Briljant Brieven
Inhoud 1.
Brieven & MailMerge ................................................................................................................................................... 1 Brieven............................................................................................................................................................................... 1 Werken met brieven....................................................................................................................................................... 1 De instellingen voor brieven .......................................................................................................................................... 2 De soorten brieven ........................................................................................................................................................ 3 Brieven ingeven en versturen ........................................................................................................................................ 4 Brieven opvragen........................................................................................................................................................... 7 De brieven opvolgen...................................................................................................................................................... 9 Standaardbrieven maken en gebruiken....................................................................................................................... 10 E-mail verzenden......................................................................................................................................................... 11 Lijsten van brieven afdrukken ...................................................................................................................................... 12 MailMerge ........................................................................................................................................................................ 13 Werken met MailMerge................................................................................................................................................ 13 Een mailing opstellen en verzenden............................................................................................................................ 14 De mailing verzenden .................................................................................................................................................. 15
2.
Index ........................................................................................................................................................................... 17
i
Brieven & MailMerge Brieven Werken met brieven De module Brieven is een standaard voorziening in Briljant Administrator en Account. Het is een bijzonder krachtige tool waarmee u de volledige interne en externe communicatie in uw organisatie beheert. De impact van het gebruik van de module Brieven op uw bedrijfscommunicatie is zeer groot:
•
alle berichten vertrekken vanuit Briljant Administrator en worden er ook in bewaard. U hoeft niet meer over te schakelen naar een externe tekstverwerker, een fax- of een mailprogramma;
•
alle berichten - intern of extern, verslag, nota, brief, fax, mail of telefoongesprek - zijn gerelateerd aan een klant, prospect of leverancier en gebruiken de adresseringsgegevens uit de klanten-, prospecten- of leveranciersfiche;
•
het tabblad Brieven op het klanten-, prospecten- en leveranciersscherm toont het overzicht van alle interne en externe communicatie met uw klanten, prospecten en leveranciers. U kunt een geselecteerde berichtenregel met een sneltoets openen om alle details van het bericht te zien, te editeren en eventueel opnieuw te verzenden;
•
teksten worden afgedrukt of verzonden met vrij te bepalen lay-outs; de vormgeving van uw uitgaande correspondentie is altijd uniform en bevat geen tikfouten in de naam- en adresgegevens (in zoverre deze gegevens correct zijn ingegeven in Briljant);
•
alle berichten zijn opvraagbaar op klant, op persoon, op status, ...
•
interne berichten over klanten of leveranciers zijn gericht aan een of meerdere medewerkers, die ze afhandelen of ze voorzien van commentaar en ter afhandeling doorsturen aan een andere collega. Ieder bericht heeft een status: Lopend, Op te volgen, Afgehandeld, ...
•
iedere geautoriseerde medewerker kan de berichtenhistoriek van een klant, prospect of leverancier consulteren en snel op de gestelde vraag antwoorden of doorverbinden met de juiste persoon.
De module Brieven is het transportmiddel én het magazijn voor alle niet-gestructureerde informatie. Ze maakt definitief komaf met handgeschreven nota's, zelfklevende memobriefjes, prikborden, ... Uiteraard vergt het gebruik ervan een zekere discipline. Maar eens deze tot een gewoonte is geworden, zullen u en zeker uw klanten merken dat:
•
er weinig of geen informatie meer verloren gaat, wat het werk voor iedereen minder stresserend maakt;
•
iedereen zich met enkele muisklikken snel op de hoogte kan stellen van de recente interne en externe berichten aan en over een klant, zodat men de telefonische vragen van de klant meestal onmiddellijk kan beantwoorden. Het gebruik van het obligate "ik weet het niet en de betrokken persoon is er niet, maar ik zal hem/haar vragen dat hij/zij u zo snel mogelijk terug belt..." wordt sterk teruggedrongen.
Document archivering Met de module Document archivering kunnen alle inkomende brieven, faxen, contracten, ... worden gescand en aan een bericht gekoppeld, zodat de persoon aan wie het document is gericht het op zijn scherm kan raadplegen. Het papieren origineel kan onmiddellijk en definitief worden gearchiveerd.
MailMerge Als de module Prospectenbeheer is geactiveerd, dan hebt u de functie MailMerge ter beschikking. Hiermee verzendt u standaardbrieven, faxen en e-mails aan geselecteerde groepen klanten, prospecten of leveranciers.
1
Briljant Brieven
De instellingen voor brieven Menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Soort brief/fax/tel Het opdelen van brieven in soorten is niet verplicht, maar wel handig voor opzoekingen en selecties.
Werkwijze Kies menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Soort brief/fax/tel. Vul de codes en de benamingen in. Voorbeelden:
•
INF voor INFORMATIE
•
KL voor KLACHT
•
OF voor PRIJSAANVRAAG
•
SUP voor SUPPORT
•
VG voor AANVRAAG VERGUNNING
•
...
Menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Brief groepen Voor het opstellen van lijsten kunnen brieven ook worden ingedeeld in hoofd- en subgroepen.
Werkwijze Kies menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Brief groepen. Vul de codes en de omschrijvingen voor de hoofd- en subgroepen in. In menu Instellingen, Invoice, Brieven kunt u het invullen van hoofd- en/of subgroepen al dan niet als verplicht instellen.
2
Brieven & MailMerge
De soorten brieven Het woord brieven dient breed te worden geïnterpreteerd: het omvat àlle berichten die in een organisatie circuleren.
Externe communicatie De externe communicatie definiëren we als de communicatie tussen uw organisatie en haar externe relaties (klanten, handels- en dienstenleveranciers, prospecten, overheidsinstanties, ...), en dit zowel voor de uitgaande als de inkomende berichten. De externe communicatie kan de volgende vormen hebben:
•
brieven
•
faxen
•
e-mails
•
telefoongesprekken (ingetikte korte inhoud van gesprekken)
•
digitaal opgeslagen inkomende documenten (met module Document archivering)
Bestellingen, offertes, orders, afleverbonnen en facturen maken ook deel uit van de externe communicatie, maar zijn geautomatiseerd. Ze worden niet afgehandeld met de module Brieven.
Interne communicatie De interne communicatie is de informatie die doorheen de organisatie stroomt, afkomstig van en gericht aan de medewerkers. De interne communicatie kan vele vormen aannemen. De volgende opsomming is zeker niet beperkend:
•
korte inhoud van telefoongesprekken met een externe relatie, door persoon A ingegeven en ter behandeling doorgestuurd aan persoon B, C, D, ...
•
verwijzingen naar in- of uitgaande documenten (prijsaanvraag, offerte, order, contract, klacht,...) door persoon A aan persoon B met het verzoek hier een bepaald gevolg aan te geven;
•
verwittiging door persoon A aan persoon B over nieuwe, gewijzigde of geannuleerde afspraken;
•
instructies van persoon A aan persoon B over uit te voeren taken;
•
bevestigingen van uitvoering van instructies;
•
vragen over dossiers, documenten, acties, mondeling gemaakte afspraken, ... en de antwoorden hierop;
•
dienstmededelingen;
•
...
Veel organisaties gebruiken e-mail voor deze interne communicatie. Nadeel is echter dat het mailprogramma niet is gekoppeld aan het adminstratieprogramma, en dus ook niet aan het centrale klanten- en leveranciersbestand. Briljant Brieven ondervangt dit probleem door deze communicatie vanuit Briljant te laten verlopen. Alle communicatie, zowel de interne als de externe, is geliëerd aan een klant, een leverancier, een prospect en/of een persoon, is opgeslagen in de Briljant database en is ook van daaruit reproduceerbaar.
3
Briljant Brieven
Brieven ingeven en versturen Menu Uren, Brieven of knop Brieven Werkwijze Open menu Uren, Brieven of klik op de knop Brieven 1.
. Het venster Brieven opent.
Kies in het 1ste veld de aard van het bericht "Brief", "Fax", "Telefoon", "Verslag", "E-mail" of "Opvolging". Het volstaat de eerste letter in te tikken.
Gebruik "Telefoon" om de korte inhoud van een inkomend of uitgaand telefoongesprek in te tikken, eventueel met te ondernemen actie (b.v. dringend terugbellen) en vervolgens het bericht door te sturen naar een collega. Gebruik "Opvolging" voor interne berichten. 3.
Kies voor "Klant", "Prospect", "Leverancier" of "Andere" en vul de naam van de klant, prospect of leverancier in (F3 voor de selectielijst. De volledige naam en de adresgegevens worden opgehaald en ingevuld op het tabblad Algemeen. De naam wordt automatisch ingevuld als u het scherm Brieven opent vanuit het scherm Klanten, Prospecten of Leveranciers. Opent u Brieven vanuit het tabblad Contactpersonen met geselecteerde contactpersoon, dan wordt eveneens de contactpersoon ingevuld.
4.
Vul de contactpersoon in.
5.
Vul naargelang de noodzaak de volgende velden in:
•
Behandeling door (bovenaan in het scherm): als u werkt met gebruikers, dan zal hier de naam van de opsteller van het bericht zijn ingevuld. Vul een andere code in als u het bericht aan een collega wil doorzenden.
•
Opvolging: om het bericht zowel op uw naam te laten staan als het door te sturen naar een collega.
•
E-mail: vul het mailadres in om het bericht te mailen. Indien ingevuld bij contactpersonen in het scherm Klanten, Prospecten of Leveranciers, dan wordt het automatisch opgevuld.
•
IVM: boek + bonnummer. Wordt automatisch ingevuld als u het scherm Brieven opent vanuit een geopende offerte, order, afleverbon, servicebon of bestelbon
•
Omschrijving, Uw Ref., Onze Ref.
•
Soort: vul de code in of druk op B3 voor de selectielijst.
•
Status: geef het bericht de status "Lopend", "Klant neemt contact op", "Uitgesteld tot" of "Afgehandeld".
Het is handig als in de velden Aard, Klant/Lev/Prospect/Andere, Soort en Status een default waarde is ingesteld (rechter muisknop).
4
Brieven & MailMerge
5.
Klik op de tab Tekst. Tik de tekst in op het tabblad Tekst en bewaar met F5.
6.
Is uw bericht een brief, een fax of een e-mail, klik dan op de knop Print, Afdrukvoorbeeld, Fax, Fax voorbeeld of E-mail. Uw bericht wordt afgedrukt, gefaxt of gemaild volgens de overeenstemmende lay-out. Voor het aanmaken van deze lay-outs neemt u contact op met uw Helpdesk. Is uw bericht bestemd voor een collega, tik dan zijn code in Behandeling door in en druk op F5 om te bewaren. U kunt op dit tabblad de velden Soort en Status nog invullen of wijzigen.
7.
Het bericht is nu zichtbaar op het tabblad Brieven in het scherm Klanten/Prospecten/Leveranciers.
Toon met Beheer kolommen de kolom Memo op het tabblad Brieven en maak deze kolom zo breed mogelijk. Ze geeft de eerste lijn van uw bericht weer.
Om vanuit dit geopende scherm een tweede bericht voor deze relatie aan te maken, klik op het tabblad Nieuw en tik uw tekst in. Pas de kenmerken van uw bericht aan zoals hierboven beschreven en bewaar met F5.
5
Briljant Brieven
Hoewel er in Soorten brieven een theoretische opdeling is gemaakt tussen interne en externe berichten, is er geen verschil in het opstellen en bewaren van deze berichten. Voor een extern bericht kiest u een afdruk- of verzendmethode (brief, fax, mail). Voor een intern bericht vult u de code van de collega in voor wie het bericht is bestemd.
6
Brieven & MailMerge
Brieven opvragen Menu Uren, Brieven of knop Brieven Er zijn meerdere manieren om het overzicht van de opgeslagen berichten te consulteren en het gezochte bericht te openen.
Vanuit het scherm Klanten/Prospecten/Leveranciers Het tabblad Brieven in het scherm Klanten/Prospecten/Leveranciers toont alle aan deze klant/prospect/leverancier gekoppelde berichten, zowel de interne als de externe. Het is een zeer snelle manier om u te informeren over wat er reilt en zeilt bij deze klant, b.v. net voordat u een afspraak met hem heeft. Toon met Beheer kolommen de kolom Memo op het tabblad Brieven en maak deze kolom zo breed mogelijk. Ze geeft de eerste lijn van de berichten weer. Vink Enkel openstaande aan om enkel de berichten met status "Lopend" te zien. Selecteer een bericht en druk op CTRL+SHIFT+O (of rechter muisknop en Open document) om het bericht te openen in het venster Brieven.
Vanuit het scherm Brieven
•
Opvragen op persoon, enkel met status "Lopend" 1.
Open het scherm Brieven. Als u werkt met gebruikers, dan is uw eigen code reeds ingevuld in Behandeling door.
2.
Druk op F9 om het overzicht te openen van alle berichten die door uw collega's voor u zijn ingegeven én die de status "Lopend" hebben.
3.
Open het gezochte bericht door er op te dubbelklikken. U kunt het bericht editeren, aanvullen, afdrukken, doorsturen aan iemand anders of de status wijzigen, b.v. in "Afgehandeld".
7
Briljant Brieven
•
•
•
8
Opvragen op persoon, alle statussen 1.
Open het scherm Brieven. Als u werkt met gebruikers, dan is uw eigen code reeds ingevuld in Behandeling door.
2.
Druk op SHIFT+F9 om het overzicht te openen van alle berichten die door uw collega's voor u zijn ingegeven, ongeacht hun status.
3.
Open het gezochte bericht door er op te dubbelklikken. U kunt het bericht editeren, aanvullen, afdrukken, doorsturen aan iemand anders of de status wijzigen, b.v. in "Lopend" of "Uitgesteld tot".
Opvragen op Klant/Prospect/Leverancier, enkel met status "Lopend" 1.
Open het scherm Brieven. Als u werkt met gebruikers, dan is uw eigen code reeds ingevuld in Behandeling door.
2.
Vul een klant, prospect of leverancier in.
3.
Druk op F2 om het overzicht te openen van alle berichten die door iedereen voor deze klant/prospect/leverancier zijn ingegeven én die de status "Lopend" hebben.
4.
Open het gezochte bericht door er op te dubbelklikken. U kunt het bericht editeren, aanvullen, afdrukken, doorsturen aan iemand anders of de status wijzigen, b.v. in "Afgehandeld".
Opvragen op Klant/Prospect/Leverancier, alle statussen 1.
Open het scherm Brieven. Als u werkt met gebruikers, dan is uw eigen code reeds ingevuld in Behandeling door.
2.
Vul een klant, prospect of leverancier in.
3.
Druk op SHIFT+F2 om het overzicht te openen van alle berichten die door iedereen voor deze klant/prospect/leverancier zijn ingegeven, ongeacht hun status.
4.
Open het gezochte bericht door er op te dubbelklikken. U kunt het bericht editeren, aanvullen, afdrukken, doorsturen aan iemand anders of de status wijzigen, b.v. in "Lopend" of "Uitgesteld tot".
Brieven & MailMerge
De brieven opvolgen Menu Uren, Brieven of knop Brieven Hoe het brievensysteem in uw organisatie wordt geïmplementeerd, is afhankelijk van de interne werkprocedures en informatiestroom. Tijdens een voorafgaand onderhoud kan een Briljant consultant u alle ins en outs van het systeem tonen, u helpen de juiste opties te kiezen en de nodige lay-outs aanmaken. De snelle toegang tot het berichtenarchief stelt de organisatie in staat om de werkopvolging grotendeels vanuit het scherm Brieven te doen.
Werkwijze
•
Iedere medewerker geeft zijn informatie en instructies betreffende klanten via Brieven door aan collega's.
•
Iedere medewerker vraagt een aantal keren per dag de berichten die aan hem zijn gericht en met de status "Lopend" op.
•
Nadat er het nodige gevolg aan is gegeven, wijzigt hij de status in "Afgehandeld", "Klant neemt contact op" of "Uitgesteld".
•
Het bericht kan door de ontvanger ook worden aangevuld met extra informatie en met gewijzigde of ongewijzigde status doorgestuurd aan een derde persoon.
•
Rechtsboven in het scherm kan men het traject volgen dat het bericht heeft afgelegd. De datum en de namen van de laatste zes personen die het bericht hebben ontvangen en weer doorgestuurd, worden weergegeven.
•
Om een ontvangen bericht door te sturen: vul eventueel de tekst aan, vul in Behandeling door een andere persoon in en druk op F5. Een bericht dat is doorgestuurd aan een collega staat niet meer in de zoeklijst (F9) van de verzender. Indien u dit toch onder uw eigen naam wil bewaren, vink dan na het verzenden het veld Opvolging aan en bewaar opnieuw met F5. Het bericht zal zowel in uw eigen zoeklijst als in de zoeklijst van de bestemmeling voorkomen.
•
De directie en de commerciële medewerkers kunnen zich in een minimum van tijd op de hoogte stellen van de werkopvolging door de berichten op klantniveau te consulteren, bijsturen waar nodig is en de klant snel en correct informeren.
Een praktijkvoorbeeld..? Het brievenbestand bij Briljant groeit jaarlijks aan met +/- 40 000 (veertigduizend!) berichten. Ieder van deze berichten is binnen enkele seconden terug te vinden en te openen. Deze immense hoeveelheid informatie is van onschatbare waarde voor onze klantenopvolging en voor het goed functioneren van het bedrijf.
9
Briljant Brieven
Standaardbrieven maken en gebruiken Menu Uren, Brieven of knop Brieven U kunt in Brieven teksten ingeven, deze teksten bewaren als standaardtekst en uit deze lijst van standaardteksten kiezen bij het opstellen van een nieuw bericht.
Werkwijze standaardtekst maken en bewaren 1.
Maak op de gebruikelijke wijze een nieuwe brief aan.
2.
Klik op het tabblad Teksten en tik de tekst in die u als standaard wil bewaren.
3.
Druk op CTRL+F3 om het venster Tekst te openen. Vul de Naam en de Omschrijving in. Vul een code in het veld Bewaar als in en druk op F5 om te bewaren. Het scherm Tekst sluit en u keert terug naar Brieven.
4.
Werk uw brief verder af (verzenden, doorsturen, ...).
Werkwijze standaardtekst oproepen 1.
Maak op de gebruikelijke wijze een nieuwe brief aan.
2.
Klik op het tabblad Teksten en klik met de linker muisknop in het lege tekstveld.
3.
Druk op F3 om de selectielijst van de standaard teksten te openen. Selecteer de gewenste tekst door er op te dubbelklikken. De tekst wordt ingevuld op het tabblad Teksten. U kunt hem aanpassen en verzenden/doorsturen.
Werkwijze standaardteksten beheren Kies menu Uren, Brieven of knop Brieven.
10
1.
Klik op het tabblad Teksten en klik met de linker muisknop in het lege tekstveld.
2.
Druk op CTRL+F3 om het venster Tekst te openen.
3.
Druk op F3 om de selectielijst te openen. Selecteer de gewenste tekst door er op te dubbelklikken. De tekst wordt ingevuld in het scherm Tekst.
4.
U kunt de tekst aanpassen en bewaren met F5. Of u kunt de aangepaste tekst een andere naam en omschrijving geven en in Bewaar als een nieuwe code ingeven. Bewaar met F5. U hebt nu de oorspronkelijke tekst en de aangepaste versie ter beschikking.
Brieven & MailMerge
E-mail verzenden Menu Uren, Brieven of knop Brieven Het opstellen en verzenden van e-mail verloopt op precies dezelfde wijze als een brief of fax. Let wel op het volgende
•
Als u de foutmelding krijgt dat er geen mail lay-outs zijn opgegeven, contacteer dan de helpdesk voor het importeren van de lay-outs.
•
Namen en mailadressen Mailadres afzender: de naam van de afzender wordt opgehaald uit het veld Persoon op het tabblad Algemeen. Om aan deze personen vaste mailadressen toe te kennen: zie menu Instellingen, Basisbestanden, Personeel, kolom E-mail. Mailadres bestemmeling: u kunt het adres in het venster E-mail verzenden intikken. Beter is het om in de hoofding van de brief een contactpersoon met mailadres in te vullen. Dit mailadres worden automatisch ingevuld in het veld Aan. Het is eveneens ingevuld op het tabblad Algemeen van het venster Brieven.
•
Het mailbericht wordt niet als bijlage of attachment verstuurd. Het wordt in het mailprogramma van de bestemmeling getoond zoals u het met de knop Voorbeeld
te zien krijgt. Voorbeeld van een Briljant mailbericht.
•
Voor het verzenden van e-mails maakt Briljant Administrator geen gebruik van Outlook of Outlook Express. De verzonden mails zijn bijgevolg ook niet gelogd in de map Verzonden berichten van uw mailprogramma, maar wel op het tabblad E-mail in het scherm Brieven.
Werkwijze Voor het verzenden van het bericht verwijzen wij naar E-mail verzenden in WERKEN MET BRILJANT.
11
Briljant Brieven
Lijsten van brieven afdrukken Menu Uren, Lijst brieven Werkwijze Kies menu Uren, Lijst brieven. Het scherm Lijst brieven opent. 1.
Op het tabblad Selectie vult u selectiecriteria, sorteervolgorde, ... in.
2.
Op het tabblad Lay-out stelt u met Beheer kolommen in welke gegevens u wenst te zien.
Zie verder Lijsten genereren voor de gedetailleerde beschrijving van lijsten maken en afdrukken.
12
Brieven & MailMerge
MailMerge Werken met MailMerge Menu Beheer, Mailing Als de module Prospectenbeheer is geactiveerd, dan hebt u de functie MailMerge ter beschikking. Hiermee verzendt u standaardbrieven, faxen en e-mails aan geselecteerde groepen klanten, prospecten of leveranciers.
Mogelijkheden Afhankelijk van uw hard- en software configuratie kunt u uw mailing verzenden
•
als brief (met de mogelijkheid om eveneens de etiketten en de verzendlijst af te drukken)
•
als fax
•
als e-mail (enkel indien u ook de contactpersonen mee opneemt)
naar een selectie van
•
prospecten en/of
•
klanten en/of
•
leveranciers
•
of hun contactpersonen
waarbij u de selectie kunt baseren op
•
de klassieke criteria Groepen, Vertegenwoordiger, Postnummer, Taalcode, Land, ... en/of
•
een interesse of een combinatie van interesses op het niveau van prospecten, klanten en/of hun contactpersonen.
Uw mailing kan bestaan uit:
•
een brief naar prospecten/klanten/leveranciers
•
een offerteaanvraag naar meerdere leveranciers.
Tenslotte kunt u uw mailing zo verzenden dat ze
•
per prospect, klant of leverancier wordt gelogd als brief (en bijgevolg ook in het tabblad Brieven wordt opgenomen ), b.v. voor een op te volgen commerciële mailing;
•
er geen individuele log bijgehouden wordt (b.v. voor een bericht over de vakantiesluiting).
Rationeler mailen Het MailMerge-systeem kan zo worden gebruikt dat u eerst e-mailt, vervolgens faxt naar degenen waarvan u geen emailadres maar wel een faxnummer heeft, en tenslotte de brieven afdrukt voor degenen waarvan u noch het e-mailadres, noch het faxnummer heeft. De mailing opstellen
13
Briljant Brieven
Een mailing opstellen en verzenden Menu Beheer, Mailing Het opstellen van de mailing en verzending gebeurt vanuit één enkel scherm. Open menu Beheer, Mailing. Het scherm Mailing opent.
Het tabblad Selectie 1.
Selecteer uw doelgroep onder Opnemen: Prospecten, Klanten en/of Leveranciers. U kunt meerdere groepen aanduiden, b.v. Prospecten en Klanten voor een prijsactie of Klanten en Leveranciers voor een bericht over de vakantiesluiting.
2.
Vink Mailing naar de contactpersonen aan als u de contactpersonen wilt toevoegen aan de selectie.
3.
Vul onder Selectie in welke criteria u wil gebruiken. Deze criteria worden toegepast op alle geselecteerde bestemmelingen.
4.
Rechts op het scherm kunt u onder Prospect, Klant en Leverancier specifieke criteria toevoegen voor deze groepen.
5.
Indien u wenst te selecteren op interesses, vul deze dan in onder Interesses. Let op de structuur van dit ingaverooster: of/of/of en of/of/of en of/of/of Houdt er rekening mee dat u in de schermen Prospecten en Klanten interesses heeft kunnen ingegeven op het niveau van de prospect/klant én op het niveau van de contactpersonen. Om de interesses van de contactpersonen te laten meespelen in de selectie moet onder punt 2 Mailing naar de contactpersonen zijn aangevinkt.
6.
Onder Opties vult u de overige instellingen in:
•
Sortering, Afdrukstand, Lijst of etiketten volgens lay-out ...
•
Offerte of Brief
•
Vul bij Offerte het Boek + Nummer in en stel de lay-out van de offerteaanvraag in.
•
Vul bij Brief de lay-out in en vink Genereer brieven aan indien u wilt dat iedere individuele brief ook wordt aangemaakt en aan de bestemmeling gekoppeld wordt. Dit is nuttig/nodig indien het b.v. een op te volgen commerciële actie betreft.
Het tabblad Lay-out Als u dit tabblad opent (en telkens nadat u op het tabblad Selectie iets heeft gewijzigd), vraagt het programma of het adressenbestand opnieuw moet worden gegenereerd. Strikt genomen hoeft u voor het verzenden van een mailing de kolommen niet in te stellen. Dit is wél nodig als u een lijst van de geadresseerden wenst te bekijken of af te drukken, b.v. om de kolom Status (Geen/Mail/Fax/Print) te raadplegen.
Het tabblad Brieven Als u op het tabblad Selectie heeft aangeduid dat u een brief wilt verzenden, dan geeft u op het tabblad Brieven de kenmerken van deze brief in (Persoon, Omschrijving, Onze referentie, Soort en Status). Tik eveneens de volledige tekst in, rekening houdend met de ingestelde brieflay-out (b.v. geen slotformule als die al onderdeel is van de lay-out). De mailing is nu klaar voor verzending.
14
Brieven & MailMerge
De mailing verzenden Menu Beheer, Mailing
Test uw mailing vooraleer te verzenden! 1. Gebruik de knoppen voor Afdrukvoorbeeld en Fax voorbeeld. 2. Geef uzelf of uw firma in als klant of prospect en vul bij Interesse Test in. Zorg dat het faxnummer is ingevuld, evenals uw e-mailadres bij een contactpersoon. Stel de selectie in op Interesses = Test, zodat u als enige geadresseerde wordt opgehaald op het tabblad Lay-out. U kunt nu de mailing bij wijze van test enkel voor uzelf afdrukken, of naar uzelf faxen of e-mailen. Nadat u uw mailing grondig heeft getest en bijgesteld, hoeft u enkel op de knop Print klikken om de verwerking te starten.
, Fax
of E-mail
te
De verzending van de mailing rationaliseren Tijdens het verzenden van de mailing (e-mail, fax, afdruk) wordt de status (zie tabblad Lay-out, kolom Status) van de geadresseerde gewijzigd van Geen naar Mail/Fax/Print. 1.
Dit maakt het mogelijk om de volledige selectie van bestemmelingen eerst te e-mailen. Na de verzending is voor alle bestemmelingen met een geldig e-mailadres de status automatisch gewijzigd van Geen naar Mail.
2.
Daarna geeft u de opdracht dezelfde mailing te faxen. Alle bestemmelingen met de status Mail worden hierbij genegeerd. Na de verzending wordt de status van alle bestemmelingen met een faxnummer gewijzigd van Geen naar Fax.
3.
In de laatste fase geeft u de opdracht tot afdrukken. Hierbij worden alle bestemmelingen met status Mail en Fax genegeerd, en enkel de nog niet bereikte bestemmelingen afgedrukt voor normale postverzending. Na deze actie horen alle bestemmelingen één van de statussen op Mail, Fax of Print te hebben.
15
Index B Brieven Communicatievormen .............................................. 4 E-mail verzenden ................................................... 15 Instellingen ............................................................... 3 Lijsten ..................................................................... 16 Opvolgen ................................................................ 12 Opvragen.................................................................. 9 Standaardbrieven ................................................... 13
Versturen.................................................................. 6
M Mailing Mogelijkheden ........................................................ 17 Opstellen ................................................................ 19 Verzenden.............................................................. 21
17
