende, Personeelszaken (HRM), Juridische Zaken (Legal) of de Compliance Officer. Illegale of maatschappelijk onaanvaardbare activiteiten Illegale of maatschappelijk onaanvaardbare activiteiten zoals het witwassen van geld of omkoping zijn zware overtredingen. Deze zullen tot strafrechtelijke onderzoeken en straffen leiden. Ziggo medewerkers mogen geen activiteiten ondernemen die leiden tot het aanbieden, beloven of vragen van diensten of geldelijke vergoedingen die in strijd zijn met de wetgeving. Ziggo medewerkers zijn verplicht de geldende wetgeving na te leven in ieder land waarin zij Ziggo vertegenwoordigen.
16
’Relevante
wet- en regelgeving kennen’
17
Melding & informatie Vragen? Overtredingen melden? Na het lezen van deze Gedragscode heb je misschien nog vragen. Of je wilt een overtreding melden. Dat werkt als volgt: • Voor specifieke vragen over de Gedragscode of advies over de toepassing daarvan neem je contact op met je eigen leidinggevende. Of je benadert de contactpersoon van de afdeling die verantwoordelijk is voor het betreffende onderdeel van de Gedragscode waarover je vraag gaat. Per onderdeel van de Gedragscode vind je op Ziggonet terug welke afdeling verantwoordelijk is. • Twijfel je over de uitleg van de Gedragscode of de bijlagen? Raadpleeg dan de Compliance Officer. Deze zal alle vragen vertrouwelijk behandelen. • In spoedeisende of gevoelige gevallen waarin je behoefte hebt aan vertrouwelijk advies, of voor zaken die je niet met de direct leidinggevende kunt of wilt bespreken, kun je contact opnemen met de Compliance Officer via e-mail:
[email protected] Constatering van een overtreding van de Gedragscode Als een leidinggevende een overtreding van de Gedragscode constateert, dan spreekt hij de betrokken medewerker aan op zijn gedrag. Hiervoor kan hij eerst overleg hebben met zijn eigen leidinggevende en/of de Compliance Officer. De leidinggevende kan een aantekening over de overtreding laten vastleggen in het personeelsdossier. Als de leidinggevende twijfelt over de ernst van de overtreding of als hij het vermoeden heeft dat er sprake is van een onregelmatigheid, dan meldt hij de overtreding bij de Compliance Officer. Hoe meld je een overtreding? Zit je in een situatie of zie je zaken waarbij je het vermoeden hebt dat deze in strijd zijn met de Ziggo Gedragscode? Neem dan contact op met je leidinggevende en/of de Compliance Officer. Kijk verder op Ziggonet voor meer informatie. 18
Bijlagen bij de Gedragscode De Ziggo Gedragscode is een beknopte, niet allesomvattende samenvatting van alle geldende richtlijnen en regels binnen Ziggo. De volledige versie hiervan kun je vinden op Ziggonet (onder het hoofdstuk organisatie, interne regels). Hieronder een – niet alles omvattend – overzicht van de geldende richtlijnen en regels: • Antifraudebeleid • Bedrijfsbezoek toezichthoudende instanties (EU/NMA) • Communicatierichtlijnen • Declaraties • Disclosure Policy • Document bewaren (termijnen en omgang met informatie) • Ethisch zakendoen • Geschenkenregeling • HRM-beleid (gelijke kansen, pesterijen/intimidatie, drugs en alcohol, veilige werkomgeving, ongewenste omgangsvormen) • Informatiebeveiliging • Klokkenluiderregeling • Mededinging, Marktmisbruik • MVO-principes/duurzame ontwikkelingen • Nevenactiviteiten • Privacy klanten • Privacy werknemers • Procuratieregeling • Regeling Omgang Bedrijfsmiddelen • Regeling Omgang e-mail, internet en netwerkfolders • Regeling Ongewenste Omgangsvormen • Richtlijnen aanbestedingen • Ziggo Insider Trading Policy 19
1112.01
Ziggo Corporate Communicatie Postbus 43048 3540 AA Utrecht
