Infosessie Financiering bij projecten 13 december 2012, MSI 02.08
Soorten kredieten • Top-down: FXY-WERKG1-T2012 • Vlottende: FXY-CONGRES-P3620 • Project: ZKC1234-01-W01 ZL12345600-01
Uitgaven op projectkredieten • Afhankelijk van financier/onderzoeksprogramma • Hou rekening met de procedures van KU Leuven! • Vermeld altijd het BTW-nummer van de KU Leuven: BE 0419.052.173 o Bestelbon (met of zonder raamcontract) o Bedrijfskredietkaart o Kostenformulier o Reiswijzer o F1-formulier
Bestelprocedures 4 mogelijkheden:
3.
bestelling op basis van bibliotheekbudget bestelling op basis van BCC-budget (prefinanciering door bibliotheek) bestelling met projectgelden (prefinanciering door bibliotheek)
4.
bestelling met projectgelden (prefinanciering door onderzoeker)
1. 2.
Bestelprocedures 1. bestelling met bibliotheekbudget: Ø Ø Ø
Ø
bestelling moet kaderen in aankoopprofiel, bepaald door BCC IS/BO plaatsen de bestelling in overleg met of op vraag van BCC bestelling wordt gefinancierd met wat op het krediet van de betrokken deelcollectie staat; bibliotheek handelt de volledige bestelprocedure af publicatie wordt bij aankomst in bibliotheek geplaatst en kan alleen regulier uitgeleend worden (verlengbare periode van 2 weken voor studenten; 4 weken voor onderzoekers)
Bestelprocedures 2. bestelling met BCC-budget: Ø Ø Ø Ø
bestelling moet kaderen in aankoopprofiel, bepaald door BCC IS/BO plaatsen de bestelling op vraag van BCC (duidelijk aangeven van welk krediet deze bestelling betaald moet worden!) aankoop wordt geprefinancierd door bibliotheek en vervolgens teruggevorderd van het BCC-krediet publicatie wordt bij aankomst in de bibliotheek geplaatst en kan alleen regulier uitgeleend worden (verlengbare periode van 2 weken voor studenten; 4 weken voor onderzoekers)
Bestelprocedures 3. bestelling met projectgelden (prefinanciering door bibliotheek): Ø
bestelling is vrij (eventueel wel advies door IS)
Ø
onderzoeker plaatst de bestelling via het bestelformulier (verwerking door IS/BO) of vraagt aan IS/BO om de bestelling te plaatsen (duidelijk aangeven van welk krediet deze bestelling betaald moet worden!)
Ø
aankoop wordt geprefinancierd door bibliotheek en vervolgens teruggevorderd van het betreffende projectkrediet
Ø
bij aankomst van de publicatie wordt de onderzoeker in kwestie op de hoogte gebracht; de publicatie wordt ofwel in de bibliotheek geplaatst, ofwel in depot gegeven bij de onderzoeker (i.e. uitleen voor een verlengbare periode van 2 jaar)
Bestelprocedures 4. bestelling met projectgelden (prefinanciering door onderzoeker) Ø Ø
Ø
bestelling is vrij aankoop wordt geprefinancierd door onderzoeker en vervolgens teruggevorderd van het projectkrediet via de financiële antennes – terugbetaling gebeurt op voorwaarde dat het boek geregistreerd is bij de bibliotheek bij aankomst wordt de publicatie aan de bibliotheek bezorgd ter registratie; na registratie wordt de publicatie ofwel in de bibliotheek geplaatst, ofwel in depot gegeven bij de onderzoeker (i.e. uitleen voor een verlengbare periode van 2 jaar)
Bestelprocedures Bestelprocedure
Financiering
Aankoop aan regels gebonden?
Depot?
1
bibliotheekkrediet
Ja
Neen
2
BCC-krediet
Ja
Neen
3/4
projectgelden
Neen
Ja
Bestelprocedures: Complicaties v 4 bestelprocedures: leidt tot verwarring v bestelprocedure 2: beschikbaar budget op BCC-krediet verschijnt niet in kredietstand – hoe weet IS dat er BCC-budget voorhanden is?
v bestelprocedures 2 / 3: extra werk door terugvorderingen (ook bij bestelprocedure 4, maar daarin speelt bibliotheek geen rol)
v bestelprocedures 3 / 4: de facto losgekoppeld van het algemene collectiebeleid en aankoopprofiel bepaald door BCC
v bestelprocedure 4: extra werk voor de financiële antennes (ontvangen en bezorgen van boeken; controle of registratie wel is gebeurd voor terugbetaling) + onderzoeker moet prefinancieren
(Financiële) gift aan de bibliotheek? Schenkingen worden in dank aanvaard; modaliteiten zijn steeds bespreekbaar. Mogelijkheden: 1. Schenking voor bibliotheek in algemeen (wordt verdeeld over de deelcollecties volgens verdeelsleutel). 2. Schenking aan specifieke deelcollectie: schenking wordt toegevoegd aan collectiebudget van een bepaalde deelbibliotheek. 3. Storting op het BCC-krediet van een bepaalde deelcollectie. 4. ...
Depotregeling v boeken worden uitgeleend op de depotkaart van een individuele gebruiker (die verantwoordelijk blijft!) voor een verlengbare periode van 2 jaar (op voorwaarde dat het contract van de onderzoeker in kwestie nog min. 2 jaar loopt) v boeken verschijnen in de cataloog maar kunnen niet opgeëist worden door andere gebruikers v geldt enkel voor boeken aangekocht met projectgelden
v Complicaties: o o
tweejaarlijkse verlenging blijft nodig wat met depotboeken van personeelsleden die vervroegd uit dienst treden?
Personeelsstatuten voor projecten De meest gebruikte personeelsstatuten voor projecten zijn: • Wetenschappelijk medewerker • Doctoraatsbursaal • Postdoctoraal bursaal • Jobstudent
1. Wetenschappelijk medewerker • • • •
Barema 43: zonder doctoraat Barema 44: met doctoraat (kopie doctoraatsdiploma) Niet-Belgen: kopie paspoort BCF 6 weken voor startdatum indien Belgische nationaliteit
2. Doctoraatsbursaal
OPGELET: GEEN ENKEL UNIVERSITAIT MANDAAT MAG STOPGEZET WORDEN OM TE STARTEN ALS DOCTORAATSBURSAAL
2. Doctoraatsbursaal • Nationaliteit? Belgisch o Niet-Belgisch EER o Niet-Belgisch niet-EER • Diploma o Vlaams diploma o Diploma buiten Vlaanderen o
2. Doctoraatsbursaal • Belgische nationaliteit o o
Goedkeuring decaan op aanvraag tot doctoreren Vragenlijst voor doctoraatsbursalen: https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/formulieren/vragenlijst_doctoraatsbeurs.doc
o
BCF 6 weken voor startdatum
2. Doctoraatsbursaal • Niet-Belgische nationaliteit: o
EER: • Aanvraag via International Office http://www.kuleuven.be/application/instructionsdoctoral.html • Goedkeuring decaan aanvraag tot doctoreren • Vragenlijst doctoraatsbursalen EER/niet-EER: https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/formulieren/vragenlijst_doctoraatsbeurs.doc
• Kopie paspoort • BCF 2 maanden voor startdatum
2. Doctoraatsbursaal • Niet-Belgische nationaliteit: o
Niet-EER: • Aanvraag via International Office http://www.kuleuven.be/application/instructionsdoctoral.html • Goedkeuring decaan aanvraag tot doctoreren • Vragenlijst doctoraatsbursalen EER/niet-EER https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/formulieren/vragenlijst_doctoraatsbeurs.doc
• Kopie paspoort • BCF 4 maanden voor startdatum
2. Doctoraatsbursaal • Diploma o o
Vlaamse diploma: geen bijzondere procedure vereist Niet-Vlaams diploma: aanvraag tot inschrijving als bursaalstudent via International Office (online): http://www.kuleuven.be/application/instructionsdoctoral.html
o
!! Ook indien de student de Belgische nationaliteit heeft maar een masterdiploma in het buitenland (incl. UCL…) heeft !!
3. Postdoctoraal bursaal • In de drie jaar voorafgaand aan de start als bursaal niet langer dan 24 maanden in België verbleven/gewerkt/gestudeerd • Indien PhD in België behaald: toelating groepsbestuur • Kopie doctoraatsdiploma • Vragenlijst postdoctoraal bursaal https://admin.kuleuven.be/personeel/intranet/formulieren/vragenlijst_postdoctoraal_bursaal.doc
• Nettobedrag beurs: Minimum = 1930 € /maand o Maximum = 2600 € netto/maand • BCF afhankelijk van nationaliteit: o EER: 2 maanden voor startdatum o Niet-EER: 4 maanden voor startdatum o
4. Jobstudent • Online Aanvraagformulier: https://cwisdb.kuleuven.be/pls/sjobs/werkaanvraag_form • Betaling via werkingskrediet • BCF 3 weken voor startdatum
