0
Inhoud:
Inleiding.
Pag.
2
Onze club.
Pag.
3
De missie van onze vereniging.
Pag.
4
Onze visie voor de toekomst (korte termijn).
Pag.
4
Onze visie op iets langere termijn.
Pag.
5
Doelstellingen, acties en opvolging.
Pag.
6
Strategie en Sportbeleid
Pag.
6
Sport- en Bewegingsprogramma
Pag.
6
Vrijwilligers
Pag.
6
Sociale Media
Pag.
8
Financiën en Administratie
Pag.
8
Accommodatie en Materieel
Pag. 10
Kwaliteit en Evaluatie
Pag. 10
Bijlage Swot analyse.
Pag. 11
1
Inleiding.
Augustus 2014
Een herstructurering binnen onze vzw is de grootste aanleiding geweest voor het grondig opstellen van dit beleidsplan. Een nieuwe samenstelling van onze Algemene Vergadering. Een nieuwe Raad van Bestuur. Een hervorming van de structuur van het dagelijks bestuur en de werking er van. Het opstarten van commissies als ondersteuning van het dagelijks bestuur. Waarbij de Raad van Bestuur ook het dagelijks bestuur uitmaakt en zich laat ondersteunen door verschillende commissies.
Algemene vergadering
Schreurs Bart Lachat Chantal Jacobs Stefanie Van Gompel Luk Bleuckx Cindy Celis Fabiola
Raad van Bestuur & Dageliijks bestuur
K.K.Turnkring "Moed en Volharding"
Berkenbos vzw
Schreurs Bart Lachat Chantal Jacobs Stefanie Van Gompel Luk
Commissies
Jeugdsport
Van Gompel Luk
Sociale media
Neuteleers Sofie
Sponsoring
Lachat Chantal
Bijzondere activiteiten
Celis Fabiola
Organisaties
Schreurs Bart
De Algemene Vergadering heeft vervolgens de opdracht gegeven aan de Raad van Bestuur om de club grondig door te lichten en eventuele verdere herstructureringen, aanpassingen van reglementen enz… door te voeren.
2
Onze club…
We moeten zeggen dat we het zeker niet slecht doen als club.
Al 73 jaar, sinds 1 september 1941 zijn we actief als turnkring in Berkenbos. Sinds de opstart een gemiddelde van 261 leden. Waarvan menige jaren de kaap van 300 overschreden werd. 5 jaar terug haalden we zelfs een record van 373 leden. Praktisch elk jaar een positief kasverslag. Een bestuur waarop we kunnen rekenen. Een gevarieerd aanbod voor jong en oud. En op competitief vlak de nog steeds goed werkende AGD-groep. …
Maar we kunnen nog steeds beter, zelfs veel beter!
Beter?
Ja, wat bedoelen we met beter? Om hier een antwoord op te geven moeten we eerst weten wat de missie van onze turnkring is. Daarna ook eens iets verder kijken en een visie uitstippelen voor de toekomst. Zo weten we waar we ergens staan en waar we naartoe willen werken om te verbeteren.
Daarom dit beleidsplan.
Een beleidsplan dat we op het einde van elk seizoen terug onder de loep nemen om de acties gekoppeld aan onze missie en visie te bekijken. Om zo voor het volgende seizoen een nieuw (indien nodig) aangepast beleid voor handen te hebben. Zodat we hierdoor steeds de mogelijkheid hebben om sterker te worden of te groeien. En dit dus rekening houdend met onze missie en visie op korte en natuurlijk ook lange termijn.
3
De missie van onze vereniging.
(een missie die al langer van kracht is)
“Onze vereniging heeft als missie het aanbieden en promoten van de gymnastiek en zijn aanverwante sporten evenals sportieve ontspanning in het algemeen. Waarbij we openstaan voor zowel allochtonen en autochtonen, meisjes of jongens. En dit voor alle leeftijdsgroepen gaande van zuiver recreatief tot hoogstaande competitie.” Met als motto “ Een gezonde geest in een gezond lichaam. “ - Michel Wanten -
Om deze missie te verwezenlijken is er natuurlijk een meer gedetailleerde uitleg nodig. Een visie, zij het enerzijds op korte maar anderzijds ook op langere termijn.
Onze visie voor de toekomst (korte termijn). We spreken hier over een periode van 3 tot 5 jaar. Groeien in ons ledenaantal naar een gemiddelde dat boven de 300 ligt. Met aandacht op het vorige punt vooral groeien in de recreatiegroepen voor de jeugd en dit zowel voor gymnastiek als dans. Menig maal haalden we in het verleden een ‘sportkriebel’ prijs van de gemeente. En met ons subsidiedossier in de gemeente scoren we ook elk jaar sterke punten. Hierdoor worden we beschouwd als een goed werkende vereniging. Dit willen we onderhouden, dus m.a.w. willen we een toonaangevende club worden in onze gemeente en dit zowel op bestuurlijk als op organisatorisch vlak. In functie van het beter bekend maken van de turnsport in onze regio, proberen we samenwerkingsakkoorden te krijgen met zowel aangrenzende clubs als scholen, de sportdienst en BLOSO. Op competitief vlak de “place to be” zijn voor A.G.D. in Limburg. .. Verder met het oog op ons 75-jarig jubileum in 2016…….
4
Onze visie op iets langere termijn. Ver vooruit lopen gaat natuurlijk niet. We willen hier spreken over een periode van 6-7 jaar. Een toonaangevende vereniging zijn in de gemeente en ev. daarbuiten. Binnen de gemeente samengesmolten zijn of toch zeker een duidelijk samenwerkingsakkoord hebben met de andere turnkringen. Een ruimer aanbod van de turnsport en varianten geven binnen de “gehele” gemeente. Met oog op de vorige punten, samen met de andere kringen het gemiddelde van turnend Heusden-Zolder op meer dan 1000 leden brengen. Samen met de andere kringen toonaangevend zijn in de verschillende competitietakken van de gymnastiek binnen Limburg en ev. daarbuiten. En natuurlijk blijvende aandacht hebben voor de punten van korte termijn. Hoe zettten we nu deze visie om in realiteit? Door de club door te lichten met een SWOT-analyse krijgen we alvast iets meer inzicht in hoe we er voor staan,waar we best nog aan werken enz… Aangezien er nood was aan een herstructurering van onze bestuursvormen zal er ook wel elders in onze club nood zijn aan verandering. Als insteek naar de SWOT-analyse willen we dan ook meenemen dat we in eerste instantie de interne clubwerking willen versterken. Daarom willen we de volgende punten bekijken in deze analyse:
Strategie en Sportbeleid Sport- en Bewegingsprogramma Vrijwilligers Sociale Media Financiën en Administratie Accommodatie en Materieel Kwaliteit en Evaluatie
Aan de issues uit de analyse van deze punten zullen we desgewenst doelstellingen, acties en opvolgingspunten koppelen. De SWOT-analyse is te vinden achteraan als bijlage in dit beleidsplan.
5
Doelstellingen, acties en opvolging: 1. Strategie en Sportbeleid 1.1. Doelstelling: Naast de missie en visie en deze SWOT-analyse is het misschien wel interessant om ook een enquête te houden onder de leden, ouders, bestuur en trainers.
Actie: We stellen dus dit jaar een enquête op voor deze 4 doelgroepen. Waarbij leden en ouders in een document gestoken kunnen worden, het bestuur en de trainers in een ander document.
Opvolging: We moeten er over waken dat we geen te moeilijke of te grote enquête houden, dus ze moet echt concrete vragen bevatten.We zullen de enquête net voor de paasvakantie uitdelen om deze er na terug te ontvangen. Zodoende kunnen we voor het einde van het jaar de enquête verwerken en mee opnemen in het jaarverslag en het nazien van het beleidsplan.
2. Sport- en Bewegingsprogramma 2.1. Doelstelling: Momenteel hebben wij een mooi aanbod, dus wij gaan hier nog geen verdere acties ondernemen.
Actie: ///
Opvolging: ///
3. Vrijwilligers 3.1. Doelstelling: Werken naar een volledig gediplomeerd trainersteam.
Actie: De trainers er op wijzen dat ze met een diploma verder kunnen geraken en doelgericht kunnen begeleiding geven aan hun leden. We gaan pro-actief en continu op zoek naar de verschillende mogelijkheden tot het volgen van cursussen en brengen steeds en tijdig onze trainers op de hoogte. Een vrijwilligerscontract opstellen om volgend jaar mee van start te gaan. De financiële kant onder de loep nemen: of we gediplomeerden beter kunnen vergoeden.
Opvolging: Bij elke bestuursvergadering worden de gevolgde of de te volgen cursussen even aangehaald. Eind van dit seizoen de financiële berekening maken voor de trainersvergoedingen van volgend jaar, rekening houden met het zichzelf bedruipen van de verschillende groepen (aantal trainers per groep).
6
3.2. Doelstelling: In de huidige structuur van de club, de bestuurders en commissieverantwoordelijken laten groeien in hun verschillende functies en taken
Actie: Bijscholingen en cursussen zoeken ter ondersteuning en opleiding. Op de bestuursvergaderingen stap voor stap de verschillende functies en hun taken onder de loep nemen waarbij informatie en kennis tussen de bestuurders en commissieleden verspreid wordt.
Opvolging: Aan de verschillende bestuurders en commissieleden vragen of zij een invulling kunnen geven aan de verschillende taken van hun verantwoordelijkheden. En indien niet: verder gaan met bovenstaande actie.
3.3. Doelstelling: Een heropstart plannen van onze vrijwilligerswerking. Om deze volledig uit te bouwen volgens het eerder gevolgde vrijwilligersproject van DynamoProject.
Actie: We plannen een samenkomst met de 2 vrijwilligersverantwoordelijken om opnieuw op te starten en ook om de interne werkpunten en organisatiepunten te bespreken en te plannen.
Opvolging: We gaan eind dit sportjaar navraag doen hoever de vrijwilligersverantwoordelijken geraakt zijn en wat er nog dient te gebeuren inzake het project tijdens volgend seizoen. We geven het project tot eind volgend seizoen de mogelijkheid om uitgewerkt te worden. Zo kunnen we in het seizoen 2016-2017 starten met een officiële en volledig uitgewerkte vrijwilligerslijst. Een lijst met voorkeurstaken enz… aan verbonden.
3.4. Doelstelling: Beter leren of correct leren omgaan met communicatiemiddelen. Momenteel zijn we hier gaandeweg wel in aan het groeien.
Actie: We zoeken actief naar een mogelijkheid om in de nabije toekomst misschien een cursus communicatie te kunnen volgen. Verder gaan we onderzoeken of we wel iedereen bereiken die we willen bereiken en of iedereen weet dat we hem/haar willen bereiken.
Opvolging: We halen dit puntje volgend jaar terug aan voor wat betreft de cursus communicatie. Wat betreft de bereikbaarheid gaan we in elke mail een check invoegen met de verslagen van de bestuursvergaderingen.
7
4. Sociale Media 4.1. Doelstelling: Aanlokkelijker maken van de website, opfleuren, kleuren, indeling, …
Actie: We gaan iets breder kijken of we één of meerdere personen vinden die ook eens met een voorstel of uitwerking kunnen komen. Een persoon aanduiden die communiceert met de webmaster om snel de juiste info en aanpassingen door te geven.
Opvolging: Na het vinden van die persoon of personen, plannen we opvolgingsmomenten en deadlines. Verder gaan we bekijken of we een teller kunnen plaatsen op onze website.
4.2. Doelstelling: Vernieuwen – opfrissen – verjongen van onze huisstijl en -middelen.
Actie: Nieuw logo ontwerpen. Standaard affiches, folders, flyers, briefpapier, mailgebruik maken met dit nieuw logo. Vervolgens ook toevoegen in ons huishoudelijk reglement onder huisstijl. En dan de affiches, folders en flyers frequenter gebruiken om nog meer mensen te bereiken.
Opvolging: We kunnen polsen naar de fraaiheid van onze huisstijl en middelen. Maar verder kunnen we enkel een mogelijke groei van ons ledenaantal koppelen aan een betere bekendheid van de club.
5. Financiën en Administratie 5.1. Doelstelling: We gaan proberen een nieuw en degelijk sponsorpakket op te stellen, met mogelijk een bijhorende functie van sponsorcommissie en –verantwoordelijke.
Actie: We gaan extern op zoek naar info bij andere organisaties of bij bedrijven die sponsoren. Aan de hand hiervan gaan we ook proberen een vacature open te stellen voor de functie van sponsorverantwoordelijke.
Opvolging: Tijdens bestuursvergaderingen volgen we de vorderingen hiervan op.
8
5.2. Doelstelling: Aangezien wij dit jaar een nieuwe financieel beheerder hebben geven we die persoon de tijd om zich in te werken en verwachten wij dus nog niet dat we dit en/of volgend jaar al met een volledig uitgewerkte toekomstbegroting van start gaan. De jaarlijkse begrotingen en de opvolging die we nu doen zullen we natuurlijk blijven hanteren.
Actie: We zullen wel stap voor stap een denkpiste creëren hoe we toch kunnen groeien naar een volledig uitgewerkte toekomstbegroting. We kunnen dit doen telkens als we de financiële toestand van de club bespreken.
Opvolging: Elke vergadering halen we de financiële toestand van de club even aan. We bekijken of we dingen moeten bijsturen.
5.3. Doelstelling: We hebben natuurlijk als doel het lidgeld zo laag mogelijk te houden, maar we moeten wel in het achterhoofd houden dat het niet ten koste gaat van onze gezonde financiële clubsituatie.
Actie: Navragen bij het OCMW hoe hun eventuele ondersteuning werkt en of wij daar ook een rol in spelen.
Opvolging: We gaan elk jaar ons ledenaantal, instappen en drop out vergelijken met de financiële inbreng van onze leden.
5.4. Doelstelling: Een evenwicht creëren tussen de vrijwilligersvergoedingen aan de trainers en de inkomsten van de lidgelden van de leden.
Actie: We gaan de verhouding tussen de lidgelden en de vrijwilligersvergoedingen van de trainers onderzoeken om te kijken hoe we eventueel kunnen komen tot een zelf bedruipen van onze groepen.
Opvolging: Op het einde van het seizoen de lidgelden en vrijwilligersvergoeding met elkaar vergelijken.
9
6. Accommodatie en Materieel 6.1. Doelstelling: Zoeken naar een beleid voor ons materieelgebruik door derden.
Actie: We gaan bepalen welke financiële return wij wensen van de gemeente of de scholen voor het materieelgebruik en leggen dit in eerste instantie voor aan de gemeente en afhankelijk van de gevolgen aan de scholen. We leggen aan onze eigen trainers alvast uit wat we van hen verwachten rond het correcte accommodatie- en materieel gebruik.
Opvolging: Vanaf volgend seizoen moet er een financiële afspraak zijn voor materieelgebruik door derden.
6.2. Doelstelling: Opstellen - vernieuwen van materieel lijst.
Actie: We stellen een overzichtelijke lijst op van ons materieel en koppelen er de levensduur en het prijskaartje aan vast. We maken ook in een aparte lijst voor het materieel van de gemeente. Dit ook in het kader van het actiepunt rond de financiële return door derden voor ons materieelgebruik.
Opvolging: Bij het jaarverslag kijken we na of we een overzichtelijke lijst hebben kunnen opstellen.
7. Kwaliteit en Evaluatie 7.1. Doelstelling: We hebben duidelijk nood aan een verantwoordelijke voor ledenopvolging.
Actie: We zullen een vacature opstellen voor de functie ‘verantwoordelijke commissie ledenbeheer’. Deze vacature dient het door ons gewenste profiel te bevatten met de vereiste kennis en vaardigheden. Alsook met de taken die deze functie inhoudt.
Opvolging: Bij kandidaatstellingen houden we een gesprek waar minstens 2 personen van de raad van bestuur aanwezig zijn. Vervolgens beslist de raad van bestuur wie en of de kandidaat de functie mag bekleden. Luk zal de opleiding van de functie voor zijn rekening nemen. Op het einde van het seizoen proberen we de reacties te evalueren indien we nog geen verantwoordelijke gevonden hebben.
10
SWOT – analyse
1. Strategie & Sportbeleid Doelstelling van de turnkring, beleid, enquêtes, analyses enz…
Sterktes We hebben een uitgewerkte en uitgeschreven doel, missie en visie in de club.
Kansen Als we onze missie en visie beter ondersteunen met doelstellingen en acties, en deze ook verspreiden en uitleggen aan onze trainers en leden, dan kunnen we sterker worden.
Zwaktes De opvolging van deze doelstellingen mogen echter beter opgevolgd worden.
Bedreigingen We mogen de doelstellingen en de hieraan verbonden acties niet te ruimdenkend, maar concreet maken. Met andere woorden, duidelijk haalbaar maken en niet te ver vooruitlopen.
Doelstellingen Naast de missie en visie en deze SWOT-analyse is het misschien wel interessant om ook een enquête te houden onder de leden, ouders, bestuur en trainers.
Acties We stellen dus dit jaar een enquête op voor deze 4 doelgroepen. Waarbij leden en ouders in een document gestoken kunnen worden, het bestuur en de trainers in een ander document.
Opvolging We moeten er over waken dat we geen te moeilijke of te grote enquête houden, dus ze moet echt concrete vragen bevatten. We zullen de enquête net voor de paasvakantie uitdelen om deze er na terug te ontvangen. Zodoende kunnen we voor het einde van het jaar de enquête verwerken en mee opnemen in het jaarverslag en het nazien van het beleidsplan.
11
2. Sport- en Bewegingsprogramma aanbod van lessen, wedstrijden, kampen, nevenactiviteiten enz…
Sterktes We bieden momenteel een ruim pakket aan van verschillende lessen en doelgroepen. En dit voor verschillende leeftijden.
Kansen Omwille van onze nog jonge trainers zouden we kunnen groeien in onze lessen en ze nog beter uitwerken. Opleidingen zouden hierin kunnen helpen en ook de kaft Gymstars van de federatie.
Zwaktes Niet alle lessen zijn evenveel ingevuld met leden.
Bedreigingen De jonge leeftijd van onze trainers en het hieraan gekoppelde gebrek aan verantwoordelijkheidszin van de hedendaagse jeugd zou dit in het gedrang kunnen brengen. Ook een te breed aanbod kan leiden tot onoverzichtelijkheid en financiële moeilijkheden. Ook de invulling van het aantal trainers per groep/les dient bewaakt te worden.
Doelstellingen Momenteel hebben wij een mooi aanbod, dus wij gaan hier nog geen verdere acties ondernemen.
Acties ///
Opvolging ///
12
3. Vrijwilligers Bestuur, trainers, helpers…
-- Vergaderingen, opleidingen, communicatie
Sterktes We beschikken over een jong en toch vrij dynamisch trainersteam. De oudere/volwassen trainers zijn wel ervaren en gediplomeerd.
Zwaktes De trainers zijn inderdaad nog jong en daardoor onervaren en ongediplomeerd.
Kansen
Bedreigingen
Er zijn regelmatig opleidingen en bijscholingen om onze trainers meer op te leiden.
De jeugd van tegenwoordig heeft/kent minder ‘verantwoordelijkheidsgevoel’. De vraag is of ze wel voor die bijscholingen of diploma’s willen gaan.
Doelstellingen Werken naar een volledig gediplomeerd trainersteam.
Acties De trainers er op wijzen dat ze met een diploma verder kunnen geraken en doelgericht kunnen begeleiding geven aan hun leden. We gaan pro-actief en continu op zoek naar de verschillende mogelijkheden tot het volgen van cursussen en brengen steeds en tijdig onze trainers op de hoogte. Een vrijwilligerscontract opstellen om volgend jaar mee van start te gaan. De financiële kant onder de loep nemen: of we gediplomeerden beter kunnen vergoeden.
Opvolging Bij elke bestuursvergadering worden de gevolgde of de te volgen cursussen even aangehaald. Eind van dit seizoen de financiële berekening maken voor de trainersvergoedingen van volgend jaar, rekening houden met het zichzelf bedruipen van de verschillende groepen (aantal trainers per groep).
13
Ook nog vrijwilligers Sterktes We hebben een bestuur waarbij de verschillende individuen zeker hun steentje willen bijdragen aan de turnkring. Goede teamgeest, samenwerking en vertrouwen.
Kansen Ook voor bestuursleden bestaan er links en rechts opleidingen, maar we moeten ook meer intern in de club kijken wat de club nodig heeft voor haar werking.
Zwaktes De bestuursleden zijn echter ook merendeel nog vrij nieuw en niet geheel bekend met de bredere werking van de turnkring.
Bedreigingen We kunnen een bestuursorganigram opstellen, functies invullen, taken bijvullen, opleidingen volgen, maar als die niet ingevuld of opgevolgd worden heeft het allemaal niet veel nut.
Doelstellingen In de huidige structuur van de club, de bestuurders en commissieverantwoordelijken laten groeien in hun verschillende functies en taken.
Acties Bijscholingen en cursussen zoeken ter ondersteuning en opleiding. Op de bestuursvergaderingen stap voor stap de verschillende functies en hun taken onder de loep nemen waarbij informatie en kennis tussen de bestuurders en commissieleden verspreid wordt.
Opvolging Aan de verschillende bestuurders en commissieleden vragen of zij een invulling kunnen geven aan de verschillende taken van hun verantwoordelijkheden. En indien niet: verder gaan met bovenstaande actie.
14
Ook nog vrijwilligers Sterktes
Zwaktes
We kunnen rekenen op een brede werking van Het is echter gewoon keer op keer bij elke extra vrijwilligers naast onze trainers en organisatie dat we moeten gaan ronselen bij bestuursleden. deze vrijwilligers.
Kansen Ons initiatief met onze vrijwilligersverantwoordelijkheden biedt veel ruimte om onze vrijwilligerswerking mooi uit te werken.
Bedreigingen Als we dit initiatief niet opvolgen, niet echt gaan gebruiken, dan steken we misschien verloren tijd in iets wat volgens mij wel kan werken.
Doelstellingen Een heropstart plannen van onze vrijwilligerswerking. Om deze volledig uit te bouwen volgens het eerder gevolgde vrijwilligersproject van DynamoProject.
Acties We plannen een samenkomst met de 2 vrijwilligersverantwoordelijken om opnieuw op te starten en ook om de interne werkpunten en organisatiepunten te bespreken en te plannen.
Opvolging We gaan eind dit sportjaar navraag doen hoever de vrijwilligersverantwoordelijken geraakt zijn en wat er nog dient te gebeuren inzake het project tijdens volgend seizoen. We geven het project tot eind volgend seizoen de mogelijkheid om uitgewerkt te worden. Zo kunnen we in het seizoen 2016-2017 starten met een officiële en volledig uitgewerkte vrijwilligerslijst. Een lijst met voorkeurstaken enz… aan verbonden.
15
Ook nog vrijwilligers Sterktes Interne communicatie
Zwaktes Communicatie loopt soms stroef en alles wat afgesproken is wordt niet altijd volledig uitgevoerd.
Kansen Interne communicatie, we hebben de middelen: mails, facebook. Dus moeten we deze middelen beter leren benutten. En ook proberen alle vrijwilligers (bestuurtrainers-commissieverantwoordelijken) hier op attent te maken deze juist te gebruiken.
Bedreigingen Niet iedereen is even vlot met PC werking, mails enz…
Doelstellingen Beter leren of correct leren omgaan met communicatiemiddelen. Momenteel zijn we hier gaandeweg wel in aan het groeien.
Acties We zoeken actief naar een mogelijkheid om in de nabije toekomst misschien een cursus communicatie te kunnen volgen. Verder gaan we onderzoeken of we wel iedereen bereiken die we willen bereiken en of iedereen weet dat we hem/haar willen bereiken.
Opvolging We halen dit puntje volgend jaar terug aan voor wat betreft de cursus communicatie. Wat betreft de bereikbaarheid gaan we in elke mail een check invoegen met de verslagen van de bestuursvergaderingen.
16
4. Sociale Media Externe communicatie (website, facebook, …) -- Promotie enz…
Sterktes We hebben een website en een facebook pagina.
Zwaktes Ze mogen echter nog meer interactief en beter uitgewerkt worden, m.a.w. ze moeten leven.
Kansen Met een goede website en facebook-werking kunnen we heel tot heel veel mensen bereiken.
Bedreigingen Als er echter niet genoeg interactie is dan valt de interesse ook heel snel stil.
Doelstellingen Aanlokkelijker maken van de website, opfleuren, kleuren, indeling, …
Acties We gaan iets breder kijken of we één of meerdere personen vinden die ook eens met een voorstel of uitwerking kunnen komen. Een persoon aanduiden die communiceert met de webmaster om snel de juiste info en aanpassingen door te geven.
Opvolging Na het vinden van die persoon of personen, plannen we opvolgingsmomenten en deadlines. Verder gaan we bekijken of we een teller kunnen plaatsen op onze website.
17
Ook nog sociale media Sterktes
Zwaktes
Door de jaren heen en dankzij de verschillende Toch zitten hier af en toe nog hiaten in. organisaties en resultaten mogen we toch wel Want soms krijgen we te horen: Waar zitten zeggen dat we aardig bekend zijn als club jullie? Is er wel een sporthal???
Kansen Door de bekendheid zouden we eigenlijk sponsors moeten kunnen aantrekken.
Bedreigingen Teveel tijd en kosten als we het te breed willen doen.
Doelstellingen Vernieuwen – opfrissen – verjongen van onze huisstijl en -middelen.
Acties Nieuw logo ontwerpen. Standaard affiches, folders, flyers, briefpapier, mailgebruik maken met dit nieuw logo. Vervolgens ook toevoegen in ons huishoudelijk reglement onder huisstijl. En dan de affiches, folders en flyers frequenter gebruiken om nog meer mensen te bereiken.
Opvolging We kunnen polsen naar de fraaiheid van onze huisstijl en middelen. Maar verder kunnen we enkel een mogelijke groei van ons ledenaantal koppelen aan een betere bekendheid van de club.
18
5. Financiën & Administratie Opstellen van begroting, kwartaal-, halfjaar- en jaarrapportages, budgetbeheer, subsidies, sponsoring, ledenbeheer, enz …
Sterktes Dankzij de goede werking in het verleden van Maurits kunnen we ons qua sponsoring nog beroepen op een mooie invulling
Zwaktes Onze sponsorwerking staat echter alles behalve mooi op punt.
Kansen
Bedreigingen
Een mooi sponsorpakket uitwerken en iemand vinden die sponsors wil zoeken zou heel interessant zijn.
Het te groots gaan zien of het juist te klein opzetten kan leiden tot een minder sterk sponsorpakket en leiden tot doodbloeden van onze sponsorinkomsten.
Doelstellingen We gaan proberen een nieuw en degelijk sponsorpakket op te stellen, met mogelijk een bijhorende functie van sponsorcommissie en –verantwoordelijke.
Acties We gaan extern op zoek naar info bij andere organisaties of bij bedrijven die sponsoren. Aan de hand hiervan gaan we ook proberen een vacature open te stellen voor de functie van sponsorverantwoordelijke.
Opvolging Tijdens bestuursvergaderingen volgen we de vorderingen hiervan op.
19
Ook nog financiën & administratie Sterktes Financieel zijn we een vrij sterke club.
Kansen Het maken en opvolgen van een jaar- en een toekomstbegroting zou ons zeker sterker kunnen maken.
Zwaktes We leven echter nogal veel van dag tot dag. Een begroting waarmee effectief gewerkt wordt hebben we niet. Zeker geen toekomst begroting.
Bedreigingen Indien we dit echter niet doen, kunnen we mogelijkerwijs voor verrassingen komen te staan. Zolang de kas mooi positief is kunnen we dit opvangen, maar dit kan ook snel minderen hé.
Doelstellingen Aangezien wij dit jaar een nieuwe financieel beheerder hebben geven we die persoon de tijd om zich in te werken en verwachten wij dus nog niet dat we dit en/of volgend jaar al met een volledig uitgewerkte toekomstbegroting van start gaan. De jaarlijkse begrotingen en de opvolging die we nu doen zullen we natuurlijk blijven hanteren.
Acties We zullen wel stap voor stap een denkpiste creëren hoe we toch kunnen groeien naar een volledig uitgewerkte toekomstbegroting. We kunnen dit doen telkens als we de financiële toestand van de club bespreken.
Opvolging Elke vergadering halen we de financiële toestand van de club even aan. We bekijken of we dingen moeten bijsturen.
20
Ook nog financiën & administratie
Sterktes We vragen een gezinsvriendelijk lidgeld. We kunnen dit laag houden omdat we meerdere organisaties doen. Bij meerdere uren wordt het bedrag per uur goedkoper. Op vraag zijn gespreide betalingen toegelaten. En er is de mogelijkheid tot het bekomen van een teruggave via het ziekenfonds.
Zwaktes Niet iedereen kent de mogelijkheid tot teruggave van het ziekenfonds. Ook via het OCMW kan er ondersteuning voor kansarmen zijn. Hoe dit werkt weten we momenteel niet echt.
Kansen
Bedreigingen
Het laag houden van het lidgeld staat natuurlijk recht evenredig met een mogelijk groter ledenaantal omdat het bij ons niet duur is.
Het laag houden van het lidgeld kan bij een grote drop out of mindere instap wel dadelijk leiden naar financiële tekortkomingen in de club.
Doelstellingen We hebben natuurlijk als doel het lidgeld zo laag mogelijk te houden, maar we moeten wel in het achterhoofd houden dat het niet ten koste gaat van onze gezonde financiële clubsituatie.
Acties Navragen bij het OCMW hoe hun eventuele ondersteuning werkt en of wij daar ook een rol in spelen.
Opvolging We gaan elk jaar ons ledenaantal, instappen en drop out vergelijken met de financiële inbreng van onze leden.
21
Ook nog financiën & administratie
Sterktes We hebben een mooi trainersaantal en we betalen hen een mooie vrijwilligersvergoeding.
Kansen De mooie vergoeding van onze trainers geeft de kans dat ze in de club actief blijven en dat we mogelijk nog extra trainers aantrekken.
Zwaktes We staan hierbij natuurlijk voor een grote financiële kost op jaarbasis om onze trainers te kunnen betalen.
Bedreigingen Financieel kan het trainersteam en hun vergoedingen de club natuurlijk ook een stevige kater bezorgen.
Doelstellingen Een evenwicht creëren tussen de vrijwilligersvergoedingen aan de trainers en de inkomsten van de lidgelden van de leden.
Acties We gaan de verhouding tussen de lidgelden en de vrijwilligersvergoedingen van de trainers onderzoeken om te kijken hoe we eventueel kunnen komen tot een zelf bedruipen van onze groepen.
Opvolging Op het einde van het seizoen de lidgelden en vrijwilligersvergoeding met elkaar vergelijken.
22
6. Accommodatie & Materieel Huren van zalen, aankoop, herstellingen en inventarisering materieel, correct gebruik van materieel, enz…
Sterktes We zijn een grote gebruiker van accommodatie bij de gemeente en kunnen rekenen op veel eigen materieel.
Zwaktes Onze trainers springen echter niet altijd even correct om met het materieel en onze derde gebruikers al helemaal niet (betalen hier momenteel ook niet (meer) voor).
Kansen We kunnen onze jonge trainers opleiden tot correcter hanteren van accommodatie en materieel, ze hebben nog niet zoveel eigen gewoontes die ze bijvoorbeeld moeten afleren.
Bedreigingen De vraag is hier ook weer: staan onze jonge trainers open voor de verantwoordelijkheid rond dit materieel- en accommodatiegebruik?
Doelstellingen Zoeken naar een beleid voor ons materieelgebruik door derden.
Acties We gaan bepalen welke financiële return wij wensen van de gemeente of de scholen voor het materieelgebruik en leggen dit in eerste instantie voor aan de gemeente en afhankelijk van de gevolgen aan de scholen. We leggen aan onze eigen trainers alvast uit wat we van hen verwachten rond het correcte accommodatie- en materieel gebruik.
Opvolging Vanaf volgend seizoen moet er een financiële afspraak zijn voor materieelgebruik door derden.
23
Ook nog accommodatie & materieel Sterktes We hebben veel eigen materieel
Kansen Een overzichtelijke lijst met eventueel afschrijving van materieel erin verwerkt zou heel nuttig zijn.
Zwaktes We hebben er een lijst van, maar die is onoverzichtelijk.
Bedreigingen We weten niet goed wat we in huis hebben en hoelang het nog zal meegaan. Dit kan voor financiële verrassingen zorgen.
Doelstellingen Opstellen - vernieuwen van materieel lijst.
Acties We stellen een overzichtelijke lijst op van ons materieel en koppelen er de levensduur en het prijskaartje aan vast. We maken ook in een aparte lijst voor het materieel van de gemeente. Dit ook in het kader van het actiepunt rond de financiële return door derden voor ons materieelgebruik.
Opvolging Bij het jaarverslag kijken we na of we een overzichtelijke lijst hebben kunnen opstellen.
24
7. Kwaliteit & Evaluatie Meten ledenbeheer groei, stagnatie, enz… -- Evaluatie doelstellingen van de turnkring, enz.
Sterktes We kunnen via de federatie een beroep doen op een mooi werkend ledenbeheerprogramma.
Zwaktes We gebruiken dit programma echter nog niet optimaal. Van echte ledenopvolging is nog helemaal geen sprake.
Kansen
Bedreigingen
Als we naast het gewoon inschrijven van leden (binnenkort ook “online”) onze leden ook echt gaan opvolgen, dus onze trainers ook met het programma gaan laten werken of een extra verantwoordelijke vinden voor de opvolging, zullen we sterker en misschien ook dichter bij onze leden geraken. Ook voor onze subsidies en kwaliteitseisen zullen we sterker staan.
Als we onze leden niet gaan opvolgen, zullen er steeds leden zijn die niet betaald hebben, dus niet verzekerd zijn, zullen er misschien leden administratief in de verkeerde groep zitten. Zullen we ook onze ledenuitval (drop out) of -groei niet kunnen opvolgen, dus ook niet kunnen weten waar we goed doen of juist niet en het waarom hiervan.
Doelstellingen We hebben dus duidelijk nood aan een verantwoordelijke voor ledenopvolging.
Acties We zullen een vacature opstellen voor de functie ‘verantwoordelijke commissie ledenbeheer’. Deze vacature dient het door ons gewenste profiel te bevatten met de vereiste kennis en vaardigheden. Alsook met de taken die deze functie inhoudt.
Opvolging Bij kandidaatstellingen houden we een gesprek waar minstens 2 personen van de raad van bestuur aanwezig zijn. Vervolgens beslist de raad van bestuur wie en of de kandidaat de functie mag bekleden. Luk zal de opleiding van de functie voor zijn rekening nemen. Op het einde van het seizoen proberen we de reacties te evalueren indien we nog geen verantwoordelijke gevonden hebben.
25
