ingekomen stukken (bijlagen op te vragen via secretariaat)

Agenda betreft

Vergadering Veiligheidsoverleg IJsselland

datum

24 september 2014

tijd plaats

9.00-12.30 uur Gemeentehuis Olst-Wijhe, Raadhuisplein 1 Wijhe

Algemeen Bestuur Veiligheidsregio (9.00-9.30 uur)

1.

Opening

2.

Verslag vergadering 25 juni 2014 (bijlage)

3.

Mededelingen/ingekomen stukken (bijlagen op te vragen via secretariaat)

besluitvormend

4. Arbeidsvoorwaardenregeling Informerend 5. Evaluatie Veiligheidsdag 2013 (bijlage) 6. Projectplan IJssellands Werken & Huisvesting (bijlage) 7. Evaluatie Programma Zelfredzaamheid 8. Stand van zaken LMO (bijlage) 9. Multidisciplinair evaluatierapport ´Telefonie en internetstoring Deventer’ d.d. 17 februari 2014 (bijlage) 10. Verslag leerarena GRIP-1 incident brand en explosie Oude Vismarkt in Zwolle (bijlage) 11. Netcentrisch werken GHOR 12. Rondvraag 13. Sluiting

Districtelijke Politie & RCIV (9.40-10.20 uur)

1.

Opening

2.

Mededelingen

3.

Verslag vergadering 25 juni 2014 (Politie en RCIV)

4.

Stand van zaken reorganisatie politie De politie informeert het bestuur over de stand van zaken omtrent het proces van de personele reorganisatie. In het bijzonder wordt hierbij aandacht besteed aan de volgende onderwerpen: Werving van de nieuwe leidinggevenden en de overdracht van de bestaande lijn aan de nieuwe teamchefs Proces om te komen tot het borgen van het wijkagentschap in de nieuwe basisteams Huisvesting

5. Rondvraag 6. Sluiting

Eind Openbare deel vergadering. Aansluitend Besloten Themabespreking

notulen van datum aanwezig

Veiligheidsbestuur IJsselland 25 juni 2014 Namens de gemeenten: De heren M.J. Ahne (Ommen), J.D. Alssema (Staphorst), E.J. Bilder (Zwartewaterland), A.P. Heidema (Deventer, plaatsvervangend voorzitter), B. Koelewijn (Kampen), H.J. Meijer (Zwolle, voorzitter), P.H. Snijders (Hardenberg), A.G.J. Strien (OlstWijhe), mevrouw M.A.J. van der Tas (Steenwijkerland) en P.A. Zoon (Raalte) Verder de heer S.C. Dekker (nationale politie), de heer H. Dijk (namens de Waterschappen), de heer H.A.F.W. de Haan (namens regionaal militair commando Noord), de heer J.J.A. Lucas (plaatsvervangend Hoofdofficier van Justitie), de heer T. Maan (OM), de heer A.H. Schreuders (secretaris, Veiligheidsregio), de heer V. Smink (OM), mevrouw L.J. Sievers (commandant regionale brandweer) en de heer H. Zwart (coördinerend functionaris gemeenten)

afwezig

De heren H.C.P. Noten (Dalfsen), de heer A. Krakau de Jong (namens regionaal militair commando Noord) en mevrouw N.A.M. Rigter (directeur Publieke Gezondheid).

1. Opening De voorzitter opent de vergadering. Bericht van verhindering is ontvangen van de heer Noten, mevrouw Rigter en de heer Krakau de Jong. De laatste wordt vervangen door de heer De Haan. 2. Verslag vergadering d.d. 16 april 2014 ‘Tekstueel’ noch ‘Naar aanleiding van’ zijn er opmerkingen op het verslag. Het bestuur stelt het verslag ongewijzigd vast. 3. Mededelingen / ingekomen stukken Ingekomen stukken Afschrift brief derde frequentie-omstemming C2000 Over deze brief is er contact tussen de heer Dekker en de heer Zoon. Samenwerking Reddingsbrigades en Veiligheidsregio’s (Veiligheidsberaad) Het onderwerp Samenwerking reddingsbrigades komt eerst aan de orde in de Veiligheidsdirectie en vervolgens in het dagelijks bestuur. Het algemeen bestuur neemt kennis van de ingekomen stukken en mededelingen. Besluitvormend 4. Jaarverslag en jaarrekening 2013 Te besluiten om

kenmerk vervolgblad

2 van 6

1. Het Jaarverslag 2013 vast te stellen (bijlage 1). 2. De Jaarrekening 2013 vast te stellen (bijlage 2) en het saldo van € 54.363 toe te voegen aan de algemene reserve ter versterking van het weerstandsvermogen; 3. Het restantkrediet project vorming Brandweer IJsselland van € 443.000 opnieuw beschikbaar te stellen in 2014 (transformatiefase) voor de nakomende kosten zoals inrichting, afstemming en optimalisering van diverse geautomatiseerde systemen, huisvesting en garantieberekeningen; 4. Het restantkrediet van € 110.000 voor de overige projecten van Veiligheidsregio IJsselland voor 2014 als volgt te bestemmen: a. Brandonderzoek € 13.000 b. Aanpassing website € 38.000 c. Sharepoint € 14.000 d. Het restantkrediet van € 45.000 toe te voegen aan de algemene reserve ter versterking van het weerstandsvermogen. 5. De jaarrekening 2013 na vaststelling door het algemeen bestuur voor 1 juli 2014 toe te zenden aan Gedeputeerde Staten van Overijssel. Bespreking De voorzitter geeft aan dat er in het najaar meer zicht is op de definitieve afrekening van de gelden regionalisering brandweer. Om die reden blijven deze gelden nog staan. De accountantsverklaring is nagezonden en bevat geen elementen die niet intern al waren geconstateerd. De heer Alssema merkt op dat het voorstel is de reserve toe te voegen aan de algemene reserve / weerstandsvermogen. Hij heeft er moeite mee dat Gemeenschappelijke Regelingen een weerstandsvermogen opbouwen: het is stil vermogen. De gemeente Staphorst is tegen de opbouw van een weerstandvermogen: bij een eventueel tekort zijn de gemeenten hoe dan ook aansprakelijk. De heer Alssema pleit voor een zo laag mogelijk weerstandsvermogen. De heer Strien merkt op dat de gemeente Olst-Wijhe gevraagd heeft een risicoanalyse te maken op het punt van het weerstandsvermogen. Hij wil vermijden dat er steeds vereveningen met gemeenten moeten plaatsvinden en pleit daarom voor een buffer die tegenvallers kan opvangen. De voorzitter merkt op dat er bij de regionalisering van de brandweer tijdelijke financiële besluiten zijn genomen. 2014 is een overgangsjaar, 2015 is het eerste reguliere jaar. Daarna gaat de regio op dezelfde wijze opereren als gemeenten. Hierbij hoort ook het vaststellen van een norm voor de algemene reserve / het weerstandsvermogen. Het is het vinden van het midden tussen niet voor elk tekort naar gemeenten te hoeven en het gegeven dat de 11 gemeenten achter de Gemeenschappelijke Regeling eventuele problemen kunnen opvangen. Het algemeen bestuur stemt in met het voorstel. 5. Programmabegroting 2015 Te besluiten om 1.Kennis te nemen van de ingebrachte reacties en zienswijzen van de gemeenten op de Programmabegroting 2015 - 2018. 2.De Programmabegroting 2015-2018 vast te stellen. De ingebrachte reacties / zienswijzen leiden niet tot aanpassing van de programmabegroting die op 16 april jongstleden in het algemeen bestuur is besproken, maar worden intern als verbetersuggesties opgepakt in vervolgacties. 4. De reacties, aandachtspunten en zienswijze schriftelijk terug te koppelen aan de gemeenteraden. Bespreking De voorzitter geeft aan dat de programmabegroting tot enkele reacties en zienswijzen van gemeenten heeft geleid. Betrokken gemeenteraden krijgen elk afzonderlijk een schriftelijke reactie.

kenmerk vervolgblad

3 van 6

Het algemeen bestuur stemt in met het voorstel. 6. Regionaal Crisisplan 2015 - 2018 Te besluiten om 1. Het Regionaal Crisisplan 2015 – 2018 vast te stellen. Bespreking De voorzitter deelt mee dat op 1 oktober aanstaande er over dit onderwerp een bijeenkomst is met de crisisfunctionarissen uit de regio waarbij de portefeuillehouder aanwezig is. Naar aanleiding van eerdere Bestuurdersdagen zijn onder andere de volgende wijzigingen in het Crisisplan aangebracht: 1. Ook de locoburgemeester kan afgevaardigd worden in het RBT. 2. Bij GRIP 2 is er niet meer standaard een kern GBT. Een burgemeester kan zelf bepalen hoe hij zich wil laten ondersteunen. Het algemeen bestuur stemt in met het voorstel. 7. Procedureregeling Functiebeschrijving en –waardering Te besluiten om 1. De procedureregeling Functiebeschrijving en –waardering HR21 vast te stellen. Het algemeen bestuur stemt in met het voorstel. Informerend 8. Bestuursrapportage / Voorjaarsnota 2014 Kennis te nemen van - De Bestuursrapportage / Voorjaarsnota 2014. Het algemeen bestuur neemt kennis van het voorstel. 9. Huisvesting Bespreking De voorzitter geeft aan dat de gemeenteraad van Zwolle afgelopen maandagavond een meningsvormende ronde had over dit onderwerp. Aanstaande maandag neemt de raad naar het zich nu laat aanzien het besluit de bouwdelen A, B en D van het pand Zeven Alleetjes te kopen. Mevrouw Sievers geeft aan intern druk bezig te zijn met het opbouwen van de projectorganisatie. De verbouwing wordt gekoppeld aan de ontwikkeling die de organisatie wil doormaken ten aanzien van het nieuwe werken: tijden plaatsonafhankelijk werken. De kazerne aan de Marsweg kent de grootste verbouwing, maar ook kazernes in de regio worden aangepast zodat de organisatieontwikkeling regiobreed handen en voeten krijgt. Er komt een externe projectleider naast de interne medewerkers die ingezet worden. De heer Heidema constateert dat er in korte tijd veel wordt opgepakt met veel energie. Hij is blij dat naast de kazerne aan de Marsweg ook andere kazernes een transformatie gaan doormaken richting flexwerk plekken. De heer Alssema gaat er van uit dat de operatie budgettair neutraal verloopt. Hij verzoekt het algemeen bestuur tijdig te betrekken bij onderwerpen die onder het algemeen bestuur vallen.

kenmerk vervolgblad

4 van 6

Mevrouw Sievers geeft aan dat het budget voor huur en exploitatie van het huidige gebouw incidenteel kan worden ingezet voor de verhuisbeweging. De verwachting is dat de structurele kosten dalen. Het algemeen bestuur neemt kennis van de stand van zaken. 10. Programma van Eisen Crisisruimten Kennis te nemen van - Het bijgevoegd Programma van Eisen voor het Regionaal Coördinatiecentrum (RCC); een nader uitgewerkt voorstel inclusief functioneel ontwerp, voor verhuizing van de betreffende crisisruimten volgt na de zomer. Bespreking Op een vraag van de heer Koelewijn antwoordt mevrouw Sievers duurzaamheid als een van de speerpunten mee te nemen. Het algemeen bestuur neemt kennis van het voorstel. 11. Bestuurlijke uitgangspunten Veiligheidsregio inzake LMO Kennis te nemen van 1. De huidige stand van zaken van het Transitieproces naar de Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO). 2. De door het dagelijks bestuur vastgestelde bestuurlijke uitgangspunten in het kader van het transitieproces. Deze uitgangspunten worden vanuit de Veiligheidsregio IJsselland en Noord-Oost Gelderland ingebracht wat betreft de specifieke situatie van de MON: - In het transitieproces moet voldoende ruimte zijn ingebouwd om uitkomsten van onderzoeken en andere voorstellen bestuurlijk te bespreken en zorgvuldig te besluiten. - Voorafgaand aan de bestuurlijke accordering van de nulmeting zijn de financiële en bestuurlijke kaders waarbinnen de aangeleverde gegevens worden toegepast inzichtelijk. - De transitie niet mag leiden tot meerkosten ten opzichte van de huidige situatie van de MON. Bespreking De heer Heidema geeft aan bij de kwartiermaker aandacht gevraagd te hebben voor de wijze en systematiek waarop op dit moment gegevens uit de meldkamers worden opgehaald. Er vinden nu gesprekken plaats om dit goed af te stemmen. Het algemeen bestuur neemt kennis van het voorstel. 12. Systeemoefening 2015 Kennis te nemen van 1. het besluit van het dagelijks bestuur de systeemoefening van het najaar 2014 te verplaatsen naar juni 2015. Bespreking De voorzitter zegt dat de Veiligheidsregio vooruitlopend op de nieuwe wet – waarin de termijn wordt verruimd – en na een gesprek met het Ministerie afwijkt van de verplichting om jaarlijks een systeemoefening te organiseren.

kenmerk vervolgblad

5 van 6

Het algemeen bestuur neemt kennis van het voorstel. 13. Rapportage mate van voorbereiding Zorginstellingen Kennis te nemen van - De rapportage inzake preparatie zorgaanbieders op opgeschaalde zorg (ex. Artikel 33 Wvr) en - De mededeling dat geen actie nodig is op basis van artikel 34 Wvr. Het algemeen bestuur neemt kennis van het voorstel. 14. Werkbezoeken Raadsleden Kennis te nemen van 1. Het programma voor werkbezoeken voor raadsleden in vervolg op de raadsbijeenkomsten 2014 binnen het werkgebied van de Veiligheidsregio IJsselland: - De werkbezoeken worden gehouden in Zwolle aan de Zeven Alleetjes 1 (gebouw Veiligheidsregio IJsselland) om de raadsleden kennis te laten maken met de regionale crisisruimten. - Leden van de gemeenteraden worden per cluster uitgenodigd. - Leden van de gemeenteraden worden vooraf gevraagd thema’s bekend te maken waarover zij geïnformeerd willen worden. - Er wordt een fictief scenario in het ROT gespeeld zodat raadsleden een beeld kunnen krijgen over wat er zich binnen de crisisorganisatie afspeelt. Het algemeen bestuur neemt kennis van het voorstel. 15. Rondvraag De heer Strien meldt dat de nieuwe wethouders in zijn gemeente enthousiast waren over de cursus crisisbeheersing voor locoburgemeesters. Hij dankt iedereen die heeft bijgedragen aan de training. De voorzitter geeft aan dat dit ook geldt voor de wethouders uit Zwolle die hebben deelgenomen. 16. Sluiting Om 09.20 uur sluit de voorzitter de vergadering.

Vastgesteld op 24 september 2014

De heer drs. H.J. Meijer

Mevrouw L.J. Sievers, secretaris Namens deze, De heer drs. A.H. Schreuders

Voorzitter

Secretaris

kenmerk vervolgblad

6 van 6

Agendapunt - informatief

aan datum agendapunt onderwerp proceseigenaar portefeuillehouder

Algemeen Bestuur 24 september 2014 3 Ingekomen stukken/mededelingen L.J. Sievers H.J. Meijer 1. Lijst van ingekomen stukken De stukken zijn op te vragen bij het secretariaat * = aan de stukken toegevoegd. Nummer 20140924.01 20140924.02 20140924.03 20140924.04 20140924.05

Datum 24-06-2014 30-06-2014 04-07-2014 06-07-2014 16-07-2014

20140924.06 20140924.07

30-07-2014 03-09-2014

Onderwerp Zienswijze Crisisplan IJsselland (VR Drenthe) Bestuurlijke accordering nulmeting meldkamers (LMO) Protocol Due Diligence (LMO) Systeemoefeningen (Ministerie V&J) Reactie waarschuwing beschikking bedrijfsbrandweer (Argos Oil) C2000 DIPP lijst (Ministerie V&J) Procedure Werving /benoeming regionale kwartiermakers

Afdoening t.k.n. DB Secretaris DB DB DB DB DB

2. Mededelingen Het algemeen bestuur heeft op 16 april 2014 de kadernota voor het meerjarenbeleidsplan 2015-2018 vastgesteld. Daarbij is aangekondigd dat het risicoprofiel en het meerjarenbeleidsplan in het najaar van 2014 definitief ter besluitvorming zal worden voorgelegd aan het algemeen bestuur. Tot 15 juli 2014 konden gemeenteraden en partners zienswijzen indienen op het risicoprofiel en het meerjarenbeleidsplan. Aan u is voorgelegd in de DB-vergadering van 5 juni dat de planning erin voorzag dat het definitieve risicoprofiel en het meerjarenbeleidsplan besluitvormend wordt besproken in het dagelijks bestuur op 22 oktober a.s. en het algemeen bestuur op 12 november a.s. Daarbij is toegelicht is dat de strategische doelen van het meerjarenbeleidsplan nog worden voorzien van indicatoren opdat de strategische doelen kunnen worden gemonitord via de planning & control cyclus. Ook is toegelicht dat de strategische doelen nog worden vertaald naar tactische doelen. Inmiddels vindt deze uitwerking nu plaats via de zogenaamde A3-methodiek van TNO. Gelet op de benodigde tijd voor de uitwerking wordt besluitvorming over het meerjarenbeleidsplan nu verwacht in de DB-vergadering van november en AB-vergadering van december.

Kenmerk vervolgblad

AB 24 september 2014 2 van 2

Naar aanleiding van de presentatie van de evaluatie van vorming brandweer IJsselland in de vergadering van 5 juni en het verzoek om een roadmap voor de komende jaren samen te stellen met strategische beslispunten voor de komende jaren bestaat het nu voornemen om de besluitvorming over deze roadmap te koppelen aan de besluitvorming over het meerjarenbeleidsplan. Dit omdat zo een logische verbinding ontstaat tussen het meerjarenbeleidsplan en de roadmap.

Agendapunt - besluitvormend


Algemeen Bestuur 24 september 2014 4 Arbeidsvoorwaardenregeling Veiligheidsregio IJsselland L.J. Sievers H. Noten

Te besluiten om De bijgevoegde arbeidsvoorwaardenregeling vast te stellen voor inwerkingtreding per 1 oktober 2014 met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2014; waarbij de aanpassing van artikel 6:2:1:2 onder voorbehoud van instemming van het BGO is. Inleiding Veiligheidsregio sluit volledig aan bij de CAR/UWO en alleen daar waar noodzakelijk zijn lokale aanvullingen opgesteld. Deze lokale aanvullingen zijn beschreven in de bijlage. De arbeidsvoorwaardenregeling is een uitwerking van het Sociaal Plan (vastgesteld 1 mei 2013) en is inhoudelijk besproken in het technisch beraad van het BGO. Op 19 december 2013 heeft het AB ingestemd met de arbeidsvoorwaardenregeling onder voorbehoud van instemming van het BGO. Op 10 maart 2014 heeft het BGO enkele opmerkingen geplaatst, die hebben geleid tot aanpassing van de regeling, waardoor instemming van het BGO is bereikt. Deze aanpassingen zijn met instemming van het BGO doorgevoerd. De werktijdenregeling is ter instemming aan de BOR voorgelegd. In zijn brief van 19 maart 2014 noemt de BOR enkele punten die aanpassing behoeven. Overleg met de bestuurder leidde tot overeenstemming met de BOR en de OR (brief van 28 april 2014). De definitieve versie van de arbeidsvoorwaardenregeling zoals bijgevoegd, is op 12 juni 2014 aan de adviseurs van de vakbonden toegestuurd. Wijzigingen ten opzichte van de regeling van 19 december 2013 zijn op hoofdlijnen de volgende: 1. Weglaten en toevoegen van een aantal begripsbepalingen op verzoek van het BGO; 2. Aanpassing van artikel 4:8 met betrekking tot de bijzondere regeling en toevoegen van de aanwezigheidsdienst op verzoek van het BGO en na overleg met het VNG over de toepassing van dit artikel; 3. Toevoeging van artikel 6:2:6:1 met betrekking tot het restverlof (maximaal 72 uur naar rato meenemen naar het volgende kalenderjaar); 4. Aanpassing van artikel 18:1:8:1 met betrekking tot de compensatie in reistijd door voortschrijdend inzicht van de werkgever met instemming van het BGO (dd 10 maart 2014). Naast bovengenoemde wijzigingen die in overleg en met instemming van het BGO hebben plaats gevonden is er een aanpassing van artikel 6:2:1:2 met betrekking tot het levensfasebewust personeelsbeleid. Het voorstel is om ambtenaren die vanuit overgangsrecht garanties hebben op leeftijdsverlof (in garantiesalaris of

kenmerk vervolgblad

AB 24 september 2014 2 van 2 garantieverlof) uit te zonderen van de aanspraak op 0,75% van zijn bruto jaarsalaris levensfasebewust personeelsbeleid. Dit artikel is al aangepast, maar moet nog ter instemming aan het GO voorgelegd worden. Beoogd effect/relatie met het meerjarenbeleidsplan of bestuursopdrachten Een arbeidsvoorwaardenregeling conform het Sociaal Plan en die voor alle medewerkers van de Veiligheidsregio IJsselland vanaf 1 januari 2014 van kracht is. Argumenten 1. Uitgangspunt van het Sociaal Plan was harmonisatie van alle verschillende arbeidsvoorwaarden en zoveel mogelijk aansluiten bij de CAR/UWO. In afwachting van definitieve instemming van het BGO is de nieuwe organisatie gestart conform de arbeidsvoorwaardenregeling Veiligheidsregio IJsselland. De wijzigingen die zijn doorgevoerd na instemming op 19 december 2013 hebben geen (grote) gevolgen voor de praktische uitwerking voor medewerkers. Door vaststellen van deze regeling met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2014 hoeven er geen reparaties met betrekking tot arbeidsvoorwaarden (in positieve en negatieve zin voor medewerkers) plaats te vinden. 2. Artikel 6:2:1:2 is ontstaan als alternatief van het leeftijdsverlof. Alle medewerkers kunnen op dit moment aanspraak maken op 0,75% van het bruto jaarsalaris om aan met name genoemde doelen te besteden. Deze afspraak is bij de vaststelling van het Sociaal Plan met het BGO gemaakt in de veronderstelling dat dit ‘voordeel’ in arbeidsvoorwaarden gesaldeerd zou worden met de nadelen van medewerkers in hun garantieberekening. Daar kwam eind 2013 erg veel weerstand uit de organisatie van, dat de commandant brandweer op advies van de begeleidingscommissie, besloten had dit onderdeel niet te salderen. Nu lijkt deze beslissing voor de medewerkers die garantie op leeftijdsverlof uit het verleden meenemen in het voordeel te werken (optelling van voordelen) en daardoor de overgang niet meer geheel budgetneutraal is. Het voorstel is om dit artikel zodanig aan te passen dat medewerkers met een garantie op leeftijdsverlof geen aanspraak kunnen maken op dit artikel. Risico’s Geen. Opmerkingen Geen. Middelen De financiële effecten van de arbeidsvoorwaardenregeling maken onderdeel uit van de vaststelling van de definitieve begroting voor 2014 (AB 25-09-2013). Communicatie Vooruitlopend om de formele instemming van het AB is de arbeidsvoorwaardenregeling integraal opgenomen in een webapplicatie en ontsloten voor alle medewerkers. De aanpassing van artikel 6:2:1:2 zal via eenschriftelijke ronde aan het BGO worden voorgelegd. Via mail worden alle leidinggevenden geïnformeerd. Vervolg In 2014 en verder wordt er verder gewerkt aan allerlei personele regelingen in overleg met de medezeggenschap, zoals afgesproken in het Sociaal Plan. Bijlagen Arbeidsvoorwaardenregeling Veiligheidsregio IJsselland

Het algemeen bestuur van Veiligheidsregio IJsselland: Gelet op de instemming van Commissie voor Bijzonder Georganiseerd Overleg d.d. 10 maart 2014 en op de overeenstemming met de Ondernemingsraad, vastgelegd in de brief van de bestuurder d.d. 28 april 2014. besluit tot het vaststellen van de navolgende arbeidsvoorwaardenregeling Veiligheidsregio IJsselland ter aanvulling op de CAR-UWO. Artikel A Bezoldigingsregeling Na artikel 3:1:1 worden de volgende artikelen ingevoegd: Artikel 3:1:1:1 Begripsbepalingen Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder: a. maximumsalaris: het hoogste bedrag van een salarisschaal; b. systeem van functiewaardering: het systeem HR21 op grondslag waarvan met het oog op de indeling in een salarisschaal het niveau van de functie wordt bepaald; c. aanloopschaal: de naast lagere schaal van de functieschaal; d. functieschaal: de schaal, die behoort bij de functie, die de ambtenaar bekleedt, die is bepaald op basis van HR 21; e. standplaats: de gemeente van waaruit de ambtenaar gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht of in overwegende mate werkzaam is. Artikel 3:1:1:2 Vaststelling bezoldiging 1. De bezoldiging van de ambtenaar wordt vastgesteld op grond van de inhoud van de functie en de wijze waarop deze vervuld wordt. Met inachtneming van het voorgaande wordt de bezoldiging mede vastgesteld op grond van ervaring, salarisverhoudingen, arbeidstijd alsmede andere omstandigheden voor zover deze naar het oordeel van het tot aanstelling bevoegde bestuursorgaan, gelet op het dienstbelang en gelet op de verhoudingen binnen de dienst, van belang zijn, overeenkomstig de in de bij deze regeling behorende bijlagen vermelde salarisschalen. 2.

Bij vrijwillige overgang op initiatief van de ambtenaar, blijkend uit instemming of blijkend uit een sollicitatie van een ambtenaar naar de betreffende functie waaraan een lagere schaal verbonden is, zonder dat sprake is van het vervallen van de eigen functie binnen een jaar, gerekend vanaf het moment van solliciteren, wordt het salaris dienovereenkomstig aangepast.

3.

Naast het bepaalde in de lid 2 kan het salaris eveneens worden aangepast indien bij de bepaling van de bezoldiging als bedoeld in het eerste lid aan de ambtenaar is medegedeeld dat zijn functie een tijdelijk karakter heeft en de aan de bezoldiging verbonden salarisschaal daarmee slechts tijdelijk zal gelden.

Artikel 3:1:1:3 Aanloopschaal / functieschaal 1. Bij aanstelling wordt door of namens het college de ambtenaar een salaris toegekend dat past in de voor hem geldende salarisschaal. 2.

De a. b. c.

aanloopschaal kan worden gebruikt voor ambtenaren die: in dienst treden en niet elders een soortgelijke functie hebben vervuld; bij aanstelling over onvoldoende ervaring en/of opleiding beschikken; de functie nog niet volledig uitoefenen en nog niet voldoen aan de eisen die aan de functievervulling worden gesteld, hetgeen moet blijken uit een uitgebrachte beoordeling.

1

3.

De ambtenaar met een aanloopschaal, zoals bedoeld in lid 2, kan bevorderd worden naar de functieschaal, indien hij a. de functie volledig uitoefent; en b. voldoet aan de eisen die aan de functievervulling worden gesteld. De wijze van functioneren moet blijken uit een over de ambtenaar uitgebrachte beoordeling. Er geldt een termijn van een jaar waarbinnen deze beoordeling behoort plaats te vinden.

4.

Bij de overgang naar een hogere schaal binnen bijlage IIa wordt de ambtenaar ingeschaald op het bedrag dat direct volgt op het naast hogere bedrag in de nieuwe schaal. Indien het functioneren van de ambtenaar daartoe aanleiding geeft, kan worden besloten tot inschaling op het naast hogere bedrag in de nieuwe schaal.

Artikel 3:1:1:4 Toekennen periodieke verhoging De ambtenaar wordt jaarlijks beoordeeld. Het salaris van de ambtenaar, die het maximum van zijn salarisschaal nog niet heeft bereikt en waarvan na beoordeling is vastgesteld dat die voldoende functioneert, wordt binnen de voor hem geldende salarisschaal verhoogd tot het naast hogere bedrag. Deze periodieke verhoging wordt jaarlijks toegekend met ingang van de maand januari. Artikel 3:1:1:5 Duiktoelage 1. De ambtenaar, die belast wordt met duikersactiviteiten en voldoet aan de volgende eisen: a. de opleiding tot brandweerduiker met goed gevolg heeft afgesloten; en b. voor de duikactiviteiten medisch geschikt is bevonden; en c. in het bezit is van een geldig certificaat voor het duiken ontvangt een vergoeding van € 77,64 per maand (peildatum 1 april 2012). De voorwaarde hiervoor is dat iedere duiker per jaar een onderwatertijd van tenminste 300 minuten dient te hebben, dan wel 600 onderwaterminuten per twee jaar. 2.

De ambtenaar die de leeftijd van 46 jaar heeft bereikt mag het verzoek indienen om niet meer met duikersactiviteiten te worden belast.

3.

Als de ambtenaar vanwege het verzoek als bedoeld in lid 2 niet meer met duikersactiviteiten wordt belast, wordt de uitbetaling van de laatstelijk genoten vergoeding afgebouwd, overeenkomstig het bepaalde in artikel 3:1:1:6.

4.

Als de ambtenaar die belast is met duikersactiviteiten wegens zwangerschap of ziekte niet in staat is om te duiken, wordt de duiktoelage voortgezet. De voortgezette toelage wordt gesteld op het gemiddelde bedrag dat de ambtenaar heeft ontvangen in de drie maanden voorafgaand aan de maand waarin zwangerschap is gemeld of de ziekte is aangevangen. Artikel 7:3 CAR is van toepassing op deze voortgezette toelage.

Artikel 3:1:1:6 Afbouwregeling functionele toelagen 1. Aan de ambtenaar, wiens bezoldiging als gevolg van het vervallen van een functionele toelage een blijvende verlaging ondergaat, wordt een aflopende compensatie toegekend wanneer: a. het vervallen van de functionele toelage veroorzaakt wordt door factoren die gelegen liggen buiten eigen toedoen van de ambtenaar of zoals genoemd in artikel 3:1:1:5 lid 2; en b. de blijvende verlaging ten minste 3% bedraagt van de bezoldiging; en c. de ambtenaar deze toelagen gedurende ten minste twee jaren zonder wezenlijke onderbreking heeft genoten. 2.

Deze compensatie kent het volgende verloop: a. Het eerste halfjaar na de ingangsdatum van de gewijzigde regeling ontvangt de ambtenaar 100% van de daling van de bezoldiging, die het gevolg is van het vervallen van de toelagen;

2

b. c. d.

Het tweede halfjaar na de ingangsdatum van de gewijzigde regeling ontvangt de ambtenaar 75% van de daling van de bezoldiging, die het gevolg is van het vervallen van de toelagen; Het derde halfjaar na de ingangsdatum van de gewijzigde regeling ontvangt de ambtenaar 50% van de daling van de bezoldiging, die het gevolg is van het vervallen van de toelagen; Het vierde halfjaar na de ingangsdatum van de gewijzigde regeling ontvangt de ambtenaar 25% van de daling van de bezoldiging, die het gevolg is van het vervallen van de toelagen.

Artikel 3:1:1:7 Indexering vergoedingen De algemene salarismutaties voor de sector gemeenten, zoals die in het LOGA worden overeengekomen zijn van toepassing op de vergoeding genoemd in artikel 3:1:1:5, artikel 3:3A:0:1, artikel 3:3A:0:2 en artikel 20:1:1:1. Artikel 3:1:1:8 Hardheidsclausule Voor gevallen, waarin deze regeling niet of niet naar billijkheid voorziet, wordt door het college een bijzondere voorziening getroffen. Artikel B Overwerkvergoeding Na artikel 3:2:1 wordt artikel 3:2:1:1 ingevoegd: Artikel 3:2:1:1 Overwerkvergoeding Ambtenaren, zoals bedoeld in artikelen 4:3 en 4:8, die in schaal 11 of hoger bezoldigd worden, hebben geen aanspraak op financiële vergoeding voor overwerk, als bedoeld in artikel 3:2:1. Deze ambtenaren kunnen wel de daadwerkelijk gewerkte uren compenseren in tijd. Artikel C Toelage Onregelmatige Dienst Na artikel 3:3 wordt het navolgende artikel ingevoegd: Artikel 3:3:0:1 Toelage onregelmatige dienst 1. De ambtenaar, die ingevolge artikel 3:3 anders dan bij wijze van overwerk, die bij de brandweer werkzaam is in een dienstrooster en arbeid verricht op andere tijden dan op de werkdagen maandag tot en met vrijdag tussen 08.00 en 18.00 uur, ontvangt een toelage. 2.

De in het eerste lid bedoelde toelage bedraagt per gewerkt uur op de werkdagen: a. maandag tot en met vrijdag tussen 6 en 8 uur en tussen 18 en 22 uur 20%; b. zaterdag tussen 0 en 24 uur 40%; c. maandag tot en met vrijdag tussen 0 en 6 uur en tussen 22 en 24 uur 40% en d. zondagen en daarmee ingevolge artikel 4:5 lid 1 gelijkgestelde dagen 65%, van de bezoldiging per uur. Deze bezoldiging per uur wordt gesteld op 1/156 deel, bij een volledige betrekking, van de bezoldiging per maand met dien verstande dat genoemde percentages ten hoogste worden berekend over een bedrag gelijk aan 1/156 deel, bij een volledige betrekking, van het salaris per maand behorende bij salarisnummer 11 van salarisschaal 6 van bijlage IIa van deze regeling.

3.

De in het tweede lid berekende toelage wordt gecorrigeerd met een wegingsfactor. De wegingsfactor voor werkuren bedraagt 1, voor wachturen bedraagt 0,5 en voor slaapuren bedraagt 0,25. De hoeveelheid werk-, wachten slaapuren wordt bepaald in het voor de ambtenaar geldende dienstrooster.

4.

De 24-uursdienst ontvangt, met inachtneming van lid 2 en lid 3, een vaste toelage onregelmatige dienst. Voor Deventer geldt een toelage van 15,9 % en voor Zwolle een toelage van 16,23% voor Zwolle (peildatum 1 januari 2014). Wijzigingen in het dienstrooster leidt tot aanpassing van dit percentage.

Artikel 3:3:0:2 Afbouwregeling Als de ambtenaar, buiten eigen toedoen, niet meer belast is met onregelmatige diensten, wordt de uitbetaling van de laatstelijk genoten vergoeding afgebouwd, overeenkomstig het bepaalde in artikel 3:1:1:6. Artikel 3:3:0:3 Zwangerschap en ziekte

3

In geval van zwangerschap of ziekte wordt de toelage onregelmatige dienst voortgezet. De voortgezette toelage wordt gesteld op het gemiddelde bedrag dat de ambtenaar heeft ontvangen in de drie maanden voorafgaand aan de maand waarin zwangerschap is gemeld of de ziekte is aangevangen. Artikel 7:3 CAR is van toepassing op deze voortgezette toelage. Artikel D Vergoeding beschikbaarheid of bereikbaarheid (niet brandweertaken) Na artikel 3:3A worden de volgende artikelen ingevoegd. Artikel 3:3A:0:1 Vergoeding beschikbaarheid (niet brandweertaken) 1. De ambtenaar, aan wie is opgedragen om zich via een rooster beschikbaar te houden buiten de voor hem geldende geplande werktijden, waarbij de ambtenaar verplicht is gehoor te geven aan een oproep, ontvangt een vaste toelage per maand, gebaseerd op 6% van het maximum van schaal 12, conform tabel 1 uit bijlage IIf. 2.

Zodra de ambtenaar een melding of alarmeringsoproep op de door de werkgever ter beschikking gestelde pager of mobiele telefoon krijgt en werkzaamheden verricht, begint de werktijd en komt de ambtenaar in aanmerking voor een buitendagvenstervergoeding overeenkomstig artikel 3:8 CAR-UWO.

3.

Als binnen een half uur na beëindiging van de werkzaamheden die voortvloeien uit een oproep tijdens de beschikbaarheidsdienst, opnieuw een dergelijke oproep wordt gedaan, is de tussenliggende tijd arbeid. Als binnen een half uur een of meerdere malen arbeid voortvloeiend uit een oproep tijdens een beschikbaarheidsdienst wordt verricht, wordt de arbeid geacht ten minste een half uur te bedragen.

4.

Als gelijktijdig beschikbaarheidsdiensten worden verricht voor meerdere functies, is één vergoeding van toepassing.

6.

Bij vervanging door ziekte of uitval kan de ambtenaar de extra beschikbaarheidsdiensten declareren, naast de vergoeding zoals genoemd in tabel 1. Bij ziekte of uitval van een van ambtenaren in het rooster, langer dan 6 weken, wordt de maandelijkse vergoeding tijdelijk aangepast aan het aantal personen in het rooster. Indien de zieke of uitgevallen ambtenaar weer zijn beschikbaarheidsdiensten draait, wordt de maandelijkse vergoeding ook weer aangepast.

Artikel 3:3A:0:2 Vergoeding bereikbaarheid (niet-brandweertaken) 1. De ambtenaar, aan wie is opgedragen via een rooster telefonisch bereikbaar te zijn buiten de voor hem geldende geplande werktijden zonder een verplichte opkomst, ontvangt hiervoor een vergoeding. Deze vergoeding bedraagt € 84,-- (peildatum 1 april 2012) per maand bruto. 2.

Zodra de ambtenaar een melding of alarmeringsoproep op een door de werkgever ter beschikking gestelde pager of mobiele telefoon krijgt en werkzaamheden verricht, begint de werktijd en komt de ambtenaar in aanmerking voor een buitendagvenstervergoeding overeenkomstig artikel 3:8 CAR-UWO.

3.

Als binnen een half uur na beëindiging van de werkzaamheden die voortvloeien uit een oproep tijdens de bereikbaarheidsdienst, opnieuw een dergelijke oproep wordt gedaan, is de tussenliggende tijd arbeid. Als binnen een half uur een of meer malen arbeid voortvloeiend uit een oproep tijdens een bereikbaarheidsdienst wordt verricht, wordt de arbeid geacht ten minste een half uur te bedragen.

Artikel 3:3A:0:3 Afbouwregeling Als de ambtenaar, buiten eigen toedoen, niet meer belast is met beschikbaar- of bereikbaarheidsdiensten, wordt de uitbetaling van de laatstelijk genoten vergoeding afgebouwd, overeenkomstig het bepaalde in artikel 3:1:1:6. Artikel 3:3A:0:4 Zwangerschap of ziekte In geval van zwangerschap of ziekte wordt de vergoeding voor beschikbaar- of bereikbaarheidsdiensten voortgezet. De voortgezette toelage wordt gesteld op het gemiddelde bedrag dat de ambtenaar heeft ontvangen in de drie maanden voorafgaand aan de maand waarin zwangerschap is gemeld of de ziekte is aangevangen. Artikel 7:3 CAR is van toepassing op deze voortgezette toelage.

4

Artikel 3:3A:0:5 Bepaling functies De commandant brandweer wijst, na overleg met de medezeggenschap, de functies aan, waarvoor beschikbaarheid- of bereikbaarheidsdienst van toepassing is. Artikel E Regeling werktijden Na artikel 4:1 wordt artikel 4:1:0:1 ingevoegd: Artikel 4:1:0:1 Geldende arbeidsduur De arbeidsduur op jaarbasis bij een volledige betrekking bedraagt 1836 uur. Voor de deeltijder wordt de arbeidsduur naar rato vastgesteld. Na artikel 4:2 lid 1 wordt artikel 4:2:0:1 ingevoegd: Artikel 4:2:0:1 Standaard regeling werktijden 1. Voor alle ambtenaren, uitgezonderd de ambtenaren bedoeld in artikelen 4:3 en 4:8, is de standaard regeling voor werktijden van toepassing. 2. Eenmaal per jaar worden basisafspraken gemaakt tussen de leidinggevende en de ambtenaar over de werktijden, verlof en werkplanning binnen het dagvenster. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd. 3. Er worden ten minste afspraken gemaakt over de dagen en het aantal uur per dag (binnen het dagvenster) dat de ambtenaar normaal gesproken werkt. 4. Bij het opnemen van verlof of bij ziekte wordt het geplande aantal uur geregistreerd voor die dag. Bij verlof of ziekte van een week of langer, kan de arbeidsduur per week niet overschreden worden. 5. Tijdens het voortgangs- en beoordelingsgesprek worden deze afspraken geëvalueerd en eventueel bijgesteld. 6. Wanneer de ambtenaar binnen het dagvenster werkzaamheden moet verrichten buiten de afgesproken werktijden, wordt de gewerkte tijd op een ander moment gecompenseerd. De leidinggevende en de ambtenaar maken samen afspraken over de wijze van compenseren. Na artikel 4:8 wordt artikel 4:8:0 ingevoegd: Artikel 4:8:0:1 Vaststelling werktijden 1. Wanneer voor de ambtenaar wisselende werktijden gelden dan legt de commandant brandweer deze namens het college vast in een rooster. Dit is van toepassing voor de ambtenaar werkzaam in de: a) 24-uursdienst in Zwolle en Deventer; b) Onregelmatige dienst bij de meldkamer; c) Aanwezigheidsdienst in Deventer. 2. De arbeidsduur bedraagt ten hoogste 11 uur per dag en 50 uur per week, met uitzondering van de ambtenaar die werkzaam is in de 24-uursdienst. 3. Bij de vaststelling van de werktijden worden de volgende regels in acht genomen: a. De werktijden worden ten minste één maand voor aanvang bekend gemaakt aan de ambtenaar. b. De werktijd van de ambtenaar wordt niet uitsluitend vastgesteld op een wijze waardoor een aanspraak op een ORT wordt ontweken.

Artikel 4:8:0:2 Aanwezigheidsdienst Deventer 1. Ambtenaren, aangesteld met een oplegprofiel manschap of bevelvoerder niet zijnde een vrijwillige aanstelling, kunnen binnen het dagvenster worden ingezet voor het verzorgen van de uitrukdienst bij alarmering. Ambtenaren worden door middel van roostering hiervoor ingepland. Het ingeroosterd zijn voor deze uitrukdienst, wordt aangemerkt als een aanwezigheidsdienst. De ambtenaar is verplicht zich gedurende deze hele aanwezigheidsdienst beschikbaar te houden. Deze beschikbaarheid brengt met zich mee dat ambtenaren op die dag aanwezig dienen te zijn in (de buurt van) de kazerne.

5

2. De aanwezigheidsdienst is van 08.00 uur tot 17.00 uur, waarbij de tijd tussen 12.30 uur en 13.00 uur telt als wachttijd. De wachttijd wordt vergoed met een wegingsfactor van 0,5. 3. Het bepaalde in lid 2 houdt in dat voor een ambtenaar per gewerkte aanwezigheidsdienst van 8:00-17:00 uur, acht uur en drie kwartier in mindering wordt gebracht op de te werken uren op jaarbasis. Artikel 4:8:0:3 Werken op zon- en feestdagen 1. De ambtenaar verricht geen werkzaamheden op zaterdag en zondag, tenzij het dienstbelang dit noodzakelijk maakt. Een afwijking hiervan is slechts mogelijk voor ten hoogste 26 zondagen per jaar. 2. Bij de vaststelling van de werktijden van de ambtenaar wordt zoveel mogelijk gezorgd, dat de ambtenaar op zondag en de voor hem geldende kerkelijke feestdagen zijn kerk kan bezoeken en dat hij in zijn zondagsrust zo weinig mogelijk wordt beperkt. 3. Hetgeen in dit artikel ten aanzien van het verrichten van arbeid op zondag is bepaald, geldt mede voor het verrichten van arbeid op de nieuwjaarsdag, de tweede Paasdag, de Hemelvaartsdag, de tweede Pinksterdag, de beide Kerstdagen en de dag waarop de verjaardag van de koning wordt gevierd. 4. Het bepaalde in dit artikel vindt voor hem die tot een kerkgenootschap behoort dat de wekelijkse rustdag op de sabbat of de zevende dag viert, overeenkomstige toepassing indien hij een daartoe strekkend verzoek heeft ingediend. Artikel 4:8:0:4 Indien door de ambtenaar, bedoeld in artikel 3:3, arbeid op zaterdag of zondag wordt verricht, wordt hem voor elke zaterdag of zondag waarop hij arbeid heeft verricht een werkdag ter vrije beschikking toegekend. Artikel F Vakantie en Persoonlijk budget levensfase bewust personeelsbeleid Na artikel 6:2:1 wordt artikel 6:2:1:1 ingevoegd: Artikel 6:2:1:1 Extra vakantie Ingevolge artikel 4:5 lid 4 wordt bepaald dat er geen betaalde lokale feestdagen zijn. Iedere ambtenaar krijgt ter compensatie 14,4 uur extra vakantie (op basis van een volledige betrekking), dat toegevoegd wordt aan de vakantie, zoals bedoeld in artikel 6:2. Artikel 6:2:1:2 Persoonlijk budget levensfase bewust personeelsbeleid 1. Ingevolge artikel 6:2:1 lid 3 wordt bepaald dat in het kader van levensbewust personeelsbeleid faciliteiten worden geboden om ambtenaren optimaal inzetbaar te houden gezien hun persoonlijke situatie. Iedere ambtenaar krijgt 0,75% van zijn bruto jaarsalaris (op basis van een volledige betrekking), dat alleen in te zetten is voor de volgende doeleinden: a. zorgverlof; b. studieverlof; c. kopen van uren; d. persoonlijke ontwikkelingsactiviteiten, gericht op inzetbaarheid van de ambtenaar. 2. Ambtenaren die vanuit overgangsrecht garanties hebben op leeftijdsverlof (in garantiesalaris of garantieverlof), met een waarde van ten minste 0,75% van het bruto jaarsalaris zijn uitgezonderd van dit artikel. 3. Ambtenaren die vanuit overgangsrecht garanties hebben op leeftijdsverlof (in garantiesalaris of garantieverlof), met een waarde van minder dan 0,75% van het bruto jaarsalaris, kunnen aanspraak maken op het verschil in waarde tussen 0,75% van het bruto jaarsalaris en hun garantie op leeftijdsverlof. 4. Indien het geld niet aan een van deze doelen besteed wordt, vervalt het recht. Het kan niet worden uitgekeerd in geld. Na artikel 6:2:6 wordt artikel 6:2:6:1 ingevoegd:

6

Artikel 6:2:6:1 Restverlof Iedere ambtenaar mag maximaal 72 vakantie-uren, op basis van een volledige betrekking, meenemen naar het volgende kalenderjaar Artikel G Referte tijdvak Na artikel 7:8:1 wordt artikel 7:8:1:1 ingevoegd: Artikel 7.8.1.1 Referte tijdvak Voor de toepassing van het bepaalde in artikel 7:8:1 wordt de gemiddelde hoogte van de vergoeding als bedoeld in artikel 3:1:1:6 per maand bepaald op het bedrag dat overeenkomt met hetgeen in de drie kalendermaanden voorafgaand aan de datum waarop de verhindering tot het vervullen van de betrekking is ontstaan, gemiddeld per maand is toegekend aan vergoeding. Indien dit gemiddelde sterk afwijkt van het gemiddelde in een voorafgaand kwartaal, wordt uitgegaan van het gemiddelde gedurende een kalenderkwartaal dat een getrouw beeld geeft van de vergoeding. Voor zover de ambtenaar op eerder bedoelde datum minder dan drie kalendermaanden zijn betrekking heeft vervuld, wordt gerekend met het bedrag dat hem gemiddeld per maand is toegekend over het tijdvak waarin hij voor het ontstaan van de verhindering in dienst is geweest. Artikel H Bezwarende functie en regionalisering Na artikel 9a:2 wordt artikel 9a:2:0:1 ingevoegd. Artikel 9a:2:0:1 Bezwarende functie Als bezwarende functies worden aangewezen de repressieve functies manschap a, manschap b en bevelvoerder. Artikel I Reis- en verblijfkosten Na artikel 15:1:22 wordt artikel 15:1:22:1 ingevoegd: Artikel 15:1:22:1 Reis- en verblijfkosten De, in artikel 15:1:22 bedoelde vast te stellen regeling, is de Reisregeling Binnenland en de Reisregeling Buitenland. Artikel J Standplaatswijziging, niet verhuisplichtig, tegemoetkoming woon-werkverkeer Na artikel 18:1:8 wordt artikel 18:1:8:1 ingevoegd: Artikel 18:1:8:1 Tegemoetkoming woon-werkverkeer, niet zijnde op eigen verzoek 1. Als een ambtenaar op verzoek van de werkgever van standplaats wijzigt en daardoor de reisafstand van de woning naar nieuwe standplaats groter wordt dan van woning naar oude standplaats, kent de werkgever hem een tegemoetkoming in de reiskosten toe. 2. Deze tegemoetkoming heeft uitsluitend betrekking op het aantal meerkilometers. 3. Deze tegemoetkoming bedraagt bij reizen met OV tweede klas, 100% van de meerkosten, te vergoeden op basis van declaratie. 4. Deze tegemoetkoming bedraagt bij het gebruik van eigen vervoer € 0,19 per meerkilometer en te vergoeden op basis van declaratie. 5. Het aantal meerkilometers per enkele reis wordt berekend door middel van www.routenet.nl (met auto, optimale route). Meerkilometers is het verschil in reiskilometers tussen de oude en nieuwe standplaats. 6. De vergoeding voor de meerkilometers wordt gemaximeerd op 100 kilometer enkele reis. 7. Indien er een samenloop van vergoedingen voor reiskosten woon-werkverkeer en reis- en verblijfkosten ontstaat, zoals bedoeld in artikel 15:1:22:1, wordt deze laatste vergoeding, slechts toegekend tot het bedrag, waarmee dat de reiskosten woon-werkverkeer wordt overschreden. 8. De extra reistijd als gevolg van een wijziging van standplaats zoals bedoeld in lid 1, met aftrek van 15 minuten per enkele reis, geldt als diensttijd. Dit geldt voor de heen- en terugreis. 9. De reistijd van woning naar nieuwe standplaats wordt berekend via www.routenet.nl (met auto en optimale route), ongeacht de wijze van vervoer. De extra reistijd is het verschil in reistijd tussen de oude en nieuwe standplaats. 10. De tegemoetkoming in reistijd, zoals genoemd in lid 8 en 9, eindigt op 1 januari 2019. Artikel K Vergoeding niet-repressieve vrijwilliger Na artikel 19:13:1 wordt artikel 19:13:0:1 ingevoegd:

7

Artikel 19:13:0:1 Vergoeding niet-repressieve vrijwilliger De niet-repressieve vrijwilliger ontvangt zolang de aanstelling duurt een vergoeding overeenkomstig de regels van dit hoofdstuk en bijlage IIe. Artikel L Piketvergoeding brandweerspecifiek Na artikel 20:1:1 wordt artikel 20:1:1:1 ingevoegd: Artikel 20:1:1:1 Piketvergoeding brandweerdiensten 1. De piketvergoeding is alleen van toepassing voor ambtenaren die belast zijn met piketdiensten voor de brandweerdiensten Commandant van dienst, Hoofdofficier van dienst, Officier van dienst, meetplanleider en adviseur gevaarlijke stoffen. 2. De ambtenaar als bedoeld in het eerste lid, aan wie is opgedragen zich via een rooster beschikbaar te houden buiten de voor hem geldende geplande werktijden en verplicht is gehoor te geven aan een oproep, ontvangt een vaste vergoeding per maand conform tabel 2 uit bijlage IIf. Deze vergoeding is gebaseerd op het gestelde in artikel 20:1:2 en gebaseerd op het maximum van de waardering, behorende bij het betreffende oplegprofiel uit HR21. 3. Zodra de ambtenaar een melding of alarmeringsoproep, op een door de werkgever ter beschikking gestelde pager of mobiele telefoon, krijgt en werkzaamheden verricht, begint de werktijd en komt de ambtenaar in aanmerking voor een buitendagvenstervergoeding overeenkomstig artikel 3:8 CAR-UWO. 4. Als binnen een half uur na beëindiging van de werkzaamheden die voortvloeien uit een oproep tijdens de piketdienst, opnieuw een dergelijke oproep wordt gedaan, is de tussenliggende tijd arbeid. Als binnen een half uur een of meer malen arbeid voortvloeiend uit een oproep tijdens een piketdienst wordt verricht, wordt de arbeid geacht ten minste een half uur te bedragen. 6. Bij vervanging door ziekte of uitval kan de ambtenaar de extra piketdiensten declareren, naast de vergoeding zoals genoemd in tabel 2. Bij ziekte of uitval van een van ambtenaren in het rooster, langer dan 6 weken, wordt de maandelijkse vergoeding tijdelijk aangepast aan het aantal personen in het rooster. Indien de zieke of uitgevallen ambtenaar weer zijn piketdiensten draait, wordt de maandelijkse vergoeding ook weer aangepast. Artikel 20:1:1:2 Geldende werktijden Met ‘buiten de voor hem geldende werktijden’ als omschreven in artikel 20:1:1 wordt ‘buiten de voor hem geldende geplande werktijden’ bedoeld. Artikel 20:1:1:3 Afbouwregeling Als de ambtenaar, buiten eigen toedoen, niet meer belast is met piketdiensten, wordt de uitbetaling van de laatstelijk genoten vergoeding afgebouwd, overeenkomstig het bepaalde in artikel 3:1:1:6. Artikel 20:1:1:4 Zwangerschap en ziekte In geval van zwangerschap of ziekte wordt de piketvergoeding voortgezet. De voortgezette toelage wordt gesteld op het gemiddelde bedrag dat de ambtenaar heeft ontvangen in de drie maanden voorafgaand aan de maand waarin zwangerschap is gemeld of de ziekte is aangevangen. Artikel 7:3 CAR is van toepassing op deze voortgezette toelage. Artikel 22:2 Inwerkingtreding Deze arbeidsvoorwaardenregelingen ter aanvulling op de CAR-UWO treden in werking op de eerste dag van de maand, volgend op de bekendmaking, en werken terug tot 1 januari 2014.

8

Bijlage IId Uitvoeringsregeling bij bijlage IIb van de CAR/UWO

Activiteit

Vergoeding

Opkomst na alarmering

uitruktarief min. 1 uur bij meerdere alarmeringen in 1 uur; 1 uur vergoeding

Uitruk, herbezetting bij incident

uitruktarief min. 1 uur meerdere afgerond op 30 min. naar boven (voor 5 jr)

Reguliere oefenavonden

oefentarief daadwerkelijke oefenuren

Opleidingen, niet-reguliere oefeningen, cursussen korter dan 5 uur

oefentarief

Inzet bedrijfsopvangteam na incident korter dan 5 uur

uitruktarief

Evenementen (wachtlopen) korter dan 5 uur

oefentarief

Opleidingen, niet-reguliere oefeningen, cursussen, inzet BOT en evenementen langer dan 5 uur

tarief langdurige aanwezigheid

incl. reisuren daadwerkelijke uren daadwerkelijk gewerkte uren daadwerkelijk gewerkte uren reisuren tellen niet mee voor de aanwezigheid reisuren vergoed obv oefenvergoeding daadwerkelijke uren

Reiskosten dienstreizen

Met dienstauto of bij gebruik eigen auto vergoeding conform beroepsmedewerkers

Jaarvergoeding ploegleider

Oefentarief bevelvoerder Vast deel van 90 taakuren voor werkoverleg Flexibel deel dat afhankelijk is van het aantal vrijwilligers per post: voor het voeren van functioneringsgesprekken: 2,5 uur per ploeglid; Personele gebeurtenissen: 1 uur per ploeglid; Administratie per uitruk in Veiligheidspaspoort: 5 minuten p/uitruk.

Medische keuring

oefentarief daadwerkelijke keuringsuren, incl. reistijd

Consignatie

conform CAR-UWO 19:18 (=10/16 over oefentarief)

Kazerneringdienst

oefentarief Wacht- werken uitrukuren 100%, slaapuren 50% (tussen 23.00-07.00)

Niet-repressieve werkzaamheden na toestemming teamleider repressie repressieve aanstelling (instructeur, oefentarief obv functie

9

Activiteit

Vergoeding

oefenleider, functioneringsgesprekken, vakbondstaken, vergaderingen, ademlucht, onderhoud, logistieke voorbereiding, preventie/voorlichting etc) Niet-repressieve werkzaamheden niet- repressieve aanstelling (instructeur, oefenleider, functioneringsgesprekken, vakbondstaken, vergaderingen, ademlucht, onderhoud, logistieke voorbereiding, preventie/voorlichting etc)

daadwerkelijk gewerkte uren, inclusief voorbereiding

Leider jeugdbrandweer

na toestemming teamleider repressie (lokale afwijkingen mogelijk)

langer dan 5 uur gewerkt (exclusief reistijd): tarief langdurige aanwezigheid na toestemming teamleider repressie oefentarief obv functie daadwerkelijk gewerkte uren, inclusief voorbereiding langer dan 5 uur gewerkt (exclusief reistijd): tarief langdurige aanwezigheid

daadwerkelijk gewerkte uren Deelname brandweerwedstrijden

na toestemming teamleider repressie (lokale afwijkingen mogelijk) daadwerkelijk gewerkte uren

Bijlage IIe Vergoedingentabel niet-repressieve vrijwilliger Categorie

1

2

3

4

Omschrijving Categorie

Jaarvergoeding

Uurbedrag voor oefening, cursussen en overige werkzaamheden

Uurbedrag voor brandbestrijding en hulpverlening

Uurbedrag voor langdurige aanwezigheid

Niveau Aspirant Manschap: Algemene Ondersteunende functies. Niveau Manschap A: Functies gericht op de voorbereiding van de daadwerkelijke brandweertaak. Niveau Manschap B: Functies op het gebied van voorlichting brandveilig leven en begeleiding van specifieke werkzaamheden c.q. oefeningen.

322,00

9,96

12,41

322,00

11,45

14,34

322,00

12,69

15,87

Niveau bevelvoerder. Functies met een leidinggevend aspect in zich.

483,00

15,90

19,93

Peildatum 1 april 2012. Vergoedingen voor de niet-repressieve vrijwilligers worden tegelijk verhoogd met die van de repressieve vrijwilligers.

10

Bijlage IIf Beschikbaarheids- en piketvergoeding Ambtenaren die volgens een rooster piket- en beschikbaarheidsdiensten hebben, krijgen een vast bedrag per maand conform de artikelen 3:3A:0:1 en 20:1:1:1. Ambtenaren binnen hetzelfde rooster moeten evenveel diensten per jaar ingeroosterd staan. Diensten ruilen kan, mits het totaal aantal diensten gemiddeld genomen gelijk blijft. Bij de vaste bedragen is rekening gehouden met een gemiddeld aantal feestdagen per jaar en wordt uitgegaan van een volledige betrekking, waarbij er 36 uur verminderd zijn op het totaal aantal uren die ambtenaren beschikbaar moeten zijn. Daadwerkelijk gewerkte uren tijdens een beschikbaarheidsdienst worden niet verrekend met de piket- en beschikbaarheidsvergoeding. Bij landelijke salariswijzigingen worden de bedragen in de tabellen aangepast. Tabel 1 Beschikbaarheidsvergoeding

Personen in rooster

Beschikbaarheidsvergoeding per maand (bruto)

1 2 3 4 5 6 7 8

€ € € € € € € €

1.121,12 560,56 373,71 280,28 224,22 186,85 160,16 140,14

Peildatum 1 januari 2014 Tabel 2 Piketvergoedingen

Personen in piket

Vergoeding OVD/AGS/meetplanleider piket per maand (bruto)

Vergoeding HOVD piket per maand (bruto)

Vergoeding CVD piket per maand (bruto)

1 2 3 4 5 6 7 8

€ € € € € € € €

€ € € € € € € €

€ € € € € € € €

1.603,85 797,06 530,29 397,31 317,65 264,60 226,74 198,35

1.847,97 918,37 611,00 457,78 366,00 304,88 261,25 228,54

2.280,22 1.133,19 753,92 564,86 451,61 376,19 322,35 282,00

Peildatum 1 januari 2014

11

12

Agendapunt - Informerend


Algemeen Bestuur 28 augustus 2014 5 Evaluatie Veiligheidsdag L.J. Sievers H.J. Meijer

Kennis te nemen van 1. Het DB-besluit de Veiligheidsdag tweejaarlijks uit te voeren en dit elke keer in een ander cluster te doen. (2015 Hardenberg, 2017 Steenwijkerland en 2019 in Deventer) 2. De opzet van de Veiligheidsdag 2013 als basis voor de volgende veiligheidsdagen te handhaven. 3. Veiligheidsregio IJsselland aan te wijzen als organisator. 4. Deelnemende (vrijwilligers)organisaties en de organiserende gemeente(n) zijn verantwoordelijk voor de kosten (budget). 5. Uren van deelnemers / medewerkers worden door de deelnemende (vrijwilligers en operationele )organisaties niet in rekening gebracht bij de organisatie van de Veiligheidsdag. Deze uren komen ten laste van de organisatie(s) zelf. 6. Veiligheidsregio IJsselland stelt structureel €10.000,00 per Veiligheidsdag beschikbaar.

Inleiding Op zaterdag 31 augustus 2013 werd de Veiligheidsdag 2013 georganiseerd bij de Milligerplas in Zwolle. Doel van dit evenement was om de zelfredzaamheid van bezoekers te vergroten. Voor dit evenement werd een bedrag van €45.000,00 beschikbaar gesteld. Een pilot waarbij gekeken wordt of het dit evenement voor herhaling vatbaar is en zo ja onder welke voorwaarden. Ruim 300 vrijwilligers van verschillende deelnemende (vrijwilligers)organisaties hebben ongeveer 15.000 bezoekers geïnformeerd over zelfredzaamheid voor en tijdens een crisis. Ook werden er verschillende demonstraties gegeven. In de periode daarna is de Veiligheidsdag onder de deelnemers geëvalueerd. Uit de evaluatie blijkt:  Dat de inzet van 300 vrijwilligers veel vraagt van de deelnemende organisaties  Dat deelnemende organisaties deze dag hebben ervaren als (zeer) geslaagd  Dat er verbeterpunten zijn op uitvoerend niveau en de betrokkenheid van de deelnemende organisaties  Dat het budget met €3000,00 is overschreden hetgeen mede te wijten is aan de extra inhuur van een extern juridisch medewerker en promotie van het evenement. (NB: Het budget is onder andere gebruikt voor de kosten van het juridisch traject, voor het huren van verschillende middelen zoals hekken, tenten, kramen, toiletten en geluid. Maar ook voor de

kenmerk vervolgblad


kosten van het afvoer van het afval, de kosten voor het inhuren van een juridisch medewerker en de kosten voor de externe communicatie om het evenement te promoten.) Na deze evaluatie worden de volgende aanbevelingen gedaan:  De Veiligheidsdag tweejaarlijks te organiseren en elke keer in een ander cluster  De opzet van de Veiligheidsdag 2013 te handhaven  De projectleiding neer te leggen bij de Veiligheidsregio  Het budget te verhogen met €5.000,00 om meer communicatiemiddelen in te zetten en het programma ook een couleur locale (thema’s die aansluiten op de lokale context) te geven om het bezoekersaantal te verhogen. Voorstel: 1. De Veiligheidsdag tweejaarlijks uit te voeren en dit elke keer in een ander cluster te doen (2015 in Hardenberg, 2017 Steenwijkerland en 2019 in Deventer).

2. 3. 4. 5.

6.

De opzet van de Veiligheidsdag 2013 als basis voor de volgende veiligheidsdagen te handhaven. Veiligheidsregio IJsselland aan te wijzen als organisator. Deelnemende (vrijwilligers)organisaties en de organiserende gemeente(n) zijn verantwoordelijk voor de kosten. Uren van deelnemers / medewerkers worden door de deelnemende (vrijwilligers)organisaties niet in rekening gebracht bij de organisatie van de Veiligheidsdag. Deze uren komen ten laste van de organisatie(s) zelf. Veiligheidsregio IJsselland stelt structureel €10.000,00 per Veiligheidsdag beschikbaar.

Beoogd effect/relatie met het meerjarenbeleidsplan of bestuursopdrachten In 2018 hebben we samen onze rol als betrouwbare partner versterkt en zijn we in de regio leidend in de samenwerking bij branden, incidenten en crises tussen hulpverleningsdiensten, gemeenten en andere partners. Onze medewerkers zetten hun professionaliteit in om samen met inwoners, bedrijven en instellingen te werken aan een realistisch niveau van risicobeperking en zelfredzaam handelen voor, tijdens en na een calamiteit. Argumenten Ad 1: De inzet van ongeveer 300 enthousiaste medewerkers van de deelnemende organisaties / kolommen vergt (veel) van de deelnemende (vrijwilligers)organisaties / kolommen. Ad 2: De opzet van de Veiligheidsdag 2013 is volgens de deelnemende organisaties / kolommen (zeer) goed geweest. Voor (vrijwilligers)organisaties / kolommen heeft deze dag iets opgeleverd. Verbeterpunten zitten voornamelijk in de uitvoering van de organisatie en betrokkenheid van deelnemende (vrijwilligers)organisaties / kolommen. Ad 3: Een klein team van professionals van de Veiligheidsregio heeft inmiddels ervaring opgedaan en kan deze ervaring blijven inzetten. Ad 4: De kosten worden gedeeld door de deelnemende organisaties. Deelnemende (vrijwilligers)organisaties dragen naar draagkracht bij. (Meerdere organisaties hebben aangegeven in 2015 in Hardenberg mee te willen doen, zoals gemeente Hardenberg, Waterschap Vechtstromen, Provincie Overijssel en Defensie. Aan hen wordt een financiële bijdrage gevraagd) Ad 5: Het budget voor de organisatie van de Veiligheidsdag wordt alleen gebruikt voor de organisatie en de uitvoering van de Veiligheidsdag en niet voor de vergoeding van uren. Ad 6: Door per evenement dit bedrag beschikbaar te stellen laat Veiligheidsregio IJsselland zien dat zij een serieuze partner in de veiligheidsketen is. Risico’s

kenmerk vervolgblad


In de projectleiding dient een juridisch medewerker te zitten die onder andere het traject van vergunningaanvraag begeleid om zodoende juridische en/of financiële tegenslagen te voorkomen. Middelen 1. Deelnemende (vrijwilligers)organisaties en de organiserende gemeente(n) zijn verantwoordelijk voor de kosten / budget. 2. Uren van deelnemers worden door de deelnemende (vrijwilligers)organisaties niet in rekening gebracht bij de organisatie van de Veiligheidsdag. Deze uren komen ten laste van de organisatie zelf. 3. Via de tussentijdse tussenrapportage in het betreffende ja wordt een dekkingsvoorstel gemaakt voor het eenmalig budget van €10.000,00 voor de Veiligheidsdag Communicatie Na vaststelling door het bestuur wordt het besluit gecommuniceerd naar de deelnemende (vrijwilligers)organisaties en operationele diensten. Vervolg 1. Managementteam Veiligheidsregio IJsselland, ter informatie 2. 13 juni Veiligheidsdirectie Veiligheidsregio IJsselland, ter besluitvorming 3. 28 augustus Dagelijks bestuur Veiligheidsregio IJsselland, ter besluitvorming 4. Algemeen bestuur Veiligheidsregio IJsselland, ter informatie 5. In- en externe communicatie, deelnemende (vrijwilligers en operationele)organisaties

kenmerk vervolgblad

bijlagen


1: Evaluatie Veiligheidsdag 2013

Documentgegevens Nr. 0.1

Datum 18 april 2014

Documentbeheer/ eigenaar

Verspreid aan Henk Schreuders

Chris Smit

Projectleider Vastgesteld door Datum vaststelling

18 april 2014

Geplande evaluatiedatum

18 april 2014

Digitale vindplaats

2

Evaluatie Veiligheidsdag 2013

3

Inleiding In de bestuursopdracht ‘Strategische Ontwikkelingen Veiligheidsregio IJsselland 2012’ werd aangegeven dat er in 2012 een Veiligheidsdag georganiseerd moest worden. Daar werd door het bestuur, incidenteel voor 2012, een bedrag van € 45.000,00 (incl. btw) voor beschikbaar gesteld. In 2012 werden er door verschillende gemeenten in onze regio zogenaamde veiligheidsdagen (of opendagen) georganiseerd. Diverse lokale en regionale (hulpverlenings)organisaties verleenden daarbij hun bijdrage. Ook waren er een aantal organisaties die geen kans zag om een bijdrage te leveren aan de regionale Veiligheidsdag 2012. Daarnaast was er in 2012 geen geschikte locatie in Zwolle beschikbaar. Mede hierdoor besloot het bestuur om de Veiligheidsdag 2012 te verplaatsen naar zaterdag 31 augustus 2013 en deze te organiseren bij de Milligerplas in Zwolle. De Milligerplas in Zwolle ligt centraal in onze regio en biedt perspectieven om een grote toestroom van bezoekers aan te kunnen. Daarnaast heeft de locatie mogelijkheden om een interessant programma aan de bezoekers te bieden, op zowel land als op het water en in de lucht. Als deelnemers voor deze Veiligheidsdag 2013 werden de kolommen politie, GHOR, brandweer, elf gemeenten, defensie en vrijwilligersorganisaties op het gebied van veiligheid en zelfredzaamheid benaderd. Om de Veiligheidsdag voor te bereiden en te laten slagen werd een multidisciplinaire projectgroep samengesteld, waarbij de coördinatie door de veiligheidsregio werd uitgevoerd. De projectgroep bestond uit vertegenwoordigers van brandweer, politie, GHOR, gemeenten en defensie. Vertegenwoordigers van vrijwilligersorganisaties mochten hieraan deelnemen, voor hen was het geen ‘verplichting’.

De Veiligheidsdag 2013 had het doel om de zelfredzaamheid van inwoners van onze regio en de bezoekers van de Veiligheidsdag te vergroten, door: •

de inwoners (en bezoekers) te informeren over de risico’s die in onze regio aanwezig zijn en waarmee zij geconfronteerd kunnen worden;

•

de inwoners (en bezoekers) bewust te maken van de eigen rol bij calamiteiten en de (on)mogelijkheden van professionele hulpverleners;

•

de inwoners (en bezoekers) te informeren over het aanleveren en uitvoeren van handelingsperspectieven door middel van demonstraties en voorlichting;

•

het bevorderen van het imago van (vrijwilligers)organisaties door publiekspresentaties en naamsbekendheid.

De Veiligheidsdag 2013 mocht niet zomaar een evenement zijn. Het moest een evenement zijn dat paste bij de ambities van Veiligheidsregio IJsselland: Veiligheid: voor elkaar. Daarnaast was er ook een samenwerking tussen de Veiligheidsdag 2013 en het project zelfredzaamheid.

De volgende visie werd als uitgangspunt gehanteerd: ‘De burger heeft recht op gelijkwaardige, effectieve en efficiënte veiligheidszorg in de Veiligheidsregio. Als verantwoordelijken voor de veiligheid zijn de gemeentebesturen ervan overtuigd dat zij op basis van vertrouwen en door onderlinge samenwerking de zorg voor de rampenbestrijding en crisisbeheersing kunnen leveren. Vanuit de voordelen (de synergie) van deze samenwerking leveren de gemeenten daaraan een substantiële bijdrage in immateriële en materiële zin.’

Evaluatie De evaluatie bestaat uit vier (4) onderdelen:    

Projectorganisatie (voorbereiding en uitvoering) Financiële verantwoording Conclusie Aanbevelingen

Projectorganisatie (voorbereiding en organisatie) De voorbereiding bestond uit het informeren en enthousiasmeren van vrijwilligersorganisaties, (keten)partners (Waterschap Groot Salland en Defensie) en medewerkers van politie, brandweer, GHOR en gemeenten. Tijdens verschillende bijeenkomsten werd uitleg gegeven over de opzet en het doel van de Veiligheidsdag 2013. Vertegenwoordigers konden zich voor de projectorganisatie opgeven, om zo direct betrokken te kunnen zijn bij de voorbereiding en uitvoering van deze dag.

Op 28 februari 2013 werd, tijdens de startbijeenkomst, de projectorganisatie vormgegeven. Er werd een projectleiding ingesteld, bestaande uit een projectleider (Veiligheidsregio IJsselland), een jurist (extern ingehuurd), een administratief projectondersteuner (Brandweer Zwolle) en een algemeen project ondersteuner (Brandweer Dalfsen). Daarnaast werden er ook verschillende werkgroepen ingesteld: Politie, GHOR, Brandweer, Defensie, Gemeenten, Facilitaire Zaken, Communicatie en Zelfredzaamheid. De deelnemende vrijwilligersorganisaties werden onder gebracht bij deze verschillende werkgroepen.

De projectleiding hield zich bezig met voorwaardenscheppende onderwerpen, zoals vergunningaanvraag, in- en externe contacten, parkeervoorzieningen, facilitaire zaken, verkeerscirculatieplan, bewaking, beveiliging en indeling van het terrein. De projectgroep kwam elke twee weken bij elkaar om informatie af te stemmen en samen te werken aan het programma van de Veiligheidsdag 2013. De werkgroepen hielden zich voornamelijk bezig met het invullen van het programma en de inzet van medewerkers van hun ‘eigen’ organisatie. De werkgroep zelfredzaamheid was betrokken bij alle onderdelen en het thema zelfredzaamheid werd geïntegreerd in en bij de verschillende demonstraties. Omdat de parkeervoorzieningen aan de overzijde van de provinciale weg (Hasselterweg) was, werd een verzoek aan Defensie gedaan: of zij een voetgangersbrug over de provinciale weg (Hasselterweg) en een pontonbrug over een watergang wilden aanleggen. De voetgangersbrug was noodzakelijk om bezoekers de gelegenheid te geven om veilig naar en van het evenemententerrein (over de provinciale weg) te kunnen lopen. De pontonbrug was nodig om het parkeerterrein toegankelijk te maken voor verkeer. Bij de eerste contacten die de projectleiding hierover had met de Provincie Overijssel, werd door een vertegenwoordiger van de provincie gesuggereerd, dat er geen vergunning nodig was voor het plaatsen van de voetgangers brug over de provinciale weg. Enkele weken voor het plaatsen van de voetgangersbrug werd duidelijk dat er wel een vergunning aangevraagd moest worden. Dit heeft extra tijd en kosten met zich meegebracht voor de externe juridisch ondersteuner van de projectleiding. Deze extra tijd en kosten waren niet opgenomen in de begroting. Als onderdeel van de vergunningaanvraag werd samen met de politie een verkeerscirculatieplan gemaakt. In dit verkeerscirculatieplan werd aangegeven hoe het verkeer van en naar de

5

parkeervoorziening geregeld was. Maar ook hoe het verkeer begeleid moest worden als er ergens in de regio een calamiteit mocht gebeuren. Het verkeer werd door studenten van het Deltion College Zwolle (studierichting Openbare Orde en Veiligheid) en de politie begeleid. Tijdens Veiligheidsdag zijn er geen verkeersstremmingen geweest, mede omdat bezoekers verspreid over de hele dag kwamen.

De Milligerplas is een, voor het publiek, toegankelijk terrein met verschillende mogelijkheden. Er is water, er zijn er ontspanningsmogelijkheden en er is een groot grasveld waar het publiek gebruik van kan maken. Voor de indeling van het terrein moest met deze punten rekening gehouden worden. Maar er moest ook, in nauw overleg met de gemeente Zwolle, afgesproken worden welke mogelijkheden er waren om het terrein te kunnen gebruiken voor dit evenement. Doordat de gemeente pas later bij de verschillende bijeenkomsten aansloot, konden de noodzakelijke contacten (voor bijvoorbeeld de vergunningaanvraag) met de gemeente niet gelegd worden. Het proces van de vergunningaanvraag bij de gemeente verliep daardoor moeizaam. Hierdoor werden extra kosten gemaakt voor de extra inzet van de externe juridisch ondersteuner.

Vooraf aan de Veiligheidsdag 2013 is het communicatietraject gestart. Via communicatiemiddelen, zoals billboards, advertenties in huis-aan-huisbladen, de wijkvereniging Stadshagen, werd aandacht gevraagd voor dit evenement. Ongeveer 10% van het totale budget is aan in- en externe communicatie en de aankleding van het evenemententerrein besteed.

Tijdens de Veiligheidsdag 2013 werden er op verschillende locaties en op wisselende tijdstippen demonstraties door politie brandweer, GHOR, Defensie, Waterschap Groot Salland en vrijwilligersorganisaties gehouden. Er zijn die dag ongeveer 300 medewerkers van deelnemende organisaties / kolommen ingezet. Direct na de Veiligheidsdag 2013 werd aan verschillende deelnemers en aan de cateraar gevraagd hoeveel bezoekers er volgens hun waren geweest. De meesten gaven aan dat er minimaal 15.000 bezoekers waren geweest. Er werd daarom besloten om het aantal van 15.000 bezoekers te communiceren.

De bezoekers die de Veiligheidsdag 2013 bezochten kwamen voornamelijk uit de regio Zwolle. Veel bezoekers kwamen lopend uit de wijk of op de fiets. Andere kwamen met een auto en maakten gebruik van de parkeervoorziening.

6

Na de Veiligheidsdag 2013 is onder de deelnemende organisaties / kolommen een enquête gehouden.

Gesloten vragen 1. Wat vond u van de dag zelf? 47% gaf aan het een zeer geslaagde dag te vinden, 53% gaf aan het een geslaagde dag te vinden. 2. Wat vond u van de hoeveelheid activiteiten? 68,4% vond het ruim voldoende, 22,7% voldoende en 1% matig. 3. Wat vond u van de opbouw van het terrein? 5% gaf aan dat zeer goed te vinden en 95% gaf aan dat goed te vinden. 4. Hoe tevreden bent u over de voorbereiding / organisatie van de dag? 21% gaf aan zeer tevreden te zijn, 63% was tevreden, 5% had een neutrale mening en 11% was ontevreden. 5. Hoe tevreden bent u over de voorbereiding / organisatie van de dag binnen uw ‘eigen’ kolom? 15% gaf aan zeer tevreden te zijn, 85% was tevreden en 10% had een neutrale mening.

Stellingen 1. De Veiligheidsdag moet vaker georganiseerd worden? 61% gaf aan het er zeer mee eens te zijn, 39% was het er mee eens. 2. De Veiligheidsdag 2013 heeft mijn organisatie / kolom iets opgeleverd? 17% was het er zeer mee eens te zijn, 67% was het er mee eens en 17% had een neutrale mening.

Open vragen gesteld; (NB: de antwoorden zijn gebundeld) 1.     

Heeft u verbeterpunten die gaan over de Veiligheidsdag zelf? Bij elke toegangsplek een informatiestand om bezoekers te informeren over het programma Meer samenwerking tussen de deelnemende organisaties Rekening houden met minder validen Meer medewerkers bij de open afbouw van het terrein Meer demonstraties

2.   

Heeft u verbeterpunten die gaan over de organisatie / voorbereiding? In de voorbereiding meer samen op trekken Zorg dat deelnemende organisaties weten waar zij moeten staan. Nummering standplaatsen Maak gebruik van elkaars krachten en gebruik (externe) expertise

3.    

Heeft u verder nog aan- /opmerkingen? Zorg voor een aparte opruimploeg Niet altijd in dezelfde plaats / gemeente Zeer geslaagde dag, was de moeite waard, voor herhaling vatbaar De Veiligheidsdag 2013 heeft mijn organisatie / kolom veel opgeleverd, zoals versterken van de relatie met andere hulpverleners en/of burgers. Het vergroten van de naamsbekendheid. Doordat bezoekers zich hebben opgegeven voor onder andere een opleiding ‘eerste Hulp’.

7

Financiële verantwoording Door het algemeen bestuur is een budget van maximaal €45.000,00 beschikbaar gesteld voor de voorbereiding en organisatie van de Veiligheidsdag 2013. Afgesproken werd dat loonkosten van medewerkers en deelnemers in principe door de ‘eigen’ organisatie / kolom gedragen zouden worden. Iedere werkgroep / kolom kreeg de gelegenheid om een begroting in te dienen. Hieruit bleek dat de meeste organisaties / kolommen nagenoeg geen extra monodisciplinaire kosten zouden maken. Het merendeel van de begroting werd besteed aan onder andere, in- en externe communicatie, facilitaire zaken, kosten voor de vergunning en inhuur van een juridisch ondersteuner projectleiding. Door een beperkt budget voor de werkgroep communicatie konden niet alle mogelijke middelen om het bezoekersaantal te vergroten ingezet worden. Binnen de projectgroep zijn deze begrotingen besproken en is het budget verdeeld. Door de extra inzet van de externe juridisch ondersteuner voor de vergunningaanvraag bij de provincie Overijssel en de gemeente Zwolle, werden extra kosten gemaakt. Hierdoor is het budget met ongeveer €3.000,00 overschreden. (cijfers 04-02-2014)

Conclusie 1. Over het algemeen kan gezegd worden dat de deelnemende (vrijwilligers)organisaties / kolommen de Veiligheidsdag 2013 ervaren hebben als (zeer) geslaagd. Voor de meeste (vrijwilligers)organisaties / kolommen heeft deze dag ook echt iets opgeleverd. De opzet draagt bij om de relatie met andere hulpverleners en / of burgers te versterken. 2. Verbeterpunten zitten voornamelijk in de uitvoering van de organisatie en betrokkenheid van deelnemende (vrijwilligers)organisaties / kolommen. 3. De inzet van ongeveer 300 enthousiaste medewerkers van de deelnemende organisaties / kolommen vergt (veel) van de deelnemende (vrijwilligers)organisaties / kolommen. 4. Het budget is overschreden met een bedrag van ongeveer € 3.000,00. Dit werd mede veroorzaakt door de extra kosten voor de externe juridisch ondersteuner voor de projectleiding en de niet begrootte vergunningaanvraag bij de provincie.

8

Aanbevelingen 1.

Door de inzet van (veel) capaciteit dient de vraag gesteld te worden of dit evenement jaarlijks een gevolg moet krijgen en of dit in dezelfde gemeente moet gebeuren. Aanbeveling 1:

Aanbevolen wordt om dit evenement tweejaarlijks uit te voeren en dit elke keer in een ander cluster te doen. Dat betekent dat in iedere cluster elke acht (8) jaar een Veiligheidsdag wordt georganiseerd. Daarnaast wordt aanbevolen om de inzet van de deelnemende medewerkers van Veiligheidsregio IJsselland op te nemen in de respectievelijke jaarplanningen. (2015 Hardenberg, 2017 Steenwijkerland, 2019 Deventer)

3. De opzet van de Veiligheidsdag 2013 is volgens de deelnemende organisaties / kolommen (zeer) goed geweest. Voor organisaties / kolommen heeft deze dag iets opgeleverd. Veiligheidsregio IJsselland vervult de rol van projectleiding en (vrijwilligers)organisaties / kolommen worden vertegenwoordigd in de verschillende werkgroepen. Samen vormen zij de projectorganisatie. Aanbeveling 2:

3.

4.

Aanbevolen wordt om de opzet van de Veiligheidsdag 2013 als basis te handhaven.

De uitvoering van de organisatie en de betrokkenheid van de deelnemende organisaties / kolommen kan verbeterd worden. Aanbeveling 3:

Aanbevolen wordt om de projectleiding bij Veiligheidsregio IJsselland neer te leggen.

Aanbeveling 4:

Aanbevolen wordt om in het projectplan de uitvoering van de organisatie en de betrokkenheid van de deelnemende organisaties / kolommen op te nemen.

Het algemeen bestuur stelde een maximum budget van € 45.000,00 beschikbaar. Dit budget was niet toereikend om alle mogelijke middelen in te zetten om het bezoekersaantal van 15.000 te vergroten. Aanbeveling 5:

Aanbeloven wordt om het totaal maximum budget te verhogen naar €50.000,00. Dit extra budget kan gebruikt worden om nog meer communicatiemiddelen in te zetten en het programma ook een couleur locale te geven om het bezoekersaantal te vergroten.

Aanbeveling 6:

Aanbevolen wordt om deelnemende (vrijwilligers)organisaties / kolommen en de organiserende gemeente(n) (naar draagkracht) een bijdrage te laten doen om zo de kosten de delen.

9

Agendapunt - informatief

aan datum agendapunt onderwerp

Algemeen Bestuur 24 september 2014 6 Projectplan IJssellands Werken en Huisvesting

proceseigenaar

Lieke Sievers

portefeuillehouder

H.C.P. Noten

Kennis te nemen van - het Projectplan IJssellands Werken en Huisvesting (bijlage). Inleiding Momenteel huurt VR IJsselland een deel van het kantorencomplex aan de Zeven Alleetjes in Zwolle van GGD IJsselland. De gemeente Zwolle besloot op 30 juni 2014 om 3 delen van dit complex aan te kopen. Het brengt mee dat de GGD deze delen uiterlijk op 1 april 2015 moet overdragen aan de gemeente Zwolle en dat Veiligheidsregio IJsselland dan verhuisd moet zijn. Wij willen de verhuizing van onze organisatie uit de Zeven Alleetjes op tijd en zo nodig in fasen gerealiseerd hebben, in goed overleg met de GGD. Beoogd effect Een evenwichtige spreiding van werken vergaderlocaties over de regio met een juiste balans tussen de variabelen flexibiliteit, lokale binding, efficiëntie, ontmoeten en verbinden. De huisvesting van VR IJsselland volgt de organisatie-ontwikkeling en faciliteert deze. Argumenten 1. Het algemeen bestuur besloot op 16 april 2014 het dagelijks bestuur mandaat te verlenen om, wanneer de besluitvorming over de huisvesting in een stroomversnelling komt, te acteren binnen de kaders van de uitgangspunten in de presentatie. 2. Kort na het besluit van de gemeente Zwolle kon het Management Team het bijgevoegde projectplan afronden en een start maken met de uitvoering. Als algemeen projectleider is aangetrokken Andre Kaaijk van WIJZIJN bouwmanagers in Zwolle. 3. De voorbereiding van de verhuizing naar de Marsweg is een onderdeel van het project. Vanuit eerder bepaalde uitgangspunten voor de organisatie (processturing, tandwielmodel, IJssellandse werkcultuur, het nieuwe werken, verbinding met de lokale samenleving) richt het project zich op: 1. Deelproject Werkomgeving: het creëeren van een werkomgeving die onze medewerkers motiveert en aanmoedigt om plaatsen tijdonafhankelijk te werken in en buiten de gebouwen van Veiligheidsregio IJsselland, met de daarvoor beschikbaar gestelde personele en technische voorzieningen.

kenmerk vervolgblad


4.

5.

6.

7.

2. Deelproject Werkstijl: ondersteuning van leidinggevenden en medewerkers bij de veranderingen als gevolg van organisatieontwikkelingen. 3. Deelproject Bedrijfsvoering en digitaal werken: praktische regelingen voor de dienstverlening aan VR en GGD in de nieuwe huisvestingssituatie; digitalisering en/of verplaatsing van het archief, werkprocessen zoveel mogelijk digitaal laten verlopen. Het projectplan gaat verder in op de deelprojecten, de projectorganisatie, de aansturing van het project, de betrokkenheid van medewerkers en medezeggenschap, de financien, de planning, de risico’s en de communicatie. Als randvoorwaarde geldt dat de incidentele en structurele kosten, gepaard gaande met het project en de huisvesting van de VR in kazernes, waaronder de Marsweg, moeten blijven binnen de daarvoor beschikbare financiële middelen (presentatie AB 16 april 2014). Om goede betrokkenheid van de medewerkers te realiseren worden meerdere kernteams samengesteld die elk bestaan uit medewerkers van één onderdeel of van enkele onderdelen van de organisatie. Management Team en OR werken aan een gezamenlijke visie op medezeggenschap. In de lijn met deze visie wordt de OR aan de voorkant betrokken bij de voorbereiding van dit projectplan en bij plannen voor voorzieningen als uitwerking van dit projectplan. Voor de uitvoering is een planning opgesteld. Uiterlijk 1 april 2015 wordt het aangepaste gebouw aan de Marsweg in gebruik genomen. Het bestuur zal periodiek op de hoogte worden gesteld van de voortgang en krijgt bestuurlijke beslispunten tijdig voorgelegd. juli

Fase 1: Plan van Aanpak opstellen Fase 2: Ontwikkelen werkstijl, Ontwikkelen werkomgeving Fase 3: Ontwikkeling Programma van Eisen Fase 4: Inrichtingsconcept Fase 5: Ontwerp en realisatie Fase 6: Evaluatie en nazorg

aug

sep

2014 okt

nov

dec

jan

feb

2015 mrt

apr

14

Projectplan IJssellands Werken en Huisvesting VR

Opdrachtgever Opdrachtnemer Versie Datum

Lieke Sievers Andre Kaaijk van WIJZIJN bouwmanagers V 0.5 9 juli 2014

14

Datum Titel

9 juli 2014 Project IJssellands Werken en Huisvesting VR

Inhoud

Versie beheer Versie

Status

Wijzigingen

Datum

0.1 0.2 0.3 0.4 0.5

Concept Concept Concept Concept Vastgesteld

Initiële versie Opmerkingen A. Schepers en M. Thijssen Opmerkingen L. Sievers en M. Thijssen Opmerkingen MT 24-06-2014 Opmerkingen MT 08-07-0214

04 juni 2014 11 juni 2014 19 juni 2014 30 juni 2014 09 juli 2014

1/13

14

Titel


1

Achtergrond project

Datum

Aanleiding De organisatie van Veiligheidsregio IJsselland is nog in opbouw. Op 1 januari 2014 kwamen brandweertaken, -medewerkers, -gebouwen en -materieel over van onze regiogemeenten. In een nieuwe organisatie die moet gaan werken door processturing en volgens ons tandwielmodel. De huisvesting van VR IJsselland volgt de organisatie-ontwikkeling en faciliteert deze. Een evenwichtige spreiding van werken vergaderlocaties over de regio met een juiste balans tussen de variabelen flexibiliteit, lokale binding, efficiëntie, ontmoeten en verbinden vormt daarbij de leidraad. Momenteel huurt VR IJsselland een deel van het kantorencomplex aan de Zeven Alleetjes in Zwolle van GGD IJsselland. De gemeente Zwolle besloot op 30 juni 2014 om 3 delen van dit complex aan te kopen. Het brengt mee dat de GGD deze delen uiterlijk op 1 april 2015 moet overdragen aan de gemeente Zwolle en dat Veiligheidsregio IJsselland dan verhuisd moet zijn. Wij willen de verhuizing van onze organisatie uit de Zeven Alleetjes op tijd en zonodig in fasen gerealiseerd hebben, in goed overleg met de GGD.

2

Organisatie uitgangspunten Voor de werking en inrichting van onze organisatie vinden we belangrijk: 1. Een IJssellandse werkcultuur. Deze gaat uit van vakmanschap en van de professional die intrinsiek gemotiveerd is en ruimte en vertrouwen krijgt. Het organisatieplan en het cultuurrapport van de BOR beschrijven de beoogde cultuur in drie V’s: Vakmanschap, Vertrouwen en Verbinding. Kenmerken zijn: a. We leggen verantwoordelijkheid laag in onze organisatie; b. We investeren in medewerkers zodat zij vakman zijn en toegerust zijn voor hun taak. c. We gaan uit van vertrouwen en de goede intenties waarmee iedereen werkt, ook al mislukt er iets; d. We belonen initiatief nemen; e. We zoeken de verbinding met elkaar en de omgeving. 2. Het Nieuwe Werken. We zijn daarmee bezig en willen onze medewerkers – binnen bepaalde kaders – ruimte geven om zelf te bepalen hoe, waar, wanneer, waarmee en met wie zij hun werk doen. Het spreekt voor zich dat deze afwegingen primair gerelateerd zijn aan een efficiënte manier van werken voor opgedragen taken. Het werk mag natuurlijk ook leuker worden. Het nieuwe werken zorgt voor flexibiliteit in huisvesting en organisatie. Met de introductie van HNW kan de organisatie gemakkelijker groei en krimp opvangen, en ruimte bieden aan samenwerking met partners. 3. Verbinding met de lokale samenleving. Veiligheid ontstaat en bestaat dicht bij de mensen. Dat geldt zowel voor ‘kleine’ risico’s als de grootschalige risico’s waar we ons als veiligheidsregio over buigen. Daarom willen we verbinding 2/13

14

Datum Titel


zoeken, met het lokale integrale veiligheidsbeleid en met de veiligheidsstrategie van de politie. Ons meerjarenbeleidsplan (fysieke veiligheid) vormt samen met de veiligheidsstrategie (sociale veiligheid) een belangrijke bouwsteen voor het door de gemeenteraden vast te stellen integrale veiligheidsbeleid.

3

Projectdefinitie 3.1

Ambities project

De basisambitie van het project is om onze organisatie te richten op en te laten werken overeenkomstig de genoemde uitgangspunten. We spreken vanuit het perspectief van de nieuwe organisatie (bricks, brains, behaviour, beauty). Deze basisambitie staat niet op zichzelf; zij is gericht op het realiseren van de inhoudelijke ambitie en strategische doelen van VR IJsselland, zoals opgenomen in de kadernota voor het Beleidsplan 2015-2018 (AB 16 april 2014). Ambitie beleidsplan In 2018 hebben we onze rol als betrouwbare partner versterkt en zijn we in de regio leidend in de samenwerking bij branden, incidenten en crises tussen hulpverleningsdiensten, gemeenten en andere partners. Onze medewerker zetten hun professionaliteit in om samen met inwoners, bedrijven en instellingen te werken aan een realistisch niveau van risicobeperking en zelfredzaam handelen voor, tijdens en na een calamiteit. Deze ambitie van het beleidsplan is gestoeld op vier belangrijke hoofdpijlers: 1. Wij vormen een professionele hulpverleningsorganisatie inwoners, bedrijven en instellingen kunnen vertrouwen op onze vakmensen 2. Wij zijn een betrouwbare partner onze netwerkpartners weten dat zij op ons kunnen rekenen 3. Wij gaan reëel om met risico’s en adviseren over risico’s en mogelijke maatregelen zonder alle risico’s te kunnen uitsluiten 4. Wij stimuleren zelfredzaamheid en ondersteunen dat inwoners, bedrijven en instellingen zelf kunnen werken aan veiligheid en we zorgen dat onze werkwijze daarbij aansluit

3.2

Doelstellingen project

Opdracht Het project wil het volgende bereiken 1. Werkomgeving: het creëeren van een werkomgeving die onze medewerkers motiveert en aanmoedigt om plaatsen tijdonafhankelijk te werken in en buiten de gebouwen van Veiligheidsregio IJsselland, met de daarvoor beschikbaar gestelde personele en technische voorzieningen. 3/13

14

Datum Titel


2. Werkstijl: ondersteuning van leidinggevenden en medewerkers bij de veranderingen als gevolg van organisatieontwikkelingen. 3. Bedrijfsvoering en digitaal werken: praktische regelingen voor de dienstverlening aan VR en GGD in de nieuwe huisvestingssituatie; digitalisering en/of verplaatsing van het archief, werkprocessen zoveel mogelijk digitaal laten verlopen. Als randvoorwaarde geldt dat de incidentele en structurele kosten, gepaard gaande met huisvesting van de VR in kazernes, waaronder de Marsweg, moeten blijven binnen de daarvoor beschikbare financiële middelen.

3.3

Kosten en baten analyse Kosten Voorzieningen Marsweg De investeringen in de kazerne Marsweg en de intensivering van het gebruik brengen verhoogde structurele lasten met zich mee (zie het rapport herhuisvesting VR IJsselland 12-04-2014): 1. Afschrijvingen en rente: Deze zijn gemoeid met het aantrekken van kapitaal om de investeringen in de verbouwing en inventaris te bekostigen. De lening voor de verbouwing heeft een looptijd van 33 jaar en loopt daarmee gelijk met de looptijd van de lening voor het gebouw. De lening van de inventaris heeft een looptijd van 15 jaar. De berekening is op basis van annuïtaire afschrijving. 2. Verhoogde servicekosten en overige kosten: intensivering van het gebruik van de kazerne leidt tot een verhoging van de servicekosten en de overige kosten (bijv. gas/water/licht en catering). 3. Parkeerkosten: De kazerne beschikt niet over voldoende parkeerplaatsen op eigen terrein om de toename in gebruik op te vangen. We gaan een aantal parkeerplaatsen huren bij PostNL. Daar staat tegenover dat de gezamenlijke unit Bedrijfsvoering van de Veiligheidsregio en de GGD meeverhuist met de Veiligheidsregio. De GGD zal een deel van deze huisvestingslasten voor zijn rekening nemen. Totaal leidt dit tot een toename van de jaarlijkse lasten aan de Marsweg. Onderstaande tabel geeft de toename in jaarlasten weer voor de kazerne aan de Marsweg Tabel 1: Extra jaarlasten kazerne Marsweg

Toename jaarlasten Marsweg

Minimum € 167.180

Maximum € 179.380

Voorzieningen overige kazernes Het spreiden van een deel van de medewerkers over de andere kazernes zal ook kosten met zich meebrengen voor bouwkundige en andere voorzieningen. Deze kosten zijn afhankelijk van de aard en omvang van te treffen voorzieningen en moeten nog in beeld worden gebracht. Baten 4/13

14

Datum Titel


Hier staan tegenover de jaarlasten van € 280.000,- aan de Zeven Alleetjes die komen te vervallen.

3.4

Investeringsanalyse Voor de Marsweg geeft onderstaande tabel een raming van de investeringen van de minimale en maximale variant (zie het rapport herhuisvesting VR IJsselland 12-042014). Er kon nog geen rekening worden gehouden met eventuele investeringen in andere kazernes. De hoogte van de investeringen hangt mede af met het beoogde kwaliteitsniveau. Tabel 2: Investeringsoverzicht minimale en maximale variant

Kosten verbouwing Kosten inventaris Totaal

Minimale variant 669.000 488.000 € 1.155.000

Maximale variant 960.000 670.000 € 1.630.000

5/13

14

Titel


4

Projectopzet

Datum

Om de doelstellingen te behalen, stoelt het project op drie deelprojecten: werkomgeving, werkstijl, bedrijfsvoering en digitaal werken. De meerwaarde is dat de deelprojecten in samenhang aangestuurd kunnen worden. Voor de deelprojecten werkomgeving en bedrijfsvoering en digitaal werken vindt afstemming plaats met de GGD.

4.1 4.1.1

Werkomgeving

Doel Het creëeren van een werkomgeving die onze medewerkers aanmoedigt om plaatsen tijdonafhankelijk te werken in en buiten de gebouwen van Veiligheidsregio IJsselland, met de daarvoor beschikbaar gestelde personele en technische voorzieningen. Specifieke uitgangspunten  Alle werkplekken zijn activiteit-gerelateerde werkplekken (informatie is zoveel mogelijk gedigitaliseerd)  Alle werkplekken zijn flex-werkplekken (en we gaan dus uit van cleandesk-policy)  Er zijn geen “eigen werkplekken” en geen “eigen kamers”, maar er kunnen wel functies zijn die min of meer plaatsgebonden zijn zoals een receptie en secretariaat. We gaan uit van een zonering per eenheid. De zonering kent geen strakke grens. De zone is een ankerpunt/aanlegplaats met een vloeiend overgangsgebied naar de volgende zone.  Er zijn zones voor inhoudelijk gerelateerde werkzaamheden en soms voorzien van bijzondere werkgebonden faciliteiten (dubbele schermen)  Een aantal activiteiten zal vanwege het bijzondere/continue karakter een vaste locatie hebben (receptie, secretariaat, administratie, 24-uursdienst)  Een groot aantal werkplekken wordt voorzien van volledige ICT-equipment, maar er zijn ook werkplekken waar een laptop volstaat (er is overal wifi)  Overlegfaciliteiten zijn gescheiden van werkplekken. Er zijn voldoende ruimten voor overleg (incl. video-conferencing), ontmoeting, geconcentreerd werken, vertrouwelijk gesprek.  Op advies van de Arbodienst kan in incidentele gevallen sprake zijn van aangepast meubilair.  Het RCC, RBT en de actiecentra (voor zover nog nodig) worden multifunctioneel benut (omvang RCC = ca 21 PC-werkplekken, multifunctioneel gebruik zou tot een reductie in het totaal aantal werkplekken kunnen leiden).

4.1.2

Resultaten Om de doelstelling te bereiken verwachten we van het deelproject werkomgeving de volgende resultaten:  Uitwerking, keuze en invoering van het concept voor de IJssellandse werkomgeving wat betreft huisvesting, (menukaarten voor) soorten werkplekken en voorzieningen.  verbouwing en herinrichting van de kazerne aan de Marsweg.

6/13

14

Datum Titel


 

uitwerking, keuze en invoering van bouwkundige en/of andere voorzieningen in de overige kazernes. verhuizing (zonodig in fasen) van organisatie-onderdelen die nu werken aan de Zeven Alleetjes. Dit betreft: VR-directie, Beleid Bestuur en Communicatie, GHOR, Veiligheidsbureau, Bedrijfsvoering en RCC/RBT/actiecentra.

Het streven is, dat deze resultaten uiterlijk in april 2015 gerealiseerd zijn. 4.1.3

Aanpak 1. het rapport uit 2013, met de raming van de werkplekbehoefte in de nieuwe organisatie, actualiseren, uitwerken en verdiepen; 2. uitwerking van het concept voor de IJssellandse werkomgeving wat betreft huisvesting, soorten werkplekken en voorzieningen. 3. een programma van eisen, een schetsontwerp en een definitief ontwerp met bijbehorende kostenraming opstellen voor verbouwing en herinrichting van de locatie Marsweg in Zwolle. Het aanvragen en verkrijgen van de benodigde vergunningen en toestemmingen van de gemeente Zwolle en/of anderen. Het sluiten van een contract met PostNL voor huur van parkeerplaatsen. 4. voorbereiding en realisering van bouwkundige en technische voorzieningen voor tijden plaatsonafhankelijk werken in de brandweerkazernes van Zwolle (Middelweg), Kampen, Hardenberg en Deventer. 5. een stappenplan op te stellen voor realisering van de genoemde resultaten en het (laten) uitvoeren daarvan.

4.2 4.2.1

Werkstijl

Doel Het ondersteunen van medewerkers en leidinggevenden bij de veranderingen als gevolg van organisatieontwikkelingen (IJssellandse werkcultuur, verhuizing, plaatsen tijdonafhankelijk, verbinding met de lokale samenleving). We willen bereiken dat medewerkers niet alleen zo kunnen werken, maar het ook willen en leuk (leren) vinden. Specifieke uitgangspunten Wij verwachten dat onze medewerkers met het oog op de organisatieontwikkelingen en hun eigen ontwikkeling: … zelforganiserend en resultaatgericht zijn; … in verbinding werken met zichzelf, hun collega’s, inwoners en partners; … plaatsen tijdonafhankelijk samenwerken; … transparant werken en hun kennis en agenda delen; … digivaardig zijn en zoveel mogelijk papierloos werken. … eigen persoonlijkheid matchen met nieuwe (fysieke en sociale) omgeving.

4.2.2

Resultaat De resultaten van het deelproject werkstijl zijn  Personele voorzieningen (rechtspositie, apparatuur, hulpmiddelen) om medewerkers te helpen bij hun ontwikkeling naar IJssellands werken met het oog op de verwachtingen van henzelf en van de organisatie.

7/13

14

Datum Titel




4.3

Communicatie-, gespreks- en opleidingsfaciliteiten voor leidinggevenden en medewerkers als ondersteuning bij de veranderingen als gevolg van organisatieontwikkelingen.

Bedrijfsvoering en digitaal werken

4.3.1

Doelen 1 Praktische regelingen treffen voor de dienstverlening van Bedrijfsvoering aan VR en GGD in de nieuwe huisvestingssituatie. 2 Zorgen dat werkprocessen zoveel mogelijk digitaal verlopen, dat het archief gedigitaliseerd en/of verplaatst is, dat dossiers gedigitaliseerd en toegankelijk zijn.

4.3.2

Resultaten Het deelproject bedrijfsvoering en digitaal werken levert de volgende resultaten:  inventarisatie van de onderdelen van de dienstverlening van bedrijfsvoering waarvoor de praktische regelingen getroffen moeten worden in de nieuwe huisvestingssituatie.  vastleggen van nieuwe afspraken en regelingen in overleg met de GGD.  plan van aanpak voor het zoveel mogelijk digitaal laten verlopen van werkprocessen, voor de keuze tussen digitalisering en/of verplaatsing van het archief, voor toegankelijkheid van gedigitaliseerde dossiers.  ondersteuning van plaatsen tijdonafhankelijk werken door standaard-ICT uit menukaarten voor hardware en software. Een menukaart geeft aan “welke smaken gereedschap de baas verstrekt. Uitvoering van experimenten met nieuwe hardware en/of software.  Realisering van de gekozen oplossingen.

4.3.3

Aanpak Om de doelstelling te halen, is het nodig om meerdere activiteiten uit te voeren, die afhankelijk van elkaar zijn. Het deelproject heeft een directe relatie met andere deelprojecten, maar ook met ICT-projecten buiten het project.

8/13

14

Titel


5

Projectorganisatie

Datum

5.1

Ambtelijk opdrachtgever

De opdrachtgever en budgethouder voor dit project is de commandant brandweer/voorzitter veiligheidsdirectie. Dit op basis van het besluit van het dagelijks bestuur.

5.2

Projectsturing

De aansturing van het project (vaststelling projectdocumenten, besluiten over aard en omvang van maatregelen en voorzieningen) ligt in handen van het Managementteam. De bespreek- en beslispunten uit het project komen aan de orde in de reguliere MTbijeenkomsten. Het houdt hierbij rekening met het advies van de OR en met het afstemmingsoverleg voor onderwerpen die ook de GGD betreffen.

5.3

Afstemmingsoverleg

Met name de deelprojecten werkomgeving en bedrijfsvoering/digitaal werken hebben verbindingen met de GGD. Het afstemmingsoverleg zorgt voor overleg op raakvlakken. Het bestaat uit de commandant brandweer/voorzitter veiligheidsdirectie, de directeur publieke gezondheid, het hoofd bedrijfsvoering en de algemeen projectleider.

5.4

Projectleiding

De projectleiding bestaat uit een algemeen projectleider en deelprojectleiders. De algemeen projectleider is verantwoordelijk voor de uitvoering van het projectplan als geheel. Keuzes en sturingsvraagstukken legt de projectleider voor aan het managementteam. De algemeen projectleider is aanwezig bij de behandeling van projectonderwerpen in het MT. De algemeen projectleider bewaakt de budgetten en legt verantwoording af aan de commandant brandweer/voorzitter veiligheidsdirectie. Algemeen projectleider: Andre Kaaijk van WIJZIJN bouwmanagers. De deelprojectleiders werken de deelprojecten inhoudelijk, financieel en planmatig uit, regelen de bemensing van hun deelproject, sturen de uitvoering aan en bewaken de beheersaspecten en de risico’s. Uitgangspunt is dat uit alle organisatieonderdelen één of meer medewerkers betrokken zijn bij de deelprojecten Deelprojectleiders zijn:  Deelproject Werkomgeving: Andre Kaaijk  Deelproject Werkstijl: Martin Cuperus  Deelproject Bedrijfsvoering en digitaal werken: Theo van Leussen en Robert Steenbergen.

9/13

14

Datum Titel


De projectleiding wordt tenminste ondersteund door een projectsecretaris, een projectassistent, een financieel adviseur en communicatieadviseur.

5.5

Kernteams

Om goede betrokkenheid van de medewerkers te realiseren worden meerdere kernteams samengesteld die elk bestaan uit medewerkers van één onderdeel of van enkele onderdelen van de organisatie. Elk deelproces van de brandweer (repressie, risicobeheersing, vakbekwaamheid, beheer en techniek) krijgt een kernteam. Dit geldt ook voor de 24-uursdienst en bedrijfsvoering. De teams Beleid, bestuur, communicatie, Veiligheidsbureau en GHOR vormen samen 1 kernteam. Voor elke cluster fungeert het ploegleidersoverleg als kernteam. De kernteams bestaan uit medewerkers van het betreffende organisatie-onderdeel. De kernteams zorgen voor betrokkenheid van de medewerkers, in elk geval via de werkoverleggen. De kernteams hebben een adviserende rol bij de volgende zaken: o het ontwerp van bouwkundige en inrichtingsvoorzieningen, o het plan voor de verdeling van de medewerkers over de gebouwen, o de uitvoering van het deelproject Werkstijl: afspraken maken binnen teams/organisatie over bijvoorbeeld bereikbaarheid, balans werk/privé, werken in teams en processen

5.6

OR

De OR heeft een belangrijke rol in de medezeggenschap van de medewerkers. Management Team en OR werken aan een gezamenlijke visie op medezeggenschap. In de lijn met deze visie wordt de OR aan de voorkant betrokken bij de voorbereiding van dit projectplan en bij plannen voor voorzieningen als uitwerking van dit projectplan. De bestuurder legt verplichte onderwerpen tijdig om advies of instemming aan de OR voor.

6

Planning Voor de uitvoering is een conceptplanning opgesteld. Na het afronden van het Plan van Aanpak wordt de definitieve planning vastgesteld. Uiterlijk 1 april 2015 wordt het gebouw aan de Marsweg in gebruik genomen. juli

aug

sep

2014 okt

nov

dec

jan

feb

Fase 1: Plan van Aanpak opstellen Fase 2: Ontwikkelen werkstijl, Ontwikkelen werkomgeving Fase 3: Ontwikkeling Programma van Eisen Fase 4: Inrichtingsconcept Fase 5: Ontwerp en realisatie Fase 6: Evaluatie en nazorg

10/13

2015 mrt

apr

14

Titel


7

Risico´s

Datum

In dit hoofdstuk maken we belangrijke risico’s inzichtelijk en geven we aan welke maatregelen we nemen om de risico´s te vermijden, dan wel zo veel mogelijk te beperken. De planning van het project is ambitieus en alleen haalbaar wanneer deelprojecten zoveel mogelijk gelijktijdig verlopen en geen vertraging ondervinden. Tenminste 2 risico’s kunnen problemen opleveren: 1. Vertraging in het proces van verbouwing en herinrichting van de kazerne aan de Marsweg. Naast interne activiteiten (schetsontwerp, definitief, ontwerp, bestekken, uitvoering) kent dit proces 2 externe activiteiten, namelijk de wijziging van het bestemmingsplan en de verlening van de omgevingsvergunning, beiden door de gemeente Zwolle. De uitvoering van verbouwing en herinrichting kan pas starten als deze toestemmingen zijn verleend en rechtsgeldig zijn. 2. Eerdere oplevering van de Zeven Alleetjes door de GGD als resultaat van de onderhandelingen met de gemeente Zwolle. Mogelijke maatregelen Bij 1 Veiligheidsregio IJsselland legt de verantwoordelijkheid voor de tijdige realisering van het proces van verbouwing en herinrichting van de kazerne aan de Marsweg in handen van een externe partij. Een dergelijke opdracht heeft betrekking op  het in overleg met Veiligheidsregio IJsselland gereed maken van schetsontwerp, definitief ontwerp, bestekken;  het aanvragen van de wijziging van het bestemmingsplan en de verlening van de omgevingsvergunning;  het realiseren van de verbouwing, herinrichting en binneninrichting overeenkomstig de vastgestelde plannen en afspraken;  het realiseren van oplossingen indien vertragingen en daardoor tijdproblemen ontstaan. Bij 2 Op basis van de planning en het proces van verbouwing en herinrichting van de kazerne aan de Marsweg is eerdere verhuizing voor Veiligheidsregio IJsselland niet mogelijk. Indien zij niettemin wordt genoodzaakt mee te werken aan eerdere oplevering van de kantoren aan de Zeven Alleetjes ligt de verantwoordelijkheid voor de kosten en voor de overige lasten van tijdelijke huisvesting elders bij de verantwoordelijke partijen.

8

Communicatie De resultaten van dit project en van de deelprojecten zijn niet alleen van belang voor onze medewerkers, maar ook afhankelijk van hun betrokkenheid, motivatie en

11/13

14

Datum Titel


enthousiasme. Naast betrokkenheid als meewerkend professional, via werkoverleg en/of kernteam zorgt de algemeen projectleider voor een communicatieplan. Dat bevat  

Een overzicht van wie bepaalde communicatie verzorgt, momenten van communicatie en middelen om te communiceren. Middelen voor medewerkers om informatie zelf te verkrijgen.

12/13

14

Datum Titel


13/13

Agendapunt - Informerend

aan

Algemeen Bestuur

datum

24 september 2014

agendapunt onderwerp proceseigenaar portefeuillehouder

7 Voorstel Evaluatie Programma Zelfredzaamheid L.J. Sievers H.J. Meijer

Kennis te nemen van 1. Het voorstel het programma zelfredzaamheid te evalueren, inclusief een advies voor vervolg, met als doel om het thema efficiënt en effectief te blijven organiseren na 2014.

Inleiding Na een bestuurlijk besluit op februari 2012 zijn we gestart met het programma zelfredzaamheid wat een formele looptijd heeft tot en met 2014. Dit programma heeft als doel om de zelfredzaamheid van de samenleving te stimuleren en een werkwijze te ontwikkelen die daarbij aansluit.

Tijdens de programmaperiode is veel gebeurd. Als regio hebben we veel stappen gezet waardoor we inmiddels worden beschouwd als een voorbeeldregio op dit gebied. Maar ook landelijk is het thema levendiger en actueler dan ooit. Dit zien we bijvoorbeeld terug in het beleid van andere regio’s, ministeries en andere organisaties, rapporten van gezaghebbende adviesraden en in de recent vastgestelde strategische agenda van het veiligheidsberaad. In onze regio is zelfredzaamheid inmiddels één van de belangrijkste speerpunten in het toekomstige beleidsplan en heeft het een stevige plek gekregen in onze visie. Een andere relevante ontwikkeling is dat we per 1 januari 2014 zijn georganiseerd. Hierdoor is de samenstelling en structuur van onze organisatie fundamenteel veranderd.

kenmerk vervolgblad


Dit jaar loopt het programma formeel tot een einde. Dat werpt automatisch de vragen op: hoe gaan we verder met zelfredzaamheid en hoe organiseren we dat? Om deze vragen goed te kunnen beantwoorden en keuzes voor het vervolg te maken willen we het programma evalueren.

Beoogd effect/relatie met het meerjarenbeleidsplan of bestuursopdrachten 1. leren van de huidige ervaringen in het organiseren van zelfredzaamheid met het oog op de toekomst. Hierbij staat centraal om te leren wat de succesfactoren zijn en welke ontwikkelpunten we kunnen constateren zodat we dit kunnen meenemen voor het vervolg. 2. bepalen wat de beste vorm is om zelfredzaamheid te organiseren in de nieuwe organisatie. Hierbij willen we graag een advies op basis van de evaluatie.

Evaluatie- en adviesvragen Om de doelstellingen te kunnen bereiken gaan we de volgende vragen beantwoorden:

1. Wat is in 2012 de aanleiding geweest om een programma zelfredzaamheid te starten? 2. Hoe is het programma zelfredzaamheid de voorgaande jaren georganiseerd? 3. Hoe heeft het programma zelfredzaamheid de afgelopen jaren zijn doelstellingen behaald? 4. Welke succesfactoren in de organisatie van zelfredzaamheid hebben daarin bijgedragen? 5. Welke ontwikkelfactoren in de organisatie van zelfredzaamheid kunnen we daarin benoemen? 6. Welke manier van organiseren past het beste na 2014, rekening houdend met de uitkomsten van de voorgaande vragen, de ontstane organisatie per 1 januari 2014 en het meerjarenbeleidsplan?

Deze vragen spitsen we toe op de volgende aandachtsgebieden: -

programmastructuur en programmadoelen inclusief taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en rollen van betrokkenen

-

wijze van besluitvorming

-

positie ten opzichte van andere organisatieonderdelen

-

bovenregionale samenwerking

-

financiën

Methode van evaluatie Om de benodigde informatie te verkrijgen gaan we:

kenmerk vervolgblad


1. relevante beleidsdocumenten bestuderen, zoals het programmaplan en de evaluatie- en activiteitenrapportages die zijn gemaakt over de periodes 2012 tot en met 2013. 2. groepsinterviews houden met: 

enkele leden van de stuurgroep zelfredzaamheid (ieder geval voorzitter, plv. voorzitter, portefeuillehouder directie, programmaleider).



enkele leden van het regionale netwerk zelfredzaamheid



portefeuillehouder managementteam



secretaris IFV Oost-5 samenwerkingsverband



vertegenwoordiger ministerie en/of veiligheidsberaad

Afbakening Deze evaluatie- en adviesvraag gaat vooral over de organisatie van zelfredzaamheid met als insteek te onderzoeken op welke wijze dit programma het beste zijn vervolg kan krijgen. Dit betekent dat we geen inhoudelijke evaluatie doen van de activiteiten binnen het programma. Wel kijken we in hoeverre met de programmaopzet de beoogde programmadoelen zijn bereikt.

Verantwoordelijkheden De opdrachtgever is de voorzitter van de stuurgroep Community Safety / Zelfredzaamheid. De opdrachtnemer is mevrouw Pruim van de interim managementpool gemeente Zwolle.

Delen resultaat Het eindproduct van deze evaluatie is een compacte rapportage die we in eerste instantie aanbieden aan de voorzitter van de stuurgroep. In overleg met de voorzitter bespreken we hoe we de uitkomsten indien gewenst breder delen in de organisatie. We betrekken hierbij ook de ambitie op het gebied van zelfredzaamheid voor de aankomende jaren. Ook bespreken we met de voorzitter het verdere bestuurlijke proces. Het programma is in 2012 bestuurlijk vastgesteld tot en met 2014. We willen het bestuur goed betrokken houden bij de voortgang van het programma en zij nemen het besluit voor een eventueel vervolg van het programma.

Opleverdatum Het voornemen is om voor november 2014 de conceptrapportage af te ronden en te bespreken met de voorzitter van de stuurgroep.

kenmerk vervolgblad


Argumenten 1.1 Het ophalen van leerervaringen helpt om te kunnen bepalen hoe we het thema ook de komende jaren op een adequate manier kunnen organiseren, rekening houdend met het beleidsplan en de reorganisatie per 1 januari 2014. 1.2 door informatie te verzamelen op basis van deze twee bronnen (documenten en interviews) kan met een beperkte tijdsinspanning relatief eenvoudig een redelijk compleet beeld worden gevormd van de situatie. 1.3 het programma is ingesteld door het algemeen bestuur en zijn ook verantwoordelijk voor het vervolg. Het bestuur kan de uitkomsten van deze evaluatie benutten in zijn besluit voor het vervolg.

Middelen Voor deze evaluatie huren we mw. Pruim in van de managementpool van Zwolle. Voor deze inhuur is voorts rekening gehouden in het budget van de veiligheidsregio.

Communicatie De uitkomsten van de evaluatie bespreken we met de voorzitter, de stuurgroep en het bestuur. Daarnaast ook met andere nauw betrokkenen in de organisatie.

Vervolg Bij goedkeuring door het DB gaat de evaluatie van start. Het streven is om in november een eerste conceptrapportage te bespreken met de voorzitter

Agendapunt - informatie


Algemeen Bestuur 24 september 2014 8 Stand van zaken Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO) L.J. Sievers A.P. Heidema

Kennis te nemen van - De stand van zaken rondom de ontwikkeling van de Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO) Samenvatting / Toelichting De transitie naar de Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO) is op dit moment in voorbereiding. Gedurende de afgelopen maanden zijn er diverse activiteiten gestart waar de meldkamers en de Veiligheidsregio’s bij betrokken zijn. De stand van zaken is op dit moment als volgt: Nulmeting Meldkamers van de Toekomst In juni 2014 is de LMO gestart met het uitvoeren van een nulmeting naar de bestuurlijk-juridische, de operationele en de financiële situatie per meldkamer. De nulmeting vormt de basis voor de business cases voor de samenvoeging van de meldkamers en voor het financiële overdrachtsdocument per meldkamer. Daarnaast moeten de uitkomsten van de nulmeting inzicht geven in de veranderopgave per meldkamer. Deze nulmeting is uitgevoerd voor PWC. Aanvankelijk was het de bedoeling deze nulmeting eind juni af te ronden, inclusief de accordering door de besturen van de meldkamers en Veiligheidsregio’s. Dit proces is inmiddels vertraagd aangezien is gebleken dat het opvragen en verifiëren van de veelheid aan informatie meer tijd kost dan vooraf was ingeschat. Op dit moment is er ambtelijk over en weer contact met PWC over de feitelijke juistheid en compleetheid van de conceptrapportage. Opvallend is de gedetailleerdheid aan informatiebehoefte voor deze nulmeting, waardoor het vergelijkbaar maken van alle meldkamers aanzienlijk wordt bemoeilijkt. Daarnaast omvat de rapportage niets meer dan een weergave van de huidige situatie en is in dit stadium nog geen analyse gemaakt. Bij de verificatie van de gegevens ligt de focus vooral op de interpretatie van financiële en personele gegevens. Op 30 juni jl. is per brief door de LMO aangegeven dat de informatie uit de nulmeting vooral wordt gebruikt om te komen tot een normering ten behoeve van het vergelijkbaar kunnen maken van alle meldkamers. De uiteindelijke financiële overdracht krijgt uiteindelijk gestalte via separate overdrachtsdocumenten. Aandachtspunt is nog steeds het ontbreken van de uitgangspunten en de wijze waarop bepaald gaat worden of een meldkamer financieel op orde is. In dezelfde brief is aangegeven dat de accordering van de aangeleverde

kenmerk vervolgblad


gegevens door middel van een accountantsverklaring is losgelaten. Een handtekening namens de betrokken partijen volstaat. Protocol Due Diligence Commissie Op 4 juli jl. is per brief het concept-protocol van de Due Diligence Commissie aangeboden. Deze commissie heeft tot taak toe te zien op een zorgvuldig en ordelijk verloop van de financiële overdracht. In het protocol staat beschreven welke taken en verantwoordelijkheden aan deze Commissie zijn toebedeeld volgens het Transitie-akkoord en zijn tevens beoordelings- en referentiecriteria opgenomen die zij gaat hanteren. Wij zijn middels die brief in gelegenheid gesteld te reageren op het protocol. Gezien de inhoudelijke gedetailleerdheid van het protocol hebben we gezamenlijk met de VNOG een ambtelijke reactie op het protocol gestuurd. Deze reactie is als bijlage toegevoegd. Inmiddels is bekend gemaakt dat de veelheid aan reacties uit het land voor de Commissie aanleiding geeft om het protocol aan te houden en ook de gelegenheid te geven voor een bestuurlijke reactie. Vervolg Op 27 augustus jl. heeft er een gesprek plaats gevonden tussen de voorzitter van het Bestuur MON (Andries Heidema) en de Secretaris Bestuur MON (Henk Schreuders) en de Kwartiermaker LMO (Jill Wilkinson) naar aanleiding van de brief die is gestuurd door het Bestuur MON op 5 juni jl. In die brief is aandacht gevraagd voor het proces van de transitie, in het bijzonder voor de 0-meting en het ontbreken van bestuurlijke kaders. Bij dit gesprek zijn ook inhoudsdeskundigen vanuit de Veiligheidsregio en de MON betrokken geweest. In dit gesprek is constructief gesproken over de stand van zaken en het vervolgproces. Daarbij is aandacht gevraagd voor de specifieke situaties waarin meldkamers in het verleden al zijn samengevoegd (zoals bij de MON). Verder start op dit moment de procedure voor de benoeming van een regionale kwartiermaker op het niveau van Oost 5. Gelet op het feit dat de transitie impact heeft op dit schaalniveau is het wenselijk dat het selectieproces (inclusief bestuurlijke afstemming) op korte termijn gaat starten. Tenslotte is het zinvol in de komende vergaderingen van het DB een doorkijk te maken van de bestuurlijke thema’s die voor de Veiligheidsregio gaan spelen op korte en langere termijn in relatie tot de transitie en in afwachting van kaders vanuit de LMO.

datum

Due Diligence Commissie LMO t.a.v. de heer E. Klaver, secretaris p/a Ministerie van Veiligheid en Justitie Postbus 20301 2500 AE DEN HAAG

vrijdag 8 augustus 2014

kenmerk onderdeel

Beleid-Bestuur-Communicatie

informant

J.W. Pieneman

doorkiesnummer onderwerp

088-1197420 Reactie op concept-protocol

Geachte heer Klaver, Wij maken graag gebruik van de mogelijkheid, die de Due Diligence Commissie LMO noemt in haar brief van 4 juli 2014, om een reactie te geven op het concept-protocol voor advisering door de commissie. Deze reactie ontvangt u ook namens de Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland. We komen tot een gezamenlijke reactie in verband met onze deelname aan en verantwoordelijkheid voor de Meldkamer Oost Nederland (MON) in Apeldoorn. De heer W. Brinker van de MON overlegde met u over de termijn voor inzending van de reactie. Inhoudelijk bestaat de reactie uit 2 delen. Bijlage 1 bevat de reactiepunten van onze beide veiligheidsregio’s. Daarnaast ondersteunen wij de reactie, opgesteld door het Netwerk Finance en Control van de veiligheidsregio’s, die u aantreft in bijlage 2. Wellicht ten overvloede brengen wij onder uw aandacht dat VNOG en VR IJsselland bij de instemming met het transitieakkoord en ook daarna één en andermaal hebben laten weten dat: a. zij hebben geïnvesteerd in de MON en daardoor een schaalvoordeel genieten. Bij de investeringen moet worden gedacht aan de kosten voor huisvesting en techniek, maar ook aan frictiekosten personeel en materieel. Met die laatste component moet rekening worden gehouden in de beschouwing van de MON-situatie. De kosten van de MON zijn relatief laag ten opzichte van het landelijk gemiddelde, terwijl de kwaliteit gemiddeld op of boven het vereiste niveau ligt. b. in het nog op te stellen financieel overdrachtsdocument nadrukkelijk rekening wordt gehouden met het gegeven dat VNOG en VR IJsselland al projecten frictiekosten betaalden en dat deze kosten moeten worden gecompenseerd. Alsmede met de inmiddels bereikte, verrekende en verwerkte efficiencyvoordelen in de exploitatie van de MON. c. de transitie niet mag leiden tot meerkosten ten opzichte van de huidige situatie van de MON. Met vriendelijke groet,

Drs. A.H. Schreuders, secretaris Adresgegevens

Contactgegevens

Postbus 1453, 8001 BL Zwolle

T 088 - 119 70 00 E [email protected] I

www.vrijsselland.nl

@VRIJsselland

Veiligheid: voor elkaar

Bijlage 1: Reactiepunten van de Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland en de Veiligheidsregio IJsselland Algemeen -

-

-

-

De LMO komt tot stand voor de disciplines, genoemd in het Transitie Akkoord (TA). Het conceptprotocol wekt op verschillende plaatsen de indruk dat het geldt voor veiligheidsregio’s. Wij nemen aan dat het protocol zal gelden voor alle disciplines en adviseren dat ook expliciet aan te geven en het protocol aan te passen op deze brede toepassing. Het Transitie Akkoord omschrijft de taken van de Due Diligence Commissie LMO. In deze taken is sprake van het beoordelen van documenten en het uitbrengen van adviezen. De insteek van het concept-protocol, zoals dat voor ligt, is sterk financieel-inhoudelijk. Wat mij missen en naar ons oordeel toegevoegd zou moeten worden zijn de werkwijze en procesgang die de commissie wil gaan hanteren. Dit in het belang van het creëren van een transparante, eenduidige en navolgbare werkwijze, zoals de commissie schrijft in haar brief van 4 juli 2014. In aansluiting daarop adviseren wij voldoende ruimte in te bouwen om uitkomsten van onderzoeken en andere voorstellen bestuurlijk te bespreken en zorgvuldig te besluiten. Eén van de uitgangspunten van de commissie is het landelijk kader, genoemd in TA 37-39. Bij de kwartiermaker LMO drongen wij in juni 2014 per brief aan om dit landelijk kader aan ons ter beschikking te stellen. Tot nu toe hebben wij het niet ontvangen en kunnen wij dus ook niet beoordelen of het TA, het landelijk kader en het concept-protocol goed op elkaar aansluiten en als geheel ook voor ons aanvaardbaar en toepasbaar zijn. Volgens TA 88 toetst de commissie of een meldkamer financieel op niveau is. De toelichting op het concept-protocol meldt dat de financiële informatie die de nulmeting oplevert zoveel mogelijk vergelijkbaar moet worden gemaakt. In verband hiermee vinden wij het noodzakelijk dat eerst de uitgangspunten en de wijze waarop bepaald gaat worden of een meldkamer financieel op orde is, worden besproken met de betrokken disciplines. Gelet op het belang van dit dossier en de consequenties voor de toekomst achten wij het noodzakelijk dat in dit stadium hierover goede afstemming met de Veiligheidsregio’s/disciplines plaatsvindt. Voor een acceptabele procesgang beschouwen wij dit dan ook als minimale randvoorwaarde.Te meer omdat de wijze waarop de 0-meting is ingevuld zeer sterk zal verschillen tussen de diverse meldkamers.

Specifiek -

-

Hoofdstuk 2 advies DDC: o punt b: Er wordt getoetst of de meldkamer op niveau is. Op basis waarvan wordt er getoetst? Wordt er gekeken naar kwaliteit? o Advisering op basis van “redelijkheid en billijkheid” waarbij in acht wordt genomen wat voor het verrekenen en vergoeden van (achterblijvende) kosten “bestuurlijk” gebruikelijk is. Dit zijn rekbare begrippen en geven nog geen houvast en echte duidelijkheid. Hoofdstuk 3 overdrachtsdocument: o Wordt er bij het vergelijkbaar maken van de 0-metingen rekening gehouden dat er landelijk verschillende vervangingswaarde, afschrijvingstermijn en rentepercentages worden gehanteerd? Voor de vergelijkbaarheid moet hier 1 keuze ingemaakt worden. o Dit geldt overigens ook voor de toerekening van de overhead. Inrichting bedrijfsvoering is ook afhankelijk hoe de nieuwe meldkamer wordt ingericht (frontoffice/backoffice). o Bij punt 3 hebben ze het over inzicht structurele kosten, maar volgens mij is inzicht in structurele inkomsten ook belangrijk.

2

Onderdeel van het overdrachtsdocument moet volgens mij ook zijn de risico’s per meldkamer en een meerjarenonderhoudsplan van het gebouw (indien gebouw eigendom is). o Verder lees ik niks over de BTW risico’s bij overname van het materieel/materiaal en huisvesting. Is hier aandacht voor? Hoofdstuk 4: In de laatste alinea wordt gesproken over ruimtes ten behoeve van de opschaling in regio’s, waar geen meldkamer meer aanwezig zal zijn. Wat wordt precies met opschalingsruimtes bedoeld? Hoofdstuk 6 onderwerp huisvesting: o De teksten bij de verschillende bullets bij huur- en leaseovereenkomsten sluiten niet bij elkaar aan. o Waarom wordt in dit hoofdstuk alleen over Veiligheidsregio’s gesproken en niet over politie, KMAR en ambulancevervoer? o gebouwen in eigendom worden tegen WOZ waarde overgedragen aan het Rijk. Waarom niet gewoon tegen boekwaarde? Wat gebeurt er met de eventuele boekwinst/verlies? Het netwerk F&C vraagt om niet bij voorbaat voor één methode te kiezen. Wij zijn wel voor één methode maar die moet wel goed doordacht zijn. Alle voors en tegens dienen zorgvuldig te worden afgewogen. o De gevormde voorzieningen/bestemmingsreserves blijven achter bij de Veiligheidsregio. Maar bijvoorbeeld een voorziening groot onderhoud van de gebouwen i.c.m. het meerjarenonderhoudsplan is volgens mij wel degelijk relevant voor de LMO. Wordt er ook gekeken naar eventueel achterstallig onderhoud? o Bij de punten 2.4. tot en met 2.8. worden als referentiecriteria genoemd verschillende kostensoorten per regio (zoals huisvestingskosten en overheadkosten). Wordt in het vervolg van het proces alleen iets gedaan met de absolute kosten. Worden deze kosten ook gerelateerd aan de omvang van de verschillende Veiligheidsregio’s bijvoorbeeld aantal inwoners en oppervlakte? Het werken met alleen absolute bedragen kan een vertekende beeld geven. Bijlage 1: de definitie van projectkosten klopt niet en is vermoedelijk uit een ander gemeentelijk document overgenomen. o

-

-

3

Bijlage 2: Reactie op het concept protocol voor de Due Diligence Commissie LMO, opgesteld door het netwerk Finance & Control Procedureel De commissie stuurt haar concept-protocol in het hart van de zomerperiode toe met het verzoek uiterlijk eind juli te reageren. Het is voorstelbaar dat de opdracht van de commissie aan een strakke planning gebonden is. Het creëren van een transparante en navolgbare werkwijze is voor de commissie het belangrijkste doel. Daarbij past het om een reële responstijd te gunnen op de stukken die de commissie publiceert. Wij hebben begrepen dat de operationele stuurgroep hierbij niet betrokken is. Mede als gevolg van de vakantieperiode wordt hier niet aan voldaan. Wij vinden deze werkwijze niet erg zorgvuldig. Inhoudelijk a) Vergelijkbaarheid De commissie is voornemens om op basis van de nulmeting de informatie vergelijkbaar te maken. De nulmeting wordt in de zomerperiode onder hoge tijdsdruk uitgevoerd. Dit vergroot het risico op interpretatiefouten. Door enkele controllers is aangegeven dat de kwaliteit van de nulmeting veel te wensen laat. Zo houdt de uitvraag onvoldoende rekening met verschillen in het takkenpakket en de inbedding van de meldkamers. Bovendien zijn verschillende afspraken gemaakt met de ministeries en kolommen, wat leidt tot een verschil in de respons vanuit de kolommen. Deze verschillen komen onvoldoende tot uiting. De nulmeting als zo danig, is daarom, zonder adequate vertaling, niet geschikt om normcijfers te bepalen.

b) Volgordelijkheid De landelijke projectorganisatie wil de feitelijke overdracht afhechten met een overdrachtsdocument waarin o.m. inzicht wordt verschaft in de frictiekosten en de mate waarin regio’s zich inspannen om deze frictiekosten en desintegratiekosten te minimaliseren. Deze kosten kunnen pas in beeld gebracht worden wanneer alle businesscases beschikbaar zijn en helderheid bestaat over de inrichting van de nieuwe meldkamerorganisatie. De omvang van de frictiekosten voor een regio is immers mede afhankelijk van de normatieve bezetting van de 10 nieuwe meldkamers evenals de plaatsingsprocedure die daarbij wordt gehanteerd. Zonder die informatie is het niet mogelijk om voor de regio’s op dit punt gericht beleid te maken. c) Gebrek aan uitwerking van dan wel toelichting op het protocol De commissie heeft als taak om de bepalingen zoals opgenomen in het transitieakkoord waar nodig nader uit te werken en die uitwerking van een onderbouwing te voorzien. Het voorliggende protocol voorziet hier onvoldoende in. Enkele kanttekeningen zijn:  transitiekosten Voor panden die niet worden overgenomen (zie 1.4 huisvesting) worden als regel maximaal drie jaren betrokken in de bepaling transitiekosten. De vraag is of de termijn van drie jaar die nu gekoppeld is aan de desintegratievergoeding wel proportioneel is (art 86), temeer ook omdat de leegstand bij kantoorpanden naar historisch hoge niveaus zijn gestegen. (zie ook cijfers planbureau leefomgeving 2014). Het protocol gaat hier niet verder op in.  WOZ-waarde Voor overname van onroerend goed wordt een vergoeding op basis van WOZ waarde gehanteerd. Onduidelijk is waarom. De WOZ waarde kan substantieel afwijken van de boekwaarde en gepaard

4

gaan met forse financiële implicaties. Dit kan ook per regio en per kolom sterk verschillen. De overdracht heeft wellicht ook fiscale consequenties m.b.t. terug te betalen btw. Wij adviseren om de overname niet bij voorbaat op één vastgestelde methodiek te baseren.  Beoordelings- en referentiecriteria Het lijkt alsof de tabel met beoordelings- en referentiecriteria onvolledig is en onvoldoende met elkaar samenhangt. Een (niet uitputtende) opsomming: 1. De tabel gaat in op verschillende balansposten en op andere niet; 2. Er staan bepalingen in over voorzieningen, die niet specifiek alleen voor de meldkamer in het leven zijn geroepen(bijv. Piofach systemen); 3. Er zijn doublures waarneembaar in de tabel, bijv. bij huisvesting; 4. Het referentiekader stuurt aan op landelijke ongewogen gemiddelden, terwijl het transitieakkoord uit gaat van maatwerk. Dit zet vraagtekens bij de richting die de commissie kiest voor het vervolgtraject. Juist de businesscases (punt 42 TA) zijn een belangrijk gegeven voor de DDC om de overdrachtsdossiers op hun merites te kunnen beoordelen. De commissie toetst of de meldkamers financieel op niveau zijn. Hiervoor is een maatlat nodig. In dat kader lijkt een verdere aanscherping van het referentiekader noodzakelijk.  Overige opmerkingen en vragen Het lijkt de taak van de DDC om erop toe te zien dat de overdracht van middelen niet gepaard gaat met substantiële herverdeeleffecten. Dit is een essentiële bepaling van het TA (art. 73). In het protocol is hier geen aandacht op gevestigd. Om te bepalen of de vergoeding voor achterblijvende kosten toereikend is dient bezien te worden hoe deze in verhouding staat tot de uitname van het gemeentefonds. Daarbij mag gezegd worden dat onderzoeksbureau Cebeon in het periodieke onderhoudsrapport gemeentefonds (POR) voor de brandweer eerder een tekort heeft berekend van € 75 mln. in de netto lasten van de veiligheidsregio’s/gemeenten t.o.v. de uitkering GF. Uitname van het gemeentefonds dient daarom eerst pas plaats te vinden nadat het gemeentefonds voor het cluster OOV-brandweer op peil is gebracht. Ook dienen de kosten vergoed te worden die inmiddels door regio’s ten behoeve van het samenvoegen van meldkamers al zijn gemaakt. Het gaat hier lopende projectkosten die tot dusver al vooruitlopend op de LMO zijn gemaakt. Wat kost de huidige landelijke projectorganisatie? Welke zaken worden bekostigd uit het landelijk budget projectkosten ad € 12 mln.? In welke mate wordt rekening gehouden met de grote risico’s op ICT gebied? Wie bepaalt of de uitkomsten kloppen en wie neemt de verantwoordelijkheid?

5

6

Agendapunt - informatie

aan

Algemeen Bestuur

datum

24 september 2014 9

agendapunt

Multidisciplinair evaluatierapport 'Telefonie & Internetstoring Deventer (17-02-2014)

onderwerp

N. Rigter

proceseigenaar

H.J. Meijer

portefeuillehouder

Kennis te nemen van:

-

De conclusies en aanbevelingen van het Multidisciplinaire Evaluatierapport ´Telefonie en internetstoring Deventer’ d.d. 17 februari 2014.

Aanleiding Op maandagmorgen 17 februari 2014 treedt tijdens werkzaamheden aan de telefooncentrale in de Bagijnenstraat te Deventer een kabelbreuk op. Het gevolg hiervan is een langdurige en grootschalige uitval van telefonie en internet in de binnenstad van Deventer en de daar omheen liggende wijken. De hulpdiensten schaalden het incident multidisciplinair op naar GRIP-2.

Beoogd effect/ relatie met het meerjarenbeleidsplan of bestuursopdrachten Het doel van deze evaluatie is om aan de hand van de bevindingen, tijdens deze GRIP 2 inzet, de bestaande werkwijze en procedures aan te scherpen, meer helderheid aan te brengen en/of zaken anders te organiseren. In het rapport wordt niet ingegaan op de inhoudelijke kant van de inzet. De evaluatie richt zich in het bijzonder op de onderlinge samenwerking tussen het Commando Plaats Incident, het Regionaal Operationeel Team en de kernbezetting van het Gemeentelijk Beleidsteam. Dit verslag is op 22 augustus vastgesteld door de Veiligheidsdirectie.

Vervolg In de rapportage worden de volgende aanbevelingen gedaan: 1. Coördinatie en afstemming is bij incidenten zeer belangrijk. Ook het gebruik van draaiboeken en opgedane kennis uit voorgaande incidenten kan bijdrage tot een soepele en vlotte afhandeling van het incident. Maak gebruik van bestaande draaiboeken en de hierin omschreven opschalingsclassificatie en werkwijze.

kenmerk vervolgblad


Actie: operationeel leidinggevenden. 2. Het niet functioneren van de Communicator is een punt van zorg. De aanbeveling is om de werkgroep Alarmering op Orde na iedere foutieve of onvolledige (GRIP) alarmering (technisch probleem) een analyse op te laten stellen betreffende de oorzaak van het probleem en hoe dit vervolgens opgelost kan worden (inclusief tijdspad en probleemhouder). Actie: MON beheer. 3. Betrek de meldkamer vroegtijdig en consequent bij het incident. Actie: Allen. 4. De uitruktijden van alle CoPI-leden dienen geregistreerd te worden, zodat het mogelijk wordt de opkomsttijden van het CoPI te monitoren en te toetsen aan het Besluit Veiligheidsregio en de gemaakte afspraken in het regionale Crisisplan 2012 – 2015. Actie: Veiligheidsbureau. 5. Tijdens het incident had de IM-er moeite om LCMS operationeel en stabiel te houden. Creëer een (werk) omgeving waarin dit technische probleem tot een minimum beperkt kan worden Actie: Informatiemanager. 6. Het samenwerkingsprotocol tussen de calamiteitenorganisatie van de KPN en de Veiligheidsregio(s) uit 2010 dient geactualiseerd te worden. Het voorstel vanuit de KPN is om dit jaarlijks te doen. Actie: Veiligheidsbureau en KPN. 7. De data uitwisseling tussen de KPN, de gemeente en Veiligheidsregio IJsselland kan op het gebied van kaartmateriaal sneller en overzichtelijker. Het gebruik van postcodes en de op basis hiervan (zelf) te maken vlakken/kaartmateriaal kan het geheel overzichtelijker maken. De veiligheidsregio is nog niet in staat om deze vertaalslag te maken. Het is aan te bevelen om te onderzoeken of deze mogelijkheid op korte termijn beschikbaar gesteld kan worden. Onderzoek wat ervoor nodig is om de informatiemanagers in LCMS op basis van postcodes een vlakkenkaart te kunnen laten maken Actie: Informatiemanager GEO. De medewerker multidisciplinaire kwaliteitszorg van het Veiligheidsbureau zet de actiepunten uit bij de desbetreffende medewerkers en monitort de uitvoering via het reguliere multidisciplinaire overleg Veiligheidsbureau. Het Veiligheidsbureau zorgt ervoor dat de van belang zijnde interne en externe partijen op de hoogte gebracht worden van deze rapportage en de verbeterpunten.

Multidisciplinair evaluatieverslag Telefonie en internetstoring (Datastoring) Deventer 17 februari 2014

Over dit document Documentinformatie

Vastgesteld door Datum versie Voorzitter evaluatiecommissie Projectsecretaris Lid evaluatieteam

: Veiligheidsdirectie : 4 augustus 2014 : Herman Zwart : John Vredenbregt : Marjolein Fransen

Doel

Het doel van dit document is om aan de hand van de evaluatie van de GRIP 2-inzet ‘Telefonie en internetstoring Deventer’ een verslag te doen van het functioneren van de rampen crisisorganisatie tijdens dit incident. Op basis van de evaluatie worden sterke punten en verbeterpunten in beeld gebracht en gecategoriseerd. Door het oppakken van de verbeterpunten wordt getracht de crisisorganisatie (nog) beter te laten functioneren.

Voor wie

Dit document is bestemd voor de Veiligheidsdirectie IJsselland, het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur Veiligheidsregio IJsselland, de gemeente Deventer, de Regionale Brandweer IJsselland, GHOR IJsselland, Politie IJsselland en voor iedereen met een functie binnen de crisisorganisatie

TVB

Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden bij dit document zijn: Wie Evaluator Veiligheidsdirectie Veiligheidsbureau

TVB Analyseren van het GRIP 2-incident en opstellen evaluatierapportage. Vaststellen van het multidisciplinaire evaluatieverslag en hieruit voortvloeiende verbeterpunten. De verbeterpunten uitzetten en de voortgang monitoren. Eenmaal per jaar, in december, rapporteren over de voortgang/status van de verbeterpunten.

Opdrachtgever

Veiligheidsbestuur van Veiligheidsregio IJsselland.

Inhoud

Dit document beschrijft de volgende onderwerpen: Onderwerp 1. Evaluatiemethodiek 2. Melding & alarmering 3. Opschaling 4. Informatiemanagement 5. Leiding & coördinatie 6. Afschaling 7. Community Safety / Zelfredzaamheid 8. Leerervaring & aanbevelingen Bijlage Bijlage 1 Afkortingenlijst

Pag. 5 7 11 16 19 22 23 24 26

4

1.

Evaluatiemethodiek

Inleiding

Op 15 november 2013 heeft Veiligheidsregio IJsselland het document ‘Leren van het multidisciplinair optreden’ vastgesteld. In dit document is het evaluatiebeleid beschreven. Binnen Veiligheidsregio IJsselland worden incidenten vanaf GRIP 2 standaard multidisciplinair geëvalueerd. Het multidisciplinair evalueren van incidenten wordt gedaan door medewerkers van de veiligheidsregio, Eventueel ondersteund door een extern deskundige. Daarnaast is het mogelijk om op verzoek en met instemming van de portefeuillehouder kwaliteit een GRIP 1 incident in zijn geheel of thematische te evalueren.

Datum incident

17 februari 2014

Locatie

Deventer

Thematiek Crisisplan

  

Telefonie en internetstoring Coördinatieplan uitval telecom Crisisplan 2012-2015

Hoogste GRIP

GRIP 2

Incident

GRIP 2 Deventer: Telefonie en internetstoring Op maandagmorgen 17 februari 2014 treedt tijdens werkzaamheden aan een telefooncentrale een kabelbreuk op met als gevolg langdurige en grootschalige uitval van telefonie en internet in de binnenstad en daarom heen liggende wijken van Deventer.

Wijze van evaluatie

Dit evaluatierapport is opgesteld aan de hand van de toetsingseisen die de Inspectie Veiligheid en Justitie stelt aan de rampbestrijdingsorganisatie. Deze toetsingseisen staan in het document ‘Toetsingskader Staat van de Rampenbestrijding, Augustus 2013’ (hierna te noemen: Toetsingskader Inspectie Veiligheid en Justitie 2013). In dit toetsingskader zijn de wettelijke eisen (uit de Wet veiligheidsregio’s en het Besluit veiligheidsregio’s) vertaald in een methode om de prestaties tijdens incidenten en oefeningen inzichtelijk te maken en te beoordelen. Het Toetsingskader Inspectie Veiligheid en Justitie 2013 is aangevuld met de eisen die de Veiligheidsregio IJsselland zelf heeft gesteld aan de rampbestrijdingsorganisatie. De uitkomsten van deze instrumenten vormen, naast de feitelijke informatie uit het Landelijk Crisis Management Systeem (hierna te noemen: LCMS), de gehouden leerarena’s, interviews en de gemaakte opnames, de input voor het evaluatierapport. Door gebruik te maken van deze verschillende informatiebronnen, schrijven we een evaluatierapport dat aansluit bij de geconstateerde feiten. Op 10 maart 2014 heeft een evaluatie plaatsgevonden met de betrokken medewerkers van de Meldkamer Oost Nederland (MON). Vervolgens is op 9 april 2014 een leerarena gehouden, waarvoor vanuit alle disciplines direct betrokkenen uitgenodigd zijn.

5

Afbakening evaluatierapport

De evaluatie richt zich op de multidisciplinaire afhandeling van het incident. Evaluatie per onderdeel van de rampen crisisorganisatie is een kolom verantwoordelijkheid.

Leeswijzer

Dit rapport bestaat uit zeven hoofdstukken. Hoofdstuk 1 omschrijft de evaluatiemethodiek van deze rapportage. Hoofdstuk 2 gaat in op het proces ‘melding & alarmering’. Op basis van het toetsingskader wordt het proces tijdens de inzet onder de loep genomen. In hoofdstuk 3 wordt, vanuit het toetsingskader, gekeken naar het proces ‘opschaling’. Hoofdstuk 4 schetst het toetsingskader bij het proces ‘informatiemanagement’ en de resultaten van dit proces tijdens de inzet. Vervolgens wordt in hoofdstuk 5 het toetsingskader en de resultaten van het proces ’leiding & coördinatie’ beschreven. In hoofdstuk 6 worden de resultaten van het onderdeel ‘afschaling’ beschreven. In hoofdstuk 7 worden de resultaten van het onderdeel ‘community safety/ zelfredzaamheid’ beschreven en in hoofdstuk 8 wordt een samenvatting gegeven van de aanbevelingen. In bijlage 1 is een afkortingenlijst opgenomen.

6

2.

Melding & alarmering

Inleiding

In dit hoofdstuk beschrijven we of de melding en alarmering volgens de eisen uit het toetsingskader is verlopen. Indien dit niet het geval is, worden zo nodig aanbevelingen gedaan om in de toekomst wel aan deze eisen te kunnen voldoen.

Toetsingskader

Het toetsingskader bestaat uit de eisen in het Toetsingskader Inspectie Veiligheid en Justitie 2013, aangevuld met eisen in aanwezige documenten over het proces ‘melding & alarmering’ van Veiligheidsregio IJsselland. Na onderstaand feitenrelaas wordt per norm aangegeven hoe de inzet verlopen is.

Alarmering en feitenrelaas

In dit hoofdstuk beschrijven we of de melding en alarmering volgens de eisen uit het toetsingskader is verlopen. Indien dit niet het geval is, worden zo nodig aanbevelingen gedaan om in de toekomst wel aan deze eisen te kunnen voldoen. Tijd 17-02-2014 08:32 uur 09:16 uur 09:18 uur 10:03 uur 10:28 uur 12:00 uur 12:10 uur 13:45 uur 13:45 uur 14:15 uur 14:17 uur 14:20 uur 14:34 uur 14:41 uur 14:45 uur 15:30 uur 16:52 uur 16:54 uur 17:14 uur 17:18 uur 18:20 uur 19:26 uur 19:27 uur 20:06 uur 20:07 uur 20:30 uur 21:15 uur 21:51 uur 22:15 uur

Gebeurtenis Eerste melding C2000 mast buiten dienst (MON). e 2 centralist MON gaat klanten (OMS) bellen i.v.m. storing telefoon en data verkeer. Centralist MON belt via DigiAccess (aparte lijn met pincode) naar KPN. De centralist komt in de telefonische wachtlijn te staan. Centralist MON draagt telefoon over aan een collega. De verbinding met de KPN staat dan nog in de wacht. Alle klanten (OMS aansluitingen) zijn op de hoogte van het probleem. KPN neemt contact op met de locoburgemeester. De locoburgemeester informeert het Hoofd staf Veiligheid. KPN meldt dat een groot aantal aansluitingen defect is. Impact is groot. KPN. Impact is groot, waarschijnlijk enkele duizenden aansluitingen. Hoofd staf Veiligheid informeert de Programmaonderdeelmanager Veiligheid. De MON informeert de Hoofdofficier van Dienst (HOvD) De Programmaonderdeelmanager Veiligheid neemt contact op met de meldkamer. De MON alarmeert de Operationeel Leider op verzoek van de HOvD. De HOvD informeert de Operationeel Leider (OL). De Operationeel Leider neemt contact op met de Ambtenaar Crisisbeheersing met het verzoek de burgemeester te bellen. Kernteam Deventer bij elkaar geroepen. Start inventarisatie zorginstellingen (GHOR). Alarmering ACGZ. HOvD maakt GRIP 1 (groot effectgebied). GRIP 1 alarmering door MON. e 1 CoPI vergadering. Leider CoPI maakt na overleg met OL GRIP 2. GRIP 2 alarmering door MON. Centralist start de GRIP 2 alarmering via de Communicator. Communicator niet beschikbaar (geen alarmering). e 1 ROT vergadering. e 2 ROT vergadering. De OL schaalt af naar GRIP 0. Einde activiteiten Bevolkingszorg.

7

18-02-2014 06:52 uur 08:27 uur 13:29 uur 13:46 uur 15:34 uur 18:52 uur 19-02-2014 06:52 uur Criteria grootschalige alarmering

8 OMS-objecten nog niet hersteld. 50% van de aansluitingen zijn hersteld. C2000 hersteld m.b.v. noodlijn. 3 OMS-objecten nog niet hersteld. Alle OMS-objecten hersteld. 50% van alle aansluitingen gerepareerd. Extra toezicht politie omdat nog niet alle kwetsbare objecten aangesloten zijn. Woensdag 19-2 om 06:50 uur incident afgesloten.

Toetsingskader 1 Het bestuur van de Veiligheidsregio stelt criteria vast voor de situaties waarin de meldkamer tot grootschalige alarmering overgaat. De criteria voor grootschalige alarmering van Veiligheidsregio IJsselland zijn 2 vastgelegd in het Crisisplan 2012 - 2015 . De criteria zijn:  Het leven en de gezondheid van veel personen, het milieu of grote materiële belangen zijn geschaad of worden bedreigd en er is gecoördineerde inzet van diensten of organisaties nodig.  Het incident is politiek-bestuurlijk, publicitair en/of publieksgevoelig. Bevindingen Rond 08:32 uur is de centralist van de Meldkamer Oost Nederland (MON) gealarmeerd voor een probleem met de C2000 mast aan de Lage Steenweg in Deventer. Enige tijd later zijn er storingsmeldingen binnengekomen vanuit diverse OMS-objecten. Deze incidenten zijn in eerste instantie los van elkaar behandeld. Na ontvangst van de eerste meldingen via het Openbaar Meld Systeem (OMSmelding) heeft de dienstdoende centralist via DigiAccess contact opgenomen met de storingsdienst van KPN. De betrokken abonnees zijn ondertussen door een tweede centralist op de hoogte gebracht van de storing. Dit proces is om 10:28 uur afgerond. ’s Middags rond 13:45 uur is er overleg geweest tussen het calamiteitenteam van KPN en de centralist van de MON. Tijdens dit gesprek is duidelijk geworden dat de storing is veroorzaakt door een omvangrijke kabelbreuk. Door de kabelbreuk zijn 5400 analoge, 2000 digitale en 90 OMS lijnen verbroken met als gevolg dat er geen telefoon- en internetverkeer meer mogelijk was. Om 15:00 uur wordt, door het Hoofd staf Veiligheid van de gemeente Deventer, het besluit genomen om een bijeenkomst in het gemeentehuis te organiseren. Voor deze bijeenkomst zijn de navolgende functionarissen uitgenodigd: de (H)OvD, de OvD-G, de OvD-P, de Programmaonderdeelmanager Veiligheid, het Hoofd Veiligheid, de gemeentelijke storingsdienst en een medewerker van de afdeling Communicatie. De bijeenkomst is om 15:30 uur gestart in afwezigheid van de OvD-G. Op basis van de beschikbare informatie is geconcludeerd dat GRIP- opschaling niet noodzakelijk was. Dit besluit was tegen het advies in van de HOvD die, conform het ‘Coördinatieplan uitval telecom (2010)’ onduidelijkheid omtrent omvang, impact en duur van de storing op wilde opschalen naar GRIP-2. Daarnaast speelde het neerzetten van de crisisstructuur conform het crisisplan en het borgen van een goede communicatiestructuur een belangrijke rol. Het heeft tot het begin van de middag geduurd voordat er meer duidelijkheid ontstond omtrent de omvang en tijdsduur van het incident. Vastgesteld is dat de tijd (5 uur) die is verstreken tussen de eerste melding en de daadwerkelijke alarmering van de hulpdiensten (17:18) veroorzaakt is door de tijd die KPN nodig had om een inschatting te kunnen maken van het getroffen gebied en het aantal getroffen aansluitingen.

1 2

Toetsingskader Staat van de Rampenbestrijding, augustus 2013, artikel 2.2.1, p. 24 Crisisplan 2012 - 2015, Veiligheidsregio IJsselland, p. 17

8

Conclusie Dit incident voldeed aan de bovengenoemde criteria voor grootschalige alarmering. De MON is daarom terecht overgegaan tot grootschalige alarmering van de hoofdstructuur. Aansturing één leidinggevende ten tijde van opschaling

Toetsingskader 3 De meldkamer wordt door één leidinggevende aangestuurd ten tijde van opschaling . Er is sprake van één functionaris, die 24/7 beschikbaar is die de volgende taken uitvoert ten tijde van de opgeschaalde situatie:  informatie haalt en brengt bij alle drie de disciplines;  het opschalingsniveau bewaakt en ervoor zorgt dat eenieder op de meldkamer hiermee bekend is;  prioriteiten stelt in de coördinatie van de drie diensten, knopen doorhakt wanneer er tegenstrijdige belangen zijn tussen de drie diensten en de besluiten van de drie diensten op elkaar afstemt. Bevinding De centralist, die dienst deed als Calamiteiten Coördinator (hierna te noemen: CaCo), kon zich binnen twee minuten vrijmaken voor het uitvoeren van de 'CaCo-rol'. De CaCo heeft aantoonbaar (via RMG 02) informatie gehaald en gebracht bij de drie hulpdiensten.

Tijd alarmering na opschaling

Toetsingskader 4 Binnen twee minuten nadat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria voor grootschalige alarmering, begint de meldkamer met de alarmering van de onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing en wordt de burgemeester geïnformeerd. Bevinding De HOvD heeft mede naar aanleiding van het te verwachten effectgebied, de media aandacht, de zwaartepunten en de duur van de reparatie (2 à 3 dagen) in overleg met de OL rond 17:00 uur naar de Mon gebeld. Tijdens dit gesprek heeft hij een situatierapportage gegeven en gevraagd om rond 17:15 uur op te schalen naar GRIP 1 prioriteit 2. De centralist heeft om 17:18 uur de GRIP 1-alarmering gestart. Om 18:20 is het eerste CoPI overleg gestart. In onderling overleg tussen de OL en de Leider CoPI is besloten om op te schalen naar GRIP 2. Om 19:26 uur heeft de Leider CoPI opdracht gegeven aan de CaCo om GRIP 2 te maken. De CaCo is om 19:27 uur gestart met alarmeren en heeft om 20:06 uur de Communicator geactiveerd. Om 20:07 uur is geconstateerd dat alarmering via de Communicator door een technisch probleem niet mogelijk was. Conclusie De alarmering is bij de GRIP 1 opschaling binnen vier minuten en bij de GRIP 2 opschaling binnen 2 minuten gestart. Vastgesteld is dat de alarmering conform procedure is verlopen.

3 4

Toetsingskader Staat van de Rampenbestrijding, augustus 2013, artikel 2.2.2, lid 1, p. 24 Toetsingskader Staat van de Rampenbestrijding, augustus 2013, artikel 2.1.1, onderdelen b t/m f, p. 18

9

Toetsingskader Alarmering andere eenheden Afhankelijk van de aard en omstandigheden van de ramp of crisis, alarmeert de meldkamer de andere functionarissen en eenheden (naast de operationele 5 hoofdstructuur) die nodig zijn voor de rampbestrijding of crisisbeheersing . Afhankelijk van het scenario worden andere functionarissen (zoals de AGS en de liaisons) gealarmeerd. Bevinding De meldkamer heeft conform het verzoek van de hulpverleningsdiensten de 6 operationele hoofdstructuur, andere functionarissen en eenheden gealarmeerd . De alarmering via de Communicator heeft door een technisch probleem niet gefunctioneerd. De overige alarmeringen via de telefoon en pager, zijn conform procedure verlopen. Conclusie De centralist heeft met deze handeling aan het toetsingskader voldaan. Vastgesteld is dat de alarmering door een technisch probleem niet volledig is uitgevoerd. Aanbeveling Het niet functioneren van de Communicator is een punt van zorg. De aanbeveling is om MON beheer na iedere foutieve of onvolledige (GRIP) alarmering (technisch probleem) een analyse op te laten stellen betreffende de oorzaak van het probleem en hoe dit vervolgens opgelost kan worden (inclusief tijdspad en probleemhouder). Actie: MON beheer. Beschrijving van het incident na vijf minuten

Toetsingskader Binnen vijf minuten nadat is vastgesteld dat is voldaan aan de criteria voor grootschalige alarmering geeft de meldkamer, op grond van de beschikbare gegevens, een zo volledig mogelijke beschrijving van het incident aan de onderdelen van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing en aan andere 7 functionarissen of eenheden . Bevinding De meldkamertafels gaven, afzonderlijk van elkaar, de Officieren van Dienst een zo volledig mogelijke beschrijving van het incident. Een eerste multidisciplinaire beschrijving van het incident heeft binnen vijf minuten aan de CoPI leden, (mondeling) 8 plaatsgevonden . Op een later tijdstip is dit door middel van LCMS aangevuld. Conclusie Er is binnen vijf minuten multidisciplinair een zo volledig mogelijke beschrijving van het incident gegeven. Vastgesteld is dat er voldaan is aan het toetsingskader.

5

Toetsingskader Staat van de Rampenbestrijding, augustus 2013, artikel 2.2.3, lid 2, p. 26 Geïntegreerd Meldkamersysteem (GMS) en uitdraai alarmeringssysteem Communicator 7 Toetsingskader Staat van de Rampenbestrijding, augustus 2013, artikel 2.2.4, p. 21 8 GMS-rapport Meldkamer Oost Nederland (MON) 6

10

3.

Opschaling

Inleiding

In dit hoofdstuk beschrijven we of de opschaling volgens de eisen uit het toetsingskader verlopen is, Indien dit niet het geval is, worden zo nodig aanbevelingen gedaan om in de toekomst wel aan deze eisen te kunnen voldoen.

Toetsingskader

Het toetsingskader bestaat uit de eisen die worden gesteld in het Toetsingskader Inspectie Veiligheid en Justitie 2011, aangevuld met de aanwezige eisen van Veiligheidsregio IJsselland. Hieronder wordt per onderdeel aangegeven of de inzet conform de norm in het toetsingskader verlopen is. 9

Samenstelling en Zoals beschreven in het toetsingskader draagt het bestuur van de veiligheidsregio opkomsttijden zorg voor de inrichting van de hoofdstructuur van de rampbestrijding en crisisbeheersing. 10

Daarnaast stelt het toetsingskader dat de opkomsttijden van de diverse commandoorganen of onderdelen van belang zijn voor de open afschaling. Met opkomsttijden wordt bedoeld: ‘het commando-orgaan is binnen het genoemd aantal minuten na alarmering bemenst en operationeel, wat wil zeggen dat men in staat is gecoördineerd leiding te geven’. In onderstaande tabellen worden per commandostructuur de teambezetting en de 11 daarbij horende opkomsttijden weergegeven zoals beschreven in de genoemde GRIP-regeling in het Crisisplan 2012 - 2015 van Veiligheidsregio IJsselland en in bovengenoemd artikel 2.3.1 in het toetsingskader. CoPI Discipline Leiding Brandweer Politie GHOR Gemeente Informatiemanagement Overigen

Functie in CoPI Leider CoPI OvD-Brandweer OvD-Politie OvD-Geneeskundig OvD-Bevolkingszorg Informatiemanager

Opkomsttijd 30 minuten 30 minuten 30 minuten 30 minuten i.o.m. L. CoPI 30 minuten

Voorlichter – CoPI Ad hoc liaisons/adviseurs

30 minuten z.s.m.

Functie in ROT Operationeel Leider Lid ROT Brandweer (AC-B) Lid ROT Politie (AC-P) Lid ROT GHOR (AC-G) Lid ROT Gemeente (AC-Bz) Informatiemanager Voorlichter – ROT Officier Veiligheidsregio RMC/DEF Adhoc liaisons/adviseurs Ondersteuner informatiemanager

Opkomsttijd 45 minuten 45 minuten 45 minuten 45 minuten 45 minuten 30 minuten 30 minuten 120 minuten z.s.m. 40 minuten

ROT Discipline Leiding Brandweer Politie GHOR Gemeente Informatie Overigen

Ondersteuning

9

Toetsingskader Staat van de Rampenbestrijding, augustus 2013, artikel 2.1.1, p. 18 Toetsingskader Staat van de Rampenbestrijding, augustus 2013, artikel 2.3.1, p. 28 11 Crisisplan 2012 - 2015, Veiligheidsregio IJsselland, p. 13-14 10

11

Samenstelling en Kernbezetting GBT opkomsttijden: kern-GBT Functionaris Deventer basisvereiste Burgemeester Gemeentesecretaris Gemeentelijk Voorlichter Adviseur crisisbeheersing

Functie in GBT

Opkomsttijd

Lid kern-GBT Lid kern-GBT Lid kern-GBT Lid kern-GBT

60 minuten 60 minuten 60 minuten 60 minuten

Resultaten

Hieronder worden, per onderdeel van het toetsingskader, de resultaten beschreven voor het proces ‘Opschaling’.

Samenstelling en opkomsttijden CoPI IJsselland

Functionaris Tijd opkomst Leider CoPI* 17:32 uur OvD-Brandweer* 17:32 uur OvD-Politie* 17:32 uur OvD-Geneeskundig* 17:32 uur OvD-Bevolkingszorg* 17:32 uur Informatiemanager* 17:32 uur Aangevuld met: 18:06 uur  Voorlichter – CoPI Op afroep  Adviseur KPN * De tijden van deze functionarissen zijn niet verifieerbaar.

Opkomsttijd 15 minuten 15 minuten 15 minuten 15 minuten 15 minuten 15 minuten 48 minuten Telefonisch

Vastgesteld is dat de kernbezetting van het CoPI binnen 15 minuten aanwezig was in de brandweerkazerne aan de Schonenvaardersstraat 5 in Deventer. Opschaling Om 17:14 uur, alarmering 17:18 uur, heeft de HOvD opgeschaald naar GRIP 1. De eerste formele CoPI vergadering heeft om 18:20 uur plaatsgevonden. In het CoPI is gesproken over het opschalen naar een hoger GRIP-niveau dit n.a.v. enkele knelpunten die naar voren kwamen. Vanuit de GHOR was er, in verband met onduidelijkheid omtrent de bereikbaarheid van zorginstellingen en zelfstandig wonende ouderen met een drukknop beveiliging, behoefte om op te schalen naar GRIP 2. Dat was in de ogen van de gemeente Deventer, tijdens dit incident, de enige reden om eventueel op te schalen naar een hogere GRIP-fase. Na afloop van het CoPI heeft de Leider CoPI telefonisch overleg gehad met de dienstdoende OL en de geconstateerde knelpunten besproken. Samen hebben ze vervolgens besloten op te schalen naar GRIP 2. De calamiteitenmanager van KPN geeft aan volgens het door de KPN vastgestelde protocol te werken. De KPN calamiteitenorganisatie is conform protocol opgeschaald en te werk gegaan. Tevens geeft de calamiteitenmanager aan dat er gehandeld is volgens het met de veiligheidsregio(s) geaccordeerde protocol uit 2010. Tijdens de leerarena is vastgesteld dat het protocol verouderde informatie bevat en niet algemeen bekend is. Om het protocol zo optimaal mogelijk te gebruiken is een jaarlijkse update noodzakelijk. Vastgesteld is dat een ge-update protocol het opschalingsproces had kunnen bespoedigen. Conclusie Aan de hand van de geluidsbanden en de leerarena is vastgesteld is dat alle CoPIleden binnen de daarvoor geldende opkomsttijd zijn opgekomen. Aanbeveling De uitruktijden van alle CoPI-leden dienen geregistreerd te worden, zodat het mogelijk wordt de opkomsttijden van het CoPI te monitoren en te toetsen aan het Besluit veiligheidsregio en de gemaakte afspraken in het regionale Crisisplan 2012 – 2015. Actie: Veiligheidsbureau. 12

Aanbeveling Het samenwerkingsprotocol tussen de calamiteitenorganisatie van de KPN en de Veiligheidsregio(s) uit 2010 dient geactualiseerd te worden. Het voorstel van uit de KPN is om dit jaarlijks te doen. Actie: Veiligheidsbureau en KPN. Samenstelling en opkomsttijden ROT IJsselland

Discipline Leiding Brandweer Politie GHOR Gemeente Informatiemanager Overigen

Ondersteuning

Functie in ROT Operationeel Leider (OL) Lid ROT Brandweer (AC-B) Lid ROT Politie (AC-P) Lid ROT GHOR (AC-G) Lid ROT Gemeente (AC-Bz) Ondersteuning Informatiemanager (IM) Voorlichter – ROT Officier Veiligheidsregio RMC/DEF Adhoc liaisons/adviseurs Ondersteuner informatiemanager

Opkomsttijd 20 minuten 15 minuten 30 minuten 30 minuten Niet opgekomen 25 minuten 45 minuten 20 minuten 45 minuten z.s.m. 15 minuten

Vastgesteld is dat de leden van het ROT, met uitzondering van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg (AC-Bz) en de Informatiemanager (IM), binnen de norm tijd zijn opgekomen. De AC-Bz is conform procedure gealarmeerd. De AC-Bz heeft de alarmering ontvangen en heeft in overleg met de ondersteuner vanuit de sectie Gemeenten en de OL besloten om niet op te komen. De ondersteuner vanuit de sectie Gemeenten heeft zijn taak waargenomen. De afwezigheid van de AC-Bz heeft geen negatieve invloed gehad op de afhandeling van het incident. De dienstdoende Informatiemanager ROT heeft na alarmering zijn taak overgedragen aan een collega. In onderling overleg, tussen de Leider CoPI, en de OL, is besloten om op te schalen naar GRIP 2. De overweging om op te schalen naar een hoger coördinatieniveau is gelegen in de onduidelijkheid betreffende de hoeveelheid hulpbehoevenden in het getroffen gebied, de tijdsduur en een aantal zwaartepunten. De OL heeft direct na het overleg contact gezocht met de locoburgemeester. Conclusie De ROT-leden, met uitzondering van de AC-Bz en de Informatiemanager, waren binnen de vastgestelde norm tijd aanwezig. De afwezigheid van beide functionarissen heeft geen negatieve invloed op de bestrijding van het incident.

13

Samenstelling kern-GBT Deventer

Kernbezetting GBT tijdens dit incident Functionaris basisvereiste (GBT) Locoburgemeester Gemeentesecretaris Gemeentelijk beleidsvoorlichter Adviseur crisisbeheersing Aangevuld met: Notulist Communicatieadviseur Het kernteam, aangevuld met een aantal professionals, is in wisselende samenstelling de gehele dag (al voordat het GRIP was) en een deel van de avond actief geweest met de afhandeling van het incident. Het gegeven dat dit incident op een doordeweekse dag heeft plaatsgevonden heeft er toe bijgedragen dat de gemeente Deventer, het gemeentelijk deel van dit incident, zonder ondersteuning van de veiligheidsregio, heeft kunnen afhandelen. De alarmering van de e locoburgemeester heeft verwarring gegeven. In eerste instantie werd niet de 1 e locoburgemeester gebeld, maar de 2 locoburgemeester. Dit is later gecorrigeerd. Conclusie De kernbezetting van het GBT is al in de fase voorafgaand aan GRIP 1 actief met het managen van de gemeentelijke processen. Het alarmeren van de burgemeester en zijn vervanger verliep niet vlekkeloos. De aanwezigen bij de leerarena waren na afloop van de bijeenkomst, het unaniem eens met de opschaling naar GRIP 1 en later naar GRIP 2. Tevens is aangegeven dat zij dit bij een soortgelijk incident weer zullen overwegen. De keuze om een (kern) GBT in te stellen heeft aantoonbaar meerwaarde gehad bij de begeleiding en afhandeling van het incident. Als aandachtspunt is genoemd dat opschaling naar GRIP 2, veel extra werk op communicatief gebied genereert.

14

Inzet MON

Vastgesteld is dat er, in de beginfase, veel buiten de MON is om gegaan. De conclusie die hieruit kan worden getrokken is dat de MON hierdoor onvoldoende betrokken werd bij het incident, het onmogelijk was om alle betrokken functionarissen (sneller) op 1 lijn te krijgen en er geen verslaglegging heeft plaatsgevonden. De centralist heeft tevens last gehad van de trage terugkoppeling vanuit de KPN. Zonder een duidelijk (totaal) beeld kan de centralist de OvD-en onvoldoende in kennis stellen en is het ook heel moeilijk om het incident te kunnen managen (wel of niet opschalen of coördinatieniveau bepalen). Conclusie Er is vastgesteld dat de keuze om op te schalen naar GRIP 1 en later naar GRIP 2 een juiste beslissing is geweest. De aanwezigheid van een kernbezetting GBT is als nuttig ervaren. Aanbeveling Betrek de meldkamer vroegtijdig en consequent bij het incident. Actie: Allen.

15

4.

Informatiemanagement

Inleiding

In dit hoofdstuk beschrijven we of informatiemanagement volgens de eisen verlopen is, indien dit niet het geval is, worden zo nodig aanbevelingen gedaan om in de toekomst wel aan deze eisen te kunnen voldoen.

LBCB

Het Landelijk Beraad Crisisbeheersing (LBCB) beschouwt informatiemanagement als de belangrijkste randvoorwaarde voor het proces Leiding & coördinatie; de ‘verbinding’ tussen de activiteiten van Leiding & coördinatie, maar ook tussen Leiding & coördinatie op de verschillende niveaus.

Toetsingskader

Het toetsingskader bestaat uit de eisen die worden gesteld in het Besluit veiligheidsregio’s en het Toetsingskader Inspectie Veiligheid en Justitie 2013, aangevuld met eisen omtrent het netcentrisch werken van Veiligheidsregio IJsselland. Hieronder wordt per onderdeel aangegeven of de inzet conform de norm in het toetsingskader verlopen is.

Bijhouden totaalbeeld

Zoals wordt gesteld in het toetsingskader is het noodzakelijk dat er tijdens een crisis een totaalbeeld wordt bijgehouden. Het totaalbeeld bestaat uit een combinatie van de eigen beelden van de onderdelen van de crisisorganisatie. Deze wordt door één verantwoordelijk persoon/team bijgehouden.

Opbouw totaalbeeld

Het toetsingskader geeft aan dat in het totaalbeeld de beschikbare gegevens opgenomen zijn over:  Het incident (aard, actuele situatie en risico’s en effecten).  De hulpverlening (bestrijdingsmogelijkheden, bereikbaarheid hulpverleners, risico’s en veiligheidsmaatregelen voor hulpverleners).  De prognose en de aanpak (verwachting, slachtofferbeeld, risico’s voor de bevolking, beeld bij de bevolking en overige bedreigingen).  De getroffen maatregelen (actuele bestrijdingsorganisatie, voorstellen en besluiten over bestrijdingsstrategie, feitelijke inzet en uitvoering en de voortgang hiervan).

12

13

Daarnaast moeten de relevante gegevens die van belang zijn voor de besluitvorming zó worden gepresenteerd dat in één oogopslag duidelijk is wat de situatie is en met welke dilemma’s men te maken heeft. Beschikbaar stellen totaalbeeld

Het Besluit veiligheidsregio's stelt dat het principe van netcentrisch werken wordt toegepast: het op een centrale plek bijhouden van een totaalbeeld dat voor alle relevante betrokkenen beschikbaar is. Ook bij het op één plaats bijhouden van het totaalbeeld dient de kwaliteit van de informatie te worden bewaakt om foute of tegenstrijdige informatie te voorkomen. Bovendien moeten alle aanwezige partijen en commandostructuren tijdens de crisis toegang hebben tot dit totaalbeeld (door middel van het netcentrische systeem).

Eigen beeld

Het Besluit veiligheidsregio’s stelt dat elk commando-orgaan tijdens de crisis ook een eigen beeld bijhoudt. Dit beeld bestaat uit de beschikbare gegevens over de ontwikkeling en effecten van een incident, de risico’s voor veiligheid van de hulpverleners en de personen in het getroffen gebied, de aanpak van het incident en de daarvoor benodigde mensen en middelen. Deze gegevens worden nadat zij beschikbaar zijn binnen 10 minuten verwerkt in het eigen beeld en voor zover mogelijk geverifieerd en gedeeld met de andere commando-organen.

14

12

Toetsingskader Staat van de Rampenbestrijding, augustus 2013, artikel 2.4.1, lid 1, p. 33 Toetsingskader Staat van de Rampenbestrijding, augustus 2013, artikel 2.4.1, lid 2, p. 34 14 Toetsingskader Staat van de Rampenbestrijding, augustus 2013, artikel 2.4.2, lid 2, p. 34 13

16

Resultaten

Hieronder worden, per onderdeel van het toetsingskader, de resultaten van de inzet beschreven voor het proces ‘Informatiemanagement’.

Bijhouden totaalbeeld

In de beginfase (9:16 – 13:45 uur) van het incident is door de centralist geprobeerd een totaalbeeld bij te houden. Het bijhouden van een totaalbeeld was in deze fase door gebrek aan informatiedeling niet mogelijk. Na alarmering naar GRIP 1 is hier structuur in gekomen en is het creëren van een totaalbeeld volgens procedure gestart. In het CoPI had de Informatiemanager (IM–er) moeite om LCMS operationeel te krijgen en stabiel te houden. De oorzaak hiervan was een technisch probleem. Daarnaast was het een probleem om e-mail te ontvangen. Om deze redenen kon de IM-er zijn rol niet optimaal vervullen. Mede door de problemen met LCMS in het CoPI is vertraging opgetreden met betrekking tot het uitwisselen van de benodigde gegevens richting het ROT en het actiecentrum van de gemeente. Aanbeveling Tijdens het incident had de IM-er moeite om LCMS operationeel en stabiel te houden. Creëer een (werk) omgeving waarin dit technische probleem tot een minimum beperkt kan worden. Actie: Informatiemanager.

Opbouw totaalbeeld

In LCMS zijn de aard van het incident, de actuele situatie, de risico's en de effecten 15 van het incident opgenomen . De omvang van het getroffen gebied, tijdsduur, analyse op kwetsbare objecten en de minder zelfredzame bewoners zijn aan de orde geweest (bron voicelogging en LCMS rapportage). Tijdens de overleggen zijn diverse scenario’s aan de orde geweest en heeft er aantoonbaar afweging plaats gevonden. Door de calamiteitenorganisatie van de KPN is een overzichtskaart van het getroffen gebied aangeboden. Dit overzicht is op basis van lijntjes opgebouwd. De calamiteiten coördinator van de KPN geeft aan dat deze lijntjes op basis van postcodes zijn opgebouwd. Vanuit de gemeente komt de vraag waarom er niet in vlakken is gewerkt en er geen lijst met postcodes is doorgegeven. Via een lijst met postcodes had door de gemeente een duidelijker beeld gemaakt kunnen worden en had het proces sneller kunnen verlopen. Als extra nadeel is aangegeven dat het kaartmateriaal met lijntjes niet in LCMS is te verwerken. Tijdens de vergadering en op basis van navraag is vastgesteld dat de gemeente wel en de veiligheidsregio niet in staat is om postcodes om te zetten in vlakken (GEO informatie /kaartmateriaal). Conclusie De relevante gegevens zijn zodanig gepresenteerd dat in één oogopslag duidelijk was wat de situatie was en met welke dilemma's men te maken had. Wel gaf het kaartmateriaal van KPN verwarring. Aanbeveling De data uitwisseling tussen de KPN, de gemeente en Veiligheidsregio IJsselland kan op het gebied van kaartmateriaal sneller en overzichtelijker. Het gebruik van postcodes en de op basis hiervan (zelf) te maken vlakken/kaartmateriaal kan het geheel overzichtelijker maken. De veiligheidsregio is nog niet in staat om deze vertaalslag te maken. Het is aan te bevelen om te onderzoek of deze mogelijkheid op korte termijn beschikbaar gesteld kan worden. Onderzoek wat ervoor nodig is om de informatiemanagers in LCMS op basis van postcodes een vlakkenkaart te kunnen laten maken. Actie: Informatiemanager GEO.

15

LCMS-journaal

17

Beschikbaar stellen totaalbeeld

De sectie Informatiemanagement in het ROT heeft in LCMS het totaalbeeld bijgehouden. Dit totaalbeeld was voor de overige onderdelen van de hoofdstructuur beschikbaar.

Eigen beeld

Er is conform de procedure gewerkt door het CoPI en ROT. Zowel het CoPI als het ROT heeft een eigen beeld bijgehouden. Tijdens de CoPI- en ROT-vergaderingen is in LCMS een besluitenlijst bijgehouden. Het ROT heeft diverse knelpunten en mogelijkheden besproken, deze staan vermeld in LCMS. Vastgesteld is dat er overleg is geweest tussen de locoburgemeester, OL en de Leider CoPI. Tijdens de eerste ROT-vergadering zijn de volgende onderwerpen aan de orde geweest: tijdsduur datastoring, grootte van het getroffen gebied, de minder zelfredzame (drukknop alarmering) en de veiligheid van en in het getroffen gebied. Communicatie omtrent de storing is door de gemeente en KPN vanaf het begin van het incident opgepakt en afgehandeld. Hulp vanuit de communicatiemedewerkers in het ROT was niet nodig. Conclusie Er is vastgesteld dat er conform de procedure door de MON het CoPI en ROT is gewerkt. Daarnaast heeft er overleg plaatsgevonden tussen de locoburgemeester, de OL en de Leider CoPI.

18

5.

Leiding & coördinatie

Inleiding

In dit hoofdstuk beschrijven we of ‘Leiding & coördinatie volgens de eisen verlopen is, Indien dit niet het geval is, worden zo nodig aanbevelingen gedaan om in de toekomst wel aan deze eisen te kunnen voldoen.

Toetsingskader

Het toetsingskader bestaat uit het Toetsingskader Staat van de Rampenbestrijding, Augustus 2013. Hieronder wordt per onderdeel aangegeven of de inzet conform de norm in het toetsingskader verlopen is.

Leiding & coördinatie CoPI IJsselland

Het Besluit veiligheidsregio's (onderdeel van het toetsingskader) stelt dat een CoPI is belast met de operationele leiding ter plaatse, de afstemming met andere betrokken partijen als bedoeld in artikel 16, tweede lid, van de wet en het adviseren van het Regionaal Operationeel Team (ROT).

Leiding & coördinatie ROT

Het Besluit veiligheidsregio's (onderdeel van het toetsingskader) stelt dat een ROT is belast met de operationele leiding, de afstemming met andere betrokken partijen en het adviseren van het gemeentelijk of regionaal beleidsteam.

Leiding & coördinatie GBT

Een gemeentelijk beleidsteam ondersteunt de burgemeester bij de rampenbestrijding 18 en crisisbeheersing .

Opstellen prioriteiten

In het CoPI, ROT en GBT zijn prioriteiten gesteld. Indien nodig zijn deze prioriteiten 19 bijgesteld. Bovendien wordt de prioriteitsstelling onderbouwd . Er vindt een expliciete afweging plaats voordat tot besluitvorming wordt overgegaan.

Besluiten/advies en opdrachten

In het CoPI, ROT en GBT is een advies of opdracht van een onderdeel van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing gebaseerd op het 20 actuele beeld van dat onderdeel en op het actuele totaalbeeld . In de teams (CoPI, ROT of GBT) worden besluiten vertaald in opdrachten en gecommuniceerd naar het team dat verantwoordelijk is voor de uitvoering. In de teams worden de opdrachten toegewezen aan een functionaris binnen het team 21 die verantwoordelijk is voor de uitvoering . Bovendien wordt de voortgang/afronding van de opdrachten binnen het team teruggekoppeld. In het geval dat een advies of opdracht niet of niet volledig is uitgevoerd, wordt het onderdeel van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing dat dit advies of deze opdracht heeft gegeven, daarvan op de hoogte gesteld.

Resultaten

Hieronder worden, per onderdeel van het toetsingskader, de resultaten van de inzet beschreven voor het proces ‘Leiding & coördinatie’.

Leiding & coördinatie MON

Om 08:32 uur ontvangt de centralist de eerste storingsmeldingen. De centralist neemt de meldingen in behandeling en verzoekt een collega hem te assisteren. De centralist neem via het calamiteitennummer (Digi-access) contact op met de calamiteitenorganisatie van de KPN. Om 13:45 uur geeft de KPN duidelijkheid over de omvang van de storing. Tussen 08:32 uur en 13:45 uur is de omvang van de calamiteit onoverzichtelijk. Op basis van de op dat moment bekende gegevens was het voor de centralist heel moeilijk om de omvang van de calamiteit in te schatten. Door deze onduidelijkheid heeft de centralist niet eerder/verder opgeschaald.

16

16

17

Toetsingskader Staat van de Rampenbestrijding, augustus Toetsingskader Staat van de Rampenbestrijding, augustus 18 Toetsingskader Staat van de Rampenbestrijding, augustus 19 Toetsingskader Staat van de Rampenbestrijding, augustus 20 Toetsingskader Staat van de Rampenbestrijding, augustus 21 Toetsingskader Staat van de Rampenbestrijding, augustus 17

2013, artikel 2.1.2, lid 2, p. 20 2013, artikel 2.1.4, lid 1, p. 21 2013, artikel 2.1.5, lid 1, p. 23 2013, artikel 2.4.4, p. 39 2013, artikel 2.4.3, p. 38 2013, artikel 2.4.4, lid 2, p. 42

19

Leiding & coördinatie kernGBT Deventer

De calamiteitencoördinator van de KPN neemt rond 12:00 uur contact op met de locoburgemeester van de gemeente Deventer. Tijdens dit gesprek geeft de calamiteitencoördinator uitleg over de ontstane situatie. De locoburgemeester neemt contact op met het hoofd staf Veiligheid. Vanaf dat moment worden gemeentelijke proceshouders op de hoogte gebracht. Om ongeveer 15:00 uur neemt het hoofd staf Veiligheid het besluit om de vertegenwoordigers van de parate diensten te verzoeken om, voor overleg, naar het gemeentehuis te komen. Om 15:30 uur worden de leden van het kern-GBT gealarmeerd.

Leiding & coördinatie CoPI IJsselland

Na de bijeenkomst op het gemeentehuis heeft de HOvD contact opgenomen met de OL en in overleg opgeschaald naar GRIP 1. De belangrijkste punten die aan de orde zijn geweest tijdens de eerste CoPI vergadering zijn het in beeld brengen van het getroffen gebied en de aanwezige kwetsbare objecten. Als knelpunt is door het CoPI ervaren dat vraagstukken die normaliter bij een ROT thuis horen nu bij het CoPI werden belegd, maar het CoPI daar onvoldoende voor was geoutilleerd. Het CoPI had behoefte aan verdere opschaling en ondersteuning vanuit het ROT, met name op het gebied van de GHOR en Communicatie. De te verwachten tijdsduur van de storing en de uitgestrektheid van het gebied speelden hierbij een belangrijke rol. Daarnaast is geconcludeerd dat dit scenario normaalgesproken standaard GRIP 2 had moeten zijn. Het vooroverleg en de late opschaling naar GRIP 1 heeft vertragend gewerkt. Op basis van bovenstaande zaken is in onderling overleg met de OL besloten om op te schalen naar GRIP 2. Voor de vertegenwoordigers van de GHOR was het lang onduidelijkheid of er sprake was van een stroomstoring of een telefonie- en internetstoring. Op basis van analyse is vastgesteld dat betreffende termen door elkaar zijn gebruikt.

Leiding & coördinatie ROT IJsselland

De Leider CoPI heeft in overleg samenspraak met de OL opgeschaald naar GRIP 2. Na alarmering is de OL naar het ROT gegaan. Het ROT heeft om 20:30 uur de eerste vergadering gehouden. De OL heeft telefonisch overleg gehad met de locoburgemeester. Het ROT heeft zich in eerste instantie beziggehouden met verkenning en afstemming. Tevens is er een onderzoek gestart naar de mogelijke zwaartepunten om daaropvolgend voorbereidingen te treffen om te zorgen dat het incident stabiel zou blijven. Vastgesteld is dat de vergaderingen van het ROT conform afspraak zijn verlopen.

Leiding & coördinatie KPN

Op initiatief van KPN is rond 12:00 uur afstemming gezocht met de gemeente Deventer om gezamenlijk de communicatie op te pakken. Dit is door de gemeente Deventer als positief ervaren. Om 13:45 uur heeft de KPN de meldkamer geïnformeerd. De KPN gaat er vanuit dat als zij de meldkamer informeren, de meldkamer dit weer opneemt met communicatie van de veiligheidsregio. De HOvD heeft via de OvD-B, om 17:00 uur doorgekregen dat de werkzaamheden 2,5 dag zouden gaan duren. Deze informatie was voor de HOvD mede aanleiding om op te schalen naar GRIP 1. KPN geeft aan de tijd nodig te hebben om de circa 34.200 aansluitingen te kunnen herstellen. De tijd die KPN nodig heeft komt niet bij een ieder goed over met als gevolg verwarring over de tijdsduur en de eventueel te nemen (voorzorg) maatregelen. De storing qua telefoon betrof overigens alleen vaste telefonielijnen (met en naar mobiele nummers kon nog wel gebeld worden). De communicatie over het incident, de gevolgen ervan en de wijze waarop de bestrijding werd uitgevoerd vond plaats via de gemeente Deventer in samenwerking met de KPN. Er heeft geen communicatie vanuit het CoPI plaatsgevonden.

20

Opstellen prioriteiten CoPI

Het CoPI heeft diverse prioriteiten benoemd en opgepakt onder andere:  omvang van het getroffen gebied;  beschikbaarheid C2000-mast en gebruik C2000 en P2000;  aandacht voor de effecten in de directe omgeving, zoals bijvoorbeeld de uitval van brandmelders, diverse andere alarmsystemen, kassasystemen bij winkels en de bediening van de parkeergarage met slagbomen;  beveiliging (ME); Conclusie Het CoPI heeft zich in eerste instantie beziggehouden met beeldvorming en de veiligheid in het getroffen gebied.

Opstellen prioriteiten ROT

Het ROT heeft diverse prioriteiten benoemd en opgepakt onder andere:  functioneren de noodknoppen van zorgbehoevenden?  impactbepaling: banken en andere instellingen;  inventarisatie kwetsbare objecten;  communicatiestructuur;  steunmast (C2000);  tijdsduur verstoring;  surveillance (politie). Conclusie Het ROT heeft zich voornamelijk bezig gehouden met het ondersteunen van het CoPI. Daarnaast heeft zij zich gericht op aspecten zoals veiligheid, communicatie en de zorgbehoevenden. Vastgesteld is dat de Grip alarmering lang op zich heeft laten wachten en vertragend heeft gewerkt. Aanbeveling Coördinatie en afstemming is bij incidenten zeer belangrijk. Ook het gebruik van draaiboeken en opgedane kennis uit voorgaande incidenten kan bijdrage tot een soepele en vlotte afhandeling van het incident. Maak gebruik van bestaande draaiboeken en de hierin omschreven opschalingsclassificatie en werkwijze. Actie: Operationeel leidinggevenden.

21

6.

Afschaling

Inleiding

In dit hoofdstuk worden de resultaten van het onderdeel ‘Afschaling’ beschreven.

Toetsingskader

Voor dit onderdeel bestaat geen toetsingskader.

Afschaling

Afschaling van de GRIP-structuur is een vast onderdeel van de rampenbestrijding. Alvorens af te schalen is het noodzakelijk om lopende processen over te dragen en/of te borgen. Om 21:30 uur is in overleg met de Leider CoPI door de OL besloten om het incident af te schalen naar GRIP 0 en het ROT te ontbinden. Om 21:53 uur is de melding GRIP 0 gecommuniceerd naar de CaCo en om 22:04 uur is het ROT daadwerkelijk ontbonden. Afschaling heeft plaatsgevonden na een grondige analyse van het gebied en de zekerstelling dat er geen problemen zouden ontstaan met zelfstandig wonende ouderen met een drukknop beveiliging. Het incident is om 21:53 uur overgedragen aan KPN (probleemhouder). Om 06:52 uur waren alle bijzondere objecten weer bereikbaar. Op woensdag 19 februari 2014 is om 06:50 uur het incident afgesloten.

22

7.

Community Safety / Zelfredzaamheid

Inleiding

In dit hoofdstuk worden de aandachtspunten van het onderdeel ‘Community Safety / Zelfredzaamheid’ beschreven.

Toetsingskader

Voor dit onderdeel bestaat geen toetsingskader.

Resultaat

Vanuit de KPN is het voorstel gedaan om bestaande scenario’s door te nemen met de veiligheidsregio. De calamiteitencoördinator van de KPN geeft aan dat situaties snel veranderen. Als voorbeeld geeft hij de overgang van een datavast net naar een mobiel netwerk. Op basis van deze verandering is tijdens vorige incidenten geconstateerd dat de zelfredzaamheid, van vooral ouderen en minderzelfredzamen, achteruit is gegaan. Ook tijdens dit incident is waargenomen dat ouderen / minder zelfredzamen moeilijk te bereiken zijn en het arbeidsintensief is om alle ouderen / minderzelfredzame te bereiken. Het is aan te bevelen om deze constatering te behandelen tijdens oefeningen en prioriteit te geven bij het onderdeel crisiscommunicatie. Tevens is het aan te bevelen om dit onderwerp mee te nemen in de operationele voorbereiding.

23

8.

Leerervaring & aanbevelingen

Leerervaring

Om een calamiteit overzichtelijk en gestructureerd te kunnen managen is een open en duidelijke wijze van samenwerking en communicatie tussen de hulpverleningspartners en externe partijen van cruciaal belang. Ter ondersteuning van de teams en als hulpmiddel voor de operationeel functionarissen zijn hiervoor diverse rampbestrijdingsplannen en convenanten opgesteld. In hoofdlijnen staat het handelingsperspectief omschreven en welke processen er ter ondersteuning van de rampenbestrijding kunnen worden opgestart. Het spreekt voor zich dat deze documenten niet altijd een pasklaar antwoord kunnen geven op het soms weerbarstige verloop van een incident. Wel biedt het de mogelijkheid om binnen de gestelde kaders een incident te managen en vooraf, doormiddel van gerichte training, te beoefenen. Tijdens de evaluatie van dit incident is geconstateerd dat het in 2010 vastgestelde coördinatieplan ´Uitval telecom 2010´ onvoldoende bekend is. Het coördinatieplan bevat verouderde procedures en onjuiste telefoonnummers. Het coördinatieplan ´Uitval telecom 2010´ is tijdens het incident door de Hoofd Officier van Dienst benoemd maar is niet van kracht verklaard. De calamiteitenorganisatie van de KPN heeft echter wel gebruik gemaakt van het coördinatieplan. Aan de hand van het feitenrelaas en van evaluatiegesprekken kan geconcludeerd worden dat indien er gebruik was gemaakt van een representatief coördinatieplan dit meer structuur had gegeven, waardoor een snellere en betere informatiedeling had kunnen plaats vinden en het wel of niet opschalen naar een (hoger) coördinatieniveau had kunnen versnellen. Het belangrijkste is dat we als rampbestrijdingsteams vasthouden aan de opschalingstructuur en specifieke coördinatieplannen. Door gebruik te maken van de GRIP-structuur en het knoppenmodel, zoals omschreven in het Crisisplan 2012-2015, is het mogelijk om de bestrijdingsorganisatie doormiddel van maatwerk op te bouwen. Bij een langdurig incident, kan dan doormiddel van het indrukken van knoppen (aan/uitzetten van processen) uitgebouwd of verfijnd worden. Afwijken van deze structuur kan bijdragen tot scheefgroei en overbelasting van onder andere het CoPI en veroorzaakt onduidelijkheid bij de operationele functionarissen. Tevens is het van belang als één van de kolommen het verzoek indient op te schalen naar een (hoger) coördinatieniveau dit te accepteren en uit te voeren. Tijdens de evaluatie c.q. leerarena kan vervolgens de keuze worden geëvalueerd. Eenheid in toepassing zowel binnen als buiten de veiligheidsregio is van cruciaal belang om incidenten representatief, vakkundig en effectief te bestrijden.

24

Aanbevelingen Aanbeveling 1 Coördinatie en afstemming is bij incidenten zeer belangrijk. Ook het gebruik van draaiboeken en opgedane kennis uit voorgaande incidenten kan bijdrage tot een soepele en vlotte afhandeling van het incident. Maak gebruik van bestaande draaiboeken en de hierin omschreven opschalingsclassificatie en werkwijze.

Actie: Operationeel leidinggevenden.

Aanbeveling 2 Het niet functioneren van de Communicator is een punt van zorg. De aanbeveling is om MON beheer na iedere foutieve of onvolledige (GRIP) alarmering (technisch probleem) een analyse op te laten stellen betreffende de oorzaak van het probleem en hoe dit vervolgens opgelost kan worden (inclusief tijdspad en probleemhouder).

Actie:. MON beheer.

Aanbeveling 3 Betrek de meldkamer vroegtijdig en consequent bij het incident.

Actie: Allen.

Aanbeveling 4 De uitruktijden van alle CoPI-leden dienen geregistreerd te worden, zodat het mogelijk wordt de opkomsttijden van het CoPI te monitoren en te toetsen aan het Besluit Veiligheidsregio en de gemaakte afspraken in het regionale Crisisplan 2012 – 2015.

Actie: Veiligheidsbureau.

Aanbeveling 5 Tijdens het incident had de IM-er moeite om LCMS operationeel en stabiel te houden. Creëer een (werk) omgeving waarin dit technische probleem tot een minimum beperkt kan worden.

Actie: Informatiemanager.

Aanbeveling 6 Het samenwerkingsprotocol tussen de calamiteitenorganisatie van de KPN en de Veiligheidsregio(s) uit 2010 dient geactualiseerd te worden. Het voorstel vanuit de KPN is om dit jaarlijks te doen.

Actie: Veiligheidsbureau en KPN.

Aanbeveling 7 De data uitwisseling tussen de KPN, de gemeente en Veiligheidsregio IJsselland kan op het gebied van kaartmateriaal sneller en overzichtelijker. Het gebruik van postcodes en de op basis hiervan (zelf) te maken vlakken/kaartmateriaal kan het geheel overzichtelijker maken. De veiligheidsregio is nog niet in staat om deze vertaalslag te maken. Het is aan te bevelen om te onderzoek of deze mogelijkheid op korte termijn beschikbaar gesteld kan worden. Onderzoek wat ervoor nodig is om de informatiemanagers in LCMS op basis van postcodes een vlakkenkaart te kunnen laten maken.

Actie: Informatiemanager GEO.

25

Bijlage 1

Afkortingenlijst

AC AGS BOB Bz CaCo CoPI DEF GAGS GBT GHOR GMS GRIP I VenJ LCMS MKA MON OL OMS HOvD OvD OvD-B OvD-Bz OvD-G OvD-P RMC RMG ROT

Algemeen Commandant Adviseur Gevaarlijke Stoffen Beeldvorming Oordeelsvorming en Besluitvorming Bevolkingszorg Calamiteiten Coördinator Commando Plaats Incident Defensie Geneeskundig Adviseur Gevaarlijke Stoffen Gemeentelijk Beleidsteam Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Geïntegreerd Meldkamer Systeem Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdings Procedure Inspectie Veiligheid en Justitie Landelijk Crisis Management Meldkamer Ambulancezorg Meldkamer Oost Nederland Operationeel Leider Openbaar meldkamer systeem Hoofd Officier van Dienst Officier van Dienst Officier van Dienst Brandweer Officier van Dienst Bevolkingszorg Officier van Dienst Geneeskundig Officier van Dienst Politie Regionaal Militair Commandant Regionaal Multidisciplinaire Gespreksgroep Regionaal Operationeel Team

26

Agendapunt - informerend Algemeen Bestuur

aan

24 september 2014

datum

10

agendapunt

Verslag leerarena GRIP-1 incident brand en explosie Oude Vismarkt in Zwolle

onderwerp

N. Rigter

proceseigenaart

H.J. Meijer

portefeuillehouder

Kennis te nemen van: -

het rapport ‘Verslag leerarena GRIP-1 incident brand en explosie Oude Vismarkt Zwolle 3 maart 2014’.

Toelichting Binnen de Veiligheidsregio IJsselland worden incidenten vanaf GRIP-2 standaard multidisciplinair geëvalueerd. Indien het incident geen GRIP-2 geworden is, zoals in het geval van de brand en de explosie aan de Oude Vismarkt in Zwolle, kan één van de kolommen verzoeken om een evaluatie. Dat is bij deze evaluatie gebeurd. Deze evaluatie richt zich in het bijzonder op de gemeentelijke processen. Aangezien het een GRIP1-evaluatie betreft, was het format evaluatierapport niet bruikbaar en is een verslag op hoofdlijnen opgesteld. Dit verslag is op 22 augustus vastgesteld door de Veiligheidsdirectie en stond op 28 augustus als informatief punt op de agenda van het Dagelijks Bestuur.

Vervolg In de rapportage zijn de volgende aanbevelingen gedaan: 1. Zorg voor een uniforme regeling voor de coördinator gemeentelijke processen waardoor zijn opkomst meer gegarandeerd is dan nu, bijvoorbeeld door een (intergemeentelijk) bereikbaarheids- of beschikbaarheidspiket. Actie: coördinerend functionaris gemeenten (Herman Zwart) 2. Ga na of in alle gemeenten binnen de veiligheidsregio de afspraak gemaakt is dat de brandweer of adviseur gevaarlijke stoffen gemandateerd is om, in opdracht van de desbetreffende gemeente, een asbestonderzoek uit te laten voeren en zo niet, zorg ervoor dat er een dergelijke afspraak komt. Actie: coördinerend functionaris gemeenten (Herman Zwart) 3. Ga na of de regeling zoals bij 1 ook moet gelden voor de teamleider Omgevingszorg, zodat hij intern of extern een constructeur of andere deskundige in kan schakelen. Actie: coördinerend functionaris gemeenten (Herman Zwart) 4. Kom voor de overdracht van de woordvoering fysiek bij elkaar, als er zaken onduidelijk blijven bij telefonisch contact. Dit kan op de plek van het incident of in het stadhuis. Actie: communicatie-medewerkers gemeenten en veiligheidsregio 5. Onderzoek de mogelijkheden voor een breder gebruik van LCMS binnen de gemeentelijke kolom.

Kenmerk vervolgblad

2 van 2

6.

7.

Actie: coördinerend functionaris gemeenten (Herman Zwart) Plan een vervolgoverleg met de communicatiemedewerkers. Ga in dat overleg na of afspraken nog bijgeschaafd moeten worden. Actie: adviseur crisiscommunicatie (Chris Smit) Bespreek met de CACO hoe de informatievoorziening over omliggende risicovolle objecten en de weersverwachting kan verbeteren. Actie: coördinator multidisciplinair opleiden en oefenen Meldkamer Oost-Nederland (Piet Visser)

In de Veiligheidsdirectie is besloten dat de medewerker multidisciplinaire kwaliteitszorg van het Veiligheidsbureau de bovenstaande actiepunten uitzet bij de desbetreffende medewerkers. Tevens monitort hij de uitvoering van de actiepunten via het reguliere multidisciplinaire overleg Veiligheidsbureau. Het Veiligheidsbureau zorgt ervoor dat de van belang zijnde interne en externe partijen op de hoogte gebracht worden van deze rapportage en de verbeterpunten.

Verslag LEERARENA GRIP-1 incident BRAND EN EXPLOSIE OUDE VISMARKT ZWOLLE 3 maart 2014 Doel Het doel van een leerarena is om: a. samen met alle direct betrokkenen een gemeenschappelijk beeld te creëren van de gebeurtenissen die tijdens de bestrijding van het incident hebben plaatsgevonden en b. aan de hand van het gemeenschappelijk beeld sterke punten en verbeterpunten te formuleren. Het resultaat van de leerarena die op 14 mei 2014 gehouden is over de brand en explosie aan de Oude Vismarkt in Zwolle staat beschreven in dit verslag. Het verslag is half juni verspreid onder de deelnemers van de leerarena, voor hoor en wederhoor. Aanvullende opmerkingen zijn in juli verwerkt. Na behandeling en vaststelling van het verslag in de Veiligheidsdirectie op 22 augustus 2014 wordt dit verslag ter beschikking gesteld aan alle personen die een rol kunnen vervullen bij dergelijke inzetten. Het Veiligheidsbureau zet de verbeterpunten uit en monitort de voortgang. Naast de input tijdens de leerarena is ook gebruik gemaakt van de gegevens van de meldkamer, LCMS en informatie die verstrekt is door de mensen die afwezig waren tijdens de leerarena. Aan- en afwezig Bij de leerarena waren zestien personen aanwezig. Er waren vijf COPI-leden aanwezig, zeven personen vanuit de gemeentelijke processen en één communicatieadviseur van Veiligheidsregio IJsselland. Ron de Groot was voorzitter en Marjolein Fransen was secretaris. Herman Zwart was observator. Chronologische weergave van de gebeurtenissen Op maandag 3 maart 2014 om 5.49 uur belt een vrouw de alarmcentrale met de mededeling dat er een harde knal/ explosie is geweest aan de Oude Vismarkt 25 en dat ze rook ziet in de straat. Ze ziet mensen lopen met de handen aan de oren. Er blijkt brand te zijn bij een kebabzaak, waarboven zich woningen bevinden. Aanrijdend schaalt de bevelvoerder van de brandweer op naar grote brand. Ter plaatse aangekomen, is de eerste vraag of alle mensen uit het pand zijn. Er blijken bewoners op straat te staan. Sommige van hen zijn schaars gekleed. Op straat zijn geen gewonden.

Concept 25 augustus 2014

Pagina 1

Opschaling tot GRIP-1 Er hangt (toevallig) een permanente omgevingscamera op de Vismarkt, schuin tegenover het getroffen pand. In de meldkamer kijkt men de beelden terug en ziet men dat de voorgevel uit het desbetreffende pand geslagen is. De CACO (calamiteitencoördinator) schaalt, als gevolg daarvan, om 5.53 uur op naar GRIP-1. Hij kiest voor deze snelle opschaling vanwege de aanwezigheid van bovenwoningen, waarin studenten wonen. Een dergelijke situatie vereist een multidisciplinaire inzet, is zijn ervaring. Na de opschaling heeft hij contact met de OvDen en de Leider CoPI. Om 5.57 uur alarmeert de meldkamer de adviseur crisisbeheersing van de gemeente Zwolle. De adviseur crisisbeheersing raadpleegt thuis Streetview, zodat hij een beeld heeft van de locatie. Daarna belt hij, om circa zes uur de burgemeester en een OvD-bevolkingszorg die geen piket blijkt te hebben (diegene die wel piket heeft, is al gealarmeerd vanwege GRIP-1). Hij gaat zelf naar de incidentlocatie, maar vertrekt kort daarna naar zijn werk bij de gemeente Kampen, aangezien het er niet naar uitziet dat er nog verder opgeschaald zal worden. De meeste leden van het CoPI zijn snel ter plaatse. Zij treffen een vrij stabiele situatie aan: er is geen brand meer te zien. Het is echter nog geen ‘brand meester’. De politie constateert dat er niemand meer in het pand aanwezig is. De OvD-P sluit dit kort met de OvD-G en de OvD-brandweer. Er wordt nog even gewacht op de OvD-bevolkingszorg, aangezien het duidelijk is dat de prioriteit moet liggen bij het opstarten van een aantal gemeentelijke processen. Tijdens het aanrijden belt de OvD-bevolkingszorg de coördinator gemeentelijke processen, maar de telefoon wordt niet opgenomen (betreft geen piketfunctie). Daarna belt hij een collega OvDbevolkingszorg (dezelfde als de adviseur crisisbeheersing al gebeld had). De informatiemanager komt ter plekke, evenals de voorlichter CoPI. Er is veel media op de Oude Vismarkt. Na zich op de hoogte te stellen van de situatie staat de voorlichter CoPI de pers te woord. Zij schakelt een communicatiemedewerker van de veiligheidsregio in als ‘achtervang’. Er worden enkele tweets verstuurd vanuit de veiligheidsregio. De communicatiemedewerker van de veiligheidsregio staat via de telefoon RTV Oost te woord. De Informatiemanager is na de komst van de CoPI-bak begonnen met het vullen van LCMS.

Plaats delict De politie kijkt op de meldkamer de camerabeelden terug. Hierop zijn voor het getroffen pand twee jonge mannen te zien, die vlak voor de explosie circa vijf minuten ergens mee bezig waren. Ze rennen daarna weg richting de Sassenpoort. Dit maakt dat de locatie wordt aangewezen tot plaats delict en dat de recherche wordt ingeschakeld.

Constructie en asbest De naastgelegen panden, pizzeria Toscane en uitzendbureau Intermediair, kunnen nog niet betreden worden. Om 6.47 uur geeft de brandweer het sein ‘brand meester’. Om 6.51 uur vraagt de OvD-brandweer de meldkamer om te regelen dat er een bouwinspecteur van de gemeente Zwolle en een medewerker van Salvage ter plekke komen. De bouwinspecteur wordt gevraagd te komen vanwege de eventuele aanwezigheid van asbest en ter controle van de bouwkundige stabiliteit. Omdat het een oud pand is (< 1987), kan de brandweer niet Concept 25 augustus 2014

Pagina 2

uitsluiten dat het pand vrij is van asbest. Het forensisch team van de politie en het team brandonderzoek van de veiligheidsregio kunnen het pand pas betreden als duidelijk is dat het pand vrij is van asbest. De meldkamer kan geen van de gemeentelijke bouwinspecteurs bereiken. Salvage wordt wel bereikt en de desbetreffende Salvage-coördinator geeft aan om circa kwart over acht ter plekke te zijn.

Bericht op www.rtvoost.nl

Eerste CoPI-overleg Om circa 7 uur vindt het eerste CoPI-overleg in de CoPI-bak plaats. In het CoPI-overleg komen de volgende punten aan de orde: 1. de opvang van de acht bewoners en twee gasten (allen studenten) die op straat staan en hun huis niet meer in kunnen; 2. de eventuele aanwezigheid van asbest en verzoek om een asbestexpert 3. de trap naar de appartementen die weggeslagen is; 4. het aanwijzen van de locatie tot plaats delict; 5. de behoefte aan het open stellen van een gemeentelijk informatienummer/ publieksnummer. Op die manier kunnen vragen van burgers en pers gestroomlijnd worden; 6. de benodigde afzettingen: 120 meter aan dranghekken.


Pagina 3

Gemeentelijke processen Al deze punten zijn uitgezet bij de verantwoordelijke kolommen. Veel punten zijn voor de OvD-bevolkingszorg. Hij probeert ondersteuning te krijgen van één van de coördinatoren gemeentelijke processen, maar kan niemand te pakken krijgen. Om circa half acht belt een coördinator gemeentelijke processen hem terug. De OvD-bevolkingszorg geeft hem vier opdrachten: 1. stel een onderzoek in naar het al dan niet aanwezig zijn van asbest; 2. regel 120 meter aan afzetmateriaal; 3. regel de opvang van bewoners in het stadhuis van Zwolle; 4. regel de communicatie via een centraal/ publieksnummer. De coördinator gemeentelijke processen belt de teamleider Omgevingszorg. In eerste instantie krijgt hij hem niet te pakken. Om circa 8 uur lukt dat wel en zet hij de eerste twee opdrachten bij hem uit. De coördinator gemeentelijke processen belt de teamleider opvang en verzorging, maar krijgt deze persoon niet te pakken. Hij zet de vraag over de opvang van bewoners in het stadhuis vervolgens uit bij de teamleider facilitair. Om 8.06 uur lukt het de coördinator gemeentelijke processen om de teamleider opvang en verzorging te bereiken. De teamleider opvang en verzorging neemt dit punt vanaf dat moment van hem over. Omtrent punt 4 geeft de coördinator gemeentelijke processen aan de OvD-bevolkingszorg terug dat het instellen van een centraal informatienummer door de voorlichter CoPI zou moeten plaatsvinden. Tevens geeft hij dit door aan de adviseur crisiscommunicatie van Veiligheidsregio IJsselland. De adviseur crisiscommunicatie van de veiligheidsregio geeft aan dat dit een gemeentelijke verantwoordelijkheid betreft. Het is niet mogelijk om vanuit de CoPI-bak een publieksnummer in te stellen. De coördinator gemeentelijke processen kan de OvD-bevolkingszorg echter niet meer te pakken krijgen. De adviseur crisiscommunicatie geeft aan dat de OvD-bevolkingszorg in overleg zit en belooft hem dit door te geven.


Pagina 4

De OvD bevolkingszorg bereikt de teamleider Omgevingszorg zodra deze op zijn werk op het stadskantoor verschijnt. Hij geeft hem aanvullend de opdracht om een constructeur naar de incidentlocatie te sturen. Het lukt de teamleider Omgevingszorg in eerste instantie niet om een constructeur en een asbestexpert te bereiken. Uiteindelijk komt een constructeur rond half 9 op kantoor. Hij wordt naar de incidentlocatie gestuurd en komt daar circa kwart over 9 aan. De constructeur concludeert dat er geen instortingsgevaar is. De asbestexpert van de gemeente Zwolle wordt om 8.20 uur bereikt. Hij had tot 3 uur ‘s nachts controles uitgevoerd (vanwege carnaval). Aan hem is gevraagd om ter plekke te komen. Zijn reistijd is 45 minuten en hij is uiteindelijk om circa 9.30 uur ter plekke. Hij concludeert dat hij niet kan onderzoeken of er asbest in het pand zit en belt een asbestbedrijf. Het asbestbedrijf denkt om circa 10.45 uur op de incidentlocatie aanwezig te zijn.

Tweede CoPI-overleg Om 8 uur vindt een tweede CoPI-overleg plaats. In dit overleg wordt gesproken over: - de opvang van de bewoners - de eventuele aanwezigheid van asbest en verzoek om een asbestexpert - de stabiliteit van het gebouw en het verzoek om een constructeur - het aanwijzen van de locatie tot plaats delict - de behoefte aan het openstellen van een gemeentelijk informatienummer

Opvang bewoners De tegenoverliggende kledingzaak Young men shop heeft de bewoners die op straat staan in de kleren gestoken1. Besloten wordt om de bewoners op te vangen in het stadhuis. Zij gaan daar lopend naartoe, met ouders en vrienden die naar de Vismarkt gekomen zijn. Het gaat om circa dertig personen. Uit het contact met Salvage blijkt dat weinig slachtoffers verzekerd zijn.

Communicatie De (ingesprongen) OvD-bevolkingszorg informeert het team Communicatie van de gemeente Zwolle om circa half 9. De voorlichter CoPI belt even later met dit team. De Stentor staat op de stoep van het stadhuis en wordt door een woordvoerder van de gemeente te woord gestaan. Zij brengt de journalist na overleg met de bewoners, in contact met twee bewoners. Even later verzoeken de voorlichter CoPI en de OvD-bevolkingszorg om een publieksnummer open te stellen. Om 7 uur had het CoPI dit verzoek al uitgezet bij de OVDbevolkingszorg. Het team Communicatie verzoekt om meer informatie zodat zij in staat is om de vragen te beantwoorden die binnenkomen via het publieksnummer. Het team Communicatie vindt dat ze nu niet genoeg informatie heeft om een publieksnummer open te stellen. 1

naderhand is de gemeente langs geweest om te bedanken en te praten over o.a. kostenvergoeding.


Pagina 5

De gemeente kan niet meekijken in LCMS, dat wordt als een groot nadeel ervaren. Er is diverse keren contact met de medewerker communicatie van de Veiligheidsregio IJsselland. De tweets van de veiligheidsregio worden ge-retweet door de gemeente Zwolle. Er wordt basisinformatie op de website van de gemeente Zwolle gezet. Het publieksnummer wordt rond het middaguur ingesteld. Er komen tot het einde van de middag twee telefoontjes op dit nummer binnen.

Afschaling tot GRIP-0 en overdracht woordvoering Om 9.58 uur schaalt de CACO, op verzoek van de leider CoPI, af naar GRIP-0. Het incident wordt overgedragen aan de politie en de gemeente (asbestonderzoek, communicatie). De CoPI-medewerkers verlaten de incidentlocatie en gaan over het algemeen naar hun reguliere werkplek. De communicatiemedewerker van Veiligheidsregio IJsselland vraagt aan de gemeente om de woordvoering over te nemen. Het team Communicatie van de gemeente Zwolle vraagt om een overdracht of een Q&A-overzicht. De medewerker communicatie van de veiligheidsregio geeft aan dat alle operationele informatie die tot dusver bekend is, telefonisch gedeeld is. Een Q&A-overzicht is er niet. Het opstellen van een Q&A-overzicht behoort (tot nu toe) niet tot de taakuitvoering van de voorlichter CoPI. Er komen veel vragen over de gemeentelijke processen bij de voorlichter CoPI terecht: waar zijn de bewoners opgevangen? Wanneer kunnen zij terug naar hun woning? Hoelang blijven de afzettingen van kracht? Hoe zit het met asbest? De vijf medewerkers van het naastgelegen uitzendbureau willen graag weten wanneer zij weer aan het werk kunnen. Dit soort vragen vormde de aanleiding voor de vraag om een publieksnummer open te stellen. Er zijn veel persvragen, onder andere van NRC en NOS. De leider CoPI geeft tijdens de leerarena aan dat de druk op de CoPI-voorlichter erg groot was. Er gingen wilde verhalen rond, vanwege de aanwijzing tot plaats delict. De voorlichter CoPI verlaat de incidentlocatie om circa 10 uur, maar is vanaf haar reguliere werkplek nog tot 12 uur erg druk met het beantwoorden van allerlei vragen van de pers, omliggende bedrijven en dergelijke. De gemeentelijke woordvoering loopt die dag ook door met vragen over de bewoonbaarheid van de panden. Ook de weken daarna komen er nog regelmatig vragen van de media over de stand van zaken. Om 10.51 uur start het forensisch onderzoek aan de buitenzijde van het pand. Om 11.57 uur wordt het brandonderzoek en het forensisch onderzoek in het pand opgestart. Om 13.20 uur sluit de meldkamer het incident af. Om 13.38 heeft de CoPI-voorlichter de overdracht van de woordvoering naar de gemeente Zwolle geregeld.

Vrijgave rechterpand Het rechterpand wordt vrijgegeven, ondanks dat hier nog wel veel rookschade is. De overige slachtoffers vinden uiteindelijk allemaal een alternatieve plek om te verblijven. Een dag later wordt nog wel gebeld naar het team Communicatie van de gemeente Zwolle over het vrijgeven van het rechterpand.


Pagina 6

Sterke punten Een aantal zaken in de afhandeling van het incident valt het evaluatieteam in positieve zin op. Volstaan wordt met een puntsgewijze opsomming: 1. de tijdige opschaling tot grote brand en tot GRIP-1; 2. het snel terug kijken van de camerabeelden en het adequate optreden naar aanleiding daarvan; 3. De opkomst van de CoPI-leden; 4. De operationele afhandeling van het incident; 5. Het inschakelen van ‘achtervang’ door de CoPI-voorlichter en de OvDbevolkingszorg; 6. Het wegzetten van opdrachten bij de meldkamer; 7. De samenwerking binnen het CoPI; 8. De inzet van diverse medewerkers.

Gedeelde knelpunten/ verbeterpunten Tijdens de leertafel worden een aantal knelpunten gedeeld. Deze worden hier achtereenvolgend behandeld.



Bereikbaarheid coördinator gemeentelijke processen Binnen de gemeente Zwolle zitten de OvD-bevolkingszorg en de adviseur crisisbeheersing op beschikbaarheidspiket (‘hard’ piket). De OvD-bevolkingszorg hoort bij GRIP-incidenten tot de vaste bezetting van het CoPI. De adviseur crisisbeheersing kan vanaf GRIP-2 opgeroepen worden voor de kernbezetting van het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT). Het gehele GBT wordt pas vanaf GRIP-3 gealarmeerd. Als zich een incident voordoet, waarbij zij ondersteuning nodig hebben of werkzaamheden moeten worden uitgevoerd vanuit de staande organisatie, kunnen zij een beroep doen op een coördinator gemeentelijke processen. Echter, de coördinator gemeentelijke processen zit niet in een beschikbaarheids- of bereikbaarheidspiket. Er zijn binnen de Veiligheidsregio IJsselland vier coördinatoren gemeentelijke processen. Men gaat ervan uit dat er altijd wel één beschikbaar is. In dit geval, en blijkbaar ook in andere gevallen, blijkt dit niet zo te zijn.



Opvang en verzorging Als gevolg van de late beschikbaarheid van een coördinator gemeentelijke processen heeft het lang geduurd voordat de opvang en verzorging van de bewoners geregeld was.



Bereikbaarheid asbestexpert/ constructeur Het duurde lang voordat er een asbestexpert van de gemeente Zwolle ter plekke was. En toen hij ter plekke was, schakelde hij een extern bedrijf in om asbestonderzoek te


Pagina 7

doen. Dit had de brandweer of de Adviseur Gevaarlijke Stoffen ook (en veel eerder) kunnen doen. Naar aanleiding van dit incident zijn er nieuwe afspraken gemaakt en is de asbestprocedure van de gemeente Zwolle aangepast. De AGS (Adviseur Gevaarlijke Stoffen) is in het vervolg gemandateerd om (in overleg met de OvD brandweer), in opdracht van de gemeente Zwolle, een asbestbedrijf in te schakelen. Er was een constructeur nodig om te beoordelen of het pand betreden kon worden. Het duurde ook lang voordat deze persoon bereikt en op de locatie aanwezig was. Er zijn drie constructeurs die gebeld kunnen worden, maar zij zitten niet in een beschikbaarheidsregeling. Het is een zogenaamd kanspiket, zonder verplichtingen.



Communicatie Het CoPI wilde graag dat de gemeente Zwolle een publieksnummer open stelde, maar het team Communicatie van de gemeente Zwolle wilde eerst meer informatie hebben voordat zij dit nummer open stelden. De gemeentelijke communicatiemedewerkers ervaren het als nadeel dat men niet mee kan kijken in LCMS. Op zich hebben alle hoofden taakorganisatie communicatie en alle adviseurs crisisbeheersing (ACB-er) een account voor LCMS. Zij hebben allen een training in het gebruik van LCMS gehad. Echter, de gemeente Zwolle levert geen hoofd taakorganisatie communicatie en de ACB-ers waren niet actief, omdat het geen GRIP-2 was. Daarnaast was er verschil van mening over de woordvoering na afschaling van het incident. Op zich vinden de betrokken medewerkers dat de afspraken over de woordvoering wel duidelijk zijn: de operationele woordvoering ligt na afschaling bij de veiligheidsregio en de gemeente pakt de woordvoering over het gedeelte waar zij voor verantwoordelijk is (in dit geval vragen over de staat van het pand en de bewoners). Maar de gemeente vond ook op dat moment dat ze te weinig informatie hadden om de woordvoering op zich te nemen.



Overige punten CACO De CACO zou sneller geïnformeerd willen worden omtrent de omliggende risicovolle objecten en de weersverwachting. Daarnaast vindt hij het wenselijk als de deelnemers aan het CoPI doorgeven wanneer zij in overleg zijn (dus tijdelijk niet bereikbaar) en hij na afloop van het CoPI-overleg een korte terugkoppeling krijgt van de punten die in het overleg aan de orde zijn geweest. Volgens de Leider CoPI is via de portofoon doorgegeven wanneer het CoPI in overleg ging en is naderhand een terugkoppeling gegeven, onder andere via LCMS.


Pagina 8

Aanbevelingen Het evaluatieteam doet op grond van het bovenstaande de aanbevelingen, zoals vermeld in onderstaande tabel.

Nr. Aanbeveling 1. Zorg voor een uniforme regeling voor de coördinator gemeentelijke processen waardoor zijn opkomst meer gegarandeerd is dan nu, bijvoorbeeld door een (intergemeentelijk) bereikbaarheids- of beschikbaarheidspiket. 2. Ga na of in alle gemeenten binnen de veiligheidsregio de afspraak gemaakt is dat de brandweer of adviseur gevaarlijke stoffen gemandateerd is om, in opdracht van de desbetreffende gemeente, een asbestonderzoek uit te laten voeren en zo niet, zorg ervoor dat er een dergelijke afspraak komt. 3. Ga na of de regeling zoals bij 1 ook moet gelden voor de teamleider Omgevingszorg, zodat hij intern of extern een constructeur of andere deskundige in kan schakelen. 4. Kom voor de overdracht van de woordvoering fysiek bij elkaar, als er zaken onduidelijk blijven bij telefonisch contact. Dit kan op de plek van het incident of in het stadhuis. 5. Onderzoek de mogelijkheden voor een breder gebruik van LCMS binnen de gemeentelijke kolom. 6.

7.

Plan een vervolgoverleg met de communicatiemedewerkers. Ga in dat overleg na of afspraken nog bijgeschaafd moeten worden. Bespreek met de CACO hoe de informatievoorziening over omliggende risicovolle objecten en de weersverwachting kan verbeteren.

Actie coördinerend functionaris gemeenten (Herman Zwart)

coördinerend functionaris gemeenten (Herman Zwart)

coördinerend functionaris gemeenten (Herman Zwart) Communicatiemedewerkers gemeenten en veiligheidsregio coördinerend functionaris gemeenten (Herman Zwart) adviseur crisiscommunicatie (Chris Smit) coördinator multidisciplinair opleiden en oefenen Meldkamer Oost-Nederland (Piet Visser)

Vervolg De medewerker multidisciplinaire kwaliteitszorg van het Veiligheidsbureau van de Veiligheidsregio IJsselland zet de actiepunten uit bij de desbetreffende medewerkers en monitort de uitvoering van deze actiepunten via het reguliere multidisciplinaire overleg Veiligheidsbureau. Het Veiligheidsbureau zorgt ervoor dat de interne en externe partijen op de hoogte gebracht worden van deze rapportage en de verbeterpunten.


Pagina 9

BIJLAGE 1: Documentgegevens

Nr.

Datum

Status

Verspreid aan

Reden

0.1

11 juni 2014

Concept

Richard Kamphuis

Voor commentaar

0.2

24 juni 2014

Concept

Genodigden leerarena, Chris Smit, Piet Visser

Voor commentaar

0.3

29 juli 2014

Concept

Richard Kamphuis

Voor commentaar

0.4

1 augustus 2014

Concept

Nicolette Rigter

Voor commentaar

0.5

13 augustus 2014

Concept

Leden Veiligheidsbestuur

Ter bespreking en vaststelling

0.6

26 augustus 2014

Definitief

Genodigden leerarena, Chris Smit, Piet Visser

Ter informatie

0.6

26 augustus 2014

Definitief

Herman Zwart, Piet Visser, communicatiemedewerkers VR IJsselland

Ter uitvoering van de aanbevelingen

Opdrachtgever

Nicolette Rigter (Directeur Publieke Gezondheid, portefeuillehouder kwaliteit in Veiligheidsbestuur) via Richard Kamphuis – teamleider Veiligheidsbureau Veiligheidsregio IJsselland

Evaluatieteam Voorzitter

Ron de Groot – teamleider Veiligheidsbureau Veiligheidsregio Noord en Oost-Gelderland (VNOG)

Secretaris

Marjolein Fransen – beleidsmedewerker Veiligheidsregio IJsselland

Observator

Herman Zwart – coördinerend functionaris gemeenten Veiligheidsregio IJsselland

Vastgesteld door

Veiligheidsbestuur

Datum vaststelling

22 augustus 2014

Digitale vindplaats

MyCorsaID + SharePoint


Pagina 10

Agendapunt - informatie Algemeen bestuur

aan

24 september 2014

datum

11

agendapunt

Netcentrisch werken GHOR

onderwerp

N. Rigter

proceseigenaar

B. Koelewijn

portefeuillehouder

Kennis te nemen van het feit dat:  de GHOR een overeenkomst heeft gesloten met het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV) voor een monodisciplinaire versie van het landelijke crisismanagementsysteem LCMS;  de GHOR hiermee netcentrisch gaat samenwerken met de partners binnen de witte kolom;  dit LCMS Geneeskundige Zorg technisch wordt gekoppeld aan het multidisciplinaire LCMS (zie toelichting);  GHOR IJsselland hiermee, samen met GHOR’en Noord- en Oost-Gelderland en Twente, de eerste is die op deze manier gaat samenwerken met haar partners in de witte kolom;  de kosten voor LCMS Geneeskundige Zorg € 0,06 (excl. btw) per inwoner bedragen;  de GHOR optreedt als contractpartner van het IFV, maar de kosten deels doorberekent aan de overige gebruikers uit de witte kolom en deels opneemt in een subsidieaanvraag bij het Regionaal Overleg Acute Zorg. Het resterende bedrag kan vanwege afnemende kosten op andere posten worden opgevangen binnen de lopende begroting van de GHOR;  dit bedrag geldt tot het moment waarop de overnamekosten van HAN Dataport door het IFV zijn terugverdiend. Daarna wordt het bedrag naar beneden bijgesteld. Dit is conform het besluit van het Veiligheidsberaad van februari 2014, toen de verwachte terugverdientijd zes 1 jaar was. Op dit moment raamt het IFV de terugverdientijd op nog maximaal vijf jaar .

Samenvatting / Toelichting Waarom doen we dit? Er is een aantal redenen om netcentrisch te gaan samenwerken binnen de witte kolom. Deze komen grotendeels overeen met de redenen om de werkwijze te introduceren in de operationele hoofdstructuur: meldkamer – CoPI – ROT – G-/RBT. De belangrijkste redenen zijn deze:  Door netcentrisch samen te werken kan de witte kolom bij de bestrijding van rampen en crises veel beter dan nu gebruik maken van de kennis en informatie beschikbaar is bij de verschillende partijen in die kolom.  De tijd die nodig is voor de beeldvorming kan worden verkort ten gunste van de oordeelsvorming.  Aanwijzingen voor het ontstaan van ‘witte’ crises kunnen eerder als zodanig worden herkend, doordat informatie over losstaande incidenten bij verschillende zorginstellingen gebundeld wordt. 1

De terugverdientijd wordt verkort als er ook andere partijen aansluiten op de LCMS ‘familie’. Op dit moment is dat bijvoorbeeld een aantal waterschappen.

kenmerk vervolgblad


Project netcentrisch werken wit Deze overeenkomst met het IFV is het resultaat van een interregionaal project van ongeveer drie jaar, met als doel om de netcentrische werkwijze te introduceren in het netwerk van zorgaanbieders. 2 In dit project werkten de GHOR’en IJsselland, Noord- en Oost-Gelderland, Twente en Drenthe samen met de netwerken acute zorg Zwolle en Euregio en onder andere de ziekenhuizen, RAV’en en GGD’en in hun gebied. Achtereenvolgens is binnen het project aandacht besteed aan:  mens  organisatie  processen  techniek De mensen De GHOR’en hebben in het afgelopen jaar hoofden informatie geneeskundige zorg laten opleiden door het IFV. De zorginstellingen hebben informatiecoördinatoren benoemd en laten opleiden. Iedere informatiecoördinator deelt via LCMS Geneeskundige Zorg de informatie vanuit zijn eigen organisatie. Het hoofd informatie geneeskundige zorg stelt mede op basis hiervan een gedeeld geneeskundig beeld op: een algemene beschrijving van wat er aan de hand is in de witte kolom. Dit gedeeld geneeskundig beeld vormt op zijn beurt weer input voor het multidisciplinaire situatiebeeld dat de informatiemanager CoPI of ROT (afhankelijk van GRIP-niveau) opstelt. Technische koppeling met LCMS LCMS Geneeskundige Zorg wordt technisch gekoppeld aan het multidisciplinaire LCMS. Dit houdt in dat bepaalde inhoud van de ene omgeving ook wordt gepubliceerd in de andere omgeving. Onderstaande tekening geeft een vereenvoudigde weergave van de situatie. De pijlen schetsen de technische koppeling.

2

GHOR Drenthe neemt inmiddels niet meer deel aan het project vanwege de fusie tussen Isala en het ziekenhuis van Meppel. De overige ziekenhuizen in Drenthe zijn gelieerd aan acute zorgregio Groningen. GHOR Drenthe sluit zich t.z.t. aan bij een project dat vanuit Groningen wordt opgezet.

kenmerk vervolgblad


Alleen het hoofd informatie geneeskundige zorg heeft toegang tot beide omgevingen. Er is bewust voor gekozen om partijen uit de witte kolom geen toegang te geven tot de detailinformatie van de andere kolommen. En omgekeerd geldt hetzelfde – onder andere vanwege privacy-overwegingen (zie de volgende alinea). LCMS GHOR en SIS LCMS Geneeskundige Zorg zal de omgeving worden waar ziekenhuizen informatie delen over slachtoffers van een ramp, die zij hebben opgenomen. Het hoofd informatie geneeskundige zorg zal deze informatie verzamelen en doorgeven aan de backoffice SIS (slachtofferinformatiesystematiek). Toekomstbeeld De GHOR wil LCMS Geneeskundige Zorg niet alleen gaan benutten voor het bestrijden van rampen en crises. Ook in de dagelijkse gezondheidszorg moet de netcentrische werkwijze meerwaarde gaan bieden. Hierdoor wordt netcentrisch samenwerken op den duur ‘gewoon’ de manier waarop we samenwerken en is het niet meer iets bijzonders. Dit heeft ook een positief effect op de samenwerking bij rampen en crises en op het herkennen van aanwijzingen voor witte crises. Om deze situatie te bereiken hebben de GHOR’en IJsselland en Noord- en Oost-Gelderland het initiatief genomen om ook systemen die zorginstellingen dagelijks gebruiken te koppelen aan LCMS Geneeskundige Zorg. Dit is onder andere een systeem waarin ziekenhuizen de intensive-care beddencapaciteit delen. Vervolg Naar verwachting is LCMS Geneeskundige Zorg aan het eind van 2014 operationeel.

kenmerk vervolgblad


ingekomen stukken (bijlagen op te vragen via secretariaat)

Recommend Documents