Draaiboek SWOT-analyse met medewerkers Dit hulpmiddel is bestemd voor leidinggevenden die met hun medewerkers een SWOTanalyse willen doorlopen. SWOT = • Strengths (sterkten) • Weaknesses (zwakten) • Opportunities (kansen) • Threats (bedreigingen) Het gezamenlijk doorlopen van een SWOT-analyse met de medewerkers past binnen een democratische/consulterende (in tegenstelling tot autoritaire) stijl van leidinggeven. Doel hiervan kan zijn: • Gezamenlijke focus op de toekomst • Vergroten van de betrokkenheid / motivatie (door inspraak) • Aanzet tot een strategieformulering voor het komende jaar. Er zijn I. II. III.
drie modules: Sterkten & zwakten ± 1 uur Kansen & bedreigingen ± 2 uur Doelstellingen & plan van aanpak ± 2 uur
De modules zijn op allerlei verschillende manieren te combineren, al naar gelang de beschikbare tijd en de inhoudelijke behoefte: - alleen I - alleen II - I+II - I+II+III - I+III - II+III. Als gekozen wordt voor alleen I en/of II (dus zonder het gezamenlijk afleiden van doelstellingen) is het wel van belang dat de medewerkers op korte termijn horen wat gedaan wordt om de zwakten en/of bedreigingen aan te pakken. Deze kunnen immers niet zonder aanpak ‘in de lucht blijven hangen’.
1
Draaiboek Benodigd materiaal
Flapover Stiften Plakband Papier Pennen Geeltjes (plakblaadjes)
I.
Sterkten & Zwakten
Vooraf • •
Geef bij de uitnodiging aan wat het doel is van de bijeenkomst. Laat medewerkers eventueel vooraf nadenken over wat zij sterk en zwak (‘voor verbetering vatbaar’) vinden aan het team, bijvoorbeeld 5 sterke en 5 zwakke punten. Denktijd voorafgaand aan de bijeenkomst verhoogt de inbreng, vooral bij mensen die graag wat langer nadenken voordat zij hun mening geven.
Inventarisatie • • •
Laat alle medewerkers sterkten van het team noteren op plakblaadjes (1 sterkte per blaadje) en de blaadjes op een flap plakken. Orden de blaadjes zo dat overeenkomstige sterkten als groepje bij elkaar staan. Vraag bij onduidelijkheden om een toelichting (‘kan ik deze hierbij plakken?’ ‘wordt hier dit bedoeld?‘), maar accepteer het als mensen liever anoniem blijven. Mondeling inventariseren en noteren op een vel is ook mogelijk. De plakblaadjes hebben echter een anoniemer karakter, wat de drempel verlaagt voor mensen die niet makkelijk praten in een groep en om gevoelige punten aan te dragen.
Keuze •
• • • •
Leg uit dat iedereen zo gelegenheid krijgt om – anoniem - 5 punten te verdelen over de sterkten op de flap; dit mag bij vijf verschillende sterkten zijn, maar meerdere (zelfs vijf) punten bij één sterkte is ook toegestaan. Laat ze even nadenken (en evt. voor zichzelf noteren) hoe zij hun punten willen verdelen. Draai de flapover om zodat deze met de notities van de groep af staat. Laat vervolgens iedereen één-voor-één met een (dikke) stift achter de flapover langs lopen en punten geven. Draai de flapover terug en tel de punten per sterkte. De (±) 5 sterkten met de meeste punten vormen de top 5 voor het team.
Herhaal dit proces voor de zwakten
II.
Kansen & Bedreigingen
Vooraf • •
•
Geef bij de uitnodiging aan wat het doel is van de bijeenkomst. Laat medewerkers eventueel vooraf nadenken over wat zij als kansen en bedreigingen van buitenaf op het team af zien komen, bijvoorbeeld 5 kansen en 5 bedreigingen. Denktijd voorafgaand aan de bijeenkomst verhoogt de inbreng, vooral bij mensen die graag wat langer nadenken voordat zij hun mening geven. Kansen & bedreigingen komen van buiten het team. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: o Af te zetten producten/diensten o Ontwikkelingen / behoeften bij afnemers (binnen of buiten de overkoepelende organisatie) o Ontwikkelingen / plannen van de overkoepelende organisatie o Maatschappelijke ontwikkelingen o Ontwikkelingen bij concurrenten
Inventarisatie • • •
Laat alle medewerkers kansen die op het team afkomen noteren op plakblaadjes (1 kans per blaadje) en de blaadjes op een flap plakken. Orden de blaadjes zo dat overeenkomstige kansen als groepje bij elkaar staan. Vraag bij onduidelijkheden om een toelichting (‘kan ik deze hierbij plakken?’ ‘wordt hier dit bedoeld? ‘), maar accepteer het als mensen liever anoniem blijven. Mondeling inventariseren en noteren op een vel is ook mogelijk. De plakblaadjes hebben echter een anoniemer karakter, wat de drempel verlaagt voor mensen die niet makkelijk praten in een groep en om gevoelige punten aan te dragen.
Keuze •
• • • •
Leg uit dat iedereen zo gelegenheid krijgt om – anoniem - 5 punten te verdelen over de kansen op de flap; dit mag bij vijf verschillende kansen zijn, maar meerdere (zelfs vijf) punten bij één kans is ook toegestaan. Laat ze even nadenken (en evt. voor zichzelf noteren) hoe zij hun punten willen verdelen. Draai de flapover om zodat deze met de notities van de groep af staat. Laat vervolgens iedereen één-voor-één met een (dikke) stift achter de flapover langs lopen en punten geven. Draai de flapover terug en tel de punten per kans. De (±) 5 kansen met de meeste punten vormen de top 5 voor het team.
Herhaal dit proces voor de bedreigingen
III.
Doelstellingen & plan van aanpak
Vooraf •
•
•
•
De bijeenkomst over de doelstellingen en het bijbehorende plan van aanpak volgt op een bijeenkomst over sterkten & zwakten en/of kansen & bedreigingen. Deze kan aansluitend plaatsvinden, of apart op een later moment. De top 5 sterkten/zwakten/kansen/bedreigingen vormen input voor dit onderdeel. Een eventueel aanwezige missie en visie van het team kan als aanvullende input gebruikt worden (als inkadering). Bij een aparte bijeenkomst kunnen medewerkers eventueel vooraf nadenken over wat zij als mogelijkheden zien om: o kansen (top 5) te benutten o bedreigingen (top 5) af te weren o sterkten (top 5) te benutten o zwakten (top 5) te verhelpen Denktijd voorafgaand aan de bijeenkomst verhoogt de inbreng, vooral bij mensen die graag wat langer nadenken voordat zij hun mening geven. Kansen & bedreigingen komen van buiten het team. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: o Af te zetten producten/diensten o Ontwikkelingen/ behoeften bij afnemers (binnen of buiten de overkoepelende organisatie) o Ontwikkelingen/plannen van de overkoepelende organisatie o Maatschappelijke ontwikkelingen o Ontwikkelingen bij concurrenten
Inventarisatie • •
• •
•
Hang flappen met de top 5 van sterkten & zwakten en/of kansen & bedreigingen op. Laat medewerkers nadenken en voor zichzelf noteren welke mogelijkheden zij zien: o om kansen (top 5) te benutten o om bedreigingen (top 5) af te weren o om sterkten (top 5) te benutten o om zwakten (top 5) te verhelpen Inventariseer mondeling alles wat de medewerkers bedacht hebben; noteer de ideeën genummerd onder elkaar op een flap. Voeg ook uw eigen ideeën toe. Veto: bij eventuele ideeën die u als leidinggevende absoluut niet wenselijk of haalbaar vindt kunt u uitleggen waarom u ze niet wilt opnemen. Wees hier zuinig mee; per slot van rekening dient deze bijeenkomst (ook) als inspraakgelegenheid. Ten slotte ontstaat een lijst met mogelijke doelstellingen.
Keuze •
• • • •
Leg uit dat iedereen zo gelegenheid krijgt om – anoniem - 5 punten te verdelen over de doelstellingen op de flap; dit mag bij vijf verschillende doelstellingen zijn, maar meerdere (zelfs vijf) punten bij één doelstelling is ook toegestaan. Laat ze even nadenken (en evt. voor zichzelf noteren) hoe zij hun punten willen verdelen. Draai de flapover om zodat deze met de notities van de groep af staat. Laat vervolgens iedereen één-voor-één met een (dikke) stift achter de flapover langs lopen en punten geven. Draai de flapover terug en tel de punten per doelstelling. De (±) 5 doelstellingen met de meeste punten vormen de top 5 voor het team.
Plan van aanpak Het plan van aanpak kan tijdens deze bijeenkomst gemaakt worden; dit geeft de gelegenheid om de medewerkers te laten aangeven welke bijdrage zij graag willen leveren. Ook kan ervoor gekozen worden het plan van aanpak achteraf door de leidinggevende te laten invullen. •
Inventariseer gezamenlijk per maatregel welke activiteiten nodig zijn = WAT. Noteer deze op een flap.
•
Vraag of medewerkers een bepaalde activiteit op zich willen nemen = WIE. Noteer de naam/namen achter de activiteit op de flap.
•
Vraag de verantwoordelijke voor de activiteit wat een haalbare streefdatum is om deze activiteit af te ronden = WANNEER. Noteer de datum achter de activiteit op de flap.
•
Zorg dat de medewerkers binnen een week een uitgewerkte versie ontvangen met in elk geval de doelstellingen en het plan van aanpak.
