INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave .................................................................................................................. 1 Wat is anders werken? ...................................................................................................... 2 1
Kantoorinnovatie .............................................................................................. 2
1.1
Telewerk ............................................................................................................. 2
2
Wie wordt er beter van? ................................................................................... 2
2.1
Maatschappelijke voordelen................................................................................ 2
2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.2
Minder files.......................................................................................................... 3 Meer welzijn ........................................................................................................ 3 Efficiënter ruimtegebruik ..................................................................................... 3 Voorbeeldfunctie ................................................................................................. 3 Individuele voordelen .......................................................................................... 3
2.2.1 2.2.2 2.3
Prettiger en productiever werken ........................................................................ 3 Sociale contacten................................................................................................ 4 Organisatorische voordelen ................................................................................ 4
2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5
Efficiënter ruimtegebruik ..................................................................................... 4 Tevredenheid en motivatie .................................................................................. 4 Arbeidsproductiviteit ............................................................................................ 4 Aantrekkelijke werkgever .................................................................................... 4 Meer teamwerk, hechter groepsgevoel ............................................................... 5
3
Andere werkvormen en evaluatie .................................................................... 5
3.1
Wanneer kunt u andere werkvormen overwegen? .............................................. 5
3.2
Evaluatie tevredenheid proefproject .................................................................... 5
Index
............................................................................................................................ 6
Wat is anders werken?
5 Kantoor
Voornaam & Familienaam
WAT IS ANDERS WERKEN? Anders werken is de overkoepelende term voor twee tendensen: kantoorinnovatie en telewerk. Hun gemeenschappelijke noemer is flexibiliteit.
1
Kantoorinnovatie
Onder kantoorinnovatie verstaan we het creëren van een werkomgeving met taakgebonden werkplekken in een open werkomgeving. Voor geconcentreerd werk kan men zich installeren in een cockpit. Voor collega’s is het dan duidelijk dat men niet gestoord wil worden. Voor overleg of projectwerk kan men een teamcockpit reserveren.
Cockpit
1.1
Teamcockpit
Telewerk
Telewerk wordt binnen de Vlaamse overheid aangemoedigd. Met telewerk wordt de mogelijkheid gecreëerd om werk en privé beter op elkaar af te stemmen, de reistijden te reduceren, de stress te verminderen, efficiënter en meer resultaatgericht te werken. Telewerk kan worden ingedeeld, afhankelijk van de plaats. Bij telethuiswerk wordt er gewerkt van op het thuisadres van de telewerker. Dit is de meest vergaande vorm van telewerken met de grootste maatschappelijke effecten. Telethuiswerk komt voornamelijk voor in kennisintensieve en informatieverwerkende functies. Telewerken op locatie gebeurt vooral door mobiele beroepen die bij de klant komen en via een laptop een verbinding met het bedrijfsnetwerk leggen.
2
Wie wordt er beter van?
2.1
Maatschappelijke voordelen
De maatschappelijke kost van het klassiek centraal gelegen kantoor mag niet worden onderschat. Elke werkdag rijden in België ongeveer 2,2 miljoen mensen op hun eentje van en naar het werk. Dat zorgt voor files, energieverspilling, vervuiling en ongevallen. Andere meer flexibele werkvormen kunnen het woon-werkverkeer helpen terugdringen. Vernieuwende kantoorconcepten slokken bovendien minder kostbare ruimte op.
Finale test: Tekstverwerking TTV5
2
Wat is anders werken?
5 Kantoor
Voornaam & Familienaam
2.1.1 Minder files De maatschappelijke voordelen van telewerk liggen voor de hand. Telewerk kan het woonwerkverkeer beperken of in elk geval meer spreiden in de tijd. Ook het aantal verkeersongevallen, de stress en de daarmee verbonden ziektekosten kunnen worden teruggedrongen. Een wondermiddel is telewerk allicht niet. Hoeveel medewerkers in de toekomst zullen telewerken, weet niemand. Maar zelfs een klein percentage omvat in absolute cijfers heel wat mensen. Als we er dankzij telewerk in zouden slagen om de dagelijkse files met 10 % te verminderen, dan is dat mooi meegenomen.
2.1.2 Meer welzijn Telewerk kan de ideale oplossing zijn voor medewerkers die anders zouden moeten afhaken. Mensen met een fysieke handicap kunnen gemakkelijker aan de slag blijven. Ouders die een tijd wat meer voor de kinderen willen zorgen en toch professioneel bezig willen blijven, kunnen de tijd die ze anders noodgedwongen aan het woon-werkverkeer besteden, nu bij hun kinderen doorbrengen. Andere werkvormen dragen op die manier bij tot maatschappelijke integratie en emancipatie. Ze bouwen mee aan een maatschappij die een nieuw evenwicht creëert tussen werk en privé.
2.1.3 Efficiënter ruimtegebruik Traditionele kantoren verslinden veel ruimte. Dankzij nieuwe kantoorconcepten kan de ruimte veel efficiënter gebruikt worden. Door office sharing wordt de beschikbare ruimte beter benut omdat meer medewerkers op eenzelfde ruimte gehuisvest worden.
2.1.4 Voorbeeldfunctie Belangrijk is dat de overheid hier een voorbeeldfunctie vervult en interne expertise verwerft om toekomstige projecten, zowel intern als extern te faciliteren. De voordelen voor de maatschappij zijn legio1: het mobiliteitsprobleem helpen oplossen, lagere ziektekosten en minder verkeersongevallen, bijdragen tot stressbeheersing, de arbeidskansen vrijwaren van bepaalde groepen, een efficiënter ruimtegebruik en meer evenwicht tussen werk en privé.
2.2
Individuele voordelen
De meeste mensen verwachten van een baan meer dan zomaar een broodwinning. Men wil het liefst werken in een aangename omgeving en een zorgzame organisatie. Bovendien wil men arbeid en vrije tijd graag harmonieus op elkaar afstemmen. Flexibele werkvormen reiken daartoe nieuwe mogelijkheden aan.
2.2.1 Prettiger en productiever werken Vernieuwende kantoorconcepten steunen op taakgebonden werkplekken die zo goed mogelijk zijn afgestemd op de taakinhoud. Dat zorgt voor een prettiger en productiever klimaat. Anders werken biedt zowel concentratiewerkplekken als gemeenschappelijke communicatieruimtes. In een dergelijke werkomgeving kiest men de werkplek waarin men op dat moment het best kan werken.
1
3
Legio: Verzameling
Finale test: Tekstverwerking TTV5
Wat is anders werken?
5 Kantoor
Voornaam & Familienaam
2.2.2 Sociale contacten Doordat men in een open ruimte en in groepsverband werkt, verlopen ook de contacten met collega’s beter, zowel formeel als informeel.Betere balans werk en privé Medewerkers krijgen de mogelijkheid om werk en privé beter te combineren. Ze zijn niet gebonden aan een strak negen tot vijf ritme, waardoor de zorg voor kinderen en/of de tijd voor hobby’s gemakkelijker is in te passen in het werkpatroon.
2.3
Organisatorische voordelen
Stilaan beseft het management dat de werkomgeving een grote impact heeft op de productiviteit en het rendement. Andere werkvormen worden aangegrepen als één van de instrumenten om organisatieveranderingen te ondersteunen, de tevredenheid van het personeel te verhogen of hun profiel op de arbeidsmarkt aantrekkelijker te maken.
2.3.1 Efficiënter ruimtegebruik In een klassieke kantooromgeving wordt gemiddeld 80 % van de werkplekken in gebruik genomen. Als meer medewerkers gaan telewerken of werkplekken delen, kan de kantoorruimte optimaler benut worden. Hierdoor kan de organisatie sterk besparen op de kostprijs van de kantoorruimte die moet ingehuurd worden.
2.3.2 Tevredenheid en motivatie In het nieuwe kantoorconcept zijn de werkplekken taakgebonden. Medewerkers vinden het prettig zelf te kunnen bepalen waar en wanneer ze hun werk doen. Dat heeft een positief effect op hun motivatie en productiviteit. Goed opgeleide medewerkers dragen doorgaans graag verantwoordelijkheid. Tegelijkertijd stellen ze autonomie 2 en zelfstandigheid erg op prijs.
2.3.3 Arbeidsproductiviteit Medewerkers die aan telewerk doen, zijn productiever en leveren kwalitatief beter werk af. Ze kunnen hun taken ordelijker afwerken en hoeven zich niet te reppen om de trein te halen of de avondfile te vermijden. Er zijn natuurlijk nog andere voordelen. Medewerkers die hun werkcomfort en hun levenskwaliteit zien toenemen, zijn tevreden en gemotiveerde medewerkers.
2.3.4 Aantrekkelijke werkgever Organisaties krijgen het steeds moeilijker om hooggekwalificeerd personeel aan te trekken en te behouden. Financiële voorwaarden blijven belangrijk, maar werkcomfort en tevredenheid zijn troeven die steeds zwaarder doorwegen. Een organisatie die een aantrekkelijke partner wil blijven, moet op die verwachtingen inspelen. Organisaties die flexibele werkvormen invoeren, profileren zich als sociale werkgevers die maatschappelijke betrokkenheid en personeelswelzijn hoog in het vaandel dragen.
2
Autonomie: zelf wetten opleggen
Finale test: Tekstverwerking TTV5
4
Wat is anders werken?
5 Kantoor
Voornaam & Familienaam
2.3.5 Meer teamwerk, hechter groepsgevoel Flexibele kantoorvormen zijn uitstekend geschikt voor teamwerk en kennisuitwisseling. De reden ligt voor de hand. De muren tussen de teamleden worden letterlijk gesloopt. Zo ontstaat ruimte voor overleg en communicatie - ook informeel. De medewerkers zijn beter op de hoogte van elkaars werkzaamheden, ervaringen worden sneller uitgewisseld en problemen sneller besproken. Ze inspireren en steunen elkaar en ze delen successen en teleurstellingen. Nieuwe medewerkers worden bovendien sneller ingewijd in de werkprocessen en de organisatiecultuur.Organisationele flexibiliteit Een groot voordeel is de toegenomen organisationele flexibiliteit. Teams die de beste vaardigheden en ervaringen hebben voor een bepaald project kunnen worden samengesteld en in de nieuwe werkomgeving zijn hiervoor alle faciliteiten beschikbaar.
3
Andere werkvormen en evaluatie
3.1
Wanneer kunt u andere werkvormen overwegen?
U ziet werkplekken vaak leeg staan en wilt de beschikbare ruimte beter benutten. U twijfelt eraan of bepaalde dure werkplekken of voorzieningen wel efficiënt zijn ingericht. U bent bezig met plannen voor organisatiewijzigingen en zou de veranderingsprocessen graag ondersteund zien door een nieuw kantoorconcept. U wilt de nieuwe ICT-mogelijkheden optimaal benutten. U wilt meer in projectgroepen werken en u stelt vast dat zoiets in een rumoerige kantoortuin of een ouderwets cellenkantoor niet lukt.
3.2
Evaluatie tevredenheid proefproject
Meubilair
23
De werksfeer
11
Mogelijkheden van telewerken
7
Klimaatregeling
5
Informatievoorzieningen
15
Samenwerking collega’s
14
Informele contacten met collega’s
12
Toegankelijkheid direct leidinggevende Beschikbaarheid cockpits
5
7 13
Finale test: Tekstverwerking TTV5
INDEX C cockpit ............................................................................... 2
I
R ruimtegebruik kantoorconcepten ..................................................... 2, 3
ICT-mogelijkheden ............................................................. 5
T
K
teamcockpit ....................................................................... 2 Telewerk .................................................................... 1, 2, 3 telethuiswerk ................................................................ 2
Kantoorinnovatie ........................................................... 1, 2 Klimaatregeling .................................................................. 5
