Inhoudsopgave
Voorwoord
5
1 1.1 1.2 1.3
Help, ik heb personeel nodig! – Inleiding Een handboek, is dat nodig? Hoezo, schaars talent? Een integrale aanpak
13 13 13 15
2
Help, wat voor personeel heb ik eigenlijk nodig? – Functievorming Inleiding Hoe stel ik een functie samen? 2.2.1 Wat moeten ze doen? 2.2.2 Wat moeten ze dan kunnen? 2.2.3 Kunnen en doen gecombineerd: het functieprofiel Een functieprofiel, hoe maak ik dat? 2.3.1 Stap 1: ordenen en bundelen van taken 2.3.2 Stap 2: opstellen functieomschrijving 2.3.3 Stap 3: opstellen competentieprofiel 2.3.4 Stap 4: het functieprofiel Aandachtspunten 2.4.1 Valkuilen 2.4.2 Samenhang en integratie
19 19 20 20 22 23 24 24 25 25 26 26 26 29
Help, het overvalt mij! – Personeelsplanning Inleiding Wat is personeelsplanning? 3.2.1 Planning of prognose? 3.2.2 Uitgaan van de vraag of het aanbod van personeel? 3.2.3 Afstemming van vraag en aanbod Personeelsplanning, kan ik daar iets mee? 3.3.1 Vraag controleren 3.3.2 Aanbod controleren 3.3.3 Afstemmen 3.3.4 Rekening houden met schaarste Aandachtspunten 3.4.1 Samenhang en integratie
31 31 32 32 33 35 36 37 37 37 38 39 39
2.1 2.2
2.3
2.4
3 3.1 3.2
3.3
3.4
8
Help, ik heb goed personeel nodig!
4 4.1 4.2
4.3
4.4 5 5.1 5.2
5.3
5.4
6 6.1 6.2 6.3
Help, waar vind ik nieuwe medewerkers? – Werving Inleiding Waar moet ik zoeken? 4.2.1 Binnen of buiten de organisatie? 4.2.2 Wat is het imago van uw organisatie? Hoe aantrekkelijk lijkt de functie? 4.2.3 Wat zijn mijn doelgroepen en wat vinden zij belangrijk? 4.2.4 Welke wervingskanalen kan ik het beste inzetten? Nieuw personeel aantrekken, hoe doe ik dat? 4.3.1 Stap 1: nagaan of de functie aangepast moet worden 4.3.2 Stap 2: intern of extern werven? 4.3.3 Stap 3: nagaan hoe het imago van uw bedrijf eruitziet 4.3.4 Stap 4: kiezen van wervingskanalen 4.3.5 Stap 5: opstellen van het wervingsplan 4.3.6 Stap 6: de uitvoering Aandachtspunten
43 44 44 48 48 49 49 50 53 54 54
Help, wie moet ik kiezen? – Selectie Inleiding Welk selectiemiddel kan ik gebruiken? 5.2.1 De brievenselectie 5.2.2 Het sollicitatiegesprek 5.2.3 De assessmentmethode 5.2.4 Psychologisch onderzoek 5.2.5 Referenties 5.2.6 Medisch onderzoek 5.2.7 Tijdelijke aanstelling Selecteren, hoe doe ik dat? 5.3.1 Voorbereiding 5.3.2 Brievenselectie 5.3.3 Selectiegesprek Aandachtspunten 5.4.1 Valkuilen 5.4.2 Samenhang
57 57 58 59 59 60 60 61 62 62 62 62 63 64 67 67 69
Help, ik krijg een nieuwe medewerker! – Aanstelling en introductie Inleiding Wat houdt een goede aanstelling in? Hoe ziet een goede introductie eruit?
71 71 72 74
41 41 42 42
Inhoudsopgave
6.4
6.5
7 7.1 7.2
7.3
7.4
7.5
8 8.1 8.2
8.3
6.3.1 Kennismaken met de organisatie 6.3.2 Kennismaken met de eigen functie en met de organisatiecultuur Aanstelling en introductie, hoe doe ik dat? 6.4.1 Aanstelling regelen 6.4.2 Introductieprogramma opstellen 6.4.3 Uitvoeren van het introductieprogramma Aandachtspunten 6.5.1 Vermijden van discriminatie en intimidatie bij de introductie 6.5.2 Samenhang en integratie Help, ik moet mijn mensen belonen! – Beloning en functiewaardering Inleiding Beloning 7.2.1 Directe koppeling 7.2.2 Indirecte koppeling 7.2.3 Gebaseerd op functiezwaarte Functiewaardering 7.3.1 Vaststellen en analyseren van de functie 7.3.2 In rangorde plaatsen van de functies 7.3.3 Koppeling van het functieniveau aan een salarisschaal Loonbepaling en functiewaardering, wat kan ik daarmee doen? 7.4.1 Is de functie nog juist gewaardeerd? 7.4.2 Inpassing in de salarisschaal 7.4.3 Beoordeling, promotie of bonussen Aandachtspunten 7.5.1 Aandachtspunten bij de loonbepaling 7.5.2 Aandachtspunten bij functiewaardering 7.5.3 Samenhang en integratie Help, ik moet weten of het goed gaat! – Beoordelen Inleiding Beoordelen, hoe gaat dat eigenlijk? 8.2.1 Wat is beoordelen? 8.2.2 De klassieke beoordeling 8.2.3 Het functioneringsgesprek 8.2.4 Het ontwikkelingsgesprek Beoordelen, hoe doe ik dat?
74 75 76 76 77 79 81 81 82
85 85 86 86 87 89 89 89 90 91 92 92 93 94 95 95 96 97 101 101 102 102 103 105 106 107
9
10
Help, ik heb goed personeel nodig!
8.4
9 9.1
9.2
9.3
9.4
10 10.1 10.2
10.3
8.3.1 Eerst kiezen 8.3.2 De klassieke beoordeling 8.3.3 Het functioneringsgesprek 8.3.4 Het ontwikkelingsgesprek Aandachtspunten 8.4.1 Valkuilen 8.4.2 Samenhang en integratie Help, mijn mensen moeten iets leren! – Opleiden en ontwikkelen Inleiding 9.1.1 Opleiden, is dat nodig? 9.1.2 Soorten opleidingen Wat is opleiden? 9.2.1 Leerbehoeften en opleidingsdoelen 9.2.2 Opleidingsinhoud 9.2.3 Opleidingsvorm 9.2.4 Opleidingsproces en leerproces 9.2.5 Leerresultaten en evaluatie 9.2.6 Opleiden en de organisatie Opleiden, hoe pak ik dat aan? 9.3.1 Zelf doen of uitbesteden? 9.3.2 Mentor zijn Aandachtspunten 9.4.1 Mentoring en coaching van cultureel diverse medewerkers 9.4.2 Samenhang en integratie Help, mijn mensen willen wat anders! – Loopbaanontwikkeling Inleiding Wat is loopbaanontwikkeling? 10.2.1 Fase 1, de inwerkperiode 10.2.2 Fase 2: normaal functioneren 10.2.3 Fase 3, zoeken naar een andere functie 10.2.4 Horizontale of verticale loopbaanpaden Loopbaanontwikkeling, hoe doe ik dat? 10.3.1 Keuze vooraf 10.3.2 Organisatiegericht: loopbaanplanning 10.3.3 Afstemmingsgericht: loopbaanbegeleiding
107 107 109 112 112 112 115
117 117 117 117 118 120 121 121 122 122 123 124 124 125 126 126 129
131 131 132 134 134 135 136 137 137 137 139
Inhoudsopgave
10.4
Aandachtspunten 10.4.1 Gelijke ontwikkelingskansen 10.4.2 Loopbaanontwikkeling voor vrouwen 10.4.3 Loopbaanontwikkeling voor allochtonen 10.4.4 Loopbaanontwikkeling voor ouderen 10.4.5 Samenhang en integratie
141 141 142 143 143 144
11
Help, mijn mensen willen overleggen! – Betrokkenheid en werkoverleg Inleiding Wat is werkoverleg? 11.2.1 Regelmatig en geregeld 11.2.2 Er is iets te overleggen 11.2.3 Afgebakend terrein 11.2.4 Overleg tussen leidinggevende en ondergeschikten Werkoverleg, hoe regel ik dat? 11.3.1 Keuze vooraf: wat is uw taak? 11.3.2 Werkoverleg invoeren 11.3.3 Zelf werkoverleg voeren Aandachtspunten 11.4.1 Specifieke groepen 11.4.2 Samenhang en integratie
147 147 149 149 149 150 150 151 151 151 154 156 156 156
Help, er lopen medewerkers weg! – Verloopbeheersing Inleiding Verloopbeheersing 12.2.1 Oorzaken 12.2.2 Mogelijkheden om verloop aan te pakken Verloop, hoe kan ik dat voorkomen of verminderen? 12.3.1 Bijdragen aan het opsporen van oorzaken 12.3.2 Gebruik van systematische hulpmiddelen 12.3.3 Werken aan pesten en agressie 12.3.4 Exit-interviews Aandachtspunten 12.4.1 Kosten van verloop 12.4.2 Samenhang en integratie
159 159 160 160 162 165 166 166 168 168 169 169 169
Help, ik moet medewerkers ontslaan! – Ontslag Inleiding Individueel ontslag
171 171 172
11.1 11.2
11.3
11.4
12 12.1 12.2
12.3
12.4
13 13.1 13.2
11
12
Help, ik heb goed personeel nodig!
13.3
13.4
13.5
Collectief ontslag 13.3.1 Wie moeten ontslagen worden? 13.3.2 Sociaal plan 13.3.3 Outplacement 13.3.4 Achterblijvers Ontslag, hoe doe ik dat? 13.4.1 Individueel ontslag 13.4.2 Collectief ontslag Aandachtspunten 13.5.1 Samenhang en integratie
173 173 174 175 176 177 177 177 180 180 183 185 190 194
Bijlagen 1 Handleiding voor het maken van functieprofielen 2 Selectieformulier 3 Voorbeeld mentoraatscontract 4 Voorbeeldprocedure voor functionerings- en beoordelingsgesprekken 5 Formulier bij het voeren van een functioneringsgesprek 6 Formulier voor het beoordelingsgesprek 7 Medewerkerstevredenheidsonderzoek 8 Vragenlijst voor exit-interview 9 Checklist voor het uitvoeren van exit-interviews 10 Vervangingskosten van een medewerker 11 Voorbeeld opzet sociaal plan
200 203 205 211 214 216 218 220
Literatuur
225
ik heb personeel Help, nodig! – Inleiding
1.1
Een handboek, is dat nodig?
Iedere arbeidsorganisatie heeft in mindere of meerdere mate personeel nodig. Dat gaat meestal niet vanzelf; u moet er genoeg moeite voor doen om medewerkers binnen te halen, binnen te houden, en soms er weer afscheid van te nemen. In ons advieswerk kwam telkens de vraag naar voren hoe leidinggevenden het personeelsbeleid zelf uit kunnen voeren. Er bestaat behoefte aan een handzaam praktijkboek dat u raad geeft bij de praktische aanpak van de zaken die u daarbij tegenkomt. Dit boek wil u die handleiding bieden, waarbij de nadruk ligt op de praktische aanpak. Theorie is nodig omdat u ook moet weten waar het om gaat. Die geven we dan ook, maar wel in beperkte mate. Wie meer wil weten kan dat vinden in de verwijzingen naar andere literatuur. Deze handleiding bespreekt de algemene aanpak van veel voorkomende personele onderwerpen, maar richt zich daarnaast op het vraagstuk van het vinden, boeien en binden van schaars talent. We geven dat apart aan bij de aandachtspunten bij ieder onderwerp.
1.2
Hoezo, schaars talent?
Het lijkt vreemd om in een tijd van economische crisis te spreken van schaars talent. Er worden immers steeds meer mensen werkloos, die daarmee beschikbaar komen voor de arbeidsmarkt. Toch zijn er ontwikkelingen die maken dat bepaalde categorieën personeel schaars zullen worden. Een belangrijke factor is de vergrijzing. Het aandeel senioren in het personeelsbestand neemt toe, en zal dat in de toekomst nog sterker doen. Door pensionering, ziekte en overlijden laat dat gaten over die niet meer zo makkelijk zijn op te vullen met jongeren, die juist steeds schaarser worden op de arbeidsmarkt. Daarnaast moeten veel organisaties afscheid nemen van goede jonge professionals als gevolg van de economische recessie en bezuinigin-
1
14
Help, ik heb goed personeel nodig!
gen. En er zijn nu reeds sectoren die kampen met tekorten en onvervulbare vacatures, met name de zorg en techniek. Naar verwachting zullen die tekorten de komende jaren als gevolg van de vergrijzing alleen nog maar toenemen. Tussen 2020 en 2040 zal de schaarste op de arbeidsmarkt zijn hoogtepunt beleven. Maar al in 2015 verwacht de SER een tekort van 50.000 vakmensen in de zorg, techniek en landbouw. Deze tekorten lopen tot 2020 op naar 200.000! Werkgevers die de traditionele blanke mannelijke kostwinner die voltijds werkt als ijkpunt houden, zullen steeds moeilijker aan personeel kunnen komen. Aan de andere kant zijn er ook groepen op de arbeidsmarkt waarvan het potentieel nog steeds weinig benut wordt. Dat komt door vooroordelen als: • Liever geen jonge vrouwen, want die worden zwanger en dat is lastig. • Liever geen ouderen, die zijn star, niet bereid tot vernieuwing en te duur. • Liever geen allochtonen, want al die verschillende culturen op de werkvloer dat geeft alleen maar gedoe. • Liever geen mensen met afgebroken of lage opleidingen. We willen mensen die direct inzetbaar zijn voor de job! Werkgevers die hun vooroordelen opzijzetten en niet kijken naar leeftijd, afkomst, geaardheid enzovoort blijken plotseling te beschikken over een veel grotere vijver waar ze in kunnen vissen om de geschikte kandidaat te vinden! Ook vinden ze gemakkelijker kwalitatief goede medewerkers. Vooral de groepen allochtonen en vrouwen blijken nog veel potentieel te kunnen leveren. Uit CBS-gegevens blijkt dat eind 2008 onder niet-westerse allochtonen sprake is van een netto-arbeidsparticipatie van 57 procent. Voor de autochtone bevolking ligt dat percentage op bijna 70; westerse allochtonen komen hier met 67 procent dicht in de buurt. De arbeidsparticipatie van met name niet-westerse allochtonen blijft derhalve achter. Uit een onderzoek in opdracht van de Raad voor Werk en Inkomen (RWI) blijkt dat allochtonen over het algemeen kiezen voor studies met een goed arbeidsmarktperspectief. Toch hebben, zo blijkt uit het onderzoek van de RWI, met name niet-westerse hoogopgeleide allochtonen nog een achterstand ten opzichte van hun autochtone collega’s. Een belangrijke verklaring voor het langer werkloos zijn van niet-westerse hoogopgeleide allochtonen blijkt te zijn dat hun zoekkanalen en de wervingskanalen van (autochtone) werkgevers maar zeer ten dele parallel lopen.
Help, ik heb personeel nodig! – Inleiding
Bij de vrouwen is de arbeidsdeelname in de afgelopen jaren gestegen tot 59 procent. De overheid streeft ernaar dit percentage op te voeren tot 65 procent. Vrouwen werken bij voorkeur in deeltijd, en tot nu toe in vrij kleine deeltijdbanen. Daardoor is er onder hen nog veel arbeidspotentieel, mits er goede voorzieningen zijn om de zorg thuis te combineren met het werk. De mogelijkheid om flexibel te werken, zowel wat de arbeidstijden als wat de arbeidsplaats betreft, verlof voor de opvang van tijdelijke zorgbehoeften, aanpassingen in schooltijden en een toegankelijke en kwalitatief goede kinderopvang zijn daarbij van belang. De afgelopen tien jaar is ook het aantal werkende 50-plussers gestaag gestegen. Dit komt deels door de vergrijzing en deels doordat ouderen vaker een baan hebben (al dan niet tengevolge van het afschaffen van prepensioen- en vut-regelingen). Mede door de overheidsmaatregelen in dit verband zullen in de toekomst meer oudere werknemers langer deelnemen aan het arbeidsproces dan thans het geval is. Voor werkgevers zal door de vergrijzing de noodzaak van het aannemen en het behouden van oudere werknemers verder toenemen.
1.3
Een integrale aanpak
Het gaat dus om het vinden, boeien en binden van – schaars – personeel. Daar zult u een aantal vraagstukken bij tegenkomen. Bij het ‘vinden’ gaat het om zaken als: • bepalen wat men moet doen, het maken van functies; • bepalen hoeveel mensen nodig zijn, en op welke termijn; • zoeken en werven op de arbeidsmarkt; • selectie van de gevonden kandidaten; • introductie en inwerken in de organisatie. Bij het ‘boeien en binden’ komen we tegen: • de betaling van de personeelsleden; • de beoordeling; • het opleiden en trainen; • loopbaanontwikkeling; • betrokkenheid en werkoverleg; • beperken van onnodig verloop.
15
16
Help, ik heb goed personeel nodig!
Ten slotte zullen we soms ook nog afscheid moeten nemen van personeelsleden: • ontslag en pensionering. We zullen deze onderwerpen in die volgorde in de volgende hoofdstukken bespreken. Ze zijn als losse onderwerpen te bezien, maar het is verstandig ze zoveel mogelijk in samenhang, integraal, aan te pakken. Want ze houden op twee manieren nauw verband met elkaar. Allereerst is er een ‘technische samenhang’, een samenhang op basis van informatie. Informatie die bij het ene onderwerp beschikbaar komt, wordt weer toegepast bij andere onderwerpen, en andersom. Als je bij het ene onderwerp iets doet, heeft dat daarmee gevolgen voor de andere. Een andere samenhang is die in ‘stijl’. Bijvoorbeeld als u in de ene aanpak veel inspraak toelaat en in de andere aanpak niet, dan gaat dat wringen. Mensen blijken bijzonder gevoelig voor een consequente benadering. We zien in de praktijk maar al te vaak dat organisaties van hun personeel een flexibele en zelfverantwoordelijke instelling eisen en vervolgens allemaal systemen en normen ontwikkelen om alles maar zo strak mogelijk in de hand te houden. En dan verbaasd zijn dat die personeelsleden geen initiatieven meer ontplooien… Kortom, blijf u bij de aanpak van personele onderwerpen bewust van hun onderlinge samenhang en wees consequent in de manier waarop u de onderwerpen benadert!
Help, ik heb personeel nodig! – Inleiding
De verschillende onderwerpen zijn als volgt schematisch aan te geven: VINDEN - Functievorming - Personeelsplanning - Werving - Selectie - Introductie
BOEIEN EN BINDEN - Belonen - Beoordelen - Opleiden - Loopbaanontwikkeling - Werkoverleg - Verloopbeheersing
AFSCHEID NEMEN - Ontslag/reorganisatie
Figuur 1.1
17
