Jaarbericht 2014
0
Inleiding Goed leven, Mooi werk, Met elkaar Alle mensen met een handicap een Goed leven. En alle medewerkers Mooi werk. Daar gaan we voor bij Vanboeijen. Wij bieden in Drenthe en daarbuiten zorg en begeleiding aan mensen met een verstandelijke handicap. Daarbij gaan we uit van wat iemand kan en wil, samen met ouders, met begeleiders, Met elkaar. We schrijven dit jaardocument omdat het afleggen van verantwoording een belangrijk instrument is in ons kwaliteitsbeleid en de zorgbrede Governance Code. We willen hiermee op transparante manier maatschappelijk verantwoording afleggen over ons beleid, de besteding van middelen en de resultaten over het jaar 2014. Dit doen we voor onze klanten, de interne organisatie, de medezeggenschapsorganen, voor de overheid, het zorgkantoor en andere externe belanghebbenden. Reacties en suggesties op dit document zijn van harte welkom! Met hartelijke groet, Gertjan Veening, bestuurder
Algemene identificatiegegevens
Tabel: Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer(s) NZA Nummer Kamer van Koophandel BTW-nummer E-mailadres Internetpagina
Stichting Vanboeijen Industrieweg 14-16 9403 AA Assen (0592) 30 53 05 6001150 41186587 NL802409568B01
[email protected] www.vanboeijen.nl
1
Hoofdstuk 1: Algemene informatie (1/1) Missie, visie en kernwaarden
Zorgvisie Vanboeijen
Organisatievisie Vanboeijen
Bij Vanboeijen staat de mens centraal en niet de handicap. Ieder mens is uniek met een eigen naam, een eigen geschiedenis en eigen vermogens. Ieder met eigen plannen, verwachtingen en mogelijkheden voor de toekomst. Belangrijke onderwerpen voor Vanboeijen zijn:
In alles wat Vanboeijen doet staan de cliënten en de locaties centraal. Met de werkwijze regie op locatie (ROL) wil Vanboeijen, met gebruik van LEAN methodiek, invloed en zeggenschap geven op het eigen leven binnen de locatie. Cliënten, verwanten en medewerkers bespreken samen knelpunten en zoeken naar oorzaken en oplossingen. Zo komen (continue)verbeteringen tot stand Door het ontzorgen en ondersteunen van de locaties voegen de ondersteunende diensten met haar dienstverlening hier waarde aan toe.
respect, veiligheid en betrouwbaarheid in het werk; mensen met een handicap zijn volwaardige burgers. persoonlijk maatwerk in de ondersteuning bij een waardevol leven; cliënten en verwanten die regie hebben bij keuzes over ondersteuning; de voortdurende zoektocht naar nieuwe mogelijkheden om de dienstverlening te optimaliseren.
Kernwaarden Vanboeijen om missie te kunnen volbrengen Samen verantwoordelijk In alles wat we bij Vanboeijen doen, staat de samenwerking tussen de cliënt, verwanten en medewerkers centraal. Iedereen kan invloed uitoefenen. Vanboeijen staat voor ‘wij’ en niet voor ‘zij’. Onvoorwaardelijk In onze samenwerking met cliënten geven we nooit op: zelfs niet bij de meest complexe zorgvragen. De medewerkers van Vanboeijen zoeken samen met cliënten en hun familie naar de beste oplossingen.
Op alle niveaus in de organisatie werkt Vanboeijen aan verbeterplannen Zo verbeteren we stap voor stap de dienstverlening en houden we behaalde resultaten vast.
Missie Vanboeijen Goed leven – Mooi werk – Met elkaar Deze missie komt voort uit het mensbeeld dat iedereen recht heeft op een Goed leven en Mooi werk (‘jij doet ertoe’), en dat we dit in gezamenlijke verantwoordelijkheid willen doen, Met elkaar. In gezamenlijke verantwoordelijkheid wordt hier in de driehoek cliënt-ouder-medewerker inhoud en vorm aangegeven. .
Ontdekken We beschouwen een situatie nooit als een gegeven. We bekijken deze altijd vanuit verwondering en oprechte interesse. Omdat elke cliënt anders is en wat op het ene moment wel werkt, dat wellicht op het andere moment niet doet. Oplossingen bedenken en eigen initiatief en verantwoordelijkheid nemen, wordt gestimuleerd.
2
Hoofdstuk 1: Algemene informatie (1/2) Strategie
Vanboeijen is gespecialiseerd in de zorg en dienstverlening aan mensen met complexe problematiek
Vraaggerichte zorg
Lichte groeistrategie
Niche benadering
Vanboeijen wil zich onderscheiden in de markt als een zorginstelling die gespecialiseerd is in de zorg en dienstverlening aan mensen met complexe problematiek. Met haar maataanpak staat Vanboeijen open voor alle vragen van cliënten. Vanboeijen zegt alleen ‘nee’ als de financiën het niet toelaten, de veiligheid van cliënten en medewerkers in het geding komt en/of wanneer de kwaliteit niet gewaarborgd kan worden. Vanboeijen doet dit op een kwalitatief hoogwaardige, flexibele en klantgerichte wijze. (professioneel en betrokken) De samenwerking tussen de cliënt, zijn of haar familie en de medewerkers staat hierbij centraal. Iedereen bij Vanboeijen heeft invloed op de dagelijkse gang van zaken.
De markt voor mensen met complexe hulpvragen is het meest stabiel en niet gemakkelijk toegankelijk voor substituut aanbod. De zorg voor mensen met een complexe hulpvraag (ZZP4 – ZZP8) blijft vanuit de WLZ gefinancierd. Voor een aanbod voor mensen met complexe hulpvragen is ruimte in Drenthe. Ook signaleren we een bovenregionale aantrekkingskracht. Hoewel Vanboeijen een groeimarkt voorziet in de bijzondere leef- en werkkernen, wonen voor ouderen en ouderinitiatieven, wordt hier in de bedrijfsvoering vanwege productieafspraken met het zorgkantoor uit voorzichtigheidsoogpunt geen rekening mee gehouden.
Vanboeijen kiest ervoor om voort te bouwen op de doelgroep: mensen met een complexe hulpvraag. De redenen voor deze keuze zijn: 1. Complexe zorgexpertise aanwezig. 2. Hoogwaardig vastgoed dat aansluit bij de behoefte van de klant. 3. Goede naam van Vanboeijen in de markt. 4. Lokale kernen aanwezig: Vanboeijen heeft verspreid over Drenthe clusters van locaties en bijbehorende voorzieningen. Hierdoor is ze organisatorisch en professioneel in staat om snel en adequaat nieuwe klanten op te vangen. 5. Vanboeijen heeft een goed netwerk van ketenpartners, behandelcentra, consultatieteams, collega-zorgaanbieders en psychiatrie. Waarmee kennis en plaatsingsvraagstukken gezamenlijk opgepakt worden 6. Hoge zekerheid financiering/bekostiging vanuit de overheid, waardoor continuïteit van zorg gewaarborgd blijft.
3
Hoofdstuk 1: Algemene informatie (1/3) Strategie
Benadering
Kwaliteit
Nettoresultaat gestuurd
Strategisch vastgoed
Kwaliteit is één van de belangrijkste pijlers van Vanboeijen Hiertoe voldoet Vanboeijen aan de certificeringseisen van de HKZ en commiteert Vanboeijen zich aan het kwaliteitskader Gehandicaptenzorg. Vanboeijen heeft het laatste decennium flink geïnvesteerd in zorginhoudelijke innovatieve projecten. Voorbeelden hiervan zijn totale communicatie gericht op het verstaanbaar maken van gedrag van ernstig verstandelijke gehandicapten. Vrije tijd gericht op het vergroten van mogelijkheden voor vrijetijdsbesteding van cliënten. Het programma leefstijl en vitaliteit dat cliënten ondersteuning biedt bij het hanteren van een gezonde leefstijl. Het participeren binnen netwerken van maatschappelijke zorg-, welzijns- en vrijwilligersorganisaties om het samenleven binnen lokale samenlevingen te verbeteren is voor Vanboeijen vanzelfsprekend. Vanboeijen is ervan overtuigd dat, wanneer betrokkenen van een locatie meer invloed hebben op hun dagelijkse leven, er meer eigenaarschap en gevoel van eigen verantwoordelijkheid is. Er ontstaat meer ondernemerschap en oog voor continu verbeteren. Dit noemen we Regie Op Locatie (ROL) en leidt ook met behulp van de LEAN-methodiek tot een financieel gezonde organisatie.
Een zelfstandige financiële duurzame toekomst is van strategisch belang. Zelfstandig dient te worden gespaard om toekomstige investeringen zelf te kunnen bekostigen. Daartoe wordt gewerkt met een jaarlijks positief taakstellend jaarresultaat van de WLZ-omzet. Deze marge is benodigd voor nieuwe investeringen en het structureel verbeteren van het weerstandsvermogen. Daarbij leren recente ontwikkelingen in de zorgsector dat de omgeving voor Vanboeijen turbulent is. Vooral de eisen en regelgeving omtrent de financiering spelen nu een rol in de VG-zorg. De overheveling van taken naar gemeenten als gevolg van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Wet op de jeugdzorg (Wjz), en de gevolgen van de Wet langdurige zorg (Wlz) zijn hierbij belangrijke items.
Vanboeijen stelt zich ten doel om te zorgen voor een gezond vastgoedbeheer. Het strategisch vastgoedbeleid geeft hier richting aan. Bepalend hiervoor zijn het inzicht in de situatie van het vastgoed, de ruimtebehoefte, de kernactiviteiten en de ontwikkelingen rondom het vastgoed. Daarmee voorziet Vanboeijen in vastgoedlocaties die geschikt zijn voor een diversiteit van cliëntcategorieën, voor wonen en dagbesteding op maat.
4
Hoofdstuk 1: Algemene informatie (1/4) Kernactiviteiten
Wonen
Activiteiten
Specialistische begeleiding bij wonen voor verstandelijk gehandicapten met een complexe hulpvraag
Werk en Dagbesteding Specialistische begeleiding bij deelname aan dagactiviteiten in de samenleving
Vanboeijen biedt verschillende vormen van ondersteuning: 24-uurs ondersteuning, intensieve woonbegeleiding voor mensen met een complexe hulpvraag of met een verzorgende hulpvraag, begeleiding bij zelfstandig wonen en ondersteuning van ouderinitiatieven. Vanboeijen heeft voor cliënten van alle leeftijden een grote diversiteit aan woonmogelijkheden. Er zijn mooie, aangepaste huizen in heel Drenthe en daarbuiten. De situering is gevarieerd in een wijk, een dorp, in de stad of op het platteland. Iedere bewoner heeft een eigen appartement of kamer, die naar eigen smaak ingericht kan worden. De cliënten bestaan uit Verstandelijk Gehandicapten (VG) met complexe zorgvragen ZZP 4-8. Voor de intensieve begeleiding heeft Vanboeijen speciale woon- en dagbestedingsvoorzieningen met de op de doelgroep geschoolde medewerkers; de zogenaamde bijzondere leefkernen (BLK’s). Bij Vanboeijen zien we de laatste jaren een toenemende vraag naar bijzondere leefkernen en gespecialiseerde dagbestedingsvoorzieningen voor jonge kinderen Financiering vindt hoofdzakelijk plaats door middel van de Wet Langdurige Zorg (WLZ) in de vorm van zorg in natura en in geringe mate in de vorm van persoonsgebonden budget (PGB).
Werk- en dagactiviteiten biedt Vanboeijen op allerlei manieren en op diverse locaties. Gezocht wordt naar de daginvulling die het beste bij de persoon past. Zo is het mogelijk om te kiezen voor bedrijfsmatige, ambachtelijke of kunstzinnige activiteiten, in de groenvoorziening en in de dienstverlening. Hiernaast organiseert Vanboeijen op meerdere plekken belevingsgerichte dagactiviteiten. Ook begeleidt Vanboeijen jongeren op weg (terug) naar school, werk, stage of een werkervaringplek. Voor kinderen heeft Vanboeijen in Assen en Meppel een kinderdagcentrum. Ook verzorgt Vanboeijen diverse cursussen en trainingen voor cliënten. De cliënten hebben de indicatie VG (grotendeels). Financiering vindt plaats door doorbelasten aan andere instellingen en overige financiering (gering) of door middel van de ZZP systematiek van de WLZ voornamelijk in de vorm van zorg in natura en in geringe mate in de vorm van persoonsgebonden budget (PGB). De kabinetsplannen met betrekking tot de vervoers- en huisvestingskosten maken dat Vanboeijen dagbestedingsvoorzieningen zo dicht mogelijk bij de woonvoorzieningen realiseert.
5
Hoofdstuk 1: Algemene informatie (1/5) Kernactiviteiten
Kinderen en Jeugd Specialistische woon/opvoedingsbegeleidings- en dagactiviteiten voor jongeren met een verstandelijke handicap met bijkomende gedragsproblemen
Activiteiten
Zorgondersteuning
Specialistische diensten
Onderzoek, advies en behandeling Onderzoek, advies en behandeling bij complexe vragen
Jongeren met een (matige tot lichte) verstandelijke handicap met bijkomende problemen vallen soms tussen wal en schip. Bijvoorbeeld door problemen in de thuissituatie, sociaal-emotionele problemen en psychiatrische problemen. Zij hebben specifieke ondersteuning nodig. Geen betutteling, wel duidelijke begeleiding op weg naar (meer) zelfstandigheid. Vanboeijen heeft samen met De Zijlen onder het label FLINQ meerdere woonlocaties voor deze jongeren met bijkomende problemen tussen de 10 en 21 jaar. De cliënten bestaan grotendeels uit personen met een indicatie VG. Financiering van deze activiteit vindt plaats door middel van de WLZ, in de vorm van zorg in natura en soms een PGB.
Vanboeijen heeft een afdeling zorgondersteuning. Vanuit hier worden de specialistische functies aan het primaire proces aangeboden. Zorgondersteuning binnen Vanboeijen helpt en ondersteunt cliënten met een verstandelijke beperking dagelijks in het hebben van een zinvol, vitaal en gezond leven. Zorgondersteuning biedt brede zorg en specifieke kunde & kennis: van diëtist tot muziekagoog. Van AVG-arts tot pastoraal werker, van orthopedagoog tot fysiotherapeut. . Zowel in Assen als in Meppel zijn zorgverleners van zorgondersteuning actief en aanwezig. Financiering vindt plaats uit de WLZ, ZVW.
Samen met GGZ Drenthe en vier andere VG-instellingen heeft Vanboeijen het centrum voor verstandelijke beperking en psychiatrie opgezet. Deze is ondergebracht bij GGZ Drenthe. Het centrum richt zich op onderzoek, advies en behandeling. Een speciaal team van professionals werkt samen om ouders, instanties of hulpverleners te helpen met vragen over een verstandelijke handicap. Deze diensten worden thuis aangeboden (ambulante behandeling) poliklinisch of klinisch in het observatiecentrum. Apart of in combinatie.
6
Hoofdstuk 2 Instellingsprofiel
7
Hoofdstuk 2 Instellingsprofiel (2/1) Medezeggenschap cliënten en verwanten
Vanboeijen geeft haar dienstverlening vorm vanuit de visie dat mensen met een verstandelijke beperking aan het roer staan en zeggenschap hebben. Deze visie is vertaald in Regie Op Locatie. De cliënten, verwanten en medewerkers geven de zeggenschap samen vorm. Dit komt tot uiting binnen de locatieraden en de Vanboeijenraad. Daarnaast kent Vanboeijen medezeggenschapsorganen zoals de bewoners- en verwantenraad. Cliënten Bij Vanboeijen zetten we ons iedere dag op elke locatie in om goed te luisteren en te kijken naar de mensen die we begeleiden. We zijn continu op zoek naar wat voor hen belangrijk is. Lokale bewonersoverleggen Op elke locatie van Vanboeijen hebben cliënten invloed op en zeggenschap over hun dagelijks leven. Op een aantal locaties is deze medezeggenschap volledig ontwikkeld, dus volledig passend bij de cliënten en bijdragend aan een Goed leven. Op een aantal locaties is deze medezeggenschap nog volop in ontwikkeling. Waar nodig worden de cliënten ondersteund door de medewerkers van het zeggenschapsteam. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een zelftest en een diagnosegesprek om de stand van zaken op elke locatie in beeld te krijgen en te houden. Regionale Bewonersraden Vanboeijen telt drie Regionale Bewonersraden. Elke Regionale Bewonersraad bestaat uit cliënten uit die regio en heeft een coach en een secretarieel ondersteuner. De cliënten in de raad overleggen met elkaar en waar nodig met leidinggevenden en functionarissen uit de organisatie. Ze praten mee over zaken die alle cliënten binnen de regio aangaan. Centrale Bewonersraad De cliënten in de Centrale Bewonersraad overleggen regelmatig met elkaar en maandelijks met de bestuurder. Zij denken en praten mee over zaken die veel cliënten bezighouden. Of die voor alle cliënten belangrijk zijn. Medezeggenschap verwanten bij Vanboeijen Alle verwanten en cliënten worden op locatieniveau vertegenwoordigd door de locatieraad. Alle verwanten worden op bestuurlijk niveau vertegenwoordigd door de CVR. In het kader van de Wet Medezeggenschap Cliënten in Zorginstellingen (WMCZ) fungeert de CVR als overlegorgaan met het bestuur van Vanboeijen. De CVR fungeert voor de gehele stichting Vanboeijen. In principe zijn alle vertegenwoordigers van bewoners/deelnemers lid van de CVR. Uit praktische overwegingen is ervoor gekozen om met een CVR-bestuur te werken. In het ‘Zo werken wij document: Zeggenschap en Medezeggenschap van verwanten bij Vanboeijen’ is de wijze beschreven waarop zeggenschap en medezeggenschap binnen Vanboeijen vorm en inhoud wordt gegeven. Naast de taken in het kader van de WMCZ fungeert de CVR ook als centrale organisatie en steunpunt voor de lokale (mede)zeggenschap Overige betrokkenheid cliënten en verwanten Bestuursleden van de CVR en/of andere vertegenwoordigers van bewoners/deelnemers waren daarnaast vertegenwoordigd in verschilllende themagroepen, en de Vanboeijenraad. Verder vindt jaarlijks een uitwisseling van onderwerpen plaats tussenhet CVR-bestuur, de Centrale Bewonersraad, een delegatie van Raad van Toezicht, leden van het Managementteam en de Medezeggenschapsraad. Het CVR-bestuur heeft in het verslagjaar acht keer vergaderd waarbij ook de bestuurder aanwezig was. De voltallige CVR komt twee maal per jaar met haar leden bijeen.
8
Hoofdstuk 2 Instellingsprofiel (2/1) Medezeggenschap centrale bewonersraad
De bewonersraden zijn gestart met themagroepen. In het kader van meer doen en minder vergaderen, verdiepen bewoners zich in een specifiek thema tijdens één of meerdere bijeenkomsten. Dit doen ze door actief aan de slag te gaan: te zien, te ervaren, uit te proberen, op bezoek te gaan. Zo worden cliënten actief betrokken bij (mede)zeggenschap en staat de vorm zo dicht mogelijk bij de (belevings)wereld van de cliënten. Nu worden leden van de bewonersraden hierbij betrokken. Het is de bedoeling dit te zijner tijd uit te breiden naar alle cliënten. Thema’s die aan de orde zijn geweest zijn: zwembad, kiezen van je werk, vrije tijd, kerstpakket en zorg in de nacht. Voor het najaar staan bijeenkomsten met als thema ICT-hulpmiddelen gepland. Besproken wordt welke thema’s in de organisatie spelen en die waardevol zijn om met cliënten te bespreken.
9
Hoofdstuk 2 Instellingsprofiel (2/2) Medezeggenschap cliënten en verwanten Centrale Verwantenraad Het bestuur van de CVR bestaat uit 8 personen met ieder zijn specifieke aandachtsgebieden of rol binnen de CVR. Bestuursleden van de CVR en/of andere vertegenwoordigers van bewoners/deelnemers waren daarnaast vertegenwoordigd in de Vanboeijenraad, diverse stuurgroepen, commissies, project-, themagroepen en/of kenniskringen gericht op met name zorggerelateerde onderwerpen. Verder vindt er meerdere malen per jaar een uitwisseling van onderwerpen plaats met de Centrale Bewonersraad, een delegatie van de Raad vanToezicht, leden van het Management Team en de Medezeggenschapsraad. Het CVR-bestuur heeft in het verslagjaar 9 keer vergaderd, waarbij tevens de bestuurder aanwezig was. De gesprekken waren open van karakter en verliepen in een goede sfeer. De voltallige CVR kwam tweemaal bijeen. Het bestuur van de CVR informeert de leden dan over de activiteiten en ontwikkelingen van de afgelopen tijd en gaat hierover in gesprek met de leden. Daarnaast worden er nog actuele zorginhoudelijke thema’s behandeld. Tabel: Gevraagde adviezen Centrale Verwantenraad Onderwerp Begroting 2014
Advies De CVR geeft een positief advies aan de bestuurder over de begroting 2014.
Eigen Vermogen
De beleidsnotitie Eigen Vermogen Stichting Vanboeijen 2013 wordt door de CVR van een positief advies voorzien.
Samenwerking Vanboeijen-De Zijlen
De CVR adviseert de bestuurder om een concreet plan te maken van doel, besparingsdoelstelling en tijdstermijn inzake de samenwerking tussen Vanboeijen en De Zijlen. De CVR stemt in met het onderzoek naar het gebruik van anti-psychotica bij mensen met een verstandelijke handicap De CVR adviseert positief over de invoering van de nieuwe Zorg- en Dienstverleningsovereenkomst (ZDO) per 1 juni 2014 Het voorstel dat cliënten van Vanboeijen zelf per 1 januari 2015 een WA-verzekering dienen af te sluiten, wordt door de CVR van een positief advies voorzien. De CVR stemt in met het onderzoek naar slaperigheid overdag bij cliënten.
Onderzoek gebruik anti-psychotica Zorg- en Dienstverleningsovereenkomst Wettelijke Aansprakelijkheid Cliënten Onderzoek slaperigheid overdag Inzage dossiers Samenwerking CVR met Centrale Bewonersraad (CBR) Begroting 2015
Privéfinanciën cliënten
De CVR adviseert om de relaties van Vanboeijen per folder danwel brief te informeren over het meewerken aan c.q. toestemming geven aan onderzoeken. De CVR stemt in met het voorstel om de samenwerking tussen de CVR en CBR te intensiveren. De CVR adviseert positief over de begroting 2015. Hieraan wordt toegevoegd dat de CVR met lede ogen aanziet dat er 7 ton wordt toegevoegd aan het eigen vermogen van Vanboeijen. Tevens geeft de CVR aan dat ze grote moeite heeft met het toewerken naar een eigen vermogen van 25% in 2019. De CVR stemt in met de invoering van de nieuwe werkwijze en tariefstructuur inzake de privé-financiën van cliënten.
Behalve bovenvermelde gevraagde en ongevraagde adviezen heeft de CVR in het verslagjaar aandacht gegeven aan tal van onderwerpen. Bijvoorbeeld: ontsluiting Plancare voor ouders/verwanten, communicatie met achterban, ontwikkeling communicatieplatform, cliëntmedezeggenschap en vragenlijst cliënttevredenheid, ontwikkeling domotica, veranderplan en toekomstige organisatiestructuuur Vanboeijen, (evaluatie) Regie op locatie, ontwikkeling en ondersteuning locatieraden, strategische ontwikkelingen Werk & Dagbesteding, Wet Langdurige Zorg en de gevolgen daarvan, reanimatiebeleid. 10
Hoofdstuk 2 Instellingsprofiel (2/3) Medezeggenschap medewerkers De Medezeggenschapsraad (MZR) wil samen met de Raad van Bestuur vanuit ieders verantwoordelijkheid de medezeggenschap binnen de organisatie vormgeven, waardoor en waarbij de belangen tussen personeel, organisatie en cliënten in een goede verhouding staan. Voor de medewerkers betekent dit dat zij kunnen functioneren binnen een gezond bedrijf, zich professioneel kunnen ontwikkelen en ontplooien en dit positief uitstralen naar hun omgeving. De medewerkers hebben invloed op hun werkomgeving, waarin waardering en zorg voor elkaar en zichzelf voorop staat. De basis van de medezeggenschap ligt op de locaties. Daar hebben medewerkers, cliënten en hun vertegenwoordigers zeggenschap over het reilen en zeilen binnen hun locatie.De medezeggenschapsraad werkt met een regieteam, een kernteam medezeggenschap en themagroepen. De MZR bestaat uit dertien gekozen personen. Zes van hen maken deel uit van het regieteam. Het regieteam regisseert de medezeggenschap. Naast de gekozen leden maken de heer G. Veening (bestuurder vanaf 1 februari 2014), mevrouw K. Verkerk (namens het MT) en mevrouw E. Hadderingh (leidinggevende P&O service) deel uit van het regieteam. Vier van de gekozen medezeggenschapsleden vormen de kernmedezeggenschap. Zij buigen zich voornamelijk over financiële-, personele- en arbo-aangelegenheden en brengen daarover advies uit aan de voltallige raad. Drie van de gekozen leden fungeren als procesbegeleider; zij begeleiden de themagroepen. Naast deze specifieke taken van de MZRleden komen zij nog viermaal per jaar bijeen voor het zogenaamde kwartaaloverleg met de bestuurder en het MT, tweemaal per jaar voor overleg met de Raad van Toezicht en tweemaal per jaar voor een themadag. Medewerkers kunnen zich aanmelden voor themagroepen. Onderwerpen voor de themagroepen kunnen door zowel medewerkers, leden van de MZR, bestuur of MT aangedragen worden. Het regieteam formuleert een opdracht voor de themagroep. Het regieteam en de raad zullen het advies volgen en evalueren.
Tabel: Samenstelling van de Medezeggenschapsraad 2014 Naam Lidmaatschap Functie binnen OR Pieta Bos Lid (t/m 08-05) Procesbegeleider Geertje Egges Lid (t/m 28-02) Procesbegeleider Froukje Koster Lid (t/m 08-05) Kernmedezeggenschap Dirk Visser Lid (t/m 08-05) Regieteam Leida Vlaar Lid (t/m 08-05) Kernmedezeggenschap Obbo Weijer Lid (t/m 08-05) Regieteam Monique Coort Lid (herkozen) Regieteam Jaap Dijkstra Lid (herkozen) Kernmedezeggenschap Linda Hulst Lid (herkozen) Regieteam en vice-voorzitter Saskia Mulder Lid (herkozen) Kernmedezeggenschap Albert Oosting Lid (herkozen) Regieteam Natalja van Tienen Lid (herkozen) Procesbegeleider Arna van der Wal Lid (herkozen) Regieteam en voorzitter MZR Margreet Dassen Lid (v.a. 09-05) Procesbegeleider Marchiena Luth Lid (v.a. 09-05) Kernmedezeggenschap Roelof Noorda Lid (v.a. 09-05) Regieteam Karolien Sikkens Lid (v.a. 09-05) Procesbegeleider Bea Voskamp Lid (v.a. 09-05) Regieteam Hilda Waninge Lid (v.a. 09-05) Kernmedezeggenschap Marry Wolf
Geen lid
Ambtelijk secretaris
11
Hoofdstuk 2 Instellingsprofiel (2/3) Medezeggenschap medewerkers Samen Slim Organiseren. De MZR kan zich vinden in de uitgezette lijn die in het stuk wordt beschreven. Het is een vooruitstrevend plan waarbij de kanttekening van de MZR dat het belangrijk is dat Regie Op Locatie voldoende geïmplementeerd/geborgd wordt binnen de gehele organisatie. Er zijn nog veel stappen te zetten, denk aan opzet en voortgang van de locatieraden, ROL-instrumenten e.d. Als SAMEN niet gehaald wordt, dan gaat veel energie verloren. Inhouding WGA-premie Vanboeijen wil de WGA-premie, voor het deel dat wettelijk is toegestaan, met ingang van 1 januari 2015 maandelijks via het salaris verhalen op de medewerkers. Aanbevelingen die de MZR hierbij heeft gedaan: Vanboeijen doet er alles aan om de premie zo laag mogelijk te houden, dit houdt in: kort- en langdurig verzuim zo laag mogelijk houden en actief beleid ten aanzien van duurzame inzetbaarheid, zonder daarbij Mooi werk uit het oog te verliezen. Het totale premiebedrag dat verhaald wordt op de medewerkers, wordt gelabeld voor bovenstaande zaken. Minimaal 1x per jaar wordt de MZR geïnformeerd ten aanzien van de inzet van de gelden. Graag een begrijpelijke uitleg voor medewerkers. De MZR wil hierover graag meedenken. Werkkostenregeling De MZR gaat met de administratieve dienst de mogelijkheden die deze regeling biedt onderzoeken. Plus- en minuren De MZR heeft besloten in te stemmen met de voorgenomen aanscherping van het beleid over plus-uren. Aanbevelingen: - Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van medewerker en teamleider dat binnen de overeengekomen contracturen gewerkt wordt. - Vanaf heden worden tegoeden van meer dan 30 plusuren besproken tussen medewerker en teamleider. Er wordt vastgelegd of de uren uitbetaald worden of wanneer ze opgenomen worden. - Er komt een toelichting op wat het uitbetalen van plusuren fiscaal voor de medewerker betekent. - Vanaf 1 april 2015 is de situatie dusdanig dat er geen tegoeden van meer dan 30 plusuren zijn. - Er wordt een werkgroep gevormd die gaat onderzoeken wat de redenen zijn van het ontstaan van veel plusuren. Medewerkerstevredenheidsonderzoek De MZR heeft de medewerkers gevraagd mee te denken over waaraan een medewerkertevredenheidsonderzoek zou moeten voldoen. Deze aanbevelingen zijn meegenomen in de keuze voor het medewerkerstevredenheidonderzoek. Begroting 2015 De MZR is tot een positief advies over de “Vanboeijen begroting 2015” gekomen.
12
Hoofdstuk 2: Instellingsprofiel (2/6) Organisatiestructuur In onderstaande figuur is de huidige organisatorische structuur van Vanboeijen weergegeven. Binnen Vanboeijen staat de (zorg)locatie centraal, waarbij een regionale indeling wordt gehanteerd voor het dagelijks management van deze locaties. De managers van het primair proces zijn lid van het Management Team. In onderstaande figuur zijn de MTleden met een * aangegeven. De behandelfunctie is ook vormgegeven in de organisatorische eenheid zorgondersteuning. De betreffende manager is ook lid van het MT. Locaties WONEN Locatieraden Teamleiders
Locaties DAGBESTEDING Locatieraden Teamleiders
Vrijetijdscoach Plan&Flex Cliëntadviseur Facilitair medewerker
Locaties WONEN Locatieraden Teamleiders
Locaties DAGBESTEDING Locatieraden Teamleiders
Vrijetijdscoach Plan&Flex Cliëntadviseur Facilitair medewerker
Secretariaat Receptie
Regio Zuid
Locaties WONEN locatieraden Teamleiders
Locaties DAGBESTEDING locatieraden Teamleiders
Secretariaat
Vrijetijdscoach Plan&Flex Cliëntadviseur Facilitair medewerker
Secretariaat
Centrale receptie
ZorgOndersteuning: - Medische dienst - Paramedische dienst - Pedagogische en psychologische dienst - Pastorale dienst
Locaties WONEN locatieraden Teamleiders
Secretariaat
Regio Park Diepstroeten
Regio Noord
Manager primair proces*
Nachtzorg Teamleiders
Flinq (LVG)
Manager primair proces*
Manager
Manager Zorgondersteuning*
Centrale Bewonersraad - Beleid & Kwaliteit - Vastgoed Samen met De Zijlen
Samen met De Zijlen
Centrale Verwantenraad
ICT - Systeembeheer - Aplicatiebeheer - Telefonie & domotica - werkplekbeheer EAD: - Financiële administratie - Personeeladministratie/ Servicedesk - Cliëntgelden administratie - Salarisadministratie Personeel & Organisatie: - Mobiliteit / Werving & Selectie / - P&O Advies - O2 (opleiden & ontwikkelen) - Juridische zaken - Communicatie & Marketing
Medezeggenschapsraad
Raad van Bestuur* Secretariaat / Bestuursondersteuning
= Behandelfunctie Raad van Toezicht
= Stafdiensten * = lid Managementteam
Control - Controller - Account managers
13
Hoofdstuk 2: Instellingsprofiel (2/7) Locaties
Locaties Vanboeijen biedt verschillende vormen van zorg aan in de provincies Drenthe en Overijssel. Momenteel wordt in negen gemeenten zorg aangeboden: 1. Aa en Hunze 2. Assen 3. Hoogeveen 4. Meppel 5. Midden – Drenthe 6. Noordenveld 7. Steenwijkerland 8. Westerveld Het figuur hiernaast geeft een overzicht van de locaties. Het gebied waar vanuit zorgklanten afkomstig zijn, is echter veel groter. Dit vanwege het gespecialiseerde aanbod van Vanboeijen.
Figuur 1
Figuur 2
Figuur 1: Overzicht van de locaties Figuur 2: Overzicht van het verzorgingsgebied
14
Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en Bedrijfsvoering
15
Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en Bedrijfsvoering (3/1) Normen voor goed bestuur Als bestuurlijke organen heeft Vanboeijen een Raad van Bestuur en een Raad van Toezicht. Vanboeijen kent invloed en betrokkenheid toe aan de medezeggenschapsorganen en legt hieraan verantwoording af. Het gaat om de Centrale Verwantenraad, de Medezeggenschapsraad en de Centrale Bewonersraad. De zorgbrede Governance Code wordt gehanteerd als norm voor goed bestuur en voor het afleggen van openbare verantwoording voor beleid en activiteiten. De zorgbrede Governance Code bevat gedragslijnen die bijdragen aan een eerlijke, integere en transparante gang van zaken binnen de organisatie. Op grond van de Governance Code is er sprake van controle door een externe accountant die wordt benoemd en ontslagen door de Raad van Toezicht. Per jaar wordt door de Raad van Toezicht de keuze van de accountant en zijn opdracht besproken. De auditcommissie bereidt dit voor. Iedereen die een arbeidsrelatie heeft met Vanboeijen (inclusief vrijwilligers, invalkrachten en stagiaires) kan gebruikmaken van een klokkenluidersregeling. Dit biedt de mogelijkheid vermeende misstanden aan de kaak te stellen wanneer men daarvoor niet bij de direct leidinggevende terecht kan. De statuten van Vanboeijen zijn in 2009 vastgesteld. Raad van Bestuur Vanboeijen heeft een eenhoofdige Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur is belast met beleidsvorming en beleidsuitvoering.
Tabel: Samenstelling Raad van Bestuur Naam Bestuursfunctie De heer G.J.A. Voorzitter Veening vanaf 1 Raad van Bestuur februari 2014 De heer P. de Kroon tot 1 februari 2014
Voorzitter Raad van Bestuur
Nevenfuncties - Raad van Toezicht Woonzorg Unie Veluwe, Epe - Bestuur Stichting De Rode Beer, Heerde
Gerelateerd aan het werk bij Vanboeijen: - Lid Raad van Advies Achmea Overige nevenfuncties: Lid Raad van Advies Centrum Zorg en Bouw (TNO) Lid curatorium van de post doctorale opleiding Verandermanagement aan de VU in Amsterdam
16
Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en Bedrijfsvoering (3/2) De taken en bevoegdheden van de raad van bestuur zijn in het bestuursreglement opgenomen. De bestuurder verschaft de Raad van Toezicht periodiek informatie over de realisatie van afspraken in het kader van het strategische beleid. Dit betreft de volgende resultaatgebieden: kwaliteit van zorg, doelmatigheid en continuïteit van de organisatie en de (financiële) bedrijfsvoering, innovatievermogen, toegankelijkheid, cliëntgerichtheid en cliënt- en medewerkerstevredenheid. De bestuurder vergadert wekelijks met het MT (bestaande uit de regiomanagers en de manager zorgondersteuning). Daarnaast vindt periodiek overleg plaats met alle centrale medezeggenschapsorganen. Beoordeling en bezoldiging bestuurder Het functioneren van de Raad van Bestuur wordt jaarlijks geëvalueerd en beoordeeld door de remuneratiecommissie van de Raad van Toezicht. Dit gebeurt onder andere aan de hand van de Gedragscode voor de goede bestuurder. G.J.A. Veening is op 1 februari 2014 als bestuurder begonnen bij Vanboeijen. Een gesprek om het functioneren te beoordelen, heeft om die reden in 2014 niet plaatsgevonden. In de remuneratiecommissie wordt besproken waar de accenten zullen liggen en hoe de remuneratie vorm krijgt. Voor de bezoldiging van de bestuurder worden de normen gehanteerd van de Beloningscode Bestuurders in de Zorg. Deze is vastgesteld door de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (NVTZ) en de Nederlandse vereniging van Bestuurders in de Gezondheidszorg (NVZD). De vergoeding blijft binnen de wettelijke kaders en staat opgenomen in de jaarrekening. Toezichthouders De Raad van Toezicht richt zich op de belangen van Vanboeijen en houdt integraal toezicht op de bestuurder. Daarbij wordt getoetst of de bestuurder bij de beleidsvorming en uitvoering van taken het belang van cliënten en allen die bij Vanboeijen betrokken zijn, voldoende in het oog houdt. De positionering, taken en bevoegdheden van de Raad van Toezicht zijn vastgelegd in het reglement van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht van Vanboeijen bestond in 2014 uit zes leden (een vacature werd in 2013 niet ingevuld). Eén lid is benoemd op voordracht van de Medezeggenschapsraad. De Raad van Toezicht wordt gevormd door mensen met verschillende achtergronden en diverse deskundigheden. De Raad van Toezicht is complementair naar de verschillende beleidsgebieden waar Vanboeijen in haar functioneren mee te maken heeft. Daarbij wordt ervan uitgegaan dat de leden generalisten zijn, die ook in de netwerken van deze beleidsterreinen van betekenis kunnen zijn. De zittingstermijn is vier jaar. Herbenoeming voor een periode van vier jaar is slechts één keer mogelijk. Toezicht en maatregelen op voorkomen van belangenverstrengeling Periodiek worden de nevenfuncties van de leden van de Raad van Toezicht besproken en getoetst op mogelijke belangenverstrengeling. De bestuurder en leden van de Raad van Toezicht vervullen geen nevenfuncties die strijdig zijn met de belangen van Vanboeijen. Deskundigheid en deskundigheidsontwikkeling Van de leden van de Raad van Toezicht wordt verwacht dat zij zich blijven verdiepen in de ontwikkelingen op het gebied van de gezondheidszorg en de zorgfunctie van de stichting en dat zij zelf maatschappelijk actief zijn. Deskundigheidsbevordering wordt gestimuleerd. De leden van de Raad van Toezicht krijgen relevante artikelen ter beschikking gesteld. Werving, selectie en benoeming Bij vacatures wordt er een selectiecommissie samengesteld en op basis van benodigde expertise en de verdeling man-vrouw, een profielschets opgesteld. Vanboeijen werft de leden van de Raad van Toezicht op openbare wijze. Eind 2012 is een vacature ontstaan. Deze vacature is niet ingevuld. Besloten werd de vacature te heroverwegen na het aantreden van een nieuwe bestuurder. Bij de evaluatie van de Raad van Toezicht in 2015 wordt meegenomen wat de Raad van Toezicht in de toekomst nodig heeft in verband met vacatures (opstellen profielen). 17
Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en Bedrijfsvoering (3/3) Evaluatie functioneren Raad van Toezicht Er vindt tweejaarlijks een evaluatie plaats. Voorbereidingen voor een evaluatie zijn gestart in 2014. De uiteindelijke evaluatie zal medio 2015 plaatsvinden. Bij de evaluatie is een extern bureau betrokken. telefonische interviews. Ter voorbereiding van de evaluatie zijn door dit bureau interviews gehouden met alle leden van de Raad van Toezicht. Tijdens de evaluatie worden ook opleidingswensen van de leden van de Raad van Toezicht besproken. Bezoldiging toezichthouders De leden van de Raad van Toezicht ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden. Deze vergoeding valt binnen het kader van het advies van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (NVTZ). Voor meer informatie over de bezoldiging van de Raad van Toezicht wordt verwezen naar de jaarrekening. Kosten voor het op peil houden van kennis door het volgen van cursussen of bezoeken van symposia kunnen door Vanboeijen worden vergoed.
Aantal vergaderingen De Raad van Toezicht heeft in 2014 zeven keer regulier vergaderd in het bijzijn van de bestuurder. Om voeling te houden met wat er leeft binnen Vanboeijen vindt jaarlijks in elk geval één overleg met de Centrale verwantenraad, Medezeggenschapsraad en het Managementteam plaats. Op 3 juli heeft de Raad van Toezicht gesproken met een deel van het managementteam van Vanboeijen. Aan de orde kwamen o.a. stand van zaken managementprocessen, nachtzorg en de uitkomsten van de managementreview. Op 23 oktober werd samen met het managementteam gesproken over waardengericht toezicht. Op 3 april 2014 vond overleg plaats tussen de Raad van Toezicht en de Medezeggenschapsraad. Gesproken werd over kansen en bedreigingen voor medezeggenschap op centraal niveau in relatie tot de ontwikkeling van de locatieraden. In een overleg op 13 november werd gediscussieerd aan de hand van stellingen. De strategische conferentie werd op 22 april 2014 bijgewoond door één lid van de Raad van Toezicht. Aandacht is besteed aan de 4 hoofdthema’s van de ontwikkelagenda. De voorzitter van de auditcommissie was aanwezig bij een gesprek tussen een afvaardiging van de Centrale Verwanten Raad, bestuurder en vertegenwoordigers van de Rabobank (regionaal en landelijk) over solvabiliteit. Toezicht op strategie en prestaties en interne beheersing- en controlesystemen Naast de voortgang van de strategie, wordt de prestatie van de organisatie periodiek gevolgd door middel van kwartaalrapportages die gerelateerd zijn aan het jaarplan en de begroting. Kwaliteit en risicomanagement zijn onderwerpen die aandacht hebben van bestuurder en Raad van Toezicht. Mocht zich iets voordoen waarbij er sprake kan zijn van publiciteitsrisico, dan wordt de Raad van Toezicht hier zo spoedig mogelijk over geïnformeerd. Conclusies en aanbevelingen uit visitatierapporten van de Inspectie voor de Gezondheidszorg worden ter beschikking gesteld aan de Raad van Toezicht.
18
Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en Bedrijfsvoering (3/4) .
Tabel: Samenstelling Raad van Toezicht Naam Aandachtsgebied De heer Bestuurlijk S.B. Swierstra Voorzitter Lid remuneratiecommissie Benoemd: 1 januari 2008 Aftredend: 1 januari 2012 Herbenoemd in de vergadering van 27 juni 2012 en aftredend per 1 januari 2016 De heer J. Postema Lid auditcommissie Benoemd: 1 januari 2008 Aftredend: 1 januari 2012 Herbenoemd in de vergadering van 27 juni 2012 en aftredend per 1 januari 2016 Mevrouw A. van Dalen Lid remuneratiecommissie Benoemd: 1 maart 2009 Herbenoemd in de vergadering van 22 mei 2013 en aftredend per 1 maart 2017 De heer B. van Kessel Lid auditcommissie Benoemd: 1 maart 2009 Herbenoemd in de vergadering van 22 mei 2013 en aftredend per 1 maart 2017 Mevrouw C.C. Koenders Lid auditcommissie Benoemd: 1 januari 2011 Aftredend: 1 januari 2015 (nog één keer herbenoembaar) Mevrouw M.C.G. Traudes Secretaris (met ingang van 22 mei 2013)
Voordracht/ benoeming
Nevenfuncties -
Vastgoed
-
Zorg
Financiën
Financiën
Op voordracht van de Medezeggenschapsraad
Directeur ontwikkelbedrijf Lefier (tot 01-092014) Bestuursadviseur bij Lefier (vanaf 01-092014)
-
Organisatieadvies Annemarie van Dalen
-
Gepensioneerd directeur financiële instelling Zelfstandig ondernemerscoach
-
Concern controller bij Antonius zorggroep in Sneek Lid Raad van Toezicht Stichting CBO Meilan
-
Zorginhoud
Burgemeester Veendam Lid bestuur Stichting Astron Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Lofar Voorzitter Stichting Jeugd Symfonieorkest Drenthe Lid bestuur Stichting Noordpool Orkest Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Route Development Fund Groningen Airport Eelde
-
Manager inhoudelijk ondersteunende dienst Esdégé-Reigersdaal
Benoemd: 1 februari 2012 Aftredend: 1 februari 2016 (nog één keer herbenoembaar)
19
Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en Bedrijfsvoering (3/5) Onderwerpen Raad van Toezicht Informatiebronnen De Raad van Toezicht wordt, voorafgaand aan elke vergadering, schriftelijk geïnformeerd door de bestuurder. Ook worden kwartaalrapportages, notities en beleidsvoorstellen vanuit de organisatie aan de Raad van Toezicht voorgelegd. Ingestelde commissies en werkzaamheden De commissies zijn specialistisch op hun gebied. De leden van de commissies leggen de hoofdlijn van hun bevindingen en alles wat besluitvorming vergt voor aan de voltallige Raad van Toezicht. Auditcommissie De auditcommissie bestaat uit drie leden van de Raad van Toezicht. Deze commissie wordt door de bestuurder geïnformeerd over het gevoerde financiële beleid van Vanboeijen en de daarbij behorende beheer- en risicosystemen. De auditcommissie heeft minimaal twee keer per jaar overleg met de accountant. In 2014 heeft de auditcommissie acht keer overlegd met de bestuurder en controller, waarvan een extra vergadering om de begroting 2015 te bespreken. De accountant was tweemaal aanwezig bij een vergadering.
Meerjarenbegroting
Remuneratiecommissie De remuneratiecommissie bestaat uit twee leden die zich bezig houden met het functioneren en de bezoldiging van de bestuurder. De remuneratiecommissie voert het functioneringsgesprek met de bestuurder en doet voorstellen aan de gehele raad over de bezoldiging van de bestuurder. Wervings- en selectiecommissie In 2014 werd geen vacature gesteld voor een nieuw lid van de Raad van Toezicht. Daarom is de wervings- en selectiecommissie in 2014 niet actief geweest. Overleg met externe accountant In 2014 is de externe accountant aanwezig geweest in het overleg van de auditcommissie om de managementletter te bespreken. Ook is de accountant aanwezig geweest bij de bespreking van het Jaardocument/Jaarrekening 2013 en het accountantsverslag. Aanbesteding accountant Vier accountantskantoren hebben voor 15 augustus 2014 een offerte uitgebracht. De offertes zijn door de auditcommissie, bestuurder en controller besproken. Vervolgens hebben twee kantoren een presentatie gegeven, bijgewoond door de auditcommissie, bestuurder en medewerkers van control en financiën. Unaniem was deze commissie over de aanstelling van een middelgroot kantoor dat goed is ingevoerd in de zorg. 20
Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en Bedrijfsvoering (3/6) Onderwerpen Raad van Toezicht Borging onafhankelijkheid Onafhankelijkheid van de leden is geborgd door een onafhankelijke benoeming en het zonder last of ruggespraak kunnen functioneren. De Raad van Toezicht kan ook zonder de bestuurder vergaderen. Goedkeuring De Raad van Toezicht heeft goedkeuring verleend aan: - Jaardocument inclusief Jaarrekening 2013: De Raad van Toezicht vindt het Jaardocument helder, bondig en informatief. In de auditcommissie is de jaarrekening door middel van het bespreken van het accountantsverslag toegelicht. - Accountantsverslag: Het accountantsverslag is in aanwezigheid van de accountant besproken in de auditcommissie. - Kaderbrief 2015 - Begroting 2015 - Werving en selectie accountant - Managementletter: De accountant heeft een toelichting gegeven op de managementletter, naar aanleiding van het onderzoek dat is gedaan bij de interim controle en de voorbereidingen op de Meerjarenbegroting jaarrekening controle 2013. Advies - Veranderplan Vanboeijen 2014 – 2018. - Samenwerking met De Zijlen (juridische en fiscale vormgeving). - FLINQ (LVG-jeugd), een samenwerkingsproject tussen De Zijlen en Vanboeijen. - Consequenties van de Wet Langdurige zorg en WMO-ontwikkelingen. Voor de transitie van zorg naar de WMO en de Wet Jeugdzorg zijn acties in gang gezet om de continuïteit van zorg te waarborgen. - Samenwerking met TNO m.b.t. Regie op Locatie. De volgende rapportages zijn aan de Raad van Toezicht ter beschikking gesteld: - Voortgangsrapportage van de bestuurder. - In december werd het reflectiedocument van de bestuurder besproken. Het betreft bevindingen van de bestuurder die zijn gevormd door beelden die hij op verschillende plekken in de organisatie heeft verkregen. - Management maandrapportage: Thema’s die aan de orde zijn geweest: verzuim, personeelskosten, solvabiliteit, bestemmingsreserve voor locaties, liquiditeit, productieafspraken, meeruren, update risico’s, meerjarenbegroting. - Rapportages en brieven van of aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg.
21
Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en Bedrijfsvoering (3/6) Onderwerpen Raad van Toezicht De Raad van Toezicht is geïnformeerd over
-
Brand op één van de locaties. Rapportage ‘Pilots effectief team’. Artikel Dagblad van het Noorden over Broekhuizen. Zo werken wij document Vanboeijenraad. Voorvallen die zich hebben voorgedaan tijdens de nachtsituatie. Feedbackrapportage CCE. Personele ontwikkelingen.
Werkbezoeken en thema’s - De leden van de Raad van Toezicht ontvangen uitnodigingen voor diverse gelegenheden of activiteiten bij Vanboeijen. - Een aantal medewerkers van Vanboeijen is te gast geweest in de vergaderingen om een onderwerp toe te lichten en het gesprek met de Raad van Toezicht hierover te voeren. - De BOPZ-arts heeft informatie gegeven over BOPZ en veranderingen die er aan komen in verband met de nieuwe wet zorg en dwang. - De teamleider van Nachtzorg heeft de Raad van Toezicht geïnformeerd over de ontwikkelingen in de nachtzorg. Er wordt gewerkt aan toekomstbestendige nachtzorg. - De Raad van Toezicht werd door het MT geïnformeerd over de praktijk van de alledag.
22
Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en Bedrijfsvoering \ Vanboeijenraad
Vanboeijenraad
Op basis van regie op locatie is de organisatorische inbedding van zeggenschap en medezeggenschap vormgegeven. Dit doen we Met elkaar. Samenwerking is nodig om de werkzaamheid ervan de komende jaren verder te stimuleren en mee te laten groeien met de ontwikkeling van de organisatie. In de Vanboeijenraad wordt de zeggenschap op organisatieniveau binnen Vanboeijen wordt vormgegeven. De Vanboeijenraad bewaakt (net als de rest van de organisatie) de principes van de organisatie. Dit doet ze door te adviseren over ontwikkeling van het strategisch beleid en het bewaken van de realisatie. De uitvoering geschiedt vervolgens op een zo laag mogelijk niveau in de organisatie. De Vanboeijenraad is hiermee een proactief onderdeel dat op de drie aspecten Goed leven – Mooi werk – Met elkaar breed kijkt naar de behoeftes en vraagstukken in de organisatie. Hierbij worden perspectieven van medewerkers, cliënten en verwanten naast elkaar gelegd en worden adviezen altijd, nadat de vraagstukken bekeken zijn door de ogen van de klant en de medewerker, in het belang van de organisatie geformuleerd. Ook kan advies gevraagd worden aan de wettelijk verankerde medezeggenschapsorganen. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor een goede doorvertaling van adviezen naar de organisatie. Samenstelling van de Vanboeijenraad De Vanboeijenraad bestaat uit 6 leden; 4 die op persoonlijke titel deelnemen en komen uit de geledingen van bewoners/verwanten en medewerkers. De managers maken per toerbeurt deel uit van de Vanboeijenraad. Voorzitter is de bestuurder, de beleidsmedewerker ondersteuent de Vanboeijenraad. Indien gewenst door de Vanboeijenraad, in het kader van verduidelijking of inspiratie, kunnen deskundigen vanuit de organisatie, vast of per thema, aansluiten om een toelichting te geven. Bovendien kunnen de MedeZeggenschapsRaad en de Centrale Verwantenraad door de Vanboeijenraad worden gevraagd om mee te denken bij specifieke vraagstukken waarin zij een duidelijke expertise of opvatting hebben De Vanboeijenraad kwam in het verslagjaar 10 maal bijeen. Besproken agendapunten: Ontwikkeling van de ondersteunende diensten Organisatie en communicatie ontwikkeling Samenwerking met De Zijlen Ondersteuning bij de voortgang en ontwikkeling van de locatieraden Procedure melden van incidenten Energie inkoop Werkwijze rondom privégelden Managementreview en verbeterplan Werkwijze locatieoverstijgende contracten Kwaliteitskader, pijler3 – voorstel werkwijze voor het meten van de relatie medewerker- cliënt Kaizen opdrachten ‘eigen vermogen en rode locaties’ Selectie instrument cliënttevredenheid Begroting 2015
23
Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en Bedrijfsvoering (3/7) Exploitatie ontwikkeling en financieel beleid Tabel: Kerngegevens gehandicaptenzorg 2014 versus 2013 Kerngegevens Vanboeijen 2014 versus 2013 De kernactiviteiten van Vanboeijen bestaan voor het grootste deel uit het verlenen van intramurale zorg aan mensen met een verstandelijke handicap vanuit de AWBZ-functies Persoonlijke verzorging, Verpleging, Begeleiding en Verblijf. De volgende tabel geeft inzicht in de ontwikkeling van aantal cliënten, productie, personeel en inkomsten in 2014 ten opzichte van 2013.
Kerngegevens Cliënten per einde verslagjaar Aantal intramurale cliënten Aantal extramurale cliënten dagactiviteiten Aantal extramurale cliënten excl. cliënten dagactiviteiten Aantal cliënten dagactiviteiten contract Aantal cliënten contract excl. cliënten dagactiviteiten Productie verslagjaar Aantal beschikbare plaatsen met verblijf per einde verslagjaar Aantal verpleegdagen en GVT- bezettingsdagen Aantal logeerdagen intramuraal Aantal dagdelen extramurale dagactiviteiten Aantal uren extramurale productie (exclusief dagactiviteiten) Aantal dagdelen dagactiviteiten contract Aantal uren logeren contract Aantal uren extramurale zorg contract (exclusief dagactiviteiten) Personeel per einde verslagjaar Aantal personeelsleden in loondienst Aantal fte personeelsleden in loondienst Bedrijfsopbrengsten verslagjaar Totaal bedrijfsopbrengsten (in euro’s) Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten
2014
2013
720 41 205 56 15
712 40 181 52 37
724 259.642 424 17.416 11.769 13.164 5.751 608
724 259.570 728 17.781 18.021 11.952 9.396 1.836
1.721 985
1.681 959
€ 83.189.000 € 77.486.000 € 5.703.000
€ 79.982.000 € 75.133.000 € 4.849.000
24
Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en Bedrijfsvoering (3/8) Exploitatie ontwikkeling en financieel beleid
Exploitatie 2014 en verwachting komende jaren Algemeen financieel kader Het financiële beleid van Vanboeijen is erop gericht om binnen de kaders van de AWBZ een betrouwbare en stabiele zorgaanbieder te zijn. Om dit te kunnen realiseren is jaarlijks een positieve toevoeging aan de algemene reserves noodzakelijk om eigen vermogen op te bouwen om eventuele tegenvallers op te kunnen vangen. Belangrijke stakeholders, zoals het Waarborgfonds en financiers, geven als richtlijn een balansratio van 25%, ofwel het eigen vermogen uitgedrukt in percentage van het balanstotaal. Vanboeijen heeft een koers ingezet om met een structurele rendementsverbetering de solvabiliteit te verbeteren, waarbij een solvabiliteit van 25% wordt nagestreefd. In de kaderbrief van de begroting is beschreven welk resultaat gewenst is om in het komende jaar de gewenste solvabiliteitsverbetering te kunnen realiseren. Exploitatie 2014 Begroting 2014 en resultaatontwikkeling Het begrote resultaat 2014 bedroeg € 0,7 mln. Het werkelijke resultaat over 2014 bedraagt € 1,4 mln. Belangrijke ontwikkelingen voor het resultaat in 2014 waren de volgende:
hogere inkomsten uit productie verblijf en extramurale zorg (+ € 0,7 mln.)
lagere energielasten door teruggave energiebelasting en correctie vorige jaren (+ € 0,6 mln.)
hogere afschrijvingslasten door enkele versnelde afschrijvingen (- € 1,0 mln.)
lagere rentelasten dan verwacht (+ € 0,4 mln.)
Resultaat 2014 en resultaatbestemming Uit het exploitatieoverzicht blijkt een positief resultaat van € 1.368.000,-. Dit is volledig toegevoegd aan de algemene reserves. Balanspositie 2014 Voor Vanboeijen gelden per 31 december 2014 de volgende ratio’s:
25
Hoofdstuk 3: Bestuur, Toezicht en Bedrijfsvoering (3/9) Exploitatie ontwikkeling en financieel beleid
Verwachtingen 2015 Vanboeijen is erin geslaagd om de lijn van de afgelopen jaren door te zetten. Met een resultaat in 2014 van € 1,4 mln. is de begroting ruimschoots overtroffen. Er was aanvankelijk sprake van een inkooprisico vanwege lagere initiële inkoopafspraken, zowel in tarief als in volume. Na de herschikking van productie-afspraken bleek dat de gerealiseerde productie werd volledig vergoed. Uiteindelijk bleek het mogelijk een verdere groei van het eigen vermogen te realiseren. De meerjarenraming van Vanboeijen laat ook de komende jaren positieve exploitatieresultaten zien. Bij het verwerven van financiering voor bouwinitiatieven wordt bij de beoordeling van businesscases met name gekeken naar solvabiliteit en kasstroomontwikkeling. Het is voor Vanboeijen dan ook van belang dat het huidige niveau van bedrijfsvoering wordt gehandhaafd. Er dient goede monitoring plaats te vinden op de uitvoering van de kritische prestatie-indicatoren ingezette uren, cliëntbezetting en ziekteverzuim. Vanuit het management wordt in 2015 voor wat betreft het financieel beleid vooral gestuurd op: - adequate planvorming ter ondersteuning van besluitvorming door middel van business cases - monitoring ontwikkelingen van huidige onrendabele locaties - monitoren van mijlpalenplannen in de maandelijkse financiële resultaten - monitoring op cliëntbezetting - optimaliseren extern budget per cliënt waar noodzakelijk door middel van toeslagen - monitoring personele bezetting passend binnen de gefinancierde zorg van de zorgzwaartepakketten - verdere ontwikkeling vastgoedbeleid als voorbereiding op normatieve huisvestingscomponent Verwachtingen 2015 en verder In 2014 heeft Vanboeijen de meerjarenbegroting verder ontwikkeld. Voor financiers is het de basis voor de beoordeling van aanvragen financiering van bouwtrajecten. De meerjarenraming wordt onder andere gevoed door een actueel vastgoedbeleid en LTHP en zal minimaal jaarlijks worden geactualiseerd. Na een succesvol jaar 2014 is het een uitdaging om de ingezette lijn de komende jaren vast te houden.
26
Hoofdstuk 4: Beleid, inspanningen en prestaties
27
Hoofdstuk 4: Beleid, inspanningen en prestaties (4/1) Goed leven Cliënttevredenheid Binnen Vanboeijen wordt voor het meten van cliënttevredenheid gebruik gemaakt van het instrument ‘Vragen naar ervaringen over de dienstverlening van Vanboeijen’. Deze vragenlijst is tot stand gekomen door focusgroep gesprekken met verwanten- en bewonersraden. De vragenlijst wordt met de uitnodiging voor het jaarlijks Persoonlijk Plan Overleg (PPO) aan cliënt en wettelijk vertegenwoordigers verstuurd, met verzoek deze voor het gesprek ingevuld terug te sturen. De uitkomsten worden vervolgens in het PPO gesprek besproken, afspraken worden in het persoonlijk plan vastgelegd. Uitkomsten van cliënten samen worden op locatieniveau in de locatieraad besproken. En uitkomsten worden op organisatieniveau tijdens de managementreview besproken. Onderstaand, op hoofdthema’s de resultaten over 2014: Ik vind dat ik een goed leven heb. Ik vind dat Vanboeijen mij goed ondersteunt bij de dingen die ik doe en wil: a in mijn vrije tijd b bij mij in huis c bij mij op het werk
Tevredenheid over: Woonplek Regie, zeggenschap en medezeggenschap binnen wonen Privacy De ondersteuning van de woonbegeleiders De betrouwbaarheid van de woonbegeleiders Werk en dagbesteding Regie, zeggenschap en medezeggenschap binnen dagbesteding De ondersteuning van de activiteitenbegeleiders De betrouwbaarheid van de activiteitenbegeleiders
7,2 7,0 7,5 7,5 7,5 7,7 6,7 7,5 7,8 6,9 7,5 6,3 7,7 6,7
28
Hoofdstuk 4: Beleid, inspanningen en prestaties (4/2) Goed leven Onderzoek gedaan naar slaperigheid overdag bij cliënten De arts verstandelijk gehandicapten (AVG) werkzaam bij Vanboeijen heeft samen met 2 collega’s in opleiding onderzoek gedaan naar slaperigheid overdag bij cliënten. Het is bekend dat bij mensen met een verstandelijke handicap er meer slaperigheid overdag voorkomt dan bij de algehele bevolking. Er is voor de doelgroep een vragenlijst met plaatjes ontwikkeld, waarmee de mate van slaperigheid kan worden bepaald. Vervolg onderzoek gestart gebruik anti-psychotica bij mensen met een verstandelijke beperking Het doel van deze studie is om uit te zoeken of er daadwerkelijk meer klachten voorkomen bij mensen met een verstandelijke beperking die anti-psychotica gebruiken in vergelijking met mensen met een verstandelijke beperking die geen anti-psychotica gebruiken. Daarnaast wordt er gekeken of er verband is tussen bepaalde persoonskenmerken en symptomen van een verstoorde functie van het autonome zenuwstelsel die ook gezien worden bij anti-psychoticagebruik. Bij behandelaars zou dit onderzoek kunnen helpen bij bewustwording wat betreft de aanwezige symptomen van het autonome zenuwstelsel en de bijwerkingen van anti-psychotica. Nieuwe zorg- en dienstverleningsovereenkomst (ZDO) voor nieuwe cliënten Vanaf 1 juni 2014 krijgt elke nieuwe cliënt in zorg bij Vanboeijen een nieuwe zorg- en dienstverleningsovereenkomst (ZDO). Deze nieuwe ZDO is eenvoudiger van opzet en beter afgestemd op de afspraken, die we moeten vastleggen. Narcose op locatie Door de inzet van een mobiel narcoseteam kunnen tandheelkundige verrichtingen in het eigen gezondheidscentrum van vanboeijen uitgevoerd worden. Binnen Vanboeijen zijn cliënten waarbij een behandeling zonder narcose niet mogelijk is. Verbeterplannen Op basis van bevindingen van interne- en externe- audits, uitkomsten kwaliteitskader, inspectiebezoeken en incidentmeldingen zijn verschijdende verbeterplannen uitgevoerd. Binnen Vanboeijen zijn bij de ontwikkeling van die plannen altijd medewerkers van het primaire proces betrokken. In de praktijk betekent dit dat het meer tijd kost maar dat er voorstellen uitkomen die beter aansluiten bij de dagelijkse praktijk en daardoor gemakkelijker geïmplementeerd kunnen worden. Een veilige nacht voor iedereen Vanboeijen startte in 2014 het project 24-uurszorg. Aanleiding waren een aantal incidenten tijdens de nachtdiensten die vroegen om een andere aanpak. In het project staat de nauwe verbinding tussen dag- en nachtzorg centraal. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar technische aspecten, zoals het investeren in een nieuw nachtzorgsysteem. Door middel van reflectie en jaarlijkse rondetafelgesprekken waarbij cliënt, familie, de persoonlijk begeleider, orthopedagoog én een medewerker van de nachtzorg zijn vertegenwoordigd, worden de afspraken voortdurend bijgesteld. Hierdoor neemt de kwaliteit van de 24-uurszorg toe. Maatregelen die voortkomen uit de wet BOPZ Op basis van uitkomsten van het Kwaliteitskader 2013, inspectiebezoek 2013 en interne audits zijn er binnen Vanboeijen verbeteringen rondom het overwegen van alternatieven voor vrijheidsbeperkende maatregelen, het evalueren van vrijheidsbeperkende maatregelen en de inbreng van externe deskundigheid doorgevoerd. Melding incidenten De meldroute en de rapportage van gegevens MIM/MIC is verbeterd.
29
Hoofdstuk 4: Beleid, inspanningen en prestaties (4/3) Goed leven
Voorbehouden handelingen regelmatig worden tijdens de interne audits afwijkingen op het gebied van voorbehouden- of risicovolle handelingen geconstateerd. Dit betekent een verhoogd risico op fouten en schade aan cliënten, omdat medewerkers te weinig kennis en/of vaardigheden hebben om een voorbehouden- of risicovolle handeling goed uit te voeren. Daarnaast wijzen incidentmeldingen ondermeer op een verhoogd risico op medicatiefouten. Daarom zijn in 2014 de volgende maatregelen doorgevoerd: •Verbeterd scholingsplan voorbehouden- en risicovolle handelingen •Betere registratie bekwaamheidsverklaringen in ‘Mijn Vanboeijen’ •Verbeterplan reductie medicatiefouten •Verbeterde scholing van medicatie Kaizen privéfinanciën Naar aanleiding van ontevredenheid en onduidelijkheid over hoe binnen Vanboeijen met privégeld van cliënten werd omgegaan, is in juli 2013 in opdracht van de bestuurder een Kaizen gestart. In de Kaizen zijn knelpunten in beeld gebracht. De verbeteringen zijn doorgevoerd. Er is goedkeuring van het Zorgkantoor op de verbeterprojecten rond gezonde leefstijl en persoonlijk plannen, die het afgelopen jaar zijn ingezet. Hierdoor is een extra bonus op de zorginkoop toegekend. Het project ‘gezonde leefstijl’ levert ondertussen veel mooie resultaten op bij de deelnemende locaties. Nieuwbouw In 2014 zijn in het kader van vervangende nieuwbouw verschillende nieuwe woon- en dagbestedingslocaties (115 verblijfseenheden, 25 plekken dagbesteding) in gebruik genomen: September: Assen, Park Diepstroeten, 4 woonboerderijen BLK (68x verblijf + circa 25x dagbesteding). November: Meppel, Kralooweg (24x verblijf). December: Assen, Park Diepstroeten, BBL-weg BLK (20x verblijf + dagbesteding). December: Assen, Sparrenlaan, kantoorruimten Flinq en 3 verblijfseenheden Februari: Assen, Park Diepstroeten, nieuw Zwembad ‘De Dolfijn’ Realiseren van voordeel op energie Er is meer focus op het realiseren van voordeel op energie en duurzaamheid. Er is geïnvesteerd in het plaatsen van slimme meters. Er is een meerjarencontract voor gas en elektra afgesloten welke een forse besparing oplevert.
30
Hoofdstuk 4: Beleid, inspanningen en prestaties (4/3) Goed leven
Ambulante dienstverlening Vanboeijen is specialist in complexe zorg voor mensen met een ernstige verstandelijke beperking en bijkomende gedragsproblematiek in Drenthe. Daar blinken wij in uit! Vanboeijen levert relatief weinig zorg in ambulante dienstverlening en hierin verwachten wij een nog verdere terugloop als gevolg van de overheveling AWBZ naar de WMO. Daarom heeft Vanboeijen in 2014 besloten de ambulante dienstverlening af te bouwen. Dit heeft bij ons op de langere termijn geen toekomst meer. Dat betekent onder andere dat ons locaties voor logeren en zaterdagopvang zijn gesloten. Het merendeel van deze ambulante cliënten zijn zorgvuldig begeleid naar een andere vorm van ondersteuning bij een nieuwe zorgaanbieder. Volledig Pakket Thuis Als Vanboeijen zien we de zorg in Volledig Pakket Thuis (VPT) als meerwaarde op ons zorgaanbod en dit willen we sinds eind 2014 dus ook aanbieden aan cliënten. Op dit moment wordt dit product verder intern ontplooid. Op termijn (bij nieuwbouw) biedt VPT mogelijkheid om huidige intramurale verblijfplaatsen om te zetten naar verblijf op basis van VPT. Daar waar VPT vervolgens niet (meer) kan, is instroom in een intramurale setting mogelijk. Sociaal online platform. 2014 stond voor een groot deel in het teken van het ontwikkelen van de strategie voor een nieuw social intranet. Het eindresultaat wordt een online kennis- en communicatieplatform voor medewerkers, ouders, vrijwilligers en cliënten. Zij kunnen makkelijker en directer online communiceren. Het delen van know-how & ervaringen en het eenvoudig leggen - en onderhouden - van contacten met locaties en alle betrokkenen binnen Vanboeijen staan hierbij voorop.
31
Hoofdstuk 4: Beleid, inspanningen en prestaties (4/4) samenwerking VIA Assen In 2014 is de BV ‘VIA’ gestart. Deze BV is ontstaan vanuit een samenwerking tussen de Stichting Vrienden van Vanboeijen, Alescon en Indes. Deze samenwerking betekent verdere doorgroei van de productie van de fietsendrager, behoud van mooi werk voor cliënten van Vanboeijen en toename van werkplekken in het kader van begeleid werken of detachering voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Gezamenlijke woning Vanboeijen en Koninklijke Visio Vanboeijen en Koninklijke Visio hebben een gezamenlijke woning op Het Erf (Argusvlinder 2) in Meppel geopend voor 8 mensen met een verstandelijke en een (ernstige) visuele beperking. Het samenbrengen van de expertise en bundelen van krachten van Visio en Vanboeijen zorgt ervoor dat deze specifieke doelgroep cliënten de beste en gespecialiseerde zorg krijgen, zodat zij een zo goed en normaal mogelijk leven kunnen leiden. Samenwerken met twee nieuwe ouderinitiatieven Ouderinitiatieven ‘Borgheerd’ in Haren en ‘Voor Elkaar’ in Assen hebben Vanboeijen gevraagd de ondersteuning van de bewoners te organiseren.
Samenwerken met De Zijlen Vanboeijen en De Zijlen werken reeds een paar jaar nauw samen. Er zijn samenwerkingsovereenkomsten op het gebied van ICT en salarisverwerking. De Zijlen en Vanboeijen zijn op zoek naar nieuwe vormen van samenwerken. Een fusie tussen De Zijlen en Vanboeijen zal geen waarde toevoegen. De kernactiviteiten van beide organisaties hebben hun eigen ontwikkelagenda, waarbij ze van elkaar kunnen leren en elkaar inspireren. Anders is dat bij specifieke activiteiten, zoals wonen/zorg voor LVG en bij de ondersteunende diensten. Hier kan samenvoeging marktpositie versterken, kwaliteit toevoegen en efficiënter organiseren mogelijk maken of verhinderen dat bij lagere budgetten kwaliteitsverlies geleden wordt. Omdat de budgetten substantieel gekort worden, is de noodzaak groot voor beide organisaties om efficiënter te organiseren en te werken. In beide organisaties zijn grotere en kleine afdelingen en solofuncties. Vanboeijen en de Zijlen onderzochten in 2014 de mogelijkheid van een gezamenlijk Servicenetwerk, dat de locale activiteiten optimaal ondersteunt en waarin de ondersteunende diensten van beide organisaties zijn ondergebracht onderzocht. Door samenvoeging kunnen we de dienstverlening efficiënter organiseren en kan de benodigde kwaliteit geborgd worden.
32
Hoofdstuk 4: Beleid, inspanningen en prestaties (4/4) Mooi werk Met het thema “Mooi werk” heeft Vanboeijen ook in 2014 geïnvesteerd in medewerkers, maar ook in werkwijzen en processen die de personeelsontwikkeling blijvend ondersteunen. Dit is nodig omdat een verschuiving plaatsvindt in de gevraagde kennis, competenties en vaardigheden van medewerkers door een veranderende vraag in dienstverlening die zich meer en meer gaat concentreren op cliënten met een complexere ondersteuningsvraag. Daarnaast is er de ontwikkeling van Regie op Locatie waarin we medewerkers stimuleren in hun persoonlijk leiderschap en eigenaarschap. Daarbinnen vraagt het anders denken, doen en zijn, en het kunnen luisteren op verschillenden niveaus wat anders van houding en gedrag van Medewerkers. Wat willen we met Mooi Werk bereiken? Gemotiveerde medewerkers: wij streven naar een gezonde organisatie met gemotiveerde medewerkers. Medewerkers die met veel plezier naar hun werk gaan, zich gewaardeerd en erkend voelen en voldoende gefaciliteerd worden in de uitoefening van hun werkzaamheden. Medewerkers die duurzaam inzetbaar zijn. Medewerkers, die voor hun huidige taak zijn toegerust, maar die ook gestimuleerd en uitgedaagd worden om zich te blijven ontwikkelen. Een effectief team: locaties hebben een beeld van de gewenste situatie binnen een locatie qua personele inzet ( roosteren, formatie, plus en minuren etc) in relatie tot de huidige situatie. Ze weten wat er nodig is om te komen tot een effectief team én om dit ook te onderhouden. Minder verzuim: locaties/medewerkers zijn zich bewust van de gedragsmatige visie op verzuim en weten hier naar te handelen. Ze zijn actief betrokken bij de cultuurverandering omtrent verzuim. Meer werkplezier: locaties hebben zicht op 7 elementen die bijdragen aan mooi werk en de wijze waarop zij hier invloed op kunnen uitoefenen, dit kunnen faciliteren of gefaciliteerd kunnen worden. Daarnaast hebben medewerkers meer invloed op hun eigen werk en eigen effectiviteit De drie hoofdthema’s van Mooi werk: 1.Effectief team (scan): waarbij de focus ligt op formatie, ureninzet, ziekteverzuim, roosteren, teamafspraken en flexinzet. 2.Verzuim: het doel is dat medewerkers zich bewust zijn van de nieuwe verzuimvisie en in hun situatie betrokken zijn bij de cultuurverandering omtrent verzuim. 3.Zeven bronnen van arbeidvreugde: deze benadering geeft een waardering van de arbeidssituatie en teamsamenwerking. Dit staat in verbinding met bovenstaande thema’s en kan daarbij ondersteunend zijn. In de locatieraden zijn de bovenstaande thema’s besproken, geprioriteerd en de daaruit voortgekomen afspraken zijn opgenomen in de verbeterplannen van de locaties. In 2014 hebben 40 locaties één of meerdere workshops afgenomen. E-learning In 2014 zijn verschillende e-learning modules ontwikkeld: • Radartraining • Zorg voor ouderen • Persoonlijk plan • Sexualiteit • Ken de 5w’s zit in de afrondende fase Medewerkerstevredenheid onderzoek In het najaar van 2014 is er een medewerkertevredenheid onderzoek uitgezet door het bureau Effectory. Dit onderzoek was gebaseerd op de zeven bronnen van arbeidsvreugde en heeft inzicht gegeven hoe wij scoren op deze thema’s. Door de afdeling P&O advies is er per regio een analyse voorbereid en zijn de uitkomsten besproken in de verschillende weekstarts. De teamleiders zijn vervolgens binnen hun locatie met betrokkenen aan de slag met de verbeterpunten. Inmiddels zijn er in de regio zuid een aantal kaizens gestart inzake werkdruk. Daarnaast kunnen er vergelijkingen gemaakt worden met de uitkomsten van de workshop effectief team, waarvan de vragenlijsten ook gebaseerd zijn op de zeven bronnen van arbeidsvreugde.
33
Hoofdstuk 4: Beleid, inspanningen en prestaties (4/4) Mooi werk
34
Hoofdstuk 5 Toekomstparagraaf
35
Hoofdstuk 5 Toekomstparagraaf (5/1) Organisatieontwikkeling Vanuit het principe van ‘Samen Slim Organiseren’ heeft Vanboeijen de ontwikkelagenda voor 2014 gemaakt: Eind 2014 is de start gemaakt met de evaluatie van Rol. De doelstelling hiervan was om informatie bij betrokkenen op te halen over wat ROL heeft gebracht op het gebied van Goed leven-Mooi werk-Met elkaar. Deze informatie wordt ingezet om met elkaar te bepalen wat de vervolgstappen in de ontwikkeling van Vanboejjen worden en hoe we deze vervolgstappen gaan zetten. Deze vervolgstappen worden gezet op basis van de volgende vragen: • Hoe kunnen de locaties en de locatieraden zich verder ontwikkelen met de teamleider als regisseur? • Hoe kunnen we locaties ondersteunen om optimaal de regie te nemen? • Als we niet meer in regio’s georganiseerd zijn, hoe richten we dan de voeding, verbinding en coaching in? • Wat is er nodig om ROL actief toegepast te krijgen op locaties waar het gedachtegoed verwaterd is? Profilering Het onderscheidende vermogen van de organisatie zit vanuit de zorginhoudelijke kant in de doelgroep waarvoor Vanboeijen bestaat. Voor de zwaardere en complexe cliënten in de gehandicaptenzorg is Vanboeijen specialist in het noorden van het land. Hierin onderscheiden wij ons duidelijk van andere aanbieders. Met name de cliënten in ZZP 4 t/m 8 weten wij met veel deskundigheid en expertise zorg te bieden. Bij de kanteling in de zorg wordt dit ook nog veel explicieter de doelgroep waarop wij ons richten nu en in de toekomst. Dit moet nog meer nadrukkelijke aandacht kunnen krijgen in de wijze waarop wij ons profileren. Samenwerken met De Zijlen Ook in 2015 zal de samenwerking met de Zijlen verder vormgegeven worden. We hebben het afgelopen jaar geleerd dat het essentieel is om cliënten en locaties richtinggevend te laten zijn bij de doelstelling en organisatie van de ondersteunende diensten. De ervaringen met Regie op Locatie (ROL) en het stimuleren van zeggenschap van cliënten en verwanten hebben dit bewustzijn verruimd.. De afgelopen tijd is een start gemaakt met het samenwerken op bepaalde thema’s. Deze samenwerking tussen Vanboeijen en De Zijlen wordt op verschillende inhoudelijke thema’s concreet ingevuld en met kracht voortgezet. Dit kan zowel gaan om zorg gerelateerde thema’s, als om samenwerking op het gebied van ondersteunende diensten. De samenwerking biedt mogelijkheden om kennis op te doen en te experimenteren met andere wijzen van organiseren. Vastgoed Het vastgoedbeleid van Vanboeijen wordt opgebouwd vanuit de klantvraag: ‘Wat kan het vastgoedbeleid bijdragen aan de kwaliteit van leven van de mens met een verstandelijke handicap?’. De vastgoedvraag is vanuit het klantperspectief veel meer een huisvestingsvraag. Via deze route benadert Vanboeijen ook het belang van de organisatie. Goede kwaliteit van leven van de klanten is de belangrijkste continuïteitswaarde van de organisatie. Eén van de pijlers die voorziet in deze continuïteitswaarde is het vastgoed. Het vastgoed is daarmee van groot belang voor de marktpositie van Vanboeijen en draagt bij aan een gezonde organisatie. Vanboeijen heeft er in het laatste decennium voor gezorgd dat haar zorgvastgoed optimaal kan bijdragen aan het primaire bedrijfsproces. In het nieuwe stelsel moet Vanboeijen zelf haar integrale bedrijfskosten dekken met de jaaromzet. Voor het zorgvastgoed moet daarvoor de huisvestingscomponent in de totale vergoeding geïntegreerd worden. Alle kosten en opbrengsten die op enige wijze gedurende de levensduur van het vastgoed (kunnen) ontstaan, zijn in balans gebracht. Een negatieve exploitatie (meer vastgoedkosten dan opbrengsten) wil Vanboeijen vermijden om geen vastgoedkosten ten laste van de zorgverlening te brengen. Een ‘neutrale’ exploitatie (vastgoedopbrengsten en -kosten) over de gehele levensduur is dus minimaal gewenst Professionaliseren Vanboeijen zorgt altijd voor een permanent systeem van bijscholing waardoor mensen ‘bijblijven’, naast dat zij zelf verantwoordelijkheid dragen voor het eigen kennispeil. Toegerust zijn voor hun taken houdt ook in dat medewerkers staat in zijn om een relatie met de cliënt aan te gaan en ‘een gevoel’ voor de cliënt weten te ontwikkelen. Dit betekent dat medewerkers weten wat een cliënt met zijn of haar gedrag uitdrukt en zijn in staat om op basis daarvan keuzes voor de cliënt te maken, zoals de cliënt dat bedoelt heeft. Bij professionele kwaliteit gaat het ook om hoe een medewerker persoonlijk in elkaar steekt, dat hij of zij verantwoordelijkheid neemt, zich niet van de wijs laat brengen, ook niet bij hobbels en tegenslagen. Medewerkers zijn zich bewust van hun grenzen en vragen om hulp waar nodig. Het kunnen samenwerken met verwanten, collega’s en andere disciplines is essentieel. Het blijven reflecteren op zichzelf en op collega’s wordt daarbij als een belangrijke voorwaarde voor professionalisering gezien.
36
Hoofdstuk 5 Toekomstparagraaf (5/3) Mooi werk In 2015 in de aantal acties gericht op het gebied van o.a. mobiliteit, scholing van medewerkers een bijdrage leveren aann duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Daarnaast zullen de benoemde speerpunten van Mooi werk doorlopen in alle locaties. Eind 2015 moeten alle locaties hier een of meerder activiteiten in ondernomen hebben.Tenslotte zal de invoering van de consequenties van het Sociaal Akkoord gerealiseerd worden. Dit vergt binnen een groot aantal locaties met ondersteuning van plan&flex een behoorlijke omslag. Dit moet in de eerste helft van 2015 ingevoerd zijn.Het leiderschapsprogramma biedt collega teamleiders en leidinggevenden de modules ‘Mooi werk’ en de module ‘Met elkaar’ aan.
37
