Inleiding
2
Situatieschets musea
4
Registratie
4
Educatie
5
Informatie: Vraag en aanbod
6
Welke informatie heeft de educator nodig?
6
Welke bronnen gebruikt de educator?
7
Gebruikt de educator objectinformatie en wat zijn daarvoor de bronnen?
8
Heeft de educator toegang tot het registratiesysteem en is er contact met de registrator?
8
Welke informatie is er beschikbaar en heeft de educator toegang tot alle informatie?
10
Heeft de educator ook schrijfrecht?
11
Hoe is het lees- en schrijfrecht verdeeld onder de andere medewerkers?
12
Contact
13
Is er contact en zo ja met wie?
13
Waarover is er contact en waarom juist daarover?
13
Geen contact
14
Van wie komt het initiatief?
15
Hoe vaak is er contact en is dat incidenteel of structureel?
15
Tevredenheid
17
Toekomstvisie
18
Registratie
18
Educatie
18
Conclusie
19
Aanbevelingen
21
1
Inleiding In dit onderzoek staat het begrip communicatie centraal. Communicatie neemt in onze sneller wordende maatschappij steeds belangrijkere vormen aan. Communicatie betekent ‘de uitwisseling van informatie’1 Deze uitwisseling wordt steeds gevarieerder, sneller, maar ook onpersoonlijker. Daarbij lijkt het alsof we steeds minder tijd hebben en meer vrije tijd willen. Toch is persoonlijk contact essentieel. Ook musea hebben te maken met uitwisseling van informatie. Informatie intern, en informatie naar buiten toe. In dit onderzoek richten we ons vooral op objectgerelateerde informatie. Het onderzoek zal zich toespitsen op communicatie tussen twee verschillende afdelingen, dan wel personen in het museum. Het zal hierbij gaan om de educatieve en de informatieverzorgende afdelingen in musea. De een richt zich tot het publiek terwijl een ander probeert de informatie over het object zo goed mogelijk te behouden voor komende generaties. Deze veelzijdigheid is goed, omdat zo alle belangen van object en publiek bewaakt worden. Ondanks dit alles loopt sommige informatie als een rode draad door het hele museum. Zo is informatie over het object belangrijk voor verschillende afdelingen. Zijn de afdelingen binnen een museum in staat om deze middelen te delen, ook als ze elk een ander doel nastreven? Deze vraag lag aan de basis van ons onderzoek binnen musea in Nederland. Hebben de sneller en geavanceerder wordende collectie-informatiesystemen een stimulerend effect op de samenwerking, of is er überhaupt geen sprake van samenwerking? Zou men dit willen of is men tevreden met de huidige toestand? Dit zijn allemaal vragen die wij in dit onderzoek aan de orde stellen. Wij zijn benieuwd naar de uitbuiting van elkaars specialismen. Met uitbuiting bedoelen we of men een beroep doet op de talenten van elkaar. Zo kan een registrator bijvoorbeeld zijn kennis over het collectie informatiesysteem benutten om de afdeling educatie van objectinformatie te voorzien. Zo komen wij op de volgende onderzoeksvraag: Hoe is de samenwerking bij de uitwisseling van objectinformatie tussen de afdelingen registratie en educatie in de Nederlandse musea? In negentien musea zijn interviews gehouden met een medewerker van de afdeling educatie en een medewerker van de afdeling registratie. Het werd al snel duidelijk dat geen twee musea hetzelfde zijn. De organisatiestructuur, visies van afdelingshoofden en bedrijfscultuur bepalen hoe de taken worden verdeeld en hoe er wordt gedacht over de andere afdelingen. Hierdoor wordt het moeilijk om de resultaten met elkaar te kunnen vergelijken. Uit de wirwar van informatie zijn enkele punten gekozen die een voor een in dit verslag worden besproken. Zij geven geen totaalbeeld van de situatie in de onderzochte musea, omdat die vaak erg complex is en voor een buitenstaander niet snel valt te doorgronden. Wat dit onderzoek wel biedt is een overzicht van de verschillende samenwerkingsstructuren die wij in de musea hebben aangetroffen en hun (mogelijke) oorzaken. 1
Van Dale, Handwoordenboek Hedendaags Nederlands
2
De volgende vragen komen aan de orde: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Welke informatie gebruikt de educator en wat zijn de bronnen voor deze informatie? In hoeverre is de informatie uit het registratiesysteem beschikbaar voor de educatoren? Waar ligt voor de registrator de prioriteit bij zijn activiteiten? (Bij het beschermen of het uitwisselen van gegevens) In hoeverre wordt er samengewerkt? Is men hierover tevreden? Wat is het toekomstperspectief van beide partijen?
3
Situatieschets musea De eerste vragen die we stelden aan alle personen die we hebben geïnterviewd, waren: “Wat is uw functie binnen de organisatie en welke taken worden daartoe gerekend?” en “Wordt er binnen het museum veel aandacht besteed aan registratie/educatie?” Uit de antwoorden op deze vragen kun je eigenlijk al duidelijk merken wat voor museum er wordt geïnterviewd. Maar daarnaast kun je uit alle antwoorden ook opmaken wat de algemene tendens is binnen de Nederlandse museumwereld. Registratie We beginnen met de taakomschrijving. Als je dan kijkt naar de registratoren is de situatie overal anders. Je zou over het algemeen kunnen zeggen, dat in de kleinere musea de functie van registrator vaak een gecombineerde functie is. Velen hebben deze taak naast de taak van conservator of assistent-conservator. Vaak noodgedwongen, in een enkel geval omdat de functie nog vacant is en meestal omdat het museum te klein is en geen geld heeft om nog iemand erbij te hebben. In het geval van twee musea is er alleen maar iemand voor een bepaalde periode aangesteld, die de registratieachterstanden moet wegwerken. Er liggen in veel musea wel plannen om deze functie te gaan uitbreiden door nog iemand aan te nemen. In de middelgrote en grote musea is men vaak al wat verder en hebben degenen die wij interviewden een team van een paar mensen, meestal vrijwilligers, onder zich. In alle gevallen zijn de geïnterviewde registratoren verantwoordelijk voor de objectregistratie, of geven hier sturing aan. In de meeste gevallen hebben ze ook het afhandelen van bruiklenen en schenkingen onder hun hoede. Ook het beheren van het archief en de bibliotheek komt een aantal keer naar voren in de functieomschrijvingen. Je kunt niet stellen dat hoe kleiner het museum is, des te ruimer de taakomschrijving is, maar de taken van registratoren liggen in het geval van de grote musea wel ergens anders dan bij de kleinere musea en wordt er vooral gedoeld op leiding geven aan een groep. Uit het oog springt vooral de ruime taakomschrijving van de één van de registratoren Hij houdt zich heel veel bezig met alle ICT toepassingen binnen het museum en ook heel nadrukkelijk de website noemt in zijn taakomschrijving. Uit de interviews blijkt op twee musea na dat elk museum zegt op dit moment veel aandacht te besteden aan registratie. Slechts één registrator zegt dat er in zijn museum nog te weinig aandacht aan objectregistratie besteed wordt. In een ander museum zegt men dat zij meer aandacht aan registratie gaan besteden, maar dat daar nog iemand voor aangenomen moet worden. De afdeling werd op dat moment vertegenwoordigd door het hoofd collecties en presentatie. In één van de musea gaat educatie boven registratie, waardoor er nog wel eens registratoren aan die afdeling “uitgeleend” worden, dit bevordert de samenwerking. Ongeveer de helft van de musea zegt dat de registratie van objecten lang weinig aandacht heeft gekregen, waardoor er nu achterstanden weggewerkt moeten worden. In het ene museum zijn die achterstanden wat groter dan in het andere.
4
Educatie De functie van de educatoren is in bijna elk museum anders. De titel is bijna in elk museum hetzelfde, namelijk educatief medewerker of hoofd educatie, als het om de verantwoordelijke van een hele afdeling gaat. Twee andere musea noemen de afdeling educatie afdeling presentatie. In een volgend museum heet het de afdeling educatie/interpretatie. Zij vinden namelijk dat bij hun collectie hier onderscheid in gemaakt moet worden. Enerzijds kun je informatie over moderne kunst leren, anderzijds hangt het verwerken van informatie over kunst geheel af van je eigen interpretatie. Elders heet de functie educator ‘conservator educatie’, wat waarschijnlijk duidt op een educator met een academische titel. In één museum hebben ze zelfs een ‘curator/educator’. De aandacht die men in elk museum geeft aan educatie, hangt onder andere af van de grootte van het museum, van het budget en van de prioriteiten die een museum stelt. Elk museum zegt echter wel voldoende aandacht te besteden aan educatie. De een is hier wat feller in en ziet educatie als de belangrijkste taak van hun museum. Volgens een educator elders is educatie wel belangrijk, maar is het niet de grootste prioriteit binnen het museum en zou het altijd meer kunnen. Maar iemand die bevlogen is in zijn vak vindt natuurlijk dat er altijd meer aandacht/geld naar zijn/haar afdeling kan. Volgens één van de educatoren zijn er maar een paar musea in Nederland met een echte afdeling educatie en daar heeft ze waarschijnlijk ook wel grotendeels gelijk in. In de meeste musea die we hebben geïnterviewd werken maar een paar medewerkers op de afdeling educatie, soms maar één of een halve. Zo heeft een klein streekmuseum, een parttime educator. Een ander museum daarentegen heeft een enorm apparaat van educatoren tot haar beschikking. Dit is dan ook een groot museum dat educatie als hoofddoel heeft.
5
Informatie: Vraag en aanbod Zoals uit onze onderzoeksvraag blijkt, richt het onderzoek zich met name op het gebruik van de objectinformatie. Wij zijn er van uit gegaan dat de educator gebruik maakt van objectinformatie en dat de registrator deze informatie aanbiedt, hetzij via persoonlijk contact, hetzij via het registratiesysteem. Om na te gaan of deze veronderstelling juist was hebben wij de volgende vragen gesteld. Aan de educator vroegen we welke informatie hij nodig heeft bij zijn werk en waar hij deze informatie gewoonlijk vandaan haalt. Daarnaast vroegen we of de educator ook objectinformatie gebruikt bij zijn activiteiten. Uiteraard wilden wij vervolgens weten wat de bron is voor die specifieke informatie. Vervolgens vroegen we de educator of hij toegang heeft tot het registratiesysteem en of er contact is met de registrator. Aan de registrator vroegen we of er samenwerking is met de afdeling educatie. De registrator legden we de vraag voor welke informatie er beschikbaar is in het registratiesysteem en of de educator toegang heeft tot alle velden. Als de educator toegang heeft tot het registratiesysteem, vroegen we of hij ook gegevens mag toevoegen, of dat er alleen leesrecht is toegekend. Tenslotte wilden we van de registrator weten in hoeverre het overige personeel toegang heeft tot het registratiesysteem en wie er wijzigingen in mogen aanbrengen. Welke informatie heeft de educator nodig? Tabel 1: Welke informatie gebruikt de Hoewel er sterk uiteenlopende typen musea educator? zijn geïnterviewd met elk een eigen werkwijze, blijkt dat de verschillende Objectinformatie 19 educatoren toch vaak de zelfde soorten Achtergrond informatie 15 informatie gebruiken. Uiteraard waren er op Afbeeldingen 4 deze vraag per museum meerdere Film 2 antwoorden mogelijk. Wij hebben zo veel Informatie over de audiotour 1 mogelijk vastgehouden aan de letterlijke Pedagogische informatie 2 antwoorden van de geïnterviewden. Alle ondervraagde educatoren zeggen dat ze objectinformatie gebruiken. Dat wil zeggen dat ze hebben gesproken over ‘objectinformatie’ of ‘informatie over het object’. Wel hebben enkele educatoren aangegeven dat ze deze informatie slechts sporadisch gebruiken. Vijftien musea gebruiken achtergrond informatie, informatie over de geschiedenis van het object en informatie die nodig is om het verhaal van het object, of de tentoonstelling te vertellen. Omdat het onderscheid tussen deze verschillende soorten informatie erg subjectief is, hebben wij al deze informatie als één groep gerekend. Verder zeggen vier educatoren afbeeldingen te gebruiken, twee gebruiken er filmmateriaal. Ten slotte zei één educator dat ze soms (technische) informatie over de audiotour opvroeg. Twee musea gebruiken bovendien pedagogische informatie. We kunnen hieruit concluderen dat onze hypothese juist was. Alle educatoren gebruiken objectinformatie.
6
Welke bronnen gebruikt de educator? Hoewel de soorten informatie die de musea Tabel 2: Welke bronnen raadpleegt de educator? gebruiken opvallend overeen komen, wordt er een grote verscheidenheid aan bronnen Conservator 13 geraadpleegd. Uiteraard zijn er weer Boeken 13 verschillende antwoorden per museum Registratiesysteem 10 mogelijk. In dertien van de negentien musea Registratiesysteem 12 raadpleegt men de conservator en in nadat er specifiek naar is evenzovele musea wordt de informatie uit gevraagd boeken gehaald. Vaak gaat het hierbij om Internet 8 boeken uit de museumbibliotheek, maar Publicaties 4 soms raadpleegt men ook eigen boeken of Zaalteksten 1 gaat men naar de openbare bibliotheek. Informatiemappen 2 Tien educatoren vinden (een deel van) de Lesmateriaal 1 benodigde informatie in het Televisie 1 registratiesysteem, acht educatoren zien het Directie 1 Internet als een belangrijke informatiebron Technische dienst 1 en vier raadplegen publicaties. Dit is Afdeling Collectieonderzoek 1 opvallend te noemen aangezien publicaties Depotbeheerder 1 vaak informatie kunnen verschaffen die Collectiebeheerder 1 actueler is dan die uit boeken. Verder lijkt Registrator 3 elke educator, naast een of meer van de Collega’s 5 eerder genoemde bronnen, een eigen Instellingen buiten het museum 2 methode van informatie verzamelen te hebben. Andere musea 2 De volgende bronnen werden elk door slechts een tot drie educatoren genoemd: de directie, de technische dienst, de afdeling collectieonderzoek, de depotbeheerder, de collectiebeheerder, de registrator, museummedewerkers, een instelling buiten het museum, de informatie op zaal, informatiemappen van de afdeling educatie, televisie en andere musea. Opvallend was dat de meeste educatoren hun antwoord verduidelijkten door te zeggen dat binnen het museum bekend is wat ieders specialisatie is, waardoor ze weten bij wie ze bepaalde informatie kunnen halen. Uit het feit dat slechts negen educatoren het registratiesysteem raadplegen en er twee naar de registrator gaan voor informatie zou geconcludeerd kunnen worden dat het zoeken in de eigen database nog niet gebruikelijk is bij veel educatoren.
7
Gebruikt de educator objectinformatie en wat zijn daarvoor de bronnen? Zoals eerder is gezegd gebruiken alle educatoren objectinformatie. Twaalf educatoren zeggen het registratiesysteem van het museum te raadplegen voor objectinformatie. Dat wil zeggen dat bij de algemene vraag over de bronnen twee ondervraagden het registratiesysteem niet hebben genoemd, terwijl ze het bij deze vraag wel als bron aangeven. Veel van de educatoren die het registratiesysteem niet of zelden gebruikten gaven aan dat dit kwam omdat de inhoud van het systeem vaak onvolledig of onjuist is. Daarom vragen ze liever informatie aan een collega die veel verstand heeft van het onderwerp. Naast het registratiesysteem worden ook alle eerdergenoemde bronnen geraadpleegd.
Heeft de educator toegang tot het registratiesysteem en is er contact met de registrator? Deze vragen hebben wij aan beide partijen gesteld en opvallend genoeg Tabel 3: Heeft de educator toegang tot het kwamen de antwoorden van de educator registratiesysteem? en registrator vaak niet overeen. Twee educatoren zeiden geen toegang te Educator zegt Registrator zegt hebben tot het registratiesysteem. In één Ja 17 18 van deze gevallen zei de registrator dat Nee 2 1 er voor de afdeling educatie wel degelijk Totaal 19 19 toegang tot het systeem was. In het andere geval gaf ook de registrator aan Tabel 4: Is er contact tussen de afdelingen? dat de educator geen toegang had tot Educator zegt Registrator zegt het systeem. Het museum is aan het Ja 17 11 verhuizen, waardoor de kans groot is dat Nee 2 8 deze situatie in de toekomst nog zal Totaal 19 19 veranderen, aldus de registrator. In de overige zeventien musea weten zowel de Tabel 5: Gebruikt de educator het registratiesysteem? registrator als de educator dat de laatstgenoemde toegang heeft tot het Toegang Gebruik registratiesysteem. volgens specifiek educator
gevraagd
Wat betreft de vraag over het contact, is Ja 17 12 Nee 2 7 er wederom een verschil in antwoorden. Totaal 19 19 Maar liefst acht registratoren zeggen dat er geen contact is met de afdeling educatie. Terwijl slechts twee educatoren deze mening delen. De overige zeventien educatoren zeggen allemaal contact te hebben met de registrator. Het verschil in dit antwoord is te verklaren door het feit dat elk museum een eigen terminologie heeft voor bepaalde functies. Vaak is er bijvoorbeeld sprake van een afdeling Collectiebeheer die onder anderen de registratie tot taak heeft. De medewerker die wij geïnterviewd hebben met betrekking tot de registratie maakt dan onderdeel uit van die afdeling. Als de
8
educatief medewerker beaamt dat er contact is met de afdeling Collectiebeheer, wil dat dus nog niet zeggen dat er ook daadwerkelijk contact is met de registratiemedewerker die wij hebben gesproken. In combinatie met de vragen over de bronnen van de educatoren kunnen wij stellen dat zeventien educatoren weten dat ze toegang hebben tot het systeem, terwijl maar twaalf daadwerkelijk gebruik maken van deze toegang. Een van de ondervraagde educatoren deelt de kamer met de collectiebeheerder en vindt het fijner om hem de vragen te stellen dan om te zoeken in het systeem. Een andere educator weet dat zij toegang heeft tot het systeem, maar maakt er geen gebruik van. Hiervoor heeft ze geen duidelijke reden gegeven, maar het zou te maken kunnen hebben met het feit dat de registrator nog maar net in dienst is. Daarvoor is er lange tijd weinig aandacht besteed aan de registratie, waardoor de thesaurus vervuild is geraakt en het vrijwel onmogelijk was geworden om gegevens in het systeem te vinden. In een ander geval vraagt de educator informatie liever aan collega’s en maakt ze geen gebruik van haar kijkrecht in het systeem. Ze weet goed wie welke informatie kan verschaffen. Door één educator wordt het registratiesysteem rommelig genoemd. Deze educator gaat liever naar de conservator toe voor informatie. Het is opvallend dat we juist daar het idee kregen dat de registratie zeer goed op orde was. Van alle objecten zijn de gegevens van de basisregistratiekaart beschikbaar en 2/3 van de collectie is al digitaal gefotografeerd. De registrator van dit museum gaf wel aan dat de gegevens die in het systeem staan waarschijnlijk moeilijk te gebruiken zijn voor de afdeling educatie. Zij willen immers een verhaal presenteren, terwijl in het registratiesysteem de gegevens versnipperd worden. Er wordt binnen het museum gewerkt aan een zogenaamde Kroniek. Deze moet als een soort paraplu gaan functioneren voor alle informatie die bij de verschillende afdelingen beschikbaar is over een object of onderwerp. In één geval heeft volgens de registrator iedereen toegang tot het registratiesysteem. Dit systeem bevindt zich echter in het depot op een afstand van ongeveer 45 minuten reizen. De educator gebruikt het systeem niet, aangezien deze nooit in het depot komt. De registrator is overigens niet tevreden over deze situatie en wil graag dat men ook in het hoofdgebouw toegang heeft tot het systeem. Samenvattend kan worden gezegd dat, hoewel vrijwel alle educatoren toegang hebben tot het registratiesysteem een groot aantal het systeem toch niet gebruikt. Dit heeft te maken met de toegankelijkheid van het systeem, de kennis van de educator met betrekking tot het systeem en de kwaliteit van de gegevens in het systeem. Een vervuilde thesaurus nodigt immers niet uit tot zoeken. En als de educator weet dat veel informatie nog niet is ingevoerd, maar wel beschikbaar is bij de conservator aan het einde van de gang, dan is de keus snel gemaakt. Wat uit deze antwoorden nog niet blijkt, maar wat ons wel is opgevallen tijdens de interviews is dat de houding van de registrator erg belangrijk is. Globaal gezien zijn er voor hem twee verschillende benaderingen van zijn taak mogelijk. Hij kan het als primaire taak zien om alle gegevens goed in te voeren en het systeem tegen vervuiling te beschermen. Of hij kan zich tot doel stellen om de informatie die er is over objecten binnen het museum zo goed mogelijk toegankelijk te maken, waarbij vervuiling vaak een gevaar is. Uit de interviews kwam naar voren dat in musea waar de
9
registratoren meer voor de laatste optie kozen en goed communiceerden met de andere afdelingen, de educatoren ook de weg wisten te vinden binnen het systeem en er dankbaar gebruik van maakten. In onze opinie is het voor de registrator de uitdaging om binnen het museum waar hij werkt de juiste balans te vinden tussen beschermen van de gegevens en openheid van de collectie. Bij deze afweging zijn de afmeting en diversiteit van de collectie, de kwaliteit van de beschikbare gegevens, het aantal medewerkers (zowel binnen het gehele museum als binnen de afdeling registratie) en het soort registratiesysteem belangrijke factoren.
Welke informatie is er beschikbaar en heeft de educator toegang tot alle informatie? Hierboven is het belang van de houding van de registrator weergegeven. Tevens wordt de schaal met als uitgangspunten bescherming van de gegevens versus openheid van de collectie geïntroduceerd. Om een beter beeld te krijgen van de plaats die de registratoren innemen op deze schaal, hebben wij de volgende vragen gesteld: Welke informatie is er beschikbaar in het systeem? Heeft de educator toegang tot alle velden? Met de eerste vraag hoopten wij een beeld te krijgen van de kwaliteit van de beschikbare gegevens, welke van belang is voor de beslissing van de registrator. De tweede vraag geeft ons inzicht in een van de aspecten van zijn keuze. Helaas heeft de vraag over de beschikbare gegevens weinig resultaat opgeleverd. Vaak kwam er een onduidelijk antwoord op de vraag. Vijf musea zeiden dat de ‘basisgegevens’ in het systeem staan. Waarschijnlijk heeft elke registrator een eigen beeld van het begrip ‘basisgegevens’. De volgende omschrijving van één van de ondervraagde registratoren geeft een indicatie van wat het begrip basisgegevens in zou kunnen houden: Inventarisnummer, objectnaam, herkomst geografie, herkomst cultuur, afmetingen, materiaal, verwervingsgegevens. Twee musea lieten weten dat de hoeveelheid gegevens per object sterk kan verschillen. Twee musea gaven aan dat van een groot deel van de collectie een digitale foto beschikbaar is. In één van de musea maakt men gebruik van een speciaal code systeem dat het zoeken moet vergemakkelijken en in de Hortus Botanicus concentreert men zich op met name de kweekinformatie. De enige conclusies die we hieruit kunnen trekken is dat de beschikbare informatie zich vaak beperkt tot simpele gegevens over het object. Uit de interviews kwam wel naar voren dat slechts een aantal registratoren dieper op de mogelijkheden in was gegaan en heel bewust keuzes had gemaakt. Meestal was er sprake van nog zo’n grote achterstand en/of tijdsdruk dat men zich noodgedwongen moest beperken tot de meest noodzakelijke gegevens. Op de tweede vraag, of de educator toegang had tot alle informatie, kwam een duidelijker antwoord. Eerder is gebleken dat bij één museum de educator überhaupt geen toegang had tot het systeem. Dus deze vraag is voor dit museum niet van toepassing. In twee musea zijn verwervings- en verzekeringsgegevens afgeschermd voor een aantal medewerkers, zo ook de educator. Een andere instelling werkt met verschillende passwords die medewerkers verschillende leesrechten geven. Welke rechten de educator heeft is niet helemaal duidelijk. Vijf andere musea werken met
10
een dergelijke verdeling. Dit geeft naar ons idee aan, dat deze registratoren weloverwogen beslissingen hebben genomen met betrekking tot de leesrechten van de medewerkers. In totaal schermen dus acht registratoren bepaalde informatie af voor een deel van de medewerkers. In twaalf musea had de educator toegang tot alle informatie. Dat wil zeggen dat in twee musea met afgeschermde informatie de educator wel toegang heeft tot alle gegevens.
Heeft de educator ook schrijfrecht? In de meeste musea is de educator niet Tabel 6: Wie hebben er schrijfrecht? bevoegd om gegevens te wijzigen of toe te Één persoon 1 voegen. Dit wordt vaak gezien als een taak Afdeling registratie/collectiebeheer 9 van de registrator en bijvoorbeeld Meerdere afdelingen 4 conservatoren of depotbeheerders. Slechts Meerdere afdelingen én educator 4 in vijf musea mocht de educator wel Iedereen, dus ook educator 1 gegevens toevoegen. In één van de musea Totaal 19 zijn alle educatoren ook conservatoren met een bepaalde specialisatie. Het is een bewuste keuze geweest om kennis en overdracht in één functie te verenigen. De educator gaf overigens aan dat dit altijd betekende dat iemand óf heel veel kennis over een onderwerp had en wat minder didactische vaardigheden, óf goed kon lesgeven en iets minder kennis in huis had. In een kleiner museum dat slechts vier medewerkers heeft, heeft iedereen min of meer dubbele taken kan het invoeren goed in de hand worden gehouden. In twee andere musea hebben medewerkers ook deze dubbelfunctie, maar in mindere mate. In weer een andere instelling mag de educator wel informatie toevoegen, maar niet wijzigen.
11
Hoe is het lees- en schrijfrecht verdeeld onder de andere medewerkers? Zoveel musea, zoveel antwoorden, dat geldt ook weer voor deze vraag. Bij acht musea ligt het invoerrecht bij verschillende afdelingen. In negen musea mogen alleen medewerkers van de afdelingen registratie en/of collectiebeheer invoeren. In één geval voerde er slechts één persoon alle gegevens in en in een ander museum hadden alle medewerkers invoerrechten. In de meeste musea was er een brede toegankelijkheid tot het systeem voor alle medewerkers. De musea waarbij dit niet het geval was, zijn eerder al besproken met betrekking tot de toegankelijkheid voor de afdeling educatie. Zoals al eerder gezegd, is de registrator vaak de persoon die de beslissingen maakt met betrekking tot de toegankelijkheid van het systeem. De educator daarentegen beslist welke informatie hij of zij nodig heeft en welke bronnen er worden gebruikt. Bij educatoren is een wens te bespeuren om persoonlijk contact te hebben, ze vragen liever aan collega’s dan aan een computer. Registratoren worstelen met de vraag of zij de informatie moeten beschermen tegen vervuiling, of juist toegankelijk moeten maken. Voor beide zal een gesprek met de andere partij waarschijnlijk verhelderend werken, maar hoe is het contact tussen de afdelingen en wat zijn de factoren die dit contact tot een succes of juist in fiasco kunnen maken?
12
Contact Is er contact en zo ja met wie? In het onderzoek hebben we onderzocht of er contact is tussen de registrator en de educator. Er is vaker wel dan niet contact, bij twee van de negentien musea zeggen beide dat er geen contact is op professioneel gebied. Daarnaast zeggen acht registratoren geen contact te hebben, terwijl de educatoren het tegendeel beweren. Het contact gaat over verschillende onderwerpen. Een van de onderwerpen is het gebruik van het informatiesysteem. De educatoren maken gebruik van het informatiesysteem. Er is dan ook vaak contact met de registrator over hoe het registratiesysteem in elkaar zit en op welke manier de educator het beste kan zoeken. Het is dan wel belangrijk dat het registratiesysteem zo compleet mogelijk is. Deze vorm van contact komt voor in vijf van de ondervraagde musea. De meerderheid van de educatoren gaat voor objectinformatie naar de conservator. In sommige gevallen zit de conservator dichtbij. Hij heeft meer kennis over de objecten en hun achtergrond en kan controleren of de informatie uit het registratiesysteem klopt. Hierdoor wordt er minder vaak contact gezocht met de registrator.
Waarover is er contact en waarom juist daarover? Naast de technische informatie over het registratiesysteem wordt er ook om andere informatie gevraagd. Welke informatie dit is, is allemaal afhankelijk van de taken die de registrator heeft, wat voor achtergrond hij heeft en hoe groot het museum is. Bij één van de musea krijgt de registrator de taak toegewezen alle objecten opnieuw te nummeren en het depot aan de hand van de nieuwe nummering opnieuw in te richten. In dit geval is de registrator intensief met de collectie bezig en weet daardoor precies welk object waar staat en hoe de staat van het object is. De educator van dit museum kan de registrator benaderen om informatie over objecten en de staat ervan te krijgen om ze te gebruiken voor educatie. In het twee van de ondervaagde musea helpen de registratoren met het selecteren van objecten voor tentoonstellingen. In weer een ander museum wordt er gesproken over objecten die gebruikt worden bij educatie, die nu zo belangrijk en zeldzaam zijn geworden dat ze in de collectie moeten worden opgenomen. Een ander onderwerp waar veel contact over is is fotomateriaal. Zo is er contact over foto’s die bij een tentoonstelling zijn gemaakt en die in het registratiesysteem moeten worden opgenomen. Of er is contact over foto’s in het registratiesysteem, die educatief medewerkers goed kunnen gebruiken. In een aantal gevallen weet de registrator heel veel over objecten en is hij heel erg betrokken bij projecten in het museum. Hij werkt dan mee aan het maken van tentoonstellingsteksten en docentenhandleidingen. Dit gebeurt in vijf van de geïnterviewde musea. In één van die musea is er tevens contact over het aankoop- en afstootbeleid. In enkele musea weet de registrator niet veel van de collectie. Dit heeft verschillende oorzaken. Een oorzaak is dat de registrator net in dienst is en zich de collectie nog eigen moet maken. Een gevolg hiervan is dat de informatie niet relevant is voor de
13
educator, in dat geval stapt de educator naar de collectiebeheerder, omdat deze inhoudelijk meer van de collectie af weet. In drie musea is dit het geval. In een aantal musea geven de registratoren de informatie door die in het informatiesysteem staat. In twee van de musea kunnen de registratoren een lijst uit draaien met alle object informatie, dit is heel handig en praktisch. Een aantal musea gaat met het oog op de toekomst kijken of het registratiesysteem gebruikt kan worden voor de afdeling educatie. Zij kunnen dan hun eigen informatie van educatie kwijt in het systeem. In één geval neemt de educator contact op met de registrator als er informatie veranderd moet worden in het objectinformatiesysteem, als er iets in het systeem aangepast of verbeterd moet worden of als er een nieuw object geregistreerd moet worden.
Geen contact We hebben de educator en de registrator apart geïnterviewd, daardoor zijn er verschillende meningen over het contact naar boven gekomen. Bij twee van de negentien musea hebben de educator en registrator gezegd geen contact met elkaar te hebben. In zes van de negentien gevallen hebben de educatoren en registratoren een ander antwoord gegeven over het contact. Als één van de twee medewerkers vindt dat er geen contact is dan is dat altijd de registrator. Een van de redenen dat er niet wordt samengewerkt is dat het registratiesysteem geen goede informatiebron is voor de educatoren. Het registratieprogramma Adlib deelt de informatie over het object in kleine stukjes. Dit maakt het voor de educator moeilijk om contextuele objectinformatie uit het systeem te halen. Verder gebruiken educatoren ook ander soorten informatie dan wat er in Adlib wordt opgeslagen. In Adlib registreert men meer de fysieke gegevens van het object, terwijl het de educator meer om de context van het object gaat. In één speciaal geval wordt er gewerkt aan een kroniek, waarin iedereen zijn eigen soort informatie over het object kan opslaan. Educatie zet haar teksten en objectinformatie in een eigen informatiesysteem. Daardoor blijft de informatie gescheiden, maar wel voor iedereen toegankelijk. In drie gevallen is er geen samenwerking door een onvolledig informatiesysteem. Dit komt deels doordat de collectie geautomatiseerd moet worden. In één museum zijn de objecten op de oude registratiekaarten onvolledig ingevuld. Dit maakt het registratiesysteem niet handig om te gebruiken voor de educator. Bij het twee andere musea is de registrator nog maar net in dienst en kan ze op veel vragen nog geen antwoord geven. In een ander geval is er geen registrator en moet er geld vrijkomen om die aan te stellen en een samenwerking te ontwikkelen. Één van de registratoren vindt het niet nodig om contact met de educator te hebben, omdat ze denkt dat er in de toekomst meer door afdelingen zelf gedaan wordt, zonder dat zij ertussen zit. In een ander museum is ook de educator van mening dat het niet nodig is om contact te hebben, omdat ze de registrator niet nodig heeft. Ze gaat altijd naar de collectiebeheerder. Ze denkt dat in de toekomst de afdeling collectiebeheer en educatie samen gaan. In één geval is er wel contact, maar dan gaat het puur om technische informatie over het registratiesysteem en niet om de objectinformatie. Het
14
is volgens de registrator niet handig voor de educator om het systeem te gebruiken, omdat het technisch niet mogelijk is om bepaalde informatie, zoals tentoonstellingsteksten, in Adlib toe te voegen. Van wie komt het initiatief? Tabel 7: Van wie komt het initiatief? Bij tien van de negentien Educator zegt Registrator zegt musea komt het initiatief van Alleen van de educator 8 5 de educator, deze vraagt dan Alleen van de registrator 0 0 Van beide 6 6 objectinformatie of technische Geen antwoord 5 8 informatie. Het contact komt Totaal 19 19 ook vaak van beide kanten. Het contact komt nooit alleen van de registrator, omdat hij de educator niet nodig heeft bij zijn werkzaamheden. De educator heeft hem wel nodig voor informatie voor educatieve programma’s.
Hoe vaak is er contact en is dat incidenteel of structureel? Uit elk interview blijkt dat de hoeveelheid contact heel erg van de situatie afhangt. Verder wordt de vraag of het contact structureel of incidenteel is verschillend geïnterpreteerd in de verschillende musea en regelmatig houden zelfs de registrator en educator uit het zelfde museum er verschillende maatstaven op na. Als de registrator het contact als Tabel 8: Is het contact structureel structureel ziet dan vindt de incidenteel? educator datzelfde contact Educator zegt Registrator zegt incidenteel. Dit is aan de orde in Structureel 3 6 vijf musea. Er zijn ook musea Incidenteel 12 4 waarbij een van de medewerkers Geen antwoord 4 9 vindt dat er niet eens contact is en Totaal 19 19 waarbij de andere medewerker vindt dat er wel degelijk contact is, hetzij structureel of incidenteel. Dit komt voor in twee gevallen, waar de registratoren net in dienst zijn. Ook bij drie andere musea is er volgens de educator wel contact, terwijl de registrator dit ontkent. Zij hebben als kenmerk dat ze een grote instelling zijn, waardoor de educator wellicht wel met de afdeling registratie contact heeft, maar nooit de geïnterviewde registrator spreekt. Drie van de ondervraagde instellingen zijn musea waarbij de medewerkers het eens zijn dat ze een structureel contact hebben. Een kenmerk van deze musea is dat ze heel klein zijn, ze hebben weinig medewerkers en ze kunnen makkelijk bij elkaar aan kloppen als ze iets nodig hebben. De medewerkers hebben dagelijks contact met elkaar. In vier gevallen vinden de educator en registrator beide dat het contact incidenteel is. Al deze musea hebben in het interview gezegd dat het afhankelijk is van de situatie hoe vaak ze met elkaar samenwerken. Het is afhankelijk van de projecten die ze op dat moment hebben. De frequentie van het contact is per museum verschillend. Veel musea hebben het niet aangeduid met een bepaald aantal keer per week of per maand. Het is opvallend
15
dat de musea die zeggen dat ze structureel contact hebben ook allemaal spreken van een dagelijks contact. In slechts één museum zegt men dat er vaak contact is, wat men als structureel beschouwt. Vier musea zijn musea die een maandelijks contact hebben of meerdere keren in de maand. Deze musea hebben aangegeven dat ze een incidenteel contact hebben. Wat hierbij opvalt, is dat bij de meeste van deze musea de registrator vind dat er geen contact is.
16
Tevredenheid Het merendeel van de ondervraagden is tevreden over de samenwerking. Er is geen een educator of registrator die niet tevreden is. De mate van tevredenheid is afhankelijk van bepaalde factoren. Één van deze factoren is de bereikbaarheid van de registrator voor vragen van de educator. De bereikbaarheid van de educator is minder belangrijk, omdat de registratoren zelden contact met hen zoeken. Een factor die veel met de tevredenheid te maken kan hebben is de visie op objecten in het museum. Een voorbeeld hiervan is een museum waarbij ze een strijd hebben gehad over de classificatie van objecten. Een afdeling vond dat bepaalde objecten zo bijzonder waren geworden dat deze niet meer gebruikt mochten worden voor educatieve doeleinden. De plannen van de afdeling registratie en educatie moeten met elkaar overeen komen, anders is het moeilijk om samen te werken. Bij een andere instelling bestaat het probleem dat educatie met korte termijn projecten werkt en registratie met lange termijn projecten. Beide afdelingen moeten bovendien wel met elkaar willen samenwerken. Het is opvallend dat de tevredenheid in de kleine musea heel groot is. De verschillende afdelingen kunnen goed samenwerken en men weet precies wat er bij de andere afdelingen gebeurt, waardoor iedereen weet wat ze van elkaar kunnen verwachten. In een kleine organisatie komt men elkaar bovendien vaker tegen. Zo is er een voorbeeld waar de kantoren van de educator en de registrator zich tegenover elkaar bevinden en men makkelijk bij elkaar kan aankloppen.
17
Toekomstvisie Elk zichzelf respecterend museum heeft natuurlijk ook een visie op de toekomst. De combinatie educatie/registratie is in verband met het presenteren van musea via Internet een samenwerking bij uitstek voor de toekomst. We hebben als afsluitende vraag in ons interview de geïnterviewde educatoren en registratoren gevraagd welke visie zij op de toekomst hadden. Registratie Zoals reeds aangegeven, denkt elk museum wel eens over de toekomst. Er zijn altijd wel dingen die beter kunnen, zo ook op het gebied van registratie. De meeste registratoren zijn echter vrij realistisch over de toekomst. Een paar registratoren heeft verteld dat er vrij weinig veranderingen zullen komen in de toekomst. Velen hebben het over het op orde brengen van het registratiesysteem. Een aantal musea kampt namelijk met achterstand op het gebied van registratie. Daarnaast heeft een enkeling het over het presenteren van de collectie via Internet. Ook noemen zij het onderbrengen van objecten van het Rijksmuseum in het eigen museum onder de titel ‘Rijksmuseum aan …’ als project voor de toekomst. Hierin gaat samengewerkt worden met de afdelingen educatie en pr. Internet Gelderse Musea (IGEM) is een project van een aantal musea in Gelderland om gezamenlijk hun musea en collecties via Internet te presenteren. Één van de instellingen noemt dit met name als project voor nu en de toekomst, waarin onder andere samengewerkt wordt met de afdeling educatie. Educatie De activiteiten die in de toekomst moeten gaan plaatsvinden liggen voor veel educatoren op het gebied van het openstellen van het registratiesysteem voor het publiek en alle aanpassingen die hiermee gepaard gaan. Vijf musea hebben het over het tonen van hun collectie en de informatie over die collectie via Internet. Er wordt hierbij gesproken over ‘Collectie Nederland’, een project van musea in het hele land, die het gezamenlijk aanbieden van collecties probeert te realiseren. In één van de instellingen doen ze dit, zoals al eerder aangegeven is, op provinciale schaal, via IGEM. Niet alleen de registrator, maar ook de educator van dit museum heeft het project genoemd. Andere educatoren hebben het onder andere over het verbeteren van de structuur en cultuur binnen hun museum. Dit om onder andere het samenwerken met andere afdelingen binnen het museum te bevorderen. Slechts één museum verwacht geen veranderingen. Elders hoopt men niet op veranderingen met betrekking tot de samenwerking met andere afdelingen en met name met registratie, omdat het museum vindt dat het zo goed gaat.
18
Conclusie Het museale werkveld is een dynamisch werkveld, geen twee musea zijn het zelfde. Elk museum kent min of meer de zelfde taakomschrijvingen. Maar de benaming van de functie en de combinatie van taken binnen een functie zijn afhankelijk van de visie van het museum. De antwoorden op de vragen waren op hun beurt weer afhankelijk van de taakverdelingen binnen het museum. De combinatie van taken is vaak bepalend voor de visie die een medewerker op zijn of haar functie heeft. Toch hebben wij uit dit onderzoek meer kunnen concluderen dan dat ‘alle musea verschillend zijn’. Wij zijn uit gegaan van de vraag Hoe is de samenwerking bij de uitwisseling van objectinformatie tussen de afdelingen registratie en educatie in de Nederlandse musea? Om deze vraag te kunnen beantwoorden hebben we eerst onderzocht of de educatoren wel gebruik maken van objectinformatie en wat hun bronnen zijn voor die informatie. Wij konden concluderen dat alle educatoren wel gebruik maakten van objectinformatie, maar dat slechts een deel van hen ook gebruik maakte van het registratiesysteem. Een klein aantal had geen toegang, of wist niet dat het toegang had tot het systeem, maar ook een flink aantal medewerkers maakte bewust geen gebruik van het registratiesysteem. Liever vroegen zij persoonlijk informatie aan collega’s. De meeste educatoren wisten heel goed welke informatie zich bij wie bevond. Bovendien was de inhoud van het registratiesysteem vaak minder volledig dan de informatie die bij medewerkers aanwezig was. Soms was het registratiesysteem voor de educator slecht toegankelijk of wist de educator onvoldoende van het systeem af om er goed gebruik van te kunnen maken. Een laatste belemmering voor verschillende educatoren was de vervuilde thesaurus, waardoor het zoeken hen vrijwel onmogelijk werd gemaakt. Naast de houding van de educator is ook de houding van de andere partij, de registrator, onderzocht. Zij bevinden zich als het ware in een spanningsveld met aan de ene kant de taak om te waken voor de juistheid van de objectgegevens en de structuur van het systeem te behouden en aan de andere kant de taak om de gegevens binnen het museum bekend te maken en collega’s de kans te geven informatie toe te voegen. Elke registrator koos hierin zijn eigen positie. Bij deze keus zijn een aantal factoren van belang: De afmeting en diversiteit van de collectie, de kwaliteit van de beschikbare gegevens, het aantal medewerkers (zowel binnen het gehele museum als binnen de afdeling registratie) en het soort registratiesysteem. Ten slotte was het opvallend dat het contact tussen de beide partijen nooit een beleidsmatige ondergrond had. Of er contact was tussen de educator en de registrator hing voor een groot deel af van hun houding ten opzichte van de taak die zij moesten verrichten. Daarnaast speelde de bedrijfscultuur een belangrijke rol. Men sprak elkaar nooit tijdens vergaderingen. Als het museum een cultuur had waarin men makkelijk bij elkaar binnen liep of er geregeld samen koffie werd gedronken, dan spraken de twee medewerkers elkaar. Was er geen koffie dan was er, grof gezegd, ook geen contact. Ten slotte speelde de positie van de personen in het museumgebouw een grote rol. 19
Zat men samen op kantoor, of net een deur verderop, dan had men een goed inzicht in elkaars taken en wist men elkaar te vinden als er hulp nodig was. Naarmate de kantoren van de twee verder uit elkaar lagen, was het contact minder. Als algemeen antwoord op onze onderzoeksvraag zouden wij dan ook willen stellen: De samenwerking tussen de afdelingen educatie en registratie kent nooit formele oorzaken en is altijd afhankelijk van de persoonlijke houding van beide partijen ten opzichten van hun eigen functie en elkaar.
20
Aanbevelingen Aan de hand van dit onderzoek zijn wij slechts in staat algemene aanbevelingen te doen. De meeste musea zijn genoodzaakt de staf zo klein te houden als de organisatie toestaat. Daarom is het van groot belang dat de verschillende partijen binnen het museum optimaal samenwerken. Inzicht in elkaars werkveld is hierbij een eerste vereiste. Daarnaast is een professionele houding van alle medewerkers ten opzichte van hun taken van belang. Wij raden vooral de registratoren aan om goed stil te staan bij hun functie en de functie van het registratiesysteem binnen het museum. Zij bevinden zich immers altijd in een spanningsveld en daarbij is het van belang dat zij zelf bepalen wat daarin hun plaats is. Er is hierbij geen sprake van goede en foute beslissingen. Het gaat erom een weloverwogen keuze te maken die in de ogen van de registrator het best past bij de visie en toekomstplannen van het museum. Als een registratiesysteem bijvoorbeeld nog in de kinderschoenen staat en de educatoren het niet weten te gebruiken, zal de registrator zich moeten afvragen of het museum er al aan toe is om collectiegegevens op Internet te zetten. Als registratoren weten wat de mogelijkheden zijn van het registratiesysteem kunnen zij deze kennis delen met de andere medewerkers en kan er optimaal samengewerkt worden. Daarnaast raden wij de registratoren aan om op de hoogte te blijven van de informatiestromen die binnen het museum beschikbaar zijn. Zij kunnen invloed hebben op de functie van het registratiesysteem binnen het museum. Als de registrator weet welke gegevens er vaak nodig zijn, kan hij daar wellicht rekening mee houden bij zijn taken. Daarnaast kan het nuttig zijn om informatie in te winnen bij registratoren van andere musea. Twee weten immers meer dan één. Tegelijkertijd willen wij de educatoren adviseren om zich te verdiepen in het registratiesysteem, zodat zij in ieder geval weten wat zij er wel en niet in kunnen vinden. Bovendien raden wij hen aan om vertrouwt te raken met de zoekmogelijkheden van het registratiesysteem. Hoewel andere bronnen waarschijnlijk meer achtergrondinformatie bieden, beschikt het registratiesysteem wel over de basisgegevens van objecten. Gegevens over o.a. de afmetingen en de naam van de vervaardiger zou een educator dan ook zelfstandig moeten kunnen vinden, mits hij toegang heeft tot het registratiesysteem. Daarnaast zouden wij educatoren willen wijzen op de veelheid aan bronnen die beschikbaar is, waarvoor men geen collega’s hoeft te raadplegen. Uit het interview is gebleken dat veel educatoren liever informatie vragen aan een persoon dan aan een computer. Bekendheid met verschillende typen databases, zoals het registratiesysteem, maar ook de bibliotheekcatalogus, kent echter grote voordelen. Zo hoeft men niet meer te wachten op reacties van collega’s. Men kan nieuwe en actuele informatie het museum binnenbrengen, door ook buiten de instelling te zoeken. En als er, bijvoorbeeld als gevolg van de verjonging van de staf, nieuwe medewerkers de oude gaan vervangen, gaan informatiebronnen niet verloren. Daarbij willen we wel opmerken dat de betrouwbaarheid van de informatie altijd gewaarborgd moet blijven. Zo is het Internet
21
een snel en makkelijk te gebruiken zoekmedium, maar de betrouwbaarheid van gegevens houdt vaak te wensen over. Samenvattend raden wij de educatoren en registratoren aan om hun functie verder te professionaliseren, verder te kijken dan de muren van het museum en geïnteresseerd te blijven in de taken van collega’s.
22
