Instituten & Charitas. de organisatie & Bestuurders Box. sociale media. Instituten & Charitas Bestuurders Box - ABN AMRO MeesPierson

Instituten & Charitas

de organisatie &

Bestuurders Box

sociale media

Instituten & Charitas Bestuurders Box - ABN AMRO MeesPierson

de organisatie & sociale media

Instituten & Charitas


de organisatie & sociale media

Maatschappelijke organisaties ontlenen hun bestaansrecht aan de maatschappij zelf. Dus is niet alleen uw visie op de maatschappij belangrijk maar ook de visie van de maatschappij op uw organisatie. Om daar een beeld van te krijgen kunt u een imago-onderzoek opstarten. Maar het kan ook sneller, actueler, actiever en directer. Door een-voudigweg zelf met de maatschappij in discussie te treden. Zo krijgt u voeling bij wat er speelt. Sociale media zijn in Nederland ongekend populair. Dat komt omdat de internet-penetratie in ons land een van de hoogste ter wereld is. Je hoeft allang niet meer achter de pc om internet te gebruiken. Een zeer groot deel van de Nederlanders beschikt over een smartphone of tablet. Dus ook in de trein of op terrasjes wordt er naar hartelust ‘ge-twitterd’ en ‘gefacebookt’. Reden genoeg om de sociale media dus niet te negeren. Zij negeren u immers ook niet. Maar wat kunt u er nu precies mee? En wat niet? Wat zijn de voordelen en de risico’s? Hoe pakt u het aan als u ermee wilt beginnen? Welkom in de wereld van de social media.


bestuur in de

maatschappelijk speelveld

ruimste zin van het woord

vanuit een brede insteek

>>>> In de boekjes van de Bestuurders Box komt u met enige regelmaat de term ‘bestuur’ tegen. Wij doelen hiermee niet alleen op bestuursleden als een voorzitter, secretaris of penningmeester maar ook op (beleids)medewerkers, directieleden of toezicht houders van een maatschappelijke organisatie. Zo is een thema als Bestuurdersaansprakelijkheid ook direct van toe passing op de leden van een Raad van Toezicht. Ook toezichthouders kunnen aansprakelijk gesteld worden in geval van onbehoorlijk bestuur.

>>>> De activiteiten van ABN AMRO MeesPierson spitsen zich voornamelijk toe op goede doelen, vermogensfondsen en religieuze instellingen. Niet alle onderwerpen en thema’s in de Bestuurders Box zijn in dezelfde mate op elke maatschappelijke organisatie van toepassing. Zo valt een thema als Reputatie management in mindere mate binnen het aandachtsgebied van een vermogensfonds. Hoewel ook daar de roep om transparantie toeneemt.

elk maatschappelijke

organisatie staat op zich >>>> De boekjes van de Bestuurders Box zijn bedoeld om u bewust te maken en te inspireren. In welke mate de diverse onderwerpen en thema’s om nader onderzoek of actie vragen binnen uw bestuur, is uiteraard aan u. Onze specialisten gaan hierover graag met u in gesprek. Zo lenen onderwerpen als het Beleggingsstatuut of Scenarioplanning zich prima voor een eerste monde linge oriëntatie. Instituten & Charitas Bestuurders Box - ABN AMRO MeesPierson

inhoud

Wat kunnen wij nu precies met al die volgers en vrienden? Waarom mogen wij op LinkedIn en Facebook eigenlijk niet ontbreken?

wat waarom

Wie heeft de touwtjes in handen op de sociale media?

wie

Hoe kan ik nieuwe media integreren in mijn maatschappelijke activiteiten?

hoe Instituten & Charitas Bestuurders Box - ABN AMRO MeesPierson

wat

kunnen wij met ‘Social media’ is een containerbegrip. Het staat voor alle mogelijkheden die het internet biedt om informatie niet alleen te zenden, maar ook werkelijk interactief te delen, en daardoor te ‘socializen’ met je omgeving. Sociale media maken het mogelijk onderdeel te worden van andermans leven.

Mensen verbinden

Weblogs Weblogs en internetfora zijn de eerste voorbeelden van social media. Maar het ver-schijnsel nam pas echt een vlucht toen er speciale sites werden ontwikkeld. Dat ge-beurde vanaf ongeveer 2000. Wereldwijd maken miljarden mensen inmiddels gebruik van social media sites om content te delen, en discussies te voeren. Social media hebben een zeer snelle groei doorge-maakt. Ze hebben een enorme impact op het zakelijk en privéleven van mensen. Het vermoeden bestaat dan ook dat hier geen sprake is van een hype.

Mensen verbinden zich op social media met gelijkgestem-den (peers). Ze hechten veel waarde aan de mening van de mensen in hun netwerk. Meer dan aan wat commerciële be-drijven en maatschappelijke organisaties hen willen laten geloven. De kracht van social media is gebaseerd op de ‘wisdom of the crowds’: ze worden door een heel grote groep mensen gedragen.

home


wat kunnen wij met

welke social media zijn er?

Er zijn heel veel social media. Te veel om hier allemaal te behandelen. Daarom beperken we ons tot de media die in Nederland het meest succesvol zijn. U kent de namen vast wel: Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn, SlideShare, Instagram, Google+ en Pinterest. < klik op de namen en dan kom je bij de beschrijving

Estafette In een paar minuten maakt u (gratis) een account aan. Hiermee heeft u toegang tot de informatie in deze netwerken. Ook kunt u uw eigen content plaatsen en discussies aangaan met mensen in het netwerk. En u kunt bereiken dat andere gebruikers (‘volgers’ of ‘vrienden’) uw informatie weer binnen hun netwerk verspreiden. Vooral bij deze verspreiding heeft u als bestuurder veel baat. Zeker ook omdat de oorspronkelijke afzender (u dus) altijd wordt vermeld.

voorproefje Social media hebben ongekende mogelijkheden. Onmogelijk om deze binnen deze uitgave uitputtend te behandelen. De logo’s en verhalen die u hier aantreft zijn dan ook vooral als ‘appetizer’ bedoeld. Puur om u een idee te geven van de wereld die achter social media schuilgaat. Op de website van elk medium vindt u een duidelijke helppagina waar u alle functionaliteiten bij elkaar aantreft.

home


wat kunnen wij met

wat zijn social media vooral niet?

>>>> Zenden is ondergeschikt Het belangrijkste van social media is niet zozeer wat u

Met social media werkt het net even anders. U kunt beter de doelstellingen van uw

erop zet. Of in social me-dia terminologie: ‘post’. U moet hier wel goed over naden-

organisatie tot onderwerp van uw berichten maken. En met uw volgers een discus-

ken. En er afspraken over maken binnen uw organisatie. Maar de kracht van social

sie opstarten over wat zij belangrijk vinden. Zo wint u steeds meer ver-trouwen bij uw

media zijn de mensen met wie u contact heeft. Het gaat erom dat zij uw informatie

volgers. En voelen zij zich steeds meer verbonden met uw organi-satie. Dat maakt

belangrijk, interessant of leuk vinden. Dan verspreiden zij uw informatie weer sneller

dan weer dat uw collectebus sneller vol stroomt.

onder hun vrienden. Dat steeds verder verspreiden van informatie is het virale effect van social media.

>>>> Segmentatie is niet mogelijk Waarschijnlijk heeft uw organisatie verschillende soor-

Waarschijnlijk is dat precies wat u zou willen. Maar dit effect werkt ook bij nega-tieve

ten belanghebbenden. Mo-gelijk niet allemaal met de behoefte aan dezelfde informa-

reacties. Dan is het zaak uw hoofd wel koel te houden. En in alle rust uw kant van

tie. Op de meeste social media kunt u met dat onderscheid maar weinig beginnen.

de zaak rustig toe te lichten. Maar ook door er in alle openheid over te discussiëren.

Alleen op Facebook en Google+ kunt u groepen aanmaken en per bericht (‘post’)

Hiermee verhoogt u de kans dat uw ‘volgers’ zich steeds meer met uw organisatie

kiezen voor welke groep deze zichtbaar is. Bij de andere social media kunt u deze

verbinden.

selectie niet ma-ken. Veel social media bieden de mogelijkheid één op één te communiceren met een

>>>> Geen marketing tool Maak niet de fout social media te zien als marketinginstru-

van uw volgers. In discussie gaan met verschillende doelgroepen over diverse

ment. Natuurlijk zal niemand het u kwalijk nemen als u de datum van uw collecte ook

onderwerpen werkt het best via een blog of forum op uw eigen website. Daar kunt

via social me-dia bekend maakt. Maar als uw volgers achter elk van uw berichten een

u de ene groep wel en de andere geen toegang geven tot een pagina. Maar laat dat

collecte-bus vermoeden, bent u uw geloofwaardigheid snel kwijt.

uw ‘algemene’ social media aanwezigheid niet in de weg staan.

home


waarom social media

Social media bieden kansen. U kunt uw organisatie bij een groot aantal mensen onder de aandacht brengen. En zo actief werken aan uw reputatie. Aan de basis van uw aanwezigheid op social media staat de maatschappelijke organisatie die u vertegenwoordigt. Maar echt interessant wordt het als u en de andere be-stuursleden, maar ook uw medewerkers zich actief op social media gaan bewegen. Dan krijgt uw organisatie immers een gezicht.

Persoonlijke noot De algemene berichtgeving over uw organisatie wordt aanzienlijk versterkt door de persoonlijke noot van uzelf en andere ambassadeurs. Naarmate u ook steeds meer persoonlijk actief bent, zult u zien dat u steeds meer volgers krijgt. En zij zullen uw informatie vervolgens weer delen met gelijkgestemden (peers). Gevolg: het vertrouwen in uw organisatie groeit en dat vormt weer de basis voor uw reputatie.

Duidelijke afspraken Social media bieden een scala aan mogelijkheden. Door duidelijke afspraken te maken over de koers die u wilt varen en de rol van de diverse ambassadeurs, haalt u het beste uit uw social media inspanningen. Het is ook verstandig goed stil te staan bij welke sociale media u wilt inzetten en waarvoor. Breng bij de start een duidelijke fasering aan in wat u wilt bereiken.

home


waarom social media

Wat hebben sociale media u te bieden? Luisteren

Servicen

Mensen praten over u. Of u nu wilt of niet. Ze hebben klachten, ervaringen en vragen

Er kan ook sprake zijn van een concreet probleem. Snel reageren betekent dat u

die ze met elkaar bespreken. Maar die ze misschien niet zo snel – via reguliere

iemand zeer snel helpt. Maar u voorkomt hiermee dat dit probleem gaat rondzingen.

kanalen - aan u voorleggen. Social media bieden u de mogelijkheid om rechtstreeks van anderen te horen wat ze van u vinden en welke ervaringen ze hebben met

Grote organisaties hebben een eigen webcare afdeling – een soort klantenservice

uw organisatie.

op social media - die mensen de helpende hand biedt. Ook op kleinere schaal kan dit prima werken.

Leren Mensen hebben ideeën over hoe uw diensten beter bij hun behoeften kunnen

Meepraten

aansluiten. En hoe u een betere service kunt verlenen. Maar ook vindt u op soci-al

Er zijn enorm veel mensen aanwezig op social media. Voor een maatschappelijke

media voorbeelden te over van wat anderen goed doen of juist heel slecht. En daar

organisatie is het belangrijk om daar ook te zijn. De maatschappij speelt zich er immers

kunt u dan ook weer lering uit trekken.

voor een belangrijk deel af. U kunt er zelf onderwerpen en thema’s aandragen, maar u kunt ook meepraten in discussies die door anderen zijn geïnitieerd.

Reageren Zodra iemand zich meldt met een vraag of een suggestie kunt u via social media

Engageren

direct reageren. En dat is niet alleen fijn voor de persoon die u te woord staat, maar

Uw organisatie wil een bepaald maatschappelijk doel realiseren. Uiteraard vanuit de

ook voor uw organisatie. Want als u dat adequaat doet, straalt dat ook weer af op het

stellige gedachte dat u hiermee een belangrijke maatschappelijke bijdrage levert. Die

vertrouwen in uw organisatie.

overtuiging wilt u graag voor het voetlicht brengen. Hoe meer mensen erin geloven, hoe meer mensen zich verbonden voelen met uw organisatie. Social media bieden u diverse podia.

home


wie bepaalt

U bepaalt als bestuurder de social media strategie, richt de organisatie hier op in en stelt de spelregels op. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie, heeft u een speciale afdeling of medewerker die zich met de uitvoering bezighoudt. Als dat niet het geval is ligt deze verantwoordelijkheid bij het bestuur. Het gaat overigens niet alleen om de aanwezigheid van uw organisatie op social media. Het is ontzettend belangrijk dat u ook persoonlijk actief als ambassadeur optreedt. Dat geldt ook voor uw medewerkers. Ook zij vervullen een belangrijke rol in de social media strategie. Schets hen een duidelijk kader waarbinnen zij kunnen opereren. Meestal werkt dit twee kanten op. Zo vervullen uw medewerkers een belangrijke rol in de beeldvorming over uw organisatie. Tegelijkertijd voorkomt u hiermee dat iemand een ongelukkige uitglijder maakt die negatief op uw organisatie afstraalt.

home


wie bepaalt

voordat u begint…

Sociale media staan ver af van de reguliere communicatiekanalen die u tot uw beschikking heeft. Daarom is het verstandig van te voren goed na te denken over de implicaties voor uw organisatie. Arbeidsintensief

Regie

Communiceren via social media is niet iets dat u er even bij kunt doen. Social media

Het is even wennen dat u bij social media niet zelf de richting bepaalt van

vergen onderhoud en zijn arbeidsintensief. U moet goed nadenken over wat u ermee

de communicatie. Wat dat betreft zijn social media te vergelijken met een

wilt bereiken. U moet het professioneel organiseren. En open willen communiceren.

verjaardagsfeestje. Daar bepalen de bezoekers ook zelf waarover ze willen praten en

Ook over de negatieve dingen.

hoe ze dat doen. U heeft dus niet de regie. Maar u kunt wel actief deelnemen.

Vluchtig

Incasseren

Social media zijn vluchtig. Dat kan haast niet anders, gezien de enor-me lawine aan

Er zal niet altijd lovend over u worden gesproken. Daar moet u wel tegen kunnen en er

berichten die deze media overspoelt. Wilt u aanwezig en zichtbaar zijn? Dan zult u

ook mee leren omgaan. Natuurlijk hoeft u niet op elk bericht direct te reageren. Maar

met een behoorlijke frequentie moeten deelnemen. Een keer per week iets nieuws

als zo’n bericht door anderen wordt omarmd, is het ook niet verstandig om werkeloos

posten is het absolute minimum. Een keer per dag is beter.

te blijven toezien. Ook als je zelf niet actief bent, wordt er over je gesproken.

Snelheid

Reageren

Social media zijn ook ‘snelle’ media. Dat houdt in dat gebruikers reke-nen op een

Als u reacties van volgers uitlokt, maar niet reageert, maakt u een cruciale fout in de

snelle reactie op hun berichten en vragen. U kunt er dus niet één keer per week op

wereld van social media. Hier reageert iedereen immers op iedereen. Het volgende

kijken. Dan is de spanningsboog van uw gebruiker allang ver-slapt en houdt hij zich

voorbeeld illustreert dit.

waarschijnlijk alweer met iets anders bezig. 24/7 Social media houden zich niet aan kantoortijden. Ze zijn 24 uur per dag en 7 dagen per week actief. Door het toegenomen gebruik van wifi en mobiel inter-net kan iedereen overal en altijd contact maken. Dat verwachten uw gebruikers ook van u.

home


wie bepaalt

Volkswagen Volkswagen UK haakte op 3 januari 2012 in op de trend van goede voornemens met het volgende Facebook bericht: ‘We hope you had a fantastic New Year. Do you have any resolutions? What would you like to see us do more this year?’ (We hopen dat u een fantastische jaarwisseling heeft gehad. Heeft u goede ideeën? Wat zou u willen dat we dit jaar meer deden?) Op zich een leuk initiatief. Ware het niet dat Volkswagen net een akelig akkefietje met Greenpeace achter de rug had. En dus kregen ze in duizenden reacties de wind van voren. Een fout van Volkswagen of gewoon naïef? De echte fout maakte Volkswagen pas daarna: absolute radiostilte. Niet: ‘Sorry, jullie hebben gelijk. We gaan eraan werken’ of iets in die geest. Nee, helemaal niets. Eerst een reactie uitlokken en je vervolgens in stilzwijgen hullen als de reactie je niet bevalt? Een echte doodzonde in de wereld van social media.

home


hoe

berichten Zou u graag willen dat uw berichten worden gedeeld in een groot aantal netwerken? Vraag u dan niet af wat u belangrijk vindt om te vertellen. Maar wat mensen relevant - belangrijk, belang wekkend of misschien gewoon wel ‘leuk’ - vinden om het horen. Als dat hetzelfde is: prima. Dat geldt ook voor uw medewerkers. Ook zij vervullen een belangrijke rol in de social media strategie. Schets hen een duidelijk kader waarbinnen zij kunnen opereren. Meestal werkt dit twee kanten op. Zo vervullen uw medewerkers een belangrijke rol in de beeldvorming over uw organisatie. Tegelijkertijd voorkomt u hiermee dat iemand een ongelukkige uitglijder maakt die negatief op uw organisatie afstraalt.

“Aanwezig zijn op social media is niet zo ingewikkeld. Maar om ze in je voordeel te laten werken is van een andere orde.”

home


hoe berichten

Social media in 10 stappen

1. Definieer uw doelstelling

3. Richt uw organisatie in

Wat wilt u met social media bereiken? Op welke manier wilt u deel uitmaken van het

Communiceren via social media is zeer arbeidsintensief. Hier moet u in uw orga-

leven van anderen? Voordat u begint moet u een helder antwoord op deze vragen

nisatie capaciteit voor vrijmaken en zorgen voor continuïteit. Op een actieve manier

hebben. Niet alleen voor uzelf overigens. Zonder deze antwoorden kunt u het belang

relevant zijn in het leven van anderen gaat niet vanzelf. Regelmaat en consistentie zijn

van social media niet uitleggen aan de mensen die er straks mee moeten werken. En

basisvoorwaarden voor een goede omgang met social media.

die houvast hebben ze wel degelijk nodig.

2. ontwikkel uw strategie

Maak dus niet de fout om de stagiair die zo handig is met computers even een Facebook account voor uw organisatie te laten aanmaken. Want hoe gaat u verder als zijn stage voorbij is? Zorg dus dat u niet alleen de capaciteit, maar ook de

Bedenk wat voor type berichten u de wereld in wilt sturen. En hoe u wilt reageren

verantwoordelijkheden goed belegt en verankert in uw organisatie.

op vragen, opmerkingen of berichten van anderen. Schiet u op alles wat beweegt? En zo nee, waarop dan wel? Bedenk ook hoe u serieuze signalen van buitenaf in uw

Regel dat uw organisatie ook in staat is buiten kantooruren via social media te

organisatie verder leidt.

reageren. Veel grote organisaties hebben een compleet webteam op social media zitten om hun klanten en relaties 24 uur per dag, 7 dagen in de week te woord te

En wat is bijvoorbeeld de toon die u wilt aanslaan op social media? Past u de

staan.

aanspreekvorm aan al naar gelang het onderwerp of de persoon met wie u in gesprek bent? Op social media is tutoyeren de standaard.

home


hoe berichten


4. Houd het simpel

6. houd de publieke opinie in de gaten

Informatie moet helder en simpel zijn. Ongenuanceerd is wellicht niet het juiste woord,

Een van de grote voordelen van social media is, dat ze zeer goed doorzoekbaar zijn.

maar een teveel aan nuances kunt u beter voor andere media bewaren. Lukt het u

Vrijwel alle zoekmachines weten er raad mee. Daar kunt u gebruik van ma-ken door

om de ‘fun-factor’ te vinden? Dan is succes verzekerd. Voor veel maatschappelijke

‘tags’ (trefwoorden) te markeren bij uw berichten. Vooral bij beeldmate-riaal is dat

organisaties zal dat niet meevallen. Zij houden zich immers veelal met serieuze zaken

nodig. Maar u kunt ook zelf gaan zoeken. Als u het internet - of bij-voorbeeld Twitter

bezig. Creativiteit doet wonderen.

- doorzoekt op de naam van uw organisatie komt u er al snel achter wat er zoal over uw organisatie wordt gezegd en geschreven.

Onderzoek bestaande informatie binnen uw organisatie. Zijn bepaalde onder-werpen geschikt voor verspreiding op social media? Zo ja, wat moet er dan ge-daan worden

Zoek ook op onderwerpen die uw organisatie raken. Dan komt u wellicht discus-

om deze informatie ook social media-proof te maken? Kijk of er een creatieve

sies tegen waar u zich in wilt mengen. Eén trefwoord is vaak al genoeg. De meeste

vertaalslag te maken valt.

zoekprogramma’s zijn tegenwoordig namelijk ‘talig’. Zij zoeken dus niet alleen

5. maak uw content deelbaar

op trefwoord, maar ook op synoniemen van dat trefwoord. En u kunt zelfs in uw zoekopdracht de context of de combinatie aangeven waarin u uw trefwoord wilt tegenkomen.

Als u mensen eenmaal voor u gewonnen heeft, wilt u ze uiteraard vasthouden. Dus moet u voorkomen dat mensen tussen verschillende sites moeten switchen om uw

Google Alert bijvoorbeeld kunt u helemaal naar wens instellen. Dan ontvangt da-

informatie te zien. Een grote kans dat uw volgers anders afhaken. Het is dan ook

gelijks of wekelijks een e-mail met de laatste zoekresultaten. En het is nog gratis

belangrijk dat u al uw informatie deelbaar maakt. Er zijn meerdere partij-en actief die

ook. Dat geldt ook voor Twilert en Tweetalarm. Vergelijkbaar met Google Alert maar

hiervoor hun diensten aanbieden.

dan specifiek voor Twitter. Eigenlijk moet elke communicatiemedewerker in uw

Op SlideShare bijvoorbeeld kunt u PowerPoint presentaties publiceren in een

organisatie die zoekprogramma’s hebben lopen.

deelbare vorm. En op sites als issuu.com kunt u uw PDF files publiceren in de vorm van een – deelbaar – bladerboek. Als al uw informatie deelbaar is, kunnen anderen

Deze gratis zoekprogramma’s bieden u overigens geen analyse van uw zoekre-

die informatie ook razendsnel in hun netwerk verspreiden. En dat levert u weer extra

sultaten. Dan is het beter om over te stappen op een betaald programma. Maar dan

contacten op.

bent u waarschijnlijk al een echte social media professional.

home


hoe beheersen


7. Leer van uw zoekresultaten

hier informatie in die tot misverstanden leidt. Het kan ook zijn dat u verstrekkende maatregelen moet nemen. Via een mediaoffensief dat verder gaat dan social media alleen. Echte crisiscommunicatie dus.

Met zo’n prachtig rapport kunt u op zich nog niet zo veel. Dan weet u wat er gezegd wordt over de onderwerpen en hashtags die u aangaan. Maar wat kunt u nu eigenlijk met deze informatie? Dat is een andere vraag. Dan moet u uw zoekre-sultaten gaan analyseren.

In de uitgave De organisatie & reputatiemanagement leest u meer over crisiscommunicatie.

Het is de kunst om allereerst het sentiment te onderkennen dat eruit spreekt. En dat dan te vertalen naar de informatiebehoefte die eronder ligt. En u moet weten wanneer de alarmbel afgaat. Niet elk bericht dat u slecht uitkomt vraagt om on-middellijke actie.

8. verhoog uw efficiency

Maar er zijn situaties denkbaar waarin u niet werkeloos kunt blijven toekijken. Actief zijn op social media kost veel tijd. Tijd die u niet heeft of misschien beter anders kunt besteden. Dan biedt het werken met een dashboard misschien wel uitkomst.

kom in actie als…

Deze applicaties bieden een aantal functionaliteiten. Zo kunt u deze programma’s

▶▶Er een bericht in omloop is dat aanzet tot actie tegen uw organisatie of

door u gepland tijdstip. U kunt dan ‘s morgens een aantal berichten klaarzetten die

dat uw geloofwaardigheid aantast.

als zoekmachine gebruiken. Maar bijvoorbeeld ook berichten laten versturen op een automatisch op de door u aangegeven tijdstippen worden gepost.

▶▶Eén of meerdere personen herhaaldelijk onrust veroorzaken. ▶▶Er onjuistheden over uw organisatie worden verspreid. En deze door

Tweetdeck en Hootsuite zijn de bekendste dashboards. Tweetdeck is gratis, Hootsuite

meerdere sites, personen en/of media worden overgenomen of verder

is betaald, al bestaat er ook een gratis basisversie. Tweetdeck ondersteunt zowel

verspreid.

Twitter, Facebook als LinkedIn, maar jammer genoeg alleen voor privé accounts. Hootsuite werkt ook voor zakelijke pagina’s en ondersteunt behalve Twitter, Facebook en LinkedIn ook Google+ en YouTube. In tegenstelling tot Tweetdeck werkt Hootsuite

Misschien is uw reactie op social media voldoende om het vuur te doven. Anders is

‘in the cloud’. U bent dus niet aan één bepaalde werkplek of pc gebonden. In de

het verstandig om uw website en brochuremateriaal door te lichten. Wellicht staat

betaalde versie Van Hootsuite kunt u bovendien uitgebreide rapportages opvragen.

home


hoe beheersen


9. Betrek uw medewerkers

10. Laat zien dat u zichtbaar bent

Het is belangrijk dat uw medewerkers weten hoe u met social media omgaat. Zij zijn

Mensen gaan u niet vanzelf vinden. Maak gebruik van al uw communicatie-uitingen om

belangrijke ambassadeurs van uw organisatie. Maar één ongelukkige uitspraak kan

uw aanwezigheid onder de aandacht te brengen. Zet bijvoorbeeld op uw homepage

u duur komen te staan. Stel daarom gedragslijnen op. Dan weten ze precies wat ze

en onderaan uw e-mail berichten de logo’s van de social media waar mensen u kunnen

wel en niet kunnen doen als ze iets willen posten over uw organisatie of deelnemen

vinden. En zorg dat ze hiervandaan gelijk doorlinken naar uw pagina. Zo maakt u van

aan een discussie.

uw relaties en websitebezoekers actieve vol-gers. Nodig ook in uw gedrukte media mensen uit u te volgen. Hoe meer ‘vrien-den’ u maakt, hoe groter de kans is dat uw

Mogelijke gedragsregels

social media strategie tot de door u gewenste resultaten leidt.

▶▶Wees duidelijk en open over je professionele identiteit. ▶▶Wees authentiek en respectvol. ▶▶Respecteer copyrights. ▶▶Deel geen vertrouwelijke informatie. ▶▶Speel op de bal; niet op de man. ▶▶Probeer meerwaarde te creëren. ▶▶Laat je werk niet leiden onder je activiteiten op social media.

TIP VOORBEELDEN OP INTERNET Op internet vindt u van tal van organisaties gedragsregels voor medewerkers. Even googelen: ‘gedragsregels sociale media’ en u heeft ze voor het uitkiezen.

home


soorten content Berichten U kunt om te beginnen berichten plaatsen. Deze hoeven overigens niet altijd over uzelf te gaan. U kunt ook facts and figures publiceren, zonder commentaar. Zo-als: ‘Het aantal rokers is in 2011 afgenomen met ..%’. Dit soort weetjes leent zich heel goed om te delen of te ‘retweeten’. Zo bereikt u een hele grote groep ge-bruikers. En zo’n retweet vermeldt altijd

TIP

de oorspronkelijke verzender van het bericht.

RUSTIG VAN START Discussies

U kunt niet in één dag de wereld veranderen. Trek dan ook niet in één keer alle registers open. Kies voor de weg der geleidelijkheid. Bouw rustig aan een be-stand met volgers, onderzoek wat de

Ook discussies voert u natuurlijk via social media. Of u start zelf een

actuele trending topics zijn en doe eerst in het klein wat ervaring op.

discussie. Of u reageert op wat anderen hebben geschreven.

Actie Social media lenen zich ook goed voor het voeren van actie. De bezuinigingen

KIJK EERST EENS ROND Voordat u en uw organisatie met social media begint, kan het geen kwaad eens op het internet te kijken wat er zoal over u en uw organisatie gezegd en geschre-ven wordt. Waarschijnlijk beginnen uw handen dan te jeuken om u in discussies te mengen en ook zelf aan de slag te gaan.

op cultuurgebied bijvoorbeeld hebben op Twitter en Facebook veel losgemaakt. Dit leidde tot spontane protestacties vanuit het publiek.

Polls, ratings of reviews Peilingen en beoordelingen en reviews. zijn zeer geschikt om reacties uit te lok-ken. U moet wel een tool hebben om ze te maken. Dit is dus typisch iets voor uw eigen site. Wel kunt u natuurlijk op Twitter of Facebook uw volgers oproepen hun mening te geven met een link naar een poll of review.

BEGIN KLEIN Wat zal het worden: Facebook, LinkedIn, Twitter? En zet u dan op alle media dezelfde informatie? Misschien is het geen slecht idee om met één medium te beginnen. En hier even rustig ervaring mee op te doen. Dan kunt u ervaren hoe uw berichten worden opgepikt en wat er op u afkomt. Facebook bijvoorbeeld, eventueel aangevuld met Twitter.

START DICHT BIJ HUIS Maak uw account aan en zorg om te beginnen voor zoveel mogelijk ‘volgers’. Nodig mensen of organisaties uit om uw pagina te ‘liken’. Vergeet daarbij ook uw medewerkers niet. Zij zijn het

Foto’s en filmpjes

netwerk dat het dichtst bij u staat. En u kunt ook hun netwerken goed gebruiken.

Beelden spreken tot de verbeelding. Meer nog dan tekstberichten. Bent u voor uw organisatie op reis geweest naar Afrika? Post het. Heeft u een evenement georganiseerd? Post een leuk filmpje of een fotoboek. Vergeet niet aan uw filmpjes of foto’s trefwoorden (tags) toe te voegen. Dan zijn ze ook voor niet-gebruikers op internet vindbaar.

home


hoe beheersen

Social media shortlist

Facebook is verreweg de belangrijkste social media site. Mark Zuckerberg richtte het

Twitter is na Facebook het tweede grote social media netwerk. Het is een platform

samen met drie vrienden op in 2004. Inmiddels loopt het aantal gebruikers wereld-

voor miniblogs, dat werkt met korte berichten (‘tweets’) van maximaal 140 tekens

wijd over het miljard en is er sinds 2008 ook een Nederlandstalige versie. Wat men-

(inclusief spaties). Het maken van een account is een kwestie van minuten. Daarmee

sen op Facebook met elkaar delen is zeer divers. Serieuze onderwer-pen wisselen

kunt u medegebruikers (opinieleiders, collega-organisaties) ‘volgen’. En u kunt men-

elkaar af met informatie als babyfoto’s en het welzijn van huisdie-ren. Op dat laatste

sen uitnodigen om uw berichten te ‘volgen’. Door de beperking van 140 tekens is het

zit u als organisatie natuurlijk niet te wachten. Als u een bedrijfsaccount aanmaakt,

moeilijk om op Twitter genuanceerd te zijn. Maar Twitter is heel geschikt om vragen

blijven babyfoto’s u bespaard. U moet wel eerst een persoonlijk account aanmaken,

te stellen of te beantwoorden. Of om links te delen naar andere informatie. Als u

onder uw eigen naam. Dat is een kwestie van minuten. Vervolgens maakt u vanuit dit

bijvoorbeeld een link maakt naar een YouTube filmpje, wordt dit filmpje automatisch

account een bedrijfspagina aan voor uw organisatie. U kunt uw persoonlijke account

aan het bericht toegevoegd.

activeren voor uw persoonlijke interactie, maar u kunt het ook slapend laten. Facebook gebruikers die uw pagina ‘liken’ nemen daarmee als het ware een abonnement op uw berichten. Ze worden au-tomatisch op de hoogte gehouden als u iets ‘post’.

handige tips ▶▶Via het administratiepanel op uw Facebook pagina kunt u ook zelf actief zoeken

handige tips ▶▶Om het delen van links te vergemakkelijken bestaan er verschillende tools, als bit. ly, ow.ly en is.gd, die de url verkorten. Zo blijft u gemakkelijker binnen de 140 tekens die u ter beschikking heeft. ▶▶Als u voor het belangrijkste trefwoord in uw tweet een ‘hashtag’ (#) zet, kan

naar vrienden. U kiest achtereenvolgens op de opties ‘publiek opbouwen’ en

iedereen die op dat trefwoord zoekt uw bericht makkelijk vinden. Ook al is hij of

‘vrienden zoeken’ en u vinkt aan wie u wilt uitnodigen.

zij nog geen actieve volger.

▶▶Als u op Facebook een link plaatst naar een filmpje op YouTube, kunnen mensen het op uw pagina afspelen zonder dat ze naar YouTube hoeven. ▶▶U kunt met één druk op de knop content van anderen ‘liken’, er op reageren of delen met anderen.

▶▶Interessante tweets van anderen kunt u bewaren door ze als ‘favorite’ aan te merken. En u kunt ze gemakkelijk verspreiden onder uw volgers door ze te ‘retweeten’. Beide mogelijkheden vergen slechts één klik. ▶▶U kunt in uw Twitter profiel ook een verbinding maken met Facebook, zodat uw tweets en retweets automatisch ook bij uw Facebook volgers terecht komen. ▶▶U kunt als maatschappelijke organisatie ook reageren op tweets die mensen over u posten. Of interactief deelnemen aan discussies over relevante onderwerpen.

home


hoe beheersen

SlideShare is een vreemde eend in de bijt in het social media landschap. Het is

handige tips

tegelijkertijd een platform voor sociale netwerken en een belangrijke plek voor het

▶▶U kunt op LinkedIn een bedrijfspagina aanmaken en daar uw vacatures op zetten.

plaatsen, delen en halen van waardevolle content. Het sociale verkeer op SlideShare

▶▶Natuurlijk kunt ook u aan (ex-)werknemers vragen uw organisatie aan te bevelen.

draait om de content. Waar u bent, wat u doet en met wie kunt u op deze site niet delen met uw volgers. Door SlideShare presentaties te verbinden met en integreren in andere sociale netwerken wordt uw online profiel aanzienlijk versterkt. SlideShare

Dat zal in deze context vooral moeten gaan over uw werkgeverschap. ▶▶Sinds kort kent LinkedIn ook targeted status updates. Daarmee kunt u op een aantal kenmerken selecteren.

behoort tot de 200 drukst bezochte sites ter wereld. Van een op de site geplaatste presentatie kunt u zelf bepalen of deze gedownload mag worden of niet. Op SlideShare ligt de nadruk op content-sharing. Presentaties staan op SlideShare om ge-vonden te worden, om beschikbaar te zijn voor iedereen. Liken (Facebook), delen via e-mail, Favorite via Twitter of embedden op uw eigen website: het kan allemaal.

handige tips ▶▶Met de social-bookmark links kunt u eenvoudig verwijzen naar een interessante

LinkedIn Groups is meer dan een carrièresite. U kunt zich op LinkedIn ook aanslui-ten bij een groep gelijkgestemden en discussiëren over uiteenlopende thema’s. U kunt ook zelf een eigen groep aanmaken. LinkedIn selecteert dan mensen uit uw netwerk die u kunt uitnodigen. De uitdaging is natuurlijk wel hoe u deze groep actief krijgt. Want groepsleden hebben is één, maar ze moeten ook wat te zeggen hebben en dat ook willen.

presentatie en die verwijzing in een Twitter, Facebook, LinkedIn, of Google+ up-

handige tips

date opnemen.

▶▶Neem zelf het voortouw. Voed discussies door de mening van de groepsle-den te

▶▶Ook ‘Pin it’ (voor Pinterest) kan, door zijn focus op afbeeldingen, een interessante optie zijn waarmee je een presentatie ‘pint’: de eerste dia wordt in Pinterest de gepinde afbeelding.

vragen over relevant nieuws. Of open een poll. ▶▶Zet op Facebook of Twitter links naar interessante discussies. Zo zorgt u voor een groter bereik en mogelijk nieuwe leden. ▶▶Houd de discussies ‘schoon’ door groepsregels op te stellen.

LinkedIn is vooral bekend als carrièresite. En dus goed bruikbaar voor de werving en selectie van medewerkers. Mensen zetten hun cv erop met wat ze doen en gedaan hebben in hun professionele leven. Maar ook wat ze nog zouden willen doen en wat

▶▶Vraag actieve leden of ze ‘admin’ willen zijn. Daarmee zijn ze medeverantwoordelijk voor de sturing van discussies en de interactie. Dat vergroot de activiteit binnen de groep.

ze daarvan verwachten. En ze kunnen hun contacten met wie ze hebben gewerkt vragen een aanbeveling voor ze te schrijven.

home


hoe beheersen

YouTube is de belangrijkste site voor het delen van filmpjes. Het is een enorme zoek-

ze uiteraard wel door de bron voor dit gebruik zijn vrijgegeven. Houd rekening met

machine. Vul een willekeurig trefwoord in en er is beeldmateriaal beschikbaar. Daar-

copyrights. Niet elk beeld van internet is vrij voor gebruik. Vermeld uw bron in het

voor hoeft u niet eens een account te hebben. Dat account moet u wel hebben als u

bijschrift. ‘Pinnen’ gaat heel eenvoudig via een knop op de taakbalk van uw webbrow-

uw eigen filmpjes op YouTube wilt zetten. Door een filmpje op YouTube te plaatsen,

ser. Uw volgers kunnen uw ‘pins’ vervolgens liken of ‘repinnen’, waarmee ze ook op

geeft u het volledig vrij. Dan mag iedereen die dat wil het gebruiken en vermenigvul-

hun eigen prikbord komen te staan. In het begin had u een uitnodiging nodig voor het

digen. U doet dan dus afstand van uw auteursrechten. Als u een YouTube gebruikers-

maken van een account. Nu is Pinterest vrijgegeven en neemt het gebruik snel toe.

naam heeft, komen al uw filmpjes op een eigen ‘televisiekanaal’ terecht. U kunt dan ook een abonnement nemen op een andere gebruiker. Elke keer als die een filmpje

handige tips

heeft geüpload krijgt u een bericht in uw mailbox.

▶▶Maak verschillende prikborden aan, zodat u uw afbeeldingen thematisch kunt groeperen.

Instagram is wat YouTube is voor filmpjes, is Instagram voor foto’s. Met deze app kunt u foto’s delen met volgers. Het werkt heel simpel. U maakt een foto of kiest er één die op uw telefoon staat. Als u wilt kunt u uw foto een speciaal effect meegeven.

▶▶Als u Pinterest integreert met Facebook en Twitter zijn uw ‘pins’ meteen ook zichtbaar voor uw Facebook en/of Twitter volgers. ▶▶Nodig bezoekers van uw website uit uw afbeeldingen via Pinterest te verspreiden.

Door steeds voor een zelfde effect te kiezen geeft u uw foto’s een eigen herkenbare uitstraling mee. Daarna geeft u uw foto een ‘fotobijschrift’ mee en kunt u de foto

Google+ In 2011 lanceerde Google Google+ als antwoord op Facebook. In Google+

delen met uw volgers op Instagram. Maar ook hier geldt dat u de foto ook op tal van

kunt u als geregistreerde gebruiker ‘kringen’ aanmaken. Binnen deze kringen kunt u

andere sociale media kunt plaatsen. Instagram blinkt uit in simpelheid. Het spreken-

‘vrienden’ toevoegen en uw netwerk uitbouwen. Zo kunt u uw berichten per ‘vrien-

de vierkanten formaat en de gelikte filters die veel oneffenheden verdoezelen maken

dengroep’ delen. De faciliteiten op deze site - zoals trendlijsten en bedrijfsprofielen

Instagram tot een populaire app. Het biedt u de kans uw volgers een kijkje in de

zijn volop in ontwikkeling. Het geven van een actuele stand van zaken is daarom

keuken te geven van wat uw organisatie aan het doen is.

lastig. Toch zijn er wereldwijd al 250 miljoen geregistreerde gebruikers, vooral in de VS. Nieuwsgierige IT-ers zijn daarin oververtegenwoordigd, maar dat kan snel veranderen. Kijk maar naar het succes van G-mail, Google’s e-mail service. Google+ is dus

Pinterest laat zich het beste vergelijken met een virtueel prikbord waar u afbeel-din-

zeker geen medium om mee te beginnen, maar wel een ontwikkeling om in de gaten

gen en video’s op kunt zetten (‘pinnen’). Dat kunnen uw eigen afbeeldingen zijn,

te houden en mee te experimenteren.

maar u kunt er ook beelden aan toevoegen die u van internet haalt. Dan moeten

home


hoe beheersen

Internetfora en weblogs U kunt er ook voor kiezen om op uw eigen site en onder uw

Weblogs - of kortweg ‘blogs’ - lijken een beetje overvleugeld door Facebook en

eigen redactie een internetforum te beginnen. Voordeel is dat de informatie binnen

Twitter, maar ze zijn de oervorm van social media en nog steeds een essentieel on-

uw bereik blijft en niet op een server ver weg staat. Om spam te voorkomen kunt u

derdeel van het social media landschap. U vindt ze in overvloed op het web. U hoeft

bezoekers van uw forum vragen zich te registreren. Via een webformulier leveren ze

maar een trefwoord te googelen en u kunt kiezen waar u over wilt meepraten. Maar

hun bijdrage aan de discussie. Bij sommige fora bepaalt een moderator - de redac-

als u uw organisatie goed wilt neerzetten, zet u een eigen blog op.

teur dus - of de bijdrage geschikt is voor publicatie. Maar dat staat op gespannen voet met de democratische gedachte achter social media, dat content vrij en deelbaar is.

Dat vereist overigens meer computerkennis dan het gebruik van Facebook of Twitter. U heeft aparte software nodig - zoals WordPress, Pivot of Drupal - die u op uw eigen server moet installeren. Voordeel is dat u niet gebonden bent aan de standaard vormgeving van de meeste social media, maar dat u uw blog een heel herkenbare eigen stijl kunt meegeven. Bij blogs bepaalt u zelf de onderwerpen van de door u gewenste discussie. En net als bij internetfora kunt u zelf de regels voor publicatie op uw blog bepalen. Maar ook hier geldt: hoe strakker de regels, hoe verder u afraakt van het principe van social media.

home


hoe beheersen

begrippenlijst BLOG

(ook: weblog) persoonlijk dagboek op het internet

UPLOADEN

bestanden van de eigen computer op het internet zetten

CONTENT

de inhoud (tekst, beeldmateriaal) van uw berichten

VOLGERS

zie: followers

DOWNLOADEN

bestanden van internet op uw eigen computer opslaan

WEBCARE

de afdeling die namens het bedrijf de social media in de ga-ten houdt

FOLLOWERS

(ook: volgers) de mensen die aangegeven hebben geïnteresseerd te zijn in uw berichten

WEBLOG

zie: blog

GOOGELEN

zoeken op internet met behulp van een zoekmachine

WIFI

draadloos internet

HASHTAG

een trefwoord dat voorafgegaan wordt door het teken#, zodat het door zoekmachines sneller wordt herkend

INTERNETFORUM internetpagina voor discussies rond bepaalde onderwerpen IN THE CLOUD

werken met programma’s waarvoor geen software op de eigen computer hoeft te worden geïnstalleerd

LIKEN

met één druk op de knop aan al uw volgers laten weten dat u bepaalde content relevant of gewoon leuk vindt

PEERS

gelijkgestemden

PINNEN

een foto of video toevoegen aan uw prikbord op Pinterest

POLL

opiniepeiling op internet

POSTEN

het plaatsen van content op social media

RATING

beoordeling op internet, vaak via een sterrensysteem

REPIN

het via Pinterest doorsturen van content van het prikbord van anderen naar eigen volgers

RETWEET

het via Twitter doorsturen van tweets van anderen naar ei-gen volgers

REVIEW

beschrijving van de ervaringen van een gebruiker van een product of dienst

SERVER

centrale computer die via een netwerk met andere computers in verbinding staat en waarop bijvoorbeeld de gemeenschappelijke programma’s zijn geïnstalleerd

TAG

zoekterm die aan content wordt toegevoegd om de vind-baarheid te vergroten

TOPIC

onderwerp

TOOL

kleine applicatie die doorgaans maar één functie heeft

TRENDING TOPIC

spraakmakend onderwerp

TWEET

bericht van maximaal 140 tekens dat via Twitter wordt ver-spreid


Wilt u graag van gedachten wisselen over een van de onderwerpen in dit boekje?

Bestuurders Box Informatie en inspiratie voor bestuurders

Neem dan contact op met uw relatiemanager.

➥ Het bestuur & het maatschappelijk speelveld ➥ Het bestuur & aansprakelijkheid ➥ Het bestuur & scenarioplanning

Nog geen klant bij Instituten & Charitas? Maak dan een afspraak via onze website. www.abnamromeespierson.nl/instituten Instituten & Charitas is gespecialiseerd in financiële dienstverlening aan maatschappelijke organisaties. Tot onze klanten rekenen wij Goede Doelen, Vermogensfondsen en Religieuze Instellingen. Wij staan bestuurders van deze organisaties met raad en daad terzijde

➥ De organisatie & reputatiemanagement ➥ De organisatie & sociale media ➥ Het vermogen & de verplichtingen ➥ Het vermogen & het beleggingsstatuut ➥ Het vermogen & vermogensbeheer

bij het realiseren van hun maatschappelijke doelen.

De organisatie & sociale media is een uitgave van de Bestuurders Box voor betrokken bestuurders uitgegeven door ABN AMRO MeesPierson Instituten & Charitas.

www.abnamromeespierson.nl Twitter

Twitter

LinkedIn

Google +

My Space

Tumblr

Bebo


Instituten & Charitas. de organisatie & Bestuurders Box. sociale media. Instituten & Charitas Bestuurders Box - ABN AMRO MeesPierson

Recommend Documents