INHOUD: Voorwoord Locatie Security Preventie Geluid Brandveiligheid EHBO Rookverbod Alcohol Drugs Sabam Billijke Vergoeding Promotie voering Verzekeringen Ondersteuning Fuifkoffer Veiligheidsplan Sluitingsuur Eetstanden Aanvraagformulier De dag zelf Na de Fuif Nuttige adressen en telefoonnummers Epiloog
OUDSTE STAD VAN BELGIË
2
3 5 7 12 14 15 18 19 20 22 23 25 25 30 34 39 40 40 41 42 50 52 53 54
Beste organisator Zich eens goed laten gaan op het ritme van de muziek is een goede ontspanning voor jong en oud. Natuurlijk is het organiseren van een (muzikaal) evenement geen alledaagse activiteit. Bovendien moet je op veel details letten die op het eerste gezicht bijkomstig lijken, maar wel erg belangrijk zijn voor het welslagen van het evenement. Velen weten ongetwijfeld dat je een zaal moet vastleggen of tent moet huren, een brouwer moet contacteren en een DJ of band moet vastleggen. Maar hiermee is de kous niet af. Je hebt waarschijnlijk ook de nodige materialen (podiumelementen, nadars,…) nodig. Wist je dat je als vereniging heel wat materialen bij de Stad Tongeren GRATIS kunt uitlenen? Als organisator ben je tevens ook verantwoordelijk voor zovele aspecten gaande van veiligheid in en rond de fuifzaal, als verzekering voor je medewerkers, het tegengaan van overlast, controle op alcoholgebruik en drugs,… De lijst is lang. Het spreekt voor zich dat je, als je geen doorwinterde, professionele organisator bent, je onmogelijk op de hoogte kunt zijn van deze regels en verplichtingen, laat staan dat je ze kent. In deze fuifgids staan we stil bij de aspecten waarmee je rekening dient te houden als je een fuif of ander evenement wil inrichten in Tongeren. We belichten niet enkel de zuiver technische en wettelijke kant van de zaak, maar geven je ook praktische tips mee om een schitterend evenement te organiseren. Met deze gids proberen we jullie een goede leidraad (draaiboek) te geven en op die manier het organiseren van zulke evenementen een stukje te vergemakkelijken. Het harde werk zullen jullie uiteindelijk zelf moeten doen, maar na het lezen van deze gids kan de organisatie beginnen. An Christiaens Schepen van Jeugd
Patrick Dewael Burgemeester
3
4
LOCATIE De locatie van het evenement bepaalt voor een groot stuk hoeveel logistieke en technische bekommernissen je zult hebben. Op de ene plaats kun je elektriciteit aftappen van bestaande installaties. Op andere locaties zal je voor alle elektriciteit moeten zorgen door middel van bijvoorbeeld stroomgroepen. Hetzelfde geldt voor onder andere water. Een ander belangrijk aspect waar je best rekening mee houdt is de omgeving, en hoe het gebouw (of tent) zich bevindt te opzichte van de omwonenden. Soms is het beter op een drukkere, maar goed geïsoleerde locatie te fuiven dan op een, op het eerste zicht, afgelegen locatie in een tent. Een tent isoleert namelijk doorgaans erg slecht, waardoor geluidsoverlast erg ver hoorbaar kan zijn. Hieronder vind je een schematisch overzicht en tips die je kunnen helpen bij het zoeken naar een geschikte locatie. Fuifzaal (meestal) goede isolatie Omwonenden gewoon aan evenementen Bestaande infrastructuur zoals brandblussers, nooduitgangen,… Veel zalen betalen reeds voor billijke vergoeding Grootte van de zaal kan niet worden aangepast – vol=vol Tent Open
Maakt grotere producties mogelijk – aanpasbare grootte Slechte isolatie – geluidsoverlast mogelijk Meer voorbereidingswerken Huur tenten erg kostelijk Vrijheid omtrent keuze drankleverancier Lucht Geen geluidsisolatie Geen huur van tent of zaal Groot risico – weersveranderingen Kans op overlast is erg groot
5
Stadscentrum Dicht bevolkt, grote kans op goede publieksopkomst – let op: ook grote kans op ongewenste gasten Veelal goede voorzieningen zoals elektriciteit en water aanwezig Omdat de ruimte in het centrum veelal beperkt is, kan dit moeilijkheden opleveren tijdens de voorbereidingen en opruimwerken Termijn: in het centrum kun je onmogelijk al een week op voorhand materiaal laten afleveren. Het opbouwen en opruimen van je evenement moet binnen een veel kleinere tijdspanne gebeuren Dorp
6
Meer ruimte voorhanden Het opbouwen en afbreken hoeft niet in een zo strak tijdsschema te verlopen, tenzij er uiteraard straten en pleinen dienen afgesloten te worden Geen fuif-cultuur aanwezig. De omwonenden zijn niet zelden op hun rust gesteld. Fuiven, hoe zelden ook, worden dikwijls niet goed ontvangen. Een vlotte en duidelijke communicatie is onontbeerlijk!! Houd je aan het sluitingsuur Geen voorzieningen zoals water en elektriciteit
SECURITY Als organisator wil je ongetwijfeld een veilig evenement op touw zetten. Je draagt immers een grote verantwoordelijkheid over wat er binnen in, maar ook voor wat er buiten de zaal gebeurt. Je hebt de taak om problemen in en rond de fuifzaal te voorkomen! Kiezen voor security? Als organisator kan je beslissen om een bewakingsteam in te zetten tijdens het evenement. Zo kan je: 1. Een erkende bewakingsfirma inhuren (private security) 2. Vrijwilligers inzetten voor de bewaking (interne security) 3. Een combinatie van een erkende bewakingsfirma, aangevuld met vrijwilligers. Werk preventief! Een goede organisatie samen met je medewerkers is alvast een eerste stap in de goede richting. Tip: Maak een gedragscode of huisreglement op. Hoe ga je om met rokers, druggebruikers? Hoe ga je om met geweld? Zet duidelijke afspraken op papier. De politie betrekken bij je organisatie van de fuif is een pluspunt, maar dat houdt zeker niet in dat er politie aanwezig moet zijn op uw evenement. Private security: een bewuste keuze We overlopen hier kort met jou waar je moet op letten bij het aanwerven van security. Hou er rekening mee dat er een heus kostenplaatje aan vast hangt. Private security moet erkend zijn! Doe je een beroep op een beveiligingsfirma, dan moet deze erkend zijn door het Ministerie van Binnenlandse Zaken. De firma moet een badge en/of identificatiekaart kunnen voorleggen.
7
8
De portier moet de identificatiekaart zo aanbrengen dat ze voor iedereen duidelijk zichtbaar is. Deze kaart is interessant, zo kan: - De politiedienst de bewakingsagent controleren en een bezoeker die onheus behandeld wordt, klacht indienen - De organisator controleren of het wel om een echte bewakingsagent gaat. Bij twijfel of een firma erkend is neem dan contact op met de lokale politie Tongeren of de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken.
Lokale Politie Tongeren Maastrichterstraat 10 3700 Tongeren Tel: 012 800 300 Binnenlandse Zaken Algemene Directie Veiligheids- en Preventiebeleid Waterloolaan 76 1000 Brussel 02 557 34 90
[email protected] Gebruik van private security melden? Als je een private bewakingsfirma inhuurt, dan heeft zij de taak om dat te melden aan de korpschef van de lokale politie. Kan een vereniging/organisatie bij een grootschalig evenement verplicht worden om erkende bewakingsfirma's in te zetten? Als organisator kan je door een politiereglement of besluit van de burgemeester niet verplicht worden om een erkende bewakingsfirma in te zetten. 9
Let op Je kan tijdens het evenement enkel instaan voor de security als dat je enige taak is. Anders gaat de wet er vanuit dat je sowieso de taak draagt om een oogje in het zeil te houden.
10
Let op De zaaluitbater kan, via het contract of het huishoudelijk reglement, wel de inzet van een erkende bewakingsfirma verplichten. Als organisator kan je er ook voor kiezen om vrijwilligers in te zetten op het gebied van security. Zij kunnen dan ook volledig, of in samenwerking met een private bewakingsmaatschappij, instaan voor de persoonscontrole. Hierbij is het wel belangrijk dat de vrijwilligers speciaal aangeduid worden en de enige opdracht hebben om toezicht en controle op personen uit te oefenen (toegangscontrole, vrijhouden van (nood)uitgangen, enz.). Enkele vuistregels Het vrijwilligersteam bestaat uit eigen leden van de organiserende vereniging en personen die een band hebben met de vereniging De organisator moet aan het college van burgemeester en schepenen melden dat de security zelf georganiseerd wordt De organisator van de fuif moet een naamlijst doorgeven aan de burgemeester Er wordt gewerkt met meerderjarigen (18 +); de eindverantwoordelijke is minstens 21 jaar De organisator mag de bewakingsdienst slechts sporadisch organiseren, niet meer dan 3 à 4 keer per jaar Waaraan moet de vrijwilliger voldoen? • Meerderjarig zijn • Lid/inwoner zijn van de Europese Unie en er de verblijfplaats hebben • Een attest van goed gedrag en zeden voorleggen en voldoen aan de moraliteitsvoorwaarden • Geen beroep uitoefenen als detective, wapenhandelaar, enz. • De laatste 5 jaar geen lid zijn van de politiediensten • In geen geval mogen ze fooien aanvaarden, laat staan vragen
11
PREVENTIE Buurtbewoners Hoe goed je evenement ook voorbereid en uitgewerkt is en ook al zijn er geen noemenswaardige incidenten gebeurd tijdens het evenement, wees er van bewust dat de directe omwonenden op de één of andere manier met overlast te maken kunnen hebben gekregen. Overlast heeft namelijk voor iedereen een andere definitie. Voor de ene is geluidsoverlast allesbepalend. Een andere omwonende, die geen bassen kreeg te verwerken, stelt vast dat de grote publieksopkomst er voor heeft gezorgd dat allerlei afval voor zijn deur ligt. Nog iemand vindt het bijvoorbeeld ongehoord dat hij of zij 's avonds niet mag parkeren in de straat. Terecht of niet, aan klachten van omwonenden moet je altijd de nodige aandacht besteden. Wanneer je een evenement inricht, raden we je aan om de omwonenden in de wijde omgeving in te lichten over de activiteit. Hoe meer informatie je aan de bewoners toevertrouwt, des te inschikkelijker de meesten zullen zijn. Dit is uiteraard geen garantie. Het stadsbestuur kan dit als bijkomende voorwaarde in de toelating vermelden, indien het inlichten van de omwonenden wenselijk wordt geacht. Tip: Nodig de omwonenden op voorhand uit om kennis te maken met het evenement, of bied hen een inkomkaart aan. Overlast Geluid Zoals de voorbeelden zonet hebben aangetoond, is overlast niet voor iedereen hetzelfde. Geluidsoverlast is “meetbaar”, maar is tevens erg subjectief. Tracht begrip te hebben voor diegenen die niet zo opgezet zijn met de nachtelijke bassen. 12
Afval Afvaloverlast creëert grote frustratie bij omwonenden. Het is nooit fijn om op te staan en onmiddellijk te moeten vaststellen dat je voortuin vol lege bekertjes en frietbakjes ligt. Je hebt er als organisatie alle baat bij om het afval tot een minimum te beperken. Tips:
De stad Tongeren stelt afvaltonnen ter beschikking. Maak er gerust gebruik van. Spreek met de portiers af dat er geen drank mee naar buiten mag worden genomen. Tracht de omgeving zo goed mogelijk op te ruimen na afloop van de activiteit (is tevens een onderdeel van het fuifcharter).
Wildplassen Ligt voor de hand. Spreek ook hier af dat de security een oogje in het zeil houdt.
13
GELUID Geluidsnormen zijn de laatste jaren steeds belangrijker geworden. Sinds 1 januari 2013 zijn er weer nieuwe geluidsnormen van kracht die gevolgd moeten worden. We gaan hier de hele regelgeving niet uit de doeken doen, maar we sommen je de belangrijkste richtlijnen op. De volledige regelgeving kan je vinden op de website: www.lne.be/geluidsnormen. Zie schema pag. 16-17 Zoals je kan zien wordt de regelgeving vanaf 85db heel wat strenger dan voordien. Zo moet je als organisator tijdens de fuif bijvoorbeeld beschikken over een decibelmeter. Vanaf 95db moet je zelfs oordopjes ter beschikking stellen van de aanwezigen. Geen nood echter, deze materialen vind je allemaal in onze fuifkoffer. Gehoorschade Als organisator is het ook belangrijk om bewust te zijn dat geluid ook gehoorschade kan veroorzaken. Hoe voorkomen? - Zorg voor een spreiding van de boxen in de zaal - Promoot oordopjes en partyplugs (deel ze uit aan medewerkers en bezoekers) - Pas het volume aan aan het aantal bezoekers (respecteer de geluidsnorm, het aantal toegestane decibels, …) - Neem af en toe een geluidspauze. Nachtrust Als organisator heb je de taak om nachtlawaai of nachtrumoer te voorkomen. Het gaat hier dus om acties (zowel muziek als geroep, gezang, enz.) die de nachtrust van de omwonenden verstoren.
14
Hoe voorkomen? - Hang bewustmakings affiches op - Voorzie een deursas - Plaats controle aan de deuren - Doe als organisator, herkenbaar aan t-shirt of badge, regelmatig een wandeling rond de zaal en maan mensen aan stiller te zijn Let op - De politie kan zowel op eigen initiatief als op vraag van omwonenden controles uitvoeren - Stelt de politie vast dat jij niet genoeg preventieve acties ondernam, dan kunnen er sancties volgen
BRANDVEILIGHEID Zaal Als je een evenement organiseert wil je natuurlijk de veiligheid van je bezoekers en jezelf garanderen. De brandveiligheid in je zaal is dan ook zeer belangrijk. Bij het huren van een zaal vraag je best aan de zaaluitbater of hij een brandverzekeringspolis heeft afgesloten en of er in vermeld staat dat de eigenaar 'afstand doet van verhaal' ten aanzien van de inrichters. Dit betekent dat de verzekering van de eigenaar ook de gebruiker verzekert. Indien er geen afstand van verhaal vermeld staat, sluit je best zelf een brandverzekering af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal. Vraag bij de zaaluitbater ook alle keuringsattesten (brandweer, gas- en elektriciteitsinstallatie) op.
Let op De voorwerpen die je zelf in het gebouw opstelt (bijv. de muziekinstallatie) vallen niet onder de vaste inboedel en bijgevolg ook niet onder de 'afstand van verhaal'. Verzeker deze voorwerpen nog apart. (zie Vergunningen & verzekeringen)
15
16
17
Tent Ook in een tent moet alles tiptop in orde zijn. Alvorens je een activiteit in een tent mag laten plaatsvinden, moet de tent gekeurd worden door de brandweer. Tijdens deze keuring wordt onder andere gelet op het aantal nooduitgangen (op basis van het aantal nooduitgangen wordt het maximaal aantal bezoekers bepaald), het al dan niet gebruiken van gasinstallaties, de gebruikte materialen, ….
Opmerking: Om een maximale veiligheidsgraad te verkrijgen, schrijft de wet voor dat ook elektrische installaties voorafgaand aan het evenement moeten gekeurd worden door een onafhankelijke keurder (vb. Vinçotte). Doe je dit niet, bestaat er een grote kans dat, in geval van ongevallen zoals bijvoorbeeld elektrocutie, de verzekering zich terugtrekt. Zorg er dus voor dat je hiermee in orde bent.
EHBO
Een EHBO-kit maakt onderdeel uit van de fuifkoffer. In deze kit vindt je onder andere: branddeken, zwachtels, verbanden, ontsmettingsmiddel, pleisters, isolatiedeken, wegwerphandschoenen, steriele kompressen, schaar, EHBO Handleiding In geval van grote evenementen kan het aangewezen zijn om een ehbo-post van het Rode of Vlaamse Kruis in te huren. Meer info hierover vind je op www.rodekruistongeren.be of
www.hetvlaamsekruis.be
18
ROOKVERBOD Roken is verboden in jeugdlokalen, jeugdhuizen en gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn. Een gesloten plaats is een plaats die door wanden afgesloten is van de omgeving en voorzien is van een plafond. Tenten zijn ook gesloten plaatsen, tenzij minimum twee wanden volledig open zijn. Ben je zelf uitbater van een polyvalente zaal of jeugdhuis, neem dan best in de huurovereenkomst op dat er niet gerookt mag worden. De zaal moet voorzien zijn van voldoende rookverbodstekens op zichtbare plaatsen en er mogen geen asbakken geplaatst worden. Als organisator moet je erop toezien dat het rookverbod wordt toegepast. Zo voldoe je aan de huidige rookreglementering: De rookverbodstekens moeten zichtbaar blijven. In een gesloten tent voorzie je zelf voldoende verbodstekens op zichtbare plaatsen. Plaats binnen nergens asbakken. Er wordt in geen geval binnen gerookt, zeker niet door medewerkers, die een voorbeeldfunctie hebben. Medewerkers hebben de verantwoordelijkheid de bezoekers op het rookverbod te wijzen. Zowel de roker zelf als de organisator of de uitbater van de openbare ruimte, kunnen beboet worden. Je hebt er alle baat bij om het rookverbod na te leven en dit te verwachten van de bezoekers. Bij een eventuele controle zal niet enkel de roker worden beboet, maar als organisator kunnen jou ook boetes staan te wachten die kunnen oplopen tot enkele duizenden euro's. 19
Is het verwijderen van asbakken en ophangen van pictogrammen een voldoende antwoord op het rookverbod? Neen! De organisator en medewerkers hebben de verantwoordelijkheid de bezoekers actief op het rookverbod te wijzen. Dit wil uiteraard zeggen dat je ook rokende fuifgangers erop attent moet maken dat ze niet mogen roken. Nog vragen over het rookverbod? Contacteer dan de FOD Volksgezondheid: Algemeen adres Federale overheidsdienst (FOD) Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Eurostation II Victor Hortaplein, 40 bus 10 1060 Brussel Informatieambtenaar Tel. : +32 (0)2 524.90.90 E-mail : informa
[email protected]
ALCOHOL Bij feesten denk je aan een toffe locatie, lekkere muziek en veel feestplezier. Alcohol maakt voor veel mensen ook deel uit van dat feestgebeuren. Maar hoe ga je het beste om met alcoholgebruik op jouw publieke fuif? De wet maakt een onderscheid tussen alcoholgebruik in de privésfeer en de publieke ruimte. In de privésfeer gelden geen regels op het alcoholgebruik. Als je fuif een publiek evenement is, dan zijn er enkele wettelijke voorschriften waar je rekening mee moet houden. Je mag geen alcohol schenken aan min 16-jarigen. Aan 16- tot 18-jarigen mogen enkel bier, wijn en aperitieven op basis van wijn geschonken worden . We denken hierbij aan porto, sherry, cinzano en martini. 20
Het is verboden alcoholische cocktails, sterke drank (met meer dan 1,2% volume gedestilleerde alcohol) en vruchtenjenevers te schenken aan 16- tot 18-jarigen. We denken hierbij aan pisang ambon, campari orange en diverse breezers. Dit is natuurlijk allemaal gemakkelijker gezegd dan gedaan, want hoe kun je iemands leeftijd controleren van achter de toog? Het CAD (Centrum voor Alcohol en andere Drugsproblemen) heeft een handige tool in de vorm van polsbandjes uitgewerkt. Er bestaan 3 soorten bandjes: categorie – 16, categorie 16 tot 18 jaar, categorie +18 jaar. Als organisator kun je gratis over deze bandjes beschikken. Gewoon even een seintje aan de jeugddienst. Je kan ze daar gaan afhalen.
Let op je schenkgedrag! Wist je trouwens dat je als organisator verplicht bent om je toogpersoneel te briefen omtrent de geldende regels? Zo mag je geen alcohol schenken aan iemand die 'klaarblijkelijk dronken' is. Je mag ook geen weddenschap tot drinken voorstellen of aanvaarden, met het gevolg dronken te worden.
Hoe ga je om met bezoekers die duidelijk dronken zijn? De wet spreekt over 'openbare dronkenschap' als je op een openbare plaats zo onder de invloed van drank bent dat je niet meer beschikt over de beheersing van je daden, zelfs zonder er noodzakelijk het besef van te hebben verloren. Op een massa-evenement als een fuif is het veel moeilijker om te zien wie dronken is. Denk als organisator vooraf na over hoe je omgaat met gevallen van dronkenschap. Enkele tips: • Maak duidelijke afspraken met je barmedewerkers over schenkgedrag • Geef zelf als organisatie het juiste voorbeeld en spring voorzichtig om met alcohol 21
•
• • •
Meld bij het wisselen van barteams problemen en/of personen die enkel niet-alcoholische dranken mogen krijgen Voorzie begeleiding en/of vervoer naar huis Voorzie een plaats waar de ergste gevallen kunnen ontnuchteren Maak niet-alcoholische dranken goedkoper dan alcoholische dranken
DRUGS Of het nu gaat om soft- of harddrugs, druggebruik is nooit toegelaten op een evenement, al is dat natuurlijk moeilijk te controleren. Tolereren wordt in de rechtspraak trouwens beschouwd als 'aanzetten tot'. Het oogluikend toelaten van druggebruik is dus een verzwarende omstandigheid! Let op: Jeugdhuisverantwoordelijken of leden van de securityploeg mogen nooit zelf op zoek gaan naar drugs bij bezoekers. Dit is een exclusieve bevoegdheid van de politiediensten.
Er is druggebruik op mijn fuif, wat nu? Als organisator van een fuif heb je meldingsplicht. Indien er op je fuif illegale drugs gebruikt worden, heb je de plicht om dit te melden bij de politie. Druggebruik op mijn fuif voorkomen! Wil je druggebruik op jouw fuif voorkomen? Straal dan een duidelijke boodschap uit. Maak via preventieve boodschappen (affiches) duidelijk dat drugs niet welkom zijn op je fuif en dat het gebruik ervan niet getolereerd wordt. 22 22
SABAM Als je in het openbaar muziek maakt of laat maken, moet je daar auteursrechten voor betalen aan SABAM. SABAM is de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers. In naam van de auteurs, componisten en uitgevers geeft SABAM de toestemming tot openbaar gebruik van de werken uit haar repertoire. De toestemming is dus ook zeker nodig voor fuiven. Je moet minimum 10 werkdagen op voorhand SABAM schriftelijk op de hoogte brengen van je activiteit. De aanvraagformulieren worden je na een eenvoudig telefoontje opgestuurd. Je kan ze eveneens downloaden van de website van SABAM. In de meeste gevallen is dit een forfait volgens hun tarieventabel (kan je bekijken op de website van SABAM), in functie van de grootte van de zaal en de gevraagde inkomprijzen. Het basisbedrag is steeds 10% van de bruto-ontvangsten. Verzuim je aangifte te doen, riskeer je een proces-verbaal. SABAM oefent regelmatig controles uit!! Laattijdige betalingen worden beboet via een fikse verhoging van 30% van de rechten die je moet betalen. Sinds april 2010 kan je ook je aanvraag via e-Licensing doen op www.sabam.be. Uw aanvraag wordt dan direct behandeld. Je ontvangt onmiddellijk een ontvangstbewijs en een kostenraming. B.V.B.A. Auteursrechten, Inningskantoor 02/286.82.11 SABAM Aarlenstraat 75/77 bus 2 frontoffi
[email protected] 1040 Brussel fax: 02/742.24.60 www.sabam.be
23
24 22
BILLIJKE VERGOEDING De Billijke Vergoeding is een verplicht bedrag dat je betaalt voor het publieke gebruik van het muziekrepertoire van de uitvoerende artiesten en muziekproducenten. Deze vergoeding slaat dus op het gebruik van opgenomen muziek in voor publiek toegankelijke lokalen. De vergoeding betalen Er zijn twee mogelijkheden om als organisator de vergoeding te betalen. • Per afzonderlijke activiteit • Jaartarief voor een specifieke ruimte of permanente uitbating (bijvoorbeeld voor een jeugdhuis of voor een cultureel centrum). Let op Als je een fuif organiseert in een ruimte die reeds een jaarvergoeding betaalt, hoef je geen billijke vergoeding aan te vragen en te betalen. Soms sluit de gemeente of andere actoren nu al jaarovereenkomsten af voor wat men de 'usual places' noemt. Dit zijn plaatsen die specifiek gebouwd zijn voor activiteiten waarbij mechanische muziek gebruikt wordt (gemeentelijke culturele infrastructuur, parochiezalen enz.) Meer informatie vind je op www.bvergoed.be. Je kan er zelf de billijke vergoeding aanvragen en berekenen en je vindt er alle 'usual places'.
PROMOTIEVOERING Het is natuurlijk niet voldoende om enkel een goede organisatie op poten te zetten. Zonder promotievoering ben je nergens. Er zijn tal van mogelijkheden om je evenementen bekend te maken bij het grote publiek, zoals advertenties, radio- reclame, … Deze opties zijn echter erg duur en voor velen geen optie. 25
Hieronder sommen we jullie de meest voor de hand liggende manieren van reclamevoering op, waarbij bij elke mogelijkheid de voor- en nadelen worden vermeld. Verschillende van deze reclamevoeringen zijn trouwens een service van de stad naar jullie toe: Plaatsen van affiches en borden Een veelgebruikte en betaalbare vorm van promotievoering is het hangen van affiches of plaatsen van reclameborden. Hiervoor is een vergunning nodig van de stad Tongeren voor gemeentewegen en een bijkomende vergunning van de Administratie Wegen en Verkeer voor reclame langs gewestwegen. Deze aanvraag kan steeds ingediend worden bij het evenementenloket. Je mag uiteraard niet zo maar overal borden en affiches plaatsen en hangen. Bovendien moet je rekening houden met verschillende vormvereisten. Je kan het reglement downloaden via volgende link: ……… Er wordt gecontroleerd op het feit of een vergunning werd aangevraagd en wordt nageleefd. Wees dan ook volledig en vul deze optie in op het aanvraagformulier.
Voordelen: Je bereikt veel mensen Een relatief goedkope manier om reclame te voeren Nadelen: Je mag pas 15 dagen voorafgaandelijk reclame voeren Vermits deze affiches veelal door autobestuurders zullen bekeken worden, zal de hoeveelheid tekst (informatie) beperkt moeten blijven. Je moet zorgen voor (houten) borden om de affiches op te bevestigen. Het plaatsen en terug verwijderen van de borden is erg arbeidsintensief. 26
Lichtkrant Aan de hoofdingang van De Velinx staat een lichtkrant waarop aankondigingen kunnen geplaatst worden. Van zodra je toestemming hebt voor de organisatie van je evenement, kan een aankondiging worden geplaatst op deze lichtkrant. Let op: Een lichtkrant is geen advertentie. Er kunnen geen foto's worden aangekondigd en de hoeveelheid tekst die kan worden getoond is erg beperkt. Niettemin wordt je evenement hier via een eenvoudige manier kort en bondig aan passanten getoond. Voordelen: Geen eigen ontwerp nodig – enkel doorgeven van naam evenement, de locatie, datum en contactgegevens Nadelen: Geen: Er worden geen kosten aangerekend en de gegevens worden voor jullie op de lichtkrant geplaatst. Makkelijker kan niet.
Website jeugdtongeren Via de website: www.jeugdtongeren.be kunnen verenigingen en andere organisatoren extra reclame maken voor hun evenementen. Hoe? Je stuurt een mailtje naar
[email protected] met de nodige informatie en een digitale affiche (jpeg of bnp formaat) en de jeugddienst plaatst het evenement in de activiteitenkalender.
Flyers Flyers zijn nog steeds een populaire manier om je evenement aan te kondigen. Voor het uitdelen van flyers op de openbare weg of het openbaar domein (lees: niet privé) is toestemming van het college van burgemeester en schepenen vereist. Op privé-domein moet je enkel toestemming van de eigenaar hebben. 27
Voordelen: Door te flyeren benader je iedereen persoonlijk. Vooral flyeren in groep kan een positief effect hebben. Je kan er veel informatie op kwijt (recto-verso) Nadelen: Slecht voor het milieu – Slechts 1 persoon per flyer Kijk goed uit wanneer je flyert. Veel mensen kunnen dit als storend ervaren Wordt vaak weggegooid Opgelet!! Zorg er steeds voor dat het volgende op een flyer staat gedrukt: Een verantwoordelijke uitgever De tekst “niet op de openbare weg gooien” Uit in Tongeren Als je naar www.tongeren.be surft, merkt je aan de rechterkant een rubriek “Uit in Tongeren” op, de zogenaamde “uitkalender”. Het is een interactieve tool waarbij verenigingen en organisatoren een activiteit gratis kunnen bekend maken. Hoe werkt het? De uitkalender is verbonden met de uitdatabank (www.uitdatabank.be). Het enige dat je moet doen is je vereniging registreren. Na de registratie krijg je bevestiging vanwege uitdatabank met inlogcode en klaar is kees. Je kan beginnen invoeren op de uitdatabank. Als je een activiteit invoert die plaatsheeft in Tongeren, wordt deze automatisch opgenomen in de kalender. Wist je trouwens dat alle info die wordt ingegeven in de uitdatabank tevens ter beschikking wordt gesteld van de pers? Voordelen: De informatie wordt naar de juiste kanalen verstuurd. Gratis Nadelen: Er is geen directe respons mogelijk. 28
Social Media (Facebook, Twitter, …) De social media zijn dankbare hulpmiddelen om je evenement onder de mensen te brengen. Overschat echter de manier van communiceren niet! Het is niet omdat iemand “aanwezig” klikt of Facebook, dat deze persoon ook effectief zal komen opdagen. Daar tegenover staat dat je makkelijk honderden tot wel duizenden mensen kunt bereiken op enkele minuten tijd, en dit voor 0€! Bedenk leuke acties die je via Facebook kan doen zoals: neem een foto van de fuifzaal, plaats deze op Facebook en laat iedereen zich hier in taggen. Voordelen: Je kunt erg veel volk bereiken op heel korte tijd Gratis Nadelen “aanwezig” is niet hetzelfde als aanwezig zijn. Perslijst Het evenementenloket beschikt over een perslijst met up-to-date informatie van lokale en regionale persagentschappen en journalisten.
29
VERZEKERINGEN Waarom verzekeren? Als organisator loop je een aantal risico's waar je in al je enthousiasme misschien niet aan denkt. - Brand van gebouw en inboedel - Lichamelijke ongevallen van de vrijwillige medewerkers - Schade aan derden - Materiële schade (bijvoorbeeld aan de gehuurde geluidsinstallatie). Het is belangrijk dat je de nodige preventieve maatregelen neemt om die risico's tot het minimum te beperken. Als organisator kan je namelijk verantwoordelijk gesteld worden voor de eventuele schadevergoeding die soms hoog kan oplopen. Het is dus de moeite waard om je te verzekeren tegen een aantal risico's. We helpen je hier alvast op weg. Enkele tips - Weet welke verzekeringspolissen de verhuurder van het gebouw heeft lopen en waardoor misschien al een deel van de risico's verzekerd zijn - Vraag bij het organiseren van je eerste fuif advies bij een verzekeringskantoor - Weet dat niet iedere fuif gelijk is. Zo kunnen een aantal situaties de risico's verhogen of verlagen - Weeg bij ieder evenement af hoe zwaar de risico's wegen
Overzicht verzekeringen / Welke zijn verplicht?: Verplicht Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing Verplicht voor uitbaters van gebouwen (wet van 30 juli 1979) Aan te raden Brandverzekering Burgerlijke aansprakelijkheid
30
Extra
Lichamelijke ongevallen Vrijwilligersverzekering inzake Burgerlijke aansprakelijkheid verzekeringen Contractuele aansprakelijkheid Verzekering 'alle risico's' Evenementenverzekering
Toelichting bij de verschillende soorten verzekeringen Brandverzekering (Art. 1732 BW) De verhuurder heeft normaal gezien een brandverzekering lopen voor zijn gebouw. Het kan zijn dat de verhuurder het gebouw ook verzekerd heeft voor de mogelijke gebruikers, dat heet dan “afstand van verhaal”. Je hoeft dan ook zelf geen verzekering af te sluiten. Als die afstand van verhaal er niet is kan de verzekeraar van de uitbater de schade aanrekenen aan de gebruiker. Dat kan enkel als je daarvoor aansprakelijk gesteld wordt. Je sluit daarom best een eigen brandverzekering af, als die afstand van verhaal er niet is. Let op Afstand van verhaal is niet van toepassing bij: Kwaadwilligheid Indien op de dag van het schadegeval de aansprakelijke zelf een aansprakelijkheids-verzekering heeft afgesloten. Goederen die je zelf hebt mee- of aangebracht zijn nooit verzekerd door de polis van de verhuurder. Als die zeer waardevol zijn, kan het aangewezen zijn deze afzonderlijk te laten verzekeren.
Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA) De verzekering burgerlijke aansprakelijkheid kan je het best vergelijken met je familiale verzekering. Deze polis verzekert materiële en lichamelijke schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid door een vrijwilliger werd toegebracht aan een derde. 31
Je kan de polis afsluiten voor verschillende duur. Zo kan je je verzekeren gedurende de fuif, de voorbereiding, de opkuis, enz. Als je regelmatig een fuif organiseert, bestaan er ook polissen op jaarbasis. Let op Het afsluiten van een verzekering betekent niet dat de verzekering voor alle aangerichte schade zal tussenkomen. Zo wordt schade, te wijten aan grove nalatigheden of kwaad opzet, niet verzekerd. Het is dus steeds belangrijk dat je zorg draagt voor een degelijke en zo perfect mogelijke organisatie, net zoals een 'goede huisvader'. Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing Iedereen die een gebouw toegankelijk stelt voor het publiek, is wettelijk verplicht een verzekering “objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing” af te sluiten. Deze polis verzekert de schade bij brand aan derden (de fuifganger). Ook voor deze polis ga je best na of de verhuurder die reeds heeft afgesloten. Contractuele Aansprakelijkheid Het risico dat hier verzekerd wordt, is de schade aan het gebouw of zijn vaste inhoud. Het gaat hier om schade die niet veroorzaakt werd door brand, maar wel door het gebruik van het gebouw en zijn vaste inhoud. Deze schade aan goederen van derden wordt niet verzekerd door de polis burgerlijke aansprakelijkheid omdat de schade contractueel van aard is. Het is een polis die schade dekt aan het gebouw en vaste inhoud, dat niet verzekerd is door de brand- en burgerlijke aansprakelijkheidspolis. Ga hier ook na of de uitbater van de zaal reeds over deze polis beschikt of dat je bij hem deze polis kan afsluiten. Meer informatie over deze polis vind je vaak ook in de verhuurovereenkomst. Let op Het gaat hier enkel om schade die veroorzaakt wordt door de organisator. Zo wordt vandalisme niet gedekt door deze verzekering. 32
Lichamelijke ongevallen Bij de organisatie van een fuif of een groot evenement komen de risico's op ongevallen om het hoekje loeren. Zeker bij de op- of afbouw lopen vrijwilligers risico's. Zo kunnen medewerkers gewond raken bij de opbouw van het podium, het opzetten van een tent, het aansluiten van de nodige nutsvoorzieningen, het ophangen van spandoeken van sponsors, enz. Je kan overwegen, op basis van het risico, om hiervoor een ongevallenverzekering af te sluiten.
Vrijwilligersverzekering Bij het organiseren van je fuif kan je vrijwilligers inschakelen. Belangrijk hier is dat ook zij beschikken over de nodige verzekering. Een ongeval bij de op- of afbouw van een fuif is nooit veraf. Een aanrader is om als organisator een vrijwilligersverzekering af te sluiten. Een vrijwilligersverzekering kan gratis aangevraagd worden bij de Provincie Limburg. De aanvraag kan gebeuren via het evenementenloket.
Verzekering “alle risico's” Eigen of gehuurd materiaal met een hoge kostprijs kan je bijkomend laten verzekeren. De verzekering 'alle risico's' verzekert niet alleen tegen brand, maar bijvoorbeeld ook tegen vandalisme, diefstal en breuk. Let op Verdwijning' van een voorwerp (diefstal zonder sporen van braak) wordt nooit verzekerd! Je kan er ook voor kiezen om een verzekering 'alle risico's' af te sluiten voor elektronische apparatuur (waarbij ook elektriciteitsschade verzekerd is) en / of voor de in de vestiaire in bewaring gegeven goederen. Zoals bij iedere verzekering wordt van de organisator de nodige preventie verwacht. Zo moet een vestiaire bijvoorbeeld wel bewaakt zijn.
33
ONDERSTEUNING Materiële en logistieke ondersteuning Een evenement organiseer je niet enkel met goede ideeën en kennis van de regelgeving. Zonder de juiste materialen sta je nergens. De stad Tongeren tracht je hierin zo goed mogelijk te ondersteunen. In het uitleenreglement, zie digitale balie (evenementen) kun je vinden of je vrijgesteld bent van huur of niet. Het aanvragen van deze materialen kan via het evenementenloket. Hieronder vind je een overzicht van alle beschikbare materialen.
MATERIAAL
HOEVEELHEID
PRIJS / STUK
Tafel hout (60 x 120cm) Tafel hout (80 x 200cm) Ronde recep etafel Afvaltonnen op wieltjes (240l) Afvaltonnen 120l Afvaltonnen 60l Dieselstroomgroep Plooistoelen Kuipstoel plas ek bruin Kuipstoel plas ek zwart Tuinstoelen plas ek wit Tuinstoelen plas ek groen Tuintafels plas ek groen rond Vlaggenmasten
40 8 22 14 10 12 1 240 73 74 45 34 17 20
3 3 3 5 4 3 80 0,50 0,50 0,50 0,50 0,50 0,50 5
34
NIEUW / PRIJS
Podiumelementen Luifel met tent Luifel met tent Houten tentoonstellingsborden Nadars Spreekgestoelte Verdeelkast 64A Verdeelkast 32A Kabel 63A 30m Kabel 63A 25m Kabel 63A 23m Kabel 63A 28m Kabel 63A 21m Kabel 63A 14m Kabel 63A 9,5m Kabel 32A 24m Kabel 32A 18m Kabel 32A 15m Kabel 32A 20m Verlengkabel (rol) Blauwe koppeling 22V - 16V Rode stekker 63A Rode stekker 32E Rode stekker 16A Dominostekker (stekkeerdoos) Verlengkabel 10m Podiumtrap 5 treden Podiumtrap 3 treden Waterdarm 50m incl. koppelingen Waterdarm 20m incl. koppelingen (marktkast)
36 2 6 200 1 4 2 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 7 12 3 3 2 2 12 14 2 2 1
5 10 0,50 1 5 5 4 4 4 4 4 4 4 4 3 3 3 3 2 2 2 2 2 1 2 5 5 5 4 35
Volgende materialen kunnen via de jeugdraad worden aangevraagd. Hier moet wel steeds (uitgezonderd aangesloten jeugdverenigingen) een huurprijs en waarborg worden betaald. Voor meer info kun je steeds terecht bij de jeugddienst op het nummer 012 800 082 of via de website www.jeugdtongeren.be
CODE
Lcd1 Lcd2 Lcd4 Oph
OMSCHRIJVING
Sony VPL-CS7 1800 ansi lumen Mitsubishi XD221U 2300 ansi lumen Sony VPL-EX100 2300 ansi lumen Ophangsysteem projectoren (2 stuks), Video spli er 2 port 400 Mhz (inclusief 2 VGA kabels van 30m) Mi1 Muziekinstalla e / 2cd's / verst. / mengp. / 4 boxen Mi2 Muziekinstalla e / 2cd's / verst.r / mengp. / 2 boxen Asp Ac ve speakers (1 of 2) Dbm Decibelmeter Sphynx Ka1 Karaokebox port-8-cd/mp3 Tv1 United UTV 3021 ( 55 cm ) Tv2 Samsung TX-14N5 + video ( 37 cm ) Vid Video JVC HR-J250 ( 2 stuks ) Dvd Philips dvp3260 ( 2 stuks ) Box Logitech speakers S220 ( 2 stuks ) Mf1 Adastra megafoon 25w Dia1 Diaprojector braun 250 CI-AF Mic1 Jb17 met kabel Mic2 Shure BG 1.0 Mic3 Sennheiser E 815s Mic4 Skytronic 173.485 ( 2 stuks ) Mic5 MRSU-09 draadloos + PD wireless Mic. Prs1 Projec escherm (2) how Hoorns omroepwagen ( 2stuks ) Spb Speelbox ( 4 x4 , sjoelbak, trektouw) SchMK Schminkkoffer Muk Muziekkoffer Vol Set van 10 volksspelen
36
PERIODEPRIJS
WAARBORG
€ 25,00 + € 2,00 / uur € 25,00 + € 2,00 / uur € 25,00 + € 2,00 / uur € 5,00 JeVe € 20,00 privé € 20,00 € 20,00 € 20,00 € 5,00 € 10,00 € 5,00 € 5,00 € 5,00 € 5,00 € 2,00 € 2,50 € 4,00 € 2,00 € 2,00 € 2,00 € 2,00 € 5,00 € 5,00 € 5,00 € 5,00 (JeVe) / € 10,00 € 10,00 € 5,00 €10,00 (Jeve) / € 20,00
€250,00 €250,00 €250,00 €100,00 €250,00 €250,00 €250,00 €100,00 €50,00 €100,00 €125,00 €100,00 €100,00 €50,00 €25,00 €50,00 €150,00 €25,00 €25,00 €25,00 €25,00 €50,00 €50,00 €125,00 €50,00 €50,00 €20,00 €50,00
37
Verkeerstechnische ondersteuning Soms is het aangewezen om een straat of plein geheel of gedeeltelijk af te sluiten tijdens een evenement. Het wel of niet afsluiten van een straat is uiteraard geen exacte wetenschap, maar een inschatting van jezelf als organisator, de politie of het evenementenloket. Voor het afsluiten van een straat of plein moet steeds een goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen verkregen worden. Op het aanvraagformulier kun je een gewijzigde verkeerssituatie aanvragen. Het signalisatiemateriaal dat hiervoor nodig is, is onderworpen aan hetzelfde uitleenreglement dat werd vermeld onder het vorige hoofdstuk. Als je recht hebt op het gratis uitlenen van materialen, zullen de stadsdiensten tevens deze signalisatie aanleveren en terug ophalen. Je moet als organisator wel zelf instaan voor het plaatsen en verwijderen van de signalisatie. Als bijlage aan het schriftelijk antwoord dat je na elke aanvraag van het stadsbestuur ontvangt, vind je steeds een begeleidende plattegrond.
38
FUIFKOFFER Als je een evenement organiseert moet je aan heel wat zaken denken. Je zal onder andere heel wat controle moeten uitoefenen, op de toegangstickets, een oogje in het zeil houden, de decibels in de gaten houden,... De stad Tongeren wil organisatoren de mogelijkheid bieden om een compleet pakket hulpmiddelen in te huren in de vorm van deze fuifkoffer. In onze fuifkoffer vind je volgende materialen:
Vals geld detector 20 fluohesjes Walkie-talkies EHBO-kit Zaklampen Noodverlichting 6 brandblussers Oordopjes Polsbandjes met leeftijdscategorieaanduiding Geluidsmeter, geijkt volgens de recente normen, vergezeld van een laptop voor de opslag van geluidsgegevens. Deze geluidsmeter is zelfs wettelijk verplicht van zodra een geluidsafwijking wordt gevraagd boven 85 db. (zie hoofdstuk geluidsnormen)
De fuifkoffer kan steeds gehuurd worden. De hoogte van de huurprijs is afhankelijk van de aard van de vereniging of de aard van de activiteit: € 80 voor kleine activiteiten van jeugd- en socio-culturele verenigingen € 150 voor grote activiteiten van jeugd- en socio-culturele verenigingen en commerciële organisaties € 300 voor grote commerciële organisaties
39
VEILIGHEIDSPLAN Op elk evenement kunnen onvoorziene omstandigheden roet in het eten gooien. Er kunnen vechtpartijen ontstaan. Bezoekers worden onwel, er ontstaat een zware technische panne, noodweer, …. De mogelijkheden zijn legio. We raden je daarom ook aan om een veiligheidsplan uit te werken. Op deze manier kun je je voorbereiden op meerdere “rampscenario's”. Via onderstaande link kun je een voorbeeldexemplaar raadplegen. Dergelijk uitgebreid veiligheidsplan is uiteraard niet altijd noodzakelijk. Haal de elementen die voor jouw organisatie van toepassing kunnen zijn er uit. Link: www.tongeren.be (digitale balie)
SLUITINGSUUR Omdat je heel veel energie steekt in de organisatie, wil je uiteraard ook voldoende winst uit je evenement halen. Hoe langer je evenement duurt, hoe meer omzet er kan gedraaid worden. Dit kan echter geen vrijgeleide zijn om hele buurten wakker te houden, het risico te lopen op vechtpartijen (hoe later het wordt, hoe meer kans op incidenten) of gevallen van vandalisme. Het College van Burgemeester en Schepenen beslist over het sluitingsuur. Als organisator dien je deze beslissing steeds te respecteren.
40
EETSTANDEN Eetstanden vormen een extra vorm van inkomsten voor organisatoren. Het plaatsen hiervan kan uiteraard niet zo maar op eender welke locatie of op eender welk moment. „Eetstanden moeten steeds worden aangevraagd“
41
HET NIEUWE AANVRAAGFORMULIER Je hebt het woord aanvraagformulier al reeds enkele keren kunnen lezen in deze brochure. Het nieuwe aanvraagformulier bundelt alle onderdelen van jouw organisatie waardoor je slechts 1 document moet invullen om alle aanvragen in 1 keer in te dienen. Eenvoudiger kan bijna niet. Hieronder vind je het nieuwe uitleenformulier:
Aanvraagformulier Evenementen Naam Evenement*:......................................................... Datum Activiteit * :.......................................................... 1. De organisator: Naam contactpersoon *:......................................................... Adres contactpersoon *:......................................................... Straat:..................................... Huisnummer:........ bus:....... Postcode: .............. Gemeente:.............................. Telefoon/gsm contactpersoon *:............................................. E-mailadres contactpersoon *:................................................ 2. Het evenement: Naam locatie activiteit *: ......................................................... Openbaar Domein of Privé domein Indien Privé: naam eigenaar: ................................................. Aard van de Activiteit:............................................................. Zaalfuif Optreden Openluchtfuif Tentfuif Carnavalbal Rommelmarkt Straat BBQ Dorpsfeest Kien- of kaartavond Andere:....................................... 42
Adres locatie *:...................................................................... Straat: ........................................ Huisnummer:....... bus:....... Postcode: ................ Gemeente: .......................................... Brandkeuring: is reeds uitgevoerd
is nog niet uitgevoerd
Aantal te verwachte personen: ................................................ Indien meer dan 1000 personen: Overleg vastleggen Sluitingsuur : ............. uur (maximaal tot 03u00) 3. Materialen: Contactpersoon voor levering materialen: ................................. Telefoon/gsm-nummer: ........................................................ Nadars
Aantal (max. 300): ...........................
Klap tafels
Aantal (max. 40) : .............................
Stoelen
Aantal (max. 250): ...........................
Partytafels
Aantal (max. 22) : .............................
Podiumelementen
Aantal (max. 36) : .............................
Afvaltonnen : Groot (160 liter)
Aantal (max. 14): ..............................
Middel (120 liter)
Aantal (max. 10): ..............................
Klein (60 liter)
Aantal (max. 10): ..............................
Verlengkabels:
Aantal: ........................................
Elektriciteitsrollen:
Aantal: ........................................
Verdeelstekkers:
Aantal: ........................................
Werfkasten:
Aantal: ........................................
Koppelingen:
Aantal: ........................................
43
Materialen Jeugdraad (deze dienen zelf afgehaald te worden) : CODE
OMSCHRIJVING
Lcd1 Lcd2 Lcd4 Oph
Sony VPL-CS7 1800 ansi lumen Mitsubishi XD221U 2300 ansi lumen Sony VPL-EX100 2300 ansi lumen Ophangsysteem projectoren (2 stuks), Video spli er 2 port 400 Mhz (inclusief 2 VGA kabels van 30m) Mi1 Muziekinstalla e / 2cd's / verst. / mengp. / 4 boxen Mi2 Muziekinstalla e / 2cd's / verst.r / mengp. / 2 boxen Asp Ac ve speakers (1 of 2) Dbm Decibelmeter Sphynx Ka1 Karaokebox port-8-cd/mp3 Tv1 United UTV 3021 ( 55 cm ) Tv2 Samsung TX-14N5 + video ( 37 cm ) Vid Video JVC HR-J250 ( 2 stuks ) Dvd Philips dvp3260 ( 2 stuks ) Box Logitech speakers S220 ( 2 stuks ) Mf1 Adastra megafoon 25w Dia1 Diaprojector braun 250 CI-AF Mic1 Jb17 met kabel Mic2 Shure BG 1.0 Mic3 Sennheiser E 815s Mic4 Skytronic 173.485 ( 2 stuks ) Mic5 MRSU-09 draadloos + PD wireless Mic. Prs1 Projec escherm (2) how Hoorns omroepwagen ( 2stuks ) Spb Speelbox ( 4 x4 , sjoelbak, trektouw) SchMK Schminkkoffer Muk Muziekkoffer Vol Set van 10 volksspelen
PERIODEPRIJS
WAARBORG
€ 25,00 + € 2,00 / uur € 25,00 + € 2,00 / uur € 25,00 + € 2,00 / uur € 5,00 JeVe € 20,00 privé € 20,00 € 20,00 € 20,00 € 5,00 € 10,00 € 5,00 € 5,00 € 5,00 € 5,00 € 2,00 € 2,50 € 4,00 € 2,00 € 2,00 € 2,00 € 2,00 € 5,00 € 5,00 € 5,00 € 5,00 (JeVe) / € 10,00 € 10,00 € 5,00 €10,00 (Jeve) / € 20,00
€250,00 €250,00 €250,00 €100,00 €250,00 €250,00 €250,00 €100,00 €50,00 €100,00 €125,00 €100,00 €100,00 €50,00 €25,00 €50,00 €150,00 €25,00 €25,00 €25,00 €25,00 €50,00 €50,00 €125,00 €50,00 €50,00 €20,00 €50,00
4. Verkeersmaatregelen Afsluiting straten/pleinen: (Geef een gedetailleerde beschrijving van de af te sluiten straten) ................................................................................................................... ................................................................................................................... ................................................................................................................... ................................................................................................................... ................................................................................................................... ...................................................................................................................
44
5. Reclame: Toestemming flyeren Momenten van flyeren + plaats(en) Data: ................................................................................ Locaties: ............................................................................ Publiciteitsborden Plaatsing publiciteitsborden:.................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... (Geef een gedetailleerde omschrijving van de plaats waar u de publiciteitsborden wenst te plaatsen)
6. Veiligheid: Security:
private security of
interne security
Indien privaat: Naam + contactgegevens private security : ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... Indien Intern: Naam, adres, geboortedatum + rijksregisternummer interne security mensen : ........................................................................................... ........................................................................................... 7. Huur Fuifkoffer Ja
Nee
€ 80 voor kleine niet commerciële evenementen € 150 voor grote niet commerciële evenementen € 300 voor commerciële evenementen 45
8. Aanvraag tot het bekomen van een afwijking van de geluidsnormen. (volgens Vlarem II voor ingedeelde inrichtingen met muziekactiviteiten en nietingedeelde muziekactiviteiten) DATUM/DATA EN UUR VANAF WANNEER TOT WANNEER MEN WIL AFWIJKEN VAN DE GELDENDE GELUIDSNORMEN + AANDUIDING VAN DE PERIODE WAARBIJ MEN ZICH HOUDT AAN DE GELDENDE GELUIDSNORMEN MET ZONDER AFWIJKING AFWIJKING
TIJDSTIP
DATA
van ........ tot .......... van ........ tot .......... van ........ tot .......... van ........ tot .......... van ........ tot .......... van ........ tot .......... Doelgroep: ..................................................................................... Treden er muziekgroepen op?
ja
neen
Zo ja, welke? ............................................................ Treedt er één of meerdere DJ's op?
ja
neen
Zo ja, welke? ............................................................. Eventueel bijkomende uitleg omtrent het evenement: ..................................................................................................... ..................................................................................................... a. VOORWERP VAN DE AANVRAAG TOT AFWIJKING (aankruisen wat van toepassing) A. Om welke activiteit gaat het? in open lucht in een tent in een voor publiek toegankelijke gesloten ruimte / lokaal
46
C. De vraag houdt in: een geluidsniveau van > 85 dB(A)LAeq,15min en LAeq, 15 min (LAmax,slow 102 dB(A))
≤ 95 dB(A)
- dit geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats zoals bepaald in bijlage 5.32.2.2bis Vlarem II (zowel geluid van muziek als omgevingsgeluid worden in rekening gebracht) - de exploitant meet ofwel LAeq,15min ofwel Lamax, slow continu door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten van bijlage 5.32.2.2bis Vlarem II. Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de exploitant of een door hem aangestelde persoon. - het college van burgemeester en schepenen kan extra voorwaarden opleggen (zoals verplichte registratie).
een geluidsniveau van > 95 dB(A) LAeq,15min en ≤ 100 dB(A) LAeq,60min (maximale geluidsniveau LAeq,15min 102 dB(A)) - dit geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats zoals bepaald in bijlage 5.32.2.2bis Vlarem II (zowel geluid van muziek als omgevingsgeluid worden in rekening gebracht) - de exploitant meet én registreert LAeq,60min continu dmv meetapparatuur die voldoet aan de vereisten van bijlage 5.32.2.2bis Vlarem II en kan LAeq,15min gemeten worden. Het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de exploitant of een door hem aangestelde persoon. De geregistreerde gegevens worden min. 1 maand ter beschikking gehouden van de toezichthoudende overheid. - de exploitant stelt kosteloos gehoorbescherming voor eenmalig gebruik ter beschikking van de bezoekers - het college van burgemeester en schepenen kan extra voorwaarden opleggen.
D. !!! Motivatie: Waarom meent de aanvrager dat een afwijking van de toepasselijke wettelijke geluidsnormen noodzakelijk is voor deze muziekactiviteit? (kan ook bijgevoegd worden in bijlage) b. NOODZAKELIJKE INFORMATIE VOOR DE AANVRAAG VOOR EEN AFWIJKING A. Situering en gegevens mbt de geluidsinstallatie 1. Duidelijk plan met daarop aangeduid: -De plaatsopstelling van de geluidsinstallatie + situatieschets op het terrein of in de inrichting met daarop aangeduid: ᴏ Afstand tussen podium en de P.A. (aantal meter) ᴏ Afstand tot de dichtste bewoning (aantal meter) ᴏ De aanduiding van de opstelling van de geluidsboxen (plan met situatieschets bij te voegen in bijlage)
47
2. de merknaam van de geluidsinstallatie en het type: ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ......................................................................................................
B, Geef hieronder een omschrijving van de voorzorgen die worden genomen om de buurthinder te beperken (eventueel bij te voegen in bijlage): ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... c. BIJLAGEN Gelieve volgende bijlagen verplicht toe te voegen: 1. Programma van de activiteit of een gedetailleerd dag- en uur programma 2. (Kadastraal) plan waarop de plaats van de activiteit waar muziek zal worden gespeeld, ten opzichte van de omgeving (bewoning, park, ...), duidelijk te zien is. (Dit kan gecombineerd worden met de situatieschets onder 3.) 3. Situatieschets: d.i. een schets van de plaats van de muziekinstallatie en aanduiding P.A., de boxen,… zoals beschreven onder 4. A.1.
9. Plaatsing eetstanden Ja
NEEN
Zo ja, welke? ........................................................................ Locatie:................................................................................ ........................................................................................... Tijdstippen van uitbating: ....................................................... 10. Extra vragen of mededelingen: Omdat het een nieuw document betreft, overlopen we hieronder alle onderdelen van het formulier.
48
1. Organisator: Hier vul je de contactgegevens van de organisatie in. De contactpersoon die hier wordt vermeld zal tevens als eindverantwoordelijke worden beschouwd. Indien er vragen zijn, zal deze persoon worden gecontacteerd. 2. Evenement Hier worden de details van de activiteit ingevuld, zoals locatie, tijdstippen, aard van de activiteit, de locatie, gewenst sluitingsuur 3. Materialen Hier kun je de gewenste materialen aanduiden. Let op: De materialen van de jeugddienst kunnen enkel afgehaald worden. 4. Verkeersmaatregelen Beschrijf op een duidelijke manier welke straten en/of pleinen je zou willen laten afsluiten, met vermelding van tijdstippen. Het is steeds mogelijk dat het afsluiten van straten of pleinen wordt opgelegd door de politie, ongeacht of dit werd aangevraagd of niet. 5. Reclame Hier kun je verschillende manieren van reclamevoering aanvragen. Alle opgesomde opties mogen aangeduid worden. Beperk je dus zeker niet tot 1 optie. 6. Veiligheid Indien je security inzet, moet zeker één van beide opties ingevuld worden. 7. Fuifkoffer Hier duid je aan of je gebruik wenst te maken van de fuifkoffer. 8. Aanvraag tot het bekomen van een afwijking van de geluidsnormen. Hier moet je aanduiden binnen welke geluidscategorie je wenst te werken. Concreet moet je, indien je niet boven 85 db komt, geen extra voorzieningen treffen. Ook hoef je geen expliciete toestemming aan het stadsbestuur te vragen. Van zodra je boven 85 db komt kun je, zoals je kon zien 49
in het schema in deze brochure, kiezen tussen 2 categorieën. 9. Plaatsing eetstanden Indien je eetstanden wenst te plaatsen, moet je hier aangeven welke standen dit zijn, waar je ze wenst te plaatsen en welke de gewenste openingsuren zijn. 10. Extra aanvragen Het is mogelijk dat jouw evenement een speciale wens heeft, of dat je op een wel erg originele manier wenst reclame te maken. Dit kun je hier opsommen.
DE DAG ZELF Na het harde werk en het treffen van heel wat voorbereidingen is het eindelijk zo ver. Het moment is er om de laatste inspanningen te leveren om van je evenement een echt succes te maken. Hier enkele tips om alles de dag zelf in goede banen te leiden.
Maak duidelijke afspraken Het is belangrijk dat het voor alle medewerkers duidelijk is wat je van hen verwacht. Daarom raden we je aan om een duidelijk taakschema op te stellen. Zo weet iedereen waaraan, wanneer en waar er gewerkt moet worden. Verder raden we je aan ook praktische afspraken te maken rond - Het inrichten van de zaal - Het verzamelen van de inkomsten (waar verzamel je het geld) - Het uitbetalen van bands, dj's, enz. - Het barbeheer (schenken van alcohol, enz.) - De bewaking (ga in overleg met je bewakingsfirma of fuifbegeleider) - Het sluitingsuur van zowel de bar, muziek als zaal
50
Tip Hou een briefing voor de start. Overloop het taakschema met je medewerkers en vraag of iedereen goed weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Stel verantwoordelijken aan Een echte aanrader is dan ook dat je enkele personen bij je hebt, waarop je kan rekenen. Stel daarom verantwoordelijken aan. Zij kennen het reilen en zeilen van een bepaalde post en zijn een aanspreekpunt voor de andere medewerkers. Hier alvast enkele voorbeelden - De financieel verantwoordelijke verzamelt de inkomsten (inkom, bar, vestiaire) en betaalt de uitgaven (bands, dj's, vrijwilligersvergoeding) - De barbeheerder heeft controle over de bar - Deze persoon zorgt ervoor dat er voldoende drank beschikbaar is en houdt een oogje in het zeil bij het schenkgedrag - De verantwoordelijke voor de vestiaire - Kies voor een stagemanager die verantwoordelijk is voor de backstage en de artiesten - Een algemeen aanspreekpunt / coördinator Tip Plan zo weinig mogelijk uitbetalingen tijdens of onmiddellijk na het gebeuren. Zo hoef je niet met onnodig veel cash op zak te lopen. Schrijf het bedrag na je fuif over op de rekening van de begunstigde. Betaal je personen toch uit op je fuif, stel dan een onkostennota op en laat deze door beide partijen ondertekenen. Ken je locatie Je kan steeds geconfronteerd worden met onvoorziene omstandigheden. Als organisator helpt het om je locatie goed te kennen. Overloop vooraf samen met de zaaluitbater de zaal. Controleer daarbij de noodverlichting en weet waar de brandblusapparaten en elektriciteitsvoorzieningen staan. Hou ook steeds de noodnummers bij de hand. Zo kan je snel inspelen op diverse problemen en professionele hulp inroepen.
51
NA DE FUIF De afrekening Probeer zo snel mogelijk na afloop alle financiën af te werken (SABAM, billijke vergoeding, vrijwilligersvergoeding, dj's, drank, enz.). Maak ook een financieel verslag op waaruit blijkt hoeveel winst je gemaakt hebt. De medewerkers zijn vast benieuwd naar wat hun inspanningen opgeleverd hebben. De subsidies Dien tijdig de nodige documenten (werkingsverslag, onkostennota's, rekeningen) in bij de subsidiërende dienst. De evaluatie Vergeet niet je evenement samen met je medewerkers te evalueren. Zo kan je leren uit je fouten. Bedank iedereen voor de geleverde inspanningen. Opruimen Tracht alles zo snel mogelijk op te ruimen, zowel je eigen materialen, uitgeleende of gehuurde materialen, als de site zelf. Dit kan enkele belangrijke voordelen opleveren: Hoe sneller materialen worden verzameld, hoe kleiner de kans dat er voorwerpen “vergeten” worden, hetgeen kan resulteren in een hoge rekening indien het kostbare materialen betreft. Het opruimen van het openbaar domein (bijvoorbeeld het Stadhuisplein) wordt nauwgezet gecontroleerd. Je zult wel begrijpen dat je het marktplein (of eender andere locatie die publiek toegankelijk is) niet als een puinhoop kunt achterlaten. Dit kan resulteren in een GAS-boete of een factuur die je wordt gepresenteerd voor de reinigingskosten. Goede afspraken maken goed vrienden. Laat je afval op geen enkele site rondslingeren. Je hebt er alle baat bij om de eigenaar van de site en de omwonenden te vriend te houden. Op deze manier kweek je goodwill waardoor je volgende keer opnieuw welkom bent met je evenement.
52
NUTTIGE ADRESSEN EN TELEFOONNUMMERS Noodnummers Brandweer/ziekenwagen: 100 Politie: 101 Internationale noodoproep: 112 Antigifcentrum: 070 245 245 Brandwondencentra: 02 268 62 00. Lokale Politie Tongeren Maatrichterstraat 10 3700 Tongeren 012 800 300 Evenementenloket Dijk 111 bus 2 (De Velinx) 3700 Tongeren 012 80 00 47
[email protected] Brandweer St.-Maternuswal 10 B-3700 TONGEREN Telefoon: 012/23.23.33 Fax: 012/23.77.87
[email protected] Technische dienst Overhaem - Meldpunt Industrieweg 4 3700 Tongeren 012 80 00 08
[email protected] Rode Kruis Tongeren Rietmusweg 104 3700 Tongeren 012 26 10 51
[email protected]
53
EPILOOG We hopen dat deze fuifgids je aardig op weg heeft geholpen bij de organisatie van je evenement. Zoals je hebt gemerkt, tracht het stadsbestuur een organisatie op zoveel mogelijk vlakken te steunen. Tevens heb je tips gevonden waardoor mogelijke overlast tot een minimum kan beperkt worden. Kortom, met deze fuifgids zullen jullie zeker en vast mee aan de slag kunnen als volleerd organisator. Party On!
54
55
